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E.S.E.

HOSPITAL MPAL SAN ANTONIO DE TIMANA

NIT.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACION

AREA: APOYO LOGISTICO

UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS

PROCESO: ADMINISTRATIVO

PROCEDIMIENTO: RECAUDOS DE CAJA

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Ingresar y registrar diariamente a tesorería los dineros exactos recaudados por caja, de conformidad con las normas establecidas.

2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE

Factura Registro presupuestal Resumen de Caja Recibo de consignación Libro de caja y Bancos

3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1 DEPENDENCIAS

Gerencia Administración Caja Contabilidad Urgencias Consulta Externa Laboratorio Odontología

3.2 CARGOS Gerente Profesional Universitario Auxiliar de administración Auxiliar en Salud (caja) Facturadores Contador

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PROCESO: ADMINISTRACION


4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1 Urgencias, Consulta Externa,

Odontología y Bacteriología

Facturadores

-Reciben dinero de los usuarios y generan la factura. -Entregan el original de la factura al usuario

2

Caja

Auxiliar de salud

Recibe dinero del usuario o de los facturadores del servicio de urgencias, de consulta externa, laboratorio y odontología. Entrega al usuario original de la factura. Realiza consolidado diario de caja. Entrega al Auxiliar administrativo consolidado de caja y el dinero exacto cancelado por los usuarios o facturadores de los servicios.

Por todo valor que cancele el usuario se debe diligenciar una factura en el sistema para que cargue de una vez a contabilidad

3

Administración

Auxiliar administrati

vo

Recibe dinero, el consolidado diario de caja Revisa y confronta dinero con el consolidado. Realiza consignación Entrega al contador el consolidado diario de caja y la copia de la consignación

La factura se debe diligenciar directamente en el sistema La consignación se realiza a mas tardar el día hábil posterior al recaudo

4

Contabilidad

Contador

Recibe resumen de caja y copia de la consignación Registra en el sistema en el libro bancos la consignación Imprime consignación y las firma. Entrega al Auxiliar Administrativo copia de la consignación emitida por el sistema, resumen de caja y copia de la consignación emitida por el banco

Diariamente se generará un boletín de caja y bancos, en el sistema aún cuando no registre movimiento alguno.

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PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

5

Contabilidad

Auxiliar

administrativo

Recibe copia de la consignación emitida por el sistema, resumen de caja y copia de la consignación emitida por el banco. Registra en el libro de caja manual y archiva. Entrega al Profesional Universitario copia de la consignación emitida por el sistema, copia de la consignación emitida por el banco y copia del resumen de caja.

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5. MEDIDAS DE SEGURIDAD, POLÍTICAS Y MECANISMOS DE CONTROL

Diligenciar factura en el sistema por todo valor que cancele el usuario.

Entregar al usuario original de la factura por todo valor que cancele.

Confrontar que el valor en dinero entregado a tesorería corresponda exactamente con el valor totalizado en

el resumen de caja

Verificar el consecutivo de las facturas utilizadas, inclusive las anuladas.

Llevar archivo en orden consecutivo de todas las consignaciones emitidas por el sistema.

Registrar todos los recaudos por caja en el presupuesto y en el libro de caja y de bancos.

Conservar los valores recaudados en una caja fuerte hasta su depósito en bancos.

Realizar resumen todos los ingresos recaudados por caja.

Verificar y confrontar que los valores consignados correspondan con los valores recaudados por caja y con

el resumen de caja.

Verificar que los valores se consignan a más tardar al otro día hábil de recaudados.

Verificar que el recibo de consignación lleve la firma y sello del banco.

Realizar diariamente consignación emitida por el sistema.

Enviar a contabilidad inmediatamente toda información contable que genere la E.S.E.

Tener póliza de seguros para el manejo de valores.

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IDENTIFICACION AREA: APOYO LOGISTICO UNIDAD: RECURSOS FINANCIEROS PROCESO: ADMINISTRATIVO PROCEDIMIENTO: RECAUDOS DE CAJA

6. DIAGRAMA DE FLUJO

Facturadores Usuario Auxiliar de Caja Auxiliar admón. Contador Profesional universitario

Inicio

Diligencia factura en el sistema y

entrega original al usuario.

Copias de facturas en el sistema

Guarda

Revisa y contabiliza en el sistema.

Revisa y confronta en el sistema, diligencia consolidado caja

Revisa y confronta consolidado de caja, consigna

Consignación del sistema y banco Archiva

Fin

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PROCEDIMIENTO: RECAUDOS ASEGURADORAS

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Ingresar y registrar inmediatamente a tesorería los pagos efectuados por las aseguradoras, de conformidad con las normas establecidas.


Giro electrónico recibo consignación Libro de bancos Registro presupuestal Boletín diario de bancos Comprobante contabilidad


Gerencia Administración Contabilidad Facturación

3.2 CARGOS Gerente Profesional Universitario Auxiliar administración Auxiliar facturación Contador Auxiliar de Cartera Aseguradora

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PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1 Aseguradora Cancela servicios prestados a los usuarios a través de transferencia electrónica

2 Administración Auxiliar administrativo

Verifica los giros electrónicos enviados por la aseguradora. Entrega copia del giro electrónico al asesor de cartera

3

Administración

Asesor de Cartera

Recibe copia del giro electrónico y copia de la relación de las facturas canceladas por la prestación de los servicios a los usuarios Revisa y confronta la relación de pago de facturas con las facturas generadas por la Entidad Registra el pago en el sistema para que cargue a contabilidad y presupuesto. Entrega al contador copia del giro electrónico, copia de la relación de facturas canceladas.

Por todo pago que le efectúen a la E.S.E. se debe solicitar las especificaciones de las facturas que cancelan.

4 Administración Contador Recibe copia del giro electrónico y copia de la relación de facturas canceladas Verifica en el sistema que hayan quedado contabilizadas


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Solicitar información de las facturas que cancelan las aseguradoras en todo pago que realicen.

Registrar en el presupuesto, en el libro de bancos y en contabilidad todos los pagos que efectúen las

aseguradoras.

Verificar y confrontar que los valores consignados correspondan con los valores cancelados por las

aseguradoras.

Enviar a contabilidad inmediatamente toda información contable que genere la E.S.E.

Revisar y confrontar el boletín diario de ingresos y bancos con los respectivos soportes.

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ASEGURADORA

AUXILIAR

ADMINISTRACION

ASESOR DE CARTERA

CONTADOR

Giro electrónico

FIN

Inicio

Realiza transferencia electrónica

Verifica Giro electrónico en el sistema

Recibe copia giro electrónico, copia facturas canceladas

Copia giro Electrónico

Registra en el sistema

Verifica en el sistema que estén contabilizadas


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UNIDAD: ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS


PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Suplir las necesidades de bienes y servicios para la administración y funcionamiento de la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.


Requerimiento CDP Propuestas Estudio técnico, económico y comercial Documentos para la legalización y perfeccionamiento del contrato, orden de compra u orden de trabajo. Registro presupuestal

3. DEPENDENCIAS Y CARGOS QUE INTERVIENEN 3.1. DEPENDENCIAS

Gerencia Administración Oficina jurídica Oficina contratación

3.2. CARGOS Gerente Profesional Universitario Asesor jurídico Coordinador de contratación Auxiliar de Almacén


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PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1

Gerencia

Gerente

Recibe requerimiento y analiza la necesidad de adquirir el bien o servicio y. Solicita al profesional universitario el CDP.

2

Administración

Profesional Universitario

Verifica disponibilidad presupuestal. Expide CDP si hay disponibilidad presupuestal. Entrega al Gerente el CDP.

Todo compromiso que adquiera el ordenador del gasto debe contar con un CDP previo.

3

Gerencia

Gerente

Recibe CDP. Se realiza el estudio técnico, económico y comercial. Solicita propuestas si hay disponibilidad presupuestal suficiente.

4 Gerencia Proponente Entrega al Gerente propuesta.

5

Gerencia

Gerente

Selecciona la propuesta. Autoriza elaborar contrato u orden de compra o de Trabajo Entrega al coordinador de contratación o al auxiliar de almacén, el CDP, estudio técnico, propuesta seleccionada y cotización si da ha lugar.

La propuesta seleccionada será la más favorable en cuanto a calidad o precio.

6

Administración

Coordinador de

contratación

Recibe CDP, estudio técnico, propuesta seleccionada, cotizaciones si da ha lugar. Digita e imprime el contrato de prestación de servicios, o suministro, o de trabajo. Entrega al Asesor jurídico CDP, propuesta seleccionada y contrato de prestación de servicios, o suministro, o de trabajo y estudio técnico.

Es importante mantener archivo organizado en cada una de las dependencias de la Empresa.


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7 Administración Auxiliar de almacén

Recibe CDP, estudio técnico, propuesta seleccionada, cotizaciones. Digita e imprime la orden de compra, la cual automáticamente genera el registro presupuestal. Entregan a la Gerente CDP, estudio técnico, registro, propuesta seleccionada, documentos de ley, orden de compra.

8 Gerencia Gerente Recibe CDP, estudio técnico, registro, propuesta seleccionada y documentos de ley, orden de compra. Revisa los documentos y firma Orden de compra. Entrega al auxiliar de almacén CDP, estudio técnico, registro, propuesta seleccionada, documentos de ley, orden de compra firmada.

9 Administración Auxiliar de almacén

Reciben CDP, estudio técnico, registro, propuesta seleccionada, orden de compra firmada por gerencia. Revisan los documentos y envían la orden de compra al proveedor para que la legalice y envié los productos y la factura Se reciben los productos, se verifican que sean los solicitados y que estén completos. Se procede a elaborar la entrada a almacén. Entrega a contabilidad los documentos para que el contador realice la causación. Se archivan todos los documentos en la AZ incluida la entrada a almacén.

10

Oficina jurídica

Asesor jurídico

Recibe contrato de prestación de servicios, o de suministro u orden de trabajo, CDP y propuesta seleccionad, estudio técnico. Revisa el contenido legal del contrato de prestación de servicios, o suministro orden de trabajo Firma dando visto bueno al contrato, u orden de trabajo. Entrega al Profesional Universitario el contrato, u orden de trabajo CDP, propuesta seleccionada, estudio técnico y certificado de legalización.

