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ESTUDIO PREVIO PARA INVITACIÓN ABREVIADA

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VERSIÓN: 01

A continuación, La Dirección Nacional de Seguridad Postal de Servicios Postales Nacionales 4-72 presenta necesidad requerida para contratar en modalidad llave en mano, la renovación del sistema Video Wall, refrigeración de equipos y módulos mobiliarios, en la Central de Monitoreo de la Dirección Nacional de Seguridad Postal DNSP, en las instalaciones de Servicios Postales Nacionales S.A.

1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

Servicios Postales Nacionales S.A., siendo la EMPRESA a la cual se le asignó la responsabilidad de garantizar a todos los ciudadanos un servicio postal de calidad, competitivo y de alcance universal de acuerdo al Decreto 223 del 2014, requiere contar con una operación robusta y tecnológicamente compacta en seguridad electrónica, necesaria para poder ofrecer condiciones óptimas de seguridad, al tratamiento logístico postal, así como la permanente y adecuada protección de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la EMPRESA, como de aquellos por los que le corresponde velar, en virtud de la disposición legal o contractual y a fin de dar cumplimiento a los objetivos previstos y a las funciones a cargo de la EMPRESA en sus siete (7) regionales a nivel nacional y 180 locaciones comerciales y operativas (Puntos de Venta PV y Centros Operativos CO), por lo que se requiere el presente proceso de contratación.

La Dirección Nacional de Seguridad Postal DNSP de Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72 dispone de un sistema de presentación mural de imágenes 2x2 que, instalado en la Central de Monitoreo en la sede principal de Bogotá sirve de soporte para la coordinación, gestión y seguimiento de todos los eventos logísticos que se presentan al interior de la Entidad, y a los cuales la DNSP realiza constante rastreo con el objeto principal de monitorear y generar controles y tratamiento a todos los riesgos identificados al interior y exterior de la Entidad. Dichos equipos son administrados por personal propio de la DNSP y son apoyo audiovisual a las unidades de Operadores de Medios Tecnologicos OMT, para el desarrollo de las actividades anteriormente descritas. Es importante mencionar que dicha tecnología está instalada desde hace 9 años aproximadamente, y aunque se les ha prestado el mantenimiento requerido, ya los equipos empiezan a mostrar signos de deterioro en sus paneles de visualización.

Por otra parte, el mobiliario donde opera la Central de Monitoreo cuenta con un tiempo de vida útil cumplido y tiene muestras de deterioro marcado por la obsolescencia normal de este tipo de equipamiento al llevar el tiempo mencionado en operación y que por temas de ergonomía y de acuerdo con lo estipulado en las normas vigentes de Seguridad y Salud en el trabajo, es necesaria su renovación. Así mismo, la central de monitoreo cuenta con un data center propio donde la refrigeración del aire circundante por el espacio se hace necesario ya que los equipos que operan son equipos de alto rendimiento y que por modalidad de operación, requiere su constante enfriamiento.

La infraestructura tecnológica de seguridad electrónica en la central de monitoreo, con la que actualmente dispone la Entidad se encuentra en un estado reciente de renovación, a través del contrato N°136 de 2019,

Proceso solicitante: Dirección Nacional de Seguridad S.A.

Vigencia: 2020

Fecha: 30/11/2020

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con el que se estimó el reemplazo del 100% de los equipos operativos que requerían su cambio inmediato. De tal manera, se hace necesario contar con la renovación del equipamiento mencionado, con el fin de garantizar la continuidad operativa del servicio tecnológico para el continuo control operativo logístico, recopilación de la información requerida en las actividades de monitoreo a nivel nacional, desarrollo normal de las investigaciones, capacidad operativa para hacer seguimiento de trazabilidad a eventos logísticos, por lo que se requiere la renovación del Video Wall y del mobiliario, que garanticen su óptimo funcionamiento y operación.

El equipamiento de seguridad electrónica que serán intervenidos con el presente proceso son los siguientes:

• Paneles de Visualización (Video Wall y otros displays)

• Electrónicas de digitalización y procesado de señal

• Software de control y operación

• Mobiliario para 3 módulos de operadores de Medios tecnológicos independientes o integrados.

• Módulo de Oficina para Profesional Encargado

• Modulo para técnico Inhouse

• Refrigeración de espacio data center.

LA EMPRESA, en desarrollo de su actividad operativa y comercial debe garantizar los aspectos técnicos, operativos y administrativos destinados a la correcta ejecución de los diferentes contratos comerciales de conformidad a los estándares mínimos de cumplimiento. La seguridad cumple un aspecto esencial ya que permite desarrollar actividades de forma eficaz y eficiente, en el desempeño operativo y comercial con los distintos clientes.

En referencia a la Directiva de Presidencia 009 de 2018 que dispone la obligación para todas las Entidades Públicas de iniciar sus procesos de contratación mediante las condiciones técnicas establecidas en la tienda virtual de Colombia Compra Eficiente (CCE), Servicios Postales Nacionales S.A realizó las validaciones necesarias para el presente proceso de bienes y servicios en seguridad electrónica, además de verificar el instrumento de agregación de demanda, a partir del cual se hizo validación de proveedores y equipos ofrecidos, encontrando que éstos están enfocados técnicamente a implementaciones en frentes de seguridad ciudadana y adicionalmente dichos dispositivos ofrecidos por los proveedores de CCE son de tecnologías que no son compatibles con las implementadas en la Entidad, para el proceso de renovación tecnológica integral. Razón por la cual se hace necesario acudir al procedimiento de Invitación abreviada establecido en el Acuerdo 003 de 2012 “Por medio del cual se adopta el manual de contratación de Servicios Postales Nacionales S.A”.

2. ANTECEDENTES DE LA CONTRATACIÓN

Servicios Postales Nacionales S.A., es una sociedad pública, vinculada al Ministerio de las Comunicaciones, creada como Sociedad Anónima, con autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal, que ejerce sus actividades dentro del ámbito del derecho privado como empresarial mercantil. Su organización, funcionamiento y en general el régimen jurídico de sus actos, contratos, servidores y las relaciones con terceros se sujetarán a las disposiciones establecidas en la Ley 489 de 1998, las normas de derecho privado, en especial las propias de las sociedades previstas en el Código de Comercio y su legislación complementaria. Para efectos presupuéstales el régimen aplicable es el de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado.

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El objeto social de la empresa es la prestación, venta o comercialización, de los siguientes servicios y actividades:

1. Servicios Postales, que comprenden la prestación del servicio de correo nacional e internacional, el

servicio de mensajería expresa y los servicios postales de pago. 2. Soluciones logísticas de gestión y mercadeo de redes de comunicación a ser utilizadas en la prestación

y complemento de servicios postales. 3. La prestación de los servicios de transporte de carga nacional e internacional, aérea, terrestre, marítima

y multimodal, de toda clase de mercancías, tales como: equipos, maquinarias, manufacturas, materias primas o terminadas, productos para artes gráficas, publicaciones, periódicos, revistas, servicio de paqueteo local y nacional, bodegaje y manipulación de mercancía, logística, mercadeo, distribución y comercialización de mercancías en general; transporte de todo tipo de bienes muebles, incluyendo carga pesada, larga, ancha en los medios de transporte apropiados para tal fin; transporte de todo tipo de envíos y carga masiva, transporte y movilización de contenedores y en general transporte de todo tipo de carga; diseño y operación de procesos de consolidación de carga y mercancía a nivel nacional e internacional.

4. Consultoría relacionada con el envío, transito, recepción, clasificación o entrega de mercancía, información, y mensajes a propósito o con motivo de la prestación del servicio postal, de correo y de mensajería expresa; gestión y coordinación de redes de encaminamiento postal; diseño y optimización de procesos de encaminamiento de servicios o mercancía; gestión e intermediación de redes físicas o virtuales de comunicación relacionadas con la prestación de los servicios postales; generación de soluciones de embalaje y empaquetamiento de servicios postales.

5. Correo electrónico certificado por cuenta propia o en alianza con terceros. 6. Adquisición, comercialización, custodia, distribución y venta de formularios, cartillas, publicaciones e

impresos en general. 7. Emitir en nombre de la Nación y en forma privativa las especies postales, custodiarlas, tutelarlas y

comercializarlas. 8. Actuar como corresponsal no bancario y No Bursátil, así como prestar todos los servicios postales de

pago que en virtud de los Tratados Internacionales le correspondan al Operador Postal Nacional o pueda prestar por su cuenta según la legislación nacional, admitir, cursar y pagar giros nacionales e internacionales.

9. Cobranza y recaudo de dineros o valores generados a propósito de la prestación de servicios postales. 10. Administración de centros de acopio de correspondencia, mercancía y recaudos de cartera. 11. Ofrecer y prestar sus servicios a sociedades, Empresas o individuos del sector público y privado, comprar,

vender o alquilar los bienes necesarios para el desarrollo normal del objeto social; constituir y aceptar prendas o hipotecas, comprar, vender, importar, exportar, adquirir y obtener a cualquier título y utilizar toda clase de bienes y servicios relacionados con su objeto social, girar, adquirir, cobrar, aceptar, cancelar o pagar letras de cambio, cheques, pagares, en general cualesquiera títulos valores o aceptarlos en pago; celebrar contratos de compraventa, permuta, arrendamiento, usufructo, y anticresis sobre inmuebles, celebrar contratos de sociedad con personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, ya sea mediante la constitución de otras empresas o la adquisición de acciones o partes de interés, tomar o dar dinero en mutuo, con interés o sin él respecto de las operaciones relacionadas con su objeto social, y dar en garantía sus bienes muebles o inmuebles; presentarse a licitaciones, concursos públicos o privados, en el país o en el exterior, y hacer las ofertas correspondientes, celebrar toda clase de negocios, actos u contratos conducentes a la realización de los fines sociales o que comprometan su objeto principal, solicitar ser admitida en concordato si a ello hubiere lugar.

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12. Prestar servicios archivísticos y de asesoría para implementación y operación de Centros de Administración Documental y de Programas de Gestión Documental con el fin de desarrollar actividades tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por Empresas públicas o privadas desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

13. Comercialización de seguros y micro seguros. 14. Prestar servicios de centralización de fondos sin que constituya actividad financiera que comprende

servicios integrados de recaudo tales como recaudo de cartera normal o litigiosa, recaudo de cartera proveniente de servicios públicos domiciliarios u otros incorporados en facturas u otros documentos públicos o privados, recaudo de obligaciones financieras del sistema bancario, recaudo de cualquier otra obligación proveniente de la prestación de servicios públicos o privados.

15. Prestar servicios de descentralización de fondos. 16. En desarrollo de su objeto la sociedad podrá realizar todas las actividades conexas y complementarias

del mismo, así como ofrecer y prestar servicios de recaudo, recargas de telefonía móvil, servicio de fotocopiado, envío de fax e impresión y comercialización de artículos de papelería, empaques y embalajes a través del establecimiento y operación de oficinas multiservicios.

17. Actuar como comercializador logístico de tarjetas prepago, pines virtuales de tiempo al aire, recarga de teléfonos celular prepago, teléfonos fijos para larga distancia internacional.

18. Realizar la recarga de tarjetas del sistema integrado de transporte y Transmilenio. 19. Prestar los servicios de recaudo de facturación de servicios públicos, privados, créditos, tarjetas de

crédito, entre otros. 20. Asesoría, interventoría, diagnóstico y ejecución para la implementación de sistemas y soluciones

relacionadas con la gestión documental, administración de documentos de la empresa y centros de correspondencia. Organización, administración de archivos de gestión y fondos documentales, servicios archivísticos, elaboración y aplicación de tablas de retención y valoración, preservación de documentos, transporte, custodia y almacenamiento, digitación, digitalización y microfilmación de documentos.

21. Gestionar la conectividad a través de medios electrónicos que incluyen, entre otros, envío masivo de mensajes de datos SMS, MMS y e-mail con contenido informativo, educativo, financiero y de todo tipo.

22. Consultar y desarrollar proyectos relacionados con sistemas de informática, plataformas de notificación en línea y casilleros virtuales.

23. Venta y alquiler de equipos informáticos y de comunicaciones, así como sistemas dirigidos por ordenador, como robótica y otros de análoga naturaleza tanto referente al Hardware como al Software, así como su posible adaptación al mercado nacional.

24. Importar y exportar los equipos informáticos y de comunicaciones, así como la tecnología necesaria para su utilización. Consultoría y proyectos relacionados con sistemas de informática, gestión económico- financiera, gestión comercial, gestión de personal, gestión de calidad y gestión de seguridad de cualquier empresa o Empresa; así como la implementación y auditoria de los mismos.

25. Desarrollar las redes postales sobre plataformas físicas y virtuales de alta competitividad.

De acuerdo con lo anterior y para dar aplicación al objeto de la Empresa, la Dirección Nacional de Seguridad, entre otras, tiene la obligación de gestionar y supervisar la ejecución idónea y adecuada de los servicios de monitoreo de seguridad electrónica a la EMPRESA, con el fin de garantizar que los componentes tecnológicos de monitoreo como CCTV (Circuito cerrado de televisión) ,sistemas de alarmas y controles de acceso sean monitoreados adecuadamente para propender por la protección del personal, bienes y a los particulares que

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ingresen a las Sedes y la seguridad de los envíos en los subprocesos de admisión, transporte, tratamiento, distribución y logística internacional así como del patrimonio de SPN.

En el 2020 se adelantó el contrato N° 136 de 2019 con objeto “Suministro, instalación, configuración y puesta en funcionamiento de una solución tecnológica integral en seguridad electrónica, para las Centrales de Tratamiento Postal (CTP´s), Centros Operativos (CO) y Puntos de Venta (PV), con el fin de garantizar la seguridad y seguimiento administrativo, logístico y operativo a nivel nacional, de acuerdo a las características y cantidades definidas por la ENTIDAD.”, y con la suscripción de este contrato, se ejecutó y se realizó la renovación y tratamiento de obsolescencia de los equipos, sistemas y plataformas que la entidad cuenta como implementaciones de seguridad electrónica.

