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GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES

Departamento Nacional de Planeación

Bogotá, 2011

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNPESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP


Código: EC‐G01

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CONTENIDO

1. QUÉ ES LA GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES ..................... 4

1.1. OBJETIVO ............................................................................................................................................... 4

1.2. ALCANCE ................................................................................................................................................ 4

1.3. SOBRE LA METODOLOGÍA ..................................................................................................................... 5

1.4. REFERENCIAS ......................................................................................................................................... 6

1.4.1. REFERENCIAS NORMATIVAS .......................................................................................................... 6

1.4.2. REFERENCIAS TÉCNICAS ................................................................................................................ 7

1.5. DEFINICIONES BÁSICAS .......................................................................................................................... 8

2. EL PAPEL DE LOS DOCUMENTOS CONPES EN EL DISEÑO DE LA POLÍTICA PÚBLICA ........................... 11

2.1. EL CONSEJO NACIONAL DE POLÍTICA ECONÓMICA Y SOCIAL.............................................................. 11

2.2. LOS DOCUMENTOS CONPES ................................................................................................................ 12

2.3. CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE UN DOCUMENTO CONPES .................................................. 13

3. Proceso DE ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ............................................................................. 14

3.1. VIABILIZACIÓN DE LOS TEMAS QUE DEBEN SER DISCUTIDOS EN EL CONPES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS (Actividades 1‐2) ............................................................................................. 14

3.2. ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO (Actividades 3‐6) ........................................................................... 25

PROCESO DE DISCUSIÓN Y ELABORACIÓN DE CONSENSOS ........................................................................ 26

3.3. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Y SU PUBLICACIÓN (actividades 7 a 11) ......................................... 51

ANEXO 1. Guía para la redacción de problemas y objetivos ....................................................................... 65

ANEXO 2. Ejemplo matriz de Vester ............................................................................................................ 68

ANEXO 3. Esquema de CONCERTACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO ................................ 71



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CONTENIDO DE FIGURAS

Figura 1. Formato F‐SDG‐02: Formato de programación para elaboración de Documento Conpes. ......... 17

Figura 2. Identificación de involucrados ..................................................................................................... 21

Figura 3. Matriz de involucrados ................................................................................................................. 22

Figura 4. Esquema del árbol de Problemas ................................................................................................. 28

Figura 5. Árbol de problemas ...................................................................................................................... 30

Figura 6. Árbol de Objetivos ........................................................................................................................ 35

Figura 7. Formato F‐SDG‐03: Matriz de Plan de Acción .............................................................................. 39

Figura 8. Matriz de Plan de Acción en el Documento Conpes .................................................................... 45

Figura 9. Portada Plantilla de Documento Conpes ...................................................................................... 49

Figura 10. Hoja Introductoria del Documento Conpes F‐SDG‐06. .............................................................. 56

Figura 11. Portada Documento Conpes. ..................................................................................................... 63



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1. QUÉ ES LA GUÍA METODOLÓGICA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS CONPES

Este documento presenta las directrices básicas para la elaboración de documentos Conpes. A través del

mismo se desarrollan los siguientes aspectos:

a) Se establecen los criterios que deben tenerse en cuenta para determinar si el Conpes es la

herramienta adecuada para el tratamiento de la problemática planteada

b) Se explica la metodología para desarrollar los Documentos Conpes.

c) Se describen las actividades necesarias para dar trámite a la programación, elaboración, validación y

aprobación de los Documentos Conpes.

1.1. OBJETIVO

El objetivo de esta guía es establecer el estándar para la elaboración de Documentos Conpes que

contengan lineamientos precisos y cuyas recomendaciones sean concretas, de tal manera que se facilite

su monitoreo. Se espera que los documentos elaborados con base en esta guía presenten lineamientos

estructurados técnicamente, que permitan definir acciones claras para el cumplimiento de los objetivos

establecidos, teniendo en cuenta restricciones institucionales, técnicas, jurídicas y financieras. El

resultado final esperado es contar con recomendaciones precisas con metas explicitas, con plazos de

tiempo determinados y con responsables definidos para su ejecución, de tal manera que puedan ser

monitoreadas para garantizar su cumplimiento.

1.2. ALCANCE

La Guía metodológica para la elaboración de Documentos Conpes está orientada principalmente a los

funcionarios y contratistas del DNP responsables en el proceso de elaboración de documentos Conpes.

Sin embargo, funcionarios de otras entidades pueden consultarla para conocer el proceso, cuáles son los

criterios para aceptar una iniciativa y cuál es el papel de las entidades en la elaboración de documentos.

La ciudadanía en general también puede consultarla para conocer el Conpes y su funcionamiento.

La presente Guía proporciona las orientaciones metodológicas para ser tenidas en cuenta desde el

momento en que surja la iniciativa de elaboración de un Documento Conpes y cuya aceptación es



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decisión del DNP de acuerdo con los criterios establecidos para ello. El enfoque principalmente se hace a

la elaboración de documentos de la categoría política sectorial y regional, en cuanto establece una

metodología para el estudio del tema propuesto, su desarrollo y el establecimiento de acciones para su

solución. Sin embargo, esta guía también es de utilidad para quienes elaboran Documentos Conpes de

otras categorías (Ver sección de Definiciones Básicas), en cuanto aquí se presentan las actividades que

por requisito deben surtirse para la aprobación de un Documento Conpes.

El proceso de elaboración de Documentos Conpes se compone de 11 actividades las cuales dependiendo

de las condiciones de desarrollo del documento, podrán ejecutarse de manera no secuencial, y cuya

realización depende de si se trata de Documentos Conpes de política sectorial y regional o de las demás

categorías en que se clasifican los documentos1. Dichas actividades pueden clasificarse en 3 fases:

i. Solicitud y Viabilidad: Actividades 1 y 2, formado por el conjunto de acciones previas a la elaboración

del Documento, que corresponden a: definir el tema teniendo en cuenta los criterios del Conpes,

solicitar elaboración, solicitar autorización y viabilizar la solicitud.

ii. Desarrollo: Desde la actividad 3 hasta la 6 constituye la elaboración del documento. En este grupo de

actividades se recopila información y se define la problemática, se establecen los objetivos, se define

y valida el plan de acción, y se redacta el borrador de Documento.

iii. Aprobación y publicación: Desde la actividad 7 hasta la 11 se surten las actividades necesarias para

la aprobación y publicación del documento, entre ellas las presentaciones en Pre‐Conpes y Conpes.

Todo el proceso culmina con la publicación del documento en el portal Web del DNP, y con el

montaje de la información del documento en el módulo de Documentos Conpes Aprobados del

Aplicativo Web SISCONPES.

1.3. SOBRE LA METODOLOGÍA

En el proceso de elaboración y seguimiento de políticas públicas es útil contar con una estructura

metodológica que organice el trabajo de los diferentes agentes e instancias involucradas. Para efectos de

la elaboración y seguimiento de Documentos Conpes se utilizan herramientas de la Metodología de

Marco Lógico (MML) –empleada principalmente para la formulación de programas y proyectos.

1 Véanse las definiciones de Documentos Conpes en las páginas 7 y 8.



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Esta metodología parte con la verificación de si el tema cumple con los requisitos establecidos para ser

desarrollada a través de un documento Conpes. Posteriormente, dado que el documento es una

propuesta concertada que establecerá compromisos que serán monitoreados para su cumplimiento, se

debe establecer claramente el equipo de trabajo en la elaboración del documento, así como otros

involucrados que tendrán responsabilidades en la ejecución de la política propuesta y otros afectados

por las decisiones tomadas en estos documentos.

El paso siguiente es el análisis del tema a tratar y su solución, que inicia con la correcta delimitación del

problema, sus causas y sus efectos. A partir de esta información se inicia el análisis de las herramientas

existentes y las restricciones presentes para el establecimiento de los objetivos del documento, las

estrategias y las acciones concretas que serán sometidas a aprobación del Conpes.

Finalmente, se establecen los indicadores que medirán la ejecución de las acciones propuestas y que

permitirán el control del avance de los compromisos establecidos en el documento a través del tiempo.

1.4. REFERENCIAS

1.4.1. REFERENCIAS NORMATIVAS

- Decreto 627 de 1974: Por el cual se reestructura el Consejo Nacional de Política Económica y Social y

el Departamento Nacional de Planeación.

- Decreto 2132 de 1992: Por el cual se reestructuran y fusionan dependencias de la administración

pública nacional.

- Ley 152 de 1994: por la cual se establece la Ley Orgánica del Plan de Desarrollo.

- Decreto 2500 de 2005: Por el cual se modifica el artículo 3 del decreto 627 de 1974.

- Decreto 2148 de 2009: por medio del cual se modifican los decretos 2132 de 1992 y 627 de 1974.

- Decreto 3517 de 2009: por el cual se modifica la estructura del Departamento Nacional de

Planeación.

- Decreto 4487 de 2009: reglamenta las sesiones no presenciales del Conpes.



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1.4.2. REFERENCIAS TÉCNICAS

BID (2004). Curso de marco lógico para el diseño de proyectos. Recuperado el 28 de septiembre

de 2007 del sitio web: www.iadb.org

Comisión Económica para América Latina y el Caribe (2005). Instituto Latinoamericano y del

Caribe de Planificación Económica y Social. Boletín del Instituto No. 15: Metodología del Marco

Lógico. Santiago de Chile, Chile: ILPES‐CEPAL.

Departamento Nacional de Planeación (2002). Régimen Jurídico CONPES. (1.a ed.). Bogotá D.C.,

Colombia: Legis.

Departamento Nacional de Planeación (2002). Régimen Jurídico del Consejo Nacional de Política

Económica y Social (CONPES) y Compilación de los Documentos Conpes Periodo 1998‐2002.

Documento Conpes 3196. Bogotá D.C., Colombia: DNP.

Departamento Nacional de Planeación (2009). Guía Metodológica para la formulación de

Indicadores. Bogotá D.C, Colombia.

Dinámica simplificada de la construcción de árboles y del cuadro lógico (2008). Recuperado el 13

de mayo de 2009 del sitio web: http://ec.europa.eu/europeaid/9‐may‐

initiative/documents/2008/material _problems_tree_es.pdf.

Ministerio de Hacienda y Crédito Público (s.f.). Fundamento conceptual y normativo del Marco de

Gasto de Mediano Plazo. Bogotá D.C., Colombia: DNP.

Ortegón, Édgar, Pacheco, Juan y Prieto, Adriana (2005). Metodología de marco lógico para

planificación, el seguimiento y la evaluación de programas y proyectos. Santiago de Chile, Chile:

ILPES‐CEPAL.

Sinergia (2003) Guía para Elaboración de Indicadores. Bogotá D.C., Colombia: DNP.

World Bank (1996). Performance Monitoring Indicators. A Handbook for Task Managers.

Operations Policy Department. Washington D.C., USA: WB.



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1.5. DEFINICIONES BÁSICAS

Aplicación Web SISCONPES: herramienta de SISCONPES que almacena información sobre los

Documentos Conpes. Se compone de un módulo de documentos programados (de acceso restringido),

un módulo de documentos aprobados y un módulo de documentos en seguimiento, que brinda

información actualizada de manera periódica para el monitoreo de los mismos.

Árboles de Problemas y Objetivos: representación gráfica que permite identificar de manera esquemática

un problema central con sus respectivas causas y efectos de una situación identificada como no deseada.

El árbol de objetivos es un gráfico a través del cual se identifican los objetivos de la política para tratar el

problema considerado, teniendo en cuenta la capacidad institucional para solucionarlo.

Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES): organismo técnico asesor del ejecutivo y

máxima autoridad nacional de planeación. Coordina y orienta a los organismos encargados de la

dirección económica y social del Gobierno para definir las líneas de política en las diferentes áreas de

intervención del Estado.

Coordinador del documento Conpes: es la persona responsable en el DNP de coordinar todas las

actividades necesarias para la elaboración de un documento Conpes. Esta persona puede ser el director

técnico o jefe de dependencia, o la persona que éste delegue.

Departamento Nacional de Planeación (DNP): Departamento Administrativo que pertenece a la Rama

Ejecutiva del poder público y depende directamente de la Presidencia de la República. Es una entidad

técnica que impulsa la implantación de una visión estratégica en los campos social, económico y

ambiental, a través del diseño, la orientación y evaluación de las políticas públicas, el manejo y

asignación de la inversión pública y la concreción de las mismas en planes, programas y proyectos del

Gobierno. En su función como Secretaría del Conpes, coordina y presenta los documentos que se

discutirán y aprobarán en el CONPES, convirtiéndose en el instrumento técnico de apoyo y coordinación

en la formulación de las políticas.

Diagnóstico de involucrados: caracterización de las diferentes instancias que participarán dentro del

proceso de elaboración de un Documento Conpes.



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Documentos Conpes: documento técnico presentado y elaborado por el DNP en coordinación con el

ministerio y/o las entidades públicas encargadas de ejecutar los programas en el área bajo discusión2.

Documentos Conpes sobre política macroeconómica, fiscal y financiera: son documentos que dan

lineamientos generales de política macroeconómica, fiscal y financiera a todo el Gobierno.

Corresponden a esta categoría la meta de superávit primario y el Plan Operativo Anual de Inversiones,

entre otros.

Documentos Conpes sobre política sectorial y regional: son documentos que establecen lineamientos

generales de política y, así mismo, los que formulan programas y proyectos que responden a una

situación problemática identificada por uno o varios sectores administrativos, en el ámbito nacional o

regional.

Documentos Conpes sobre concepto favorable‐crédito y garantía de la nación: son documentos Conpes

mediante los cuales se someten a aprobación del Conpes operaciones de crédito público externo o el

otorgamiento de garantía de la Nación, según la normatividad vigente.

Documentos Conpes sobre concepto favorable‐importancia estratégica: documentos que declaran un

determinado proyecto de inversión de importancia estratégica, dadas sus características y el impacto

de éste en el desarrollo del país. Esta declaración implica en el aspecto presupuestal que se concede un

aval para el compromiso de vigencias futuras que trascienden el periodo de gobierno en curso.

Documentos Conpes sobre concepto favorable‐ prórroga de concesiones: por orden de Ley someten a

aprobación del Conpes prórrogas o adiciones a contratos de concesión de obra pública nacional.

Documentos Conpes sobre distribución de recursos: documentos que dan lineamientos e imparten

instrucciones para la distribución de recursos del Estado, tales como excedentes financieros para las

Empresas Industriales y Comerciales del Estado, distribución de utilidades para las Empresas de

Economía Mixta y distribución de recursos del Sistema General de Participaciones.

Otros Documentos de Norma: son documentos que deben ser aprobados por el Consejo Nacional de

Política Económica y Social‐Conpes según disposiciones legales vigentes sobre la materia de la cual se

ocupe, y que por su especificidad no pueden ser clasificados en las demás categorías, anteriormente

mencionadas.

2 Departamento Nacional de Planeación (2002) Documento Conpes 3196: Régimen Jurídico del Consejo Nacional de Política Económica y Social ‐Conpes‐ y Compilación de los Documentos Conpes Periodo 1998 ‐ 2002 . Bogotá, Colombia.



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Documentos Conpes Virtuales: Documentos que se aprueban en sesiones no presenciales del Conpes y

Conpes Social según lo dispuesto en el decreto 4487 de 2009.

Involucrado: es toda entidad que tiene a cargo el diseño y la toma decisiones, las personas o

comunidades que se ven afectadas por la ejecución de la política y/o los expertos en el tema.

Participantes: instituciones del nivel central que intervienen en la formulación de la política que plantea

el Documento Conpes. Estas son las instituciones que deben aparecer en la carátula del Documento.

Plan de acción: Conjunto de acciones concretas formuladas para lograr un avance en los objetivos

específicos y/o en el objetivo general.

Plan Nacional de Desarrollo: documento que contiene la propuesta del Gobierno a ejecutar durante el

periodo presidencial. Su elaboración la lidera y coordina el Departamento Nacional de Planeación.

Políticas: lineamientos o criterios que sirven para orientar una acción o decisión del gobierno. Una

política no necesariamente está delimitada en términos de tiempo, cronograma o presupuesto

(Sinergia, 2003).

Proceso de Elaboración de Documentos Conpes: conjunto de actividades que deben seguirse en el

Departamento Nacional de Planeación para elaborar un Documento Conpes.

Proceso de Seguimiento a Documentos Conpes: conjunto de actividades que deben seguir los

respectivos responsables del Departamento Nacional de Planeación para realizar el seguimiento a los

Documentos Conpes.

Programa: grupo organizado y variado de actividades dirigidas hacia el logro de objetivos específicos;

dentro de su estructura se pueden incluir varios proyectos y procesos. Un programa está delimitado en

tiempo, cronograma y presupuesto (Sinergia, 2003).

Proyecto: intervención singular dirigida al logro de objetivos puntuales dentro de un período

determinado y con un presupuesto específico (Sinergia, 2003).

Recomendación: acción concreta considerada prioritaria y/o fundamental para el logro de los objetivos

planteados en el Documento, la cual se someterá a aprobación explícita por parte del Conpes y a la que

se le hará seguimiento a través de la Aplicación Web SISCONPES.



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Sistema de Seguimiento a Documentos Conpes (SISCONPES): es el conjunto de procesos metodologías y

herramientas definidos en el Sistema de Gestión de Calidad del Departamento Nacional de Planeación

para asesorar la elaboración de Documentos Conpes y efectuar el monitoreo de los compromisos

consignados en ellos.

