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ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS PARA PYMES

Este material nace como una respuesta a las evidentes inquietudes surgidas en el proceso de preparación y presentación de los primeros estados financie-ros bajo Normas para Pymes en Colombia. Dado que es el primer corte en el cual se aplicarán estas normas en su totalidad, tal como si se tratara de un examen final, hay muchos asuntos sobre los cuales los profesionales conta-bles pueden experimentar alguna sensación de incertidumbre.

Este hecho es válido, y es lo que debe suceder, pues el país se encuentra en una transición de normas contables anteriores, hacia los nuevos marcos técni-cos normativos.

Nuestra propuesta es abarcar en un solo documento los requerimientos para la preparación y presentación de los primeros estados financieros bajo Normas para Pymes, partiendo de unas circunstancias ineludibles: en Colombia, los estados financieros se elaboran (y la contabilidad se lleva) por una orden legal más que por convicción propia de las entidades.

Una vez aclarados los asuntos legales aplicables en la preparación y presenta-ción de estados financieros, se abordan los fundamentos conceptuales que rigen la preparación misma de la información financiera; fundamentos que deben estar en la mente de todos aquellos que participan en el proceso de recolección, registro, procesamiento y emisión de informes basados en hechos económicos.

De igual forma, se incluye un modelo (o ejemplo) de políticas contables con el cual el lector puede contar con una guía o punto de partida para elaborar (o revisar) las políticas contables de las empresas para las cuales trabaja.

Otro elemento que contiene este material es la lista de chequeo de revelacio-nes, así como ejemplos de algunas revelaciones bastante comunes en el ámbito empresarial. El juego completo de estados financieros plasmados en el capítulo 3 son resultado de la práctica profesional que sobre el tema he resuelto, de igual manera, en diferentes circunstancias empresariales.

Por último el lector encontrará materiales sobre el impuesto a las ganancias y el impuesto diferido que tienen relación con el sistema de registro y control de diferencias contables y tributarias para cumplir con el ordenamiento legal de la Conciliación Fiscal que establece el Estatuto Tributario en el artículo 772-1 como quedó modificado por la Ley 1819 de 2016.

Experiencia de más de 7 años en contabilidad y auditoría.

Consultor en Normas de Información Financiera para más de 40 entidades.

Docente y consultor en Normas Internacionales de Información Financiera con más de 1000 horas dictadas en diferentes diplomados.

Certificación internacional por el ICAEW en IFRS Full (Estándares Internacionales Plenos).

CONTADOR PÚBLICOLÍDER DE INVESTIGACIÓN EN NORMAS INTERNACIONALES EN ACTUALÍCESE

POLÍTICAS CONTABLES Y REVELACIONES

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Juan David Maya

ACTUALÍCESETodos los derechos reservados

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ê Preparación y presentación de estados financieros comparativos bajo Estándar Internacional para Pymes período 2015-2016

En esta conferencia se explican las novedades normativas y brindaremos las herramientas prácticas y técnicas para la preparación y presentación de los estados financieros comparativos, en consideración de la implementación de los Estándares Internacionales para el Grupo 2 –pymes–. El conferencista desarrolla la explicación del caso práctico directamente desde el archivo en Excel.

ê Ciclo de Normas para Pymes: ESFA y estados financieros 2015 y 2016 de principio a fin

En esta conferencia se explica mediante la aplicación de ejercicios prácticos, los conceptos y herramientas técnicas para el desarrollo de competencias en la preparación del Estado de Situación Financiera de Apertura (ESFA), bajo el Estándar Internacional para Pymes (Grupo 2 de convergencia); así como para el reconocimiento, reclasificación y medición de las diferentes partidas de activos y pasivos, originados en transacciones comunes por los años 2015-2016.

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ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS PARA PYMES

POLÍTICAS CONTABLES Y REVELACIONES

Fundador y CEO: José Hernando Zuluaga M.Director Ejecutivo: Juan Fernando Zuluaga C.Líder de Generación de Conocimiento: María Cecilia Zuluaga C.Líder de Logística: Luz Stella Cardona G.

PublicaciónEstados Financieros comparativos para Pymes - Políticas Contables y RevelacionesISBN 978-958-8515-57-1Editora actualicese.com LTDA.

Autor: Juan David Maya HerreraCoordinación Editorial: María Cecilia Zuluaga C.Corrección de Estilo: Dalia Mendoza MontoyaDiseño y Diagramación: Julio César Ramos R.

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Enero de 2017

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Contenido

CONTENIDO

NOTA DEL AUTOR ........................................................................................................................................................................ 8

CAPÍTULO 1. Fundamentos normativos .............................................................................................................................. 9

1.1 Ley 1314 de 2009 ...................................................................................................................................................................................... 101.1.1 Objetivos de la ley (artículo 1) .................................................................................................................................................... 101.1.2 Ámbito de aplicación (artículo 2) ............................................................................................................................................... 111.1.3 Autonomía de las normas tributarias frente a las de contabilidad e información financiera (artículo 4) . 11

1.2 Decreto 3022 de 2013: normas de información financiera para pymes ........................................................................... 121.2.1. Observaciones sobre el Decreto 3022 de 2013, Normas de Información Financiera para Pymes .............. 131.2.2 Cronograma de aplicación ............................................................................................................................................................ 14

1.3 Cambio de grupo 2 a grupo 1 o 3 ........................................................................................................................................................ 161.3.1 Cambios voluntarios ....................................................................................................................................................................... 161.3.2 Cambios obligatorios ...................................................................................................................................................................... 17

1.4 Notas sobre la aplicación de los decretos 2420 y 2496 de 2015 .......................................................................................... 191.5 Vigencia del Decreto 2649 de 1993 ................................................................................................................................................... 20

CAPÍTULO 2. Principios generales en la preparación de estados financieros .....................................................46

2.1 Objetivo de los estados financieros .................................................................................................................................................. 472.2 La información financiera como base para la evaluación de la administración ............................................................ 482.3 Características de la información financiera ................................................................................................................................ 49

2.3.1 Comprensibilidad .............................................................................................................................................................................. 492.3.2 Relevancia ............................................................................................................................................................................................. 512.3.3 Materialidad o importancia relativa ......................................................................................................................................... 512.3.4 Fiabilidad ............................................................................................................................................................................................. 522.3.5 Esencia sobre forma ........................................................................................................................................................................ 532.3.6 Prudencia .............................................................................................................................................................................................. 542.3.7 Integridad ............................................................................................................................................................................................ 542.3.8 Comparabilidad ................................................................................................................................................................................. 552.3.9 Oportunidad ....................................................................................................................................................................................... 552.3.10 Costo beneficio ................................................................................................................................................................................ 56

2.4 Cumplimiento de la Norma para Pymes en los estados financieros .................................................................................. 572.4.1 Declaración de cumplimiento ..................................................................................................................................................... 572.4.2 Omisión voluntaria de requerimientos de la Norma de Información Financiera para Pymes ....................... 58

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Estados Financieros comparativos para Pymes - Políticas Contables y Revelaciones

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2.5 Políticas contables basadas en los requerimientos de la Norma de Información Financiera para Pymes ....... 592.5.1 Generalidades sobre las políticas contables ......................................................................................................................... 592.5.2 Redacción de las políticas contables ........................................................................................................................................ 612.5.3 Errores al establecer políticas contables ............................................................................................................................... 632.5.4 Cambios en políticas contables .................................................................................................................................................. 65