Bajo la ejecución del contrato anteriormente mencionado, se obtuvieron los siguientes servicios y componentes tecnológicos:

• Renovación de Servidores de grabación y dominio de red de la Dirección Nacional de Seguridad Postal de SPN - 472.

• Renovación de Cámaras en obsolescencia.

• Incremento en el píe de fuerza tecnológico.

• Integración de Plataformas CCTV.

• Implementación de Control de Acceso y flujo donde se requería.

• Suministro del servicio de equipos periféricos de computadores (Monitores).

A continuación, se describen las especificaciones técnicas y funcionales mínimas requeridas por Servicios Postales Nacionales para contratar en modalidad llave en mano, la renovación del sistema Video Wall y módulos mobiliarios, en la Central de Monitoreo de la Dirección Nacional de Seguridad Postal DNSP, en las instalaciones de Servicios Postales Nacionales S.A.

3.1 Componente 1 (Monitor Matriz Video Wall).

Servicios Postales Nacionales S.A. requiere el suministro, instalación y puesta en marcha del nuevo Video Wall y elementos asociados necesarios para la sustitución del actual, en la Central de Monitoreo de la DNSP, para su funcionamiento perfectamente integrado en el sistema actual de gestión.

En la solución propuesta se entienden incluidos todos los materiales, equipos, servicios y estudios necesarios para asegurar la viabilidad del proyecto, así como la realización de todas las tareas relacionadas con su gestión y desarrollo.

La entidad confirma que cuenta con los racks necesarios con estructuras de cableado estructurado a cero metros para realizar toda conexión necesaria que el contratista requerirá para realizar la instalación y puesta en marcha de la matriz Video Wall WV contratada.

3. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, CANTIDADES, CALIDADES DEL BIEN Y/O SERVICIO A CONTRATAR DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO

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3.1.1 Alcance del proyecto.

i. Retirada del Video Wall y mobiliario existente en la Central de Monitoreo. Desmontaje de las electrónicas de control existentes en su interior, y selección de los elementos que quedan en Seguridad Electrónica DNSP a modo de repuesto para otras instalaciones similares y/o transporte de los elementos seleccionados al Centro de acopio de la Entidad para recogida y reciclaje homologados.

ii. Suministro e instalación de un nuevo VW con pantallas/cubos de 49” de diagonal en agrupaciones matriciales y relación de aspecto 16:9, perfectamente alineados y balanceados en color para permitir la visualización de imágenes en la superficie total como si de una sola pantalla se tratase, o configurable en varias pantallas integradas en una sola.

iii. Modificación de la estructura de fijación, fuentes de alimentación redundantes y remotas, electrónica de control asociada, cableados, armarios rack, y todos los materiales de instalación y licencias que pudieran ser requeridos para la correcta instalación y la visualización de todas las fuentes de vídeo que entran en el procesador existente.

iv. Todos los servicios requeridos para el diseño del sistema, la completa desinstalación y reciclaje de elementos, instalación de nuevo sistema, puesta en marcha, documentación y formación sobre el uso y mantenimiento del sistema.

v. Desmontaje y retirada al lugar que designe DNSP de los elementos que van a ser sustituidos en este contrato.

vi. Adecuación del recubrimiento de huecos de frontal tras la retirada de los cubos actuales y de la estructura metálica del cuarto trasero. La propuesta estética y de calidad deberá ser aprobada previamente por la DNSP.

vii. Garantía y servicio postventa. Propuesta de asistencia técnica y mantenimiento durante el periodo de garantía, con indicación expresa de los servicios incluidos.

viii. Certificado de Garantía por el fabricante ix. Garantía de 3 años. x. El contrato incluye el suministro de todos los materiales necesarios para completar la instalación y

puesta en marcha de los paneles VW. Como mínimo considerará las siguientes partidas:

− Equipos y materiales hardware y el software necesario (adecuaciones, modificaciones, etc.) para cumplir con los objetivos del proyecto.

− Materiales y accesorios (elementos de soporte, cableados de interconexión, armarios bastidores, estructuras de fijación, etc.) para la correcta instalación de los equipos y realización de los trabajos objeto del pliego.

− El suministro incluye todo el cableado y material que se requiera para conectar los diferentes elementos del panel con las fuentes de alimentación redundantes, con el controlador del Video Wall y los módulos de control externos existentes en la adjudicación.

xi. Las cantidades de unidades de suministro indicadas en los pliegos de este contrato son orientativas, y deberán confirmarse en fase de replanteo, siendo en cualquier caso el adjudicatario el responsable del suministro e instalación de todos los elementos necesarios para finalizar correctamente la instalación del sistema objeto de este pliego.

xii. En el apartado “características técnicas” se recoge una descripción de los equipos solicitados, con indicación las capacidades o prestaciones que como mínimo, deberá recoger y satisfacer el suministro.

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xiii. El contratista podrá ofertar suministros o funcionalidades adicionales no contempladas en el presente pliego pero que supongan una mejora al sistema o rango superior.

xiv. La oferta deberá incluir todos los materiales, equipos y servicios de ingeniería, de garantía de calidad y de soporte necesarios para asegurar la correcta ejecución del proyecto.

xv. Ingeniería de emplazamiento: replanteo de ubicación y de las instalaciones a realizar. xvi. Formación del personal a nivel de usuario y técnico. xvii. Propuesta de asistencia técnica y de mantenimiento durante el periodo de garantía. xviii. Acondicionamiento del frontal y estructura de fijación, consistente en rellenado del hueco que queda

alrededor de la pantalla del nuevo Video Wall por motivo del cambio de tamaño y relación de aspecto respecto del Video Wall o reacondicionamiento de la estructura (si fuera necesario).

xix. Adecuación de bancada/bastidor existente (estructura de hierro que soporta el cerramiento) para soportar la estructura del nuevo Video Wall (si fuera necesario).

xx. El adjudicatario deberá coordinar la planificación de sus trabajos con los efectuados por el departamento de Seguridad, a fin de realizar la ejecución dentro del plazo establecido para el proyecto.

3.2 Componente 2 (Mobiliario).

i. El alcance del proyecto descrito en el numeral 3.1.1, deberá aplicarse también a todos los aspectos técnicos relacionados con el reemplazo del mobiliario a contratar. Se relaciona a continuación las especificaciones técnicas requeridas del mobiliario:

ELEMENTO DESCRIPCION COLOR PUESTO DE TRABAJO

DETERMINADO

PUESTO SENCILLO

Puesto Sencillo en formica (F8) espesor, medidas de 0.60x1.20, Altura de 0.75 m. Superficie recta aglomerada tipo tablex de 30 m.m, bordes terminados con canto en PVC rígido termo fundido. Con dos patas tipo H en estructura metálica calibre 18, color gris claro institucional. Con cajonera

GRIS INSTITUCIONAL

TECNICO IN HOUSE

PUESTO TRIPLE

Puesto Triple en formica (F8) espesor, medidas de 0.60x3.90, Altura de 0.75 m. Superficie recta aglomerada tipo tablex de 30 m.m, bordes terminados con canto en PVC rígido termo fundido. Con dos patas tipo H en estructura metálica calibre 18, delantal metalico, color gris claro institucional. Con cajoneras. Debe incluir estructuras para cableado y arboles de soporte para monitores HP z27 i y z30i.

GRIS INSTITUCIONAL

3 OPERADORES DE MEDIOS

SUPERFICIE RECTA DE TRABAJO EN L

Superficie de trabajo en "L" , formica (F8) espesor, medidas de 1.60 x 1.20 a multiple acomodación, fondo de las superficies 0.60 m. aglomerada tipo tablex de 30 m.m., bordes terminados con canto en PVC rígido termo fundido. Con cajoneras. Color gris claro institucional. Con mueble complementario a piso y con cajon. Debe incluir vertebras y estructuras de cableado.

GRIS INSTITUCIONAL

PROFESIONAL

CAJONERA METÁLICA

Cajonera metálica. Tres (3) cajones, estructura en lamina cal roled calibre 18 o >, acabado en pintura electrostática en polvo. 2 Gavetas auxiliares y 1 tipo archivo con corredera de extensión total, con cerradura tipo trampa. DOBLE LLAVE, Color gris claro

GRIS INSTITUCIONAL

PARA TODOS LOS PUESTOS

COSTADO TIPO "H" Costado tipo "H" metálico calibre 18, con nivelador. Altura de 0.75 m., Color gris claro

GRIS INSTITUCIONAL

PARA TODOS LOS PUESTOS

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ITEM DESCRIPCION CANTIDAD

SILLA OPERADOR

DE MEDIOS

Silla ergonómica, con descansabrazos y variación de altura con cabecera. Funcional y modesto. Se requieren opciones de diseño como una muestra previa para escogencia de diseño.

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SILLA DE PROFESIONAL

LIDER

Silla ergonómica en material sintético estético y transpirable, con descansabrazos y variación de altura con cabecera. Funcional y modesto. Se requieren opciones de diseño como una muestra previa para escogencia de diseño. El diseño debe ser diferente a las sillas de los otros módulos.

1

SILLA TECNICO IN HOUSE

Silla ergonómica con descansabrazos y variación de altura sin cabecera. Funcional y modesto. Se requieren opciones de diseño como una muestra previa para escogencia de diseño.

1

3.3 Características técnicas.

3.3.1 Switch para matriz HMDI 4K

• La matriz HDMI 4K (Escalador).

• Compatible con los dos últimos estándares de resolución de video 4K: 3840 x 2160 y 4096 x 2160.

• 8 x 8 conexiones de entrada / salida HDMI.

• Compatible con 4K @ 60 Hz, HDMI 2.0 * y HDCP 2.2

• Arquitectura de matriz FPGA

Functio n

Video Input

Interfaces 8 x HDMI Type A Female (Black)

Impedance 100 Ώ

Max. Distance 5.0 m / 4K@60Hz (4:4:4)

Video Output

Interfaces 8 x HDMI Type A Female (Black)

Impedance 100 Ώ

Max. Distance 5m / 4K@60Hz (4:4:4) 15m / 1920 x 1200

Video

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Max. Data Rate 18 Gbps (6 Gbps Per Lane)

Max. Pixel Clock 600 MHz

Compliance

HDMI (3D, 4K, Deep Color) HDCP 2.2 Compatible

Consumer Electronics Control (CEC)

Max. Resolution Up to 4096 x 2160 / 3840 x 2160 @ 60Hz (4:4:4)

Control

RS-232

Connector: 1 x DB-9 Female (Black) Baud rate and protocol:

Baud Rate: 19200, Data Bits: 8, Stop Bits:1, Parity: No, Flow Control: No

IR 1 x Mini Stereo Jack Female (Black)

Ethernet 1 x RJ-45 Female

EDID Settings EDID Mode: Default / Port 1 / Remix / Customized (EDID Wizard Support)

Power

Connectors 1 x 3-Prong AC Socket

Maximum Input Power Rating 100-240 VAC; 50-60 Hz; 1.0A

Consumption AC110: 38.1W:179; AC220:37.8W:177

Environmental

Operating Temperature 0° - 40° C

Storage Temperature -20° - 60° C

Humidity 0 - 80% RH, Non-Condensing

Physical Properties

Housing Metal

Weight 3.99 kg

Dimensions (L x W x H) 43.24 x 26.23 x 4.40 cm

3.3.2 Matriz 3 x 2.

• Monitor Video wall Ultradelgado

• Tamaño: 49" mínimo

• Operación: 24x7

• Brillo (Nit): 450 y/o configurable

• Resolución: FHD

• Panel: IPS

• Wi-Fi: Deseable

• 1.2mm (right/bottom)

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• Software: Compatible con sistemas operativos implementados en la Central de monitoreo de la Entidad Modo: Horizontal y Vertical

• DVI in-out

• HDMI in-out

• Tamaño general máximo: 3.2 x 1.2 (metros)

• Grosor de la unión de las pantallas bezel to bezel hasta 8 mm.

3.3.3 Mobiliario.

ITEM DESCRIPCION CANTIDAD

MODULO OPERADOR DE

MEDIOS

Módulo de oficina individual con silla para operador de medios con capacidad para 3 pantallas ancladas a través de árbol cilíndrico y brazos abatibles. Con cajonera x3 en tamaño y distribución estética y con optimización de espacio. Color gris claro en material resistente, estético y superficies fáciles de limpiar. Orificios para montaje de cableado estructurado y compatible con la estructura y medidas de las Central de monitoreo de la entidad. silla ergonómica, con descansabrazos y variación de altura sin cabecera. Funcional y modesto. Se requieren opciones de diseño como una muestra previa para escogencia de diseño

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MODULO DE PROFESIONAL

LIDER

Módulo de oficina individual con silla con cabecera, para puesto operativo - administrativo para profesional líder en U con capacidad para 3 pantallas sobre superficie, árbol cilíndrico y brazos abatibles auxiliar. Con 2 módulos de cajoneras x 3 en tamaño y distribución estética y con optimización de espacio. Color gris oscuro en material resistente, estético y superficies fáciles de limpiar. Orificios para montaje de cableado estructurado y compatible con la estructura y medidas de las Central de monitoreo de la entidad. silla ergonómica en material sintético estético y transpirable, con descansabrazos y variación de altura con cabecera. Funcional y modesto. Se requieren opciones de diseño como una muestra previa para escogencia de diseño.