2. EL PAPEL DE LOS DOCUMENTOS CONPES EN EL DISEÑO DE LA POLÍTICA PÚBLICA

El desarrollo de políticas públicas de un país requiere en muchas ocasiones de dos componentes

esenciales: una planeación organizada, y la acción coordinada de diferentes agentes del gobierno. Para el

desarrollo de estos componentes el gobierno colombiano ha creado una instancia de alto nivel para la

planeación y la concertación de políticas públicas, denominado el Consejo Nacional de Política

Económica y Social – CONPES.

2.1. EL CONSEJO NACIONAL DE POLÍTICA ECONÓMICA Y SOCIAL

El Consejo Nacional de Política Económica y Social — CONPES — fue creado por la Ley 19 de 1958. Ésta

es la máxima autoridad nacional de planeación y se desempeña como organismo asesor del Gobierno en

todos los aspectos relacionados con el desarrollo económico y social del país. Para lograrlo, coordina y

orienta a los organismos encargados de la dirección económica y social en el Gobierno, a través del

estudio y aprobación de documentos (llamados Documentos Conpes) sobre el desarrollo de políticas

generales que son presentados en sesión. De acuerdo con los temas que se tratan en el Consejo, el

Conpes puede ser denominado Económico o Social.

El CONPES actúa bajo la dirección del Presidente de la Republica y lo componen, con derecho a voz y

voto, los ministros del Gabinete, el Director del Departamento Administrativo de la Presidencia, el

Director del DNP, así como el Director del Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e

Innovación.

El Departamento Nacional de Planeación desempeña las funciones de Secretaría Ejecutiva del Conpes y

Conpes Social, y por lo tanto es la entidad encargada de coordinar y presentar todos los documentos

para discutir en sesión.



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2.2. LOS DOCUMENTOS CONPES

Los Documentos Conpes constituyen una herramienta importante para la formulación e implementación

de la política pública en Colombia. Por una parte, son el resultado de un trabajo entre diferentes

instituciones del Gobierno, integrando diversos sectores para profundizar en el análisis de las

problemáticas desde varios puntos de vista; y, por otra, concreta las diferentes líneas de acción –

programas, políticas y proyectos – con los cuales se buscará lograr los objetivos de Gobierno. El

documento Conpes como herramienta para establecer una problemática, analizarla y así proponer

soluciones de política, permite diseñar políticas públicas eficientes y eficaces, que definen

responsabilidades y permiten hacer un seguimiento preciso a las acciones, contribuyendo así al logro de

los objetivos planteados y a la identificación de dificultades para su cumplimiento.

Los documentos Conpes desarrollan temas de diferente índole, y su función puede variar de acuerdo con

qué motiva su elaboración. En consecuencia, los documentos se clasifican en las siguientes cinco

categorías (consulte las definiciones de cada una de estas categorías en la sección Definiciones básicas):

1. Política económica, fiscal y financiera: en esta categoría se incluyen los documentos Conpes de

Superávit fiscal, Plan Operativo Anual de Inversiones, Marco de Gasto de Mediano Plazo, entre otros.

2. Política sectorial y regional: incluye todos los documentos que dan instrucciones para la

implementación de políticas, aplicado a uno o varios sectores y con alcance nacional o regional.

3. Concepto favorable: en esta categoría se encuentran los siguientes tipos de documentos.

a) Endeudamiento externo y garantías de la Nación

b) Importancia estratégica

c) Prórroga de concesiones

4. Distribución de recursos: incluye los documentos de distribución de excedentes de las entidades

Industriales y Comerciales del Estado, y de destinación de utilidades de las sociedades de economía

mixta, entre otros.

5. Otros documentos de norma: incluye los documentos de asunción de competencias y avalúos

catastrales, entre otros.

Las categorías 1, 3, 4 y 5 tienen su origen principalmente en normas que establecen la necesidad de

aprobación por parte del Conpes. Los de la categoría 2, Política sectorial y regional, son motivados



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principalmente por la necesidad de generar acciones coordinadas para resolver una problemática y para

éstos es que está enfocada la metodología de la presente guía.

2.3. CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE UN DOCUMENTO CONPES

La totalidad de las iniciativas que se presentan al DNP deben surtir un proceso de evaluación cuidadosa,

dirigido a establecer si el Conpes es la instancia indicada para dar solución a la problemática identificada.

Entre los criterios que permiten determinar si una iniciativa debe ser presentada para aprobación del

Consejo se encuentran los siguientes.

El tema está enmarcado en el PND.

El Plan Nacional de Desarrollo es el marco principal de política del gobierno y los documentos

Conpes la herramienta a través de la cual sus lineamientos son desarrollados.

Es un tema de planeación a nivel nacional con horizonte de largo plazo.

El documento Conpes desarrolla las políticas públicas a nivel nacional con una orientación a la

planeación de largo plazo. Sus decisiones afectan a múltiples actores, regiones y sectores, y pueden

trascender uno o varios periodos de gobierno.

Es un tema de política regional con alcance nacional.

Las iniciativas de orden regional (no de entidades individuales) que sean de interés nacional pueden

ser objeto de un documento Conpes. Sin embargo, éstas deben tener un carácter estratégico y

multisectorial teniendo en cuenta las particularidades de la región pero también su interacción con

el resto del país como motor de desarrollo.

El Conpes no es instancia para la discusión de temas particulares de los entes territoriales, que hacen

parte de sus competencias y cuyas acciones hacen parte de la autonomía de las autoridades

regionales y locales.

El tema exige coordinación de carácter transversal para el gobierno



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El Conpes es una instancia de alto nivel de discusión y toma de decisiones. El documento es un canal

de coordinación interinstitucional a nivel nacional para la toma de acciones conjuntas que permitan

darle solución a una problemática.

El tema es requerido por Norma.

El objeto de un documento puede estar definido mediante alguna norma vigente, por lo cual el

criterio relevante en este caso es que estén sujetos a un propósito particular en los términos

señalados por la ley y que dentro de su contenido aclaren y sustenten la manera como se llevará a

cabo cada una de las acciones planteadas.

3. PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

El proceso de elaboración de un documento CONPES se define en tres etapas: i) la viabilización del tema

a presentar a consideración del Consejo de Política Económica y Social, que va abarca las actividades 1 y

2 ii) el desarrollo del documento, que considera las actividades 3 a 6, y iii) su aprobación ante el Consejo

y posterior publicación, la cual surte las actividades 7 a 11.

Cada una de estas grandes etapas se desarrolla a través de 11 actividades que se presentan a

continuación y que explican los procedimientos que se deben surtir para cumplir a cabalidad con todos

los requisitos para la aprobación del documento.

3.1. VIABILIZACIÓN DE LOS TEMAS QUE DEBEN SER DISCUTIDOS EN EL CONPES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS (ACTIVIDADES 1‐2)

Como se mencionó en el capítulo 2 el proceso de elaboración de documentos CONPES, implica la

utilización de recursos humanos de varias entidades públicas dedicando gran parte del tiempo al proceso

de elaboración del documento así como de la disposición de ministros y autoridades de alto nivel en la

discusión y aprobación del mismo, de esta manera la viabilización de un Documento Conpes parte de la

ratificación que el tema en cuestión es fundamental para el desarrollo de la política y que el Consejo

Nacional de Política Económica es la instancia más adecuada para su debate. La viabilización del

documento adicionalmente debe mantener en consideración que un Documento CONPES será un

instrumento determinante en el desarrollo de la política.



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Por estas razones el proceso de viabilización está encaminado a comprometer a los responsables de los

temas en su elaboración.

En el proceso de viabilización se llevan a cabo dos actividades, la solicitud de autorización de elaboración

y la viabilización de esta solicitud.

Actividad 1: Solicitar autorización

El DNP es la única institución competente para presentar los Documentos Conpes al

Consejo Nacional de Política Económica y Social (CONPES) por lo cual tiene la potestad

de coordinar y apoyar su elaboración. Cualquier iniciativa que se presente al DNP por

parte de una entidad externa debe llegar a las direcciones técnicas o dependencias –oficinas y grupos –

como una propuesta preliminar para ponerla en consideración3.

Es importante señalar que estas propuestas incluyan una justificación amplia de modo que la dirección

técnica del DNP pueda tomar una decisión con respecto a su elaboración, acorde con los criterios

mencionados anteriormente sobre qué es un documento Conpes. La dirección técnica o dependencia

valora la información correspondiente de acuerdo con su criterio técnico para utilizarla como insumo

dentro del proceso de construcción del Documento una vez se apruebe formalmente su realización.

Los únicos canales para presentar las iniciativas de Documentos Conpes son las cabezas de los sectores

administrativos del orden nacional4. Para el caso particular, las iniciativas propias de las entidades

adscritas o vinculadas a ellos se tramitan dentro de esos sectores por ser su único canal de presentación.

En el manejo interno de los sectores compete a los ministros, viceministros, directores de departamento

administrativo y jefes de dependencia presentar iniciativas en coordinación con las Oficinas de

Planeación de estas entidades, al director técnico o jefe de dependencia respectivo del DNP, el cual

evalúa técnica, presupuestal y jurídicamente la pertinencia de que la iniciativa se materialice en un

documento Conpes.

3 En el caso del Documento Conpes por Norma: Asunción Temporal de Competencias que se presenta al CONPES SOCIAL de acuerdo con el Decreto Ley 028 de 2008, el DNP recibe la totalidad del documento elaborado. 4 Éstos están compuestos por los Ministerios: Interior y de Justicia, Relaciones Exteriores, Hacienda y Crédito Público, Defensa Nacional, Agricultura y Desarrollo Rural, Protección Social, Minas y Energía, Comercio, Industria y Turismo, Educación Nacional, Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, Comunicaciones, Transporte y Cultura; y los Departamentos Administrativos: Departamento Nacional de Planeación, Departamento Administrativo de Seguridad, Departamento Administrativo de la Función Pública, Departamento Administrativo Nacional de Estadística, Departamento Administrativo Nacional de Economía Solidaria, Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, Departamento Administrativo de Ciencia, Tecnología e Innovación.



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Las iniciativas se presentan mediante una comunicación formal e incluyen un documento en el cual se

describe de manera detallada:

- La justificación para la elaboración del Documento Conpes

- Los antecedentes jurídicos y de política pública

- Estructura que tendrá el documento

Con el fin de centralizar la información sobre las iniciativas externas e internas que se presentan y lograr

el compromiso institucional con respecto a su desarrollo, antes de iniciar la elaboración del Documento

Conpes se debe contar con la aprobación de la Dirección General y Subdirección del DNP a través del

Formato de programación para elaboración de Documento Conpes. F‐SDG‐02. El proceso interno para

la formulación de un Documento Conpes empieza cuando un director técnico o jefe de dependencia del

DNP –por solicitud externa o interna, por iniciativa propia o por disposición normativa, solicita al

Subdirector y Director General la autorización para elaborar un Documento Conpes. Todos los

documentos de las categorías mencionadas anteriormente requieren la presentación formal al

Subdirector y Director General del DNP del Formato de programación para elaboración de Documentos

Conpes F‐SDG‐02 para su aprobación y posterior programación en la Aplicación Web SISCONPES. El

formato es enviado por el director técnico o jefe de dependencia a través del correo:

[email protected].



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Figura 1. Formato F‐SDG‐02: Formato de programación para elaboración de Documento Conpes.

Nombre Cargo

Ene-00 - Mar-00 Abr-00 - Jun-00 Jul-00 - Sep-00 Oct-00 - Dic-00

Dependencia Responsable

Jefe de dependencia

Visto Bueno Director General

Visto Bueno Subdirector General

FORMATO DE PROGRAMACIÓN PARA

ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO CONPES

Coordinador del documento

Actividad

DD/MM/AAAA

3. Justificación Escriba la justificación del documento en un máximo de 100 palabras

Revisar el contenido técnico, presupuestal y jurídico del documento

Seleccione aquí la categoría del documento

6. Categoría del documento

Presentar el Documento en Pre- CONPES

2. Título Preliminar:

5. Cronograma

Trimestre

Redactar la totalidad del Borrador del Documento Conpes

1. Responsable

4. Relación con el Plan Nacional de DesarrolloEscriba la relación del documento con el Plan Nacional de Desarrollo en un máximo de 100 palabras.

Mes estimado de presentación al CONPES

Definir el plan de acción

Realizar el diagnóstico de la situación problemática

Fuente: Subdirección General‐DNP

En atención a las políticas del Sistema de Gestión de Calidad del DNP, el formato F‐SDG‐02 Formato de

programación para elaboración de Documento Conpes puede ser tomado de la fuente de información de

los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y/o de la Aplicación Web SISCONPES.

El objetivo de este formato es que el responsable de la elaboración del Documento Conpes determine

oportunamente por qué es necesaria la elaboración del documento y su relación con las políticas

rectoras del gobierno; que determine un cronograma general que permita la programación de tiempos

de elaboración y aprobación del documento; que defina el equipo de trabajo y otros involucrados en la

elaboración; y que con esta información la alta dirección del DNP verifique la pertinencia de la iniciativa y

esté al tanto de los documentos que serán elaborados.



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Para diligenciar este formato a partir de la información recolectada y generada hasta este punto del

proceso, tenga en cuenta las siguientes explicaciones:

Fecha: llene este espacio con la información de la fecha en la cual es presentado el formato.

Recuerde diligenciarlo según el esquema DD/MM/AAAA.

Dependencia responsable: escriba completo sin reducción de sigla el nombre de la Dirección

Técnica o Dependencia responsable de la elaboración del Documento Conpes.

Jefe de dependencia: llene este espacio con los nombres y apellidos completos del jefe de

dependencia solicitante.

Coordinador del documento: llene este espacio con los nombres y apellidos del coordinador del

Documento Conpes. El coordinador del documento es la persona responsable en el DNP de

coordinar todas las actividades necesarias para la elaboración de un documento Conpes. Esta

persona puede ser el director técnico o jefe de dependencia, o la persona que éste delegue.

El coordinador del Documento Conpes, ya sea funcionario o contratista del DNP, debe cumplir

con las siguientes funciones y/o actividades:

Coordinar el grupo de trabajo con el cual de manera conjunta se va a realizar el documento.

Liderar la totalidad de las actividades de este proceso dentro de los tiempos establecidos.

Moderar, dirigir y negociar las discusiones al interior del grupo de trabajo y con los

involucrados.

Título preliminar: escriba el título con el cual puede ser identificado el Documento durante el

periodo de elaboración.

Justificación: describa de manera clara y concreta las razones que motivan la elaboración del

Documento Conpes. Este campo exige tener en cuenta la pertinencia del tema para ser llevado a la

instancia del Consejo Nacional de Política Económica y Social (tener en cuenta los criterios para la

identificación de un documento Conpes). En caso de que una iniciativa para la elaboración de un

documento Conpes no esté relacionada con el Plan Nacional de Desarrollo, la justificación cobra

importancia adicional en el sustento de la pertinencia del documento.



Código: EC‐G01


La Dirección General y la Subdirección emplean la justificación como referencia principal en el

momento de decidir si el DNP se compromete en el desarrollo del Documento Conpes. Por esta

razón es importante garantizar que la justificación es lo suficientemente clara para que el

Subdirector y Director General comprendan y aprueben la iniciativa.

Relación con el Plan Nacional de Desarrollo: en este espacio debe hacerse explícito el papel del

documento como desarrollo a alguna política rectora consignada en el Plan Nacional de Desarrollo.

Cronograma: Contar con un cronograma como marco temporal facilita el trabajo del coordinador y

del grupo de trabajo en la medida en que señala las metas parciales que se deben cumplir para tener

al final del tiempo estimado un Documento listo para aprobación del CONPES.

El coordinador del Documento Conpes, junto con el grupo de trabajo, determina el lapso necesario

para realizar las actividades del proceso teniendo en cuenta:

- Las estrategias de discusión y concertación que se utilizarán.

- Los aspectos exógenos como demoras y los posibles aplazamientos en las reuniones de trabajo.

- Los compromisos anteriores de trabajo.

- Los tiempos deben ser puestos a consideración con los involucrados definidos en la actividad

anterior.

El cronograma presenta un horizonte de un año, a partir de fecha de programación del documento para

la elaboración del documento, dividido en trimestres. Si bien el rango de programación por trimestres es

amplio, el objetivo del cronograma es que se haga una programación estudiada de las actividades y en lo

posible los ajustes posteriores sean mínimos.

Dependiendo de la categoría del documento se deben tener en cuenta todas o algunas actividades del

cronograma: en el caso de los documentos de política sectorial y regional se deben tener en cuenta

todas las actividades; en caso de tratarse de un concepto favorable no se tendrá en cuenta la primera

actividad; para las demás categorías no se tendrán en cuenta ni la primera ni la segunda actividad.

Siempre tenga en cuenta que el coordinador del Documento Conpes es el responsable ante la

Subdirección General del DNP del cumplimiento del cronograma fijado.

Mes estimado de presentación: de acuerdo con las fechas establecidas en el cronograma, determine

el mes que se espera se tendrá un borrador completamente finalizado para presentar en Pre‐



Código: EC‐G01


CONPES. Si el mes estimado supera la vigencia en la que se solicitó el Documento, por favor

especifíquelo.

Categoría del Documento. Señale en la lista la categoría en la que se clasifica el Documento de

acuerdo con el tipo y su alcance5.

Documentos Conpes sobre Política macroeconómica, fiscal y financiera.