2.6 Hipótesis de negocio en marcha y estados financieros de entidades en liquidación ................................................. 672.7 Frecuencia de la información ............................................................................................................................................................... 722.8 Uniformidad en la presentación ........................................................................................................................................................ 732.9 Materialidad (importancia relativa) y agrupación de datos ................................................................................................... 76

2.9.1 Consideraciones sobre materialidad ......................................................................................................................................... 772.9.2 Tratamiento de partidas no materiales ................................................................................................................................... 78

CAPÍTULO 3. Juego completo de estados financieros ..................................................................................................79

3.1 Opciones en la presentación de los estados financieros .......................................................................................................... 803.2 Estado de Situación Financiera .......................................................................................................................................................... 81

3.2.1 Clasificación de partidas corrientes y no corrientes .......................................................................................................... 823.3 Estado de Resultados, Estado del Resultado Integral y Estado de Resultados y Ganancias Retenidas ............... 87

3.3.1 Presentación de un único estado del resultado integral ................................................................................................. 873.3.2 Presentación de un estado de resultados separado y un estado del resultado integral ..................................... 883.3.3 Presentación de un único estado de resultados y ganancias acumuladas ................................................................ 88

3.4 Estado de cambios en el patrimonio ................................................................................................................................................ 903.5 Estado de flujos de efectivo ................................................................................................................................................................... 90

3.5.1 Actividades de inversión ............................................................................................................................................................... 913.5.2 Actividades de financiación ......................................................................................................................................................... 923.5.3 Actividades de Operación .............................................................................................................................................................. 92

3.6 Modelo de detalles que deben llevar las notas y revelaciones a los estados financieros de acuerdo con las circunstancias especiales de cada empresa.........................................................................................................................................125

3.6.1 Requerimientos de información a revelar en los Estados Financieros con base en las secciones de la Norma para Pymes .....................................................................................................................................................................................126

CAPÍTULO 4. Cierre de estados financieros por los años 2015 y 2016 ...............................................................157

4.1 Comprobante de ajuste de la transición a nuevos marcos técnicos normativos ........................................................1584.2 Estados financieros oficiales por los años 2015 y 2016 .........................................................................................................1604.3 Utilidades distribuibles durante los años 2016 y siguientes ..............................................................................................161

CAPÍTULO 5. Información financiera de múltiple propósito .................................................................................163

5.1 Registros contables de múltiple propósito ..................................................................................................................................1645.2 Soportes de las declaraciones tributarias .....................................................................................................................................168

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Contenido

CAPÍTULO 6. Impuesto a las ganancias ..........................................................................................................................169

6.1 Bases conceptuales para el reconocimiento de las partidas ...............................................................................................1706.2 Modelo de reconocimiento de hechos ...........................................................................................................................................1706.3 Identificación del impuesto diferido activo o pasivo: método del ‘burrito’ o del ‘balancín’ ..................................171

6.3.1 Importancia del reconocimiento del impuesto diferido ................................................................................................1736.4 Asociación de ganancias e impuestos ............................................................................................................................................1746.5 Contabilización del impuesto a las ganancias ............................................................................................................................177

APÉNDICE 1. Manual de políticas contables .................................................................................................................181

1. Bases para la preparación de estados financieros .......................................................................................................................1922. Adopción de la norma de información financiera para pymes (norma para Pymes) ...................................................1933. Moneda funcional y transacciones en moneda extranjera .......................................................................................................1954. Efectivo y equivalentes de efectivo .....................................................................................................................................................1975. Inversiones en instrumentos financieros ........................................................................................................................................2026. Cuentas por cobrar ....................................................................................................................................................................................2057. Inventarios ....................................................................................................................................................................................................2088. Propiedades, planta y equipo................................................................................................................................................................2139. Intangibles ....................................................................................................................................................................................................22310. Deterioro del valor de los activos .....................................................................................................................................................22811. Pasivo ............................................................................................................................................................................................................23612. Provisiones y contingencias................................................................................................................................................................23813. Otros pasivos financieros .....................................................................................................................................................................24314. Activos y pasivos por impuestos .......................................................................................................................................................24615. Beneficios a los empleados .................................................................................................................................................................25216. Capital...........................................................................................................................................................................................................25417. Dividendos ..................................................................................................................................................................................................25618. Clasificación de saldos en corrientes y no corrientes ..............................................................................................................25819. Ingresos .......................................................................................................................................................................................................25920. Apéndice ......................................................................................................................................................................................................261

APÉNDICE 2. Cuestionario: Proceso de cierre bajo Normas Locales y Normas Internacionales año 2016 ..................................................................................................................................266

APÉNDICE 3. Decreto 2101 del 22 de diciembre de 2016 ........................................................................................288

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NOTA DEL AUTOR

Este material nace como una respuesta a las evidentes inquietudes surgidas en el proceso de preparación y presentación de los primeros estados financieros bajo Normas para Pymes en Colombia. Dado que es el primer corte en el cual se aplicarán estas normas en su totalidad, tal como si se tratara de un examen final, hay muchos asuntos sobre los cuales los profesionales contables pueden experimentar alguna sensación de incertidumbre.

Este hecho es válido, y es lo que debe suceder, pues el país se encuentra en una transición de normas contables anteriores, hacia los nuevos marcos técnicos normativos.

Nuestra propuesta es abarcar en un solo documento los requerimientos para la preparación y presentación de los primeros estados financieros bajo Normas para Pymes, partiendo de unas circunstancias ineludibles: en Colombia, los estados financieros se elaboran (y la contabilidad se lleva) por una orden legal más que por convicción propia de las entidades.

Una vez aclarados los asuntos legales aplicables en la preparación y presentación de estados financieros, se abordan los fundamentos conceptuales que rigen la preparación misma de la información financiera; fundamentos que deben estar en la mente de todos aquellos que participan en el proceso de recolección, registro, procesamiento y emisión de informes basados en hechos económicos.

De igual forma, se incluye un modelo (o ejemplo) de políticas contables con el cual el lector puede contar con una guía o punto de partida para elaborar (o revisar) las políticas contables de las empresas para las cuales trabaja.

Otro elemento que contiene este material es la lista de chequeo de revelaciones, así como ejemplos de algunas revelaciones bastante comunes en el ámbito empresarial. El juego completo de estados financieros plasmados en el capítulo 3 son resultado de la práctica profesional que sobre el tema he resuelto, de igual manera, en diferentes circunstancias empresariales.

Por último el lector encontrará materiales sobre el impuesto a las ganancias y el impuesto diferido que tienen relación con el sistema de registro y control de diferencias contables y tributarias para cumplir con el ordenamiento legal de la Conciliación Fiscal que establece el Estatuto Tributario en el artículo 772-1 como quedó modificado por la Ley 1819 de 2016.

CP Juan David Maya HerreraLíder de Investigación en Normas Internacionales en Actualícese

Enero de 2016

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CAPÍTULO 1FUNDAMENTOS NORMATIVOS

Los años 2015 y 2016 han sido bastante interesantes en el ámbito de la contaduría pública, pues corresponden al período en el cual las pymes, que constituyen un gran grupo de entidades en Colombia, entraron en el mundo de los estándares internacionales con miras a presentar los primeros estados financieros bajo la Norma para Pymes con corte al 31 de diciembre de 2016.

