excel 2003

5/11/2018 Excel 2003 - slidepdf.com

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Manual de Excel 2003

Unidad 1:

Introducción a Excel 2003

Introducción• Excel 2003 es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office.• Es capaz de trabajar con números de forma sencilla realizando cálculos de forma automática.

• Además permite trabajar con texto, usar imágenes y generar gráficos.

Elementos básicos

La siguiente tabla describe las partes de la ventana de Excel:

Elemento Descripción

Barra de título Presenta el nombre de la aplicación y del documento en el cual se estátrabajando.

Barra de menús Muestra la lista de los menús disponibles dentro de la aplicación

Barra deherramientas

Contiene los iconos (botones) de los comandos más comunes de Excel,facilitando la realización de alguna tarea

Barra de fórmulasDespliega el contenido de la celda activa. Se usa para editar o introducir valores en fórmulas o celdas

Cuadro de nombres Despliega la referencia o nombre de la celda activa

Barra de estado Despliega la descripción del comando seleccionado o de la acción que se

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Barra demenús

Barra detítulo Barras de

herramientas

Celda activa

Barra defórmulas

Etiqueta de la hoja

Cuadro denombres

Filas

Columnas

Panel deTareas




Elemento Descripciónesté ejecutando

Etiquetas de la hojaMuestran los nombres de las hojas de cálculo existentes en el libro. Laetiqueta de la hoja activa siempre está en negrita

Celda activa Es aquella en la cual se introducen los datos al comenzar a escribir. Seafectará con cualquier acción que se realice

Puntero del mouse Indica la posición en la que se activará una celda, se podrá comenzar aescribir al hacer clic

Al elegir una opción en la barra de menú puede abrirse un cuadro de diálogo que contiene:

Conceptos:1. Libro de Trabajo: Es el archivo que creamos, tienen la extensión .XLS; está formado devarias hojas, en Excel 2003 éstas pueden ser hasta 255.Un libro de trabajo puede organizarse:

Insertando hojas nuevas Eliminando hojas Cambiando el nombre de las hojas Moviendo o copiando hojas dentro del mismo libro de trabajo o en otro Ocultando hojas

2. Hoja de Cálculo: Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y65.536 filas.Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna senombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la selección horizontal de un conjunto deceldas de una hoja de datos.

La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de

la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila

Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dichacelda se denomina Celda activa.

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Fichas

Cuadros delista

Cuadros de listadesplegable

Casillas deVerificación




Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloquerectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad.

Empezando a trabajar!:

3. Movimiento rápido en la hoja

MOVIMIENTO TECLADOPantalla Abajo AVPAGPantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIOPrimera celda de la columna activa FIN + FLECHA ARRIBAÚltima celda de la columna activa FIN + FLECHA ABAJOPrimera celda de la fila activa FIN + FLECHA IZQUIERDA o INICIOÚltima celda de la fila activa FIN + FLECHA DERECHA

4. Movimiento rápido en el libro

MOVIMIENTO TECLADOHoja Anterior CTRL+REPAGHoja Siguiente CTRL+AVPAG

5. Moviendo Columnas y FilasEl ancho de las columnas y filas pueden ser cambiados a un tamaño igual o diferente para todos.

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B o t o n e s p a r a

d e s p l a z a r e t i q u e t a s

Encabezadode columna

Nombre dellibro de trabajo

BotónSeleccionar

todo

Encabezado de

fila

Etiqueta dela hoja activa

Barra de divisiónhorizontal

Barra dedesplazamiento

vertical

Barra dedesplazamiento

horizontal

CeldaActiva




Para ello se debe posicionar el cursor en la cabecera y observar como el cursor cambia su forma, luegocon un arrastre basta.Sin embargo si se desea que todas tengan el mismo tamaño, se debe seleccionar primero, hacer un clicderecho y elegir Ancho de columna.

Además se pueden insertar, eliminar, o borrar el contenido de toda una columna o fila.

6. SeleccionandoSelección de un rango de celdas

Selección de una columnaPara seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna aseleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una filaPara seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.

Selección de una hoja enteraSituarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la

fila 1 y hacer clic sobre éste.

Añadir a una selecciónMuchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdasNO contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendopulsada la tecla CTRL.

