esperanza gomez arcos - protocolo imep · al paciente con cáncer. - actualización de la...
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ESPERANZA GOMEZ ARCOS
ESCUELA INTERNACIONAL DE PROTOCOLO
ELCHE, 2010.
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EL PROTOCOLO EN EL “VI SIMPOSIO
ABORDAJE MULTIDISCIPLINAR DEL
CÁNCER”
ESPERANZA GOMEZ ARCOS
ESCUELA INTERNACIONAL DE PROTOCOLO
ELCHE
Diciembre 2010
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DEDICATORIA
A mis chicos, Alfredo y Miguel
que siempre me pinchan
con “esto es protocolario o no”.
No me olvido de Angelines y de Concha.
Y, por supuesto, a mi marido porque sin él,
realmente ( y nunca mejor dicho), este
trabajo no lo hubiera podido hacer.
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ÍNDICE
Página
PRESENTACIÓN 7
INTRODUCCIÓN 8
Capítulo 1.- PRESIMPOSIO
I. OBJETIVOS DEL SIMPOSIO 10
II. ÓRGANOS DEL SIMPOSIO 12
1. Comité Ejecutivo 12
2. Comité Científico 15
3. Secretaría Técnica 19
III. PRESUPUESTO DEL SIMPOSIO 26
IV. COMITÉ DE HONOR 29
V. IMAGEN DEL SIMPOSIO 36
VI. PROGRAMA CIENTÍFICO 39
VII. PERSONAL AUXILIAR 48
VIII. GABINETE DE PRENSA 50
IX. DECORACION DE LA SEDE 52
X. AGENCIA DE VIAJES 53
Capítulo 2.- SIMPOSIO
I. EL SIMPOSIO 54
II. INAUGURACIÓN 61
III. CLAUSURA 65
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Capítulo 3.- ACTOS SOCIALES 66
Capítulo 4.- POST-SIMPOSIO 74
CONCLUSIONES 75
BIBLIOGRAFÍA 76
7
PRESENTACIÓN
Cuando empecé el curso de Experto Universitario en Protocolo en
Septiembre de 2009, no tenía muy claro el trabajo fin de curso que
realizaría. Estuve dudando en trabajar sobre el protocolo en la
Universidad pues yo había trabajado en la Universidad Miguel Hernández
de Elche y tenía cierta experiencia en actos académicos, pero mi amiga
Angelines Barrios ya lo había hecho y publicado, y era tan bueno que era
imposible superarlo. Por tanto, dejé esa idea y pensé en trabajar sobre un
Simposio de Medicina.
Todo esto me daba vueltas en la cabeza hasta que pensé que qué mejor
trabajo que uno basado en la realidad y en el que yo participaba en parte,
o simplemente porque era mi marido el que lo organizaba. Esta idea me
pareció perfecta y además le daba publicidad a un evento que abordaba
un tema tan importante y delicado como es el estudio y tratamiento del
cáncer y, por supuesto, daba a conocer un acto que es un ejemplo de
organización y en el que se reúnen habitualmente los mejores
profesionales.
Estos especialistas tienen en este tipo de eventos un lugar donde
comunicarse, establecer alianzas, debatir sobre criterios de actuación,
intercambiar información y sacar conclusiones que supongan una mejoría
en la evolución de esta enfermedad, que es la segunda causa de muerte
en nuestro país. Un 27% de la población española muere por cáncer
actualmente. Se calcula que una de cada tres personas desarrollará un
cáncer en algún momento de su vida.
Por todo ello, voy a intentar desarrollar, lo mejor posible, todos los
aspectos relacionados con el protocolo de este Simposio, que se celebró
en Madrid, los días 15 y 16 de Abril de 2010.
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INTRODUCCIÓN
El Cáncer.- ¿Que es?
Las células normales desempeñan una determinada función en el
organismo, la mayoría se reproduce, y mueren cuando ya no son útiles.
Este proceso es muy ordenado, en el tiempo y espacio, de forma que
permite que exista siempre el número adecuado de células para cada
situación y etapa de la vida.
Pero hay veces que esta multiplicación de células se produce de manera
descontrolada o que las células no mueren cuando debieran y se forman
masas anormales. A estas masas de les llama tumores. Pueden ser
benignos, que son los que no se propagan a otras zonas y generalmente
no comprometen la vida de la persona, y malignos los que invaden los
tejidos vecinos y se extienden a otras partes del cuerpo e interfieren con
el normal funcionamiento orgánico, pudiendo incluso provocar la muerte
de la persona.
En otras ocasiones, estas células cancerosas afectan a la sangre y a sus
órganos como sucede, por ejemplo, en la leucemia.
Las células malignas pueden moverse a través de la linfa o de la sangre,
llegar a cualquier parte del cuerpo y provocar un segundo tumor, que se
denomina metástasis, que deriva del que se originó primero.
Hay muchos tipos de cáncer, que se clasifican según el órgano de origen.
Cada uno se comporta de manera diferente, por eso también tienen
tratamientos diferentes e incluso hay veces que se aplica un tratamiento
personalizado, que es lo que llaman los expertos “un traje a la medida”.
¿Que utilidad tiene este Simposio?
Sirve de punto de encuentro entre las distintas especialidades médicas
que diagnostican y tratan el cáncer, alrededor de novedades recién
surgidas o de situaciones conflictivas, que tiene lugar en un ambiente de
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cordialidad y rigurosa actualidad científica, fuera de su lugar habitual de
trabajo, sin la presión habitual derivada de el quehacer diario.
Participan expertos de cada una de las materias que se relaciona con la
prevención, el diagnóstico y el tratamiento multidisciplinar del cáncer.
Trabajan en equipo con cada tumor mediante casos clínicos que se
exponen y suscitan un debate constructivo para llegar finalmente a un
consenso que será la mejor alternativa para el paciente. Los asistentes
participan mediante un voto electrónico anónimo en un sistema
interactivo, que les permite valorar sus conocimientos y adquirir otros
nuevos.
Al concluir el Simposio, los asistentes habrán actualizado sus
conocimientos y los pacientes con cáncer de sus hospitales serán
diagnosticados y tratados con la mejor de las opciones.
¿Por que es importante el protocolo en esta actividad científica?
Porque le dota de un aspecto organizarivo y protocolario profesionalizado
que eleva el nivel de calidad y contribuye al éxito del mismo.
A continuación expodré la contribución del protocolo en las sucesivas
fases y actividades necesarias para el desarrollo de un Simposio Científico.
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Capítulo 1. Presimposio
I.-OBJETIVOS DEL SIMPOSIO
La primera vez que tuvo lugar este Simposio fue en el año 2005. El
Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer se ha celebrado siempre
mediante una reunión anual. Las cinco anteriores se realizaron en Elche y
la del 2010 se celebró en Madrid, pues los organizadores viven y
desarrollan su vida profesional en esta ciudad desde hace dos años.
Es importante destacar que estos encuentros, cada vez con más
asistencia, encuentran en Madrid una mayor infraestructura.
En la planificación estratégica es fundamental establecer unos objetivos
claros y por escrito que constituyan el esqueleto del Simposio, ya que a
medida que avancen los preparativos habrá muchas veces que
necesitemos apoyarnos en los fines definidos para aceptar ó rechazar, por
ejemplo, una nueva idea para un ponente ó alguna sugerencia
organizativa.
No se deben establecer demasiados objetivos, ya que en caso contrario,
los participantes podrían no tener claro el propósito del Simposio. Es
importante asegurarse de que las pretensiones establecidas no
provocarán conflicto de intereses.