Este proceso ha tenido todo tipo de altos y bajos, se han generado innumerables mitos en torno a diferentes clases de transacciones y algunos temas han ocasionado grandes confusiones en el gremio, y hasta en el ente de regulación técnica (por ejemplo, el tema de la contabilización del impuesto a la riqueza, sobre el cual el Consejo Técnico de la Contaduría Pública conceptuó que se debería reconocer como un pasivo por el valor total en el año 2015), lo que ha dejado a los involucrados en el proceso de preparación y presentación de información financiera en verdaderas encrucijadas sobre el tratamiento de varias partidas.

En este capítulo analizaremos un par de temas de gran importancia en cuanto a la norma sobre convergencia a Norma para Pymes, los cuales tienen que ver con los objetivos mismos de la información financiera y el alcance de esta normatividad, para definir a quiénes corresponde y por qué deben aplicar la Norma para Pymes.

Así mismo, se espera dilucidar el tema de la aplicación de los nuevos marcos técnicos normativos y dejar claro que el Decreto 2649 de 1993 está pasando a la historia como norma base de la contabilidad, para dar lugar a las nuevas normas basadas en Estándares Internacionales.

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1.1 Ley 1314 de 2009

El 13 de julio de 2009 se expidió en Colombia la Ley 1314:

Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.

Esta norma dio inicio, de una vez por todas, después de varios intentos fallidos1, al proceso de convergencia hacia Estándares Internacionales en Colombia, y sobre ella se destacan algunos apartes, tales como:

1.1.1 Objetivos de la ley (artículo 1)

a. Intervenir la economía mediante la limitación de la libertad económica.

b. Expedir normas contables, de información financiera y de aseguramiento de la información, que conformen un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia.

Objetivos de los informes contables y, en particular, de los estados financieros:

a) Brindar información financiera

a. Comprensibleb. Transparente y comparablec. Pertinente y confiabled. Útil para la toma de decisiones por parte de:

- Estado - Propietarios - Funcionarios y empleados - Inversionistas actuales y potenciales - Otras partes interesadas

Como se puede apreciar, la ley resalta la importancia de la información financiera para los propósitos citados y expresa claramente la necesidad de mejorar la calidad de dicha información con el fin de cumplir estos propósitos.

Lo anterior no significa que las normas sobre información financiera anteriores, como el Decreto 2649 de 1993 y las circulares emitidas por cada superintendencia, no tuvieran los suficientes alcances técnicos para lograr este propósito; por el contrario, deja al descubierto que los informes financieros de una gran cantidad de entidades en Colombia no cumplían, incluso, los marcos normativos anteriores.

Si se comparan los requerimientos de los nuevos marcos normativos para la información financiera con los requerimientos del Decreto 2649 de 1993, queda una concluyente revelación: el decreto anterior era muy similar, en gran medida, a los nuevos requerimientos. Principios como la esencia sobre forma, la causación, la asociación, la realización, el deterioro del valor de los activos2, estaban presentes en la anterior normatividad pero, poco a poco, se fue dejando de utilizar por la preferencia de los preparadores de información financiera para aplicar principios y reglas fiscales en los estados financieros.

La aplicación de estos principios ocasionó, con el tiempo, que este tipo de informes no

1. El primer intento reciente de convergencia o adopción a estándares

internacionales de información financiera se dio en el artículo 63

de la Ley 550 de 1999, el segundo fue el Proyecto de Ley de Intervención

Económica (año 2006), por medio de la cual se pretendían adoptar en

Colombia los Estándares Internacionales de

contabilidad, auditoría, contaduría y buen

gobierno, se modificaba el Código de Comercio,

la normatividad contable, y se dictaban

otras disposiciones relacionadas; este

proyecto se convirtió en la Ley 1111 de 2006, en la cual se mencionó,

en el artículo 122, la actualización de las

normas hacia Estándares Internacionales, pero esto no llegó a materializarse.

2. Aunque no se denominaba deterioro,

se encuentran requerimientos sobre

diminución del valor de activos, cuando el valor neto realizable es menor

al costo. Algunos casos se encuentran en el artículo

63 (inventarios) y 64 (propiedades, planta y

equipo).

11ActuAlícese

Capítulo 1 - Fundamentos normativos

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presentara la realidad financiera de los negocios, pero tampoco la realidad fiscal, pues algunos principios fiscales no son compatibles ni siquiera con el principio de la causación, sino que se basan en el modelo de caja3, o en beneficios específicos para algunos tipos de contribuyentes.

La Ley 1314 de 2009 busca, entonces, dar un nuevo aire al proceso de preparación y presentación de estados financieros, buscando satisfacer las necesidades de los usuarios mencionados en el artículo 1.

1.1.2 Ámbito de aplicación (artículo 2)

De la lectura del artículo 2 de la Norma, se concluye que todo aquel que lleve contabilidad, por obligación legal o por interés propio, debe cumplir los marcos normativos derivados de la Ley 1314 de 2009.

De acuerdo con lo anterior, no existe exención alguna al cumplimiento de la Ley 1314 de 2009 y los marcos normativos que de ella se derivan, pues ni la misma norma, ni otras de igual o mayor jerarquía así lo establecen.

Aun así, dicha ley no se aplica a las cuentas nacionales, como tampoco a la contabilidad presupuestaria, a la financiera gubernamental, de competencia del Contador General de la Nación, o a la contabilidad de costos4; por disposición del parágrafo del artículo 1 de la misma norma.

1.1.3 Autonomía de las normas tributarias frente a las de contabilidad e información financiera (artículo 4)

Este aspecto es quizá uno de los más interesantes de la Ley de convergencia5, pues hace una clara diferenciación entre las normas contables6 y las normas fiscales.

Esta diferenciación permite que los informes financieros se preparen con un enfoque realmente financiero, en lugar de ser elaborados con un enfoque fiscal.

Algunos de los aspectos en los cuales se diferencian las normas fiscales de las contables son:

a. Las normas contables tienen como objetivo la presentación de estados financieros fiables que incluyen información relevante para ayudar a los usuarios de la información a tomar decisiones. Las normas fiscales, por su parte, tienen como propósito establecer las bases gravables y las cuantías de los impuestos que debe pagar la entidad, así como determinar los valores por los cuales deben ser declarados los activos y pasivos en los estados financieros.

b. Las normas fiscales no son consistentes en la aplicación del modelo de acumulación o devengo, pues en algunos casos se usa este modelo, y en otros se usa un modelo de caja.

c. Las normas fiscales tienen su propia forma de medir los activos y pasivos, fijando reglas propias que no tienen un enfoque financiero, sino de control de ingresos y deducciones.

d. Las normas de información financiera buscan la representación fiable de la situación financiera de la entidad, así como de su desempeño financiero en un período de tiempo.

e. Las normas fiscales a veces omiten conceptos de ingreso y gasto porque no cumplen los parámetros establecidos desde el punto de vista fiscal; mientras que las normas sobre información financiera tienen definiciones, conceptos y criterios de reconocimiento propios, con un enfoque financiero.