Documentos Conpes sobre política sectorial y regional

Documentos Conpes sobre concepto favorable‐crédito y garantía de la nación

Documentos Conpes sobre concepto favorable‐importancia estratégica.

Documentos Conpes sobre concepto favorable‐ prórroga de concesiones.

Documentos Conpes sobre distribución de recursos.

Otros Documentos de Norma.

Un documento Conpes es un documento consensuado entre diferentes entidades del sector público, los

ministerios rectores de las políticas sectoriales y el Departamento Nacional de Planeación. Su

elaboración se hace conjuntamente entre funcionarios autorizados para este propósito y de esta forma

su viabilización incluye la definición de una matriz de involucrados. La definición de involucrados es

necesaria para que la formulación de la política sea legítima lo cual es posible en el marco de un

esquema participativo que facilite el reconocimiento y compromiso de lo que se consigne en el

documento.

El Coordinador del Documento Conpes junto con el grupo de trabajo elabora el diagnóstico de

involucrados y establece todos los entes que se ven afectados por la problemática y las entidades del

orden central y/o descentralizado que tienen alguna injerencia en la identificación de los problemas por

tratar, en la definición de los objetivos y en la ejecución del plan de acción.

5 Para mayor detalle consultar la sección de definiciones.



Código: EC‐G01


La figura 2 muestra un posible conjunto de involucrados que pueden intervenir en la elaboración de un

Documento Conpes. En los casos de las entidades gubernamentales del orden nacional su rol se

fundamenta en la formulación, que puede contar con la asesoría de la academia y con la participación

del sector privado, gremios u otros grupos de interés. A su vez, la participación de las autoridades del

nivel descentralizado y de la población afectada es vital cuando el documento genera un impacto en las

entidades territoriales.

Figura 2. Identificación de involucrados


La información sobre la matriz de involucrados debe ser diligenciada en la segunda hoja de Excel del

Formato F‐SDG‐02: Formato de programación para elaboración de Documento Conpes.

DOCUMENTO

CONPES

MINSTERIOS DTOS ADMINISTRATIVOS

ENTIDADES TERRITORIALES

GREMIOS POBLACIÓN AFECTADA

ACADEMIA

DOCUMENTO

CONPES

MINSTERIOSDEPARTAMENTOS

ADMINISTRATIVOS

ENTIDADES

TERRITORIALES

GREMIOS POBLACIÓN

AFECTADA

ACADEMIA



Código: EC‐G01


Figura 3. Matriz de involucrados

Entidad Cargo Correo Electrónico

No. Dependencias DNP Involucradas en

la ElaboraciónObservaciones

1

2

3

4

5

No. Entidades externas involucradas en la elaboración

Observaciones

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Grupo de trabajoNombre

MATRIZ DE INVOLUCRADOS

TÍTULO DEL DOCUMENTO:

Función de la dependencia en el proceso de Elaboración

Función de la entidad en el proceso de Elaboración

Fuente: Elaboración propia ‐ Subdirección General



Código: EC‐G01


Para diligenciar la matriz de involucrados a partir de la información recolectada y generada hasta este

punto del proceso, tenga en cuenta las siguientes explicaciones:

Título del Documento. Diligencie este espacio con el título definido en el Formato de Solicitud para

iniciar la elaboración del Documento Conpes.

Grupo de Trabajo

La definición del grupo de trabajo se fundamenta en la necesidad de contar con un equipo encargado de

coordinar y promover el proceso de elaboración del Documento.

El grupo de trabajo, también funcionarios y contratistas del DNP y/o de la entidad solicitante a cargo del

tema en la entidad respectiva, tiene las siguientes funciones:

- Levantar, procesar y analizar la información utilizada en la elaboración del Documento.

- Redactar el Documento Conpes.

- Definir, organizar y convocar las reuniones de discusión y negociación con los involucrados6.

- Elaborar las propuestas dirigidas a motivar la discusión de los involucrados en las reuniones que se

programen.

Nombre. Este espacio es para cada uno de los nombres completos de los funcionarios o

contratistas que componen el grupo de trabajo para la elaboración del Documento.

Entidad. Llene este espacio con el nombre de la institución a la que pertenece el integrante del

grupo. Recuerde que es indispensable anotar los nombres completos, omita la reducción a sus

siglas.

Cargo. Escriba el cargo que ocupa cada integrante del grupo en la entidad a la que pertenece.

Correo electrónico. Anote la dirección de correo institucional del funcionario o contratista.

Dependencias ‐ DNP involucradas en el proceso de elaboración. En este espacio enliste todas

las direcciones técnicas y/o dependencias del DNP; es indispensable anotar los nombres

6 Para el proceso de socialización puede utilizar el esquema que se propone en el Anexo 3.



Código: EC‐G01


completos, omita la reducción a sus siglas. Para este particular tenga en cuenta que la Oficina

Asesora Jurídica (OAJ) y Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas (DIFP) participan de manera

permanente a lo largo del proceso.

Función de cada dependencia en el proceso de elaboración. Precise el papel que desarrollará

cada una de las instancias definidas. Por ejemplo, para el caso particular de la OAJ las funciones

pueden ser: Definición de los antecedentes jurídicos que lo sustentan y la revisión de viabilidad

legal de las acciones propuestas.

1. Observaciones. Escriba cualquier tipo de comentario que haga alusión a las dependencias y

funciones definidas. Este es un ítem de diligenciamiento opcional.

Entidades externas al DNP involucradas en el proceso de elaboración. Anote todas aquellas

entidades diferentes al DNP que están involucradas en la elaboración del Documento Conpes.

Función de cada entidad en el proceso de elaboración. Precise el papel que desarrollarán en la

elaboración del Documento Conpes, cada una de las instancias definidas anteriormente.

Observaciones. Escriba cualquier tipo de comentario que haga alusión a las entidades y

funciones definidas. Este es un ítem de diligenciamiento opcional.

Actividad 2: Viabilizar y registrar la solicitud

El Director General y Subdirector General del Departamento – en su calidad de rectores de la

entidad – evalúan la información contenida en el Formato F‐SDG‐02: Formato de programación

para elaboración de Documento Conpes, con base en los criterios para la identificación de un

Documento Conpes, mencionados anteriormente. Mediante las firmas de los titulares de la Dirección

General y la Subdirección del DNP, se certifica en el formato el visto bueno de la iniciativa.

Cuando haya comentarios al formato, la Subdirección General comunicará a la dirección técnica o

dependencia responsable. Una vez la Alta Dirección del DNP da su aprobación formal, la dirección

técnica o dependencia responsable continúa con la elaboración del documento. Si la iniciativa no se

considera pertinente, la Subdirección General le informa al director técnico o jefe de dependencia que

presentó la solicitud para que éste, a su vez, le comunique la decisión tomada a las partes interesadas.



Código: EC‐G01


De resultar aprobada la elaboración del Documento Conpes, en un término no superior a una semana, el

Coordinador de SISCONPES (Subdirector General)7 o la persona que él designe, carga en el módulo

“Documentos Conpes Programados” de la Aplicación Web de SISCONPES, el Formato F‐SDG‐02: Formato

de programación para elaboración de Documento Conpes escaneado con las firmas correspondientes en

el aparte de Visto Bueno y lo envía en un correo electrónico dirigido al director técnico o Jefe de

dependencia.

Cualquier cambio en la fecha estimada o la reprogramación de las actividades señaladas en el

cronograma deberá ser informado y sustentado oportunamente por el coordinador del Documento a la

Subdirección General. El coordinador de SISCONPES – o la persona que él designe –, reprograma la fecha

estimada de presentación del documento en Pre ‐ Conpes.

3.2. ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO (ACTIVIDADES 3‐6)

Una vez viabilizada la solicitud del documento, se inicia el proceso de su elaboración. La elaboración de

un documento Conpes no tiene un período de tiempo determinado pero se considera razonable que éste

sea realizado en un período de 6 meses. En el proceso de elaboración es posible distinguir dos grandes

grupos de actividades, las primeras relacionadas con un proceso de discusión y elaboración de consensos

entre el grupo de trabajo y las entidades representadas por estos, y luego la redacción del borrador para

su consideración ante el Consejo Nacional de Política Económica y Social.

En el momento de elaboración del documento, existe claridad sobre el tema que será abordado, su

importancia a nivel estratégico y su justificación, así como su relación con el Plan Nacional de Desarrollo.

Sin embargo, es necesario iniciar un proceso de discusión y generación de consensos entre los diferentes

involucrados para lograr determinar en forma concreta los objetivos, acciones y recomendaciones que

llevará el documento. Así mismo estos elementos deben ser redactados en un borrador para su

aprobación.

No todos los documentos Conpes deben ser elaborados siguiendo la metodología planteada en esta guía,

de acuerdo con la categoría en que se haya catalogado el documento que será elaborado, se determina

la necesidad de surtir todas o algunas de las actividades que se descritas. De acuerdo con la categoría del

documento, éstas son las actividades que se deben llevar a cabo:

7 De acuerdo con la resolución 0521 de 2009 en la cual se modifica el Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la Planta de la Subdirección General del Departamento Nacional de Planeación, El Subdirector del Departamento tiene dentro de sus funciones: “Coordinar el Sistema de Seguimiento a Documentos Conpes SISCONPES y las acciones necesarias para capacitar, asesorar y supervisar a las direcciones técnicas en lo referente a las líneas metodológicas definidas en el Sistema”.



Código: EC‐G01


Si el documento es de la categoría Política sectorial y regional es necesario que surta el proceso

de discusión y elaboración de consensos (actividad 3 en adelante).

Si el documento se encuentra en la categoría Concepto favorable, debe tener seguimiento y por

lo tanto debe elaborarse una matriz de Plan De Acción (actividad 5 en adelante).

Si el documento es de las categorías Distribución de recursos ó Política macroeconómica, fiscal y

financiera, es potestad del coordinador el contenido del documento, por lo tanto pasa

directamente a la elaboración del documento (actividad 6 en adelante).

PROCESO DE DISCUSIÓN Y ELABORACIÓN DE CONSENSOS

La discusión de la temática del documento Conpes cumple el propósito de generar acuerdos en los

elementos determinantes para el desarrollo de la política pública y las acciones necesarias para lograr

metas consideradas como de interés del gobierno. Así, las actividades 3 a 5 pretenden abordar los temas

de una manera ordenada y sistemática e ir generando acuerdos sobre la marcha.

Actividad 3: Recopilar información

El objetivo de esta actividad es conformar un marco teórico de referencia y los

antecedentes relacionados que permitan establecer un conocimiento común entre los

diferentes involucrados. Para lograrlo, el Coordinador del Documento Conpes, con el apoyo

del grupo de trabajo, debe llevar a cabo un proceso de consecución de fuentes bibliográficas y no

bibliográficas sobre la situación existente, con el fin de obtener de ellas la información que

posteriormente procederá a difundir y discutir entre la totalidad de los involucrados.

Dependiendo de la complejidad del tema, es importante contar, previo al proceso de discusión con los

involucrados, con información técnica, soportada con hechos y datos verificables, que permitan el

conocimiento de la naturaleza del tema y brinden una guía en el momento de determinar lineamientos

de política.

Actividad 4: Analizar la problemática y establecer objetivos

Analizar la problemática

El árbol de problemas y el árbol de objetivos tienen por objeto determinar con claridad el

problema que se pretende abordar en el Conpes y plantear los elementos fundamentales

para su solución. En el proceso establecido en el DNP se ha puesto como requisito la



Código: EC‐G01


elaboración del árbol de problemas y de objetivos con el fin de garantizar que el documento ha surtido

este análisis. Por esta razón, es necesario que el coordinador del documento Conpes elaborare estos

árboles y los conserve como soporte para la aprobación del documento.

Identificar los problemas significa tener un conocimiento adecuado de la situación existente, aspecto

que debe estar sustentado en cifras, documentos y demás elementos que ofrezcan un diagnóstico sólido

y verificable. Para este propósito, se debe tomar la información obtenida en la recopilación de

información, iniciar una discusión de la problemática y, a partir de allí, de los objetivos del documento.

Se entiende por problemática el conjunto de factores sociales y/o materiales que inciden negativamente

en la dinámica de desarrollo social, político o económico. Ella puede justificar un trabajo orientado a la

solución de los factores que la provocan. Con base en lo anterior, es responsabilidad de la dirección

técnica o dependencia y del coordinador del Documento Conpes, definir claramente la problemática que

se abordará, y frente a la cual debe haber consenso entre todos los involucrados. De esto depende la

eficacia de los objetivos que se planteen posteriormente.

En la definición de la problemática un instrumento eficaz consiste en la utilización de un árbol de

problemas. En él se identifica el problema central con sus respectivas causas y efectos, con el cual se

busca representar la situación problemática con la intención de detectar las razones que pueden

generarlo y sus efectos o consecuencias. Si no es evidente cómo estructurar el árbol en la situación

problemática planteada, se recomienda utilizar la Matriz de Vester cuya explicación se encuentra en el

anexo 2.

La analogía entre el árbol natural y el de problemas es ilustrativa. Las raíces son el soporte de todo árbol,

y le suministran nutrientes para que se mantenga vivo; igualmente, las causas – raíces del árbol de

problemas – soportan toda la estructura y suministran la información necesaria para la existencia y

comprensión del problema central – el tronco del árbol de problemas –. Este último es el responsable de

mantener la estructura general, es decir, todos los problemas generados, y soporta la casi totalidad de

los efectos derivados – las ramas del árbol –. Los efectos terminan siendo, entonces, la parte visible y

fácilmente identificable una vez se tiene claro cuál es el problema fundamental que se afrontará. La

figura 6 muestra el esquema general del árbol8.

8 Este diagrama cuenta con una plantilla de árbol correspondiente que puede encontrar en la Aplicación Web de SISCONPES.



Código: EC‐G01


Figura 4. Esquema del árbol de Problemas

Fuente: Dinámica simplificada de la construcción de árboles y del cuadro lógico (2008) Recuperado de http://ec.europa.eu/europeaid/9‐may‐initiative/documents/2008/material_problems_tree_es.pdf.

Ahora bien, para la construcción de ese árbol de problemas tenga en cuenta los siguientes pasos.

1. Establezca el problema central.

El problema central es el tronco del árbol de problemas. Si este problema no está claramente definido,

es probable que no se consigan los resultados esperados. Ahí radica no sólo la dificultad de realizar este

árbol, también la importancia de especificarlo de la manera correcta. Una misma situación puede ser

descrita en diferentes términos de acuerdo con el enfoque a partir del cual se pretenda abordar; esa es

la importancia de trabajar en grupo: un mismo problema puede ser comprendido de manera diferente

por dos o más personas.

Pasos para plantear correctamente un problema. El problema se debe presentar como un estado

susceptible de mejora, que se refiere una situación real, en consecuencia, no hipotética. Es importante

verificar en el establecimiento de un problema central que el enunciado describe concretamente el

problema, sin insinuar una solución implícita; esto permitirá que en el momento de definir soluciones se

puedan plantear diferentes alternativas.9. En este proceso se debe definir cuál es el entorno del

problema que se está atacando relacionando todas las variables que puede implicar, incluidas las

personas, circunstancias o situaciones particulares. Recuerde que debe definirse un solo problema

central.

9 Para una guía adicional de cómo redactar problemas remítase al Anexo 1. Guía para la redacción de problemas y

objetivos.



Código: EC‐G01


A continuación se presenta un ejemplo de cómo se plantea un problema central10:

Fuente: extraído del árbol de

problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento Integral de Barrios MIB.

2. Defina los efectos más importantes del problema en cuestión.

Efecto es, entonces, la consecuencia generada por el problema central sobre una variable. Se

determinan, básicamente, con responder la pregunta ¿Cuál(es) implicación(es) tiene el problema? Así

surgen las respectivas consecuencias. Si los efectos – las consecuencias – son importantes, el problema

requiere solución. Es importante anotar que una buena definición de los efectos – las consecuencias –

permite mejorar la definición y delimitación del problema central. Continuando con el ejemplo, ahora

sobre los efectos en diferentes niveles:

Fuente: extraído del árbol de

problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento Integral de Barrios MIB.

La secuencia de efectos se detiene cuando se han identificado los que a juicio del grupo de trabajo y los

involucrados son los más importantes. Defina, también, las posibles relaciones que se establecen entre

los efectos generados por el problema central.

10 A lo largo de esta actividad se ilustrará el proceso de elaboración del árbol de problemas y árbol de objetivos

utilizando como ejemplo el ejercicio realizado por la Dirección de Desarrollo Urbano para la elaboración del

documento Conpes 3604 Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento Integral de Barrios

MIB. Este ejercicio ha sido resumido con el fin de presentar un ejemplo sencillo, de fácil comprensión. Documento

original disponible enhttp://www.dnp.gov.co/PORTALWEB/LinkClick.aspx?fileticket=cOrXmJdwBBk%3d&tabid=907

Respuesta inadecuada por parte de los municipios

para satisfacer las necesidades de hábitat

Inoperancia de las normas e instrumentos de planificación que regulan el desarrollo

urbano

Fallas en la toma de decisiones de

ordenamiento territorial.

Zonas objeto de mejoramiento sin

intervenir.

