excel 2003

Manual del Curso

MICROSOFT EXCEL: 2003

Manual de Microsoft Excel 2003 I

ÍNDICE DE CONTENIDOS

CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN .................................................................................. 1

1.1 ELEMENTOS NUEVOS EN EXCEL 2003.................................................................. 1 1.1.1 FUNCIONALIDAD DE LISTAS .............................................................................. 1 1.1.2 DOCUMENTOS INTELIGENTES ............................................................................ 1 1.1.3 ÁREAS DE DOCUMENTOS .................................................................................. 2 1.1.4 COMPARAR LIBROS EN PARALELO....................................................................... 2 1.2 HOJA DE CALCULO ........................................................................................... 2 1.3 TERMINOLOGÍA BÁSICA DE EXCEL...................................................................... 3 1.4 COMENZAR A TRABAJAR CON EXCEL................................................................... 3 1.5 ELEMENTOS DE LA PANTALLA............................................................................. 3 1.6 BARRA DE MENU .............................................................................................. 5 1.7 AREA DE TRABAJO............................................................................................ 6 1.8 TRABAJAR CON LA AYUDA ................................................................................. 7 1.9 SALIR DE EXCEL............................................................................................... 9

CAPÍTULO 2: TRABAJAR CON LA HOJA DE CALCULO .............................................. 10

2.1 MOVERNOS POR LA HOJA ................................................................................ 10 2.2 RANGOS ....................................................................................................... 12 2.3 NOMBRE DE CELDA Y BLOQUE ......................................................................... 13 2.4 TIPOS DE DATOS ........................................................................................... 14 2.5 BORRAR Y MODIFICAR DATOS EN UNA CELDA.................................................... 15 2.6 GESTIÓN DE LIBROS ...................................................................................... 16 2.6.1 ABRIR UN LIBRO NUEVO ................................................................................. 16 2.6.2 GUARDAR UN LIBRO ....................................................................................... 16 2.6.3 ABRIR UN LIBRO ............................................................................................ 17

Ejercicio 1: Guardar un libro................................................................................... 19

CAPÍTULO 3: FORMATOS........................................................................................ 20

3.1 FORMATO NUMERICO...................................................................................... 20 3.1.1 FORMATO NUMERICO...................................................................................... 21 3.1.2 ALINEACION .................................................................................................. 22 3.1.3 FUENTE......................................................................................................... 23 3.1.4 BORDES........................................................................................................ 24 3.1.5 TRAMAS........................................................................................................ 25 3.2 FORMATO DE FILAS ........................................................................................ 26 3.3 FORMATO DE COLUMNAS ................................................................................ 27 3.4 AUTOFORMATO .............................................................................................. 28

Ejercicio 2: Aplicar formatos................................................................................... 29

CAPÍTULO 4: EDICIÓN Y CALCULOS....................................................................... 30

4.1 COPIAR CORTAR Y PEGAR................................................................................ 30 4.1.1 COPIAR......................................................................................................... 30 4.1.2 CORTAR ........................................................................................................ 31 4.1.3 PEGAR .......................................................................................................... 31 4.2 FORMULAS .................................................................................................... 32

Manual de Microsoft Excel 2003 II

4.3 COPIAR FORMULAS......................................................................................... 33 4.3.1 REFERENCIAS ................................................................................................ 33 4.3.2 REFERENCIA RELATIVAS ................................................................................. 33 4.3.3 REFERENCIAS ABSOLUTAS .............................................................................. 33 4.3.4 REFERENCISA MIXTAS .................................................................................... 34 4.3.5 SERIES ......................................................................................................... 34 4.3.6 LISTAS PERSONALIZADAS ............................................................................... 35 4.4 BUSCAR Y REMPLAZAR.................................................................................... 35 4.5 ORTOGRAFIA ................................................................................................. 36

Ejercicio 3: Realizar cálculos y aplicar formatos......................................................... 38

CAPÍTULO 5: FORMATO DE HOJAS ......................................................................... 39

5.1 LAS HOJAS DE CALCULO ................................................................................. 39 5.2 DESPLAZAMIENTOS POR LA HOJA..................................................................... 39 5.3 MOVER LAS HOJAS ......................................................................................... 40 5.4 CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA.................................................................... 40 5.5 ELIMINAR E INSERTAR HOJAS.......................................................................... 40 5.6 OCULTAR Y MOSTRAR UNA HOJA...................................................................... 41 5.7 FONDO DE LA HOJA ........................................................................................ 42

Ejercicio 4: Trabajar con el formato de una hoja ....................................................... 44

CAPÍTULO 6: FUNCIONES....................................................................................... 45

6.1 INTRODUCCION ............................................................................................. 45 6.2 EL ASISTENTE DE FUNCIONES ......................................................................... 46 6.3 AUTOSUMA.................................................................................................... 49 6.4 TIPOS DE FUNCION ........................................................................................ 49 6.4.1 FUNCIONES MATEMATICAS.............................................................................. 49 6.4.2 FUNCIONES FINANCIERA................................................................................. 50 6.4.3 FUNCIONES LOGICAS ..................................................................................... 50 6.4.4 FUNCIONES FECHA/HORA................................................................................ 51 6.4.5 FUNCIONES ESTADISTICAS ............................................................................. 51 6.4.6 FUNCIONES DE BUSQUEDA.............................................................................. 52 6.4.7 FUNCIONES DE CADENA.................................................................................. 52 6.5 FUNCIONES ANIDADAS ................................................................................... 53

Ejercicio 5: Trabajar con funciones estadísticas y matemáticas.................................... 54 Ejercicio 6: Trabajar con funciones de fecha y hora ................................................... 55 Ejercicio 7: Trabajar con funciones matemáticas ....................................................... 56 Ejercicio 8: La Función Buscar ................................................................................ 57

CAPÍTULO 7: IMPRIMIR......................................................................................... 58

7.1 CONFIGURAR LA IMPRESIÓN............................................................................ 58 7.2 IMPRIMIR...................................................................................................... 59 7.3 VISTA PRELIMINAR......................................................................................... 60

Ejercicio 9: Imprimir una hoja ................................................................................ 63

CAPÍTULO 8: CREACIÓN Y EDICIÓN DE GRAFICOS ................................................ 64

8.1 CREAR UN GRAFICO ....................................................................................... 64 8.2 LA BARRA DE GRAFICOS ................................................................................. 67 8.3 PERSONALIZACION DE GRAFICOS .................................................................... 68 8.3.1 AÑADIR TITULOS ........................................................................................... 68 8.3.2 ROTULOS ...................................................................................................... 69 8.3.3 MOSTRAR Y OCULTAR LA LEYENDA ................................................................... 70 8.3.4 MOSTRAR Y OCULTAR LOS EJES ....................................................................... 70 8.3.5 MOSTRAR Y OCULTAR LAS LINEAS DE DIVISIÓN ................................................ 71

Manual de Microsoft Excel 2003 III

8.3.6 MOSTRAR Y OCULTAR LA TABLA DE DATOS........................................................ 72 8.4 INSERTAR IMÁGENES ..................................................................................... 72 8.5 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO.......................................................... 74

Ejercicio 10: Crear un gráfico de barras ................................................................... 76 Ejercicio 11: Crear un gráfico de barras y líneas ............................................................. 77 Ejercicio 12: Crear un gráfico de áreas y líneas............................................................... 78

CAPÍTULO 9: BASES DE DATOS Y VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL ..................... 79

9.1 CREAR UNA BASE DATOS ................................................................................ 79 9.2 FORMACION DE ENTRADA DE DATOS ................................................................ 79 9.3 ORDENAR LA LISTA DE DATOS......................................................................... 81 9.3.1 ORDENAR POR UN CAMPO ............................................................................... 81 9.3.2 ORDENAR POR UN CAMPO O VARIOS ................................................................ 81 9.4 AUTOFILTROS................................................................................................ 82 9.5 FILTROS AVANZADOS ..................................................................................... 84 9.6 VALIDACION DE DATOS .................................................................................. 85

Ejercicio 13: Trabajar con Bases de Datos ................................................................ 89 Ejercicio 14: Ejercicio de repaso ................................................................................... 90

Solución al ejercicio 1............................................................................................ 91 Solución al ejercicio 2............................................................................................ 93 Solución al ejercicio 3............................................................................................ 97 Solución al ejercicio 4.......................................................................................... 101 Solución al ejercicio 5.......................................................................................... 105 Solución al ejercicio 6.......................................................................................... 107 Solución al ejercicio 7.......................................................................................... 108 Solución al ejercicio 8.......................................................................................... 109 Solución al ejercicio 9.......................................................................................... 112 Solución al ejercicio 10 ........................................................................................ 114 Solución al ejercicio 11 ........................................................................................ 118 Solución al ejercicio 12 ........................................................................................ 119 Solución al ejercicio 13 ........................................................................................ 124 Solución al ejercicio 14 ........................................................................................ 127

Manual de Microsoft Excel 2003 1

CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN 1.1 ELEMENTOS NUEVOS EN EXCEL 2003 1.1.1 FUNCIONALIDAD DE LISTAS Microsoft Office Excel 2003 permite crear listas en las hojas de cálculo para agrupar datos relacionados y actuar sobre ellos. Puede crear una lista a partir de datos existentes o crear una lista en un rango vacío. Al especificar un rango como una lista, puede administrar y analizar fácilmente los datos, con independencia de los datos externos a la lista.

Excel 2003 pone una nueva interfaz de usuario, con su funcionalidad correspondiente, para rangos designados como listas.

Cada lista de la columna tiene habilitado el Autofiltro de manera predeterminada en la fila de encabezado, lo que permite filtrar u ordenar rápidamente los datos.

El borde de lista de color azul oscuro resalta claramente el rango de celdas que forman la lista.

La fila del marco de la lista que contiene un asterisco se denomina fila de inserción. Al escribir información en esta fila se agregarán datos automáticamente a la lista.

Puede agregar una fila Total a la lista. Si hace clic en una celda de la fila Total podrá elegir una de las funciones agregadas de la lista desplegable.

Puede modificar el tamaño de la lista arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior derecha del borde de la lista.

1.1.2 DOCUMENTOS INTELIGENTES Los documentos inteligentes son documentos programados para ampliar la funcionalidad de un libro respondiendo dinámicamente según el contexto de las acciones del usuario.

Hay varios tipos de documentos que funcionan bien como documentos inteligentes, como los formularios o las plantillas. Los documentos inteligentes funcionan especialmente bien en libros que forman parte de un proceso. Por ejemplo, su compañía puede tener un proceso para rellenar los formularios de gastos anuales de los empleados, y es posible que ya utilice una plantilla de Microsoft Office Excel 2003 para este efecto. Si se convierte la plantilla en un documento inteligente, podrá conectarse a una base de datos que rellena automáticamente parte de la información requerida, como el nombre, el número de empleado, el nombre del director, etc. Al completar el informe de gastos, el documento inteligente puede mostrar un botón que permita enviarlo al siguiente paso del proceso. Como el documento inteligente sabe quién es su director, podrá enviárselo automáticamente. Además, independientemente de quién lo esté utilizando, el documento inteligente sabe en qué paso del proceso de revisión de gastos está y cuáles son los pasos siguientes.

Con los documentos inteligentes podrá reutilizar contenido existente. Por ejemplo, los contables pueden utilizar el texto repetitivo existente al crear declaraciones de facturación.

Los documentos inteligentes también facilitan el uso compartido de información. Pueden interactuar con diversas bases de datos y utilizar BizTalk para hacer un seguimiento del flujo de trabajo.


Pueden incluso interactuar con otras aplicaciones de Microsoft Office. Por ejemplo, es posible utilizar documentos inteligentes para enviar mensajes de correo electrónico a través de Microsoft Outlook sin salir de un libro y sin tener que iniciar Outlook.

1.1.3 ÁREAS DE DOCUMENTOS

Utilice áreas de documentos para simplificar el proceso de creación, edición y revisión en grupo (y en tiempo real) de documentos con Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 o Microsoft Office Visio 2003. Un sitio de área de documentos es un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services centrado en uno o más documentos. Los integrantes del grupo podrán trabajar fácilmente en el documento, ya sea directamente en la copia del área de documentos o en su propia copia, que pueden actualizar periódicamente con los cambios guardados en la copia almacenada en el sitio del área de documentos.

Normalmente, se crea un área de documentos cuando se utiliza el correo electrónico para enviar un documento como datos adjuntos compartidos. El remitente de los datos adjuntos compartidos será el administrador del área de documentos y los destinatarios pasarán a ser integrantes de dicha área, donde se les concede permiso para contribuir al sitio. Otra forma común de crear un área de documentos es utilizar el panel de tareas Área de trabajo compartida (menú Herramientas) de un programa de Microsoft Office 2003.

Cuando se utiliza Word, Excel, PowerPoint o Visio para abrir una copia local del documento en el que está basado el área de documentos, el programa de Office obtiene periódicamente actualizaciones desde el área de documentos y se las ofrece. Si los cambios realizados en la copia del área de documentos están en conflicto con los cambios que haya realizado en su copia, puede elegir qué copia desea conservar. Cuando haya acabado de editar la copia, puede guardar los cambios en el área de documentos, donde estarán disponibles para que los demás integrantes los incorporen a sus copias respectivas del documento

1.1.4 COMPARAR LIBROS EN PARALELO Utilizar un libro para ver los cambios realizados por varios usuarios puede resultar difícil, pero ahora hay un enfoque nuevo para comparar libros: comparar libros en paralelo. La comparación de libros en paralelo (mediante el comando Comparar en paralelo con del menú Ventana) permite ver de forma más clara las diferencias entre dos libros, sin tener que combinar todos los cambios en un libro. Puede desplazarse por los dos libros a la vez para identificar las diferencias entre ellos. 1.2 HOJA DE CALCULO La aparición de la primera hoja de cálculo provoco en el mundo de la informática una revolución de tal magnitud que aun hoy siguen siendo estos paquetes los más utilizados en todos los entornos profesionales. Una hoja de calculo es básicamente un programa (software) que hace que el ordenador funcione como una tabla de doble entrada (filas / columnas) dividiendo el espacio en miles de celdas. En estas celdas se insertan datos numéricos sobre los que se pueden realizar infinidad de cálculos de modo rápido y fiable. La capacidad de guardar esta información para recuperarla posteriormente, de simular operaciones complejas, de crear representaciones gráficas de los datos y la alta calidad del resultado final hacen incomparable la utilidad de estos programas con cualquier otro método tradicional de cálculo.


La integración en el entorno Windows de las hojas de calculo ha traído la facilidad y rapidez de aprendizaje, la integración con otras aplicaciones (procesadores de textos, programas de diseño, etc.) avanzadas, posibilidades de edición como: la posibilidad de utilizar infinitos tipos de letra, colores, gráficos, etc. además las ultimas versiones incorporan nuevas utilidades: hojas tridimensionales, orientación al objeto, presentaciones, lenguaje de programación, etc. 1.3 TERMINOLOGÍA BÁSICA DE EXCEL Excel utiliza su propia terminología, aunque esta es similar al resto de Hojas de Calculo que existen en el mercado. Los términos que constantemente oiremos son los de celda, fila, columna, rango, libro,... Aunque habitualmente denominamos Hoja de Calculo al entorno de trabajo, este término no es del todo correcto pues desde la versión 5.0 de Excel el trabajo se realiza a través de Libros, estos están compuestos inicialmente por 3 hojas, pudiendo variar este numero, indicando un máximo de 255. La hoja de cálculo es la unidad mínima en la que podemos trabajar dentro de Excel. 1.4 COMENZAR A TRABAJAR CON EXCEL Para iniciar Excel haremos un clic en el botón INICIO de la barra de tareas, a continuación seleccionamos la opción PROGRAMAS, y por ultimo haremos un clic en la opción Microsoft Excel

Podemos crear un icono de acceso directo a la aplicación desde el escritorio de Windows, este nos permita acceder de forma rápida a Excel, bastará con hacer doble clic sobre el mismo. 1.5 ELEMENTOS DE LA PANTALLA Al iniciar la aplicación nos encontramos con la ventana principal de Excel. Esta venta mantiene la configuración habitual de todas las aplicaciones Windows, e incluye los elementos típicos de las mismas con algún elemento especifico del trabajo con Excel.


