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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
IDENTIFICACIÓN, VALORACIÓN SECUNDARIA Y
SELECCIÓN DE LA SERIE REGISTRO NACIONAL DE
SERVICIOS POLICIALES DE LA SECRETARÍA DE
GOBERNACIÓN (1984-1999)
R E P O R T E D E I N V E S T I G A C I Ó N
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A N :
MARCIA CERECERO MARTÍNEZ LETICIA EULOPA DOMÍNGUEZ
EDGAR FLORES ALVARADO RICARDO LUGARDO GARCÍA
JONHY MENDOZA BARRIENTOS MARÍA EUGENIA ORDUÑA FLORES
LUIS OSCAR ROJAS MORALES MARTHA PATRICIA JIMÉNEZ GARDUÑO
ASESORES: Mtra: Laura Cristina Torres Martínez Lic. Silvia Guillermina García Santiago MÉXICO, D. F. 2010
i
PREFACIO
La elección del proyecto se derivó principalmente por inquietudes en relación al tema de
valoración y todos los procesos teóricos-metodológicos a los que conlleva, porque la
valoración es un tema complejo y en la mayoría de los casos sólo se basa en los plazos
de vigencia para establecer el destino final de la documentación. Además éste trabajo
podría ser de utilidad para futuras generaciones que se interesen en realizar trabajos en
materia de valoración ya que en la actualidad son pocos los trabajos elaborados por
alumnos; así mismo puede enriquecer otras investigaciones acerca del estado que
guarda el Registro Nacional de Servicios Policiales en este periodo.
Los principales problemas a los que se enfrentó el equipo de trabajo durante el
desarrollo de este no fue una cuestión sencilla, debido a que la documentación
pertenece a una Dirección extinta de la Secretaría de Gobernación y por tal motivo fue
necesario indagar información dentro del Archivo de Concentración misma que no fue
localizada con éxito en primera instancia; por lo que se acudió al Archivo General de la
Nación y al Archivo Histórico del Distrito Federal, Biblioteca de Investigaciones Jurídicas
y Biblioteca Central de la UNAM. Cabe mencionar que como primer trabajo formal de
investigación, fue una experiencia grata el hecho de descubrir y entrelazar la razón de
ser de los servicios policiales y conocer la estructura de la administración pública en
materia de seguridad nacional a través de la historia institucional de la Secretaría de
Gobernación, además de saber y entender que va más allá de tener organizada la
documentación.
Durante la estadía en el Archivo de Concentración enfrentamos el mal estado de
conservación de la documentación, condiciones ambientales no idóneas, y la falta de
muebles adecuados para el resguardo de la documentación y las medidas de seguridad
son insuficientes, pero a pesar de todos los inconvenientes se pudo realizar el trabajo
de manera satisfactoria.
Agradecemos a la Secretaría de Gobernación y a los encargados del Archivo de
Concentración las facilidades prestadas para desarrollar el proyecto de investigación ya
que sin su apoyo éste trabajo no hubiera sido posible.
ii
A las Asesoras de tesis de manera especial, porque siempre estuvieron cerca del
equipo de trabajo, dando su punto de vista y apoyándonos en el desarrollo de cada fase
del proyecto.
iii
INTRODUCCIÓN
En los últimos treinta años la producción documental en el ámbito de los archivos de la
administración tanto pública como privada ha tenido constantes cambios debido a
diferentes factores como son el incremento de la población y con ello la necesidad de
crear obras y servicios que satisfagan sus demandas y los crecientes avances
tecnológicos han generado una considerable cantidad de documentos difícil de
controlar.
Si a esto agregamos la falta de control en la producción de documentos y de políticas
nacionales que fundamenten el cómo deben estar los archivos y quienes tienen la
responsabilidad de vigilar todo el proceso de flujo documental como: la identificación,
valoración secundaria y selección documental, tenemos como resultado la saturación
de los espacios destinados para resguardar la documentación, además de la falta de
personal capacitado en las instituciones para organizar los archivos, lo antes
mencionado son sólo algunos de los problemas a los que nos enfrentamos día a día
quienes nos dedicamos al quehacer archivístico como una forma de vida y de desarrollo
profesional.
Por ello la importancia de crear a profesionistas capaces de implementar sistemas
archivísticos que enfrenten los nuevos retos científicos y tecnológicos con la finalidad
de crear criterios y políticas objetivas que velen por la conservación del patrimonio
documental nacional pues la situación nos lleva a implementar un tratamiento
archivístico basado en los principios fundamentales para la organización de los archivos
como: Principio de procedencia y orden original, organización, clasificación, ordenación,
descripción, valoración y conservación con la finalidad que la institución y usuarios
adquieran los documentos necesarios de forma eficiente y eficaz.
Ante la problemática mencionada la Secretaría de Gobernación no es ajena, ya que a
lo largo de su vida institucional ha desarrollado funciones y atribuciones definidas que
generan documentación con valor institucional y social los cuales se encuentran
resguardados en el Archivo de Concentración, el cual cuenta con un volumen
documental aproximado de 18,000 cajas de diversos tamaños, estos documentos
iv
fueron generados por las diversas áreas pertenecientes a direcciones, órganos
desconcentrados y oficialía mayor que la conforman; a éste se han transferido
documentos producto de la actividad institucional, entre ellos el generado por la
Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana, de la serie
Registro Nacional de Servicios Policiales la cual es el eje para la elaboración del
presente trabajo.
Como parte del primer acercamiento a la serie se detectó que los documentos se
encuentran en mal estado de conservación como: deteriorados, sucios (exceso de
polvo), algunos con hongos, grapas con óxido, ligas y condiciones ambientales
extremas lo que ocasionó con el paso del tiempo acidez en el papel. La documentación
presentó en ciertos casos ordenación alfabética, aparentemente así mismo había
documentos sueltos, además no tenia instrumentos que permitieran llevar un control
documental. Las dificultades encontradas marcan la pauta para establecer el
planteamiento del problema de manera específica.
Es así que el objetivo general del presente trabajo es “realizar la identificación,
valoración secundaria y selección de la serie Registro Nacional de Servicios Policiales”.
Para realizar las actividades encaminadas al logro del objetivo general, fue necesario
trabajar sobre los objetivos específicos los cuales son:
1. Identificar la historia institucional, actividades y funciones a través de la
aplicación del principio de procedencia y orden original.
2. Identificar las tipologías documentales, para determinar la serie documental que
la constituye.
3. Elaborar un inventario general que permita determinar el volumen documental y
periodo que comprende la documentación.
4. Establecer la clave archivística y ordenación de la serie.
5. Aplicar el catálogo de disposición documental para indicar la vigencia y selección
en base a la legislación existente.
v
6. Proponer criterios de valor a utilizar para la elección de la transferencia o
destrucción de los documentos.
Al inicio del proyecto el equipo de trabajo manifestó una serie de cuestionamientos en
relación a los procedimientos archivísticos que se podrían aplicar a la serie Registro
Nacional de Servicios Policiales, los cuales se enumeran a continuación.
1.- ¿La Secretaría de Gobernación aplica la valoración primaria antes de realizar sus
transferencias documentales?
2.- ¿Por qué ha pasado más de una década y no se ha realizado valoración a la
documentación resguardada?
3.- ¿Para realizar la valoración secundaria es necesario identificar, valorar y
seleccionar?
4.- ¿Debemos valorar para satisfacer la demanda de espacios físicos en el archivo de
concentración o la necesidad de investigación social?
5.- ¿Para determinar la clave archivística es necesario establecer un cuadro general de
clasificación archivística?
6.- ¿La valoración secundaria sólo depende de las vigencias establecidas en el
catálogo de disposición documental para determinar el destino final de las series?
7.- ¿Es necesario considerar la perspectiva de otras profesiones para determinar si la
documentación cuenta con valores secundarios?
8.- ¿Es necesario realizar instrumentos de control y descripción para realizar la
valoración secundaria?
9.- ¿Para determinar el destino final de la documentación es necesario consultar a
personal del área generadora?
10.- ¿Es necesario establecer un grupo multidisciplinar para establecer criterios de
valoración?
vi
A continuación se describe la estructura del presente trabajo de investigación el cual se
desarrolla en cuatro capítulos:
El capítulo uno: Teoría Archivística, presenta el marco teórico que sustenta el trabajo,
en el cual se desglosan temas como la identificación, principio de procedencia y orden
original, clasificación, ordenación, descripción, ciclo vital del documento, valoración,
etcétera.
El capítulo dos denominado La Secretaría de Gobernación y su Archivo de
Concentración, el cual aborda los antecedentes de la Secretaría de Gobernación, los
cambios en su estructura orgánica a partir de la creación de la Dirección General de
Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana, su misión, visión y atribuciones,
el marco normativo que regula las funciones de la Secretaría en lo que respecta a la
protección de sus archivos, del archivo de concentración, su creación, fondos que lo
constituyen, servicios y usuarios; así mismo se plantea el contexto que motivó la
creación Registro Nacional de Servicios Policiales.
El capítulo tres contempla la Metodología para la identificación y valoración secundaria
de la serie Registro Nacional de Servicios Policiales, conformado por cuatro etapas que
son identificación de la documentación, construcción de la clave archivística, catálogo
de disposición documental y valoración secundaria cada una de ellas con sus
respectivas subetapas.
El capítulo cuatro desarrolla los resultados del proyecto entre los cuales se encuentran:
el inventario general, el inventario de transferencia secundaria, clave archivística,
catálogo de disposición documental; a partir de estos instrumentos se obtuvieron datos
para elaborar tablas y gráficas para sustentar el valor que tiene la serie, las cuales son:
Sexenio Presidencial en el que se tuvo mayor personal policial, estados con mayor
número de registros y estados con menor número de registros mismos que se
interpretaron de acuerdo al contexto económico, político y social que vivía México en
éste periodo.
Finalmente se desarrollan las conclusiones, la bibliografía y los anexos.
TABLA DE CONTENIDO
Pág. Prefacio
i
Introducción
iii
Capítulo 1 Teoría Archivística
1.1 Identificación del Fondo
1
1.2 Clasificación
2
1.2.1 Sistemas de Clasificación
3
1.3 Ordenación
4
1.3.1 Métodos de Ordenación
5
1.4 Descripción Archivística
6
1.5 Ciclo Vital del Documento
9
1.6 Fase Activa
10
1.6.1 Archivo de Trámite
11
1.7 Valoración
12
1.8 Fase Semiactiva
17
1.8.1 Archivo de Concentración
18
1.9 Catálogo de Disposición Documental
20
1.10 Valoración Secundaria
21
1.11 Archivo Histórico
26
Capítulo 2 La Secretaría de Gobernación y su Archiv o de Concentración
2.1 Antecedentes Generales
28
2.2 Organización Administrativa
32
2.3 Misión, Visión y Atribuciones
35
2.4 Marco Normativo
36
2.5 Archivo de Concentración de la Secretaría de Gobernación
41
2.5.1 Antecedentes
42
2.5.2 Fondos
43
2.5.3 Servicios
43
2.5.4 Usuarios
44
2.6 Archivo del Registro Nacional de Servicios Policiales
45
Capítulo 3 Metodología para la identificación y val oración secundaria de la serie Registro Nacional de Servic ios Policiales
3.1 Conformación del Equipo de trabajo
59
3.2 Primera etapa: Identificación de la Documentación
60
3.3 Segunda Etapa: Construcción de la Clave Archivística
64
3.4 Tercera Etapa: Catálogo de Disposición Documental
64
3.5 Cuarta Etapa: Valoración Secundaria
67
Capítulo 4 Resultados de la identificación, valor ación secundaria y selección de la serie Registro Na cional de Servicios Policiales
4.1 Presentación de la serie documental del periodo 1984-1999
68
4.2. Identificación de la serie – inventario general
73
4.2.1 Sexenio Presidencial en el que se tuvo mayor personal policial
75
4.2.2 Estados con mayor número de registros
77
4.2.3 Estados con menor número de registros
80
4.2.4 Inventario de documentación contaminada 83
4.3 Aplicación de la clave archivística
85
4.4 Catálogo de Disposición Documental
89
4.5 Valoración secundaria
94
4.5.1 Selección Conservación de la serie Registro Nacional de Servicios Policiales
96
Conclusiones
98
Bibliografía
Anexos
Anexo 1 Entrevista
Anexo 2 Cronograma de Actividades
Anexo 3 Inventario General
Anexo 4 Inventario de Transferencia Secundaria
Anexo 5 Catálogo de Disposición Documental
1
Capítulo 1
Teoría Archivística
Antes de entrar de lleno a la teoría archivística, se puede decir que el valor de los
archivos para la sociedad y ante todo como memoria de la humanidad, es relevante
porque se ha hecho conciencia de que el archivo no es ese lugar recóndito y sucio
donde se guardan papeles, hoy sabemos que los documentos son de vital importancia
para la toma de decisiones y desarrollo de la sociedad, por ello el presente apartado
describirá y sustentará, de acuerdo a los diferentes autores consultados en archivística,
el cómo llevar a cabo los procesos por los cuales tiene que pasar la documentación
para su debido tratamiento, conservación y eliminación de los archivos en sus
diferentes unidades de resguardo, lo cual implica una serie de actividades que deben
desarrollarse principalmente en el archivo de concentración, un primer aspecto es la
identificación del fondo, porque es el reflejo del diagnóstico documental con el cual se
busca conocer aspectos trascendentales en relación con el uso, funcionamiento y
organización del archivo su principio de procedencia y principio de orden original,
porque proporciona el origen y orden en que se generan los documentos, así mismo se
indican cuales y que son los sistemas de clasificación (orgánico, funcional, asuntos y
materias); también se mencionan los métodos de ordenación, (alfabética, cronológica y
alfanumérica). Se desarrolla el ciclo vital del documento y sus diferentes actividades en
cada una de sus fases las cuales incluyen la valoración documental y transferencias.
La teoría es relevante puesto que en ella se sustenta la metodología de cómo se
organizan los archivos.
1.1 Identificación del Fondo
Denominamos fondo a la totalidad de la documentación producida por una institución,
la cual suele estar resguardada en un archivo, cabe mencionar que una institución
puede producir varios fondos, y es fundamental la identificación de éste fondo, como
primer paso para la organización de un archivo; con el objeto de conocer la historia
institucional, tipología documental, soporte, periodo documental y estado de
conservación.
2
Algunos criterios para identificar el fondo son:
• “Debe ser un organismo público o privado con existencia jurídica propia quien
genere la documentación.
• La dependencia o entidad debe tener funciones o atribuciones definidas.
• La propia institución debe contar con una organización interna para el desarrollo
de las funciones”1.
Principio de Procedencia y Principio de Orden Origi nal
El principio de procedencia se le atribuye al francés Natalis de Wailly que en el año de
1841,lo definió como “aquél según cada documento debe estar situado en el fondo
documental de que procede, y en este fondo en su lugar de origen”2 en donde se señala
que, todo documento debe tener un orden lógico y natural; de esta manera el principio
de procedencia es fundamental en la archivonomía, dado, que los documentos
generados por una institución no deben mezclarse con otros manteniendo así el orden
natural en que se han generado los documentos atendiendo al principio de orden
original, que establece que los documentos deben guardarse de acuerdo al orden en
que se generaron.
1.2 Clasificación
Etimológicamente la palabra clasificar “procede del latín classis facere, hacer clases”3,
No obstante desde la perspectiva archivística la clasificación consiste en “agrupar
jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases, desde los
más amplios a los más específicos, con base en los principios de procedencia y de
1 ALDAY GARCIA, Araceli. Introducción a la Operación de Archivos en Dependencias y Entidades del Poder Ejecutivo Federal. México: Archivo General de la Nación, 2004. p. 52. 2 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General. Teoría y Práctica. 5ª. ed. España, Sevilla: Diputación Provincial de Sevilla, 1991. p. 33-34. 3 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 2ª ed. España, Madrid: Germán Sánchez Ruipérez, 1999. p. 229.
3
orden original”4; de acuerdo con esta definición para poder clasificar se debe respetar el
principio de procedencia y el de orden original, de esta manera se procede a organizar
la documentación generada a través de las categorías establecidas previamente en un
sistema de clasificación determinado.
1.2.1 Sistemas de Clasificación
Un sistema de clasificación se realiza de acuerdo a criterios objetivos, ya sea, por
estructura orgánica, funciones, asuntos y materias. Cruz Mundet dice que la
clasificación se basa en tres criterios, los cuales son: “las acciones, estructura orgánica,
los asuntos y materias”5.
Orgánico
Este sistema de clasificación agrupa a las series de acuerdo a la estructura orgánica de
la entidad, dividiendo jerárquicamente en grupos, “desde las unidades administrativas
básicas hasta las divisiones más amplias”6, en otras palabras la documentación se
organiza jerárquicamente de acuerdo a las oficinas, áreas, jefaturas, o departamentos
que las producen y estas a su vez se encuentran sujetas a una dirección general, de tal
forma que el sistema de clasificación, se aplica de acuerdo a la estructura orgánica de
la institución, tomando como fondo el nombre de la jerarquía más alta, secciones como
direcciones y series como áreas de manera jerarquizada; pudiendo agregar
subsecciones y subseries según convenga el caso.
