OFICINA DE CONTROL INTERNO

EVALUACIÓN FINAL DE CONTRATOS DE MANTENIMIENTO (PISCINAS, MOTOBOMBAS Y LAGOS)

BOGOTÁ D.C., MAYO 2016

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Director General Orlando Molano Pérez

Jefe Oficina de Control Interno Luis Francisco Cante Céspede

Grupo de trabajo Kelly Johanna Serrano RincónContratista

Jairo Antonio Palacios PeñaProfesional Especializado 6 (E)

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TABLA DE CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN 4

II. OBJETIVOS 4

GENERAL 4

ESPECÍFICOS 4

III. ALCANCE 5

IV. GENERALIDADES Y DESARROLLO 5

V. FORTALEZAS 7

VI. CONTRATO 3686/2015 (LAGOS) 8

VII. CONTRATO 3695/2015 (PISCINAS) 10

VIII. CONTRATO 2324/2014 (MOTOBOMBAS) 12

IX. OPORTUNIDADES DE MEJORA 13

X. HALLAZGOS 14

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I. INTRODUCCIÓN

Dando cumplimiento al Plan Operativo de 2016 de la Oficina de Control Interno, se llevóacabo la Evaluación a los Contratos de Mantenimiento de Parques y Escenarios (piscinas,motobombas y lagos), este informe preliminar presenta para consideración de losresponsables, las apreciaciones aportadas, se consideran pertinentes en relación con laejecución de los contratos de mantenimiento, las condiciones técnicas y la vida útil de losimplementos utilizados en el desarrollo de estos contratos relacionados con elmantenimiento de Parques y Escenarios administrados por el IDRD.

La evaluación se efectuó por profesionales al servicio de esta dependencia, a quienes se lesbrindó por parte de la Subdirección Técnica de Parques la información necesaria para eldesarrollo de esta evaluación por medio de los Supervisores de contratos con quienes serealizó una reunión previa para contextualizar cada uno de estos contratos que están enejecución, posterior a estas entrevistas, se realizaron las correspondientes visitas de campoen donde se desarrollan dichos contratos.

II. OBJETIVOS

General:

Establecer la situación actual de las actividades de Mantenimiento de piscinas, motobombasy lagos tendientes al mantenimiento de la Red de Parques Administrados por el IDRD.

Específicos:

Evaluar sobre la Mano de Obra la cantidad, el rendimiento y la cualificación de lamisma.

Evaluar sobre los materiales y servicios para que cumplan con los requisitos delcontrato.

Evaluar la disposición de maquinaria y herramientas para los contratos.

Evaluar las metodologías de trabajo y tiempos de entregas.

Verificar la periodicidad de los mantenimientos, su efectividad y su registro histórico.

Verificar la Planeación y Priorización de las actividades.

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III. ALCANCE

La Evaluación se realizó a los Programas de Mantenimiento que actualmente se desarrollanpor parte de la Subdirección Técnica de Parques a los contratos 3686/2015, 3695/2015 y2324/2015, en los lugares donde se estén ejecutando y en la Sede Administrativa del IDRD.

Se realizó la evaluación de acuerdo al procedimiento de auditorias internas de controlinterno y a las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales incluyenindagaciones a los administradores, auxiliares administrativos, contratistas, supervisores ycomunidad en general y a través de muestras selectivas en el cronograma entregado por elcontratista, se realizan visitas en campo con obtención de evidencias y/o soportes.

Como insumo, la evaluación se basa en el pliego de condiciones de los contratosadjudicados a través de Licitación Pública, Selección Abreviada de Menor Cuantía y elConvenio Marco de Colombia Compra Eficiente publicados en el SECOP.

IV. GENERALIDADES Y DESARROLLO

La evaluación se realizó con visitas de campo realizadas durante el mes de marzo y abril alos diferentes Parques, previo a esto se llevaron a cabo entrevistas a los diferentessupervisores de los contratos. En estas entrevistas y con la información analizada en elaplicativo del SECOP, sus estudios previos, los anexos técnicos, las obligaciones delcontratista, el cronograma establecido y suministrado por los diferentes supervisores, de laslicitaciones públicas IDRD – STP – LP – 011 – 2015, IDRD – STP – LP – 101 – 2015 y IDRD– STP – LP – 017 – 2014 asociados a los contratos 3695/2015, 3686/2015 y 2324/2014respectivamente.

