excel 2003

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Manual de Excel 2003

Unidad 1:

Introduccin a Excel 2003Introduccin Excel 2003 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office.

Es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla realizando clculos de forma automtica. Adems permite trabajar con texto, usar imgenes y generar grficos.

Elementos bsicosBarra de ttulo Barra de mens Barras de herramientas

Cuadro de nombres Columnas Celda activa Filas Barra de frmulas Panel de Tareas

Etiqueta de la hoja

La siguiente tabla describe las partes de la ventana de Excel:

ElementoBarra de ttulo Barra de mens Barra herramientas Barra de frmulas Cuadro de nombres Barra de estado

DescripcinPresenta el nombre de la aplicacin y del documento en el cual se est trabajando. Muestra la lista de los mens disponibles dentro de la aplicacin

de

Contiene los iconos (botones) de los comandos ms comunes de Excel, facilitando la realizacin de alguna tarea Despliega el contenido de la celda activa. Se usa para editar o introducir valores en frmulas o celdas Despliega la referencia o nombre de la celda activa Despliega la descripcin del comando seleccionado o de la accin que se

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Manual de Excel 2003

ElementoEtiquetas de la hoja Celda activa Puntero del mouse

Descripcinest ejecutando Muestran los nombres de las hojas de clculo existentes en el libro. La etiqueta de la hoja activa siempre est en negrita Es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir. Se afectar con cualquier accin que se realice Indica la posicin en la que se activar una celda, se podr comenzar a escribir al hacer clic

Al elegir una opcin en la barra de men puede abrirse un cuadro de dilogo que contiene: Fichas

Cuadros de lista Cuadros de lista desplegable

Casillas de Verificacin

Conceptos: 1. Libro de Trabajo: Es el archivo que creamos, tienen la extensin .XLS; est formado devarias hojas, en Excel 2003 stas pueden ser hasta 255. Un libro de trabajo puede organizarse: Insertando hojas nuevas Eliminando hojas Cambiando el nombre de las hojas Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro de trabajo o en otro Ocultando hojas

2. Hoja de Clculo: Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y65.536 filas. Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV. Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la seleccin horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos. La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta, dicha celda se denomina Celda activa.

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Manual de Excel 2003 Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad.Nombre del libro de trabajo Encabezado de columna

Botn Seleccionar todo

Barra de divisin horizontal

Encabezado de fila

Celda Activa

Barra de desplazamiento vertical

Etiqueta de la hoja activa

Barra de desplazamiento horizontal

Empezando a trabajar!:3. Movimiento rpido en la hoja MOVIMIENTO Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa 4. Movimiento rpido en el libro MOVIMIENTO Hoja Anterior Hoja Siguiente TECLADO CTRL+REPAG CTRL+AVPAG TECLADO AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN + FLECHA ARRIBA FIN + FLECHA ABAJO FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIO FIN + FLECHA DERECHA

5. Moviendo Columnas y Filas El ancho de las columnas y filas pueden ser cambiados a un tamao igual o diferente para todos.

Botones para desplazar etiquetas

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Manual de Excel 2003 Para ello se debe posicionar el cursor en la cabecera y observar como el cursor cambia su forma, luego con un arrastre basta. Sin embargo si se desea que todas tengan el mismo tamao, se debe seleccionar primero, hacer un clic derecho y elegir Ancho de columna. Adems se pueden insertar, eliminar, o borrar el contenido de toda una columna o fila. 6. Seleccionando Seleccin de un rango de celdas Seleccin de una columna Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre ste. Seleccin de una fila Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre ste. Seleccin de una hoja entera Situarse sobre el botn superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre ste. Aadir a una seleccin Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva seleccin manteniendo pulsada la tecla CTRL. Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL. Para celdas contiguas, manteniendo pulsada la tecla SHIFT, hacer clic donde queremos que termine la seleccin. Seleccionar celdas con el teclado Si queremos seleccionar un rango de celdas consecutivas: Situarse sobre la primera celda a seleccionar y pulsar la tecla F8. Observa como en la barra de estado aparece el identificativo EXT que nos indica que vamos a ampliar o extender nuestra seleccin, desplazarse con las flechas de direccin para ampliar la seleccin, una vez terminada la seleccin, pulsar la tecla F8 para desactivar el modo Extender. Si queremos seleccionar varias celdas no consecutivas: Seleccionar el primer rango a seleccionar, pulsar la tecla SHIFT y al mismo tiempo F8. Observa como en la barra de estado aparece el identificativo AGR que nos indica que vamos a aadir o agregar a nuestra seleccin. Seleccionar varias hojas de clculo Si queremos seleccionar varias hojas consecutivas: Seleccionar la primera hoja de la seleccin (bastar con tenerla como hoja activa). Manteniendo pulsada la tecla SHIFT, hacer clic sobre la etiqueta de la ltima hoja de la seleccin. Si queremos seleccionar varias hojas no consecutivas: Seleccionar la primera hoja de la seleccin (bastar con tenerla como hoja activa). Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la siguiente hoja de la seleccin. Si queremos seleccionar todas las hojas del libro de trabajo: Hacer clic con el botn derecho sobre cualquier etiqueta de hojas, para que aparezca el men contextual. Elegir la opcin Seleccionar todas las hojas. Para deseleccionar alguna hoja: Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la hoja a deseleccionar. Cuidado, la hoja activa no se podr deseleccionar.

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Manual de Excel 2003 7. Ingreso de Datos: Al escribir datos en la celda se visualizan en dos posiciones, en la celda activa y en la barra de frmulas, al presionar enter, el valor se valida y se introduce. Por defecto, los nmeros se posicionar hacia la derecha y el texto hacia la izquierda. Si se desea visualizar smbolos como =, +, - se utiliza el apstrofe. Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-) Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan con nmeros de fecha. Nota: Una celda puede contener hasta 255 caracteres; por lo tanto, cuando se escriba texto extenso en una celda, ste invadir la(s) celda(s) vaca(s) de la derecha, pero se cortar cuando se escriba algo en ellas. Para escribir una lista en una celda usar la tecla Alt + Enter 8. Modificar Datos: Para modificar datos en la celda activa, podemos sobre escribir o editar con la tecla F2 en la barra de frmulas.

9. Errores en los Datos:##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin.

10. Guardar cambios automticamente: En Excel es posible guardar automticamente el archivocon el que se est trabajando o todos los archivos abiertos en un intervalo de tiempo definido por el usuario, lo cual permite ahorrar trabajo y tener mayor seguridad.

PRCTICA # 11. Abrir el archivo PER Prueba1 ubicado en Public\Excel\Practicas. Se buscar desbloquear las celdas que sern usadas para ingresar datos (resaltadas en celeste) 2. Ingresando Datos Realizar el siguiente cuadro.

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Manual de Excel 2003

Unidad 2:

Frmulas y FuncionesFRMULASUna frmula es la secuencia de valores, referencias de celdas, funciones u operadores, que se escribe dentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir de otros ya existentes. Pueden realizarse operaciones tales como suma, multiplicacin, comparacin, etc., con los datos escritos en la hoja de clculo. Una frmula empieza siempre con el signo igual (=). Los valores obtenidos a partir de ella se actualizarn automticamente, slo si estn referidos con el nombre de las celdas que contienen los datos numricos. Una frmula est compuesta por:

Elemento Referencias de celda

DescripcinGrupo de coordenadas de una celda en una hoja de clculo, que indican a MS-Excel en dnde debe buscar los valores que se desean utilizar en la frmula. Las referencias pueden ser: Absolutas: Especifican la ubicacin exacta de una celda en una frmula, no imp