Direccin de Acontecimientosuna gua prcticaUna referencia para planificacin de acontecimiento y produccin en EscociaISBN 10 0-9554126-0-9 ISBN 13 978-0-9554126-0-8 Direccin de Acontecimientos de Ttulo de Informacin: una gua prcticaEl Copyright EventScotland 2006 Publicado en el septiembre de 2006 por EventScotland Esta publicacin est tambin disponible para descargar de www.eventscotland.orgAdmisin: con gracias a colegas EventScotland para su Diseo de entrada: Agencia de Ladera, www.hillsideagency.com Fotografa: ver el apndice, la pgina 226Ocano de EventScotland Seala Un 5o Suelo{Piso} 94 Ocano Conduce Edinburgh EH6 6JH Tel: +44 (0) 131472 2313 Correo electrnico: admin@eventscotland.org www.eventscotland.org6bienvenidos a la direccin de acontecimientos: una gua prcticaAdvertenciaEsta gua ha sido publicada por EventScotland para proporcionar un recurso del consejo general y apoyar el material para gerentes de acontecimiento. Principalmente, ha sido diseado como un instrumento de apoyo para nuestro Programa de Acontecimientos Regional, pero tambin puede ser del uso o interesar al sector de acontecimientos ms amplio. El objetivo es asistir a la direccin de acontecimiento eficaz por la provisin de una gua gradual al proceso de planificacin, juntos con listas de comprobacin de muestra y plantillas adaptables. El EventScotland apoya una amplia variedad de acontecimientos culturales y deportivos a travs del pas y mientras el mecanismo de entrega para cada acontecimiento es diferente, hay amplias reas claves comunes a la direccin de la mayora de acontecimientos. La tarea de proporcionar consejo general y direccin para dirigirse a este sector diverso era seguramente un desafo. Nuestros dos coautores tienen la direccin de acontecimientos profesional extensa y la experiencia de mercadotecnia. El contenido de esta publicacin est basado en sus experiencias personales, la mejor prctica aprendida `en el campo' y como una respuesta al funcionamiento con candidatos de Programa de Acontecimientos Regionales. Esto no intenta proporcionar el sector consejo especfico, tampoco esto se presenta como la ltima palabra en la direccin de acontecimientos. Esperamos que usted lo encuentre til. Director de David Williams, EventScotlanddireccin de acontecimiento: una introduccin de gua prcticayoSobre los Autoreslos Coautores de ii Marie Christie y Lesley McAteer tienen muchos aos de la experiencia en la Industria de Acontecimientos escocesa. Ellos han trabajado juntos en la creacin y la entrega de una amplia variedad de acontecimientos acertados y festivales. Encontrndose en 1997 mientras en Acontecimientos UZ, una de las compaas de acontecimientos principales de Escocia, su carpeta incluye la Feria de Arte de Glasgow (0004), Grande en Falkirk, el Festival de Artes de la Calle Nacional de Escocia (0003), Hogmanay de Glasgow (9699), Msica de BBC Viva (99), En las Calles: Ciudad del Diseo 1999, la Magnfica Apertura de Adelante y Clyde Canal (01) y Glasgow en Hielo (00).Marie Christiees actualmente el Gerente de Programa de Acontecimientos Regional de EventScotland. Desde la creacin del papel a principios de 2004, Marie ha trabajado con acontecimientos y festivales por todo el pas para ayudarles a conseguir su potencial de desarrollo. Con alrededor de 50 acontecimientos apoyados cada ao, Marie ha co-escrito esta gua como un instrumento para apoyar la entrega del Programa. Antes de EventScotland que se une Marie era Gerente General y Productor en Acontecimientos UZ. Complementando su amplia maestra de direccin de acontecimientos de variacin, Marie tambin tiene un fondo en la mercadotecnia de artes y ha promovido producciones de teatro por todas partes de Escocia.Lesley McAteeres un productor de acontecimientos con la experiencia extensa de creacin y direccin de acontecimientos al aire libre en gran escala, muchos de los cuales son conducidos por turismo y objetivos de desarrollo econmicos. Habiendo comenzado su carrera en el mundo del espectculo en 1992, Lesley emprendi varios papeles en las reas de promociones de msica, direccin comercial, conferencia de colegio (negocio y medios), programacin de acontecimiento y direccin de acontecimiento. Su cita como el Productor de 1997 Hogmanay de Glasgow marc una nueva direccin en la produccin de acontecimientos en gran escala. El Lesley ha co-escrito esta gua como un medio de pasar su conocimiento para asistir a mucha excitacin y acontecimientos inspiradores y festivales que ocurren en Escocia. Recientemente, Lesley se hizo un compaero en la Fotografa de McAteer una compaa de fotografa de acontecimientos y posiciones establecida y acertada.IntroduccinPor qu esta gua ha sido producidaEsta gua ha sido producida para asistir con la direccin eficaz de acontecimientos a travs de Escocia. Principalmente ha sido diseado como un instrumento de apoyo para el Programa de Acontecimientos Regional de EventScotland. Tomando a bordo la experiencia de dirigir el Programa, el objetivo era proporcionar material de referencia, plantillas, listas de comprobacin y `mejor prctica' consejo en una variedad de temas claves comunes a la entrega de una amplia variedad de acontecimientos culturales y deportivos. Los contenido no son totalmente completos, ni son ellos sector especfico y es esperado que el lector adaptar el consejo y personalizar las guas y plantillas a su situacin particular.direccin de acontecimiento: una introduccin de gua prcticaA quin la gua es apuntadaAunque esta gua haya sido diseada como un instrumento de apoyo para el Programa de Acontecimientos Regional, es esperado que sus contenido sern del uso al sector de acontecimientos ms amplio, en gerentes de acontecimiento particulares que son:> Nuevo o experimentado> Correr{Direccin} de medio a escala grande acontecimientos culturales o deportivos> Penetrante desarrollar sus acontecimientos adelanteComo usar esta guaEsta publicacin es extensa. Para ayudar con su navegacin cada captulo es el color cifrado y un resumen del contenido de cada captulo es dado en `el Hallazgo Rpido' gua en la pgina vi. Esta gua debera ser leda junto con cualquier gua/juego de herramientas de direccin de acontecimiento enfocada en la localidad ofrecida por sus autoridades locales y/o cualquier sector apropiado publicaciones especficas.DistribucinLos candidatos al Programa de Acontecimientos Regional son elegibles para recibir una copia libre{gratis} de esta gua (mientras las reservas{acciones} duran). Esta publicacin est tambin disponible para descargar de www.eventscotland.orgiiiContenidoApndice del Captulo 13 del Captulo 12 del Captulo 11 del Captulo 10 del Captulo 9 del Captulo 8 del Captulo 7 del Captulo 6 del Captulo 5 del Captulo 4 del Captulo 3 del Captulo 2 del captulo 1 Donde Comenzar Negocio de Planificacin General que Planea Puesta del Equipo Juntos Presupuestos y Direccin Financiera que Lo hace Sumar Recaudacin de fondos el Programa Produccin de Acontecimiento de Seguro de Cuestiones Legal: Operaciones, Instalaciones, Salud y Mercadotecnia de Comunicaciones Operacional de Seguridad y Acontecimiento de Poste de Investigacin de Invitado de Comunicaciones contactos tiles y recursos 1 21 31 41 57 81 100857599direccin de acontecimiento: una introduccin de gua prcticavHallazgo RpidoviPara ayudarle a navegar por esta gua, una descripcin del contenido de cada captulo es proporcionada abajo. Use las etiquetas cifradas del color para localizar el captulo que usted requiere. Donde las plantillas son proporcionadas, el smbolo siguiente (T) es mostrado.El captulo 1 Donde Comenzar a General que Planea (T) la Pgina 1Contiene la direccin en: 1) el concepto de acontecimiento; 2) definiendo y comunicando la visin del acontecimiento y misin; 3) poniendo objetivos ELEGANTES{LISTOS}; 4) el anlisis EMPOLLAR; 5) decidiendo fechas de acontecimiento y locales; y 6) `el Plan de Accin de Acontecimiento'. Negocio del captulo 2 que Planea (T) la Pgina 21Contiene una descripcin en el objetivo y la utilidad del negocio que planea juntos con una plantilla/gua ayudar a gerentes de acontecimiento a formular sus propios proyectos comerciales. El captulo 3 que Pone el Equipo Juntos la Pgina 31Incluye una descripcin de los tipos de organizaciones que dirigen acontecimientos; un contorno de papeles claves y responsabilidades de considerar; cuestiones de reclutamiento, obligaciones legales y algunos comentarios en cuanto a 'el equipo ms amplio'. El captulo 4 Presupuestos y Direccin Financiera (T) la Pgina 41Incluye la direccin/plantillas para asistir con : preparando presupuestos de acontecimiento, controle mecanismos, fondo para gastos menores, proyecciones de flujo de fondos, puntas{consejos} para manejar finanzas 'en el sitio'; otras cuestiones financieras (cuentas anuales, IVA, ayuda de regalo, registro de activos); futura planificacin. El captulo 5 que Lo hace Sumar Recaudacin de fondos (T) la Pgina 57Incluye: consejo en fuentes de ingresos potenciales (p.ej ventas de boleto, cuotas participantes, fondos pblicos, patrocinio comercial, confianzas y fundaciones, concesiones y licencias, comercializacin, escaparate y demostracin, publicidad, apoyo en clase, etc.); plantilla/direccin de plan de ingresos; consejo en levantamiento de patrocinio comercial incluso una gua/plantilla de oferta de patrocinio; puntas{consejos} para ayudarle para manejar la relacin con su patrocinador; una gua gradual al proceso de ofrecimiento.El captulo 6 el Programa Incluye puntos generales para considerar estructurando su programa de acontecimiento. El captulo 7 Cuestiones Legales Incluye el consejo y la informacin en cuanto a la estructura organizativa y el estado legal de organizaciones de acontecimientos/acontecimiento, propiedad de acontecimiento, contratos, licencias y permisos, cuestiones de invalidez, igualdades de oportunidades, proteccin de datos y seguro. El captulo 8 SeguroLa pgina 81La pgina 103Incluye el consejo general en como acercarse al seguro de acontecimiento, una lista de comprobacin de la clase de informacin que un asegurador probablemente requerir, un contorno de la clase de acontecimientos de tapa probablemente requerir, consejo en la direccin de reclamaciones. Produccin de Acontecimiento del captulo 9: Operaciones, Equipo, Instalaciones, Salud y Seguridad (T) la Pgina 111Incluye el consejo diseado para asistir con la entrega segura de acontecimientos: equipo y listas de comprobacin de instalaciones; un 11 punto dirige para asistir con la disposicin de sitio/local; consejo en creacin de proyectos de sitio/local; el papel del oficial de seguridad, el H&S poltica, la nota de seguridad de acontecimiento, relatando procedimientos, procedimientos de operaciones normales, supervisando e inspecciones, proyectos y dibujos, declaraciones de mtodo, comunicaciones, urgencias, provisin mdica, servicios de bienestar, trfico y direccin de transporte, seguridad y stewarding, arriesga la direccin y la evaluacin. El captulo 10 Comunicaciones Operacionales Este captulo describe dos instrumentos de comunicacin operacionales: 1) el manual de acontecimiento y 2) el personal que informa documento. Las guas son proporcionadas para ayudarle a crear sus