excel avanzado - 2016 curso uba capacitarte

7/25/2019 Excel Avanzado - 2016 Curso UBA Capacitarte

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Funcin SI

La funcin SI es una funcin lgica. Comprueba si una cierta condicin es

verdadera o falsa.

Sintaxis

La funcin Si tiene la siguiente sintaxis:

SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Dnde:

prueba_lgica= la condicin puesta a prueba.

valor_si_verdadero= texto, valor numrico o frmula si la condicin es verdadera

valor_si_falso = texto, valor numrico o frmula si la condicin es falsa.

Para poner a prueba si una condicin es verdadera o no, se puede usar losoperadores, lgicos (< > diferente, < Inferior a, > Superior a, = Superior o igual a, = Igual.

Sintaxis de las funciones SI anidadas:

=SI(condicin1; valor_si_verdadero1, SI(condicin2; valor_si_verdadero2;valor_si_falso2))

En palabras, funciona de la siguiente forma:

Bsicamente, si la condicin es NO VERDADERA, aadiremos ms funciones SI.

Primero, comprobamos si A2 es inferior a B2. SI eso es cierto, introducimos A B.


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Anidar con otras funciones:

En algunos casos, puede que deba utilizar una funcin como uno de los

argumentos (argumento: valores que utiliza una funcin para llevar a cabooperaciones o clculos). El tipo de argumento que utiliza una funcin es especfico

de esa funcin. Los argumentos ms comunes que se utilizan en las funciones son

nmeros, texto, referencias de celda y nombres.) de otra funcin. Por ejemplo, la

siguiente frmula utiliza una funcin anidada PROMEDIO y compara el resultado

con el valor 50.

Datos:

Subtotales.

Los subtotales constituyen una manera rpida y sencilla de resumir datos en

listado. No es necesario crear frmulas. Excel crea la frmula, inserta las filas

correspondientes al subtotal y al total y efecta un esquema de los datos,

automticamente. As, los datos resultantes son fciles de formatear, colocar en un

grfico e imprimir. En resumen, aade lneas de subtotal a columnas de la lista.


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Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos

subtotales se desea calcular. Despus pueden calcularse los subtotales de

cualquier columna que contenga nmeros.

Si los datos no estn organizados en una lista, o si slo necesita un total, puede

utilizar Autosuma en lugar de subtotales automticos.

Cmo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una funcin de resumen, como Suma o Promedio.

Puede mostrar subtotales en una lista con ms de un tipo de clculo a la vez.

Consolidar:

Teniendo informacin en tres hojas distintas o bien en tres archivos distintos,

podemos consolidar la informacin en una sola tabla.


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Se mostrar el cuadro de dilogo Consolidar en donde se deber especificar cada

uno de los rangos de las diferentes hojas. Puedes hacer clic en el botn de

seleccin de referencia para seleccionar los rangos fcilmente.

Al pulsar el botn Aceptar, Excel realizar la consolidacin de los datos y los

colocar en la nueva hoja de Excel.

Consolidar permite la utilizacin de distintas funciones como: suma. Promedio,

max, min, cuenta, contar nmeros, entre otras.


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Filtros avanzados:

Para realizar filtros avanzados en una tabla de Excel necesitamos copiar la

cabecera de la tabla para imponer luego los criterios por los cuales queremos

realizar la bsqueda.

Colocaremos el criterio debajo del campo que corresponda.


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Segn el ejemplo la tabla quedara filtrada por aquellos campos que contenga

Finanzas en la columna Departamento.

Tambin podemos utilizar operados, funciones como Y, O, etc.

Buscar Objetivo

Buscar objetivo es una tcnica utilizada para encontrar fcilmente el nmero que

cumple las condiciones necesarias para alcanzar un objetivo.

Si sabemos el resultado de una frmula, pero no estamos seguros del valor de uno

de sus argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudar a probar diversos

escenarios hasta encontrar el valor exacto que necesitamos. Por ejemplo,

supongamos que tenemos el siguiente problema.

Tengo un nmero que multiplicado por otro nmero X me deber dar el resultado

mostrado. Aunque este es un problema muy fcil de resolver matemticamente


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ser de utilidad para mostrar la funcionalidad de Buscar objetivo. Empezar por

definir una frmula importante. En la celda D3 colocar la frmula que se deber

cumplir para obtener el resultado deseado, es decir, =C1*C2 deber dar como

resultado 14240.

Ahora debers hacer clic en la ficha Datos y seleccionarAnlisis Y si donde se

desplegar un men de opciones y debers elegir Buscar objetivo.