No se implementan instrumentos de

planificación y gestión del suelo

Deficiente articulación de la información de las entidades ejecutoras y niveles de gobierno

Efectos de primer nivel

Efectos de segundo nivel

EFECTOS Ramas del árbol

DEBILIDAD DE LOS ENTES TERRITORIALES EN LA GESTIÓN URBANA Y EN LA APLICACIÓN NORMATIVA PARA IMPLEMENTAR PROGRAMAS DE

MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS

PROBLEMA CENTRAL

PROBLEMA CENTRAL Tronco del árbol



Código: EC‐G01


3. Identifique las causas del problema central definido.

Las causas determinan los objetivos, y son insumo para el desarrollo posterior de las estrategias para

alcanzarlos y el establecimiento del plan de acción para el logro de la política. Para determinarlas,

responda la pregunta ¿Por qué ocurre el problema? En términos de la lógica del árbol, las causas son

todos aquellos problemas – raíces – que están por debajo del problema central. Como no todas tienen el

mismo nivel de generalidad, se pueden identificar varios niveles dependiendo de la desagregación que se

haga, las que afectan directamente al problema central se llaman causas de primer nivel, a medida que

hayan más problemas entre la causa y el problema central se llaman de segundo nivel, tercer nivel, etc.

Fuente: extraído del árbol de problemas Conpes 3604. Lineamientos para la consolidación de la Política de Mejoramiento

Integral de Barrios MIB.

Es conveniente identificar pocas causas de primer nivel de las cuales se desagreguen causas de nivel

inferior. Si se observa el ejemplo, cada bloque contiene una sola causa y es importante que ellas no se

refieran a lo mismo ni sean planteadas en los mismos términos.

El esquema resultante de este análisis de la problemática, como se dijo anteriormente, se compara con

la estructura de un árbol. En la figura 7, se puede ver que el problema se asume como el tronco, sus

efectos se asocian a las ramas y las causas a las raíces.

Figura 5. Árbol de problemas

Normas que regulan el desarrollo urbano aisladas y parciales.

Normas inflexibles para el tratamiento en zonas de

mejoramiento.

Deficiencia de las entidades territoriales para responder a la demanda de bienes y servicios urbanos.

Deficiencias en la recopilación y

divulgación en sistemas de información

Bajo nivel de información y

comunicación de los ejecutores de proyectos.

Debilidades en los municipios para

gestionar proyectos.

Causas de primer nivel

Causas de Segundo nivel

CAUSAS Las raíces del árbol



Código: EC‐G01




Ahora bien, para la construcción del árbol tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Formule los problemas relacionados a la situación en tratamiento. Verifique que estén bien

formulados y respondan a las dificultades que se han identificado.

- Identifique el problema central.

- Acote el análisis de causas y efectos en torno a un único problema central, de esa forma delimita el

documento y será más efectivo durante el proceso de formular soluciones.

Revise y modifique el árbol de problemas cuantas veces sea necesario, para que se asegure de que tanto

las causas como los efectos que fueron identificados y relacionados con el problema central sean los

correctos. Es importante resaltar que el logro de un árbol de problemas concertado con los involucrados

garantiza la existencia de consenso sobre el diagnóstico que se está formulando. Una vez haya sido

definida una versión final, proceda a redactar una versión preliminar del borrador de diagnóstico. Este

Documento le sirve como elemento explicativo de la información contenida en el árbol de problemas y

como un avance para obtener el borrador final del Documento Conpes.

DEBILIDAD DE LOS ENTES TERRITORIALES EN LA GESTIÓN URBANA Y EN LA APLICACIÓN NORMATIVA PARA IMPLEMENTAR PROGRAMAS DE

MEJORAMIENTO INTEGRAL DE BARRIOS

Normas que regulan el desarrollo urbano aisladas y parciales.

Normas inflexibles para el tratamiento en zonas de

mejoramiento.

Deficiencia de las entidades territoriales para responder a la demanda de bienes y servicios urbanos.

Deficiencias en la recopilación y

divulgación en sistemas de información

Respuesta inadecuada por parte de los municipios

para satisfacer las necesidades de hábitat

Inoperancia de las normas e instrumentos de planificación que regulan el desarrollo

urbano

Bajo nivel de información y


Fallas en la toma de decisiones de

ordenamiento territorial.

Debilidades en los municipios para

gestionar proyectos.

Zonas objeto de mejoramiento sin

intervenir.

No se implementan instrumentos de

planificación y gestión del suelo

Deficiente articulación de la información de las entidades ejecutoras y niveles de gobierno

PROBLEMA CENTRAL

Efectos de primer nivel

Efectos de segundo nivel

Causas de primer nivel

Causas de Segundo nivel

EFECTOS Ramas del árbol

PROBLEMA CENTRAL Tronco del árbol

CAUSAS Las raíces del árbol



Código: EC‐G01


Establecer objetivos

A partir de la definición de los problemas es posible abordar los objetivos que contienen las posibles

soluciones a los problemas o parte de ellas.

Entonces, ¿Qué se entiende por objetivos? Básicamente, un objetivo responde la pregunta ¿A dónde se

quiere llegar? Los objetivos no necesariamente son la solución a la problemática planteada pero si están

encaminados a la búsqueda de este propósito.

De los objetivos se deducen las estrategias y las acciones concretas que pueden materializar la solución

de la problemática planteada; no obstante, las acciones en sí mismas sólo son los medios necesarios para

llegar a la situación deseada.

Se sabe que un objetivo está bien formulado cuando tiene al menos tres cualidades: claro, preciso y

conciso. 11 Un objetivo es claro cuando no resulta difícil entender a qué se refiere; es decir, la

imposibilidad de que una persona que cuente con un nivel de conocimiento básico sobre el problema no

entienda a qué se refiere. Sobre el ejemplo, considere el siguiente objetivo que responde al problema

central: Fortalecer a los entes territoriales en la gestión urbana y aplicación normativa en programas de

Mejoramiento Integral de Barrios. Este objetivo es claro ya que d a entender inequívocamente a quién va

dirigida la acción (a los entes territoriales), en qué consiste (actividades de fortalecimiento) y sobre qué

aspectos será realizada (para gestión urbana y aplicación normativa).

Un objetivo es conciso cuando es fácil deducir el plan de acción para abordar el problema, es decir, la

posibilidad de alcanzarlo no es remota. En nuestro ejemplo, se puede pensar en capacitaciones, diseño

de software especializado, entre otros.

Finalmente, un objetivo es preciso cuando se puede establecer una relación lógica con la solución del

problema que se está abordando. Entonces, si nuestro problema es la debilidad de los entes territoriales

en la gestión urbana y en la aplicación normativa para implementar programas de Mejoramiento Integral

de Barrios, es preciso decir que deseamos fortalecer estos entes territoriales para que cumplan estos

propósitos.

11 Para una guía adicional sobre cómo redactar objetivos remítase al Anexo 1. Guía para la redacción de problemas

y objetivos.



Código: EC‐G01


Una manera recomendable de formular y organizar los objetivos del Documento es hacer un árbol de

objetivos. Debido a que éste se construye a partir del árbol de problemas, es muy importante haber

definido bien el problema central, las causas y los efectos para poder llegar a buenos objetivos. Del árbol

de objetivos se deberán deducir las alternativas de solución para superar el problema central. En los

siguientes apartes se le presentan sugerencias para esa elaboración.

1. Definir el objetivo central

Con esta enunciación se busca obtener una perspectiva de la situación que se busca lograr; para esto

tome el problema central y redáctelo de tal manera en que se encuentre su estado en positivo; es decir,

si el problema era “Debilidad de los entes territoriales en la gestión urbana y en la aplicación normativa

para implementar programas de Mejoramiento Integral de Barrios” ahora el objetivo central puede ser

“Fortalecer a los entes territoriales en la gestión urbana y aplicación normativa en programas de

Mejoramiento Integral de Barrios”. A partir de la situación óptima de solución al problema central, se

define el objetivo central del documento. El objetivo del documento debe ser un objetivo alcanzable y

por esta razón reduce su alcance a las posibilidades existentes.

A diferencia del problema central en donde es necesario plantear claramente las dimensiones reales del

mismo, el objetivo debe plantearse en términos de la capacidad existente para abordar el problema y los

efectos estimados que se tendrán sobre la problemática planteada. El objetivo central por lo tanto

deberá tener en cuenta restricciones existentes desde el punto de vista presupuestales, técnicas y

políticas. Así mismo deberá pensarse sobre la realidad jurídica y normativa existente.



2. Definición de objetivos específicos y de largo plazo

Aquellas causas de primer nivel en el árbol de problemas que pueden ser abordadas en el documento y

pueden ser afectadas positivamente por las decisiones que se tomen en el CONPES se transforman en

objetivos específicos y los determinados como efectos se transforman en objetivos de largo plazo. Estos

objetivos pueden responder a uno o más problemas identificados. Como recomendación se sugiere que

inicie la redacción de los objetivos con infinitivo. Para el ejemplo, éstos son los objetivos de largo plazo

propuestos:

FORTALECER A LOS ENTES TERRITORIALES EN LA GESTIÓN URBANA Y APLICACIÓN NORMATIVA EN PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO

INTEGRAL DE BARRIOS

Objetivo central

OBJETVO CENTRAL Tronco del

árbol



Código: EC‐G01


Objetivos de largo plazo



Objetivos específicos

Los objetivos específicos son aquellos que nos permitirán atacar las causas establecidas, su importancia

radica en que, si el problema está bien planteado y el alcance del documento está bien establecido, el

cumplimiento de estos objetivos nos permitirá obtener los efectos identificados en los objetivos de largo

plazo. El número de objetivos no tiene que ser exactamente el mismo que el número de problemas, para

el caso del ejemplo que estamos trabajando podemos observar que un solo objetivo “Implementar

herramientas para mejorar la capacidad institucional territorial a través del Programa de MIB” responde

a dos problemas: “Deficiencia de las entidades territoriales para responder a la demanda de bienes y

servicios urbanos” y al problema “Deficiencias en la recopilación y divulgación en sistemas de

información”.



3. Inclusión de metas en la elaboración de objetivos

En el establecimiento de objetivos es de gran importancia que éstos sean lo más concretos posible. Si los

objetivos son medibles, al redactarlos hágalo en términos de una meta concreta. En el caso de nuestro

Armonizar las normas nacionales y locales para la intervención de las zonas objeto de

mejoramiento integral

Implementar herramientas para mejorar la capacidad institucional territorial a

través del Programa de MIB.

Estudiar la viabilidad jurídica en las normas para

intervenir los barrios

Fortalecer la capacidad técnica de los municipios para controlar los usos del suelo

Mejorar el nivel de información y



Medios primer nivel

MEDIOS Las raíces del árbol

Responder a las necesidades de hábitat de la

población de bajos ingresos, por parte de los municipios.

Aplicar debidamente las normas e

instrumentos de planificación

Tomar decisiones de ordenamiento

territorial de manera adecuada.

Articular las entidades para

adelantar procesos de mejoramiento

integral

Implementar instrumentos de planificación y

gestión del suelo en zona objeto de mejoramiento

Mejorar el nivel de información en los Municipios sobre los

asentamientos objeto de

mejoramiento

Objetivos de primer

nivel

Objetivos de segundo

nivel

OBJETVOS DE LARGO PLAZO Las ramas del

árbol



Código: EC‐G01


ejemplo, tendríamos que el objetivo específico definido “Implementar herramientas para mejorar la

capacidad institucional territorial a través del Programa de MIB” se puede delimitar la situación deseada

a un nivel realista según el tiempo y los recursos, por ello podría plantearse así “Implementar en 100

municipios herramientas para mejorar la capacidad institucional territorial a través del Programa de MIB,

antes de diciembre de 2012”.

4. Revisar el árbol resultante

Como último paso es recomendable examinar las relaciones de causalidad entre el objetivo central, los

específicos y los de largo plazo que se han establecido para garantizar la validez e integridad del

esquema de análisis. Si en el árbol de problemas se detectan inconsistencias, es necesario volver a

revisarlo para determinar las fallas que puedan haberse producido. Para esto, conviene indagar

sistemáticamente si todas las relaciones causa – efecto fueron consideradas para definir las relaciones

entre objetivos específicos y de largo plazo. Luego, se procede a modificar las formulaciones que se

consideren incorrectas, a incluir nuevos objetivos que se consideren relevantes, y a eliminar los que no

eran efectivos.

El árbol resultante de las discusiones con los involucrados debe reflejar unos objetivos alcanzables con

las que todos ellos estén de acuerdo y se sientan comprometidos.

La estructura final del árbol de objetivos se presenta en la figura 8. Al observarlo se evidencia que la

estructura es muy similar a la del árbol de problemas. En el centro está el objetivo central, en la parte

inferior están los diferentes niveles de objetivos específicos y, finalmente, en la parte superior están los

diferentes niveles de los objetivos de largo plazo. La lógica, en este caso, no cambia: los objetivos

específicos explican el objetivo central el cual, a su vez, explica los objetivos de largo plazo.

Figura 6. Árbol de Objetivos



Código: EC‐G01




En resumen, en la elaboración del árbol de objetivos considere cada uno de los siguientes puntos:

- Determine cómo y hasta qué punto pueden ser abordadas las condiciones negativas del árbol de

problemas, con el fin de obtener una perspectiva de la situación deseada.

- A partir de la situación óptima de solución del problema central, defina el objetivo central teniendo

en cuenta criterios técnicos, políticos y económicos que permitan acotar el alcance del propósito del

documento.

- Con el análisis de cómo se abordarían las causas de primer nivel identificadas en el árbol de

problemas, defina los objetivos específicos; después, con los mismos criterios, precise los objetivos

de largo plazo.

Una vez haya definido el árbol de objetivos proceda a redactar una versión preliminar de borrador de

objetivos, observando de manera cuidadosa cada parte del árbol. Este documento le sirve como

elemento explicativo de lo consignado de manera resumida en el árbol de objetivos y como un avance

para obtener el borrador final del Documento Conpes.

Actividad 5: Diligenciar y validar la Matriz de Plan de Acción

FORTALECER A LOS ENTES TERRITORIALES EN LA GESTIÓN URBANA Y APLICACIÓN NORMATIVA EN PROGRAMAS DE MEJORAMIENTO

INTEGRAL DE BARRIOS

Armonizar las normas nacionales y locales para la intervención de las zonas objeto de

mejoramiento integral

Implementar en 100 municipios herramientas para mejorar la capacidad institucional territorial a

través del Programa de MIB.

Responder a las necesidades de hábitat de la

población de bajos ingresos por parte de

los municipios.

Aplicar debidamente las normas e

instrumentos de planificación

Toma de decisiones de ordenamiento

territorial de manera adecuada.

Articular las entidades para

adelantar procesos de mejoramiento

integral

Implementar instrumentos de planificación y

gestión del suelo en zona objeto de mejoramiento

Mejorar el nivel de información en los Municipios sobre los

asentamientos objeto de

mejoramiento

Estudiar la viabilidad jurídica en las normas para

intervenir los barrios

Fortalecer la capacidad técnica de los municipios para controlar los usos del suelo

Mejorar el nivel de información y


Objetivos de primer

nivel

Objetivos de segundo

nivel

Objetivo central


Medios primer nivel

OBJETVOS DE LARGO PLAZO Las ramas del

árbol

OBJETVO CENTRAL Tronco del

árbol

MEDIOS Las raíces del árbol



Código: EC‐G01


A partir del ejercicio de árbol de problemas y árbol de objetivos es posible establecer las

acciones que se llevarán a cabo y que se consideran las que determinarán el logro de los

objetivos general y específico. Una acción concreta puede contribuir al logro de uno o

varios objetivos y a su vez puede que varias acciones concretas sean necesarias para el logro de un solo

objetivo. Las acciones concretas deben ser “realizables”, en consecuencia, podrán ser medidas

cuantitativa o cualitativamente.

Para realizar este análisis tome como base el árbol de objetivos que realizó. Tenga presente los intereses

de todas las partes involucradas, los costos y el impacto que tendrán las acciones contempladas. Tenga

en cuenta los siguientes pasos:

a) Determine las acciones que permitan el cumplimiento de los objetivos. Tenga en cuenta criterios

sobre los costos, intereses de los involucrados y el resultado que tendrán estas acciones.

b) Realice las valoraciones necesarias por medio de estudios para verificar que estas acciones son

viables desde el punto de vista jurídico, cuando no está impedido por alguna ley o norma

vigente; técnico, cuando se dispone de las herramientas idóneas para llevarlo a cabo; y

presupuestal, cuando se cuenta con los recursos necesarios para su ejecución.

La definición de acciones implica la existencia de un responsable para su materialización. Son dos sus

responsabilidades: ejecutar la acción y suministrar la información necesaria sobre su estado de avance;

además, debe tener capacidad de decisión para comprometer a la entidad en la puesta en práctica de las

acciones, factor que se debe considerar en el momento de convocar a los involucrados que participarán

en el proceso de discusión.

De las acciones definidas se deben seleccionar las prioritarias, es decir, aquellas acciones que marcarán

la hoja de ruta del cumplimiento del documento. Estas acciones serán nombradas como

Recomendaciones y tendrán seguimiento a través de la Aplicación Web SISCONPES. Las

recomendaciones serán monitoreadas por la Subdirección General del DNP según los cortes que se

definan y determinarán el avance del cumplimiento del documento. Esto es importante en la medida en

que el éxito de la política no depende únicamente de su correcta formulación sino, además, de un

adecuado ejercicio de seguimiento y evaluación.

Para ver la manera como se deben enunciar las Recomendaciones en el Documento remítase a la

actividad 6 numeral VII.