BARRA DE TÍTULO: Aparece en la parte superior de la ventana, incluye el nombre de

la aplicación y el nombre del Libro abierto en ese momento, por defecto, Excel asigna el nombre de Libro1, si el usuario aun no ha dado nombre al libro

BARRA DE MENÚS: Aparece debajo de la barra de título ,incluye todas las opciones de trabajo de que dispone el programa, al desplegar cualquiera de ellas, se muestran las órdenes o comandos incluidos en cada menú, para ello bastará con hacer un clic sobre la opción deseada.

BARRAS DE HERRAMIENTAS: Por defecto Excel muestra dos barras (Estándar y Formato). Las mismas incluyen en forma de botones las opciones de trabajo más comunes. Existen otras barras de herramientas específicas (Dibujo, Tabla Dinámica, Gráficos), que el usuario puede mostrar y ocultar en pantalla. Igualmente podemos fácilmente crear nuestras propias barras de herramientas.

BARRA DE FÓRMULAS: Muestra el indicador de dirección de celda (celda activa) y el cuadro para entrada de datos.

BARRA DE ESTADO: Ofrece información acerca de los comandos activados o de las operaciones que en ese momento se están realizando.

ÁREA DEL DOCUMENTO: La parte de la ventana destinada a introducir los datos. COLUMNAS, FILAS Y HOJAS: Situadas alrededor del área de trabajo, muestran los

nombres de cada uno de estos elementos. Las columnas quedan definidas con la letras del abecedario y las filas con numeradas desde el 1 hasta el numero 65.536. Desde la barra de Hojas, podemos acceder a cada una de las hojas de nuestro libro, bastará con hacer un clic sobre la ficha de hoja correspondiente.


Podremos mostrar u ocultar la mayoría de elementos que se aparecen en la ventana principal, desde la opción de menú HERRAMIENTAS + OPCIONES, seleccionando la ficha Ver, o bien desde la opción de menú VER combinado con el elemento que se desea mostrar u ocultar.

1.6 BARRA DE MENU Esta barra incluye todas las opciones de trabajo de que dispone Excel. Cada una de estas opciones incluye a su vez todas las órdenes o comandos que permiten realizar el trabajo con la aplicación. Para activar cualquier opción de menú, disponemos de dos opciones:

CON EL RATÓN: Bastará con hacer un clic sobre la opción de menú deseada, aparece

una lista de opciones que muestra los comandos u ordenes disponibles en dicho menú. Seleccionamos el comando deseado haciendo un clic sobre el mismo.

CON EL TECLADO: Pulsaremos la tecla ALT, a continuación, la tecla de la letra que aparece subrayada en dicha opción de menú, de esta forma se despliega dicha opción, mostrando todas sus ordenes o comandos. Con las teclas de Movimiento podremos desplazarnos por dicho menú y seleccionar el comando deseado, también se podrá pulsar la tecla de la letra que aparece subrayada en dicho comando


Algunas opciones de menú, muestran la tecla o combinación de teclas que permiten ejecutar dicha opción, por ejemplo para Abrir un documento podemos utilizar la combinación de Teclas CONTROL+A, de esta forma podremos ejecutar algunos comandos de forma rápida Una opción de menú seguida de tres puntos implica que al ejecutar la misma aparece un cuadro de dialogo que solicita información necesaria para su ejecución. Ejemplo: al seleccionar la opción de menú INSERTAR + CELDAS, aparece la siguiente ventana: Cuando una opción de menú aparece atenuada, no podremos ejecutar la misma en ese momento. Algunas opciones de menú muestran una pequeña flecha en su derecha, que indica que dicha opción incluye a su vez otros comandos u opciones Por último algunas opciones de menú muestran un pequeño dibujo, que representa el botón de la barra de herramientas que ejecuta dicha opción. 1.7 AREA DE TRABAJO Cada libro de Excel presenta una ventana con unas características específicas. En esta aparecen los diferentes elementos que componen una hoja de cálculo. Un libro en Excel esta formado por un numero determinado de hojas de calculo, el numero máximo de hojas que puede contener un libro es 255; podremos indicar al programa el numero de hojas que deseamos que aparezcan en cada nuevo libro.


Los elementos principales de un libro en Excel son los siguientes:

ENCABEZADO DE COLUMNAS: Aparece situada en la parte superior y muestra, cada una de las columnas que hay dentro de una hoja de calculo, nombradas mediante letras que siguen un orden alfabético. Al llegar a la columna Z, el nombre de las mismas se constituye por dos letras, en total se incluyen 256 columnas, la ultima de ellas es la IV.

ENCABEZADO DE FILAS: Aparece en el margen izquierdo de la ventana y en ella se muestran cada una de las filas de la hoja, en este caso numeradas desde la primera, con el número 1, hasta la última con el número 65536.

SOLAPAS DE HOJAS: Presenta en forma de pestañas los nombres de las diferentes hojas de calculo de un libro de trabajo. Las hojas aparecen nombradas mediante letras que siguen, como en el caso de las columnas un orden alfabético. Podremos modificar el nombre de cada hoja de cálculo.

CELDA ACTIVA: Una de las celdas de la hoja aparece bordeada con una línea más gruesa que el resto, esta es la celda activa, en esta celda se incorporan los datos al teclearlos.

BARRAS DE DESPLAZAMIENTO: Permiten visualizar las partes de la hoja que no se pueden ver en la pantalla. Aparecen situadas en la parte inferior y en el lateral derecho de la ventana.

1.8 TRABAJAR CON LA AYUDA Microsoft EXCEL pone a disposición de todos sus usuarios una ayuda mediante la cual podemos obtener información sobre las dudas o situaciones que puedan ocurrir durante la elaboración de nuestros documentos. Podemos acceder a la ayuda de diferentes formas:

Seleccionamos el menú Ayuda ( ? ) – Ayuda de Microsoft, o bien pulsamos directamente el botón Ayuda de Microsoft de la Barra de herramientas Estándar, apareciendo el cuadro de diálogo Ayuda de Microsoft en el que podemos distinguir tres fichas:

Contenido: Esta ficha nos muestra una lista con los diferentes temas que podemos consultar, agrupados por materias. Al hacer clic a la izquierda de un tema podemos ver su contenido, es decir, e2003andimos ese tema para ver los diferentes apartados que contiene. Para consultar cualquiera de los apartados de un tema bastará con seleccionarlo, haciendo un simple clic sobre él.


Asistente para Ayuda: Esta ficha nos permite buscar un tema indicando una serie de palabras clave a través de las cuales el programa realizará la búsqueda de todos los temas relacionados.

Índice: Desde esta ficha podemos ver una lista de entradas de los temas de ayuda ordenada alfabéticamente.

Incluso otra alternativa es la de colocarnos sobre la opción de la que nos interese consultar la ayuda y pulsar la tecla de función F1.


1.9 SALIR DE EXCEL Para cerrar Excel disponemos de varias opciones que de forma general podemos utilizar en todas las aplicaciones Windows.

Desde la opción de menú ARCHIVO+SALIR. Desde la opción Cerrar, disponible en el Botón de Menú de control de la aplicación.

Si previamente no se guardo el libro sobre el que se ha trabajado y siempre que se hayan realizado cambios sobre el mismo, aparece una ventana que indica si queremos guardar dichos cambios.


CAPÍTULO 2: TRABAJAR CON LA HOJA DE CALCULO 2.1 MOVERNOS POR LA HOJA Excel nos proporciona en cada hoja de calculo 256 columnas y 65.536 filas, y 256 hojas como máximo en el mimo libro. Excel asigna una letra a cada columna consecutivamente para identificarlas ( o dos letras), es decir desde la columna A hasta la IV. Del mismo modo asigna un número a las filas, desde el 1 hasta el 65.536. Las hojas del libro reciben también una letra del mismo modo que las columnas. Dentro de una hoja de calculo siempre habrá una celda activa, que es el lugar de la hoja donde se introduce la información al escribir la misma con el teclado. Esta se visualiza en con un pequeño recuadro alrededor. La parte izquierda de la barra de formulas indicará siempre que celda es la activa en una hoja. El nombre o dirección que permite identificar cada una de las celdas que aparecen en una hoja estará formado, por la unión del nombre de la columna mas el nombre de la fila en que se encuentre, por ejemplo:

H3 B19 F56

Podemos desplazarnos por las diferentes celdas de una hoja e ir introduciendo los datos en cada una de ellas. Disponemos de diversas formas para realizar el movimiento por las celdas.

CON EL RATÓN:

Haciendo un clic sobre la celda que se queremos activar. La ventana de la hoja de calculo nos impide visualizar, dado su tamaño, todas

las celdas que se incluyen en la misma, con las barras de desplazamiento podremos visualizar todas las celdas de la hoja.

CON EL TECLADO:

Disponemos de una gran cantidad de posibilidades de movimiento con el teclado. Utilizando las teclas de movimiento del cursor, se desplaza la celda activa de una

celda a otra, en la dirección de la flecha. Celda siguiente a la derecha Celda siguiente a la izquierda


Celda siguiente hacia abajo Celda siguiente hacia arriba La tecla INICIO desplaza la celda activa a la primera columna de la fila en que no

encontramos. La tecla AvPág desplaza la celda activa a la última fila de la columna que se

visualiza en pantalla. La tecla RePág desplaza la celda activa de forma idéntica pero en sentido

contrario, hacia arriba. La combinación de teclas ALT+AvPág desplaza la celda activa a la última

columna de la fila que se visualiza en pantalla. La combinación de teclas ALT+RePág realiza idéntico desplazamiento en sentido

contrario, hacia la izquierda. La combinación de teclas CONTROL+INICIO, desplaza la celda activa a la

primera celda de una hoja. CONTROL+Flecha derecha desplaza la celda activa a la última columna de la fila

donde nos encontramos. CONTROL+Flecha izquierda, desplaza la celda activa a la primera columna de la

fial donde nos encontramos. La combinación de teclas CONTROL + AvPág o RePág, activa hacia la derecha o

hacia la izquierda cada una de las hojas de un Libro.

Para realizar movimientos mas específicos, concretamente para desplazarnos a la celda de la hoja que decidamos, disponemos de la opción de menú EDICIÓN+IR A:

En el cuadro REFERENCIA escribiremos la dirección o nombre de la celda que se desea activar, cualquiera que sea, pulsando a continuación sobre el botón Aceptar. Desde esta misma ventana podremos localizar celdas con un contenido especifico, pulsando el botón ESPECIAL que muestra una nueva ventana que permite especificar parámetros para realizar la búsqueda. Por ultimo disponemos de una posibilidad de desplazamiento, utilizando la Barra de Fórmulas, y escribiendo sobre el Cuadro de Dirección, la dirección de la celda que se desea activar.


2.2 RANGOS Un rango es un conjunto o bloques de celdas contiguas dentro de una hoja. Excel permite seleccionar bloques de celdas, sobre los que podremos realizar diversas operaciones.

Excel identifica un bloque de celdas mediante un nombre que esta formado por la dirección de celda de la esquina del bloque y la dirección de celda de la esquina opuesta, separado con dos puntos, por ejemplo B2:H7. Una sola fila se identifica con el nombre de la misma, seguido de dos puntos, y de nuevo el nombre de la columna A:A, de igual manera para las filas, 2:2. El bloque de celdas seleccionada presenta un color diferente al del resto de las celdas de la hoja. La selección de bloque se desactiva haciendo clic con el ratón en cualquier lugar de la hoja. Para realizar la selección de celdas podemos utilizar, como en todas las opciones del programa, diversas opciones.

CON EL RATÓN:

Seleccionar un bloque: Posicionamos el puntero del ratón en la primera celda del bloque arrastramos hasta la ultima celda, y al soltar el bloque queda seleccionado.

Seleccionar una columna: Haremos un clic en el encabezado de la columna que se desea seleccionar.

Seleccionar una fila: Haremos un clic en el encabezado de la fila que se desea seleccionar.

Seleccionar toda una hoja. Haremos clic sobre el botón Seleccionar todo situado entre el encabezado de filas y el encabezado de columnas.

CON EL TECLADO:

Seleccionar un bloque: Activamos la primera celda del bloque, a continuación

pulsamos la tecla Mayúsculas, sin soltar, nos desplazamos con las teclas de movimiento del cursor, de esta manera se va seleccionando el bloque en la dirección deseada.

La opción de menú EDICIÓN+IR A, permite seleccionar una sola celda o un bloque.


Por último mencionar que se podrá seleccionar celdas o bloques no contiguos dentro de una misma hoja, para realizar esta selección deberemos mantener pulsada la tecla CONTROL y a continuación seleccionar, con el ratón, los bloques deseados 2.3 NOMBRE DE CELDA Y BLOQUE En algún caso nos puede interesar utilizar un bloque o celda para realizar varias operaciones, por ejemplo en un bloque de celdas almacenamos las edades de diversas personas, y sobre estos datos queremos calcular la media aritmética, la desviación estándar, realizar un gráfico, etc.. Para facilitar la utilización de estos datos podremos asignar un nombre a este bloque en lugar de utilizar el nombre real del mismo. En el ejemplo anterior podríamos llamar al bloque Edades.

Para asignar nombre a una celda o bloque de celdas, seleccionamos las mismas y a continuación activamos la opción de menú INSERTAR+NOMBRE+DEFINIR, aparece la siguiente ventana:

En el cuadro Nombres en el libro:, escribiremos el nombre que queremos dar al bloque o celda, sustituyendo el nombre que da Excel a la celda o bloque de celdas seleccionado, haciendo un clic en el botón Agregar, y pulsando finalmente Aceptar.

Al mantener seleccionado el bloque o la celda a la que damos nombre en el Cuadro de nombre de la barra de entrada de datos, visualizaremos el nombre del mismo.

Desde este mismo cuadro podemos asignar nombre a una celda o bloque, basta con seleccionarlo y editar el cuadro de nombre haciendo un clic sobre el mismo, a continuación se escribirá el nombre.


2.4 TIPOS DE DATOS Para escribir cualquier dato dentro de una celda en primer lugar debemos activar la misma, haciendo un clic sobre ella. Al comenzar a escribir dentro de la celda activa, la barra de Fórmulas cambia su aspecto en la línea de entrada de datos aparecen los datos que se introducen en la celda y aparecen tres nuevos botones.

CANCELAR. Permite cancelar la introducción o modificación de lo escrito en una celda. Esta opción podrá ejecutarse con la tecla ESCAPE.

INTRODUCIR. Con este botón aceptamos el contenido de lo escrito, añadiendo el mismo en la celda. La mima función se ejecuta con la tecla INTRO.

MODIFICAR FORMULA. Inserta el carácter =, dentro de la celda para escribir una formula.

Los datos de la hoja de calculo por tanto se almacenan dentro de cada una de las celdas de la hoja. Podemos trabajar con los siguientes tipos de datos.

TEXTO. Normalmente serán títulos que se introducen dentro de una celda, se considera texto cualquier carácter. Aparecen alineados a la izquierda dentro de la celda.

NUMÉRICOS. Todos los caracteres numéricos. Caracteres especiales que se utilizan como operadores matemáticos, +, -, =, etc. para introducir un número dentro de una celda como un carácter tipo texto el mismo deberá aparecer entre comillas. Estos caracteres por defecto se alinean en la celda a la derecha

FECHAS Y HORAS. Este tipo de datos tiene una sintaxis especial

Fecha se deberá introducir con el formato siguiente: 9/05/98 o 9-05-98. Hora se introduce con el siguiente formato: 1:04:54 0 1:05.

FÓRMULAS. Es tipo de datos permiten la realización de cálculos dentro de una hoja,

estarán formados por una combinación de valores numéricos; direcciones de celda y caracteres especiales.

Los caracteres utilizados como operadores matemáticos en las formulas son los siguientes: Operadores matemáticos:

+ Sumar. - Restar. * Multiplicar. / Dividir. ^ E2003onente. % Porcentaje.

Operadores Lógicos:

= Igual. < Menor. > Mayor. <= Menor o igual. >= Mayor o igual. <> Distinto.


Las formulas son evaluadas por Excel de izquierda a derecha, no obstante se mantendrá una jerarquía de operaciones que permite que unas se realicen antes que otras.

() % ^ * y / + y -

Para comenzar a escribir una formula en Excel el primer carácter de la celda debe ser el signo =, seguido de la combinación de operadores y datos que constituyen la operación. Por ejemplo:

=B2+D4 =3+45 =B1^5 =7%*1000

FUNCIONES. Son datos tipo fórmula especial, que permiten realizar operaciones de

calculo complejas, predefinidas por Excel. 2.5 BORRAR Y MODIFICAR DATOS EN UNA CELDA

BORRAR. Para eliminar el contenido de una o varias celdas. En primer lugar, se selecciona la celda o el bloque y a continuación se dispone de varias opciones para eliminar su contenido.

