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Superintendencia de Notariado y Registro Calle 26 No. 13-49 Int. 201 – PBX (1)328-21- 21

Bogotá D.C. - Colombia http://www.supernotariado.gov.co

Email: [email protected]

REPUBLICA DE COLOMBIA

SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS

OBJETO: SELECCIONAR AL OFERENTE QUE REALICE LA CONSERVACIÓN Y DIGITALIZACION DE LOS LIBROS DEL ANTIGUO SISTEMA EN LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS DE BARBACOAS (NARIÑO), IPIALES (NARIÑO), SAN GIL (SANTANDER), SITIO NUEVO (MAGDALENA), SAN MARCOS

(SUCRE), BARRANCABERMEJA (SANTANDER) Y CARTAGENA (BOLIVAR)

DEPENDENCIA: SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL REGISTRO

Bogotá, D.C. junio de 2014

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mailto:[email protected]

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1. INTRODUCCION

La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR es una entidad descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía administrativa, financiera y patrimonial, adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho. La SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR ejercerá la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos, atenderá la organización, administración y sostenimiento de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos y asesorará al Gobierno Nacional en la construcción de las políticas y el establecimiento de los programas y planes referidos a los servicios públicos notarial y registral. De conformidad con lo establecido en los Decretos 2163 y 2164 de 17 de junio de 2011,

mediante los cuales se restructuró la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO y

REGISTRO - SNR, se establecen, entre otras de sus funciones, las de: Adelantar las

gestiones necesarias para la eficaz y transparente prestación del servicio público notarial

y registral. Fijar los estándares de calidad requeridos para la prestación de los servicios

de notariado y de registro de instrumentos públicos; y establecer sistemas administrativos

y operativos para lograr la eficiente atención de los servicios de notariado y de registro

de instrumentos públicos procurando su racionalización y modernización.

En desarrollo de lo señalado en la ley 80 de 1993, articulo 25, numerales 7 y 12, Decreto 1510 de 2.013, articulo 20, los siguientes son los estudios y documentos previos definitivos que sirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones del proceso que tiene por objeto SELECCIONAR AL OFERENTE QUE REALICE LA CONSERVACIÓN Y DIGITALIZACION DE LOS LIBROS DEL ANTIGUO SISTEMA EN LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS DE BARBACOAS (NARIÑO), IPIALES (NARIÑO), SANGIL (SANTANDER), SITIO NUEVO (MAGDALENA), SAN MARCOS (SUCRE), BARRANCABERMEJA (SANTANDER) Y CARTAGENA (BOLIVAR), de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la Superintendencia de Notariado y Registro , así como la distribución de riesgos que la misma propone.

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2. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON EL PROCESO DE CONTRATACION

2.1 OBJETIVOS Y ALCANCE

El presente proyecto está enmarcado en el Plan de Desarrollo, específicamente en la actividad Información para el desarrollo territorial – Modernización del Catastro y el Registro y es parte de las actividades para alcanzar los objetivos principales asignados a la Superintendencia de Notariado y Registro en el documento CONPES – 3641 de 2.010. Actualmente, la información de la propiedad de los bienes inmuebles del país, se conserva en varios inventarios, registrados a su vez, en varias bases de datos diferentes: desde el aspecto físico, existe el Sistema de Información Catastral administrado por el Instituto Agustín Codazzi y los Catastros Descentralizados de Bogotá, Cali, Medellin y Antioquia y desde el aspecto jurídico el Sistema de Información Registral, administrado por la Superintendencia de Notariado y Registro. La información física y jurídica, identifican los bienes inmuebles en general, no es excluyente la una de la otra. Es así como, para cada predio físico o carta catastral, existe un predio jurídico o folio de matrícula inmobiliaria, es decir, si en las bases de datos del Catastro el inventario de predios del país es de 12 millones de unidades, consecuentemente en las bases de datos del Registro deberían existir 12 millones de unidades igualmente. El problema principal, es que a cada predio físico no le está correspondiendo un predio jurídico. Ejemplo, en estudios realizados en el año 2007 se observa que para la ciudad de Cartagena, existen 210.471 predios en catastro y 170.494 folios de Registro, por lo que cruzando la información de las dos entidades, existe una diferencia de 39.997 unidades, analizadas las diferentes variables que inciden en el comportamiento anteriormente descrito, se ha concluido que la información de la propiedad inmobiliaria consignada en los libros del Antiguo Sistema que reposan en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, efectivamente está impactando el número de parejas folio - predio, por lo que para avanzar efectivamente en el proyecto de interrelación registro-catastro, es necesario incorporar esta información de los libros al Folio de Matricula Inmobiliaria. El Antiguo Sistema de Registro de Instrumentos Públicos ha sido durante la historia del país, fuente fundamental de información para los ciudadanos quienes en la realización de negocios jurídicos, deciden construir la tradición de predios bajo sus diferentes modalidades, para lo cual, los libros donde se encuentra consignada la información de los mismos, surge como hoja de ruta al contener los diferentes actos a los cuales han sido sometidos desde el momento mismo de su reconocimiento por parte del Estado.

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Actualmente existen 85.500 libros en 179 Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país, de éstos 37.155 están en buen estado, 31.023 en regular estado y 17.322 están en mal estado.

INVENTARIO LIBROS DEL ANTIGUO SISTEMA ORIPS A NIVEL NACIONAL

TOTAL LIBROS

TOTAL LIBROS DE MATRICULAS

OFICINAS DE REGISTRO

ESTADO BUENOS TOTAL LIBROS

ESTADO REGULAR TOTAL LIBROS

ESTADO MALO TOTAL LIBROS

85.500 20.031 179 37.155 31.023 17.322

Adicional al esfuerzo realizado por la Superintendencia de Notariado y Registro en referencia a la incorporación de la información consignada en los libros del Antiguo Sistema al Folio de Matricula Inmobiliaria (FMI) es indispensable realizar la conservación de los libros del Antiguo Sistema que están localizados en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, estos libros están almacenados en condiciones no óptimas y a merced de las condiciones climáticas de las diferentes regiones del país. La Superintendencia de Notariado y Registro en relación al tema principal de la presente contratación tiene dentro de sus componentes un proceso en el cual los libros que reposan en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos se mantengan en buenas condiciones climáticas, técnicas y lograr su conservación preventiva cuidando así toda la información, controlando el deterioro y, en la medida de las posibilidades, recuperar información por medio de técnicas como la limpieza, refuerzos, doblaje de papel y devolución de plano entre otras. Este proceso se inició en la Oficina de Registro de la ciudad de Girardot, en donde por medio del contrato 716 de 2.012, se contrató la conservación de 752 libros y su posterior traslado a la bodega de la SNR ubicada en Funza (Cundinamarca). Posteriormente en el año 2.013 la SNR realizo el contrato número 851 de 2.013 para la conservación, digitalización y traslado a la bodega de la SNR ubicada en Funza (Cundinamarca) de 739 libros del Antiguo Sistema ubicados en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de la ciudad de Santa Marta (Magdalena) y Espinal (Cundinamarca). Así mismo en el mismo año se realizó una adición a este contrato para la digitalización y traslado a la bodega de Funza (Cundinamarca) de la SNR de 752 libros ubicados en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de la ciudad de Girardot, libros que ya habían surtido el proceso de conservación.

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El proyecto de conservación de libros del Antiguo Sistema tiene entre sus componentes la actividad de continuar con el proceso en el cual, los libros que reposan en las siguientes Oficinas de Registro, se mantengan en buenas condiciones climáticas, técnicas y lograr su conservación preventiva

Oficina de Registro Ubicación No. Libros

Barbacoas Barbacoas – Nariño 50

Ipiales Ipiales (Nariño) 500

San Gil San Gil (Santander) 520

Sitio Nuevo Sitio Nuevo (Magdalena) 90

San Marcos San Marcos (Sucre) 90

Barrancabermeja Barrancabermeja 211

Cartagena Cartagena (Bolívar) 850

Total 2.311

Cuidando, de esta manera, toda la información, controlando el deterioro y, en la medida de las posibilidades, recuperar información por medio de técnicas como la limpieza, refuerzos, doblaje de papel y devolución de plano, entre otras. Luego de este proceso, digitalizarlos y trasladar los libros para su final reposo en el lugar que para el efecto indique la SNR. Este modelo se hace necesario con el fin de lograr solventar las crecientes necesidades que se vive en cada una de las Oficinas de Instrumentos Públicos del país para poder mantener en óptimo estado todos los libros y preservarlos en buenas condiciones.

