excel avanzado 2007c

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INSTITUTO NICARAGUENSE DE COMPUTACION

EXCELAvanzadoAplicado a tablas con operaciones avanzadasManual para profundizar en el uso de la hoja electrnica EXCEL, aplicando funciones de bsqueda, estadsticas, financieras, condicionada, tablas dinmicas, macros y otras, as como tambin en construccin de grficos. Direccin Acadmica INC 01/03/2008

Excel Avanzado

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CONTENIDO

I. INICIAR Y SALIR DE EXCEL...................................................................................... 4 II. PRESENTACION DE LA HOJA DE CLCULO E INTRODUCCION DE DATOS ............................................................................................................................ 5 III. COMANDOS DEL EXCEL Y FORMATO A UNA HOJA.......................................... 12 IV. MANEJO DEL ARCHIVO DE HOJAS DE CALCULO.............................................. 17 V. CREACION Y USO DE FORMULAS ........................................................................... 19 VI. EDICION DE RANGOS Y LA HOJA DE CALCULO ................................................ 23 VII. IMPRIMIR .................................................................................................................... 26 VIII. CREAR Y DAR FORMATO A UN GRAFICO ......................................................... 28 IX. TABLAS DINAMICAS .................................................................................................. 31 X. EJERCICIOS DE TABLAS Y GRAFICOS................................................................... 35

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INTRODUCCION El Excel es una hoja de clculo de gran capacidad y facilidad de uso. Los archivos de Excel se llaman libros de trabajo. En ellos puede guardar varias hojas, incluyendo hojas de clculo, hojas de grficos y otros mdulos. Excel le ofrece un modo coherente para realizar todas las tareas, y cuenta con un eficaz mtodo abreviado para mover y copiar datos; tambin proporciona mtodos abreviados para comandos de uso ms frecuente. Excel proporciona la Cinta de Opciones con fichas, grupos y comandos, para que pueda elegir aquellos que necesite de forma fcil y rpida. Excel contiene caractersticas nuevas, que le permiten simplificar el trabajo y ahorrar tiempo. Las innovaciones introducidas en los grficos, la organizacin de listas, el anlisis de datos, el desarrollo de aplicaciones y otras reas hacen que las tareas ms complicadas apenas requieran esfuerzo. En este folleto se estudian los aspectos avanzados de la hoja de Clculo, dividindose en nueve captulos, con una explicacin terica de cada unidad apoyada en algunos ejemplos. Los primeros tres captulos tratan todos aquellos aspectos relacionados con la hoja de clculo, en cuanto a su creacin, introduccin de datos, y los ajustes que se pueden realizar a la hoja, tales como modificacin del formato de columnas o de toda la hoja, control del formato de datos numricos y rtulos, la "divisin" de pantalla, la fijacin de ttulos, etc. El captulo cuatro brinda la oportunidad de conocer las diferentes operaciones en cuanto al manejo de archivos de hojas de clculo, tales como Recuperar y Guardar. La unidad cinco trata todo lo relacionado con el uso de las frmulas matemticas, estadsticas, financieras, bsqueda y lgicas. Tambin se abordan las tcnicas para indicar rangos en frmulas. El captulo seis brinda informacin relacionada con la ampliacin de una hoja de clculo, es decir, insertar renglones, columnas, copiado de datos y frmulas, etc. La impresin de una hoja de clculo se explica en el captulo siete, a travs de los numerosos comandos y opciones de formato para hacer este tipo de trabajo. La creacin de grficos y su impresin se abordan en la unidad ocho, pudindose seleccionar entre los diferentes tipos y dar formato a cada uno de ellos. El tema de las tablas dinmicas se explica en el captulo nueve, con el objetivo de aprender a crear informes para consolidar los datos de una hoja de clculo. En el captulo diez se hacen ejercicios para elaboracin de tablas con frmulas, creacin de grficos, planillas, funciones estadsticas, funciones financieras, libro de banco, tabla dinmica, etc.

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I. INICIAR Y SALIR DE EXCEL Una vez que se ha introducido al Windows, hacer clic al botn Inicio, elija Todos los Programas, y haga clic al icono de Microsoft Excel para introducirse al programa.

