excel 2013 avanzado resumen

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1 MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO METODOS ABREVIADOS I. MOSTRAR Y UTILIZAR VENTANAS Para realizar esta acción Presione Cambiar a la siguiente ventana. ALT+TAB Cambiar a la ventana anterior. ALT+MAYÚS+ TAB Cerrar la ventana activa. CTRL+F4 Restaurar el tamaño de la ventana activa después de maximizarla. CTRL+F5 Cuando hay varias ventanas abiertas, cambiar a la siguiente ventana. CTRL+F6 Cambiar a la ventana anterior. CTRL+MAYÚS+F6 Maximizar o restaurar una ventana seleccionada. CTRL+F10 Copiar una imagen de la pantalla en el Portapapeles. IMPR PANT Copiar una imagen de la pantalla seleccionada en el Portapapeles. ALT+IMPR PANT II. MOVERS E POR EL TEXTO O LAS CELDAS Para realizar esta acción Presione Desplazarse un carácter a la izquierda. FLECHA IZQUIERDA Desplazarse un carácter a la derecha. FLECHA DERECHA Desplazarse una línea hacia arriba. FLECHA ARRIBA Desplazarse una línea hacia abajo. FLECHA ABAJO Desplazarse una palabra a la izquierda. CTRL+FLECHA IZQUIERDA Desplazarse una palabra a la derecha. CTRL+FLECHA DERECHA Ir hasta el final de una línea. FIN Ir al comienzo de una línea. INICIO III. DESPLAZARS E Y TRABAJAR EN TABLAS TECLAS DE MÉTODO ABREVIADO COMBINADAS CON CTRL TECLAS DE FUNCIÓN Para realizar esta acción Presione Ir a la celda siguiente. TAB Ir a la celda anterior. MAYÚS+TAB Ir a la fila siguiente. FLECHA ABAJO Ir a la fila anterior. FLECHA ARRIBA Insertar un carácter de tabulación en una celda. CTRL+TAB Iniciar un nuevo párrafo. ENTRAR Agregar una nueva fila al final de la tabla. TAB al final de la última fila CTRL+N Aplica o quita el formato de negrita. CTRL+C Copia las celdas seleccionadas. CTRL+I Muestra el cuadro de diálogo Ir a. F5 también muestra este cuadro de diálogo. CTRL+K Aplica o quita el formato de cursiva. CTRL+U Crea un nuevo libro en blanco. CTRL+A Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo. CTRL+P Muestra el cuadro de diálogo Imprimir. CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales. CTRL+S Aplica o quita el formato de subrayado. CTRL+MAYÚS+U cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas. CTRL+R Cierra la ventana del libro seleccionado. CTRL+X Corta las celdas seleccionadas. CTRL+Y Repite el último comando o acción, si es posible. CTRL+Z Utiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o eliminar la última entrada que escribió.

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Page 1: Excel 2013 avanzado resumen

1

MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

METODOS ABREVIADOS

I. MOSTRAR Y UTILIZAR VENTANAS

Para realizar esta acción Presione

Cambiar a la siguiente ventana. ALT+TAB

Cambiar a la ventana anterior. ALT+MAYÚS+

TAB

Cerrar la ventana activa. CTRL+F4

Restaurar el tamaño de la

ventana activa después de

maximizarla.

CTRL+F5

Cuando hay varias ventanas

abiertas, cambiar a la siguiente

ventana.

CTRL+F6

Cambiar a la ventana anterior. CTRL+MAYÚS+F6

Maximizar o restaurar una

ventana seleccionada.

CTRL+F10

Copiar una imagen de la pantalla

en el Portapapeles.

IMPR PANT

Copiar una imagen de la pantalla

seleccionada en el Portapapeles.

ALT+IMPR PANT

II. MOVERS E POR EL TEXTO O LAS CELDAS

Para realizar esta acción Presione

Desplazarse un carácter a la

izquierda.

FLECHA IZQUIERDA

Desplazarse un carácter a la

derecha.

FLECHA DERECHA

Desplazarse una línea hacia

arriba.

FLECHA ARRIBA

Desplazarse una línea hacia

abajo.

FLECHA ABAJO

Desplazarse una palabra a

la izquierda.

CTRL+FLECHA

IZQUIERDA

Desplazarse una palabra a

la derecha.

CTRL+FLECHA

DERECHA

Ir hasta el final de una línea. FIN

Ir al comienzo de una línea. INICIO

III. DESPLAZARS E Y TRABAJAR EN

TABLAS

TECLAS DE MÉTODO ABREVIADO

COMBINADAS CON CTRL

TECLAS DE FUNCIÓN

Para realizar esta acción Presione

Ir a la celda siguiente. TAB

Ir a la celda anterior. MAYÚS+TAB

Ir a la fila siguiente. FLECHA ABAJO

Ir a la fila anterior. FLECHA ARRIBA

Insertar un carácter de

tabulación en una celda.

CTRL+TAB

Iniciar un nuevo párrafo. ENTRAR

Agregar una nueva fila al final

de la tabla.

TAB al final de la

última fila

CTRL+N Aplica o quita el formato de negrita.

CTRL+C Copia las celdas seleccionadas.

CTRL+I Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

F5 también muestra este cuadro de diálogo.

CTRL+K Aplica o quita el formato de cursiva.

CTRL+U Crea un nuevo libro en blanco.

CTRL+A Muestra el cuadro de diálogo Abrir para

abrir o buscar un archivo.

CTRL+P Muestra el cuadro de diálogo Imprimir.

CTRL+G Guarda el archivo activo con el nombre de

archivo, la ubicación y el formato de

archivo actuales.

CTRL+S Aplica o quita el formato de subrayado.

CTRL+MAYÚS+U cambia entre expandir

y contraer de la barra de fórmulas.

CTRL+R Cierra la ventana del libro seleccionado.

CTRL+X Corta las celdas seleccionadas.

CTRL+Y Repite el último comando o acción, si es

posible.

CTRL+Z Utiliza el comando Deshacer para invertir

el último comando o eliminar la última

entrada que escribió.

Page 2: Excel 2013 avanzado resumen

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MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

CINTA DE OPCIONES

¿CÓMO AGREGAR UNA FICHA PERSONALIZADA Y

UN GRUPO PERSONALIZADO?

1. En la Barra de herramientas Acceso Rápido, clic a la

flecha que indica Personalizar barra de herramientas

de acceso rápido.

2. Clic a Más comandos .

3. Clic a Personalizar cinta de opciones .

4. Clic en el botón Nueva Ficha.

5. Seleccione la nueva ficha creada y cámbiele el nombre

haciendo clic en el botón Cambiar nombre.

6. Seleccione el nuevo grupo creado y cámbiele el nombre

haciendo clic en el botón Cambiar nombre.

7. Para agregar los comandos, seleccione el nuevo grupo,

seleccione un comando y clic en Agregar, y así

sucesivamente. Aceptar.

Ejemplo: Crear una Ficha llamada

Personalizada que contenga tres grupos:

Grupo1, Grupo2 y Grupo3. A cada grupo

agregar tres comandos.

CREAR AUTOMÁTICAMENTE COPIAS

DE

SEGURIDAD

1. Menú Archivo, Guardar Como

2. Clic al botón Herramientas

3. Clic a Opciones Generales

4. Activar la opción Crear siempre una copia

de seguridad. Aceptar. Guardar.

Tecla Descripción

F1 Muestra el panel de tareas Ayuda de Microsoft

Office Excel.

CTRL+F1 muestra u oculta la cinta de opciones.

ALT+F1 crea un gráfico a partir de los datos del

rango actual.

ALT+MAYÚS+F1 inserta una hoja de cálculo

nueva.

F2 Modifica la celda activa y coloca el punto de

inserción al final del contenido de la celda.

