excel - leccion 6

TT ÉÉ RR MM II NN OO SSCC LL AA VV EEOrden ascendenteAutofiltroOperador de comparaciónCriteriosOrden descendenteValor duplicadoFiltrarAgruparSímbolos de esquema

Trabajar con datos

103

6

MM AA TT RR II ZZ DD EE HH AA BB II LL II DD AA DD EE SS DD EE LL AA LL EE CC CC II OO NN

HABILIDADES HABILIDAD DE LA LECCIÓN NÚMERO DE HABILIDAD

Asegurar la integridad de los datos.

Restringir las entradas de celdas a ciertos Restringir los datos utilizando la validación 1.2.1tipos de datos. de datos.

Permitir que sólo se introduzcan valores Restringir los datos utilizando la validación 1.2.1específicos en las celdas.

Quitar, celdas, filas o columnas duplicadas Quitar filas duplicadas de hojas de cálculo. 1.2.2de una hoja de cálculo.

Ordenar datos.

Ordenar datos utilizando un solo criterio. Ordenar datos utilizando uno o múltiples criterios. 4.6.1

Ordenar datos utilizando múltiples criterios. Ordenar datos utilizando uno o múltiples criterios. 4.6.1

Ordenar datos utilizando formato condicional. Filtrar y ordenar datos utilizando formato condicional. 4.6.3

Ordenar datos utilizando atributos de celda. Filtrar y ordenar datos utilizando los atributos de celda. 4.6.4

Filtrar datos utilizando el Autofiltro. Filtrar datos utilizando el Autofiltro. 4.6.2

Filtrar datos utilizando formato condicional. Filtrar y ordenar datos utilizando formato condicional. 4.6.3

Filtrar datos utilizando atributos de celda. Filtrar y ordenar datos utilizando atributos de celda. 4.6.4

Calcular el subtotal de los datos.

Agrupar y desagrupar datos para calcular Agrupar y desagrupar datos. 4.5.1el subtotal.

Calcular el subtotal de los datos en una lista. Calcular el subtotal de los datos. 4.5.2

Configurar los datos en un formato de tabla.

Formatear una tabla utilizando Aplicar estilos rápidos a las tablas. 2.4.1un estilo rápido.

Insertar una fila de totales en una tabla. Agregar filas a las tablas. 2.4.2

Agregar y quitar filas y columnas en una tabla. Insertar y eliminar filas y columnas en tablas. 2.4.3

110044 || LLeecccciióónn 66

ORIENTACIÓN SOBRE EL SOFTWARE

Ficha Datos de Excel

Excel es principalmente una herramienta para organizar, analizar y presentar informaciónnumérica. Ordenar los datos del mayor al menor o del menor al mayor, por ejemplo, lepermite identificar rápida y fácilmente tendencias, generar pronósticos o determinar proba-bilidades. En esta lección, aprenderá a utilizar los comandos de la ficha Datos de Excel (verFigura 6-1) para ordenar, filtrar y mostrar los datos necesarios para propósitos específicos.

Figura 6-1

Ficha Datos

MOAC Excel 2007/ETC Lección 6 fig 1

FichaDatos

Filtrardatos

Agrupardatos

Ordenar primera columnaen orden ascendente

Iniciadordel cuadrode diálogo Ordenar

Quitar filasduplicadas

Insertarsubtotales

Ordenar primera columnaen orden descendente

Cuando un nuevo empleado se integra a Contoso, su nombre se agrega a la lista de emplea-dos. Sin embargo, lo que realmente le sería útil al gerente de oficina al momento de elaborarlos horarios de trabajo sería poder ver la lista de empleados ordenada por cargo. Reorganizar losdatos le permite al gerente asegurarse de que la oficina cuente con el personal completo al abrirsus puertas. También necesita actualizar los archivos de datos de los empleados con informa-ción adicional. Dado que otros empleados con frecuencia necesitan tener acceso a los archivos,el gerente planea restringir la información que puede introducirse en algunos de los archivospara asegurarse que los resultados que se obtengan sean válidos cuando se haya finalizado conla captura de datos, y cuando éstos se analicen para la toma de decisiones.

Los comandos en esta ficha le permiten ordenar y filtrar datos, convertir texto en colum-nas, asegurar la entrada de datos válidos, conducir un análisis tipo “qué pasaría si...”, yesquematizar los datos. También puede introducir datos externos en Excel empelando loscomandos en la ficha Datos. Utilice esta figura como referencia a lo largo de toda esta lec-ción y del resto del libro.

