excel 2010 por mirta vargas

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NTICx 4°/INFORMATICA B. A 2° y 3° Prof. Lic. Mirta Vargas Página 1 Excel es una hoja de cálculo y el archivo generado en Excel tiene la extensión .xlsx Las hojas de cálculo son herramientas informáticas diseñadas para hacer operaciones numéricas. Con ellas se pueden realizar cálculos matemáticos, estadísticos, técnicos o financieros. Es una de las herramientas más utilizadas en ofimática, sobre todo en administración. Para ingresar al programa Excel puedes: inicio>programas>Microsoft Office>Excel 2010 O por un acceso directo del escritorio o en la barra del office Las hojas de cálculos se agrupan en libros. Cada libro puede tener desde una hoja a miles. Cuando guardamos un archivo de Excel estamos guardando un libro, aunque solamente contenga una hoja. La unidad básica de una hoja de cálculo es la celda, que es aquel espacio que resulta de la intersección de una columna (división vertical nombrada por letras) y una fila (división horizontal nombrada por números). Las celdas le dan a la hoja de cálculo su apariencia característi- ca en forma de cuadrícula rectangular. Cada hoja de cálculo de Excel posee 256 columnas (rotuladas alfabéticamente) y 65.536 filas (numeradas). Esta extensión es más que suficiente para los cálculos que tienen que hacer la mayoría de usuarios de Excel. Las celdas también tienen su propio sistema de nominación, que resulta de la combinación del nombre de la columna con el número de la fila. De esta forma, la primera celda de la hoja de cálculo (arriba a la izquierda) se llama A1 (A por la columna y 1 por la fila). De esta forma es muy fácil identificar las celdas en la hoja. Diferentes partes de la pantalla Empezaremos de arriba abajo viendo las distintas secciones horizontales en que se divide el área de trabajo de Excel. 1. LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RÁPIDO: es la primera arriba a la izquierda, trae los íconos de Excel (opciones, restau- rar, minimizar, cerrar) Guardar, Deshacer y rehacer. FILA COLUMNA CELDA A3

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Excel 2010

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  • NTICx 4/INFORMATICA B. A 2 y 3 Prof. Lic. Mirta Vargas Pgina 1

    Excel es una hoja de clculo y el archivo generado en Excel tiene la extensin .xlsx Las hojas de clculo son herramientas informticas diseadas para hacer operaciones numricas. Con ellas se pueden

    realizar clculos matemticos, estadsticos, tcnicos o financieros. Es una de las herramientas ms

    utilizadas en ofimtica, sobre todo en administracin.

    Para ingresar al programa Excel puedes: inicio>programas>Microsoft Office>Excel 2010

    O por un acceso directo del escritorio o en la barra del office

    Las hojas de clculos se agrupan en libros. Cada libro puede tener desde una hoja a miles. Cuando guardamos un archivo

    de Excel estamos guardando un libro, aunque solamente contenga una hoja. La unidad bsica de una hoja de clculo es la

    celda, que es aquel espacio que resulta de la interseccin de una columna (divisin vertical nombrada por letras) y una fila (divisin horizontal nombrada por nmeros). Las celdas le dan a la hoja de clculo su apariencia caractersti-ca en forma de cuadrcula rectangular. Cada hoja de clculo de Excel posee 256 columnas (rotuladas alfabticamente) y 65.536 filas (numeradas). Esta extensin es ms que suficiente para los clculos que tienen que hacer la mayora de usuarios de Excel. Las celdas tambin tienen su propio sistema de nominacin, que resulta de la combinacin del nombre de la columna con el nmero de la fila. De esta forma, la primera celda de la hoja de clculo (arriba a la izquierda) se llama A1 (A por la columna y 1 por la fila). De esta forma es muy fcil identificar las celdas en la hoja.

    Diferentes partes de la pantalla

    Empezaremos de arriba abajo viendo las distintas secciones horizontales en que se divide el rea de trabajo de Excel.