También mueve el punto de inserción a la barra

de fórmulas cuando la edición en una celda está

convertirla en un icono.

F10 Activa o desactiva la información de los

métodos abreviado de teclado.

MAYÚS+F10 muestra el menú contextual de un

elemento seleccionado.

ALT+MAYÚS+F10 muestra el menú o mensaje

de una etiqueta inteligente. Si hay más de una

etiqueta inteligente, cambia a la siguiente y

muestra su menú o mensaje.

CTRL+F10 maximiza o restaura la ventana de

libro seleccionada.

F11 Crea un gráfico a partir de los datos del rango

actual.

MAYÚS+F11 inserta una hoja de cálculo

nueva.

ALT+F11 abre el Editor de Microsoft Visual

Basic, donde puede crear una macro utilizando

Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

Page 3: Excel 2013 avanzado resumen

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MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

Desactivada.

MAYÚS+F2 agrega o modifica un comentario

de celda.

CTRL+F2 muestra la ventana Vista preliminar.

F3 Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre.

MAYÚS+F3 muestra el cuadro de diálogo

Insertar función.

F4 Repite el último comando o acción, si es

posible.

CTRL+F4 cierra la ventana del libro

seleccionado.

F5 Muestra el cuadro de diálogo Ir a.

CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de la

ventana del libro seleccionado.

F6 Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de

opciones, el panel de tareas y los controles de

Zoom. En una hoja de cálculo que se ha

dividido (menú Ver, Administrar esta ventana,

Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana),

F6 incluye los paneles divididos cuando se

alterna entre los paneles y el área de la cinta de

opciones.

MAYÚS+F6 cambia entre la hoja de cálculo,

los controles de Zoom, el panel de tareas y la

cinta de opciones.

CTRL+F6 cambia a la ventana del libro

siguiente cuando hay más de una ventana del

libro abierta.

F7 Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para

revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa

o del rango seleccionado.

F8 Activa o desactiva el modo extendido. En el

modo extendido aparece Selección extendida en

la línea de estado y las teclas de dirección

extienden la selección.

ALT+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro

para crear, ejecutar, modificar o eliminar una

macro.

F9 Calcula todas las hojas de cálculo de todos los

libros abiertos.

MAYÚS+F9 calcula la hoja de cálculo activa.

CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de

cálculo de todos los libros abiertos,

independientemente de si han cambiado desde el

último cálculo.

CTRL+ALT+MAYÚS+F9 vuelve a comprobar

fórmulas dependientes y calcula todas las celdas

de todos los libros abiertos, incluidas las celdas

que no tienen marcado que sea necesario

calcularlas.

CTRL+F9 minimiza la ventana del libro hasta

Page 4: Excel 2013 avanzado resumen

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MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

FIJAR UNA DIRECCIÓN DE CELDA

Tecla de función F4.

Ejemplo: $A$5

NOMBRE DE RANGO

Es un nombre que hace referencia a una celda o a un rango

de celdas. Los nombres de rango están disponibles en

cualquier hoja de cálculo.

USO DE NOMBRES

Los nombres los podemos usar de diferentes maneras.

1. IR A

Podemos presionar F5 para desplazarnos a un rango de

nombre.

2. USAR NOMBRES EN LAS FÒRMULAS

Ejemplo: =Suma(Enero)

3. CREAR UNA CONSTANTE

Ejemplo: Dar a IVA el valor 15% .

¿CÓMO CREAR UN NOMBRE DE RANGO (Ctrl +

F3)?

1. Seleccionar celdas.

2. En cuadro de nombres , escribir el nombre del

rango. Enter.

MODIFICAR UN NOMBRE DE RANGO

1. Ficha Fórmulas , Grupo Nombres Definidos

2. Clic al botón Administrador de Nombres 3.

Seleccionar el nombre

4. Clic al botón Editar.

5. Editar nombre y/o rango. Aceptar.

¿CÓMO ELIMINAR UN NOMBRE DE RANGO?

1. Ficha Fórmulas , Grupo Nombres Definidos

2. Clic al botón Administrador de Nombres

3. Seleccionar el nombre 4. Clic al botón Eliminar

5. Aceptar. Cerrar.

ELIMINAR FILAS DUPLICADAS

Frecuentemente, cuando trabajamos con un gran volumen

de información o recopilamos datos desde varios orígenes

diferentes, aparecen en nuestro libro de trabajo filas

idénticas.

1. Clic en el rango o seleccionar rango.

2. Clic a la Ficha Datos .

3. Clic al botón Quitar Duplicados .

FUNCION MATEMATICA SUMAR.SI

Suma las celdas en el rango que coinciden con el

argumento criterio.

Sintaxis

SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

rango es el rango de celdas que se desea evaluar según

los criterios especificados. criterio es el criterio en forma

de número, expresión o texto, que determina las celdas que

se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden

expresarse como 32, "32" ">32" o "manzanas".

rango_suma son las celdas reales que se deben sumar si

las correspondientes celdas incluidas en el rango cumplen

los criterios. Si se omite el argumento rango_suma, las

celdas del rango se evaluarán según los criterios y se

sumarán si cumplen los criterios.

FUNCION MATEMATICA SUMAR.SI.CONJUNTO

Suma las celdas en el rango que coinciden con varios

criterios.

Sintaxis

SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1;

criterios1; [rango_criterios2; criterios2]; ...)

Argumentos: rango_suma Obligatorio. Una o más

celdas para sumar, incluidos números o nombres, rangos o

referencias de celda que contengan números. Se omiten los

valores en blanco o de texto.

rango_criterios1 Obligatorio. El primer rango en el que

se evalúan los criterios asociados.

criterios1 Obligatorio. Los criterios en forma de

número, expresión, referencia de celda o texto que

define qué celdas del argumento rango_criterios1 se

agregarán. Por ejemplo, los criterios se pueden

expresar como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32".

rango_criterios2; criterios2; … Opcional. Rangos

adicionales y sus criterios asociados. Se permiten

hasta 127 pares de rangos/criterios

Ejemplo:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(A1:A20; B1:B20; ">0";

C1:C20; "<10")

FUNCION ESTADISTICA CONTAR.SI

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco

y que cumplen los criterios especificados.

Sintaxis

CONTAR.SI (rango; criterio)

Page 5: Excel 2013 avanzado resumen

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MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

Rango es la celda o las celdas que se van a contar;

Criterio es el criterio en forma de número, expresión,

referencia a celda o texto, que determina las celdas que se

van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse

como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

FUNCION ESTADISTICA CONTAR.SI.CONJUNTO

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco

y que cumplen varios criterios.

Sintaxis

CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterio1;criterio1;

[rango_criterio2;criterio2]…)

rango_criterio1 Obligatorio. El primer rango en el que

se evalúan los criterios asociados.

criterio1 Obligatorio. Los criterios en forma de

número, expresión, referencia de celda o texto que

determinan las celdas que se van a contar. Por

ejemplo, los criterios se pueden expresar como 32,

">32", B4, "manzanas" o "32".

Rangeo_criterio2, criterio2, ... Opcional. Rangos

adicionales y criterios asociados. Se permiten hasta

127 pares de rango/criterio.

VÍNCULOS

Un vínculo es una referencia a una celda o a un rango en

el mismo libro o a otro libro.

Procedimiento:

1. Clic a la celda resultante.

2. Escribir = y hacer Clic a la celda a vincular.

FUNCIONES LOGICAS

• SI

• Y O

• NO

FUNCION SI

Devuelve un valor si la condición especificada es

VERDADERO y otro valor si dicho argumento es

FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en

valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica es cualquier valor o expresión que pueda

evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo,

A10=100.

Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el

argumento prueba_lógica es VERDADERO.

Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO.

FUNCION Y

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son

VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más

argumentos son FALSO.

Sintaxis

Y(valor_lógico1;valor_lógico2;...)

Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son de 1 a 255

condiciones que se desea comprobar y que pueden tener

el resultado de VERDADERO o FALSO.

FUNCION O

Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es

VERDADERO; devolverá FALSO si todos los

argumentos son FALSO.

Sintaxis

O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...) Valor_lógico1,

Valor_lógico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se

desea comprobar y que pueden tener el resultado de

VERDADERO o FALSO.

FUNCION NO

Invierte el valor lógico del argumento. Use NO cuando

desee asegurarse de que un valor no sea igual a otro valor

específico.

Sintaxis

NO(valor_lógico)

Valor_lógico es un valor o expresión que puede evaluarse

como VERDADERO o FALSO.

FUNCIONES DE BUSQUEDA

1. FUNCIÓN CONSULTAV

Busca un valor específico en la columna más a la izquierda

de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una

columna especificada en la tabla. La V de BUSCARV

significa Vertical.

Sintaxis:

BUSCARV(ValorBuscado; Matriz; IndicadorColumnas;

Ordenado)

ARGUMENTOS:

ValorBuscado es el valor (número o texto) que se busca

en la primera columna de la matriz.

Matriz es la tabla de información donde se buscan los

datos. Se sugiere utilizar un nombre de rango.

Page 6: Excel 2013 avanzado resumen

6

MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

IndicadorColumnas es el número de columna de Matriz

desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el

argumento IndicadorColumnas es igual a 1, la función

devuelve el valor de la primera columna del argumento

Matriz; Si el argumento

IndicadorColumnas es igual a 2, la función devuelve el

valor de la segunda columna del argumento Matriz y así

sucesivamente.

Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV

debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se

omite o es Verdadero, devolverá una coincidencia

aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna

coincidencia exacta, devolverá el valor más alto inferior a

ValorBuscado. Si es Falso, BUSCARV encontrará una

coincidencia exacta.

Observación

Si ValorBuscado es menor que el menor valor de la

primera columna de Matriz, BUSCARV devuelve el valor

#N/A.

2. FUNCION CONSULTAH

Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz

de valores y, a continuación, devuelve un valor en la

misma columna de una fila especificada en la tabla o

matriz. Use BUSCARH cuando los valores de

comparación se encuentren en una fila en la parte superior

de una tabla de datos y desee encontrar información que se

encuentre dentro de un número especificado de filas.

Sintaxis

BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_

filas; ordenado)

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila

de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una

referencia o una cadena de texto.

Matriz_buscar_en es una tabla de información en la que

se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el

nombre de un rango.

Indicador_filas es el número de fila en

matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor

coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la

primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2,

devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y

así sucesivamente.

Ordenado es un valor lógico que especifica si

BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o

aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá

una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra

ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor

mayor que sea inferior a valor_buscado. Si es FALSO,

BUSCARH encontrará una coincidencia exacta. Si no

encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A.

AUDITORÍA.

BUSCAR CELDAS QUE PROPORCIONAN DATOS

A UNA FORMULA (RASTREAR PRECEDENTES)

1. Seleccionar celda que contiene la fórmula

2. Ficha Fórmulas , Grupo Auditoría de

Fórmulas

3. Clic al botón Rastrear Precedentes

Nota: Para identificar el siguiente nivel, clic otra vez en

Rastrear Precedentes .

Para quitar las flechas, clic en el botón Quitar flechas.

BUSCAR CELDAS QUE DEPENDEN DEL VALOR

DE UNA CELDA ESPECÍFICA (RASTREAR

DEPENDIENTES)

1. Seleccionar celda

2. Ficha Fórmulas , Grupo Auditoría de

Fórmulas

3. Clic al botón Rastrear Dependientes

Nota: Para identificar el siguiente nivel, clic otra vez en

Rastrear Precedentes .

PROTECCION DE LIBROS Y HOJAS DE

CÁLCULO

¿CÓMO OCULTAR O MOSTRAR FÓRMULAS?

1. Seleccionar celdas con fórmulas

2. Ficha Inicio, Grupo Celdas.

3. Clic al botón Formato

4. Clic a Formato de Celdas…

5. Ficha Proteger

6. Activar Oculta. [Aceptar].

7. Ficha Inicio, Grupo Celdas.

8. Clic al botón Formato

9. Clic a Proteger Hoja…

Nota: Para mostrar fórmulas hacer pasos a la inversa.

PROTECCION DE LIBROS Y HOJAS DE

CÁLCULO

PROTEGER UNA HOJA

1. Clic derecho en la etiqueta de la hoja.

2. Clic a Proteger Hoja.

¿CÓMO DESPROTEGER UN RANGO DE

CELDAS?

1. Seleccionar celdas a desproteger.

2. Ficha Inicio, Grupo Celdas.

3. Clic al botón Formato 4. Clic a Bloquear Celda

5. Proteger hoja.

¿CÓMO PROTEGER DE CAMBIOS TODO UN

LIBRO?

1. Ficha Revisar, Grupo Cambios

2. Clic a Proteger Libro

Page 7: Excel 2013 avanzado resumen

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MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

3. Clic a Proteger estructura y ventanas.

¿CÓMO OCULTAR O MOSTRAR FÓRMULAS?

1. Seleccionar celdas con fórmulas

2. Ficha Inicio, Grupo Celdas.

3. Clic al botón Formato

4. Clic a Formato de Celdas…

5. Ficha Proteger

6. Activar Oculta. [Aceptar].

7. Proteger Hoja…

Nota: Para mostrar fórmulas hacer pasos a la inversa.

VALIDAR DATOS

La Validación de datos es una función de Excel que

permite establecer restricciones respecto a los datos que se

pueden o se deben escribir en una celda.

CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE EN UN

RANGO DE CELDAS

Para facilitar la entrada de datos, o para limitar las entradas

a determinados elementos que define el usuario, puede

crear una lista desplegable de entradas válidas.

¿CÓMO EVITAR LA ENTRADA DE DATOS NO

VÁLIDOS EN UNA HOJA DE CÁLCULO?

1. Seleccione una o más celdas para validar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de

datos, haga clic en Validación de datos .

3. Clic en la Ficha Configuración.

4. En Permitir, seleccionar una opción.

5. En Datos, seleccione el operador.

6. Escribir los valores o fórmulas. Aceptar.

7. Probar la validación de datos.

¿COMO CREAR UNA LISTA DESPLEGABLE?

1. Escriba las entradas en una fila o columna única sin

celdas en blanco y le asigna un nombre.

2. Seleccionar celdas donde desea crear la lista.

3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de

datos, haga clic en Validación de datos .

4. Clic en la Ficha Configuración.

5. En Permitir, Seleccionar Lista.

6. En Origen, escribir el signo = y el nombre. Por

ejemplo, escriba =Dptos. Aceptar.

Nota: Si la lista de validación está en otra hoja de cálculo

y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios

en ella, piense en ocultar y proteger dicha hoja de cálculo.

SEÑALAR CON UN CÍRCULO LOS DATOS NO

VÁLIDOS

1. Clic a la Ficha Datos.

2. Clic a la flecha del botón Validación de

datos.

3. Clic a Rodear con círculo datos no

válidos . Nota: Para ocultar los círculos rojos, haga

clic en la flecha del botón Validación de datos y clic

en Borrar círculos de validación.

FORMATO CONDICIONAL

Formato que Excel aplica automáticamente a un rango de

celdas que cumplen una condición dada. Utilice un

formato condicional que le ayude a explorar y analizar

datos visualmente, a detectar problemas importantes y a

identificar modelos y tendencias.

VENTAJAS DEL FORMATO CONDICIONAL

Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan

preguntas como:

¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este

mes?

¿De qué productos han aumentado los ingresos más del

10% de año en año?

¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y

cuáles los de peores resultados en la clase de 4º de

secundaria?

¿CÓMO CREAR UN FORMATO

CONDICIONAL?