3. Por ejemplo, el impuesto predial e industria y comercio, así como los aportes a seguridad social y los parafiscales, los cuales son deducibles cuando se pagan, no cuando se causan. Además, algunos gastos que se presentan en la entidad no pueden disminuirse al calcular la renta gravable, lo cual genera también incompatibilidades entre un informe financiero y un informe fiscal.

4. Aunque el parágrafo del artículo 1 de la Ley 1314 de 2009 establece que esta no se aplica a la contabilidad de costos, los marcos normativos derivados de ella introducen los principios de reconocimiento, medición, presentación y revelación de información financiera relativa a los costos de producción; por lo tanto, la referencia que se hace a la contabilidad de costos es totalmente inadecuada.

5. La Ley 1314 de 2009 es comúnmente conocida como Ley de Convergencia.

6. Aunque las normas derivadas de la Ley 1439 de 2009 no son en lo esencial normas de contabilidad, sino de información financiera, se hace alusión a ellas como normas contables, en el entendido de que la contabilidad es la base para la preparación de los estados financieros.

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Dada esta situación, el Estado se vio en la necesidad de establecer una normatividad específica en procura de que las entidades sigan preparando información bajo Normas Locales para propósitos de soporte de sus declaraciones tributarias. En las páginas 163 a la 168 se incluyen los comentarios pertinentes a la contabilidad de múltiple propósito, y la interacción entre la información financiera y fiscal.

1.2 Decreto 3022 de 2013: Normas de Información Financiera para Pymes

En desarrollo de lo contemplado en la Ley 1314 de 2009, el gobierno colombiano publicó, el 27 de diciembre de 2013, el Decreto 3022, “por el cual se reglamenta la Ley 1314 del 2009 sobre el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2”. Este decreto tuvo algunas modificaciones introducidas por el Decreto 2267 del 11 de noviembre de 2014, y además, fue compilado en el Decreto 2420 del 14 de diciembre de 20157.

Esta norma debe ser aplicada por las entidades catalogadas en el Grupo 2, debido a que no cumplen los requisitos para pertenecer al Grupo 1 ni al 3.

De acuerdo con el capítulo 1 del anexo del Decreto 2706 de 2013, para pertenecer al Grupo 3, una entidad debe cumplir los siguientes tres requisitos:

a. Contar con una planta de personal igual o inferior a 10 trabajadoresb. Poseer activos totales por un valor inferior a 500 smmlvc. Tener ingresos brutos anuales inferiores a 6.000 smmlv

Para el cálculo del número de trabajadores, se consideran como tales aquellas personas que presten servicios a la entidad de manera personal y directa a cambio de una remuneración, independiente de la naturaleza jurídica del contrato. Se excluyen de esta consideración las personas que presten servicios de consultoría y asesoría externa.

El cálculo del número de trabajadores y de los activos totales a que aluden los literales (a) y (b) anteriores, se hará con base en el promedio de doce (12) meses, correspondiente al año anterior aI período de preparación obligatoria definido en el cronograma indicado en el artículo 3 del Decreto 2706, o al año inmediatamente anterior al período en el cual se determine la obligación de aplicar el Marco Técnico Normativo de que trata este decreto, en períodos posteriores al período de preparación obligatoria aludido.

Las mismas reglas se aplicarán para la determinación de los ingresos brutos.

En el caso de microempresas nuevas, estos requisitos se miden en función de la información existente al momento del inicio de operaciones de la entidad.

Por su parte, el artículo 1 del Decreto 2784 de 2013, fija las condiciones para pertenecer al Grupo 1, a saber:

a. Emisores de valores. Entidades y negocios fiduciarios que tengan valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores –RNVE– en los términos del artículo 1.1. 1. 1. 1. del Decreto 2555 de 2010;

b. Entidades y negocios de interés público;

c. Entidades que no estén en los literales anteriores, que cuenten con una planta de personal mayor a 200 trabajadores o con activos totales superiores a 30.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv) y que, adicionalmente, cumplan cualquiera de los siguientes parámetros:

7. En adelante se hará referencia al Decreto

2420 de 2015.

13ActuAlícese



i. Ser subordinada o sucursal de una compañía extranjera que aplique Normas Plenas;

ii. Ser subordinada o matriz de una compañía nacional que deba aplicar Normas Plenas;

iii. Ser matriz, asociada o negocio conjunto de una o más entidades extranjeras que apliquen Normas Plenas.

iv. Realizar importaciones o exportaciones que representen más del 50% de las compras o de las ventas respectivamente.

El cálculo del número de trabajadores y de los activos totales a que alude el presente literal, se hará de acuerdo con el promedio de doce meses correspondiente al año anterior al período de preparación obligatoria, definido en el cronograma establecido en el artículo 3 del Decreto 2784 de 2012, o al año inmediatamente anterior al período en el cual se determine la obligación de aplicar el marco técnico normativo de que trata este decreto, en períodos posteriores al de preparación obligatoria aludido.

El cumplimiento de las condiciones definidas en los literales a), b), y c)i, c)ii, y c)iii, se evaluará con base en la información existente al cierre del año anterior al período de preparación obligatoria, definido en el cronograma establecido en el artículo 3 del Decreto 2784 de 2012, o al año inmediatamente anterior al período en el cual se determine la obligación de aplicar el marco técnico normativo de que trata este decreto, en períodos posteriores al de preparación obligatoria aludido.

Para efectos del cálculo del número de trabajadores al que se refiere el inciso primero del literal c), se considerarán como tales aquellas personas que presten de manera personal y directa servicios a la entidad a cambio de una remuneración, independiente de la naturaleza jurídica del contrato. Se excluyen de esta consideración las personas que presten servicios de consultoría y asesoría externa.

Las entidades que no cumplan las condiciones para pertenecer a los grupos 1 y 3, quedan clasificadas, por defecto, en el Grupo 2.

Tenga en cuenta que una entidad que cumpla los requisitos para pertenecer al Grupo 3 puede aplicar, de manera voluntaria, las normas del Grupo 2, es decir, las contenidas en el Decreto 3022 de 2013, compilado en el Decreto 2420 de 2015.

1.2.1 Observaciones sobre el Decreto 3022 de 2013, Normas de Información Financiera para Pymes

Establece la aplicación de la Norma para Pymes como marco normativo para las pymes, en los estados financieros consolidados, individuales, separados y combinados.

Define los estados financieros individuales como aquellos que cumplen los requerimientos de las secciones 3 a 7 de la Norma para Pymes, presentados por una entidad que no tiene inversiones en las cuales tenga la condición de asociada, negocio conjunto o controladora.

El parágrafo 2 del artículo 2 abre la puerta para que los estados financieros de las entidades controladas por la Superintendencia Financiera apliquen normas diferentes a la Norma para Pymes, en lo relacionado con la clasificación y valoración de inversiones.

Este tipo de exenciones produce un efecto indeseado en la convergencia a Estándares Internacionales, pues empieza a separar nuevamente la normatividad local de la internacional.

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A su turno, el parágrafo 3 del mismo artículo 2 faculta a la Superintendencia Financiera para definir las normas técnicas especiales, interpretaciones y guías en materia de contabilidad y de información financiera, así como el procedimiento a seguir e instrucciones que se requieran para efectos del régimen prudencial.