Las visitas que se realizaron son:

OBJETIVO PARQUE FECHAPERSONA QUE ATENDIÓ

LA VISITA

2324/2014Parque Nacional 08/03/2016

Alejandro Capacho(Vigilante)

2324/2014PRD 10/03/2016

Mario Rico (AuxiliarAdministrativo)

2324/2014Parque las Cruces 17/03/2016

Guillermo García(Vigilante)

2324/2014 Parque San Cristobal 17/03/2016 Juan Pablo Garzón

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(Administrador)

2324/2014Velodromo Primero de Mayo 17/03/2016

Nicolás Rivera Acosta(Administrador)

2324/2014Parque Timiza 31/03/2016

Barbara Mosquera(Administradora)

2324/2014Parque los Novios 31/03/2016

Luis Felipe Castelblanco (AuxiliarAdministrativo)

2324/2014Parque La Florida 05/04/2016

Pablo Alfonso Suárez(Administrador)

2324/2014Parque Eduardo Santos 14/04/2016

Pedro Ramos(Vigilancia)

2324/2014Parque El Tunal 19/04/2016

Edgar Sancristan(Vigilancia)

2324/2014Parque La Gaitana 21/04/2016 Eduardo Arrieta (Administrador)

2324/2014Parque Tibabuyes 21/04/2016

Francisco Cañón(Administrador)

2324/2014Parque Fontanar del Río 21/04/2016

Ingrid Manchola (AuxiliarAdministrativo)

3695/2015Parque Meissen 29/03/2016

Marcela Medina (AuxiliarAdministrativo)

3695/2015Parque el Virrey 29/03/2016 Sergio Caicedo (Administrador)

3695/2015Parque Patio Bonito 31/03/2016

Fredy Benito(Administrador)

3695/2015Complejo Acuático 07/04/2016 Jaime Castillo (Administrador)

3695/2015Parque Sauzalito 12/04/2016

Angela Patricia Solano (AuxiliarAdministrativo)

3686/2015Parque Timiza 31/03/2016

Barbara Mosquera(Administradora)

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3686/2015Parque los Novios 31/03/2016

Luis Felipe Castelblanco (AuxiliarAdministrativo)

3686/2015Parque La Florida 05/04/2016

Pablo Alfonso Suárez(Administrador)

3686/2015Parque Simón Bolívar 05/04/2016 – 07/04/2016

Carlos Avendaño(Administrador)

V. FORTALEZAS

Siendo la Subdirección Técnica de Parques la encargada del mantenimiento yadministración de la Red de Parques Distritales y como dependencia misional queestá sujeta a procedimientos y formatos preestablecidos, encontrando disponibilidadde la información pertinente en los aplicativos como el SECOP y ORFEO; así mismolos Supervisores facilitaron registros, anexos técnicos, estudios previos, documentoscronogramas, entre otros que facilitaron la labor de evaluación.

Para el caso de las entrevistas a los Supervisores de los contratos, se convinieron las

reuniones de trabajo con el fin de ahondar en los datos y en la información, estandodispuestos para brindar de manera completa lo pertinente para el desarrollo de laevaluación. En el caso de las visitas de campo se tuvo la disposición deadministradores y/o auxiliares para establecer la ejecución y el desarrollo de losdiferentes contratos.

En general a pesar de la dinámica contractual, los cambios en los cronogramas deejecución, las dificultades presupuestales, los cambios de administración, la carga detrabajo de los supervisores y ejecutores; los diferentes contratos desarrollan su objetocumpliendo con la misionalidad para la cual fueron planeados. Estos contratoshistóricamente se han mantenido y han mejorado en su ejecución frente a lasnecesidades de la comunidad evitando con ello el deterioro de los espacios públicos.