El contrato debe cumplir con la normatividad legal vigente, y contener todas las cláusulas pertinentes, establecidas en el manual de contratación de la Empresa.

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PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

11

Administración

Profesional

Universitario

Recibe contrato de prestación de servicios o suministro u orden de trabajo, CDP, estudio técnico, propuesta seleccionada y certificación de legalidad. Revisa, y procede a dar el registro presupuestal en el software y lo firma. Entrega al Gerente CDP, estudio técnico, propuesta seleccionada, contrato de prestación de servicios, o suministro u orden de trabajo, certificado de legalidad y Registro

Si no se registra la totalidad de los compromisos adquiridos por el ordenador del gasto se corre con el riesgo de comprometer apropiaciones inexistentes, violando así el estatuto presupuestal

12

Gerencia

Gerente

Recibe contrato de prestación de servicios, o suministro u orden de trabajo, CDP, RP, estudio técnico, registro de legalidad y propuesta seleccionada. Revisa y firma el contrato u orden de trabajo. Entrega al coordinador de contratación el contrato, orden de trabajo, CDP, RP, estudio técnico, certificado de legalidad y propuesta seleccionada.

13

Administración

Coordinador de

contratación

Recibe contrato u orden de trabajo, CDP, RP, certificado de legalidad, estudio técnico y propuesta seleccionada. Comunica al contratista para que firme el contrato u orden de trabajo y anexe requisitos de legalización del contrato u orden de trabajo. Archiva el original del contrato u orden de trabajo, CDP, RP, estudio técnico y propuesta seleccionada, certificado de legalidad y documentos de legalización en la carpeta de contratos.

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PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

14 Administración Contratista

Entrega al coordinador de contratación o auxiliar de almacén los documentos para el perfeccionamiento y legalización del contrato, orden de trabajo u orden de compra.

15

Administración

Auxiliar de almacén

Recibe documentos para el perfeccionamiento y legalización del la orden de compra. Archiva el original de la orden de compra, CDP, RP, estudio técnico y propuesta seleccionada en la carpeta de orden de compra.

16

Administración

Coordinador de

contratación

Recibe documentos para el perfeccionamiento y legalización del contrato u orden de trabajo. Revisa documentos de perfeccionamiento y legalización del contrato de prestación de servicios, o suministro u orden de trabajo. Archiva los documentos junto con el respectivo contrato, u orden de trabajo en la carpeta de contratos, o de orden de trabajo. Entrega a contabilidad para que el contador realice la causación

Los documentos para el perfeccionamiento y legalización del contrato son los estipulados en las respectivas cláusulas que estén de acuerdo a las normas legales vigentes y a las normas del manual de contratación establecidas por la E.S.E.

17 Administración Contador Recibe CDP, propuesta seleccionada, contrato de prestación de servicios, orden de trabajo u orden de compra, RP. Revisa documentos y procede a la causación de las cuentas. Devuelve al coordinador de contratación o auxiliar de almacén el CDP, cotización orden de compra, contrato de prestación de servicios u orden de trabajo, u orden de compra. RP y documentos de legalización para que se archiven


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Verificar que todo compromiso que adquiera el ordenador del gasto cuente con CDP y registro presupuestal. Realizar y analizar estudio técnico, económico y comercial de las propuestas recibidas. Seleccionar la propuesta más favorable en cuanto a calidad, precio, tiempo, descuento por pronto pago, etc. Elaborar los contratos y órdenes de compra o trabajo. Archivar en orden consecutivo las copias de los contratos y órdenes de compra o de trabajo. Mantener organizado y actualizado el archivo en cada dependencia. Revisar y verificar que todo contrato tenga incluidas las cláusulas establecidas por la E.S.E. y los términos

pactados con el proponente. Confrontar que el contrato u orden de compra o de trabajo corresponda con la propuesta seleccionada o

cotización. Revisar que todo contrato cumpla con las normas legales vigentes y con el manual de contratación de la

E.S.E. Revisar que todo contrato y sus soportes estén debidamente firmados. Verificar que todo contrato para su ejecución cuente con los documentos de perfeccionamiento y

legalización exigidos.

E.S.E.


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PROPONENTE CONTRATISTA

GERENTE

PROFESIONAL

UNIVERSITARIO

Coordinador de contratación,

Auxiliar de almacén

ASESOR JURIDICO

,

CDP

Analiza necesidades, solicita CDP

INICIO

Analiza propuestas, selecciona propuesta y

autoriza contratar

Verifica y expide CDP

Verifica, realiza estudio, solicita

propuestas

Entrega propuestas

Propuestas

CDP, propuesta(s), estudio T.E.C.

Digita e imprime contrato u orden de compra o de trabajo

Contrato de servicios o suministro, CDP, propuesta

Revisa, confronta y firma

Contrato, orden trabajo, CDP, propuesta, certificado legalidad

Revisa contrato de servicio o suministro, orden de trabajo u orden de compra.

Contrato de servicios o suministro, orden trabajo, compra, CDP, propuesta, registro

Registra contrato, orden trabajo o compra.

Registro, Contrato de servicios o suministro, orden de trabajo u compra, cdp, propuesta, rp

Hace firmar contrato u orden de trabajo u orden de compra de contratista.

Contrato de servicios, de trabajo u orden de compra

Revisa y Firma

Documentos de perfeccionamiento y legalización

Revisa y anexa documentos de perfeccionamiento y legalización. Archiva documentos

FIN

Firma contrato, realiza trámite legalización

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PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POLIZA DE SEGUROS

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Adquirir pólizas de seguros que protejan los bienes de la E.S.E. de todo riesgo, de conformidad con las normas establecidas.


CDP y Registro Presupuestal Solicitud de Póliza de Seguros Póliza de Seguros Contrato de suministros Factura Cotización pólizas


Gerencia Administración Contabilidad

3.2 CARGOS Gerente Profesional Universitario Coordinador de Contratación Secretaria gerencia Ingeniera de sistemas Contador

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PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1

Administración

Profesional universitario

Revisa que todos los bienes de la E.S.E. y el personal de manejo estén debidamente asegurados. Comunica al Gerente sobre los bienes de la E.S.E. y el personal de manejo que no estén debidamente asegurados y de las pólizas por vencerse.

Esta actividad debe ser realizada permanentemente y será responsabilidad del profesional universitario mantener informado al Gerente.

2

Gerencia

Gerente

Recibe comunicación del profesional universitario sobre los bienes de la ESE y el personal de manejo que no estén debidamente asegurados y de las pólizas por vencerse. Solicita al profesional universitario disponibilidad presupuestal para la adquisición de las pólizas.

3

Administración


Verifica disponibilidad presupuestal. Expide CDP si hay disponibilidad presupuestal. Entrega al Gerente el CDP.

Todo compromiso que adquiera la E.S.E. debe contar con un CDP previo.

4

Gerencia

Gerente

Recibe CDP Verifica disponibilidad presupuestal Determina prioridad Autoriza la adquisición de las pólizas o su respectiva renovación si hay disponibilidad presupuestal. Entrega a la secretaria de gerencia las especificaciones para las pólizas y CDP.

La E.S.E. mantendrá debidamente asegurados todos sus bienes y el personal de manejo.

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5

Administración

Secretaria Gerencia

Recibe especificaciones para las pólizas y CDP. Realiza solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro en original y una copia a la aseguradora. Envía a la aseguradora vía internet la solicitud de cotización de la adquisición o renovación de pólizas de seguro.

6 Aseguradora Recibe solicitud de cotización de renovación o adquisición de pólizas. Envía vía internet a la Secretaria la cotización de adquisición o renovación de póliza de seguros.

7 Administración Secretaria de Gerencia

Recibe cotización de la aseguradora Entrega a la coordinadora de contratación la solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro con especificaciones, cotización de la aseguradora y CDP

8

Administración

Coordinador de

contratación

Recibe solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro con especificaciones, cotización de la aseguradora y CDP Revisa y realiza contrato de suministro de pólizas. Entrega al profesional universitario solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro, CDP, cotización de la aseguradora y contrato de suministros.

La solicitud debe corresponder con las especificaciones dadas por el Gerente.

9

Administración


Recibe solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro, CDP, cotización de la aseguradora y contrato de suministro de pólizas. Revisa los documentos y procede a dar el registro presupuestal en el software. Entrega a Gerencia solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro, cotización de la aseguradora, CDP, contrato de suministro de pólizas y RP

Si no se registra la totalidad de los compromisos adquiridos por el ordenador del gasto se corre con el riesgo de comprometer apropiaciones inexistentes, violando así el estatuto presupuestal.

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PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

10 Gerencia Gerente Recibe solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro, cotización de la aseguradora, CDP, Contrato de Suministro de pólizas, RP. Revisa los documentos y firma el contrato de suministro de pólizas. Entrega al coordinador de contratación solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguros, cotización de la aseguradora, CDP, contrato de suministro de pólizas ya firmado y el RP

11

Administración

Coordinador de

Contratación

Recibe solicitud de adquisición o renovación de póliza de seguro, cotización de la aseguradora, CDP, contrato de suministro de pólizas ya firmado, RP. Revisa los documentos e informa a la aseguradora para que firme el contrato. Archiva en la carpeta los documentos soportes y el contrato de suministros de pólizas.

Toda correspondencia despachada debe ser registrada en el respectivo libro de control establecido por el Gerente.

12 Aseguradora

Recibe contrato de suministro de pólizas, Revisa, firma el contrato y procede a expedir las pólizas. Devuelve a la coordinadora de contratación el contrato firmado con sus respectivos soportes, las pólizas y la factura.

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PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

13

Administración

Coordinadora de

contratación

Recibe Contrato firmado, soportes, pólizas expedidas por la aseguradora y la factura Archiva en la carpeta copia del contrato y soportes. Envía a contabilidad original del contrato, soportes, original y copia de las pólizas y factura para que sea causado en contabilidad.

Las pólizas y la factura deben corresponder con las especificaciones registradas en la solicitud

14

Administración

Contador

Recibe original del contrato, soportes, original y copia de las pólizas y factura. Revisa y procede a causar en contabilidad. Devuelve el original del contrato, soportes y original, copias de las pólizas, factura, cuenta por pagar al profesional universitario para que proceda al pago.