Código: EC‐G01


Las acciones priorizadas establecidas deben ser objeto de seguimiento. Para esto, se debe definir un

indicador asociado a cada una de ellas, entendido como la representación cuantitativa (variable o

relación entre variables), verificable objetivamente, a partir del cual se registra, procesa y presenta la

información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo (DNP,

2009)12.

Ahora bien, para formular el indicador pertinente para el objeto de medición tenga en cuenta los

siguientes pasos.

1. Defina la tipología de acuerdo al nivel en que se ubique la acción (gestión o producto)

Indicador de gestión: mide el cumplimiento de una acción en cuanto a lo que ésta propone.

Se utiliza para la medición de acciones cualitativas en las que se busca establecer si éstas se

realizaron o no se realizaron. Este tipo de indicador comprende los siguientes valores:

o Sin iniciar: una recomendación se clasifica en este valor cuando la instrucción

impartida aún no se ha empezado a ejecutar.

o En proceso: aún no se han culminado las actividades para alcanzar el pleno

cumplimiento de la acción.

o Terminada: ya se han ejecutado todas las actividades necesarias para dar

cumplimiento de la acción propuesta.

Al momento de realizar el seguimiento para este tipo de indicadores cobra especial importancia

describir todos los avances realizados, atrasos y dificultades encontradas en la columna de

observaciones del formato F‐SDG‐04 Matriz de Seguimiento13.

Ejemplo de indicador de gestión:

Tomemos la siguiente recomendación: Expedir el decreto reglamentario del tratamiento de

Mejoramiento Integral de Barrios.

12 Para consultar una manera adecuada de formular indicadores, remítase a la Guía Metodológica para la

Formulación de Indicadores, disponible en: http://www.dnp.gov.co/PORTALWEB/LinkClick.aspx?fileticket=‐

hBkmozjehk%3D&tabid=1214.

13 Para consultar este formato consulte: http://sisconpes.dnp.gov.co/.



Código: EC‐G01


Dado que no existe una forma objetiva para medir el desarrollo de esta recomendación a través

de un indicador, un indicador de gestión más adecuado para medir esta recomendación podría

ser: Decreto expedido. Este indicador puede tener 3 estados: sin iniciar, en proceso, terminado.

Si aún no ha comenzado la elaboración del decreto mencionado se determina que el estado del

indicador es sin iniciar. Si el decreto se encuentra en elaboración o se está socializando para su

aprobación pero aún no se ha expedido, el estado del indicador es en proceso; si el decreto

finalmente ya fue expedido, el indicador tendrá un estado de terminado. Por otra parte, si la

expedición del decreto se canceló se debe hacer la observación respectiva.

Indicador de Producto: cuantifica los bienes y servicios (intermedios o finales) producidos

y/o provisionados a partir de una determinada intervención, así como los cambios generados

por ésta que son pertinentes para el logro de los efectos directos. Estos indicadores deberán

ser utilizados en el caso en que la acción concreta señale explícitamente una meta numérica

sobre un producto o resultado que se espera obtener, que pueda ser monitoreada a través

del tiempo. Para la elaboración de este tipo de indicadores tenga en cuenta los siguientes

pasos:

Con base en las acciones que planteó, con los objetivos específicos como insumos y los indicadores

diseñados para su seguimiento, ya puede elaborar el plan de acción; es decir, la consolidación del

conjunto de acciones concretas que permitirán el logro de los objetivos planteados por el Documento

Conpes. Este trabajo debe realizarse de manera consensuada con los involucrados para definir las

acciones y su secuencia de ejecución.

A continuación se presenta el formato F‐SDG‐03: Matriz de Plan de Acción en cual se debe realizar esta

actividad:

Figura 7. Formato F‐SDG‐03: Matriz de Plan de Acción



Código: EC‐G01


Fuente: Elaboración propia ‐ Subdirección General

El formato F‐SDG‐03: Matriz de Plan de Acción se divide en dos secciones, en la primera deben ser

incluidas las recomendaciones, es decir, las acciones priorizadas del documento. En esta sección es

obligatorio diligenciar todos los campos de la matriz.

En la segunda sección se deben incluir todas las demás acciones, las que complementan las

recomendaciones, y sólo es obligatorio diligenciar los campos en blanco.

Los campos que comprenden el formato son los siguientes:

Título del documento. Escriba el título del Documento definido en el Formato de programación para

elaboración de Documentos Conpes F‐SDG‐06.

#OE. En esta columna se solicita una numeración consecutiva para cada uno de los objetivos

específicos: 1, 2, 3, etc.

Objetivo específico. Escriba cada uno de los objetivos de primer nivel que se formularon

previamente en el árbol de objetivos.

#A. Asigne una numeración a las acciones concretas listadas.



Código: EC‐G01


Acción concreta. Señale la acción concreta con la cual espera contribuir al logro del objetivo

específico. En la primera parte de la matriz, bajo el título “Recomendaciones” incluya las acciones

concretas priorizadas; en la parte inferior incluya las demás acciones complementarias que serán

ejecutadas.

Para llenar esta columna, empiece por mencionar las acciones que tienen una relación directa con

cada uno de los objetivos específicos; luego, enliste aquellas que son transversales. Para estas

últimas, señale en la columna del “Número de objetivo específico” el número de cada uno de los

objetivos a los cuales le estaría dando solución la acción.

Entidad responsable de la ejecución. Indique la entidad responsable de ejecutar la acción. En este

campo se debe registrar la siguiente información: Entidad responsable, Dependencia y Nombre del

funcionario.

Dependencia: señale la dependencia de la entidad a la que pertenece el responsable de

implementar la acción.

Nombre del funcionario: señale el nombre del funcionario responsable de implementar la acción.

Fecha de inicio: corresponde a la fecha de inicio de la recomendación o de las otras acciones.

Fecha de finalización: corresponde a la fecha de finalización de la recomendación o de las otras

acciones.

Tipo de indicador (1 gestión, 2 producto): escoja la mejor forma de monitorear el resultado, a través

de un indicador cualitativo de gestión o de un indicador cuantitativo de producto o resultado.

Nombre del indicador. de acuerdo con el tipo de indicador escogido, indique el nombre del

indicador para hacerle seguimiento a la acción concreta.

Fórmula de cálculo. Escriba la fórmula matemática con la cual será calculado el indicador mostrando

explícitamente las variables asociadas.

Meta Final para el indicador. Indique el valor de la meta final del indicador. En el caso de los

indicadores de gestión, la meta será 1, indicando que es terminar la acción propuesta. En el caso de

los indicadores de producto o resultado, la meta será un número equivalente a la meta propuesta en

la acción concreta. Estos indicadores deben ser diseñados de tal manera que su línea de base sea 0.



Código: EC‐G01


La zona sombreada en color gris de la sección otras acciones es opcional. Si va a realizar un seguimiento

a estas acciones por fuera de SISCONPES diligencie esta información, de lo contrario puede indicar

únicamente la acción, la información sobre responsables y fechas de inicio y finalización.

Una vez haya sido diligenciada la totalidad de la información requerida en la matriz, el coordinador del

Documento Conpes la envía al coordinador de SISCONPES o la persona que él designe, para efectos de

validación; éste hace una revisión de la matriz para que la información contenida cumpla con estándares

de coherencia y calidad. Por lo tanto, es necesario que verifique los siguientes aspectos:

- La información diligenciada debe corresponder con lo que se solicita en cada campo.

- Las acciones concretas deben estar clara y correctamente definidas.

- Los indicadores propuestos deben ser coherentes con lo establecido en las acciones concretas.

Si la matriz no cumple con los requerimientos del Sistema de Seguimiento a Documentos Conpes, se

devuelve con los comentarios respectivos, con el fin de que se realicen las correcciones pertinentes.

Actividad 6: Elaborar el borrador del Documento Conpes

La preparación del documento requiere de tres insumos centrales, un árbol de problemas

estructurado que permite dar cuenta del diagnóstico general de la situación existente, un

árbol de objetivos que incorpora el objetivo central y los objetivos específicos que se

buscan lograr de acuerdo con las restricciones existentes, y la concreción de las acciones mediante las

cuales se llevará a cabo el logro de los objetivos plasmada en una matriz de plan de acción. Con estos

tres elementos es posible llevar a cabo la redacción completa del documento.

Antes de elaborar el borrador del documento tenga en cuenta que el propósito de éste es brindar

información relevante a los miembros del Conpes para la toma de decisiones de política. En este sentido,

es importante que el documento sea claro, concreto y ejecutivo, y que en lo posible no exceda 20

páginas de extensión.

El coordinador del Documento Conpes consolida el borrador que una vez finalizado debe enviar al

director técnico o jefe de dependencia para su estudio y análisis final. Luego de ser evaluado en detalle,

lo envía a las dependencias competentes para efectos de determinar su viabilidad financiera y jurídica.



Código: EC‐G01


Para la elaboración de los documentos Conpes hay disponibles en el aplicativo Web

http://sisconpes.dnp.gov.co diferentes opciones de plantillas, de acuerdo con el tipo de documento, que

pueden ser útiles como referencia. El cuerpo del documento contempla una estructura mínima y unas

reglas de forma, que se especifican a continuación:

1. Estructura de un documento Conpes de política

La estructura sugerida para un documento de política sectorial y regional presenta las siguientes

secciones:

I. INTRODUCCIÓN II. DIAGNÓSTICO III. OBJETIVOS IV. ESTRATEGIAS V. PLAN DE ACCIÓN VI. FINANCIAMIENTO VII. RECOMENDACIONES VIII. BILIBOGRAFÍA IX. GLOSARIO X. ANEXOS

I. INTRODUCCIÓN14

La introducción deberá ser escrita de tal manera que presente simple y claramente el panorama general

del Documento. Es importante que contenga la razón por la cual se lleva a cabo, el objetivo que se

pretende alcanzar y las acciones que se desarrollarán para materializarlo. No se trata de resumir el

documento únicamente, sino de presentarle al lector el porqué y el para qué se hizo. Para ello, delimite

lo siguiente:

- El objetivo general, es decir, lo que se espera lograr con el Documento Conpes.

- La descripción global de la manera en la que está organizado el Documento, forma el párrafo final de

la introducción.

- Lo referente a la procedencia del Documento en cuestión: otros Documentos Conpes, políticas más

amplias, compromisos internacionales, decisiones del Gobierno central etc.

- Su relación con el Plan Nacional de Desarrollo.

14 Dentro del desarrollo de la descripción de cada uno de los apartes que conforman el contenido, se utilizará el esquema de numeración que

sería aplicado dentro del Documento Conpes.



Código: EC‐G01


- La relevancia de la formulación del Documento para el Gobierno nacional.

- La articulación de la política considerada dentro del Documento con otras relacionadas.

- El sustento jurídico con base en el cual el Documento presentado tendrá completa viabilidad. Para

ello, puede valerse de los conceptos emitidos por las Oficinas Jurídicas de las entidades involucradas,

así como de una evaluación seria con relación a la normativa existente sobre los temas tratados.

Recuerde no extenderse en datos que se salen del contexto técnico de la política.

II. DIAGNÓSTICO

El diagnóstico es la descripción clara de la problemática general que enfrenta el documento la cual

corresponde al análisis realizado a través del árbol de problemas. Incluya una explicación del problema

central, de los efectos y de las causas que fundamentan su existencia.

Para la conformación de esta sección usted debe valerse del documento preliminar resultante del

trabajo de actividades anteriores. La idea, en términos generales, es que en esta instancia delimite y

valide técnicamente15, todo lo propuesto en el borrador.

En esta sección, presente el entorno dentro del cual surge el problema central, definiendo y validando

con argumentos técnicos la situación anómala encontrada. Su explicación debe asociar de manera lógica

y clara las variables que determinan el problema central que está considerando. Prosiga el desarrollo del

texto refiriéndose a los efectos generados por el problema central. Explique claramente las razones por

las cuales los efectos son causados por el problema central y, al mismo tiempo, las relaciones existentes

entre ellos.

Luego se encuentran los ejes problemáticos, las causas de primer nivel del árbol de problemas. Por

ejemplo, un árbol de problemas tendrá tres ejes problemáticos si se identifican tres causas en su primer

nivel. En la explicación de cada uno sea riguroso técnicamente al sustentar la relación con el problema

central. La descripción detallada y aproximada resulta primordial por cuanto fundamenta las acciones

concretas del plan de acción.

III. OBJETIVOS

La intención de este segmento es proporcionar al lector una perspectiva clara de los objetivos en

respuesta a la problemática descrita en el diagnóstico. Para empezar, explique el objetivo central que se

15 Utilice estadísticas, gráficos datos y demás soportes que requiera para explicar la problemática del Documento.



Código: EC‐G01


definió en el árbol de objetivos. Para tal efecto exponga las razones que lo llevaron a definirlo como el

propósito de la política formulada.

Luego señale los objetivos de largo plazo. Describa y fundamente los impactos que estos tendrían con

relación al propósito planteado, y su relación con los lineamientos de política superiores tal como el Plan

Nacional de Desarrollo o la Visión Colombia 2019, entre otros.

En lo posible, establezca metas con tiempos específicos fundamentados en la valoración técnica y

concertada con las entidades involucradas. Tenga en cuenta el impacto de las alternativas contempladas

dentro del plan de acción y la consideración minuciosa de todos los supuestos dentro de los cuales la

política será aplicada.

IV. ESTRATEGIAS

En esta sección explique el desarrollo de los objetivos que ha formulado para el documento. Es decir

indique el plan que deberá seguirse de manera coordinada por los responsables, para implementar las

acciones necesarias para el logro de los objetivos. Cada estrategia puede hacer referencia al desarrollo

de un objetivo en concreto o a varios objetivos a la vez.

V. PLAN DE ACCIÓN

Haga una descripción breve y concreta del contenido de la Matriz de Plan de Acción, dentro de la que

justifique las acciones concretas consideradas y su relación con los objetivos propuestos. Este es el

espacio del Documento en el cual debe incluir esta Matriz. Para insertar la matriz dentro del documento

tenga en cuenta lo siguiente:

- Adapte la información que tiene en la matriz de plan de acción al cuadro resumen de la Figura 10.

- Divida la matriz por objetivos, de tal manera que pueda presentarse segmentada en el documento.

- Pegue los campos copiados y, en caso de ser necesario, configure la hoja de Word en horizontal

(solamente esta página porque el resto debe ser vertical).

- La información en los campos que presenta en la Matriz deben ser legibles.

- Para una guía adicional sobre cómo debe ir incluida la matriz de plan de acción consulte la plantilla

de documento Conpes de política en http://sisconpes.dnp.gov.co

Figura 8. Matriz de Plan de Acción en el Documento Conpes



Código: EC‐G01


Fuente: Subdirección General‐ DNP

VI. FINANCIAMIENTO

En este numeral describa detalladamente los recursos económicos necesarios para la ejecución del Plan

de Acción descrito en el Documento. El criterio o formato para la redacción de esta sección se

desarrollará de acuerdo con los requerimientos del tema que está siendo tratado; sin embargo, como

pauta general recuerde cerciorarse de trabajar siempre con las mismas cifras al referirse a los recursos,

que deberán ser en lo posible pesos constantes o corrientes. En caso de hacer comparaciones de cifras

entre diferentes años, asegúrese de que las cifras vayan en pesos constantes.

Incluya las vigencias para las que se requiere el presupuesto, los usos y las fuentes de financiación;

igualmente puede incluir tablas, proyecciones, gráficos, y todo lo que necesite para mostrar los costos

estimados. Cuando éstos superen el Marco de Gasto de Mediano Plazo, debe quedar explícito en este

aparte del Documento. Así mismo, en caso de que falten recursos para financiar el documento, debe

quedar identificada la posible posterior fuente de financiamiento.

VII. RECOMENDACIONES



Código: EC‐G01


En este aparte se someten a consideración del CONPES las acciones concretas que fueron definidas como

prioritarias y que, por defecto, tendrán seguimiento a través de la Aplicación Web SISCONPES. Estas

acciones prioritarias son las Recomendaciones del Documento Conpes. Las entidades participantes

recomiendan al CONPES aprobar que se realice una acción que se encuentra bajo la responsabilidad de

una entidad durante un plazo determinado.

A continuación se muestra la forma como se deben presentar en el Documento:

El Ministerio de XX, el Ministerio de XX (y las demás entidades de la Administración Pública Nacional

firmantes del Documento) y el Departamento Nacional de Planeación, recomiendan al Consejo Nacional

de Política Económica y Social ‐ CONPES:

1. Solicitar en el caso de las entidades centralizadas del orden nacional

2. Sugerir en el caso de las entidades descentralizadas del orden nacional, a las entidades

territoriales (departamento, distrito y/ municipio y sus descentralizadas)

3. Sugerir en el caso de las entidades de naturaleza única (Banco de la Republica, CARs , Consejo

Nacional de televisión y Universidades Públicas)

4. Solicitar al Departamento Nacional de Planeación, elaborar con base en la información

consignada en el Sistema de Seguimiento a Documentos Conpes – SISCONPES – un reporte de

seguimiento del documento con los siguientes cortes (ésta es la última recomendación del

documento):

Primer corte: DD/MM/AA

Segundo corte: DD/MM/AA

Tercer corte: DD/MM/AA.

Esta última recomendación es fundamental ya que es necesario que el Conpes apruebe

conjuntamente la periodicidad de cortes de información del avance de documento que servirá

como insumo para el análisis de su efectividad y para la toma de decisiones.