Dentro del desarrollo de la gestión administrativa para el mantenimiento de losparques se han desarrollado por parte de supervisores y administradoresherramientas (formatos, registros, minútas, bitácoras, carnés, medios decomunicación, entre otros) que facilitan el control en la ejecución de los contratos.

En el proceso de planeación la Subdirección Técnica de Parques prevé los recursos,aunque escasos, con el fin de mantener los espacios públicos en condicionesfuncionales para la utilización de la ciudadanía. La experiencia del instituto frente a laadministración de los Parques, ha logrado mantener contratación específica sobre

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temas técnicos que se resuelven con inversiones puntuales y definidas como es elcaso de estos contratos evaluados.

Se considera importante que en el Área de Administración de Escenarios, se cuentacon Supervisores que por su experiencia y trayectoria, han consolidado unametodología de trabajo, que responden a las necesidades de mantenimiento y leaportan al conocimiento Institucional.

Específicamente para el contrato de piscinas es importante mencionar que se planteócomo producto entregable las fichas técnicas de los equipos, las hojas de vida de lostrabajadores y las fichas técnicas de los productos químicos utilizados en cadaEscenario, situación que debería ser implementada a los demás contratos demantenimiento.

VI. CONTRATO No. 3686/2015 (LAGOS)

Contratista: Red Master Representaciones LimitadaSupervisor: Gina Paola PinzónPlazo: 17/09/2015 – 16/04/2016 Prórroga y adición: 17/04/2016 – 16/05/2016

Este contrato se desarrolla en los lagos de los Parques Simón Bolívar, Timiza, Florida y LosNovios, dada la importancia de estos lagos para el Distrito y para la Subdirección deParques que destina recursos para tal actividad.

Se realizó una entrevista al supervisor del contrato, el día 11 de marzo de 2016contextualizando al equipo auditor sobre el objeto del contrato, las labores, el seguimiento yla logístico para el cumplimiento del objeto. Se realizaron visitas a los diferentes Parques, endonde se evaluaron aspectos técnicos en campo como el personal y su seguridad, losinsumos químicos, señalización, bitácoras, cumplimiento de la programación para elmantenimiento preventivo de los equipos utilizados y las herramientas, el seguimiento alcumplimiento de las rutinas diarias, las fichas técnicas y las hojas de vida de los equipos y elpapel del Administrador del Parque, en el seguimiento para el cumplimiento de las laboresdel objeto del contrato. Posteriormente se realizó revisión de los informes verificando losparámetros puntuales mensuales tomados en tres sitios diferentes en cada lago y el informesemestral de las muestras compuestas de los metales: Al, Pb, Cd, Cu, Zn, Ni y Cr. LaOficina de Control Interno sugiere dado los puntos anteriores que:

Actividades puntuales como el perfilado de las orillas de los lagos, el mantenimientode los aireadores y las motobombas sumergibles, se programen al inicio del contratocon el fin de garantizar que estas labores se desarrollen en la ejecución y tengan su

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control dentro del desarrollo del contrato. Para el lago del Parque la Florida, esnecesario garantizar el recorrido del personal administrativo y supervisión, dado queno se cuenta con una balsa y así mismo no puede verificar el cumplimiento de laslabores en todo el lago.

En prevención de daños antijurídicos para el Instituto, se recomienda implementarcerramiento preventivo de seguridad a las orillas de los lagos y en casos puntualescomo el Parque Timiza, señalización transitoria debido a la sequía y los bajos nivelesdel agua, las personas consideran efectivo pasar por partes del lago “seco”.

Como caso particular en el parque Timiza existe sobrepoblación de fauna silvestre(patos domésticos y salvajes, ganzos, tinguas) tal situación ha afectado el agua dellago por la falta de oxigeno. Por otro lado existe contaminación y falta de control porparte del Instituto, con respecto a los vertimentos que recibe el lago de viviendas eindustrias aledañas. Esta problemática se evidencia por el aspecto del lago y lasituación del cambio climático que afecto el espejo de agua en meses anteriores. Portales razones se sugiere implementar con las autoridades ambientales (Secretaria deAmbiente, Jardín Botánico, Acueducto de Bogotá y otras entidades) mesas de trabajopara que con los compromisos de todas las instituciones y de la ciudadanía se puedaeliminar vertimientos que afectan de manera grave el Lago de Timiza.