Pulsar la tecla SUPRIMIR. Con la opción de menú EDICIÓN + BORRAR.

Esta opción incluye a su vez varios comandos.

TODO: Borra contenidos, formatos y comentarios. FORMATOS: Borra formatos, no contenidos. CONTENIDO: Borra contenidos y mantiene formatos. COMENTARIOS: Borra comentarios.

Pulsando el botón derecho del ratón (menú contextual) sobre la celda o bloque, aparece una opción que permite borrar contenido.

MODIFICAR. Para cambiar el contenido de una celda. Excel permite editar el contenido de una celda para modificar su contenido sin necesidad de volver a escribir el mismo. Hacer doble clic sobre la celda que se desea modificar incorpora en su interior el cursor con el cual se podrá escribir de nuevo sobre el texto. También pulsando en la línea de entrada de datos con el puntero del ratón, aparece el cursor que permite modificar datos.


2.6 GESTIÓN DE LIBROS 2.6.1 ABRIR UN LIBRO NUEVO Al iniciar el trabajo con Excel se incorpora, por defecto, un nuevo Libro en blanco en la ventana. Cuando se desea incorporar un nuevo Libro en la ventana de trabajo se dispone de varias opciones: Utilizando la opción de menú ARCHIVO + NUEVO, aparece la siguiente ventana en el panel de tareas:

Selecciona nuevo documento en blanco. Selecciona nuevo a partir de un documento existente. Selecciona nuevo a partir de plantillas.

También podemos hacerlo desde la barra de herramientas con el botón correspondiente. Excel aportara una hoja nueva de cálculo de forma rápida.

2.6.2 GUARDAR UN LIBRO Una vez realizado sobre el Libro el trabajo, debemos guardar el mismo. Si es la primera vez que se guarda el Libro, deberemos indicar la unidad o carpeta, donde se desea guardar y asignar un nombre al mismo. Los Libros creados en Excel recibirán la extensión XLS. Se dispone de distintas opciones para guardar el LIBRO:

Menú ARCHIVO + GUARDAR Menú ARCHIVO + GUARDAR COMO Desde el botón de la barra de herramientas.

Siempre que cerramos un fichero no guardado previamente.


En la parte superior de la ventana se debe indicar el lugar en que se desea guardar dicho Libro, mediante la lista desplegable que incorpora dicho cuadro se podrá seleccionar la unidad deseada.

A continuación en Nombre del archivo, se escribirá el nombre que se asignará al Libro. Por ultimo haremos un clic sobre el botón Guardar.

Si el documento fue guardado con anterioridad la funcionalidad de las tres opciones varia, al seleccionar la opción ARCHIVO+GUARDAR, o el botón Guardar de la barra de herramientas, automáticamente el programa guarda las modificaciones que se hayan realizado sobre el Libro abierto, sin necesidad de especificar la unidad o carpeta donde se desea almacenar el mismo. La opción de menú ARCHIVO + GUARDAR COMO, nos llevará de nuevo a la ventana anterior, permitiendo en este caso guardar el Libro en una nueva unidad o carpeta o bien asignar un nuevo nombre al mismo. 2.6.3 ABRIR UN LIBRO Dicha opción permite incorporar en pantalla el contenido de un Libro guardado con anterioridad, permitiendo al usuario realizar sobre el mismo modificaciones o cambios. Disponemos de dos opciones para Abrir un Libro:

Mediante la opción de menú ARCHIVO + ABRIR. Mediante el botón de la barra de herramientas Abrir,


Cualquiera de estas opciones presenta en pantalla la siguiente ventana:

En el cuadro Buscar en, se debe localizar la unidad o carpeta donde se encuentra dicho Libro, mediante la lista desplegable que le acompaña, se podrá seleccionar dicha unidad, una vez seleccionada, el cuadro inferior mostrará todos los documentos que contiene. Por ultimo se selecciona el Libro deseado y se hace un clic en el botón Abrir o doble clic sobre el icono del Libro. Esta ventana incorpora una serie de opciones que ayudan a localizar el Libro que se quiere abrir, por fecha, por tipo, por tamaño, etc., y buscar el mismo si se desconoce su ubicación exacta.


Ejercicio 1: Guardar un libro

INSTRUCCIONES: Rellenar la siguiente hoja de datos, calculando mediante el uso de formulas las columna y fila de totales. Guarda el libro en tu disco duro, con el nombre de CARACOL.

DEPORTES EL CARACOL VELOZ VENTAS POR TEMPORADA DIA: 3-may-2001 Producto Primavera Verano Otoño Invierno TOTAL Ciclismo 1140352 1547896 987556 754555 4430359 Tenis 540231 674582 423568 412332 2050713 Baloncesto 654789 745123 801233 900123 3101268 Fútbol 2514789 2231452 5760255 4123321 14629817 TOTAL 4850161 5199053 7972612 6190331 24212157


CAPÍTULO 3: FORMATOS Las opciones de Formato permiten modificar la apariencia de los datos que se introducen en una hoja.

Los formatos se aplican sobre los datos, dependiendo del tipo de datos del que se trate, podrán aplicarse bordes y sombreados, modificar los altos y anchos de las filas y columnas, proteger celdas, etc 3.1 FORMATO NUMERICO Todas las posibilidades de formatos aparecen agrupados en la opción de menú FORMATO + CELDAS, que muestra en una ventana todas las opciones disponibles. Esta ventana presenta seis fichas diferentes con todos las opciones de formatos. Para activar cada una de ellas, basta con hacer un clic sobre la pestaña deseada.


3.1.1 FORMATO NUMERICO Agrupa todas las opciones de formato que se pueden aplicar sobre datos numéricos. Las opciones de formato más comunes podrán ejecutarse desde los botones de la barra de herramientas Formato.

GENERAL. No presenta un formato especifico de número, este formato permite visualizar los datos tal como se escriben en la celda.

NÚMERO. Permite visualizar los caracteres numéricos con posiciones decimales y con separador de miles. No obstante al escribir un número en una celda el usuario podrá escribir tanto los decimales como los separadores de miles.

MONEDA. Formato similar al Formato Número, permite introducir el símbolo de la moneda utilizada.

CONTABILIDAD. Idéntico al formato Moneda, alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Las anteriores opciones de formato están disponibles en la barra de herramientas Formato, en los siguientes botones.

Estilo moneda. Estilo euro. Estilo porcentual. Estilo millares. Aumentar decimales. Disminuir decimales.

FECHA. Ofrece diferentes formatos de visualización de los datos tipo fecha introducidos en una celda, por ejemplo:

Diciembre 12, 1999 Dic, 1999

HORA. ofrece diferentes formatos de visualización de los datos tipo hora introducidos en una celda, por ejemplo:

13:30 1:30 PM

PORCENTAJE. Multiplica un valor numérico por 100 y añade el carácter por ciento, %. Esta opción aparece en el botón Estilo porcentual de la barra de herramientas Formato, mencionado con anterioridad.

FRACCIÓN. Permite aplicar formatos a los datos fraccionarios de una celda. CIENTÍFICA. Presenta los datos numéricos en forma de producto de un valor por una

potencia de 10, redondeando los números. Se aplica sobre datos numéricos muy grandes.

TEXTO. Las celdas con este formato, son tratadas como texto aunque el contenido de las mismas sean números.

ESPECIAL. Para datos específicos, teléfonos, códigos postales, etc. Son útiles para hacer un seguimiento de valores de listas y de bases de datos.


PERSONALIZADA. Permite crear al usuario formatos propios, mediante el uso de caracteres especiales.

3.1.2 ALINEACION Dicha opción de menú se activa también desde la ventana de Formatos, seleccionando la pestaña Alineación. Permite alinear el contenido dentro de una celda.

La ventana de alineación es la siguiente

ALINEACIÓN DEL TEXTO. Cambia la alineación vertical u horizontal del contenido de la celda, según el criterio del usuario. A través de dos listas despegables que permiten seleccionar esta alineación, general, centrar, derecha, justificar, etc. Mediante la barra de herramientas formatos, se podrán realizar algunas de las alienaciones horizontales más comunes.

CENTRAR, Centra el contenido de la celda. ALINEAR A LA IZQUIERDA, Presenta los datos de una celda alineados a la izquierda. ALINEAR A LA DERECHA, Presenta los datos de una celda alineados a la derecha. COMBINAR Y CENTRAR, Combina dos o más celdas contiguas para crear una sola,

centrando su contenido. En el cuadro Control de Texto, aparecen tres opciones de formato, que podrán activarse pulsando sobre el cuadro de verificación que aparece delante de ellas.

AJUSTAR TEXTO. Ajusta el texto en la celda en varias líneas. REDUCIR HASTA AJUSTAR. Reduce el tamaño de los caracteres de la celda para

ajustar los mismos a la anchura de esta. COMBINAR CELDA. Combina dos o más celdas contiguas creando una única celda.


El cuadro de Orientación, permite orientar el contenido dentro de una celda de forma vertical o estableciendo el grado de giro deseado.

Este giro se establece determinando los grados deseados en el cuadro Grados, o bien pulsando sobre la Flecha de giro y moviéndola hasta el punto de giro deseado. 3.1.3 FUENTE Incluido en la opción de menú FORMATO+CELDAS, dentro de la pestaña de Fuentes.

FUENTE muestra algunos de los atributos que se pueden aplicar, Tipos de Fuente, Estilo de fuente y Tamaño, incorporando además algunos atributos especiales.

Presenta la siguiente ventana:

FUENTE: En este cuadro se podrá seleccionar el tipo de letra que se desea aplicar sobre los datos de la celda o celdas.


ESTILOS: Se podrá aplicar a la fuente diferentes estilos como negrita, cursiva, etc. TAMAÑO: Permite establecer el tamaño de la fuente. SUBRAYADO: Incluye en una lista despegable diferentes opciones de subrayado, doble

subrayado, simple, etc., que podrán aplicarse sobre el contenido de la celda. COLOR: Presenta las diferentes opciones de color que se pueden aplicar sobre los

datos. EFECTOS: Incluye algunos efectos especiales que se pueden aplicar sobre los datos,

tachado, superíndices, subíndice. En la parte inferior derecha de la ventana en el cuadro Vista Previa, se ofrece una muestra de los atributos que se aplican en las opciones de formato. La barra de herramientas incluye la posibilidad de aplicar las opciones de formato más comunes incluidas en esta ventana.

3.1.4 BORDES Esta opción de formato permite crear líneas y sombreados, que resaltan determinados lugares de la hoja. En primer lugar se deberá seleccionar la celda o bloques de celdas sobre las que se desea aplicar el formato.

A continuación se selecciona la opción de menú FORMATO + CELDAS, y se activa la pestaña Bordes. Aparece la siguiente ventana en la pantalla:

PREESTABLECIDOS. Incluye una serie de trazados de líneas, que se aplicaran haciendo un clic con el ratón sobre el mismo.


CONTORNO. Agrega un trazado de líneas alrededor del bloque de celdas o de la celda seleccionada.

NINGUNO. Elimina el trazado de líneas del bloque o celda seleccionado. INTERIOR. Solo podrá aplicarse sobre un bloque, agrega un trazado de líneas

interiores en este. BORDE. Incluye en forma de botones todas las opciones de trazado de líneas de forma

individualizada. Borde inferior, borde superior, interior, derecho, izquierdo, interior horizontal, interior vertical, etc. Haciendo un clic en cada uno de estos botones se podrá establecer el trazado de líneas específico que desee el usuario.

LÍNEAS, ESTILOS. Permite seleccionar el tipo de línea que se desea aplicar. COLOR. Incluye los diferentes colores que pueden aplicarse a las líneas de bordes.

La barra de herramientas Formato incluye un botón denominado Bordes, desde el cual se podrán aplicar los bordes sobre las celdas. Este botón lleva asociada otra barra denominada Bordes, que incluye en forma de botones todos los tipos de bordes antes mencionados.

3.1.5 TRAMAS Esta opción de formato permite aplicar un determinado color sobre la celda o celdas seleccionadas. Se activa con la opción de menú FORMATO + CELDAS, seleccionando la pestaña Tramas, aparece en la pantalla la siguiente ventana:


COLOR. Permite seleccionar el color que se desea utilizar como relleno. TRAMA. Incorpora diferentes estilos de relleno. MUESTRA En este recuadro visualizamos de forma previa la trama.

3.2 FORMATO DE FILAS Mediante esta opción de formato, se podrá modificar el aspecto de las filas. Todos los formatos de filas aparecen incluidos en la opción de menú FORMATOS + FILAS, que incorpora un submenú con todas las posibilidades.

ALTO: desde esta opción de menú se puede modificar el alto de una columna, en primer lugar se deberá seleccionar la misma, a continuación activar esta opción, aparece la siguiente ventana


Por defecto Excel fija la altura de las filas en 12,75 puntos, el usuario podrá modificar la altura en el cuadro Alto de fila, pudiendo aplicar valores desde 0 hasta 409 puntos.

También podrá modificarse la altura de la fila directamente desde la hoja. Posicionando el puntero del ratón entre la línea divisoria de filas en el encabezado de filas, este cambia de forma y aparece una doble flecha, arrastrando podrá modificarse la altura.

AUTOAJUSTAR: ajusta la altura de la fila en función de la altura de fila más alta de una selección.

MOSTRAR/OCULTAR. Oculta o muestra las filas seleccionadas en la hoja, esta opción no elimina las filas.

3.3 FORMATO DE COLUMNAS Modifica el aspecto de las columnas de una hoja de cálculo. Todas las opciones de formato aparecen recogidas en la opción de menú FORMATO + COLUMNA, que a su vez incluye un submenú con todas las opciones disponibles.

ANCHO. Permite modificar el ancho de la columna, seleccionamos en primer lugar la columna que se desea modificar, y activamos la opción de menú, aparece la siguiente ventana:

Por defecto Excel fija el ancho de la columna en 10,71 puntos, es este cuadro el usuario podrá escribir el ancho que desea aplicar. Esta opción podrá ser modificada directamente desde la hoja, posicionando el puntero del ratón en la línea divisoria de columnas, en el encabezado de columnas, este toma la forma de flecha de doble punta, arrastrando podrá modificarse el ancho.

AUTOAJUSTAR A LA SELECCIÓN. Establece un ancho de columna automático, de tal forma que permita visualizar el contenido de las celdas de la columna.

MOSTRAR/OCULTAR. Oculta o muestra las columnas seleccionadas en la hoja. ANCHO ESTÁNDAR DE LA COLUMNA. Cumple una función similar a la opción Ancho.

El valor que por defecto da Excel a una columna será de 10, 71 puntos, el usuario podrá modificar este valor entre 0 y 255 puntos.


3.4 AUTOFORMATO Excel incorpora una serie de autoformatos preestablecidos que el usuario podrá aplicar sobre la hoja. En primer lugar seleccionara el bloque de celdas sobre las cuales se desea aplicar, a continuación se activa la opción de menú FORMATOS + AUTOFORMATO. En el cuadro Formatos de tabla aparecen todas las opciones de autoformatos disponibles en Excel, en la misma ventana disponemos de una vista previa del formato antes de seleccionarlo.


Ejercicio 2: Aplicar formatos

INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo calculando la columna de Descuento, 6%, y Total, y aplicando sobre la misma las diferentes opciones de formato.


CAPÍTULO 4: EDICIÓN Y CALCULOS

4.1 COPIAR CORTAR Y PEGAR Una de las posibilidades fundamentales de la hoja de calculo es la de realizar operaciones complejas y poder aplicar esta misma operación a una larga lista de valores sin necesidad de modificar la e2003resión original

4.1.1 COPIAR Permite trasladar el contenido de una celda o un bloque seleccionado sin suprimirlo de su posición original.

En primer lugar se debe seleccionar la celda o bloque que se quiere copiar. Una vez seleccionado copiamos el mismo, para realizar esta operación disponemos de

varias opciones. Seleccionar la opción de menú EDICIÓN + COPIAR.

Seleccionar el botón de la barra de herramientas Copiar.


La celda o bloque copiado es enviado en ese momento al PORTAPAPELES de Windows. Posteriormente nos posicionamos en el lugar de la hoja donde deseamos incorporar el

contenido copiado y seleccionamos la opción Pegar. La opción de copiar también podrá realizarse utilizando el ratón, cuando las celdas donde se desea copiar sean contiguas a la celda origen.