    1. LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RPIDO: es la primera arriba a la izquierda, trae los conos de Excel (opciones, restau-rar, minimizar, cerrar) Guardar, Deshacer y rehacer.

    FILA

    COLUMNA

    CELDA A3

  • NTICx 4/INFORMATICA B. A 2 y 3 Prof. Lic. Mirta Vargas Pgina 2

    2. LA BARRA DE TTULO: Que contiene el nombre del

    documento sobre el que se est

    trabajando en ese momento. Al

    crear un libro nuevo se le asigna el

    nombre provisional 'Libro1', hasta que lo guardamos y le damos un nombre especfico.

    3. BARRA DE CONTROL: en el extremo de la derecha estn los botones tpicos de Windows: minimizar la cinta de opciones, Ayuda, minimizar, restaurar y cerrar.

    4. LA BARRA DE MENS: contiene los comandos de Excel, agrupados en mens que se detallan con conos en la cinta de opciones. Por defecto siempre est en el men INICIO

    5. CINTA DE OPCIONES: se encuentra por debajo de la barra de mens De forma predeterminada est en las opciones de INICIO (que son las que ms utilizars), son grupos de botones (CONOS) de acceso directo a los comandos

    CINTA DE OPCIONES DE INSERTAR

    CINTA DE OPCIONES DE DISEO DE PGINA

    CINTA DE OPCIONES DE FRMULAS

  • NTICx 4/INFORMATICA B. A 2 y 3 Prof. Lic. Mirta Vargas Pgina 3

    CINTA DE OPCIONES DE DATOS

    CINTA DE OPCIONES DE DISEO DE REVISAR

    CINTA DE OPCIONES DE VISTA

    6. La barra de frmulas: se muestra el contenido de la celda activa, es decir, aquella sobre la que estamos situados. Cuando editemos una frmula lo haremos en esta barra, Aqu se ver la frmula y el resultado en la celda.

    7. rea de trabajo: est formada por CELDAS, FILAS y COLUMNAS

    CELDA: unin o interseccin entre la fila y la columna, se nombra con la letra de la columna y el N de la fila, como este ej: celda A3

    COLUMNAS:

    Conjunto de celdas en sentido

    vertical se nombra por letras. En

    el Ej. Vemos la columna A

    FILAS: conjunto de celdas en sentido horizontal se nombra con

    N ej. sta es la fila 7

  • NTICx 4/INFORMATICA B. A 2 y 3 Prof. Lic. Mirta Vargas Pgina 4

    8. Barra e desplazamiento HORIZONTAL: para ir a izquierda/derecha de la hoja de Excel

    9. Barra de ETIQUETA: indica el N o nombre de las hojas de Excel y tiene los botones para retroce-

    der y avanzar por las mismas, luego de la ltima hoja tiene un cono que permite agregar ms hojas

    10. Barra de ESTADO: nos muestra los conos para ver de distintas formas la hoja de Excel, el primer icono es para vista NORMAL. El segundo para DISEO DE PGINA, y el tercero es VISTA PRE-VIA DEL SALTO DE PGINA, el n con el % ES EL NIVEL DE ZOOM y finalmente est el

    signo menos - para ALEJAR EL ZOOM y el signo ms + PARA ACERCAR.

    11. Barra de desplazamiento VERTICAL: se encuentra del lado derecho de la hoja y permite despla-zarnos hacia arriba y abajo

    CINTA DE OPCIONES EN DETALLE

    Opciones de ARCHIVO:

    OPCIONES DEL MEN INICIO:

    Contiene los conos de: Portapapeles, fuente, Alineacin, Nmero, Estilos, Celdas y Modificar

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    A continuacin veremos aquellos no vistos en Word, para no repetir los conos ya detallados en ese pro-

    grama.