Para la limpieza de los lagos (elodea y basura) se vienen utilizando planchonesartesanales en los cuales se observó que algunos de los operarios no utilizan lasmedidas de seguridad requeridas como los chalecos salvavidas.

Respecto a los utensilios, los operadores manifiestan que no son muy apropiados,debido a que por ejemplo el gancho de arrastre que utilizan para sacar la elodea esmuy pesado, lo que genera que se cansen muy rápido y no se optimice el rendimientodel operador, se sugiere que se requieran para próximos contratos, gancho dealuminio. Algunos operadores no están uniformados, ellos manifiestan que es debidoa que la dotación es muy poca para el tipo de trabajo que realizan.

En el Parque Simón Bolívar, la Liga de Canotaje pasa por alto el mantenimiento quese le realiza al lago, por ejemplo cuando hacen sus prácticas y en sus alquileres,pasan por encima de los flotadores de los aireadores, lo que ocasiona que se rompancon frecuencia; a pesar de que no existe señalización, los usuarios deben serconscientes que existen estos equipos y por ende deben cuidarse. Se sugiere que seimplementen señalizaciones de estos aireadores y exigir que la Liga a sus usuarios,les de una pequeña introducción donde se socialice que existen estos equipos y quehay que cuidarlos.

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En los Informes mensuales, se evidencia la entrega de los parámetros mensualespuntuales de tres puntos de cada lago, los parámetros mensuales compuestos, sinembargo no se evidencia los parámetros semestrales compuestos; y el contratista yaha presentado seis informes, por lo que se hace necesario que se brinde estainformación.

Finalmente en el Parque Simón Bolívar se evidenció, que hay seis Operadores y unJefe de Cuadrilla, cuando deberían haber siete Operarios y un Jefe de Cuadrilla, serequiere mayor control con respecto al número de Operarios del contrato y apoyo porparte de la Administración de los Escenarios.

VII. CONTRATO No. 3695/2015 (PISCINAS)

Contratista: Unión Temporal Tecnoservicios Supervisor: Gina Paola PinzónPlazo: 24/09/2014 – 23/04/2016 Prórroga y adición: 23/04/2016 - 23/05/2016

Este contrato se desarrolla en los parques que poseen piscina y están administrados por elIDRD, Parque el Virrey Sur, Parque Patio Bonito, Parque Meissen, Parque Sauzalito, y elComplejo Acuático fortaleciendo la misión del Instituto.

Se realizó previo una entrevista a la Supervisora de contrato el día 11 de marzo de 2016,contextualizando al equipo auditor sobre el objeto del contrato, las labores, el seguimiento yla logística para el cumplimiento del mismo. Se realizaron visitas a los diferentes Parques,en donde se evaluaron aspectos técnicos en campo como el personal, los insumosquímicos, herramientas utilizadas, bitácoras, formatos de calidad del agua, cumplimiento dela programación para el mantenimiento preventivo de los equipos utilizados, el libro deregistro donde conste las actividades, las fichas técnicas y las hojas de vida de los equipos,el seguimiento al cumplimiento de las rutinas diarias y rutinas periódicas, y el papel deladministrador del Parque en el seguimiento para el cumplimiento de las labores del objetodel contrato. Posteriormente se realizó revisión de los informes entregados al Supervisor ypublicados en el expediente virtual, verificando los resultados de los análisis del aguamicrobiológico y físico tomados de cada piscina, descripción del tratamiento aplicadoverificando periodicidades, forma de aplicación, cantidades y productos químicos, registronúmero diario de bañistas, registro de agua renovada o recirculada y recomendaciones.Dado lo anterior la Oficina de Control Interno sugiere:

Las piscinas administradas por el Instituto cumplen con un cronograma demantenimiento establecido por la Subdirección Técnica de Parques; el cual determinaunas labores diarias que exigen la utilización de productos químicos, rutinas de los

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sistemas electromecánicos, control del agua de la piscina, trabajo horas hombre,entre otras actividades. Tales actividades exigen un costo económico que asume elcontratista y el Instituto; a los constantes “incidentes” que ocurren en las piscinasgeneran aumento en los costos (químicos y logísticos), menor aprovechamientoeconómico dada la reprogramación, costos sociales para los usuarios de losprogramas, entre otros costos. Los estudios técnicos y la supervisión no hancosteado tales incidentes, no se ha establecido un protocolo sobre el manejo de estasituación en el sistema integrado de gestión.

Frente a las normas de seguridad, se observó mejoría en los diferentes utensilios deseguridad (vara pastor, aros de seguridad, torpedos, flopis y camillas) con respecto alas visitas del año 2015 al presente año, sin embargo, aún persisten falencias en laperiodicidad del suministro de los elementos de botiquín, algunas camillas nocumplen con las especificaciones técnicas, algunas demarcaciones no son visibles, laimplementación de teléfonos o citófonos para las llamadas de emergencia. Esto conel fin del cumplimiento de la ley 1209 de 2008, la resolución 1618 de 2010 y lasespecificaciones técnicas del contrato.

Se recomienda que se implemente en forma general el proceso de inscripción deusuarios a los servicios de práctica libre; replicando las buenas prácticas de la piscinadel Complejo Acuático. Este proceso de mejora, debe involucrar el registro físico encarpetas.

Los piscineros llevan una bitácora en donde escriben las rutinas diarias, en las cualesse pudo observar una descripción homogénea y repetitiva de las tareas; serecomienda efectuar una mejora encaminada a que esta rutina sea un registro ycontrol de la tarea en el sistema de control de calidad de acuerdo a la Resolución2191 de 1991 de la Secretaría de Salud.

Es recomendable, para las piscinas incluidas en los contratos de mantenimiento sehomogenice el servicio de maquinaria aportado por el prestador de los servicios, yaque algunos cuenta con todos los implementos y otros carecen de algunos servicios;es el caso de las hidrolavadoras que en algunos de los escenarios se tienen dentrode los suministros y otros este servicio lo tienen cada quince días o una vez en elmes.

En el anexo financiero de la Licitación Pública IDRD – STP – LP – 011 – 2015, en elítem de suministros varios, se establece que para cada Escenario se debe contar conuna hidrolavadora de tiempo completo, sin embargo en las visitas se pudo establecerque no todos los Escenarios cuentan con este servicio permanente.

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VIII. CONTRATO No. 2324/2014 (MOTOBOMBAS)

Contratista: Controles y Automatización S.A.S.Supervisor: Enrique AguirrePlazo: 24/09/2014 – 23/04/2016 Prórroga y adición: 23/04/2016 - 23/05/2016

Este contrato se desarrolla en setenta y cinco (75) Parques zonales, escenarios deportivos yregionales; sin embargo atiende nueve (9) Parques más como escenarios especiales. Elobjeto del contrato es el suministro, la reparación y el mantenimiento preventivo y correctivode equipos electromecánicos, motores, motobombas, filtros, entre otros, de los Parquesadministrados por el IDRD.

Se realizó previo una entrevista al Supervisor de contrato el día 11 de marzo de 2016,contextualizando al equipo auditor sobre el objeto del contrato, las labores, el seguimiento yla logística para el cumplimiento del mismo. Se realizaron visitas a los diferentes Parques,en donde se evaluaron aspectos técnicos en campo como, formatos y documentación,equipos de comunicación, para cada equipo su instructivo de operación, la ficha técnica decada uno de los equipos existentes, bitácora, cumplimiento del cronograma y elmantenimiento preventivo y correctivo de equipos electromecánicos. Dado lo anterior laOficina de Control Interno sugiere:

Teniendo en cuenta la integralidad del mantenimiento, se pudo observar que lasanotaciones y recomendaciones que algunos técnicos dejan en los registros y en elinforme mensual del contratista, posteriores a la labor realizada, no son tenidos encuenta por otros programas de mantenimiento para que se complementan el ejerciciodel mantenimiento de forma integral.