2.2. RELACIÓN ESTRATÉGICA DEL OBJETO CONTRACTUAL CON LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL.

La contratación de LA CONSERVACIÓN Y DIGITALIZACION DE LOS LIBROS DEL ANTIGUO SISTEMA EN LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS DE BARBACOAS (NARIÑO), IPIALES (NARIÑO), SAN GIL (SANTANDER), SITIO NUEVO (MAGDALENA), SAN MARCOS (SUCRE), BARRANCABERMEJA (SANTANDER) Y CARTAGENA (BOLIVAR), se encuentra enmarcada en el Plan Estratégico Institucional 2.012 – 2.014 apuntando al siguiente objetivo: Mejorar la calidad y la oportunidad de los servicios registrales

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El plan estratégico institucional está disponible para la consulta de los funcionarios y la ciudadanía en general en: https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/index.php?option=com_content&view=article&id=2068&Itemid=307 3. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES

3.1. OBJETO A CONTRATAR

SELECCIONAR AL OFERENTE QUE REALICE LA CONSERVACIÓN Y DIGITALIZACION DE LOS LIBROS DEL ANTIGUO SISTEMA EN LAS OFICINAS DE REGISTRO DE INSTRUMENTOS PUBLICOS DE BARBACOAS (NARIÑO), IPIALES (NARIÑO), SANGIL (SANTANDER), SITIO NUEVO (MAGDALENA), SAN MARCOS (SUCRE), BARRANCABERMEJA (SANTANDER) Y CARTAGENA (BOLIVAR).

3.2. CLASIFICACIÓN UNSPSC.

El objeto del presente proceso de contratación se enmarca dentro de los siguientes códigos de clasificación de bienes y servicios:

Clasificador UNSPSC Descripción

80161506 Servicio de Archivo de Datos 81112005 Servicio de Escaneo de Documentos

82121905 Restauración o Reparación de Encuadernaciones

3.3. ESPECIFICACIONES TECNICAS MINIMAS - ALCANCE

En el Anexo Técnico se detallan las especificaciones técnicas mínimas, que hace parte del presente proceso.

3.4. IDENTIFICACION DEL CONTRATO A CELEBRAR

Conforme a la descripción del objeto, el tipo de contrato a celebrar es un Contrato de Prestación de Servicios.

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/portalsnr/index.php?option=com_content&view=article&id=2068&Itemid=307

/portalsnr/index.php?option=com_content&view=article&id=2068&Itemid=307

tel:82121905

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3.5. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO

El plazo de ejecución del contrato será hasta el 31 de diciembre de 2014, contado a partir de la suscripción del acta de inicio, previo perfeccionamiento del contrato, aporte de la documentación respectiva, aprobación de la garantía única y el correspondiente Registro Presupuestal. Advirtiéndose que el plazo no podrá superar el 31 de Diciembre de 2014

4. MODALIDAD DE SELECCIÓN DEL CONTRATISTA Y SU JUSTIFICACION, INCLUYENDO LOS FUNDAMENTOS JURIDICOS

Teniendo en cuenta que el objeto de la presente contratación no corresponde a la adquisición de bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, se exige la ponderación de elementos de calidad y precio teniendo en cuenta que al optimizar la calidad con el menor precio se mejoran las condiciones de la prestación del servicio logrando mayores niveles de eficiencia respecto al presupuesto estimado para ejecutarlo , el cual asciende a la suma de Cuatrocientos Ochenta y Seis Millones de Pesos ($486.000.000), monto que no supera la menor cuantía de contratación, , de acuerdo con el presupuesto de la Superintendencia de Notariado y registro, por lo que en el presente caso la escogencia del contratista se efectuara con arreglo a la modalidad de proceso de selección abreviada de menor cuantía , de acuerdo a lo consagrado en las leyes 80 de 1.993 y 1150 de 2.007 , articulo2 numeral 1 en concordancia con lo estipulado por el decreto 1510 de 2.013 y las disposiciones de la ley 1474 de 2.011.

5. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y LA JUSTIFICACION DEL MISMO

5.1. ANÁLISIS DEL SECTOR

5.1.1. ASPECTOS GENERALES

5.1.1.1. Legal

Contra lo que suele creerse, en la legislación Colombiana existen no pocas disposiciones atinentes a los archivos activos, intermedios e históricos. La dispersión de las mismas ha hecho que muchos funcionarios obligados a observarlas no den cabal cumplimiento a los mandatos constitucionales, legales y reglamentarios que tienen que ver con los archivos. Por su parte, los responsables de éstos no pueden actuar frente a las autoridades del orden municipal, departamental o nacional en demanda de la atención que requiere el trámite documental o el patrimonio histórico de la Nación.

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El cumplimiento y el respeto de los derechos fundamentales consagrados en la Constitución Política de Colombia, como el derecho a la Información (art.23), Acceso a los Documentos Públicos (art.74), serán posibles si en la administración pública se establece una verdadera y responsable organización técnica de los archivos en todos sus niveles, que sirva para recuperar con agilidad y en tiempo oportuno la información requerida por los ciudadanos. Los archivos Activos o de Gestión son fundamentales para la administración pública y la guarda de los derechos ciudadanos y los archivos históricos conservan la memoria colectiva que es esencial para la identidad de la Nación. Por tales razones a ningún ciudadano y tanto menos a ningún funcionario le pueden ser indiferentes los archivos. En el siguiente se relacionan, entre otras, normas relacionadas con el manejo, archivo y conservación de archivos.

NORMATIVIDAD APLICABLE AL MANEJO, CONSERVACIÓN Y ACCESO A ARCHIVOS DE ENTIDADES PUBLICAS

Ley 14 de 1936 Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Decreto 2527 de 1950

Procedimiento de microfilm en los archivos y valor probatorio de las copias fotostáticas de los

documentos microfilmados.


Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos

microfilmados.

Decreto 960 de 1970 Estatuto notarial.

Decreto 2274 de 1980 Inventario, patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos

Ley 39 de 1981 Microfilmación y certificación de archivos.

Ley 23 de 1982

Derechos de autor.

Ley 80 de 1989

Crea el Archivo General de la Nación de Colombia.


Adopta estatutos y asigna funciones al Archivo General de la Nación de Colombia.

Decreto 663 de 1993

Conservación de Archivos y Documentos de los establecimientos bancarios.

Ley 98 de 1993

Dicta normas sobre democratización y fomento del libro colombiano.

Acuerdo 07 de 1994

Adopta y expide el Reglamento General de Archivos

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http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=3345#0








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Acuerdo 08 de 1995

Transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional, al ARCHIVO

GENERAL DE LA NACIÓN. Ordenada por el Decreto 1382 de 1995

Acuerdo 09 de 1995

Presentación de las tablas de retención documental al Archivo General de la Nación. Ordenadas por el



Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación de Colombia.


Archivos laborales informáticos.


Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos; prohibe exigir copias o fotocopias de

documentos que la entidad tenga en su poder; prohibe copiar o retirar documentos de los archivos

de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos;

prohibe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Acuerdo 011 de 1996

Criterios de conservación y organización de documentos

Acuerdo 02 de 1997

Prorroga el plazo establecido en el Decreto 1382 de 1995 para la de presentación de las Tablas de

Retención Documental de los Organismos Nacionales.

Circular 01 de 1997 Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos en Colombia

Circular 02 de 1997 Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos

Decreto 998 de 1997

Transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la

rama ejecutiva.

Resolución 147 de 1997 Comité de Transferencias de la Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.


Archivos de Historias Laborales. (Art 12)

Resolución 068 de 1998 Modifica el numeral 7 del artículo 2 de la Resolución 142 de 1996

Acuerdo 047 de 2000

Acceso a los documentos de Archivos, restricciones por razones de conservación.

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Acuerdo 048 de 2000

Conservación preventiva, conservación y restauración documental

Acuerdo 049 de 2000

Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos

Acuerdo 050 de 2000

Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo 056 de 2000

Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 057 de 2000 Entrega de documentos y Archivos de entidades en proceso de liquidación o fusión.

Decreto 254 de 2000

Régimen para la liquidación de entidades públicas del orden nacional. Art. 25 inventario de procesos

judiciales; Art. 39 Conservación de los Archivos según disposiciones del AGN y disponibilidad de

recursos para su preservación, y Art. 40 Expediente de liquidación.

Ley 594 de 2000

Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.


Sistema general de información administrativa del sector público.

Acuerdo 017 de 2001

Estatuto interno del Archivo General de la Nación.

Circular 01 de 2001

Elaboración y adopción de Tablas de Retención Documental

Acuerdo 037 de 2002

Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia,

organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos 13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de

Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 038 de 2002

Desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

Acuerdo 039 de 2002

Procedimiento para la aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24

de la Ley 594 de 2000.