    OPCIONES DE INICIO: ICONOS DE ALINEACIN

    ALINEACION SUPERIOR

    de la CELDA (Los N a la derecha y letras a la izquierda en la parte de arriba de la celda)

    ALINEACIN MEDIA

    de la CELDA (Los N a la derecha y letras a la izquierda en la parte del medio de la celda)

    ALINEACIN INFERIOR Los N a la derecha y letras a la izquierda en la parte abajo de la celda)

    Ejemplo sin combinar y centrar Ejemplo combinada y centrada

    OPCIONES DE INICIO: iconos de NMERO

    $ Se puede elegir el formato de contabilidad $ (peso) (Euro) (Libras)

    % Muestra el valor de la celda en porcentaje

    000 SEPARADOR DE MILES

    AUMENTA DECIMALES. DISMINUYE DECIMALES

    OPCIONES DE INICIO: iconos de ESTILOS

    Para funciones avanzadas (no se utilizarn en este curso)

    Formato de tabla: podemos marcar la planilla y aplicarle un forma-

    to automtico (con bordes, colores, sombreados etc.) eligiendo los

    preestablecidos en claro, medio u oscuro

    Aplicar formato a una celda: con estilos predefinidos

    ORIENTACIN: gira el texto a un ngulo diagonal o a una orientacin vertical, es muy til cuando la celda es muy estrecha. Ej: marcar la celda y elegir la opcin: NGULO ASCENDENTE

    AJUSTAR TEXTO: ha-

    ce que el contenido que-

    de dentro de una misma

    celda, reemplaza el uso de la tecla ALT

    COMBINAR Y CEN-

    TRAR: une dos o ms

    celdas y centra su con-

    tenido. Usarla para cen-

    trar ttulos de planillas

    que ocupe ms de una

    celda

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    OPCIONES DE INICIO: iconos de CELDAS

    Insertar CELDA (aparecer arriba) FILA (arriba) y COLUMNA (a la izquierda) de don-de este posicionado el cursor o de la celda activa.

    INSERTAR FILAS: Para aadir una fila, selecciona la fila sobre la que vas a aadir la nueva,

    las filas siempre se insertan en la posicin superior (arriba) de la seleccionada. Despus, elige Men Inicio (celdas) icono insertarInsertar Filas de hoja. Para insertar varias filas a la vez, bastar con seleccionar tantas filas como filas nuevas quieras insertar. Todas las filas por debajo de la nueva bajarn una posicin.

    INSERTAR COLUMNAS: Las columnas nuevas que se insertan en Excel siempre

    lo hacen a la izquierda de la seleccin. Por ello, sitate en la columna de la derecha para

    introducir una nueva columna. Despus, elige Men Inicio (celdas) cono Inser-tarInsertar Columnas de hoja. Al igual que en el caso de las filas, para insertar varias columnas debers seleccionar el mismo nmero de ellas.

    ELIMINAR CELDA, FILA, COLUMNA, HOJA, si no seleccionas del men que eliminar (lo hace donde est seleccionado o posicionado)

    FORMATO DE CELDA:

    CAMBIAR EL Alto de Fila: Si quieres cambiar el alto o definirlo para varias filas seleccionadas, entonces debers utilizar el Me-

    n INICIO (celdas) FORMATO Alto de fi-la. En este cuadro de dilogo puedes introducir el valor para definir el alto de las filas seleccionadas.

    O lo puedes hacer con el mouse: nos situamos en la barra que muestra los nmeros de las filas en la lnea que que-remos mover. Y manteniendo pulsado el mouse movemos la lnea.

    Cambiar El ANCHO DE LA COLUMNA:

    Posicionarnos en la columna clic enINICIO (celdas) FORMATOAncho de columna e introducir un valor dentro del cuadro.

    Tambin se puede hacer esto pero en forma manual en el ejem-plo se ha escrito "Presupuesto Anual" pero slo se ve "Presu-puesto". La palabra "Anual" est tapada por la siguiente colum-na. Podemos hacer que se vea "Presupuesto Anual" ampliando la

    columna usando el mouse: nos situamos con el cursor en la

    barra DONDE ESTN LAS LETRAS que designan las columnas, (entre las

    dos columnas). Van la crucecita en la figura. Y

    manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn nos desplazamos. De esta manera queda la columna ms ancha.