Funcional
La clasificación funcional, se determina por las actividades y atribuciones de acuerdo a
la institución, tomando en consideración las funciones sustantivas y las facilitativas,
cabe mencionar que las sustantivas están determinadas como la razón de ser de la
institución y las facilitativas o comunes, como aquellas actividades que ayudan a
cumplir con las primeras.
4 Ibíd. p. 239. 5 Ibíd. p. 240. 6 Ibíd. p. 241.
4
Para tal sistema de clasificación es necesario establecer, “series o agrupaciones
documentales, de acuerdo con un esquema piramidal o jerarquizado de las mismas”7,
es decir tomar como base las funciones o actividades de la institución, ya sean
sustantivas o comunes, así se determinarán las clases o series que componen el fondo,
y éstas corresponderán a las series documentales identificadas y a su vez deben
ubicarse en forma jerarquizada.
Para Araceli Alday García “esté tipo de sistema de clasificación es recomendable para
archivos de instituciones de larga vida, con complejidad orgánica, en que las funciones
son más claras y lineales”8, se dice que de larga vida porque permanecerán las
funciones, así como su estructura.
Por Asuntos y Materias
Este sistema de clasificación es más complejo, al momento de aplicarlo, por esta razón
es recomendado para colecciones o archivos particulares, porque es el “resultado del
análisis de contenido de los documentos, esto es de los asuntos o materias sobre los
que versan”9. Para una institución éste sistema de clasificación no es útil, pues
fragmenta la estructura de los fondos y disemina la organización de los documentos.
Cabe mencionar que las principales características para establecer un sistema de
clasificación es ser objetivo, sólo debe basarse en criterios sólidos y estos a su vez son
proporcionados por los documentos; un aspecto importante es, no basarse en
suposiciones o cuestiones subjetivas, ya que el sistema elegido puede ser entendido de
distintas formas para su aplicación, así mismo el sistema debe ser independiente de los
demás instrumentos que se elaboran para la organización de un archivo.
1.3 Ordenación
Para organizar un archivo es necesario clasificar, pero también es esencial ordenar si
no quedaría incompleta está labor, por tal motivo se hace necesario ordenar la
7 Idem. 8 ALDAY GARCIA, Araceli. Op. Cit. p. 53. 9 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 242.
5
documentación. La ordenación es la “operación de unir un conjunto de documentos
relacionados justo con los otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida de
antemano”10, esto significa que los documentos se agrupan de acuerdo a una
secuencia lógica de generación del propio documento.
1.3.1 Métodos de Ordenación
Los métodos de ordenación se establecen de diferentes formas, una puede ser por
letras (alfabético), por fechas del documento (cronológico), numérico sucesivo
(numérica), ó en su caso combinando letras y números (alfanumérica). Por otro lado la
elección del método de ordenación debe ser la que mejor convenga o se adapte al
objeto de la ordenación.
Alfabético
Esté método utiliza las letras del abecedario, las letras colocadas deben estar sujetas o
hacer referencia sobre el nombre del expediente, otro método aceptado es el de
ordenación por materias la cual “no supone necesariamente una relación sistemática de
las mismas, sino que puede ser simplemente la sucesión alfabética”11, por lo que es
aplicada dependiendo de la conveniencia para la ordenación del archivo.
Cronológico
El método de ordenación cronológico toma en cuenta la fecha del documento (día, mes
y año) es decir “comenzando por el año más remoto, los elementos se suceden hasta la
fecha más reciente, dentro de cada año por mes y dentro de éstos por días, si se
desconoce el día el elemento se colocará hasta el final de cada mes”12, así mismo los
documentos se deben acomodar de acuerdo al orden cronológico de la tramitación del
expediente.
10 ALDAY GARCÍA, Araceli. Op.Cit. p. 56. 11 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 250. 12 Idem.
6
Alfanumérico
La ordenación alfanumérica consiste en ordenar de acuerdo a combinaciones de letras
y números, formando así códigos para ordenar, y de esta forma se permite asignar
números de manera sucesiva para que la combinación no se repita con las demás.
1.4 Descripción Archivística
La descripción archivística en México en los últimos diez años se basa en la Norma
Internacional de Descripción Archivística ISAD (G) principalmente en el centro del país,
y se define como “la creación de una representación exacta de una unidad de
descripción y de las partes que la componen, en caso de haberlas, por el procedimiento
de captación, cotejo, análisis y de organización de cualquier información que sirva para
identificar la documentación y explicar el contexto que la produjo”13. La descripción
como se menciona, es una representación sobre el contenido del documento y debe ser
realizada a través del análisis objetivo de los documentos.
Instrumentos de Descripción
Dentro del trabajo archivístico, se deben utilizar las diferentes herramientas que brindan
apoyo en la recuperación y control de la información en los archivos, tal es el caso de la
guía, inventario y catálogos, estos instrumentos facilitan el conocimiento total de la
información contenida en los archivos, de acuerdo a su uso y contenido.
Guía
La guía es uno de los instrumentos auxiliares, más utilizados dentro del ámbito
archivístico, puesto que proporciona información general de un archivo, y presenta
datos como: ubicación del fondo, secciones y croquis de ubicación.
Cruz Mundet, hace referencia a la utilidad de las guías porque “proporcionan
información sobre todos o parte de los fondos de uno o más archivos, describen
13 Consejo Internacional de Archivos, ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística. Madrid, 2000. p. 16.
7
globalmente las grandes agrupaciones documentales, esbozan la historia de los
organismos productores y facilitan información auxiliar acerca del archivo o archivos y
los servicios disponibles”14. Tiene una función específica, la cual es el conocimiento
general de los fondos de uno o varios archivos.
Para Carmen Pescador del Hoyo la guía “es el instrumento de descripción de fondos
que sirve para orientar al investigador en el conocimiento y exploración del contenido de
todos, o parte, de los fondos, de uno o varios archivos”15. La guía es un instrumento,
que permite conocer de forma general el contenido de un fondo de archivo. La
realización de está, permitirá al usuario identificar la información que le es útil, de tal
manera que la guía es un instrumento importante para el desarrollo de las actividades
dentro del archivo.
Inventario
El inventario es parte fundamental, para el conocimiento de la documentación dentro
del archivo.
Describe un fondo, colección o sección tomando las series como unidades descriptivas
sus objetivos son: “Reflejar, a partir de las series documentales, la estructura,
organicidad, funciones y servir como instrumento de control de la documentación y,
asimismo, coadyuvar en la actividades de quien recopiló la documentación, sea
institución o persona, y consulta de la información que ésta contiene para su
presentación”16.
Cruz Mundet menciona dos tipos de inventario; somero y analítico; el somero
comprende los elementos mínimos y esenciales para la descripción del documento de
archivo. “Su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de control sobre
14 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 173. 15 PESCADOR DEL HOYO, María Del Carmen. El Archivo: Instrumentos de Descripción. 1ª. ed. España, Madrid: Ediciones Norma, 1986. p.116. 16VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo. Manual de Procedimientos Técnicos para Archivos Históricos de Universidades e Instituciones de Educación Superior. 1ª. ed. México, DF: Universidad Autónoma de México, Centro de Estudios sobre la Universidad del Archivo Histórico de la UNAM. p. 130.
8
las existencias, pero el interés para los usuarios es mínimo pues les ofrece una
información excesivamente genérica y apenas si les orienta acerca de la
documentación que pueden encontrar”17. El inventario somero es utilizado para grandes
volúmenes documentales y dentro de la descripción podemos encontrar el mínimo de
sus elementos, para su manejo.
A diferencia del somero, el inventario analítico:
Describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los expedientes. Con los
mismos elementos mínimos obligatorios y algunos más optativos, ofrece información
suficiente para localizar la documentación en el tiempo y en su ubicación física, conocer
su organización, e individualizarla para que cada cual elija entre todas las opciones las de
su interés18.
De esta forma el inventario analítico es aquel que describe de manera completa el
expediente, este instrumento permite conocer el total de los expedientes contenidos en
los archivos a través de una descripción detallada.
Catálogo
El catálogo es herramienta útil en la labor archivística ya que es un “instrumento de
información en el cual es dado el contenido y la descripción de los documentos (por
series o por unidades), pero siempre en orden escogido y no preexistente en los
respectivos fondos”19. De tal manera que el archivista no debe hacer criterios subjetivos
al realizar esta actividad porque requiere el análisis profesional al momento de describir
las piezas documentales.
17 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 277.
18 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 173. 19 GUTIÉRREZ MUÑOZ, Cesar. Archivística. 1ª. ed. Perú, Lima: Pontificia Universidad Católica del Perú. Materiales de Enseñanza de la Facultad de Letras y Ciencias Humanas, 1991. p. 3.
9
El catálogo describe las piezas documentales de forma detallada, individualizando el
conjunto documental, que presenta una afinidad tipológica, temática o institucional.
Ayuda en la realización de una investigación de información, sin manipular los
expedientes, facilitando a los usuarios un acceso eficaz y eficiente de acuerdo a sus
demandas de información.
1.5 Ciclo Vital del Documento
El ciclo vital del documento surge en Estados Unidos a partir de la Segunda Guerra
Mundial a consecuencia de la gran explosión documental que generaron los servicios
de guerra y la administración pública, dando como resultado, el poder planificar el
volumen documental, desde una nueva perspectiva de la archivística, adoptando un
nuevo modelo para organizar los archivos llamado “Record Management” traducido por
los Archivistas Españoles como “Gestión de Documentos” quien adopta cuatro puntos
básicos.
1. Aplicación del «ciclo vital» de la documentación a la planificación
administrativa.
2. Aplicación de programas y planes de seguimiento y control de toda la
documentación producida.
3. Aplicación de métodos de control de los records management.
4. Aplicación de técnicas especializadas en gestión y organización de
documentos20.
El ciclo vital contempla el tiempo de vida de los documentos, desde el momento de su
creación hasta su selección o expurgo, para su conservación permanente o eliminación
total del archivo. De ahí que este ciclo se divide en tres edades: primera etapa o fase
20 NÚÑEZ FERNÁNDEZ. Eduardo, Organización y gestión de archivos. 1ª. ed. España: Trea, 1999. p.136.
10
activa (Archivo de Trámite), segunda etapa o fase semiactiva (Archivo de
Concentración) y tercera etapa o fase inactiva (Archivo Histórico).
1.6 Fase Activa
La fase activa correspondiente a la primera etapa del ciclo vital del documento, y da
lugar al archivo de trámite.
Enrique Pérez Herrero en su obra El Archivo y el Archivero dice:
Una sociedad, una institución pública o privada sin archivo que constate su
actividad, es como un hombre sin memoria, sin experiencia, sin pasado, y, por
tanto, sin personalidad suficiente, por lo que no podrá ser considerada en el
futuro por ser ignota21 o, al menos, incierta. Desaparece el hombre, el actor, el
artífice, pero queda su obra, de la que podrán beneficiarse sus descendientes o
sus continuadores22.
Los documentos son generados por una necesidad administrativa, y corresponden a la
fase activa perteneciente al Archivo de Trámite (AT), para llevar a cabo un control de la
documentación en gestión es necesario realizar actividades primordiales como:
recepción, apertura, registro del expediente, inventario general, valoración primaria y
transferencia primaria; por su naturaleza este archivo es utilizado frecuentemente, para
la toma de decisiones.
La documentación en la fase activa: “Es aquella necesaria para el ejercicio de las
atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el
archivo de trámite”23. Dicha documentación es necesaria para el desarrollo de
actividades a nivel institucional.
21 Para ENRIQUE PÉREZ HERRERO la palabra ignota significa desconocido, extraño o inédito. 22 PÉREZ HERRERO, Enrique. El Archivo Y El Archivero. 1ª. ed. Islas Canarias: Viceconsejería de Cultura y Deportes, 1997. p. 120. 23 ALDAY GARCIA, Araceli. Op. Cit. p 64.
11
1.6.1 Archivo de Trámite
El Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura en Madrid define al
archivo de trámite como: la unidad productora de los documentos, y corresponde a la
primera etapa de la vida de los documentos y en ella deben permanecer mientras dura
la formación de los expedientes e incluso al terminar ésta si las necesidades de
consulta son continuas”24, otra definición del mismo diccionario dice que, el archivo de
trámite es el que se halla “vigente, activo, que guarda con carácter temporal los
documentos que se encuentran al servicio exclusivo de la institución a la cual
pertenecen”25.
Araceli Alday lo define como: la “Unidad responsable de la administración de
documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una
unidad administrativa”26.
Después de analizar el concepto anterior podemos definir al archivo de trámite, como el
lugar destinado para la documentación en gestión o en constante uso, misma que da
pie al ciclo vital y posteriormente a su transferencia primaria. Esta documentación tiene
tres características principales: el documento es único, lo genera una necesidad
administrativa y tiene valores primarios.
Importancia
Es imprescindible contar con un archivo en cualquier empresa o institución, sea pública
o privada, porque ayudan a proporcionar información rápida y oportuna para la toma de
decisiones si se encuentran debidamente organizados, puesto que en un futuro nos
proporcionará su historia, funciones y actividades así mismo los documentos son la
materia prima de los archivos, y el objeto sobre el cual el archivónomo desarrolla su
actividad profesional, de tal manera que los documentos dan lugar a la existencia de
archivos haciendo necesaria la presencia de profesionales en el área de la información.
24 DIRECCIÓN DE ARCHIVOS ESTATALES. Diccionario de Terminología Archivística.1ª. ed. España, Madrid: Ministerio de Cultura, 1993. p.11. 25 Ibíd. p. 12. 26 ALDAY GARCÍA, Araceli. Op. Cit. p. 63.
12
Funciones
Las funciones desarrolladas en el archivo de trámite son el inicio para el debido
tratamiento documental, dando pauta y seguimiento de las actividades aplicadas a cada
una de sus fases del ciclo vital del documento, de ahí que el Sistema Red de Archivos
establece lo siguiente.
• “Organizar la documentación administrativa en apoyo a la toma de decisiones.
• Aplicar principios y técnicas de valoración, selección y baja de documentos.
• Ubicar a los archivos en áreas y locales adecuados para garantizar su
conservación.
• Mantener organizada la documentación en sus diferentes etapas”27.
Además se pueden agregar dos actividades:
• Controlar las salidas y entradas de los expedientes y documentos.
• Crear instrumentos descriptivos para agilizar el acceso a la información.
1.7 Valoración
A consecuencia del gran desarrollo de las nuevas tecnologías en cuanto a la
reproducción documental, intercambio y manejo de información, esto ha ocasionado un
creciente volumen documental, para atender a esta problemática se hace necesario
realizar el proceso de valoración para determinar el destino final de la documentación,
cabe mencionar que este proceso es complejo y es necesario porque permite conservar
aquella documentación realmente importante para la institución ó empresa.
Para establecer el concepto y finalidad primordial de este proceso archivístico, se
revisarán las siguientes definiciones.
27 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Manual de Procedimientos de las Unidades de Documentación en Trámite del Sistema Red de Archivos. Vol. 4. México, D.F: Dirección de Administración de Documentos del Gobierno Federal. Archivo General de la Nación, 1986. p. 37.
13
Cruz Mundet define la valoración como el “estudio de series documentales una por
una: su origen, la tipología documental, el valor que han tenido o puedan conservar en
adelante para la entidad que los ha creado, el que pueden ofrecer para su propia
historia”28.
El Archivo General de la Nación en el libro Entre Archivistas e Historiadores: el dilema
de la valoración documental alude al “proceso de análisis y selección que tiene como
objetivo establecer plazos de transferencia, acceso y conservación de las series
documentales”29; por lo que para realizar el proceso de valoración es necesario tomar
en cuenta los plazos de conservación, con el fin de establecer criterios de valoración y
selección documental.
Para Molina Nortes es “la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los
plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial”30.
Los autores antes mencionados, en esencia coinciden en decir que la valoración
documental consiste en efectuar un análisis de las series documentales que conforman
el fondo, además de justificar la funcionalidad de la documentación para la institución,
asimismo como para la sociedad con el objetivo de que a futuro sea útil para las
investigaciones. En base a ello, nos permitirá determinar los tiempos de guarda y el
destino final de la documentación.
Este proceso archivístico, requiere efectuar un trabajo analítico, detallado y minucioso,
ya que implica entender y analizar aspectos como la historia institucional del órgano
generador de documentos, las funciones, atribuciones legales, para determinar los
valores documentales en cada serie documental, por ello se establecen dos tipos de
valoración: valoración primaria y valoración secundaria.
28 CRUZ MUNDET, José Ramón. Información y Documentación Administrativa. 1ª ed. Madrid: Tecnos, 1998. p. 250. 29 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Entre Archivistas e Historiadores. El Dilema de la Valoración Documental, México: Archivo General de la Nación, 1995. p. 195. 30 MOLINA NORTES, Juana y LEYVA PALMA, Victoria. . Técnicas de Archivo y Tratamiento de la Documentación Administrativa. 1ª. ed. España: ANABAD, 1996. p. 164.
14
Valoración Primaria
En el archivo de trámite es donde se realiza la valoración primaria que consiste en el
proceso donde se identifican y determinan los plazos y utilidad de los documentos por
parte de las instituciones que lo producen o conservan, es decir atiende exclusivamente
las vigencias o valores primarios y su carácter es estrictamente institucional. Es decir, la
valoración primaria, busca establecer ciertos parámetros de utilidad institucional de la
documentación.