� Asegurar la integridad de los datos

Restringir las entradas de celda a ciertos tipos de datosUna vez que decide qué validación desea emplear en una hoja de cálculo, está listo para con-figurar los ccrriitteerriiooss de validación, esto es, la prueba que utiliza Excel para filtrar los datos quedeben introducirse o mostrarse. Cuando se restringe la entrada de datos, es necesario darretroalimentación inmediata para indicar a los usuarios qué datos sí están permitidos. Ustedpuede dar un mensaje de entrada cuando se selecciona una celda restringida o un mensajeinstructivo cuando se realiza una entrada no válida. Cuando se da retroalimentación clara alos usuarios, se asegura que la entrada de datos se realice sin problemas.

TTrraabbaajjaarr ccoonn ddaattooss || 110055

Abra el documento LL66--11..11 RReessttrriinnggiirr llaass eennttrraaddaass ddee cceellddaa aa cciieerrttoo ttiippoo ddee ddaattooss que está disponibleen el CD-ROM complementario.

¿¿LLIISSTTOO PPAARRAA LLAA CCEERRTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN??¿Cómo restringir celdas paraque acepten un solo tipo dedatos? 1.2.1

Usted ha tomado el primer paso para asegurar la integridad de los datos que se introduzcan enel libro Datos_de_Contoso. Un empleado no puede introducir por accidente texto o valoresfuera de los parámetros que estableció en los criterios de validación. Al extender el rango másallá de los datos actuales, se aplicarán los criterios de validación cuando se introduzcan nuevosdatos de los empleados.

También puede especificar la forma en que desea que Excel responda cuando se introducen datosno válidos. En el ejercicio anterior, usted aceptó el valor predeterminado (Grave) en el cuadroEstilo en la ficha Mensaje de error (Figura 6-2 del documento del CD). Si selecciona Advertenciaen el cuadro Estilo, se le advertirá que ha realizado una entrada que no está en el rango definido,pero usted podrá elegir ignorarla e introducir datos no válidos.

TOME NOTA*Si no introduce un mensaje o texto de error, se desplegará el mensaje predeterminado deExcel: Valor no válido. El usuario sólo puede introducir ciertos valores en esta celda.

Permitir que sólo se introduzcan valores específicos en las celdas

Para facilitar la entrada de datos, o para limitarla a elementos predefinidos, usted puede crearuna lista desplegable de entradas válidas. Éstas pueden ser de opción forzada (por ejemplo, sí/ no) o pueden ser recopiladas de celdas de otra parte del libro. Una lista desplegable muestrauna flecha en la celda. Para introducir información en la celda restringida, haga clic en la fle-cha y luego haga clic en la entrada que desee.

Abra el documento LL66--11..22 IInnttrroodduucciirr ssóólloo vvaalloorreess eessppeeccíífificcooss eenn llaass cceellddaass que está disponible en elCD-ROM complementario.

Cuando aprenda a crear fórmulas en la Lección 7, podrá crear una fórmula que analice elnúmero de horas trabajadas e introduzca Sí o No, con base en dicho el análisis.

Más adelante

En el ejercicio anterior, Contoso otorgó un seguro de salud a aquellos empleados que trabajan30 o más horas por semana. Al aplicar un parámetro de validación en la lista (Sí / No), elgerente de oficina puede identificar rápidamente a los empleados que tienen derecho ese segu-ro. Usted restringió la entrada para la columna E a dos opciones, pero una lista puede incluirvarias. Como lo hizo en el ejercicio, las opciones se pueden definir en el cuadro Origen de laficha Configuración.Utilice una coma para dividir las opciones. Por ejemplo, si desea calificar el desempeño de unvendedor, podría tener tres opciones: Bajo, Promedio y Alto.Existe una gran variedad de opciones para limitar los datos que se pueden introducir en unrango de celdas. Puede incluir una lista de los criterios empleados en la hoja activa, dentro deun libro activo o en otro libro. Introduzca el rango de celdas en el cuadro Origen de la fichaConfiguración o teclee el rango de celdas para los criterios. Puede calcular lo que esté permiti-do con base en el contenido de otra celda. Por ejemplo, puede crear una fórmula de validaciónde datos que introduzca Sí o No en la columna E en función del valor en la columna D. Ustedaprenderá a crear fórmulas en la siguiente lección.