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MODULO TECNICO INHOUSE

Módulo de oficina individual con silla, para puesto operativo en L con capacidad para 2 pantallas, ancladas a través de árbol cilíndrico y brazos abatibles. Con 1 módulo de cajoneras x 3 en tamaño y distribución estética y con optimización de espacio. Color gris claro en material resistente, estético y superficies fáciles de limpiar. Orificios para montaje de cableado estructurado y compatible con la estructura y medidas de las Central de monitoreo de la entidad. silla ergonómica sin descansabrazos y variación de altura sin cabecera. Funcional y modesto. Se requieren opciones de diseño como una muestra previa para escogencia de diseño.

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REFRIGERACION DE EQUIPOS Y

ESPACIO

Tipo de Aire Split Capacidad de Enfriamiento 18000 BTUs Tecnología de Enfriamiento Inverter Voltaje 220 V Medida (AnchoxAltoxFondo) cm 99.8 x 21 x 33 Medida Compresor (AnchoxAltoxFondo) cm 77 x 28.8 x 54.5 Aire Split (AnchoxAltoxFondo) cm 99.8 x 21 x 33 Medida Tubo Cobre (cm) 500 Tipo de Refrigerante R410 A Consumo Mínimo Energético(kWh/mes) 213.84 Eficiencia Energética C Purificador de Aire SI PROTECCIÓN ANTICORROSIÓN Si CONTROL REMOTO Si Temporizador SI FUNCIÓN TURBO Si

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3.4 REQUERIMIENTOS DE CUMPLIMIENTO.

1. Realizar el suministro, transporte y adquisición de materiales eléctricos, de red, interconexión, cableado, herramientas y demás elementos, requeridos por la EMPRESA, teniendo en cuenta que deben ser entregados por el proveedor en la sede definida por la EMPRESA.

2. ENTREGA DE LOS BIENES El proveedor debe entregar los elementos y servicios solicitados por el

supervisor del contrato en los lugares estipulados en el tiempo máximo establecido por el supervisor del contrato para la ejecución del servicio, a partir de la solicitud realizada.

3. GARANTIA TECNICA La garantía mínima de los elementos y servicios objeto del presente contrato es de DIECIOCHO (18) MESES contados a partir de la entrega, instalación y recibo formal de los mismos, dicha garantía debe cumplir con los siguientes requisitos: Que ampare el cumplimiento de las condiciones técnicas de los bienes suministrados, los reclamos por cualquier defecto de calidad, características diferentes a las solicitadas y entregas incompletas de los mismos.

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4. Estarán a cargo del proveedor: costos directos e indirectos, impuestos, transporte, suministro de materiales

e insumos, garantías, personal, viáticos, desplazamientos y demás necesarios en que deba incurrir para el cumplimiento del objeto contractual; razón por la cual Servicios Postales Nacionales S.A. no reconocerá costos adicionales por estos conceptos.

5. Garantizar el cumplimiento de las condiciones técnicas de los bienes a suministrar, responsabilizándose de

los reclamos por deficiencias técnicas y acreditando su cambio en el término máximo de quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud.

6. Garantizar que los bienes serán nuevos y de óptima calidad, de tal forma que no se recibirán usados y

serán previamente verificados por el Almacén de la Entidad.

7. Anexar a cada una de las facturas, la remisión aprobada con cantidades y costos específicos (con IVA incluido).

8. Aportar con la presentación de la propuesta catálogo o fichas técnicas de todos los materiales, insumos y

herramientas establecidos en la necesidad.

9. Aportar con la presentación de la propuesta, el correspondiente certificado de importación de los equipos adquiridos, en caso de que estos sean de procedencia del exterior.

10. Allegar junto con su propuesta los siguientes datos que se relacionan a continuación:

- Nombre de la persona autorizada a quien se puede dirigir la solicitud de bienes y/o servicios.

- Correo electrónico autorizado para realizar la solicitud de bienes y/o servicios.

- Teléfono(s) o número celular autorizados para el respectivo seguimiento de los bienes y/o servicios solicitados.

3.4.1 MATERIALES, INSUMOS, HERRAMIENTAS:

Los materiales e insumos necesarios se incluirán dentro del costo del contrato. Así también, deberá incluir la utilización de herramientas y cualquier tipo de instrumentos o medios adecuados que se requieran para la buena ejecución de los trabajos contratados.

El Contratista está obligado a disponer de los materiales, insumos, herramientas o instrumentos necesarios y adecuados para cubrir los requerimientos del mantenimiento correctivo.

3.4.2 DOCUMENTOS Y PLANOS:

Servicios Postales Nacionales S.A. pondrá a disposición del contratista adjudicado el acompañamiento para la identificación de los elementos que hacen parte de la solución de seguridad a implementar o intervenir.

El contratista se obliga a mantener actualizada la información y a entregar a Servicios Postales Nacionales S.A. dicha documentación al término del contrato.

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3.4.3 HORARIO DE LOS TRABAJOS:

Los trabajos de mantenimiento correctivo serán realizados en horario diurno o nocturno dependiendo del nivel de intervención y de las coordinaciones que se establezcan entre el Contratista y Servicios Postales Nacionales S.A.

En el caso que Servicios Postales Nacionales S.A. no autorice las intervenciones en algún horario determinado, los tiempos involucrados no se consideraran para efecto de multas, no obstante, el contratista deberá informarlo al supervisor del contrato a fin de coordinar una próxima intervención en el mínimo plazo.

La comunicación de las averías podrá ser efectuada en cualquier horario (24 horas del día), de lunes a domingo o festivos, estando el contratista obligado a dar atención inmediata de acuerdo a los plazos indicados en las presentes especificaciones y en las bases administrativas, en caso de incumplimiento Servicios Postales Nacionales S.A, podrá cursar las multas respectivas indicadas en los indicadores de incumplimiento de las ANS. Sin perjuicio de lo anterior el contratista deberá velar por dar atención inmediata a las averías que le sean comunicadas por Servicios Postales Nacionales S.A.

El contratista deberá contar con medios de comunicación expeditos, de las bases administrativas, para la comunicación de las averías. La fecha y hora de emisión de las averías se controlará a través del sistema de mantenimiento. De igual forma, la fecha y hora de inicio y término de la atención de la avería se controlará según lo indicado con las bases administrativas.

El contratista deberá velar por asegurar una alta disponibilidad de los equipos, por cuanto deberá adaptarse frente a situaciones especiales o contingentes de acuerdo al horario que Servicios Postales Nacionales S.A. establezca.

3.4.4 CONFORMIDAD O RECEPCIÓN DE LOS TRABAJOS:

Si el Supervisor del contrato considera que los trabajos efectuados no cumplen con las exigencias, se encuentran defectuosos o que se utilizó materiales de inferior calidad al estándar existente en las instalaciones, el Contratista deberá corregir los defectos encontrados, en los plazos acordados con el profesional de seguridad electrónica. De lo contrario, podría no darse curso al estado de pago mensual.

Una vez subsanados dichos defectos, se procederá a una nueva revisión y si existe conformidad por parte de Servicios Postales Nacionales S.A, se cursará el estado de pago correspondiente al servicio de Mantenimiento.

3.4.5 POLÍTICA DE CALIDAD:

Dado que los procesos de mantenimiento se encuentran con certificación ISO 9001-2008, se requiere tener control y trazabilidad de los trabajos efectuados tanto por personal de Servicios Postales Nacionales S.A como de sus contratistas. Para ello, el proponente deberá presentar al menos un plan de calidad, que incorpore

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aspectos que demuestren que los trabajos que efectuará tienen control, son ejecutados por personas que poseen conocimiento y dominio de las actividades que realizan y que el resultado de su trabajo tiene trazabilidad.

Con base a lo anterior, los proponentes deberán incluir como parte de los antecedentes exigidos un plan que contenga los siguientes puntos:

a.- Control y estado de las herramientas, repuestos e instrumentos utilizados para el mantenimiento. b.- Control, distribución y modificación de planos, que se utilizan en el proceso de mantenimiento. c.- Actividades de mantenimiento y lista de verificación de trabajos. Se refiere a elaborar y tener seguimiento de los planes o programas de mantenimiento. d.- Control de producto o servicio no conforme. Se refiere al control de trabajos rechazados por la Inspección del Contrato o que queden inconclusos. e.- Certificados de estudios del personal que intervendrán en el mantenimiento de los equipos a licitar. Se refieren tanto a los estudios académicos como de capacitación específica interna. Esto será exigible al Contratista que se adjudique el contrato. f.- Programa de Prevención de Riesgos, sobre la base del Reglamento de Seguridad y Salud en el trabajo para Empresas Contratistas.

Servicios Postales Nacionales S.A, se reserva el derecho de auditar al Contratista, para verificar el cumplimiento de estos y otros puntos, referente a las políticas de calidad.

Lo citado, con el fin de tener un medio de contacto para realizar la solicitud. Si en algún momento durante la ejecución del contrato, cambia alguno de los datos antes mencionados estos deben ser comunicados por escrito al supervisor y/o autorizado, en un plazo no mayor a TRES (3) DÍAS.

4. Código de Naciones Unidas (UNSPSC).

Clasificación UNSPSC Descripción

43201500 Módulos o interfaces de procesadores de tablero (board) del sistema

45111700 Equipo de composición y presentación de sonido, hardware y controladores

52161500 Equipos audiovisuales

43211900 Monitores y pantallas de computador

43211500 Computadores

43231500 Software funcional específico de la empresa

72151700 Servicios de instalación de sistemas de seguridad física e industrial

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72151600 Servicios de sistemas especializados de comunicación

92121700 Servicios de sistemas de seguridad

5. OBJETO O BIEN A CONTRATAR

Contratar en modalidad llave en mano, la renovación del sistema Video Wall, refrigeración de equipos y módulos mobiliarios, en la Central de Monitoreo de la Dirección Nacional de Seguridad Postal DNSP, en las instalaciones de Servicios Postales Nacionales S.A.

6. AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS NECESARIAS PARA LA CONTRATACIÓN

6.1 CONDICIONES AMBIENTALES

a. Cualquier infracción ambiental por omisión de permisos, concesiones o licencias ambientales, que hubiese sido necesario tramitar antes del inicio para la instalación de la implementación, será asumida como responsabilidad del contratista y no por 4-72.

b. El contratista deberá cumplir con el Decreto 4741 de 2005 'Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y manejó de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral” y la Resolución 0372/2009 “por la cual se establecen los elementos que deben contener los planes de Gestión de Devolución de productos Posconsumo de Baterías Usadas Plomo Ácido y se adoptan otras disposiciones”.

c. El oferente deberá realizar el manejo adecuado y la disposición final de todos los repuestos y o los elementos que ya cumplan su vida útil, anexando la certificación ambiental.

d. Con el objeto de evitar escapes de sustancias nocivas que contaminen las personas y sus bienes, deterioren los suelos y el medio ambiente en general, el contratista deberá recepcionar, almacenar y efectuar la disposición final de destrucción de acuerdo con la normatividad ambiental vigente de los elementos eléctricos y electrónicos y sus accesorios que, con ocasión a los mantenimientos, hayan sido retirados y/o reemplazados después de cumplir su ciclo de vida útil.

7. FUNDAMENTO JURÍDICO QUE SOPORTA LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

Conforme a lo establecido en el Manual de contratación de Servicios Postales Nacionales S.A. adoptado por el Acuerdo No. 005 de 2019, los procesos con cuantía igual o superior a 100 SMMLV e inferior a 1.000 SMMLV se deben tramitar bajo la modalidad de Invitación Abreviada, tal y como se denota en el Numeral 1 del título denominado “Modalidades de Selección”.

Tipología del contrato: La tipología del contrato a celebrar corresponde a un Contrato de suministro y prestación de servicios.

8. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO El valor del presupuesto oficial para la presente contratación es por la suma de CIENTO DIECIOCHO

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MILLONES CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL NOVECIENTOS OCHENTA PESOS M/CTE. ($118.454.980) incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), los costos directos e indirectos, así como los demás impuestos a los que haya lugar.

Nota: El contrato que llegare a suscribirse será tipo bolsa de servicios o monto agotable (mensual) y se celebrará por el valor del presupuesto definido para la zona correspondiente, precisando que los servicios contratados pueden aumentar o disminuir atendiendo a las situaciones que se presenten de acuerdo con la necesidad del servicio de SPN.

9. REQUISITOS HABILITANTES

Serán objeto de verificación de cumplimiento como requisitos habilitantes para la participación en este proceso de selección, los cuales no otorgarán puntaje los siguientes: Capacidad Jurídica, Capacidad Financiera, y Capacidad Técnica.

4.1 CAPACIDAD JURÍDICA:

a) Carta de presentación de la propuesta firmada por el representante legal. La carta de presentación debe ser firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión Temporal, del estudio previo, el cual deberá ser diligenciado de manera obligatoria. En la carta de presentación, el oferente deberá indicar cuál información de la suministrada en su propuesta es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter. En el mismo documento, el oferente manifestará la validez de la propuesta, de conformidad con lo establecido en el presente capítulo.

b) Certificado de Existencia y Representación Legal del Proponente. Las personas jurídicas nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, que presenten propuesta para participar en el presente proceso de selección, deberán acreditar su existencia, capacidad y representación legal mediante el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de la ciudad donde se encuentre su domicilio o sucursal, que deberá haber sido emitido con una antelación máxima de treinta (30) días calendario a la fecha del cierre del presente proceso. El objeto social del oferente deberá tener relación con el objeto del presente proceso de contratación. Se debe acreditar la vigencia de la sociedad, la cual debe ser mínimo por el plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. Cuando el representante legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades para presentar la propuesta y suscribir el contrato que resulte del presente proceso, se deberá anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la decisión del órgano social correspondiente que lo autoriza para la presentación de la propuesta y la suscripción del contrato. Nota: Cuando en los documentos aportados que acreditan la existencia y representación legal de la persona jurídica extranjera no cuente con toda la información requerida, podrán adjuntar una certificación del representante legal de la sociedad extranjera con los datos que faltan, la cual se entiende formulada bajo la gravedad de juramento.