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Acuerdo 041 de 2002

Entrega de documentos y archivos de las entidades que se liquiden, fusionen o privaticen y se desarrolla el artículo 20 y su parágrafo, de la ley 594 de 2000

Acuerdo 042 de 2002

Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que

cumplan con funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los

artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

Circular 07 de 2002

Organización y Conservación de los documentos de archivo de las Entidades de la Rama Ejecutiva del

Orden Nacional.

Circular 035 de 2009

Organización e Implementación de Archivos y Fondos Documentales Acumulados.

5.1.1.2. Comercial

El objeto de la presente contratación se encuentra dentro del sector de las empresas prestadoras de servicios de información, en donde según el Clasificador de Bienes y Servicios de las Naciones Unidas, UNSPSC - Versión 14.080, los productos incluidos son los siguientes:

Clasificador UNSPSC Descripción 80161506 Servicio de Archivo de Datos 81112005 Servicio de Escaneo de Documentos 82121905 Restauración o Reparación de Encuadernaciones

En el aspecto organizacional los entes públicos están contratando por la modalidad de outsourcing algunos de los procesos archivísticos, en particular aquellos que de acuerdo con las normas expedidas por el Archivo General de la Nación, se deben atender obligatoriamente; elaboración de tablas de retención documental y organización de fondos acumulados. El desarrollo tecnológico en los archivos públicos del país se puede dividir en tres grandes grupos; por una parte se encuentran los archivos privados, cuyo avance en el ámbito de las archivos se ha dado en forma simultánea con el desarrollo de los sistemas computacionales, el desarrollo de los sistemas de información corporativos, los proyectos

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tel:82121905

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de automatización de oficinas, el desarrollo de las telecomunicaciones e Internet. Del otro lado, se encuentran los archivos de la administración pública central, principalmente los ministerios y superintendencias cuya estructura es homogénea en la mayoría de los casos; dentro de estos, se encuentran los archivos de los organismos de control y de la rama judicial y finalmente los de las entidades descentralizadas del gobierno, cada una con una dinámica muy distinta, caracterizada por niveles tecnológicos diferenciados. Un tercer grupo, conformado por los archivos públicos municipales, es el de menor desarrollo en todos los ámbitos de la función archivística, particularmente con un desarrollo tecnológico incipiente y en muchos casos inexistente. Los proyectos de Gestión de Documentos Administrativos abarcan desde la etapa de creación misma del documento, pasando por su etapa de trámite y utilización, hasta que éstos son trasferidos al archivo para su conservación. 5.1.1.3. ESTUDIO DE LA OFERTA Existen variedad de empresas dedicadas, o que en sus funciones contienen actividades que tienen que ver con el tratamiento de documentos, entre otros la creación de fondos documentales, creación de tablas de retención documental, digitación de información, digitalización de documentos, microfilmación, consulta de documentos por internet y asesoría jurídica, entre otros. A continuación una tabla de diferentes empresas que compiten en este mercado.

CUADRO COMPARATIVO DE SERVICIOS PRESTADOS POR LAS EMPRESAS MAS REPRESENTATIVAS DEL SECTOR

EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVICIOS S

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UN

OS

LT

DA

PROCESOS EN EL MANEJO Y ADMINISTRACION DE LA

INFORMACION

ORGANIZACION DE FONDOS DOCUMENTALES X X X X X X X X

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ELABORACION DE TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL X X X X X X X X

ELABORACION DE TABLAS DE VALORACION

DOCUMENTAL X X X X X X X X

DIGITACION DE INFORMACION X X X X X

DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS X X X X X X X X X X X X

MICROFILMACION X X X X X X X X X X

ALMACENAMIENTO DE ARCHIVO FISICO X X X X X

ALMACENAMIENTO DE MEDIOS MAGNETICOS X X X X X X X X X

DATA WAREHOUSE X X X X X X X X

CONSULTA DE DOCUMENTOS VIA INTERNET X X X X X X X

CONSULTORIA Y ASESORIA LEGAL X X X X X X X

CAPACITACION X X X X

PROGRAMAS DE SENSIBILIZACION X

DESARROLLO DE BASES DE DATOS X X X X

SUMINISTRO DE SOFTWARE X X X X X X X X X X X

5.1.1.4. ESTUDIO DE LA DEMANDA En relación con los procesos, el desarrollo tecnológico de los archivos públicos en Colombia se ha visto especialmente reflejado en la aplicación de procesos de digitalización y en la gestión de documentos electrónicos. En el ámbito de la administración pública central, los procesos de digitalización y de gestión de documentos electrónicos obedecen a la obligación que tienen las entidades de publicar sus actos administrativos para garantizar la transparencia de la administración. De acuerdo con un estudio realizado por el Comité de Gestión de Documentos del Archivo General de la Nación, el uso de computadores está extendido casi en todos ámbitos de la administración pública central; los procesos de digitalización y microfilmación siguen siendo los que mayor tecnología requieren. Más de un 60% de los empleados de las entidades públicas analizadas elaboran documentos electrónicos desde su computador, principalmente a partir de herramientas ofimáticas como Word y Excel. La digitalización es el proceso que mayores aplicaciones tiene en el sector de archivos; debido a la necesidad de atender el creciente volumen de documentos para acceder a cualquier

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información de manera inmediata, la mayoría de las entidades del Estado ha implementado procesos de digitalización de documentos, que les permitan proteger el original y facilitar el acceso a las imágenes del mismo cuando el usuario lo solicite. Aunque la digitalización no suele ser un proceso que se realice directamente mediante recursos humanos y técnicos de las entidades públicas, sino mediante mecanismos como la tercerización por outsourcing, el resultado final es el mismo, contribuyendo a mejorar el acceso a la documentación y reduciendo el riesgo de pérdida de los documentos originales. La Superintendencia de Notariado y Registro en relación al tema principal de la presente contratación tiene dentro de sus componentes un proceso en el cual los libros que reposan en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos se mantengan en buenas condiciones climáticas, técnicas y lograr su conservación preventiva cuidando así toda la información, controlando el deterioro y, en la medida de las posibilidades, recuperar información por medio de técnicas como la limpieza, refuerzos, doblaje de papel y devolución de plano entre otras. Este proceso se inició en la Oficina de Registro de la ciudad de Girardot, en donde por medio del contrato 716 de 2.012 por valor de $244.800.000 se contrató la conservación de 752 libros y su posterior traslado a la bodega de la SNR ubicada en Funza (Cundinamarca). Posteriormente en el año 2.013 la SNR realizo el contrato número 851 de 2.013 por valor de $271.999.932 para la conservación, digitalización y traslado a la bodega de la SNR ubicada en Funza (Cundinamarca) de 739 libros del Antiguo Sistema ubicados en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de la ciudad de Santa Marta (Magdalena) y Espinal (Cundinamarca). Así mismo en el mismo año se realizó una adición a este contrato por valor de $120.000.000 para la digitalización y traslado a la bodega de Funza (Cundinamarca) de la SNR de 752 libros ubicados en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de la ciudad de Girardot, libros que ya habían surtido el proceso de conservación.

Contrato Objeto Cantidad (libros) Valor $

716/2.012 Conservación libros y

traslado a la bodega de

Funza

752 244.800.000

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851/2.013 Conservación, digitalización

libros y traslado a la bodega

de Funza

739 271.999.932

Adición a 851/2.013 Digitalización y traslado

bodega de Funza

752 120.000.000

5.1.1.5. HISTÓRICO CONTRATACIÓN OTRAS ENTIDADES Para tabular que pasa con la conservación y digitalización de libros en otras entidades, se buscó de manera metódica en la página http://www.colombiacompra.gov.co/es/colombia-

compra-eficiente. El inconveniente con los procesos de contratación encontrados es que alistan y digitalizan todas las series documentales, es decir en los procesos aparece alistamiento y digitalización de documentos, AZ’s, carpetas y demás. Además, para los documentos que están almacenados en libros no requieren un escáner especial, como, en cambio, sí lo va a solicitar la Superintendencia de Notariado y Registro en vista de que hay libros que por su estado de conservación no se pueden desempastar/empastar. Del análisis en la página, se pudo establecer que existen Entidades del Estado que han contratado la prestación de servicios similares a los que la Superintendencia de Notariado y Registro pretende contratar:

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http://www.colombiacompra.gov.co/es/colombia-compra-eficiente

http://www.colombiacompra.gov.co/es/colombia-compra-eficiente

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Recuperado el 30 – 05 – 2.014 de: http://www.colombiacompra.gov.co/es/proveedores

5.1.1.6. ESTUDIO DE MERCADO

Con el fin de establecer valores reales, y basados en el histórico de la contratación realizada por la SNR y en otros contratos, con objetos similares, ejecutados por Entidades del Estado, se solicitó cotización a las siguientes empresas : a. QUEOS

b. JORGE PARRA Y ASOCIADOS SAS A continuación un cuadro descriptivo con los valores individuales aproximados por libro conservado y digitalizado, lo que nos permite estimar el costo del servicio a contratar, además de establecer las variables financieras y técnicas que sirvan de base para estructurar el proceso de selección, garantizando la pluralidad de oferentes y una