Siempre pruebe la validación de datos para asegurarse que funciona correctamente. Tratede introducir datos válidos y no válidos en las celdas para cerciorarse de que su configura-ción funciona tal como lo planeó y que el mensaje esperado aparece cuando introducedatos no válidos.

RESOLUCIÓN DEPROBLEMAS

La validación de datos puede hacerse con base en un número decimal con límites, una fecha enun marco de tiempo o una hora en un marco de tiempo. También puede especificar el tamañodel texto que puede introducir dentro de una celda.

Quitar celdas, filas o columnas duplicadas de una hoja de cálculo

Un vvaalloorr dduupplliiccaaddoo ocurre cuando todos los valores en una fila coinciden exactamente contodos los valores en otra fila. En una hoja de cálculo muy grande, se pueden introducir losdatos más de una vez sin advertirlo. Esto tiene mayor probabilidad de ocurrir cuando másde una persona introduce datos en una hoja. Se deben quitar las filas o columnas duplica-das antes de analizar los datos. Cuando se quitan valores duplicados, sólo se afectan losvalores en la selección, no se alteran o quitan los valores fuera del rango de celdas.

Abra el documento LL66--11..33 QQuuiittaarr cceellddaass,, fifillaass oo ccoolluummnnaass dduupplliiccaaddaass ddee uunnaa hhoojjaa que estádisponible en el CD-ROM complementario.

Debido a que constantemente se están eliminando datos, es conveniente copiar el rango deceldas original a otra hoja o libro antes de quitar los valores duplicados. Usted guardó elarchivo al final del ejercicio anterior, por lo tanto tiene un respaldo por si quita datos queno pretendía quitar.

Más adelante en esta lección aprenderá a filtrar datos. Primero puede filtrarlos con el crite-rio de valores únicos para confirmar que el resultado de quitar los valores duplicados sea elque desea.


¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo quitar filas duplicadas de las hojas decálculo? 1.2.2

TOME NOTA*

Usted está trabajando con una cantidad relativamente pequeña de datos en los ejerciciosde práctica y no le tomará mucho tiempo revisarlos e identificar las entradasduplicadas. Sin embargo, piense en las empresas que tienen cientos de empleados. Esen esos casos donde se aprecia esta característica de Excel.

Usted puede especificar en qué columnas deben buscarse los duplicados. Cuando se abre elcuadro de diálogo Quitar duplicados (Figura 6-4 del documento del CD), todas las columnasestán seleccionadas de manera predeterminada. Si el rango de celdas contiene muchas colum-nas y usted desea seleccionar sólo unas cuantas, puede quitar rápidamente todas las columnashaciendo clic en Anular selección y luego seleccionando las columnas en las que desea buscarduplicados. En los datos que se utilizan para este ejercicio, es posible que se haya introducidoa un empleado dos veces, pero que el número horas sea diferente. Si usted acepta la opciónpredeterminada y deja todas las columnas seleccionadas, no se quitará a ese empleado.


Sin importar el formato aplicado y desplegado en una celda, el valor real de la celda semuestra en la barra de fórmulas. Los valores duplicados se determinan por el valor mostradoen la celda y no necesariamente por el valor real almacenado en la celda. Esta es una distin-ción importante cuando se introducen fechas en formatos diferentes. Por ejemplo, si seintroduce Agosto 5, 2008 en una fila y 05/08/2008 en otra, los valores se consideran úni-cos, no duplicados. Es conveniente revisar el formato antes de quitar los valores duplicados.


� Ordenar datos

Ordenar datos utilizando un solo criterio

Los datos se pueden ordenar empleando un solo criterio (una columna) en orden ascen-dente o descendente. En oorrddeenn aasscceennddeennttee, los datos alfabéticos se ordenan de la A a la Z,los datos numéricos se ordenan del más bajo al más alto o del menor al mayor, y lasfechas se ordenan de la más antigua a la más reciente. En oorrddeenn ddeesscceennddeennttee, sucede loopuesto: los datos alfabéticos se ordenan de la Z a la A, los datos numéricos se ordenandel más bajo al más alto o del mayor al menor, y las fechas se ordenan de la más recientea la más antigua.

Abra el documento LL66--22..11 OOrrddeennaarr ddaattooss uuttiilliizzaannddoo uunn ssoolloo ccrriitteerriioo que está disponible en el CD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo ordenar datos utilizando un solo criterio? 4.6.1

TOME NOTA*Los comandos Filtrar yordenar se encuentranen el grupo Modificarde la ficha Inicio, asícomo en el grupoOrdenar y filtrar de laficha Datos.