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Siempre deberán cumplirse todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la consularización o apostille y traducidos al idioma español, exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior y que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el artículo 480 del Código de Comercio de la República de Colombia. En el evento de la legalización de documentos emanados de autoridades de países integrantes del Convenio de la Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla como mecanismo de legalización, de conformidad con lo señalado en la Ley 455 de 1998.

c) Fotocopia de cédula del representante legal.

d) Certificado de Antecedentes Judiciales, de Medidas correctivas, Fiscales y Disciplinarios del Representante Legal y de la Persona Jurídica.

e) Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el presente estudio previo, el mantenimiento de la propuesta y oferta económica, la suscripción del contrato, su contribución para la legalización y cumplimento de los requisitos para la ejecución del mismo, el proponente deberá constituir y entregar junto con la propuesta, una garantía de seriedad a favor de Empresas públicas con régimen privado de contratación. La Garantía de Seriedad de la Propuesta se constituirá a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – Nit. 900062917-9, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial, Con una vigencia desde el día de presentación de la propuesta y por (4) cuatro meses más.

En caso de presentarse participación de Consorcio o Unión Temporal, la garantía de seriedad de la propuesta deberá ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal, indicando el nombre de cada uno de sus integrantes, y suscrita por el representante legal del mismo.

En caso de prórroga en el plazo del proceso de selección y/o adjudicación del mismo, la garantía de seriedad se deberá ampliar por el término de dicha prórroga. Igualmente, en caso de prórroga del plazo para la suscripción del contrato, la constitución de las garantías o de la cancelación de los derechos de publicación, el proponente, deberá ampliar la garantía de seriedad por el período de la prórroga, si la vigencia inicial no cubre este nuevo término.

Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes estudios previos y en especial la de suscribir oportunamente el contrato, contribuir a la legalización del mismo dentro del término señalado o mantener lo ofrecido en su propuesta, la garantía de seriedad se hará efectiva a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., a título de indemnización anticipada de perjuicios, pudiendo la Empresa recurrir a las demás acciones civiles y penales que puedan ser instauradas.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., devolverá, a solicitud de los proponentes no favorecidos en el presente proceso de selección, la garantía de seriedad de la propuesta, una vez se suscriba el respectivo contrato.

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Si el oferente presenta la documentación exigida en este numeral, sin el lleno de los requisitos exigidos, la Empresa lo requerirá para que, dentro del término establecido para tal efecto, proceda a subsanarla.

NOTA: En la garantía de seriedad el oferente deberá adjuntar a la misma el recibo de caja donde conste el pago de la prima.

f) Copia del Registro Único Tributario RUT.

g) Certificación de cuenta bancaria no mayor a 90 días a la fecha de la presentación de la propuesta, en el cual conste que oferente sea el titular de la misma.

h) Certificación de Parafiscales: De conformidad con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003, el proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARP-, así como de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de sus empleados a la fecha de cierre y en los seis (6) meses anteriores a la misma. La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, y en este deberá constar que se encuentra al día en dichos pagos en los seis (6) meses anteriores en un término de expedición no superior a treinta (30) días de la fecha de presentación de la propuesta. El oferente deberá adjuntar la planilla única de pago del último mes, se aclara que dicha nota es condicional y el aporte de la planilla aplica para aquellos que no estén obligados a tener revisoría fiscal. A la documentación deberá anexarse copia de la tarjeta profesional, copia de la cédula de ciudadanía y el Certificado de Antecedentes Disciplinarios del Revisor fiscal con expedición no mayor a tres (3) meses a la fecha de cierre de presentación de la propuesta.

Nota: El proponente interesado en participar en el presente proceso de contratación con la sola presentación de su propuesta autorizará a Servicios Postales Nacional S.A., a revisar la información pertinente de las personas que la integran, en listas SARLAFT y demás bases de datos de consulta, que permitan verificar la legalidad, suficiencia técnica, económica y jurídica de la entidad y demás componentes que generen riesgos a LA ENTIDAD o al proceso de contratación.

CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

En el evento de participación conjunta, el Consorcio o Unión Temporal debe conformarse de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993, lo cual acreditarán con el documento de constitución que contendrá como mínimo:

• Expresar si la participación es a título de Consorcio o Unión Temporal. • La identificación clara y detallada de cada uno de sus integrantes o miembros. • La designación de la persona que para todos los efectos legales tendrá la representación legal del

Consorcio o la Unión Temporal, quien será el único canal de comunicación con LA ENTIDAD. Cualquier modificación en este sentido, deberá ser notificada por escrito a LA ENTIDAD

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• Señalará las reglas básicas que regulen las relaciones de sus integrantes y su responsabilidad. • Indicará la duración del Consorcio o de la Unión Temporal, que deberá ser como mínimo por el lapso

comprendido entre el cierre del proceso y la liquidación del contrato, y un año más. • En el evento de conformarse Unión Temporal, además deberá indicar, los términos y extensión de la

participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito de LA ENTIDAD.

• En caso se unión temporal y/o consorcio, cada miembro de esta deberá presentar de forma independiente la documentación anteriormente relacionada.

Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.

4.2 CAPACIDAD FINANCIERA

Los interesados en participar en el presente proceso deberán cumplir con los siguientes requisitos habilitantes:

Estado de Situación Financiera y Estado de Resultados Integral aprobados por el máximo órgano de la compañía con corte 31 de diciembre de 2019.

NOTA: Los documentos solicitados anteriormente deben estar firmados por el Representante Legal, contador y revisor fiscal (para las empresas que estén obligadas), así mismo deben ser comparativos, mostrar dentro de su estructura la porción corriente y no corriente del Activo y del Pasivo, además debe estar acompañados de sus respectivas notas o revelaciones, de conformidad con la normatividad contable y financiera aplicable a la entidad proponente, para la elaboración y presentación de sus estados financieros. En los casos en que acorde con su naturaleza corresponda la preparación y presentación de los estados financieros bajo las Normas Internacionales de Información Financiera, los mismos deberán ser presentados de esta manera.

Certificado de vigencia y antecedentes disciplinarios del contador y revisor fiscal, expedido por la junta central de contadores, con fecha no mayor a noventa (90) días calendario, anteriores a la fecha de cierre del proceso.

EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

Los miembros de consorcios y/o uniones temporales deberán presentar de forma independiente la anterior documentación.

NOTA: NO SE ADMITIRAN BALANCES DE PRUEBA

9.2.1 Se verificará con base en la información solicitada, presentada por el interesado, verificando que el interesado CUMPLA con la totalidad de los siguientes requisitos mínimos:

INDICADOR FORMULA REQUERIDO

ÍNDICE DE LIQUIDEZ ACTIVO CORRIENTE / PASIVO CORRIENTE

IGUAL O SUPERIOR A 1,4

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

(TOTAL PASIVO / TOTAL ACTIVO) * 100

MENOR O IGUAL A 69%

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CAPITAL DE TRABAJO ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE

IGUAL O SUPERIOR AL 20% DEL PRESUPUESTO OFICIAL

PATRIMONIO TOTAL ACTIVO - TOTAL PASIVO IGUAL O SUPERIOR AL 20% DEL PRESUPUESTO OFICIAL

CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

En caso de consorcio o unión temporal, se determinará para cada uno de los participantes de la unión temporal y/o consorcio el indicador correspondiente, este resultado se multiplicará por el porcentaje de participación dentro de la unión temporal y/o consorcio, y posteriormente sumará aritméticamente entre todos los participantes de esta unión y/o consorcio para obtener el resultado respectivo.

Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.

4.3 TÉCNICOS

Los interesados en participar en el presente proceso de contratación deberán cumplir con los siguientes requisitos habilitantes.

a) El Representante Legal deberá presentar carta de compromiso donde manifiesta que cumplirá con todas y cada una de las especificaciones técnicas mencionadas en el numeral 3. “ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, CANTIDADES, CALIDADES DEL BIEN Y/O SERVICIO A CONTRATAR DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO”, del presente documento.

b) Experiencia general y especifica: El proponente deberá presentar hasta (03) tres certificaciones de contratos ejecutados y/o liquidados durante los 10 años anteriores contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso; cuyo objeto, guarde relación con el suministro, renovación e instalación del sistema Video Wall y/o de la refrigeración de equipos y/o de módulos mobiliarios, y que el valor de las mismas, sumadas o en una, sea igual o superior al presupuesto oficial del presente proceso contractual; este valor podrá acreditarse con una sola certificación o la sumatoria de las presentadas.

Las certificaciones allegadas para efectos de acreditar la experiencia deberán tener en cuenta los siguientes criterios:

Para efectos de la validación del certificado de experiencia, este deberá relacionar de forma clara y expresa que la ejecución del contrato esté a nombre del proponente.

Las certificaciones y/o documentación del contrato anexado deberán contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre del contratista: Debe indicarse claramente el nombre, así como la información básica de la persona natural o jurídica que desarrolló o ejecutó el contrato.

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• Nombre de la entidad contratante: Debe indicarse claramente el nombre de la entidad contratante. De igual forma la documentación allegada debe venir suscrita por el quien tenga la facultad para la misma. • Objeto: Debe estar relacionado con el objeto del presente proceso. • Lugar o lugares de ejecución (en caso de que la naturaleza del contrato lo requiera) • Valor del Contrato: Se debe especificar el valor del contrato, incluido IVA y demás impuestos y costos a que haya lugar. • Plazo de ejecución.

Nota: Para los contratos liquidados se podrá aportar el acta de liquidación y el mismo será un documento válido siempre y cuando se pueda constatar la información que se solicita para las certificaciones del presente numeral.

Las certificaciones para acreditar la experiencia deben estar inscritos, clasificados y calificados en el Registro Único de Proponentes – RUP de la Cámara de Comercio de su domicilio en al menos dos de los siguientes códigos de clasificación de bienes, obras y servicios de Naciones Unidas hasta el tercer nivel (clase) cuya información debe ser con corte al 31 de diciembre de 2019:

Clasificación UNSPSC Descripción

43201500 Módulos o interfaces de procesadores de tablero (board) del sistema

45111700 Equipo de composición y presentación de sonido, hardware y controladores

52161500 Equipos audiovisuales

43211900 Monitores y pantallas de computador

43211500 Computadores

43231500 Software funcional específico de la empresa

72151700 Servicios de instalación de sistemas de seguridad física e industrial

72151600 Servicios de sistemas especializados de comunicación

92121700 Servicios de sistemas de seguridad

Se aclara que la información del RUP debe ser con fecha de corte al 31 de diciembre de 2019; toda vez que de acuerdo con el Decreto 434 de 2020 el plazo para renovar el Registro Único de Proponentes - RUP fue hasta el quinto día hábil del mes de julio de 2020, es decir hasta el 7 de julio.

En consonancia a través de RUP – se verificará la experiencia mínima habilitante con los contratos suscritos y ejecutados por el Oferente, que consten en dicho registro; por consiguiente, la inscripción debe estar vigente y

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en firme a la fecha de presentación de la oferta y el certificado debe haber sido expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha del cierre del presente proceso.

En el evento que el proponente no se encuentre inscrito en el Registro Único de Proponente (RUP), las verificaciones y/o evaluaciones necesarias para la selección del proveedor se harán conforme a documentos equivalentes que deberá adjuntar con la propuesta, tales como:

• Certificados de experiencia proferidos por personas jurídicas, privadas o públicas de nivel nacional y/o internacional, las cuales Servicios Postales Nacionales S.A se reserva el derecho a verificar, las que deberán cumplir como mínimo los aspectos señalados previamente.

Para aquellos proponentes que aporten el Registro Único de Proponentes (RUP) junto con las certificaciones inscritas en dicho registro que cumplan con las reglas establecidas en el presente proceso, la evaluación y calificación correspondiente, se adelantará conforme a dichos documentos y no será viable aportar documentos distintos, so pena de rechazo de la oferta.

Por su parte para aquellos proponentes que no aporten el Registro Único de Proponentes (RUP), la evaluación y calificación correspondiente, se adelantará conforme a las certificaciones allegadas, las cuales deben cumplir con las reglas establecidas en el presente proceso.

En consecuencia, para este criterio el proponente participante deberá indicar en la Carta de presentación de la propuesta, si su experiencia será verificada a través de RUP y certificaciones o a través de solo certificaciones.

En caso de uniones temporales y consorcio, la experiencia será la sumatoria de las experiencias de los integrantes que la tengan, de manera proporcional a su porcentaje de participación en la asociación. No podrá acumularse a la vez, la experiencia de los socios y la de la persona jurídica cuando éstos se asocien entre sí para presentar propuesta bajo alguna de las modalidades previstas en el Artículo 7 de la Ley 80 de 1993.

Se solicita a los participantes que la experiencia del Registro Único de Proponentes (RUP), por medio de la cual se dará validez a lo aquí solicitado, subrayarla o resaltarla en las copias allegadas del Registro Único De Proponentes (RUP).

c) Carta de compromiso por el representante legal, donde se obligue a presentar, en caso de ser contratista, el manifiesto de importación del presente proceso de contratación.

10. CRITERIO DE SELECCIÓN: SUBASTA INVERSA SUBASTA INVERSA Conforme a lo establecido en el Manual de contratación de Servicios Postales Nacionales S.A. adoptado por el Acuerdo No. 005 de 2019, para los procesos de Invitación Abreviada, en los que se pretenda hacer la contratación de bienes con características técnicas, uniformes y de común utilización, se podrá adelantar la selección a través de subasta inversa. Se relaciona a continuación tal disposición:

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“SUBASTA: En los procesos que se adelanten por las modalidades de invitación pública e invitación abreviada, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, esto es, aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos, se podrá emplear la subasta como mecanismo para seleccionar la oferta más favorable.