1. Seleccionar celdas.

2. Ficha Inicio, Grupo Estilos .

3. Clic al botón Formato Condicional.

4. Seleccionar una opción.

BORRAR FORMATOS CONDICIONALES

I. RANGO DE CELDAS

1. Seleccionar celdas.

2. Ficha Inicio, Grupo Estilos .

3. Clic al botón Formato Condicional.

4. Seleccionar Borrar reglas.

5. Clic a una opción.

II. HOJA DE CÁLCULO

1. Ficha Inicio, Grupo Estilos .

2. Clic al botón Formato Condicional.

3. Seleccionar Borrar reglas.

4. Clic a Borrar reglas de toda la hoja.

HIPERVÍNCULOS

Un hipervínculo es un vínculo de un documento que

abre otra página al hacer clic en ello. El hipervínculo

puede ser un texto o imagen. Cuando ubica el puntero

Page 8: Excel 2013 avanzado resumen

8

MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

sobre el texto o la imagen, éste se convierte en una

manito.

¿CÓMO SE UTILIZAN LOS HIPERVÍNCULOS?

• Desplazarse en la página

• Desplazarse en el mismo archivo

• Desplazarse a un archivo o a una página Web

• Enviar un mensaje de correo electrónico

¿CÓMO CREAR UN HIPERVÍNCULO EN EL

MISMO ARCHIVO?

1. Clic con botón secundario del Ratón en el

texto o imagen que será hipervínculo.

2. Clic a Hipervínculo

3. En Vincular a, clic a Lugar de este

documento

4. Seleccionar hoja. Aceptar.

¿CÓMO CREAR UN HIPERVÍNCULO HACIA

OTRO ARCHIVO?

1. Clic con botón secundario del Ratón en el texto

o imagen que será hipervínculo.

2. Clic a Hipervínculo

3. En Vincular a, clic a Archivo o página Web

existente

4. Seleccionar archivo. Aceptar.

¿CÓMO CREAR UN HIPERVÍNCULO HACIA UNA

PÁGINA WEB?

1. Clic con botón secundario del Ratón en el texto

o imagen que será hipervínculo.

2. Clic a Hipervínculo

3. En Vincular a, clic a Archivo o página Web

existente

4. En Dirección, escribir la dirección del sitio

Web. Aceptar.

FILTRAR DATOS

Filtrar datos utilizando Filtro es una manera fácil y rápida

de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas

o de una columna de tabla y trabajar en él.

Procedimiento:

1. Clic a cualquier celda de la tabla.

2. Ficha Datos, Grupo Ordenar y filtrar.

3. Clic al botón Filtro.

Nota: Para desactivar Filtro, hacer el mismo

procedimiento.

FILTRO AVANZADO

Usamos filtro avanzado para poder extraer, sea en una

misma hoja o en otra, ciertos registros de una Base de

datos que cumplen determinadas condiciones.

1. En la misma hoja o en otra hoja escribir el

criterio. El rango de criterios debe contener en su

primera fila, los nombres de los campos

(columnas) y en las siguientes filas contener los

valores o criterios del filtrado.

2. Ficha Datos, Grupo Ordenar y filtrar

3. Clic a Avanzadas.

Nota:

En Excel 2003, si desea extraer lo filtrado hacia otra hoja,

debe asignar un nombre de rango a la tabla. En Excel

2007 no es necesario que el rango tenga nombre, pero sí

es necesario ejecutar el procedimiento en la hoja donde

desea el resultado.

SUBTOTALES AUTOMÁTICOS

Excel puede calcular automáticamente valores de

subtotales y de totales generales en una lista.

¿CÓMO INS ERTAR SUBTOTALES

INDIVIDUALES?

1. Ordenar la columna cuyos subtotales desea

calcular, ascendente o descendente.

2. Clic a la tabla.

3. Ficha Datos, Grupo Esquema.

4. Clic al botón Subtotal.

5. Seleccionar opciones. Aceptar.

¿CÓMO QUITAR LOS SUBTOTALES?

1. Clic a cualquier celda de la tabla 2.

Ficha Datos, Grupo Esquema.

3. Clic al botón Subtotal.

4. Clic al botón Quitar todos .

¿CÓMO INSERTAR SUBTOTALES ANIDADOS?

1. Clic a cualquier celda de la tabla.

2. Ordenar (Ficha Datos, Grupo Ordenar y filtrar)

la lista por varias columnas, ordenando primero

por la columna de subtotales exteriores, después

por la siguiente columna interior de los subtotales

anidados, etc.

3. Insertar los subtotales exteriores (Ficha Datos ,

Grupo Esquema)

4. Insertar subtotales anidados (Ficha Datos , Grupo

Esquema), Desactivar la opción Reemplazar

subtotales actuales . Aceptar.

PLANTILLAS

Una plantilla es un libro que tiene un formato predefinido.

Page 9: Excel 2013 avanzado resumen

9

MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

¿CÓMO ABRIR UNA PLANTILLA?

1. Menú Archivo, Nuevo

2. Clic a Plantillas de ejemplo.

TABLAS DINÁMICAS

Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de

resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Utilice

un informe de tabla dinámica para analizar datos

numéricos en profundidad y para responder preguntas no

anticipadas sobre los datos. Un informe de tabla dinámica

está especialmente diseñado para:

• Consultar grandes cantidades de datos de muchas

maneras diferentes y cómodas para el usuario.

• Calcular el subtotal y agregar datos numéricos,

resumir datos por categorías y subcategorías, y crear

cálculos y fórmulas personalizados.

• Expandir y contraer niveles de datos para destacar los

resultados y desplazarse hacia abajo para ver los

detalles de los datos de resumen de las áreas de

interés.

• Desplazar filas a columnas y columnas a filas para ver

resúmenes diferentes de los datos de origen.

• Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a

los subconjuntos de datos más útiles e interesantes

para poder centrarse en la información que le interesa.

• Presentar informes electrónicos o

impresos concisos, atractivos y con comentarios.

¿CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA?

1. Clic a cualquier celda de la tabla.

2. Ficha Insertar, Grupo Tablas

3. Clic al botón Tabla dinámica

¿CÓMO CREAR UN GRÁFICO DINÁMICO A

PARTIR DE UNA TABLA DINÁMICA?

1. Clic a la tabla dinámica.

2. Clic a Herramientas de Tabla dinámica. Ficha

Opciones , Grupo Herramientas.

3. Clic al botón Gráfico Dinámico.

¿CÓMO CAMBIAR EL FORMATO DE LA TABLA

DINÁMICA?

1. Clic a la tabla dinámica.

2. Clic a Herramientas de Tabla dinámica. Ficha

Diseño, Grupo Estilos de tabla dinámica.

3. Clic a un estilo.

¿CÓMO SE ACTUALIZA UN INFORME DE

TABLA DINÁMICA?

1. Clic a cualquier celda de la tabla dinámica.

2. Clic a Herramientas de Tabla dinámica. Ficha

Opciones , Grupo Datos.

3. Clic al botón Actualizar.

CONSOLIDAR DATOS

Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo

independientes, puede consolidar datos de cada una de

estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas

pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo

maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se

hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil

actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o

específica.

PROCEDIMIENTO:

1. Configure los datos que se van a consolidar en

cada una de las hojas de cálculo independientes.

Configurar los datos

Asegúrese de que cada rango de datos está

en formato de lista: cada columna tiene un

rótulo en la primera fila, contiene hechos

similares y no tiene filas o columnas en

blanco.

Coloque cada rango en una hoja de cálculo

diferente. No ponga ningún rango en la hoja

de cálculo donde vaya a colocar la

consolidación.

Asegúrese de que cada rango tiene el mismo

diseño.

2. Asigne un nombre a cada rango.

3. Haga clic en la celda superior izquierda del área

donde desee que aparezcan los datos

consolidados en la hoja de cálculo maestra.