Durante la etapa activa del ciclo vital del documento, pueden determinarse los
expedientes que tienen utilidad continua como documentos activos y semiactivos, para
los propósitos del quehacer de un organismo. Para ello, es necesario considerar tres
aspectos que determinan los criterios a los que se deben someter los expedientes en la
valoración primaria.
Valores Primarios: “Son aquellos que poseen los documentos para el organismo de
origen y que persisten incluso después de haber perdido su valor corriente de gestión”31
son de carácter interno básicamente los siguientes:
• Valor Administrativo: Está relacionado al trámite o asunto que motivó su
creación. Se encuentra en todos los documentos, son importantes por su utilidad
referencial para la planeación y la toma de decisiones, es decir; es el valor
asignado a los documentos que sirven para realizar operaciones administrativas
cotidianas propias del organismo.
• Valor Legal: “Es el que tienen todos los documentos que sirven de testimonio
ante la ley. Sirve para documentar las obligaciones legales y proteger los
derechos de los individuos y de la entidad”32, por ejemplo: actas del registro civil,
contratos, escrituras, actas constitutivas notariadas, decretos, acuerdos,
documentos relacionados con la propiedad.
31 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. 2ª. ed. España, Madrid: Germán Sánchez Ruipérez, 1999. p. 213. 32 ALDAY GARCIA, Araceli. Op. Cit. p.135.
15
• Valor Fiscal o Contable: “Corresponde al valor de los documentos de archivo que
justifican, explican o comprueban el cumplimiento de obligaciones tributarias”33,
así mismo el valor fiscal, lo tienen aquellos documentos que brindan la
conducción y certificación de asuntos financieros que justifican ingresos y
egresos de dinero.
Para realizar el análisis de los valores primarios, es imprescindible contar con la
información suministrada por los productores de los documentos quienes establecen los
plazos de vigencia administrativa, valor legal o probatorio que pueden tener los
documentos.
El conocimiento del periodo de vigencia administrativa de los documentos puede
conocerse a través de diversos factores como:
• Frecuencia de consulta que tienen estos por parte de los usuarios (oficinas
generadoras).
• Los plazos que estén señalados por la normatividad oficial.
Transferencia
La transferencia es el procedimiento habitual de ingresos de fondos en un archivo,
mediante el traslado de las series documentales, los documentos pasan de un archivo a
otro en la medida en que van disminuyendo sus valores primarios y secundarios cuales
quiera que sea el caso. La transferencia como proceso archivístico debe estar planeada
para poder garantizar un adecuado traslado de los fondos.
La Escuela Iberoamericana de Archivos (EIA) define la transferencia como: “el
procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo, mediante el traslado de
fracciones cronológicas de series documentales, una vez que éstas han cumplido el
33 ídem.
16
plazo de permanencia fijado por las normas de valoración para cada una de las etapas
del ciclo vital de los documentos”34.
Pérez Herrero Enrique, nos dice que la transferencia es el “Procedimiento habitual de
ingreso de fondos en un archivo mediante traslado de las fracciones de series
documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia en la etapa
anterior dentro de la red de archivos en la que esté integrado”35. Ante lo expuesto por
estos autores, todos los documentos, se transfieren por serie documental al término de
sus plazos de vigencia y valores, dependiendo de la unidad de archivo a la que
corresponda, y para tal transferencia se debe realizar una valoración previa misma que
determina el destino final de la documentación.
Objetivo de la Transferencia
El objeto de la transferencia es evitar la acumulación excesiva, saturación o como
normalmente se le conoce explosión documental en las oficinas y eliminar aquellos que
no son de uso frecuente, y de esta manera lograr que aquellos documentos transferidos
reciban el tratamiento adecuado en el archivo al que corresponde.
Para realizar la transferencia es necesario establecer criterios que permitan transferir de
forma objetiva, sistemática y oportunamente la documentación susceptible en el archivo
al que corresponde.
Criterios para Realizar la Transferencia
Ahora bien, la transferencia debe hacerse atendiendo a criterios bien establecidos, de
esta manera evitaremos la pérdida de información que puede ser valiosa no solo para la
institución generadora, sino para la sociedad. Algunos de estos criterios a tomar en
cuenta, de acuerdo a Núñez Fernández son los siguientes:
34 DE LA TORRE MERINO, José Luis y PALOMINO Y BENITO, Mercedes Martin. Metodología para la Identificación y Valoración de Fondos Documentales. 1ª ed. Madrid, España: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000. p. 28. 35 PÉREZ HERRERO, Enrique. Op. Cit. p. 331.
17
Identificar las series documentales que contengan fracciones cronológicas que
hayan cumplido su plazo de permanencia. Previamente se debe seleccionar y
expurgar físicamente la documentación agrupada en un mismo lugar. Transferir
las cajas de acuerdo a su número correlativo de asignatura de series
cronológicas. Para agrupar por procedencias cada fragmento cronológico de las
series documentales trasferidas, es necesario elaborar un índice. Además de la
descripción de la documentación transferida, debe remitir toda aquella
información obtenida sobre cada serie documental36.
La transferencia debe utilizarse para:
Descongestionar las oficinas de documentos, con lo cual se agiliza la gestión y
permite ganar espacio para los documentos que se van produciendo. Hace
posible dar un tratamiento y servicio adecuado a los documentos en cada fase de
Archivo, lo que redundará en un eficaz servicio a las unidades productoras.
Agiliza el servicio a las unidades productoras mediante la consulta o préstamo de
los documentos. Facilita y garantiza la consulta de los documentos a los
ciudadanos para la gestión de sus intereses. Garantiza la conservación de los
documentos al situarlos en lugares adecuados y al estar controlados y tratados
convenientemente por profesionales. Toda transferencia implica el conocimiento
de las estructura de las instituciones productoras de documentos (organigrama
administrativo) y de sus tipos documentales37.
Solamente tras el conocimiento de estos elementos, el archivista podrá valorar la
importancia de dicha actividad.
1.8 Fase Semiactiva
Esta fase inicia al termino del asunto administrativo por el cual fue creada la
documentación, esta comienza cuando la vigencia primaria ha concluido aunque la
razón por la cual fue generada haya terminado; no significa que el documento tenga
que ser eliminado inmediatamente, pues éste puede tener un valor, se debe conservar
durante un plazo llamado precaucional para fines de consulta y referencia.
36 NUÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Op. Cit. p. 215. 37 DUPLÁ DEL MORAL, Ana. Manual de Archivos de Oficina para Gestores. 1ª. ed. Madrid, España: Ediciones Jurídicas y Sociales, 1997. p. 138.
18
La característica de la documentación en esta fase es que se encuentra en los archivos
de concentración y es poca la consulta por el área generadora, además poco a poco va
decreciendo más el valor primario de la documentación y puede que adquiera el valor
secundario según sea el caso.
1. 8.1 Archivo de Concentración
El Archivo de Concentración se ubica en la segunda etapa o fase semiactiva del ciclo
vital del documento, en este archivo se reciben los documentos que el archivo de
trámite, transfirió por su baja consulta o cumplimiento de vigencia, en esta fase se
realiza una descripción del documento en base al contenido, utilizando, instrumentos de
control y descripción como: el inventario general, cuadro general de clasificación
archivística, catálogo de disposición documental; el cual dictamina el tiempo de vigencia
bajo un sustento legal, para posteriormente efectuar la valoración secundaria con el fin
de determinar la eliminación de dicho documento o bien su transferencia al archivo
histórico.
También llamado archivo intermedio por Cruz Mundet ya que lo identifica como “el lugar
donde se resguarda la documentación que ha perdido prácticamente la utilidad por la
cual había sido creada”38. Molina Nortes lo define como “el archivo intermedio y se
presenta en su segunda etapa del ciclo vital del documento, es así como se le
denomina documento semiactivo”39, estos mismos, presentan valores primarios y
secundarios, su periodo de permanencia en el archivo varía ya que las características
de los documentos no son las mismas, en cuanto a su guarda puede estar en el local o
instalaciones que se ubican en la misma institución.
El Diccionario de Términos Archivísticos dice que “son los que se integran con
expedientes depurados de los archivos de transferencia y donde se habrá de
38 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 181. 39 MOLINA NORTES, Juana, y LEYVA PALMA, Victoria. Op. Cit. p. 166.
19
seleccionar el material que pasará a formar parte del acervo del archivo histórico, y
aquellos que deban ser eliminados o dados de baja”40.
El archivo de concentración está formado por expedientes semiactivos cuya consulta es
esporádica y que han sido transferidos para su conservación y administración mientras
concluye en su fase semiactiva y se decide su eliminación o su transferencia al archivo
histórico, baja definitiva o eliminación parcial o total de acuerdo a la tipología
documental, vigencia y utilidad del documento.
Este tipo de archivo permite desahogar los archivos de trámite de las distintas oficinas
de la institución y es documentación que ha concluido su trámite y se deben conservar
por un tiempo precaucional en el archivo de concentración para hacer consultas por
parte del órgano productor; cabe mencionar que para dar seguimiento a la organización
del archivo de concentración es necesario establecer las principales funciones como:
Custodiar y establecer tiempos de guarda, conservación, y valorar la documentación
para su transferencia al archivo histórico. Cruz Mundet en su Manual de Archivística,
menciona como funciones:
Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para
su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas
documentales. Evitar el colapsar los archivos históricos con documentos que
todavía no son de libre acceso para el público. Asegurar la selección de los
documentos que van a ser conservados y los que van a ser eliminados.
Garantizar a las administraciones de origen la plena disponibilidad de sus
documentos, es decir, el acceso a los mismos cuando sea necesario. Realizar
dichas funciones a bajo costo mediante el aprovechamiento intensivo del espacio,
ubicado en suelos e instalaciones más baratos que los de las oficinas41.
Las funciones del archivo de concentración no sólo se ven reflejadas en estos puntos
sino también en un proceso intelectual y de análisis por profesionales en la materia
como describe María Luisa Conde Villaverde. “Desde la perspectiva global de las cuatro
40 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de Términos Archivísticos. 1ª. ed. Santa Fé, Argentina: Asociación de Archiveros de Santa Fé, 2000. p. 48. 41 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 183-184.
20
etapas en que se subdivide el tratamiento y control de los fondos documentales -
Identificación, Valoración, Descripción y Difusión”42.
Para darle seguimiento al cumplimiento de las funciones del archivo de concentración,
es necesario elaborar un catálogo de disposición documental, el cual determina el
tiempo de guarda de los documentos y se detalla a continuación.
1.9 Catálogo de Disposición Documental
El catálogo de disposición documental es un instrumento de descripción archivística y
es elaborado por el archivista para determinar los plazos de conservación de la
documentación que integra el fondo y debe presentar las series documentales.
De acuerdo al Diccionario de Terminología Archivística el catálogo de disposición
documental es el “Instrumento que establece las políticas y criterios sobre la
conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida. Y
en el cual se debe tomar en cuenta el tratamiento que por ley o disposición jurídica se
da a ciertos documentos”43.
Para Aracely Alday el catálogo de disposición documental es “el registro general,
sistemático y normalizado de los valores de disposición de todos los documentos
existentes, ya sean producidos o recibidos en un sistema administrativo”44.
Dicho catálogo de disposición documental tiene las siguientes características:
• General: Porque engloba la totalidad de las series.
• Sistemático: Porque realiza la valoración de los documentos de manera
permanente llevando un control sobre la disposición de la documentación.
42 CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de Tratamiento de Archivos Administrativos. 1ª. ed. Madrid, España: Dirección de Archivos Estatales, 1992. p.75. 43
DIRECCIÓN DE ARCHIVOS ESTATALES. Op. Cit. p. 22. 44 ALDAY GARCÌA, Araceli. Op. Cit. p. 63.
21
• Normalizado: Por la aplicación de normas, para indicar de forma organizada y
reglamentada los plazos de conservación de acuerdo a las funciones de la
institución.
Una vez elaborado dicho instrumento, es utilizado para describir las series que integran
el fondo, el cual específicamente determina el plazo de vigencia de los documentos,
para con ello decidir el destino final de la documentación a través de los criterios de
valoración.
1.10 Valoración Secundaria
Tiene como fin garantizar la protección de la documentación que tiene valor social, más
allá de la necesidad institucional, es decir, garantizar la utilización para fines distintos a
los que respondió su creación, esta valoración busca básicamente la identificación y
aplicación del uso del documento para la investigación, su utilidad como fuente de
información de carácter único permanente.
Schellenberg, en su libro Archivos modernos: principios y técnicas, establece que los
valores secundarios del documento son:
Valor testimonial. Documentos con información sobre la historia, la organización y
las funciones de la administración de origen y evolución del organismo
administrativo que los creo. Valor informativo: son aquellos que contienen el
desarrollo de las personas o de los grupos sociales, así como lugares, objetos
físicos o algún suceso importante para la institución45,
la información es utilizada para diversos campos de estudio. Su uso es meramente
social ya que se recurren a ellos para reconstruir la evolución de la institución.
Valor evidencial: aquellos que dejan “prueba de los hechos y circunstancias
significativos relacionados con la existencia de un organismo o dependencia”46 entre
45 SCHELLENBERG, Theodoore R. Archivos Modernos: principios técnicas. 2ª. ed. México: Archivo General de la Nación, 1987. p. 199. 46 Ibíd. p. 200.
22
ellos los que hacen referencia a los orígenes. Son documentos que por su contenido
dan información acerca del origen, organización, funcionamiento, cambios, así como
normas de acción, sus programas para tratar toda clase de asuntos.
Además nos menciona que los documentos y expedientes que deben conservarse
perpetuamente son los que evidencian o dan testimonio de las actividades sustantivas
o vitales del organismo; por ello menciona tres pruebas de los valores informativos:
• “Exclusividad que la información no está en otras series documentales tan
completa ni disponible.
• La forma en cómo se encuentra diversificada, extensiva o intensiva.
• La importancia que los documentos pueden tener para la investigación y la
cultura”47.
Como podemos observar la valoración secundaria incluye cuestiones de objetividad ya
que consiste en realizar un trabajo analítico, minucioso y objetivo porque implica
entender y analizar factores como: la historia del creador de los documentos, funciones,
atribuciones legales, estructura organizacional, para determinar los valores
documentales que integran las series para decidir el destino final.
Determinar el valor no es algo inherente al documento, por lo que no se deberá
considerar como una pieza documental sino como un conjunto de documentos de una
determinada actividad.
Por ello es importante contemplar algunos elementos que nos ayuden a efectuar mejor
la valoración como:
Saber si los expedientes que componen la serie documental corresponden a
documentos activos, semiactivos, o inactivos, esta información se obtendrá
conociendo la frecuencia de consulta por parte de las oficinas administrativas. Si
se trata de una serie que corresponde a funciones generales o especificas del
organismo. Si se trata de ejemplares principales o secundarios, el primero será
aquel que conserva la unidad de origen del expediente, mientras que el
secundario es acumulado por una oficina diferente a la productora. La tradición
47 Ibíd. p. 220.
23
documental, es decir, la forma en la que se han transmitido los documentos:
originales, copias, duplicados fotocopias48.
Una vez analizados los valores y los elementos anteriores es necesario establecer
técnicas de valoración para determinar el destino final de la documentación, para su
conservación total o parcial o la eliminación de la misma.
La conservación Total. Trata de documentación evidencial, testimonial e informativa,
constituida por ejemplares primarios, y la documentación deberá conservarse
íntegramente.
En este caso, deberá figurar la documentación que permita conocer los orígenes del
organismo, su organización, evolución y actividades, asimismo aquellos documentos
que permitan conocer los procesos de elaboración de leyes y reglamentos del
organismo, también los que responden a las necesidades del análisis estadístico, y los
que contienen datos significativos sobre un acontecimiento, individuo, institución o
lugar, sobre tendencias de la historia política o económica.
Eliminación Parcial. Cuando se trata de series documentales homogéneas y
voluminosas, que aún siendo ejemplares primarios son susceptibles de selección, pero
no en su totalidad, conservando una muestra de las mismas, para ello se utiliza la
técnica del muestreo, dentro del cual se pueden utilizar distintos métodos:
• Método del ejemplar
• Método selectivo o cuantitativo
• Método sistemático (Cronológico, Geográfico, Alfabético, Numérico)
• Método aleatorio
Eliminación Total. Cuando son series formadas por ejemplares secundarios sin valor
histórico, y cuya información está recogida en otros organismos49, además también se
considera lo que establece la legislación al respecto.
48 MOLINA NORTES, Juana, y LEYVA PALMA, Victoria. Op. Cit. p. 166. 49 Ibíd. p. 167.
24
Selección
Es la tarea por la cual se determina el destino de los documentos a partir de su valor, es
decir, los plazos de tiempo límite para su conservación o destrucción. La selección para
el autor Argentino Manuel Vázquez Murillo “es un proceso técnico por el cual se
establece el tiempo en que los documentos de archivo sirven a fines administrativos y
cuáles de ellos han de conservarse para que sirvan a fines de investigación”50.
El autor español Cruz Mundet señala que es “la tarea por la cual se determina el
destino de los documentos a partir de su valor, también los plazos de tiempo límites
para su conservación o destrucción”51.