En este ejercicio usted ordenó con base en un solo criterio. A menos que la hoja de cálculo con-tenga varias celdas combinadas, usted no necesita seleccionar datos para emplear los comandos deordenación. Los comandos Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A automáticamente ordenan elrango de datos en la columna que contiene la celda activa.

Es mejor tener encabezados de columnas que tengan un formato diferente al de los datoscuando ordene un rango de datos. De manera predeterminada, no se incluye el encabezado enla operación de ordenación. En su hoja se aplicó un estilo de encabezado a los encabezados decolumnas. Por lo tanto, Excel reconoció la fila de encabezados y, de manera predeterminada,seleccionó la casilla Mis datos tienen encabezados en el cuadro de diálogo Ordenar.

Ordenar datos utilizando múltiples criterios

Usted puede ordenar datos por más de una columna. Por ejemplo, en el siguiente ejerci-cio usted ordenará los datos de los empleados de Contoso por cargo y luego ordenará losnombres en orden alfabético dentro de cada categoría laboral. En el cuadro de diálogoOrdenar, identifique cada uno de los criterios por los cuales desea ordenar.

Abra el documento LL66--22..22 OOrrddeennaarr ddaattooss uuttiilliizzaannddoo mmúúllttiipplleess ccrriitteerriiooss que está disponible en elCD-ROM complementario.

NUEVACA

RACTERÍSTICA


¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo ordenar datos utilizando múltiples criterios? 4.6.1

Cuando trabaja con archivos grandes, con frecuencia necesitará realizar una ordenación conbase en varios criterios. La Figura 6-7 (del documento del CD) ilustra una ordenación por doscriterios. Usted puede continuar agregando niveles, así como eliminar o copiar un nivel decriterio. Para cambiar el orden, seleccione el criterio y haga clic en la flecha Subir o Bajar; lasentradas que están más arriba en la lista se ordenan antes de las entradas que están más abajo.Para ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas, haga clic en el botón Opcionespara abrir el cuadro de diálogo Opciones de ordenación que se muestra en la Figura 6-2. Si seactiva la opción Distinguir mayúsculas de minúsculas, las entradas en minúsculas serán orde-nadas antes que las entradas en mayúsculas.

TOME NOTA*Usted puede ordenar hasta por 64 columnas. Para obtener mejores resultados, el rangode celdas que ordene debe tener encabezados de columnas.

Figura 6-2

Utilice criterios de mayúsculasy minúsculas para ordenar losdatos

Ordenar datos utilizando formato condicional

Si usted aplicó un formato condicional a un rango de celdas empleando un conjunto deiconos, puede ordenar por icono. Como aprendió en la Lección 3, puede utilizar un con-junto de iconos para hacer anotaciones y clasificar datos en categorías. Cada icono represen-ta un rango de valores. Por ejemplo, en un conjunto de iconos de tres flechas, la flechaverde hacia arriba representa los valores más altos, la flecha hacia el lado amarilla representalos valores medios y la flecha hacia abajo roja representa los valores más bajos.

Abra el documento LL66--22..33 OOrrddeennaarr ddaattooss uuttiilliizzaannddoo ffoorrmmaattoo ccoonnddiicciioonnaall que está disponible en elCD-ROM complementario.


La ordenación resultó en que las flechas verdes (valores más altos) aparecieran en la partesuperior. Sin embargo, los valores de rangos medio o bajo no se ordenan. Usted necesitaimplementar una ordenación con múltiples criterios.

¿¿LLIISSTTOO PPAARRAA LLAA CCEERRTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN??¿Cómo ordenar datos utilizando formato condicional? 4.6.3

La primera vez que realice una ordenación, debe seleccionar todo el rango de celdas, inclu-yendo la fila de encabezados de columna. Cuando desee ordenar los datos empleando dife-rentes criterios, seleccione cualquier celda dentro del rango de datos y se seleccionará todoel rango para esa ordenación. Sólo debe seleccionar los datos, cuando desee utilizar unrango diferente para realizar una ordenación.

Ordenar datos utilizando atributos de celdas

Si formateó un rango de celdas por color de celda o por color de fuente, usted puedecrear una ordenación personalizada por colores. Para ordenar por atributo de celda, use elcomando Ordenar y filtrar en la ficha Inicio. Cuando selecciona Orden personalizado, seabre el cuadro de diálogo Ordenar y usted puede seleccionar el orden en que desea que seordenen los colores.