Nota Asegúrese de dejar suficientes celdas a la derecha

y por debajo de esta celda para los datos de consolidación.

El comando Consolidar rellena el área según proceda.

4. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de

datos, haga clic en Consolidar.

5. En el cuadro Función, haga clic en la función de

resumen que desea que utilice Microsoft Office

Excel para consolidar los datos.

6. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro,

haga clic en Examinar para buscar el archivo y,

a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar

el cuadro de diálogo Examinar. La ruta de

acceso del archivo se escribe en el cuadro

Referencia seguido de un signo de exclamación.

7. Escriba el nombre que le asignó al rango y, a

continuación, haga clic en Agregar. Repita este

paso para cada rango.

8. Decida cómo desea actualizar la consolidación.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para configurar la consolidación de

manera que se actualice

Page 10: Excel 2013 avanzado resumen

10

MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

automáticamente cuando cambien los

datos de origen, active la casilla de

verificación Crear vínculos con los

datos de origen.

Importante Solamente puede activar esta casilla de

verificación si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro.

Cuando active esta casilla de verificación ya no podrá

cambiar las celdas y los rangos que se incluyen en la

consolidación.

Para configurar la consolidación de

modo que puede actualizarla

manualmente cambiando las celdas y los

rangos incluidos, desactive la casilla de

verificación Crear vínculos con los

datos de origen.

9. Deje en blanco las casillas de Usar rótulos en.

Excel no copia los rótulos de fila o columna de

los rangos de origen a la consolidación. Si desea

rótulos para los datos consolidados, cópielos de

uno de los rangos de origen o introdúzcalos

manualmente.

ESQUEMATIZAR UNA HOJA DE TRABAJO

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir,

puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para

cada grupo. Cada nivel interno, representado por un

número superior de símbolos de esquema (símbolos de

esquema: símbolos que se utilizan para cambiar la vista

de una hoja de cálculo esquematizada. Se pueden mostrar

u ocultar los datos detallados presionando en el signo más,

en el signo menos y en los números 1, 2, 3 o 4 que indican

el nivel de esquema.) muestra datos de detalle para el nivel

externo anterior, representado por un número inferior de

los símbolos de esquema. Utilice un esquema para mostrar

filas o columnas de resumen, o para revelar los datos de

detalle para cada grupo. Puede crear un esquema de filas ,

un esquema de columnas o un esquema de filas y

columnas.

¿CÓMO CREAR UN ESQUEMA

PERSONALIZADO?

1. Seleccionar columnas o filas a ocultar. 2.

Ficha Datos, Grupo Esquema

3. Clic al botón Agrupar.

¿CÓMO BORRAR UN ESQUEMA?

1. Clic al esquema.

2. Ficha Datos, Grupo Esquema

3. Clic al botón Desagrupar.

4. Clic a Borrar Esquema.

MACROS

Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza

reiteradamente, puede grabar una macro para

automatizarlas. Una macro es una acción o un conjunto de

acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee.

Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y

las pulsaciones de las teclas. Después de crear una macro,

puede modificarla para realizar cambios menores en su

funcionamiento.

¿CÓMO CREAR UNA MACRO?

Forma #1.

1. Ficha Vista, Grupo Macros .

2. Clic a Grabar Macro.

3. Escribir nombre de la macro 4. En Guardar

macro en, seleccionar Este libro.

5. Escribir descripción (opcional). Aceptar.

6. Ejecutar comandos

7. En la Barra de Estado, Clic a Detener

grabación.

¿CÓMO EJECUTAR UNA MACRO?

1. Abrir el libro que contiene la macro.

2. Ficha Vista, Grupo Macros .

3. Clic a Ver Macros.

4. Seleccionar nombre

5. Clic a ejecutar.

¿CÓMO ELIMINAR UNA MACRO?

1. Abrir el libro que contiene la macro.

2. Ficha Vista, Grupo Macros .

3. Clic a Ver Macros.

4. Seleccionar nombre

5. Clic a Eliminar.

¿CÓMO EJECUTAR UNA MACRO DESDE UN

CONTROL GRÁFICO?

1. Insertar Autoforma o imagen.

2. Clic con botón derecho del Ratón en el control

gráfico.

3. Clic a asignar macro.

4. Seleccionar nombre. Aceptar.

EJECUTAR UNA MACRO PRESIONANDO UNA

COMBINACIÓN DE TECLAS DE MÉTODO

ABREVIADO CON CTRL

1. Abrir el libro que contiene la macro.

2. Ficha Vista, Grupo Macros .

3. Clic a Ver Macros.

4. Seleccionar nombre.

5. Clic al botón Opciones.

EJECUTAR UNA MACRO HACIENDO CLIC EN

Page 11: Excel 2013 avanzado resumen

11

MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

UN BOTÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS

DE ACCESO RÁPIDO

1. Clic a la flecha en la barra de herramientas

Acceso rápido.

2. Clic a Más comandos

3. Seleccionar el comando Ver Macros

4. Clic a Agregar. Cerrar.

LISTAS PERSONALIZADAS

Para facilitar la especificación de una secuencia

determinada de datos (como una lista de nombres o zonas

de venta), puede crear una serie de relleno personalizada.

Ejemplo:

Lun, Mar,…..

Ene, Feb, Mar,...

¿CÓMO CREAR UNA LISTA PERSONALIZADA?

1. Escribir lista en la hoja.

2. Seleccionar lista.

3. Menú Archivo, Opciones

4. Clic a la ficha Avanzadas

5. En la sección General, clic al botón Modificar

listas personalizadas…

6. Clic al botón Importar. Aceptar.

¿CÓMO ELIMINAR UNA LISTA

PERSONALIZADA?

1. Menú Archivo, Opciones

2. Clic a la ficha Avanzadas

3. En la sección General, clic al botón Modificar

listas personalizadas…

4. Clic a la lista.

5. Clic al botón Eliminar. Aceptar.

ANÁLISIS DE DATOS

1. OBTENER EL RESULTADO DES EADO

AJUSTANDO UN VALOR UTILIZANDO

BUSCAR OBJETIVO Si conoce el resultado que desea de una fórmula, pero no

del valor de entrada que necesita la fórmula para obtener

dicho resultado, puede utilizar la función Buscar objetivo.

1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de

datos, haga clic en Análisis Y si y, después, en

Buscar objetivo.

2. En el cuadro Definir la celda, escriba la

referencia de la celda que contenga la fórmula

que desee resolver.

3. En el cuadro Con el valor, especifique el

resultado que desee.

4. En el cuadro Cambiando la celda, indique la

referencia de la celda que contenga el valor que

desee ajustar.

2. ESCENARIOS

Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft

Office Excel guarda y puede sustituir automáticamente en

la hoja de cálculo.

¿CÓMO CREAR UN ESCENARIO?

1. Clic a Ficha Datos , Grupo Herramientas de

datos.

2. Clic al botón Análisis Y si.

3. Clic a Administrador de escenarios.

4. Clic al botón Agregar

5. Escribir nombre del escenario

6. Seleccionar celdas cambiantes. Aceptar.

7. Introduzca los valores. Aceptar.

¿CÓMO MOSTRAR UN ESCENARIO?

1. Clic a Ficha Datos, Grupo Herramientas de

datos.

2. Clic al botón Análisis Y si.

3. Clic a Administrador de escenarios.

4. Seleccionar el nombre.

5. Clic al botón Mostrar. Cerrar.

¿CÓMO CREAR UN INFORME DE RESUMEN DE

ESCENARIO?

1. Clic a Ficha Datos, Grupo Herramientas de

datos.

2. Clic al botón Análisis Y si.

3. Clic a Administrador de escenarios.

4. Clic al botón Resumen.

¿CÓMO ELIMINAR UN ESCENARIO?