El Simposio será considerado un éxito o no dependiendo del cumplimiento
de nuestro objetivo principal. El objetivo es científico y protocolario.
Los objetivos científicos son los siguientes:
-Intercambio y actualización de conocimientos científicos y tratamiento
asistencial.
-Favorecer un debate animado, interactivo e integrador alrededor de
distintos casos clínicos y temáticos controvertidos, con la participación de
Oncología Médica, Radioterapia Oncológica, Cirugía Oncológica, Anatomía
Patológica, Biología Molecular, etc., así como entre asistentes y ponentes
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que permita poner al día los conocimientos científicos sobre la asistencia
al paciente con cáncer.
- Actualización de la prevención del cáncer en sus distintos órganos
(mama, cérvix, colon, etc.)
- Conocer el estado actual de la investigación clínica y básica, y si es
factible, consensuar la propuesta de nuevos estudios.
- Divulgación de experiencias y proyectos de interés.
-Transmitir a la sociedad la preocupación de los profesionales ante los
retos planteados y los nuevos avances.
Es un lugar donde se favorece el encuentro y debate previo al consenso
entre la comunidad científica de distintas especialidades, educadores,
docentes y estudiosos de la materia.
Los objetivos protocolarios son:
Conseguir una perfecta organización del Simposio en todos sus aspectos:
- Sede del Simposio
- Coordinación del programa científico
- Constitución de Comités
- Contratación de recursos humanos (azafatas, audiiovisuales,
agencia de viajes, restauración, etc.)
- Atención personalizada a personalidades, ponentes y asistentes
- Gestión de donaciones y contabilidad
- Organización de eventos sociales
- Encuesta de calidad al finalizar el Simposio
- Comunicación constante con el Comité Ejecutivo
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II.ÓRGANOS DEL SIMPOSIO
1.- El Comité Ejecutivo
2.-El Comité Científico
3.- La Secretaría Técnica
Comité Ejecutivo: los organizadores del Simposio
Constitución
Dr. Alfredo Carrato, Jefe del Servicio de Oncología Médica del Hospital
Universitario Ramón y Cajal de Madrid y Catedrático de Oncología de la
Universidad de Alcalá.
Dr. Manuel de las Heras, Jefe del Servicio de Oncología Radioterápica del
Hospital Clínico San Carlos de Madrid.
Juntos fijaron las características generales del evento
Tareas del Comité
-Presupuesto.- Preparar con antelación un presupuesto tentativo
-Contratación de la Secretaría Técnica y asignación de sus competencias
-Aprobación de la sede (la labor de búsqueda de la sede corresponde a la
Secretaría Técnica)
-Confección del programa preliminar, que indicará el título del Simposio,
contenidos generales, fecha, y sede.
-Distribución a los potenciales interesados y sociedades científicas
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-Designación, de manera definitiva, de la Presidencia del Comité de Honor
y los constituyentes del Comité de Honor del VI Simposio Abordaje
Multidisciplinar del Cáncer
-Elección del invitado de honor
-Contacto con los patrocinadores
-Aprobación del logotipo del programa
- Desarrollo del Programa científico. Elección de temas y los ponentes, así
como calendario y horario detallado.
-Contacto telefónico ó por correo electrónico con los ponentes para
verificar su disponibilidad e interés en participar.
-Confección del programa social
-Elegir un folleto en forma de tríptico, para enviar a la Secretaría Técnica
para su impresión y distribución.
-Solicitar los auspicios a la Sociedad Española de Oncología Médica
(SEOM), de Oncología Radioterápica (SEOR), de Investigación sobre el
Cáncer (ASEICA) y a la de Cirugía Oncológica (SEOQ).
-Carta a los potenciales asistentes y a las Sociedades Científicas
adjuntándoles el programa definitivo, invitándoles a asistir.
-Carta a los Ponentes y Moderadores, invitándoles oficialmente a
participar, e indicándoles los detalles de su participación.
La mayoría de las veces la invitación inicial se hizo por correo electrónico a
través de la Secretaría Técnica. Ejemplo:
De: "Barbara Soler"
Fecha: 23 de marzo de 2010
Para: Luis Fogué Calvo, 'Pilar Garrido'
Cc: 'Alfredo Carrato'" Manuel de las Heras" 'Yolanda Isabal'
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Asunto: Información Caso Clínico - VI Simposio Abordaje Multidisciplinar
del Cáncer. Madrid, Hotel Eurostars Madrid Tower, 15 y 16 de Abril de
2010.
Apreciados Dra. Garrido y Dr. Fogué,
Nos es muy grato contactar con ustedes en relación a su ponencia-caso
clínico del VI Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer.
A continuación les recordamos la dinámica de su participación:
- Deberán preparar conjuntamente y presentar un único caso clínico, lo
más controvertido posible para fomentar la discusión y participación del
público.
- Para su exposición dispondrán de un total de 45 minutos, 30 min. para la
exposición y 15 min. para la discusión.
- Sería aconsejable exponer el caso clínico en 2 o 3 apartados y hacer una
pregunta a la audiencia con 4-5 respuestas posibles (1-2 acertadas) tras
cada apartado. Rogamos sean muy estrictos con el tiempo y que su
presentación no exceda las 30-35 diapositivas en total.
Necesitamos recibir su presentación del Caso Clínico en formato
PowerPoint con las preguntas y respuestas antes del lunes 5 de abril de
2010, para su revisión por los moderadores y la programación del sistema
de voto electrónico.
Si necesitan más información o aclaraciones al respecto no duden en
contactar con los moderadores de su sesión, con los organizadores del
congreso o con nosotros directamente.
Organizadores:
Dr. Alfredo Carrato y Dr. Manuel de las Heras
Adjunto les hacemos llegar el programa definitivo del simposio.
Reciban un cordial saludo,
TACTICS MD
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La invitación oficial y definitiva se hizo por carta y correo postal. El
encabezamiento de la carta incluyó el nombre completo del Simposio, el
lugar de la celebración, la fecha, así como el logotipo, los organizadores y
la dirección completa de la Secretaría Técnica.
Se adjuntó el Programa tentativo y la dirección completa del Simposio. Y
se les adjuntará, una vez concluido, el Programa definitivo.
-Aprobación del Programa definitivo, una vez confirmados todos los
ponentes y moderadores.
-Creación de una memoria preliminar
-Elección de pequeños detalles para los Ponentes.
Comité Científico
Constituido por líderes de opinión en Oncología Médica (Eduardo Díaz
Rubio, Alfredo Carrato, Emilio Alba), en Oncología Radioterápica (Jordi
Giralt, Eduardo Lanzós, Manuel de las Heras), Cirugía Oncológica (Pedro
Barrios, Luis Cabañas, Antonio Torres), Anatomía Patológica (Fernando
González Palacios, Julián Sanz Esponera), Biología Molecular (Francisco X
Real), Epidemiología (Nuria Malats).
Son los responsables del rigor científico del programa y velan para que sus
contenidos sean atractivos, veraces y de vigente actualidad.
A continuación expongo el programa del primer día del Simposio:
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Secretaría Técnica
Se asignó a una Empresa dedicada a organizar eventos de este tipo,
TACTICS MD, con amplia experiencia y sede en Barcelona, que ya se ocupó
de organizar con éxito las anteriores ediciones.
Colaboró activamente en las invitaciones y confirmación de ponentes y
moderadores, contacto con los patrocinadores, gestión de
desplazamientos y alojamiento, alquiler de audiovisuales, azafatas,
desarrollo de una página web con la información del Simposio,
contabilidad, solicitudes de auspicios a las Sociedades Científicas y
cumplimiento de la normativa ética de Farmaindustria, etc.