La razón de ser de estas exenciones gira en torno a la aplicación del modelo de pérdida esperada en los estados financieros de estas entidades, el cual es congruente con el estilo de supervisión que se ha mantenido en Colombia. El modelo requerido en los Estándares Internacionales para Pymes se basa en el análisis de pérdidas incurridas, con lo cual se produce un incremento en las utilidades de la entidad, a causa de las menores provisiones a reconocer.

1.2.2 Cronograma de aplicación

Salvo para las entidades mencionadas en el artículo 2 del Decreto 2496 de 2015, el calendario de convergencia para entidades clasificadas en el Grupo 2 es el siguiente:

a. Fecha de transición. “Es el inicio del ejercicio anterior a la aplicación por primera vez del nuevo marco técnico normativo de información financiera, momento a partir del cual deberá iniciarse la construcción del primer año de información financiera de acuerdo con el nuevo marco técnico normativo que servirá como base para la presentación de estados financieros comparativos”. Esta fecha es el 1 de enero de 2015.

Todas las empresas del Grupo 2 (salvo las citadas en el artículo en referencia) deben llevar a cabo la transición al nuevo marco normativo en la fecha mencionada en el párrafo anterior. Ninguna pyme está exenta de este tratamiento, y el retraso en la transición no implica que puedan iniciar su convergencia en una fecha diferente.

Ejemplo 1

Una pyme creada desde el año 2010 no ha iniciado su transición al Decreto 2420 de 2015. Al 31 de agosto de 2016 sus políticas contables están basadas en el Decreto 2649 de 1993 y algunas normas fiscales.

Esta entidad debe elaborar sus políticas contables teniendo en cuenta los requerimientos del anexo 2 del Decreto 2420 de 2015 (Normas de Información Financiera para Pymes). Además, debe preparar un estado de situación financiera de apertura al 1 de enero de 2015, tomando como base las cifras de sus cuentas al 31 de diciembre de 2014.

La pyme no puede tomar ninguna otra fecha para la transición, pues estaría incumpliendo la norma sobre convergencia.

b. Estado de Situación Financiera de Apertura – ESFA. “Es el estado en el que por primera vez se miden, de acuerdo con el nuevo marco normativo, los activos, pasivos y patrimonio de las pymes. Su fecha de corte es la fecha de transición”. El Estado de Situación Financiera de Apertura no se pone en conocimiento del público ni tiene efectos legales, hasta tanto sea incluido en los primeros estados financieros presentados de acuerdo con el nuevo marco normativo.

El ESFA es un documento propio de la entidad, la misma norma indica que no se requiere su publicación. Tampoco es obligatorio incluirlo en los primeros estados financieros bajo el nuevo marco normativo, ya que la Sección 3 del anexo 2 del Decreto 2420 de 2015 no requiere su presentación dentro de un juego completo de estados financieros.

15ActuAlícese



A pesar de lo anterior, la entidad debe incluir todas las revelaciones necesarias para entender los impactos de su proceso de transición, de acuerdo con los requerimientos de información a revelar contenidos en la Sección 35 de la Norma para Pymes8.

c. Período de transición. Es el año anterior a la aplicación del nuevo marco técnico normativo, durante el cual se lleva la contabilidad para todos los efectos legales, de acuerdo con la normatividad contable anterior9 y, simultáneamente, se prepara información según el nuevo marco normativo de información financiera con el fin de permitir la construcción de información de este tipo que pueda ser utilizada para fines comparativos en los estados financieros en los que se aplique por primera vez el nuevo marco técnico normativo. Este período inicia el 1 de enero de 2015 y termina el 31 de diciembre de 2015. La información financiera con corte al 31 de diciembre de 2015, correspondiente al período de transición, no se pone en conocimiento público ni tiene efectos legales, hasta tanto sea publicada como información comparativa junto con los primeros estados financieros bajo Norma para Pymes, con corte al 31 de diciembre de 2016.

Durante el período de transición, los libros oficiales de contabilidad, así como cualquier información que se dé a conocer como información financiera, deben prepararse de conformidad con las normas contables anteriores. La información preparada bajo la Norma para Pymes se conservará sin publicarse para efectos comparativos en los primeros estados financieros ajustados a la nueva norma.

La Norma para Pymes no establece reglas técnicas sobre contabilidad, plan de cuentas, libros de contabilidad, documentos y soportes, por lo cual estos aspectos deben seguir siendo tratados de acuerdo con las normas anteriores, entre ellas el título III del Decreto 2649 de 1993, “Normas Sobre Registros y Libros”, que sigue vigente hasta tanto se regule sobre la materia en una nueva norma.

Dado lo anterior, no existe requerimiento o indicación sobre la forma como se debe preparar la información bajo Norma para Pymes durante el período de transición. La entidad puede decidir entre llevar a cabo registros contables con la directriz de esta norma por cada transacción, mediante ajustes mensuales a los registros bajo normas anteriores, o bien, haciendo un solo trabajo de ajuste al cierre del período de transición. La decisión sobre este tema depende, en gran medida, de la capacidad operativa de la entidad así como de las herramientas suministradas por su software de contabilidad.

d. Últimos estados financieros según los decretos 2649 y 2650 de 1993 y demás normatividad vigente. Se refiere a los estados financieros preparados con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la fecha de aplicación. Para todos los efectos legales, esta preparación se hará de acuerdo con los decretos 2649 y 2650 de 1993 y las normas que los modifiquen o adicionen, y la demás normatividad contable vigente sobre la materia para ese entonces. Estos estados financieros se presentan con corte al 31 de diciembre de 2015.

De acuerdo con lo anterior, cualquier tipo de información financiera publicada hasta el 31 de diciembre de 2015 por empresas clasificadas en el Grupo 2, se presenta cumpliendo los marcos normativos contables anteriores. Esto incluye los estados financieros al corte del 31 de diciembre de 2015.

Estos estados financieros tienen efectos legales y ante terceros, incluyendo la distribución de utilidades en el año 2016, aunque las utilidades bajo la Norma para Pymes sea diferente. En las páginas 161 y 162 se aborda el tema de los impactos de la convergencia sobre las utilidades retenidas y las generadas en el período de aplicación y posteriores.

e. Fecha de aplicación. Es la fecha a partir de la cual cesa la utilización de la normatividad contable anterior y comienza la aplicación del nuevo marco técnico normativo para todos los

8. En algunos apartes de este documento se denominará “Norma para Pymes” al conjunto de requerimientos contenidos en el Decreto 3022 de 2013, compilado en el anexo 2 del Decreto 2420 de 2015.

9. De acuerdo con el Decreto 2649 de 1993 y otras normas expedidas por las respectivas Superintendencias

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efectos, incluyendo la contabilidad oficial, libros de comercio y presentación de estados financieros. Esta fecha es el 1 de enero de 2016.

En esta fecha se empiezan a aplicar efectivamente las políticas contables preparadas de acuerdo con los requerimientos de la Norma para Pymes. Cualquier información publicada después del 1 de enero de 2016 debe ser preparada de conformidad con este marco normativo.

Ejemplo 2

La Pyme A recibió una solicitud de información financiera por parte del Banco B. El banco le solicita información al corte del 31 de marzo de 2016, en relación con sus ingresos y gastos ordinarios, así como los saldos de sus cuentas de activos y pasivos a esa fecha. El propósito de la información es el análisis de una solicitud de crédito.