OBJETO ENTIDAD CANTIDAD UNIDAD VALOR TIPO CONTRATACION

Adquisición, implantación, capacitación, soporte, puesta en

marcha y licenciamiento a perpetuidad de un software de

Gestión Documental, que cumpla con las exigencias de la

Ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación AGN, que

permita la gestión (digitalización, digitación) de la formación

electrónica de los documentos que integran el archivo

central de la CGSC así como la digitalización, digitación,

indexación y organización de aproximadamente 1.100.000

folios correspondientes a las series documentales de

comprobantes de egreso, historias laborales de personal

vinculado y desvinculado, que se encuentran ubicados en el

archivo General y en las instalaciones de la Dirección

Administrativa de la Contraloría General de Santiago de Cali

Contraloria

General de

Santiago de

Cali

1.100.000 Folios 145.000.000

a: Prestar el servicio de digitalizacióne indexación de las

series documentales Nóminas de militares con asignación de

retiro de 1960 a 2004-5 campos mínimo-, serie documental

Resoluciones CREMIL de 1926 a 2010 -5 ca mpos mínimo-

con aproximadamente 3.300.000 imágenes, sumatoria de la

s dos series. La cual debe ser entregada en perfecto

funcionamiento en el software de administración

documental con que cuenta la Entidad denominado Sistema

de Administración Documental – SAD

Caja de

Retiro de las

Fuerzas

Militares

3.300.000 Imágenes 240.271.589

CONTRATO DE

PRESTACIÓN DE

SERVICIOS CREMIL 21

ENTRE

LA CAJA DE

RETIRO DE LAS FFMM

NIT 899.999.118-1 Y

TOTAL QUALIT

Y MANAGEMENT S.A.

NIT. 830.046.588-8

PARA DIGITALIZACIÓN

DE SERIES DO

CUMENTALES.

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selección objetiva del proponente con suficiente experiencia e idoneidad, que cumpla con los requisitos exigidos por la SNR.

EMPRESA DESCRIPCION CANTIDAD VALOR (incluido

IVA) VALOR

UNITARIO

Queos Conservación y digitalización libros 3.580 739.000.000 206.424,58

Jorge Parra & Asociados SAS

Conservación y digitalización libros 3.580 603.200.000 168.491,62

SNR 716/2.012 Conservación libros y traslado a la bodega de Funza 752 244.800.000 325.531,91

SNR 815/2.013 Conservación, digitalización y traslado bodega de Funza 739 271.999.932 368.064,86

SNR 851/2.013 Digitalización y traslado a la bodega Funza 752 120.000.000 159.574,47

Valor Promedio 9.403 1.978.999.932 210.464,74

5.2. VALOR Corresponde a el valor de Cuatrocientos Ochenta y Seis Millones de Pesos ($486.000.000) Mcte, para la determinación del valor se tuvieron en cuenta las cotizaciones presentadas por dos (2) oferentes y las anteriores contrataciones realizadas por la Superintendencia de Notariado y Registro, a estos valores se les halló el valor unitario por libro y este valor se multiplicó por el número de libros de la presente contratación. $210.465 * 2.311= $ 486.384.615

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5.3. FORMA DE PAGO

La Superintendencia de Notariado y Registro cancelara el valor de la presente contratación en tres pagos así:

a. Un primer pago a la entrega a satisfacción de setecientos setenta (770) libros. b. Un segundo pago a la entrega a satisfacción de setecientos setenta (770) libros, y c. Un tercer y último pago a la entrega a satisfacción de setecientos setenta y un

(771) libros. El pago se realizará dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en que el contratista radique en la ventanilla dl Grupo de Cuentas de la División Financiera la factura comercial, acompañada de la certificación de recibo a satisfacción expedida por el supervisor del contrato y de la certificación que acredite el cumplimiento de pago por parte del contratista de las obligaciones al Sistema General de Seguridad Social (salud, pensiones y riesgos Laborales) y aportes parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA e ICBF) según corresponda. El pago se efectuará previo cumplimiento de los trámites administrativos y presupuestales

a que haya lugar:

Factura con el cumplimiento de los requisitos legales.

Certificación de cumplimiento a satisfacción, expedida por el Supervisor del

Contrato.

Constancia de cumplimiento por parte del Contratista, de las obligaciones con el

Sistema General de Seguridad Social, Parafiscales y ARL.

Nota: Gravamen Financiero: el presente contrato generará costo adicional

correspondiente a la tarifa del gravamen a movimientos financieros y bancarios del cuatro

por mil (4x1000), estipulado en el artículo 872 del Estatuto Tributario, el cual será pagado

por la SNR.

5.4 PRESUPUESTO OFICIAL El valor estimado de la presente contratación es la suma de Cuatrocientos Ochenta y Seis Millones de Pesos ($486.000.000) Mcte, incluye IVA. Monto que será financiado con el Rubro: “IMPLEMENTACION DE LA INTERRELACION CATASTRO/REGISTRO”

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– Actividad Depuración y Sostenimiento de la Interrelación en las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos – Manejo Antiguo Sistema.

5.5 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Esta contratación será financiada con recursos provenientes del rubro de “IMPLEMENTACION DE LA INTERRELACION CATASTRO/REGISTRO” – Actividad Depuración y Sostenimiento de la Interrelación en las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos – Manejo Antiguo Sistema/ Tratamiento biológico y almacenamiento de los libros del Antiguo Sistema en condiciones Óptimas para detener el deterioro, oficina piloto” - Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. _______ de ____ de ____________de 2014, expedido por el responsable del presupuesto.

6. ESPECIFICACIONES TECNICAS

Atendiendo la necesidad arriba descrita y el objeto del contrato, el contratista, que debe ser una empresa con experiencia en archivo, en conservación y digitalización de libros y documentos, deberá desarrollar las actividades contenidas en el Anexo Técnico (Especificaciones Técnicas Mínimas), que hace parte de los presentes Estudios Previos 7. PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo de ejecución del contrato será hasta el 31 de diciembre de 2014, contado a partir de la suscripción del acta de inicio, previo perfeccionamiento del contrato, aporte de la documentación respectiva, aprobación de la garantía única y el correspondiente Registro Presupuestal. Advirtiéndose que el plazo no podrá superar el 31 de Diciembre de 2014 8. LUGAR DE EJECUCIÓN

La ejecución del contrato se realizará en las siguientes Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país de:

Oficina de Registro Ubicación No. Libros

Barbacoas Barbacoas – Nariño 50

Ipiales Ipiales (Nariño) 500

San Gil San Gil (Santander) 520

Sitio Nuevo Sitio Nuevo (Magdalena) 90

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San Marcos San Marcos (Sucre) 90

Barrancabermeja Barrancabermeja 211

Cartagena Cartagena (Bolivar) 850

Total 2.311

Para todos los efectos contractuales el domicilio de las partes será la ciudad de Bogotá

D.C.

9. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE

De conformidad con el Artículo 26 del decreto 1510 de 2013, la Entidad Estatal deberá

determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta las normas aplicables a cada

modalidad de selección del contratista.

“ (…) En la licitación y la selección abreviada de menor cuantía, La Entidad Estatal debe

determinar la oferta más favorable teniendo en cuenta: (a) la ponderación de los

elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas; (b) la ponderación de

los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo- beneficio.

(…)”

Para el presente proceso de contratación la modalidad de selección, se determina cual

es la oferta más favorable para la entidad teniendo en cuenta la ponderación de

elementos de calidad, y precio soportados en puntajes.

También deberá tenerse en cuenta el artículo 5 (de la selección objetiva), numerales 1 y

2 de la ley 1150 de 2007. Adicionalmente, se verificaran los requisitos habilitantes de

experiencia, capacidad jurídica, capacidad financiera y capacidad organizacional, estos

requisitos se verificaran en el RUP.

9.1. CRITERIOS DE EVALUACIÓN TÉCNICA

La Superintendencia de Notariado y Registro, dentro del cronograma establecido, realizará la evaluación de las ofertas, de acuerdo con los criterios de calificación establecidos en el presente numeral. Dentro del término anteriormente mencionado, se podrá solicitar a los oferentes las aclaraciones y explicaciones que estime indispensables. Este plazo podrá ser adicionado antes del vencimiento por un período igual.

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Las ofertas serán verificadas, evaluadas y calificadas objetivamente, de conformidad con

los parámetros fijados en la Ley 80 de 1993, ley 1150 de 2007 y en especial el articulo

26 Decreto 1510 de 2013, donde se determina la más favorable, teniendo en cuenta la

ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes y formulas.