La subasta podrá ser electrónica o presencial. Para la subasta electrónica se podrá contratar con un operador o realizarla directamente.

En el evento que se realice la subasta de manera presencial, se fijará en los términos de la invitación, la fecha y hora de realización, periodicidad de los lances y el margen de mejora de la oferta”.

De conformidad con lo anterior, la subasta se realizará de acuerdo a la ficha técnica del operador de la Plataforma de Subasta Electrónica, Certicamara S.A., en los siguientes términos:

Verificación de las Propuestas

El cumplimiento de los requisitos y de la documentación solicitada se analizará de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación de la Entidad, el estudio previo definitivo, la invitación pública definitiva, las adendas, los principios de la contratación inmersos en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015.

Factores de Evaluación

Teniendo en cuenta que los bienes que se pretenden adquirir son bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización y conforme con lo expresado en el Manual de Contratación de la Entidad, el ofrecimiento más favorable corresponde a aquel que presente la mejor relación costo-beneficio.

I. SUBASTA ELECTRÓNICA Advertencias preliminares

Esta contratación se realizará bajo la modalidad de invitación pública por subasta electrónica de conformidad con el Manual de Contratación de la Entidad, el estudio previo definitivo, la invitación pública definitiva, las adendas, en concordancia con las habilitaciones legales de las Leyes 1150 de 2007, 962 de 2005 y 527 de 1999 así como por lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.2.5 del Decreto 1082 de 2015. En ese orden ideas y de conformidad con lo señalado en el artículo antes citado, LA ENTIDAD ha establecido que para adelantar la subasta electrónica utilizará como sistema la plataforma tecnológica de un tercero que garantiza mecanismos de seguridad jurídica y técnica para el intercambio de mensajes de datos, asegurando la autenticidad, integridad, disponibilidad y no repudio de los mismos. El tercero que suministrará la plataforma ofrece –entre otros- servicios de certificación de firma digital y

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estampado cronológicos de mensajes de datos cuentan con valor jurídico y probatorio en el aseguramiento jurídico y técnico de dichos mensajes de conformidad con lo establecido en la ley 527 de 1999.

Establece el artículo 6 de la Ley 962 de 2005 que las entidades estatales podrán desarrollar actuaciones administrativas por medios electrónicas siempre y cuando se garanticen los atributos de autenticidad, integridad y disponibilidad. La autenticidad en las actuaciones de las administración pública por medios electrónicos, utilizando la firma digital está dada, pues cada parte de la relación se encuentra determinada habida cuenta que la clave privada empleada en la emisión de la firma digital sólo puede estar siendo empleada por quien es su propietario. Adicionalmente, cuando se firma digitalmente un documento, lo que se hace es manifestar estar acorde con el contenido del mismo, por ende, cuando un mensaje de datos se encuentra firmado a través de la firma digital, la cual proporciona el mayor grado de seguridad jurídica y técnica, se infiere que el autor (iniciador) del mensaje que consta en el certificado, debidamente expedido, está manifestando que su voluntad es la consignada en dicho documento electrónico y por lo tanto no puede negarse a los efectos que del mismo se derivan, estando obligado a lo que allí se establezca, pues se ha determinado que dicho documento es veraz y tiene plenos efectos.

La integridad se verifica en la utilización de la firma digital, pues se presume que el mensaje de datos recibido corresponde al enviado, por cuanto una vez ha sido firmado digitalmente, si se llegare a modificar cualquier parte del mismo a través de los sistemas técnicos se puede comprobar tal cambio. La integridad significa que la información enviada a través del mensaje de datos no carece de alguna de sus partes, como tampoco que ha sido transformada.

En lo que se refiere a la disponibilidad y conservación de las actuaciones instrumentadas por medios electrónicos, los servicios de certificación digital: (i) Asegurar la consulta en el formato original en que se hayan transmitido; (ii) conservar los datos asociados; y (iii) conservar los mecanismos de verificación de firmas.

Justificación

De conformidad con el Manual de Contratación de la Entidad, el estudio previo definitivo, la invitación pública definitiva, las adendas, en concordancia con las habilitaciones legales de la Ley 1150 de 2007, parágrafo 1° del artículo 2° y el Decreto 1082 de 2015 artículos 2.2.1.2.1.2.2 y siguientes, el proceso a seguir para la contratación de bienes con características técnicas es el Proceso de Selección bajo la modalidad de invitación pública por subasta electrónica. De igual manera y conforme a la declaratoria de pandemia del COVID-19 por parte de la OMS, bajo la cual el Gobierno Nacional declaró el estado de emergencia económica, social y ecológica, determinando el aislamiento obligatorio y el distanciamiento social, entre otras medidas, se hace necesario acudir a la realización del evento de subasta electrónica de forma no presencial para garantizar la integridad y la salud de los actores del proceso de contratación, acudiendo al derecho anunciado por Servicios Postales Nacionales S.A. mediante los documentos propios de invitación pública.

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Por una parte, los bienes que pretende adquirir LA ENTIDAD con el presente proceso de selección son de común utilización por parte de LA ENTIDAD, y por otra parte, los mismos se encuentran determinados como aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas con independencia de su diseño o características descriptivas, compartiendo dichos elementos patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Específicamente, y teniendo en cuenta lo dispuesto en el Manual de Contratación de la Entidad, por lo que ha escogido adelantar la Subasta por medios electrónicos ya que este servicio ofrece altos niveles de seguridad y reduce los tiempos en la ejecución de procesos de selección al ser más dinámica que una subasta presencial. De igual forma, la subasta electrónica no requiere que los proponentes ni los funcionarios de la entidad subastadora estén presentes físicamente al momento de adelantar la subasta lo que permite que haya pluralidad de proponentes y mayor cobertura de los mismos (por ejemplo, para poder participar en la subasta no tienen que desplazarse a la ciudad de Bogotá sino que pueden estar ubicados en distintas ciudades alrededor del país).

De igual manera y conforme a lo manifestado con esta modalidad de subasta se garantizará el distanciamiento social y el cumplimiento de las medidas de aislamiento.

Comunicaciones por medios electrónicos

El correo electrónico del representante legal o apoderado del Proponente, o en su defecto, un correo electrónico dispuesto por el Proponente, surtirá las veces de dirección electrónica para comunicaciones o notificaciones dentro del presente proceso de Subasta y dicha dirección electrónica será la reconocida para la recepción oficial de todas las comunicaciones que emita LA ENTIDAD al Proponente.

Es importante tener en cuenta que la plataforma de Subasta Electrónica le notificará al Proponente Habilitado, a dicho correo electrónico las claves de acceso a la plataforma Subasta Electrónica. En todo caso, será responsabilidad del Proponente Habilitado la consulta de la publicación que efectúe la ENTIDAD en la página Web www.contratos.gov.co (SECOP), sobre los Proponentes Habilitados. Los Proponentes Habilitados serán los únicos que recibirán la clave de acceso a la subasta electrónica. Si 15 (quince) minutos antes a que se lleve a cabo el evento subasta electrónica el Proponente Habilitado no ha recibido dicho correo electrónico deberá comunicarse directamente con el operador de la plataforma de subasta para que el mismo sea reenviado, en todo caso, si el proponente ha participado anteriormente en un evento de subasta con el mismo operador, podrá acceder con las claves de acceso entregadas inicialmente por el operador de subasta.

El Proponente acepta, con el hecho de presentar la Propuesta, que cualquier notificación o requerimiento se le podrá hacer por correo electrónico. En este orden, en la carta de presentación de la Propuesta deberá indicar una dirección de correo electrónico para tal fin.

Subasta inversa Electrónica

http://www.contratos.gov.co/

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Con el fin de adelantar la Subasta Electrónica, LA ENTIDAD utilizará la plataforma electrónica de CERTICÁMARA S.A. El acto de Subasta Electrónica para la adjudicación del Contrato, establecerá el Proponente Ganador con base a la Postura de menor valor enviada dentro del Evento. El dato del Proponente Ganador y el valor de su Postura serán suministrados por la herramienta de manera electrónica a LA ENTIDAD. Lo anterior, con el objetivo de proceder a realizar la adjudicación y publicación de la misma.

Forma de Presentación y dinámica del evento de subasta inversa electrónica.

Es importante anotar que el evento de subasta electrónica garantiza y otorga plena seguridad sobre el origen e identidad del emisor del mensaje de datos y sobre su integridad y contenido, de conformidad con lo dispuesto en la ley 527 DE 1999, que valida jurídica y probatoriamente los mensajes de datos, y según lo señalado en el pliego de condiciones. Estos atributos jurídicos de autenticidad e integridad son garantizados a través de la firma digital, de conformidad con lo señalado por la Ley 527 de 1999.

A continuación, señala el procedimiento que se seguirá para la realización del Evento:

(i) Como lo establece el cronograma de LA ENTIDAD, será efectuada una Capacitación de uso de la herramienta de Subasta Electrónica a la cual deben asistir los Proponentes a fin de garantizar el adecuado uso de la herramienta de Subasta Electrónica.

(ii) El evento subasta electrónica para el presente proceso se desarrollará bajo la modalidad de Precio Invisible, donde el precio de la mejor oferta no es conocido, los Proponentes realizan sus lances y sólo conocen la posición en la que se encuentran.

(iii) La subasta dará inicio en la fecha y hora señalada en el cronograma y tendrá una

duración de 30 minutos.

(iv) Los Proponentes Habilitados podrán acceder al evento subasta autenticándose con la clave enviada para ello, en caso que el proponente haya participado anteriormente en un evento de subasta con el mismo operador, podrá acceder con las claves de acceso entregadas inicialmente por el operador de subasta. Es importante aclarar que Los Proponentes Habilitados, deberán garantizar su ingreso a la misma, de lo contrario se aplicará lo dispuesto en el acápite de Comunicaciones por medios electrónicos del presente documento. En todo caso si el Proponente Habilitado no realiza el procedimiento de registro y autenticación con las claves enviadas al correo electrónico por este suministrado de conformidad con el inciso de comunicaciones por medios electrónicos del presente apartado, se aplicará lo definido en el artículo 2.2.1.2.1.2.6 del Decreto 1082 de 2015 que señala que “si por causas imputables al proponente o a su proveedor de soluciones de tecnología de la información y telecomunicaciones, durante la subasta inversa electrónica la conexión con el sistema se pierde, la subasta continuará y la Entidad Estatal entiende que el proveedor que pierde su conexión ha desistido de participar en la misma”, entendiendo que su

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VERSIÓN: 01

propuesta está constituida por la presentación de oferta inicial de precio dentro del proceso de selección o por el último lance válido mientras estuviera conectado a la plataforma tecnológica de subasta.

(v) Los Proponentes Habilitados que participarán en el evento subasta electrónica

deberán acceder a la misma a través de sus propios recursos. LA ENTIDAD, no provee conexiones desde sus instalaciones para este evento.

(vi) El precio de arranque de la Subasta Inversa será la menor oferta económica

seleccionada de entre las ofrecidas por los Proponentes que resulten habilitados para participar en el Evento, para tal efecto la entidad, luego de realizar la evaluación pertinente de cada oferta económica establecerá y remitirá a través de correo electrónico el valor de la menor oferta presentada, la cual constituirá el valor de arranque de la subasta electrónica.

(vii) Los Proponentes Habilitados para participar en la subasta presentarán sus Posturas de precio electrónicamente usando firmas digitales emitidas por la entidad de certificación digital operadora de la plataforma de subasta electrónica, – Recordando que sólo será válido el uso del certificado de firma digital emitido para el Representante Legal o apoderado del Proponente habilitado, el certificado de firma digital es personal e intransferible-.

(viii) El margen mínimo de mejora de oferta será de 1,5%. Es importante tener en cuenta

que el Proponente deberá realizar sus lances estimando para ello dicho margen mínimo a su ultimo lance valido. Lo anterior sin perjuicio de que el Proponente establezca realizar un lance por un margen mayor, siempre y cuando dicho lance no supere el margen máximo de mejora que será del 5%.

(ix) Cuando al finalizar la subasta dos o más proponentes hayan realizado una misma

Postura, es decir por un mismo precio, el empate podrá ser resuelto haciendo uso de lo siguiente:

La herramienta tecnológica ofrecida por CERTICÁMARA pues esta tendrá la capacidad de establecer que Proponente envió cronológicamente primero dicha Postura. Para determinar lo anterior, la herramienta utilizará el estampado cronológico certificado de una entidad de certificación digital autorizada para la prestación de este servicio que garantiza legalmente el momento exacto en que se reciben las Posturas en el sistema. En consecuencia, no habrá necesidad de dar aplicación a lo dispuesto en los criterios establecidos en la invitación pública definitiva.

(x) Cuando dos o más Proponentes ostentaran por la plataforma la misma posición por

llegar al mismo tiempo pero sus lances fueran de diferentes precios, el criterio de desempate será el precio de conformidad con la premisa antes mencionada.

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(xi) La plataforma de subasta informará al oferente si se han recibido ofertas o no utilizando para ello el recuadro de Mejor oferta de la siguiente forma:

a. Sin ofertas: indicará que en el evento de subasta Electrónica no se ha recibido ninguna

oferta económica válida. b. Oculto: indicará que en el evento de subasta Electrónica ya han recibido ofertas

económicas válidas.