Esta Secretaría Técnica se encargó de buscar una sede acorde con el
Simposio, que fue aprobada por el Comité Organizador:
HOTEL EUROSTARS MADRID TOWERS
Paseo de la Castellana 259-B. Madrid
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De: "Barbara Soler- TACTCIS MD"
Fecha: 19 de febrero de 2010
Para: "'Alfredo Carrato'" “Manuel de las Heras”
Cc: "'Yolanda Isabal'"
Asunto: Confirmación SEDE Simposio
Apreciados Dr. Carrato y Dr. de las Heras,
Me complace informarles que queda totalmente confirmado el
EUROSTARS MADRID TOWER HOTEL como sede del VI Simposio Abordaje
Multidisciplinar del Cáncer los próximos 15 y 16 de abril en Madrid.
Eurostars Madrid Tower ****
Paseo de la Castellana 259-B
Tel. 91 334 27 00
www.eurostarsmadridtower.com
La Secretaría es el motor de toda la organización técnica del Simposio que
además de llevar a cabo su labor específica, también se ocupaba del
protocolo que requería tal evento.
Era capaz de resolver todas las situaciones imprevistas y pendientes:
incidencias con el número de azafatas, audiovisuales, alquiler del local,
nuevas inscripciones, cambio de billetes, problemas de hotel, de ponentes
y moderadores, etc.
Por todo ello, es muy importante que cuenten con un buen equipo de
colaboradores, que respondan de forma agradable a todo ese tipo de
situaciones.
Contaba con un presupuesto aproximado para comenzar su labor.
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Elaboraron un programa preliminar con toda la información recibida del
Comité Organizador y propusieron la franja horaria y día de cada uno de
los eventos del Simposio, que sirvió de borrador sobre el que trabajó el
comité Científico y el Comité Ejecutivo hasta lograr la versión definitiva.
Tareas de la Secretaría Técnica
--Distribución del Programa científico a los Ponentes, por correo
electrónico. Por ejemplo:
De: "Barbara Soler"
Fecha: 12 de marzo de 2010
Para: Pilar Garrido
Cc: "'Alfredo Carrato'" Manuel de las Heras
Asunto: Participación VI Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer-
Madrid, 15 y 16 Abril 2010. Hotel Eurostars Madrid Tower.
Apreciada Dra. Garrido,
Como Secretaría Técnica del VI Simposio Abordaje Multidisciplinar del
Cáncer, que tendrá lugar en Madrid los próximos 15 y 16 de abril de 2010,
y en el que usted participa como ponente, nos complace hacerle llegar, en
nombre de los organizadores, la carta con toda la información necesaria
para su participación así como el programa científico del simposio, que
esperamos sea de su agrado e interés.
Le informamos que ya está a su disposición la página Web del simposio: Ir
a la Web
Quedamos a su disposición para cualquier duda o información que
necesite al respecto.
Reciba un cordial saludo
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Bàrbara Soler Pinent, TACTICS MD
--Carta de invitación a los ponentes y moderadores con toda la
información necesaria para su participación (anteriormente expuesta).
-- Carta de invitación a los profesionales del cáncer (Oncólogos Médicos,
Radioterápicos, Quirúrgicos, Patólogos, Biólogos Moleculares, etc.)
--Carta de solicitud a los patrocinadores, haciéndoles llegar el listado de
inscripciones gratis correspondientes a su colaboración (ver ejemplo más
abajo).
--Proyecto del contenido del Simposio
--Inscripciones de los Patrocinadores: La Secretaría recibió un listado
sucesivo de inscripciones que fueron remitiendo al Comité Ejecutivo,
según iban disponiendo de la información, que eran fundamentalmente
profesionales sanitarios y de la industria farmacéutica.
-Procesar las inscripciones que habían hecho directamente los
congresistas mediante el boletín de inscripción, impreso en el Programa
preliminar, así como la contabilidad de la tarifa de inscripción, según cada
categoría.
Ejemplos:
De: Barbara Soler
A: Patrocinador 1
Asunto: Inscripciones VI Simposio Abordaje Multidisciplinar del Cáncer,
Madrid, 15 y 16 de Abril 2010
Nos es grato hacerles llegar el listado de inscripciones correspondientes a
su colaboración en el citado simposio, que deberán remitirlo debidamente
cumplimentado según vayan disponiendo de los nombres de los asistentes
y staff.
Les recordamos que como Co-Patrocinador del simposio disponen de 11
inscripciones gratuitas las cuales incluyen:
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Acceso a las sesiones científicas, cafés, almuerzo día 15 y certificado de
asistencia.
Quedamos a su disposición para cualquier consulta que desee realizar al
respecto.
Reciba un cordial saludo,
TACTICS MD
-Entrega del programa definitivo al Comité Organizador para su última
supervisión y aprobación.
-Esta Secretaría, en nombre de los organizadores, hizo llegar una carta
por correo electrónico, a los ponentes, indicándole la Ponencia-Caso
clínico que debían realizar, así como toda la información necesaria para
su participación: número de diapositivas aproximadamente, duración de la
exposición y discusión, como anteriormente se ha expuesto.
-Preparación de diplomas y certificados, firmados por los organizadores:
Cada diploma indicaba el tipo de participación del congresista.
-Edición en DVD de los trabajos científicos de las sesiones, que se
distribuyeron de forma gratuita, a los ponentes, congresistas,
patrocinadores, colaboradores y comunidad científica (2000 copias).
Previamente se había solicitado a los autores la autorización para editar
sus ponencias.
-Elaboración de la página WEB del simposio.
-Preparación del programa general de actos
-Carpetas para los congresistas
-Contratación de audiovisuales
-Contratación de personal auxiliar (secretarias, azafatas, etc.):
La responsable de esta secretaría tiene a su cargo la coordinación general
de los servicios y organización y mantuvo constantes reuniones con todo
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el personal contratado para el Simposio, y especialmente con las azafatas
que trataban directamente con los congresistas y el funcionamiento y
supervisión de audiovisuales.
-También mantuvo reuniones (con 8 semanas de antelación,) con los
responsables del hotel para formalizar las necesidades del Simposio. Y
unos días antes pudo conocer, personalmente a las personas con las que
trabajaría directamente (electricistas, técnicos audiovisuales, sistemas de
comunicación, aires acondicionados, equipamiento de salas, y responsable
del catering, etc. )
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III-PRESUPUESTO DEL SIMPOSIO
1º.- Presupuesto Inicial: Se prepara con mucha antelación. Se trata pues
de un presupuesto teórico.
2º.-Presupuesto Final: Se aprueba aproximadamente tres meses antes de
la fecha del Simposio. Ya se sabe el número exacto de inscritos. Este es el
presupuesto operativo para el Simposio.
1.- Fuentes de ingresos
1.1- Inscripciones. Se fijan de acuerdo a las tarifas habituales. Esto se
estudió tomando como referencia las anteriores ediciones y otros
Simposios de relevancia científica.
Varía según categorías: miembros o no miembros de Sociedades
Científicas, residentes en formación, enfermeras, etc.
1.2-Patrocinadores.
Código Ético Farmaindustria.
Un Simposio brillante sería difícil de organizar solamente con ingresos
provenientes de las inscripciones, por lo que casi todos cuentan con
patrocinadores, cuyo logotipo se incluye en el Programa.
Los patrocinadores pueden aportar una cantidad o material de valor
equivalente. Puede incluir audiovisuales, impresión de programas y
material didáctico, gastos de manutención, distribución de programas y
del DVD con los contenidos del simposio, una vez haya finalizado.