Como se observa la selección es una técnica documental que implica identificar y
separar dentro de un conjunto de expedientes los documentos que deben de
conservarse permanentemente por su valor de aquellos que pueden eliminarse por su
irrelevancia, por ello Cruz Mundet menciona que se produce en dos etapas:
La primera etapa es de carácter conceptual, donde se parte de los valores identificados,
se deciden y establecen los plazos y modalidades de selección para cada serie
documental; ésta depende de la propia valoración y participa de sus criterios y
procedimientos.
La segunda con carácter práctico actúa directamente sobre las series aplicando el
método de selección apropiado a cada caso. Este tipo de selección aplica cuando las
dimensiones del fondo son muy grandes y pueden ser: selección pieza por pieza,
selección cualitativa y selección por muestreo.
Los métodos empleados para efectuar la conservación de los documentos
seleccionados varían en función de diversos factores, tales como la dimensión del
fondo documental, la etapa del ciclo de vida en la que se realice, las características de
50 VÁZQUEZ MURILLO, Manuel. Como Seleccionar Documentos de Archivo. 1ª .ed. Córdoba, Argentina: Sidera, 2002. p. 19. 51 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. Cit. p. 215.
25
cada serie documental, de modo que no siempre se aplica el mismo, ni siquiera uno
concreto sino en combinación, las cuales pueden ser:
• Selección por pieza, se trata de un procedimiento previo realizado en las
administraciones de origen, donde los propios administradores deben depurar su
documentación, antes de remitirlos al archivo, revisándolos pieza por pieza a fin de
eliminar los borradores, duplicados, copias de referencia y todos aquellos
documentos innecesarios en los expedientes.
• Selección cualitativa, en función de la naturaleza puede ser empleada como:
Intrínseca depende de factores tales como su contenido, circunstancias de su
producción, la presencia o número de firmas así como de sellos.
Extrínseca se toma en cuenta de acuerdo al criterio ya sea por nombre, fecha,
localización geográfica, o bien combinada.
• Selección por muestreo: También denominado muestreo estadístico o simplemente
muestreo, consiste en la aplicación del procedimiento matemático, mediante el cual
se obtienen una o más muestras de la población.
Depuración Documental
El término depuración se usa en México para definir el “proceso de selección final de
los documentos que serán conservados permanentemente; de aquellos otros que por
su irrelevancia deben eliminarse”52.
Esta eliminación se efectuará considerando la correcta evaluación y disposición de la
documentación, detectándose los valores de vigencia o prescripción de cada uno de los
grupos documentales de la institución
La depuración “es la eliminación física de documentos, los cuales ya cumplieron su
función y plazos determinados en el catálogo de disposición documental”53, este
52 ALDAY GARCIA, Araceli. Op. Cit. p. 46.
26
proceso deberá estar acompañado del criterio de eliminación y ésta debe asentarse en
una Acta de Baja Documental.
Con base en estos conceptos la depuración documental es una parte fundamental de
las tareas archivísticas que debe cumplir con toda la responsabilidad el archivista, ya
que impide que se dé la explosión documental dentro del archivo impidiendo su
organización y conservación de lo necesario.
Transferencia Secundaria
Es el conjunto de procedimientos mediante los cuales la documentación es remitida de
una etapa a otra del archivo, siguiendo el ciclo vital del documento, de esta forma la
transferencia es controlada y la documentación es archivada sistemáticamente en el
archivo histórico, porque ha dejado de tener valores primarios para la unidad
administrativa que la generó, lo cual permite ser desechada ó enviada al archivo
histórico, por tener valores secundarios, es decir, son los documentos enviados al
archivo histórico.
1.11 Archivo Histórico
Los documentos son apreciados como forma de conocimiento y susceptibles a ser
utilizados como objeto de estudio y como prueba de un hecho o función, el archivo
histórico pertenece a “la tercera etapa de los documentos dentro del ciclo vital, al que
se han de transferir desde el archivo de concentración para su conservación
permanente”54 sus fondos están compuestos por las series que han sido transferidas
por el archivo de concentración y los documentos poseen valores secundarios los
cuales pueden ser, evidencial, testimonial, informativo y referencial.
53SECRETARIA DE GOBERNACIÓN. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. México: Archivo General de la Nación, 1994. p. 3. 54 ALDAY GARCÌA, Araceli. Op. Cit. p. 48.
27
Funciones y Actividades del Archivo Histórico
Las principales actividades que debe desarrollar el personal que está a cargo del
archivo histórico son:
Adquisiciones.- Pueden ser por transferencias programadas, o donaciones
regularmente por los familiares, por depósito legal cuando por derecho le corresponde
si se basa en la administración pública, otra forma es por legado y compra, esto con la
finalidad de enriquecer el acervo histórico.
Las principales actividades al organizar el archivo histórico son, la identificación,
clasificación, ordenación y descripción: La elaboración de instrumentos de descripción y
control es fundamental para el manejo de la documentación histórica.
Conservación: Se realizan programas preventivos y de restauración en función al
estado físico de los documentos así mismo de la migración del soporte que permite la
consulta de los documentos para no utilizar los originales y así evitar su deterioro.
Difusión: La atención a usuarios, préstamo, exposiciones y publicaciones son labor
fundamental para este tipo de archivo, para que de esta forma el usuario se interese en
visitar y consultar el archivo.
Lo expuesto a lo largo de éste capítulo brinda un panorama de la bibliografía consultada
de varios autores que han escrito en materia archivística. La finalidad es sustentar el
marco teórico donde se muestran los principios archivísticos necesarios para realizar la
valoración secundaria incluyendo todos los elementos que intervienen en el ciclo vital
del documento. Lo descrito se presenta con la finalidad de dar validez y fiabilidad a los
procedimientos que deben regular la organización de un archivo como un todo.
28
Capítulo 2
La Secretaría de Gobernación y su Archivo de Concen tración
Para conocer la historia de la Secretaría de Gobernación es necesario tener presentes
aspectos fundamentales de la administración pública ya que ambas están
estrechamente relacionadas entre sí. Por tal motivo las múltiples funciones de ésta
Secretaría de Estado dieron origen a funciones y facultades diversas con la finalidad de
crear una conducción adecuada de la política interior y exterior en México.
La Secretaría de Gobernación, depende del Ejecutivo Federal, desde sus orígenes
asume cabalmente los esfuerzos del Estado para propiciar el desarrollo de la nación y
responsable de atender el desarrollo político, social así como coadyuvar en la
conducción de las relaciones del poder ejecutivo con los otros poderes de la unión y
con los demás niveles de gobierno, para lograr la convivencia armónica, la paz social, el
desarrollo y bienestar de los mexicanos en un estado de derecho a través de una
vocación de servicio y de la administración eficaz y eficiente de los recursos asignados.
2.1 Antecedentes Generales
El primer antecedente de la Secretaría de Gobernación está plasmado en la
Constitución de Apatzingán el 22 de octubre de 1814, ya que después de la
consumación de la independencia se enfocaron los esfuerzos para organizar la nueva
Nación Independiente. En el artículo 134 de la Constitución, se menciona que habría
tres Ministerios los cuales fueron: Guerra, Hacienda y Gobierno.
Con el firme propósito de organizar a la nueva nación el día 24 de febrero de 1821 se
firma el Plan de Iguala, en el cual se proclama la independencia apoyado por los
tratados de Córdoba, se conforma una junta provisional Gubernativa el día 8 de
noviembre de ese mismo año, esta junta provisional dicta el “Reglamento para el
Gobierno Interior y Exterior de las Secretarías de Estado y del despacho universal” en el
cual se instauraban cuatro nuevas secretarías de estado las cuales fueron la Secretaría
de Relaciones Interiores y Exteriores, Secretaría de Justicia y Negocios Eclesiásticos,
Secretaría de Guerra y Marina, por último la Secretaría de Hacienda Pública. En lo que
29
respecta a las atribuciones que distinguen actualmente a la Secretaría de Gobernación
podemos mencionar que recayeron en las dos primeras.
“La Secretaría de Relaciones Interiores y Exteriores tenía a su cargo las funciones de
Gobierno General, este término refleja la prolongación de las atribuciones que en el
antiguo régimen correspondían al virrey”55.
En el reglamento interior de la Secretaría de Estado y del Despacho de Relaciones en
aquel entonces se dividió en dos secciones. La primera de ellas se ocupó del aspecto
de las Relaciones Exteriores e Interiores del Estado Nacional y en cuanto a la segunda
en lo referente al Gobierno del Distrito Federal el cual se estableció como sede de los
poderes de la federación.
El día 29 de diciembre de 1836 con la puesta en marcha de las Siete Leyes de Reforma
se estableció el Ministerio del Interior en el artículo 28 de la cuarta ley. El 28 de
septiembre de 1841 “se expidió el decreto de bases de la organización para el Gobierno
Provisional de la República y una circular del Ministerio de Relaciones Exteriores y
Gobierno, en la que se comunicaba que los negocios de lo exterior quedaban
agregados desde esa fecha a los de Gobierno”56.
El 13 de junio de 1843, la Junta Nacional Legislativa estableció las bases de la
organización política para la entonces República Mexicana. En donde se asignaron los
negocios de gobierno en seis Ministerios los cuales fueron: Relaciones Exteriores;
Gobernación y Policía; de Justicia, Negocios Eclesiásticos; Instrucción Pública e
Industria; de Hacienda; y de Guerra y Marina.
En el decreto del 22 de abril de 1853 denominado Bases para la Administración de la
República se establecen las siguientes secretarías de estado: Relaciones Exteriores y
Relaciones Interiores, Justicia, Negocios Eclesiásticos e Instrucción Pública; Fomento;
Colonización; Industria y Comercio; Guerra y Marina, y Hacienda. El 12 de mayo de ese
55 SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN. Manual de Organización General de la Secretaría de Gobernación. México. 1999, p.2. 56 Ibíd. p. 3.
30
mismo año se separa lo relativo a las relaciones interiores para crear una Secretaría
más, la de Estado y del Despacho de Gobernación.
El Decreto de Gobierno, “Distribución de los ramos de la Administración Pública”,
expedido por el Presidente Benito Juárez el 23 de febrero de 1861 divide las
Secretarías de estado en: “Secretaría de Estado y del Despacho de Gobernación y por
la Secretaría de Estado y del Despacho de Justicia e Instrucción Pública”57.
En ese mismo año por decreto del día 6 de abril se redujeron a cuatro secretarías de
estado las cuales fueron: Relaciones Exteriores y Gobernación; Justicia, Fomento e
Instrucción Pública; Hacienda y Crédito Público; Guerra y Marina. El 12 de junio se
restablecieron las 6 originales por decreto.
“Con esa estructura, el gobierno liberal de Juárez, enfrentó la Intervención Francesa y el
Segundo Imperio que en su Estatuto Provisional de 10 de abril de 1865 preveía la
creación de un Ministerio de la Casa Imperial de Gobernación, además de contar con
una cartera de Gobernación en el gabinete de Maximiliano”58.
El día 13 de mayo de 1891 se expide la Ley que Reorganiza las funciones del estado en
siete secretarías las cuales fueron: Secretaría de Relaciones Exteriores; Secretaría de
Gobernación; Secretaría de Justicia e Instrucción pública; Secretaría de Fomento;
Secretaría de Comunicaciones y Obras Públicas; Secretaría de Hacienda, Crédito
Público y Comercio ; y Secretaría de Guerra y Marina. Posteriormente con el ascenso al
poder de Francisco I. Madero en el año de 1911, la distribución de las atribuciones fue
similar.
Por decreto publicado el día 3 de diciembre de 1913, expedido por el Primer jefe del
ejército constitucionalista, Venustiano Carranza, se crean ocho Secretarías de Estado
que fueron: Relaciones Exteriores; Gobernación; Justicia; Instrucción Pública y Bellas
57 PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA. Manual de Organización del Gobierno Federal 1982. México: Coordinación General de Estudios Administrativos, 1982. p. 53. 58SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN. Antecedentes Históricos de la Secretaría de Gobernación. [En línea] Disponible en: [http://www.gobernacion.gob.mx/Portal/PtMain.php?pagina=segob-antecedentes-historicos]. Consultado el (17 de agosto de 2009).
31
Artes; de Fomento; Comunicaciones y Obras Públicas; Hacienda, Crédito Público y
Comercio; y por último Guerra y Marina. En este periodo se le asignaron a la Secretaría
de Gobernación los asuntos relacionados con el registro civil.
Con la promulgación en el año de 1917 de la Constitución Política de los Estados Unidos
Mexicanos, se estableció en su artículo 90, que el número de secretarías lo fijaría el
Congreso de la Unión a través de una ley; el 14 de abril de ese año se expidió la “Ley de
Secretarías de Estado” en dicha Ley se indicó que habría seis Secretarías y tres
Departamentos; un mes después, se publicó en el Diario Oficial, la nueva Ley de
Secretarías de Estado en la que se da una separación de los asuntos de la política
interior de los de la política exterior, creándose así las Secretarías de Gobernación y
Relaciones Exteriores.
En el año de 1935, se modifica la Ley de Secretarías de Estado mediante la cual se
adicionan a la Secretaría de Gobernación funciones tales como asistencia social y anales
de jurisprudencia. Después de la consolidación de los gobiernos surgidos de la
Revolución Mexicana, las dependencias administrativas se institucionalizaron y
fortalecieron, tal es así que en el año de 1938, se expide el primer Reglamento Interior
de la Secretaría de Gobernación en el cual se establece la estructura orgánica de la
Secretaría así como sus funciones y atribuciones.
Más tarde en 1958 con una modificación a la Ley, se le atribuyó a la Secretaría de
Gobernación la función de conducir las relaciones del Poder Ejecutivo con los otros
poderes de la Unión, con los gobiernos de los estados y con las autoridades municipales.
De esta manera se mantuvo el funcionamiento de la Secretaría de Gobernación hasta
1973 cuando se dio a conocer un nuevo reglamento interior publicado en el Diario Oficial
el 16 de agosto de ese año en el cual se incorporan atribuciones relacionadas con la
seguridad interior; la cinematografía, radio, televisión y la coordinación de participación
ciudadana.
32
[En el periodo] de 1973 a 1989 la Secretaría de Gobernación se reestructura de acuerdo
con las necesidades políticas y sociales que prevalecían en el país, quedando plasmados
los cambios en los Reglamentos Interiores publicados en el Diario Oficial de la
Federación el 6 de julio de 1977, el 14 de junio de 1984, 21 de agosto de 1985 y el 13 de
febrero de 1989 con sus reformas adicionales59.
En esta línea de cambios de la Secretaría de Gobernación el día 4 de junio de 1993 se
vuelve a modificar su Reglamento Interior mediante el cual se crea la Subsecretaria de
Desarrollo Político y de la Dirección General de Apoyo a Instituciones y Organizaciones
Políticas.
En diciembre de 1994, se modificó la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
en la que se incorporaron nuevas funciones a la Secretaría de Gobernación. Un año
más tarde en 1995, se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley General que
establece las Bases de Coordinación del Sistema Nacional de Seguridad Publica, y
posteriormente en el año de 1998 se publica en el Diario Oficial de la Federación el
nuevo reglamento interior de la Secretaría de Gobernación. “De igual forma el actual
Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación (del 30 de julio de 2002) establece
los lineamientos para la consolidación de la cultura de la legalidad y el fortalecimiento
del Estado democrático de Derecho”60.
2.2 Organización Administrativa
La Secretaría de Gobernación, como se ha mencionado ha cambiado a través del
tiempo, donde se ven reflejados en su estructura orgánica y funciones.
Este apartado hará mención de algunos cambios que tuvo la Secretaría de
Gobernación a partir de la creación de la Dirección General de Supervisión de los
Servicios de Protección Ciudadana, el 13 de febrero de 1989 quien era la encargada de
organizar y operar el Registro Nacional de Servicios Policiales, así como lo relacionado
a la protección de las garantías individuales y lo referente a la seguridad pública, hasta
59 SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN. Op. Cit. p. 5. 60 Antecedentes Históricos de la Secretaría de Gobernación. [En línea]. Op. Cit.
33
el momento de su separación el 30 de noviembre del año 2000, en el que se crea la
Secretaría de Seguridad Pública.
Cabe señalar que en el periodo de 1989 a 1997, la Dirección General de Supervisión de
los Servicios de Protección Ciudadana dependía directamente de la Subsecretaría de
Protección Civil y de Prevención y Readaptación Social, cuya estructura orgánica fue la
siguiente:
Secretario
• Dirección General de Asuntos Jurídicos
• Dirección General de Radio, Televisión y Cinematografía
• Dirección General de Comunicación Social
Subsecretaría de Gobierno
Subsecretaría de Desarrollo Político
Subsecretaría de Población y de Servicios Migratorios
Particularmente la Subsecretaría de Protección Civil y de Prevención y Readaptación Social
• Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana
• Dirección General de Protección Civil
• Dirección General de Prevención y Tratamiento a Menores
• Dirección General de Prevención y Readaptación Social
El siguiente organigrama refleja la estructura antes mencionada.
34
ORGANIGRAMA DE LA SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN
FUENTE: Manual de organización de la Secretaría de Gobernación. Diario Oficial de la Federación, 12 de marzo de 1994. p. 51.
35
En 1997 se reforma la Subsecretaría de Protección Civil y de Prevención y
Readaptación Social quedando como Subsecretaría de Prevención y Readaptación
Social.