propias versiones. El captulo 11 Mercadotecnia y Comunicaciones (T) Pgina 159 pginas 148Este captulo pretende dar aquellos que son nuevos a mercadotecnia de acontecimiento y comunicaciones (o aquellos simplemente en la necesidad de alguna inspiracin) una gua bsica para ayudarles por el proceso de planificacin. Incluye: 1) donde comenzar, 2) quin debera idear el plan de marketing, 3) recursos, 4) identificando su mercado objetivo, 5) formando los objetivos de mercadotecnia, 6) desarrollando la estrategia de comercializacin, 7) instrumentos de mercadotecnia, 8) relaciones de medios, 9) una plantilla de plan de marketing. El Invitado del captulo 12 Investiga (T) la Pgina 199Este captulo perfila la importancia de entender al auditorio de acontecimiento. Una plantilla de cuestionario y lista de comprobacin bsica es dada como un punto de partida para organizadores de acontecimiento para disear/encargar su propia investigacin. El Postacontecimiento del captulo 13 Este captulo incluye una descripcin de los pasos de postacontecimiento que deberan ser tomados. Apndice Pgina de Recursos y Contactos til 215 pginas 209direccin de acontecimiento: una introduccin de gua prcticaLa pgina 89viicaptulo undonde comenzar planificacin general1La planificacin buena es un proceso continuo y los proyectos buenos deberan ser adaptables y flexibles ellos requieren una fundacin slida y una estructura franca. Esta primera seccin es una gua gradual, diseada para ayudarle a ser comenzado en las etapas{escenas} iniciales de la planificacin de acontecimiento. Las reas cubiertas en esta seccin incluyen: 1) el concepto de acontecimiento; 2) definiendo y comunicando la visin del acontecimiento y misin; 3) poniendo objetivos; 4) el anlisis EMPOLLAR; 5) decidiendo fechas de acontecimiento y locales y ; 6) `el Plan de Accin de Acontecimiento'. Hemos sugerido una variedad de ejercicios que usted podra emprender que el punto debe conseguir sus proyectos en el papel, mirar el objetivo disponible, los recursos requeridos y que necesidades ser conseguido a fin de entregar su acontecimiento.1) El Concepto de AcontecimientoLos acontecimientos acertados estn por lo general basados en un concepto fuerte y objetivo. Las ideas para sostener acontecimientos provienen de motivos mltiples. Por ejemplo su idea puede haber venido de una necesidad o deseo:> Celebran un aspecto nico asociado con su ciudad o rea> Escaparate o se desarrollan una actividad cultural o deportiva particular> Marcan una ocasin histrica, el da nacional o las vacaciones locales> Reciben o crean una participacin competitiva o de masas el acontecimiento deportivo> Anima a ms invitados a venir y pasar el tiempo (y dinero) en la ciudad/rea> Mejoran o reenfocan la imagen de su ciudad/rea> Animan y se divierten actividad de comunidad> Marcan una apertura o lanzamiento> Etc.uno de captulo donde comenzar planificacin generalEl proceso de planificacin es uno de los aspectos ms importantes en la Direccin de Acontecimiento acertada: el ms robusto el plan, el smoother el viaje a xito.3Independientemente del mpetu para su acontecimiento, usted habr identificado una oportunidad y habr tasado varios amplios factores de riesgo asociados con su entrega acertada. Usted habr considerado:> Si el acontecimiento es nico o si esto duplica un acontecimiento existente> Si hay un hueco en el mercado que el acontecimiento puede llenar> Si hay una demanda de tal acontecimiento> Si los recursos estn disponibles para entregarlo> Si la comunidad, las autoridades locales y el cuerpo de sector relevante apoyarn y `compran en' el acontecimiento> Si ser econmicamente viable> Si ser sostenible en el trmino ms largo> Si esto tiene el potencial para el crecimiento> Si habr alguna herencia4Siempre Examine y RepaseSi el acontecimiento es organizado en una base anual o repetida, a principios del proceso de planificacin de cada ao siempre hacen el tiempo para examinar los motivos que usted organiza el acontecimiento y considerar como puede ser desarrollado adelante. No haga el error de arar slo en la espera de todo venir juntos de exactamente el mismo modo que esto hizo el ao anterior. Pregntese: Por qu organiza usted el acontecimiento? > el acontecimiento es todava relevante? > Tienen la visin, misin u objetivos cambiados? > todava tiene esto el apoyo del equipo de acontecimiento, participantes, auditorios, comunidad, autoridades locales, financiando cuerpos y patrocinadores, etc.? Cmo ser desarrollado el acontecimiento? > (todava) tiene usted las habilidades derechas en el lugar para desarrollar y entregar el acontecimiento? > puede usted aadir xitos anteriores? > Qu reas podran ser desarrolladas adelte? > Cmo puede interesar ser mantenido? > Est all el potencial para atraer a nuevos auditorios?> Trabaja la mercadotecnia? > tiene que usted consolidar el acontecimiento o foco en elementos claves? > tiene que usted ensanchar el alcance del acontecimiento? > ha alcanzado el acontecimiento la capacidad? > ha alcanzado el acontecimiento el final de su ciclo de vida? Con acontecimientos anuales o repetidos usted debera mirar modos de mejorar el ao de impacto y experiencia de acontecimiento durante el ao.uno de captulo donde comenzar planificacin general2) Comunicacin de la Visin y la MisinSi usted no tiene ya una visin articulada y declaracin de misin para su acontecimiento, usted puede ser inseguro o confuso en cuanto a lo que esto realmente piensa tener el que. Usted tambin puede ser un poco escptico sobre la necesidad de tales declaraciones. Nuestro consejo es bastante franco a este respecto: definiendo la visin y la misin (u objetivo) del acontecimiento en esta etapa{escena}, usted ser capaz de comunicar ms claramente a otros lo que usted espera conseguir, as proporcionando el foco y la direccin para cada uno implic (incluso el potencial funders). En la esencia, no espere que otros sean capaces de leer su mente. Su declaracin de visin debera ser una declaracin corta que describe, en amplios trminos, objetivo a largo plazo del acontecimiento. La declaracin de misin se sienta debajo de este y da ms detalle sobre como la visin ser entregada. stos son declaraciones de colocacin importantes y ellos tienen que ser tanto concisos como alcanzables. Para darle un ejemplo, aqu est la declaracin de misin y visin de EventScotland como declarado en la Estrategia 20032015 de Acontecimientos Principal de la Escocia: Visin: hacerse uno de los destinos de acontecimientos principales del mundo hacia 2015. Misin: entregar una carpeta viable de acontecimientos para atraer a invitados a Escocia, realzar el perfil internacional de Escocia, reforzar nuestra infraestructura deportiva y cultural y maximizar las ventajas econmicas, sociales y ambientales de acontecimientos a todas las partes del pas.5> Cmo mantendr usted o ampliar la viabilidad financiera del acontecimiento?Aqu est un ejemplo de a qu una visin y la declaracin de misin podran parecer para un stival de artes visual en 'la X-ciudad': Visin: poner la herencia de artes visual de la X-ciudad y comunidad en el mapa cultural escocs. Misin: Organice un festival de artes visual anual con un programa de acontecimientos de calidad, exposiciones y actividades de comunidad que el escaparate el trabajo de artistas locales y contrata con la escena de artes visual ms amplia en Escocia, atrayendo el inters de medios e invitados de outwith la regin para la ventaja cultural, social y econmica de los artistas y comunidad ms amplia. 63) Ajuste de Objetivos ELEGANTES{LISTOS}Usted tambin debera ser capaz de definir y comunicar los objetivos de su acontecimiento. Sus objetivos deberan ayudar a entregar su visin y misin. Los objetivos tienen que ser claramente dispuestos y deberan seguir el principio ELEGANTE{LISTO}: Especfico, Mensurable, Alcanzable, Relevante y Basado en el tiempo:> Especfico: Est especfico sobre lo que debe ser conseguido. Por ejemplo, si un objetivo es atraer a turistas al acontecimiento, ser especfico sobre de donde ellos vendrn, cuntos usted espera atraer, etc.> Mensurable: se requiere que un sistema, el mtodo o el procedimiento permita el rastreo y la grabacin de la accin sobre la cual el objetivo es enfocado. Por ejemplo, un sistema de escucha{control} debera ser puesto en el lugar para registrar cuantos turistas vinieron al acontecimiento, donde ellos vinieron de, etc. Este podra ser hecho por investigacin de invitado y/o recoleccin de datos de boleto por ejemplo.> Alcanzable: los objetivos que son puestos necesidad de ser capaces de ser alcanzado nunca exageran sus objetivos. Si los objetivos son poco realistas, todo que usted har se establece para una cada. Por ejemplo, no ponga el objetivo de atraer a 1,000 turistas de Norteamrica cuando usted slo tiene un perodo corto del tiempo al mercado un acontecimiento que, siendo realistas slo conseguir a 500 excursionistas de regiones vecinas.> Relevante: el objetivo es importante para el acontecimiento? Por ejemplo, si los turistas de conductor principales como una prioridad?> Basado en el tiempo: deben haber un principio claramente indicado y la fecha de finalizacin para cada objetivo. Como una gua, los objetivos de acontecimiento a menudo se conciernen con los tipos siguientes de objetivos, pero el suyo debera ser ELEGANTE{LISTO} de acuerdo con sus propias circunstancias particulares:> Crecimiento de Acontecimiento> Calidad de Acontecimiento> Sostenibilidad de Acontecimiento> Desarrollo de Sector> Satisfaccin de Auditorio/Participante> Ventaja Econmica> Desarrollo de Turismo> Ventaja Social> Desarrollo Educativo> Desarrollo de Comunidaduno de captulo donde comenzar planificacin generalCules son los objetivos de su acontecimiento? Ellos son ELEGANTES{LISTOS}? Qu instrumentos y estrategias usar usted para conseguirlos?4) EMPOLLE Anlisis: Fuerzas, Debilidades, Oportunidades y AmenazasA principios del proceso de planificacin si usted emprende que un simple `EMPOLLA el Anlisis esto ayudar a determinar las Fuerzas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas (EMPOLLAN) con relacin al acontecimiento. Este le ayudar a formar sus proyectos. Mirando influencias internas y externas que pueden tener un impacto positivo o negativo, considere las fuerzas y las debilidades del acontecimiento y como stos afectarn su capacidad de entregarlo. Repita el mismo ejercicio para oportunidades que el acontecimiento puede escribir con mayscula en, y las amenazas que podran minar el acontecimiento o elementos de ello. Considere los puntos siguientes:> experiencia de Direccin de Acontecimiento dentro de la organizacin, proveyendo de personal nmeros y estructura, estabilidad financiera, viabilidad de la planificacin, confianza de funders, etc.> Compaeros/Clientes el apoyo ellos proveer: finanzas, influencia, recursos, etc.> Climas sociales, econmicos, culturales y polticos7ya que el acontecimiento debe animar la actividad de comunidad le hacen realmente tienen que atraer> Las Ventajas de acontecimiento lo que el acontecimiento ofrece, su `Venta nica del Punto' (USP)> Potencial para Desarrollar y Cultivar factores que asistirn o dificultarn este> Otro concurso de Factores, tecnologa, legal, ambiente En las etapas{escenas} iniciales de su proceso de planificacin puede ser til poner las Fuerzas en una lista, Debilidades, Oportunidades y Amenazas relevantes a su acontecimiento en una plantilla similar al que abajo. Hemos dado un par de entradas de ejemplo para nuestra `X-ciudad ficticia Festival de Artes Visual'. 