Para celdas contiguas, manteniendo pulsada la tecla SHIFT, hacer clic donde queremos que termine laselección.

Seleccionar celdas con el tecladoSi queremos seleccionar un rango de celdas consecutivas:Situarse sobre la primera celda a seleccionar y pulsar la tecla F8. Observa como en la barra de estadoaparece el identificativo EXT que nos indica que vamos a ampliar o extender nuestra selección,desplazarse con las flechas de dirección para ampliar la selección, una vez terminada la selección,pulsar la tecla F8 para desactivar el modo Extender.

Si queremos seleccionar varias celdas no consecutivas:Seleccionar el primer rango a seleccionar, pulsar la tecla SHIFT y al mismo tiempo F8.Observa como en la barra de estado aparece el identificativo AGR que nos indica que vamos a añadir oagregar a nuestra selección.

Seleccionar varias hojas de cálculo

Si queremos seleccionar varias hojas consecutivas:Seleccionar la primera hoja de la selección (bastará con tenerla como hoja activa).Manteniendo pulsada la tecla SHIFT, hacer clic sobre la etiqueta de la última hoja de la selección.

Si queremos seleccionar varias hojas no consecutivas:Seleccionar la primera hoja de la selección (bastará con tenerla como hoja activa).Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la siguiente hoja de la selección.

Si queremos seleccionar todas las hojas del libro de trabajo:Hacer clic con el botón derecho sobre cualquier etiqueta de hojas, para que aparezca el menúcontextual.Elegir la opción Seleccionar todas las hojas.

Para deseleccionar alguna hoja:Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la hoja a deseleccionar.Cuidado, la hoja activa no se podrá deseleccionar.

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7. Ingreso de Datos:Al escribir datos en la celda se visualizan en dos posiciones, en la celda activa y en la barra de fórmulas,al presionar enter, el valor se valida y se introduce.Por defecto, los números se posicionar hacia la derecha y el texto hacia la izquierda.Si se desea visualizar símbolos como “=”, “+”, “-“ se utiliza el apóstrofe.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir

precedido por el signo (-)Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundancon números de fecha.

Nota: Una celda puede contener hasta 255 caracteres; por lo tanto, cuando se escriba texto extenso enuna celda, éste invadirá la(s) celda(s) vacía(s) de la derecha, pero se cortará cuando se escriba algo enellas. Para escribir una lista en una celda usar la tecla Alt + Enter

8. Modificar Datos:Para modificar datos en la celda activa, podemos sobre escribir o editar con la tecla F2 en la barra defórmulas.

9. Errores en los Datos:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha ouna hora negativa.

#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puedeser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.

10. Guardar cambios automáticamente: En Excel es posible guardar automáticamente el archivocon el que se está trabajando o todos los archivos abiertos en un intervalo de tiempo definido por elusuario, lo cual permite ahorrar trabajo y tener mayor seguridad.

PRÁCTICA # 1

1. Abrir el archivo PER Prueba1 ubicado en Public\Excel\Practicas.

Se buscar desbloquear las celdas que serán usadas para ingresar datos (resaltadas en celeste)

2. Ingresando DatosRealizar el siguiente cuadro.

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Unidad 2:

Fórmulas y Funciones

FÓRMULAS Una fórmula es la secuencia de valores, referencias de celdas, funciones u operadores, que se escribedentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir de otros ya existentes. Pueden realizarseoperaciones tales como suma, multiplicación, comparación, etc., con los datos escritos en la hoja decálculo. Una fórmula empieza siempre con el signo igual (=). Los valores obtenidos a partir de ella seactualizarán automáticamente, sólo si están referidos con el nombre de las celdas que contienen losdatos numéricos.