Microsoft Excel

Hecho lo anterior, observar la pantalla de Excel, la cual proporciona, en la parte superior, una serie de botones organizados en fichas o barras de herramientas que facilitan un acceso rpido a los comandos ms usados, lo cual es un beneficio ya que no necesita memorizar las teclas. Esta barra de herramientas presenta varios "cuadritos" pequeos, los cuales tienen en su interior un dibujo relacionado con la actividad que ellos realizan. A estos cuadritos se les llama Botones, y si detiene unos segundos el puntero del Mouse sobre uno de ellos, Excel le mostrar una breve descripcin del botn. Finalmente para salir de Excel y regresar al WINDOWS, llevar el puntero al comando Archivo y dar un clic, luego colocarlo en el comando Salir y dar otro clic. Si est en Excel 2007 entonces hacer clic al Botn de Office y luego clic al botn Salir de Excel. En ambas versiones puede cerrar el programa haciendo clic al botn X para cerrar la ventana.

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II. PRESENTACION DE LA HOJA DE CLCULO E INTRODUCCION DE DATOS

a)

La Hoja Electrnica

A continuacin se explica brevemente algunos componentes de la pantalla de Excel:

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Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos. Fichas Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas bsicas que se hacen en Excel. Grupos Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre s. Comandos Un comando es un botn, un cuadro en el que se escribe informacin o un men. Por dnde se empieza? Se empieza por el principio, por la primera ficha. Los comandos ms importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha Inicio. Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft como los ms empleados para llevar a cabo tareas bsicas en hojas de clculo. Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes aparecen despus, dentro del grupo Fuente. Los comandos que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda estn en el grupo Alineacin y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojas de clculo se encuentran en el grupo Celdas.

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Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los mens. Estos comandos esenciales estn a la vista en la parte superior del rea de trabajo. He aqu un ejemplo de las ventajas que presenta: si desea mostrar texto en varias lneas de un celda, no es necesario hacer clic en un comando de un men, en una ficha de un cuadro de dilogo y, por ltimo, en una opcin. Sencillamente se hace clic en el botn Ajustar texto del grupo Alineacin, de la ficha Inicio. Lo ver en el ejercicio prctico.Seleccionar Todo Barra de Titulo

Barra de Formulas Encabezado de columnas

- Cuadro de divisin de las etiquetas: Pequeo cuadro situado entre las etiquetas de las hojas y la barra de desplazamiento horizontal. Arrastre el cuadro de divisin para ver ms etiquetas de hojas o aumentar el tamao de la barra de desplazamiento horizontal. Es la barra que se encuentra en la parte inferior de la pantalla y - Barra de estado: presenta informacin acerca de un comando seleccionado o una operacin en progreso. - Barra de frmulas: Es una barra en la parte superior de la ventana que se usa para editar o introducir valores o frmulas en celdas. - Barra de desplazamiento: Son las barras sombreadas en los lados derecho e inferior de una ventana para desplazarse por una hoja. - Borde de una ventana: Es el borde alrededor de una ventana que sirve para cambiar el tamao y la forma de la ventana. - Botn minimizar: Minimiza la ventana de Excel a un icono.

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- Botn Restaurar:

Cambia el tamao de la ventana a su tamao y ubicacin anterior.

- Botn Seleccionar todo: Es el rectngulo gris ubicado en la esquina superior izquierda de una hoja de clculo, en la interseccin de los encabezados de filas y columnas, y sirve para seleccionar todas las celdas de la hoja. - Botn Maximizar: Ampliar una ventana a su tamao mximo.

- Botones para desplazar etiquetas: Estn ubicados en la parte inferior izquierda de la pantalla representados por una flecha; sirven para desplazarse entre una etiqueta y otra. - Cuadro de divisin: Pequeo cuadro situado arriba de la barra de desplazamiento vertical y a la derecha de la barra de desplazamiento horizontal y si se arrastra divide la ventana en dos secciones separadas. - Cuadro de nombres: Es el cuadro que se encuentra a la izquierda de la barra de frmulas que le permite definir rpidamente un nombre para la celda o el rango seleccionado. - Encabezado de columnas:

Es el rea gris que se encuentra en la parte superior de cada columna en la cual figura una letra. - Encabezado de filas: Es el rea gris numerada a la izquierd