Otros materiales: carpetas, agendas, bolígrafos, pequeños accesorios de
informática, etc.
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2.-Proceso de financiación
El comité organizador se encargará, de forma directa, del proceso de
búsqueda de financiación. Para ello se servirá de una lista de potenciales
patrocinadores que ya de antemano conoce.
En cualquier caso, se debe contactar con ellos en el ejercicio económico
del año anterior, porque muchas organizaciones gestionan estos fondos
con mucha antelación.
Se prepara un documento de patrocinio, en el que se incluyen los
objetivos del congreso. Este documento se vuelve a enviar al organizador.
Sigue la negociación y el cierre.
Posteriormente se redactará un Convenio de Patrocinio, que firman las
dos partes, fijando las condiciones y la fecha de pago.
Esta labor suele ser lenta, por lo que es necesario hacer un seguimiento
para comprobar que no se paraliza.
Una vez terminada la negociación se trata el tema de la imagen del
patrocinador (logotipo y tipografía).
Se emite una factura por el importe acordado, según los plazos previstos,
pero al comenzar el congreso debería estar liquidado, aunque esto no
ocurre siempre.
3.- Gastos del presupuesto
3.1.- Gastos de organización
--Promoción de la participación (anuncios en otros eventos científicos, en
la web de las Sociedades Científicas, correo a los posibles congresistas con
envío de programas, prensa, radio, televisión, etc.).
--Gastos por honorarios de la Secretaría Técnica
3.2.- Impresión: gasto variable. Incluye:
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--Diseño gráfico
--Catálogos de exhibición
--Cartas y sobres
--Programas
--Mini-programa
--Libro de resúmenes: Compilación de las ponencias. El orden de los
resúmenes debe ser acorde al orden de las intervenciones.
El patrocinador aparecerá en la contraportada.
--Invitaciones a los eventos
--Documentos administrativos
--Acreditaciones: distintas según la condición individual del participante ó
según la posición/condición de su portador.
--Certificados de asistencia
--Salas del simposio (exhibición, registro, café, comedor, etc.)
--Coste del proyecto de la sala de proyecciones y del equipamiento
estándar: pantallas, técnicos, videos, punteros, etc.
--Sonido: micrófonos, altavoces por día y sala. 4 micros de mesa, más tres
inalámbricos.
--Grabaciones (sonido e imagen)
--Decoración e iluminación
--Equipamiento interactivo
--Eventos sociales
--Catering (desayunos y almuerzos)
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IV-COMITÉ DE HONOR
El Comité Organizador dirigió una carta a la Casa Real solicitando a su
Alteza Real La Infanta Doña Cristina de Borbón aceptar la Presidencia del
Comité de Honor.
Como miembros del Comité de Honor se nombró a Doña Esperanza
Aguirre, Presidenta de la Comunidad de Madrid, por tratarse de una
persona de relevante prestigio y al Dr. Bartolomé Beltrán, médico y
comunicador.
A continuación expongo la carta que se debe remitir para la invitación a la
Presidencia de Honor:
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JEFE DE LA CASA DE S.M. EL REY
PALACIO DE LA ZARZUELA
MADRID
Muy Sr. nuestro:
Alfredo Carrato y Manuel de Las Heras, Coordinadores del VI
Simposio Nacional sobre Abordaje Multidisciplinar del Cáncer,
agradecerían le hiciera llegar a S.A.R. la Infanta Dª Cristina nuestra
invitación para que acepte la
PRESIDENCIA DEL COMITÉ DE HONOR del Simposio “Abordaje
Multidisciplinar del Cáncer”
El Simposio tendrá lugar en Madrid durante los días 15 y 16 de Abril
de 2010, en el Eurostars Madrid Tower Hotel, Pº de la Castellana nº 259-B,
y con la asistencia de más de 200 profesionales, entre ellos los mejores
especialistas nacionales en la prevención, diagnóstico, tratamiento e
investigación del cáncer.
El Simposio se ha celebrado, durante cinco años consecutivos, en la
Ciudad de Elche (Alicante) con un éxito social y profesional importantes.
Se acompaña a este escrito la relación de las autoridades que serán
invitadas a participar en el Comité de Honor, así como el Programa del
Simposio.
Con nuestro agradecimiento, le saluda atentamente
Madrid 10 de Noviembre de 2009
El Comité Organizador
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La Casa Real contestó agradeciendo la invitación en nombre de la Infanta
doña Cristina aceptando la Presidencia de Honor, pero excusando su
asistencia por motivos de agenda
JEFE DE LA CASA DE S.M. EL REY
S.A.R. la Infanta Dª Cristina accediendo a la petición que tan
amablemente le ha sido formulada, ha tenido a bien aceptar la
PRESIDENCIA DEL COMITÉ DE HONOR
Del “VI SIMPOSIO ABORDAJE MULTIDISCIPLINAR EL CANCER” que tendrá
lugar en Madrid el 15 y 16 del próximo mes de Abril.
Lo que me complace participarle para su conocimiento y efectos.
PALACIO DE LA ZARZUELA, a 13 de Marzo de 2010
EL JEFE DE LA CASA DE S.M. EL REY
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D. BARTOLOME BELTRAN
Director de Prevención de Servicios Médicos del Grupo Antena 3
MADRID
Madrid, 10 de Noviembre de 2009
Estimado compañero:
Con motivo de celebrarse el VI Simposio Abordaje Multidisciplinar
del Cáncer, cuya Presidenta de Honor es S.A.R. la Infanta Dª Cristina, nos
complacería que aceptase formar parte del Comité de Honor.
El Simposio será inaugurado por la Presidenta de la Comunidad de
Madrid, Esperanza Aguirre.
Asimismo nos gustaría contar con usted como Moderador de una
mesa.
El Simposio tendrá lugar en Madrid, los días 15 y 16 de Abril de
2010, en el Eurostars Madrid Tower Hotel, Pº de la Castellana nº 259-B.
Un abrazo,
Alfredo Carrato
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Dª ESPERANZA AGUIRRE
PRESIDENTA DE LA COMUNIDAD DE MADRID
MADRID
Madrid 10 de Noviembre de 2009
Alfredo Carrato y Manuel de las Heras, como Comité Organizador
del VI Simposio Nacional de Abordaje Multidisciplinar del Cáncer,
agradecerían que formara parte del Comité de Honor.
Asimismo nos gustaría contar con su presencia en la inauguración
que tendrá lugar en Madrid, el día 15 de Abril, en el Hotel Eurostars
Madrid Tower, Paseo de la Castellana 259-B, a las 9,30 horas.
Nos es grato comunicarle que S.A.R. la Infanta Dª Cristina ha
aceptado la Presidencia del Comité de Honor.
Un cordial saludo,
EL COMITÉ ORGANIZADOR
Una vez confirmada la asistencia de la Presidenta de la Comunidad de
Madrid y del Dr. Bartolomé Beltrán, se les envió un tarjetón (en el que
figuraba el anagrama del Simposio):
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EL COMITÉ ORGANIZADOR
Tiene el honor de invitar a la
PRESIDENTA DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Dª ESPERANZA AGUIRRE
a la inauguración del VI SIMPOSIO ABORDAJE MULTIDISCIPLINAL DEL
CANCER
que, tendrá lugar el 15 de Abril, jueves, a las 9,30 h., en el Salón de
Congresos del Hotel Eurostar Madrid Towers
Paseo de la Castellana, 259-B
(Madrid)
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Junto con el tarjetón anterior recibieron otro auxiliar, invitándoles a la
Cena de Gala que tendría lugar el último día del Simposio:
NOTA DE INTERÉS
El Comité Organizador se complace en invitarle a la Cena de Gala,
que tendrá lugar en el Casino de Madrid, el día 16 de Marzo a las
21,30 horas.