15 Administración Profesional

Universitario

Recibe original del contrato, soportes, original y copia de las pólizas, factura y cuenta por pagar. Revisa documentos y entrega original de las pólizas al ingeniero (a) de sistemas para su distribución en cada carpeta y custodia.

16

Administración

Ingeniero (a) de

sistemas

Recibe póliza (s) de seguros, revisa y distribuye en cada carpeta para su archivo y custodia.

Todas las dependencias deben mantener organizado y actualizado su archivo.

E.S.E.


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Mantener debidamente asegurados contra todo riesgo los bienes de propiedad de la E.S.E.

Afianzar con póliza de manejo, que cubra la totalidad del valor de estos, a todo personal que administre

bienes de propiedad de la E.S.E.

Verificar que todo compromiso adquirido por el ordenador del gasto cuente con CDP y registro

presupuestal.

Realizar el contrato de suministro en orden consecutivo

Registrar en el libro de control toda correspondencia despachada y recibida.

Mantener organizado y actualizado el archivo de cada dependencia.

Revisar que las pólizas adquiridas correspondan con lo afianzado y cubra la totalidad de lo asegurado.

Enviar inmediatamente a contabilidad toda información contable que genere la E.S.E.

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PROFESIONAL UNIVERSITARIO

GERENTE SECRETARIA GERENCIA

ASEGURADORA

CORDINADOR CONTRATACI

CONTADOR INGENIERA SISTEMAS

Inicio

Revisa bienes y comunica al

Gerente


Revisa y expide

cotización

Solicita CDP

Verifica, determina prioridad y

autoriza adquisición o renovacion

CDP y especificaci

ones

Revisa y firma

cotización, CDP y

contrato

revisa

Revisa y contabiliz

a

Revisa y registra en el sistema en

presupuesto

Revisa y hace

firmar de asegurado

ra

Revisa y elabora contrato

Solicitud, CDP,

especificaciones

Cotización y CDP

Archiva

Fin

Cotización, CDP, RP y contrato

revisa

CDP

cotización

póliza y factura

Contrato, CDP, RP

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PROCEDIMIENTO: PAGO A PROVEEDORES

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el pago de los elementos y bienes adquiridos por la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.


Libro de bancos Soporte de causación Cheque Comprobante de egreso Registro presupuestal Factura Orden de compra o contrato con formalidades plenas Comprobante de entrada a almacén Documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato Cotización seleccionada



3.2 CARGOS Gerente Profesional Universitario Auxiliar de administración Asesor de procesos administrativos Regente de farmacia Contador

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PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1

Administración


Revisa la antigüedad de las cuentas por pagar y los términos pactados con el proveedor. Revisa en el libro de bancos en el sistema disponibilidad de efectivo. Informa al Gerente la existencia de disponibilidad de efectivo.

El PAC no es obligatorio para la E.S.E. pero es una buena herramienta de control.

2

Gerencia

Gerente

Autoriza el pago si hay disponibilidad. Autoriza el pago a proveedores de acuerdo a la antigüedad de las cuentas por pagar y a los términos pactados con el proveedor.

3

Administración

Auxiliar Administrati

vo

Digita e imprime comprobante de egreso que arroja el sistema y elabora el cheque. Entrega al profesional universitario el comprobante de egreso, cheque, comprobante de entrada al almacén, orden de compra o contrato con formalidades plenas, documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato de formalidades plenas, CDP, RP, cotización seleccionada, factura y cuenta por pagar.

La orden de pago se diligencia en el sistema conforme al software adquirido.

4

Administración


Recibe comprobante de egreso, cheque, comprobante de entrada al almacén, orden de compra o contrato con formalidades plenas, documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato de formalidades plenas, CDP, RP, cotización seleccionada, factura y cuenta por pagar. Revisa el comprobante de egreso con sus soportes y el cheque. Firma el cheque y comprobante de egreso entrega al Gerente con los soportes para la firma.

La firma del profesional universitario en el cheque, en el comprobante de egreso certifica que la información registrada en ellos concuerda con los respectivos soportes de la cuenta.


NIT.

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PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONE

S RIESGOS Y TIEMPO

5

Gerencia

Gerente

Recibe el comprobante de egreso, cheque, comprobante de entrada al almacén, orden de compra o contrato con formalidades plenas, documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato de formalidades plenas, CDP, RP, cotización seleccionada, factura y cuenta por pagar. Verifica los valores del cheque con los soportes y firma el comprobante de egreso y el cheque. Entrega al profesional universitario el cheque, comprobante de egreso, comprobante de entrada a almacén, orden de compra o contrato con formalidades plenas, documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato, CDP, RP, cotización seleccionada, factura y cuenta por pagar.

El comprobante de egreso se diligencia en el sistema; en el formato que posee el software adquirido por la institución.

6

Administración

Profesional universitari

o

Recibe cheque, comprobante de egreso, cuenta por pagar, comprobante de entrada al almacén, orden de compra o contrato con formalidades plenas, documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato de formalidades plenas, CDP, RP, cotización seleccionada y factura. Revisa el cheque y comprobante de egreso con sus soportes. Coloca sello al cheque páguese al primer beneficiario y guarda en la caja fuerte hasta que reclame el beneficiario. Cuando reclame el cheque el beneficiario; se entregan los documentos de la cuenta al asesor de procesos administrativos para que archive

La información registrada en el cheque y en el comprobante de egreso debe concordar con los respectivos soportes de la cuenta. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.


NIT.

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IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONE

S RIESGOS Y TIEMPO

7

Administración

Asesor de procesos

administrativos

Recibe comprobante de egreso, cuenta por pagar, comprobante de entrada al almacén, orden de compra o contrato con formalidades plenas, documentos de legalización y perfeccionamiento del contrato de formalidades plenas, CDP, RP, cotización seleccionada y factura. Archiva en orden consecutivo la orden de pago, el comprobante de egreso y demás soportes de la cuenta en la AZ.

Se debe mantener organizado y actualizado en cada dependencia su propio archivo. Toda información contable que genere la E.S.E. debe ser enviada inmediatamente a contabilidad.

E.S.E.


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IDENTIFICACION






Verificar que toda cuenta a cancelar tenga los soportes exigidos legalmente y en las normas establecidas

por la E.S.E.

Revisar si hay disponibilidad de efectivo en el libro de bancos.

Autorizar el pago solo si hay disponibilidad de efectivo.

Revisar y verificar que todo pago a realizar cuente con CDP previo y registro presupuestal.

Diligenciar por todo pago cuenta por pagar en numeración consecutiva en el sistema.

Diligenciar por todo pago comprobante de egreso en el programa adquirido

Archivar en orden consecutivo la orden de pago.

Revisar y verificar, antes de firmar, que la información registrada en el cheque, en el comprobante de

egreso y en la cuenta por pagar correspondan con el comprobante de entrada de almacén, la factura y la

orden de compra o contrato de compra con formalidades plenas.

Revisar que los soportes de todo pago cumplan con los requisitos legales y las condiciones establecidas

por la E.S.E.

Mantener guardados en la caja fuerte las chequeras y los cheques girados y no entregados.

Colocar a todo cheque el sello de páguese únicamente al primer beneficiario.

Hacer firmar el comprobante de egreso y la cuenta por pagar del beneficiario del pago o a quien autorice

por escrito.

Revisar y verificar que todos los soportes del pago estén debidamente firmados.

Mantener el archivo organizado y actualizado de los documentos soportes de los pagos.



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IDENTIFICACION






PROFESIONAL UNIVERSITARIO GERENTE AUXILIAR DE ADMINISTRACION

Inicio

Revisa e informa disponibilidad de pago

Autoriza el pago

Cuenta por pagar, comprobante de entrada a almacén, orden de compra. Documentos de legalización y perfeccionamiento, CDP,

RP, cotización, factura, cheque, chequera y

comprobante de egreso.

FIN

Digita e imprime comprobante de egreso y elabora

cheque

Chequera, cuenta por pagar, comprobante de entrada de almacén,

orden de compra, documentos de legalización y perfeccionamiento, CDP, RP, cotización, factura, comprobante de

egreso y cheque.

Revisa, firma cheque, comprobante de egreso y orden de pago, coloca sello y

guarda chequera.

Cheque, comprobante de egreso, Cuenta por pagar, comprobante de entrada de almacén, orden de compra o contrato, documentos

de legalización y perfeccionamiento, CDP RP,

cotización y factura.

Revisa y firma cheque y comprobante de egreso.

Cheque, comprobante de egreso, Cuenta por pagar, comprobante

de entrada de almacén, orden de compra o contrato, documentos

de legalización y perfeccionamiento, CDP,


Informa y hace firmar al contratista, coloca sello páguese al primer beneficiario, entrega cheque y copia

comprobante de egreso.

Comprobante de egreso, Cuenta por pagar, comprobante de entrada de almacén, orden de compra o contrato, documentos

de legalización y perfeccionamiento, CDP, RP,


Archiva y envía a contabilidad


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION




PROCEDIMIENTO: PAGO CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el pago a contratistas por servicios prestados a la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.

2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE Factura Certificado de prestación de servicios Fotocopia contrato Fotocopia póliza * Libro de bancos Registro presupuestal Cuenta por pagar Comprobante de egreso CDP


Gerencia Administración Contabilidad Contratación

3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Auxiliar de administración Coordinador de Contratación Contador

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONE

S RIESGOS

1

Administración

Contratista

Entrega al Coordinador de contratación la factura si es obligación, o cuenta de cobro, fotocopia del contrato, copia del CDP, dos copias de pago de seguridad social, informe de actividades, una copia del certificado de cumplimiento de servicio firmado por el Gerente o supervisor del contrato, y certificado de cumplimiento art. 329 del E.T.

El certificado de cumplimiento de servicio es obligatorio para el pago.

2

Administración

Coordinador de

contratación

Recibe factura, o cuenta de cobro, fotocopia del contrato, copia del CDP, dos copias de pago de seguridad social, informe de actividades, una copia del certificado de cumplimiento de prestación de servicio firmado por el Gerente o supervisor del contrato, certificado de cumplimiento art. 329 del E.T. Revisa la totalidad de los soportes. Guarda en la carpeta del contratista una copia del pago de seguridad social, la copia del certificado de cumplimiento de servicio y copia del informe de las actividades realizadas. Entrega a contabilidad la factura, copia CDP, fotocopia del contrato, copia de pago de seguridad social y certificado de cumplimiento art. 329 del E.T

Toda cuenta por pagar debe tener anexo la totalidad de los soportes exigidos legalmente y en las normas de contratación establecidas por la Junta Directiva.