8EMPOLLE Gua de PlantillaFuerzas> El equipo de direccin de acontecimiento con experiencia> la red Soportante y activa de artistas locales> apoyo de autoridades local Bueno y oficial de artes visual activo> visin de Acontecimiento es convergente con artes visuales locales y estrategias de acontecimientos> base de auditorio Creciente> Etc....La FIGURA 1.1DebilidadesLa carencia de mercadotecnia y maestra de medios xito de patrocinio Limitado la Carencia de posicin Remota del alojamiento de calidad para invitados de noche> Pobre la noche ltima transporta> Etc. ...>>>>Oportunidades> El foro de turismo local penetrante trabajar en la sociedad ms cercana> el Programa de Acontecimientos Regional de EventScotland> artista Local recientemente concedi el premio de artes principal que trae al inters de medios aumentado a la ciudad> Nuevo supermercado que se abre en posibilidades de patrocinio de ciudad atadas> Etc....Amenazas>>>> gastos/paralizacin Crecientes que financian a Gerente de Acontecimiento que hace circular siguiente Concurso de ao de `Festival de Artes de Y-ciudad' Etc....5) Otras Consideraciones Iniciales: Eleccin de la Fecha y LocalTiempo de Plomo{Ventajoso}Teniendo el tiempo suficiente para planear, fundraise, el mercado y poner en prctica el acontecimiento `plan de accin' es una cuestin crtica. Nunca subestime cuanto el proceso realmente puede tomar. Fracasopermitir el tiempo de plomo{ventajoso} adecuado disminuye las posibilidades de xito en todos los aspectos de planificacin de acontecimiento y entrega. Piense con cuidado en el tamao y la complejidad del acontecimiento, los recursos y financiacin que son requeridos, as como el tiempo necesario para la promocin eficaz. Est generoso y realista en su estimacin y consultar con todos los compaeros de proyecto para asegurar que la escala de tiempo es conveniente a ellos. Recuerde que los factores outwith su control pueden reducir el tiempo organizativo (es decir fiestas nacionales, vacaciones para ser tomadas por miembros de equipo claves, enfermedad, etc.) entonces esto es una idea buena de incorporar una contingencia en cada elemento de su plan. Como una gua general, los acontecimientos ms pequeos acertados requerirn plomo{ventaja} a tiempo de al menos seis meses mientras los acontecimientos ms grandes pueden tomar ms de un ao para planear, y los acontecimientos internacionales principales pueden tomar aos de la etapa{escena} de puja a la entrega. Para nuevos acontecimientos, entendiendo el tiempo de plomo{ventajoso} requerido debera ayudar a influir en la opcin de la fecha de acontecimiento. Cuando la fecha es puesta y concordada por el comit, compaeros, etc., puede ser difcil cambiarlo. Por lo tanto, si usted predice que algo puede mantenerse firme el proceso de planificacin amplan el tiempo de plomo{ventajoso} si usted posiblemente puede. En algunos casos usted no tendr una opcin en trminos de cuando el acontecimiento debe ser sostenido. Si es as, antes de seguir adelante y cometer a la recepcin del acontecimiento, aseguran que usted emprende la planificacin de inicial buena a fin de convencerse (y otros) que puede ser entregado con xito. 10La FechaLa opcin de fecha para su acontecimiento puede tener un impacto principal en su xito. La deliberacin debera ser dada a la variedad de factores de riesgo implicados en la seleccin de la mejor fecha. Considere:> la Naturaleza del Acontecimiento es ello un acontecimiento al aire libre; hace tiene que ser organizado en una temporada particular; su posicin es intrnseca a su xito (es decir tiene que estar en un local particular, ciudad/ciudad, posicin, etc.)?> Tiempo lo que es las condiciones meteorolgicas probables en su tiempo preferido del ao; va al tiempo inclemente afectar el acontecimiento; hay all oportunidades de contingencia disponibles?> Apunte al Auditorio quines son usted esperando atraer al acontecimiento: es este 11 ms alcanzablesuno de captulo donde comenzar planificacin generalsi es organizado en un tiempo particular del ao, tiempo de vacaciones, en el fin de semana, mitad de la semana, etc.?> Diarios de Choque lo que pasa en la posicin/local elegida; el diario de acontecimiento est demasiado ocupado? Vale la pena dirigirse a sus autoridades locales, oficina de red de VisitScotland y otras organizaciones apropiadas para comprobar lo que es planeado para su rea entonces. Usted tambin debera comprobar para ver si su acontecimiento suena con algn acontecimiento similar adelante lejos que tambin puede atraer a su auditorio objetivo o participantes. Un lugar bueno para comenzar es los diarios de acontecimientos en www.visitscotland.com, www.eventscotland.org, www.sportscotland.org.uk, www.scottisharts.org.uk y su sitio Web de autoridades local. Tambin piense en el potencial de su acontecimiento que compite con otras cuestiones ms amplias e historias para el inters de medios. > la Actividad Complementaria est all algn acontecimiento complementario o actividades que ocurren al mismo tiempo que podra asistir a su acontecimiento? Podra usted trabajar juntos para ventajas mutuas?> El concurso est all otro themed similar o acontecimientos escalados que ocurren que son apuntados en el mismo auditorio? Hay all el cuarto{espacio} para su acontecimiento en el mercado en su tiempo elegido del ao? > los Recursos son otros acontecimientos principales (ftbol, conciertos, conferencias, etc.) ocurriendo al mismo tiempo que har impacto con los recursos requeridos organizar su acontecimiento (es decir la disponibilidad de alojamiento, personal y voluntarios, equipo alquilado e instalaciones, locales, apoyo de urgencias, autoridades locales, etc.)?> Otros Factores no olvidan de comprobar cualquier otra influencia o cuestiones relevantes p.ej camino o edificio de trabajos planeados en las cercanas al mismo tiempo como su acontecimiento.Perodos de HombroEs tambin importante considerar el valor de colocar su acontecimiento en `los perodos de hombro (es decir los tiempos del ao outwith la temporada de turismo principal). La colocacin de acontecimientos en estos tiempos fuera de las horas pico puede dirigirse a cuestiones en cuanto a la carencia de recursos y acontecimientos contrarios, as como introduccin de ventajas econmicas adicionales a comunidades atrayendo nueva actividad e invitados en un tiempo por otra parte tranquilo. Acontecimientos que ocurren en estos perodosmayo bien ser prioritised para apoyo de cuerpos pblicos; sin embargo usted debe ser confidente que usted puede atraer el nivel necesario de auditorios/espectadores/participantes considerando esta opcin. 12PUNTA{CONSEJO} SUPERIORUna vez que usted ha concordado la fecha, asegrese que usted informa cada uno quin le ayudar a entregar el acontecimiento. Si hay un diario de choque sostenido por sus autoridades locales, oficina de red de VisitScotland, o cuerpo de sector relevante, asegure que su fecha de acontecimiento es puesta en una lista. Este debera ayudar a reducir al mnimo el riesgo de un acontecimiento planeado ms tarde que suena con el suyo.El LocalLa naturaleza de su proyecto ayudar a dictar el tipo de local que usted selecciona. Los acontecimientos son sostenidos en muchas posiciones diferentes, de locales establecidos para abrir espacios. Su motivacin para elegir un local particular puede incluir factibilidad, viabilidad financiera, instalaciones, unicidad, posicin, disposicin, percepcin, etc. El punto fundamental es que el local debe ser capaz de encontrar las necesidades del acontecimiento y su auditorio. Considere lo siguiente:> Historia de Acontecimiento donde tiene el acontecimiento sido sostenido en el pasado; lo que estaba los pros y los contras de posesin de ello all (recuerde nunca subestiman el impacto de un local de acontecimiento existente: su posicin y como es percibido puede estar bien un instrumento poderoso en el dibujo de auditorios/espectadores/participantes); hay all cualquier ventaja en el local que se cambia; hay all otros elementos aadidos al acontecimiento que requieren instalaciones adicionales o espacio?> Historia de Local y Reputacin lo que el local (es) encaja con las calidades y los principios del acontecimiento; son ciertos locales sinnimos de su tipo de acontecimiento individual; dar un local particular la gloria aadida o ser perjudicial al acontecimiento?> la Posicin hace la necesidad de acontecimiento para estar localizada en el centro de ciudad; hace la posicin tienen el potencial para ampliarse con el acontecimiento; estn instalaciones all necesarias cerca como eslabones de transporte, alojamiento, etc.?> el Presupuesto va al apoyo de presupuesto la opcin de local; han sido considerados todos los gastos posibles?> Las condiciones del Contrato son usted requerido usar el propio personal tcnico del local; del seguro es requerido de su parte y lo que es cubierto por el local; lo que es los trminos de pago; tendr cualquiera de estas exigencias un impacto en la viabilidad financiera de su acontecimiento?> Auditorio que capacidad es requerida (esta vez y en el futuro cuando el acontecimiento crece); es ello accesible para la gente con invalidez o necesidades especiales; se identificar su auditorio objetivo con el local? > Servicios y Recursos qu puede el apoyo el local ofrecer (proveer de personal, seguridad, administracin, produccin, instalaciones de barra, instalaciones de servicios, etc.)?> Transporte y Aparcamiento pueden proveer de personal y parque de auditorio en o cerca del local; son eslabones de transporte pblicos all buenos; puede la produccin y otros servicios/entregas descargan y aparcan si es necesario en el local; el personaje muy importante y los espacios minusvlidos estn disponibles?> el Cronometraje puede el local acomodar las exigencias de acontecimiento enteras: el acontecimiento construye, acontecimiento vivo y desmontaje; hay un choque potencial con otros acontecimientos o actividad que pasa al mismo tiempo, antes o despus de su acontecimiento? > Permisos qu permisos son requeridos (terrateniente, licencias, aprobacin, cierres del camino, etc.)?> Infraestructura y Disposicin que espacio es requerido para todos los aspectos del acontecimiento (compuesto de produccin, aparcamiento de acontecimiento, auditorio, organizacin, signage y marcacin, artistas/competidores, prensa, zona de exclusin, etc.); qu nivel de la infraestructura requiere usted y que tipo de trabajo (si es necesario) est listo usted para emprender conseguir el local a un estado utilizable?