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    Tambin encontramos en la ltima opcin en INICIO (celdas) FORMATO Formato de celdas las siguientes solapas con estos mens u opciones:

    A continuacin veremos en detalle cada so-

    lapa:

    FORMATO DE CELDAS: NMERO Nmero: tiene distintos formatos para el N como:

    General: es el N comn por ejemplo 5 Nmero: permite asignarle DECIMALES (in-dicar el N dentro del cuadrito), normal para ningn decimal

    0 (el cero) sin decimales Ej. 5

    1 para un N decimal Ej: 5,0

    2 para dos N decimales Ej: 5,00

    3 para tres N decimales Ej: 5,000

    Usar separador de miles: si hacemos clic y queda la marca adelante separar las cifras con un

    punto o con una coma separando cada mil (cada

    3 cifras) Ej: 1.000.500

    Nmeros negativos: para que aparezcan con un signo menos adelante (N negativo) o en for-

    mato contable (color rojo). Las otras opciones son

    MONEDA: para elegir el tipo de $ por ej $

    (peso), (euro), (libra), (yen) etc. CONTABILIDAD, FECHA, HORA, PORCENTAJE,

    FRACCIN, CIENTFICA, TEXTO, ESPECIAL, PER-

    SONALIZADA. Nota: no olvidar que luego de ele-

    gir el formato se debe hacer click en ACEPTAR.

    FORMATO DE CELDAS: ALINEACIN

    Este formato es muy til si quere-mos que los datos de la celda queden centrados, elegimos la opcin

    CENTRAR dentro del cuadro Horizontal y tambin CENTRAR dentro del cuadro vertical.

    Ejemplo de alineacin en modo preestablecido (Horizontal General y

    Vertical Centrar)

    Ejemplo de alineacin en modo CENTRADO (Horizontal Centrar y Vertical Centrar)

    Se puede hacer esto con los conos

    de la cinta de opciones, con el

    icono DE CENTRAR EN MEDIO

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    FORMATO DE CELDAS: FUENTE

    En esta solapa

    podemos elegir la

    fuente (letra), el

    estilo, el tamao,

    subrayados, color

    y efectos.

    Dentro de las op-ciones de EFEC-

    TOS est el tacha-

    do (lnea sobre la

    palabra), el SU-

    PERNDICE (ha-

    ce que los N o

    letras se vean ms

    pequeos y en la

    parte superior de-

    recha)

    Para poner letras o N en SUPERINDICE: MARCAR CON EL MOUSE LOS N/letras QUE QUEREMOS EN SUPER-

    NDICE, luego en el men INICIOFORMATOFORMATO DE CELDAEN EL MEN FUENTE

    MARCAR dentro de Efectos LA OPCIN SUPERINDICEACEPTAR

    Ejemplo SIN Superndice: 310 Ej. CON SUPERNDICE: 310 Ejemplo SIN SUBINDICE: H20 Ej: CON SUBNDICE: H2O

    FORMATO DE CELDAS: BORDES Para poner bordes personalizados (no automticos o predefinidos) A): SEALAR/MARCAR TODA LAPLANILLLA CON EL MOUSE

    B) CLICK EN EL MEN INICIO CELDAS FORMATOFORMATODE CELDAS solapa BORDES y all elegir 1 COLOR

    2 ESTILO DE LINEA

    3 DONDE APLICARLO (INTERIOR/CONTORNO) Y ACEPTAR

    Se puede acceder por los iconos de la cinta de opciones: ICONO DE BORDES

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    FORMATO DE CELDAS: RELLENO

    POR ESTE MEDIO: INICIOFORMATO FORMATO DE CELDARELLENO O por el icono de la cinta de opciones de inicio: COLOR DE RELLENO

    OPCIONES DE INICIO: iconos de MODIFICAR

    Contiene los siguientes conos: Autosuma, Rellenar,

    Borrar, Ordenar y filtrar, Buscar y seleccionar.

