excel 2003 avanzado cepi-base

CURSO

EXCEL 2003 AVANZADO

CEPI-BASE, S.L.

Balmes 49 5 Planta 08007 Barcelona

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ndice de Materias1 FRMULAS AVANZADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1.1 - CLCULOS AUTOMTICOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

1.2 - ASISTENTE PARA FUNCIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.2.1.- Primera Etapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.2.2.- Segunda Etapa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.2.3.- Utilizando el asistente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1.3 - HERRAMIENTAS DE FORMULAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

1.3.1.- Auditora de frmulas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

1.3.2.- Ventana de inspeccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

1.4 - MATRICES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

1.4.1.- Introducir una frmula matricial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

1.4.2.- Constantes matriciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1.5 - SUBTOTALES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

1.6 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.6.1.- Pizzas a domicilio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.6.2.- Subtotales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

2 TRATAMIENTO DE DATOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

2.1 - DENOMINACIN DE RANGOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

2.1.1.- Crear nombres de rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

2.1.2.- Modificar nombres de rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

2.1.3.- Usar nombres de rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

2.2 - REGLA DE VALIDACIN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

2.3 - ORDENAR DATOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

2.4 - COMBINACIN DE DATOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

2.4.1.- Las plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

2.4.2.- Conjuntos de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

2.4.3.- Vincular datos de otros libros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

2.4.4.- Resumir conjuntos de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

2.5 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

2.5.1.- Fbrica de bicicletas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

2.5.2.- Pizzas a domicilio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3 GRFICOS AVANZADOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

3.1 - MODIFICACIN DE UN GRFICO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

3.1.1.- Cmo seleccionar un Grfico para modificarlo . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

3.1.2.- Elementos de un Grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

3.1.3.- Mover y dimensionar los Elementos de un Grfico . . . . . . . . . . . . . . 46

3.1.4.- Modificar el grfico desde la hoja de clculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

3.1.5.- Uso del Asistente para Modificar un Grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

3.1.6.- Insertar Elementos en un Grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

3.1.7.- Modificar los Elementos de un Grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

3.1.8.- Eliminar Elementos de un Grfico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

3.2 - GRFICOS DE 3 DIMENSIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

3.2.1.- Elementos de un Grfico 3-D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

3.2.2.- Modificar el Aspecto Tridimensional de un Grfico 3-D

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

3.3 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

3.3.1.- Venta de muebles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

3.3.2.- Pizzas a domicilio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

4 IMGENES Y DIBUJOS EN EXCEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

4.1 - INSERTAR IMGENES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

4.1.1.- Insertar imagen del Disco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

4.1.2.- Insertar imagen prediseadas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

4.1.3.- Insertar imagen como encabezado o pi de pgina . . . . . . . . . . . . . . 78

4.2 - BARRA DE HERRAMIENTAS DIBUJO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

4.3 - TRABAJAR CON DIBUJOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

4.3.1.- Insertar dibujos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

4.3.2.- Modificar el aspecto de los dibujos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

4.4 - ELIMINACIN DE IMGENES Y DIBUJOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

4.5 - WORDART Y AUTOFORMAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

4.5.1.- Autoformas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

4.6 - DIAGRAMAS Y ORGANIGRAMAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

4.6.1.- Diagramas en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

4.6.2.- Creacin de organigramas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100

4.7 - MEN DIBUJO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

4.7.1.- Agrupacin de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

4.7.2.- Ordenacin de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

4.7.3.- Distribucin de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

4.7.4.- Modificaciones de objetos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

4.8 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

4.8.1.- Empresa Ladera S.L. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

4.8.2.- Naturaleza . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

5 BASES DE DATOS EN EXCEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

5.1 - EDITAR REGISTROS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

5.1.1.- Aadir registros desde un formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

5.1.2.- Buscar registros desde un formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

5.1.3.- Modificar registros desde un formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

5.1.4.- Eliminar registros desde un formulario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

5.2 - FILTRO DE REGISTROS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

5.2.1.- Buscar registros mediante el Autofiltro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

5.2.2.- Filtrar mediante criterios avanzados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

5.3 - FUNCIONES PARA BASES DE DATOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

5.4 - MICROSOFT QUERY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

5.4.1.- Creacin de una consulta de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

5.5 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

5.5.1.- Electro-Ecel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

5.5.2.- Consulta de pedidos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

6 HERRAMIENTAS AVANZADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

6.1 - LAS LISTAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

6.2 - LAS ETIQUETAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

6.3 - TEXTO A VOZ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

6.4 - ANLISIS DE HIPTESIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

6.4.1.- Bsqueda de objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

6.4.2.- Tablas de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

6.4.3.- Resolucin de problemas complejos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

6.4.4.- Estadsticas descriptivas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

6.5 - ESCENARIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

6.5.1.- Administrador de escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

6.5.2.- Resumen de los escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

EXCEL 2003 ndice de Materias V.1

CEPI-BASE Balmes, 49 - Barcelona F 93454 73 06

6.6 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

6.6.1.- Ajustando un precio de venta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

6.6.2.- Ajustar precios con Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

7 VISUAL BASIC EN EXCEL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

7.1 - QU ES UNA MACRO? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

7.1.1.- Grabar una Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

7.1.2.- Recuperar libros de trabajo con macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

7.1.3.- Ejecutar una Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177

7.1.4.- Mtodos abreviados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

7.1.5.- Eliminar una Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

7.1.6.- Crear una Imagen de Macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

7.1.7.- Crear Men de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

7.2 - FORMULARIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

7.3 - CUADRO DE CONTROLES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

7.4 - DATOS XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183

7.5 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

7.5.1.- Automatizar estadsticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

8 TABLAS DINMICAS AVANZADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

8.1 - DOMINAR LAS TABLAS DINMICAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

8.1.1.- Trabajar con Campos de Datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

8.1.2.- Campos de Pgina . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196

8.1.3.- Agrupar datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198

8.2 - DAR FORMATO A UNA TABLA DINMICA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

8.2.1.- Formato del campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

8.2.2.- Combinar Rtulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

8.2.3.- Seleccin estructurada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

8.3 - GRFICOS DINMICOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202

8.4 - EJERCICIOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

8.4.1.- Venta de productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

8.4.2.- Grficos de ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206

EXCEL 2003 1 - Frmulas Avanzadas Nivel Avanzado V.1


1FRMULAS AVANZADAS

1.1 - CLCULOS AUTOMTICOS

Una de las tareas que probablemente realizar con ms frecuencia es sumar los valores

numricos que puedan contener determinadas filas y columnas. Puede crear una nueva frmula

cada vez que necesite sumar una fila o una columna, aunque no es necesario puesto que Excel

ofrece una herramienta para ello. Se trata del botn Autosuma de la barra de herramientas

Estndar. Pero adems de la suma automtica, Excel da la posibilidad de calcular

automticamente tambin el promedio, contar, buscar el mximo y el mnimo.

Puede utilizar el botn Autosuma para localizar y hacer el clculo correspondiente tanto

a las filas o a las columnas del rango ms cercano a la celda activa, o tambin para calcular

cualquier rango de celdas que se seleccione.

PARA CALCULAR AUTOMTICAMENTE:

MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR

Para calcular automticamente el rango ms cercano deber hacer clic en la flecha del botn Autosuma ,

seleccionar la opcin deseada y luego pulsar .Para calcular automticamente un rango concreto de celdas ,

deber hacer clic en la flecha en el botn Autosuma , seleccionar la opcin de clculo y el rango de celdas a

calcular, y finalmente pulsar para acabar de calcular la frmula.

Independientemente del mtodo de clculo que utilice, para delimitar el rango a calcular

es aconsejable que haya una fila o una columna en blanco o con datos no numricos rodeando los

datos que desee calcular. Esto es debido a que Excel necesita determinar de alguna manera el

rango de datos que ha de calcular cuando se pulse el botn Autosuma.

L Abra el libro Clculos automticos.xls que tiene guardado en MisDocumentos.

Como puede observar, se trata de una hoja en la que se resumen las ventas de los artculos

que se fabrican en una determinada empresa. En la zona con fondo amarillo se guardan las ventas

diarias de cada uno de los artculos, mientras que en la celdas coloreadas en verde, calcularemos

algunos de los totales asociados a las anteriores ventas.



L Seleccione el rango de celdas B7:F10, y haga clic en el botn Autosuma ,no en la flecha de la derecha. Observar cmo en el rango B11:F11 aparecencalculadas las ventas totales para cada uno de los das de la semana.

Si lo que deseamos hacer es calcular la media, el mximo o el mnimo lo que debemos

hacer es lo siguiente:

L Vuelva a seleccionar el rango de celdas B7:F10, esta vez s que debe hacer clic enla flecha de Autosuma y seleccione la palabra Promedio. Este noscalcular la media y la pondr en la casilla vaca situada ms abajo.

L Ahora repita la misma operacin, pero, escoja en la lista de Autosuma laopcin de Mx, para ver cual fue la mayor cantidad de cada da.

Como ha podido comprobar, para hacer la suma automticamente es suficiente con hacer

clic en el icono, y para efectuar cualquier otro clculo es necesario abrir la lista y seleccionar el

que corresponde. Ahora volveremos a practicar la suma:

L Seleccione ahora por ejemplo la celda G7, y haga clic en el botn Autosuma. En dicha celda habr aparecido la expresin =SUMA(B7:F7). Pulse

, la frmula calcular el nmero de sillas vendidas durante toda lasemana.