3

Contabilidad

Contador

Recibe la factura, copia CDP, fotocopia del contrato, copia de pago de seguridad social y certificado de cumplimiento art. 329 del Estatuto Tributario. Revisa y procede a la causación de la cuenta e imprime la cuenta por pagar. Devuelve al profesional Universitario la factura, copia del CDP, fotocopia del contrato, copia del pago de seguridad social, certificado de cumplimiento art. 329 del Estatuto Tributario y cuenta por pagar.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





4 Administración Profesional universitari

o

Recibe factura, copia del CDP, fotocopia del contrato, copia del pago de seguridad social y certificado de cumplimiento art. 329 del Estatuto Tributario y cuenta por pagar Revisa documentos y verifica disponibilidad de efectivo en banco e informa a la Gerencia.


5

Gerencia

Gerente

Recibe cuenta por pagar con los documentos soportes por parte del profesional universitario Revisa cuenta por pagar con sus documentos soportes y si hay disponibilidad de efectivo autoriza el pago. Devuelve al profesional universitario la cuenta por pagar con los soportes y la autorización de pago.

6

Administración


Recibe la cuenta por pagar con sus soportes y autorización de pago y ordena al auxiliar administrativo realizar el comprobante de egreso y elaboración del cheque o traslado electrónico.

7 Contabilidad Auxiliar Administrati

vo

Recibe factura, cuenta por pagar, copia del contrato, copia CDP, copia pago de salud, copia de certificado de cumplimiento de art.329 del estatuto tributario. Revisa la cuenta por pagar y los documentos, procede a elaborar el comprobante de egreso y elabora el cheque o la autorización para giro electrónico. Entrega cheque, o autorización giro electrónico comprobante de egreso, cuenta por pagar y demás soportes al profesional universitario para su firma.

El comprobante de egreso se diligencia en el sistema conforme al software adquirido por la institución. La información registrada en el comprobante de egreso debe corresponder con el mes que se paga y lo estipulado en el respectivo contrato.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONE

S RIESGOS Y TIEMPO

8

Administración


o

Recibe cheque, o autorización para giro electrónico, cuenta por pagar, comprobante de egreso y demás documentos soportes. Revisa el cheque, o autorización de giro electrónico, cuenta por pagar, comprobante de egreso y demás documentos soportes. Firma cheque, autorización de giro electrónico, comprobante de egreso y entrega a Gerencia para su verificación y firma.

El comprobante de egreso se diligencia en el sistema conforme al formato del software adquirido por la institución.

9

Gerencia

Gerente

Recibe cheque, o autorización para transferencia electrónica, cuenta por pagar, comprobante de egreso, factura, o cuenta de cobro, copia CDP, , fotocopia del contrato, copia de pago de seguridad social, certificado de cumplimiento de prestación de servicio firmado por el Gerente o supervisor del contrato, certificado de cumplimiento art. 329 del estatuto tributario. Revisa el cheque, o autorización para transferencia electrónica, cuenta por pagar, comprobante de egreso y demás documentos soportes. Firma cheque, o autorización para transferencia electrónica, comprobante de egreso y devuelve al profesional universitario.

La información registrada en el cheque o autorización para transferencia electrónica y en el comprobante de egreso debe corresponder con los respectivos soportes de la cuenta. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONE

S RIESGOS Y TIEMPO

10

Administración


o

Recibe cheque, o autorización de transferencia electrónica, cuenta por pagar, comprobante de egreso, factura, o cuenta de cobro, copia CDP, fotocopia del contrato, copia de pago de seguridad social, certificado de cumplimiento art. 329 del estatuto tributario. Coloca al cheque sello páguese únicamente al primer beneficiario y Guarda la cuenta en la caja fuerte si es cheque hasta que cobre el beneficiario, pero si es autorización para transferencia electrónica la lleva al banco para su cancelación. Luego de que cobre el beneficiario o se lleve la autorización al banco se procede a archivar la cuenta en orden consecutivo de comprobante de egreso.

La firma del profesional universitario en el cheque, o en la autorización de transferencia electrónica y en el comprobante de egreso certifica que la información registrada en ellos concuerda con los respectivos soportes de la cuenta.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






Exigir certificado de cumplimiento de prestación de servicios para realizar todo pago por prestación de

servicios.


por la E.S.E.

Revisar si hay disponibilidad de pago en el PAC y en el sistema en bancos.



Diligenciar por todo pago la cuenta por pagar en el sistema.

Diligenciar por todo pago comprobante de egreso en el sistema.

Archivar en orden consecutivo los comprobantes de egreso.

Revisar y verificar, antes de firmar, que la información registrada en el cheque, o en la autorización de

transferencia, en la cuenta por pagar y en el comprobante de egreso correspondan con los respectivos

soportes de la cuenta.


por la E.S.E.

Registrar todo pago en el presupuesto y el libro de bancos.

Mantener guardadas en la caja fuerte las chequeras y los cheques girados y no entregados.

Colocar a todo cheque el sello de páguese al primer beneficiario.

Hacer firmar el comprobante de egreso del beneficiario del pago o a quien autorice por escrito.




E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION



PROCESO: TESORERIA



CONTRATISTA COORDINADOR DE CONTRATACION


GERENTE CONTADOR AUXILIAR ADMINISTRA

TIVO

Inicio

Entrega

Factura si obliga o cuenta cobro, certificado de

cumplimiento y fotocopias del contrato, de pago de

salud, informe de actividades, certificado cumplimiento art. 329 y

copia CDP

Revisa, guarda informe y salud

Revisa contabiliza e imprime cuenta por

pagar

Autoriza el pago

Revisa y verifica en bancos disponibilidad

Informa a la Gerente

Chequera, cuenta cobro o factura, copia CDP, cuenta por pagar, contrato, pago salud y cumplimiento art.

329

Revisa, imprime

comprobante de egreso y diligencia cheque

Cheque, comprobante

de egreso, CDP, cuenta

cobro,factura, . Pago salud,

cumplimiento art. 329,cuenta

por pagar

Cheque, comprobante de egreso, cuenta por pagar CDP, factura o cuenta de

cobro, contrato, pago salud, cumplimiento art.329

Revisa y firma

Cheque, comprobante de

egreso, cuenta por pagar, CDP, cuenta

cobro. contrato, pago salud, certificado

cumplimiento art. 329

Informa y hace firmar al contratista, entrega cheque

y copia del comprobante de egreso al contratista.

Archiva en la carpeta

FIN

Factura o cuenta de cobro, copia del contrato, del CDP, del pago salud. Cumplimiento art. 329

Cuenta cobro, CDP, contrato, pago salud, cumplimiento art. 329, cuenta por pagar

Revisa, firma cheque y comprobante de egreso

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION




PROCEDIMIENTO: PAGO DE NOMINA MENSUAL

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Cancelar a los funcionarios el valor de los salarios devengados mensualmente, de conformidad con las normas establecidas.


Nómina mensual de pago Informe de horas extras y recargos nocturnos CDP Orden transferencia Libro de bancos Desprendible de pago Registro presupuestal



3,2 CARGOS Gerente Profesional universitario Auxiliar de administración Contador


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1

Administración


Revisa en el PAC y en el sistema en bancos disponibilidad de efectivo. Informa al Gerente la existencia de disponibilidad de efectivo.

2 Gerencia Gerente Autoriza el pago si hay disponibilidad de efectivo.

3

Administración


Autoriza diligenciar orden de transferencia Entrega al auxiliar de administración la nómina mensual, CDP(s), RP(s) informes de horas extras y recargos nocturnos.

4

Administración

Auxiliar

Recibe nómina mensual, CDP(s), RP (s) informes de horas extras y recargos nocturnos. Diligencia formato de transferencia con cada funcionario. Diligencia desprendible de pago por cada funcionario. Entrega al profesional universitario la orden de transferencia, desprendible de pago, nómina mensual, CDP(s) e informes de horas extras y recargos nocturnos.

El desprendible se diligencia de acuerdo al formato establecido por la empresa.

5

Administración


Recibe orden de transferencia, desprendible de pago, nómina, CDP(s), e informes de horas extras y recargos nocturnos. Revisa orden de transferencia. Registra en el sistema, y firma orden de transferencia Entrega al Gerente orden de transferencia, desprendible de pago, nómina, CDP(s), RP (s) e informes de horas extras y recargos nocturnos.

Los valores de la orden de transferencia y de los desprendibles deben corresponder a los registrados en la nómina. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONE

S RIESGOS Y TIEMPO

6

Gerencia

Gerente

Recibe orden de transferencia, desprendible de pago, nómina, CDP(s), RP (s) e informes de horas extras y recargos nocturnos. Revisa la orden de transferencia, los desprendibles de pago y la nómina. Firma orden de transferencia y nómina. Entrega al profesional universitario la orden de transferencia, desprendible de pago, nómina, CDP(s) e informes de horas extras y recargos nocturnos.

La firma del profesional universitario en la orden de transferencia, en los desprendibles de pago y en la nómina certifica que los valores registrados en ellos son los pagos que se deben efectuar.

7

Administración


Recibe la orden de transferencia, desprendible de pago, nómina, CDP(s), RP (s) e informes de horas extras y recargos nocturnos. Entrega desprendible a cada funcionario. Hace firmar la nómina a cada funcionario. Archiva copia de la orden de transferencia, nomina, CDP(s), RP(s) e informe de horas extras y recargos nocturnos.

Se debe mantener organizado y actualizado el archivo en cada dependencia. Toda información contable que genere la E.S.E. debe ser enviada inmediatamente a contabilidad.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






Verificar en el PAC y en el libro de bancos la disponibilidad de efectivo.

Autorizar pago solo si hay disponibilidad de efectivo.

Revisar que la nómina este bien diligenciada y cumpla con los requisitos legales.

Revisar y verificar, antes de firmar, que los valores y los destinatarios en la orden de transferencia

correspondan con la nómina.