La Pyme A debe enviar esta información cumpliendo los requerimientos de la Norma para Pymes, aunque no se trate de estados financieros completos. La pyme debe incluir una observación en la cual aclare el tipo de información que está enviando, así como cualquier aspecto de la Norma para Pymes que no se cumpla en la información enviada, por ejemplo, análisis de deterioro del valor de activos o ajustes en la medición de estimaciones, pues esta información se actualiza al final del período.

f. Primer período de aplicación. Es el período durante el cual, la contabilidad se lleva por primera vez y para todos los efectos, de acuerdo con el nuevo marco técnico normativo. Este período está comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2016.

g. Fecha de reporte. Es la fecha en la que se presentan los primeros estados financieros de acuerdo con la Norma para Pymes. Esta fecha corresponde al 31 de diciembre de 2016.

1.3 Cambio de Grupo 2 a Grupo 1 o 3

1.3.1 Cambios voluntarios

Una pyme puede, en algún momento, decidir si aplica las Normas de Información Financiera del Grupo 1. No está permitido el cambio hacia las normas del Grupo 3, a menos que la entidad haya reducido su tamaño en términos de número de trabajadores, valor de los activos o ingresos, de tal forma que cumpla los criterios establecidos en el Decreto 2706 de 2013.

En cualquiera de los dos casos anteriores, la entidad debe permanecer como mínimo tres años en el grupo elegido (o asignado) inicialmente, antes de poder hacer el cambio. Estos tres años se cuentan desde la fecha de transición.

Una entidad del Grupo 3 puede decidir, voluntariamente, su paso al Grupo 2. Las Normas de Información Financiera no contienen instrucciones sobre permanencia mínima en el Grupo 3, por lo cual no existen restricciones en cuanto al cambio hacia el Grupo 2.

Una vez la entidad decida pasarse al Grupo 2, debe cumplir todos los requerimientos contenidos en el anexo 2 del Decreto 2420 de 2015.

17ActuAlícese



Ejemplo 3

Saver Consultores SAS es una pyme en proceso de convergencia a la Norma para Pymes. La Entidad preparó su ESFA con corte al 1 de enero de 2015, de acuerdo con lo establecido en el artículo 1.1.2.3 del Decreto 2420 de 2015.

La administración de la entidad desea cambiar las políticas contables para aplicar la norma para el Grupo 1, es decir, el anexo 1 del Decreto 2420 de 2015 (Normas Plenas).

La entidad solo puede realizar este cambio a partir del 1 de enero de 2018, pues por disposición del artículo 1.1.2.4 del Decreto 2420 de 2015, debe permanecer por tres años en el Grupo 2, incluyendo el año de transición.

Ejemplo 4

Saver Consultores SAS es una pyme en proceso de convergencia a la Norma para Pymes. La Entidad preparó su ESFA con corte al 1 de enero de 2015, de acuerdo con lo establecido en el artículo 1.1.2.3 del Decreto 2420 de 2015.

Durante el año 2016, la entidad redujo su número de trabajadores, el volumen de sus ingresos y el valor de sus activos, de tal manera que en ese año cumplió los requisitos para pertenecer al Grupo 3 y aplicar NIF para Microempresas.

La entidad solo puede realizar este cambio a partir del 1 de enero de 2018, pues por disposición del artículo 1.1.2.4 del Decreto 2420 de 2015, debe permanecer por tres años en el Grupo 2, incluyendo el año de transición.

La entidad puede decidir seguir aplicando la Norma para Pymes, aunque cumpla los requisitos para pertenecer al Grupo 3.

1.3.2 Cambios obligatorios

a. Cambio del Grupo 2 al Grupo 1

Una entidad puede verse obligada a pasar del Grupo 2 al Grupo 1 si empieza a cumplir los requisitos establecidos en el Decreto 2784 de 2013, compilado en el Decreto 2420 de 2015. En este caso, la entidad debe iniciar la aplicación de políticas contables basadas en el anexo 1 del Decreto 2420 de 2015 (Normas Plenas).

Cuando se presenten estos casos, la entidad debe cumplir lo establecido en el artículo 1.1.1.6 del Decreto 2420 de 2015:

Aplicación para entidades provenientes de los Grupos 2 y 3. Las entidades que pertenezcan a los Grupos 2 y 3, y luego cumplan los requisitos para pertenecer al Grupo 1, deberán ceñirse a los procedimientos establecidos en este título para la aplicación por primera vez de este marco técnico normativo.

En estas circunstancias, deberán preparar su estado de situación financiera de apertura al inicio del período siguiente al cual se decida o sea obligatorio el cambio, con base en la evaluación de las condiciones para pertenecer al Grupo 1, efectuada con referencia a la información correspondiente al período anterior a aquel en el que se tome la decisión o se genere la obligatoriedad de cambio de grupo. Posteriormente, deberá permanecer mínimo durante tres (3) años en el Grupo 1, debiendo presentar por lo menos dos períodos de estados financieros comparativos. (Subrayado fuera de texto)

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Ejemplo 5

Saver Consultores SAS es una entidad que inició la convergencia hacia Norma para Pymes el 1 de enero de 2015, de acuerdo con el cronograma establecido en el Decreto 3022 de 2013, compilado en el Decreto 2420 de 2015.

La entidad empezó a cumplir los requisitos para pertenecer al Grupo 1 con corte al 31 de diciembre de 2016, y se prevé que esta situación será definitiva10.

De acuerdo con lo establecido en la norma mencionada anteriormente, la entidad debe actualizar sus políticas contables para pasarse al Grupo 1 a partir del 1 de enero de 2018.Dado que:

• 2016 es el año en el cual se evalúan los requisitos para establecer el Grupo al cual se pertenece.

• 2017 es el año en el cual se establece la obligatoriedad, pues en ese año se publica la información correspondiente al corte del 31 de diciembre de 2016.

• 2018 es el período siguiente al cual se hace obligatorio el cambio; por lo tanto, en ese año se debe hacer la transición a normas del Grupo 1 (Normas Plenas).

b. Cambio del Grupo 3 al Grupo 2

Cuando una entidad del Grupo 3 empiece a cumplir los requisitos para pertenecer al Grupo 2, debe seguir los requerimientos establecidos en el artículo 1.1.2.5 del Decreto 2420 de 2015:

Aplicación obligatoria para entidades provenientes del Grupo 3. Las entidades que pertenezcan al Grupo 3 y luego cumplan los requisitos para pertenecer al Grupo 2, deberán ceñirse a los procedimientos establecidos en este título para la aplicación por primera vez de este marco técnico normativo. En estas circunstancias, deberán preparar su estado de situación financiera de apertura al inicio del período siguiente al cual se decida o sea obligatorio el cambio, con base en la evaluación de las condiciones para pertenecer al Grupo 2, efectuadas con referencia a la información correspondiente al período anterior a aquel en el que se tome la decisión o se genere la obligatoriedad de cambio de grupo. Posteriormente, deberán permanecer mínimo durante tres (3) años en el Grupo 2, debiendo presentar por lo menos dos períodos de estados financieros comparativos.

(Subrayado fuera de texto).