En el año de 1998 ante el problema desmedido del crimen, se creó la Subsecretaría de
Seguridad Pública de la Secretaría de Gobernación. “Su estructura absorbió a la anterior
Subsecretaría de Prevención y Readaptación Social, así como a los órganos
desconcentrados: Consejo Tutelar de Menores, Policía Federal Preventiva (PFP),
Secretariado Ejecutivo del Sistema Nacional de Seguridad Pública (SNSP)”61.
En enero de 1999, se promulgó la Ley de la Policía Federal Preventiva, en su origen la
PFP fue un órgano desconcentrado de la Secretaría de Gobernación y agrupó a las
policías fiscal, migratoria y federal de caminos, a miembros del Centro de Inteligencia y
Seguridad Nacional (CISEN) y a elementos de las fuerzas armadas, y finalmente, en el
año 2000 se deslindan las funciones correspondientes a la seguridad nacional, a cargo
de la Subsecretaría de Seguridad Pública.
Con ello surge la necesidad de crear por disposición oficial el 30 de noviembre de ese
mismo año la Secretaría de Seguridad Pública, y es a partir de su creación, que ésta
integra los órganos administrativos pertenecientes a la Secretaría de Gobernación, que
a continuación se nombran:
Secretariado Ejecutivo del Sistema Nacional de Seguridad Pública, teniendo como
órganos desconcentrados:
• Policía Federal Preventiva y
• Consejo de Menores.
2.3 Misión, Visión y Atribuciones
Misión. Contribuir a la gobernabilidad democrática y al desarrollo político de México a través de una buena relación del Gobierno Federal con los Poderes de la Unión y los
61SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA. Creación de la Secretaría de Seguridad Pública. [En línea] Disponible en [http://www.amlo.org.mx/50compromisos/34.php]. Consultado el (26 de septiembre de 2009).
36
demás niveles de gobierno para garantizar la seguridad nacional, la convivencia armónica y el bienestar de los mexicanos en un Estado de Derecho.
Visión. Ser el motor principal para que México tenga una sociedad abierta, libre, plural, informada y crítica, con una sólida cultura democrática y una amplia participación ciudadana; reconociendo que el Estado de Derecho es la única vía que permite a los mexicanos vivir en armonía.
Atribuciones. La Secretaría de Gobernación es la dependencia del Ejecutivo Federal responsable de atender el desarrollo político del país y de coadyuvar en la conducción de las relaciones del Poder Ejecutivo Federal con los otros poderes de la Unión y de los demás niveles de gobierno para fomentar la convivencia armónica, la paz social, el desarrollo y el bienestar de los mexicanos en un Estado de Derecho62.
2.4 Marco Normativo
El marco normativo es el conjunto de disposiciones jurídicas que regulan las actividades
realizadas por las organizaciones e instituciones políticas, sociales y civiles. El marco
normativo que regula las actividades y funciones de la Secretaría de Gobernación para
la protección de sus archivos son:
Leyes
Ley General de Bienes Nacionales
Ley que señala como patrimonio nacional a los documentos y expedientes de oficinas y
manuscritos considerando también los archivos.
Artículo 6°. Están sujetos al régimen del dominio público de la Federación:
XVIII. Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles,
como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones,
libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes
o raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas;
los especímenes de tipo de la flora y de la fauna; las colecciones científicas o técnicas de
armas, numismáticas y filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos
fotográficos, magnéticos o informáticas, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que
contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas e históricas de los museos.63
62SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN. Misión. [En línea] Disponible en: [http://www.segob.gob.mx/accesibilidad/antecedentes.php]. Consultado el (14 de Septiembre del 2009). 63
CÁMARA DE DIPUTADOS DEL HONORABLE CONGRESO DE LA UNIÓN. Ley general de Bienes nacionales. Reforma 31-08-2007. México: Secretaría de Gobernación, 2007. p. 61.
37
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
Esta ley obliga a la transparencia de la información en poder de la administración pública
federal y de los órganos constitucionales autónomos; e impulsa, vigila y garantiza su
acceso a la ciudadanía, con sus respectivas restricciones.
Artículo 1°. [Esta] Ley es de orden público. Tiene como finalidad proveer lo necesario
para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes
de la Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier
otra entidad federal.
Artículo 5°. …es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales…
II. Datos personales: [Son] La información concerniente a una persona física,
identificada o identificable, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté
referida a las características físicas, morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar,
domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o
convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las
preferencias sexuales, u otras análogas que afecten su intimidad;
V. Información: [Se refiere a] La contenida en los documentos que los sujetos obligados
generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier título;
Artículo 4°. Son objetivos de esta Ley:
I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información
mediante procedimientos sencillos y expeditos;
III. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados;
V. Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos, y
VI. Contribuir a la democratización de la sociedad mexicana y la plena vigencia del
Estado de derecho.
Sobre la información reservada y confidencial:
Artículo 13. Como información reservada podrá clasificarse aquélla cuya difusión pueda:
I. Comprometer la seguridad nacional, la seguridad pública o la defensa nacional;
IV. Poner en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona, o
38
V. Causar un serio perjuicio a las actividades de verificación del cumplimiento de las
leyes, prevención o persecución de los delitos, la impartición de la justicia, la recaudación
de las contribuciones, las operaciones de control migratorio, las estrategias procesales en
procesos judiciales o administrativos mientras las resoluciones no causen estado.
Artículo 14. También se considerará como información reservada:
III. Las averiguaciones previas;
IV. Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma
de juicio en tanto no hayan causado estado;
Artículo 15. La información clasificada como reservada según los artículos 13 y 14,
podrá permanecer con tal carácter hasta por un periodo de doce años. Esta información
podrá ser desclasificada cuando se extingan las causas que dieron origen a su
clasificación o cuando haya transcurrido el periodo de reserva…
Artículo 16. Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de clasificar
la información de conformidad con los criterios establecidos en esta Ley, su Reglamento
y los lineamientos expedidos por el Instituto o por la instancia equivalente…
Artículo 18. Como información confidencial se considerará:
II. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su
difusión, distribución o comercialización en los términos de esta Ley.
Sobre la protección de datos personales:
Artículo 20. Los sujetos obligados serán responsables de los datos personales y, en
relación con éstos, deberán:
VI. Adoptar las medidas necesarias que garanticen la seguridad de los datos personales
y eviten su alteración, pérdida, transmisión y acceso no autorizado.
Artículo 21. Los sujetos obligados no podrán difundir, distribuir o comercializar los datos
personales contenidos en los sistemas de información, desarrollados en el ejercicio de
sus funciones, salvo que haya mediado el consentimiento expreso, por escrito o por un
medio de autenticación similar, de los individuos a que haga referencia la información.
Artículo 22. No se requerirá el consentimiento de los individuos para proporcionar los
datos personales en los siguientes casos:
39
II. Los necesarios por razones estadísticas, científicas o de interés general previstas en la
ley, previo procedimiento por el cual no puedan asociarse los datos personales con el
individuo a quien se refieran;
III. Cuando se transmitan entre sujetos obligados o entre dependencias y entidades,
siempre y cuando los datos se utilicen para el ejercicio de facultades propias de los
mismos;
IV. Cuando exista una orden judicial;
V. A terceros cuando se contrate la prestación de un servicio que requiera el tratamiento
de datos personales. Dichos terceros no podrán utilizar los datos personales para
propósitos distintos a aquéllos para los cuales se les hubieren transmitido.64
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
Regula y establece la distribución de la administración del país en sus diferentes ramos.
Contiene los diferentes ramos en los que se divide y organiza la administración pública
del país; cada una de las Secretarías de Estado, departamentos administrativos y
órganos desconcentrados que las componen, además de las funciones sustantivas que
competen a cada una de ellas. Fundamenta legalmente el ser y quehacer de las
Secretarías de Estado.
Artículo 17.- Para la más eficaz atención y eficiente despacho de los asuntos de su
competencia, las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos podrán
contar con órganos administrativos desconcentrados que les estarán jerárquicamente
subordinados y tendrán facultades especificas para resolver sobre la materia y dentro del
ámbito territorial que se determine en cada caso, de conformidad con las disposiciones
legales aplicables.
Artículo 18.- En el reglamento interior de cada Secretaría de Estado y Departamentos
Administrativos, aprobado por el Presidente de la República, se determinarán las
atribuciones de sus unidades administrativas, así como la forma en que los titulares
podrán ser suplidos en sus ausencias.
Artículo 20.- Las Secretarías de Estado y los departamentos administrativos
establecerán sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de
64 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, en Diario Oficial de la Federación, México, 06 de Junio de 2006. p. 6-7.
40
planeación, presupuesto, informática, recursos humanos, recursos materiales,
contabilidad, fiscalización, archivos y los demás que sean necesarios en los términos que
fije el Ejecutivo Federal65.
Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos
Esta ley vela por el cumplimiento de las obligaciones de los trabajadores al servicio del
estado y los ciudadanos.
Capítulo I, Artículo 8.- Todo servidor público tendrá las siguientes obligaciones:
Fracción V.- Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su
empleo, cargo o comisión, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso,
impidiendo o evitando su uso, las sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización
indebidas de aquellas66.
Reglamentos
Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación
Es el instrumento normativo que regula las actividades y competencias, particularmente
de la Secretaría de Gobernación, los departamentos y órganos desconcentrados que la
componen.
Artículo 1.- La Secretaría de Gobernación es una dependencia del Poder Ejecutivo
Federal que tiene a su cargo el ejercicio de las atribuciones que le asignan las leyes, así
como los reglamentos, decretos, acuerdos y órdenes del Presidente de los Estados
Unidos Mexicanos.
Capítulo III, Artículo decimoséptimo,- … el titular del área coordinadora de archivos, o
el titular del archivo de concentración de cada dependencia o entidad, actualizará
periódicamente el catálogo de disposición documental
[En él] se establecerán los periodos de vigencia de las series documentales, sus plazos
de conservación, así como su carácter de reserva o confidencialidad.
65 Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, en Diario Oficial de la Federación, México, 29 de diciembre del 2008. p. 5. 66 Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos, en Diario Oficial de la Federación, México, 21 de agosto de 2006. p. 3.
41
Las dependencias y entidades enviaran al Archivo General de la Nación, para su
validación y registro, una copia de su catálogo de disposición documental actualizado.
Artículo Decimonoveno. - al concluir los plazos [de conservación] las dependencias y
entidades, a través del área coordinadora de archivos o del responsable del archivo de
concentración, solicitará al Archivo General de la Nación un dictamen de valoración para
determinar el destino final de los documentos67.
Lineamientos
Lineamientos Generales para la Organización de Archivos de las Dependencias
y Entidades de la Administración Pública Federal.
Sobre el archivo de concentración en las dependencias gubernamentales:
Capítulo II, Sección III, Artículo 11 .- Las dependencias y entidades contarán con un
archivo de concentración, adscrito, en su caso, al área coordinadora de archivos. El
responsable de éste deberá contar con conocimientos y experiencia en archivística…
quien tendrá las siguientes funciones:
II.- Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia
documental conforme al catálogo de disposición documental;
IV.- Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro de
clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general;
VI.- Valorar en coordinación con el archivo histórico, en su caso, los documentos y
expedientes de las series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental;
VII.- Realizar las transferencias secundarias al archivo histórico de la dependencia, o al
Archivo General de la Nación68.
2.5 Archivo de Concentración de la Secretaría de Go bernación
El archivo de concentración de la Secretaría de Gobernación ha tenido y tiene la tarea
de custodiar la documentación proveniente de las áreas generadoras de la información
67 Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación. [En línea] Disponible en: [http://www.gobernacion.gob.mx/Portal/PtMain.php?pagina=segob-reglamentointerior]. Consultado el (30 de octubre del 2009). 68 Idem.
42
perteneciente a esta institución, con la finalidad de resguardar precautoriamente la
documentación para posteriores consultas como parte de una gestión administrativa.
2.5.1 Antecedentes
El Archivo de Concentración, surge por la necesidad de conservar y reunir la
documentación en un lugar específico para tal fin. Por este motivo la Secretaría de
Gobernación como nos mencionó en entrevista el C. Luis Ponciano Noriega Reyes (Ver
anexo No.1), cuyo cargo dentro del archivo es Auxiliar Administrativo, comenta que el
Archivo de Concentración se crea el 16 de agosto de 1996, el cual se encontraba
ubicado en la calle Miguel Domínguez, Colonia Morelos, a cargo de la Profesora
Graciela Arteaga Vigueras quien fungía como encargada de éste y como titular ante la
Secretaría se encontraba el Ingeniero Gerardo Uribe que para ese año se encontraba a
cargo de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.
Es en el año 2000 cuando se toma la decisión de trasladar la documentación al
domicilio actual en Calle Alarcón No. 52 Colonia 10 de Mayo en la Delegación
Venustiano Carranza a cargo del Lic. Alfredo Guzmán España, quien tiene a su cargo
ocho personas de las cuales tres realizan funciones administrativas y cinco actividades
operativas, logrando de esta manera la ardua labor del archivo que consiste en la
organización de los diversos fondos documentales que contiene este archivo de
concentración.
El personal administrativo tomó cursos de capacitación y actualización en materia
archivística por parte del Archivo General de la Nación.
El archivo está adscrito a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios
Generales siendo su titular el Ingeniero Gabriel Fernández Anaya.
Orgánicamente y a partir del año 2009 el archivo funge como Subdirección de Archivo
de Concentración dependiente de la Dirección de Adquisiciones, Almacenes e
Inventarios.
En el archivo se realizan labores de organización a diversos fondos documentales a
través del servicio social y proyectos.
43
2.5.2 Fondos
El Archivo de Concentración de la Secretaría de Gobernación resguarda documentación perteneciente a las direcciones, órganos desconcentrados y oficialía mayor que la conforman; el archivo transfiriere documentación al Archivo General de la Nación.
El archivo cuenta con un volumen documental aproximado de 18,000 cajas de diversos tamaños, algunos de los fondos que concentra son:
• Dirección General de Gobierno
• Dirección General de Juegos y Sorteos
• Dirección General de Recursos Humanos
• Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana
• Consejo Tutelar para Menores Infractores del Distrito Federal
• Dirección General de Obras
• Dirección General de Radio Televisión y Cinematografía
• Subsecretaría de Seguridad Pública
• Subsecretarías
• Oficialía Mayor
• Contraloría
• COMAR (Comisión Mexicana de Ayuda a Refugiados)
• CONAPO (Consejo Nacional de Población)
• IMER (Instituto Mexicano de la Radio)
• CEFERESOS (Centro Federal de Readaptación Social) entre otros.
2.5.3 Servicios
El Archivo de Concentración de la Secretaría de Gobernación es una institución que
resguarda documentación de carácter confidencial y en algunos casos reservados, los
44
servicios que proporciona esta unidad son limitados y restringidos a personas que no
pertenezcan a la institución gubernamental.
Los servicios que ofrece son:
• Consulta interna: comprende préstamo de expedientes al personal de las
Unidades Administrativas productoras de la información.
• Préstamo externo: comprende préstamo de expedientes a los productores de la
información en su unidad administrativa, especificando fecha de solicitud y fecha
de entrega.
Los requisitos que deben cubrir son:
• Solicitud por escrito enviada al Archivo de Concentración (especificando que
área y quien solicita, así como el día que acudirá al archivo por la
documentación).
• Fecha de ingreso de la transferencia que se solicita
• Número de caja y número de expediente.
• Nombre del área solicitante.
• Llenar vale de préstamo.
2.5.4 Usuarios
Los usuarios que asisten a consultar los fondos que resguarda el Archivo de
Concentración, es el personal adscrito a las áreas que generan la documentación, este
tipo de usuarios lo conforman directivos, mandos medios y personal de apoyo. En la
entrevista mencionada anteriormente, el personal del archivo nos mencionó que
algunas consultas se realizan con la finalidad de actualizar la documentación, es decir
agregar documentación a expedientes y obtener información que permita el
funcionamiento de las unidades administrativas en la toma de decisiones.
45
2.6 Archivo del Registro Nacional de Servicios Poli ciales
Uno de los fondos que resguarda el Archivo de Concentración, de la Secretaría de
Gobernación es, el Fondo Dirección General de Supervisión de los Servicios de
Protección Ciudadana, dicho fondo generó como serie documental el Registro Nacional
de Servicios Policiales.
Este archivo tiene sus antecedentes en el Plan Nacional de Desarrollo en el periodo del
presidente Miguel de la Madrid Hurtado (1982-1988). En el cual se
Estableció reforzar las corporaciones encargadas de la Seguridad Pública a través de la
profesionalización y del incremento de los medios necesarios para combatir la
delincuencia. Ya que se tenía deficiente capacitación y profesionalización, así mismo
faltaba una verdadera vocación de servicio a la comunidad por parte de los elementos
que integran los cuerpos de Seguridad Pública69.
Posteriormente se creó el Programa Nacional de Seguridad Pública (1983-1988), y
obtuvo recursos del convenio único de Coordinación a través de la Secretaría de
Gobernación, dicho programa carecía de personalidad jurídica.
El Programa Nacional de Seguridad Pública buscaba ser el instrumento del Plan
Nacional de Desarrollo, el cual respondiera de manera efectiva a las demandas de la
población en todo el país en materia de Seguridad Pública. Con este propósito se
buscaba coordinar el esfuerzo de las entidades políticas del país mediante la
celebración de convenios con la Federación y promover la participación ciudadana,
para la mejora de la Seguridad Pública.