Registrar todo giro en el presupuesto y en el libro de bancos.

Verificar y confrontar las cifras, letras y números antes de la orden de traslado de fondos.


Revisar que el pago se realice de conformidad con las normas legales vigentes y los procedimientos

establecidos por la E.S.E.

Mantener archivo organizado y actualizado de las nóminas.

Enviar inmediatamente a contabilidad todos los soportes que generen información contable.


E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






PROFESIONAL UNIVERSITARIO GERENTE AUXILIAR DE ADMINISTRACION

Inicio


Autoriza el pago

Orden de transferencia, desprendibles de pago,

nómina, CDP(s), informe de horas extras y recargos

nocturnos

FIN

Diligencia orden de transferencia y desprendibles

de pago

Autoriza diligenciar orden de transferencia

Nómina, CDP(s), informes de horas extras y recargos nocturnos

Revisa, registra en el sistema en presupuesto, la nómina y firma.

Orden de transferencia, desprendibles de pago, nómina,

CDP(s), RP(s), informes de horas extras y recargos nocturnos

Revisa y firma

Orden de transferencia, desprendibles de pago, nómina, CDP(s), RP(s), informe de horas

extras y recargos nocturnos Hace firmar nomina, entrega desprendibles de pago,

hace firmar a los funcionarios, envía orden transferencia al banco

Nómina, CDP(s), RP(s), informe de horas extras y recargos

nocturnos


E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION




PROCEDIMIENTO: PAGO DE SERVICIOS PUBLICOS

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el pago de los servicios públicos utilizados por la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.


Libro de bancos Orden de pago Cheque Factura de servicios públicos Comprobante de egreso Registro presupuestal


Gerencia Administración

3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Auxiliar de administración Contador Celador


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONE

S RIESGOS

1 Administración Celador Recibe factura de servicios públicos Entrega al profesional universitario factura de servicios públicos.

2

Administración


Recibe factura de servicios públicos Verifica disponibilidad presupuestal Expide CDP si hay disponibilidad presupuestal. Registra en el sistema el numero de factura Expide certificado de registro. Verifica en el PAC y en el sistema en bancos disponibilidad de efectivo. Autoriza diligenciar cheque si hay disponibilidad de pago. Entrega al contador la factura de servicios públicos, CDP, RP para su causación.

Todo compromiso que adquiera el ordenador del gasto debe contar con un CDP previo. Si no se registra la totalidad de los compromisos adquiridos por el ordenador del gasto se corre con el riesgo de comprometer apropiaciones inexistentes, violando así el estatuto presupuestal. El PAC no es obligatorio para la E.S.E. pero es una buena herramienta de control.

3 Contabilidad Contador Recibe factura, CD, RP y verifica. Procede a causar la factura y expedir la cuenta por pagar. Entrega factura, CD, RP y cuenta por pagar

4

Administración

Auxiliar

Recibe factura de servicios públicos, CDP, RP y cuenta por pagar. Digita e imprime comprobante de egreso y diligencia el cheque. Entrega al profesional universitario la orden de pago, cheque, comprobante de egreso, factura de servicios públicos, CDP, RP y chequera.

La cuenta por pagar y el comprobante de egreso se diligencian en el sistema conforme al formato estipulado en el software adquirido por la institución.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





5

Administración


Recibe cuenta por pagar, cheque, comprobante de egreso, factura de servicios públicos, CDP, RP y chequera. Revisa cuenta por pagar, cheque y comprobante de egreso, CDP y RP. Firma cheque, y comprobante de egreso. Coloca en el cheque sello de páguese al primer beneficiario. Guarda chequera. Entrega al Gerente cuenta por pagar, cheque, comprobante de egreso, factura de servicios públicos, RP y CDP.

La información registrada en la cuenta por pagar, en el cheque y en el comprobante de egreso debe corresponder con la respectiva factura de servicios públicos. El cheque debe ir sin tachones, enmendaduras y borrones. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.

6

Gerencia

Gerente

Recibe orden de pago, cheque, comprobante de egreso, factura de servicios públicos, RP y CDP. Revisa cheque, orden de pago, comprobante de egreso, CDP y RP. Firma cheque, orden de pago y comprobante de egreso. Entrega al profesional universitario orden de pago, cheque comprobante de egreso, factura de servicios públicos, RP y CDP.

La firma del profesional universitario en el cheque, en el comprobante de egreso y en la orden de pago certifica que la información registrada en ellos concuerda con los respectivos soportes de la cuenta.

7

Administración


Recibe cuenta por pagar, cheque, comprobante de egreso, factura de servicios públicos, RP y CDP. Entrega al de mantenimiento comprobante de egreso, cheque, y factura de servicios públicos.

Los ordenadores, pagadores, auditores y demás funcionarios que estando disponibles los fondos y legalizados los compromisos demoren sin justa causa su cancelación o pago, incurrirán en causal de mala conducta.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

8

Administración

Mantenimiento

Recibe comprobante de egreso, cheque, y factura de servicios públicos. Efectúa pago en la entidad respectiva. Hace colocar firma y sello de pago. Entrega al Profesional Universitario comprobante de egreso y factura de servicios públicos.

Los pagos de los servicios públicos se deben realizar dentro de las fechas límites estipuladas en las respectivas facturas.

9

Administración


Recibe comprobante de egreso, y factura con sello de la entidad recaudadora. Revisa los soportes y anexa cuenta por pagar, CDP y RP y procede a archivar en la respectiva carpeta.

Todas las dependencias de la E.S.E. deben mantener el archivo organizado y actualizado. Toda información contable que genere la E.S.E. debe ser enviada inmediatamente a contabilidad.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION







por la E.S.E.

Revisar si hay disponibilidad de efectivo en el sistema y revisa el PAC.

Autorizar el pago sólo si hay disponibilidad de efectivo.


Diligenciar por todo pago cuenta por pagar en el sistema adquirido por la institución.

Diligenciar por todo pago comprobante de egreso en el sistema adquirido por la entidad.

Archivar en orden consecutivo el comprobante de egreso.

Revisar y verificar, antes de firmar, que la información registrada en el cheque, en la cuenta por pagar y

en el comprobante de egreso correspondan con la factura de servicios públicos.


por la E.S.E.

Registrar todo pago en el presupuesto y en el libro de bancos.


Colocar a todo cheque el sello de páguese al primer beneficiario.





E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






CELADOR

PROFESIONAL

UNIVERSITARIO

AUXILIAR DE

ADMINISTRACION

GERENTE CONTADOR AUXILIAR

MANTENIMIENTO

Factura de servicios públicos

FIN

Inicio

Recibe factura de servicios públicos Verifica y expide CDP,

registra en el presupuesto la factura,

verifica disponibilidad de pago, autoriza diligenciar

cheque

Factura de servicios públicos, CDP, RP

Digita e imprime comprobante de egreso, diligencia

cheque.

cheque, comprobante de egreso, cuenta por pagar, factura de servicios públicos, CDP y RP.

Revisa, contabiliza e

imprime cuenta por pagar

comprobante de egreso, cheque, cuenta por pagar,

factura de servicios públicos CDP y RP.

Revisa y firma

Comprobante de egreso, cuenta por

pagar, cheque, factura de servicios públicos, CDP y RP

Envía a cancelar

Comprobante de egreso, cheque, factura de servicios públicos.

Efectúa pago, hace

colocar firma y sello de

pago

Revisa pago, archiva en carpeta

Cuenta por pagar, CDP, RP y factura servicios publicos

Revisa, firma cheque y comprobante de egreso

Comprobante de egreso, factura servicios publicos

E.S.E.


TIMANA

NIT. 891.180.198-3


IDENTIFICACION




PROCEDIMIENTO: CONSTITUCIÓN Y GIRO DE LA CAJA MENOR

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Constituir y reglamentar el funcionamiento de la caja menor de la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.


CDP Registro presupuestal Resolución de constitución de la caja menor. Cheque Libro de bancos Orden de pago Comprobante de egreso



3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Auxiliar de administración Contador

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






PASO No.

DEPENDENCI

A

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1 Administración Profesional universitario

Informa al Gerente sobre la clase de gastos de carácter urgente e imprescindible.

2

Gerencia

Gerente

Asigna valor de constitución de la caja menor por cada rubro presupuestal. Solicita al profesional universitario CDP por cada rubro presupuestal.

3

Administración


Verifica disponibilidad presupuestal. Expide CDP por cada rubro presupuestal si hay disponibilidad. Entrega al Gerente los CDP.

Para la constitución y renovación de las cajas menores se debe contar con los respectivos CDP por cada rubro.

4

Gerencia

Gerente

Recibe CDP Verifica disponibilidad presupuestal. Autoriza realizar resolución administrativa para la constitución y reglamentación de la caja menor. Entrega al Profesional Universitario los CDP e informa las especificaciones para la constitución y reglamentación de la caja menor.

En la resolución se debe indicar claramente el monto, finalidad, rubros presupuestales y monto por cada uno, clase de gasto que se pueden realizar, designación del responsable con póliza de manejo y los procedimientos para su manejo.

5

Administración

Profesional Universitari

o

Recibe CDP y especificaciones para la constitución y reglamentación de la caja menor. Realiza resolución administrativa. Entrega al Gerente la resolución administrativa y CDP.

La resolución administración se realiza de acuerdo a las normas legales vigentes y a las especificaciones dadas por el Gerente.

E.S.E.


TIMANA

NIT. 891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO

No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONE

S RIESGOS Y TIEMPO

6

Gerencia

Gerente

Recibe CDP y resolución administrativa. Revisa y firma la resolución administrativa. Entrega al Profesional universitario resolución administrativa y CDP.

La resolución debe corresponder con las especificaciones dadas por el Gerente.

7

Administración


Recibe resolución administrativa y CDP. Registra en el presupuesto en el sistema por cada rubro. Verifica disponibilidad de giro en el PAC y en el sistema en bancos. Autoriza elaborar cheque si hay disponibilidad de efectivo. Entrega al contador la resolución administrativa, CDP y RP.