Debido a la complejidad de los mantenimientos en algunas de las motobombas ydado el diagnóstico efectuado por el técnico, se retiran motobombas u otrasmaquinarias e implementos, las cuales se demoran entre 2 y 3 meses en entregar (noen todos los casos) como se pudo observar en el Parque Fontanar del Río con lasmotobombas sumergibles y en el Parque Las Cruces se las llevaron las dos, el día22/03/2016; por tales razones se recomienda ajustar los tiempos y dada la necesidadsuministrar transitoriamente el elemento por parte del contratista.

En las diferentes visitas efectuadas durante el desarrollo de la presente evaluación seevidenció que en la mayoría de los parques, no se cuenta con la hoja de vida de losequipos, cuando llegan los técnicos del contratista (en ocasiones no son los mismos),

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deben efectuar nuevamente el diagnóstico y no queda una trazabilidad con losmantenimientos históricos de los equipos. Se recomienda, que si existen estas hojasde vida, la copia u original de la misma repose en el respectivo Parque sin importar elcontratista.

Frente al lavado de tanques, se pudo observar que algunos de estos no han tenido laactividad de mantenimiento, bien sea porque no están incluidos en el contrato o noquedaron en el cronograma de actividades o porque al contratista no los ha tenido encuenta; presentándose suciedad, malos olores, sedimentos, basura, entre otros. Serecomienda incluir todos los tanques instalados en los Parques y verificar surespectivo mantenimiento.

IX. OPORTUNIDADES DE MEJORA

En base al análisis documental realizado en el aplicativo ORFEO, se pudo observarque algunos expedientes virtuales no se encuentran completos, con documentaciónen diferentes expedientes y en largos lapsos de tiempo; se sugiere realizar un plancorrectivo para que esta documentación sea archivada cumpliendo con lanormatividad de la gestión documental.

Entregar al personal administrativo el resumen de las obligaciones de los contratospara que se realice el apoyo pertinente del seguimiento, teniendo una relación deinformación fluida con el supervisor del contrato.

Los programas de mantenimiento han utilizado documentación tal como: la bitácorade registro de asistencia de los operarios, cronograma de actividades (diagrama degantt), fichas técnicas de los productos, las hojas de vida del personal, plan decalidad, plan de seguridad industrial, plan de manejo ambiental, inventarios (fichastécnicas y hojas de vida), entre otros, los cuales son documentación de control quedeben hacer parte del expediente e incluirse en el sistema integrado de gestión.

Las fichas técnicas, que son un producto de entrega dentro de las obligaciones, sesugiere que se realicen al principio del contrato, en un formato sugerido por elInstituto y que sirvan de insumo para los próximos contratos. Dando como resultadoun inventario de estos equipos que sirva como insumo.

El personal administrativo de los escenarios, como apoyo del área de Administraciónde Escenarios en su función de mantener el Parque en buenas condiciones, requieretener participación más activa respecto al apoyo en el seguimiento de las actividadesdel contrato que se desarrollan en su Parque; lo anterior dado desde el mismomomento en que el funcionario asume la administración del Parque y debe velar por

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el cumplimiento de las actividades desarrolladas por los contratistas. Se sugierebrindar capacitación o socialización sobre aspectos técnicos (productos químicos,funcionamiento de equipos, actividades diarias, cronograma, rutinas de seguridad,entre otros) de las obligaciones de los contratistas.

Durante la ejecución de los contratos, se han subcontratado algunos servicios para elcumplimiento del objeto, sin embargo, estas prácticas administrativas deben guardarlos lineamientos y obligaciones especificados en el contrato, por tal razón serecomienda al supervisor tener en cuenta los detalles en las obligaciones para noincurrir en faltas al contrato.