En primer lugar se selecciona la celda o bloque que se desea copiar. Posicionar el puntero del ratón en el cuadro de llenado rápido de la celda. En ese punto el puntero del ratón adopta la forma de cruz, +, arrastrando a

continuación a todas las celdas donde se quiere copiar el origen y soltando el ratón, se copia el contenido.

Mediante la combinación de teclas CTROL+ C para activar la orden copiar y su complementaria que seria pegar mediante la combinación CTROL + V.

4.1.2 CORTAR Esta opción permite mover el contenido de una celda o un bloque de un lugar a otro del Libro, o trasladarlo a Libros diferentes. El funcionamiento es similar al descrito para la opción COPIAR.

En primer lugar se selecciona el bloque o celda que se quiere mover. Una vez seleccionado disponemos de varias opciones para cortar el mismo Seleccionar la opción del menú EDICIÓN + CORTAR. Seleccionar el botón Cortar de la barra de herramientas Estándar:

En ese momento el bloque o celda seleccionada desaparece del documento y se traslada al Portapapeles de Windows. Nos posicionamos en el lugar de la hoja en donde deseamos incorporar la parte del documento cortado y seleccionando la opción PEGAR, utilizando cualquiera de las dos formas antes mencionadas, se incorpora el texto en ese lugar del Libro. De igual manera el mismo permanece en el PORTAPAPELES hasta el momento en que se vuelva a ejecutar la opción de COPIAR o CORTAR.

Mediante la combinación de teclas CTROL+ X para activar la orden copiar y su complementaria que seria pegar mediante la combinación CTROL + V.

4.1.3 PEGAR Esta opción recupera el contenido del PORTAPAPELES de Windows incorporando el mismo en el lugar deseado, dicho contenido permanece en el PORTAPAPELES, con lo cual se podrá pegar tantas veces como se quiera. Para ejecutar la opción de pegado disponemos de diferentes opciones:

Seleccionar la opción de menú EDICIÓN + PEGAR. Seleccionar el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar


Excel 2003 dispone de un portapapeles múltiple que permite al usuario capturar distintas celdas, textos, gráficos, etc a la vez depositando su contenido en cada uno de los 24 portapapeles que ofrece y descargarlos mediante Pegar de forma consecutiva o por trocitos individuales. Esta ventaja aportada por Microsoft Office hace que su uso resulte mucho más cómodo para cualquier usuario. 4.2 FORMULAS Una formula combina valores y operadores en una e2003resión algebraica. El resultado aparece en la celda que contenga la formula. Dentro de una celda, podemos escribir una e2003resión matemática mezclando valores numéricos y operadores matemáticos. Al aceptar una e2003resión de este tipo en la celda aparecerá el resultado de la operación, en la línea de entrada de datos podremos ver la operación matemática tal como fue introducida. De la misma forma en que se pueden construir operaciones directas en la formula, podremos construir operaciones con los valores de otras celdas de la hoja, por ejemplo: A1+8-G8, en la celda veremos el resultado de esta operación y en la línea de entrada de datos la formula tal como fue escrita.

Para escribir una formula dentro de una celda debemos escribir comenzando con un signo matemático, normalmente el signo =, aunque podemos igualmente utilizar el signo +. Para facilitar la introducción de estas e2003resiones podemos ayudarnos del ratón, para ello tenemos que escribir los signos matemáticos, es decir las operaciones y paréntesis y seleccionar con el ratón las celdas con las que queremos operar. Este tipo de e2003resiones son la esencia de la utilidad de la hoja de calculo, es decir situar los datos de origen en unas celdas, y las operaciones en otras celdas distintas pero tomando el valor de esos datos a través de sus direcciones de celda. Si una vez escritas las formulas modificamos el valor de los datos originales, la hoja de cálculo actualizara automáticamente todas las operaciones, teniéndose siempre en pantalla resultados reales. De hecho, este recálculo se realiza para todo el cuaderno cada vez que aceptamos un contenido en una celda.


Si realizamos una operación no valida, por ejemplo dividir entre cero, en la celda aparece un aviso de error, pero la e2003resión sigue siendo valida cuando solucionamos el problema, por ejemplo escribimos un valor en la celda que hace de divisor.

4.3 COPIAR FORMULAS El proceso utilizado para copiar fórmulas es el mismo que el utilizado para cualquier tipo de datos, sin embargo el resultado obtenido será diferente. 4.3.1 REFERENCIAS Una referencia permite identificar un bloque o una celda determinada en una hoja de calculo, mediante su dirección Ejemplo: A1, B2:B5. Estas direcciones indican a Excel el lugar de la hoja donde localizar determinados valores. 4.3.2 REFERENCIA RELATIVAS Al copiar formulas con Referencias relativas, Excel cambia las direcciones de bloque o celda, adaptándose automáticamente a la posición que ocupa la celda que se ha copiado. Ejemplo:

Al copiar la formula de la celda E4 en el resto de celdas de la columna E Excel actualiza su contenido en función de la nueva posición de la formula copiada. De forma idéntica pasa con la fila 7 de los totales por mes. 4.3.3 REFERENCIAS ABSOLUTAS Este tipo de referencias se utilizan cuando se desea copiar formulas y se desea conservar fija una referencia de celda o bloque. Para fijar una referencia absoluta se utiliza el símbolo del dólar, $, delante de la letra de la columna y del número de la fila. La definición de una celda en valor absoluto la realizaremos con la tecla de funciones F4 o escribiendo en la formula el símbolo de $.


Por ejemplo:

4.3.4 REFERENCISA MIXTAS Este tipo de referencias se utilizan cuando se desea fijar como referencia absoluta solo una parte de la dirección de celda o bloque, bien sea la columna o la fila. Por ejemplo, B$2+C$2 4.3.5 SERIES Permite llenar a partir de un valor, una serie de números o fechas, el bloque seleccionado de forma automática. Para crear una serie activamos la opción de menú EDICIÓN+RELLENAR+SERIES. Aparece la siguiente ventana en la pantalla:

En el botón SERIES se selecciona el lugar donde se introducirá la serie, en filas o columnas.

TIPO: Permite seleccionar entre los diferentes tipos de series disponibles, Lineal, Geométrica, Cronológica, etc.

En el cuadro INCREMENTO se escribe el número en que aumenta o disminuye la serie. LIMITE: Permite especificar el valor máximo de la serie.


4.3.6 LISTAS PERSONALIZADAS Excel incorpora una serie de listas personalizadas con datos tipo texto, con lo que supone datos de uso frecuente, por ejemplo los meses del año, los días de la semana, etc., de tal forma que con incluir en una celda cualquier dato de esta lista, con el uso del botón de relleno rápido de la celda se puede trasladar todo el contenido de la lista a otras celdas de la hoja. El usuario de la aplicación podrá crear sus propias listas de datos. La opción de menú que contiene esta posibilidad se activa desde el menú HERRAMIENTAS+ OPCIONES, pulsando sobre la pestaña de Listas personalizadas.

En el cuadro de listas personalizadas aparecen todas las listas existentes, una de las opciones se denomina Nueva lista y permite agregar listas desde esta ventana, pulsando sobre esta opción y con el botón agregar el usuario podrá escribir sus propias listas en entradas de lista. 4.4 BUSCAR Y REMPLAZAR Estas opciones permiten localizar celdas con texto o números y cambiar su contenido, podrán utilizarse de forma conjunta.

BUSCAR

Permite localizar celda con el contenido indicado por el usuario. Para activar la búsqueda se activa la opción de menú EDICIÓN + BUSCAR, aparece la siguiente ventana:

En el cuadro Buscar se escribirá el contenido que se desea encontrar en la hoja. A continuación pulsando en el boto Buscar siguiente, ira localizando a lo largo de

la hoja las celdas que contengan el contenido antes especificado.


REEMPLAZAR

Desde la ventana anterior se podrá activar esta opción pulsando en el botón Reemplazar, o bien con la opción de menú EDICIÓN+REEMPLAZAR.

La ventana de reemplazar es similar a la de buscar, esta incluye un cuadro donde se incluye el nuevo texto. La opción de reemplazar podría realizarse sobre todo el documento con el Botón Reemplazar todas, o bien reemplazar solo en alguna celda determinada con la opción de Buscar siguiente, y a pulsando a continuación el botón Reemplazar. 4.5 ORTOGRAFIA Excel incorpora un corrector ortográfico que permite realizar una revisión del Libro de trabajo. Para activar el mismo se selecciona la opción de menú HERRAMIENTAS + ORTOGRAFÍA, muestra la siguiente ventana:


El corrector localiza las palabras que no contiene su diccionario y las muestra en el cuadro ortografía ofreciendo en la parte inferior en el cuadro Sugerencias las posibles soluciones al error gramatical.

Los botones Omitir y Omitir todas se utiliza para mantener en el libro palabras que el corrector detecta como error pero que para el usuario pueden no serlo.

Cambiar permite corregir el error y sustituirlo por la alguna de las sugerencias que

presenta el corrector. El botón Agregar permite incorporar en el diccionario de Excel palabras que no

contuviera el mismo. Autocorrección realiza el cambio de forma automática incorporando en la celda la primera de las sugerencias que ofrece la ortografía.


Ejercicio 3: Realizar cálculos y aplicar formatos

INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de datos, considerando que se aplicará un descuento del 5% para el calculo del DTO, un 16% para el IVA. Calcula con formulas dichas columnas, la columna de total y el total final, por ultimo aplica sobre las celdas los formatos adecuados.


CAPÍTULO 5: FORMATO DE HOJAS 5.1 LAS HOJAS DE CALCULO Los libros de trabajo son los documentos donde se crean y almacenan los datos, el usuario de la aplicación podrá determinar el número de hojas que desea en cada libro.

Seleccionamos la opción de menú HERRAMIENTAS+OPCIONES, y activamos la ficha General, aparece en la pantalla la siguiente ventana.

En el cuadro Número de hojas en nuevo libro el usuario podrá escribir el número de hojas que desea, el número máximo de hojas de un Libro son 255. 5.2 DESPLAZAMIENTOS POR LA HOJA Para activar una hoja determinada de un libro de trabajo, bastará con hacer un clic con el puntero del ratón sobre la solapa de la hoja deseada.


Si el libro de trabajo incluye un número grande de hojas, la ventana del libro solo se visualizaran aproximadamente las 7 primeras hojas, en este caso el usuario podrá desplazarse por las diferentes pestañas del libro utilizando los botones de desplazamiento situados en el extremo derecho de la barra de desplazamiento inferior. Esta barra incluye los siguientes botones.

Utilizando los botones en forma de flecha que aparecen en la parte inicial de esta barra, podemos movernos por las distintas hojas del libro. 5.3 MOVER LAS HOJAS Para desplazar las hojas de una posición a otra dentro de un libro, haremos un clic sobre la pestaña de la hoja que se deseamos mover y arrastraremos la misma sobre la lista de pestañas del libro, aparece un punto en forma de triángulo que permite identificar el lugar donde se desea situar la hoja. 5.4 CAMBIAR EL NOMBRE DE LA HOJA Mediante esta opción podremos especificar un nombre para cada una de las hojas del libro, esta opción facilitará la identificación de la hoja con su contenido. Activando la hoja a la cual se desea cambiar de nombre, a continuación se selecciona la opción FORMATO + HOJA + CAMBIAR NOMBRE, la pestaña de la hoja aparece marcada en negro, en ese momento se podrá escribir el nombre de la hoja.

Haciendo un doble clic sobre la pestaña de la hoja, también podrá modificarse el nombre de la hoja. 5.5 ELIMINAR E INSERTAR HOJAS Para insertar mas hojas en el libro, se activa la opción de menú INSERTAR + HOJA, y automáticamente se incorpora una nueva hoja a la derecha de la hoja activa en ese momento.


Para eliminar una o varias hojas, se seleccionan estas y se activa la opción de menú EDICIÓN +ELIMINAR HOJA.

También podemos actuar con el botón derecho del ratón.

5.6 OCULTAR Y MOSTRAR UNA HOJA Podremos ocultar la hoja activa de un libro en Excel, la hoja permanecerá abierta y se podrá tener acceso a ella desde otras hojas, pero no se verá. No se puede ocultar la hoja de un libro si es la única visible.


Para ocultar la hoja activa, seleccionaremos la opción de menú FORMATO+ HOJA+OCULTAR, de forma automática dejaremos de ver esta en nuestro libro de trabajo. Si queremos volver a visualizar la hoja oculta, deberemos seleccionar la opción de menú FORMATO+HOJA+MOSTRAR, aparece la siguiente ventana:

Esta ventana muestra en el cuadro grande central, la relación de todas las hojas que hemos ocultado anteriormente, deberemos seleccionar la que en estos momentos deseamos volver a ver y pulsar en el botón Aceptar. La hoja seleccionada aparecerá de nuevo en el libro de trabajo. 5.7 FONDO DE LA HOJA Podremos inserta una imagen en mosaico en el fondo de la hoja de cálculo según la imagen de mapa de bits seleccionada. Para aplicar una imagen de fondo seleccionamos la opción FORMATO+HOJA+FONDO, aparece la siguiente ventana:


Deberemos seleccionar la carpeta donde se encuentra la imagen que queremos aplicar como fondo de nuestra hoja, una vez localizada aparecerán todas las imágenes que contiene, seleccionaremos la que deseamos y pulsamos el botón Aceptar. Esta ventana nos permite visualizar las imágenes antes de aplicarlas como fondo, para obtener una imagen previa de la misma o para ayudarnos a reconocerla, para ello haremos un clic en el nombre del fichero que contiene la imagen, y en la parte derecha de la ventana obtendremos una vista del contenido de dicho fichero, repetiremos esta acción con todos los ficheros de imagen antes de seleccionar el que deseemos. Si deseamos eliminar la imagen de fondo de nuestra hoja, seleccionaremos la opción de menú FORMATO+HOJA+ELIMINAR FONDO, de forma automática desaparecerá la imagen y volveremos a visualizar nuestra hoja de calculo.


Ejercicio 4: Trabajar con el formato de una hoja

INSTRUCCIONES: Vamos a realizar la siguiente hoja de cálculo, y calcular los totales de la misma. Para finalizar debemos, cambiar el nombre de la hoja por el de Ventas anuales, aplicaremos un color de etiqueta Amarillo, y utilizaremos como imagen de fondo una imagen con la bandera de la Comunidad de Madrid


CAPÍTULO 6: FUNCIONES Las funciones son operaciones o formulas integradas y predeterminadas por Excel que permiten realizar cálculos complejos. 6.1 INTRODUCCION Las funciones se introducen dentro de una fórmula; para escribir una función utilizamos la siguiente sintaxis.

En primer lugar el signo (=), como si se tratara de una formula normal. A continuación el nombre de la función. Ejemplo: Suma, Hoy, Si, Máx., Min, etc. Entre paréntesis se escribirán cada uno de los Argumentos de la función se parados por (;). Los argumento son los parámetros básicos de calculo y variaran de una función a otra, un argumento puede ser un número, una dirección de celda, una dirección de bloque, etc.


Ejemplo:

=MAX(A1;A5:B3;55) =SI(A1>5;”SI”;”NO”)

6.2 EL ASISTENTE DE FUNCIONES Para facilitar el trabajo con funciones Excel incorpora una asistente que facilita la inserción de funciones dentro de la hoja. Para activar el asistente, seleccionamos la opción de menú INSERTAR+FUNCIÓN, o bien pulsamos el botón de la barra de herramientas estándar, Pegar función: Aparece en la pantalla la siguiente ventana: Esta ventana muestra todas las funciones existentes en Excel agrupadas en categorías, seleccionando en el cuadro de Categorías de la función la deseada, muestra en el cuadro Nombre de la función todas las funciones incluidas en esa categoría.


Algunas de las principales funciones que se incluyen son: Lógicas:

SÍ NO Y VERDADERO O

Estadísticas:

MAX MIN MEDIANA MODA PROMEDIO VAR

Fecha y hora:

AHORA AÑO DÍA HOY MES MINUTO SEGUNDO

Matemáticas y trigonométricas:

ABS COS ENTERO LOG POTENCIA PI PRODUCTO RAIZ SENO SUMA

Información.

CELDA TIPO N

La categoría Todas, incluye la relación de todas las funciones disponibles. La categoría Usadas recientemente, incluye una relación de las funciones usadas en sesiones de trabajo anterior. El usuario de Excel selecciona la función deseada y esta se incorpora en la línea de entrada de datos, modificando su configuración original, y mostrando el siguiente cuadro:


Este cuadro ofrece una pequeña descripción de la opción seleccionada, y ofrece ayuda a cerca de los diferentes argumentos que se incluyen en la función.