8 Contabilidad Contador Recibe resolución, CP, Y RP. Revisa y procede a realizar la causación, e imprime la cuenta por pagar. Entrega al profesional Universitario cuenta por pagar, resolución, CDP y RP

9 Administración Profesional Universitari

o

Recibe cuenta por pagar, resolución, CDP y RP Revisa los documentos y ordena realizar el giro. Entrega al Auxiliar administrativo cuenta por pagar, resolución, CDP, RP y chequera.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

10

Administración

Auxiliar Administrativo

Recibe chequera, cuenta por pagar, resolución administrativa, CDP y RP. Digita e imprime comprobante de egreso y diligencia cheque. Entrega al profesional universitario el cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP resolución administrativa y chequera.

La cuenta por pagar y el comprobante de egreso se diligencian en el sistema adquirido por la entidad y en los formatos allí diseñados.

11

Administración


Recibe cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP resolución administrativa y chequera. Revisa cuenta por pagar, cheque y comprobante de egreso. Firma el cheque y guarda la chequera. Entrega al Gerente el cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa.

La información registrada en el cheque, en la cuenta por pagar y en el comprobante de egreso debe corresponder con la respectiva resolución. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.

12

Gerencia

Gerente

Recibe cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa. Revisa y firma el cheque, cuenta por pagar y comprobante de egreso. Entrega al profesional universitario el cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa.

La firma del profesional universitario en el cheque, en el comprobante de egreso certifica que la información registrada en ellos concuerda con los respectivos soportes de la cuenta.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

13

Administración


Recibe cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa. Firma el comprobante de egreso como responsable del manejo de la caja menor. Archiva en orden consecutivo el comprobante de egreso y demás soportes de la cuenta en la respectiva carpeta. Deja copia del comprobante de egreso y cambia el cheque.



NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






Informar oportunamente sobre la clase de gastos de carácter urgente e imprescindible.

Constituir y reglamentar el funcionamiento de la caja menor mediante resolución administrativa, de

conformidad con las normas legales vigentes.

Verificar que la constitución de la caja menor cuenta con sus respectivos CDP y registros presupuestales.

Verificar que la persona designada para el manejo de los fondos de la caja menor este amparado con

póliza de manejo que cubra el valor de los respectivos fondos.

Realizar periódicamente arqueos a los fondos de caja menor.

Autorizar el desembolso de los fondos de la caja menor solo si se cuenta con la disponibilidad del giro.

Elaborar la cuenta por pagar en el sistema adquirido por la entidad.

Elaborar por todo pago comprobante de egreso en el sistema adquirido por la entidad.

Archivar en orden consecutivo el comprobante de egreso.

Revisar, antes de firmar, el comprobante de egreso correspondan con la resolución administrativa.

Verificar que la cuenta por pagary el comprobante de egreso lleven la firma del responsable del manejo de

la caja menor.

Verificar que todos los soportes de pago estén debidamente firmados.

Registrar todo pago en el presupuesto y en el sistema en bancos.

Colocar sello de páguese únicamente al primer beneficiario a todos los cheques.

Verificar y confrontar las cifras, letras y números antes de firmar los cheques.

Mantener el archivo organizado y actualizado de cada dependencia.


E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION







GERENTE AUXILIAR DE ADMINISTRACION

CONTADOR

Inicio

Informa sobre los gastos urgentes e imprescindibles

Asigna valor de la caja menor, solicita CDP

CDP y Especificaciones

FIN

Verifica, autoriza realizar resolución para la constitución y reglamentación de la caja menor


CDP

Realiza resolución

Revisa y firma

CDP y Resolución

CDP y Resolución

Registra en el presupuesto, verifica disponibilidad de giro, autoriza

elaborar cheque.

Resolución, CDP Y RP

Contabiliza e imprime cuenta por pagar.

Cuenta por pagar, CDP, RP y resolución Revisa y ordena realizar cheque.

Cuenta por pagar, CDP, RP, resolución y chequera

Revisa, firma y guarda chequera

Comprobante de egreso, cuenta por pagar, cheque, resolución, CDP y RP

Revisa, digita e imprime comprobante de egreso y

elabora cheque

Comprobante egreso, cuenta por pagar, CDP, RP,

resolución. Cheque y chequera

Retira cheque y archiva

Revisa y firma

Comprobante de egreso, cuenta por pagar, cheque, resolución, CDP Y RP

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION




PROCEDIMIENTO: PAGO A TERCEROS POR DESCUENTOS DE LIBRANZA Y OTRAS AUTORIZACIONES

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el pago a terceros por descuentos realizados a los funcionarios de libranzas y autorizaciones, de conformidad con las normas establecidas.

2. BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE Formato de certificación de capacidad de descuento por nómina Libranza o autorización de descuento Nómina mensual Orden de pago Cheque Comprobante de egreso Libro de bancos



3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Contador Auxiliar de Administración

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS

1 Funcionario Entrega al profesional universitario formato de certificación de capacidad de descuento por nómina.

2

Administración


Recibe formato de certificación de capacidad de descuento por nómina. Verifica si el funcionario tiene capacidad de descuento por nómina. Diligencia y firma el formato de certificación de capacidad de descuento por nómina, si el funcionario tiene capacidad de descuento. Entrega al funcionario formato de certificación de capacidad de descuento por nómina.

El máximo de descuentos de cada funcionario es el establecido en la normatividad legal vigente y por el Gerente. La certificación se entrega a los cinco (5) días hábiles de ser solicitada.

3

Funcionario

Recibe formato de certificación de capacidad de descuento por nómina. Entrega a la empresa crediticia el formato de certificación de capacidad de descuento por nómina. Recibe y firma libranza o autorización de descuento. Entrega al profesional universitario la libranza o autorización de descuento.

Las libranzas y otras autorizaciones de descuentos se entregan los quince (15) primeros días de cada mes.

4

Administración


Recibe libranza o autorización de descuento. Archiva en la carpeta de libranzas y otros descuentos autorizados.

Todo descuento efectuado a la nómina debe ser autorizado previamente y contar con su respectivo soporte.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





5

Administración


Verifica mensualmente en la respectiva carpeta los descuentos que hay que realizar a cada funcionario. Digita mensualmente en la nómina los descuentos por libranza y otros descuentos autorizados. Firma la nómina mensual. Entrega al auxiliar de administración la nómina mensual, CDP(s), RP(s) y orden de transferencia

La nómina mensual se realiza a más tardar los veinticinco de cada mes.

6

Administración

Auxiliar administrati

vo

Recibe, original y copia de la nómina, CDP(s), RP(s). Adjunta a la nómina copia de las libranzas y de otras autorizaciones de descuentos. Verifica en la nómina los respectivos descuentos. Entrega al contador para su respectiva contabilización por causación, nomina, copia de las libranzas, CDPs y RPs, copia de otras autorizaciones.

Los pagos de descuentos a la nómina se efectúan simultáneamente con el pago a los funcionarios. La orden de pago y el comprobante de egreso se realizan en el sistema adquirido por la institución.

7 Contabilidad Contador Recibe nomina, CDPs, RPs, copia de las libranzas y de otros descuentos; procede a contabilizar y generar la cuenta por pagar; y entrega al profesional universitario la nomina, CDPs, RPs, copia de las libranzas, copia de otros descuentos y los comprobantes de pago

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

8

Administración


Recibe nómina mensual, cuenta por pagar, copia de libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos, CDPs, RPs y comprobantes de egreso. Revisa autorización de transferencia. Entrega al Auxiliar de Administración la nómina mensual, copia de libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos, cuenta por pagar, CDPs, RPs, y chequera.

La información registrada en la cuenta por pagar, en los cheques y en los comprobantes de egreso deben corresponder con los descuentos efectuados en la nómina. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.

9 Contabilidad Auxiliar de Administrac

ión

Recibe nomina, copia de libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos, cuenta por pagar y chequera. Elabora comprobante de egreso y cheques para cada una de las empresas beneficiarias de las libranzas y entrega al profesional universitario.

10

Administración

Profesional Universitari

o

Recibe cheques por cada empresa beneficiaria, comprobantes de egreso, cuenta por pagar, copia de libranzas, nomina. Revisa los cheques y documentos soportes y firma los cheques. Entrega a la Gerente los cheques, copia de la nomina, los comprobantes de egreso, copia de las libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos y cuenta por pagar.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

11

Gerencia

Gerente

Recibe nómina mensual, copia de libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos, cuentas por pagar, cheques y comprobantes de egreso. Revisa y firma cheques, comprobantes de egreso y cuenta por pagar. Entrega al profesional universitario la nómina mensual, copia de libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos, cuenta por pagar, cheques y comprobantes de egreso.

La firma del profesional universitario en los cheques, en el comprobante de egreso certifica que la información registrada en ellos concuerda con los respectivos soportes de la cuenta.

12

Administración


Recibe nómina mensual, copia de libranzas, copia de otras autorizaciones de descuentos, cuentas por pagar, cheques y comprobantes de egreso. Entrega al beneficiario el cheque y copia del comprobante de egreso. Archiva en orden consecutivo el comprobante de egreso, junto con la cuenta por pagar, libranzas u otras autorizaciones de descuento en la respectiva carpeta de egresos de cada mes.



NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






Autorizar descuentos por nómina solo si el funcionario tiene capacidad del descuento.

Mantener archivo organizado y actualizado de todas las libranzas y de otros descuentos autorizados.

Verificar mensualmente los descuentos que hay que realizarle a los funcionarios.

Confrontar que los descuentos realizados en la nómina mensual correspondan con las libranzas u otros

descuentos autorizados.

Cancelar los descuentos a terceros simultáneamente con el pago a los funcionarios.

Diligenciar por todo pago cuenta por pagar en el sistema adquirido por la entidad.

Diligenciar por todo pago comprobante de egreso en el sistema adquirido por la entidad.


Revisar y verificar, antes de firmar, que la información registrada en el cheque, en el comprobante de

egreso correspondan con los respectivos descuentos efectuados en la nómina.


por la E.S.E.

Registrar todo pago en el libro de bancos.

Colocar al cheque el sello de páguese al primer beneficiario.



Verificar el pago a terceros.



E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






FUNCIONARIO

PROFESIONAL

UNIVERSITARIO

AUXILIAR DE ADMINISTRACION

GERENTE

CONTADOR

Inicio

Verifica, diligencia y firma formato de certificación

1

Entrega

Formato de certificación

Formato de certificación

Entrega a la empresa, crediticia el formato, recibe y firma libranza o autorización de

descuento.