(xii) Conforme avanza la Subasta Electrónica los Proponentes serán informados por parte del Sistema la recepción de su Postura y la confirmación de su valor, asimismo si su Propuesta se ubica en primer lugar o, de no ser así, del orden en que se encuentra, sin perjuicio de la confidencialidad que se mantendrá sobre la identidad de los Proponentes. Todo lo anterior, a menos que por falla técnica la plataforma emita un reporte que permita determinar el nuevo precio de partida para la reprogramación de la subasta y la trazabilidad del evento de subasta fallido.

Dado que la plataforma de subasta electrónica actualiza la información en pantalla cada 45 segundos, se recomienda al Proponente utilizar el botón de refrescar disponible en la plataforma de subasta.

(xiii) Si se realiza una Postura valida por uno cualquiera de los Proponentes Habilitados en los últimos tres (3) minutos de duración del Evento y dicha postura supera el valor de la mejor oferta económica que ocupe la primera posición, la subasta se extenderá cinco (5) minutos más, sumando el tiempo restante al tiempo de extensión. Lo anterior se ejecutará de forma sucesiva y automática hasta que no haya Posturas válidas que superen el valor de la mejor oferta económica que ocupe la primera posición en los últimos tres (3) minutos. Será importante establecer que, por restricciones técnicas de los sistemas electrónicos, la auto extensión se realiza de manera automática siempre y cuando medien 5 segundos entre el momento del lance que da origen a la auto extensión y el momento en que culmina dicha auto extensión o el término establecido para la finalización del evento.

(xiv) Si en el curso de la subasta electrónica se presentan fallas de la plataforma tecnológica

como las previstas en el artículo 2.2.1.2.1.2.6 del Decreto 1082 de 2015, que impidan continuar con el curso normal de la misma, la subasta se suspenderá y se dará reinicio al evento subasta en las condiciones y fechas que establezca la Entidad y que serán comunicadas a los Proponentes Habilitados. En la reapertura del evento, el oferente podrá acceder nuevamente con las claves de acceso entregadas inicialmente por el operador de subasta, el precio de partida será el último mejor lance válido que ocupo la posición uno (1) registrado por la plataforma de subasta en la ronda de subasta anterior. Será importante tener en cuenta que si las fallas corresponden a los recursos propios de los proponentes se entenderá que los mismos desistieron de participar en la subasta de conformidad con el artículo 2.2.1.2.1.2.6 del Decreto 1082 de 2015.

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VERSIÓN: 01

(xv) LA ENTIDAD a través de su operador de subasta cuenta con los siguientes medios de soporte exclusivos para el certamen a lo largo de la subasta:

a. Telefónico: 7442727 en Bogotá; Línea Gratuita Nacional: 018000181531. b. Chat: a través del sitio web www.certicamara.com. c. Correo electrónico: [email protected]

(xvi) En ningún caso la plataforma tecnológica determinará precios artificialmente bajos,

este proceso lo determinará la ENTIDAD una vez culminado el evento subasta y aplicará lo convenido en materia de descalificación de ofertas del presente pliego de condiciones y lo establecido en los documentos del proceso de contratación: estudio previo definitivo, invitación pública definitiva y adendas.

(xvii) Los resultados del evento de subasta electrónica serán dados a conocer a LA ENTIDAD y a los proponentes habilitados por el operador de la subasta electrónica en un plazo no superior a ocho (8) horas hábiles utilizando para ello las direcciones de correo electrónico notificadas por LA ENTIDAD y los proponentes.

(xviii) Adjudicado el Contrato, la ENTIDAD hará público el desarrollo y resultado de la subasta incluyendo la identidad de los Proponentes Habilitados.

El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante, lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción de este, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual, la Entidad podrá aplicar lo previsto en los documentos del proceso y en su Manual de Contratación.

Responsabilidad jurídica en el uso de la plataforma de subasta electrónica y consecuencias

El marco normativo vigente para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes mediante el mecanismo de subasta electrónica no habilita al operador de la plataforma tecnológica o LA ENTIDAD subastadora la inhabilitación de un proponente por el envío de una oferta inválida, puesto que se parte de un principio de buena fe al asumir que se trata de un error involuntario.

Es una misión de Certicámara S.A. como operador de la plataforma tecnológica de subasta velar por el cumplimiento de buenas prácticas empresariales, la trasparencia, la pluralidad e igualdad en el uso de los medios electrónicos para la contratación pública. En ese sentido, la compañía espera que el presente proceso de subasta electrónica pueda llevarse a feliz término bajo el estricto cumplimiento de estos preceptos.

Criterios de Desempate

http://www.certicamara.com/

mailto:[email protected]

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VERSIÓN: 01

Se entenderá que hay empate entre dos o más Propuestas cuando presenten un número idéntico en el valor de la Postura. En el caso que dos o más Propuestas bajo el anterior criterio hubieran arrojado el mismo resultado se aplicará lo dispuesto en el siguiente criterio desempate:

Se adjudicará al Proponente que haya presentado primero la Postura, lo cual será definido a través del mecanismo de Estampado Cronológico Certificado de Certicámara que es un servicio prestado por dicha entidad de Certificación Digital Abierta, que se encuentra debidamente autorizado por la Superintendencia de Industria y Comercio y que dé certeza inequívoca de la fecha y hora, minuto, segundo y milésima de segundo exacto en que se recibió la Postura en el sistema de Subasta Electrónica.

Descalificación de las Ofertas

Si revisadas las Posturas por parte de los Proponentes Habilitados y de conformidad con la información establecida por la ENTIDAD esta estima que la Postura Ganadora durante el evento de Subasta resulta artificialmente baja, el Comité Evaluador de la Entidad requerirá al Proponente para que explique las razones que avalan el valor ofertado. Oídas las explicaciones, el Comité Evaluador recomendará al ordenador del gasto la adjudicación o el rechazo de conformidad con lo establecido en la invitación pública definitiva y demás documentos del proceso de contratación. .

Requerimientos para acceder a la plataforma de subasta electrónica y recomendaciones generales:

El proponente que haya sido habilitado para participar en el proceso de selección dentro del evento de subasta electrónica deberá tener en cuenta un conjunto de requisitos y recomendaciones técnicas para su participación en el evento de subasta a través de la herramienta “CertiSubasta”:

(i) Deberá satisfacer los siguientes requerimientos mínimos:

1. Conexión de banda ancha de mínimo 1 Megabyte. 2. Sistema operativo Microsoft Windows XP, VISTA, 7 o superior. 3. Navegador Internet Explorer 7 o superior. 4. Un certificado digital de Representación Legal, vigente, no revocado y emitido por

Certicámara S.A. El certificado debe encontrarse en la máquina y habilitado para firmar digitalmente. Este certificado digital será adquirido directamente por el Proponente Habilitado, ante Certicamara S.A. en la URL https://solicitudes.certicamara.com

5. Tener instalado el configurador automático CertiTool en su última versión publicada en el sitio web http://www.certicamara.com/downloads/certitoolv2.exe

(ii) Recomendaciones generales:

https://solicitudes.certicamara.com/

http://www.certicamara.com/downloads/certitoolv2.exe

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1. Cuando el estado de la subasta indique que faltan 60 segundos para el cierre de la misma, se recomienda a los proponentes refrescar continuamente la información en pantalla utilizando para ello botón de refrescar disponible en la plataforma de subasta electrónica.

2. Configurar mínimo tres equipos de cómputo en los cuales podrá acceder simultáneamente al simulacro o evento de subasta, esto en caso de presentar fallas en un equipo poder continuar su participación en un equipo alternativo, el cual debe contar con los requerimientos mínimos indicados en el presente anexo.

3. Contar en lo posible con dos proveedores de internet diferentes por si presentan fallas puedan continuar participando con el proveedor alternativo.

4. Se recomienda usar en el evento de subasta el mismo equipo o equipos configurados en el simulacro”.

NOTA 01: El proponente que presentó la menor oferta dentro de la subasta electrónica, deberá dentro de los dos días siguientes a la publicación del informe del evento de subasta emitido por el operador autorizado, enviar los valores unitarios ajustados de acuerdo con el último lance presentado y objeto de selección.

NOTA 02: En el evento que solo se encuentre un oferente habilitado para participar en la subasta o no existan lances en el evento de subasta, el único oferente habilitado o el proponente que haya presentado el menor precio en la oferta inicial se obligará hacer un descuento de por lo menos del cinco (5%) del valor de su oferta económica, y con la sola presentación de su propuesta acepta estos términos so pena de causal de rechazo. FORMA DE PRESENTAR LA PROPUESTA ECONÓMICA

La propuesta económica se presentará en pesos colombianos. Los precios se desglosarán como se señala en el formato, de tal forma que las actividades no costeadas en la misma se entienden incluidas en el precio ofertado. El Proponente deberá presentar el ANEXO OFERTA ECONÓMICA debidamente diligenciado, en documento pdf y con contraseña.

Para el diligenciamiento y presentación de la misma el oferente debe tener en cuenta lo siguiente:

Los precios que se ofrecen deberán incluir la realización de todas las obligaciones inherentes a la ejecución del contrato resultante de la oferta, incluyendo gastos generales, costo de las garantías a entregar, beneficio o utilidad del contratista, transporte, almacenamiento, salarios, fletes, imprevistos, seguros e impuestos nacionales. El oferente deberá manifestar si pertenece al régimen común o simplificado.

Cuando el oferente no aclare lo relacionado con los impuestos, se considerarán incluidos y a quien se le adjudique no se le reconocerá valor adicional por este concepto. Las actividades y productos descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la propuesta económica, se consideran incluidos en los precios de las actividades o productos costeados en la oferta económica.

AUDIENCIA DE APERTURA DE OFERTA ECONÓMICA. El documento de oferta económica deberá estar en archivo pdf protegido con contraseña. La contraseña deberá ser suministrada en la audiencia de apertura de ofertas económicas que se realizará por la plataforma de Microsoft Teams en el día y hora señalado en el cronograma del presente proceso, con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno de la Entidad. Lo anterior, con el fin de garantizar el principio de transparencia.

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VERSIÓN: 01

Para la audiencia de apertura de propuestas, los proponentes interesados deberán enviar a los correos de [email protected] y [email protected] la siguiente información:

-nombre de la empresa proponente -nombre del representante legal e identificación -nombre, identificación y correo electrónico de quién participará en la audiencia

El plazo para remitir la anterior información será la dispuesta en el cronograma del proceso.

En el curso de la audiencia se otorgará la palabra a cada proponente que haya enviado propuesta a los correos [email protected] y [email protected], para lo cual en el uso de su participación sólo podrán indicar la contraseña del documento donde se encuentre la oferta económica.

Dentro de la audiencia de apertura de propuestas no habrá posibilidad para que los proponentes participantes presenten observaciones, pues las mismas se realizarán por escrito y se remitirán al correo de [email protected].

Nota 1: Dentro del desarrollo de la audiencia se revelará el menor precio ofertado, el cual será el precio techo de arranque del evento de subasta. No obstante, si llegase a encontrarse una causal para inhabilitar al proponente porque no ofertó todos los ítems (sin posibilidad de subsanar) o son precios artificialmente bajos se le informará y se informará el precio de arranque a través de escrito que se publicará.

Nota 02: El presente proceso corresponde a un contrato tipo bolsa y se verifica con las cantidades estimadas garantizando que no supere el presupuesto asignado al proceso.

Nota 03: La oferta económica no deberá superar el presupuesto oficial asignado para el presente proceso, so pena de rechazo.

Nota 04: Los proponentes deberán ofertar la totalidad de los ítems, de lo contrario la propuesta será rechazada.

Nota 05: Hasta el momento previo a la celebración de la subasta, los oferentes podrán habilitarse para participar en la audiencia, como quiera que, la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas no servirán de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. Lo anterior, en aplicación del principio de selección objetiva, aplicable al régimen privado de contratación de Servicios Postales Nacionales S.A. (artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018).

Durante el término otorgado para subsanar las ofertas, los proponentes no podrán acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.

11. TÉRMINO DE EJECUCIÓN

El término de ejecución será de tres (3) meses contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.






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12. LUGAR DE EJECUCIÓN

Central de Monitoreo en la Sede Principal CTP Bogotá en la Diagonal 25 g N° 95 A 55.

13. ANÁLISIS DE RIESGOS

MATRIZ DE RIESGOS PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN QUE TIENE POR OBJETO: “Prestación del servicio de soporte y mantenimiento integral de la infraestructura tecnológica de seguridad electrónica que comprenden los sistemas de alarma (intrusión, emergencias, detección de Incendios), sistemas de CCTV y sistemas de Control de Acceso de baja y media complejidad, a nivel nacional, y el suministro de canales de conectividad, en las instalaciones de Servicios Postales Nacionales S.A.”. .

CLASE DE

RIESGO

No.

ID

EN

TIF

ICA

CIÓ

N D

EL

RIE

SG

O

MEDICION ANTES DE CTROL

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TIV

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MEDICION DESPUES DE CTROL

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¿A QUIÉN SE LE ASIGNA?

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DO

RA

Y/O

GA

RA

NT

IA

A

DM

INIS

TR

AT

IVO

1

Desistimiento de la oferta o no firma el contrato

X

* Analizar la viabilidad de solicitar póliza de seriedad/Invitación formal basado en fuentes confiables de proveedores

X

*Afectar la póliza de seriedad * Iniciar proceso litigioso

X

X

2

Declaratoria Desierta del proceso con ocasión a dificultad de presentar ofertas por parte de las empresas invitadas teniendo en cuenta que nos encontramos en Cuarentena preventiva decretadas por el gobierno nacional en prevención contra el virus COVID-19

X

* Definir las condiciones mínimas a exigir conforme a la realidad del mercado y del sector (Indicadores financieros, capacidad jurídica y requisitos técnicos)

X

*Satisfacer la necesidad a través de una contratació n directa, orden de compra/se rvicio o prórroga o adición. * Revisión y modificaci ón de los aspectos (Financier os, jurídicos, técnicos y económico s) que llevaron a la declaratori a de desierto, para la futura invitación.