> Restricciones lo que es la apertura de local y horas de cierre (durante el acontecimiento construyen, acontecimiento vivo, y desmontaje), haga usted tiene 24hr acceso; hay all un precio{una carga} de corkage, precio{carga} de administracin, etc.; puede usted mostrar signage de sus patrocinadores o sonar esto con patrocinadores de local existentes o proveedores?uno de captulo donde comenzar planificacin general13hace el local insisten en el suministro de la hostelera y excluyen instalaciones; que tipo y nivel> La readmisin quin es responsable de limpieza, retiro de basura, rehabilitando mobiliario de la calle, trabajos de tierra{razn}, etc.; lo que es los gastos estimados; se requiere que una obligacin sea pagada de antemano para cubrir el coste de daos al local o tierra? Decidir el local derecho para su acontecimiento puede ser un proceso largusimo que requiere mucha investigacin. Sin embargo, el tiempo gast{pas} haciendo este lo merecer y puede salvarle problema, interrupcin y gasto innecesario en el trmino ms largo. Habiendo emprendido la susodicha inicial que planea ejercicios usted debera tener ahora una fundacin slida para avanzar. Usted habr consolidado sus pensamientos y tendr una visin ms clara de como usted quiere que su acontecimiento se desarrolle. Usted ser asegurado que el acontecimiento es bsicamente entregable y sus objetivos son realistas. 14El Plan de Accin de AcontecimientoLa siguiente etapa{escena} debe comenzar a formular un Plan de Accin de Acontecimiento. Este es diferente (pero trabaja en el tndem con) el Plan Comercial del cual hablaremos en el siguiente captulo. Para estar claro, el Plan de Accin de Acontecimiento es un instrumento de direccin vivo que detalla jalones de proyecto claves y actividad contra un objetivo debera ser continuamente examinado y actualizado como la planificacin de acontecimiento y progreso de operaciones. El Plan Comercial, por otra parte, es una visin estratgica y documento de planificacin que perfila los objetivos de acontecimiento, declara el caso comercial y da proyecciones financieras e informacin durante un perodo de tiempo dado (a menudo 35 aos). El Plan Comercial debera ser examinado en etapas{escenas} claves segn lo convenido por compaeros de acontecimiento (con la mayor probabilidad a principios de cada etapa{escena} de planificacin). El Plan de Accin de Acontecimiento tambin debera aparecer en el cuerpo de, o como un apndice a, el Plan Comercial (ver el Captulo 2 para la direccin de Plan Comercial). Aunque usted pueda tener una idea buena en cuanto a como el acontecimiento ser desarrollado y entregado, es importante cometer sus pensamientos para empapelar. Este es esencial a fin de ayudarle a entender y parte{accin} lo que tiene que ser hecho, cuando y por quien. Esto es tambin una exigencia si usted mira para convencer a otros de invertir en su acontecimiento. La reunin del Plan de Accin de Acontecimiento es una tarea franca que implica poner actividades claves en una lista contra un objetivo y declarar quin ser responsable de entregar cada elemento. Crticamente, esto le ayudar a asegurar que usted tiene bastante tiempo para completar todas las tareas necesarias y ayudar a todos implicado a entender sus responsabilidades.Las actividades claves puestas en una lista en su Plan de Accin de Acontecimiento pueden incluir:> compaeros de acontecimiento que se Identifican y partidarios> Aprobacin/permisos> Reclutamiento y entrenando> actividad Organizada para recaudar fondos y fechas lmites> Licenciamiento, cuestiones legales o de seguros> jalones que Planean el presupuesto> reuniones Claves es decir direccin de grupo o reuniones de subcomit> Confirmacin del local (es)> Reserva o elementos de programa de puesta en servicio> jalones de Pre-production/production> Realizacin de la Estrategia de Comercializacin> actividad de Medios> el Acontecimiento construye> acontecimiento Vivo> Acontecimiento 'desmontaje' 'o de aparejo'> Escucha{Control}, evaluacin y reportaje que Esto realmente est a la altura de usted como usted dispone su Plan de Accin de Acontecimiento como apropiado para su acontecimiento, pero puede ser provechoso tabular el plan de una base de mes a mes para ayudar a construir un calendario cronolgico de tareas que conducen hasta el acontecimiento. Acurdese de incorporar el tiempo de contingencia para cualquier tarea usted no est seguro puede ser completado por una fecha particular o para aquellos que requieren la influencia exterior o la ayuda. Las reuniones de equipo de uso para actualizar el plan y luego asegurarse que todas las revisiones son puestas en circulacin a aquellos que trabajan del plan. Segn el tamao y la complejidad de su acontecimiento, usted puede tener Proyectos de Accin separados, ms detallados para reas de trabajo diferentes o `los departamentos{ministerios}. Por ejemplo, usted puede tener un para la mercadotecnia, un para la produccin, un para la recaudacin de fondos, etc. Esto es un acercamiento til para ser capaz de mostrar el objetivo de actividad entero y tambin ser capaz de dividirlo abajo en `los departamentos{ministerios}. La complejidad de su acontecimiento determinar la complejidad de su Plan de Accin de Acontecimiento. Usted puede tener el software de direccin de proyecto para ayudarle a reunir su plan, pero si no, una mesa{tabla} de actividad/mes simple es til.uno de captulo donde comenzar planificacin general15> Escriba/actualice el Plan ComercialAbajo es una plantilla bsica que usted podra reproducir fcilmente en Microsoft Word o paquetes similares. Hemos incluido unosentradas de muestra para comenzarle. Como apropiado, usted puede ampliar su Plan de Accin para proporcionar el detalle necesario.El caso es que esto tiene que trabajar para usted y su acontecimiento.La FIGURA 1.2PLANTILLA DE PLAN DE ACCIN DE ACONTECIMIENTOPlan Actualizado En: J F M de un M J J un S O N D Versin: J EstadoNombre de AcontecimientoFecha de Acontecimiento:ActividadLa responsabilidad (insertan el nombre)Actualice Plan ComercialDireccin de ReunionesMercadotecnia:Concuerde objetivosContrate a diseadorDiseos se aprobaronLetra listaEtc.Prensa:Contrate al oficial de prensaConcuerde jalonesMucho tiempo liberacin de plomo{ventajosa}LanzamientoRasgos colocadosEn el Sitio Photo-opEtc.16LA FIGURA 1.2 SIGUIActividadLa responsabilidad (insertan el nombre)JFMAMJJASONDJEstadoRecaudacin de fondos:Lista y jalones de encarteProgramacin:Lista y jalones de encarteProduccinLista y jalones de encarteLicenciamiento y LegalLista y jalones de encarteEscucha{Control} / InvestigacinLista y jalones de encarteEn el SitioLista y jalones de encarteAcontecimiento VivoLista y jalones de encarteBaje / de AparejoLista y jalones de encarteReportajeuno de captulo donde comenzar planificacin general17En este captulo hemos perfilado las amplias etapas{escenas} claves en la planificacin inicial de un acontecimiento y hemos aconsejado unos ejercicios ayudarle a comenzar a planear su acontecimiento con eficacia. 18PUNTAS{CONSEJOS} SUPERIORES> `No camine por el agua slo{justo} en' el plan que su actividad desde el principio hasta el final contra el tiempo de plomo{ventajoso} disponible> Ser bien colocado para comunicar su visin de acontecimiento, misin y objetivos> Hace una lista de sus grupos de presin corrientes y potenciales y no tiene miedo de recoger el telfono y preguntar que su consejo en una etapa{escena} temprana> no espere que otros lean su menteGurdelo simplecaptulo dosplanificacin comercial21Sin tener en cuenta la escala, edad o historia de su acontecimiento, el Plan Comercial es un instrumento esencial que va a :> Comunican la visin, el objetivo y las ventajas del acontecimiento a otros> Permiten usted para concentrarse en el potencial del acontecimiento para desarrollarse y crecer> Ilustra y ayuda a asegurar la viabilidad del acontecimiento y la sostenibilidad en el trmino ms largo> Espectculo cuanto dinero es necesario y lo que es necesario para> Le ayudan a planear los recursos, la entrega y la estructura de operaciones> Le ayudan a levantar la financiacin> Le ayudan a medir el xito no dejan al trmino `Plan Comercial' le aplazan. Usted probablemente habr pensado ya en todo que usted escribe en el plan muchas veces. Anotndolo{escribindolo}, esto le ayudar a organizar sus pensamientos, compartirlos con otros y permitir que usted haga errores en el papel antes de poner proyectos en la accin. Un Plan Comercial no tiene que ser complicado. Gurdelo simple y lgico. Use sus recursos e invite a miembros claves del equipo as como compaeros de acontecimiento (si apropiado) a contribuir a su formacin de modo que el plan sea 'posedo' por el equipo. Las reas claves para ser dirigidas en un Plan de Negocio de acontecimiento incluyen:> la visin del acontecimiento y misin es decir lo que esto por ltimo pretende conseguir> a Quin los grupos de presin claves son, lo que se beneficia ellos se acumularn y como el acontecimiento cabe con sus estrategias> la experiencia relevante y el registro de pista de los organizadores> el fondo del acontecimiento y una descripcin de proyectos para el ao corrientecaptulo dos planificacin comercialUn Plan de Negocio de acontecimiento sirve para comunicar el plan estratgico para tomar el acontecimiento avanzado, por lo general por el perodo de tres a cinco aos (si esto no es una proposicin nica). Cada acontecimiento debera tener un Plan Comercial.23> El anlisis EMPOLLAR (identifican fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas)> el perfil de auditorio/espectador/participante (existencia y objetivos)> objetivos Claves y estrategia de logro para el ao corriente> una llave de plan de desarrollo apunta y objetivos de ir adelante (ms all del ao corriente)> Mercadotecnia y planificacin de comunicaciones> exigencias de Acontecimiento que proveen de personal estructura, instalaciones, servicios, locales, etc.> Cunto el acontecimiento costar a proyecciones de presupuesto perodo de ms de 35 ao> Como lo van a ser pagado para identificar corrientes de ingresos> Direccin y mandos comerciales> direccin de Riesgo y planes de emergencia> las Futuras consideraciones Abajo son una amplia gua querida para ayudarle a crear su propio Plan Comercial nico. Aada o excluya elementos que usted siente son apropiados para su acontecimiento y situacin all no es ningn formato derecho o incorrecto. La escala y la complejidad del acontecimiento determinarn el tamao del plan tan no sea alarmados si su documento final parece demasiado corto o muy largo. Mientras las cuestiones de llave pertinentes a su acontecimiento son a fondo dirigidas y es escrito hablando sin rodeos, esto ser un documento muy til que le da, y otros, confianza para tomar el acontecimiento avanzado. La direccin siguiente dispone una secuencia lgica para compilar un Plan de Negocio de acontecimiento genrico. No se sugiere que este acercamiento encajar todos los acontecimientos, pero esto debera darle un punto de partida si usted siente que usted necesita la direccin. 24GUA DE PLAN COMERCIALLa FIGURA 2.1Portada> Prepare una portada con el nombre del acontecimiento, el ttulo del documento y perodo que el plan cubre. Incluya su acontecimiento logo/visuals y su contacto detalla el captulo dos planificacin comercialContenido> Cree una pgina de contenido para asegurar que el plan es fcil para navegar. Ponga los captulos en una lista y contenido de captulo con nmeros de pgina mostrados junto a> de ser asignado, indique que la lista de distribucin> Asegura que usted data el planResumen EjecutivoEl resumen ejecutivo debera extenderse a no ms que dos o tres pginas y debera contener una descripcin de lo siguiente:> Lo que el acontecimiento es> la visin del acontecimiento y misin> Sus objetivos> Cuando y donde esto ocurrir> Por qu el acontecimiento ha sido desarrollado> a Quin el acontecimiento pretende atraer (el mercado)> Lo que las ventajas claves de recibir el acontecimiento son a la comunidad, sector, grupos de presin, etc.