Una fórmula está compuesta por:

Elemento Descripción

Referencias

de celda

Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de cálculo, que indican a MS-Excel en

dónde debe buscar los valores que se desean utilizar en la fórmula. Las referenciaspueden ser:Absolutas: Especifican la ubicación exacta de una celda en una fórmula, no importando laposición de la celda que contiene la fórmula ($A$1, $B$1, ...)Relativas: Especifican la ubicación de otra celda en relación a la que contiene la fórmula(A1, B1, C1,...)Mixtas: Combinación de una referencia relativa y una absoluta dentro de una fórmula ($A1o A$1)

Valores Cualquier número ingresado dentro de una fórmula que aparecerá comoconstante

Funciones Son herramientas de cálculo que ejecutan operaciones que devuelven valoresautomáticamente.Las funciones en MS-Excel están agrupadas en las siguientes categorías: Financieras Fecha y hora Matemáticas y trigonométricas Estadísticas Búsqueda y referencia Base de datos Texto Lógicas Información

Nombres Son identificadores fáciles de recordar que se utilizan para referirse a una celda,un grupo de ellas, un valor o una fórmula

Operadores Se utilizan para especificar qué tipo de operación se va a realizar

Existen operadores

Aritméticos

+ Suma- Resta / División* Multiplicación% Porcentaje

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De texto& Concatenar dos

valores de texto

A continuación se muestra el ejemplo de una fórmula que contiene algunos de los elementosmencionados.

Cuando se usan paréntesis dentro de una fórmula, Excel calcula primero las expresiones dentro de ellosy luego usa esos resultados para calcular el resto de la fórmula, como se muestra a continuación.

Fórmula Resultado=2+5*8 42=(2+5)*8 56

Todos los datos que se escriban dentro de la hoja de cálculo aparecerán desplegados en la barra defórmulas, dentro de la cual podrán editarse, si así se desea.

De comparación= Igual> Mayor que< Menor que>= Mayor o igual<= Menor o igual<> Diferente

De referenciaRango (dospuntos)

Sirve para delimitar un rangoentre las referencias

Unión (coma) Produce una referencia queincluye las dos referencias

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Cuadro decancelación

Cuadro deintroducción

Barra de fórmulas

Un rango se especifica con dospuntos, por ejemplo B2:D2

Una unión se especifica conuna coma, por ejemplo B4,D4

Signo igual

Referencias de celda

Operador de suma

Constante

numérica

Operador de división

=(A1+B5) / 2




1. INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS

1. Ubicar el cursor en la celda deseada2. Escribir el signo igual (=)3. Ingresar la referencia de la celda o un valor 4. Ingresar el operador deseado5. Ingresar el siguiente valor o referencia6. Presionar ENTER

La celda en la que se introduce la fórmula, muestra el valor resultante y no la fórmula. Cuando se

seleccione una celda que contenga una fórmula, ésta siempre se mostrará en la barra de fórmulas.

La siguiente pantalla muestra una fórmula escrita en la hoja de cálculo:

2. REFERENCIA

Cuando se van a introducir referencias dentro de una fórmula es posible escribirlas o seleccionar la celda

o el rango directamente en la hoja de cálculo.2.1 Introducción de referencias

1. Ubicar el cursor en la celda deseada2. Escribir el signo igual (=)3. Desplazar el cursor a la celda o celdas que se quieren referenciar o arrastrar el Mousepor el rango de celdas que se desean introducir en la referencia. La selección quedará rodeadapor una línea punteada denominada borde móvil , y la referencia a la celda o rango de ellasaparecerá en la fórmula4. Terminar de escribir la fórmula5. Presionar ENTER

3. LLENADO AUTOMÁTICO

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Cuadro denombres

Asistente parafunciones

Celda activa

Fórmula

Valor resultante




El llenado automático se utiliza para crear una serie de valores incrementales o fijos en una hoja decálculo. Las series son útiles para crear encabezados de filas de tablas y de columnas de una hoja decálculo o cuando se requiera introducir una serie creciente de números, fechas u horas.

3.1 Llenar un rango de celdas adyacentesCopiar mientras se arrastra el cuadro de llenado

1. Escribir el valor en la celda deseada2. Presionar ENTER3. Seleccionar la celda que contiene los datos a copiar 4. Arrastrar el cuadro de llenado por las celdas que se desean llenar 5. Soltar el botón del Mouse

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Aumentar una serie de números utilizando el comando Series

1. Introducir el valor inicial de la serie2. Seleccionar la celda que contiene el valor inicial3. Abrir el menú Edición

4. Seleccionar la opción Series del comando Rellenar

Se desplegará el siguiente cuadro:

5. En el cuadro Series en seleccionar la opción Filas o Columnas para especificar si elllenado se va a realizar a través de las filas o de las columnas6. En el cuadro Incremento especificar la cantidad por la que debe aumentar o disminuir una serie, debe escribirse un número positivo o negativo. Un número positivo aumentará la serie,uno negativo la disminuirá7. En el cuadro Límite especificar el valor en el que se desea que termine la serie. El valor puede ser un número positivo o negativo8. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER

Aumentar una serie de fechas utilizando el comando Series

1. Introducir la fecha inicial de la serie2. Seleccionar la celda que contiene la fecha inicial y las celdas en las que se desea llenar la serie3. Abrir el menú Edición

4. Seleccionar la opción Series del comando Rellenar

5. En el cuadro Series en seleccionar la opción Filas o Columnas para especificar si elllenado se va a realizar a través de las filas o de las columnas

6. En el cuadro Tipo, elegir la opción Cronológica, se activará el cuadro Unidad de tiempo7. En el cuadro Unidad de tiempo elegir la opción que corresponda a la serie deseada

Opción DescripciónFecha Incrementa la serie en días naturales

Día laborable Incrementa la serie en días laborables, considerando comotales de lunes a viernes

Mes Incrementa la serie modificando sólo el mes, el día seconservará, ejemplo: 1/1/98, 1/2/98, 1/3/98, etc.

Año Incrementa la serie modificando sólo el año, el día y el messe conservarán, ejemplo: 1/1/96, 1/1/97, 1/1/98, etc.

8. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER

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FUNCIONES

Una función es una fórmula especial que ya está escrita dentro de Excel y realiza una operación quedevuelve un valor. Las funciones pueden utilizarse solas o como componentes para construir fórmulasmás extensas.

Los valores sobre los cuales una función efectúa las operaciones se llaman argumentos.

A continuación se presenta un ejemplo de una función y cómo debe escribirse.

=Nombre de la función(Arg1;Arg2)

MS-Excel contiene más de 220 funciones diferentes. Las más usuales son:

1. Función SUMA

La función SUMA puede introducirse directamente en una celda o a través del botón Autosuma enla barra de herramientas.La función SUMA se introduce de la siguiente forma: =SUMA(dirección de celda: dirección de celda)

Si se introducen referencias aisladas, éstas deberán separarse por el separador de unión coma (;).Si se introduce un rango deberá ir separado por dos puntos (:)

2. Función PROMEDIOCalculará la media aritmética de los argumentos que se especifiquen. La función PROMEDIO seintroduce de la siguiente forma: =PROMEDIO(dirección de celda:dirección de celda)

PRÁCTICA # 2

1. Abrir el archivo Formulas 2 ubicado en Public\Excel\Practicas.

Realizar los ejercicios ahí propuestos

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Signo igual

Nombre de la función

Separador deargumento

Argumentos

Todos los argumentosdeben ir encerrados

entre paréntesis




Unidad 3:

Aplicar Formato

En Excel puede asignarse el formato deseado y cambiarse la apariencia de los datos en una celda,columna, fila, rango de celdas o en todas las celdas de la hoja de cálculo antes o después de escribir losdatos. Para cambiar la apariencia de los datos, puede utilizarse la barra de herramientas Formato o elmenú Formato.

1. APLICAR FORMATO UTILIZANDO LA BARRA DE HERRAMIENTAS Siempre se debe seleccionar la celda antes de aplicar algún cambio

1.1 Realce a texto

1.2 Cambiar fuente y modificar su tamaño

Lista desplegable Fuente

Tamaño de fuente

1.3 Cambiar Alineación

Botones de alineación ( Alinear a la izquierda, Centrar en la celda, Alinear a laderecha, Centrar en varias columnas)

1.4 Formato a NúmerosLa siguiente tabla describe los botones para dar formato a los números:

Botón Nombre del botón DescripciónEstilo Moneda Agrega el estilo de moneda que está configurado a

las celdas seleccionadasEstilo Porcentual Multiplica el valor escrito en la celda seleccionada

por 100 y le agrega el símbolo de porcentaje (%)

Estilo Millares Agrega separador de miles (,) y asigna por omisióndos decimales

Aumentar decimales Agrega un lugar decimal cada vez que se hace clicsobre el

Disminuir decimales Remueve un lugar decimal cada vez que se haceclic sobre él

Euro Agrega el estilo de moneda Euro que estaconfigurado a las celdas seleccionadas

1.5 Agregar Bordes

Botón Paleta portátil Bordes

1.6 Agregar diseño (relleno)

Botón Paleta portátil Color de relleno El último color seleccionado aparecerá como muestra en el botón

1.7 Cambiar color de la fuente

Botón Paleta portátil Color de fuente El último color seleccionado aparecerá como muestra en el botón

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1.8 Copiar FormatoEn ocasiones, es necesario aplicar a un rango de celdas el mismo formato que ya se aplicó en otrorango.