VIII. BIBLIOGRAFÍA



Código: EC‐G01


Elabore una lista de las distintas referencias bibliográficas usadas dentro del Documento. Para ello es

recomendado utilizar el estilo de presentación de listas de referencia y citas textuales planteadas por

American Psychological Association (APA)16.

IX. GLOSARIO

Incluya aquí todos los términos que por el grado de especificidad del tema tratado ameritan ser

explicados para permitir la comprensión correcta del contenido del documento.

X. ANEXOS

Incluya las tablas, los gráficos, las estadísticas y demás información que considere pertinente adjuntar.

2. Especificaciones de forma para la elaboración de documentos

A continuación se presentan las reglas de forma para la elaboración del borrador de los documentos:

Tipo de letra. Redacte los Documentos usando los siguientes tipos de letra:

- Times New Roman 12 para el texto

- Times New Roman 8 para los pies de página, las fuentes de las tablas y de los gráficos

Espacio interlineal y márgenes. Establezca una interlínea de 1,5 para el texto, y sencillo (1) para las

notas de página; para separar párrafos, títulos y subtítulos, auméntelo a doble espacio (2). Los

márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior deben ser de 2,54 cm.

Alineación de texto. El texto debe estar justificado y sin sangría.

Numeración. Como el Documento está compuesto por secciones, a cada una de ellas corresponde

un número romano y un título que debe ser escrito en mayúscula fija y negrita. Las secciones se

dividen en subsecciones, las cuales se identifican con letras en mayúscula y los subtítulos en negrita

con la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula. En caso de que haya subsecciones con

algunos ítems desagregados, se enlistan con números arábigos con el nombre de la desagregación en

negrita y con la primera letra en mayúscula y el resto en minúscula. El ejemplo de numeración se

presenta en el siguiente esquema:

I. TÍTULOS II. III. IV.

16 Manual de estilo de publicaciones de la APA (2002).



Código: EC‐G01


A. Subtítulos i. Desagregaciones internas de los subtítulos ii. iii. iv.

Numeración de las páginas. Todos los Documentos deben estar paginados desde la introducción, en

la parte inferior central de cada página.

Gráficos. Los gráficos y las tablas deben ir centrados y sin bordes. Con el título y la fuente por fuera

de ellos.

Cuerpo del Documento. El cuerpo del Documento contempla esta estructura mínima que puede

adaptarse las secciones en las que sea necesario presentar el documento

CARÁTULA PÁGINA INTRODUCTORIA CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN II. DIAGNÓSTICO III. OBJETIVOS IV. ESRATEGIAS V. PLAN DE ACCIÓN VI. FINANCIAMIENTO VII. RECOMENDACIONES VIII. BILIBOGRAFÍA IX. GLOSARIO X. ANEXOS

Carátula. Diligencie la portada sobre la siguiente plantilla, de acuerdo con la descripción que se

presenta a continuación:

Figura 9. Portada Plantilla de Documento Conpes



Código: EC‐G01



Página introductoria. La página introductoria permite al lector –mediante una aproximación

rápida al Documento –identificar la naturaleza de su contenido. A continuación se describen los

aspectos que usted debe incluir dentro de ella siguiendo su distribución en la hoja.

Resumen. Es la síntesis de lo plasmado en la totalidad del texto; al ser leído debe brindar una

aproximación clara y global sobre el contenido del Documento. Redacte el resumen cuidando

que su extensión no exceda las 150 palabras.

Clasificación del Documento Conpes. A continuación del resumen asigne un código para la

clasificación del Documento. Para conocer cómo se clasifican los documentos remítase a la

actividad 11.

Palabras claves. Incluya como mínimo 5 palabras claves. Para su selección procure identificar

las que más se repiten en el Documento. Van desde el tema o motivo central de su

contenido hasta la región geográfica donde se desarrollará la política. Evite usar frases



Código: EC‐G01


compuestas de dos o más palabras, a menos que expresen un significado específico, por

ejemplo: Red JUNTOS, que es el nombre de un programa.

3.3. APROBACIÓN DEL DOCUMENTO Y SU PUBLICACIÓN (ACTIVIDADES 7 A 11)

El tercer y último paso en el proceso de elaboración de los Documentos Conpes es su aprobación en el

Consejo Nacional de Política Económica y Social. Para esta discusión se llevan a cabo cinco actividades. La

revisión técnica, presupuestal y jurídica del documento. Posterior a estas revisiones realiza la discusión

en el Pre‐CONPES que pretende hacer la última revisión y ajuste al documento y la discusión en el

Conpes en el que se determina su aprobación o no.

Actividad 7: Revisar el contenido técnico, presupuestal y jurídico del Documento

Cuando se ha llegado a esta instancia ha sido surtido un proceso estructurado en el cual, de

manera concertada con los involucrados, se definió una problemática, se formularon unos

objetivos y se diseñó un plan de acción con el fin de lograr los objetivos planteados. El

resultado de ese trabajo se ha consignado en el borrador del Documento.

Según lo anterior, se busca que las dependencias competentes del DNP evalúen la viabilidad técnica,

presupuestal y jurídica, y aplicabilidad de la política diseñada. Esta actividad no representa más que la

formalización de una consulta que debía haber sido permanente a lo largo del proceso de elaboración

del Documento Conpes.

Es responsabilidad del director técnico o jefe de dependencia enviar el borrador del Documento Conpes

a las instancias respectivas al menos con una semana de antelación a la sesión de pre‐Conpes, para

garantizar una revisión cuidadosa de su contenido. Una vez el director técnico o jefe de dependencia

verifique los ajustes solicitados en las revisiones, lo comunica de manera formal a la Subdirección

General y al coordinador del Documento Conpes, con las respectivas indicaciones en cuanto a la

inclusión de correcciones o, en su defecto, la presentación del documento en Pre‐Conpes.

Viabilidad técnica

El director técnico o jefe de dependencia es el responsable de determinar la viabilidad técnica del

borrador final del Documento Conpes. Se debe analizar de manera detallada el contenido del

Documento para tener la plena seguridad de que puede ser presentado ante el CONPES. Por ello, han de

ser considerados los siguientes criterios:



Código: EC‐G01


- El Documento debe tener completa concordancia entre el plan de acción, los objetivos planteados y

los problemas identificados.

- Debe ser clara la coherencia entre los elementos de la política y los planteamientos del Plan Nacional

de Desarrollo.

- El contenido del Documento debe estar reconocido y aceptado por las instancias involucradas. En

este sentido, los involucrados que tengan compromisos asociados en el plan de acción deben tener

pleno conocimiento de éstos y los deben haber aceptado, de tal manera que su ejecución esté

garantizada.

Viabilidad presupuestal

Las acciones establecidas en el plan de acción implican compromisos que se espera sean cumplidos. Por

esta razón es necesario, además de verificar el compromiso de los responsables, verificar la necesidad de

recursos económicos específicos destinados a la financiación de estas acciones.

La Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas (DIFP) del DNP es la responsable de determinar la

viabilidad presupuestal del Documento. El objetivo de este concepto es la verificación de la

disponibilidad presupuestal para la ejecución de lo consignado en el texto17. En este sentido, resulta

fundamental que al llegar a esta instancia se haya desarrollado un juicioso análisis financiero de tal

suerte que puedan establecerse los recursos comprometidos y las fuentes de financiación para el

desarrollo de las acciones propuestas. En los casos a que haya lugar (Conpes para aprobación de

vigencias futuras), debe solicitarse la viabilidad presupuestal al Consejo Nacional de Política Fiscal

(CONFIS). Así mismo, si el Documento Conpes contempla recursos del Fondo Nacional de Regalías (FNR)

o del Fondo de Ahorro y Estabilización Petrolera (FAEP), debe solicitar el aval de la Dirección de Regalías

(DR).

Viabilidad jurídica

La Oficina Asesora Jurídica (OAJ) del DNP es la responsable de verificar que no existe ninguna

incompatibilidad del Documento con la normativa vigente y que cuenta con pleno sustento legal. Es

importante aclarar que ese estudio de viabilidad es una formalización de un proceso sostenido de

consulta desarrollado con las Oficinas Jurídicas de los entes involucrados. Los conceptos emitidos, son el

17 Este concepto aplica únicamente para los Documentos Conpes que involucren presupuesto.



Código: EC‐G01


insumo con el cual se conformará el aparte de antecedentes jurídicos del texto del Documento que, a su

vez, sirve como herramienta de decisión a la OAJ del DNP en la determinación de la viabilidad que se le

solicita en esta actividad.

Si un borrador del documento es viable técnica, presupuestal y jurídicamente, de acuerdo con el

concepto de los responsables de hacer esta verificación, el Subdirector General determinará si el

documento se considera pre‐aprobado para ser presentado al Conpes, en este caso se pasa

directamente a la actividad nueve de esta guía. De lo contrario, el documento continúa el proceso, es

decir, pasa a ser presentado en sesión de Preconpes.

Nota: si en el momento de la revisión de un documento que no es de política sectorial y regional o de

concepto favorable, el coordinador de Sisconpes o a quien éste delegue determina que es importante

hacer seguimiento al documento, es necesario volver a la actividad cinco y diligenciar la matriz de Plan

de Acción.

Actividad 8: Discutir el borrador del Documento en Pre‐Conpes

El objetivo de esta actividad es presentar ante el subdirector general – en su calidad de

Secretario Técnico del Conpes –, la política que se someterá a consideración del Consejo.

En caso de que la sesión de Conpes ya haya sido programada, la sesión de Pre‐Conpes debe ser

programada por el jefe de dependencia responsable de la elaboración del documento con la suficiente

anticipación, con el fin de que las observaciones que surjan sean adoptadas en el documento.

A la sesión de Pre‐Conpes deben asistir todos los participantes en la elaboración del documento

representados por el mayor rango directivo posible, del grado de Viceministro para los Ministerios, del

grado de Director General en el caso de las demás entidades públicas del orden central de la rama

ejecutiva. La asistencia de todos los participantes en un grado directivo es importante ya que facilita la

toma de decisiones con un alto nivel de compromisos en esta estancia, lo que incrementa la probabilidad

de que este documento sea aprobado en sesión de Conpes, y que las acciones acordadas lleguen a ser

cumplidas.

Es potestad del Subdirector General, previa consideración de los criterios que se presentan a

continuación, solicitar al director técnico o jefe de dependencia todas las modificaciones a las que haya

lugar y es responsabilidad de este último incluirlas. Para este efecto han de considerarse los siguientes

criterios:



Código: EC‐G01


- El Documento debe reflejar completa concordancia entre el plan de acción, los objetivos planteados

y los problemas identificados.

- La coherencia entre los elementos de la política y los planteamientos del Plan Nacional de Desarrollo

debe ser clara.

- El contenido del Documento debe estar reconocido y aceptado por las instancias involucradas.

- El Documento debe tener pleno sustento técnico, financiero y jurídico.

Solamente cuando exista acuerdo con relación a los anteriores criterios, el Subdirector General

procederá a presentar el documento al Conpes. El director técnico o jefe de dependencia solicitante es el

responsable de elaborar una presentación con el resumen de los aspectos más importantes y que sirve

como base de la exposición del Subdirector General. Esta presentación debe ser enviada al Subdirector

General con suficiente antelación a la sesión de Conpes, para permitir los ajustes necesarios18.

Actividad 9: Presentar el borrador del Documento al CONPES

Una vez presentado y aprobado en Pre‐CONPES, el Subdirector General programará una

sesión para llevar el Documento a aprobación del CONPES. El Subdirector General, en su

calidad de Secretario Técnico del Consejo es el responsable de realizar la presentación ante los

miembros de esta instancia.

Con el fin de permitir a los miembros del Conpes una revisión previa a la sesión, el documento Conpes en

su última versión debe ser enviado por lo menos con dos días hábiles de anticipación.

Una sesión del CONPES se realiza de la siguiente manera:

- La Subdirección General del DNP convoca mediante una comunicación escrita y telefónica a los

miembros permanentes del CONPES y a los miembros invitados con relación al tema. Es

responsabilidad del coordinador del documento proveer la información necesaria para la invitación a

los demás asistentes relacionados con el documento que será aprobado.

- En la sesión se verifica el quórum (la mitad más uno de los convocados).

18 Como guía para los funcionarios del DNP registrados en SISCONPES para la elaboración de la presentación al Subdirector General, se puede

consultar la plantilla de presentación de documentos Conpes en http://sisconpes.dnp.gov.co.



Código: EC‐G01


- Una vez ha sido presentada la totalidad del Documento y han sido leídas las recomendaciones, los

asistentes toman la decisión de aprobación y los comentarios quedan en el acta de reunión.

Cuando no sea posible la reunión física del Consejo para aprobar los textos, el documento se aprueba

según lo dispuesto en el decreto 4487 de 2009 sobre las sesiones no presenciales del Conpes.

La Subdirección General es responsable de administrar las actas resultantes de la reunión del CONPES y

de comunicar la aprobación a los involucrados, mediante la publicación en la página Web del DNP del

Documento.

Actividad 10: publicar el Documento

Después de que el Documento ha sido aprobado por el CONPES y se han incluido las

modificaciones pertinentes solicitadas, el coordinador del Documento Conpes es

responsable de enviar el Documento a la Subdirección General para que sea asignado el

número que lo identifica dentro del consecutivo total de Documentos aprobados por el Consejo19.

El Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas del DNP tiene la facultad para efectuar la divulgación

del Documento Conpes por solicitud expresa de la Alta Dirección y/o de la dirección técnica o

dependencia responsable y es responsabilidad del coordinador GCRP que ello se cumpla. Ese

procedimiento se realiza de forma coordinada con la Subdirección General, la Oficina de Informática y el

Grupo de Biblioteca del Departamento.

Actividad 11: Diligenciar la Hoja Introductoria

El coordinador del Documento Conpes diligencia el formato F‐SDG‐06: Hoja Introductoria del

Documento Conpes cuando el documento es aprobado, el cual se modifica de estado en la

Aplicación Web SISCONPES de “programado” a “aprobado”.

19 El número en cuestión dependerá de que el Documento haya sido aprobado por el CONPES ECONÓMICO o por el SOCIAL.



Código: EC‐G01


Este formato se diligencia para todos los Documentos Conpes. El coordinador de SISCONPES o la persona

que él designe, solicita y carga la información contenida en el formato en el sitio Web SISCONPES.

Este formato recoge la información general del Documento Conpes y su objetivo es proporcionar a quien

consulta una perspectiva amplia de su contenido.

En atención a las políticas del Sistema de Gestión de Calidad de la entidad, el formato F‐SDG‐06: Hoja

Introductoria del Documento Conpes debe ser tomado de la fuente de información de los documentos

del Sistema de Gestión de Calidad y/o de la Aplicación Web SISCONPES. A continuación se describe

detalladamente la manera en la cual usted debe diligenciar cada uno de los campos.

Figura 10. Hoja Introductoria del Documento Conpes F‐SDG‐06.



Código: EC‐G01


Aprobación 1 2 3

DD/MM/AA DD/MM/AA DD/MM/AA DD/MM/AA

Pilar Pilar

Objetivo: Objetivo:

Estrategia: Estrategia:

Número

Número

Número

7.

2.

8.

9.

10.

5.

Código BPIN Vigencia Pptal

1.

Documento en el Marco de la Política y justificación

Objetivo del documento

Fecha de aprobaciónNombre

3.

Documentos CONPES Relacionados

Entidades Participantes

Documentos de los cuales proviene este Conpes

6.

Relación con el Plan Nacional de Desarrollo:

4.

Dependencia:

Cargo:Nombre:

Relación con Proyectos

Cortes de seguimiento:

Nombre del Plan Nacional de Desarrollo:

Documento Conpes No.:

Título del documento:

Resumen del documento

Clasificación:

Palabras claves:

Cortes

Vigencia del documento

Documentos a los que modifica este ConpesFecha de aprobaciónNombre

HOJA INTRODUCTORIA DEL DOCUMENTO CONPES

Relación con los Programas de Acción Gubernamental (PAG)

PAG asociados al Documento

Conpes

Nombre del PAG Entidad responsable del PAG que participa en el Documento Conpes

Documentos que complementan este conpesFecha de aprobaciónNombre

Responsable del Documento

Proyectos asociados al

Documeto Conpes

Nombre del Proyecto


Documento Conpes No.: el número del Conpes se indica en la portada del Documento y se puede

identificar porque se encuentra dentro de un círculo.

Título del Documento: se encuentra en la portada del documento aprobado.

Clasificación: este campo hace referencia a la clasificación con la cual se identifica el Documento.



Código: EC‐G01


La clasificación de los Documentos Conpes (anexa al archivo de hoja introductoria) tiene por objeto

facilitar su caracterización sectorial con relación al tipo de información en ellos contenida para

efectos de hacer más expeditas las búsquedas en red.

Las categorías dentro de los cuales puede clasificarse un Documento las determinan el sector al cual

pertenece, el tema que afronta, la función del Documento en cuestión y el tipo de Consejo de

Política Económica y Social (CONPES) que lo aprueba.

En este orden de ideas, usted debe asignar máximo dos códigos alfanuméricos de clasificación20 a su

Documento. Dichos códigos están conformados por cuatro caracteres:

- El primero alfabético con rango A‐Z

- El segundo numérico con rango 0‐9

- El tercero numérico con rango 0‐9

- El cuarto numérico con rango 0‐2

Dimensión de Sector. Está basada en la estructura sectorial de los temas que maneja el DNP:

primer carácter alfabético con rango A‐Z.