Ejemplo 6

Saver Consultores SAS es una empresa que inició su convergencia a los nuevos marcos normativos aplicando las normas para el Grupo 3, elaborando el ESFA al 1 de enero de 2014.

En el año 2015 dejó de cumplir los requisitos para pertenecer al Grupo 3 y empezó a cumplir los requerimientos para pertenecer el Grupo 2.

De acuerdo con lo anterior, la obligatoriedad del cambio se configura en el año 2016 con base en la información al corte del 31 de diciembre de 2015. En ese orden de ideas, la entidad debe llevar a cabo la transición al Grupo 2 el 1 de enero de 2017, fecha en la cual debe empezar a aplicar políticas contables basadas en la Norma para Pymes.

10. Nota del autor: si la entidad cumple

los requisitos para pertenecer al Grupo 1 de manera transitoria,

por ejemplo, porque realizó importaciones

significativas durante un período, pero no prevé

que esta situación se presente en períodos

futuros, no debería realizar el cambio de

grupo. Si se espera que las circunstancias

permanezcan en el tiempo, la entidad

debe hacer el cambio de acuerdo con

los requerimientos mencionados.

19ActuAlícese



1.4 Notas sobre la aplicación de los decretos 2420 y 2496 de 2015

En desarrollo de la Ley 1314 de 2009, el gobierno colombiano clasificó a las entidades reportantes en tres grupos:

Grupo 1: entidades que aplican Normas PlenasGrupo 2: entidades que aplican Normas para Pymes

Grupo 3: entidades que aplican NIF para Microempresas

Dado que las Normas de Información Financiera en Colombia son normas legales, el Estado expidió los decretos reglamentarios sobre la materia, así:

Decreto 2784 de 2012. Establece las normas a aplicar por parte de las entidades del Grupo 1, correspondientes a las Normas Plenas.

Decreto 3022 de 2013. Establece las normas a aplicar por parte de las entidades del Grupo 2, correspondientes a la Norma para Pymes.

Decreto 2706 de 2012. Establece las normas a aplicar por las entidades del Grupo 3, correspondientes a una norma simplificada basada en la Norma para Pymes, denominada Norma de Información Financiera –NIF– para Microempresas.

Posteriormente se expidió el Decreto 2420 del 14 de diciembre de 2015, en el cual se compilaron, en un solo documento normativo, las normas sobre información financiera y aseguramiento de la información.

Debido a la actualización de la Norma para Pymes por parte del IASB en el año 2015 y a los constantes cambios en las Normas Plenas, se expidió el Decreto 2496 del 23 de diciembre de 2015 en el cual se incorporan las normas actualizadas hasta ese año.

Aunque el Decreto 2496 de 2015 permite su aplicación anticipada, las pymes que hayan elaborado el ESFA con corte al 1 de enero de 2015 solo podrán implementar los cambios a partir del 1 de enero de 2017, es decir, no pueden aplicar anticipadamente los requerimientos de la nueva Norma para Pymes enmendada en el año 2015.

Lo anterior sucede porque las políticas contables no deben cambiarse en el período comprendido entre la fecha de transición y la fecha de corte de los primeros estados financieros bajo Norma para Pymes. Este aspecto no es un requerimiento expreso incluido en la Norma para Pymes, pero sí está incluido en la página 3 de la introducción a los requerimientos del material de formación de la Sección 35, elaborado por el personal educativo de la Fundación IFRS (International Financial Reporting Standard).

Aun así, una pyme que haya sido creada con posterioridad al 23 de diciembre de 2015 puede utilizar los requerimientos incluidos en el Decreto 2496 de 2015 y no tiene necesidad de aplicar la Norma para Pymes anterior, pues en esa fecha se adoptó en Colombia la Norma para Pymes modificada en 2015.

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1.5 Vigencia del Decreto 2649 de 1993

El artículo 2.1.1 del Decreto Único 2420 de diciembre 14 de 2015 menciona que el Decreto 2649 de 1993 deberá seguirse aplicando para los asuntos que no quedaron regulados en los nuevos decretos, que establecieron los renovados marcos normativos de información financiera bajo normas internacionales.

En efecto, en el inciso segundo del numeral 3 del artículo 2.1.1 del Decreto 2420 de 2015 se dispuso lo siguiente:

El Decreto 2649 de 1993, además de lo previsto para los efectos contemplados en el Decreto 2548 del 2014, continuará vigente en lo no regulado por los Decretos 2784 de 2012, 2706 del 2012 y 3022 del 2013 y demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

(Subrayado fuera de texto)

Como se puede observar, es claro que los nuevos marcos contables establecidos con los decretos 2706, 2784 y 3022 no reglamentaron todos los asuntos propios de la información financiera que se regulaban con el antiguo Decreto 2649 de 1993. Por tanto, esos asuntos no reglamentados en los nuevos decretos deberán seguirse tratando según las indicaciones establecidas en el Decreto 2649 de 1993.

Algunos de los asuntos no derogados del Decreto 2649 de 1993 son11:

a. Expedición de estados financieros certificados y dictaminados

En los nuevos marcos contables contenidos en los decretos 2706, 2784 y 302212 no se menciona nada acerca de si los estados financieros deben emitirse o no con las aclaraciones de que los mismos hayan sido certificados y/o dictaminados.

Al respecto, las normas superiores contenidas en los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995 siguen exigiendo que los estados financieros se expidan con la mención expresa de que han sido certificados o incluso dictaminados. En consecuencia, continúa vigente la norma contenida en el artículo 33 del Decreto 2649 de 1993, en la cual se establece lo siguiente:

Art. 33. Estados financieros certificados y dictaminados. Son estados financieros certificados aquellos firmados por el representante legal, por el contador público que los hubiere preparado y por el revisor fiscal, si lo hubiere, dando así testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros.

Son estados financieros dictaminados aquellos acompañados por la opinión profesional del contador público que los hubiere examinado con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

b. Cuentas de orden

Tal como lo ha mencionado directamente el Consejo Técnico de Contaduría Pública -CTCP- en su Orientación 001 sobre Normas de Información Financiera, expedida en diciembre de 2014, en los nuevos marcos normativos no se hace mención a la utilización de las cuentas de orden. Por tanto, si se llevan estas cuentas ya no se incluirán dentro de los estados financieros (como había sucedido bajo el marco contable del Decreto 2649 de 1993), pero sirven de base para la preparación de algunas revelaciones que acompañen a los estados financieros.

c. Registro de operaciones en los libros

Los nuevos marcos contables no contienen disposiciones sobre la oportunidad o el momento en que deben asentarse las operaciones en los libros oficiales de contabilidad. Sin embargo,

11. Tomado de: http://actualice.se/8oqm,

consultado el 5 de septiembre de 2016, a las

10:19 p.m.

12. Hoy compilados en el Decreto 2420 de 2015

21ActuAlícese



el artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 contiene una instrucción expresa sobre ese asunto, la cual se entendería que debe seguirse aplicando; en este se lee lo siguiente:

Artículo 56. Asientos. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros en idioma castellano, por el sistema de partida doble.

Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes.

Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado.

Dentro del término previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo.

Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advierta.