Abra el documento LL66--22..44 OOrrddeennaarr ddaattooss uuttiilliizzaannddoo aattrriibbuuttooss ddee cceellddaass que está disponible en elCD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo ordenar datos utilizando atributos decelda? 4.6.4


Cuando una hoja de cálculo contiene celdas combinadas de tamaños dispares, si no selec-ciona los datos antes de abrir el cuadro de diálogo Ordenar, recibirá un mensaje de errorinformándole que esta operación requiere que las celdas a combinar tengan el mismotamaño. La hoja de cálculo AM_Asignaciones contenía dos filas con celdas combinadas.Por lo tanto, usted tuvo que seleccionar el rango de datos (incluyendo los rótulos decolumna) la primera vez que ordenó la hoja. Si realiza más ordenaciones, Excel recordará elrango de datos y usted no tendrá que seleccionarlo de nuevo.

En Contoso, cada médico auxiliar se asigna a un médico específico. Para ayudar con la pro-gramación de los horarios, el gerente de oficina creó la hoja de cálculo AAMM__AAssiiggnnaacciioonneess conun código de color para las asignaciones de los equipos médico/médico auxiliar. La codifica-ción por color es un recordatorio para que, al momento de crear el horario semanal, los dosqueden programados para los mismos días y horas. El código de color le permitió ordenar los datos para agrupar a cada médico con su auxiliar.

La mayoría de las operaciones de ordenación se hacen por columnas, pero pueden personali-zarse. Para que se realice por filas, haga clic en Opciones en el cuadro de diálogo Ordenar yseleccione Ordenar de izquierda a derecha debajo de Orientación (ver Figura 6-2).

VALOR CRITERIO DE ORDENACIÓN ASCENDENTE

Números Del número negativo menor al número positivo mayor.

Fechas De la fecha más antigua a la fecha más reciente.

Texto Los datos alfanuméricos se ordenan de izquierda a derecha,caracter por caracter.Por ejemplo, A5, A501, A51 están ordenados correctamente.

Los números y símbolos se ordenan antes que el texto.

Si la opción Distinguir mayúsculas de minúsculas está activa, seordena el texto en minúsculas antes que el texto en minúsculas.

Valores lógicos Falso se coloca antes que Verdadero.

Celdas en blanco Tanto en la ordenación ascendente como en la descendente, lasceldas en blanco se colocan en último lugar.

Los criterios de ordenación se guardan con el libro para que usted pueda volverlos a aplicarcada vez que lo abra. La Tabla 6-1 resume los criterios de ordenación ascendente predetermi-nados de Excel. El orden se invierte para la ordenación descendente.

Tabla 6-1

CCrriitteerriiooss ddee oorrddeennaacciióónn aasscceenn--ddeennttee pprreeddeetteerrmmiinnaaddooss


� Filtrar datos

Utilizar el Autofiltro

La función AAuuttooffiillttrroo consiste en una serie de filtros integrados que le permite extraerdatos rápida y fácilmente: al emplearla, puede encontrar y trabajar con un subconjuntode datos provenientes de un rango de celdas o de columnas de tablas que usted haya espe-cificado. Puede emplear el Autofiltro para crear tres tipos de filtros: lista de valores, for-mato o criterios. Son mutuamente excluyentes, por ejemplo: usted puede filtrar una listapor valores o por formato, pero no por ambos.

NUEVACA

RACTERÍSTICA

Abra el documento LL66--33..11 UUttiilliizzaarr eell AAuuttoofifillttrroo que está disponible en el CD-ROM complemen-tario.

Consulte Configurar losdatos en un formato detabla más adelante enesta lección.

XREF

En este ejercicio empleó dos filtros de texto para mostrar sólo los cargos de recepcionistas yencargado de las cuentas por cobrar. Esta información es especialmente útil a la hora en que elgerente de oficina tiene que crear un horario de trabajo. La función Autofiltro le permite ais-lar rápidamente los datos relevantes.

¿¿LLIISSTTOO PPAARRAA LLAA CCEERRTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN??¿Cómo utilizar la funciónAutofiltro para aislar datosespecíficos? 4.6.2

TOME NOTA*Para que el menú Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controla-dor de la parte inferior.

Crear un Autofiltro personalizado

Usted puede crear un Autofiltro personalizado para filtrar aún más los datos empleandodos operadores de comparación. Un ooppeerraaddoorr ddee ccoommppaarraacciióónn es un signo que se utiliza enlos criterios para comparar dos valores. Por ejemplo, puede crear un filtro para encontrarlos valores mayores a 50 pero menores a 100. Mayor que y menor que son operadores decomparación. Este filtro mostraría los valores de 51 a 99.