L Seleccione el rango G8:G10, y haga clic en el botn Autosuma . Observarcmo automticamente se habrn calculado las ventas semanales para cadauno de los artculos.



L Cierre el libro de trabajo que acaba de usar, y conteste afirmativamente a lapregunta de si desea guardar el documento.

El punto negativo de las funciones es que debe conocerlas; para facilitar o eliminar esta

ardua tarea de memorizar los nombres de las funciones y la forma en que deben utilizarse, Excel

incorpora una potente herramienta que muestra de una manera clara y concisa las funciones

disponibles, as como su utilidad y la forma de utilizarse. Hablamos del Asistente para funciones.

1.2 - ASISTENTE PARA FUNCIONES

La puesta en marcha del Asistente para funciones puede hacerse de diversas formas:

PARA PONER EN MARCHA EL ASISTENTE PARA FUNCIONES:

MEDIANTE LOS MENS

Seleccionando la opcin Funcin... del men Insertar.

MEDIANTE EL TECLADO

Pulsando +

El Asistente para funciones trabaja bsicamente en dos etapas. En la primera muestra una

ventana con todas las funciones que ofrece el sistema, y en la que el usuario puede escoger la que

ms le interese. En la segunda etapa el Asistente permite al usuario introducir los argumentos para

la funcin que se seleccion, explicndole lo que representa cada uno de los argumentos, cmo

deben utilizarse, etc.

Veremos a continuacin con ms detalle cada una de estas etapas, explicando las diversas

partes de las ventanas que componen el Asistente para funciones. No es necesario que de

momento haga nada en su libro de trabajo, aunque si lo desea, puede poner en marcha el Asistente,

e ir echando un vistazo a los diferentes cuadros de dilogo que explicaremos a continuacin.



1.2.1.- Primera Etapa

Al poner en marcha la opcin Insertar funcin, aparece el siguiente cuadro de dilogo:

El nmero de funciones que ofrece Excel es muy elevado, y es por esto que estn

clasificadas o agrupadas en diversas categoras o grupos para facilitar la bsqueda. Una vez

seleccionada la funcin que se desea utilizar, y pulsando el botn Aceptar, aparece otro cuadro

de dilogo en la parte superior de la hoja, que corresponde a la segunda de las etapas.

1.2.2.- Segunda Etapa

Se trata de un cuadro de dilogo que cambia significativamente de aspecto, dependiendo

de la funcin seleccionada en la etapa anterior.

Para cada uno de los argumentos, se tendr que introducir un valor, una referencia, un

nombre, u otra funcin , dentro del cuadro de edicin de argumento correspondiente.

Entre cada argumento y su cuadro de argumento aparece un botn, que al ser pulsado,

hace desaparecer el cuadro para poder seleccionar con el ratn un rango de celdas.

Cuando se hayan introducido todos los argumentos requeridos por la funcin, en el

apartado Resultado de la frmula aparecer el valor que provisionalmente calcula la funcin con



los parmetros o argumentos introducidos hasta el momento. Al pulsar Aceptar se da por

finalizado el proceso.

1.2.3.- Utilizando el asistente

Realizaremos a continuacin un pequeo ejercicio, en el que se calculen los servicios

medios efectuados por una determinada empresa, a lo largo de los diferentes meses de un ao.

Utilizaremos para ello el Asistente para funciones. Siga los pasos que se le indiquen.

L Abra el libro Asistente.xls que tiene guardado en Mis Documentos.

Como puede observar, los servicios efectuados en cada uno de los meses estn

almacenados en el rango de celdas E3:E14.

L Para calcular el nmero de servicios medios, seleccione en primer lugar la celdaque desea almacenar dicho clculo. En este caso, la celda I10.

L Haga clic en Funcin... del men Insertar, aparecer el cuadro de dilogocorrespondiente al primer paso o etapa del Asistente, y que recibe el nombrede Insertar funcin.

L Seleccione la categora Estadsticas de la lista de categoras que aparece en lalista de Categora.

Al seleccionar la categora Estadsticas, aparecer en el cuadro Seleccionar una funcin

todas las funciones que Excel incluye dentro de esa categora.

L Seleccione la funcin PROMEDIO de la lista de funciones que aparece en elcuadro Seleccionar una funcin. Es esta la funcin que utilizaremos paracalcular las ventas medias de nuestra hoja.



L Cuando tenga seleccionada la funcin que desea utilizar, haga clic en el botnAceptar. Esto har que desaparezca el cuadro de dilogo actual, y aparezcaotro correspondiente a la segunda de las etapas del Asistente.

El nuevo cuadro de dilogo est dedicado ntegramente a la funcin Promedio que

seleccion en la anterior etapa. Permite especificar los argumentos para dicha funcin, as como

consultar su funcionalidad a la hora de ser utilizada.

Si por cualquier motivo desea obtener ms informacin de la que ofrece este cuadro de

dilogo, puede hacer clic en el vnculo Ayuda sobre esta funcin y aparecer en pantalla una

nueva ventana con una extensa explicacin acerca de la funcin seleccionada.

L Haga clic en el vnculo Ayuda sobre esta funcin para observar dicha ventanainformativa. Le aparecer la ayuda de Office.



En la Ayuda de Office aparecen dos secciones, a la derecha aparece una explicacin sobre

la ayuda que hemos solicitado, donde consultaremos las posibles dudas que podamos tener, y a

la izquierda tenemos la posibilidad de realizar una nueva bsqueda.

L Para regresar de nuevo a la hoja de clculo, simplemente cierre la ventanadonde se muestra la ayuda.

Puede observar que en el cuadro Nmero aparece un rango, ha seleccionado el rango

completo de toda la informacin de la hoja.

L Seleccione la informacin del recuadro Nmero1 y elimnela. En l especificaremosel rango de celdas sobre las que la funcin tiene que actuar.

L Escriba en dicho recuadro el rango de celdas E3:E14, o bien seleccinelo con elratn. Es el rango donde se encuentran los servicios de los diferentes meses,y a partir de los cuales tenemos que calcular el promedio.

Una vez especificado el rango sobre la funcin que debe de actuar, el cuadro de dilogo

presenta a la derecha el valor que provisionalmente calcular para el rango seleccionado.



L Cuando crea que la funcin ya es correcta, haga clic en el botn Aceptar. Lafuncin se introducir en la celda que tena seleccionada justo antes de poneren marcha el Asistente para funciones, mostrando en ella su resultado.

Observe como en la celda I10 de su hoja de clculo, ha aparecido calculado el promedio

de los servicios efectuados mensualmente por Gras Geno.

L Ocpese ahora usted mismo de calcular en la celda I16 de este mismo libro,Asistente.xls, la suma total de los servicios efectuados durante todo el ao.

L Para ello, deber usar el Asistente para funciones y dentro de l, seleccionar lafuncin Suma que est dentro de la familia de funciones Matemticas ytrigonomtricas. El argumento que necesita la funcin es el mismo quenecesit la funcin Promedio, es decir, el rango E3:E14, correspondiente a losservicios efectuados en cada uno de los meses.

L Cuando lo tenga terminado guarde y cierre el libro Asistente.xls.

1.3 - HERRAMIENTAS DE FORMULAS

Ahora veremos el funcionamiento de dos barras de herramientas destinadas a las frmulas,

Auditoria de frmulas y Ventana inspeccin. Estas dos herramientas nos permiten comprobar

el correcto funcionamiento de las frmulas que tenemos en nuestras hojas de clculo.

1.3.1.- Auditora de frmulas

La Auditoria de frmulas es un seguimiento que podemos realizar a las frmulas que

estamos realizando dentro de nuestra hoja de clculo. De modo que mediante esta herramienta

podremos averiguar desde donde proceden los datos, a que otra frmula va un dato o incluso

marcar aquellas casillas con un resultado determinado segn nos interesa, veamos como funciona

esta herramienta.

L Abra el libro de trabajo Frmulas.xls que tiene en la carpeta Mis Documentos.Seguidamente active la barra de herramientas Auditora de formulas.

Elemento Descripcin

Comprobacin de errores

Comprueba de que todas las formulas estn

correctamente.


Elemento Descripcin


Rastrear precedentes

Mira en la formula de qu valores proceden sus

clculos.

Quitar un nivel de precedentes

Quita un nivel de procedencia del rastreo de los

valores.

Rastrear dependientes

Mira si esta celda forma porte de alguna frmula.

Quitar un nivel de dependientes

Quita la flecha de la dependencia de alguna frmula.

Quitar todas las flechas

Elimina todas las dependencias y rastreos.

Rodear con un crculo datos no vlidos

Seala mediante un crculo rojo algn valor de frmula

que no es vlido.

Borrar crculos de validacin

Elimina los crculos rojos que indican valores

incorrectos en las frmulas.

Mostrar ventana de inspeccin

Muestra la ventana del inspeccin.

Evaluar frmula

Evala la funcin que tenemos sealada.

L Sitese en la casilla C13 de la hoja F. Trigonom., seguidamente haga clic en elicono Rastrear precedentes .

Observe como aparece una flecha que va desde la celda C13

hasta la celda E8, esto es debido a que la frmula que hay en la

celda C13 hace referencia a la celda E8.