> Quin desarroll el acontecimiento y Plan Comercial> Declaracin en cuanto a los ingresos de acontecimiento estimados y gasto> revisin de Plan Comercial (es decir proyectos para escucha{control} y actualizaciones)> Cuales las secciones principales del Plan Comercial son1. Fondo e HistoriaEsta seccin debera incluir la informacin en:> el contorno de Direccin de Acontecimiento a quin usted es y lo que su experiencia relevante y rastrea el registro es> la Historia de Acontecimiento es este el primer ao del acontecimiento; de donde hizo la idea venida; han estado all acontecimientos similares; lo tiene antes sido organizado en otra parte; que tipo de acontecimiento es ello; a quin atrae esto?> Presentan su EMPOLLAR el anlisis25LA FIGURA 2.1 SIGUI2. Descripcin de acontecimiento Ao CorrienteEsta seccin debera disponer proyectos para el ao de acontecimiento 'vivo':> Repiten su visin y misin> los Objetivos Claves claramente declaran los objetivos claves y como cada uno ser entregado. Las escalas de tiempo de juego y se identifican a quin cada accin ser conducida por (es decir que organizacin/individuo)> el Acontecimiento describe el acontecimiento y sus varios elementos ms detalladamente. D una descripcin del contenido/programa de acontecimiento intencionado y cualquier nuevo desarrollo> el Mercado Objetivo da un contorno del perfil de auditorio/espectador/participante existente (si hay) y los objetivos estatales para crecimiento y desarrollo (usted debera entrar en ms detalle en la seccin 5)> Participacin de Grupo de presin y Ventajas describen la participacin y se beneficia cada grupo de presin debera esperar (compaeros de acontecimiento, pblico funders, patrocinadores, partidarios, local/ciudad de anfitrin, la comunidad local, etc.). Asegrese que usted declara donde el acontecimiento y las estrategias de grupo de presin se alinean263. Plan de desarrollo AdelantamientoEsta seccin debera presentar un contorno de como el acontecimiento se desarrollar durante los prximos 35 aos:> Desarrollo Estratgico con su visin y misin en mente, perfile sus objetivos claves y como ellos sern entregados y desarrollados ms all del ao corriente; las escalas de tiempo de juego y se identifican quin conducir cada accin (es decir organizacin/individuo)> las Implicaciones de Desarrollo resumen la poltica que usted aplicar para asegurar el control de calidad y un programa relevante de acontecimientos> Alineacin Estratgica adelantamiento, describir como su acontecimiento puede entregar a los proyectos estratgicos de sus grupos de presin corrientes y potenciales4. Exigencias de acontecimientoEsta seccin debera perfilar lo que es requerido en un nivel operacional entregar el acontecimiento:> Instalaciones que instalaciones son requeridas en trminos de servicios pblicos, alojamiento (en y del sitio), hostelera, comunicacin, otra tecnologa (como el cronometraje del equipo para acontecimientos deportivos), etc.> Servicios que servicios sern requeridos y quin los proporcionar: mdico, de polica, proteccin de nio, fuego{incendio}, direccin de trfico, salud y seguridad, seguridad, medios, etc.> detalle de Produccin el equipo de produccin requerido como poder, cercado, organizacin, sonido, iluminacin, visin, la planta pesada, etc.> Legal y de Seguros considera las implicaciones de arreglos contractuales y el seguro necesario requeridas cubrir todos los aspectos del acontecimiento> Etc....LA FIGURA 2.1 SIGUIEsta seccin debera describir a quin su auditorio/participantes/espectadores son y como usted los alcanzar: el captulo dos planificacin de negocio> Balance de Situacin proporciona la informacin de contorno sobre auditorios/participantes/espectadores existentes; fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas con la referencia especfica a la mercadotecnia y esfuerzo de comunicaciones> los Objetivos identifican mercados objetivo primarios y secundarios para cada ao del Plan Comercial> objetivos de juego de Estrategia de Comercializacin, objetivos y estrategias de logro> contorno de Estrategia de Comunicaciones/Medios los mensajes de comunicacin claves y como ellos sern entregados contra un objetivo> actividad de complot de Plan de Accin de Mercadotecnia contra un objetivo mensual> Presupuestos y espectculo de Recursos como usted financiar y recurso el plan> Escucha{Control}, Investigacin y Evaluacin salen como usted supervisar y evaluar el xito del Plan de Comunicaciones y la Mercadotecnia. Describa como usted investigar y supervisar a sus auditorios/participantes (la direccin adicional es proporcionada en el Captulo 12).6. Plan financiero y ConsideracionesEsta seccin es crucial. Usted tiene que mostrar que el acontecimiento es econmicamente viable y alcanzable.> Ingresos y presente{regalo} de Proyecciones de Gasto presupuestos de acontecimiento detallados y proyecciones de flujo de fondos para el perodo del plan (ver el Captulo 4 para la direccin).> Notas de Presupuesto si es necesario, explique como usted ha llegado a estas figuras; explique cualquier asuncin que ha sido hecha; d la informacin sobre los compromisos de los funder> objetivos de contorno de Plan de Ingresos y estrategias para asegurar financiacin y patrocinio y otros ingresos; incluya balanzas{escalas} de tiempo esperadas y planes de emergencia (ver el Captulo 5)> la Valoracin de Inversin que valor para el dinero hace el acontecimiento trae; quin/qu se beneficia y como van a este ser supervisado> Valoracin de Impacto Econmica los ingresos extra que la posesin del acontecimiento traer a su rea/economa7. Direccin y Mandos ComercialesEn esta seccin usted tiene que mostrar que usted es puesto hasta manejan el acontecimiento apropiadamente:> Direccin y Contorno de Organizacin el estado legal de la organizacin y estar claro sobre propiedad de acontecimiento. Detalle direccin clave y papeles de grupo de presin y maestra; muestre la estructura organizativa y la cadena de la orden (ver el Captulo 3 y 7).> el Plan de Accin de Acontecimiento dispuso un horario claro que cubre todos los aspectos de la entrega de acontecimiento (ver el Captulo 1)> el Negocio describe como usted guardar la pista del negocio; describa la direccin y sistemas de administracin que asegurarn el correr{la direccin} liso del acontecimiento> Otros Archivos explican los otros sistemas que usted pondr en el lugar para supervisar el progreso de cada operacin, cundo lo har usted, quin lo har, etc.> Sistemas de Informacin Gerencial como medir usted objetivos contra niveles del logro (mercadotecnia, presupuesto, etc.) y como proporcionar usted informes?> El estado de revisin cuando el plan ser examinado y cuya responsabilidad debe hacer as275. Mercadotecnia y Plan de ComunicacionesLA FIGURA 2.1 SIGUI8. Direccin de riesgoEn esta seccin usted debera explicar como usted se dirigir al proceso de Direccin de Riesgo:> los Factores de Riesgo identifican factores de riesgo claves (p.ej con respecto a sus objetivos, programa, finanzas, operaciones, reputacin, legal, auditorio, salud y seguridad, etc.). El espectculo como usted manejar y mitigar riesgos y proporcionar una evaluacin de riesgo inicial (ver el Captulo 9)28Apndices:stos pueden incluir documentos apropiados como:> informacin financiera Adicional> un mapa de sitio/local> investigacin Anterior e informacin de impacto econmica> poltica de Igualdades de oportunidades> Salud y poltica de seguridad> prcticas ticas> Cdigo de prctica/personal que informa documentoCmo debera el Negocio Planear ser presentado?Su plan debera ser fcil para leer y navegar. Debera ser escrito a mquina en una fuente clara con el espaciado bueno. Cada pgina debera ser numerada y el documento entero ligado. Asegrese que usted produce copias mltiples para distribuir a miembros de equipo claves, funders y grupos de presin si es necesario. Si el plan est siendo presentado en la persona en algn punto (es decir a un potencial funder), asegure que el presentador es familiar con todos los aspectos del plan y ellos tienen bueno cara a cara habilidades de presentacin.Repaso del PlanA no ser que se convenga otra cosa con compaeros de acontecimiento, es probable que usted esperar hasta que el acontecimiento del ao corriente haya sido organizado y el proceso de evaluacin completado antes de que usted reexamine el plan. Un perodo de revisin debera ser calculado{estimado} en el Plan de Accin de Acontecimiento de asegurar que el ejercicio es completado en bastante tiempo a la accin nuevos objetivos y procurar fondos durante futuros aos.> El mantenimiento de archivos buenos, documentacin de su actividad y produccin de proyectos no es sobre cuidado funders y grupos de presin felices. Esto le ayuda a funcionar ms eficazmente, comunicar lo que tiene que ser conseguido, y evita la necesidad de `inventar de nuevo la rueda' cada vez usted comienza su planificacin de acontecimiento.> Piensan lateralmente y ahorran tiempo recuerdan que usted debera ser capaz de cortar y pegar secciones de informacin estndares de su Plan Comercial en la financiacin de aplicaciones como apropiadas.> Una vez que usted ha escrito su plan, asegrese que usted lo guarda como `un documento vivo'.