Abra el documento LL66--33..22 CCrreeaarr uunn AAuuttoofifillttrroo ppeerrssoonnaalliizzaaddoo que está disponible en el CD-ROMcomplementario.

Los operadores de comparación se utilizan para crear una fórmula que Excel emplea para fil-trar datos numéricos. Los operadores se enlistan en la Tabla 6-2.

OPERADOR SIGNIFICADO

= Igual a

> Mayor que

< Menor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

<> Distinto de

Tabla 6-2

OOppeerraaddoorreess ddee ccoommppaarraacciióónn


Igual a y Menor que son opciones para crear filtros de texto personalizados. Las opciones delos Filtros de texto también le permiten filtrar el texto que comienza con una letra específica(opción Comienza por) o texto que tiene una letra específica en cualquier parte del texto(opción Contiene).

Como se ilustra en la Figura 6-3, usted puede diseñar un filtro personalizado de dos criteriosque seleccione los datos que contengan ambos criterios (opción Y ) o seleccionar los datos quecontienen uno u otro criterio (opción O). Si usted selecciona O, se extraerán menos datos.

MOAC Excel 2007/ETC Lección 6 fig 13

El filtro devolverálos datos que contienen

ambos criterios

El filtro devolverálos datos que cumplen con

cualquiera de los dos criterios

Figura 6-3

Filtro personalizado de dos criterios

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo crear un Autofiltropersonalizado? 4.6.2

Filtrar datos utilizando el formato condicional

Si aplicó un formato condicional a un rango de celdas, usted puede filtrar los datos porese formato. En el siguiente ejercicio se emplean conjuntos de iconos para identificar elnúmero de horas que los empleados trabajan cada semana, y se utilizó el color de fuentepara identificar el auxiliar médico asignado a cada médico.

Abra el documento LL66--33..33 FFiillttrraarr ddaattooss uuttiilliizzaannddoo eell ffoorrmmaattoo ccoonnddiicciioonnaall que está disponible en elCD-ROM complementario.

Como aprendió en la Lección 3, un formato condicional es una guía visual que le ayuda a enten-der rápidamente la variación en los datos de una hoja de cálculo. Al utilizar el formato condicionalcomo filtro, usted puede fácilmente resaltar celdas o rangos de interés, con el propósito de enfati-zar algunos valores, de acuerdo a uno o más criterios.

¿¿LLIISSTTOO PPAARRAA LLAA CCEERRTTIIFFIICCAACCIIÓÓNN??¿Cómo filtrar datosutilizando formato condicional? 4.6.3

Filtrar datos utilizando atributos de celdaSi formateó un rango de celdas con un color de relleno o con un color de fuente, puedefiltrarlo según estos atributos. Cuando se emplean atributos de celda, no es necesarioseleccionar el rango de datos que se va a filtrar pues Excel buscará cualquier celda quecontenga ya sea un color de fondo, o un color de fuente específicos.

Abra el documento LL66--33..44 FFiillttrraarr ddaattooss uuttiilliizzaannddoo aattrriibbuuttooss ddee cceellddaa que está disponible en el CD-ROM complementario.


¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo filtrar datosutilizando atributos de celdas? 4.6.4

En los ejercicios anteriores, usted empleó las funciones Ordenar y Filtro para agrupar datos,empleando una gran variedad de criterios. Ambas funciones tienen mucho en común: le permitenseleccionar y analizar datos específicos con lo que usted puede enfocarse en datos que cumplencon ciertos criterios. Ahora bien, cuando utiliza la función Ordenar, los datos que no se relacio-nan con estos criterios, se muestran. Por el contrario, cuando emplea la función Filtro, los datosno relacionados permanecen ocultos.

� Calcular el subtotal de los datos

Agrupar y desagrupar datos para calcular los subtotalesSi tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema. AAggrruuppaarrsignifica organizar los datos para que se puedan ver en un esquema que se puede contraery expandir. Para agrupar los datos, cada columna debe tener un rótulo en la primera fila, yla columna debe contener datos similares que deben ordenarse por la columna o columnas.

Abra el documento LL66--44..11 AAggrruuppaarr yy ddeessaaggrruuppaarr ddaattooss ppaarraa ccaallccuullaarr llooss ssuubbttoottaalleess que estádisponible en el CD-ROM complementario.