    AUTOSUMA: Ya que la funcin que ms utilizars ser la

    de suma, puedes usar el botn Autosuma deL MEN INICIO (Modificar). Solamen-

    te tienes que seleccionar la celda donde ir el resultado de la suma y hacer clic en Au-

    tosuma. Para aceptar la seleccin que te sugiere Excel (es lo que se ve rodeado por ra-

    yitas) presiona la tecla Enter.

    Si hacemos clic en la pestaa de Autosuma, veremos otras funciones

    muy usadas como: Promedio, Contar Nmeros, Mximo, Mnimo y al

    final la opcin ms funciones que nos permite acceder a todas las que

    trae Excel.

    RELLENAR: Tiene las opciones para repetir el contenido de una celda donde tengamos se-leccionado y lo puede ha-cer Hacia abajo, la dere-cha, arriba o izquierda.

    Incluye la opcin

    SERIES: Puede ser por filas o

    columnas la lineal para

    N y la cronolgica

    para das, meses, aos

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    BORRAR: tiene las siguientes opciones ORDENAR Y FILTRAR

    TRABAJAR CON HOJAS DE CLCULO

    Al abrir un libro de Excel nuevo te aparecen de forma predeterminada tres hojas disponibles, que puedes ver en la barra de pestaas.

    INTRODUCCIN Y MODIFICACIN DE DATOS TIPOS DE DATOS Las celdas de una hoja de clculos pueden contener tres tipos de datos: valores constantes, frmulas y funciones.

    1. Los valores constantes son aquellos que se introducen directamente sobre la celda. Se denominan constantes por-que no cambian al modificar otros valores de la hoja. Pueden tener formato de nmero, de fecha, de hora o de texto.

    2. Las frmulas aparecen en la barra de frmulas y siempre van precedidas por el signo =. Contienen una opera-cin matemtica. Se utilizan para relacionar valores constantes y extraer resultados. Esto, por ejemplo, es una frmula de

    Excel: '=B2+B3+B4+B5+B6'. Esta frmula sumara los valores constantes de las celdas B2, B3, B4, B5 y B6 y su resul-

    tado aparecera en la celda que contiene la frmula.

    3. Las funciones son un tipo especial de frmulas que vienen predefinidas por Excel. Adelantaremos aqu que se trata de simplificar al mximo el uso de las frmulas. Por ejemplo, la frmula anterior se podra simplificar con el uso de la fun-

    cin '=SUMA(B2:B6)'. Ambas dan el mismo resultado, pero la funcin simplifica mucho el trabajo.

    Introducir datos 1. Para introducir datos de

    valores constantes nicamen-

    te hay que situar el cursor

    sobre la celda y teclear los datos. stos aparecern tanto

    en la celda activa como en la

    barra de frmulas, como

    puedes ver en la imagen

    siguiente:

    Una vez introducidos los datos

    hay que validarlos, para lo que puedes utilizar dos mtodos: pulsar la tecla Enter o hacer clic en otra celda de la hoja. Para validar una frmula o funcin puedes, adems de

    utilizar los mtodos anteriores, hacer clic en el botn 'Validar' (Aceptar o confirmar)

    de la barra de frmulas. Por otra parte, puedes utilizar el botn 'Cancelar' para no validar la frmula y volver al contenido inicial de la celda.

    Una vez validada una frmula o funcin, el contenido de la celda ya no es igual al conte-nido de la barra de frmulas. As, mientras que en la barra se mantiene la sintaxis de la frmula o funcin, en la celda correspondiente lo que aparece es el resultado de la operacin.

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    GUARDAR

    Para Guardar como (es para la primera vez de un archivo) sigue estos pasos:

    1. Elige Men Archivo > Guardar como... Te aparecer un cuadro de dilogo:

    2. En el cuadro 'Nombre de archivo' escribe el nombre con el que se identificar al archivo. (ej. Apellido Nombre TP N.) 3. Haz doble clic sobre la carpeta o ubicacin donde quieres que se guarde el archivo. Por ej. En la barra vertical derecha aparecen

    lugares comunes como Escritorio, Mis documentos, etc. Haz clic en Mis documentosTurno (maana, tarde o no-che)abre con dos clic la carpeta de tu curso (4 ; 1 ; 2 ; 3 ; etc.)