X

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3

Sobrevaloració n o subestimación de los precios propuestos por el contratista

X

* Analizar la viabilidad de solicitar póliza de seriedad. * Adelantar un adecuado estudio de mercado y del sector * Señalar en los términos de invitación como causal de rechazo

X

* Afectar la póliza de seriedad *Rechazar la oferta con precios artificiales

X

X

4

Incumplimiento de obligaciones del marco contractual y disposiciones de la propuesta

X

* Adecuada supervisión del contrato con verficaciones periódicas. * Estipular cláusulas de descuentos por incumplimiento * Solicitud de pólizas de garantías

X

* Afectar las pólizas de garantías * Aplicar los descuento s por incumplimi entos pactados

X

X

X

JU

RÍD

ICO

S -

LE

GA

LE

S

5

Pérdida de capacidad jurídica para la ejecución del contrato (personas naturales y jurídicas, fallecimiento, detención, extinción y liquidación de la persona jurídica, etc.)

X

* Incluir en la invitación formal disposiciones que permitan adjudicar al contrato al segundo evaluado. * Invitación formal basada en fuentes confiables de proveedores/consu lta de listas restrictivas. * Indicadores Financieros

X

* Aplicar las cláusulas al segundo mejor calificado. * Suspensió n, terminació n o cesión del contrato.

X

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VERSIÓN: 01

F

INA

NC

IER

OS

6

Insolvencia del Contratista por indebida estipulación de indicadores financieros o por aporte de información inexacta.

X

* Incluir en la invitación formal disposiciones que permitan adjudicar al contrato al segundo evaluado. * Invitación formal basada en fuentes confiables de proveedores/consu lta de listas restrictivas. * Indicadores Financieros conforme a la realidad del mercado y del sector.

X

* Aplicar las cláusulas al segundo mejor calificado. *Suspensi ón, terminació n o cesión del contrato. *Actualizac ión y revisión periódica de los estudios que dan lugar a estipular los indicadore s financieros y apoyo en document os de consulta de CCE. * Dar traslado a las autoridade s administrat ivas y/o judiciales competent es. *Eliminar al proveedor respectivo del directorio de la Entidad.

X

X

E

CO

NÓ

MIC

O

7

La fluctuación negativa de la moneda (TRM) o fenómenos inflacionarios.

X

* Contar con inversiones a corto plazo. * Realizar un estudio técnico y económico del impacto del riesgo en la ecuación del contrato que permita definir las medidas pertinentes (adición, suspensión, prórrogas, terminación del contrato, cesión del contrato.)

X

*Recurrir a la venta de la inversión o reestructur ación del contrato que garantice su viabilidad

X

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VERSIÓN: 01

8

Cambios en la normatividad legal vigente que genere una mayor carga impositiva

X

* Contar con inversiones a corto plazo. * Realizar un estudio técnico y económico del impacto del riesgo en la ecuación del contrato que permita definir las medidas pertinentes (adición, suspensión, prórrogas, terminación del contrato, cesión del contrato.)

X

* Recurrir a la venta de la inversión o reestructur ación del contrato que garantice su viabilidad

X

T

ÉC

NIC

OS

9

Incumplimiento de la cobertura de Garantías por defectos de fábrica o mantenimiento propios del bien o servicio adquirido. El incumplimiento s y ANS serán monitoreados a cargo del Supervisor del Contrato en Seguridad Postal.

X

* Darle el adecuado uso de los bienes allegados y cumplir con las recomendaciones del manual de usuario * Estipular tanto en los términos de la invitación como en los contratos el otorgamiento de las garatías propias del bien o servicio adquirido.

X

* Aplicar las cláusulas del incumplien to pactadas en el contrato. * Iniciar el procedimie nto administrat ivo ante el órgano de vigilancia y control competent e en el marco del estatuto general del consumido r.

X

10

Obsolecencia en el mercado o programada de los bienes y/o servicios adquiridos

X

* Mantener una eficaz comunicación entre el supervisor, el proveedor y fabricante. * Estipular cláusulas contractuales que contemple la viabilidad del reemplazo de los bienes o servicios por iguales o mejores características técnicas.

X

* Afectar las pólizas de garantías otorgadas. * Contar con disponibilid ad presupues tal para los imprevisto s del contrato.

X

X

X

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VERSIÓN: 01

F

UE

RZ

A M

AY

OR

11

Circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o imprevisibles que lleven a la paralización del contrato

X

* Contar con una adecuada planeación de las necesidades a satisfacer (mantener un stock mínimo de insumos requeridos). * Herramientas tecnológicas que permitan mantener, conservar y/o recuperar la información.

X

* Suspensió n, terminació n o cesión del contrato. * Restauraci ón de Back up

X

X

X

Se realizó estudio de mercado con el fin de determinar los costos en que deberá incurrir la empresa para contratar los servicios de adecuación de VIDEOWALL, mobiliario y sistemas de refrigeración, de acuerdo con las cantidades y características requeridas por la Empresa, así como la prestación del servicio de adecuaciones y desmonte de material para disposición final bajo estándares ambientales.

Teniendo en cuenta el Manual de Contratación de Servicios Postales Nacionales S.A., en el Capítulo II ETAPA PRECONTRACTUAL, el estudio de mercado se realizó a través del módulo de solicitud de información de la Plataforma del SECOP II, mediante el cual se recibieron 5 cotizaciones, confirmando la revisión de cada cotización, para lo cual se estructuró el siguiente cuadro comparativo:

ESTUDIO DE MERCADO / SOPORTE ECONÓMICO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN

PR-JU-003-FR-004

VERSIÓN: 01

Objeto: Contratar en modalidad llave en mano, la renovación del sistema Video Wall, refrigeración de equipos y módulos mobiliarios, en la Central de Monitoreo de la Dirección Nacional de Seguridad Postal DNSP, en las instalaciones de Servicios Postales Nacionales S.A.

Fecha: 20 de noviembre de 2020

ÍTEM

Descripción

Unidad de Cobro

COMPAÑIA INTERNACIONAL DE INTEGRACION S.A.

MELTEC COMUNICACIONES NEC DE COLOMBIA AMPALA PACHECO ORTIZ COINSALT

Valor total incluido IVA Valor total incluido IVA Valor total incluido IVA Valor total incluido IVA Valor total incluido IVA

1

RENOVACION SISTEMA VIDEO WALL

2 MESES / suminsitro e instalación

$ 125.300.137

$ 91.487.200

$ 1.031.847.894

$ 304.411.084

$ 190.400.000

2

RENOVACION MOBILIARIO

2 MESES / suminsitro e instalación

$ 18.791.661

$ 26.967.780

$ 102.052.102

$ 34.257.125

$ 43.316.000

TOTAL INCLUIDO IVA $ 144.091.798 $ 118.454.980 $ 1.133.899.996 $ 338.668.209 $ 233.716.000

Teniendo en cuenta el Manual de Contratación de Servicios Postales Nacionales S.A., en el Capítulo II ETAPA PRECONTRACTUAL, el estudio de mercado se realizó a través del módulo de solicitud de información de la Plataforma del SECOP II, mediante el cual se recibieron 5 cotizaciones que se relacionan en el presente cuadro comparativo correspondientesn a las empresas: COMPAÑIA INTERNACIONAL DE INTEGRACION S.A., MELTEC COMUNICACIONES, NEC DE COLOMBIA, AMPALA PACHECO ORTIZ y COINSALT LTDA.

De las 5 cotizaciones recibidas, se encontró un valor atípico, correspondiente a la propuesta de NEC DE COLOMBIA por un valor de $ 1.133.899.996 Millones de pesos. Lo anterior, en comparación de todas las propuestas entre sí, es importante anotar que la misma no se tuvo en cuenta para efectos del cálculo del presupuesto.

Valor Mínimo: $ 118.454.980

Media aritmetica: $ 208.732.747

Mediana: $ 188.903.899

Asi las cosas, el método seleccionado para establecer el valor oficial de contratación será la de Menor Valor por $ 118.454.980 COP.

De acuerdo con el cuadro comparativo anterior se logró establecer:

14. ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DEL SECTOR (ANEXO TECNICO No 02 ESTUDIO DE MERCADO COMPARATIVO)

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VERSIÓN: 01

1) Que se recibieron 5 cotizaciones: COMPAÑIA INTERNACIONAL DE INTEGRACION S.A., MELTEC COMUNICACIONES, NEC DE COLOMBIA, AMPALA PACHECO ORTIZ y COINSALT LTDA., dentro del estudio de mercado realizado, y que dichas cotizaciones proponen valores para la definición de presupuesto para el requerimiento frente a los precios del mercado actual.

2) Que, de las 5 cotizaciones recibidas, se encontró un valor atípico, correspondiente a la propuesta de NEC DE COLOMBIA por un valor de $ 1.133.899.996 Millones de pesos. Lo anterior, en comparación de todas las propuestas entre sí.

De acuerdo a lo anterior, para la determinación del presupuesto oficial del presente proceso se tendrá en cuenta el menor valor, entre las cotizaciones de las empresas COMPAÑIA INTERNACIONAL DE INTEGRACION S.A., MELTEC COMUNICACIONES, AMPALA PACHECO ORTIZ y COINSALT LTDA., en razón a que los valores comerciales referenciados en las cotizaciones y los valores del mercado actual, es el que más se acoge a los intereses económicos de la Empresa, por lo tanto, se determina que el presupuesto proyectado para el presente proceso de contratación es la suma de CIENTO DIECIOCHO MILLONES CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL NOVECIENTOS OCHENTA PESOS M/CTE. ($118.454.980) incluido el Impuesto al Valor Agregado (IVA), los costos directos e indirectos, así como los demás impuestos a los que haya lugar.

15. GARANTÍAS

El contratista seleccionado, deberá constituir una póliza a favor de Entidades Estatales con Régimen Privado de Contratación, dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, a favor de Servicios Postales Nacionales S.A, en la cual consten los siguientes amparos los cuales deberán contarse a partir de la suscripción de contrato:

a) De cumplimiento, de todas las estipulaciones pactadas en el contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con vigencia igual al término de ejecución y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de suscripción del contrato.

b) De calidad de los bienes y servicios, de todas las estipulaciones pactadas en el contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con vigencia igual al término de ejecución y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de suscripción del contrato.

c) Salarios y prestaciones sociales, en cuantía equivalente al cinco (5%) del valor del contrato con una

vigencia igual a la de este y tres (3) años más.

Parágrafo Primero: Esta garantía deberá constituirse dentro del plazo que le estipule Servicios Postales Nacionales S.A. y requiere de su aprobación para poder ejecutar el contrato. En todo caso, en los eventos de suspensión, adición o prórroga del contrato, el contratista se obliga ampliar las garantías correspondientes.

Parágrafo Segundo: Si EL CONTRATISTA se negare a prorrogar las garantías o a reponer el valor cuando este sea afectado, LA ENTIDAD dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer el pago de suma alguna en favor del CONTRATISTA.

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Parágrafo Tercero: En todo caso las garantías se mantendrán vigentes hasta la liquidación del contrato, ajustándose a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado.

Parágrafo Cuarto: En todos los casos el contratista deberá allegar la póliza expedida junto con el recibo que acredite el pago total de la prima.

De conformidad a lo contemplado en el Manual de contratación el oferente podrá presentar cualquiera de los siguientes tipos de garantías:

• Pólizas de seguros expedida por compañía aseguradora: - Debe ser a favor de entidades públicas con régimen privado de contratación. - Anexar constancia de pago de la prima. - Objeto y Numero del contrato.

• Garantías Bancarias: - Allegar constancia de aseguramiento del banco emisor que relacione periodo de cobertura, cuantía

de la perdida, objeto del contrato y numero del contrato.

• Fiducia mercantil en garantía: - Cumplimiento a lo establecido, a la normatividad que tipifica la naturaleza de estas garantías.

16. INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN

La supervisión del contrato estará a cargo del Director Nacional de Seguridad y el Director Nacional de IT, quien haga sus veces y/o quien el Ordenador del Gasto designe, de conformidad al Manual de Supervisión e Interventoría de la empresa.

17. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

La presente contratación está amparada con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 19521 del 11 de noviembre del 2020, por valor de CIENTO CINCUENTA Y SEIS MILLONES SETECIENTOS DOCE MIL NOVECIENTOS CINCUENTA Y UN PESOS M/CTE ($156.712.951), de los cuales para la presente contratación se utilizarán hasta CIENTO DIECIOCHO MILLONES CUATROCIENTOS CINCUENTA Y CUATRO MIL NOVECIENTOS OCHENTA PESOS M/CTE. ($118.454.980).

18. FORMA DE PAGO

Se efectuarán pagos mensuales vencidos de conformidad con los servicios de renovación del sistema Video Wall, refrigeración de equipos y módulos mobiliarios, en la Central de Monitoreo de la Dirección Nacional de Seguridad Postal DNSP, efectivamente prestados, debidamente aprobados por el Supervisor del Contrato.

PARÁGRAFO 1 - Los pagos se efectuarán mediante mensualidades a los treinta (30) días siguientes a la correcta presentación de la factura, adjuntando los siguientes documentos: a) Constancia suscrita por el supervisor del contrato, en la que se señale que EL CONTRATISTA cumplió a satisfacción de la Empresa, con las obligaciones pactadas. b) La certificación expedida por el Revisor Fiscal o representante Legal, que acredite

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que EL CONTRATISTA se encuentra a paz y salvo por concepto de pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social y de los Aportes Parafiscales a que haya lugar de los empleados a su cargo adjuntando el soporte resumen de pago de la planilla única pila de acuerdo con lo señalado en la Ley 789 de 2002. c). Certificación bancaria con fecha de expedición no mayor a 90 días. d) Certificado y Control de Ejecución. e) Informe de supervisión.