Calle de Alcalá 15
MADRID
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V-IMAGEN DEL SIMPOSIO. DISEÑO Y LOGOTIPO.
Desde el momento que se inicia la organización de un Simposio la labor
del diseñador encargado de perfilar la imagen del mismo es fundamental.
Se consideró un logotipo que fuera legible, no solo en los
encabezamientos de la correspondencia y en las señalizaciones más
grandes, sino también en las insignias y en los espacios más pequeños.
El logotipo que se diseñó consistía en una creación personal, que daba
publicidad a la ciudad en la que se realizaba el Simposio: una foto
representativa de la ciudad de MADRID.
La Secretaría Técnica contrató una empresa de publicidad que se encargó
de elaborar el logotipo que se insertó en toda la documentación referente
al evento, programas, anuncios, etc. y sirvió de distintivo del Simposio.
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38
Así mismo esta empresa de publicidad fue contratada para difundir la
noticia de la celebración del Simposio a las Sociedades científicas a través
de los medios de comunicación que, en este caso, eran los periódicos de
Madrid, así como diversas cadenas de Tv y emisoras de Radio.
También, a través de Internet, se ofrecía la posibilidad de enlaces directos
con la página WEB del Simposio desde los Servicios de los Hospitales
dónde trabajaban los miembros del Comité Organizador.
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VI- PROGRAMA CIENTÍFICO
6.1-Carta de los Organizadores:
Invitación oficial al VI Simposio, dando a conocer que este acto es un foro
de debate y un punto de encuentro de los profesionales de los diferentes
campos de la Oncología, que congrega a los más destacados expertos en
cada tema.
Agradecimiento por su asistencia y participación.
6.2-Esquema del Simposio: Calendario y horarios:
Jueves 15 de Abril
9 horas.- Inauguración oficial
9,30 horas.- Mesa 1.: CÁNCER DE PULMÓN
Este tipo de cáncer supone la primera causa de muerte por cáncer en el
sexo masculino y está incrementando su incidencia y mortalidad en el
sexo femenino, desde que se iniciaron en el hábito tabáquico. Existen dos
tipos principales de cáncer de pulmón: el cáncer de células pequeñas ó
microcítico y el cáncer de células no pequeñas (no microcítico). Hubo dos
ponentes que presentaron un caso clínico, un oncólogo médico y un
patólogo. Los temas que se debatieron fueron:
-Planes de prevención primaria (campañas antitabáquicas)
-Planes de detección precoz en poblaciones con riesgo elevado
-Selección de un tratamiento personalizado
-Abordaje de las metástasis cerebrales en paciente con carcinoma no
microcítico de pulmón.
11-11.30 horas: café
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Es un pequeño descanso a media mañana, de 11 a 11,30 horas y es de
carácter informal.
11,30 horas.- Mesa 2: CÁNCER DE MAMA
Tema muy importante debido al alto índice de casos que se producen,
unos 15.000 nuevos casos cada año en España.
Es la primera causa de muerte por cáncer en mujeres, por delante del
cáncer de pulmón. 16-18 españolas tendrán un cáncer de mama.
Cuando el tumor se diagnostica en el contexto de un programa de
detección precoz, generalmente no está extendido ni ha evolucionado, y
se consigue un porcentaje de curación cercano al 90%.
Fueron dos oncólogos médicos los responsables del desarrollo de un caso
clínico que ilustró los siguientes aspectos de vigente actualidad:
--Futuras direcciones en el manejo del cáncer de mama avanzado
hormonosensible
--Abordaje del paciente con amplificación del gen ErbB2
--Controversias: tratamiento con antiogénicos en primera línea de cáncer
de mama metastásico.
13,30 horas.- Mesa 3: PRESENTE Y FUTURO DE LA ONCOLOGÍA: HABLAN
LOS EXPERTOS.
Durante una hora, y mediante un vivo debate moderado por el Dr
Bartolomé Beltrán, los más prestigiosos especialistas en Oncología
Médica, Biología Molecular, Anatomía Patológica, Cirugía Oncológica,
Radioterapia, etc., debatieron sobre las novedades terapéuticas, la
investigación y el futuro de la Oncología.
14,30-16,00 horas: Almuerzo
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42
Teniendo en cuenta que es un almuerzo de trabajo, había que elegir un
menú ligero. La duración fue de una hora y media.
No hubo aperitivos y en la comida no se sirvieron bebidas alcohólicas.
El menú estaba compuesto de ensalada, carne ó pescado, postre, café ó
infusiones.
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16,00 horas.- Mesa 4: CÁNCER RENAL
Dos oncólogos médicos moderaron la mesa que versó sobre los nuevos
tratamientos de un tumor que, hasta ahora, carecía de fármacos eficaces
para su control.
--Evidencia y experiencia en primera línea del carcinoma renal avanzado
--Estrategias para el tratamiento de los tumores genitourinarios:
Tratamiento de segunda línea
-- Prevención de las complicaciones esqueléticas
17:15 horas.- Conferencia Invitada a cargo del Presidente de la Sociedad
Española de Oncología Radioterápica:
-Presente y futuro de la tecnología en oncología radioterápica
18,15 horas.- Mesa 5: ANEMIA
Moderado por un oncólogo médico y otro radioterápico, se abordaron
aspectos relevantes al soporte y tratamiento sintomático del paciente con
cáncer. La anemia es uno de ellos. Se discutieron:
--Alternativas a la transfusión sanguínea mediante uso de agentes
eritropoyéticos. Evaluación del riesgo/beneficio.
--Actualización de agentes eritropoyéticos en oncología
--Papel del nivel de hemoglobina en la actividad y seguridad de los
tratamientos antineoplásicos.
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Viernes 16 de Abril
9,00 horas.- Mesa 6: NUEVOS LOGROS EN OTROS TUMORES
La mesa se ocupaba de tumores menos frecuentes que tienen menos
posibilidades terapéuticas. Los temas que se trataron correspondían a los
abordajes más novedosos y fueron:
--Nuevos horizontes en el tratamiento de los sarcomas: trabectedina
--Actualización en el tratamiento del cáncer de ovario
--Inhibidores del EGFR en el tratamiento de cabeza y cuello: avances, retos
y oportunidades.
11,15 horas.- Mesa 7: CANCER DIGESTIVO
Comprende el grupo más frecuente de tumores cuando se agrupan ambos
sexos. Ha habido en la última década un desarrollo importante con la
incorporación de nuevos fármacos dirigidos a dianas celulares específicas,
tratamientos personalizados en función de alteraciones genéticas, cirugía
de las metástasis que permiten la curación, hasta ahora impensable, etc.
Inició la mesa una especialista en cáncer familiar que actualizó los últimos
conocimientos incorporados que permiten la identificación de personas
predispuestas y las estrategias preventivas correspondientes. La ponencia
fue:
-Susceptibilidad genética a los tumores digestivos: estrategias de
actuación.
Siguió con la exposición de casos clínicos que demostraron la utilidad de
marcadores tumorales para diseñar un tratamiento a la medida con
fármacos novedosos (anticuerpos monoclonales) que impiden el
crecimiento tumoral o la formación de vasos sanguíneos de donde se
nutre el tumor y por donde se disemina. Los temas fueron:
-Cetuximab en pacientes Kras WT: de la teoría a la práctica
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--Panitumumab en combinación con quimioterapia en cáncer colorrectal
metastásico.