Libranza o autorización de

descuento

Archiva en la carpeta

Verifica descuentos, digita descuentos en

la nómina y la imprime

nómina y carpeta de libranzas y otras

autorizaciones CDPs, RPs

nomina, CDPs, RPs verifica descuentos y entrega al contador para su causación.

Nómina , copia de libranzas y de otras

autorizaciones, CDP(s) y RP(s)

Verifica, descuentos y autoriza elaborar

cheques. Nomina, CDP(s), RP(s), cuenta por pagar

Contabiliza e imprime cuenta por pagar

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





FUNCIONARIO

PROFESIONA

UNIVERSITARIO


GERENTE

CONDUCTOR

1

Nómina, cuenta por pagar, comprobante de egreso, copia de libranzas, CDP(s),

RP(s), otras autorizaciones,

chequera

Nomina, copias de libranzas y otras autorizaciones, CDP(s), RP(s),

cuenta por pagar y comprobante de

egreso


Revisa y firma

cheques, cuenta por pagar, comprobantes de egreso, copia de libranzas y de otras

autorizaciones, CDP(s) y RP(s)

Hace firmar al beneficiario y le

entrega cheque y copia comprobante

de egreso.

FIN

Elabora cheques

Cheques, copia libranzas, CDP(s), RP(s), cuenta por pagar y comprobante de egreso

Revisa y firma cheques

Cheques, libranzas, CDP(s), RP(s), cuenta por pagar, comprobante de egreso

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION




PROCEDIMIENTO: PAGO DE VACACIONES

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Efectuar el pago de las vacaciones a que tienen derecho los funcionarios de la E.S.E., de conformidad con el estatuto de personal y las demás normas establecidas.

2 . BASE DOCUMENTAL Y DE SOPORTE

Libro de bancos Resolución administrativa Liquidación de vacaciones Orden de transferencia Orden de pago Comprobante de egreso Registro presupuestal CDP


Gerencia Administración

Contabilidad 3.2 CARGOS

Gerente Profesional universitario Auxiliar de administración Contador

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1

Administración


Revisa en el sistema en bancos disponibilidad de efectivo. Informa al Gerente la existencia de disponibilidad de pago.


2 Gerencia Gerente Autoriza el pago si hay disponibilidad.

3

Administración


Elabora la resolución de reconocimiento de vacaciones. Autoriza elaborar la transferencia o cheque Entrega al contador la resolución, CDP y RP para su causación.

4 Contabilidad Contador Recibe la resolución, CDP y RP. Revisa los documentos y procede a la causación, digita e imprime la cuenta por pagar. Entrega a la auxiliar de administración la resolución, CDP, RP y cuenta por pagar

5

Administración

Auxiliar

Recibe resolución, CDP, RP y cuenta por pagar Revisa documentos, digita en el sistema e imprime el comprobante de egreso y elabora la orden de transferencia o cheque. Entrega al profesional universitario la orden de transferencia o cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP, y resolución administrativa de cancelación de vacaciones.

La cuenta por pagar y el comprobante de egreso se diligencian en el sistema en los formatos del software adquirido por la entidad.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

6

Administración


Recibe orden de transferencia o cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa de cancelación de vacaciones. Revisa cuenta por pagar, orden de transferencia o cheque, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa de cancelación de vacaciones. Firma orden de transferencia o cheque, comprobante de egreso. Entrega al Gerente orden de transferencia o cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa de cancelación de vacaciones.

La información registrada en la orden de traslado electrónico, en la cuenta por pagar y en el comprobante de egreso debe corresponder con la respectiva resolución de vacaciones. Es necesario llevar control presupuestal de los giros efectuados.

7

Gerencia

Gerente

Recibe orden de transferencia o cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa de cancelación de vacaciones. Revisa orden de transferencia o cheque, comprobante de egreso y cuenta por pagar. Firma orden de transferencia o cheque, comprobante de egreso. Entrega al profesional universitario la orden de transferencia o cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa de cancelación de vacaciones.

La firma del profesional universitario en la orden de traslado electrónico, en el comprobante de egreso certifica que la información registrada en ellos concuerda con los respectivos soportes de la cuenta.

8

Administración


Recibe orden de transferencia o cheque, cuenta por pagar, comprobante de egreso, CDP, RP y resolución administrativa de cancelación de vacaciones. Informa al funcionario Hace firmar el comprobante de egreso del funcionario. Lleva la orden de transferencia a la entidad bancaria o entrega cheque al funcionario. Archiva orden de transferencia, comprobante de egreso y demás soportes de la cuenta en la respectiva carpeta de movimientos del mes.



NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






Revisar si hay disponibilidad en el libro de bancos.



Diligenciar por todo pago cuenta por pagar en el software adquirido por la empresa.

Diligenciar por todo pago comprobante de egreso en el software adquirido por la empresa.


Revisar y verificar, antes de firmar, que la información registrada en la orden de transferencia y en el

comprobante de egreso correspondan con la respectiva liquidación y resolución de vacaciones.


por la E.S.E.

Registrar el pago en el presupuesto y en el libro de bancos.






E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION







GERENTE CONTADOR AUXILIAR DE ADMINISTRACION

Inicio


Autoriza el pago

Cuenta por pagar, resolución, CDP, RP

FIN

Revisa, digita e imprime cuenta por pagar

Elabora resolución, CDP, RP, autoriza

transferencia o cheque

Resolución, CDP, RP

Revisa, digita e imprime comprobante de egreso y

elabora orden de transferencia o cheque

Comprobante de egreso, cuenta por pagar, resolución,

CDP, RP y orden de transferencia o cheque. Revisa y firma comprobante

de egreso y transferencia o cheque

Comprobante de egreso, cuenta por pagar, resolución, CDP, RP, orden de transferencia o cheque.

Revisa firmar comprobante de egreso y orden transferencia o

cheque.

Comprobante de egreso, cuenta por pagar, resolución, CDP, RP, orden de transferencia o cheque.

Informa al funcionario para que firme el comprobante de

egreso, y archiva.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION




PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN CUENTA POR SERVICIOS PRESTADOS

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Presentar debida y oportunamente las cuentas por servicios prestados a cada uno de las respectivas aseguradoras y evitar las glosas y descuentos, de conformidad con las normas establecidas.


Hoja de atención de urgencias Libro auxiliar por aseguradoras

Libro de control de correspondencia Oficio de envío de cuentas Certificado de atención médica Formulario único de reclamación RIPS en medio magnético Facturas de venta Epicrisis


Gerencia Administración Facturación Estadística Consulta externa Urgencias Hospitalización Laboratorio clínico Odontología

3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Coordinadora de facturación Coordinador de estadística Facturadores Auxiliar de laboratorio clínico Auxiliar de enfermería Regente de farmacia Auxiliar de odontología Odontólogos Coordinador Hospital en su hogar

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1

Urgencias y hospitalización

Facturadores

Entrega diariamente a la Coordinadora de estadística: Comprobantes de servicios en atención de urgencias, procedimientos, consulta de urgencias, hospitalización, laboratorio clínico y de recién nacido. Ordenes para servicios varios Epicrisis Hoja de atención de urgencias Certificado de atención médica para víctimas de accidentes de tránsito Formulario único de reclamación de las entidades hospitalarias por el SOAT

La entrega de los soportes de servicios SOAT dentro de las 72 horas siguientes al evento. Es responsabilidad de los facturadores entregar los soportes de la cuenta bien diligenciados y de acuerdo al protocolo de entrega de historias clínicas en el servicio.

2

Consulta externa

Facturador

Verifican derechos, Facturan la consulta externa y entregan con los soportes a la coordinadora de estadística diariamente.

La entrega de los soportes de la cuenta se realiza en la medida que se atiendan los usuarios y conforme al protocolo.

3

Laboratorio clínico

Auxiliar de laboratorio

Factura servicios de laboratorio y entrega con los soportes posterior al evento :

Es responsabilidad de la auxiliar de laboratorio de entregar los soportes de la cuenta bien diligenciados y de acuerdo al protocolo establecido.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

4

Odontología

Odontólogo

Factura servicios odontológicos prestados al usuario, organizan los soportes conforme al protocolo y entregan a la coordinadora de estadística junto con la agenda.

Es responsabilidad del personal de odontología de enviar los soportes bien diligenciados y de acuerdo al protocolo.

5

Vacunación

Auxiliar de Enfermería

Factura actividades imprime y entrega a la coordinadora de estadística con los soportes y la vacunación realizada por parte de las promotoras en las veredas.

La entrega de los soportes de la cuenta la realiza la coordinadora del PAI conforme al protocolo.

6 Farmacia Regente de farmacia

Factura la entrega de medicamentos de P y P; imprimen la formula y la factura y la entrega a la coordinadora de estadística diariamente conforme al protocolo.

7 PyP Citología

Auxiliar de enfermería

Factura la toma de citología, imprime la factura, anexa soporte respectivo y entrega a la coordinadora de estadística una vez llegue el resultado por parte de la citotegnologa

8 Hospital en su Hogar

Coordinador Hospital

en su Hogar

Facturan las atenciones de P y P prestados y entregan diariamente a la coordinadora de estadística conforme al protocolo.

Se debe revisar las bases de datos para prestar dicho servicio y diligenciar completamente la información de los soportes.

9 Estadística Coordinadora de

estadística

Recibe los soportes, revisa, clasifica por entidades, luego se organizan los paquetes en orden consecutivo la factura de menor a mayor, y al final de mes cuando se hace el corte se compara los soportes con la lista de chequeo entregada por la coordinadora de facturación; luego se verifican los soportes faltantes por dependencias y se le solicitan para agregar a los paquetes, luego se folian los paquetes de PyP; y se entrega a la coordinadora de facturación los paquetes foliados y listos para elaborar la cuenta de cobro.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCI

A

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

10 Estadística Coordinadora de

Estadística

Recibe los paquetes del turno anterior en urgencias, los radica, los revisa que estén organizados según el protocolo y contengan todos los soportes y si tienen inconsistencias se devuelven para corrección el cual se hace en un día, luego se clasifican por entidades, se organizan por numero de facturas de menor a mayor y se entregan a comienzo de mes a la coordinadora de facturación.