Se otorgará un puntaje máximo de mil (1000) puntos con base en los siguientes criterios y ponderaciones, por lo tanto se asignaron los puntajes máximos señalados a continuación: CRITERIO MAXIMO PUNTAJE A

OBTENER

Gerente con experiencia en proyectos de conservación y digitalización de libros.

100

Propuesta Económica 700

Protección e Incentivo a la industria nacional 200

TOTAL 1.000

El puntaje total de la evaluación será máximo de mil (1.000) puntos que se obtendrán de la suma de los puntajes obtenidos en la calificación técnica más la calificación económica más el apoyo a la industria nacional, así:

Gerente con experiencia en conservación y digitalización de libros: cien (100) puntos.

Se otorgarán cien (100) puntos por la presentación de un gerente de proyecto con experiencia en conservación y digitalización de libros MINIMO DE CINCO (5) AÑOS, el cual estará a cargo del proyecto por parte del proveedor.

Propuesta Económica: Setecientos (700) puntos.

El factor económico o precio tendrá una asignación total de SETECIENTOS (700) PUNTOS como máximo. La propuesta económica será evaluada mediante la siguiente fórmula y bajo los siguientes parámetros: La propuesta con el valor más bajo y siempre que su valor sea igual o inferior al 100% del presupuesto oficial obtendrá un puntaje de Setecientos (700) puntos.

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Obtendrán cero (0) puntos las propuestas cuyos valores sean superiores al 100% del presupuesto oficial. Para el caso de que dos o más oferentes propongan el mismo menor valor de la propuesta, se les asignará a todos ellos el máximo puntaje establecido para este factor. Las demás propuestas que cumplan con la condición descrita se evaluarán de acuerdo a la siguiente fórmula: P.P.E.= V.P.M.P X 700 puntos V.P.E Donde, Puntaje Propuesta a Evaluar (P.P.E) Valor propuesta con el máximo puntaje (V.P.M.P.) Valor propuesta a evaluar (V.P.E.) Cuando exista una ÚNICA propuesta habilitada para ser evaluada económicamente, no se aplicará el procedimiento anterior. En dicho caso se le asignará el máximo puntaje señalado y se le adjudicará el contrato, siempre y cuando los precios y requisitos ofrecidos se ajusten a los requisitos establecidos en el Pliego de Condiciones. Las propuestas económicas deberán ser presentadas en números enteros, sin decimales. En el evento de que alguna propuesta presente decimales la Entidad antes de realizar la evaluación económica la aproximará al entero más cercano, de la siguiente forma: Si la fracción es hasta 50 Centavos se aproximará al entero más próximo por debajo, y si la fracción es de 51 centavos en adelante se aproximará al entero más próximo por encima.

Protección e Incentivo a la Industria Nacional: Doscientos (200) puntos.

Este factor se evaluará con base en la ley 816 de 2003, en concordancia con el Artículo 151 del Decreto 1510 de 2013, y con el fin de garantizar la reciprocidad y apoyar la industria nacional, se asignará el puntaje cuando:

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a) El proponente mediante documento escrito ofrecerá los servicios con el personal nacional que ejecutará las labores doscientos (200) puntos.

b) Cuando el proponente extranjero ofrezca servicios con personal Colombiano y el origen de este proponente extranjero sea de un país con el cual Colombia tenga tratado vigente o en el que se de tratamiento de reciprocidad a los bienes y servicios Nacionales, en los términos del parágrafo del artículo 1º de la ley 816 de 2003, doscientos (200) puntos.

c) Si no cumple con las condiciones de reciprocidad aquí previstas, el proponente obtendrá cero (0) puntos.

d) Cuando el proponente ofrezca servicios con personal nacional y extranjero para el presente proceso, se le asignarán cincuenta (50) puntos.

e) En el caso de consorcios o uniones temporales, el puntaje se asignará de acuerdo con el componente nacional o extranjero ofrecido conforme a lo indicado en este numeral.

NOTA: El puntaje será otorgado de conformidad con la información suministrada por el proponente. El no diligenciamiento de este punto en el documento correspondiente, de acuerdo con el Pliego de Condiciones, será entendido como una manifestación de contar con servicios extranjeros, motivo por el cual, se otorgarán en dicho caso, cincuenta (50) puntos. 9.2. CRITERIOS DE DESEMPATE

Si se presentara un empate entre dos (2) o más proponentes, la Superintendencia de Notariado y Registro procederá a la definición de un ganador aplicando los criterios de desempate previstos en el Pliego de Condiciones, mediante la priorización de los factores de escogencia y calificación que hayan sido utilizados en el proceso de selección y teniendo en cuenta los criterios de desempate contenidos en el Decreto 1510 de 2013 en el siguiente orden de prioridad:

1. Se seleccionará al proponente que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación del factor económico.

2. Si persiste el empate, se escogerá al oferente que tenga el mayor puntaje en la evaluación técnica

3. Si persiste el empate, la superintendencia utilizara las siguientes reglas de forma sucesiva y excluyente para seleccionar el oferente favorecido, respetando los compromisos adquiridos por Acuerdos Comerciales así: 3.1. Preferir la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes

o servicios extranjeros. 3.2. Preferir las ofertas presentada por una Mipyme nacional.

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3.3. Preferir la oferta presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura siempre que: (a) esté conformado por al menos una Mipyme nacional que tenga una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%); (b) la Mipyme aporte mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta; y (c) ni la Mipyme, ni sus accionistas, socios o representantes legales sean empleados, socios o accionistas de los miembros del Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura.

3.4. Preferir la propuesta presentada por el oferente que acredite en las condiciones establecidas en la ley que por lo menos el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad a la que se refiere la Ley 361 de 1997. Si la oferta es presentada por un Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura, el integrante del oferente que acredite que el diez por ciento (10%) de su nómina está en condición de discapacidad en los términos del presente numeral, debe tener una participación de por lo menos el veinticinco por ciento (25%) en el Consorcio, Unión Temporal o promesa de sociedad futura y aportar mínimo el veinticinco por ciento (25%) de la experiencia acreditada en la oferta.

4. Si subsiste el empate se procederá a elegir el ganador mediante el sorteo por balotas, para lo cual en la fecha y hora que al efecto se cite a los proponentes, los Representantes Legales (o delegados) de las propuestas empatadas escogerán las balotas y se adjudicará a aquel que obtenga la balota con el número mayor.

10. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS HABILITANTES: 10.1 ASPECTOS JURÍDICOS Este aspecto no da lugar a puntaje pero habilita o descalifica las propuestas para su evaluación financiera, técnica y económica. Se estudiarán y analizarán los requisitos esenciales de orden legal exigidos en los Pliegos de Condiciones, verificando su estricto cumplimiento. 10.2 DOCUMENTOS Y EVALUACIÓN FINANCIERA Este aspecto no da lugar a puntaje pero habilita o descalifica las propuestas, será exigido en los pliegos de condiciones.

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10.3. DOCUMENTOS DE CONTENIDO TÉCNICO La evaluación consistirá en verificar la presentación y contenido de los documentos de contenido técnico. La presentación y aceptación de estos documentos le permitirá al proponente acceder a la fase de calificación con su propuesta. 10.3.1 EXPERIENCIA MÍNIMA ESPECÍFICA CONDICIONES DE EXPERIENCIA

Se relacionan a continuación los requisitos de experiencia mínimo requeridos, para habilitar a los proponentes en el presente proceso de selección abreviada de Menor Cuantía. 10.3.1.1. EXPERIENCIA GENERAL (Se verificará en el RUP) El proponente deberá acreditar que cuenta con una experiencia mínima como proveedor de cinco (5) años de experiencia, la cual será verificada por la Entidad en el Registro Único de Proponentes – RUP. 10.3.1.2. EXPERIENCIA ESPECÍFICA

Los oferentes deberán anexar a la propuesta como requisito técnico, hasta cinco (5) certificaciones de experiencia y/o copias de contratos cuyos objetos incluyan actividades de digitalización y/o conservación de libros (al menos uno debe ser de conservación de libros) , a través de contratos que a la fecha de cierre del proceso de selección hayan sido ejecutados, es decir, debe tratarse de contratos cumplidos y cuyo valor, sumadas las certificaciones, sea igual o superior al presupuesto estimado para la presente selección abreviada de Menor Cuantía. Los contratos deben haber sido ejecutados en los últimos cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre.

Las certificaciones deben ser expedidas por personal autorizado de la entidad o empresa contratante, en las cuales se detalle claramente la siguiente información:

1) CERTIFICACIONES

Nombre de la Entidad o empresa contratante.