1. Clic a Ficha Datos, Grupo Herramientas de

datos.

2. Clic al botón Análisis Y si.

3. Clic a Administrador de escenarios.

4. Clic al botón Eliminar. Cerrar.

CALCULAR VARIOS RESULTADOS MEDIANTE

UNA TABLA DE DATOS

Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra

cómo el cambio de una o dos variables en las fórmulas

afectará a los resultados de las mismas. Las tablas de datos

constituyen un método rápido para calcular varios

resultados en una operación y una forma de ver y comparar

los resultados de todas las variaciones diferentes en la hoja

de cálculo.

Page 12: Excel 2013 avanzado resumen

12

MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

INFORMACIÓN GENERAL

Las tablas de datos forman parte de un conjunto de

comandos que se denominan herramientas de análisis de

hipótesis. Cuando se usan tablas de datos, se realizan

análisis de hipótesis.

El análisis de hipótesis es el proceso de cambiar los valores

de las celdas para ver cómo los cambios afectarán al

resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo,

puede usar una tabla de datos para variar el tipo de interés

y el plazo que se utilizan en un préstamo para determinar

posibles importes de pago mensual.

CONCEPTOS BÁSICOS DE LAS TABLAS DE

DATOS

Puede crear tablas de datos de una o dos variables,

dependiendo del número de variables y fórmulas que desee

probar.

Tablas de datos de una variable Use una tabla de datos

de una variable si desea ver cómo diferentes valores de una

variable en una o más fórmulas cambiarán los resultados

de esas fórmulas. Por ejemplo, puede usar una tabla de

datos de una variable para ver cómo diferentes tipos de

interés afectan al pago mensual de una hipoteca mediante

la función PAGO. Escribe los valores de variables en una

columna o fila y los resultados aparecen en la columna o

fila adyacente.

CREAR UNA TABLA DE DATOS DE UNA

VARIABLE

Una tabla de datos de una variable tiene valores de entrada

que se enumeran en una columna (orientado a columnas)

o en una fila (orientado a filas). Las fórmulas que se usan

en una tabla de datos de una variable deben hacer

referencia a solo una celda de entrada .

1. Escriba la lista de valores que desea sustituir en la

celda de entrada en una columna o en una fila. Deje

unas cuantas filas y columnas vacías en cualquiera de

los lados de los valores.

2. Siga uno de estos pasos:

• Si la tabla de datos está orientada a columnas (los

valores de variables se encuentran en una columna),

escriba la fórmula en la celda situada una fila más

arriba y una celda a la derecha de la columna de

valores.

• Si la tabla de datos está orientada a filas (los valores

de las variables se encuentran en una fila), escriba la

fórmula en la celda situada una columna a la

izquierda del primer valor y una celda más abajo de

la fila de valores.

3. Seleccione el rango de celdas que contiene las fórmulas

y los valores que desea sustituir. Según la primera

ilustración en la sección anterior Información general,

este rango es C2:D5.

3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos,

haga clic en Análisis Y Si y, a continuación, en Tabla

de datos .

4. Siga uno de estos pasos:

• Si la tabla de datos está orientada a columnas, escriba

la referencia de celda para la celda de entrada en el

cuadro Celda de entrada (columna).

• Si la tabla de datos está orientada por filas, escriba la

referencia de celda de la celda de entrada en el cuadro

Celda de entrada (fila).

CREAR UNA TABLA DE DATOS DE DOS

VARIABLES

Una tabla de datos de dos variables usa una fórmula que

contiene dos listas de valores de entrada. La fórmula debe

hacer referencia a dos celdas de entrada diferentes.

1. En una celda de la hoja de cálculo, escriba la fórmula

que hace referencia a las dos celdas de entrada.

2. Escriba una lista de valores de entrada en la misma

columna, debajo de la fórmula.

3. Introduzca la segunda lista en la misma fila que la

fórmula, a su derecha.

4. Seleccione el rango de celdas que contiene la fórmula,

tanto la fila como la columna de valores y las celdas en

las que desea los valores calculados.

5. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos ,

haga clic en Análisis de hipótesis y, a continuación, en

Tabla de datos .

6. En el cuadro Celda de entrada (fila), introduzca la

referencia a la celda de entrada para los valores de

entrada en la fila.

7. En el cuadro Celda de entrada (columna), introduzca

la referencia a la celda de entrada para los valores de

entrada en la columna.

8. Haga clic en Aceptar.

FUNCIONES DE TEXTO

1. NOMPROPIO(TEXTO)

Convierte la primera letra de cada palabra en mayúsculas

y el resto en minúsculas. Ej: Si A1= denis fernández

=Nompropio(A1) da como resultado Denis

Page 13: Excel 2013 avanzado resumen

13

MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

Fernández

2. MINUSC(TEXTO)

Convierte todas las letras de un texto a minúsculas.

Ej: Si A1= Dep. 2B =Minusc(A1) da como

resultado dep. 2b

3. MAYUS C(TEXTO)

Convierte todas las letras de un texto a mayúsculas.

Ej: Si A1= Dep. 2b

=Mayusc(A1) da como resultado DEP. 2B

4. ESPACIOS(TEXTO)

Elimina los espacios iniciales y finales de un texto, excepto

el espacio individual entre palabras.

Ej: Si A1 = “ Ganancias primer trimestre “

=Espacios(A1) da como resultado “Ganancias

primer trimestre”

5. LARGO(TEXTO)

Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

Ej: A1 = Cascada de la Estanzuela =Largo(A1)

da como resultado 24

6. CONCATENAR(TEXTO1, TEXTO2,…)

Une varios elementos de texto en uno solo.

Ej: Si A1=Denis y A2=García

=Concatenar(A1,” “,A2) da como resultado

Denis García

7. IGUAL(TEXTO1, TEXTO2)

Compara dos cadenas de texto y

devuelve VERDADERO si son exactamente iguales y

FALSO si no lo son. IGUAL diferencia mayúsculas y

minúsculas, pero pasa por alto las diferencias de formato.

8. IZQUIERDA(TEXTO,

NÚM_DE_CARACTERES)

Devuelve el número especificado de caracteres del

principio de una cadena de texto. Ej: Si A1=10252 Galletas

Ritz C$1.00

=Izquierda(A1, 5) da como resultado 10252

9. DERECHA(TEXTO, NÚM_DE_CARACTERES)

Devuelve el número especificado de caracteres del final de

una cadena de texto.

Ej: Si A1=10252 Galletas Ritz C$1.00

=Derecha(A1, 6) da como resultado C$1.00 10.

DISTRIBUIR EL CONTENIDO DE UNA

CELDA EN COLUMNAS ADYACENTES

Puede dividir el contenido de una o más celdas en una

columna y distribuir ese contenido como partes

individuales en otras celdas de columnas adyacentes. Por

ejemplo, la hoja de cálculo contiene una columna de

nombres y apellidos que desea dividir en dos columnas,

una de nombres y otra de apellidos.

Procedimiento:

1. Seleccionar rango.

2. Ficha Datos, Grupo Herramientas de datos.

3. Clic al botón Texto en columnas.

4. Continuar con el asistente.

11. FUNCIÓN REPETIR

Repite el texto un número determinado de veces.

Sintaxis

REPETIR(texto; núm_de_veces)

La sintaxis de la función REPETIR tiene los siguientes

argumentos:

Texto. El texto que se desea repetir.

Núm_de_veces . Un número positivo que

especifica el número de veces que debe repetirse

el texto.

Ejemplo: Crear una mini gráfica con Repetir Tenemos

una tabla de encuesta sobre que Windows utilizan las

diversas personas.

=REPETIR(“█”, B3*100) Alt + 219 = █

FUNCIÓN DE BASE DE DATOS BDEXTRAER

Extrae un único valor de una columna de una lista o una

base de datos que cumpla las condiciones especificadas.