L Vuelva a hacer clic en Rastrear precedentes .Observe como ahora aparece una nueva lneadesde E8 hasta C4, esto es debido a que lafrmula de la celda E8 hace referencia a la celdaC4.

Ahora si deseamos quitar estas lneas precedentes, simplemente tendremos que utilizar el

icono de Quitar un nivel de precedentes .

L Haga clic una vez sobre el icono Quitar un nivel de precedentes , observecomo ahora ha desaparecido la lnea que una las celdas E8 y C4, vuelva apulsar sobre el mismo icono y observe como desaparece tambin la unin deC13 con E8.

Igual que podemos buscar, tal como acabamos de hacer, de donde proceden los valores

de una frmula, esta bsqueda tambin podemos hacerla en sentido contrario, es decir, en que

frmulas aparece la celda que tengo seleccionada.



L Sitese en la celda C4 y haga clic en Rastreardependientes , ver como aparece una flechaque va desde C4 hasta E8, seguidamente vuelvaa pulsar sobre el icono anterior y observe comoesta vez aparecen tres flechas que van desde lacelda E8 hasta las celdas C13, C14 y C15.

Ahora igual que hicimos en el ejemplo anterior de

precedentes, si quisiramos eliminar alguna de estas dependencias

tendramos que hacer clic en el icono Quitar un nivel de dependientes . Ahora bien, si lo que

deseamos es eliminar todas las lneas directamente, tendremos que seleccionar Quitar todas las

flechas .

L Ahora eliminaremos todas las flechas directamente, haga clic en el icono Quitartodas las flechas .

A continuacin explicaremos como funciona la Ventana de inspeccin. Todas aquellas

opciones que no veamos ahora, sern explicadas ms adelante.

1.3.2.- Ventana de inspeccin

L Haga clic en el icono Ventana de inspeccin , de la barra de herramientasAuditora de frmulas. Ver como aparece la siguiente ventana.

L Ahora haga clic en Agregar inspeccin... de la ventana Ventana Inspeccin.

L Seleccione la celda E8, y haga clic en Agregar. La Ventana inspeccin adoptarel siguiente aspecto.

Desde esta ventana podremos observar diferentes caractersticas sobre la celda que hemos

seleccionado y su frmula. Aqu, como podemos observar nos muestra el libro al que pertenece



Frmulas.xls, la hoja en la que nos encontramos (F. Trigonom.), el nombre de la celda, (que en

este caso no tiene), la celda en que nos situamos (E8), el valor de la frmula (0.27925268) y la

frmula en cuestin (=RADIANES(C4)).

L Agregue usted ahora una nueva inspeccin, por ejemplo la celda G2 y observecomo debe aparecer el siguiente resultado:

Finalmente si desea quitar algunas de las inspecciones slo debe seleccionar la que desea

y hacer clic sobre el icono de Eliminar inspeccin. Veamos un ejemplo:

L Seleccione la primera inspeccin, la de los Radianes, seguidamente, una vez haquedado marcada, haga clic en Eliminar inspeccin y observe comoautomticamente esta desaparece.

L Vuelva a repetir los pasos con la otra inspeccin, de modo que quede vaca.Finalmente cierre la Ventana Inspeccin.

L Ahora cierre el documento Frmulas.xls sin guardar los posibles cambiosefectuados.

1.4 - MATRICES

El concepto de matriz que aqu vamos a ver proviene de los lenguajes de programacin.

Las matrices deben su existencia a la necesidad de trabajar con varios elementos de una forma

rpida y cmoda. Gracias a las matrices podemos combinar varios clculos en uno slo

introduciendo nicamente una frmula matricial, es decir, una frmula que incluye una o ms

matrices entre sus argumentos.

Una matriz no es ms que una serie de elementos que forman filas (este tipo de matrices

se denominan unidimensionales) o filas y columnas (bidimensionales). La matriz ser un rango

de celdas contiguo.

La siguiente tabla representa una matriz unidimensional

Mientras la que sigue es una matriz bidimensional



Fjese que en la primera tabla se ha numerado cada celda con un nico nmero, mientras

que en la segunda cada celda viene numerada por un par de nmeros. Observe que, por ejemplo,

el nombre del elemento 3,4 significa que ste se encuentra en la fila 3 y la columna 4.

Podemos tener un grupo de celdas en forma de matriz y aplicar una determinada frmula

en ellas de forma que nos ahorramos tiempo y esfuerzo en la escritura de frmulas. En Excel las

frmulas que hacen referencia a matrices se encierran entre llaves {}.

1.4.1.- Introducir una frmula matricial

L Abra el libro de trabajo Matrices.xls de la carpeta Mis Documentos.

Si se sita en cualquiera de las celdas del rango C6:F6 podr observar que se ha realizado

una simple multiplicacin para calcular el precio total de las unidades. Adems el valor que hay

en C8 tambin se debe a otra sencilla frmula.

Aunque en este ejemplo las frmulas son muy simples, se han tenido que introducir varias

para llegar al resultado que hay en la celda C8. En vez de esto se podran haber combinado todos

los clculos posibles en uno slo utilizando una frmula matricial. Gracias a las frmulas

matriciales nos evitamos tener que realizar clculos intermedios.

PARA INTRODUCIR UNA FRMULA MATRICIAL:

MEDIANTE EL TECLADO

Para introducir una frmula matricial lo haremos del mismo modo que una frmula cualquiera, pero en lugar de finalizar

pulsando debemos hacerlo mediante la combinacin de teclas ++, y Excel

colocar de forma automtica las llaves {}.

Vamos a modificar la hoja para que realice las operaciones con slo introducir una

frmula.

L Borre las celdas adecuadas para que la Hoja1 quede como sigue:



L Site el cursor en la celda C8 e introduzca la frmula =SUMA(C4:F4*C5:F5) sinpulsar al finalizar.

L Acepte la frmula mediante la combinacin de teclas ++y compruebe que Excel la muestra entre llaves, dentro de la barra de frmulas.

Tenga en cuenta que el resultado no ser el esperado si usted introduce manualmente las

llaves y nicamente pulsa (en ese caso Excel considerar lo introducido como texto). Para

aceptar una frmula matricial siempre debe emplear la combinacin de teclas

++.

Tambin debe tener cuidado al editar celdas pertenecientes a una matriz ya que los cambios

que realicemos afectarn sin duda a las frmulas que operen con ella, pero recuerde que no debe

eliminar, insertar o mover las celdas que la componen. Si quisiramos modificar la frmula para

que operara con una matriz distinta, igualmente deberamos finalizar con la combinacin de teclas

conocida.

#Matriz como parmetro de una comparacin

Ahora que ha visto cmo se introduce una frmula matricial, vamos a ver un ejemplo ms

del empleo de matrices. En el ejemplo anterior hemos utilizado la matriz como parmetro de la

funcin SUMA para, mediante la introduccin de una nica frmula, obtener un resultado

partiendo de varias operaciones. En el siguiente ejemplo va a ver que una matriz tambin puede

utilizarse para comparar valores.

L Ahora seguidamente sitese en la Hoja2 y observe la siguiente imagen:



L Seleccione el rango F6:G9 y escriba: =SI(C6:D9>=10;"Bien";"Mal").

L Finalice con ++ y compruebe que el resultado es el quemuestra la imagen.

1.4.2.- Constantes matriciales

En los ejemplos anteriores ya ha aprendido a introducir frmulas que utilizaban matrices.

Pero lo que realmente hemos hecho es indicar a la frmula el rango de celdas en el cual se

encuentra la matriz que debe utilizar. Es decir, el resultado de la frmula puede variar slo con que

modifiquemos alguna de las celdas que forman la matriz, y esto no siempre nos puede interesar.

Pudiera ser que en algunos clculos necesitramos una matriz de valores constantes. Al

igual que en las frmulas normales podemos incluir referencias a datos fijos o constantes, en las

frmulas matriciales tambin podemos incluir datos constantes. A estos datos se les llama

constantes matriciales y se debe incluir un separador de columnas (smbolo ;) y un separador de

filas (smbolo \).

NOTA: No confundir el smbolo \ con el smbolo /.

Por ejemplo, para incluir una matriz como constante matricial:

30 2531 18

Debemos escribir {30;25\31;18}

Ahora vamos a introducir una frmula que multiplica los elementos de una matriz por los

de otra matriz que es constante.

L Si es necesario, abra el libro Matrices.xls almacenado en Mis Documentos.

L Sitese en la Hoja3 y escriba lo siguiente.



L Seleccione el rango D1:E2 y escriba all =A1:B2*{10;20\30;40}. Acepte la frmulacon la combinacin de teclas ++.

Observe que Excel ha ido multiplicando los valores de la matriz por los nmeros

introducidos en la frmula (C1=A1*10, C2=B1*20, etc.):

Cuando trabajamos con frmulas matriciales, cada uno de los elementos de la misma debe

tener idntico nmero de filas y columnas, porque de lo contrario, Excel expandira las frmulas

matriciales.

Por ejemplo, la expresin ={1;2;3}*{2\3} sera incorrecta ya que la primera matriz tiene

una fila y tres columnas, mientras que la segunda tiene dos filas pero una nica columna. Como

Excel exige igual nmero de filas y de columnas para las dos matrices de dicha expresin, sta

ser transformada en otra que seguramente no es la que deseamos.