Número de contrato (si tiene)

Fecha de celebración del contrato.

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Objeto del contrato.

Valor total del contrato.

Actividades desarrolladas por el contratista

Fecha de inicio del contrato.

Fecha de finalización del contrato.

Cumplimiento de la ejecución del contrato en su totalidad y a entera satisfacción de la Entidad o empresa contratante. El contrato debe haberse terminado y su ejecución haberse calificado como: Buena, Satisfactoria, excelente o con otra expresión que demuestre el cumplimiento total del contrato.

Nombre completo, cargo, dirección y número de teléfono de la persona que expide y firma la certificación.

Fecha de expedición de la certificación (día, mes y año)

Si se trata de un Consorcio o de una Unión Temporal se debe anexar el documento

de conformación del mismo donde señala el nombre de quienes lo conforman y el

porcentaje de participación de cada uno de sus miembros.

La entidad, se reserva el derecho de verificar la información suministrada por los oferentes. Si se advierten discrepancias entre la información suministrada y lo establecido por la Entidad, la propuesta será rechazada.

2) CONTRATOS:

- Fecha de suscripción del contrato

- Nombre de la entidad pública o privada contratante

- Nombre del contratista

- Objeto del contrato

- Valor

10.3.1.3. ACREDITACIÓN DE EXPERIENCIA CONSORCIO O UNIÓN TEMPORAL

En el caso de que la mencionada experiencia haya sido adquirida a título de consorcio o unión temporal, se advierte que se toma en cuenta el porcentaje de participación dentro de la ejecución del contrato, por lo tanto, las certificaciones y/o constancias presentadas en este sentido deben especificar el citado porcentaje y el nombre de los integrantes del consorcio o unión temporal.

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10.3.3 JUSTIFICACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE EXPERIENCIA La experiencia mínima específica es solicitada, teniendo en cuenta que las actividades a ejecutar tienen que ver con la adecuada organización, conservación y digitalización de los Libros 10.4. REQUISITOS MINIMOS DE PERSONAL: Se requiere que la empresa contratista tenga en su personal, para desarrollar la presente contratación con el siguiente perfil:

• Un (1) Gerente de Proyecto

• Dos (2) Conservadores y/o Restauradores titulados con más de (5) años de experiencia certificada.

• Siete (7) Profesionales en archivo con más de cinco (5) años de Experiencia,

uno para cada Oficina de Registro.

• Siete (7) Técnicos en archivo con experiencia de tres (3) años en organización de archivos, uno para cada Oficina de Registro.

Al efecto la empresa contratista deberá aportar las hojas de vida de dicho personal acreditando, con los respectivos soportes, su formación y experiencia. Antes y después de la firma del contrato la SNR revisara las hojas de vida de las personas que participaran en el proyecto para verificar el cumplimiento estricto de lo ofertado.

11. CERTIFICADO DE INSCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES El proponente deberá presentar con su oferta el Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación en el Registro Único de Proponentes expedido por la respectiva Cámara de Comercio. Este certificado debe haber sido expedido con fecha no mayor a treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de esta Selección Abreviada de Menor Cuantía. Si se prorroga el cierre del proceso, será válido con la fecha inicial de cierre. Los proponentes deberán estar inscritos en el RUP De acuerdo al Sistema de Clasificación UNSPSC (Decreto 1510 de 2013), en los siguientes códigos de Clasificación:

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GRUPO

SEGMENTO

FAMILIA

CLASE

PRODUCTO

CÓDIGO

UNSPSC

(F)

SERVICIOS

(80)

SERVICIOS DE

GESTION,

SERVICIOS

PROFESIONALES

DE EMPRESA Y

SERVICIOS

(16)

SERVICIOS DE

ADMINISTRACION

DE EMPRESAS

(15)

SERVICIOS

DE APOYO

(06)

SERVICIOS DE

ARCHIVO DE DATOS

80161506

(F)

SERVICIOS

(81)

SERVICIOS

BASADOS EN

INGENIERIA,

INVESTIGACION

Y TECNOLOGIA

(11)

SERVICIOS

INFORMATICOS

(20)

SERVICIOS

DE DATOS

(05)

SERVICIOS DE

ESCANEO DE

DOCUMENTOS

81112005

(F)

SERVICIOS

(82)

SERVICIOS

EDITORIALES,

DE DISEÑO, DE

ARTES

GRÁFICAS Y

BELLAS ARTES

(12)

SERVICIOS DE

REPRODUCCION

(19)

EMPASTE

DE LIBROS

(05)

RESTAURACION O

REPARACION DE

ENCUADERNACIONES

82121905

Los proponentes deberán allegar el Registro Único de proponentes expedido por la Cámara de Comercio con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la estipulada como fecha límite para presentar propuestas. Cuando la propuesta sea presentada por consorcio o unión temporal, cada uno de sus integrantes deberá anexar RUP en el que se acredite que cada uno de sus miembros se encuentra inscrito en la clasificación dada por la Entidad. En todo caso, la información aquí requerida, debe encontrarse en firme y vigente a la fecha de cierre del presente proceso de selección.

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El proponente o todos los miembros del consorcio o unión temporal, según sea el caso, que vayan a presentar ofertas para el presente proceso de selección, trátese de personas naturales y/o jurídicas nacionales deberá (n) estar inscrito (s) en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio o su equivalente en el país de origen, si existe, o se aplicará la reglamentación suplementaria para las personas naturales o jurídicas que no cuenten con domicilio en el país. Es deber individual de los proponentes singulares y plurales la presentación del RUP vigente.

11. OBLIGACIONES DE LA SUPERINTENDENCIA (CONTRATANTE)

a. Asistir diligentemente al CONTRATISTA en el cumplimiento del objeto contractual,

colaborando continuamente con él para el desarrollo del mismo.

b. Efectuar cumplidamente los pagos.

c. Ejercer la supervisión por el Servidor Público designado por la Secretaria General.

d. Aprobar la Garantía única del Contrato.

e. Suscribir las actas necesarias durante la ejecución del contrato

f. Liquidar el contrato

g. Las demás inherentes al presente contrato, y las consignadas en la Resolución

interna que regula la actividad de Supervisión.

12. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 12.1. OBLIGACIONES GENERALES

a. Constituir la garantía única para amparar los riesgos establecidos en el contrato.

b. Cumplir con los aportes a seguridad social en salud, pensión y Riesgos laborales,

conforme a las disposiciones legales vigentes.

c. Cumplir el objeto contractual con diligencia, ajustándose a las disposiciones

constitucionales, legales, contractuales, las del pliego de condiciones y sus

adendas y a la propuesta presentada.

d. Atender las observaciones del funcionario que ejerce control, supervisión y

vigilancia del contrato.

e. Tomar las medidas necesarias para garantizar la debida y oportuna ejecución del

contrato.

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f. Mantener reserva profesional sobre los asuntos o la información que le sea

suministrada por motivo de la prestación de sus servicios.

g. Informar inmediatamente a la entidad contratante y demás autoridades

competentes cuando se presenten peticiones o amenazas de quienes actúen por

fuera de la ley con el objeto de obligar al contratista a hacer u omitir algún acto o

hecho.

12.2. OBLIGACIONES ESPECIFICAS

El contratista se obliga para con la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO -SNR- a desarrollar las siguientes actividades:

a. El contratista deberá hacer un diagnóstico previo del estado de cada uno de los libros, atendiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN), el cual como mínimo debe contener:

Ítem Descripción Observaciones

1 Reconocimiento general de los libros del Antiguo Sistema

Clasificar por tipo de libro de registro: matriculas, primero, hipotecas

2 Reconocimiento de instalaciones y almacenaje

Clima, ubicación, iluminación

3 Diagnóstico de instalaciones y almacenaje

Clima, ubicación, iluminación…

4 Estado de conservación

5 Propuesta de conservación

6 Análisis de información Estadísticas

b. Elaborar un Inventario inicial y final por libro y por hojas de cada libro, incluyendo

el estado de las hojas y de los libros, este debe estar firmado por el contratista, el supervisor del contrato y el Registrador de Instrumentos Públicos de la Oficina de Registro correspondiente. Sin este documento no se puede iniciar ninguna actividad del presente contrato.

c. Presentar cronograma de actividades, el cual debe ser aprobado por el supervisor del contrato.