> Lo guardan simple.captulo dos planificacin comercial29PUNTAS{CONSEJOS} SUPERIOREScaptulo tresreunin del equipo31La informacin en cuanto al estado legal de organizaciones acontecimientos de operaciones es dada en el Captulo 7. En este punto sin embargo, vale la pena subrayar que los organizadores de acontecimiento vienen a muchas formas y tamaos, incluso:> acontecimiento Profesional u organizaciones de festival (sin fines de lucro)> compaas de direccin de acontecimiento Profesionales y promotores (anuncio)> sociedades Pblicas/privadas> departamentos{ministerios} de Acontecimientos dentro de organizaciones paternales o compaas> autoridades Locales> organizadores de acontecimiento Freelances que trabajan para, o de parte, cuerpos pblicos o sociedades annimas> foros de Turismo y organizaciones> promotores Locales> grupos Voluntarios> Confianzas> Institucin benfica> Organismos rectores de deporte> Clubes y asociacionesEl Equipo de AcontecimientoIndependientemente de su juego particular, es clave que usted selecciona el equipo derecho con las habilidades relevantes de tomar el acontecimiento avanzado. Durante su inicial que le planea habr identificado lo que tiene que ser entregado. La reunin del equipo derecho es esencial al xito. Segn el tipo y el tamao de su acontecimiento (y los recursos disponibles a ello), las reas claves de la responsabilidad pueden incluir:> Director de Acontecimiento> Productor/Gerente de Acontecimientocaptulo tres reunin del equipoNo hay `de la clavija' estructuras organizativas que pueden ser empleadas para entregar acontecimientos. Cada acontecimiento es tan individual como los objetivos que esto pretende conseguir y a la gente que lo entrega.33> Encargado de produccin> Administrador de Acontecimiento> el Ayudante de Acontecimiento> Financia al Ayudante> Gerente de Marketing> Gerente de Medios> Gerente de Sitio/Local> el Gerente de Recaudacin de fondos/Patrocinio> Programa al Gerente> Diseador de Produccin> Ayudantes de Informacin> Enlace de Artista/Participante> Direccin de Etapa{Escena}> Equipo de Produccin> Corredores la susodicha lista simplemente proporciona un ejemplo de las clases de papeles que pueden ser apropiados para un acontecimiento. Podra ser que su acontecimiento requiere que una variedad de papeles, un equipo muy ampliado, o tal vez slo{justo} las dos o tres personas apoyadas por voluntarios entregue todos los aspectos de la direccin de acontecimiento. Independientemente del caso, asegure que usted es suficientemente equipado para encontrar el desafo. El proceso de poner el equipo juntos comienza con preparar descripciones del trabajo para varios papeles que usted desea crear. stos deberan declarar simplemente y claramente lo que usted espera que cada persona haga. Este debera ayudarle a clarificar los papeles actuales que usted tiene que poner en el lugar y los juegos de habilidad requeridos. La siguiente etapa{escena} debe decidir la naturaleza de cada acuerdo: busca usted a un trabajador independiente, contratista a corto plazo o miembro permanente del personal? Pagar usted cada semana o mensualmente? Pagar usted horas extras? Cuntos horas una semana? Cuntos vacaciones de das? Ser pagado algn sobresueldo? Usted debera pretender proporcionar las condiciones derechas de atraer la clase de personal requerido dentro del presupuesto disponible. Una vez que usted ha decidido los papeles que usted requiere, esto es una idea buena de preparar una carta organizativa o proveyendo de personal el plan que dispone la estructura de su equipo de acontecimiento. Este le ayudar a demostrar la cadena de orden. Aqu est un ejemplo de lo que este podra parecer para nuestra `X-ciudad al Festival de Artes Visual'. 34La FIGURA 3.1Gerente/Productor de AcontecimientoEncargado de produccinGerente de ProgramaPatrocinio y Gerente Organizado para recaudar fondosMercadotecnia y Gerente de MediosEquipoAyudante de FinanzasAyudante de Acontecimiento 1Ayudante de Acontecimiento 2Ayudantes de Informacin de Voluntario x10Reclutamiento: de ser posible, planee su actividad de reclutamiento con mucha anticipacin. Si usted anuncia postes, asegura que usted se va del tiempo de abundancia del anuncio para ser colocado, entrevistas para ser sostenidas y cualquier perodo de aviso para ser trabajado, etc. No olvide que usted puede buscar recomendaciones de otros gerentes de acontecimiento (muchos profesionales de acontecimiento son freelances y movimiento del acontecimiento al acontecimiento a consecuencia de la recomendacin). Asegure que usted siempre toma referencias para cualquier nuevo miembro de su equipo de acontecimiento. Acertar en el equilibrio en el equipo es un personal de acontecimiento de consideracin clave a menudo tienen que trabajar muy estrechamente juntos durante horas largas en ambientes presurizados, tan asegrese su complemento de miembros de equipo el uno al otro. Siempre proporcione una descripcin del trabajo y formalice sus acuerdos de reclutamiento por escrito, asegurando que los precios de la paga (o la base del trabajo voluntario) son claramente entendidos y aceptados. Obligaciones legales: Para informacin general y consejo en cuanto a la mejor prctica y sus obligaciones legales como una visita de patrn www.dti.gov.uk, www.businesslink.gov.uk O www.bgateway.com (tambin, ver el Captulo 7 para el consejo adicional).captulo tres reunin del equipoDirector de Acontecimiento35Direccin de GrupoClarifique papeles: asegure que cada miembro del equipo tiene un entendimiento claro de lo que su, y sus varios compaeros de equipo, los papeles implican, lo que es esperado de ellos y a quin ellos son responsables. Comunicaciones Internas: es esencial que usted haga funcionar comunicaciones internas buenas. Sostenga reuniones de equipo regulares para actualizar el Plan de Accin de Acontecimiento y asegurar que todos los miembros claves son familiares con y entienden las cuestiones y desafos. Estas reuniones son tambin una oportunidad de miembros de equipo para levantar sus propios puntos y compartir el conocimiento y la experiencia. Personal de Experiencia de Trabajo: Si usted ofrece a estudiantes la oportunidad de ganar la experiencia de trabajo en el acontecimiento, asegurar que usted es equipado y capaz de instruir/consejero/supervisar y proporcionar la reaccin. Ponga su acuerdo por escrito, asegurando que usted clarifica el alcance del trabajo y estado si ser pagado o en una base voluntaria, etc. Voluntarios: Si usted piensa usar a voluntarios para asistir con el acontecimiento, asegurar que usted es capaz de especificar claramente lo que es requerido de ellos; los tipos de papeles usted desea que ellos funcionen; horas; formacin{entrenamiento}; incentivos; a quin ellos hacen un informe; como tratar con incidentes y una idea de que esperar durante el da, etc. Los voluntarios tienen que ser manejados con cuidado y su relacin con ellos ser diferente a su relacin con el personal pagado. Recuerde, los voluntarios dejan su tiempo para trabajar en su acontecimiento y ellos probablemente tendrn motivos especficos de ofrecerse. Para seleccionar y conseguir el mejor de sus voluntarios, esto es un acercamiento bueno para averiguar lo que ellos miran para salir de la experiencia y tratar de emparejar sus habilidades y personalidad con el papel apropiado. Por ejemplo, un recepcionista podra trabajar bien en una cabina de informacin o transacciones con participantes, mientras alguien con habilidades de comunicacin menos expertas puede preferir el funcionamiento en un papel que menos afronta pblico. Guarde a voluntarios bien informados/informados sobre el acontecimiento, particulary si su papel implica el contacto con el pblico. Esto es siempre un toque agradable para reconocer la contribucin de voluntarios proporcionando un pequeo regalo/certificado sobre la finalizacin del acontecimiento. Ya que la informacin adicional y el consejo visitan el sitio Web del Desarrollo de Voluntario Escocia www.vds.org.uk (ver tambin www.volunteering.org.uk, www.askncvo.org.uk Y www.businesslink.gov.uk) 36El Equipo ms AmplioCuando hablamos de `el Equipo de Acontecimiento' queremos decir a los individuos claves empleados (o trabajando en una base voluntaria) para entregar el acontecimiento. Adems del equipo de acontecimiento principal, es probable que habr muchos otros quin arreglar el equipo ms amplio responsable del xito del acontecimiento. stos pueden incluir, por ejemplo:> los acontecimientos de Grupo que Conducen que implican funcionamiento de sociedad y fondos son por lo general supervisados por `un Grupo que Conduce' a menudo arreglado de representantes de varios compaeros. Este grupo es responsable de dar el consejo y la direccin general al acontecimiento y para asegurar que los intereses de todo funders son apropiadamente entregados. El Grupo que Conduce puede representar el bordo (si hay), o puede haber una Junta directiva separada responsable de decisiones de poltica claves. Las fechas para Conducir reuniones de Grupo deberan ser concordadas con mucha anticipacin para asegurar la asistencia{concurrencia} buena y el compromiso de todos los compaeros.> Bordo segn su estructura, usted puede tener bien un Bordo en vez (de o as como) un Grupo que Conduce. Un Bordo probablemente tendr la responsabilidad directa del acontecimiento as como la responsabilidad de poltica y direccin, mientras un Grupo que Conduce por lo general trabaja en una capacidad consultiva slo. Independientemente de su situacin, usted tendr que determinar donde el poder de toma de decisiones y responsabilidad ltimo est.> Subgrupos aparte del equipo de acontecimiento y Grupo que Conduce, los acontecimientos a menudo tienen que crear subgrupos a fin de dirigirse y manejar con eficacia ciertas cuestiones/reas. Por ejemplo, para un acontecimiento al aire libre principal, es probable que un subgrupo de agencia conjunta que implica la direccin de acontecimiento, urgencias, polica, autoridades locales y contratista de seguridad ser convocado para considerar y Salud de accin y planificacin de Seguridad. Otros grupos como `un subgrupo de mercadotecnia' y `programacin del subgrupo' pueden ser formados. Slo forme subgrupos si es necesario no para su propio bien y guarde la suscripcin restringida a aquellos con el conocimiento requerido, experiencia y capacidad de proporcionar la entrada activa. Como el gerente de acontecimiento, usted debera actuar como el coordinador para todos los subgrupos y debera alimentar todos los resultados atrs al equipo de acontecimiento y Grupo/Bordo que Conduce.captulo tres reunin del equipo37Otros Servicios38 Adems del susodicho, los servicios de personal adicional, contratistas y proveedores son por lo general requeridos. stos pueden incluir:> funcionarios de Acontecimiento> Seguridad> Stewarding> Mdico> Primeros Auxilios> Proveyendo comida> Taquilla y Frente de Casa> Tcnico: organizacin, estructuras, iluminacin, sonido, poder, etc.> investigadores de Mercado> operadores de Concesin> servicios comerciales Legales y otros Por ltimo el xito de su acontecimiento estar directamente relacionado con la eficacia de su equipo y estructura total tan lleve tiempo en las etapas{escenas} tempranas para planear y acertar en este.captulo cuatropresupuestos y direccin financiera41SNODirectamente del principio, asegure que usted pone un presupuesto realista con flexibilidad incorporada y contingencias identificadas. Si usted mira para levantar fondos pblicos o patrocinio, no se acerque a un potencial funder hasta que usted sea capaz de presentar un presupuesto de contorno realista. Recuerde, usted tiene que convencerse de la viabilidad financiera del acontecimiento antes de que usted pueda convencer a otros.TransparenciaSe requerir que aquellos solicitando (y en el recibo de) fondos pblicos proporcionen la informacin financiera detallada sobre el acontecimiento y finanzas de compaa ms amplias. Para direccin y reportaje de objetivos aseguran que usted se queda separado, o es capaz de separarse, toda la informacin financiera para hacer con el acontecimiento. Nunca intento 'de eludir' figuras o proporcionar informacin de engao. El Funders a menudo requerir la vista de sus cuentas anuales y puede reservar bien el derecho de realizar una auditora para asegurar que sus fondos han sido usados en la manera concordada. Aparte de las exigencias de los funder esto es la mejor prctica para presentar y guardar cuentas transparentes.Preparacin de su PresupuestoSu presupuesto de acontecimiento es bsicamente una proyeccin de todos los ingresos y gasto acerca del desarrollo y la entrega del acontecimiento. Para ayudarle a manejar finanzas de acontecimiento con eficacia esto es un acercamiento bueno para guardar `un presupuesto