X. HALLAZGOS

Hallazgo 1. Se evidenció en las diferentes visitas que los elementos (motobombas,calderas, tanques, UPS, tableros de control, entre otros) que hacen parte del funcionamientode los diferentes escenarios, no se encuentran incluidos en los inventarios de los parques,porque se han tomado como un mayor valor del inmueble ya que se encuentran adosados almismo. Sin embargo la Oficina de Control Interno, considera que debido al alto costo deestos implementos, sus características de uso, vida útil y mantenimiento, requieren de uncontrol riguroso para garantizar su adecuada custodia y control.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Respuesta OCI : En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parques enel radicado No. 168893 de 4 de mayo de 2016; frente al hallazgo No. 1 “El IDRD considera alos equipos como adheridos a la edificación, es por esto que hasta la fecha no han sidoconsiderados como parte del inventario individual del Instituto...( )... Es por esto, que setrasladó el hallazgo mediante memorando No. 168453 del 03/05/2016, para su respuesta”,en razón a dicho análisis la Oficina de Control Interno, considera que las acciones tomadaspor la Subdirección Técnica de Parques se encaminan a una acción correctiva para preveniry controlar la custodia de dichos elementos. Por tal razón el hallazgo se mantiene en losmismos términos.

Hallazgo 2. En el desarrollo de la evaluación y de acuerdo a los anexos técnicos publicadosen el aplicativo SECOP, se evidenció que algunas obligaciones como:

Motobombas6.3. Referente a los equipos de comunicación “Teniendo en cuenta que para este tipo decontratos, la comunicación es vital, en especial para atender los casos de emergencia, se

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requiere que el contratista provea como mínimo un teléfono tipo celular... ( ) ...para elDirector del Proyecto y para el Supervisor del IDRD”.

Respuesta OCI : En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parques enel radicado No. 168893 de 4 de mayo de 2016; el párrafo referente a la obligación 6.3.Motobombas. “La tenencia de un teléfono celular o de cualquier otro tipo de teléfono porparte del supervisor designado se convierte en un problema debido a la posibilidad de hurtoo perdida, lo que hace que el teléfono debas ser repuesto a costa del mismo”, dicho párrafoen el hallazgo No.2, queda en los mismos términos dado que la obligación contractual es decumplimiento para las partes; quedando el párrafo del hallazgo en los mismos términos.

Motobombas9. Obligaciones del contratista “2. Colocar en cada cuarto de máquinas para cada equipo uninstructivo de operación con todas las indicaciones y cuidados a tener antes de ponerlo enoperación”.

Respuesta OCI: En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parques enel radicado No. 168893 de 4 de mayo de 2016; el párrafo referente a la obligación 9. “Losequipos deben ser operados por personal capacitado, técnicos electromecánicos con el finde evitar una mala operación...( ). La ficha técnica y la hoja de vida de cada equipo si seránubicadas en los cuartos de equipos para la Administración pueda hacer un seguimiento alos mantenimientos realizados durante la ejecución del contrato”. dicho párrafo en elhallazgo No. 2, queda en los mismos términos dado que la obligación contractual es decumplimiento para las partes; y la misma Subdirección Técnica de Parques en su respuesta,ya plantea una corrección al finalizar la ejecución del contrato y en los próximos pliegoslicitatorios, dándole razón al análisis de la Oficina de Control Interno; quedando el párrafodel hallazgo en los mismos términos.

Motobombas9. Obligaciones del contratista “3. Elaborar una ficha técnica para cada uno de los equiposexistentes en los parques con todas las características... ( ) ...a los dos (2) meses de lafecha de iniciación del contrato y al final del mismo”.

Respuesta OCI: En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parques enel radicado No. 168893 de 4 de mayo de 2016; el párrafo referente a la obligación 9. “Es asíque la redacción de dicha obligación infortunadamente no guarda coherencia con latemporalidad de la ejecución, por lo que se acordó con el contratista la entrega de la fichatécnica junto con la hoja de vida y el instructivo de operación de cada equipo antes definalizar el contrato” dicho párrafo en el hallazgo No. 2, queda en los mismos términos dadoque la misma Subdirección Técnica de Parques, ya plantea una corrección al finalizar laejecución del contrato dándole razón al análisis de la Oficina de Control Interno.