El botón Copiar formato copia los formatos de número y carácter, la alineación, los bordes y los colores.

Para copiar un formato desde un rango hacia otro:

1. Seleccionar una celda o un rango de celdas que tenga el formato que se desea copiar

2. Hacer clic en el botón Copiar formato 3. El puntero del Mouse tendrá adjunta una brocha4. Arrastrar el Mouse en la celda o rango de celdas en que se desee copiar el formato

2. APLICAR FORMATO UTILIZANDO LA BARRA DE MENÚS

2.1 Formato de Fuentes Esta opción es usada cuando se desea además tener la opción de Efectos.

2.2 Cambiar AlineaciónAdemás de las opciones vistas, aquí se encuentranlas opciones de control de texto, sangría yorientación.

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2.3 Formatos de número1. Seleccionar la(s) celda(s) a la(s) cual(es) se desea aplicar un formato de número

1. Clic derecho, elegir Formato de Celdas2. Seleccionar la ficha Número

3. Elegir el tipo de formato deseado, en el cuadro Categoría 4. Especificar las opciones requeridas para la categoría seleccionada

5. En el caso de haber seleccionado la categoría Personalizada, en el cuadro de lista,seleccionar el código deseado. Observar que en el área de muestra se despliega el valor escritoen la celda tal como se verá con el formato seleccionado6. En caso de requerirse un formato personalizado distinto a los disponibles en la lista, éstese podrá escribir directamente en el cuadro de texto Tipo 7. Presionar ENTER

2.4 Borrar FormatosEn ocasiones se requiere eliminar el formato de un rango sin eliminar el contenido de las celdas.

Para borrar un formato:1. Seleccionar el rango de celdas al que se desea borrar el formato2.

Abrir el menú Edición, elegir el comando Borrar

. Se desplegará un Submenú3. Elegir el comando Formatos

3. CAMBIAR EL ANCHO DE LAS COLUMNAS Y EL ALTO DE LAS FILAS

Cuando se abre una hoja de cálculo nueva, el ancho de las columnas y el alto de las filas se establecenconforme a medidas estándar (10.71 y 12.75 respectivamente). En muchas ocasiones en las celdas haynúmeros o fórmulas cuyo resultado se extiende más allá del borde de la celda, en esos casos, Excelllena con el signo (#). En ese caso deberá incrementarse el ancho de la columna para poder visualizar elresultado.

Las medidas de anchura y altura pueden ajustarse al tamaño deseado.

3.1 Ajustar el ancho de las columnas o el alto de las filas1. Seleccionar la columna o fila a la cual se desea modificar el ancho2. Arrastrar el borde derecho del encabezado hasta que ésta se ajuste al tamaño deseado

O bien

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Cuadro de lista, quedespliega las opcionesdisponibles para lacategoría seleccionada




1. Hacer doble clic en el borde derecho del encabezado para que se ajuste automáticamenteO bien:1. Seleccionar la columna o fila a la cual se le va a modificar el ancho

2. Clic derecho, elegir Ancho de columna o Alto de Fila, escribir el tamaño deseado

3. Presionar ENTER

Es posible ajustar el tamaño de varias columnas o filas a la vez, seleccionándolas primero y luegoajustando el ancho o alto de cualquiera de ellas.

3.2 Auto formato

Microsoft Excel cuenta con formatos de rango incorporados, llamados autoformatos, que puedenaplicarse automáticamente a los rangos de celda seleccionados. Dichos formatos ayudan a darle a lahoja una apariencia más profesional y hacen la presentación de datos más clara y legible.

Los autoformatos incluyen: formato de número, alineación, fuentes, bordes, diseños, colores, anchos decolumnas y altos de filas.