PARÁGRAFO 2 - En el evento de presentarse motivos que llegaren a generar gastos directos e indirectos en el transcurso de la ejecución del presente contrato y que no estén previstos en los documentos que forman parte integral del acuerdo negocial o en el contrato mismo, EL CONTRATISTA deberá informar y justificar detalladamente por escrito y de manera inmediata al supervisor del contrato los hechos sobrevinientes e imprevisibles que puedan ocasionar dichos gastos. Una vez se valide por parte del supervisor del contrato las circunstancias imprevisibles o sobrevinientes, y que las mismas dan lugar a un mayor valor en la ejecución del contrato a cargo de una de las partes solicitará al ORDENADOR DEL GASTO la respectiva modificación contractual, generándose los trámites administrativos y presupuestales a que haya lugar.

PARÁGRAFO 3 – EL CONTRATISTA no podrá adelantar actividad alguna que implique mayores gastos directos e indirectos hasta que se perfeccione la respectiva modificación contractual y ésta cuente con su respectivo registro presupuestal.

19. OBLIGACIONES DE LAS PARTES OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA 1. Cumplir con el objeto contractual. 2. Constituir oportunamente las garantías exigidas en el presente contrato. 3. Mantener vigentes las pólizas que amparen el cumplimiento y calidad del servicio objeto del contrato. 4. Garantizar que no revelará durante el plazo de ejecución del contrato o dentro de los dos (2) años

siguientes a su expiración, información confidencial o de propiedad del contratante sin el previo consentimiento por escrito de este último.

5. Cumplir oportunamente con todos los ofrecimientos que contemple su propuesta. 6. Garantizar que no accederá a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley, con el fin de

obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho. 7. Garantizar que todo el personal que emplee para el desarrollo del objeto contractual estará bajo su

responsabilidad. 8. Las demás que emanen directamente de la naturaleza del contrato de corretaje de seguros y aquellas

ofrecidas por el proponente adjudicatario.

OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA

1. Cumplir con todas las especificaciones técnicas mencionadas en el ANEXO TECNICO No 01 FORMATO OFERTA ECONOMICA “ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, CANTIDADES, CALIDADES DEL BIEN Y/O SERVICIO A CONTRATAR DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO”.

2. Cumplir con el objeto contractual. 3. Designar un coordinador durante el periodo de ejecución del contrato. 4. Constituir oportunamente las garantías exigidas en el presente contrato y mantenerlas vigentes.

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5. Atender los requerimientos y solicitudes que formule el Supervisor del Contrato. 6. Radicar oportunamente la factura ante 4-72, en las fechas y horarios estipulados por la Empresa,

adjuntando asumir las responsabilidades de todas las actividades relativas a la ejecución de las obligaciones establecidas en el contrato.

7. Evitar revelar durante la vigencia de este contrato o dentro de los dos años siguientes a su expiración, información confidencial o de propiedad del contratante sin el previo consentimiento por escrito de este último.

8. Atender los requerimientos y solicitudes que formule el Supervisor del contrato. 9. Radicar oportunamente la factura en las fechas y horarios estipulados por la Empresa, garantizando asumir

las responsabilidades de todas las actividades relativas a la ejecución de las obligaciones establecidas en el contrato.

10. Presentar dentro de los tres (3) días siguientes a la suscripción del acta de inicio, el cronograma detallado y plan de trabajo para la aprobación por parte de la Supervisión del contrato de los servicios a que haya lugar.

11. Remplazar los insumos tecnológicos que por cualquier motivo sean catalogados como defectuosos o fuera de las especificaciones técnicas, para lo cual el Supervisor del Contrato comunicará por escrito la situación presentada al Contratista, y éste, en un término no superior a quince (15) días hábiles siguientes, efectuará la reposición de los bienes y/o servicios en la regional donde haya sido destinada su instalación e implementación.

12. Garantizar que los equipos sean compatibles con los implementados actualmente en la Central de monitoreo de Servicios Postales Nacionales S.A. ubicada en la ciudad de Bogotá en la Dirección Principal.

13. Garantizar los dispositivos, materiales (tuberías, tornillería, canaletas, cajas de paso y/o artefactos, tomas eléctricas y/o red, racks y conectores, anclajes y empalmes, entre otros) y suministros adicionales implementados en la puesta en marcha, por defectos de fabricación o instalación, por el término de un (1) año a partir de la entrega realizada a la Empresa.

14. Proveer del personal necesario y suficiente junto con los elementos, recursos y materiales que se requieran para garantizar la instalación y funcionamiento de cámaras, controles de acceso, servicios y sistemas de alarmas y demás sistemas adquiridos o suministrados objeto del presente contrato, dentro del término de ejecución pactado, evitando impacto en el cronograma y plan de trabajo aprobado al inicio de la ejecución; por lo tanto, el contratista con la sola presentación de su propuesta confirma dichas disposiciones.

15. Garantizar que todos los elementos, insumos, componentes y equipos electrónicos deben ser nuevos, es decir que el primer usuario sea Servicios Postales Nacionales S.A.

16. Suministrar al personal técnico de ejecución, la dotación necesaria para la labor contratada, con elementos de seguridad industrial: Seguridad y Salud en el Trabajo, Andamios, escaleras certificadas y equipos de protección en trabajos en alturas EPP y EPPT.

17. Elaborar y presentar un informe mensual de ejecución del contrato o cuando así lo solicite el supervisor de este, sobre evaluación de las condiciones de la prestación de los servicios objeto del contrato. Así mismo, elaborar y presentar estudios e iniciativas orientadas a mejorar la prestación del servicio, cuando lo considere necesario o la Empresa se lo solicite.

18. Mantener vigentes durante la ejecución del contrato, todas las licencias y certificaciones requeridas para la prestación del servicio (certificaciones, permisos y licencias y demás relacionadas que exija la Ley).

19. Suministrar y garantizar al personal, la dotación de uniformes, la respectiva identificación y el equipo requerido para la adecuada prestación del servicio, incluyendo los elementos de SST.

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20. Suministrar e instalar los medios de apoyo requeridos en el presente contrato, cumpliendo las especificaciones técnicas, conservando las recomendaciones de instalación y operación sugeridas por los fabricantes y por el Supervisor del Contrato.

21. Atender en un plazo máximo de veinticuatro (24) horas las solicitudes de la Empresa, relacionadas con la interrupción del servicio y funcionamiento de los equipos, cuya disponibilidad para atención de cualquier requerimiento por parte de la Empresa será de 24/7 por 365 días.

22. Responder por la pérdida de bienes y/o daños ocasionados a las instalaciones donde se presta el servicio. 23. Allegar a Servicios Postales Nacionales S.A., las instrucciones y procedimientos establecidos para la

prestación de los servicios técnicos, los cuales podrán ser observados y comentados por el Supervisor del Contrato, para los ajustes correspondientes.

24. Asumir por su cuenta y riesgos los gastos que se generen con ocasión del cumplimiento del objeto del presente contrato.

25. Responder por todas y cada una de las obligaciones pecuniarias que se deriven respecto del personal que sea asignado para la ejecución del objeto contractual.

26. Cumplir con sus obligaciones frente al sistema de seguridad social integral y parafiscal (Cajas de Compensación Familiar, Sena, ICBF y ARP). El no cumplimiento de esta obligación será causal para la imposición de multas sucesivas hasta tanto se dé el cumplimiento, previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la empresa administradora.

27. Atender las sugerencias del supervisor, quien será el representante directo de la Empresa durante la etapa de ejecución del contrato.

28. Elaborar y presentar un informe de ejecución del contrato o cuando así lo solicite el Supervisor sobre los servicios técnicos y mantenimientos realizados.

29. Suministrar durante la ejecución del contrato la certificación de garantía emitido por el fabricante de los equipos adquiridos.

30. Asignar el personal profesional y/o técnico solicitado en las especificaciones técnicas para el desarrollo optimo del presente contrato.

31. Garantizar que los días de pico y placa, día sin carro, pico y cédula, no se vea afectada la prestación de los servicios del personal técnico en las horas señaladas, contando con la disponibilidad del mismo en los horarios señalados requeridos por la empresa.

32. Garantizar el pago oportuno a sus trabajadores, la afiliación a ARL y Seguridad Social y la entrega oportuna de los desprendibles de pago mes a mes.

33. Garantizar que el personal que emplee para la ejecución del contrato esté bajo su cargo y responsabilidad; por consiguiente, no habrá vínculo laboral con la Empresa.

34. Responder por todo daño que se cause a bienes, personal que se vincule y terceros, en la ejecución del contrato, manteniendo indemne a la Empresa por toda reclamación de orden civil, administrativo, judicial, entre otras.

35. Garantizar que en la instalación y configuración de los equipos y bienes objeto del contrato, los mismos se encuentren en pleno funcionamiento conforme a las especificaciones mínimas requeridas.

36. Proporcionar la corrección de conexiones físicas y lógicas para todos los componentes requeridos. 37. Garantizar la readecuación total y reemplazo de piezas, materiales e insumos dañados dentro de la

infraestructura de funcionamiento de los sistemas sin incluir equipos ni periféricos. 38. Cumplir con el anexo de requisitos de Seguridad de la Información, el cual será auditado mínimo una vez

al año para verificar su estricto cumplimiento. ANEXO TECNICO No 05 SEGURIDAD DE LA INFORMACION.

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39. Realizar las actas de reunión, actas de seguimiento, actas de entrega, cronogramas de trabajo, documentos de entendimiento y demás entregables de la metodología que se sigue para los respectivos entregables del contrato.

Parágrafo: Todos los elementos materiales que se suministren en ejecución del contrato serán de propiedad de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A, los cuales al momento de la instalación deben ser incluidos a los inventarios de la Empresa.

OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE

1. Supervisar que el Contratista cumpla con el objeto y obligaciones del contrato dentro del término de ejecución.

2. Suministrar de manera oportuna al Contratista la información requerida para el adecuado cumplimiento de sus obligaciones.

3. Convocar a las reuniones a que haya lugar para el desarrollo de las actividades inherentes al objeto del contrato.

4. Expedir las certificaciones a que haya lugar. 5. Liquidar el contrato en el término establecido en el contrato y en la ley. 6. Efectuar los pagos correspondientes.

20. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD

Las partes se obligan a mantener confidencialidad respecto de toda información que a partir de la fecha reciben los empleados, personal vinculado o asesores de cada una de ellas, de manera directa o indirecta en forma verbal o escrita, gráfica, en medio magnético o bajo cualquier otra forma. En consecuencia, EL CONTRATISTA deben adoptar las medidas necesarias para que la información no llegue a manos de terceros en ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para ningún objeto diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento.

21. CLÁUSULA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

En caso de que EL CONTRATISTA tenga la condición de encargado del tratamiento, de conformidad con el artículo 3 literal d) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en adelante LEPD, en la medida que el objeto del contrato pueda implicar el tratamiento de datos personales a cargo de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. por parte de El CONTRATISTA, éste último se obliga y compromete, con base al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, a una serie de aspectos identificados a continuación:

1. EL CONTRATISTA se compromete y obliga a guardar secreto de todos los datos personales que conozca y a los que tenga acceso en virtud del presente contrato.

2. Custodiará e impedirá el acceso a los datos personales a cualquier usuario no autorizado o persona ajena a su organización. Las anteriores obligaciones se extienden en cualquier fase del tratamiento que de esos datos pudiera realizarse y subsistirán aún después de terminados los mismos.

EL CONTRATISTA únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba expresamente de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., y no los destinará, aplicará o utilizará con fin distinto al que

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figure en el presente contrato. Así mismo, se compromete a no revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los bases de datos o datos contenidos en ellos, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras personas; salvo que previa indicación expresa de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., comunique los datos a un Tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio. EL CONTRATISTA manifiesta conocer las obligaciones derivadas la ley de protección de datos personales. Así mismo, garantiza el mantenimiento de las medidas de Seguridad; así como cualesquiera otras que le fueren impuestas por parte de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., de índole técnica y organizativa, necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal. SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., previa solicitud, podrá facilitar un extracto de las medidas de seguridad que el contratista debe acatar en cumplimiento de las obligaciones descritas en esta cláusula. Finalizada la prestación del servicio contratado, los datos personales serán destruidos o devueltos a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. No procederá la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de estos garantizando a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. dicha conservación. El contratista podrá conservar, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. En cualquier caso, el contratista comunicará a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. cualquier incidencia que se produzca en ejecución del presente contrato, que pueda afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, dentro del plazo de dos (2) días hábiles contados a partir desde la fecha en que se hubiese producido la incidencia o hubiese tenido conocimiento de esta, para que se adopten las medidas correctivas de forma oportuna. Del mismo modo, el contratista pondrá en conocimiento del personal a su servicio las obligaciones indicadas en la presente cláusula, cerciorándose, mediante la adopción de las medidas.

20. ANEXOS

• Solicitud de cotizaciones

• Estudio de Mercado

• Solicitud de Disponibilidad presupuestal

• Certificado de disponibilidad presupuestal

• ANEXO TECNICO No 01 FORMATO ECONOMICO VIDEOWALL CM.

• ANEXO TECNICO No 02 SEGURIDAD DE LA INFORMACION

21. FIRMAS

ORIGINAL FIRMADO

JUAN CARLOS VALDERRAMA PLAZAS Director Nacional de Seguridad Postal

Vobo Manuel Alejandro Perez Morales

estudio previo para invitaciÓn abreviada ... previo...página 2 de 43 estudio previo para...

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