Vamos a comprobarlo con un ejemplo.

L En la Hoja3, seleccione el rango D4:F5. Introduzca la frmula matricial=A4:B4+{2;5;0\3;9;5} y acptela pulsando ++.

Observe que Excel devuelve un mensaje de error en las celdas F4 y F5, significando que

el rango seleccionado es diferente al de la matriz original. Esto se debe a que hemos intentado

sumar una matriz de 2x2 con una matriz constante de 3x3.

L Guarde y cierre el libro de trabajo Matrices.xls.



1.5 - SUBTOTALES

En listas de datos agrupados por un campo, es til mostrar a veces no slo el total general

de una columna, sino tambin los subtotales parciales de cada elemento comn.

L Cree un Nuevo libro de trabajo.

L Introduzca una tabla como la siguiente, aplicando los formatos que creaconvenientes:

L Seleccione todo el rango de datos (A1:C8).

L Seleccione en el men Datos, Subtotales..., le aparecer el siguiente cuadro:

L Excel nos muestra por defecto una configuracin para crear subtotales, cambie enla casilla Para cada cambio en por Equipo y luego pulse Aceptar.

Observe la agrupacin que ha hecho Excel, calculando las compras por equipos y

obteniendo las sumas parciales de cada uno de ellos.



En el margen izquierdo de la ventana se muestran unos controles para obtener mayor o

menor nivel de resumen en los subtotales. Vamos a ver cmo funcionan.

L Pulse uno a uno los botones y observe el resultado.

L Con el rango de celdas an seleccionado, vuelva a Subtotales... dentro de Datos.

L Abra la lista de Usar funcin y elija la funcin Promedio.

L Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales porque borrara los que yahay escritos. Pulse Aceptar.

Ahora tiene los datos agrupados por totales (funcin Suma) y promedios. Pruebe los

distintos botones del margen izquierdo para ir viendo mayor o menor nivel de detalle en los

subtotales.

Si quisiera eliminar los subtotales y dejar la tabla como estaba antes podra hacerlo

pulsando el botn Quitar todos del cuadro de dilogo Subtotales.

L Acceda al men Datos, opcin Subtotales... y pulse en el botn Quitar todos.



L Cierre el libro y no es necesario que lo guarde.

Si se quisieran crear subtotales por otro campo (por ejemplo el campo Pas) deberamos

primero ordenar la lista por ese campo, para que Excel pueda agrupar posteriormente la tabla.



1.6 - EJERCICIOS

L Con lo visto hasta ahora realice los siguientes ejercicios.

1.6.1.- Pizzas a domicilio

L Cree un nuevo libro de trabajo e introduzca los datos que hay a continuacin,asigne tambin el ancho de columnas necesario:

L En cuanto a los tipos de letra, y enfatizados, si no encuentra algn tipo de letra,escoja otra que se parezca. El rango de B6:G11 se quedar con el tipo de letray enfatizado que tenga por defecto.

L Aplicar los siguientes bordes:



L Asignar los siguientes colores:

L Para el fondo asgnele el color Amarillo, para la lnea de Control de repartos adomicilio, asgnele el color Anaranjado claro, para las casillas deRepartidores:, Productos, y Servicios individuales, poner en color Oro, paralos tipos de pizzas, repartidores y Totales por producto color Verde claro, paralas sumas Turquesa claro y para las pizzas repartidas Azul plido.

Se trata de una hoja destinada a facilitar el control de los repartos a domicilio que realiza

una conocida pizzera. Interesa apuntar en las zonas coloreadas en Azul plido, los servicios

realizados por cada uno de los repartidores, as como calcular el nmero total de platos servidos

para cada uno de los tipos de pizza.

L Para calcular dichos resultados, puede optar por introducir frmulas normales enlas que se sumen determinados rangos de celdas; puede usar el botnAutosuma; o bien puede utilizar directamente la funcin SUMA.

Sera bueno que intentase realizar el ejercicio usando cada uno de los tres mtodos

anteriores.

L Guarde el libro con el nombre de Pizza-Jat.xls, cuando considere acabado elejercicio y cirrelo.



1.6.2.- Subtotales

L En un nuevo libro de trabajo, cree la siguiente hoja:

L Obtenga los subtotales para cada empresa, acumulando las ventas.

L Elimine dichos subtotales (mediante el botn Quitar todos) y cree unos nuevossubtotales obteniendo el promedio de las ventas por empresa.

L Visualice nicamente el promedio general. Para ello debe pulsar uno de losbotones que hay en el margen izquierdo de la ventana.

L Elimine esos subtotales y cree subtotales por pases, obteniendo la suma deventas por pases.

L Quite todos los clculos y djelo como al principio.

L Cierre el libro, guardelo con el nombre Cuentas.xls.

EXCEL 2003 2 - Tratamiento de Datos Nivel Avanzado V.1




2TRATAMIENTO DE

DATOS

2.1 - DENOMINACIN DE RANGOS

Un rango es en general un conjunto de celdas cuyos datos tienen algo en comn.

Cuando necesite en una frmula hacer referencia a un rango podr introducirlo mediante

sus referencias de celda, o bien, tal y como veremos a continuacin, podr darle un nombre al

rango y despus usar este nombre en la frmula. La denominacin de rangos puede ahorrar mucho

tiempo y esfuerzo a la hora de construir frmulas, puesto que un nombre es mucho ms fcil de

recordar que la primera y ltima referencia de un rango.

As pues, un nombre es un identificador creado por la persona que confecciona una hoja

de clculo, y que es usado para referirse a una celda, o a un conjunto de celdas. Las frmulas son

ms legibles y se recuerdan ms fcilmente si en ellas se emplean nombres en lugar de referencias.

2.1.1.- Crear nombres de rango

Es fcil darle nombre a un determinado rango de la hoja de clculo, gracias a los diversos

mtodos que para ello podemos utilizar.

La siguiente tabla cita brevemente los mtodos que pueden seguirse para crear nombres

de rango, y que enseguida veremos.

PARA CREAR NOMBRES DE RANGO:

MEDIANTE LOS MENS

Seleccionando el rango a nombrar, y usando despus la opcin Crear... del submen Nombre que se encuentra dentro

del men Insertar.

MEDIANTE LA BARRA FRMULAS

Seleccionando el rango a nombrar, y usando despus el cuadro Nombres de la barra de frmulas.

MEDIANTE EL TECLADO

Seleccionando el rango a nombrar, y pulsar la combinacin ++



Es posible seleccionar el rango que deseemos nombrar, y despus darle nombre en el

cuadro Nombres de la barra de frmulas.

Es muy comn que la introduccin de informacin en una hoja de clculo se realice en

forma de tabla, de tal manera que los datos introducidos se identifiquen rpidamente mirando la

fila y la columna de la tabla a la que pertenecen. Aprovechando esta caracterstica, Excel

incorpora una herramienta para generar nombres automticamente basndose en las cabeceras de

fila y de columna que se introducen en la mayora de estas tablas.

Los nombres de rango pueden incluir cualquier carcter, excepto espacios en blanco,

puntos, o comas. Normalmente, un nombre de rango consta de una palabra o varias palabras

separadas por caracteres de subrayado. Por ejemplo, los nombres Cargas o Ventas_impresoras

son nombres de rango correctos. Sin embargo, los nombres Ventas impresoras o

Ventas.impresoras, no lo son puesto que incluyen alguno de los caracteres que hemos clasificado

como incorrectos.

En general, se deben utilizar nombres que se puedan recordar y escribir fcilmente, y

sobretodo, nombres que tengan algo que ver con el rango de datos que representan.

Realizaremos a continuacin un ejercicio, en el que se utilizarn los mtodos que acabamos

de explicar para darle nombre a diversos rangos de su hoja de clculo. Siga los pasos que se le

indiquen.

L Abra el libro Consultas con Nombres de Rango.xls que tiene guardado enMis Documentos.

El libro que acaba de abrir consta de una zona donde se almacena informacin, del

rango H1:K16, y de otra donde introduciremos frmulas para calcular determinados resultados,

del rango A1:F15.

Antes de introducir estas frmulas, daremos nombre a algunos rangos de la hoja, de forma

que su confeccin nos resulte ms fcil y clara.



#Creando nombres de rango manualmente...

L Seleccione la celda E12.

L Haga clic en el recuadro Nombres de la barra de frmulas, escribaen ella la palabra Consultado y pulse . Dicha palabraintenta reflejar el dato que contendr esa celda, es decir, elcdigo del artculo que se desea consultar.

L Seleccione el rango de celdas H2:K16. Para dar nombre a este rango, haga clic enel recuadro Nombres, escriba la palabra Artculos y pulse .

L Seleccione el rango I2:K15, y dle el nombre de Datos tal y como lo acaba dehacer para los rangos anteriores.

L Si hace clic en la flecha que aparece junto el recuadro Nombres,podr observar una lista desplegable con los tres nombres derango que ha creado hasta ahora.

#Creando nombres de rango automticamente...

Aprovechando que los datos de los artculos estn almacenados en forma de tabla dentro

de la hoja, crearemos a continuacin otros dos nombres de rango de forma automtica.

L Seleccione el rango H1:I15. Observe cmo en dicho rango, adems de los cdigosy los precios de los artculos, tambin estn incluidos en la primera fila losttulos o las cabeceras de cada una de las columnas.