--Duración del tratamiento con antiangiogénico.
14,15 horas: Clausura
Los Organizadores del Simposio, dieron las gracias a los asistentes y
ponentes por su asistencia y por sus conferencias, y a los patrocinadores
por su apoyo, y se clausuró el Simposio comunicando a la audiencia el
lugar y la fecha del siguiente: Madrid, 24 y 25 de Marzo de 2011.
14,30 horas: Vino de Honor
6.3- Información general
Sede: localización del Simposio
Secretaría Técnica y página web. Una lista completa de los nombres del
Comité Organizador, horario general, idiomas del Simposio. --Secretaría
Técnica y Científica. Dirección, teléfono, email y fax.
Gabinete de Comunicación
Agencia oficial de viajes
Acreditaciones: tarjeta de identificación personalizada. Se controlará
electrónicamente el acceso a las salas y actos oficiales.
Certificado de asistencia personalizado
Hotel oficial del Simposio
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Cuotas de inscripción: incluye acceso a todas las sesiones científicas,
documentación oficial, cóctel de bienvenida, cena de gala, almuerzos de
trabajo y actos programados.
Empresas colaboradoras
Plano de la situación
6.4.-Información de interés:
Situación, enlaces de interés, horarios
Mini programa científico
Esquema del simposio
Ubicación de stands
Patrocinadores
Plano de Madrid
Información general (igual que en el programa ampliado)
Hotel oficial del Simposio
6.5.-Programa Social
Es costumbre realizar alguna visita que, sin cargo alguno, se ofrece de
forma opcional.
Esta jornada social se realizó el viernes por la tarde, tanto para
congresistas como para acompañantes.
En este caso se llevó a cabo una visita al Palacio Real. Para ello contamos
con un miembro de la Guardia Real y experto en protocolo, que,
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amablemente, nos enseñó las estancias más importantes de este
magnífico edificio.
Después de la visita, los asistentes pudieron pasear por los Jardines de
Sabatini y la Plaza de Oriente, antes de volver a sus lugares de origen.
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VII-PERSONAL AUXILIAR
Tienen una labor muy importante. Suponen el brazo motor de la
responsable de la Secretaría Técnica.
Es necesario que sean personas cualificadas, educadas, que sepan resolver
por sí mismas los problemas que surjan (siempre teniendo en cuenta que
las directrices de la responsable de la Secretaría).
Conocían perfectamente la ubicación de cada sala, aseos, salidas de
emergencia y entradas al parking.
Debidamente uniformadas: Esto es necesario para que los congresistas
pudieran distinguirlas con facilidad.
Tenían como tarea:
-Entrega de credenciales tanto para los asistentes como a los medios de
prensa
-Entrega de unas carteras, en las que se incluía la siguiente
documentación:
-Programa científico
-Mini-programa: englobaba un esquema del programa completo, el
trazado del hotel, el plano de la exhibición y servicios de horarios y
agenda. En formato de bolsillo.
-Acreditación de asistencia al Simposio
-CD-Rom con el resumen de las ponencias y el curriculum vitae de los
ponentes.
-Guía turística de la ciudad (en inglés y en español)
-Bloc de notas y bolígrafo
-Todo ello con el logo distintivo del Simposio
-Regalo conmemorativo del Simposio, que en este caso consistió en un
pisapapeles con el logo del Simposio.
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VIII-GABINETE DE PRENSA
Uno de los objetivos del Simposio es dar a conocer todo lo que se dice en
este tipo de actos por parte de los profesionales de la oncología, docentes
e investigadores y dar publicidad de los objetivos alcanzados.
Transmiten la información recibida y la divulgan. Esta tarea requiere
conocimiento de los canales de difusión apropiados.
Se encarga de la relación con los medios y la elaboración de los boletines
internos de difusión del evento.
Actúan en coordinación con el servicio de protocolo en cuanto a las
entrevistas con autoridades y personalidades, pero siempre bajo el control
del organizador del Simposio.
Para llevar a cabo esta labor los medios de comunicación son el
instrumento más adecuado tanto en la fase de preparación como para el
desarrollo posterior del Simposio.
Por eso era necesario que estos profesionales de la información contaran
con:
-objetivo e información clara de lo expuesto en el Simposio
-asesoramiento máximo por parte de los organizadores
-facilitación de un dossier de prensa
-Información detallada del Simposio:
-Programa
8.1-Dossier de prensa
-Datos generales del Simposio
-Programa definitivo
-Nota de prensa previa al simposio
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-Resúmenes de conferencias, y comunicaciones más relevantes
-Breve “curriculum” de los conferenciantes más destacados, así como de
los invitados de honor
-Información sobre la apertura, clausura y datos de interés
8.2-Rueda de Prensa
Se ofreció una rueda de prensa el mismo día del Simposio y en la que
participaron los invitados de honor y los organizadores, transmitiendo a
los periodistas información general sobre el evento.
Unos días antes esta rueda de prensa se dio a conocer en los periódicos de
mayor tirada de Madrid y también se difundió a través de las emisoras de
radio, intentando con ello crear una expectación e interés por el tema
objeto del simposio.
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IX. DECORACION DE LA SEDE
9.1-Equipo audiovisual
Contratación de una empresa que se encargó de la iluminación y el
sonido. Desde una mesa de sonido, situada en un rincón de la sala, los
profesionales controlaban todo y estaban preparados para cualquier
problema que pudiera surgir.
Colocaron monitores de TV, pantallas, micrófonos, etc. en los lugares
convenientes.
9.2-Mesa Presidencial:
La parte delantera estaba forrada con una tela de color granate y con el
logotipo del Simposio. Encima se dispusieron de ordenadores planos,
carteles identificativos, sillas cómodas, 4 micrófonos, agua y platito de
caramelos.
9.3- Otros:
Una pantalla grande se situaba en el centro del auditorio, entre la mesa
presidencial y el atril del ponente ó ponentes.
Atril con micrófono y luz propia
Retroproyector para imágenes
Pancarta del Simposio,
Plantas colocadas en las esquinas del salón.
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X-AGENCIA DE VIAJES.
Se contrató una agencia que gestionaba el transporte de los congresistas y
ponentes, los traslados a la sede desde los distintos hoteles donde se
alojaban los asistentes y de éstos al aeropuerto y estación de tren. Se
hicieron cargo de las reservas, fechas, anulaciones, cambios, etc.
Esta agencia también se ocupó del apoyo al programa social: traslado en
autobuses, guías, etc.
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Cap.2.- EL SIMPOSIO
I- PARTICIPANTES
--Congresistas: Todos los participantes en el Simposio
--Ponentes: protagonistas del Simposio. Enviaron al Comité Organizador la
presentación de cada Caso Clínico, debate o conferencia que tenían
asignado, en formato de PowerPoint, con las preguntas y respuestas, al
menos 10 días antes de comenzar el Simposio.
A los congresistas VIP se les atendió de forma más personalizada. En una
mesa aparte se les entregó una documentación distinta y un pequeño
obsequio.
En total en este Simposio se inscribieron 256 profesionales.
Sede
HOTEL EUROSTARS MADRID TOWER
En el hall del Hotel se colocaron carteles publicitando del Simposio e
indicando el lugar exacto de la Sala donde se celebraba.
Asimismo también se pusieron carteles en la entrada del parking y en los
ascensores.
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En la planta, donde se celebraba el acto, se dispuso de tres mesas. Una
para atender a los congresistas preinscritos, otra para los ponentes y una
de apoyo (nuevas inscripciones)
Otra mesa, más larga, se utilizó para obsequios e información científica de
interés.