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PiscinasAnexo 11. Propuesta Económica: En Suministros varios: Mangueras, tubos telescópicos,carro aspiradora, cepillos, nasas, herramienta menor, equipo multiparametro, kit medición deparámetros e hidrolavadoras. Por cada parque una unidad.

De conformidad con lo anterior se debe establecer una acción integral que posibilite elseguimiento estricto a las obligaciones ya que los anexos técnicos y las obligacionesgenerales y específicas son Ley para las partes.

Respuesta OCI: En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parques enel radicado No. 168893 de 4 de mayo de 2016; el párrafo referente al Anexo 11; “adjuntacuadro con el análisis de valores del mantenimiento de piscinas para la licitación del año2015” dicho párrafo en el hallazgo No. 2, queda en los mismos términos dado que si bien escierto que al detallar los valores del mantenimiento de cada piscina en el cuadro aportadopor la Subdirección se evidencia el reparto de dos (2) hidrolavadoras en cuatro (4) parques,la propuesta económica tal como aparece en los documentos precontractuales, habla deuna hidrolavadora por escenario, Anexo 11 Propuesta Económica, Licitación IDRD-STP-LP-011-2015.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

Hallazgo 3. En la visita efectuada al Parque la Florida, se evidenció una problemáticasurgida por el denominado Campo de Golf la Florida; quienes usan indebidamente recursosnaturales del humedal. Se pudo constatar la instalación de grandes motobombas y tuberíaindustrial para el sistema de riego de los campos de golf (como se observa en lasimágenes), poniendo en riesgo el ecosistema y alterando los recursos hidricos. Adicionalmente a esto se instaló sin autorización una malla perimetral plástica de una alturade 1.20m en donde han muerto especies nativas como patos y tinguas. Teniendo en cuentaque este humedal se alimenta del agua lluvia, y, por tanto es frágil a los cambios climáticos ya las alteraciones producto de la mano del hombre se requiere que por parte del Institutocomo Administrador del predio y entidad que vela por la conservación del Parque unaposición de autoridad que garantice la protección de los recursos y evite daños ambientalesy jurídicos para el Instituto y el Distrito.

Respuesta OCI: En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Parques enel radicado No. 168893 de 4 de mayo de 2016; el párrafo referente al hallazgo No. 3 “LaSubdirección Técnica de Parques, siendo consiente de la problemática mencionada, enviócomunicación a la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca – CAR con radicado

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No. 12791 del 05/04/2013 solicitando su intervención como ente ambiental para evitar queesta situación se siguiera presentando. ...( )....… ( ).... Por esta razón, esta Subdirección envió memorando con radicado No. 168183 del03/05/20016 solicitando lineamientos sobre las acciones que se pueden realizar sin quellegue a entorpecer el proceso judicial que esta llevando el Instituto en este inmueble y cuyotrámite esta a cargo de ese despacho.”; dicho hallazgo queda en los mismos términos dadoque en la respuesta de la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca -CAR;reconoce al Instituto como administrador del lago y por lo tanto es el responsable deautorizar o no el uso de las aguas del lago y las acciones a tomar frente a la administracióndel Club Popular de Golf la Florida.

Posiblemente existen incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control,manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales y Procedimientos Internosdel IDRD.

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ALCALDiA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

CULTURA. RECREACION y OEPORTE!n51ftW) DislrtUtl de ~ Y o..po<l"

Cordialmente,

LUIS FRANCI CJefe Oficina de

ANTE CÉSPEDEStrol Interno

Proyecto: ~ Kelly Johanna Serrano Rincón - Contratista Oficina de ControllnternoJ'0.J\ Jairo Antonio Palacios Peña - Profesional Especializado (E) . Oficina de Control Interno

18

Calle 63 No. 59A -06Tel: 660 54 00WINW.idrd.gov.coInfo: Linea 195Código Postal: 111221

,BOGOTA.MEJORPARA TODOS