6.3 AUTOSUMA Una de las funciones mas utilizadas es la Suma, podemos activar la misma sin necesidad de escribir la formula, activando directamente el botón Autosuma de la barra de herramientas, Estándar.

Para ello deberemos situarnos debajo del grupo de celdas que queremos sumar o a la izquierda de las mismas, y hacer un clic sobre dicho botón. 6.4 TIPOS DE FUNCION A continuación vamos a agrupar las funciones para una más fácil comprensión y utilización. Las siguientes agrupaciones muestran las funciones mas utilizadas. 6.4.1 FUNCIONES MATEMATICAS Mediante las funciones matemáticas y trigonométricas, podemos ejecutar cálculos matemáticos simples y complejos, como el cálculo del valor total de un rango de celdas, el del valor total de un rango de celdas que cumplan una condición en otro rango o redondear números. Funciones Función Descripción Suma Suma todos los números de un rango.

Raíz Devuelve la raíz cuadrada de un número.

Cociente Devuelve la parte entera de una división. Use esta función cuando desee descartar el residuo de una división.

Entero Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

Potencia Devuelve el resultado de elevar el argumento número a una potencia.

Producto Multiplica todos los números que figuran como argumentos y devuelve el producto.

ABS Devuelve el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el número sin su signo.

Pi Devuelve el número 3,14159265358979, o la constante matemática p, con una exactitud de 15 dígitos.

Aleatorio Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y menor que 1, distribuido uniformemente. Cada vez que se calcula la hoja de cálculo, se devuelve un número aleatorio nuevo.

Seno Devuelve el seno de un ángulo determinado.

Cos Devuelve el coseno de un número.

Tan Devuelve la tangente del ángulo dado.


6.4.2 FUNCIONES FINANCIERA Ejecutan operaciones contables comunes, como determinar los pagos de un préstamo, el valor futuro o el valor neto actual de una inversión y los valores de obligaciones y bonos. Los argumentos más comunes de las funciones financieras incluyen:

Valor futuro (vf): el valor de la inversión o del préstamo una vez realizados todos los pagos.

Número de períodos (nper): el número total de pagos o períodos de una inversión. Pago: el importe pagado periódicamente en una inversión o préstamo. Valor actual (va): el valor de una inversión o préstamo al comienzo del período de

inversión. Por ejemplo, el valor presente de un préstamo es el importe principal que se toma prestado.

Interés (interés): el interés o el descuento de un préstamo o una inversión. Tipo (tipo): el intervalo en que se realizan los pagos durante el período de pago, como

al comienzo o al final de mes.

Función Descripción NPER Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos

periódicos constantes y en la tasa de interés constante. PAGO Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa

de interés constante. PAGOINT Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión

basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante. PAGOPRINT Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período

determinado basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante.

VA Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro.

TASA Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. TASA se calcula por iteración y puede tener cero o más soluciones.

6.4.3 FUNCIONES LOGICAS Podemos utilizar estas funciones para ver si una condición es cierta o falsa o, para comprobar varias condiciones. Por ejemplo, puede utilizarse la función SI para determinar si una condición es verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, se devolverá un valor y, si la condición es falsa, se devolverá otro.

Función Descripción SI Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si

dicho argumento es FALSO. Utilizaremos SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.

FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.


6.4.4 FUNCIONES FECHA/HORA

Función

Descripción

AHORA Devuelve el número de serie de la fecha y hora actuales.

DÍA Devuelve el día del mes correspondiente a núm_de_serie. El día se e2003resa como un número entero comprendido entre 1 y 31.

HORA Devuelve la hora correspondiente al argumento núm_de_serie. La hora se e2003resa como un número entero, comprendido entre 0 (12:00 A.M.) y 23 (11:00 P.M.).

MES Devuelve el mes que corresponde a núm_de_serie. El mes se e2003resa como un número entero entre 1 (enero) y 12 (diciembre).

AÑO Convierte números en años.

FECHA Devuelve el número de serie de una fecha determinada.

HOY Devuelve el número de serie de la fecha actual. El número de serie es el código de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los cálculos de fecha y hora.

6.4.5 FUNCIONES ESTADISTICAS Las funciones estadísticas ejecutan análisis estadísticos de rangos de datos. Por ejemplo, una función estadística puede proporcionar información estadística acerca de una línea recta trazada como resultado de un conjunto de valores, como la pendiente de la línea y la intersección "y" o acerca de los puntos reales que componen la línea.

Función Descripción MAX Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

MIN Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

MODA Devuelve el valor que se repite con más frecuencia en una matriz o rango de datos. Al igual que MEDIANA, MODA es una medida de posición.

PROMEDIO Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

MEDIANA Devuelve la mediana de los números. La mediana es el número que se encuentra en medio de un conjunto de números, es decir, la mitad de los números es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.

DESVEST Calcula la desviación estándar de una muestra. La desviación estándar es la medida de la dispersión de los valores respecto a la media (valor promedio).

CONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de argumentos. Use CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números.

VAR Calcula la varianza de una muestra.


6.4.6 FUNCIONES DE BUSQUEDA Si queremos buscar valores en listas o tablas podemos utilizar las funciones de consulta y referencia. Por ejemplo, para buscar un valor en una tabla que coincida con un valor en la primera columna de otra tabla, usaremos la función BUSCARV. Para determinar la posición de un valor en una lista, utilizamos la función COINCIDIR.

Función Descripción BUSCARH Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a

continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz. Usaremos BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y queramos encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas.

BUSCARV Busca un valor específico en la columna más a la izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilizamos BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.

COINCIDIR Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un orden especificado. Usaremos COINCIDIR en lugar de las funciones BUSCAR cuando queremos conocer la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí.

6.4.7 FUNCIONES DE CADENA Mediante las funciones de Cadena o de Texto podemos manipular cadenas de texto en fórmulas. Por ejemplo, podemos cambiar o determinarse la longitud de una cadena de texto. También podemos unir o concatenar una fecha o una cadena de texto.

Función Descripción CONCATENAR Concatena argumentos de texto.

DERECHA Devuelve o extrae el último carácter o caracteres del extremo derecho de una cadena de texto.

IZQUIERDA Extrae el carácter o los caracteres situados en el extremo izquierdo de una cadena de texto.

MAYUSC Convierte el texto en mayúsculas.

MINUSC Convierte todas las mayúsculas de una cadena de texto en minúsculas.

NOMPROPIO Cambia a mayúscula la primera letra del argumento texto y cualquiera de las otras letras de texto que se encuentren después de un carácter que no sea una letra. Convierte todas las demás letras a minúsculas.

TEXTO Convierte un valor en texto, con un formato numérico específico.

VALOR Convierte una cadena de texto que representa un número en un número.

DECIMAL Redondea un número al número de decimales especificado, da formato al número con el formato decimal usando comas y puntos, y devuelve el resultado como texto.


6.5 FUNCIONES ANIDADAS Podemos utilizar funciones como argumentos de otras funciones. Cuando se utiliza una función como un argumento, o anidada, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Si una función anidada no devuelve el tipo de valor correcto, Microsoft Excel presentará el valor de error #�VALOR! Por ejemplo, en la siguiente fórmula se utiliza una función PROMEDIO anidada y se compara con el valor 50. La comparación devolverá VERDADERO o FALSO, ya que éste es el tipo de valor necesario para el primer argumento de una función SI.

=SI(PROMEDIO(H3:H5)>50;SUMA(G2:G5);0)

Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas. Cuando creamos una fórmula que contenga una función, la Paleta de fórmulas nos ayudará a introducir las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

De la misma forma que una función puede contener otras funciones en su interior, una fórmula puede contener funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que se genere uno o varios resultados.


Ejercicio 5: Trabajar con funciones estadísticas y matemáticas

INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de calculo calculando todas las celdas rellenas de color gris con funciones.


Ejercicio 6: Trabajar con funciones de fecha y hora

INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo para la obtención del número exacto de horas trabajadas durante la semana laboral.


Ejercicio 7: Trabajar con funciones matemáticas

INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo, para el cálculo de la letra del NIF


Ejercicio 8: La Función Buscar

INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo, para el calculo de la Comisión se deberá aplicar una función Buscar.


CAPÍTULO 7: IMPRIMIR 7.1 CONFIGURAR LA IMPRESIÓN Antes de realizar la impresión de los datos contenidos en la hoja de cálculo se deberán realizar una serie de operaciones que permiten preparar el documento y configurar los parámetros básicos de la impresión. Para activar esta opción se activa la opción de menú ARCHIVO+CONFIGURAR PÁGINA. Aparece la siguiente ventana:

Esta ventana incorpora una serie de pestañas que nos permiten realizar todas las operaciones básicas de configuración.

PÁGINA. Se definen en esta solapa las características específicas de la hoja a imprimir, su orientación, el tipo de papel utilizado, y la escala de impresión.

MÁRGENES. Esta pestaña se activa haciendo un clic sobre el nombre de la misma. Presenta la siguiente ventana:


En esta ventana el usuario especifica las medidas de los márgenes y los encabezados dentro de la página.

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA. Al seleccionar esta pestaña se visualiza en la pantalla la siguiente ventana

7.2 IMPRIMIR Esta opción permite imprimir un documento, la misma se puede ejecutar de varias forma, mediante la opción del menú ARCHIVO+IMPRIMIR, en este caso aparece una ventana en la que se pueden modificar algunas opciones de impresión. En el cuadro Impresora se podrá seleccionar la impresora a la que deseamos enviar el documento. En el cuadro imprimir, se especifican las áreas de la hoja que se desean imprimir. Podrán imprimirse todas las hojas o especificar el número de páginas que se desean imprimir.


En el cuadro Intervalo de páginas, se determinan el número de páginas que se quieren imprimir. En Copias se indicara el número de copias que se quieren realizar, estableciendo en el botón Intercalar el orden de impresión si se realizan varias copias. Para imprimir automáticamente un documento sin especificar criterios de impresión se utiliza el botón de Imprimir de la barra de herramientas estándar, en el modo de trabajo normal con la hoja de cálculo 7.3 VISTA PRELIMINAR Esta opción permite visualizar la parte de la hoja con contenido, de forma similar a como quedaría una vez impresa. La opción de visualización preliminar se activa desde la opción de menú ARCHIVO+VISTA PRELIMINAR o bien pulsando el botón de la barra de herramientas Estándar, Vista preliminar,


Aparece en pantalla una nueva barra de herramientas denominada Vista preliminar, con una serie de botones que permiten realizar operaciones especificas de esta opción.


SIGUIENTE, muestra las siguientes hojas en el caso que fueran varias las hojas con

contenido. ANTERIOR, muestra las hojas anteriores a la que se visualiza en ese momento. ZOOM, permite visualizar el documento con mayor o menor amplitud dentro de la vista

preliminar. IMPRIMIR, esta opción permite imprimir un documento, nos muestra la misma

ventana que la opción del menú ARCHIVO + IMPRIMIR, vista con anterioridad CONFIGURAR muestra la ventana Configurar pagina, vista anteriormente. MÁRGENES. Al pulsar este botón aparece un reticulado de líneas sobre la hoja, que

permiten variar los márgenes de impresión. Al posicionar el puntero del ratón sobre este reticulado el mismo adopta la forma de doble flecha, en ese momento pulsando y sin arrastrando se modifican los márgenes, tanto del texto como de los encabezados y pies de pagina.


Ejercicio 9: Imprimir una hoja

INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de calculo teniendo en cuenta que el descuento será de un 40% si KILOS es mayor que 300, en caso contrario se aplicara un 30%. En VALORACIÓN deberá aparecer OK si TOTAL es menor de 60 euros, si es mayor deberá aparecer PRODUCTO CARO. Utilizar la función SI. Para finalizar deberás Imprimir la hoja en una página con orientación apaisada.


CAPÍTULO 8: CREACIÓN Y EDICIÓN DE GRAFICOS Un gráfico es una representación gráfica de los datos seleccionados de una hoja de cálculo, incluyendo cualquier cabecera de filas o de columnas que interesa que aparezcan. Y que facilitan la interpretación de los datos incluidos en la hoja. En Excel un gráfico puede estar:

Incrustado en la hoja, como un objeto gráfico, que se ve y se guarda en la hoja junto con los datos. Desde la hoja podremos seleccionar su ubicación y su tamaño, modificando el mismo como deseemos.

En la hoja de Gráficos, diferente a la hoja de datos del mismo libro donde se encuentran estos, y podremos visualizar el gráfico de forma individual.

Ambos tipos de gráficos se actualizan cada vez que se hagan modificaciones en los datos de la hoja de calculo que lo genero y se guardan al guardar el libro de trabajo que los contiene.

Excel dispone de muchos tipos de gráficos con muchos formatos predefinidos, podremos cambiar el tipo de gráfico de una forma sencilla y cambiar el formato del mismo, incluyendo leyenda, líneas de división, etc.

8.1 CREAR UN GRAFICO Para la creación de gráficos Excel incorpora un asistente que marca las pautas para la elaboración del mismo.

Para activar el mismo se selecciona la opción de menú INSERTAR + GRÁFICOS, o bien se hace un clic sobre el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar.


Aparece en la pantalla la siguiente ventana:

Esta opción muestra agrupados en categorías todos los modelos de gráficos de que dispone Excel, el usuario seleccionar en la categoría deseada y en el cuadro Subtipo de gráfico visualiza todos los grafitos incluidos en la misma.

Desde la ventana y en el botón Presionar para ver muestra se puede obtener una visión preliminar del resultado del gráfico.

En la parte inferior de la ventana aparecen una serie de botones que nos permiten continuar especificando las características del gráfico, pulsar el botón Siguiente, aparece la siguiente ventana:

Esta ventana permite establecer los bloques de datos que son necesarios para la elaboración del gráfico.

El botón Atrás que aparece en la parte inferior de la ventana, nos lleva a la ventana anterior. Pulsar en el botón siguiente, aparece el siguiente paso del asistente:


Esta ventana permite establecer los valores específicos del gráfico, valores de los ejes, leyendas, rótulos de datos, líneas de división, etc.

Con el botón Siguiente se llega al último paso del asistente. Aparece la siguiente ventana:


El último paso del asistente solicita información para situar el gráfico, o bien en una hoja nueva o en la misma hoja de datos donde se esta trabajando.

Con el botón Terminar, se llega al final del asistente y el gráfico se insertará en el lugar indicado.

8.2 LA BARRA DE GRAFICOS Al insertar un gráfico en la hoja de trabajo, este se incorpora en la misma y automáticamente aparece la barra de herramientas gráficos que nos permite seleccionar y modificar las características del objeto.

El primer botón Objetos del gráfico, incorpora en una lista desplegable con el nombre de todos los elementos que forman el gráfico. Desde ahí se podrá seleccionar cada uno de ellos y modificar las propiedades de estos, con el botón siguiente de Propiedades. Este botón se adapta al elemento previamente seleccionado e incorpora en una ventana todas las opciones de este.

Los elementos del gráfico variaran dependiendo del tipo de gráfico seleccionado, podremos igualmente seleccionar cada uno de los elementos seleccionando el mismo dentro del objeto global que contiene el gráfico.


El botón Tipo de gráfico incorpora una nueva barra que nos permite modificar el tipo de gráfico sobre el que se esta trabajando. Al pulsar sobre este botón aparece dicha barra, la cual de forma gráfica nos muestra algunos de los tipos de gráficos más comunes.

8.3 PERSONALIZACION DE GRAFICOS También podremos modificar el tipo de gráfico desde la opción de menú GRÁFICO+TIPO DE GRÁFICO, esta opción vuelve a mostrar de nuevo la ventana que aparece al principio de la creación del mismo, para poder cambiar el tipo de gráfico. El botón Leyenda, oculta y muestra la leyenda en el área del gráfico. Tabla de datos, anexa en el gráfico la tabla numérica utilizada para la elaboración del mismo. 8.3.1 AÑADIR TITULOS Podemos añadir texto a nuestros gráficos mediante títulos y descripciones alrededor de los ejes X e Y, para ello, seleccionaremos en primer lugar el gráfico, y activaremos la opción de menú GRÁFICO OPCIONES DEL GRÁFICO, aparece una ventana que presenta varias fichas, escogeremos la ficha TÍTULOS:

En el cuadro Titulo del gráfico, escribiremos el texto que queremos como titulo de nuestro Gráfico.

En el cuadro Eje de categorías (X), escribiremos el texto que usaremos como titulo para el eje de la X.