L Seleccione la opcin Crear... del submen Nombre, que se encuentra dentro delmen Insertar.

Aparece en pantalla el cuadro de dilogo Crear nombres.

Este cuadro de dilogo permite especificar los nombres de rango que se desean crear.

L Observe que la opcin para utilizar las cabeceras de la fila superior como nombresde rango ya est seleccionada, si no es as active la opcin Fila superior, ydesactive todas las dems, cuando tenga todo como en el grfico anterior hagaclic en el botn Aceptar.



Excel habr generado automticamente nombres de rango para las columnas del rea

seleccionada, y los habr incluido en el recuadro Nombres de la barra de frmulas.

Una vez definidos los nombres de rango, puede usar el cuadro Nombres de la barra de

frmulas para seleccionar alguno de ellos.

L Despliegue la lista, haciendo clic tal y como se muestra en lasiguiente ilustracin:

L Por ejemplo, haga clic en el nombre de rango Precio de la lista deNombres.

Observe cmo aparece seleccionado el rango de datos al que haca referencia dicho

nombre de rango y en el que se encuentran los precios de los diferentes artculos.

L Seleccione ahora usted mismo algn otro nombre de rango y compruebe que elrango de celdas al que haca referencia tambin queda seleccionado.

2.1.2.- Modificar nombres de rango

Es posible modificar un nombre de rango ya creado, o bien cambiar las celdas incluidas en

el rango que representaba dicho nombre.

PARA MODIFICAR NOMBRES DE RANGO:

MEDIANTE LOS MENS

Opcin Definir... del submen Nombre que se encuentra dentro del men Insertar.

A continuacin, y a modo de ejemplo, crearemos un nuevo nombre de rango, realizaremos

diversas modificaciones sobre ese nombre y finalmente lo eliminaremos para dejar la hoja tal y

como est en este momento.

Siga los pasos que se le indiquen:



L Dle el nombre de Curiosidades al rango de celdas B3:F10 y pulse .

L Seleccione en el men Insertar, Nombre, Definir.... Aparece el siguiente cuadro,cuya funcin es permitir modificar las caractersticas de los nombres de rango:

L Desplcese a lo largo de la lista y seleccione el nombre de rango Curiosidades,que usted mismo acaba de crear.

A partir de este nombre de rango, definiremos otro modificando mnimamente el rango de

celdas al que hace referencia.

L En el recuadro Se refiere a aparece el rango de celdas que abarca el nombreseleccionado. Reemplace el nmero 10 por un 15.

Con esto habremos extendido el rea que antes inclua ese nombre de rango.

L En el recuadro Nombres en el libro, reemplace el nombre Curiosidades por elnombre ZonaConsulta

NOTA: Pondremos el nombre sin espacio, debido a que ste no los acepta.

L Pulse el botn Agregar para que el nuevo nombre de rango se incluya en la lista.



L Haga clic en el botn Aceptar, y compruebe que efectivamente ahora el nombreZonaConsulta hace referencia a otro rango.

Por ltimo, veremos cmo eliminar un nombre de rango. Eliminaremos de la lista de

nombre de rango ZonaConsulta que acaba de crear.

L Desde el men Insertar, seleccione de nuevo Nombre, Definir....

L Seleccione ahora ZonaConsulta, de la misma forma que lo hizo antes. Despushaga clic en el botn Eliminar del cuadro de dilogo, para borrar el nombreseleccionado de la lista.

L Para acabar, haga clic en el botn Cerrar del cuadro de dilogo.

2.1.3.- Usar nombres de rango

Como ya comentamos anteriormente, el principal motivo de usar nombres de rango es

evitar en lo posible el trabajo directo con las referencias de celdas que describen el rea que

engloba un rango. El uso directo de estas referencias hace que resulte mucho ms complejo e

ilegible el proceso de creacin de frmulas, y en consecuencia, hace que se cometan muchos ms

errores de los deseados.

En lugar de las referencias de celdas se pueden utilizar los nombres de rango que

previamente se hayan generado. Por ejemplo, en vez de escribir en una frmula la referencia del

rango H2:H15, puede utilizar el nombre de rango Codigo_artic creado anteriormente.

El uso de estos nombres puede hacer que sus frmulas sean mucho ms fciles de

comprender y corregir, en caso de ser necesario, o simplemente puede ayudar a comprender

exactamente qu es lo que hace y para qu sirve cada una de sus frmulas.

Confeccionaremos a continuacin una serie de frmulas, de forma que pueda experimentar

lo cmodo que resulta utilizar nombres de rango en lugar de referencias directas a celdas.

Siga los pasos que se le indiquen:

L Seleccione la celda D4, para calcular en ella el cdigo ms pequeo de losartculos existentes actualmente. Utilizaremos para ello la funcin MIN y elnombre de rango Codigo_artic creado anteriormente.



L Introduzca la expresin =MIN(Codigo_artic) en la celda que acaba de seleccionary pulse .

Para calcular el cdigo mximo haremos algo muy parecido.

L Seleccione la celda D5 y escriba en ella =MAX(

L Desde el men Insertar, seleccione la opcinNombre y a continuacin Pegar..., le aparecerel siguiente cuadro desde el que podrseleccionar el nombre de rango a utilizar.

L Seleccione el nombre Codigo_artic y el botnAceptar. El nombre de rango ha sido introducidoen la celda.

L Para acabar de introducir la frmula, escriba ) y pulse .

Observe cmo en la celda D5 ha aparecido calculado el nmero 14, que corresponde al

cdigo ms grande de los artculos existentes.

Calcularemos ahora algunos datos de inters con respecto a los precios de nuestros

productos.

L En la celda C8 calcularemos el precio medio de los artculos. Para ello introduzcala expresin =PROMEDIO(Precio) en dicha celda.

L En la celda C9 calcularemos el precio ms bajo, con la expresin =MIN(Precio)

L Para consultar el nombre del artculo que tiene este precio mnimo, introduzca enla celda D9 la expresin =BUSCARV(C9;Datos;2)

L Introduzca en C10 la expresin =MAX(Precio). Con ella calcularemos el precio msalto.

L Para consultar el nombre del artculo con el precio ms alto, copie la frmula queintrodujo en D9 a la celda D10.

Por ltimo, introduciremos una serie de frmulas que permitan calcular los datos de un

determinado artculo a partir de su cdigo.

L Introduzca un cdigo de artculo en la E12, entre los valores 1 y 14.

L Para calcular la descripcin del artculo, introduzca en C13 la expresin=BUSCARV(Consultado;Artculos;3)

L Para calcular el tipo del artculo, introduzca en C14 la expresin=BUSCARV(Consultado;Artculos;4)



L Para calcular el precio unitario del artculo, introduzca en C15 la expresin=BUSCARV(Consultado;Artculos;2)

L Cambie varias veces el cdigo del artculo, para comprobar que siempre localizasus datos correspondientes.

L Guarde y cierre el libro de trabajo.

Como habr podido comprobar, las frmulas que acabamos de introducir y las que usamos

en el ejemplo anterior son bsicamente las mismas. Sin embargo, al utilizar nombres de rango en

lugar de referencias directas a celdas, la claridad de dichas frmulas, ha aumentado en gran

medida. Es la ventaja de utilizar nombres de rango.

2.2 - REGLA DE VALIDACIN

Un tema importante para que las hojas de Excel sean eficaces es controlar que los datos

introducidos son correctos. Aunque no es posible controlar todos los errores posibles, podemos

establecer una regla de validacin, que garantizan que los datos introducidos en una celda

cumplen ciertas normas.

Para ver su funcionamiento utilizaremos un ejemplo:

L Abra el documento Validacin.xls. Seleccione la celda K4. Escoja la opcinValidacin en el men Datos.

El cuadro de dialogo Validacin de datos aparece en la pantalla con las opciones de la

ficha Configuracin.

L En el cuadro Permitir, haga clic en la flecha y en la lista que aparece, seleccioneDecimal.

Los cuadros etiquetados como Mnimo y Mximo aparecen debajo del cuadro Datos.



L En el cuadro de Datos, haga clic en la flecha y en la lista desplegable que aparece,seleccione menor o igual que. El cuadro Mnimo desaparecer.

L En el cuadro Mximo, introduzca 2500. Desactive la casilla de verificacin Omitirblancos.

L Seleccione ahora la ficha Mensaje entrante.

Las opciones de la ficha Mensaje entrante aparecen en este momento en pantalla.

L En el cuadro Ttulo: introduzca Introducir lmite.

L En el cuadro Mensaje de entrada:, teclee Limite el crdito del cliente, omitiendoel smbolo del i.

L Ahora seleccione la ficha de Mensaje de error. En el cuadro Estilo,haga clic en la flecha y en la lista desplegable que aparece,seleccione Advertencia, ver cmo el icono cambia por ste.Haga clic en Aceptar.

Es aconsejable dejar el cuadro Mensaje de error en blanco, por que de esta forma Excel

mostrar su mensaje por defecto: Valor no vlido. El usuario slo puede introducir ciertos

valores en esta celda.

L Ahora sitese en la casilla K4 si no lo est, escriba el valor 2600 y pulse .Aparecer el siguiente mensaje de advertencia:

L Ahora pulse que No. El cuadro de advertencia desaparece y nos permite volver aintroducir la cantidad, indique ahora 2100 y pulse . Ahora Excel si queacepta la entrada del dato en cuestin.