vivo' en su ordenador es decir una hoja de clculo que usted actualiza en una base (diaria/semanal) regular. Establezca su presupuesto en un paquete como Microsoft Excel de modo que usted tenga funciones numricas para ayudarle a manejar los datos financieros.captulo cuatro presupuestos y direccin financieraLa direccin financiera buena es fundamental a la entrega de acontecimientos acertados. Nuestro consejo es simple: planee para el futuro, ser realista, conservarse encima de su presupuesto y poner en prctica sistemas de control que trabajan para usted.43La plantilla siguiente da un ejemplo de la clase de entradas que pueden ser apropiadas para su acontecimiento, pero sus entradas deberan ser por supuesto especficas a su situacin particular:La FIGURA 4.144Resumen de Presupuesto de Acontecimiento VivoLa descripcin INGRESOS 1 2 3 4 5 6 Subvenciones / Asegurando / Financiacin de Pblico (ponen todos en una lista) Confianzas / Fundaciones (ponen todos en una lista) Patrocinio (ponen todos en una lista) Ventas de Boleto / Comercializacin de Admisiones Otra Administracin de GASTO de Ingresos de Total de Ingresos 1 2 3 4 5 6 Sueldos de Personal de Alojamiento y Viajes de Seguro de General de Administracin Generales y Honorarios de Direccin de Honorarios (si aplicable) Otro Acontecimiento de Administracin de Total parcial de Gastos de Administracin Cuesta 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Evaluacin de Acontecimiento / Honorarios de Sancin de Gastos de Oferta (si apropiado) Instalacin / Local Otros Gastos de Produccin (Planta, Equipar. Alquiler, Equipo, Seguridad, etc.) Salud y Entretenimiento de Ceremonias de Seguros de Seguridad / Programa Artstico (honorarios y gastos) Coste de Hospitalidad de de de de Comercializacin 1 libra esterlina. Proyectado () 2 libras esterlinas. Gaste{pase} hasta ahora () 3 libras esterlinas. Desacuerdo (12) 1. Proyectado () 2. Ingresos hasta ahora () 3. Desacuerdo (12)LA FIGURA 4.1 SIGUI11 12 13 14Comunicacin (Radioes, etc.) Produccin de Boleto Otro Acontecimiento de Total parcial de Gastos de Acontecimiento Cuesta Mercadotecnia y de de de Gastos de Promocin1 2 3 4 5 6 7Anunciando Honorarios de Diseo y Produccin de Letra Correo Directo / Distribucin / Medios de Internet de Demostracin y Estudio del Mercado PR Otra Mercadotecnia y GASTOS DE TOTAL de Promocin y Mercadotecnia de Total parcial de Gastos de Promociones AADEN LA CONTINGENCIA (el 5 % de GASTOS TOTALES) GASTOS TOTALES + Exceso de CONTINGENCIA / de de de de de de de de de de de de de de de Dfcaptulo cuatro presupuestos y direccin financiera45Viajes, Alojamiento y ServiciosPuntas{Consejos} de Preparacin de Presupuesto> Asegure que usted incorpora contingencias apropiadas en su presupuesto.> Presentan su presupuesto claramente y se aseguran que es fcil leer y hacer de intrprete.> Ser realista. Nunca incluya fuentes de financiacin que con poca probabilidad se materializarn.> de ser relevante por ejemplo, si las finanzas de acontecimiento son tratadas por una organizacin paternal aseguran los centros de costes que usted establece en su presupuesto de acontecimiento (es decir mercadotecnia, produccin, etc.) se integran con el sistema de cuentas 'paternal'.> Todo y cada artculo de ingresos de acontecimiento y gasto debera ser registrado en su presupuesto de acontecimiento.> la complejidad de su presupuesto depender del tamao o la naturaleza de su acontecimiento. Si el presupuesto es extenso, y usted emplea un paquete de software como Microsoft Excel, esto es un acercamiento til para unir hojas de trabajo al `resumen de presupuesto extraordinario' a fin de guardar una avera detallada de cada lnea en el presupuesto.> El estado claramente si su presupuesto es presentado como la RED (esto no incluye el IVA) o el GRUESO (esto incluye realmente el IVA). En trminos generales, si usted es el IVA registrado y capaz de reclamar el IVA guardan un presupuesto de acontecimiento NETO. Si usted no es el IVA registrado y por lo tanto incapaz de reclamar el IVA guardan un presupuesto de acontecimiento GRUESO. Si en la duda, busque el consejo de su contable.> Ser consciente del estado de IVA de cualesquiera ingresos que usted recibe. Por ejemplo, las subvenciones no son generalmente sujetas al IVA pero el patrocinio comercial probablemente ser. Los errores o los malentendidos pueden ser costosos.> Aseguran que usted entiende su responsabilidad para pagar el IVA en ingresos de boleto y otras ventas.> Ser conservador en cuanto a objetivos de ingresos de boleto. Entrando en unos ingresos de boleto proyectados, asegure que usted ha calculado{resuelto} exactamente cuantos boletos usted tendra que venderse para conseguirlo. Acurdese de tener cualquier deduccin impositiva en cuenta, precios de concesin, reservas de grupo u ofertas especiales y su impacto probable en su objetivo. 47captulo cuatro presupuestos y direccin financiera> Es importante que usted registre el valor de cualquier apoyo 'en clase' que usted recibe. Sin embargo, evitar conseguir sus valores 'en clase' mezcl bien con el dinero efectivo actual a su disposicin, es aconsejable guardar una nota de su apoyo en clase por separado. Si usted decide realmente mostrar figuras 'en clase' en su presupuesto, asegrese que usted entra en el valor como unos ingresos as como gasto y marca ambas entradas como 'en clase'.> Siempre reserva y archivo su presupuesto si es necesario. Asegure que usted guarda un registro de cuales versiones usted ha presentado a partidos exteriores como la financiacin de compaeros. 48Mecanismos de Control> El Sostenedor de Presupuesto: es aconsejable que una persona sea por ltimo responsable de actualizar y manejar el presupuesto total idealmente el gerente de acontecimiento o productor. Si los otros en el equipo son dados autoridades para ciertos elementos de presupuesto, poner mecanismos de control de antemano y aseguran que ellos entienden y concuerdan el nivel de presupuesto disponible a ellos.> Codificacin: de ser relevante, establezca un sistema de codificacin de factura apropiado de modo que la informacin de presupuesto pueda ser fcilmente entrada (y filtrada) de acuerdo con cualquier sistema de cuentas existente.> rdenes de compra: Donde posible, levante rdenes de compra. stos no slo proporcionan un mecanismo que comprueba pasando facturas para el pago, pero ellos confirman al proveedor exactamente lo que usted quiere y cuando usted lo quiere. Asegure que usted aade detalles de entrega y se pone en contacto con el nmero de telfono, sobre todo si la orden{el pedido} es ser entregada a un sitio de acontecimiento temporal.> facturas que Tratan: Segn que ya existe dentro de su organizacin, esto es una idea buena de poner en el lugar un sistema para aprobar facturas acerca del acontecimiento. Un mecanismo de control debe atar `los resbalones de aprobacin a cada factura para el sostenedor de presupuesto para cifrarlos, `firman ellos lejos' y aaden cualquier nota apropiada para el encargado de libro (o persona que escribe los cheques). Independientemente del sistema que usted emplea, asegura que las facturas no se hacen pagadas hasta que el sostenedor de presupuesto de acontecimiento los haya aprobado y haya actualizado `el presupuesto vivo' en consecuencia. El punto debe conservarse encima de todo el gasto de acontecimiento.> Fondo para gastos menores: Asegure que todo el fondo para gastos menores gasta{pasa} es factored en el presupuesto. Publicando el resbaln (usted puede hacer su propio o comprarlos de papeleros). Asegure que los recibos para todas las compras de fondo para gastos menores son coleccionados, numerados y correctamente cifrados. Es til proporcionar una plantilla de fondo para gastos menores para aquellos en el recibo del dinero efectivo. Aqu est una plantilla de muestra para usted para adaptarse a sus objetivos. Proporcione la plantilla como un archivo Excel ms bien que como una copia impresa a fin de reducir al mnimo errores: ver la figura 4.2 abajo.La FIGURA 4.2REGISTRO DE FONDO PARA GASTOS MENORESPor favor numere sus recibos y grapa ellos a este Nombre de forma completado _________________________________________________ Dan recibo por el No 1 2 el Cdigo mercadotecnia/3 mercadotecnia/7 de Presupuesto Etc.... La Fecha de Totales volvi: Notas: la Descripcin de 20.00 libras esterlinas de 30.00 libras esterlinas de 50.00 libras esterlinas sella la Fecha de cartucho de impresora xx/xx/xx xx/xx/xx xx/xx/xx Fondo para Gastos Menores el Fondo para Gastos Menores de 20.00 libras esterlinas de 40.00 libras esterlinas de 20.00 libras esterlinas de 10.00 libras esterlinas de 50.00 libras esterlinas Recibido Gasta{Pasa} el EquilibrioNote: Una vez que usted recibe un registro de fondo para gastos menores completado, lo cambia para el resbaln (ones) de fondo para gastos menores asociado para guardar sus archivos a fin de.> cuidado de registro Bueno: Guarde toda su informacin financiera en el archivo y a mano. Haga copias impresas de sus documentos claves. Detrs todos sus archivos de ordenador a CD o DVD en una base regular.> proyecciones de Flujo de fondos: Asegure que usted planea su flujo de fondos con eficacia. La carencia del dinero efectivo disponible podra traer bien su operacin a un alto y poner el equipo entero y acontecimiento bajo la presin innecesaria. Una plantilla simple es proporcionada en la siguiente pgina. Recuerde que las entradas en el flujo de fondos sern el GRUESO (es decir ellos incluirn el IVA). Si usted es el IVA registrado y el acontecimiento no es el nico negocio de la compaa, sus pagos/reclamaciones de IVA deberan ser factored en a su flujo de fondos de compaa total. Otra vez, si usted trabaja dentro de una estructura organizativa ms amplia, asegura que usted planea su flujo de fondos con el departamento{ministerio} de finanzas. Ver la figura 4.3 al dorso.captulo cuatro presupuestos y direccin financiera49fondo para gastos menores de antemano, asegure que usted hace as a cambio de un fondo para gastos menores firmadoFLUJO DE FONDOS DURANTE LOS DOCE MESES TERMIN ABRIL 20XXAgosto-0X de julio-0X TOTALES de abril-0X de marzo-0X de febrero-0X de Enero-0X de diciembre-0X de noviembre-0X de octubre-0X de Sep-0XINGRESOS GRUESOSMayo - 0XJunio-0XInserte el de de de de de de de de de de de de de de la fuenteInserte ingresos mensualesTotalRECAUDE EN BRUTO DIRIGEN agosto-0X de julio-0X de GASTO Enero-0X de diciembre-0X de noviembre-0X de octubre-0X de Sep-0XMayo - 0XJunio-0XFebrero-0XMarzo-0XAbril-0XEncarteEl encarte mensualmente gasta{pasa} de de de de de de de de de de de de de TotalApertura de Equilibrio de de de flujo de fondosLos Ingresos de gastan{pasan}Cierre de Equilibrio que Abre de de de de de de de de de de de flujo de fondos de equilib50La FIGURA 4.3TOTALEST N' HACENT LEELLOL AL-IRD! PE AH-S AR PECosas de Recordar en el sitio52Dinero efectivoPiense en que dinero efectivo usted necesitar durante el acontecimiento s mismo. Necesita usted hasta flotadores, dinero de premio, fondo para gastos menores, etc.? Asegrese que usted pide cualquier dinero efectivo que usted requiere de su banco{orilla} bastante bien de antemano. Acurdese de declarar las denominaciones