En el cuadro Eje de Valores (Y) escribiremos el texto titulo del eje de la Y. Dependiendo del tipo de gráfico seleccionado podremos añadir segundos títulos para

ambos ejes. Una vez escritos los títulos correspondientes haremos un clic en el botón Aceptar.

Cada uno de los títulos que añadimos a nuestro gráfico se convierte en un nuevo objeto dentro del gráfico, y como cualquier otro objeto dispone de sus propiedades que podremos modificar. Para activar las propiedades de cualquiera de los títulos deberemos seleccionar el mismo haciendo sobre el un clic, y hacer un clic sobre el botón Propiedades de la barra de herramientas de Gráfico, aparecerá a continuación una ventana que mostrara las propiedades del titulo.


En el caso del titulo principal del gráfico podremos modificar diferentes formatos del texto que conforma el mismo, tipo de letra, tamaño, alineación, etc. 8.3.2 ROTULOS Si queremos mostrar los valores numéricos que representan cada una de las barras del gráfico, y que estos valores aparezcan encima de las mismas, deberemos activar la opción de menú GRÁFICO + OPCIONES DEL GRÁFICO, seleccionando a continuación la ficha RÓTULOS DE DATOS:

Activaremos a continuación la caja Mostrar Valor o bien Mostrar rotulo para ver los rótulos.


Pulsaremos a continuación el botón Aceptar. 8.3.3 MOSTRAR Y OCULTAR LA LEYENDA

Desde la opción de menú GRÁFICO+OPCIONES DE GRÁFICO, activaremos la ficha Leyenda.

A continuación activaremos la casilla Mostrar leyenda, y seleccionaremos la ubicación que queremos dar a la misma.

8.3.4 MOSTRAR Y OCULTAR LOS EJES

Deberemos seleccionar el gráfico y activar la opción de menú GRÁFICO+OPCIONES DE GRÁFICO, activando a continuación la ficha Ejes.


Activaremos y desactivaremos las casillas de Eje de categorías y Eje de valores para mostrar u ocultar dichos ejes en nuestro gráfico. Por ultimo pulsaremos el botón Aceptar.

8.3.5 MOSTRAR Y OCULTAR LAS LINEAS DE DIVISIÓN

Seleccionamos el gráfico, activamos la opción de menú GRÁFICOS+OPCIONES DE GRÁFICO y seleccionamos la ficha Líneas de división.

A continuación activaremos o desactivaremos las casillas correspondientes a cada una de las posibles líneas que un gráfico puede contener.


8.3.6 MOSTRAR Y OCULTAR LA TABLA DE DATOS Excel nos permite ver los datos de la hoja en una cuadricula alineada al eje de las X. La tabla de datos se imprime junto con el gráfico.

En primer lugar debemos seleccionar el gráfico y a continuación activar el comando OPCIONES DEL GRÁFICO del menú GRÁFICO, activaremos la ficha Tabla de datos

Deberemos activar la casilla Mostrar tabla de datos para que la misma aparezca junto al gráfico insertado. 8.4 INSERTAR IMÁGENES En Excel podemos insertar imágenes de todo tipo que tendrán un tratamiento similar a los gráficos creados con el propio programa.

En primer lugar se posiciona el cursor en el lugar donde se desea insertar la imagen. A continuación deberemos seleccionar la opción de menú INSERTAR+IMAGEN, esta opción lleva asociada a su vez una serie de comandos que permiten insertar imágenes desde diferentes carpetas o unidades.

Por defecto Excel incorpora una serie de Imágenes Prediseñadas, con unos dibujos específicos, al seleccionar este comando se presenta en pantalla la una ventana que muestra una galería con todas las imágenes disponibles.


Por ejemplo:

Estas imágenes se incorporan como un objeto dentro del documento con un borde especifico que se podrá visualizar al pulsar sobre la imagen con el puntero del ratón.


Desde la opción de menu INSERTAR+IMAGEN+DESDE ARCHIVO, accedemos a una ventana que nos permite seleccionar una amplia variedad de imágenes de cualquier unidad de nuestro ordenador:

Desde esta ventana tenemos la posibilidad de visualizar la imagen antes de insertarla en el libro, localizando la misma en la carpeta correspondiente y haciendo un clic sobre ella. La veremos en la parte derecha de la ventana. 8.5 LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE DIBUJO Excel incorpora una barra de Dibujos, como el resto de programas del paquete Microsoft, que contiene una serie de botones que permiten incorporar objetos y dibujos dentro de un documento.

Desde esta barra el usuario podrá incorporar en el documento diversos objetos, flechas, rectángulos, elipses, cuadros de texto, sombras etc. Estos elementos se incorporan en nuestra hoja como si de fueran objetos gráficos y reciben el mismo tratamiento que el resto de los objetos gráficos. Desde el botón Autoformas tenemos acceso a diferentes objetos gráficos que de forma automática podemos incorporan en nuestro libro.


Flechas. Formas básicas. Estrellas. Y un largo etc de formas de todo tipo.


Ejercicio 10: Crear un gráfico de barras

INSTRUCCIONES:

Realiza la siguiente hoja de cálculo con su gráfico.


Ejercicio 11: Crear un gráfico de barras y líneas

INSTRUCCIONES: Calcula después de meter los ingresos y los gastos en €, su total, media, máximo, mínimo, además de las correspondientes columnas en pesetas. Realiza la representación del resultado en un grafico similar


Ejercicio 12: Crear un gráfico de áreas y líneas

INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo con su gráfico.


CAPÍTULO 9: BASES DE DATOS Y VALIDACIÓN DE DATOS EN EXCEL 9.1 CREAR UNA BASE DATOS Una base de datos es un conjunto de información relacionada y organizada de forma sistemática. Son típicos ejemplos de bases de datos, los alumnos de un colegio, los socios de una biblioteca, los clientes de una empresa, etc. La información contenida dentro de una base de datos esta estructurada dentro de una tabla en campos y en registros. Un campo es un elemento individual de información como por ejemplo el DNI de una persona, su nombre, etc. Un registro es un conjunto de campos asociados de manera que todos hacen referencia a un mismo elemento de información. En Excel podemos utilizar una lista de datos como si de una base de datos se tratara, cada campo de la base de datos será una columna y cada registro una fila. Por tanto una base de datos no es más que un conjunto de celdas dentro de una hoja de cálculo, la primera fila del bloque contiene los campos de la base de datos y debajo de ella aparecen las filas con cada uno de los registros, no debiendo dejar ninguna fila vacía entre ellas. Los rótulos de los campos podrán contener hasta un máximo de 32.000 caracteres y ocupar más de una línea aunque es recomendable utilizar nombres cortos. Una vez definidos los campos introduciremos los registros que no podrán ocupar más de una línea. Una lista de datos debe estar contenida en una única hoja de cálculo. 9.2 FORMACION DE ENTRADA DE DATOS Una vez creada la base de datos, Excel dispone de una herramienta, denominada Formulario de entrada de datos que facilita la entrada de registros dentro de la lista de datos creada en la hoja. Para acceder a la misma debemos situarnos en cualquiera de las celdas de la lista y a continuación seleccionar la opción de menú DATOS+FORMULARIO


Desde esta ventana tendremos acceso a los diferentes campos que conforman nuestra base de datos, en la parte derecha, si la lista de datos ya contiene información se visualizan los datos del registro sobre el cual se este posicionado en la hoja.

En la parte central de la ventana aparece una barra de desplazamiento que permite visualizar el contenido del resto de registros. Desde los botones Buscar anterior y Buscar siguiente podrán realizarse diferentes operaciones de localización de los datos que hay en la tabla.

Desde el botón Nuevo, podremos añadir registros en la lista de datos.


9.3 ORDENAR LA LISTA DE DATOS Los datos que introducimos en nuestra base de datos aparecen en idéntico orden en que fueron introducidos en la misma, podremos organizar la información de nuestra lista de datos de diferentes formas dependiendo del tipo de datos que se contengan.

9.3.1 ORDENAR POR UN CAMPO Deberemos como requisito previo activar cualquiera de las celdas de ese campo, y a continuación pulsar cualquiera de los botones de orden de la barra de herramientas Estándar.

Orden ascendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el número menor o la fecha más antigua.

Orden descendente: Ordena los elementos seleccionados comenzando por la última letra del alfabeto, el número mayor o la fecha más reciente, utilizando la columna que contenga el punto de inserción.

9.3.2 ORDENAR POR UN CAMPO O VARIOS Si queremos ordenar nuestra lista por uno o más campos, deberemos igualmente situarnos en cualquiera de las celdas de nuestra base de datos y a continuación seleccionar la opción de menú DATOS+ORDENAR, aparece la siguiente ventana:

En el apartado ordenar se selecciona la columna por la cual queremos ordenar la lista de datos. Una vez seleccionado el campo, en los botones Ascendente y Descendente se selecciona la opción de ordenación deseada. En los apartados Luego por, seleccionaremos las columnas adicionales por las cuales se desea continuar la ordenación. Una ordenación de múltiples niveles utiliza la primera columna como la columna clave o primaria de ordenación, el resto de columnas se ordenaran después de la principal.


9.4 AUTOFILTROS Los filtros permiten visualizar los registros de una lista de datos que cumplan unas determinadas condiciones, mientras que ocultan el resto. Los autofiltros son la forma más rápida de seleccionar los elementos de una lista. Para aplicar un autofiltro deberemos en primer lugar seleccionar cualquiera de las celdas que forman parte de la lista de datos y seleccionar la opción de menú DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO, en ese momento se incorporan unas flechas al lado de cada uno de los campos.

Cada una de las flechas lleva asociada una lista desplegable que incorpora cada uno de los datos que figuran en los registros de ese campo. Por ejemplo para visualizar en nuestra lista todas las personas cuyo POBLACIÓN sea Madrid, se pulsa en la flecha asociada a dicho campo y se escoge Madrid.

Excel muestra solamente los registros que cumplen la condición, resaltando en color azul el campo utilizado para ejecutar el filtro mostrando también resaltadas en azul las filas que cumplen dicha condición. Si deseamos volver de nuevo a mostrar todos los datos de la lista se pulsa de nuevo en la lista desplegable del campo seleccionado y se selecciona la opción Todas.


Para ocultar las flechas de filtro de todos los campos seleccionamos de nuevo la opción de menú DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO.

En la lista desplegable que se incorpora en cada uno de los campos de la lista de datos aparece una opción denominada Diez mejores, mediante esta opción podremos realizar filtros sobre campos de tipo numérico mostrando todas las filas incluidas entre los límites superior e inferior especificados, según el tipo de campo seleccionado y el rango de opciones elegido.

Al seleccionar dicha opción aparece la siguiente ventana:

En el cuadro Mostrar se selecciona Superiores e Inferiores para mostrar la parte superior o inferior de los elementos o el porcentaje de elementos del campo seleccionado de la lista.

En el cuadro texto numérico se selecciona el número o porcentaje de elementos que se quiere mostrar.

En el último de los cuadros se selecciona Elementos o porcentaje para mostrar el numero o porcentaje de elementos de la lista, según el numero y parte de la lista que queremos mostrar.

Por ultimo señalaremos que en la opción Personalizado de la lista de campos con Autofiltro, el usuario podrá personalizar sus propios filtros aplicando más de una condición sobre un mismo campo. Al seleccionar dicha opción aparece la ventana Autofiltro personalizado.


En el cuadro de la derecha se seleccionan o escriben los valores de la lista. Si queremos añadir mas de un criterio pulsamos en el botón Y u O, y volvemos a

marcar los cuadros de texto de los nuevos criterios.

9.5 FILTROS AVANZADOS Con Excel podremos realizar selecciones de registros de una base de datos mas complejas desde la opción de Filtros avanzados, para ello deberemos como mínimo contar con al menos tres filas vacías de la hoja que podremos utilizar como rango de criterios sobre la lista, y que deberán incluir los rótulos de columna.

En primer lugar se copiaran los rótulos de columna de la lista correspondiente a las columnas que contienen los valores que se desean filtrar y se pegan en la primera fila vacía del rango de criterios.

En las filas situadas bajo los rótulos de criterios, se introducen los criterios que se quieren buscar, comprobando que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y la lista.

Para consultar ejemplos de criterios, se pulsa en el menú DATOS+FILTRO+FILTRO AVANZADO, aparece la siguiente ventana:


Para filtrar ocultando las filas que no cumplen los criterios, se hace clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar. Para filtrarla copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, se hace clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y por ultimo en la esquina superior izquierda del área de pegado.

En la columna Rango de criterios se introduce la referencia, incluidos los rótulos de

criterios. 9.6 VALIDACION DE DATOS La validación de datos permite proteger zonas de la hoja de cálculo para evitar su edición.

En primer lugar para validar una zona de datos de la hoja deberemos seleccionar el rango de celdas a las que se desea aplicar la regla de validación, a continuación se deberá seleccionar la opción DATOS+VALIDACIÓN. Aparece la siguiente ventana:


Accedemos a la ficha Configuración, en la primera de las listas desplegable Permitir, deberemos indicar el tipo de datos que es posible introducir en las celdas del rango seleccionado. Haciendo un clic en dicha lista esta muestra todas las opciones posibles.

Las opciones presentan un nombre muy indicativo de la operación que realizan. En la lista desplegable Datos, aparecen una serie de opciones que permiten establecer

mayores restricciones sobre los valores que es posible introducir. Dependiendo de la opción seleccionada con anterioridad podremos realizar unas acotaciones u otras. Por ejemplo si seleccionamos la opción Número entero, podemos establecer unos valores límite, un valor máximo, etc.

Una vez seleccionadas las opciones deseadas, podremos indicar al operador mediante mensajes, el dato que se debe introducir y en caso necesario el error en el que se esta incurriendo, para ello activaremos la ficha Mensaje entrante de la ventana de Validación de datos:


Esta ventana presenta una opción activada por defecto, Mostrar mensaje al seleccionar la celda, que hace posible la visualización de un mensaje en el momento en que el foco se sitúa sobre la celda a la que se aplica la regla.

En el cuadro de Titulo escribiremos el mensaje que deseamos aparezca al posicionarnos sobre la celda.

En Mensaje de entrada introduciremos el texto que queremos ver asociado al titulo al activar cualquiera de las celdas.

Por último para terminar de establecer las opciones de validación de nuestros datos podemos establecer los diferentes mensajes de error o de información que deseamos visualizar cuando incumplimos alguna de las reglas de validación establecidas


anteriormente. Para ello activaremos la ficha Mensaje de error de la ventana de validación de datos:

En el cuadro de estilo seleccionaremos el tipo de mensaje que deseamos que aparezca al incumplir regla. Este puede ser de tres tipos:

De esta forma establecemos un mensaje de error asociado a la validación En Titulo y Mensaje de error escribiremos los mensajes asociados a la ventana que nos

avisa del error. Por ejemplo:

Para desactivar todas las reglas de validación aplicadas sobre un rango de datos, volveremos a seleccionar los mismos y desde la ventana de Validación de datos, desactivaremos la misma pulsando en el botón Borrar todos que aparece en la esquina inferior de la izquierda.


Ejercicio 13: Trabajar con Bases de Datos

INSTRUCCIONES: Crea la siguiente tabla de datos, los tres primeros registros de la tabla los introducirás de forma normal, para insertar los restantes debes utilizar un formulario automático. Una vez introducido los datos, aplicaras un autofiltro sobre los mismos que muestre

solo aquellos registros que son de Madrid, y oculte los demás. Aplicaras un filtro a continuación que copie en la parte inferior de la hoja de datos, solo

aquellos registros cuyo nombre comience por la letra A y cuya Población sea Madrid. El resultado del ejercicio será el siguiente:


Ejercicio 14: Ejercicio de repaso

INSTRUCCIONES: Realiza la siguiente hoja de cálculo, para el cálculo de los distintos pagos que hacen los alumnos de un centro formativo. Calcular lo que ha de pagar cada alumno en concepto de 2º y 3er trimestre, teniendo

en cuenta que cada uno será de un 5% (aumento trimestral) sobre el trimestre anterior

Insertar dos columnas entre familia numerosa y gasto anual denominadas: Descuento: En esta columna aparecerá un 10% de la matricula, si el alumno es familia

numerosa y nada en caso contrario (0 €) Gastos escolares, donde se reflejará el gasto que cada alumno tiene en concepto de

material escolar y actividades extraescolares. Para hallar estos conceptos aplicar el correspondiente porcentaje sobre el precio de matricula

hallar el gasto anual por alumno, que será: importe de matricula + importe de cada trimestre +gasto escolar

En la columna total debe aparecer el gasto anual menos el descuento Insertar entre los alumnos Linares, Julia y Rubio, Ángel, un nuevo alumno llamado

Esteban, Juan Antonio. Su matricula será de 120€ y el trimestre de 143€. No tiene familia numerosa

calcular también el precio medio de las matriculas. El gasto anual máximo y también el mínimo. La columna de total le añadimos otra con el resultado en pesetas Poner los formatos acorde con la hoja.