L Haga clic en Guardar y Cerrar cuando termine con el ejercicio.

2.3 - ORDENAR DATOS

Excel permite ordenar las filas de una lista de acuerdo con los valores de una o varias

columnas. Por ejemplo en el ejercicio Consulta con nombres de Rango.xls, la Lista de

Artculos que tena estaba ordenada segn el Cdigo del Artculo, le podra haber interesado



ordenar por el Precio, o mejor an por el Tipo de Artculo para hacer un rpido anlisis de los

tipos de que dispone. Tambin podr ordenar por ms de un dato a la vez; siguiendo con el mismo

ejemplo, podramos ordenar la Lista de Artculos, primero por el Tipo de Artculo, y dentro de

cada Tipo, ordenar por el nombre del Producto.

Para ordenar podr emplear estas herramientas:

PARA ORDENAR LISTAS DE DATOS:

MEDIANTE LOS MENS

Seleccionar el rango y acceder a la opcin Ordenar... del men Datos.

MEDIANTE LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTNDAR

Botones Orden ascendente y Orden descendente , despus de haber seleccionado el rango a ordenar.

Siga los siguientes ejemplos:

L Abra el libro Departamento de mantenimiento.xls. Seleccione el rangoB4:E16 y haga clic en Nombres de la barra de Frmulas, escriba Empleadosy pulse .

L Pulse el botn Orden ascendente . Automticamente la lista de empleados hasido ordenada ascendentemente por el NOMBRE DEL EMPLEADO (primeracolumna del rango seleccionado).

Ahora la ordenacin ser en orden descendente, es decir de la Z a la A.

L Haga clic en el botn Orden descendente , tendr los nombres ordenadosdescendentemente. Finalmente pulse + para deseleccionarlos datos.



Empleando los botones de la barra de herramientas Estndar, tan slo se puede ordenar

por el primer concepto de los que forman la lista, en el ejemplo anterior por el nombre del

empleado. Si se quiere ordenar por otro concepto, por ejemplo fecha de nacimiento o por el

importe del sueldo, deber hacerlo a travs de las opciones del men Datos. Siga estos ejemplos:

L Seleccione el rango Empleados mediante el cuadro Nombres de la barra deFrmulas.

L Seleccione del men Datos, la opcin Ordenar..., aparecer el siguiente cuadrode dilogo, llamado Ordenar.

Mediante este cuadro de dilogo, se pueden indicar diferentes criterios de ordenacin,

hasta un mximo de tres, as como indicar si existe una fila con los ttulos de las columnas o no.

El cuadro anterior muestra la actual seleccin de ordenacin. Slo hay establecido un criterio de

ordenacin (NOMBRE DEL EMPLEADO), primera columna del rango seleccionado) en orden

descendente, y existe fila de ttulos. Seguidamente ordenar por la fecha de nacimiento:

L Pulse la flecha que hay a la derecha del cuadro Ordenar por, aparecern losposibles conceptos por los que se puede ordenar el rango seleccionado yseleccione FECHA DE NACIMIENTO.

L En las opciones que aparecen a la derecha de Ordenar por, haga clic dentro deDescendente, para que ordene a las personas por edad de menor a mayor.Por ltimo haga clic en el botn Aceptar, para salir del cuadro de dilogoOrdenar.

Observe como los datos se han ordenado de modo descendente segn la fecha de

nacimiento.

L Guarde y cierre el libro de trabajo.

2.4 - COMBINACIN DE DATOS

Excel le proporciona mltiples herramientas para la gestin y manipulacin de la

informacin de las distintos ficheros combinandolos en un mismo documento.



2.4.1.- Las plantillas

Una vez creado y guardado un libro de trabajo, probablemente haya casos en el cual

queramos utilizar hojas similares o idnticas a la anterior. Por ejemplo cuando hacemos un libro

para las ventas o gastos mensuales, en principio estas hojas sirven tambin para meses posteriores.

Una vez se ha escogido el diseo adecuado para el libro u hoja, la guardaremos

como plantilla, o patrn. En principio debera eliminar cualquier dato existente que pueda haber

en un libro para evitar errores en la entrada de datos y eliminar cualquier posible confusin en

cuanto si el libro es un plantilla.

Veamos ahora un ejemplo para ver como conseguimos hacer una plantilla:

L Haga clic sobre el icono de Abrir en la barra de Herramientas. Abra el ficheroPlantilla.xls.

L A continuacin elimine las hojas Hoja2 y Hoja3.

L Ahora haga clic en la opcin Guardar como... del men Archivo. Cuandoaparezca la ventana de Guardar como... seleccione la carpeta MisDocumentos y en Guardar como tipo escoja plantilla y haga clic en el botnGuardar.

L Ahora cierre el documento, tenga cuidado en no cerrar Excel. Ahora seleccione elPanel de tareas en el men Ver. En la seccin Nuevo seleccionar A partir deun libro existente del panel de tareas.

L En el cuadro de dilogo, seleccione el archivo Plantilla.xlt. De esta formaaparecer un nuevo libro en pantalla denominado Plantilla1.xls.

Como puede comprobar este libro es exactamente igual al que utilizamos para crear la

plantilla.

L Ahora guarde el documento como Plantilla Excel.xls en la carpeta MisDocumentos, y cierre el documento.

2.4.2.- Conjuntos de datos

Cuando trabajamos con Excel, es posible que llevemos la informacin en ms de un libro

de trabajo. Adems puede darse el caso en el que necesite ver la informacin de ambos libros a

la vez. Para abrir ms de un libro de trabajo puede ir accediendo varias veces a la ventana de

dilogo Abrir o tambin puede abrir diversos libros a la vez desde la misma ventana de dilogo

Abrir.

L Para ello vamos a abrir dos libros, Enero.xls y Febrero.xls. Vaya al men Archivoy haga clic en Abrir. Ahora en el cuadro de dialogo Abrir, seleccione con un clic



el archivo Enero.xls y a continuacin con la tecla pulsada hagatambin clic en Febrero.xls, por ltimo haga clic en Abrir.

L Ahora seleccione la opcin Organizar del men Ventana. Aparecer el siguientecuadro:

L Seleccione el botn de opcin Cascada y luego haga clic en Aceptar.

Las ventanas de los documentos Enero y Febrero estn expuestas en forma de cascada,

es decir, una sobre la otra pero sin llegar a taparse del todo.

L Active la ventana de Enero y seleccione Guardar como... en el men Archivo ygurdelo con el nombre de Primer Trimestre.xls.

L Ahora seleccione el archivo Febrero, haga clic con el botnsecundario en la etiqueta de Febrero y en el mencontextual seleccione Mover o copiar. De esta formaaparece el cuadro de dilogo del mismo ttulo.

L En la opcin Al libro abra la lista y escoja PrimerTrimestre.xls. En la opcin Antes de la hoja, seleccionemover al final, y en la parte inferior, donde pregunta simover o copiar seleccionamos la casilla de Crear unacopia. Haga clic en Aceptar.

Ahora en el documento de Primer Trimestre.xls, a continuacin de la hoja de Enero

aparece tambin la hja de Febrero, pero si vemos la hoja de Febrero, vemos que desde la casilla

D38 hasta la M38 contienen un error, mostrado por un smbolo de color verde en la esquina

superior izquierda de cada celda.

La frmula puede no incluir una referencia correcta. Si una frmula hace referencia a un

rango de celdas y se agregan celdas debajo y a la derecha del mismo, las referencias pueden dejar

de ser correctas. La frmula no siempre actualiza automticamente su referencia para incluir las

nuevas celdas. Esta regla compara la referencia de una celda con las celdas adyacentes. Si las

celdas adyacentes contienen ms nmeros (no son celdas en blanco), entonces se anota el

problema.



L Ahora seleccione estas casillas, es decir desde la D38 hasta la M38, haga clic enel botn Opciones de error y luego en el men contextual, seleccione Omitirerror.

L Cierre y guarde todos los documentos.

2.4.3.- Vincular datos de otros libros

Como hemos visto tenemos la posibilidad de mover los datos de una hoja a otra segn nos

interesa. Pero adems tenemos la opcin de en una tercera tabla reflejar los datos de otras tablas.

Por ejemplo y viendo los ejercicios anteriores, queremos guardar en un libro a parte la medias de

todos los meses, para esto haramos los pasos siguientes:

L Creamos una hoja nueva haciendo clic en Nuevo de la barra de herramientasEstndar. Ahora en la celda C3 escribimos Total Enero: y el la celda C4ponemos Total Febrero:.

L Ahora nos situamos en la celda D3 y escribimos la siguiente frmula=[Enero.xls]Enero!O38.

En el caso de que el nombre del libro, tuviera un nombre con espacios en blanco. Estos

espacios deberan ser borrados para el funcionamiento de la anterior formula.

Con esto queremos decir, entre corchetes el nombre del documento, a continuacin y entre

los smbolos de admiracin el nombre de la pgina, en caso de que slo haya una pgina

quietaramos la primera admiracin y el nombre de la pgina, y por ltimo ponemos la celda

correspondiente.

L Ahora haga los mismo pero para el total de febrero, para ello pondremos la frmula=[Febrero.xls]Febrero!O38 en la celda D4.

L A continuacin haremos la media, as que nos situamos en la casilla D6 yescribimos =PROMEDIO(D3:D4). Seguidamente seleccione las celdas D3, D4y D6 y haga clic en el icono Euro .