    4. Haz clic sobre la opcin Guardar.

    Para Guardar con el mismo nombre la continuacin de un archivo y en la misma ubicacin en la que ya estaba el archivo

    simplemente tendrs que elegir Men Archivo > Guardar o hacer clic sobre el icono del disquete de la barra de acceso rpido. En este caso no te aparecer ningn cuadro de dilogo.

    SELECCIONAR

    Muchas veces necesitars seleccionar determinadas celdas para aplicarle un formato especfico.

    Rangos de seleccin La seleccin ms sencilla es aquella que se realiza sobre una nica celda. Sin embargo, si queremos seleccionar ms de

    una celda (un rango de celdas) deberemos utilizar otros mtodos ms sofisticados. Para el primer caso, bastar con que

    hagas clic en la celda para seleccionarla. Si lo que quieres es seleccionar una columna sita el cursor sobre la celda de

    encabezado de la misma (donde est la letra que la identifica) y haz clic.

    Si quieres seleccionar una fila entera, haz clic sobre la celda que lleva el nmero identificativo de la fila. Para selec-

    cionar una hoja entera, haz clic en el botn superior izquierdo de la misma, aqul que est situado entre la columna A y la

    fila 1. Por ltimo, si lo que quieres es seleccionar un rango determinado de celdas adyacentes, haz clic en la primera

    celda que vas a seleccionar y arrastra sin soltar el ratn hasta la ltima.

    AADIR CELDAS NO ADYACENTES A UNA SELECCIN

    Si queremos aadir celdas que no lindan con una seleccin ya realizada deberemos utilizar otro mtodo. Primero seleccio-

    nar con el Mouse las celdas, luego mantener presionada la tecla Control o Ctrl. y haz clic en cada una de las celdas que quieres aadir a la seleccin.

    Por ejemplo queremos marcar las celdas B3, B4, B5 y las D3 y D4 1. Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el botn izquierdo del ratn. (quedan seleccionadas) 2. Soltamos el botn del ratn y nos move-

    mos a D3 Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" 3. Presionamos el botn del mouse desde D3 a D4 manteniendo pulsado Ctrl. Y se agrega a la seleccin anterior (b3 ab5)

    COPIAR DATOS

    Para copiar el contenido de unas celdas en las adyacentes, la mejor solucin es utili-

    zar el RELLENADO. Para copiar una o varias celdas utilizando esta tcnica, sigue

    estos pasos:

    1. Selecciona la celda o celdas que vas a duplicar.

    2. ubica el puntero sobre la esquina inferior derecha de la seleccin. Vers que el puntero del mouse se ha convertido en una cruz negra.

    3. Haz clic en esta esquina y arrastra hasta

    donde quieres duplicar las celdas. Recuerda que solamente puedes hacerlo en las celdas adyacentes.

    4. Cuando ests sobre la ltima celda donde se reali-

    zar el duplicado, suelta el botn del ratn. En esta imagen se puede ver el resultado. Solamente es-cribimos el contenido de la primera celda. Luego, utili-zando el rellenado, la hemos copiado y pegado de forma rpida y sencilla.

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    CREAR SERIES

    La creacin de series evitan que digites algunos datos que ya tiene Excel grabados como listas y que se hacen muy rpido de l a siguien-te forma:

    SERIES DE TEXTO

    Para meses (Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio) o das (lunes,

    martes, mircoles, jueves, viernes) el programa Excel nos facilita la creacin

    de modo muy rpido por ejemplo para planillas de horarios usamos la serie

    de texto con los meses del ao.

    De ejemplo vamos a generar la serie con los meses del ao.

    Escribimos Enero en la celda donde deseamos que comience la serie.

    Nos situamos en la esquina de la celda.

    Cuando aparece una crucecita negra manteniendo pulsado el botn del ratn nos desplazamos a las celdas donde queremos que se escriba el resto de la serie.