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En otro lugar de este recinto, y fuera del auditorio, se colocaron unos
sofás y mesas de trabajo con acceso a internet para que los asistentes
pudieran conversar entre ellos, trabajar ó simplemente descansar.
En otra sala, contigua, se estableció todo lo necesario para servir los
desayunos y cafés de la tarde. Para ello fue contratado un catering.
Por último había un lugar para la sala de prensa y comunicaciones.
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Auditorio
Las sesiones se celebraron en el auditorio, con capacidad suficiente para
el desarrollo del simposio.
A la entrada se colocó un pequeño mostrador con azafatas, debidamente
uniformadas, que comprobaban las acreditaciones de forma discreta.
Entregaban y recogían los auriculares, y trasladaban los recados a los
asistentes que estaban dentro del auditorio.
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Dentro del Auditorio dos azafatas se encargaban de acercar el micrófono a
los congresistas que querían hacer preguntas en los debates.
En el recinto del auditorio había un lugar para la mesa de sonido e
iluminación, una pantalla central grande y dos más pequeñas, a los lados
del recinto, para facilitar la visión desde todos los ángulos.
También se colocaron unos percheros, en el que colgaban los asistentes
sus prendas de abrigo para su mayor comodidad.
Mesa presidencial: carteles identificativos, sillas en perfecto estado,
micrófonos, botellitas de agua, vasos y platitos con caramelos.
Atril: situado a la derecha de la mesa presidencial y en el que se
colocaba el ponente para hacer su ponencia y con un puntero señalaba
las diapositivas que iba mostrando en la pantalla, que estaba colocada en
el centro del auditorio. Este atril tenía 2 micrófonos, una pantalla de
ordenador donde se visualizaban las diapositivas que se proyectaban en la
pantalla central, y luz propia.
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Todas las mesas de los congresistas tenían, también agua y caramelos, un
platito por cada dos personas.
Registro y entrega de documentación
A las 8 de la mañana, el personal auxiliar, contratado para el evento,
comenzó a recibir a los congresistas y entregarles la documentación:
acreditaciones y carteras.
--Acreditaciones congresistas preinscritos y ponentes: organizado por
orden alfabético.
--Carteras con el logo del Simposio y que contenía el Programa oficial,
listado de participantes, programa social, obsequios de los patrocinadores,
bolígrafo, portafolios, agenda del próximo año, etc.
Nuevas inscripciones: Para facilitar a los congresistas el realizar su
inscripción se colocó otra mesa de apoyo. En ellas se rellenaba su
inscripción y el abono de cuotas.
Este mismo personal estuvo en todo momento a disposición de los
asistentes atendiéndoles en todas sus preguntas (posters, eventos
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sociales, agenda, información sobre la ciudad, etc.) e información sobre
las diferentes áreas del Simposio.
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II. INAUGURACION
9.25 horas
Tanto el Comité Organizador como EL Dr. Beltrán recibieron en la puerta
del Hotel a la Presidenta de la Comunidad.
El personal auxiliar de la Secretaría se ocupó del chófer de la Presidenta
indicándole un lugar donde poder aparcar el coche mientras la Presidenta
inauguraba el Simposio.
Una vez reunidos, tomaron asiento en la mesa presidencial, compuesta de
la siguiente forma:
Mesa presidencial
Por ser una presidencia par, preside la Presidenta de la Comunidad de
Madrid y uno de los organizadores, a la derecha se sitúa el otro invitado y
a la izquierda el otro organizador.
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A las 9,30 horas abrió la sesión la Presidenta de la Comunidad diciendo
unas palabras y dando las gracias por la invitación.
Posteriormente dio la palabra a los siguientes miembros de la mesa, en
primer lugar al segundo organizador, al segundo invitado de honor y por
último tomó la palabra el primer organizador, que dio las gracias a la
Presidenta por su presencia en el Simposio, la bienvenida a los invitados
de honor, resaltando sus méritos y agradeciendo su asistencia. También
dio la bienvenida a los congresistas y les invitó a participar activamente.
La Presidenta de la Comunidad declaró inaugurado el Simposio.
A partir de ese momento comenzó el Simposio de acuerdo con el
Programa Científico, ya sin la asistencia de la Presidenta.
La mesa presidencial pasó a ser ocupada por los primeros ponentes.
Tanto la Presidenta de la Comunidad, como el Dr. Beltrán y los dos
organizadores, pasaron a la sala de prensa, donde los medios de
información esperaban.
A continuación de la rueda de prensa la Presidenta de la Comunidad fue
despedida en la puerta principal del hotel por el Organizador principal.
A partir de ese momento comenzaron las sesiones científicas.
Sesiones científicas
Hay varios tipos de actividades:
--Ponencias: De 45 minutos de duración, donde se expone un caso clínico
controvertido que sirve para debatir temas de vigente actualidad.
--Comunicaciones: Presentaciones orales de menos duración que las
ponencias. Tratan temas específicos.
--Debate: Presentaciones realizadas por especialistas en las áreas
temáticas establecidas. Seguirá una discusión y preguntas de los
asistentes.
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--Taller práctico de experiencia de investigadores
--Proyección audiovisual y mesa redonda de expertos: Grupo de expertos
en determinada materia, que se reúnen para confrontar sus opiniones sin
diferencia de jerarquía entre los participantes
La mesa presidencial estaba simplemente organizada en atención al tipo
de acto que se estaba debatiendo. Normalmente actuaba un presentador,
un moderador y en el atril, cercano a la mesa, el ponente ó ponentes.
Mesa redonda
La mesa redonda, que se llevó a cabo teniendo como moderador al Dr.
Beltrán, y se organizó de acuerdo con un protocolo:
La mesa se componía de ocho expertos, así que el invitado y los
organizadores ocuparon el centro de la mesa. Los demás se ordenaron por
especialidades, ya que había oncólogos clínicos, radioterápicos, cirujanos
e investigadores.
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El invitado, como experto en medicina, moderó una de las mesas e hizo
preguntas a todos los miembros, con un sistema mucho más dinámico que
en otras ocasiones, debido a sus conocimientos periodísticos como
experto de la comunicación.
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III.CLAUSURA DEL SIMPSIO
Es un acto que ya no tiene tanto contenido protocolario. Es de menor
relevancia, y fue el invitado de honor y los organizadores los que
clausuraron el Simposio.
Por último el organizador principal dio lectura a las conclusiones y
agradeció la asistencia de todos los congresistas, invitándoles al próximo
Simposio, que se celebrará el año próximo.
Los congresistas entregaron en la Secretaria Técnica una encuesta de
opinión en relación a la organización del Simposio, secretaría, alojamiento,
restauración, calidad y aprovechamiento de cada una de las sesiones
científicas .
A continuación se sirvió un
VINO DE HONOR
Estuvo compuesto de pequeños canapés fríos y también bocaditos dulces.
Por supuesto, teniendo en cuenta el horario, no faltaron los vinos de
aperitivo y de mesa, así como otras bebidas.
La duración fue, aproximadamente, de 60 minutos y se celebró en un
lugar cercano a la sala principal del Simposio.
Este vino de honor fue para todos los congresistas y acompañantes.
Posteriormente a las 21 horas, tanto los participantes como los
acompañantes estaban invitados a la Cena de Gala y previamente a un
coctel, que se celebró en el Casino de Madrid.
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Cap.3.-ACTOS SOCIALES
CENA DE PONENTES
Es una costumbre en todos los eventos de estas características que se les
ofrezca una cena a los ponentes. En este caso tuvo lugar en un
Restaurante del centro de Madrid. Se hizo el jueves y se tuvo en cuenta la
hora, para que al día siguiente el Simposio continuase normalmente.