Para utilizar la característica de Autoformato:1. Seleccionar el rango de datos al que se desea dar formato2. Abrir el menú Formato

3. Elegir el comando Auto formato

4. Seleccionar el formato deseado por medio del botón de desplazamiento.


Si se desea que el auto formato se aplique sólo con alguna de sus características:1. Elegir el botón Opciones

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Botón dedesplazamiento




2. Se desplegará el cuadro Efectos a aplicar 3. Desactivar las casillas que correspondan a los efectos no deseados

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PRÁCTICA # 3

1. Abrir un libro nuevo, realizar el siguiente formato:

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Unidad 4:

Edición una Hoja de Cálculo

1. EDICIÓN DE CELDAS

1.1 Copiar celdasExcel permite copiar una celda o un bloque de ellas, duplicando su contenido en una nueva posición.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Desplegar el menú contextual1. Hacer clic en el comando Copiar

2. Cuando aparezca el borde móvil , hacer clic en la celda destino

3. Desplegar el menú contextual y hacer clic en el comando Pegar

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar 2. Presionar las teclas CONTROL + C

3. Al aparecer el borde móvil , desplazar el cursor con las flechas de dirección, hasta la celda destino

4. Presionar las teclas CONTROL + V

Nota El borde móvil continuará activo después de haber pegado las celdas en el lugar de destino, lo cualindica que éstas se pueden volver a pegar. Si se desea eliminar el borde, deberá presionarse latecla ESC

1.2 Mover celdasCuando se mueven celdas, éstas se cortan y se desplazan a otra posición.

En este caso se seleccionará Cortar en el Menú Contextual o si se elige usar el teclado usar CONTROL + X

Nota Cuando se copian o se mueven celdas que contienen datos, éstas reemplazan a las celdasantiguas

1.3 Insertar celdas entre celdas existentesPueden insertarse celdas copiadas o cortadas entre celdas existentes, de la siguiente forma.

1. Seleccionar la celda o rango de celdas que se desea copiar o mover 2. Elegir el comando Copiar o Cortar

3. Clic derecho en la celda destino para abrir el menú contextual.

4. Elegir Insertar y se desplegará el siguiente cuadro de diálogo

5. Elegir el botón de opción deseado6. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER

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2. PEGADO ESPECIAL

Una vez que se han copiado celdas, Excel permite seleccionar entre varias opciones disponibles, comose desean pegar.

En este caso en vez de elegir Pegar, elegir Pegado Especial en el Menú ContextualSe presentará el siguiente cuadro de diálogo:

Todo Pega el contenido y el formato de todas las celdas.

FórmulasPega únicamente las fórmulas como se han escrito en la barra de

fórmulas.Valores Pega únicamente los valores como se presentan en las celdas.

Formatos Pega únicamente el formato de la celda.

Comentarios Pega únicamente los comentarios adjuntos a la celda

ValidaciónPega las reglas de validación de datos de las celdas copiadas en el áreade copiado

Todo excepto bordesPega el contenido y el formato de una celda en las celdas copiadas,excepto los bordes.

Ancho de las columnasPega el ancho de una columna o rango de columnas en otra columna o

rango de columnasFormatos de números y fórmulas

Pega únicamente las fórmulas y todas las opciones de formato denúmero de las celdas seleccionadas.

Formatos de números y valores

Pega únicamente los valores y todas las opciones de formato de númerode las celdas seleccionadas.

OperaciónEspecifica la operación matemática que desea aplicar a los datoscopiados. (Ninguna, Sumar, Restar, Multiplicar o Dividir )

Saltar blancosEvita reemplazar los valores en el área de trabajo cuando haya celdasen blanco en el área de copiado.

Transponer Cambia las columnas de los datos copiados a filas i viceversa.

Pegar vínculos Vincula los datos pegados a la hoja de cálculo activa.

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3. INSERCIÓN DE FILAS Y COLUMNAS

Es posible insertar celdas en blanco o filas y columnas enteras en blanco en cualquier lugar de la hoja decálculo. Cuando se insertan celdas, las demás celdas se desplazan para permitir la entrada de lasnuevas. Al insertar una fila o una columna, Excel crea una nueva fila o columna y automáticamentedesplaza las existentes. Cuando se insertan celdas, filas o columnas, Excel actualiza las referenciasdentro de las fórmulas.