L Cierre el documento guardandolo como Media de enero y febrero.xls.

2.4.4.- Resumir conjuntos de datos

En ocasiones creamos hojas con datos similares, y para estos casos como hemos visto en

apartados anteriores utilizamos las plantillas. Tambin podramos crear una nueva plantilla donde

mostraramos un resumen de un conjunto de datos, por ejemplo, la suma de ellos, la media , la

moda u otros datos.



Para combinar estos datos, podemos utilizar los vnculos de datos de otras hojas e ir

haciendolo de uno en uno, cuando tenemos pocos datos esta herramienta nos puede ser de gran

utilidad, pero tener que trabajar de esta forma con cientos de celdas puede ser complicado.

Para ello Excel nos proporciona una herramienta denominada consolidacin de datos, de

forma que podemos definir rangos de celdas de varias hojas y hacer que Excel resuma los datos.

Veamos un ejemplo.

L Cree un libro nuevo a partir de la plantilla Plantilla.xlt, tambin abra los archivosEnero.xls y Febrero.xls.

L Ahora sitese en la hoja nueva, seleccione las celdas D6 a O6 y seleccione laopcin Consolidar... del men Datos. Aparecer la ventana siguiente:

L Ahora mediante el botn seleccione las celdas de D6 a O6 del libro Enero.xlsy pulse Agregar de la ventana Consolidar. Haga exactamente lo mismo paralas celdas del libro Febrero.xls y finalice pulsando Aceptar.

Para obtener la media simplemente ha de cambiar el contenido de la casilla Funcin a la

operacin deseada, en este caso escogemos Promedio.

L Ahora terminaremos de llenar la tabla con la media. Seleccione las celdas de D7a O36. Pulse en Consolidar... del men Datos. En Funcin seleccionePromedio, y en Referencia escriba: [Enero.xls]Enero!$D$7:$O$36 y pulseAgregar, ahora escriba: [Febrero.xls]Febrero!$D$7:$O$36 y pulse otra vezAgregar y finalice con Aceptar.

L Una vez realizado esto observe cmo ha calculado la media en el rango que hemosindicado. Ahora guarde el documento con el nombre Consolidar.xls.

L Cierre ahora todos los libros que estn abiertos.

NOTA: Slo puede definir un resumen de consolidacin de datos por libro.



2.5 - EJERCICIOS

L Con lo visto hasta ahora realice los siguientes ejercicios.

2.5.1.- Fbrica de bicicletas

El ejercicio consiste en acabar de confeccionar una hoja de clculo, introduciendo frmulas

que calculen diferentes resultados.

L Abra el libro de trabajo Enjoy-Ciclos.xls que tiene guardado en la carpeta MisDocumentos y chele un vistazo para familiarizarse con l.

Como puede observar, se trata de una hoja en la que se resumen las ventas mensuales de

una empresa dedicada a la fabricacin de bicicletas.

L Usted deber rellenar las zonas verdes, usando frmulas que calculen losresultados esperados.

L Para cada uno de los artculos se deber calcular el Importe Ingresado y el StockRestante. Adems, tendrn que calcularse tambin los ingresos totales delmes y el Valor total del stock.

L Para deducir las frmulas a usar puede basarse en las siguientes equivalencias.



Para cada uno de los artculos:

Importe Ingresado = Unidades Vendidas * Precio Unitario

Stock Restante = Stock Inicial - Unidades Vendidas

(Intente hacerlo como matrices, aunque a continuacin lo expliquemos como copia de frmula)

Para calcular el Ingreso Mensual:

Total Ingresos Mensuales = Ser la suma de los ingresos derivados de cada uno de los artculos.

Para calcular Valor del Stock Inicial:

El Valor Total del Stock Inicial = Ser la matriz del Precio Unitario por el Stock Inicial.

NOTA: Recuerde que cada vez que utilice un rango de datos para poner la frmula,

deber utilizar un nombre.

Cuando realice la copia de las frmulas comprobar que tambin le copia los bordes, para

que esto no suceda lo puede hacer con la opcin Pegado especial... del men Edicin, los pasos

a seguir seran:

L Escribir las frmulas correctas en D11 y E11,seleccionar el rango D11:E11 y pulsar el botnCopiar , seguidamente seleccionar el rangodonde desea copiar las frmulas, es decir desdeD12 hasta E15, elegir la opcin Pegadoespecial... del men Edicin, activar la opcinTodo excepto bordes, del cuadro de dilogoPegado especial, cuando lo tenga activado pulseel botn Aceptar.

L Una vez realizado el ejercicio sobre su libro de trabajo, comprelo con el que semuestra en la siguiente ilustracin. Si detecta alguna diferencia en losresultados hallados, revise sus frmulas e intente ver y corregir el posible error.

L Cuando tenga todas las frmulas correctas, guarde y cierre el libro detrabajo.



2.5.2.- Pizzas a domicilio

L Abra el libro de trabajo, Pizza-Jat.xls, que se encuentra en la carpeta MisDocumentos.

L Ordene los datos de forma descendente para saber cual ha sido el producto msvendido, tendr que ordenar segn los Totales por producto.

L Una vez ordenados cierre y guardelo manteniendo su nombre original.

EXCEL XP 3 - Grficos Avanzados Nivel Avanzado V.1




3GRFICOS AVANZADOS

3.1 - MODIFICACIN DE UN GRFICO

En muchas ocasiones, una vez creado un grfico aparece la necesidad de modificarlo, bien

sea porque no aparecen los ttulos como se desea, bien por querer un tipo de letra distinto, etc...

Aspectos que se pueden modificar de un grfico.

Modificar todo el grfico Seleccionando el grfico y usando el asistente.

Modificar los valores de la hoja de clculo Se modificar automticamente la apariencia del grfico.

Men Grfico o men contextual Permite agregar, eliminar o modificar la apariencia de los

componentes del grfico.

Excel permite modificar todos los aspectos de un grfico, colores, tamaos de letra,

orientacin del texto, la posicin del ttulo o de la leyenda, etc... Adems, Excel crea un vnculo

entre el grfico y los datos correspondientes, de manera que si se modifica algn valor se modifica

tambin en el grfico.

3.1.1.- Cmo seleccionar un Grfico para modificarlo

Antes de realizar cualquier cambio en el diseo o formato del grfico es necesario

seleccionarlo. Segn se trate de un grfico incrustado o un grfico en una hoja, se deber seguir

un mtodo u otro.

PARA SELECCIONAR UN GRFICO:

GRFICOS INCRUSTADOS

Haciendo clic con el ratn en l.

GRFICOS EN UNA HOJA

Basta con seleccionar la hoja del grfico.



#Un Grfico Incrustado

Puede seleccionar un grfico incrustado

situndose en l con el ratn y haciendo clic.

El grfico estar seleccionado cuando se

muestre rodeado con 8 marcadores de tamao (como

en la figura de la derecha).

Si el grfico no cabe entero en pantalla (es

demasiado grande), lo podremos situar en una ventana

diferente utilizando la opcin Ventana de grfico del

men Ver (siempre que el grfico haya sido

seleccionado). Para volver al modo normal ha de volver

a seleccionar la misma opcin.

#Un Grfico en una Hoja

No es necesario seleccionar los grficos creados en hojas para grficos, pues se pueden

modificar directamente. Basta con seleccionar la hoja del grfico.

Si lo desea, para probar lo explicado, use los grficos creados en el libro Bolsa de

Barcelona.xls que debe tener abierto.

3.1.2.- Elementos de un Grfico

Antes de empezar a explicar cmo se modifica un grfico se explicarn cuales son sus

elementos y cuales son sus caractersticas. Estas caractersticas son distintas segn el tipo de

grfico.

Los elementos ms importantes son: el rea de trazado, el ttulo del grfico, la leyenda,

los ttulos de los ejes y los ejes (estos ltimos no existen en los grficos de anillos, ni en los

grficos de sectores). En el siguiente grfico se indican dichos elementos. Si sita el cursor en uno

de los elementos aparecer un cuadro amarillo con el nombre del elemento sealado.



Tipo Descripcin

Ttulo del grfico De este elemento se podr modificar el recuadro, el tipo de letra (tamao, fuente...), los

colores del texto y del fondo, su contenido, y la alineacin del texto dentro del recuadro.

rea de trazado El rea de trazado es aquella zona que rodea inmediatamente al grfico, en los grficos

de lneas, barras o columnas es la zona que se encuentra dentro de los ejes, para los

grficos de anillos, sectores o 3D es un rectngulo dentro del cual se dibuja el grfico. Se

podr modificar el color y los bordes.

La leyenda La leyenda es el cuadro donde aparecen el nombre de las series. De este elemento se

puede modificar los bordes del cuadro, las fuentes, el color de fondo y el del texto y su

posicin respecto al grfico.

Los ejes

En todos los grficos excepto en los grficos de anillos y en los grficos circulares

existen por lo menos 2 ejes, el Eje X y el Eje Y (son ejes principales, pueden existir

tambin ejes secundarios), y el Eje Z si son grficos de tipo tridimensional y tienen ms

de una serie. En los grficos de radar el nmero de ejes depender de los datos a analizar.

Los ttulos de los ejes Slo se les puede poner ttulos a los ejes de los grficos que tengan ejes. Estos ttulos

suelen ser del tipo: millones, Libros vendidos (miles), etc...