Solución al ejercicio 1

Para realizar este ejercicio, en primer lugar se introducirán los datos de la tabla. DEPORTES EL CARACOL VELOZ VENTAS POR TEMPORADA DIA: 3-may-2001 Producto Primavera Verano Otoño Invierno Ciclismo 1140352 1547896 987556 754555 Tenis 540231 674582 423568 412332 Baloncesto 654789 745123 801233 900123 Fútbol 2514789 2231452 5760255 4123321

Estos se introducirán en la misma sin especificar sobre ellos ninguna de las opciones de formato del programa.

A continuación realizaremos los cálculos correspondientes en la columna y fila de TOTAL, para realizar estos utilizaremos las siguientes fórmulas.

Fila TOTAL: TOTAL =B8+B9+B10+B11 =C8+C9+C10+C11 =D8+D9+D10+D11 =B12+C12+D12+E12 Columna TOTAL:

TOTAL =B8+C8+D8+E8 =B9+C9+D9+E9 =B10+C10+D10+E10 =B11+C11+D11+E11

Una vez realizados dichos cálculos deberemos guardar nuestro documento, para ello

activaremos la opción de menú ARCHIVO+GUARDAR o ARCHIVO+GUARDAR

COMO, o bien pulsaremos en el botón Guardar, , de la barra de herramientas Estándar.


Aparece la siguiente ventana:

Desde esta ventana en el cuadro Guardar en, seleccionaremos la unidad o carpeta donde queremos almacenar nuestro documento, y en el cuadro Nombre del archivo escribiremos el nombre que queremos dar a nuestro libro de trabajo, en nuestro caso Caracol, por ultimo pulsaremos el botón Guardar.



Para realizar este ejercicio comenzaremos introduciendo en la hoja de cálculo los datos correspondientes.

Formulas

En primer lugar realizaremos los cálculos correspondientes, posteriormente aplicaremos sobre las celdas los formatos adecuados.

La primera columna que debemos calcular será la de Descuento, introduciremos en ella una formula sencilla que permita multiplicar el precio de cada uno de los productos por el descuento aplicado del 6%, en la primera celda de la columna introduciremos la siguiente formula:

=C9*$D$8

La celda D8 será referencia absoluta en la formula, de forma que con las opciones Copiar y Pegar se puedan resolver el resto de celdas que son descuento en esa columna.

A continuación se calcula la columna de Total, restaremos del Precio el Descuento y lo multiplicaremos por su cantidad, escribiremos la formula siguiente en la primera celda de esa columna:

(C9-D9)*E9

Dada la jerarquía que Excel establece sobre los distintos operadores que podemos

utilizar en una formula, incluiremos entre paréntesis la diferencia para que esta se realice en primer lugar.


Posteriormente con las opciones de Copiar y Pegar, trasladaremos esta formula al resto de celdas de la columna de Total.

Para el calculo del Total final, utilizaremos una formula que permita sumar el total de cada artículo.

+F9+F10+F11+F12+F13+F14

Sobre esta cantidad aplicaremos un 15% de IVA, con una formula que multiplique el

0,15 por el Total, en la siguiente celda.

+F16*E17

Para finalizar calculamos el Importe, la diferencia entre Total y el 0,15 calculado.

+F16+E17

Una vez realizados todos los cálculos pasamos a aplicar sobre las celdas los formatos correspondientes para visualizar nuestra hoja de la misma forma que en el manual de ejercicios.

Formatos. Comenzamos por la primera celda.

G+G Productos informáticos

En esta el tamaño de la fuente presenta un valor superior al resto de la hoja, bastará con que activemos esta celda y pulsando en el botón Tamaño de fuentes de la barra de herramientas Formato, cambiemos el valor del mismo a un numero superior.

Elegimos por ejemplo un tamaño de 16. Situados sobre esta misma celda aplicaremos aspecto Negrita, pulsando en dicho botón

en la barra de herramientas Formato. Por ultimo centraremos el contenido de la celda en todo el bloque que ocupan los datos

en la hoja, para ello seleccionaremos dicha celda y el bloque donde queremos centrar la misma.

G+G Productos informáticos

A continuación pulsaremos en el botón Combinar y Centrar de la barra de

herramientas de Formato. Todo el bloque centrado aparece con una línea de borde alrededor. Para ello

mantenemos seleccionado dicho bloque y activamos la opción de menú FORMATO+CELDAS, pulsamos en la ficha Bordes de dicha ventana:


Pulsamos en el botón Contorno de dicha ventana comprobando previamente el estilo de línea seleccionado, pulsamos Aceptar.

Sobre el siguiente bloque:

Factura Nº 124/98 Fecha 35925 C.I.F. CIF-a46254789

Aplicaremos un borde de contorno e interior desde la misma ventana de Formato de

celdas, seleccionando previamente dicho bloque. Este mismo formato también se aplicará, de la misma forma sobre el cuerpo del documento.

Sobre el siguiente bloque aplicaremos un relleno: Cod. Producto Concepto Precio Descuento Cantidad Total

Para ello deberemos seleccionar el mismo, y pulsar en la lista desplegable que va asociada al botón Color de relleno de la barra de herramientas Formato.

Desde esta lista desplegable tenemos acceso a los diferentes colores de relleno que

podemos aplicar.


Seleccionamos el color deseado haciendo un clic sobre el mismo. Aplicaremos el mismo relleno sobre las siguientes celdas:

IMPORTE 570227,5



Para comenzar a realizar el ejercicio se introducen en primer lugar los datos de la hoja.

Escribimos el título Albarán, este texto aparece en negrita y centrado y combinado en el bloque, como ya vimos en la solución anterior.

A continuación se introducen los rótulos que incluyen datos de la empresa, estos aparecen con un trazado de línea en su contorno y una línea horizontal, aplicaremos estos bordes seleccionando previamente el bloque que contiene dichos datos.

NOMBRE DE LA EMPRESA:ABMB S.A. ACTIVIDAD: MATERIAL INFORMATICO Y ELECTRODOMESTICOS NOMBRE DE CLIENTE _SERVIPLUS S.L.

Desde la opción de menú FORMATO+CELDAS, y en la ficha de Bordes.


Seleccionamos los trazos adecuados, Contorno, y botón línea horizontal interior, marcando previamente el estilo de línea deseado. Pulsaremos el botón Aceptar.

A continuación aplicaremos un contorno de línea doble a los rótulos del albarán. Seleccionamos previamente estas celdas y aplicamos el mismo como vimos anteriormente.

A las celdas que conforman el cuerpo del albarán les aplicaremos un Color de relleno, como vimos anteriormente. Para ello deberemos seleccionar estas celdas, al estar las mismas en bloques discontinuos, deberemos seleccionar dichos bloque con la tecla Control pulsada.

Pasamos a realizar los cálculos correspondientes. Para el calculo del DTO, se introducirá en la primera celda del bloque la formula que

multiplica las unidades por el 5% de descuento, con las opciones de Copiar y Pegar se trasladan dichos datos a las siguientes celdas de la columna.

DTO =C2*0,5 =C3*0,5 =C4*0,5 =C5*0,5 =C6*0,5 =C7*0,5 =C8*0,5 =C9*0,5 =C10*0,5 =C11*0,5 =C12*0,5 =C13*0,5 =C14*0,5 =C15*0,5 =C16*0,5


Sobre estas celdas aplicaremos un formato numérico, para ello sin desactivar la selección de las celdas, seleccionamos la opción de menú FORMATO+CELDAS, y en la ficha Numero, seleccionamos el formato adecuado, en nuestro caso Moneda.

Pulsamos el botón Aceptar.

Para el calculo del IVA aplicaremos una formula que multiplica el 15% por la diferencia entre el precio por unidad y el descuento, esta diferencia aparecerá en la fórmula entre paréntesis para dar a la misma prioridad sobre la multiplicación. La formula se introducirá en la primera celda y con las opciones de Copiar y Pegar trasladaremos la operación al resto de la columna.

=(C2-D2)*0,15 =(C3-D3)*0,15 =(C4-D4)*0,15 =(C5-D5)*0,15 =(C6-D6)*0,15 =(C7-D7)*0,15 =(C8-D8)*0,15 =(C9-D9)*0,15 =(C10-D10)*0,15 =(C11-D11)*0,15 =(C12-D12)*0,15 =(C13-D13)*0,15 =(C14-D14)*0,15 =(C15-D15)*0,15 =(C16-D16)*0,15


También aplicaremos sobre esta columna el formato Numérico de Moneda. Para finalizar calcularemos el Total por producto, para ello aplicaremos una formula que

multiplica el numero de unidades de cada articulo, por el precio por unidad, menos el descuento y mas el IVA, todo ello entre paréntesis para dar prioridad a esta operación sobre la multiplicación, esta fórmula se introduce en la primera celda y se traslada a las demás.

TOTAL =(C2-D2+E2)*B2 =(C3-D3+E3)*B3 =(C4-D4+E4)*B4 =(C5-D5+E5)*B5 =(C6-D6+E6)*B6 =(C7-D7+E7)*B7 =(C8-D8+E8)*B8 =(C9-D9+E9)*B9 =(C10-D10+E10)*B10 =(C11-D11+E11)*B11 =(C12-D12+E12)*B12 =(C13-D13+E13)*B13 =(C14-D14+E14)*B14 =(C15-D15+E15)*B15 =(C16-D16+E16)*B16

Por ultimo calcularemos el total final, para el cálculo del mismo bastará que nos

posicionemos en la celda correspondiente y pulsemos el botón Autosuma de la barra

de herramientas Estándar . Automáticamente aparece el resultado en la celda de la suma de todos los totales,

sobre esta celda también aplicaremos el formato Moneda.



Para comenzar a realizar el ejercicio se introducen los datos de la hoja.

Para continuar realizamos los cálculos necesarios para obtener los totales anuales, pare ello activamos la celda correspondiente al total de Especialidades, bastar con pulsar sobre el botón Autosuma de la barra de herramientas Estándar:

De forma automática se genera una función que calcula la suma de todas las celdas que contienen datos numéricos, situadas sobre la celda en la que nos encontramos. Pulsamos sobre la tecla Intro. Para obtener el resto de valores basta con copiar el contenido de la celda y pegarlo en las posteriores, obtenemos de esta forma la suma para cada uno de los artículos por años.

A continuación aplicaremos el formato correspondiente a cada una de las celdas. Modificamos en primer lugar el aspecto del título. Seleccionamos la celda y aplicamos

un tamaño de fuente de 15 ptos. Centramos el contenido en el bloque de celdas, para ello seleccionamos estas celdas:


Y pulsamos sobre el botón Combinar y centrar de la barra de herramientas Formato,

. Aplicamos a continuación un formato de relleno, de color amarillo a todos las celdas que

contienen datos. Seleccionamos las misma y activamos el menú FORMATO+CELDAS. Seleccionamos la ficha Tramas y escogemos el color amarillo.

Aplicamos a continuación el formato de Líneas. Para ello seleccionamos todas las celdas con datos salvo los valores y título de Total y seleccionamos de nuevo el menú, FORMATO+CELDAS, en este caso activamos la ficha de Bordes.


Escogemos línea Gruesa y pulsamos sobre el botón Contorno y a continuación seleccionamos un estilo de línea más suave y pulsamos sobre el botón de Borde Interior, el aspecto de la muestra interior de la ventana será el siguiente:

Pulsamos sobre el botón Aceptar. Para terminar de forma similar aplicamos formato de líneas al resto de la celdas de la hoja.

Vamos por último a modificar los valores del Formato de la hoja de Calculo, en primer lugar cambiaremos el nombre de la misma, actualmente el nombre de la hoja es Hoja1, lo cambiaremos por el nombre de Ventas Anuales, la forma mas rápida de aplicar dicho cambio, es hacer dos clic sobre la solapa que contiene el nombre, de esta forma conseguimos editar el contenido.

Escribimos el nuevo nombre y pulsamos sobre la tecla Intro.


Cambiamos a continuación el color de esta solapa, para ello seleccionamos la opción de menú FORMATO+HOJA+COLOR DE ETIQUETA, aparece la ventana de Formato de color de la etiqueta, seleccionamos el color amarillo:

Pulsamos sobre el botón Aceptar. Para finalizar introduciremos una imagen de fondo en la hoja, desde la opción de menú

FORMATO+HOJA+FONDO. Tenemos acceso a un cuadro de dialogo que nos permite, seleccionar la imagen que utilizaremos como fondo:

En nuestro caso, seleccionamos la imagen denominada Logocam, (esta imagen la obtuvimos de la página Web de la Comunidad de Madrid), puedes no obstante utilizar cualquier otra imagen. Pulsamos sobre el botón Insertar.

De esta forma concluimos el ejercicio.



Para resolver el ejercicio en primer lugar deberán escribirse los datos en la hoja.

Fecha Actual 03-Nov_97 Hora actual

2:52:04 PM

RESUMEN PRODUCTOS/ALMACENES

BARCELONA BILBAO MADRID SEVILLA VALENCIA MEDIA/PROD PRODUCTO A 750 350 100 500 200 380PRODUCTO B 100 200 300 400 125 225PRODUCTO C 235 600 1000 1000 900 747PRODUCTO D 160 190 210 125 300 197 TOTAL"PR. A" 1900

TOTAL"PR. B" 1125 TOTAL PR. 7745

TOTAL"PR. C" 3735 MEDIA PR. 387,25

TOTAL"PR. D" 985 MÁXIMO/PROV 750 600 1000 1000 900 MÍNIMO/PROV 100 190 100 125 125 TOTAL/PROV 1245 1340 1610 2025 1525

Todos los formatos que presentan los datos ya fueron aplicados en anteriores ejercicios, con lo cual se trata solo de repetir las opciones anteriores, nos centraremos en la resolución de los cálculos.

El valor fecha actual, se calculará con la función HOY, que devuelve el número que corresponde a la fecha actual.

Fecha actual =HOY()

De esta función obtenemos de forma automática la fecha de nuestro sistema Windows,

que siempre que sea correcta coincidirá con la fecha actual. El valor hora actual, se calculará con la función AHORA, que devuelve el número que

corresponde a la hora actual:

HORA ACTUAL =AHORA-()

Esta función nos devuelve el día y hora de nuestro sistema Windows, si solo queremos visualizar la hora cambiaremos el formato numérico de esa celda por un formato de Hora.

Estas dos funciones de fecha se actualizan de forma automática cada vez que volvemos a abrir el documento que las contiene.

Para el calculo de la MEDIA/PROD para el PRODUCTO A utilizaremos la función de estadística PROMEDIO, que devuelve la media aritmética de todos los valores numéricos de una lista. Para el resto de productos deberemos copiar la formula y pegarla en las celdas correspondientes.


MEDIA/PROD =PROMEDIO(B6:F6) =PROMEDIO(B7:F7) =PROMEDIO(B8:F8) =PROMEDIO(B9:F9)

El valor de TOTAL PRODUCTO A, se calculará con la función Suma, que nos devolverá el

total de todos los valores numéricos de una lista. Para el resto de totales deberemos de copiar la formula con las opciones de Copiar y Pegar.

TOTAL"PR. A" =SUMA(B6:F6) TOTAL"PR. B" =SUMA(B7:F7) TOTAL"PR. C" =SUMA(B8:F8) TOTAL"PR. D" =SUMA(B9:F9)

Para el cálculo del TOTAL PR y MEDIA PR aplicamos las funciones anteriores, a las

celdas correspondientes.

TOTAL PR. =SUMA(B6:F9) MEDIA PR. =PROMEDIO(B6:F9)

Para calcular el MÁXIMO y MÍNIMO PROVINCIAL, usaremos las funciones MAX, que

devuelve el valor numérico mas alto de una lista y MIN, que devuelve le valor numérico mas bajo de una lista. Para el cálculo del TOTAL PROVINCIAL aplicaremos la función SUMA. Para el resto de valores deberemos como siempre Copiar y Pegar estas funciones en las celdas correspondientes.