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d. Desarrollar el proceso de conservación de los libros y de la información contenida en ellos, es decir, que el tratamiento utilizado no permita que se pierda o la información consignada actualmente en los libros, sea ilegible.

e. Fumigar la totalidad de los libros y detener el deterioro de cada una de sus páginas, fumigar el lugar en donde se ubican los libros.

f. Entregar índices de acceso por libro y por página.

g. Llevar a cabo una correcta y oportuna ejecución del objeto contratado, respetando

los parámetros mínimos establecidos en los estudios previos y el pliego de condiciones correspondientes, ciñéndose a las disposiciones constitucionales, legales, contractuales a la propuesta presentada y a los postulados de la Buena fe, evitando dilaciones y trabas.

h. Realizar la Fumigación preventiva a los libros, con todos los requisitos y

parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.

i. Realizar la Separación de la documentación afectada biológicamente.

j. Crear los índices de búsqueda de los libros restaurados, una vez se haya finalizado la restauración y conservación de los libros objeto del contrato.

k. Presentar a los supervisores del contrato, informes quincenales que indique el

número de libros examinados y especifique cada una de las labores realizadas.

l. Realizar adecuadamente el almacenamiento de los libros conservados

m. En el caso de que, por el estado de los libros, sea necesario desempastar/empastar, este proceso debe realizarse de tal forma que no se pierda información.

n. La apertura de los libros debe garantizar que el proceso de escaneado se realice sin pérdida de información.

o. Elaborar un documento instructivo con destino la SNR que contenga las condiciones climáticas adecuadas para mantener en estado óptimo los libros del Antiguo Sistema que fueron sometidos al proceso de conservación y la forma adecuada de manipularlos, así como las condiciones de almacenaje individual,

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esto es: el tipo y diseño de estanterías adecuadas para su libre y rápida manipulación, las condiciones de seguridad, el tipo de extintores.

p. Presentar un informe, al finalizar su ejecución, que consolide todo lo relacionado

con la gestión realizada durante la vigencia del contrato.

q. Las demás que se requieran para la correcta y oportuna ejecución del contrato y que se desprendan del objeto del mismo.

r. Anexar las hojas de vida del equipo de trabajo, con los respectivos soportes.

s. En general, responder civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la

actuación contractual.

t. Realizar el arreglo general y limpieza en donde se ubicaran los libros del Antiguo Sistema además del suministro de anaqueles y aire acondicionado instalado.

u. Mantener la reserva de confidencialidad sobre la información que maneje para la ejecución del presente contrato.

Nota: Todos los elementos utilizados para la ejecución del contrato estarán a cargo del contratista.

13. ANÁLISIS DEL RIESGO Y LA FORMA DE MITIGARLO.

De conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 y los Artículos 15, 17 y 20 numeral 6 del Decreto 1510 de 2013 y los lineamientos de la Agencia Compra Eficiente, y teniendo en cuenta la modalidad económica bajo la cual se suscribirá el contrato, el plazo en que se ejecutarán los trabajos y el estudio de mercado elaborado, la Superintendencia establece la siguiente Estimación y Asignación de riesgos que pueda presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato y que tienen la potencialidad de alterar el equilibrio económico del mismo.

Con base en lo anterior se establece dentro del presente estudio el soporte del análisis de riesgos, para lo cual se utilizó los instructivos del documento CONPES 3714 del 1 de diciembre de 2011 y la tabla CONPES para la estimación del riesgo de acuerdo a su probabilidad de ocurrencia e impacto, por lo tanto se hace necesario que los futuros oferentes conozcan lo que a continuación se señala:

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Riesgo previsible: Son aquellos hechos o circunstancias que por la naturaleza del contrato son de posible ocurrencia.

Riesgo imprevisible: Son aquellos hechos o circunstancias coyunturales ó administrativas, que no se pueden prever, tales como los desastres naturales que afectan la ejecución del contrato.

Tipificación del riesgo: Es la definición que se hace de aquellos hechos previsibles constitutivos de riesgo que se puedan presentar en la ejecución del contrato. En otras palabras consiste en señalar los hechos de la humanidad o de la naturaleza que en un futuro pueden ocasionar daño para la estructura económica del contrato.

Estimación del riesgo: Consiste en determinar un valor para los riesgos que se han tipificado.

A partir de la fecha de suscripción del Contrato y en todas las etapas del mismo, el Contratista asume los efectos derivados de todos y cada uno de los riesgos asociados a este Contrato, al igual que respecto a los que logre determinar, salvo los casos en que expresamente se ha determinado lo contrario. En este sentido, el Contratista asume los efectos derivados de los riesgos que se listan más adelante de manera general, además de aquellos que se desprendan de otras cláusulas o estipulaciones de este Contrato, sus anexos o que se deriven de la naturaleza del Contrato. Por lo tanto, no procederán reclamaciones del Contratista basadas en el suceso de alguno de los riesgos asumidos por el Contratista y como consecuencia la Superintendencia no hará reconocimiento alguno, ni se entenderá que ofrece garantía alguna al Contratista, que permita eliminar o mitigar los efectos causados por la ocurrencia de alguno de estos riesgos, salvo que dicho reconocimiento o garantía se encuentren expresamente pactados en el Contrato que se suscriba. VER ANEXOS MATRIZ DE RIESGOS

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14. MECANISMOS DE COBERTURA QUE GARANTIZAN LAS OBLIGACIONES SURGIDAS CON OCASIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN Y DEL CONTRATO A CELEBRAR.

14.1. GARANTÍAS Efectuado el análisis de riesgos de la presente contratación, establecida la valoración del impacto y la probabilidad de ocurrencia de cada uno de ellos, se estima que la Superintendencia de Notariado y Registro se encuentra que en el desarrollo del contrato presenta principalmente riesgos de Incumplimiento del contratista en el desarrollo de las obligaciones establecidas o deficiente prestación del servicio; por lo cual se exigirá al contratista constituir a su costa y a favor de SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO - SNR, la garantía Única de que trata la Ley 80 de 1993, la ley 1150 de 2007 y el artículo 116 del decreto 1510 de 2013 consistente en garantía legalmente autorizada para operar en Colombia con el fin de amparar el riesgo que se determina a continuación:

CUMPLIMIENTO: en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del Contrato, por el término de ejecución del mismo y seis (6) meses más, contados a partir de la fecha de expedición de la póliza y efectuar la actualización de la póliza con la fecha de suscripción del Acta de Inicio (Decreto 1510 de 2013, Articulo 121).

CALIDAD DEL SERVICIO: en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por un término de dos (2) años, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de entrega final de la totalidad de los libros restaurados, digitalizados y ubicados en su destino final.

DE AMPARO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES INDEMNIZACIONES LABORALES: Para garantizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás obligaciones inherentes a la previsión social del personal que emplee durante el desarrollo del contrato, por un valor igual al 5% del valor total del mismo, por el plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más, contados a partir de la fecha de expedición de la póliza y efectuar la actualización a la fecha de suscripción del acta de inicio (Decreto 1510 de 2013, Articulo 122).

DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL, en cuantía del 20% del valor del contrato, y si la cuantía de los accidentes supera este valor asegurado el contratista de su patrimonio deberá responder ante el tercer afectado, por el término de ejecución del contrato, contado a partir de la fecha de expedición de la póliza.

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Parágrafo primero: en los casos en que se prorrogue el plazo de ejecución del contrato y/o se adicione el valor, el Contratista se compromete, dentro de los 5 días siguientes, a presentar el certificado de modificación de la garantía de conformidad con el nuevo plazo y/o valor pactados. Parágrafo Segundo: el contratista deberá mantener la garantía en plena vigencia y validez en los términos expresados en este documento y deberá pagar las primas y cualquier otra expensa necesaria para constituirlas, mantenerlas, prorrogarlas o adicionarlas. 15. SUPERVISIÓN El supervisor del cumplimiento del contrato será el Superintendente Delegado para el Registro o quien se designe por parte de la Secretaria General de la Entidad. 15.1. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR: Las obligaciones del Supervisor serán las que se consignen en el respectivo contrato y las que legal y administrativamente le competan, en especial las previstas por la Resolución Número 5880 de 2007, por la cual la SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO adoptó el Manual de Supervisión o Interventoría de los contratos. 16. INDICACION DE SI EL PROCESO DE CONTRATACION ESTA COBIJADO POR

UN ACUERDO INTERNACIONAL

De conformidad con lo establecido en el numeral 10 del artículo 22 del Decreto 1510 de 2013, y de acuerdo con las pautas para establecer si determinada contratación se encuentra o no cobijada por algún Acuerdo Internacional o Tratado de Libre Comercio (TLC) vigente, la Superintendencia de Notariado y Registro informa que, una vez revisado lo publicado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en su página web y de acuerdo con las exclusiones de aplicabilidad y excepciones consagradas en el manual explicativo, en los capítulos de contratación pública de los acuerdos comerciales negociados por Colombia para entidades contratantes, del Departamento Nacional de Planeación, se encontraron los siguientes Acuerdos Internacionales y Tratados de Libre Comercio que aplican para la SNR:

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ACUERDOS COMERCIALES APLICABLES AL PROCESO DE CONTRATACION

Entidad Estatal Incluida

Acuerdo Comercial

Presupuesto del

Proceso de Contratación Superior

al Valor del Acuerdo Comercial

Excepción Aplicable

al Proceso

de Contrataci

ón

Proceso de Contratación Cubierto

por el Acuerdo

Comercial

SI Canadá SI NO SI

SI Chile SI NO SI

SI Estados Unidos SI NO SI

SI

Salvador NO INCLUYE VALORES

NO SI

SI Guatemala NO INCLUYE VALORES

NO SI

SI Honduras NO INCLUYE VALORES

NO NO

SI Liechtenstein NO NO NO

SI Suiza NO NO NO

SI México SI NO SI

SI Unión Europea NO NO NO

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17. ANEXOS

Cotizaciones de las Empresas A y B. (Original firmado) ENRIQUE JOSE NATES GUERRA Superintendente Delegado para el Registro de Instrumentos Proyecto: Mario Ferro Garcia – Profesional Especializado SNR - SDR

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ANEXO TECNICO

ESPECIFICACIONES TECNICAS MINIMAS

1.