Dimensión de tema. A cada sector le corresponden unos temas, esta dimensión hace referencia

a los temas correspondientes a cada uno de los sectores: segundo carácter numérico con rango

0‐9.

Dimensión de función. Esta dimensión hace referencia al tipo de Documento de acuerdo con la

función que cumple: tercer carácter numérico con rango 0‐7.

Dimensión de naturaleza. Esta dimensión hace referencia a la naturaleza del Conpes que

aprueba el Documento – económico o social –: cuarto carácter numérico con rango 0‐2.

20 En caso de haber más de una clasificación está corresponderá al mismo sector pero haciendo referencia a otro temática.



Código: EC‐G01


Pasos para clasificar un Documento Conpes

- Observe el Esquema de Clasificación de Documentos Conpes (Anexo a la hoja introductoria) y

remítase a la Dimensión de sector.

- Identifique qué letra podría asignar de acuerdo con las opciones planteadas y asígnela al

Documento.

- Remítase a la Dimensión de tema y vaya a la letra que señaló en el paso anterior, luego

identifique y asigne el número de acuerdo con uno de los temas tratados en el Documento.

- Remítase a la Dimensión de función y asigne el número correspondiente.

- Vaya a la Dimensión de naturaleza y asigne el número según si el Documento en cuestión será

puesto en consideración del CONPES social o económico.

Ejemplo:

Para asignar el código a un Documento Conpes económico de política sectorial sobre turismo se tendrá

el código C611 que corresponde a:

C: sector comercio, industria y turismo.

6: el tema del documento es turismo.

1: la función es política sectorial y regional.

1: la naturaleza del Conpes es de carácter económico.

· Palabras claves: se pueden definir como las palabras que más se repiten en el Documento, van

desde el tema o motivo central de su contenido hasta la región geográfica donde se desarrollará la

política. Como mínimo deben definirse 5 palabras claves. No formule frases compuestas de dos o

más palabras, a menos que expresen un significado completo, por ejemplo: Red JUNTOS (nombre

que define un programa en particular).

· Vigencia del documento: la vigencia del documento se refiere al lapso de tiempo que transcurre

entre su aprobación hasta la fecha de finalización de la última recomendación.

· Fecha de aprobación: la fecha de aprobación del CONPES aparece al final de la portada del

Documento. La fecha debe diligenciarse según el formato numérico: DD/MM/AAAA.

Cortes de seguimiento: para los documentos que van a tener seguimiento, éstas son las fechas en

las que se realizarán los cortes de información del documento. Estas fechas deben ser acordes a las



Código: EC‐G01


fechas establecidas en la última recomendación del documento. En estas casillas indique las fechas

según el formato numérico: DD/MM/AAAA. En caso de que el documento aprobado no tenga

seguimiento, estas casillas deben quedar vacías.

Resumen del Documento. Corresponde a la presentación de un resumen en el que debe señalar de

qué trata el documento, la función del documento en el marco de una política de gobierno y el

objetivo general del documento. La elaboración de un resumen completo es importante ya que se

espera que un lector en busca de una idea general del documento, al ver este resumen no tenga que

consultar el documento completo sino que esta información le sea suficiente.

Documento en el marco de la política: es el papel que cumple el documento con relación a la

implementación de alguna política de gobierno. En esta parte debe quedar expresada la importancia

del documento, su alcance e interacción con otras políticas similares, de tal manera en que el lector

entienda el contexto en que se desarrolla el documento. Si este documento se expide por mandato

de alguna ley, la disposición legal correspondiente debe ser explicada.

Objetivo del documento: se refiere al efecto que se pretende con la aprobación del Documento

Conpes. En este campo se describe de manera breve lo que se pretende alcanzar en términos

generales con la implementación del documento. A diferencia del objetivo central del documento,

definido en el árbol de objetivos, éste espacio no sólo hace referencia al problema central del

documento sino al conjunto de lineamientos en general.

Relación con el Plan Nacional de Desarrollo: establece la relación que tiene el documento con la

estructura del Plan Nacional de Desarrollo. Aunque un solo vínculo con el PND es deseable es

posible que el documento esté vinculado a varios objetivos o estrategias.

· Nombre del Plan Nacional de Desarrollo y periodo del Plan Nacional de Desarrollo. Diligencie estos

campos con el nombre del Plan Nacional de Desarrollo al que pertenece el Documento Conpes y con

su respectivo período de vigencia. Ejemplo: Prosperidad para Todos (2010‐2014). En la tabla 3 se

relacionan algunos de ellos.



Código: EC‐G01


Tabla 1.Relación Planes Nacionales de Desarrollo (1998‐2010)

Nombre del Plan Nacional de Desarrollo

Periodo

Prosperidad para todos 2010‐2014

Estado Comunitario: Desarrollo para todos 2006‐2010

Hacia un Estado Comunitario 2002‐2006

Cambio para Construir la Paz 1998‐2002

Fuente: Subdirección General‐ DNP

Pilar: El Plan Nacional de Desarrollo 2010‐2014 define tres pilares básicos sobre los que se construyen los cuatro ejes transversales definidos

en dicho Plan. Señale a qué pilar corresponde el Documento.

Objetivo y estrategia: Se refiere a los objetivos y las estrategias planteadas en el Plan Nacional de

Desarrollo, para el logro de los cuales se formula la política consignada en el Documento Conpes.

Por ejemplo: Objetivo: Reducción de la pobreza y promoción del empleo y la equidad / Estrategia:

Pobreza y población vulnerable.

Relación con los Planes Sectoriales. Corresponde a la lista total de planes sectoriales asociados al

Documento Conpes. Para relacionar esa lista, tenga en cuenta los siguiente:

· Nombre del Plan Sectorial. Nombre del Plan Sectorial definido en el marco del Plan Nacional de

Desarrollo.

· Entidad responsable del Plan Sectorial que participa en el Documento Conpes. Escriba la entidad

responsable del Plan Sectorial definido en el marco del Plan Nacional de Desarrollo. Por ejemplo:

Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.

· Relación con proyectos: Corresponde a los proyectos listados en el Banco de Proyectos de Inversión

del DNP.

· Nombre del Proyecto: Indique el nombre del proyecto o proyectos de inversión de los cuales

provienen los recursos para financiar el Conpes.

· Código BPIN: Señale el código BPIN del proyecto o proyectos de inversión indicados.

· Vigencia presupuestal: Especifique la vigencia presupuestal a que pertenece el proyecto de

inversión, teniendo en cuenta que aquéllos solo pueden pertenecer a una sola vigencia.



Código: EC‐G01


Responsable del Documento

- Dependencia. Para la totalidad de los Documentos debe identificarse una dependencia

responsable. A continuación encuentra el listado con los nombres completos de las direcciones

técnicas del DNP que normalmente se encargan de la expedición de Documentos Conpes:

- Dirección de Desarrollo Empresarial

- Dirección de Desarrollo Social

- Dirección de Desarrollo Rural Sostenible

- Dirección de Desarrollo Territorial Sostenible

- Dirección de Desarrollo Urbano

- Dirección de Estudios Económicos

- Dirección de Evaluación de Políticas Públicas

- Dirección de Infraestructura y Energía

- Dirección de Inversiones y Finanzas Públicas

- Dirección de Justicia, Seguridad y Gobierno

- Subdirección de Crédito

- Subdirección de Desarrollo Ambiental Sostenible

- Programa de Renovación de la Administración Pública

- Dirección de Regalías

- Dirección General

- Subdirección General

· Nombre. Se refiere al director técnico o jefe de dependencia.

· Correo electrónico. Se refiere al correo institucional del director técnico o jefe de dependencia.

· Teléfono. Se refiere al número de teléfono asignado dentro de la institución al director técnico o jefe

de dependencia.



Código: EC‐G01


· Entidades Participantes. Son los organismos y entidades del sector central y del sector

descentralizado por servicios que participan en la formulación de la política propuesta en el

Documento Conpes; su nombre debe consignarse completo. Recuerde que es indispensable anotar

los nombres completos, omita la reducción a sus siglas. El listado de estas instituciones se encuentra en

la primera página del Documento como se muestra en la figura 15.

Figura 11. Portada Documento Conpes.

Documentos Conpes relacionados. En estos campos se indican los documentos Conpes aprobados

que guardan algún tipo de relación con el documento para el que se está diligenciando el formato. Al

diligenciar esta sección tenga en cuenta que la información consignada será utilizada como insumo

para hacer un seguimiento articulado de la política, incluyendo los diferentes documentos que tratan

sobre el tema.



Código: EC‐G01


· Documentos de los cuales proviene este Documento Conpes. Se refiere a los Documentos a partir

de los cuales surgió la necesidad o la iniciativa de hacer Documento Conpes del cual se está

diligenciando el formato.

· Documentos a los que modifica este Documento Conpes. Se refiere a los Documentos que son

reformulados por el Documento Conpes del cual se está diligenciando el formato.

· Documentos que complementan este Documento Conpes. Se refiere a los Documentos que no

caben dentro de ninguna de las anteriores clasificaciones, pero que se relacionan con el Documento,

dado que abordan el mismo tema, están dirigidos a la misma región geográfica o están contenidos

dentro de una estrategia de política integral más amplia.

Finalmente el coordinador de SISCONPES o la persona que él designe modifican el estado del documento

en la aplicación Web SISCONPES de “programado” a “aprobado” y actualiza el sistema con la información

de la Hoja Introductoria.

Para los casos en los que el Documento Conpes requiere seguimiento y su ejecución está bajo la

responsabilidad del Coordinador de SISCONPES (Subdirector General) o la persona que designe. Para

realizar esta actividad, se debe tener la versión definitiva del formato F‐SDG‐03 Matriz de Plan de Acción,

que se obtiene del proceso de elaboración del documento.

Luego de tener esta versión definitiva, se procede a cargar la información referente a las acciones

priorizadas (recomendaciones) para seguimiento en el módulo de Documentos Conpes en Seguimiento

de SISCONPES. De esta manera, el uso de este módulo permitirá hacer el seguimiento a la ejecución de

las recomendaciones del Documento.

Con esta última actividad culmina el proceso de elaboración de un documento Conpes. De acuerdo con

el tipo de documento elaborado, es posible que se le haga seguimiento a este documento. Para conocer

el proceso de seguimiento, consulte la Guía de Seguimiento a Documentos Conpes.



Código: EC‐G01


ANEXO 1. Guía para la redacción de problemas y objetivos

Redacción de problemas

La definición correcta de un problema es determinante para definir objetivos que realmente contribuyan

a su solución. En este sentido, el problema debe estar bien enfocado a la situación existente que

requiere intervención sin suponer una solución dentro de su redacción. La solución es parte del análisis

que se realizará al establecer los objetivos. Redactar el problema adecuadamente permite en su análisis

la obtención de una o varias alternativas para solucionarlo, permitiendo luego escoger la opción más

viable.

Ejemplos

Con el fin de que usted pueda identificar las diferencias particulares, a continuación se presentan una

serie de problemas redactados de dos maneras distintas.

Problemas redactados de manera incorrecta:

- Faltan programas y proyectos en educación.

- Se requiere de mayor cobertura de los planes en seguridad alimentaria.

- Se necesita una adición presupuestal para la Política de Seguridad Democrática.

Los problemas así redactados indican una solución y al mismo tiempo tratan de expresar una situación

problemática. Por esta razón, es necesario redactar los problemas de una manera negativa ajena a una

solución implícita.

Problemas redactados de manera correcta:

- Los índices de analfabetismo han aumentado.

- Los planes sobre seguridad alimentaria no han logrado la cobertura programada.

- Los recursos disponibles son insuficientes para ejecutar la Política de Seguridad Democrática.

Si observa, los problemas redactados de esta manera expresan una situación problemática descrita de

forma negativa y no llevan implícita una solución.



Código: EC‐G01


Redacción de objetivos

Es importante que los objetivos queden redactados en infinitivo según los argumentos esbozados en las

discusiones grupales. Sucede algunas veces que los objetivos redactados en el árbol no reflejan lo

discutido en el grupo, con esto se pierde claridad y puede conducir a líneas de acción diferentes a las

necesarias para la solución del problema. En la tabla 1 se presenta un conjunto de verbos que pueden

ser útiles para la definición de los objetivos:

Tabla 2. Verbos que se pueden tener en cuenta para la definición de objetivos

Verbo Denotación

Desarrollar

Incrementar un tema desde el punto de vista intelectual [Explicar un problema y llevarlo hasta sus últimas consecuencias]

Evaluar Dar valores numéricos y o nominales a un hecho ocurrido.

Analizar

[Hacer la distinción y separación de partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos] Descomponer, diseccionar.

Identificar Encontrar, relacionar, asociar.

Fortalecer Afianzar o reforzar características, procesos.

Mejorar Cambiar el estado actual de algo a uno mejor

Promover Iniciar o impulsar una cosa o un proceso, procurando su logro.

Implementar Poner en funcionamiento, aplicar métodos, medidas, etc., para llevar algo a cabo.

Controlar Ejercer el control sobre algo o alguien

Incrementar Acrecentar el número o materia de algo

Reducir Aminorar el número o materia de algo

Apoyar Contribuir, Colaborar o aportar a la consecución de algún fin

Conformar Constituir organizaciones, instituciones, grupos, alianzas



Código: EC‐G01


Verbo Denotación

Armonizar Conciliar diferencias entre procesos, normas, instituciones

Adoptar Acoger acuerdos, normas, parámetros lineamientos, acciones

Generar Causar eventos, acuerdos, procesos

Garantizar Asegurar acuerdos, normas, parámetros lineamientos, acciones

Lograr Alcanzar estados deseados

Fuente: Romano Yalour, M. y Tobar, F. (1998).El texto en corchetes es complemento del autor. Diccionario de la Real Academia Española de la Lengua Recuperado de http://buscon.rae.es/draeI/ 24 de septiembre de 2009 adaptación propia



Código: EC‐G01


ANEXO 2. Ejemplo matriz de Vester

La matriz de Vester es particularmente útil cuando usted conoce una serie de problemas para los cuales

no es sencillo determinar cuáles de ellos son causas, efectos o problema central. El resultado del

ejercicio es, básicamente, el problema central con las causas y los efectos de primer nivel.

En primer lugar se aconseja hacer una lista de al menos seis problemas que puedan estar sucediendo en

la situación planteada. Tenga en cuenta que en la formulación de los problemas debe seguir las

indicaciones explicadas en la actividad 5 sobre la formulación de una situación problemática. Para

facilitar la explicación, se continúa con el ejemplo explicado en la actividad 5, la lista podría ser la

siguiente:

Número Problema

1 Deterioro de la fruta en la recolección

2 Fruta maltratada en la recolección

3 Fragilidad de la fruta

4 Proliferación de plagas y malos olores

5 Mayores costos por manipulación de desechos

La matriz de Vester tiene el objetivo de comparar un problema con otro en una doble vía: su incidencia

sobre otros; y, además, la incidencia que otros tienen sobre él. A lo primero lo denominamos motricidad;

a lo segundo, dependencia. Para el cálculo de estos dos indicadores resulta sencillo utilizar el siguiente

esquema:

Problema 1 2 3 4 5 6 Motricidad1 X 2 X 3 X 4 X 5 X 6 X

Dependencia X

Naturalmente, vamos a tachar las entradas de la diagonal principal en la medida en que un problema no

puede ser explicado por sí mismo. Las otras entradas de la matriz deben ser completadas utilizando una

escala numérica como la que se muestra a continuación:

0 = sin relación

1 = baja influencia



Código: EC‐G01


2 = mediana influencia

3 = alta influencia

Para conocer la manera como se utiliza esta escala dentro de la matriz, tomemos dos casos. Ubíquese en

la primera columna, segunda fila y pregúntese ¿qué incidencia tiene el problema 2 sobre el problema 1?

Claramente, hay una alta incidencia, luego a esta entrada asígnele el número 3. Ahora, ubíquese en la

segunda columna, primera fila y pregúntese ¿qué incidencia tiene el problema 1 sobre el problema 2? En

este caso, hay una baja incidencia por lo cual podemos asignar una calificación de 1. Observe que la

matriz no es simétrica lo cual se explica por la misma definición de motricidad y dependencia.

Al continuar con el mismo ejemplo, se llega a una estructura similar a la del siguiente esquema:

Problema 1 2 3 4 5 6 Motricidad

1 X 1 1 3 3 3

2 3 X 0 2 2 2

3 3 0 X 2 2 2

4 1 1 1 X 0 0

5 1 1 1 0 X 0

6 1 1 1 0 0 X

Dependencia X

No pierda de vista que está matriz no es simétrica, es decir, la entrada primera fila‐segunda columna es

diferente a la entrada segunda fila‐primera columna. Esto muestra que el nivel de motricidad de un

problema diferente de su dependencia respecto de otro, lo cual es bastante natural a partir de las

definiciones dadas. Después de hacer la matriz sume las columnas y las filas para tener los niveles

específicos de motricidad y dependencia.

Problema 1 2 3 4 5 6 Motricidad

1 X 1 1 3 3 3 11

2 3 X 0 2 2 2 9

3 3 0 X 2 2 2 9

4 1 1 1 X 0 0 3

5 1 1 1 0 X 0 3

6 1 1 1 0 0 X 3

Dependencia 9 4 4 7 7 7 X

Las causas del árbol serán los problemas que tengan la más alta motricidad y la más baja dependencia;

los efectos serán los problemas que tengan la más baja motricidad y la más alta dependencia; y,

finalmente, el problema central será aquel problema que tenga la más alta motricidad y la más alta

dependencia. Los problemas que tengan baja dependencia y baja motricidad se considerarán

indiferentes y pueden ser excluidos del árbol de problemas, sin mayor problema, en algún momento.