MÁXIMO/PROV =MAX(B6:B9) MÍNIMO/PROV =MIN(B6:B9) TOTAL/PROV =SUMA(B6:B9)

De esta forma concluimos la resolución del ejercicio.



Para la resolución de este ejercicio procedemos de la siguiente manera:

Restamos la celda de horas de entrada de la celda de horas salidas el numero que nos da se le pone un formato de hora con el aspecto hh:mm:ss. Observar el grafico en la columna de trabajadas.

De la columna de las horas trabajadas y mediante la función “=hora(….)” obtenemos el numero de horas, procederemos de idéntica manera con los minutos “=minuto(….)” y segundos “=segundo(….)” cambiando evidentemente la función. Observar el grafico en la columna de horas, minutos y segundos.

Realizamos la sumatoria de las tres columnas anteriores mediante la función =suma(….).Observar el grafico en la fila de sumamos.

Procedemos a desglosar los resultados: las horas solo se copia la celda Los minutos se procede a comprobar que dividiéndolos entre 60 nos dan numero de

horas acumuladas en formato minutos, para ello actuamos con la función “=entero(…..)” que nos realiza la operación anteriormente citada dejando el numero de horas enteras en la acumulación de minutos. Observa el grafico a la altura de la fila horas en la columna de minutos.

Para obtener los minutos restantes procederemos con la función “=residuo(……)” dándonos el numero de minutos restantes que sobran de dividir el numero total de minutos entre 60 minutos que tiene una hora. Observa la celda intersección de fila minutos con la columna minutos también.

Con los segundos se procede de la misma forma cambiando la columna de horas por la de minutos.

Por ultimo se procede a gestionar la sumatoria de las tres filas en la columna total.




Tecleamos nuestro DNI, lo dividimos entre 23, mediante la función entero le quitamos los decimales y dicha cifra sin decimales la volvemos a multiplicar por 23 el resultado se lo restamos el DNI ya que dicho numero será igual o menor. El resultado de dicha resta es el número a buscar en la primera columna de la tabla.

Para que este proceso se automatice lo realizaos mediante la función “=buscarv(…..). Dicha función lleva tres parámetro, 1 el numero a consultar, 2 el rango de la tabla consultiva, 3 la columna en la que esta el valor que coincide con el numero a consultar. Observar en el grafico en la fila que dice su nif es…



Para iniciar la solución del ejercicio en primer lugar deberemos insertar los datos en la hoja.

ANÁLISIS DE VENDEDORES

VENDEDOR TIPO UNIDADES IMPORTE COMISIÓN TOT. ACTUAL

AGUIRRE 2 584

CASADO 2 254

GARCÍA 2 987

GÓMEZ 2 584

IÑIGUEZ 3 692

LÓPEZ 3 755

RUIZ 3 635

RAMÍREZ 1 158

PÉREZ 3 345

ALONSO 1 874

ROJAS 1 592

RODRIGUEZ 3 350

MARTÍNEZ 2 254

FERNÁNDEZ 1 254 TOTAL

PRECIO UNITARIO 6,00 €

TIPO DE COMISIÓN 1 5% 2 6% VENDEDOR TIPO 3 7%

Sobre los mismos aplicamos los formatos correspondientes Los mismos ya fueron

e2003licados en ejercicios anteriores. Para el calculo del importe, aplicaremos una formula que multiplique las UNIDADES, por

el PRECIO UNITARIO. Para el cálculo de la comisión aplicaremos la función BUSCARV. Nos posicionamos en la

primera celda de comisión y llamamos a la función Buscarv, rellenamos los argumentos correspondientes.

IMPORTE

=C4*$E$20

=C5*$E$20


En valor buscado escribimos la celda que contiene el tipo, en Matriz escribimos el rango de datos que nos sirve como valor de búsqueda:

1 0,05 2 0,06 3 0,07

Y en columna escribimos el número 2, numero de la columna de la cual queremos

extraer el resultado de la consulta. De esta forma concluimos la escritura de los argumentos de la función.


El argumento Matriz_buscar_en, deberá aparecer como una referencia absoluta dentro

de la función.

El resultado de esta función nos da el valor de porcentaje correspondiente para calcular la comisión deberemos multiplicar este resultado por la celda, IMPORTE, correspondiente.

Para el calculo del TOTAL ACTUAL, aplicaremos una formula que realice la diferencia entre el IMPORTE y la COMISIÓN.

TOT. ACTUAL

=D4-E4

=D5-E5

=D6-E6

=D7-E7

=D8-E8

=D9-E9

=D10-E10

=D11-E11

=D12-E12

=D13-E13

=D14-E14

=D15-E15

=D16-E16

=D17-E17 =SUMA(F4:F17)

De esta forma concluimos la realización del ejercicio.



Para iniciar la resolución del ejercicio en primer lugar deberemos insertar los datos en la hoja.

PRODUCTO KILOS PRECIO SUBTOTAL DESCUENTO TOTAL VALORACIÓN

TOMATES 345 0,27 € PATATAS 890 0,10 € NARANJAS 779 0,29 € LIMONES 312 0,46 € PEPINOS 145 0,56 € KIWIS 60 0,86 € MELONES 1016 0,26 € SANDÍAS 1670 0,23 € POMELOS 78 0,87 € MELOCOTONES 569 0,59 € CIRUELAS 187 0,47 € COCOS 30 1,30 €

Para el calculo del SUBTOTAL, debemos multiplicar los KILOS por el PRECIO, aplicando la formula siguiente.

SUBTOTAL

=B3*C3

Para calcular el DESCUENTO, debemos aplicar la función SI, esta función evalúa una

condición y si la condición se cumple devuelve un resultado y en caso contrario devuelve otro.

DESCUENTO

=SI(B3>=300;D3*40%;D3*30%)

Para calcular el TOTAL, debemos restar el DESCUENTO del SUBTOTAL, aplicando la

siguiente formula.

TOTAL =D3-E3

Para calcular la VALORACIÓN deberemos aplicar de nuevo la función SI.

VALORACIÓN

=SI(F3<60;"OK";"PRODUCTO CARO")


Para finalizar calcularemos la SUMA TOTAL, aplicaremos para ello la función SUMA.

SUMA TOTAL =SUMA(F3:F14)

Aplicaremos por ultimo todas las opciones de formato, que ya fueron e2003licadas en soluciones anteriores.

Por último debemos imprimir nuestra hoja sobre un formato de página apaisada.



Debemos en primer lugar insertar los datos en la hoja de cálculo, el usuario aplicara sobre los mismos todas las opciones de formato vistas en ejercicios anteriores, Bordes, Tramas, Formatos, etc.

Para el calculo de la columna y fila de TOTAL, utilizaremos una formula que en cada caso calcule el total de cada una de las estaciones y de cada uno de los productos por ejemplo la función SUMA.

A continuación deberemos crear el gráfico asociado a los datos, en primer lugar deberemos seleccionar los datos que van a formar parte del mismo.

PRODUCTO PRIMAVERA VERANO OTOÑO INVIERNO TOTAL CICLISMO 6.853,65 € 9.303,04 € 5.935,33 € 453,49 € 22.545,51 € TENIS 3.246,85 € 4.254,32 € 2.545,69 € 2.478,17 € 12.525,03 € BALONCESTO 3.935,36 € 4.478,28 € 4.815,51 € 5.409,85 € 18.639,00 € FUTBOL 15.114,19 € 13.411,30 € 34.619,83 € 24.781,66 € 87.926,98 € TOTAL 29.150,05 € 31.446,94 € 47.916,36 € 33.123,17 € 141.636,52 €

A continuación seleccionamos la opción de menú INSERTAR+GRÁFICO, o bien pulsamos en el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar.

En ambos casos se inicia el Asistente para gráficos de Excel, que no guiara y ayudara a elaborar el mismo.


Desde esta ventana seleccionamos el tipo de gráfico que queremos realizar, en la ficha

Tipos estándar y dentro del cuadro Tipo de gráfico, aparece una relación de categorías de todos los modelos de gráficos de que dispone el programa, al activar una de estas categorías, en la parte derecha de la ventana, Subtipo de gráfico, veremos los diferentes tipos de cada categoría, bastara con hacer un clic sobre el mismo, en nuestro caso de la categoría de columnas escogeremos el tipo Columna agrupada.

A continuación pulsaremos el botón Siguiente. Aparece la segunda ventana del asistente.

En esta ventana seleccionamos el rango de datos de nuestra hoja, en nuestro caso ya realizamos la selección previa a la elaboración del gráfico, con lo cual el rango ya aparece marcado.

Pulsamos el botón siguiente, aparece el tercer paso del asistente.


En la primera de las fichas Títulos insertaremos los títulos de nuestro gráfico, en Titulo del gráfico, escribiremos Deportes Caracol, en Eje de categorías, Estaciones, y en Eje de valores, €

En la ficha de Leyenda posicionaremos la misma en la parte inferior pulsando sobre la opción Abajo.


Pulsaremos en el botón Siguiente:

Determinaremos la ubicación del gráfico dentro del libro, en nuestro caso dejaremos activada la opción por defecto, Como objeto en. El gráfico aparece en nuestra hoja de datos.

De esta forma concluimos la elaboración del mismo.




Después de introducir los ingresos y los gastos en las columnas de ingresos y gastos en pesetas realizamos un calculo de conversión que consistirá el multiplicar dichas celdas por la celda en la que se encuentra el valor del €, esto lo haremos declarando dicha celda en valor absoluto y posteriormente arrastraremos para todas las celdas restantes como se puede observar en el grafico.

Mediante las distintas funciones y como se percibe en el ejemplo se procede a obtener los totales, la media, los máximos y mínimos de las 4 columnas.

Para realizar el grafico del ejercicio se marca el rango de celdas que se ve en el grafico sin tocar las filas de totales.

Activamos el botón de gráficos nos aparece un cuadro de dialogo con un asistente y tras rellenar todos los pasos procedemos a definir el lugar donde dejar el grafico.



En primer lugar introducimos los datos dentro de la hoja.

PLUVIOMETRIA Y TEMPERATURAS BRAOJOS DE LA SIERRA (1993)

LITROS/M2 ACUMULADO PORCENTAJE TEMPERATURA DIF.

MEDIA

ENERO 12 8,5

FEBRERO 15 7,6

MARZO 55 9,2

ABRIL 70 11,4

MAYO 32 15,5

JUNIO 12 22,5

JULIO 2 32,6

AGOSTO 5 31,9

SEPTIEMBRE 10 26,5

OCTUBRE 33 18,5

NOVIEMBRE 25 12,5

DICIEMBRE 60 9,5

TOTAL MEDIA

Para el calculo de la columna de ACUMULADO, se utiliza una formula que sume el acumulado del mes anterior al numero de LITROS/M2 del mes actual.

Para ello la formula se introduce en el acumulado de Febrero ya que en Enero no hay acumulado del mes anterior.

ACUMULADO

=B4

=B5+C4

Para el calculo del porcentaje se utilizara una formula que divida los litros de cada mes por el total de litros del año, a las celdas resultantes les aplicaremos el formato porcentaje.

PORCENTAJE

=+B4/$B$16

=+B5/$B$16

=+B6/$B$16

=+B7/$B$16

=+B8/$B$16

=+B9/$B$16

=+B10/$B$16

=+B11/$B$16


PORCENTAJE

=+B12/$B$16

=+B13/$B$16

=+B14/$B$16

=+B15/$B$16

Para el cálculo de la columna DIF MEDIA, deberemos en primer lugar calcular la media de todas las temperaturas con la función PROMEDIO.

MEDIA

=PROMEDIO(E4:E15)

La diferencia media será la resta entre la temperatura de cada mes y la media.

DIF. MEDIA

=E4-$E$17

=E5-$E$17

=E6-$E$17

=E7-$E$17

=E8-$E$17

=E9-$E$17

=E10-$E$17

=E11-$E$17

=E12-$E$17

=E13-$E$17

=E14-$E$17

=E15-$E$17

A continuación pasamos a realizar el gráfico de nuestra hoja, para ello seguiremos los pasos de la solución anterior.

En primer lugar seleccionamos los datos que conforman nuestro gráfico:


LITROS/M2 TEMPERATURA

ENERO 12 8,5

FEBRERO 15 7,6

MARZO 55 9,2

ABRIL 70 11,4

MAYO 32 15,5

JUNIO 12 22,5

JULIO 2 32,6

AGOSTO 5 31,9

SEPTIEMBRE 10 26,5

OCTUBRE 33 18,5

NOVIEMBRE 25 12,5

DICIEMBRE 60 9,5

A continuación pulsamos el botón Asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar.

Aparece el primer paso del Asistente, seleccionamos el tipo de gráfico,

En la segunda ficha de esta ventana Tipos personalizados, seleccionamos el gráfico Columna y Áreas. Pulsamos el botón Siguiente. Aparece el segundo paso del asistente, no realizamos en esta ventana ninguna modificación, pulsamos el botón Siguiente.


En el tercer paso del asistente, en la ficha Títulos, escribimos Pluviométrica y Temperaturas, titulo de nuestro gráfico.

En la ficha Leyenda posicionamos la leyenda Abajo.


Pulsamos el botón Siguiente, y aparece la ventana del ultimo paso del asistente, insertamos el gráfico en la hoja de los datos.

El resto de modificaciones realizadas sobre el gráfico, ya fueron e2003licadas en la solución anterior.



En primer lugar vamos a introducir los datos de la tabla primera, los tres primeros registros los introducimos como hacemos habitualmente.

Los registros siguientes de nuestra tabla los introducimos utilizando los formularios

automáticos de Excel. Para ello seleccionamos la opción de menú DATOS+FORMULARIO. Aparece la ventana de Formulario con los valores introducidos en nuestra tabla.

Para introducir un nuevo registro detrás de los ya insertados pulsamos en el botón Nuevo de esta ventana, se vacían los cuadros de texto de cada uno de los campos y escribimos los nuevos valores, para saltar de un cuadro a otro pulsaremos sobre la tecla Tabulador; repetiremos la operación tantas veces como registros queramos introducir. Para finalizar pulsamos sobre el botón Cerrar, observa como los datos se han insertado en la tabla.

(No olvides en cualquier caso que para activar esta función la celda activa deberá ser cualquiera de las celdas con los datos anteriores, para el programa reconozca los valores de la base de datos con la que estamos trabajando)

Para aplicar un Autofiltro que solo muestre los registros que son de Madrid, nos

posicionamos en alguna de las celdas con contenido de la tabla y pulsamos sobre la opción de menú DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO, la apariencia de la hoja de calculo se modifica mostrando cada uno de los nombres de campo una lista desplegable desde la cual seleccionamos en el campo Población el valor Madrid.


De esta forma observaras como solo se muestra los datos que cumplen esa condición, para restaurar la información selecciona en la misma lista desplegable del campo Población el valor Todas. Desactivamos el autofiltro seleccionando de nuevo DATOS+FILTRO+AUTOFILTRO.

Para finalizar la práctica aplicaremos un filtro que copie fuera de las celdas actuales de la hoja los registros que cumplan una condición determinada, registros cuyo nombre comience por A y sean de Madrid, para ello en primer lugar debemos adaptar la hoja con los nuevos datos.

En primer lugar copiaremos todos los campos de la fila primera de nombres de campo debajo de los datos actuales. Este será el apartado donde escribamos las condiciones del filtro.

Procedemos a realizar el filtro para ello, seleccionamos el menú

DATOS+FILTRO+FILTRO AVANZADO, aparece un cuadro de dialogo desde el cual podemos establecer las pautas del filtro.

Seleccionamos en primer lugar la Acción Copiar a otro lugar puesto que queremos copiar los datos que cumplan la condición en la parte final de la hoja; en el cuadro Rango de la lista seleccionamos el bloque de celdas inicial, el que contiene los datos introducidos, para ello pulsamos sobre el botón de selección directa que nos permite trabajar con la hoja de datos y seleccionar dichas celdas:

En el cuadro Rango de Criterios seleccionamos el segundo bloque, en el que previamente habremos escrito los valores del filtro tal como se muestran en la imagen posterior.

Para finalizar en el rango Copiar a, seleccionamos el bloque de celdas donde que remos trasladar los datos que cumplan la condición.


Por último pulsamos sobre el botón de Aceptar y habremos obtenido el resultado deseado.




Calculamos los trimestres como indicamos en los gráficos

Las columnas siguientes se procede de la manera indicada con las formulas que se especifican en las columnas correspondientes. El dto% mediante una función “si(…)”. El precio medio, máximo y mínimo mediante sus funciones correspondientes como se indica en el grafico

excel 2003

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