En los ejercicios anteriores, usted agrupó los datos de los sueldos de Contoso y calculó lossubtotales manualmente. En el siguiente ejercicio, utilizará una función que permite obtenerlos subtotales de manera automática.

Para esquematizar los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan fórmulas quehagan referencia a las celdas en cada una de las filas de detalle para ese grupo. En el ejercicioanterior, su esquema contenía sólo dos niveles ya que usted tenía un nivel de subtotal y untotal general. Usted puede crear un esquema de hasta ocho niveles.

Cada nivel interno muestra datos de detalle para el nivel externo anterior. Los niveles internosse representan por un número mayor de ssíímmbboollooss ddee eessqquueemmaa, esto es, símbolos que ustedpuede emplear para cambiar la vista de una hoja esquematizada. Usted puede mostrar u ocul-tar datos detallados presionando el signo más, el signo menos y los números 1, 2 ó 3 que indi-can el nivel de esquema.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo agrupar y desagrupar datos? 4.5.1

Calcular el subtotal de los datos en una listaUsted puede calcular automáticamente los subtotales y totales generales de una columna pormedio del comando Subtotal en el grupo Esquema de la ficha Datos. Usted puede incluirmás de un tipo de función de resumen para cada columna. El comando Subtotal esquemati-za la lista para que usted pueda mostrar u ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Abra el documento LL66--44..22 CCaallccuullaarr eell ssuubbttoottaall ddee llooss ddaattooss eenn uunnaa lliissttaa que está disponible en elCD-ROM complementario.

Cuando los datos para los cuales desea calcular el subtotal pueden agruparse de acuerdo a unacategoría (como la categoría laboral en este ejercicio), el comando Subtotal es la mejor opción.Sin embargo, cuando los datos no están categorizados, usted puede insertar subtotales demanera manual como lo hizo en el ejercicio anterior.


¿LISTO PARA LA CCERTIFICACIÓN?¿Cómo insertar subtotalesen una lista? 4.5.2

TOME NOTA*Si el libro está configurado para calcular las fórmulas automáticamente, el comando Sub-total vuelve a calcular automáticamente los valores del subtotal conforme usted modifica los datos de detalle.

Cuando los datos para los cuales desea calcular el subtotal pueden agruparse de acuerdo a unacategoría (como la categoría laboral en este ejercicio), el comando Subtotal es la mejor opción.Sin embargo, cuando los datos no están categorizados, usted puede insertar subtotales demanera manual como lo hizo en el ejercicio anterior.

Usted puede calcular el subtotal de cada uno de los grupos de una categoría. Por ejemplo,puede calcular el subtotal de los sueldos para los encargados de las cuentas por cobrar, o el delos empleados de la administración de registros, así como calcular el total para todo el personal.

� Configurar los datos en un formato de tabla

Formatear una tabla utilizando un estilo rápido

Cuando crea una tabla, las herramientas de tabla están disponibles y aparece la fichaDiseño en la cinta de opciones. Usted puede utilizar las herramientas de la ficha Diseñopara personalizar o modificar la tabla. El grupo Estilos de tabla muestran cuatro estilos.Haga clic en las flechas a la derecha de los estilos para ver otras opciones disponibles.

Abra el documento LL66--55..11 FFoorrmmaatteeaarr uunnaa ttaabbllaa uuttiilliizzaannddoo uunn eessttiilloo rrááppiiddoo que está disponible en elCD-ROM complementario.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo aplicar estilos rápidos a las tablas? 2.4.1

Puede convertir un rango de celdas en una tabla de Excel para administrar y analizar de mane-ra independiente un grupo de datos relacionados. Cuando inserta una tabla, de manera prede-terminada los filtros en la fila de encabezados están habilitados para que usted pueda filtrar uordenar la tabla rápidamente. Como verá en el siguiente ejercicio, usted puede agregar una filade totales que incluye una lista desplegable de funciones para cada celda de esa fila. Ustedpuede insertar más de una tabla en una misma hoja de cálculo.

TOME NOTA*Dado que los datos seleccionados para la tabla no tenían encabezados, se asignaron losnombres predeterminados (Columna1) arriba de la tabla.

Insertar una fila de totales en una tabla

Para calcular el total de los datos en una tabla de Excel podría insertar una fila nueva al finalde la tabla, pero es más rápido emplear el comando Fila de totales en el grupo Opciones deestilo de tabla.