3.1 Insertar Filas

1. Ubicar el cursor en la posición que se deseen insertar las filas nuevas2. Seleccionar el número de filas que se requiera añadir 3. Abrir el menú Insertar y elegir el comando Filas, automáticamente se insertarán las filas nuevas

3.2 Insertar Columnas

1. Ubicar el cursor en la posición que se deseen insertar las columnas nuevas2. Seleccionar el número de columnas a insertar 3. Abrir el menú Insertar y elegir el comando Columnas, automáticamente se insertarán las nuevas

columnas

3.3 Insertar Celdas en Blanco

1. Seleccionar el rango de celdas que se desee insertar 2. Abrir el menú Insertar y elegir el comando Celdas, aparecerá el siguiente cuadro de diálogo

3. Elegir la opción deseada4. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER

Nota: Si se desea insertar toda una fila o una columna, activar el botón de opción correspondiente

4. ESTABLECER ÁREA DE IMPRESIÓN

1. Seleccionar el rango de celdas2. Abrir el menú Archivo y elegir el comando Área de Impresión y Establecer área de impresión

5. ELIMINAR O BORRAR CELDAS

En MS-Excel cuando se eliminan celdas, se suprimen definitivamente de la hoja de cálculo y las celdascircundantes se desplazan para ocupar el espacio vacío.

Cuando se borran celdas, se borra el contenido o el formato, pero las celdas permanecen en la hoja de

cálculo.

Cuando se borran o eliminan celdas dentro de la hoja de cálculo se obtendrán diferentes resultados enlas fórmulas que hacen referencia a ellas. Si se borra el contenido de una celda, su valor se convertirá en

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cero y cualquier fórmula que se refiera a esa celda obtendrá su resultado sobre ese valor cero. Si seelimina una celda, ésta se habrá suprimido de la hoja de cálculo y una fórmula que haga referencia a ellano podrá encontrarla y devolverá un valor de error.

Eliminar Celdas

1. Seleccionar el rango de celdas que serán eliminadas2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Eliminar aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

3. Elegir la opción que contenga la dirección en la cual se desea que se desplacen lasceldas que rodean la selección4. Hacer clic en el botón Aceptar o presionar ENTER

Borrar Celdas

1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar 2. Presionar la tecla SUPR

Nota: Este método abreviado sólo suprimirá el contenido de la celda, pero no las celdas ni losformatos definidos.

1. Seleccionar el rango de celdas que se desean borrar 2. Abrir el menú Edición y elegir el comando Borrar

Aparecerá el siguiente submenú:

3. Elegir el comando deseado:

Todo Elimina el contenido, formato y notas de las celdas seleccionadas

Formatos Suprime sólo los formatos; el contenido de las celdas y las notasquedarán intactas

Contenido Supr Elimina el contenido de las celdas seleccionadas sin alterar elformato o las notas

Comentarios Suprime el comentario de las celdas seleccionadas, pero deja elcontenido y formato intactos

4. La información desaparecerá de la pantalla de acuerdo a la opción seleccionada

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6. PREPARAR PÁGINA

6.1 Configurar tamaño y orientación de la página

1. Abrir el menú Archivo

2. Elegir el comando Configurar página3. En el cuadro de diálogo, seleccionar la ficha Página

Se desplegará la siguiente pantalla:

La siguiente tabla describe las opciones la ficha Página:

Opción DescripciónOrientación Permite especificar si se quiere que Excel imprima los datos a lo

ancho de la página (Vertical) o a lo largo de la página (Horizontal)

Escala Permite aumentar o reducir el tamaño de la hoja impresa, oindicarle a Excel que imprima los datos en determinada cantidadde páginas a lo ancho o a lo largo

Tamaño del papel: Permite seleccionar el tamaño de papel que se desea usar

Calidad de impresión: Permite seleccionar la resolución para la hoja de cálculo impresa, amayor resolución, mejor calidad de impresión

Primer número de página: Permite especificar el número de la primera página a imprimir. Paracomenzar a numerar desde la página 1, introducir Auto si no estáseleccionado

4. Hacer clic en la opción deseada


6.2 Configurar página

1. Hacer clic en el botón Vista preliminar 2. Mostrar los marcadores de márgenes y ancho de columna haciendo clic en el botón Márgenes 3. Apuntar a los marcadores de márgenes y arrastrar el mouse hasta el lugar deseado