El objetivo del Programa fue, “garantizar al pueblo mexicano el desempeño coordinado,
racional, eficiente, honesto y profesional de los cuerpos de Seguridad Pública, en el
marco que establece la ley y asegurando la preservación de los derechos
ciudadanos”70.
69 CÁMARA DE DIPUTADOS HONORABLE CONGRESO DE LA UNIÓN. Plan Nacional de Desarrollo 1982. [En línea]. Disponible en: [http://www.cdpn.gob.mx]. Consultado el (25 de septiembre de 2009). 70 Dirección General de Supervisión del Registro Nacional de Servicios Policiales, Programa Nacional de Seguridad Pública 1983-1988. México, Distrito Federal, 1983. p 13.
46
Para alcanzar el objetivo planteado, se fundamentaron en las siguientes políticas
básicas:
• Los cuerpos de Seguridad Pública deben ser entidades de servicio a la comunidad,
siendo su razón de ser la de garantizar al ciudadano el libre y pacífico ejercicio de los
derechos que la ley otorga, protegiendo los valores fundamentales de la convivencia
social.
• Las corporaciones policiales deben constituirse como elemento fundamental en el
proceso de consolidación y fortalecimiento de la identidad y conciencia nacionales, al
ser salvaguarda del funcionamiento y sentido de las instituciones de la República.
• Los cuerpos de Seguridad Pública deben ser un servicio democrático, impulsando y
manteniendo la participación de toda la sociedad para plantear la solución de sus
problemas en el marco del derecho. Las políticas policiales deben definirse con la
participación del conjunto de la población71.
Con las políticas señaladas y el objetivo antes mencionados, se determinó la dirección y
sentido de las estrategias y acciones para lograrlo. Las estrategias fueron:
• Moralización de las fuerzas de Seguridad Pública del País.
• Modernización de las corporaciones Policiacas.
• Coordinación en el campo Jurídico, Administrativo y Operativo.
• Participación de la sociedad.
• Optimización del aprovechamiento de los recursos existentes 72.
Estás estrategias dan origen a seis áreas de acción, identificadas con el fin de ordenar
y estructurar el Programa Nacional de Seguridad Pública, facilitando la asignación de
responsabilidades y su control.
• Marco Jurídico.
• Organización, Tecnología y Sistemas.
• Recursos Humanos.
• Recursos Materiales.
• Recursos Financieros.
• Participación Social.
71 Ibíd. p. 14-15. 72 Dirección General de Supervisión del Registro Nacional de Servicios Policiales. Op. Cit. p. 16-17.
47
Las acciones agrupadas en cada una de estas áreas constituyeron subprogramas de
trabajo de los esfuerzos de moralización, modernización, coordinación y en general,
optimización del aprovechamiento de los recursos disponibles. Se firmaron convenios, y
se establecieron compromisos recíprocos entre los Estados y la Federación, para
determinar las obligaciones y responsabilidades asumidas por los Gobiernos Federal y
Estatal para la ejecución del objetivo del Programa.
La metodología que se tuvo para cada uno de los subprogramas, se resumen en los
siguientes puntos:
• Auto diagnóstico de las corporaciones policiales tanto preventivas como
judiciales de las entidades federativas.
• Evaluación por parte de las autoridades estatales, en amplia consulta con las
municipales, de las necesidades complementarias de sus corporaciones en
relación con los subprogramas.
De los subprogramas antes mencionados sólo se abordarán dos de ellos, el
“Subprograma de Marco Jurídico porque es la base del sustento normativo del
Programa, y el Subprograma de Recursos Humanos porque dentro de este se crea el
Registro Nacional de Servicios Policiales”73.
Subprograma Marco Jurídico
Este subprograma tuvo como objetivo promover la renovación del marco jurídico que
sustenta a los cuerpos de Seguridad Estatales y Municipales. Y establecer criterios
homogéneos en las leyes orgánicas o reglamentarias, con el propósito de contar con la
congruencia funcional que en materia de seguridad pública se requiere en el ámbito
nacional.
La renovación del Marco Jurídico parte de los siguientes puntos:
• Realizar el menor cambio posible a las Leyes fundamentales de los Estados.
73 Dirección General de Supervisión del Registro Nacional de Servicios Policiales. Op. Cit. p. 24.
48
• Considerar, en el ámbito de la Seguridad Pública y Administración de la Justicia
Estatal y Municipal, las nuevas concepciones normativas contempladas en los
artículos 21 y 115 de la Constitución Política.
Las medidas normativas se plasmaron en los artículos:
Artículo 21. Las investigaciones de los delitos corresponden al Ministerio Público y a las
policías, las cuales actuarán bajo la conducción y mando de aquél en el ejercicio de esta
función.
La Seguridad Pública es una función a cargo de la Federación, el Distrito Federal, los
Estados y los Municipios, que comprende la prevención de los delitos; la investigación y
persecución para hacerla efectiva, así como la sanción de infracciones administrativas,
en los términos de la ley, en las respectivas competencias que esta Constitución señala.
La actuación de las instituciones de seguridad pública se regirá por los principios de
legalidad, objetividad, eficiencia, profesionalismo, honradez y respeto a los derechos
reconocidos en esta Constitución.
Artículo 115. Los Estados adoptarán, para su régimen interior, la forma de gobierno
republicano, representativa, popular, teniendo como base de su división territorial y de su
organización administrativa el Municipio Libre74.
Subprograma Recursos Humanos
El personal de las corporaciones de policía, no debe limitarse a relaciones que
comprenden edad, sexo, antecedentes, escolaridad y situación físico-anatómica, sino
que deben extenderse hacia características psicológicas y anímicas, espíritu de servicio
y entrega al bienestar colectivo.
El objetivo de este subprograma consistía en formar policías profesionales con alto
sentido de integridad y participación social, mediante la creación de los sistemas
técnico científico de selección, incentivación, educación integral y adecuados
regímenes de estabilidad laboral y seguridad social, para que coadyuven a la
consecución de la seguridad pública, de que la sociedad está solicitando en ese
contexto.
74 CÁMARA DE DIPUTADOS HONORABLE CONGRESO DE LA UNIÓN. Programa Nacional de Seguridad Pública. [En Línea]. Disponible en: [http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/1.pdf]. Consultado el (26 de septiembre de 2009).
49
Las acciones que se contemplaron para este subprograma se establecieron en cuatro
grupos, atendiendo principales puntos para el desarrollo de los Recursos Humanos:
Sistematización de análisis y asignación de puestos, Sistematización del reclutamiento
y selección, Instrumentación de un Sistema integral de educación y Sistematización
integral de la evaluación del desempeño profesional y otorgamiento de estímulos.
El grupo de sistematización del reclutamiento y selección, se encargaba del
reclutamiento de nuevos elementos, el perfil realista del individuo requerido con base en
condiciones verídicas de carácter social y económico de la región. Lo expuesto hizo
posible elevar los niveles físicos, educativos, psicológicos y socioeconómicos de
quienes integran los cuerpos policíacos. Las acciones que se siguieron fueron:
• Determinar los requerimientos mínimos que deben satisfacer los aspirantes al cuerpo de
policía, según el análisis de puestos efectuado.
• Determinar los salarios y prestaciones a que tienen derecho los integrantes de los
cuerpos de policía.
• Crear el Registro Nacional de Servicios Policiales, como instrumento fundamental para el
aprovechamiento y control de los Recursos Humanos disponibles en las corporaciones
policiales del país. Las altas en el servicio deberán incorporarse a este sistema, tanto
para registrarlas, como para verificar los antecedentes policiales de los candidatos 75.
Terminado el periodo del Presidente Miguel de la Madrid, y para seguir con los
esfuerzos que se venía haciendo en materia de Seguridad Pública, en el periodo del
Presidente Carlos Salinas de Gortari (1988-1994), en el Plan Nacional de Desarrollo, se
define la importancia de atender con oportunidad la problemática de Seguridad Pública,
creándose así en 1989 la Dirección de Supervisión de los Servicios de Protección
Ciudadana.
[Para tal fin], se realizó un diagnóstico de la situación que guardaba la seguridad pública
en la Nación. Del resultado de este diagnóstico se definieron en coordinación con todos
los responsables de la Seguridad Pública en el País, seis vertientes que sustentaban el
75 CÁMARA DE DIPUTADOS HONORABLE CONGRESO DE LA UNIÓN. [En Línea]. Op. Cit. p. 55-56.
50
Programa Nacional de Protección Ciudadana: capacitación, tecnología, equipamiento,
informática, modernización y organización, normatividad y participación ciudadana76.
Para obtener los recursos necesarios para la realización del programa, se firmaron 31
convenios de coordinación con acciones que comprometían a las extintas Secretarías
de Programación y Presupuesto, y de la Contraloría General de la Federación, de
Gobernación y las 31 Entidades de la República al cumplimiento de políticas, acciones
y programas en materia de Seguridad Pública. La estructura Orgánica de la Dirección
General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana se conformó de la
siguiente manera:
76Dirección General del Registro Nacional de Servicios Policiales, Antecedentes del Programa Nacional de Seguridad Pública 1984-1992, México, Distrito Federal: Secretaría de Gobernación. p. 7.
51
52
Conformada la estructura Orgánica en el año de 1992, se asignaron funciones para la
Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana,
establecidas dentro del reglamento interior de la Secretaría de Gobernación:
Artículo 21.- Corresponde a la Dirección General de los Servicios de Protección
Ciudadana.
I. Ejercer las atribuciones que sobre asuntos de protección ciudadana contribuyan
a salvaguardar las garantías individuales en los términos que se señalen las
leyes, reglamentos y demás disposiciones legales. La protección ciudadana
consiste en garantizar la seguridad, combatir el crimen, y prevenir los riesgos
delictivos;
II. Establecer los mecanismos de coordinación entre la Federación. Los Estados y
los Municipios, para establecer el Sistema Nacional de Seguridad Pública que la
ley señale;
III. Supervisar en coordinación con los Estados, el Distrito Federal y los Municipios el
cumplimiento de la normatividad que regula a los servicios de protección
ciudadana en base a los principios de la legalidad, eficiencia, profesionalismo y
honradez;
IV. Realizar estudios comparativos de disposiciones en materia de seguridad pública
y proponer reformas y adecuaciones a fin de lograr niveles mínimos de
homologación nacional;
V. Analizar la organización de las corporaciones policiales del país a nivel federal,
estatal y municipal concertadamente, proponiendo adecuaciones que resulten
convenientes para la mejor utilización de sus recursos;
VI. Coordinar en los niveles de gestión pública federal, estatal y municipal, la
adquisición de equipo y material para proveer a las diferentes corporaciones de
seguridad pública y realizar las acciones y trámites correspondientes;
VII. Elaborar estudios integrales de análisis y promover la modernización
administrativa y profesional, de los cuerpos de seguridad pública;
VIII. Organizar, en coordinación con los diferentes niveles de gobierno, la Academia
Nacional de Seguridad Pública estableciendo criterios generales para lograr la
formación, actualización, y especialización de los cuerpos policiales;
IX. Establecer y operar el banco de datos de las Academias programas de estudios,
recursos, material didáctico, capacitadores y personal capacitado;
53
X. Establecer los mecanismos necesarios para conocer con oportunidad los
avances tecnológicos que existan sobre seguridad pública y proponerlos para su
utilización en las corporaciones respectivas;
XI. Promover en coordinación con cada Entidad Federativa y el Distrito Federal la
adopción de criterios y disposiciones legales en el ámbito de la Seguridad
Pública, con el objeto de establecer el Padrón Estatal de Empresas Particulares
de Seguridad, cuya información se concentrará en el Padrón Nacional y el
Registro Nacional respectivos;
XII. En los convenios celebrados con las Entidades Federativas y el Distrito Federal,
se establecerán las normas y los requerimientos que sobre la formación,
actualización y especialización de personal, deberán satisfacer las Empresas
Privadas que presten servicios de seguridad. Asimismo, se instituirán los
mecanismos de supervisión que hagan efectivo el cumplimiento de dichos
ordenamientos;
XIII. Autorizar y supervisar la impartición de cursos, programas de estudio y de
capacitación en materias de seguridad privada, ofrecidos por personas físicas o
morales, en coordinación con las Entidades Federativas y el Distrito Federal;
XIV. Organizar y operar el Registro Nacional de Servicios Policiales, así como de
identificación de sus miembros.
XV. Organizar y operar el registro nacional de equipo y material de que dispongan
todas las instituciones de seguridad pública;
XVI. Organizar y operar el Registro Nacional de Información Policial que contengan
los datos referentes a formas delictivas, bandas de delincuentes, y los recursos
humanos y materiales usados para la organización y comisión de delitos;
XVII. Integrar y operar el Centro de Consulta Jurídico Documental en materia de
Seguridad Pública;
XVIII. Integrar y operar, en coordinación con las Entidades Federativas y el Distrito
Federal, un comité editorial encargado de publicar ensayos, análisis,
investigaciones y, en general, textos relacionados con la protección ciudadana;
XIX. Promover el agrupamiento y participación organizada de las Empresas
Particulares que presten servicios de seguridad;
XX. Supervisar la operación y funcionamiento de las Empresas Particulares que
prestan servicios de seguridad, cuidando que no invadan la esfera de
competencia de las policías constitucionales; y aplicar las sanciones que, en su
caso, establezcan la ley y demás disposiciones aplicables;
XXI. Tramitar y, en su caso, expedir las licencias para la portación de armas de fuego
para servidores públicos federales;
54
XXII. Recibir y dar seguimiento a la información sobre los registros y licencias para uso
y portación de armas que le remita la Secretaría de la Defensa Nacional;
XXIII. Establecer programas, políticas y acciones que permitan la reducción del uso y
portación de armas, conforme a la Ley de la Materia;
XXIV. Dictar las medidas administrativas que le correspondan en la esfera de su
competencia para que se cumplan las disposiciones que en materia de Seguridad
Pública y Protección Ciudadana emita el Ejecutivo Federal.
XXV. Las demás funciones que las disposiciones legales y reglamentarias le atribuyan,
así como aquellas que le confiere el Titular del Ramo77.
En el año de 1994, la Secretaría de Gobernación se encontraba estructurada con las
siguientes áreas: una Contraloría Interna, cuatro Subsecretarías; y tres Direcciones
Generales. Dentro la Subsecretaría de Protección Civil y de Prevención y Readaptación
Social, dependía cuatro Direcciones Generales: Dirección General de Supervisión de
los Servicios de Protección Ciudadana, Dirección General de Protección Civil, Dirección
General de Prevención y Tratamiento de Menores y la Dirección General de Prevención
y Readaptación Social; del cual dependían tres Órganos Desconcentrados.
El 11 de julio de 1994 se expidió el “Acuerdo por el cual la Secretaría de Gobernación, a
través de la Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección
Ciudadana”, se encargaría de manejar los Registros Nacionales de Servicios Policiales
y de Equipo y Material Policial, que menciona:
Que la Secretaría de Gobernación, a través de la Dirección General de Supervisión de los
Servicios de Protección Ciudadana, se encargaría de manejar el Registro Nacional de
Servicios Policiales y de Equipo y Material Policial, que tenían como fin primordial
mantener un control estricto, eficaz y confiable de las Bases de Datos que lo
conformaban.
PRIMERA. Las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, con
excepción de las Secretarías de la Defensa Nacional y de Marina, que tengan personal a
su cargo que desarrolle funciones de Seguridad, vigilancia custodia en el traslado de
77 Archivo de Concentración de la Secretaría de Gobernación. Dirección General de los Servicios de Protección Ciudadana, Artículo 21, 1994. México, Distrito Federal. No. de fojas 7.
55
bienes y valores, deben inscribir las altas y bajas de personal que desempeñe dichos
servicios en el Registro Nacional de Servicios Policiales, a cargo de la Secretaría de
Gobernación.
SEGUNDO. Las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal a que
se refiere este acuerdo. Registrarán el equipo de seguridad y armamento de que
dispongan en el Registro Nacional de Equipo y Material, a cargo de la Secretaría de
Gobernación.
TERCERO. Previamente a su alta, las Dependencias y Entidades deberían consultar al
Registro Nacional de Servicios Policiales los antecedentes de los aspirantes.
CUARTO. Los servidores Públicos a cuyo cargo esté la contratación del personal a que
se refiere este acuerdo y no den cumplimiento a lo reglamentado en el mismo, fueron
responsables en los términos de la Ley Federal de responsabilidades de los Servidores
Públicos78.
En 1999, la Subsecretaría de Protección Civil y Prevención y Readaptación Social se
desintegra, creándose la Subsecretaría de Seguridad Pública, teniendo a su cargo tres
Direcciones: Dirección General de Normatividad y Supervisión en Seguridad, Dirección
General de Prevención y Readaptación Social y la Dirección General de Prevención y
Tratamiento de Menores. También se crea la Coordinación General de Protección Civil,
que tiene a su cargo la Dirección General de Protección Civil.
78 Acuerdo por el cual la Secretaría de Gobernación, a través de la Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana, se encargaría de manejar los Registros Nacionales de Servicios Policiales y de Equipo y Material Policial . Expedido el 11 de julio de 1994. [En línea]. Disponible en: [www.jurídicas.unam/diagnostico_acuerdo/julio/PtMain.php?1994]. Consultado el (28 de septiembre de 2009).