Mostrar el cuadro de dilogo Buscar objetivodonde debers llenar los siguientes

cuadros de texto.

Definir la celda. Es la celda que contiene la frmula

Con el valor. Este es el nmero que deseamos como resultado de la

frmula.


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Para cambiar la celda. La celda que ser modificada hasta tener el resultado

deseado.

Una vez que se han establecido los parmetros debes hacer clic en el botn

Aceptar y Excel comenzar a realzar los clculos necesarios. Cuando haya

encontrado un resultado adecuado se mostrar el cuadro de dialogo Estado de la

bsqueda de objetivo.

Tablas Dinmicas:

Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar

dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de

la tabla.

Como crearla:

Posicionados dentro de la tabla


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Selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo Tablas

de la ficha Insertar.

Abrir el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs ajustar el

rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.


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All se puede elegir si se desea colocar la tabla dinmica en una nueva hoja de

Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn Aceptar y se crear la nueva

tabla dinmica.

En la parte izquierda del libro la tabla dinmica yen la parte derecha la lista de campos. Esta listade campos est dividida en dos secciones,primero la lista de todoslos campos de los cualespodremos elegir y por debajo una zona a dondearrastraremos los campos que darn forma alreporte ya sea como columna, fila, valor o como

un filtro.

Para completar la tabla dinmica debemosarrastrar los campos al rea correspondiente,colocar como columna el campo Producto y comofila al campo Ciudad. Finalmente como valorescolocar el campo Ventas.

Predeterminadamente Excel aplica la funcinSUMA a los valores y la tabla dinmica que resulta despus de hacer estaconfiguracin es la siguiente:


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De esta forma cumple con el propsito del dinamismo de crear, partiendo de una

tabla, es posible crear un reporte de una manera fcil y sin la necesidad de utilizar

frmulas.


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Macros:

Nos permiten automatizar tareas que realizamos cotidianamente de manera que

podamos ser ms eficientes en nuestro trabajo. Una macro no es ms que una

serie de comandos o instrucciones que permanecen almacenados dentro de Excel

y que podemos ejecutar cuando sea necesario y cuantas veces lo deseemos.

En la pestaa Programador, haga click en Grabar Macro

Una ventana emergente le preguntar el nombre, el atajo, una localizacin para

guardarla y la descripcin de la macro.


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Escriba lo que quiera aqu. Le ayudar el ser descriptivo con los ttulos de sus

macros. Puede acabar usando docenas de macros en una hoja de clculo grande.

Ser capaz de encontrar rpidamente macros individuales por el nombre le ahorrar

horas de frustracin ms tarde. Tambin es una buena prctica aadir una

descripcin para recordar lo que la macro hace realmente.

Dos cosas importantes a considerar aqu:

Mtodo abreviado: Las teclas de atajo le proporcionan un rpido acceso a la

macro. Un montn de funciones Excel por defecto ya tienen asignadas

atajos de la forma CTRL + Letra/Nmero. Para evitar conflictos con atajos ya

existentes, aada al menos dos teclas al atajoalgo como CTRL + SHIFT +A, o CTRL + A + 1

Guardar Macro en: En este men desplegable, puede decidir dnde guardar

la macro. Si elige Este Libro la macro estar disponible slo para su uso en

ese libro solamente. Eligiendo Nuevo libro, como habr adivinado, guardar

la macro en un nuevo libro. La opcin ms potente aqu es guardar la macro

en Libro Macro Personal. Las macros almacenadas en este libro estn

disponibles en todos los libros. Piense en ello como un repositorio central

para cada macro que crea. El fichero de macros del libro actual estar oculto

en la carpeta Windows AppData, pero se cargar automticamente cuando

empiece Excel, dndole acceso completo a todas las macros.

Pulsar el botn Aceptar todos los movimientos que realices quedan grabados.

Acciones a grabar en la Macro:

A partir de este momento toda accin que cometas

quedara grabada en tu macro: no tiene lmites, se puede realizar desde una simple

lista hasta inclusive armar una extensa tabla con instrucciones de frmulas y

funciones, tambin darle formato de pgina e inclusive enviar a imprimir, etc. Todo

aquello que desees puede estar incluido en tu macro.

Presionar el botn que antes era grabar, se convierte en Detener Macro


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Presionando el icono se abrir la siguiente ventana

En esta se mostrara todas macros que fueron guardadas, desde esta se podr

seleccionar para: Ejecutar, ver el Paso a Paso, Modificar. Crear una macro nueva,

Eliminar una existente, etc.

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