SINTAXIS

BDEXTRAER(base_de_datos; nombre_de_campo;

criterios)

ARGUMENTOS

Base_de_datos Obligatorio. El rango de celdas que

compone la lista o base de datos. Una base de datos es

una lista de datos relacionados en la que las filas de

información son registros y las columnas de datos,

campos. La primera fila de la lista contiene los rótulos

de cada columna.

Nombre_de_campo Obligatorio. Indica qué columna

se usa en la función. Escriba el rótulo de la columna

Page 14: Excel 2013 avanzado resumen

14

MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

entre comillas, como por ejemplo "Edad" o

"Rendimiento", o un número (sin las comillas) que

represente la posición de la columna en la lista: 1 para

la primera columna, 2 para la segunda y así

sucesivamente.

Criterios Obligatorio. El rango de celdas que contiene

las condiciones especificadas. Puede usar cualquier

rango en el argumento Criterios mientras éste incluya

por lo menos un rótulo de columna y al menos una

celda debajo del rótulo de columna en la que se pueda

especificar una condición de columna.

MINIGRÁFICOS

Un minigráfico, novedad en Microsoft Excel 2010, es un

pequeño gráfico en una celda de una hoja de cálculo que

ofrece una representación visual de los datos. Use

minigráficos para mostrar tendencias en una serie de

valores, como aumentos o reducciones periódicos, ciclos

económicos o para resaltar valores mínimos y máximos .

Coloque un minigráfico cerca de sus datos para lograr un

mayor impacto. A diferencia de los gráficos en una hoja de

cálculo de Excel, los minigráficos no son objetos, un

minigráfico en realidad es un pequeño gráfico en el fondo

de una celda.

CREAR UN MINIGRAFICO

1. Seleccionar una celda vacía o un grupo de celdas

vacías en las que desee insertar uno o más

minigráficos.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Minigráficos ,

haga clic en el tipo de minigráfico que desea

crear: Línea, Columna o Pérdida y ganancia.

3. En el cuadro Rango de datos , escriba el rango de

celdas que contienen los datos en los cuales desea

basar los minigráficos.

Cuando se seleccionan uno o más minigráficos en la hoja

de cálculo, aparecen las Herramientas de minigráficos, que

muestran la pestaña Diseño. En la pestaña Diseño, puede

elegir uno o más comandos entre los siguientes grupos:

Minigráfico, Tipo, Mostrar, Estilo y Grupo. Use estos

comandos para crear un minigráfico nuevo, cambiar el

tipo, darle formato, mostrar u ocultar puntos de datos en

un minigráfico de línea o dar formato al eje vertical en un

grupo de minigráficos.

CONTROLAR QUÉ PUNTOS DE VALOR SE

MUESTRAN

Puede resaltar marcadores de datos individuales (valores)

en un minigráfico de línea haciendo que algunos o todos

los marcadores queden visibles.

1. Seleccione el minigráfico o los minigráficos a los

que desea aplicar formato.

2. En Herramientas para minigráfico, haga clic en

la pestaña Diseño.

3. En el grupo Mostrar, active la casilla de

verificación Marcadores para mostrar todos los

marcadores de datos.

4. En el grupo Mostrar, active la casilla de

verificación Puntos negativos para mostrar los

valores negativos.

5. En el grupo Mostrar, active las casillas de

verificación Punto alto o Punto bajo para

mostrar los valores más altos o más bajos.

6. En el grupo Mostrar, active las casillas de

verificación Primer punto o Último punto para

mostrar los primeros o los últimos valores.

FUNCIONES FINANCIERAS

CALCULAR EL IMPORTE DE UN

PAGO MENSUAL

Supongamos que va a comprar una casa y desea calcular

lo que debe pagar mensualmente por una hipoteca de C$

180,000 a 30 años y a una tasa de interés anual de un 6%.

En este ejemplo, utilizará la función PAGO, que calcula

los pagos de un préstamo mediante importes de pago

periódicos e idénticos y una tasa de interés fija. Para ello,

escriba: =PAGO(6% /12,30*12,180000)

La tasa de interés anual de un 6% se divide entre 12, ya

que está calculando los pagos mensuales y, por tanto, se

necesita una tasa de interés mensual.

El número de pagos a lo largo del período de 30 años de

la hipoteca se multiplica por 12, ya que realizará 12 pagos

mensuales todos los años.

El valor actual es el importe inicial del préstamo de

hipoteca antes de intereses. (Este valor se especifica sin

separador de miles: 180000 en vez de 180.000.)

El resultado es la suma de lo que se debe pagar y, por tanto,

es un número negativo, que en este ejemplo se indica con

color rojo y entre paréntesis.

CALCULAR EL PERÍODO NECESARIO PARA

LIQUIDAR UN PRÉSTAMO PERSONAL

Supongamos que tiene un préstamo personal de C$2,500 y

que ha acordado pagar C$ 150 mensuales a una tasa de

interés anual de un 5%. ¿Cuánto tiempo tardaría en

liquidar el préstamo? Puede calcularlo con la función

NPER, que calcula el número de pagos con importes de

pago periódicos e idénticos, y una tasa de interés fija. Para

ello, escriba: =NPER(5% /12,-150,2500) La tasa de

interés de un 5% anual se divide entre 12 para calcular la

tasa mensual.

El importe de pago mensual es -150. (El signo menos hace

que este importe se calcule como un pago.) El valor actual

es el importe inicial del préstamo antes de intereses (2500).

Podría liquidar el préstamo en 17 meses y algunos días.

Page 15: Excel 2013 avanzado resumen

15

MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

El número exacto es 17,3096.

CALCULAR LO QUE PUEDE AHORRAR

MENSUALMENTE SI NO DISPONE DE UN

SALDO INICIAL

Supongamos que necesita ahorrar US$ 60,000 en 18 años

para que su hijo vaya a la universidad y que ha empezado

con un saldo de cero. Podría utilizar la función PAGO para

calcular el importe mensual que debería ahorrar para

conseguir un ahorro de US$ 60.000. En la lección anterior,

hemos utilizado la función PAGO para calcular el pago

mensual con el fin de reducir el valor de una hipoteca de

un valor actual de 180,000 a un valor futuro igual a cero

en 30 años. Ahora, utilizaremos la función PAGO para

calcular el ahorro mensual de modo que la cuenta bancaria

con un valor actual de cero pase a un valor futuro de

60.000. La tasa de interés anual es de un 6%. Para ello,

escriba =PAGO(6% /12,18*12,0,60000) La tasa de

interés de un 6% anual se divide entre 12 como antes.

El número de pagos a lo largo del período de 18 años se

multiplica por 12, ya que realizará 12 pagos mensuales

todos los años.

El valor actual es el importe inicial, número que cambiará

gradualmente con los pagos. En este caso, el valor inicial

es cero (0).

El valor futuro es el importe objetivo que desea alcanzar,

en este caso se trata del valor total de ahorro (60000).

Debería ahorrar (154,90) mensualmente para disponer de

60.000 en 18 años.

CALCULAR CÓMO EL PAGO INICIAL

DETERMINA LOS PAGOS DE AHORRO

MENSUALES

Supongamos que sigue necesitando ahorrar 60.000 para la

educación universitaria de su hijo pero que ha recibido

una herencia y que parte de ese dinero lo puede destinar a

la cuenta de ahorro. Esto significaría que podría efectuar

pagos mensuales inferiores y seguir logrando su objetivo.

¿Qué depósito inicial debería realizar inicialmente para

que los pagos mensuales fuesen de 100? Podría utilizar la

función VA para calcular qué depósito inicial le daría un

valor futuro de 60.000 en 18 años si ahorra

mensualmente 100 a una tasa de interés anual de un 6%.