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1. Abrir el menú Archivo y elegir el comando Configurar página

2. Seleccionar la ficha Márgenes

3. En los cuadros Superior , Inferior , Izquierdo y Derecho escribir o seleccionar con los botones de

control de giro la medida deseada4. Para los márgenes del Encabezado: y del Pie de página: escribir o seleccionar con los botones de

control de giro la medida deseada5. Si se desea que la información se centre automáticamente en la hoja en el momento de imprimir,

activar la casilla Horizontalmente o Verticalmente del cuadro Centrar en la página6. Presionar ENTER

6.3 Encabezados Y Pies De Página

1. Abrir el menú Archivo y elegir el comando Configurar página

2. Seleccionar la ficha Encabezado y Pie de página

3. En los cuadros de lista desplegable Encabezado o Pie de página, seleccionar alguno delos formatos incorporados de Excel

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4. En el caso de que se requiera crear un formato diferente, activar el botón Personalizar encabezado o Personalizar pie de página

5. Seleccionar la sección en la cual se desea que aparezca el encabezado o el pie de página(izquierda, central o derecha)

6. Escribir el texto deseado7. Si se desea hacer cambios como:

Cambio de Fuente:

Insertar número de página: Insertar número total de páginas:

Insertar Fecha:

Insertar Hora:

Insertar Nombre de Archivo: . Se insertará el nombre del Libro de trabajo

Insertar el Nombre de la Hoja: . Se insertará el nombre de la hoja de cálculo activa

Insertar Imagen: . Se insertará la imagen en la hoja de cálculo activa

7. VISTA PRELIMINAR

La presentación preliminar mostrará cada página exactamente como será impresa, con los márgenes,saltos de página y encabezados.

1. Hacer clic en el botón Vista preliminar

1. Abrir el menú Archivo, y elegir el comando Vista preliminar

2. Utilizar los botones Siguiente o Anterior para visualizar la página posterior o anterior deldocumento

3. Si la distribución del documento es correcta y se desea imprimir el documento en el momento,utilizar el botón Imprimir

4. En caso de requerir aumentar o disminuir el tamaño de presentación de la página, activar elbotón Zoom

5.Si se desea cambiar la configuración de la página elegir el botón Configurar para desplegar elcuadro de diálogo Preparar página

6. Para mostrar u ocultar los marcadores de márgenes y ancho de columna elegir el botónMárgenes

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7. Activar el botón Cerrar para regresar a la hoja activa

8. En acaso de requerir ayuda adicional, activar el botón Ayuda

9. Si se desea que cierta información permanezca en una hoja determinada, se podrá insertar unSalto de página horizontal o vertical.

8. IMPRESIÓN

En Excel puede imprimirse una selección de celdas, la hoja de cálculo activa, una selección de hojas otodo el libro de trabajo completo.

2. Verificar que en el cuadro Impresora, aparezca el nombre de la impresora en la cual se deseaimprimir.

En el cuadro Imprimir , elegir la opción deseada

Selección Imprimirá sólo las celdas seleccionadas

Hojas activa Imprimirá todas las páginas de las hojas de cálculoseleccionadas

Todo el libro Imprimirá todas las páginas de todos las hojas de cálculo dellibro de trabajo

1. En el cuadro Copias escribir o seleccionar con los botones de control de giro el número de copias

deseado2. Si se desea que las copias se intercalen, activar la casilla de verificación Intercalar

3. Especificar en el cuadro Intervalo de páginas el rango de páginas que se desea imprimir

4. Presionar ENTER

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PRÁCTICA # 4

1. Abrir el libro realizado en la practica # 3, realizar los siguientes cambios:• Establecer área de impresión

•

Configurar el tamaño de página en A4, los márgenes en 1.0 para cada lado.• Centrar en la página horizontal y vertical

• Personalizar el Pie de Página: FPER/024/LQ en la Sección Derecha y Rev. 01/May. 11en la Sección Izquierda.

• Configurar en Hoja, Imprimir en Blanco y Negro.

2. Cambiar el formato FPER.002.LQ de manera que las filas pasen a ser columnas.

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excel 2003

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