Esta misma disposición contenida en el artículo 56 del Decreto 2649 de 1993 estuvo contenida en el numeral 3.22 de lo que fue el borrador de la propuesta del “Sistema de documentación contable” que el CTCP dio a conocer en julio de 2013. Sin embargo, hasta la fecha de esta publicación, el CTCP no ha presentado la propuesta final de la norma que contendría el mencionado sistema documental contable y es por ello que se deben seguir aplicando disposiciones como la contenida en el artículo 56 del Decreto 2649 de 1993.

d. Operaciones de empresas en liquidación

A través de varios conceptos emitidos por el CTCP en diciembre de 2014 (ver los conceptos 505, 605 y 721), se aclaró que las sociedades o demás entes que actualmente, o en el futuro, se encuentren en etapas de disolución o liquidación, no deben aplicar ninguno de los tres nuevos marcos normativos, pues los mismos solo se adaptan a negocios en marcha.

Por lo anterior, el gobierno nacional expidió el Decreto 2101 del 22 de diciembre de 2016, con el cual se adiciona el título 5, denominado “Normas de Información Financiera para Entidades que no cumplen la hipótesis de negocio en marcha”.

e. Normas especiales sobre soportes contables y libros de contabilidad

Los nuevos marcos contables no contienen disposiciones expresas sobre este tema. En cambio, los artículos 123 hasta 135 del Decreto 2649 de 1993 sí las contienen y por tanto, se entiende que deberán seguirse aplicando.

Los artículos que siguen vigentes son:

TÍTULO TERCERODE LAS NORMAS SOBRE REGISTROS Y LIBROS

Artículo 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.

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Artículo 124. Comprobantes de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones.

Artículo 125. Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros, los auxiliares necesarios para:

a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen en forma global.

b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones.

c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras.

d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos.

e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad.

23ActuAlícese



5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

PARÁGRAFO 1. Adicionado por el art. 2, Decreto Nacional 1878 de 2008

Artículo 126. Registro de los libros. Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser registrados.

Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere que:

1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar o,

2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar copia auténtica del denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.

Las Autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su inscripción.

Artículo 127. Lugar donde deben exhibirse los libros. Los libros deben ser exhibirse en el domicilio principal del ente económico.

Artículo 128. Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares. El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los asientos contables. En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

En los libros está prohibido:

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren.

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones al texto de los asientos o a continuación de los mismos. En los libros de contabilidad producidos por medios mecanizados o electrónicos no se consideran "espacios en blanco" los renglones que no es posible utilizar, siempre que al terminar los listados los totales de control incluyan la integridad de las partidas que se han contabilizado.

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3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos.

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos.

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

PARÁGRAFO. Sin perjuicio de los demás requisitos legales, los libros, incluidos los auxiliares, tendrán valor probatorio cuando en los mismos no se hayan cometido los actos prohibidos por este artículo.

Artículo 129. Inventario de mercancías. El control de las mercancías para la venta se debe llevar en registros auxiliares, que deben contener, por unidades o grupos homogéneos, por lo menos los siguientes datos:

1. Clase y denominación de los artículos.

2. Fecha de la operación que se registre.

3. Número del comprobante que respalda la operación asentada.

4. Número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas.

5. Existencia en valores y unidad de medida.

6. Costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado.

7. Registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con las unidades registradas en las tarjetas de control.

En todos los casos cuando en los procesos de producción o transformación se dificulte el registro por unidades, se hará por grupos homogéneos. Al terminar cada ejercicio, debe efectuarse el inventario de mercancías para la venta el cual contendrá una relación detallada de las existencias con indicación de su costo unitario y total.

Cuando la cantidad y diversidad de artículos dificulte su registro detallado, este puede efectuarse por resúmenes o grupos de artículos, siempre y cuando aparezcan discriminados en registros auxiliares.

Dicho inventario debe ser certificado por contador público para que preste mérito probatorio, a menos que se lleve un libro registrado para tal efecto.

PARÁGRAFO. Cuando el costo de ventas se determine por el juego de inventarios no se requiere incluir en el control pertinente, los datos señalados en los numerales 5, 6 y 7 de este artículo.

Artículo 130. Libro de accionistas y similares. Los entes económicos pueden llevar por medios mecanizados o electrónicos el registro de sus aportes; no obstante, en este caso diariamente deben anotar los movimientos de estos en un libro auxiliar, con indicación de los datos que sean necesarios para identificar adecuadamente cada movimiento.

Al finalizar cada año calendario, se deben consolidar en un libro, registrado si fuere el caso, los movimientos de que trata el inciso anterior.

Artículo 131. Libros de actas. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.

Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren

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actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.

Artículo 132. Corrección de errores. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.

Artículo 133. Exhibición de libros. Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto.

Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relación con las operaciones del establecimiento.

Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravío o destrucción involuntaria.

Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren en las oficinas o establecimiento del ente económico, este puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario señale. En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:

1. Lo que se pretende probar.

2. La fecha aproximada de la operación.

3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas las operaciones.

En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del asiento que se examine.

La exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el artículo 64 del Código de Comercio también procederá en el caso de la liquidación de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cónyuges tengan la calidad de comerciante.

Artículo 134. Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.

Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos.

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Artículo 135. Pérdida y reconstrucción de los libros. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso.

Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros.

Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición.

Análisis de los artículos del Decreto 2649 de 1993

En la siguiente matriz se presenta un análisis de cada uno de los artículos del Decreto 2649 de 1993, con sus notas de vigencia y comentarios:

Título 1 - Marco conceptual de la contabilidadCapítulo 1 – PCGAArt. 1 Definición Derogado Art. 3 Ley 1314/2009 Art. 2 Ámbito de aplicación Derogado Art. 2 Ley 1314/2009 Capítulo 2 - Objetivos y cualidades de la información contable

Art. 3 Objetivos básicos Derogado Párrafos 2.2 y 2.3 Norma para Pymes

Art. 4 Cualidades de la información contable

Art. 5 Definición de normas básicas Sin referencia Art. 6 Ente económico Sin referencia Sigue vigente

Art. 7 Continuidad DerogadoPárrafos 3.8 y 3.9 - Hipótesis de negocio en marcha

Art. 8 Unidad de medida Derogado Párrafos 30.2 al 30.5 - Moneda funcional

Aunque la Norma Local contenía la frase: “La moneda funcional es el signo monetario del medio económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo”, el artículo 50 establecía el peso colombiano como moneda funcional

Capítulo 3 - Normas básicas

Art. 9 Período Sin referencia

Párrafo 3.10 - Frecuencia de la Información. El corte debe ser mínimo anual, pero no establece fecha en particular

Sigue vigente, el período es mínimo anual, con corte al 31 de diciembre

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Título 1 - Marco conceptual de la contabilidadCapítulo 3 - Normas básicas

Art. 10 Valuación o medición DerogadoPárrafos 2.33 y 2.34 - Medición al costo y al valor razonable

Art. 11 Esencia sobre la forma Derogado Párrafo 2.8 - Esencia sobre forma

El Decreto 2649 de 1993 contemplaba la posibilidad de que una norma superior requiriera reconocer hechos económicos por su forma legal. La Norma para Pymes no establece esta exención al principio de esencia sobre forma

Art. 12 Realización Sin referencia

Es aplicable el criterio de reconocimiento estab

estados financieros comparativos para...

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