Para ello, escriba

=VA(6% /12,18*12,-100,60000)

La tasa de interés anual de un 6% se divide entre 12

porque el cálculo se realiza mensualmente. El número

de pagos mensuales es 18*12 para 18 años. El pago es

el importe que pagará cada mes (-100). (El signo menos

hace que la función calcule este valor como un pago.)

El valor futuro es el importe objetivo de ahorro que desea

obtener (60000).

Deberá realizar un depósito inicial de (7.240,85).

CALCULAR EL IMPORTE DE UN PAGO A

CUENTA

Supongamos que quiere comprar un automóvil de US$

19,000 a una tasa de interés anual de un 2,9% y terminar

de pagarlo en 3 años. No desea pagar más de US$ 350

mensuales y, por tanto, desea calcular el importe del pago

a cuenta para mantener los pagos en ese nivel.

La función VA permite realizar este cálculo. En este

ejemplo, el resultado de la función VA es el importe del

préstamo, que a continuación se resta del precio de compra

para calcular el importe del pago a cuenta. Debe escribir

=19000-VA(2,9% /12,3*12,-350) La tasa de interés de un

2,9% anual se divide entre 12, porque el cálculo se realiza

en términos mensuales. El número de pagos realizados

mensualmente es de 3*12, ya que desea liquidar el pago en

un período de 3 años.

El pago de todos los meses es -350. (El signo menos hace

que la función calcule este importe como un pago.) Una

parte de la fórmula, VA(2,9%/12,3*12,-350) calcula su

capacidad de endeudamiento según sus condiciones: US$

12.053,52. A continuación, Excel resta ese importe de

19,000 y obtiene US$ 6.946,48, el importe del pago a

cuenta. Este resultado no se muestra como un número

negativo, ya que es el valor residual que se obtiene después

de restar el total de pagos mensuales del precio de compra

total. No obstante, sigue siendo un importe que debe pagar

si quiere que le entreguen el automóvil.

CALCULAR LO QUE PUEDE AHORRAR

Supongamos que está ahorrando para unas vacaciones.

Quiere saber qué cantidad tendrá en 10 meses, si ya cuenta

con US$ 500 en la cuenta y deposita US$ 200 al mes con

una tasa de interés anual de un 6%.

Ha llegado el momento de conocer la función VF, que

calcula el valor futuro de una inversión para la que se

realizan pagos idénticos con una tasa de interés fija. Para

ello, escriba =VF(6% /12,10,-200,-500) La tasa de interés

anual de un 6% se divide entre 12 para obtener una tasa

mensual.

El número de pagos es 10 porque desea obtener el

resultado en un plazo de 10 meses.

El importe de pago es el depósito mensual (-200). (El

signo menos hace que la función calcule este importe

como un pago.)

El valor actual es el importe que ya tiene en la cuenta

(500). (El signo menos hace que este importe se calcule

también como un pago.)

Transcurridos los 10 meses, habrá ahorrado US$

2.571,18, suficiente para disfrutar de unas vacaciones.

SOLVER

Page 16: Excel 2013 avanzado resumen

16

MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

Solver forma parte de una serie de comandos a veces

denominados herramientas de análisis Y si (análisis de

hipótesis: proceso de cambio de los valores de celdas para

ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de

la hoja de cálculo. Por ejemplo, variar la tasa de interés que

se utiliza en una tabla de amortización para determinar el

importe de los pagos.). Con Solver, puede encontrar un

valor óptimo (mínimo o máximo) para una fórmula en una

celda, denominada la celda objetivo, sujeta a restricciones

o limitaciones en los valores de otras celdas de fórmula en

una hoja de cálculo. Solver trabaja con un grupo de celdas

llamadas celdas de variables de decisión, o simplemente

celdas de variables, que participan en el cómputo de

fórmulas en las celdas objetivo y de restricción. Solver

ajusta los valores en las celdas de variables de decisión

para cumplir con los límites en las celdas de restricción y

producir el resultado deseado para la celda objetivo.

Definir y solucionar un problema

1. En el grupo Análisis de la ficha Datos , haga clic en

Solver.

Si el comando Solver o el grupo Análisis no está

disponible, deberá cargar el programa de complemento

Solver.

Cómo cargar el programa de complemento

Solver

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones

y, a continuación, haga clic en la categoría

Complementos .

2. En el cuadro Administrar, haga clic en

Complementos de Excel y, a continuación, en

Ir a.

3. En el cuadro Complementos disponibles , active

la casilla de verificación Complemento Solver y,

a continuación, haga clic en Aceptar.

2. En el cuadro Establecer objetivo, escriba una

referencia de celda o un nombre para la celda

objetivo. La celda objetivo debe contener una

fórmula.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Si desea que el valor de la celda objetivo sea el

valor máximo posible, haga clic en Máx.

Si desea que el valor de la celda objetivo sea el

valor mínimo posible, haga clic en Mín.

Si desea que la celda objetivo tenga un valor

determinado, haga clic en Valor de y luego

escriba el valor en el cuadro.

4. En el cuadro Cambiando las celdas de

variables , escriba un nombre o una referencia

para cada rango de celda de variable de decisión.

Separe con comas las referencias no adyacentes.

Las celdas de variables deben estar directa o

indirectamente relacionadas con la celda

objetivo. Se puede especificar un máximo de 200

celdas de variables.

5. En el cuadro Sujeto a las restricciones , realice lo

siguiente para especificar todas las restricciones

que desee aplicar.

0. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver ,

haga clic en Agregar.

1. En el cuadro Referencia de la celda, escriba la

referencia de celda o el nombre del rango de

celdas para los que desea restringir el valor.

2. Haga clic en la relación (<=, =, >=, int, bin o dif

) que desea establecer entre la celda a la cual se

hace referencia y la restricción.

Si hace clic en int, aparece integer en el cuadro

Restricción. Si hace clic en bin, aparece binary

en el cuadro Restricción. Si hace clic en dif,

aparece alldifferent en el cuadro de diálogo

Restricción.

3. Si elige <=, =, o >= para la relación en el cuadro

Restricción, escriba un número, una referencia

de celda o nombre o una fórmula.

4. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para aceptar una restricción y agregar otra, haga

clic en Agregar.

Para aceptar la restricción y volver al cuadro de

diálogo Parámetros de Solver, haga clic en

Aceptar.

Nota Puede aplicar las relaciones int, bin y dif

solamente en restricciones en celdas de variables

de decisión.

Puede cambiar o eliminar cualquier restricción

existente haciendo lo siguiente:

5. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver ,

haga clic en la restricción que desee cambiar o

eliminar.

6. Haga clic en Cambiar y realice los cambios que

desee, o haga clic en Eliminar.

6. Haga clic en Resolver y siga uno de los

procedimientos siguientes:

Para mantener los valores de la solución en la

hoja de cálculo, en el cuadro de diálogo

Resultados de Solver, haga clic en Conservar

solución de Solver.

Page 17: Excel 2013 avanzado resumen

17

MICROSOFT EXCEL 20 13 AVANZADO

Para restaurar los valores originales tal como

estaban antes de hacer clic en Resolver, haga clic

en Restaurar valores originales .

Notas

Para interrumpir el proceso de resolución, puede

presionar ESC. Microsoft Excel actualiza la hoja

de cálculo con los últimos valores encontrados

para las celdas de variable de decisión.

Para crear un informe basado en su solución

después de que Solver encuentre una solución,

seleccione un tipo de informe en el cuadro

Informes y haga clic en Aceptar. El informe se

crea en una nueva hoja de cálculo del libro. Si

Solver no encuentra una solución, la opción de

crear un informe no está disponible.

Para guardar los valores de la celda de variable de

decisión como un escenario que pueda mostrar

más tarde, haga clic en Guardar escenario en el

cuadro de diálogo Resultados de Solver y luego

escriba un nombre para el escenario en el cuadro

Nombre del escenario.