56
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4.
57
La Dirección General de Normatividad y Supervisión en Seguridad, adquiere funciones
de la desaparecida Dirección General de Supervisión y de los Servicios de Protección
Ciudadana, ya que a través de está dependía el Registro Nacional de Servicios
Policiales. Algunas funciones son las siguientes:
• Verificar los datos del Registro Nacional del Personal de Seguridad Pública, así como la
identificación del personal del mismo.
• Regular los servicios de seguridad privada a cargo de particulares en la República
Mexicana, conforme a lo dispuesto en la Ley General que Establece las Bases de
Coordinación del Sistema Nacional de Seguridad Pública y por la Ley Federal de Armas
de Fuego y Explosivos; dichos servicios comprenden la protección, vigilancia o custodia
de personas, inmuebles e instalaciones; establecimiento y operación de sistemas y
equipos de seguridad; bienes o valores, incluido su traslado, y en general todo lo
relacionado con actividades vinculadas en los servicios de seguridad.
• Llevar el Registro Nacional de Empresas de Seguridad Privada.
• Supervisar el funcionamiento de las empresas de seguridad privada se adecuen a las
disposiciones legales en los términos de la autorización expedida 79.
El Registro Nacional de Servicios Policiales ha cambiado y modificado algunas de sus
funciones a través de los diferentes años y mandatos presidenciales. Sin embargo su
finalidad en funciones es la de mantener actualizada y controlada la información,
concerniente a la Seguridad Pública a nivel Federal. Cabe señalar que actualmente el
Registro Nacional de Servicios Policiales, está a cargo de la Secretaría de Seguridad
Pública, con el nombre de Registro Nacional de Personal de Seguridad Pública80.
A continuación sintetizamos la historia de esta subsecretaría en un cuadro-resumen.
79 SECRETARÍA DE GOBERNACIÓN. Manual de Organización General de la Secretaría de Gobernación. México, 1999. p. 35. 80
Cfr. Ley General del Sistema Nacional de Seguridad Pública. Diario Oficial, 02 de enero de 2009.
58
Cuadro que sintetiza la evolución del Registro Naci onal de Servicios Policiales
Año Evolución Funciones Estructura Orgánica
1982-1988
Creación del Programa de Seguridad Pública. Creación del Registro Nacional de Servicios Policiales.
Creado el Programa Nacional de Seguridad Pública, se desprende el Subprograma de Recursos Humanos, que pretendía la sistematización, reclutamiento y selección de personal. Creando el Registro Nacional de Servicios Policiales que servía como instrumento fundamental para el aprovechamiento y control de los recursos humanos disponibles en las corporaciones policiales del país. Las altas en el servicio deberían incorporarse a este sistema, tanto para registrarlas como para verificar los antecedentes policiales de los candidatos.
Aún no se contaba con estructura Orgánica.
1988-1994
1989. Creación de la Dirección de Supervisión General de los Servicios de Protección Ciudadana.
El Registro Nacional de Servicios Policiales, dependía de la Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana. Una de las funciones de está Dirección fue: organizar y operar el Registro Nacional de Servicios Policiales, así como la identificación de sus miembros.
Secretaría de Gobernación. Subsecretaría de Protección Civil y de Prevención y Readaptación Social. Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana. Dirección de Normatividad. Registro Nacional de Servicios Policiales.
1994
Se expide Acuerdo, “por el cual la Secretaría de Gobernación, a través de la Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana”, se encargaría de manejar los Registros Nacionales de Servicios Policiales y de Equipo y Material Policial del 11 de julio de 1994.
El cual menciona que, la Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana, se encargaría de manejar los Registros Nacionales de Servicios Policiales y de Equipo y Material Policial, que tenían como fin primordial mantener el control estricto, eficaz y confiable de las Bases de Datos que lo conformaban.
Secretaría de Gobernación. Subsecretaría de Protección Civil y de Prevención y Readaptación Social. Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana. Dirección de Normatividad. Registro Nacional de Servicios Policiales.
1999
Creación de la Subsecretaría de Seguridad Pública.
El Registro Nacional de Servicios Policiales cambia a Registro Nacional del Personal de Seguridad Pública.
Está Subsecretaría tiene a su cargo la Dirección General de Normatividad y Supervisión en Seguridad que tiene como función verificar los datos del Registro Nacional del Personal de Seguridad Pública, así como la identificación del personal del mismo.
Secretaría de Gobernación. Subsecretaría de Seguridad Pública Dirección General de Normatividad y Supervisión en Seguridad. Registro Nacional del Personal de Seguridad Pública.
2000-2009
Creación de la Secretaría de Seguridad Pública, el 30 de noviembre de 2000.
Ley General del Sistema Nacional de Seguridad Pública, publicada el 02 de enero de 2009.
La Ley establece que el Registro Nacional de Personal de Seguridad Pública: contiene la información actualizada, relativa a los integrantes de las Instituciones de la Federación, el Distrito Federal, los Estados y los Municipios.
Secretaría de Seguridad Pública Sistema Nacional de Seguridad Pública. Registro Nacional de Personal de Seguridad Pública.
Fuente: Cuadro elaborado por tesistas.
59
Capítulo 3
Metodología para la identificación y valoración sec undaria de la serie Registro
Nacional de Servicios Policiales
Éste capítulo abordará las etapas que se siguieron para llevar a cabo el proyecto
denominado “Identificación, valoración secundaria y selección de la serie Registro
Nacional de Servicios Policiales de la Secretaría de Gobernación (1984-1999)”.
Las etapas que a continuación se mencionan van encaminadas al logro del objetivo
inicial, que consiste en realizar la identificación, valoración secundaria y selección de la
serie Registro Nacional de Servicios Policiales, la cual se localizó bajo custodia de la
Secretaría de Gobernación a través de su Archivo de Concentración.
El proyecto comprendió un periodo de seis meses comenzando de manera formal el 16
de julio de 2009 hasta el 20 de enero del 2010; determinando para ello un cronograma
de actividades (Ver anexo No.2) que nos permitió ejecutar éstas en tiempo y forma.
3.1 Conformación del equipo de trabajo
Para llevar a cabo el proyecto se tuvo la necesidad de conformar un equipo de trabajo,
el cual cumpliera con conocimientos profesionales, habilidades, actitudes, aptitudes y
competencias específicas para el desarrollo y culminación del objetivo planteado.
La coordinación del proyecto corrió a cargo de dos profesoras de la Escuela Nacional
de Biblioteconomía y Archivonomía, la Maestra Laura Cristina Torres Martínez y la
Licenciada Silvia Guillermina García Santiago. Sus funciones fueron: coordinar, dirigir y
supervisar el proyecto teórico como el trabajo metodológico.
Las asesoras del proyecto convocaron a ocho estudiantes del noveno semestre de la
Licenciatura en Archivonomía mismos que cuentan con el siguiente perfil archivístico:
trabajo en equipo, disponibilidad de tiempo, conocimientos archivísticos, habilidad de
compresión, análisis y manejo de paquetería básica de office.
60
Las actividades a desarrollar por parte del equipo de trabajo fueron: identificación,
organización (clasificación y ordenación), descripción (elaboración de instrumentos),
valoración, selección y captura de documentos.
La función representativa quedó a cargo del Licenciado Alfredo Guzmán España quien
fue encargado de proporcionar los medios y recursos para el desarrollo del proyecto
dentro de la unidad de Archivo de Concentración de la Secretaría de Gobernación.
3.2 Primera etapa: Identificación de la documentac ión
Consistió en identificar al organismo productor, su historia institucional, funciones,
tipología, volumen, soporte y estado de conservación de la documentación. La etapa de
identificación, cubrió cuatro subetapas.
Primera subetapa: Identificación de cajas
Consistió en identificar parte de la información contenida en las cajas, como: sellos y
rótulos, donde estaba asentado el nombre del productor (Dirección General de
Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana).
Segunda subetapa: Investigación documental
Se realizó la investigación documental exhaustiva recabando información de diferentes
fuentes bibliográficas, las primordiales fueron: Plan Nacional de Desarrollo de los años
1982-1988, Programa Nacional de Protección Ciudadana de 1989, Ley Orgánica de la
Administración Pública Federal del 2008, Manual de Organización de la Secretaría de
Gobernación de 1994 y el Acuerdo del 11 de julio de 1994.
Documentos que permitieron identificar la historia institucional, funciones tanto de la
Secretaría de Gobernación como de la Dirección General de Supervisión de los
Servicios de Protección Ciudadana y del Registro Nacional de Servicios Policiales81.
81 Cfr. CAPÍTULO 2. La Secretaría de Gobernación y su Archivo de Concentración.
61
Para conocer los antecedentes del Archivo de Concentración de la Secretaría de
Gobernación fue necesario realizar una entrevista al señor Luis Ponciano Noriega
Reyes, quien ha estado laborando en éste archivo desde su creación, a la fecha.
Obteniendo información de los antecedentes del Archivo de Concentración (Ver anexo
No.1).
Tercera subetapa: Identificación de tipologías docu mentales
Consistió en identificar las tipologías documentales, es decir, se realizó un análisis
documental a los expedientes contenidos en las cajas.
Cuarta subetapa: Inventario General
Se procedió a levantar el inventario general, el cual tuvo como finalidad conocer el
volumen documental, fechas extremas y estado de conservación de los documentos.
Los elementos del inventario se enumeran a continuación:
1. Unidad administrativa tramitadora: Corresponde a la unidad que realiza el trámite de
transferencia.
2. Área de procedencia: Se refiere al área generadora de la documentación.
3. Valor primario: Se anota el valor primario que corresponda a la serie documental.
4. Serie: Se coloca el nombre de la serie documental.
5. Subserie: Se asienta el nombre de la subserie correspondiente.
6. Clasificación archivística: Se asentará la clave archivística de acuerdo al nivel de
descripción que corresponda.
7. Fecha: Se colocará la fecha de elaboración final del inventario (dd/mm/aa).
62
8. No. secuencial: Corresponde al número consecutivo de expedientes para la
transferencia.
9. Clasificación y No. de expediente: Corresponde a la clave interna del expediente
(Registro Federal de Contribuyentes), lo que en el contexto archivístico corresponde a
la ordenación dada al documento generado, así como el número consecutivo dentro de
la caja.
10. Nombre del expediente: Asentar el nombre del miembro de la corporación policial.
11. Entidad federativa: Corresponde al Estado donde laboraba el miembro de la
corporación.
12. Original: Marcar con X, si el expediente cuenta con documentación original.
13. Copia: Marcar con X, si el expediente cuenta con fotocopias simples.
14. Periodo de trámite: Asentar el año del llenado del cuestionario.
15. Vigencia documental: Marcar con número arábigo el total de años de conservación
de la serie.
16. Observaciones: Asentar cualquier otro dato que no se encuentre en los demás
elementos.
17. Datos de cierre del inventario: Se refiere al total de hojas del inventario; cajas
totales que lo conforman.
18. Rúbricas: Se asentará nombre y firma de quien elabora, revisa y autoriza el
inventario.
A continuación se muestra el formato del inventario general.
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64
3.3 Segunda etapa: Construcción de la clave archiví stica
Se construyó la clasificación archivística de la serie Registro Nacional de Servicios
Policiales, con la finalidad de utilizarla para la localización y recuperación de la
información; así como dato indispensable para el llenado de los instrumentos de control
como son: inventario general, inventario de transferencia secundaria, inventario de
documentación contaminada y el catálogo de disposición documental.
Como se mencionó la documentación perteneciente a ésta serie no cuenta con la
clasificación archivística, por ello se dio paso a su construcción, más no a la
construcción del cuadro general de clasificación porque sólo se trabajó está única serie.
Se tomó como guía el Instructivo para elaborar el Cuadro General de Clasificación
Archivística, publicado por el Archivo General de la Nación, para establecer los niveles
jerárquicos del archivo Registro Nacional de Servicios Policiales.
3.4 Tercera etapa: Catálogo de Disposición Document al
Esta tercera etapa consistió en elaborar el catálogo de disposición documental el cual
permitió establecer los valores y plazos de conservación de la serie, para determinar el
destino final de la documentación.
Cabe señalar que el formato de catálogo fue diseñado en base a la Guía de los
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal 82, y el instructivo para
la elaboración del catálogo de disposición documental, publicado por el Archivo General
de la Nación, debido a que éste debe ser aplicado a todas las dependencias de la
Administración Pública Federal.
Los elementos que contiene el formato son los siguientes:
82 Vid. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para el cumplimiento de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. México, D.F: Archivo General de la Nación, 2004. p. 57.
65
Contexto documental
1.- Sección: Anotar el nombre de la sección.
2.- Código: Clasificador con el que se identifica la serie y en su caso la subserie, de acuerdo con el cuadro de clasificación archivística.
Nivel
3.- Serie documental: Nombre de la serie.
Plazos de conservación
Valoración primaria
4.- Administrativo: Marcar con una (x) si es el caso el valor documental de la serie.
5.- Legal: Marcar con una (x) si es el caso el valor documental de la serie.
6.- Fiscal: Marcar con una (x) si es el caso el valor documental de la serie.
Vigencia
7.- Archivo de trámite (AT): Indicar con número los años de conservación en el archivo de trámite.
8.- Archivo de concentración (AC): Indicar con número los años de conservación en el archivo de concentración.
9.- Total (T): Indicar con número total de años de conservación (AT+AC).
Técnicas de selección
10.- Eliminación: Marcar con una (x) si corresponde.
11.- Conservación: Marcar con una (x) si corresponde.
12.- Muestreo: Marcar con una (x) si corresponde.
13.- Observaciones: Indicar las anotaciones que no se registran dentro de los demás elementos.
Información
14. Reservada: Indicar con número los años de reserva si es el caso.
15. Confidencial: Marcar con una (x) si corresponde.
66
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67
Primera subetapa; plazos de conservación
Para realizar la valoración secundaria fue necesario identificar los plazos de vigencia o
conservación de la documentación, para determinar si la serie aún tiene que
resguardarse, por ello se revisó el catálogo de disposición documental de la Secretaría
de Seguridad Pública, publicado en su página de Internet83, debido a que el Registro
actualmente está a su cargo, con el nombre de Supervisión de Registros Policiales.
3.5 Cuarta etapa: Valoración secundaria
La etapa de valoración secundaria va acompañada de la subetapa selección
documental.
Para realizar el análisis y determinar los valores secundarios de la serie se conformó un
grupo multidisciplinar integrado por estudiantes de la licenciatura en archivonomía
(tesistas), historiadora (coordinadora de proyecto), socióloga (asesora) y el licenciado
en contaduría publica (encargado del archivo de concentración).
Para comenzar con el proceso de valoración secundaria el equipo de trabajo retomó lo
dicho por los autores españoles, estadounidenses y de los estudios publicados por el
Archivo General de la Nación, para la aplicación de los valores secundarios
(informativo, evidencial y testimonial), así como el análisis de las tipologías
documentales de los expedientes del Registro Nacional de Servicios Policiales
Primera subetapa: Selección Documental
Este apartado es el producto del análisis de valores secundarios, los cuales permitieron
asignar la técnica de selección apropiada a la serie Registro Nacional de Servicios
Policiales para su eliminación, conservación ó muestreo.
83 Cfr. SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA. Catálogo de Disposición Documental. http://www.ssp.gob.mx/portalWebApp/ShowBinary?nodeId=/BEA%20Repository/92773//archivo. [En línea]. Consultado el (20 noviembre de 2009).
68
Capítulo 4
Resultados de la identificación, valoración secunda ria y selección de la serie
Registro Nacional de Servicios Policiales
El capítulo muestra los resultados de los procesos de identificación, valoración
secundaria y selección de la serie Registro Nacional de Servicios Policiales; entre los
cuales se encuentran: el inventario general, inventario de transferencia secundaria,
inventario de documentación contaminada, clave archivística y el catálogo de
disposición documental. Los datos obtenidos fueron de gran utilidad para elaborar
tablas y gráficas con el objetivo de demostrar y sustentar el valor documental de la
serie.
4.1 Presentación de la serie documental
En los siguientes apartados se hará énfasis en la información que se puede obtener de
la serie Registro Nacional de Servicios Policiales y que debido a su valor informativo
puede ser de utilidad para fines de investigación.
La información proveniente de esta serie es de vital importancia ya que marcó una
época en que la inseguridad pública a nivel federal iba en aumento, por ello la
necesidad de crear el Registro Nacional de Servicios Policiales, como mecanismo
fundamental para el aprovechamiento y control de los recursos útiles en las
corporaciones policiales del país.
En la serie se identificaron las siguientes tipologías documentales: acta de nacimiento
certificada y copia fotostática, carta de pasante, cartilla del servicio militar nacional,
cédula profesional, certificado de estudios (secundaria, bachillerato y universidad), carta
de buena conducta, constancia de estudios y Registro Federal de Contribuyentes
(R.F.C.), contrato de ingreso, cuestionario penitenciario, credencial de elector, diplomas
o reconocimientos, ficha de baja, ficha de datos personales y el cuestionario básico del
Registro Nacional de Servicios Policiales.
69
El cuestionario contiene 33 preguntas relacionadas con datos personales, grado de
escolaridad, dependencias donde laboró y el nivel de capacitación.