Las series Una serie es un grupo de datos que deben analizarse juntos y que por lo tanto pueden ser

tratados como una unidad. Se pueden representar una o varias series en un mismo

grfico, excepto en los grficos circulares y los grficos de anillos donde slo se puede

representar una serie. Excel enlaza (crea un vnculo) las series con su representacin

grfica de manera que si se modifican los datos de la hoja se modifica su representacin.

En el siguiente ejemplo se mostrar cmo se seleccionan sus distintos elementos.

L Para realizarlo deber utilizar el libro Bolsa de Barcelona.xls. Y active la barra deherramientas Grfico si no la tiene ya en pantalla.

L Seleccione un grfico de los que encontramos en el libro, por ejemplo el que hayen la hoja Grfico1.

L Vaya seleccionando los elementos del grfico, pulsando el botn primario del ratnen ellos. Comprobar cmo en la lista Objetos del grfico en la barra de herramientas Grfico aparece el nombre que asigna Excel a esaparte del grfico.

3.1.3.- Mover y dimensionar los Elementos de un Grfico

Para mover o dimensionar un elemento de un grfico o un objeto incrustado, es

necesario seleccionarlo previamente.



PARA MOVER Y DIMENSIONAR UN ELEMENTO:

MOVER

Para mover un elemento, hay que hacer clic en el objeto seleccionado y sin soltar el botn del ratn arrastrarlo hasta la

posicin deseada.

DIMENSIONAR

Para modificar el tamao de un elemento, hay que situar el puntero del ratn en uno de los cuadritos negros que lo

rodean. Si el puntero se transforma en una doble flecha de color negro hay que hacer clic y sin soltar el botn del ratn

colocar el puntero en la posicin deseada.

Hasta ahora ha visto cmo se crea un grfico, cmo se insertan y hasta cmo se modifican

las propiedades de sus elementos. Ahora ver cmo se mueven o se dimensionan algunos de ellos,

porque no todos pueden ser redimensionados, como por ejemplo los rtulos y los ttulos, tanto

el del grfico, como el de los ejes.

#Modificar el Tamao

Para poder modificar el tamao o la posicin de un elemento, es necesario seleccionarlo

previamente. Entonces aparecen los marcadores que ya conoce a su alrededor.

Para saber cuales son los elementos a los que se les puede modificar el tamao, basta con

que una vez seleccionados se compruebe si el puntero del ratn cambia al situarse en un cuadrito

negro.

L Para comprobar lo explicado, utilice el Grfico1 y pruebe a cambiar el tamao detodos los elementos que pueda seleccionar.

#Mover Elementos

Para mover un elemento es necesario seleccionarlo previamente, cuando aparecen los

cuadritos negros basta con hacer clic en el elemento y sin soltar el botn del ratn desplazarse

hasta la posicin que se le quiera asignar.

L Para practicar utilice el mismo grfico anterior y pruebe a mover todos loselementos que lo forman, finalmente cierre el libro de trabajo sin guardar loscambios realizados.

3.1.4.- Modificar el grfico desde la hoja de clculo

Como habr podido observar, cuando se crea un grfico incrustado y se selecciona, los

datos que se utilizaron para crear el grfico aparecen rodeados por unas lneas de colores. Estas

lneas muestran los rangos utilizados para los distintos elementos del grfico.



Estas lneas son modificables de manera que podr alterar el grfico modificando los

rangos utilizados para la creacin del grfico. Pero vemoslo en un ejemplo.

L Vuelva a abrir el libro Bolsa de Barcelona.xls de Mis Documentos.

L En la hoja de datos seleccione el rango B3:D11, seleccione el men Insertar,Grfico... para que aparezca el Asistente para grficos.

L Seleccione uno de Tipo columnas y pulse Siguiente >.

L Asegrese de que el rango est bien seleccionado y pulse Siguiente >.

L Como Ttulo de grfico escriba Comparativa IPC, site la Leyenda a la derechadel grfico y pulse el botn Siguiente >.

L Seleccione Como objeto en y seleccione Finalizar.

El grfico aparece seleccionado en la hoja de clculo ocultando una parte de la

informacin.

L Desplcelo hasta que quede tal y como muestra la ilustracin siguiente. Recuerdeque ha de hacer clic en una zona en blanco del grfico y manteniendo el botnpulsado ha de desplazar el grfico a la nueva posicin.

Cuando el grfico permanece seleccionado en la hoja de clculo aparecen rangos rodeados

por lneas de tres colores diferentes, una verde, una azul y otra violeta. Modificando estos rangos

de colores se modifica automticamente el grfico. Para ello realice los siguientes pasos.

L Seleccione el grfico si no lo est ya, para que aparezcan los rangos en colores.

L Site el cursor en la esquina inferior derecha del rango azul, el cursortomar la forma de una flecha negra (ilustracin de la derecha).



L Haga clic con el botn primario y arrstrelo hasta que envuelva la celda D16 (comomuestra la siguiente ilustracin). Suelte el botn del ratn y observe como elgrfico se actualiza con el nuevo rango de datos.

Adems de modificarse el rango azul, tambin se ha actualizado el rango violeta. Si

hubiramos desplazado el rango hacia la derecha (en vez de hacia abajo) se hubiera modificado

el rango verde. Como ha podido observar es muy fcil modificar el rango que se utiliz para crear

el grfico.

L Guarde el libro de trabajo, y no lo cierre pues continuar trabajando con l.

3.1.5.- Uso del Asistente para Modificar un Grfico

Se puede usar el Asistente para grficos para modificar todos los elementos que

componen el grfico, para aadir por ejemplo valores a las series o una serie nueva. Cuando se usa

el asistente para modificar un grfico, ste consta de todos los pasos, de manera que se pueden

utilizar todas las opciones descritas al crear un grfico.

Para poder modificar un grfico con el asistente, en primer lugar hay que seleccionarlo.

Si se trata de un grfico incrustado en la hoja de clculo, se selecciona haciendo clic con el ratn

en l. Si se trata de un grfico en una hoja para grficos, bastar con seleccionar la hoja.

Una vez seleccionado el grfico, ya se puede activar el asistente. Pruebe con estos

ejemplos:

L Abra el fichero Bolsa de Barcelona.xls (si no lo tiene abierto ya).

L Seleccione el grfico incrustado de la derecha (haciendo clic en l) y pulse el botnAsistente para grficos . Aparecer el paso 1 de 4.

Este cuadro permite modificar el tipo de grfico que se ha utilizado para la creacin del

mismo.

L Pulse el botn Siguiente >. Le aparecer el paso 2 de 4, en el que puedemodificar el rango utilizado para la creacin del grfico.



L Pulse el botn Siguiente >. Le aparecer el paso 3 de 4, en el que podr modificarlos elementos del grfico.

L Seleccione la ficha Leyenda, desactive la casilla de verificacin Mostrar leyendapara indicar que no queremos que aparezca la leyenda en el grfico.

L Pulse el botn Siguiente >. Le aparecer el paso 4 de 4, en el que podrseleccionar si quiere el grfico incrustado o en otra hoja. Dejelo tal y comoaparece y pulse el botn Finalizar.

L Guarde el libro de trabajo, y cirrelo .

3.1.6.- Insertar Elementos en un Grfico

Para insertar elementos en un grfico, previamente ser necesario seleccionarlo, si se trata

de un grfico incrustado haciendo clic en l; sino, seleccionando la hoja del grfico.

PARA INSERTAR ELEMENTOS EN UN GRFICO:

MEDIANTE EL MEN

Utilizando las opciones del men Grfico.

MEDIANTE EL MEN CONTEXTUAL

Utilizando las opciones Tipo de grfico..., Datos de origen..., Opciones de grfico... y Ubicacin... del men

contextual.

#El Men Grfico

El men Grfico permite agregar elementos del grfico que

no se hayan puesto o eliminar algunos elementos que existan (se

utilizan los mismos cuadros que los utilizados desde el Asistente

para grficos). Este men es de tipo dinmico, slo aparecer

cuando se haya seleccionado un grfico.

Las opciones que aparecen seguidas de puntos suspensivos

muestran un cuadro de dilogo, con el que se puede agregar o

eliminar el elemento o los elementos en cuestin.

#El Men Contextual

El men contextual, como su mismo nombre indica, es un men

que se adapta al contexto, es decir, que es distinto segn la accin que se

desea emprender.



Su uso es muy sencillo, basta con pulsar el botn secundario del ratn en el objeto

deseado. Automticamente aparece el men contextual, con todas las opciones del men que

permitan modificar el objeto seleccionado.

Este men simplifica notablemente la modificacin de los grficos, pues mediante la

pulsacin del botn secundario del ratn se obtienen las mismas opciones que se obtienen con los

mens Formato y Grfico.

Resulta adems mucho ms cmodo utilizar este men, pues no es necesario tener que

desplazar el ratn por toda la pantalla, y adems aparecen slo las opciones que se pueden utilizar

en referencia al objeto seleccionado.

Ver el uso de este men utilizndolo en los prximos ejemplos.

Ver que hay una opcin que no se puede seleccionar. Corresponde a Vista en 3D.... Esta

opcin se utilizar con grficos tridimensionales.

Para comprobar el funcionamiento del resto de las opciones de este men deber realizar

excel 2003 avanzado cepi-base

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