En este tipo de cenas no existe ningún protocolo puesto que todos se
consideran iguales y además es una reunión totalmente distendida.
La invitación se envió a través de un correo electrónico a todos los
Ponentes
De: "Barbara Soler"
Fecha: 12 de abril de 2010
Cc: "'Alfredo Carrato'" "'Manuel De las Heras'" 'Yolanda Isabal'"
Asunto: Invitación Cena Ponentes - VI Simposio Abordaje Multidisciplinar
del Cáncer - Jueves 15 de abril de 2010
Apreciado Dr/Dra,
Nos complace contactar de nuevo con usted, en nombre del Dr. Carrato y
el Dr. de las Heras, para invitarle a la cena de ponentes del simposio que
tendrá lugar el próximo jueves 15 de abril a las 21:00h en el Restaurante
La Máquina
Restaurante La Máquina
Calle de Sor Angela de la Cruz, 22 – Madrid
Tel: 91 572 33 19
www.grupolamaquina.es
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Rogamos nos confirme su asistencia a la mayor brevedad posible en esta
misma dirección de e-mail.
Reciba un cordial saludo
El menú que se sirvió se dejó a elección de los comensales, aunque los
entrantes se decidieron igual para todos.
COCTEL Y CENA DE GALA
En la entrada al Casino de Madrid, los organizadores estaban esperando a
la invitada de honor.
Esta cena, al igual que el coctel, se incluyó en la cuota de los congresistas.
La invitación a la cena se encontraba dentro de las carpetas donde estaba
toda la documentación del Simposio.
Se eligió para este evento el Casino de Madrid, con cabida para 100
personas aproximadamente y no se siguió un protocolo especial,
únicamente se tuvo en cuenta en la mesa presidencial y en la de
ponentes.
Mientras los organizadores esperaban en la puerta del Casino a los
invitados de honor, los asistentes eran agasajados con un coctel. Cuando
llegaron se unieron a los demás.
El coctel fue servido por un prestigioso catering, y consistió en pequeños
aperitivos, tanto dulces como salados y bebidas, todo ello servido por
expertos camareros.
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Posteriormente, los invitados pasaron al comedor.
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Se dispuso un comedor Margarita o en forma de estrella. La mesa
presidencial, para seis personas, se situó en el centro del comedor y el
resto, también redondas, para ocho comensales, a su alrededor.
Dos presidencias, una frente a la otra: La Presidenta de la Comunidad y de
frente el Dr. Beltrán. e
La numeración de las mesas de los ponentes partió de su situación
respecto a la derecha de la primera presidencia; después, la derecha de la
segunda presidencia, pasando posteriormente a las del lado izquierdo
Mesa Presidencial: Situada cerca del escenario donde tuvo lugar el
concierto y cerca del atril dónde se entregaron los premios.
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1. Presidenta de la Comunidad
2. Invitado de Honor
3. 1er. Organizador
4. Esposa
5. 2º Organizador
6. Esposa
En esta mesa se pusieron unas tarjetas de identificación. Tarjetas
dobladas en forma de “V” invertida, en las que se indicaba el nombre del
invitado y colocadas en la parte derecha superior del plato.
Mesas de Ponentes: Situada a los lados de la Mesa Presidencial.
También se les puso tarjetas de identificación con sus nombres y los de los
acompañantes.
Las demás mesas se organizaron sin protocolo. Por lo tanto fue un acto
semiprotocolario.
La minuta
Documento en el que se enumeraban los platos y bebidas que se sirvieron
en la cena
Fue impresa en una cartulina doble, cuya portada, además del logotipo del
Simposio, informaba del motivo de la cena, lugar y fecha.
En el interior, se detallaba el menú y los vinos.
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Esta minuta se colocó sobre el plato de presentación.
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Concierto
Al comienzo de la cena tuvo lugar un pequeño concierto de música clásica,
protagonizado por cuatro músicos, “Cuarteto Croché”, cuya duración fue
aproximadamente de 20 minutos.
Discurso y brindis
Una vez llegados al café y servido el cava se produjeron los discursos.
Primero habló el Organizador, saludó a la Presidenta de la Comunidad, al
Dr. Beltrán y a todos los presentes. Dio las gracias por la participación y les
convocó para el año próximo.
A continuación brindó.
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Después la Presidenta correspondió agradeciendo la invitación.
También hizo un brindis.
ENTREGA DE PREMIOS.
Este es el último acto del Simposio. Es una entrega de premios a los
mejores casos clínicos realizados por los Médicos Residentes.
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Cap. 4.-POST SIMPOSIO
Una vez finalizadas las sesiones y celebrado el acto de clausura del VI
Simposio, el Comité Organizador se reunió para hacer una valoración y
elaborar un informe final indicando resultados, objetivos alcanzados y
medios logrados. También un informe administrativo (ingresos y gastos) y
por último una Memoria.
Asimismo recopilo información interna (recogida durante el Simposio) y
externa (comentario y felicitaciones) que luego contrastaría con informes
de proveedores y gestores del evento.
La Secretaria Técnica se encargó de supervisar e inventariar el material de
las salas y gestionar junto con los proveedores los equipos alquilados.
Por último presentó al Comité Organizador el estado de cuentas, formado
por un resumen de ingresos y gastos.
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CONCLUSIONES
Con este trabajo he querido resaltar la importancia del protocolo en un
acto científico de estas características. Este Simposio es el sitio de reunión
de los mejores profesionales donde se comunican, tienen debates y sacan,
al final, las conclusiones, que serán nuevas aportaciones en el estudio y
tratamiento de esta grave enfermedad con el beneficio de los pacientes.
Pero este acto necesita de un protocolo. Las personas que lo organizan
necesitan profesionales del protocolo para que lo doten de los elementos
organizativos y protocolarios necesarios y que sea un éxito.
La protocolización de los eventos científicos facilita su realización y los
dota de una mayor relevancia.
En el trabajo actual el protocolo se aplicó desde el inicio hasta el final, en
todos sus aspectos, y mejoró notablemente todos sus apartados: La
planificación inicial, el desarrollo del mismo y la conclusión del Simposio.
La organización resultante permitió que las invitaciones fuesen correctas,
el comité Científico se constituyese con la antelación suficiente y pudiese
trabajar cómodamente, se elaborase un programa científico
perfectamente coordinado y atractivo, se alquilase una sede relevante, se
contratase una agencia de viajes, azafatas, audiovisuales, restauración y
catering necesarios, se atendiesen las preferencias de viaje, alojamiento y
exposición de los ponentes y asistentes, se solucionasen las incidencias
que se presentaran, se gestionasen eficazmente las contribuciones de los
patronos y se llevase a cabo una contabilidad transparente, actualizada y
precisa, se atendiese correctamente a las personalidades que
intervinieron en su inauguración, cena de gala y clausura, se recogiese la
encuesta de calidad que rellenaron los asistentes para identificar puntos
de mejora y nivel de satisfacción.
Creo que para que un evento tenga categoría y la relevancia que se
merece es muy necesario contar con un buen equipo de protocolo.
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BIBLIOGRAFIA
-VI SIMPOSIO ABORDAJE MULTIDISCIPLINAR DEL CANCER., (2010): Madrid
-FUENTE LA FUENTE, C. (2007). Protocolo para eventos. Ediciones
Protocolo: Madrid.
- MUIÑOS MORALES, M.P. (2004). El protocolo en las comidas. Ediciones
Protocolo: Madrid.
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