Para evitar confusiones, conviene hacer un segundo esquema en el cual se presenten los resultados



Código: EC‐G01


generales, que contenga el problema, los resultados de dependencia y los de motricidad de la misma

manera como se presenta a continuación:

Problema Dependencia Motricidad Tipo

1 9 11 Central

2 4 9 Causa

3 4 9 Causa

4 7 3 Efecto

5 7 3 Efecto

6 7 3 Efecto

Así usted obtiene las tres partes principales del árbol. Lo que falta es desagregar cada nivel para lo cual

conviene seguir las indicaciones que se ofrecen en la actividad 9 de esta misma Guía.



Código: EC‐G01


ANEXO 3. ESQUEMA DE CONCERTACIÓN PARA LA ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO

Como los Documentos Conpes se elaboran de manera participativa dentro de un grupo amplio de

involucrados, la dinámica de las discusiones tendientes a establecer cada uno de los apartes de los

Documentos está enmarcada dentro de los principios de la teoría de negociación y la resolución de

conflictos. Lewicki, Barry y Saunders (2008) establecen una serie de principios que definen las

características asociadas a una situación de negociación:

- Se pueden identificar dos o más personas, grupos u organizaciones.

- Existe un conflicto de necesidades y deseos entre dos o más partes.

- Las partes deciden negociar porque piensan que pueden obtener un mejor acuerdo al negociar, con

respecto a si solamente aceptan lo que la otra parte concede.

- En el proceso de negociación las partes están dispuestas a llegar a una solución intermedia o a

proponer alternativas que permitan que todos los involucrados alcancen los objetivos deseados.

- Las partes están dispuestas a explorar soluciones que los beneficien a todos antes que mantenerse

en una posición de lucha indiscriminada.

- La negociación está sujeta a tangibles –por ejemplo los términos del acuerdo – y a intangibles –como

las motivaciones psicológicas de los negociadores –.

Este listado de características se ajusta en su totalidad al marco político‐técnico en el que se elaboran los

Documentos Conpes. Esto corresponde a un proceso de negociación integradora en el cual el Gobierno y

la sociedad civil tienen un marcado interés por encontrar una salida a una problemática cuidadosamente

identificada.

En estas condiciones, es conveniente que quien tiene la responsabilidad de orientar el proceso de

elaboración de los Documentos, aplique en su desarrollo las técnicas existentes en la teoría de la

negociación para obtener resultados mutuamente beneficiosos para todos los interesados. El objetivo

fundamental del coordinador de un Documento es generar las condiciones para que el proceso de

negociación se adelante de manera fluida y sostenida. Todas sus estrategias estarán dirigidas a reducir al

máximo los riesgos por los cuales la negociación pueda interrumpirse. El coordinador de la elaboración



Código: EC‐G01


de los documentos, tiene el rol de facilitador de la resolución de los conflictos surgidos durante el

proceso.

Metodología del Taller en la elaboración de Documentos Conpes

A partir de lo expuesto, es necesario identificar un conjunto de herramientas que faciliten la negociación

durante la elaboración de los Documentos Conpes. La metodología de taller, en conjunto con técnicas

específicas de manejo grupal, como Metaplan, puede generar un marco ideal para lograr un proceso de

negociación efectivo.

Básicamente, existen cuatro etapas de la elaboración de los documentos en las cuales es imperativo

realizar la negociación:

- El análisis de la problemática

- El establecimiento de los objetivos y análisis de alternativas

- La elaboración de la matriz de plan de acción y recursos asociados

- La elaboración del borrador final del Documento Conpes

Bajo este marco de referencia, a continuación se expondrá el esquema para realizar el proceso de

negociación en dichas etapas.

El taller será el escenario en el cual los delegados pueden exponer los comentarios surgidos luego de un

análisis cuidadoso de los elementos preliminares enviados durante el proceso de convocatoria. El taller

será moderado por el coordinador del Documento con la ayuda del grupo de trabajo, cuyos integrantes

tendrán a su cargo la tarea de moderar los grupos de discusión.

Los requerimientos generales son:

- Elementos para presentación: Computador y Video Beam

- Elementos de trabajo: tarjetas en cartulina, marcadores, formatos de las matrices etc.

Todas las partes del taller tienen una estructura similar. En la etapa inicial el moderador del taller

interviene con el objetivo de motivar la discusión y los aportes de los asistentes, posteriormente se abre

una sesión de discusión durante la cual se busca que los involucrados expongan ya sus argumentos, ya

sus posiciones y mediante la negociación lleguen a un consenso para unificar puntos de vista.

Los grupos que se definen al inicio del taller se convierten en el espacio para el mencionado debate; por

lo tanto, para que la discusión pueda desarrollarse de manera ordenada, cada uno de ellos contará con



Código: EC‐G01


un moderador interno. Las conclusiones finales de cada grupo serán transmitidas a la plenaria por un

relator seleccionado por los integrantes, quien recoge las posiciones a lo largo de la deliberación.

Para iniciar el proceso de socialización, la primera tarea es definir los delegados externos e internos,

designados por cada una de las entidades involucradas en el proceso de elaboración. Para ello enviarán

comunicaciones formales a cada institución, en las cuales se solicite la definición formal de un delegado

o grupo de ellos, y se expliquen sus responsabilidades y deberes. Una vez enviadas las comunicaciones,

se recomienda efectuar un proceso proactivo dirigido a confirmar el recibo, procesamiento y envío de

una respuesta formal en dónde se especifiquen los datos de contacto.

A. Análisis de la problemática

En esta etapa, el objetivo del coordinador del Documento y su grupo de trabajo será definir una versión

consolidada del árbol de problemas y el borrador diagnóstico, ampliamente negociada con todos los

involucrados.

1. Convocatoria

Una vez se conoce el grupo de involucrados que participará en las reuniones de negociación, lo siguiente

es convocarlos de conformidad con las fechas establecidas en los cronogramas asociados al proceso. Se

recomienda adjuntar a la comunicación los siguientes elementos, para los cuales es necesario confirmar

el recibo y asistencia:

- Agenda de la reunión

- Antecedentes y marco conceptual

- Propuesta de árbol de problemas elaborada por el grupo de trabajo que lidera el proceso.

- Propuesta de borrador diagnóstico asociado al árbol de problemas

5. Agenda

Introducción

- Presentación de los asistentes.

- Entrega y explicación de la agenda con los temas por tratar en la reunión.



Código: EC‐G01


- Explicar los antecedentes y objetivos del proceso de socialización del Documento.

- Asignación de grupos de discusión con un relator y un moderador cada uno.

- Solución de dudas.

Primera parte

- Exposición de motivación acerca de los antecedentes y el marco conceptual

- Apertura de la discusión en grupos

- Recepción y procesamiento de los aportes

Segunda parte

- Exposición de motivación acerca del árbol de problemas


- Recepción y procesamiento de los aportes.

Tercera parte

- Resumen de los aportes incluidos

- Discusión en plenaria

- Asignación de tareas y responsabilidades

- Firma del acta de la reunión

6. Desarrollo de la agenda

Introducción

El moderador del taller estimula la presentación de cada uno de los asistentes, con el objetivo de generar

familiaridad entre ellos. Posteriormente describe la agenda que se seguirá durante la reunión y explica a

los participantes la dinámica y los objetivos, enfatizando en lo que se espera de la participación de cada

uno de los asistentes. Acto seguido indica a los participantes el grupo al cual fueron asignados. Es

importante señalar que los grupos deben ser organizados previamente al taller, razón por la cual es



Código: EC‐G01


imperativo conocer con antelación los asistentes confirmados. Por último, el moderador abre un espacio

para solucionar las dudas relacionadas con el desarrollo del taller.

Primera parte

El moderador expone a los asistentes lo relacionado con los antecedentes y el marco conceptual del

Documento. Al terminar su exposición da inicio a las deliberaciones por grupos, al final de ellas los

relatores exponen uno por uno a todos los asistentes las conclusiones a las cuales llegaron sus

representados. Las sugerencias y propuestas deben ser suficientemente justificadas con el objeto de que

todos tengan clara la naturaleza del aporte. Para que sean adoptados, todos los comentarios y

propuestas deben ser aceptados por la plenaria.

Segunda parte

La dinámica de la segunda parte del taller será muy similar a la primera. La única diferencia está en la

entrega a los relatores de un número definido de tarjetas del mismo color de los niveles del árbol, en las

cuales deben resumir las opiniones del grupo con respecto a un nivel específico, sobre los aspectos de

forma y fondo. Al finalizar la discusión de los grupos, los relatores deben entregar las tarjetas al

moderador general quien las clasifica sobre una propuesta prediseñada del árbol de problemas,

teniendo cuidado de agruparlas conforme a su naturaleza – forma o fondo –. Inmediatamente después,

cada relator pone en consideración de la plenaria sus comentarios y propuestas. Al final se adoptan

solamente aquellas sobre las cuales la plenaria tenga consenso.

Tercera parte

Durante el desarrollo de toda la sesión los integrantes del grupo coordinador deben haber realizado el

procesamiento de la información resultante del taller, con el fin de que el moderador general pueda

exponer las conclusiones a la plenaria. Seguidamente se abre un espacio para la participación de cada

uno de los asistentes. Al final, se establecen compromisos en términos de tareas y fechas con todos los

involucrados y se procede a la firma de un acta que certifique los acuerdos establecidos.



Código: EC‐G01


B. Establecimiento de los objetivos y análisis de alternativas

El objetivo del coordinador del Documento y de su grupo de trabajo será definir versiones consolidadas

del árbol de objetivos, el borrador de objetivos y las alternativas viables de solución previamente

negociadas con todos los involucrados.

1. Convocatoria

Para el correcto desarrollo de esta etapa del taller, es fundamental asegurarse de que los asistentes

confirmados sean los mismos que participaron en proceso de definición del árbol de problemas y el

borrador diagnóstico. Se recomienda adjuntar a la comunicación de convocatoria los siguientes

elementos, confirmar el recibo y asistencia en todos los casos:

- Agenda de la reunión

- Propuesta de árbol de objetivos elaborada por el grupo de trabajo que lidera el proceso.

- Propuesta de borrador de objetivos asociado al árbol de objetivos

- Propuesta de la estructura analítica del Documento Conpes

7. Agenda

Introducción

- Entrega y explicación de la agenda con los temas a tratar en la reunión

- Solución de dudas

Primera parte

- Exposición de motivación acerca del árbol de objetivos



Segunda parte

- Exposición de motivación acerca de las alternativas de solución consideradas




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Tercera parte

- Resumen de los aportes incluidos

- Discusión en plenaria



8. Desarrollo de la agenda

Introducción

El moderador describe la agenda a seguir durante la reunión y explica a los participantes la dinámica y

los objetivos esperados, enfatizando en lo que se espera de la participación de cada uno de los

asistentes.

Primera parte

En la primera parte el moderador del taller expone a los involucrados la estructura del árbol de objetivos.

Al terminar su exposición da inicio a las deliberaciones por grupos y entrega a los relatores un número

definido de tarjetas del mismo color de los niveles del árbol, en las cuales deben resumir las opiniones

del grupo que representan sobre un nivel específico del árbol de objetivos, e identificar si se trata de un

comentario de forma o de fondo.

Al finalizar la discusión de los grupos, los relatores deben entregar las tarjetas al moderador general

quien las clasifica sobre una propuesta prediseñada del árbol de objetivos, teniendo cuidado de

agruparlas conforme a su naturaleza –forma o fondo –. En seguida, cada relator pone en consideración

de la plenaria sus comentarios y propuestas. Al final se adoptan solamente aquellas sobre las cuales la

plenaria tenga consenso.

Segunda parte

El moderador expone a los asistentes las acciones propuestas asociadas con los diferentes objetivos. Al

concluir, da inicio al periodo de discusión por grupos y entrega a cada relator de una matriz en la que se



Código: EC‐G01


relacionen objetivos y acciones y en la cual se dé espacio para incluir nuevas acciones y observaciones. Al

finalizar el proceso de discusión cada relator entregará la matriz con los comentarios del grupo.

Tercera parte:

Durante el desarrollo de toda la sesión los integrantes del grupo coordinador deben haber realizado el

procesamiento de la información resultante del taller con el fin de que el moderador general pueda

exponer las conclusiones a la plenaria. Seguidamente se abre un espacio para la participación de cada

uno de los asistentes. Al final, se establecen compromisos en términos de tareas y fechas con todos los

involucrados y se procede a la firma de un acta que certifique los acuerdos establecidos.

C. Elaboración de la Matriz de Plan de Acción

Aquí el objetivo del coordinador del Documento y su grupo de trabajo consiste en definir la versión

consolidada de la Matriz de Plan de Acción.

1. Convocatoria

Se envía por correo electrónico el archivo de la Matriz de Plan de Acción, con cinco días de anticipación.

En el mensaje se explica el esquema de socialización y los elementos que requieren un trabajo previo. Se

recomienda el contacto telefónico a cada uno de los receptores para impartir las indicaciones

pertinentes en lo concerniente al material enviado.

2. Agenda

Introducción

- Entrega y explicación de la agenda con los temas que se tratarán en la reunión.

- Solución de dudas

Primera parte

- Exposición de motivación acerca de la Matriz de Plan de Acción

- Apertura de la discusión del grupo


Segunda parte

- Resumen de aportes adoptados



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- Discusión



9. Desarrollo de la Agenda

A partir de las alternativas definidas en el taller anterior, el coordinador elabora una propuesta que envía

por correo para que los involucrados al interior de las entidades definan la información restante

incluidos los recursos. Luego de tener la información consolidada, la revisan las direcciones técnicas o

Dependencias del DNP y se hace un taller para su priorización y para manifestar las observaciones. El

objetivo es lograr un consenso entre los involucrados con respecto a los objetivos y el Plan de Acción del

Documento.

Introducción

El moderador describe la agenda que se seguirá durante la reunión y explica a los participantes la

dinámica y los objetivos esperados, enfatizando en lo que se espera de la participación de cada uno de

los asistentes.

Al terminar su exposición indica que se formen los grupos, da inicio a las deliberaciones y entrega a los

relatores, un número definido de tarjetas del mismo color de los niveles del árbol, en las cuales deben

resumir las opiniones del grupo con respecto a un nivel en cuanto a los aspectos de forma y fondo. El

moderador lee y clasifica sobre la propuesta de árbol las tarjetas entregadas por cada uno de los

relatores, agrupando los comentarios según sean de forma o de fondo. Una vez leídas y organizadas

todas las tarjetas se define sobre cuáles de las propuestas hay consenso por parte de todo el auditorio y

son esas propuestas las recogidas y procesadas por los integrantes del grupo coordinador.

Primera parte

El moderador expone a los asistentes las acciones propuestas asociadas con los diferentes objetivos y

explica los criterios sobre los cuales se propusieron. Al terminar su exposición indica que se formen los

respectivos grupos y da inicio al periodo de discusión.

Cada uno de los participantes tiene que llevar a la sesión un documento de trabajo donde debe validar

las acciones propuestas y, si es el caso, proponer acciones nuevas. Después de discutir y llegar a un

acuerdo con base a las propuestas y comentarios individuales, se deberá consolidar la propuesta del



Código: EC‐G01


grupo para que sea expuesta por parte del relator. Las sugerencias y propuestas deben ser claramente

justificadas con el objeto de que todos tengan clara la naturaleza del comentario. Si la razón es

considerada como válida por todos se tiene en cuenta, de lo contrario, se somete a votación entre todos,

previa advertencia de la importancia de lo que se está definiendo. El resultado de esa votación

determina los cambios que deberán hacerse.

Es importante destacar que en caso de surjan cambios en cuanto a los objetivos planteados en esta

misma sesión, la redefinición de las acciones asociadas se dará una vez se definan las acciones que no

están sujetas a cambios en la definición de los objetivos.

Segunda parte

Durante el desarrollo de la sesión los integrantes del grupo coordinador realizan un procesamiento de la

información sobre la que se ha llegado a un consenso como resultado del taller. En esta parte el

moderador expone las conclusiones a la plenaria; luego abre un espacio para la participación de cada

uno de los asistentes en caso de que haya comentarios adicionales. Para finalizar, se establecen

compromisos en términos tanto de tareas como de fechas con todos los involucrados y se procede a la

firma de un acta que certifique los acuerdos establecidos.



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D. Elaboración del borrador del documento

Una vez consolidado el borrador del Documento, que incluye todo lo que se acuerde en las sesiones

anteriores, se envía a través de correo electrónico a todos los delegados de las entidades externas, a los

directores técnicos, los delegados de cada una de las direcciones técnicas y a los expertos que

participaron en las sesiones. En el correo se define el plazo hasta el cual se reciben comentarios al

Documento. La reunión final en la que se da espacio a los involucrados para argumentar sus

observaciones es el Pre‐CONPES.

Fecha aprobación: 03 FEB 2012

Revisó: ______________________________

Andrés Mauricio Jimenez Pava

Asesor Subdirección General

Aprobó: ______________________________

Juan Mauricio Ramírez Cortés

Subdirector General

ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIÓN DEL DNP

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