2.

3.

4.

1.

2.

SERVICIOS SOLICITADOS

1. DIAGNÓSTICO PREVIO DEL ESTADO DE CADA UNO DE LOS LIBROS.Atendiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN), se solicitan los siguientes procesos:

Reconocimiento general de los libros del

Antiguo Sistema

Se efectuará un inventario previo y se clasificará dicho inventario por tipo

de registro: matriculas, hipotecas, etc., este inventario debe ser firmado por

el Regsitrador de Instrumentos Publicos de la Ofifina de Regsitro, el

contratista y el supervisor del contrato, esta actividad debe ser previo al

inicio de actividades.

El traslado de un operador de fumigación por oficina quien efectuará Termonebulización para el control de

Ácaros y fumigación de archivo o libros, equipos e insumos necesarios para el procedimiento.

Traslado de un Gerente de Proyecto minimo una vez al mes por oficina para vigilar que los procedimientos

sean efectuados de forma correcta de tratamiento e intervención durante 2 días como minimo.

Un Profesional en archivo y un tecnico en archivo permanente en cada Oficina de Registro

El sistema de digitalización de libros debe ser en V , el sistema debe ser exclusivo para libros que no se

requiera el desempaste/empaste de estos, un sistema para cada oficina de registro.

Estado de conservación

Para cada libro se efectuarán las anotaciones con respecto a al estado del

libro, carátulas, páginas de forma general y existencia de características

anormales como humedad, presencia de hongos, contaminación y deterioro

biológico entre otros.

Al final de este proceso se entregara:

Reconocimiento de instalaciones y

almacenaje

Se reconocerán las características geográficas y ambientales de cada sitio,

registrando, clima, humedad, iluminación, planta física, estanterías, cajas y

áreas de trabajo, mobiliario, condiciones de seguridad física, acometidas

eléctricas, polos a tierra, etc. se entregara a Supernotariado un documento

con recomendaciones, de acuerdo a las condiciones encontradas vs las

condiciones optimas.

Diagnóstico de instalaciones y almacenaje

Una vez hecho el reconocimiento se efectuará un diagnóstico de las

instalaciones y almacenaje donde se efectuarán anotaciones sobre posibles

mejoras e identificando quien será responsable de dichas mejoras,

adecuaciones o suministros: SNR o contratista.

Propuesta de conservación Para cada libro se anotarán las recomendaciones para el mismo.

Análisis de informaciónSe elaborarán estadísticas por estado de los libros, ubicación y otros

estados que se ameriten.

Un documento de diagnóstico y el inventario inicial a nivel de libro.

Cronograma detallado de intervención (Conservación, fumigación y digitalización) por cada una de las ORIPS.

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1.

2.

1.

2.

2. FUMIGACIÓN DE ARCHIVO CON TRATAMIENTO DE AMBIENTE POR TERMOINEBULIZACIÓN.

Resultados esperados

Procedimiento

Control de Acaros

Disminuir epidemias que se propagan en àreas criticas

Se realiza fumigación por medio de humo.Disminución y eliminación de células, hongos, bacterias, virus,

microorganismos patógenos y esporas presentes en el aire, superficies o

medio ambiente.

Se debe realizar la remocion de escombros producto de la fumigacion.

Recomendaciones

Maquinaria a emplear

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Los químicos utilizados deberan ser Insecticidas Piretroides de acción inmediata y residual, biodegradables, por lo tanto

no deben ofrecer problemas de contaminación. Deben estar autorizados por la Secretaria de Salud.

Se deben entregar Fichas técnicas y protocolos de fumigación.

Previo este proceso se entregara a Supernotariado con destino las Oficinas de Regsitro un

documento de recomendaciones para antes, durante y despues del procedimiento.

Termonebulizador y Nebulizador.

/


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1.

a.

b.

c.

d.

i.

ii.

iii.

iv.

v.

vi.

1.

2.

3.

4.

3. TRATAMIENTO PREVENTIVO E INTERVENCIÓN INDIVIDUALIZADA POR LIBRO.

Datos identificadores del libro.Estado de cada una de las páginas del libro (Bueno, Regular, Malo). Esto

corresponderá a la complementación de forma detallada del inventario

inicial.

Proceso de restauración efectuado a nivel de página.

Identificación del rótulo.

Libros limpios, Libres de Ácaros, Hongos y otros signos de contaminación. Acta de entrega

firmada por parte de la ORIP correspondiente.

Se realiza la intervención de cada uno de los libros.

Procedimiento para cada libro

Resultados esperados

Procedimiento

Limpieza y descontaminación de cada libro. Uso de los procedimientos avalados por el AGN.

Cuando sea procedente, restauración de las páginas que lo ameriten. Con las siguientes características:

Separación de la documentación que esté afectada biológicamente.

Utilizacion de cinta filmoplast P.

Reparaciones menores.

La elaboración de Actas de Entrega y Recibo de Libros.

Informes quincenales de Operación y Producción.

Informe final.

Se contará con dos (2) conservadores/restauradores de documentos, quienes tendrán dedicación de tiempo completo y

se deben desplazar a cada una de las ORIPS al menos dos veces mensuales para identificar el estado de los libros y

supervisar la calidad del proceso.

Como un entregable de este proceso se cuenta el inventario final por cada libro y a nivel de hojas.

Anotaciones especiales.

e.

2.

Garantizar la supervisión in-situ de un profesional en archivo con dedicación de tiempo completo. La coordinación incluira:

El seguimiento diario remoto y local por cada ORIP.

Registro de lo siguiente:

Número de caja donde se embala.

Propiedades de conservación Reversibilidad, permanencia, durabilidad, transparencia y ph

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1.

2.

3.

1.

2.

1

Planeación, Diagnostico y Validación

Traslado y alistamiento del Sistema en V de digitalizacion de libros a las

instalaciones de la de la ORIP.

Alistamiento de los Libros a digitalizar.

Digitalización de los Libros.

4. SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE LIBROS

Máquina de digitalización en V exclusivo para libros, la digitalización (cargue de las imágenes), Control de Calidad, e

Indexación, de los documentos que hacen parte de los Archivos de las citadas ORIPS, aplicando las normas archivísticas

vigentes. Se propenderá que cada libro sea digitalizado con este sistema evitando el desempaste y el reempaste de cada

libro. Sin embargo, cuando el estado del libro lo requiera y sea imposible usar este sistema, se utilizará el método

tradicional de empaste, digitalización con escáner de cama plana o cenital (planetario) y re-empaste.

Intervención y Organización

archivística

5. OTROS PRODUCTOSInforme que consolide todo lo relacionado con la gestión realizada durante la vigencia del contrato.

Indexación de hasta cinco campos de cada uno de los libros. Estos campos

serán definidos dentro del acta de inicio del proyecto.

Verificacion del cumplimiento de los parámetros acordados con la SNR (DPI, formato, etc.)

La metodología propuesta debe cumplir a cabalidad con las directrices emitidas por el comité de archivos de la SNR y el AGN.

Con este servicio se entregará e implementará un software (aplicativo) con las funciones de lector de libros el cual no

deberá tener costo para la SNR. Dicho software debe tener características de librería digital, pudiendo generar formatos

en CD y permitir la búsqueda y lectura de libros en Internet o una Intranet, debe ser GPL.

Se entregará un índice de acceso por libro y por página.

Procesamiento documental

Control de Calidad

Entrega de información a la SNR, se deben entregar dos discos duros portatiles por oficina con las imágenes digitalizadas

en formato JPG de imágenes y formato PDF.

/


estudios y documentos previos objeto: … · antiguo sistema en las oficinas de registro de...

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