Abra el documento LL66--55..22 IInnsseerrttaarr uunnaa fifillaa ddee ttoottaalleess eenn uunnaa ttaabbllaa que está disponible en el CD-ROM complementario.


Si usted presiona la tecla TTaabb en la última celda de la última fila de la tabla, se agregará unafila en blanco al final de la tabla, lo que le permitirá agregarle datos. Sin embargo, una vezque se ha agregado una fila de totales a la tabla, no se agregará una nueva fila.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo crear una fila detotales en una tabla? 2.4.2

Agregar y quitar filas y columnas en una tabla

Después de que crear una tabla en la hoja de cálculo, usted puede agregar filas o colum-nas: puede agregar filas adyacentes a una tabla usando el mouse para arrastrar el controla-dor de tamaño hacia abajo para seleccionar las filas o arrastrarlo a la derecha para seleccio-nar las columnas; también puede hacerlo introduciendo texto o valores en una fila ocolumna adyacente que desee incluir en la tabla; también puede agregar una fila en blan-co al final de la tabla, o insertar filas o columnas en cualquier lugar de ella.

Abra el documento LL66--55..33 AAggrreeggaarr yy qquuiittaarr fifillaass oo ccoolluummnnaass eenn uunnaa ttaabbllaa que está disponible en elCD-ROM complementario.

Cuando ajusta el tamaño de una tabla, los encabezados deben permanecer en la misma fila yel nuevo rango debe superponerse al original. En este ejercicio, usted agregó a la tabla una filaque estaba debajo de ella pero no podría agregar una fila que estuviera arriba de la tabla.Puede hacer clic en el controlador de tamaño localizado en la esquina inferior derecha de latabla y arrastrarlo a la derecha para agregar una columna.Cuando termine de trabajar con la tabla, puede hacer clic en Convertir en rango en el grupoHerramientas y convertir la tabla en un rango de datos. El formato, los encabezados decolumna y el total de la tabla se conservan.

En el ejercicio anterior, usted restringió la columna E a números enteros. Cuando tecleó elencabezado de columna, se abrió el cuadro de diálogo Entrada no válida permitiéndole anularla restricción de datos. El texto fue aceptado cuando hizo clic en Sí para continuar.

¿LISTO PARA LA CERTIFICACIÓN?¿Cómo agregar y quitar filaso columnas en una tabla? 2.4.3


MM AA TT RR II ZZ DD EE RR EE SS UU MM EE NN DD EE HH AA BB II LL II DD AA DD EE SS

EN ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ HABILIDAD DE LA MATRIZ NÚMERO DE HABILIDAD

A asegurar la integridad de los datos.

A restringir el tipo de datos que se pueden Restringir los datos utilizando la validación 1.2.1introducir dentro de celdas específicas. de datos.

A permitir que sólo se introduzcan valores Restringir los datos utilizando la validación 1.2.1específicos en las celdas. de datos.

A quitar filas de datos duplicados de una hoja. Quitar filas duplicadas de hojas de cálculo. 1.2.2

A ordenar datos.

A ordenar datos utilizando uno o múltiples criterios. Ordenar datos utilizando uno o múltiples 4.6.1criterios.

A ordenar datos utilizando conjuntos de iconos Filtrar y ordenar datos utilizando formato 4.6.3de formato condicional. condicional.

A ordenar datos utilizando el color de celda o Filtrar y ordenar datos utilizando los atributos. 4.6.4de fuente.

A filtrar datos.

A utilizar el AutoFiltro para aislar datos específicos. Filtrar datos utilizando el Autofiltro. 4.6.2

A utilizar conjuntos de iconos para aislar algunos datos. Filtrar y ordenar datos utilizando un formato. 4.6.3

A filtrar datos utilizando el color de celda o de fuente. Filtrar y ordenar datos utilizando atributos 4.6.4de celda.

A calcular el subtotal de los datos.

A agrupar y desagrupar datos para insertar subtotales. Agrupar y desagrupar datos. 4.5.1

A calcular automáticamente el total de las filas Calcular el subtotal de los datos. 4.5.2de datos relacionados insertando subtotales.

A configurar los datos en formato de tabla.

A aplicar un estilo rápido para formatear una tabla. Aplicar estilos rápidos a las tablas. 2.4.1

A aumentar el tamaño de un tabla insertada Agregar filas a las tablas. 2.4.2insertando una fila o filas debajo de la tabla.

A insertar y eliminar filas en blanco en tablas. Insertar y eliminar filas y columnas en tablas. 2.4.3

excel - leccion 6

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