requeridas y cuando usted tiene que recogerlo.HonorariosAlgunos ejecutantes prefieren ser pagados en el acontecimiento s mismo. Ya que la facilidad y la seguridad tratan de evitar este, pero si es inevitable preparan los cheques/dinero efectivo de antemano y tienda{depsito} en un cuarto{espacio} cerrado con llave o caja fuerte hasta no requerido. Asegure que usted consigue un recibo apropiado para cualquier pago en efectivo.SeguridadAsegure que usted pone medidas de seguridad suficientes en el lugar que tienen la cantidad de efectivo en cuenta que usted tendr en el sitio y la seguridad de aquellos manejndolo. Estudie detenidamente varios guiones pertinentes a su acontecimiento. Cmo supervisar usted y almacenar su takings en el sitio? Quin ser responsablee manejar el dinero efectivo? Es requerida la formacin{el entrenamiento}? Es suficientemente protegido el personal contra el ataque posible? Tiene que usted arreglar un Servicio Seguro de la Noche con su banco{orilla}? Acurdese de comprobar su pliza de seguros para asegurar que usted tiene el nivel derecho y el tipo de la tapa.Otras Cuestiones FinancierasCuentas AnualesEl estado de su organizacin determinar el nivel del reportaje financiero que se requiere que usted emprenda. Se requiere que compaas certificadas segn la ley preparen y presenten un juego de cuentas financieras a la Casa de Compaas cada ao. Mientras no se requiere que organizaciones no incorporadas hagan este, ellos deberan mantener libros apropiados y archivos. Ya que consejo adicional visitan www.businesslink.gov.uk, www.bgateway.com, www.companieshouse.gov.uk o hablan a su contable.IVA debera usted ser registrado?El suministro de cualquier bien y servicios, que son sujetos al IVA por lo menos, es llamado provisiones gravables si usted es el IVA registrado o no. Si el valor de su gravable totalmente o principalmente cero tasado en cuyo caso usted puede solicitar la exencin del registro. Ya que informacin adicional visitan www.hmrc.gov.uk o llamada helpline nacional 0845 010 9000.captulo cuatro presupuestos y direccin financieralas provisiones son sobre un lmite especfico, usted tiene que registrarse para el IVA, a menos que sus provisiones seanAyuda de RegaloLa Ayuda de Regalo permite que la institucin benfica reclame el precio bsico del impuesto sobre la renta pagado en las donaciones. Usando la Ayuda de Regalo significa que para cada libra donada, la institucin benfica puede reclamar 28 peniques suplementarios de los Impuestos Internos. Si el donante es un contribuyente del Reino Unido, este significa que 100 libras esterlinas pueden ser convertidas en 128 libras esterlinas slo{justo} mientras que las donaciones son hechas por la Ayuda de Regalo. Para ms informacin en elegibilidad y como reclamar, ponerse en contacto con la Oficina de Institucin benfica de Impuestos Internos en Edinburgh 0845 3020203 o visita www.hmrc.gov.uk O www.givingcampaign.org.ukGuarde un Registro de sus ActivosSi usted ha comprado artculos como sitio o equipo de oficina para los objetivos del acontecimiento, es til guardar un registro/registro de lo que usted tiene y donde cada artculo es almacenado. Este debera impedir sus artculos comprados ser perdido, olvidado sobre e innecesariamente sustituy prxima vez por ah.Futura PlanificacinPlaneando las finanzas del acontecimiento por el perodo de aos, usted puede usar su `Presupuesto Vivo' modelo (la figura 4.1, la pgina 44) y ajustarlo para demostrar ingresos proyectados y gasto adelantamiento. Esta clase de la planificacin debera ayudarle a concentrarse en la futura viabilidad financiera del acontecimiento y lo que usted tendr que hacer para asegurar este.53La FIGURA 4.4Proyeccin de Presupuesto de Acontecimiento ms de 3 AosLa descripcin el captulo de INGRESOS cuatro presupuestos y direccin financiera 1 Incluye todo el Ao de detalles 1 Ao 2 Ao de proyeccin 3 proyeccinGASTO de Ingresos Total 1 Incluye todos los detallesAo de 1Ao de 2 proyeccinAo de 3 proyeccinGASTOS TOTALES AADEN CONTINGENCIA (el 5 % de GASTOS TOTALES) GASTOS TOTALES + Exceso de CONTINGENCIA / Dficit de de de de de de de de de PUNTA{CONSEJO} SUPERIORConsrvese encima de sus finanzas en cada etapa{escena}. Si usted pierde el control del presupuesto usted ha perdido con eficacia el control del acontecimiento.55captulo cincofabricacin de ello sumar recaudacin de fondos571) Es econmicamente viable? 2) es sostenible? (si esto no es una proposicin nica)Poniendo la esttica y la calidad del programa a un lado, si un acontecimiento no es econmicamente viable entonces su xito ser enormemente disminuido y no ser sostenible. Por lo tanto, puede ser ms difcil asegurar el futuro apoyo financiero. En aos recientes, el coste de organizar acontecimientos ha aumentado y se ha hecho necesario para organizadores de acontecimiento de contemplar{buscar} una amplia variedad de fuentes a fin de levantar los ingresos requeridos. Preparando el Plan Comercial y el Presupuesto de Acontecimiento, esto es un acercamiento bueno para preparar un Plan de Ingresos de ayudarle a planear su recaudacin de fondos.Cul es un Plan de Ingresos?Un Plan de Ingresos le ayudar a tasar todas las opciones organizadas para recaudar fondos que tienen el potencial para levantar ingresos para el acontecimiento. Esto dar la confianza a compaeros existentes y grupos de presin que las finanzas adicionales para encontrar la aspiracin de presupuesto sern activamente buscadas. Identificando fuentes de ingresos y fechas lmites, deberan los objetivos esperados no ser encontrado, las contingencias identificadas deberan ser puestas en la accin. Una Plantilla de Plan de Ingresos es mostrada hacia el final de esta seccin.Fuentes de Ingresos y Financiacin PotencialesLa recaudacin de fondos a menudo tiene que ser un proceso en particular inventivo. Segn el tipo de acontecimiento, es probable que se requerir que una combinacin de unos o todas las corrientes de ingresos siguientes realice{comprenda} su objetivo de financiacin:> Ventas de Boleto (es decir auditorios, espectadores)> Cuotas Participantes (es decir acontecimientos de deportes)captulo cinco fabricacin de ello sumar recaudacin de fondosPrediciendo la probabilidad del xito de un acontecimiento, dos preguntas importantes tienen que ser hechas:59> Fondos Pblicos> Patrocinio Comercial> Confianzas y Fundaciones> Concesiones y Licencias> Comercializacin> Escaparate, Demostracin y Soportes de Informacin> Anunciando> Apoyo en Clase> Otras Actividades 60Ventas de BoletoAsegrese que usted pone una estructura de fijacin de precios de boleto realista. Investigue acontecimientos similares, mire sus estructuras de fijacin de precios y est consciente de las expectativas de su auditorio. Considere el impacto que la fijacin de precios reducida y las ofertas especiales tendrn en sus objetivos de ingresos esperados. Si usted es obligado de pagar IVA en ventas de boleto se acuerdan de calcular{estimar} el precio neto para objetivos de ingresos y tambin tener cualquier comisin de agencia de boleto en cuenta si un tercero distribuye boletos para usted. De ser asignado, asegrese que usted ha negociado con sensatez cualquier hendidura de taquilla con el local/artistas/otros y ha concordado cualquier garanta contra la prdida. Por supuesto, no cada acontecimiento tiene una cuota pero usted puede desear pensar culpar para ciertos elementos del programa de acontecimiento. Si es as aclaran en su literatura de acontecimiento alguna `paga para entrar' entretenimiento dentro de un acontecimiento por otra parte libre{gratis}.CuotasComo con precios de boleto que se ponen, es importante asegurar que cualquier cuota participante es puesta en un nivel realista. Investigue acontecimientos similares para asegurar que su cuota es inkeeping con la norma de industria. Considere la percepcin que su cuota crear para su acontecimiento, es decir los participantes deberan sentir que ellos consiguen el valor para el dinero. Donde aplicable, acurdese de incluir cualquier imposicin de raza o gastos similares en los honorarios (y asegurar que este es explicado en su presupuesto de acontecimiento total). Independientemente de la cuota usted decide culpar, es importante que usted claramente declare lo que esto realmente incluye en toda su informacin de acontecimiento.Fondos PblicosLos acontecimientos apoyados por autoridades locales son por lo general prioritised para el apoyo por EventScotland. La razn de este es que los acontecimientos apoyados en la localidad con mayor probabilidad sern sostenibles en hace funcionar un fondo de acontecimientos o que los fondos pueden estar disponibles por departamentos{ministerios} como `el desarrollo econmico', `cultura y los servicios de ocio o por fuentes como un `fondo de bien comn local'. Las autoridades cada vez ms locales desarrollan estrategias de acontecimientos y emplean a oficiales de acontecimientos para coordinar su participacin y apoyo. Preguntando sobre el potencial de apoyo de sus autoridades locales, el mejor lugar para comenzar es preguntando si hay un oficial de acontecimientos u otro apropiado (cultura o deportes) el contacto que puede ayudar a la ruta su pregunta. Aparte del apoyo financiero, las autoridades locales tambin pueden ser capaces de proveer la ayuda de aspectos de la organizacin de acontecimiento suministrando servicios en clase, consejo, inclusin en `Lo que est En' guas, etc. Los detalles de contacto para todas las autoridades locales escocesas pueden ser encontrados en www.cosla.gov.uk As como sus autoridades locales, hay una variedad de otras organizaciones y cuerpos de financiacin que pueden ser capaces de ofrecer la ayuda financiera y/o 'en clase'. stos incluyen el Consejo de Artes escocs, sportscotland, Empresa escocesa, Artes y Negocio, VisitScotland, etc. Otra vez, una lista de contactos bsica es proporcionada en el Apndice. Vale la pena tener en cuenta que la mayor parte de estos cuerpos animaran a candidatos a buscar la financiacin de sociedad y con poca probabilidad sern el nico inversionista en su acontecimiento. Todos estos cuerpos de financiacin requieren que los candidatos encuentren criterios especficos. Recuerde, cada funder tiene sus propios objetivos y su acontecimiento, puede o no necesariamente poder proporcionar un final adecuado por stos. Pregntese si su acontecimiento ayudar a encontrar los objetivos que la organizacin de financiacin s mismo tiene que conseguir. Despus de identificar los cuerpos de financiacin apropiados, averige como su aplicacin debera ser presentada y cuales las fechas lmites para la sumisin son. Rellenando formularios de inscripcin, asegresele:> Totalmente entienden criterios de elegibilidad y las pautas. Si usted no entiende algo, no tenga miedo de telefonear al gerente de fondo para buscar el consejo.> Ledo cada pregunta a fondo y respuesta ello expresamente.> Se dan bastante tiempo para completar su aplicacin y reunir todos los documentos de apoyo requeridos. Un shoddily sumisin presentada o incompleta no le har ningn favor.captulo cinco fabricacin de ello sumar recaudacin de fondosel a largo plazo cuando ellos caben con estrategias locales. Es posible que sus autorid