    SERIES NUMRICAS

    Con Excel es fcil crear series numricas.

    Vamos a generar la serie numrica 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16 escribiendo en

    la hoja de clculo solo el 2 y el 4. Escribimos 2 en la casilla donde queremos que comience la serie y 4 en la siguiente.

    Marcamos las dos casillas y nos situamos en la

    esquina de las celdas marcadas y aparece una crucecita

    negra.

    Manteniendo pulsado el botn del ratn nos des-plazamos a las celdas donde deseamos que se escriba la

    serie.

    Y el resultado es la generacin rpida y automtica de una serie numrica

    CINTA DE OPCIONES DE INSERTAR: TABLAS

    CINTA DE OPCIONES DE INSERTAR: ILUSTRACIONES

    (Vistas en Word)

  • NTICx 4/INFORMATICA B. A 2 y 3 Prof. Lic. Mirta Vargas Pgina 13

    FRMULAS Las frmulas, junto con las funciones, son la parte fundamental de una hoja de clculo. Gracias a ellas se puede hacer el

    mismo clculo con multitud de valores distintos. Utilidad de las frmulas Las frmulas son ecuaciones matemticas que permiten agilizar el trabajo al usar una hoja de clculo. Con las frmulas se pueden resolver complicados clculos de forma inmediata, con la ventaja de que una vez establecida una frmula sta nos ser til pa ra siem-pre, sean cuales sean los valores de entrada.

    INTRODUCCIN A LAS FUNCIONES Una funcin de Excel es un tipo especial de frmu-las que vienen predefinidas por el programa. La gran ventaja de las funciones frente a las frmulas

    es que se busca una mxima simplicidad. As, la

    frmula =A1+A2+A3+A4+A5+A6 pue-

    de traducirse con la funcin =SUMA(A1:A6) que se lee funcin suma

    desde A1 hasta A6. Ambas darn el

    mismo resultado. Sintaxis de las funciones La sintaxis de una funcin consta de: nombre

    (trmino que designa la funcin) y argumentos (sobre los que se aplica la funcin). Los argumen-tos pueden ser valores constantes, referencias a celdas o rangos de celdas y otras funciones. Por

    ejemplo, en la funcin =SUMA(A1:A6), el nombre es SUMA y el ARGUMENTO es el

    rango de celdas A1 a A6. Adems, hay otras reglas de sintaxis en las funciones:

    1. Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. 2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis, sin espacios antes o despus de ellos.

    3. Los argumentos deben de separarse por el signo ; (punto y coma).

    4. Los rangos de celdas vienen definidos por el signo : (dos puntos). Las funciones pueden utilizarse independientemente, como operadores dentro de una frmula o, incluso, dentro de otra funcin. En este ltimo caso se llaman funciones anidadas. Por ejemplo: '=SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)'.

    TIPOS DE FUNCIONES

    Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. En Excel podemos utilizar

    funciones matemticas y trigonomtricas, funciones estadsticas, financieras, lgicas, de texto, de fecha y hora y funciones de bsqueda y referencia.

    Insertar funciones Si no tienes mucha experiencia y soltura al manejar el programa, puedes utilizar el asistente de Excel para insertar funcio-nes. Vamos a ver cmo hacerlo:

    1. Situarse en la celda donde quieras introducir la funcin. Elige Men Insertar > Funcin. Te aparecer este cua-dro de dilogo:

    En la lista de la izquierda puedes elegir un tipo de funcin, dependiendo de la operacin que quieras realizar. Una vez

    elegida la categora, en el men de la derecha se muestran las diferentes opciones para ella. Si seleccionas una podrs ver

    en la parte inferior del cuadro una breve descripcin de su utilidad y su sintaxis. Tambin puedes hacer clic en el botn de

    Ayuda para recibir ms informacin sobre las funciones.