11

Jefe de dependencia o servicio

Recibe soportes de las cuentas que deben ser corregidas inmediatamente. Realiza inmediatamente las correcciones a los soportes de las cuentas y entrega a la coordinadora de estadística las cuentas, los soportes de las cuentas corregidos.

Los soportes de las cuentas deben ser en lo posible corregidos inmediatamente para ser incluidos en la respectiva cuenta del correspondiente mes.

12

Facturación

Coordinadora de

facturación

Recibe los paquetes revisados, organizados por entidades; de Py P y Urgencias. Genera las cuentas de cobro por contrato y el sistema le genera las facturas que deben estar es ese mes, se elaboran de forma manual las cuentas de cobro por contratación capitado y procede a realizar el informe para se entregado a contabilidad, a presupuesto, a Gerencia y al asesor de cartera. Luego procede a radicar las cuentas en el modulo de cartera y se organizan y se legajan para el envió y las que están contratadas para actividades de promoción y prevención se les realizan la ejecuciones de dichas actividades. Se generan los RIPS por contratos, por entidad para anexarla en cada cuenta conforme al validador de cada entidad. Luego se envían las cuentas; se unen los RIPS por régimen y se envía el informe mensual a la secretaria Departamental de salud. Se unen los RIPS por actividades de PyP y se pasan al Jefe de PyP para dar cumplimiento a la resolución 4505. Luego se unen los RIPS por lo asistencial y se entregan a la ingeniera de sistemas. Luego se unen los RIPS por todos los servicios prestados y se cargan al programa de SIVIGILA

Los soportes de los servicios se clasifican, organizan y digitan a más tardar al otro día hábil de prestados. La entrega de los soportes de la cuenta al responsable de su revisión se realiza de acuerdo a la programación establecida


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

13 Administración Profesional universitario

Recibe informes realizado por la coordinadora de facturación.

14

Gerencia

Gerente

Recibe informe realizado por la coordinadora de facturación y procede a su análisis. Recibe las facturas de vinculados y procede a firmarlas para su respectivo envió con la cuenta de cobro al ente territorial.

Es responsabilidad del Gerente de velar porque todos los soportes y las respectivas cuentas se envíen con los requisitos exigidos tanto legalmente y establecidos en los respectivos contratos con las EPS

E.S.E.


TIMANA

NIT. 891.180.198-3


IDENTIFICACION






Entregar diariamente a la coordinadora de estadistica los soportes de las cuentas por servicios prestados.

Revisar y confrontar la totalidad de los soportes de las cuentas por servicios prestados.

Organizar cada comprobante de servicios con los documentos exigidos y demás soportes de la cuenta

Establecer programación para la entrega de los soportes de la cuenta

Digitar diariamente la relación por aseguradora

Devolver los soportes mal diligenciados y que no cumplen con las especificaciones establecidas

Verificar el cumplimiento de los requisitos tanto administrativos como clínicos de la totalidad de los soportes

de la cuenta

Corregir, en lo posible, inmediatamente los soportes, para ser incluidos en la respectiva cuenta del

correspondiente mes.

Realizar informes sobre todas las observaciones encontradas en la revisión de las cuentas

Registrar en el respectivo libro de control toda correspondencia recibida y despachada

Revisar que todos los soportes de las cuentas estén debidamente firmados.

Mantener archivo organizado y actualizado en cada dependencia.

Realizar las facturas de venta en numeración consecutiva.

Llevar control consecutivo de las facturas de venta realizadas.

Responsabilizar a cada uno de los que intervienen en el proceso de facturación de velar por que todos los

soportes de las cuentas cumplan con los requisitos exigidos, tanto legalmente como los establecidos en los

respectivos contratos con las aseguradoras.

Revisar y verificar la entrega de las facturas a las respectivas aseguradoras.

Llevar registro por aseguradora de las facturas realizadas y entregadas.

Capacitar a todo el personal que interviene en el proceso de facturación sobre los términos de los contratos

con las aseguradoras y la normatividad vigente sobre la materia.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






FACTURADOR DE SERVICIOS

COORDINADOR DE ESTADISTICA

COORDINADOR DE

FACTURACION

JEFE DE DEPENDENCIA

O SERVICIO

PROFESIONAL UNIVERSITARI

O

GERENTE

Inicio

Entregan comprobantes de

servicios, en atención de

urgencias, ordenes servicios varios,

certificado de atención medica

victimas de transito y demás soportes

Comprobante de servicios, ordenes, certificado y demás

soportes de la cuenta

Entrega soportes

Factura servicios odontológicos

prestados, organiza los

soportes conforme al protocolo

Verifica derechos y factura consulta

externa

Entrega paquetes foliados y

organizados por entidad

Factura los servicios de laboratorio,

entrega soportes posterior al evento

Entrega soportes de laboratorio

Entrega Soportes junto con la agenda

Recibe los soportes y clasifica por

entidades; organiza paquetes en orden

consecutivo la factura de menor a mayor, y a fin de

mes se hace corte y se compara con la lista de chequeo; luego se verifican

los soportes faltantes por

dependencias y se solicitan para agregar a los

paquetes, se folian los paquetes de pyp y se entregan a la coordinadora de facturación listos para elaborar la

cuenta; recibe los paquetes del turno

anterior de urgencias los

radica, los revisa para que estén

según el protocolo y organiza factura de menor a mayor y

entrega a comienzo de mes.

1

Recibe los paquetes

organizados de pyp y urgencias, genera la cuenta

de cobro por contrato, elabora en forma manual

la cuentas de cobro por

contratación capitado, realiza

informe para entregar a

contabilidad, presupuesto,

gerencia y asesor de cartera, radica

cuentas en el modulo de cartera,

se organizan y legajan para

envió, se generan Rips por contrato y

se anexan, se realiza informe para enviar a

secretaria dptal

Recibe la información de los soportes faltes, los corrige y devuelve inmediatamente

2


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION





SERVICIOS COORDINADOR DE

ESTADISTICA

COORDINADOR DE

FACTURACION

JEFE DEPENDENCIA O

SERVICIO

PROFESIONAL

UNIVERSITARIO

GERENTE CONTADOR

Auxiliar de enfermería factura

la toma de citologías e imprime

la factura

Entrega facturas y soportes de la

vacunación veredal

Regente factura entrega de

medicamentos de pyp, imprime

formula y factura

Entrega formula y factura conforme al

protocolo

Recibe informe

por entidad

1

Entrega la factura con el reporte

cuando este sea entregado por la

citotegnologa

Recibe informe y procede a

su análisis, recibe factura

vinculados y

procede a firmar

Entrega informes al profesional

universitario, contabilidad, asesor cartera y a Gerencia factura vinculados

FIN

Factura e imprime actividades de vacunación

Coordinador hospital en su hogar factura las atenciones de pyp

Entrega facturas y soportes conforme al protocolo

2

Recibe informe y procede a comparar en contabilidad

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION




PROCEDIMIENTO: CONCILIACIÓN BANCARIA

1. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar la conciliación bancaria mensual y control a las operaciones financieras de la E.S.E., de conformidad con las normas establecidas.


Conciliación bancaria Comprobantes de egreso Recibos de consignación Recibos oficiales de caja Libro de caja y bancos Notas débito y crédito



3.2 CARGOS Gerente Profesional universitario Contador Auxiliar de administración

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






PASO No.

DEPENDENCIA

CARGO

DESCRIPCION

OBSERVACIONES

RIESGOS Y TIEMPO

1

Administración

Auxiliar administrativo

Recibe extractos bancarios. Revisa la conciliación bancaria anterior. Confronta los cheques cobrados con los comprobantes de egreso y los registros de libro de bancos. Confronta los recibos de consignación, los recibos oficiales de caja y los registros del libro de caja y bancos con el extracto bancario, confronta notas débito, crédito y orden de transferencia. Diligencia conciliación bancaria. Entrega al profesional universitario conciliación bancaria

La conciliación bancaria debe realizarse mensualmente y en todo caso los procedimientos para realizarla deben estar acorde con los procedimientos contables y las normas legales vigentes.

2

Administración


Recibe conciliación bancaria Revisa y firma la conciliación bancaria Entrega al contador la conciliación bancaria, copia del libro de caja y bancos y los respectivos soportes.

3

Administración

Contador

Recibe conciliación bancaria, copia de libro de caja y bancos y sus respectivos soportes. Revisa en su totalidad la conciliación bancaria. Confronta la conciliación bancaria con los libros de caja y bancos de sistema y sus respectivos soportes. Da visto bueno si corresponde. Si no corresponden busca junto con el profesional universitario la diferencia. Realiza registros contables. Entrega al auxiliar administrativo copia del libro de caja y bancos y sus respectivos soportes y la conciliación para su archivo.

El contador debe revisar en su totalidad la conciliación bancaria.

4

Administración

Auxiliar

Recibe conciliación bancaria, copia del libro de bancos y soportes. Archiva la conciliación bancaria y los soportes en las respectivas carpetas.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION






Realizar mensualmente las conciliaciones bancarias, de conformidad con los procedimientos contables y

las normas legales vigentes.

Verificar en su totalidad la conciliación bancaria y confrontarla con los registros en los libros de caja y

bancos, todos los respectivos soportes de ingresos y egresos y demás soportes de las operaciones

financieras de la E.S.E.

Corroborar las diferencias encontradas en la conciliación bancaria.

Realizar los registros contables pertinentes inmediatamente a la realización de la conciliación bancaria.

Realizar control sobre todas las operaciones financieras de la E.S.E.

Archivar en orden secuencial las conciliaciones bancarias.

Mantener organizado y actualizado el archivo en cada dependencia.

E.S.E.


NIT.

891.180.198-3


IDENTIFICACION








CONTADOR GERENTE

Inicio

Recibe extracto bancario, revisa y

confronta, diligencia conciliación bancaria

Conciliación bancaria

Revisa y firma

Conciliación bancaria, libro caja, bancos y soportes

Revisa y confronta, da visto bueno, busca diferencia, realiza

registros contables.

Conciliación bancaria

Libro caja y bancos

FIN

Soportes Archiva

e.s.e. manual de procedimientos hospital mpal san … actualizado okey.pdf · entrega al contador...

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