    2. Haz clic en Aceptar.

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    CINTA DE OPCIONES DE INSERTAR: GRFICOS

    LOS GRFICOS Una de las herramientas ms potentes y tiles de Excel son los grficos. Estos no son ms que una forma grfica de representar los datos e informacin de una hoja de clculo. Los grficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian stos.

    Tipos de grficos

    Existen multitud de tipos de grficos. Vamos a ver aqu algunos:

    1. Grficos de columnas. Se utilizan para mostrar los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de determi-nado perodo de tiempo. Con el objeto de resaltar la variacin que se ha producido en el transcurso de un tiempo, las categoras se organizan horizontalmente y los valores vertical-mente.

    2. Grficos de barra. Se utilizan para comparar varios elemen-tos individuales. En este caso las categoras se organizan verticalmente y los valores horizontalmente.

    3. Grficos de lnea. Estos grficos muestran las tendencias en los datos a intervalos idnticos. Son ideales para mostrar y comparar evoluciones.

    4. Grficos circulares. Se utilizan para mostrar el tamao proporcional de los elementos que con-forman una serie de datos en funcin de la suma de elementos. Son de mu-cha utilidad cuando se desea destacar un elemento significativo.

    5. Grficos de rea. Estos grficos se usan para destacar la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un grfico de rea tambin muestra la relacin de las partes con un todo.

  • NTICx 4/INFORMATICA B. A 2 y 3 Prof. Lic. Mirta Vargas Pgina 15

    CREACIN DE GRFICOS EN EXCEL

    A continuacin veremos la creacin de dos tipos de grficos muy utilizados, circular y de columna con un ejemplo de rating de TV

    RATING DE TV

    Fuente: IBOPE (http://www.ibope.com.ar) 1 punto de rating en Capital y GBA = 30.706 hogares.

    PARA REALIZAR GRFICO CIRCULARES

    MARCAR CON EL MOUSE TODOS LOS DATOS IR A INSERTAR GRFICO (ELEGIR EL TI-PO)CIRCULARELEGIR SUBTIPO (Ej.: 3D) Hacer click en el ttulo para editarlo y agregar la fecha, (Rating de TV del 23 de junio de 201)Hacer 1 click sobre el grfico ir al men HERRAMIENTAS DE GRFI-CODISEODISEO DE GRFICOElegir 1 de los 7 diseos (por ej. el diseo 1 tiene El nombre y el porcentaje y el diseo 4 Nombre y valor) la solapa DE AL LADO que dice: PRESENTACIN: (si no se ve, hacer click en el gr-ficoherramientas de grfico): tiene la opcin: Ttulo del grfico que permite editar el ttulo (elegir ninguno, super-puesto centrado o encima del grfico).

    PARA REALIZAR GRFICO DE COLUMNAS

    MARCAR CON EL MOUSE TODOS LOS DATOS IR A INSERTAR GRFICO (ELEGIR EL TI-PO)COLUMNAELEGIR SUBTIPO (Ej: Pirmide agrupada)HERRAMIENTAS DE GRFI-CODISEODISENO DE GRFICO (elegir uno, por ej. el diseo 8 HERRAMIENTAS DE GRFI-COPRESENTACINEncima del grfico, con un click editarlo y completar el TTULO "Rating de TV del 23 de junio de 201" en TTULO DEL EJE (vertical): escribir PUNTOS DE RATING, y en donde dice ttulo del eje (horizontal) PROGRAMA y CANAL.

    13 Show Match 28%

    13 Herederos 24%

    13 Los nicos 19%

    11 Susana Gimenez

    16%

    13 Telenoche 13%

    RATING de TV del 23 de junio de 201...

    0,00

    10,00

    20,00

    30,00

    Show Match Herederos Los nicos SusanaGimenez

    Telenoche

    13 13 13 11 13

    Pu

    nto

    s d

    e ra

    tin

    g

    Programa y Canal

    RATING DE TV del 23 de junio de 201...

    CANAL PROGRAMA RATING

    13 Show Match 26,40

    13 Herederos 22,60

    13 Los nicos 17,70

    11 Susana Gimnez 14,60

    13 Telenoche 11,80