De los datos que contiene el cuestionario se identificó, que procedía de la Secretaría de
Gobernación, que pertenece al Registro Nacional de Servicios Policiales, cuenta con un
número de folio y cuatro preguntas claves para saber, fechas y procedencia de la
documentación, mismo que se especifica a continuación:
CUESTIONARIO DEL REGISTRO NACIONAL DE SERVICIOS POL ICIALES
Hoja 1: anverso.
70
Hoja 1: reverso.
71
Hoja 2: anverso.
72
Hoja 2: reverso.
Fuente: Archivo de Concentración de la Secretaría de Gobernación. Dirección General de los Servicios
de Protección Ciudadana, Cuestionario del Registro Nacional de Servicios Policiales, caja 26, expediente
199.
73
El cuestionario más los documentos que integran cada expediente proporcionaron
datos para realizar gráficas y para dar mayor validez a la conservación de la serie, es
decir, la utilidad de la serie para futuras investigaciones. Las gráficas representan las
funciones de la serie sustantiva como:
1. Total del volumen documental.
2. Sexenio presidencial en el que se tuvo mayor personal policial.
3. Estados con mayor número de registros.
4. Estados con menor número de registros.
Para realizar las gráficas se tomaron en cuenta las siguientes variables:
Entidades federativas, año en que se realizó el registro y volumen documental.
4.2 Identificación de la serie inventario general
La identificación de la serie documental Registro Nacional de Servicios Policiales, se
realizó por medio de la elaboración del inventario general que arrojó en primera
instancia el volumen documental de 34,531 expedientes con un corte cronológico de
1984-1999 (Ver anexo No.3).
A partir del inventario general se obtuvo la siguiente tabla y gráfica que muestra el
número de expedientes producidos por año así como el porcentaje correspondiente.
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75
Partiendo de los datos proporcionados por dicho instrumento, se elaboró la gráfica
anterior, de donde se obtuvieron los siguientes resultados:
Como se puede observar la gráfica consta de dos ejes, el horizontal denominado “x”
que se encuentra representado por los años de la documentación manejada (1984-
1999), mientras que la vertical “y” describe los porcentajes de documentación generada
por año.
Podemos inferir que al empezar a operar el Registro Nacional de Servicios Policiales
(1984-1988) fue por iniciativa del ex Presidente de la República Mexicana Miguel de la
Madrid Hurtado, había una necesidad de reforzar las corporaciones encargadas de la
seguridad pública del país, a través de la capacitación y profesionalización del personal
policial con la finalidad de combatir la delincuencia que iba en aumento a raíz de la
difícil situación económica que imperaba en el país, marcando con esto el inicio del
registro, donde se refleja un bajo ingreso de integrantes.
Continuando con el, análisis la gráfica muestra un mayor incremento de expedientes de
(1989-1996), momento en que transcurrieron los periodos presidenciales de los ex
Presidentes Carlos Salinas de Gortari y Ernesto Zedillo Ponce de León, sobresale el
año de 1993 porque es el que registra un mayor porcentaje de documentación; mientras
que en el periodo 1997-1999 se registra una disminución notable de acumulación
documental.
4.2.1 Sexenio Presidencial en el que se tuvo mayor personal policial
Continuando con el análisis para determinar la importancia de la documentación, en
este apartado se consideró graficar la variable: año de llenado del cuestionario, esto
nos permitió saber en qué Periodo Presidencial hubo más altas a nivel federal.
Para ello se conforman los siguientes datos:
76
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77
Como se puede observar en la gráfica anterior el periodo en que se muestra un mayor
incremento de expedientes es de (1989-1999), momento en que transcurrieron los
periodos presidenciales de los ex Presidentes Carlos Salinas de Gortari y de Ernesto
Zedillo Ponce de León, mientras que en el periodo 1984-1988 se registra una
disminución de registros.
Durante la década de los 90´s se reanudaron, las relaciones diplomáticas entre México
y la Santa Sede para dar paso, finalmente, a la promulgación de nuevas leyes
reglamentarias de las relaciones Estado-Iglesia y con ello la visita en 1993 del Jefe del
Estado Vaticano Juan Pablo II, la firma del Tratado de Libre Comercio, además de que
el país se veía amenazado por un conflicto guerrillero no resuelto y por si fuera poco el
declive financiero que sufría el país, fueron factores que generaron aún más la
necesidad de fortalecer la seguridad en el país.
Mientras que en el Gobierno del ex Presidente Ernesto Zedillo Ponce de León centra
sus esfuerzos en problemas de orden económico derivados del error de diciembre de
1994, poniendo poca atención a la lucha contra el crimen organizado y la inseguridad;
en su último informe de gobierno es uno de los pendientes del sexenio (1994-2000),
pese al poco esfuerzo que las autoridades dedicaron a éste rubro84, destacando con
esto la disminución de registrados en el periodo de 1997-2000.
4.2.2 Estados con mayor número de registros
Otro aspecto relevante que nos permitió identificar el valor informativo fueron las
entidades, las cuales ejemplifican mayor número de altas ante el Registro Nacional de
Servicios Policiales.
Para graficar esta información, se consideró a las entidades federativas que tuvieron un
mayor número de registros. Para tomar el rango de altas se consideró como referencia
84 Cfr. Cronología de México por presidentes. http://www.azc.uam.mx/csh/sociologia/sigloxx/cronologiademexico.html [En línea]. Consultado en (12 de enero de 2009).
78
a los estados que registraron más de 1,001 incorporados, ya que estos mostraron un
incremento considerable en comparación a los otros estados de la República Mexicana
lo que marco la pauta para constituir la Tabla Nº 3.
Tabla 3. Entidades Federativas con mayor número de registros
Fuente: Elaboración propia con base en el inventario general
GRÁFICA 3. ENTIDADES FEDERATIVAS CON MAYOR NÚMERO DE ALTAS AL REGISTRO NACIONAL DE SERVICIOS POLICIALES
79
La gráfica No. 3 indica el número de registrados por entidad federativa, lo cual reflejó
que el Distrito Federal representó el mayor índice de registros obteniendo 9,402
incorporados que representan el 41%, mientras que Sinaloa comprende el segundo
estado con mayor índice de registros 3,547 correspondiente al 16%; de un total de 8
estados que representan la mayor incidencia de registros.
Durante el sexenio del ex Presidente Miguel de la Madrid Hurtado (1982-1988) fueron
periodos difíciles ya que se venían arrastrando problemas económicos políticos y
sociales inestables. La crisis económica trajo como consecuencia diversos ajustes,
como fueron: recorte de gasto público, aumento a los precios de los productos básicos
(tortilla, pan, leche y gasolina), así como un tipo de cambio orientado al alza de resto de
los productos; y como consecuencia las necesidades sociales aumentaban.
En el sexenio del ex Presidente Carlos Salinas de Gortari (1988-1994) se caracterizó
por ideas neoliberales, la economía mexicana dio un giro hacia una economía de
mercado y de privatización; se puso en marcha el Programa Nacional de Solidaridad y
se firmó el Tratado de Libre Comercio con Estados Unidos y Canadá, al final de su
mandato presidencial se devalúa el peso mexicano.
Finalmente el ex Presidente Ernesto Zedillo Ponce de León toma posesión de la
presidencia (1994-2000) y con él comienza el error de diciembre. Por lo anterior se tuvo
la necesidad de contratar un mayor número de policías para asegurar los servicios de
protección ciudadana85.Todos estos hechos se ven manifestados en los resultados, ya
que el mayor número de influencia se tuvo en el Distrito Federal
85 Cfr. Consecuencias políticas y económicas de México en la década de los 80`s y 90`s. http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/documentos/lri/monroy_m_jm/capitulo1.pdf. [En línea]. Consultado en (12 de enero de 2009).
80
4.2.3 Estados con menor número de registros
Este apartado contiene los registros de las entidades federativas con menor número de
altas en el periodo comprendido de 1984 a 1999.
Para representar esta información, se tomó como referencia a todas las entidades
federativas que cumplieran con la condicionante del rango inferior a los 1,000
incorporados, por lo que se observa en la tabla No 4 que sólo 23 estados estuvieron
dentro del rango. Cabe señalar que también se consideraron aquellas altas que no
especificaron la entidad federativa.
A continuación se hace una representación mediante una gráfica de barras con los
resultados obtenidos.
Tabla 4: Entidad es Federativas con menor número de altas
81
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Se puede apreciar en la gráfica anterior que las entidades federativas con menos
concentrados policiales, fue principalmente el estado de Baja California Norte, en
segunda posición Yucatán, mientras que en el resto de las entidades federativas como
Chiapas, Michoacán, Veracruz, Morelos, Hidalgo, Nuevo León, y Quintana Roo, reúnen
5,861 registros que representan el 59%; por lo que en el resto de las entidades
federativas concentraron 3,910 registros que constituyen el 40%, el 1% está compuesto
por las altas que no indicaron la entidad federativa.
Este declive de concentrados que presenta el Registro Nacional de Servicios Policiales
principalmente en estas entidades federativas correspondiente al periodo 1984-1999, se
puede deber a los constantes cambios políticos, económicos y sociales que
acontecieron en México.
Ejemplo de ello, fue el estado de Chiapas ya que una de las causantes del descenso de
altas, pudo ser, que durante el régimen del Partido Revolucionario Institucional (PRI) se
desencadenaron diversos movimientos campesinos, obreros y populares que se
oponían al modelo de nación priista, como el surgimiento de grupos guerrilleros
particularmente del Ejercito Zapatista de Liberación Nacional (EZLN), ya que Chiapas
era el lugar propicio para la aparición de una guerrilla, por años de explotación y
pobreza que sufrieron miles de comunidades indígenas, generando resentimiento y
malestar en dichas comunidades86.
El Gobierno federal respondió a la insurrección zapatista con un despliegue de fuerza
que motivó que buena parte de la sociedad civil con posiciones ideológicas más
identificadas a la izquierda del espectro político saliera a las calles demandando el cese
de las hostilidades y el comienzo de un proceso de diálogo para alcanzar la paz.
El incluir y representar de forma gráfica las características globales del archivo Registro
Nacional de Servicios Policiales fue, reflejar los hechos y fenómenos sociales como
parte fundamental de la realidad social, ya que se generaron dentro de un espacio y
86 Cfr. HERRERA PEÑA, José. Guerrillas en México en la década de los 90´s. http://jherrerapena.tripod.com/guerrilla.html [En línea]. Consultado en (12 de enero de 2009).
83
tiempo definido, es decir, que ocurrieron en lugares y tiempos determinados. Los datos
que se presentaron fueron recopilados por medio de los instrumentos de control y
descripción archivística, a través de los cuales puede ser posible obtener la información
de la realidad social del pasado.
A esta información obtenida se le aplicó la técnica de análisis de datos, teniendo en
consideración que el documento fue creado para dar seguimiento a una gestión
administrativa en ese tiempo y no elaborado para ser sometido a un análisis de
contenido, por ello el equipo de trabajo realizó éste análisis.
Dicho análisis de contenido define la inserción de personas y actores, dentro de la serie
documental se distinguieron características como fueron: volumen documental de la
serie, así como número de registros por Entidad Federativa, etcétera. Las categorías
mencionadas quedaron registradas en la elaboración del inventario general.
Para la representación del análisis de contenido se utilizaron gráficas de barras ya que
estas fueron el indicador más fiable para demostrar que la serie analizada contiene el
valor secundario suficientemente para fines de investigación, presentando una
frecuencia alta para comprobar que la serie analizada tiene cualidades de valor
informativo y que este quedó plasmado en el análisis realizado a la base de datos.
Lo anterior supone que puede abrir nuevas líneas de investigación en torno a la edad,
sexo, antecedentes penales, nivel de escolaridad, que presentó el personal policial para
ese periodo.
4.2.4 Inventario de documentación contaminada
Se identificaron cajas con documentación infectada por hongos y exceso de polvo,
debido a la humedad y al descuido de la documentación; la detección a tiempo evitó la
contaminación del resto de la documentación, de lo cual se realizó un inventario de las
cajas donde se retomaron los datos del inventario general, quedando de la siguiente
forma:
84
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Se contabilizó un total de 4 cajas con un total de 2,629 expedientes contaminados que
comprenden los años de 1988-1994. Cabe mencionar que estas cajas no se
consideraron para efectuar las gráficas de resultados por los daños que presenta la
documentación y los riesgos para la salud de quienes la manipulen, sobre todo si no se
tienen las condiciones de higiene recomendadas.
4.3 Aplicación de la clave archivística
Para elaborar la clave archivística de la serie fue necesario partir del conocimiento del
sujeto productor, estructura y funciones, que son la fuente principal de información, lo
que permitió ubicar el nivel de descripción al que pertenece el Registro Nacional de
Servicios Policiales, misma que nos permitiera identificarlo para su posterior aplicación
en el llenado de los elementos de procedencia de los instrumentos de control obtenidos.
Los elementos para la clave clasificatoria se obtuvieron de la siguiente forma:
Identificación del primer nivel de la estructura: fondo
1. Decreto por el cual la Secretaría de Gobernación, a través de la Dirección
General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana, se
encargaba de manejar el Registro Nacional de Servicios Policiales y de
Equipo y Material Policial, que tenía como fin primordial mantener un control
estricto, eficaz y confiable de las bases de datos que lo conformaban.
Expedido el 11 de Julio de 1994.
2. Revisión del Manual de Organización de la Secretaría de Gobernación para
identificar que la Dirección se encontraba dentro de la estructura orgánica.
Se tomó como fondo la Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección
Ciudadana (DGSSPC), y no la Secretaría de Gobernación, porque ésta contaba con
una identidad, estructura y atribuciones propias legalmente establecidas, además de
que sólo se trabajó con documentación perteneciente a ésta dirección que sólo abarca
un periodo y sería innecesario elaborar un cuadro general de clasificación archivística
de la institución, por ello sólo se construyó la clave de la dirección.
86
Identificación del segundo nivel de la estructura: sección
3. La Dirección cuenta con una estructura organizacional interna.
4. Revisión del Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación, Artículo
21, correspondiente a la Dirección General de Supervisión de los Servicios de
Protección Ciudadana.
Se identificó al área de Normatividad (NOR), como la sección.
Identificación del tercer nivel de la estructura: serie
5. Identificación de funciones sustantivas de la dirección.
Como función sustantiva de la Dirección General de Supervisión de los Servicios de
Protección Ciudadana, se identificó la serie, Registro Nacional de Servicios Policiales
(RNSP).
La clave archivística quedó representada de la siguiente manera:
CLAVE ARCHIVÍSTICA
CLAVE NIVEL FONDO
DGSSPC DIRECCIÓN GENERAL DE SUPERVISIÓN DE LOS SERVICIOS D E PROTECCIÓN CIUDADANA
CLAVE NIVEL SECCIÓN
NOR NORMATIVIDAD
CLAVE NIVEL SERIE
RNSP Registro Nacional de Servicios Policiales
Fuente: Cuadro elaborado por tesistas.
La clave archivística se construyó con las siglas identificadas de cada nivel de la
estructura:
87
Dicha clave fue aplicada al inventario general, inventario de documentación
contaminada, catálogo de disposición documental e inventario de transferencia
secundaria.
Como se ejemplifica a continuación en el formato de transferencia secundaria:
DGSSPC/NOR/RNSP
Sección
Fondo Serie
88
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89
Unidad administrativa tramitadora: Archivo de concentración
1) Área de procedencia: Dirección General de Supervisión de los Servicios de
Protección Ciudadana (DGSSPC)
2) Serie: Registro Nacional de Servicios Policiales (RNSP)
3) Subserie: No aplica.
4) Clasificación archivística: DGSSPC/NOR/RNSP (Ver anexo No.4).
4.4 Catálogo de disposición documental
Como resultado del inventario general y la clave archivística se procedió con la
elaboración del catálogo de disposición documental del Registro Nacional de Servicios
Policiales.
Los elementos que contiene el catálogo son:
Contexto documental
1. Sección: Se especificó el nombre de la sección a la cual pertenece. Normatividad
2. Código: Clave con la que se identifica la serie RNSP.
Nivel
3. Serie Documental: Nombre de la serie Registro Nacional de Servicios Policiales.
Plazos de conservación
Valoración primaria
4. Administrativo: Se consideró este valor porque fueron producto de un trámite o
asunto administrativo.
5. Legal: No aplica.
6. Fiscal: No aplica.
90
Vigencia
Para determinar la vigencia de la serie Registro Nacional de Servicios Policiales se
establecieron plazos de conservación que indican el tiempo de guarda de la
documentación en archivo de trámite y archivo de concentración, se revisó el catálogo
de disposición documental de la Secretaría de Seguridad Pública, publicado en su
página de internet87, debido a que el Registro actualmente está a su cargo, se identificó
el nombre de la serie, Supervisión de Registros Policiales, con una vigencia documental
en él:
7. Archivo de trámite: se indicó el número de años de conservación, que para este caso
fueron dos años.
8. Archivo de concentración: Se indicó el número de años de guarda el cual fue de
cuatro años.
9. Total: Se indicó el número total de años de conservación que fue el resultado de la
suma de dos años de guarda en el archivo de trámite y cuatro para archivo de
concentración, sumando seis años.
Técnicas de selección
10. Eliminación: No aplica.
11. Conservación: Se marcó con una X la totalidad de los expedientes.
A pesar de que el catálogo de disposición documental de la Secretaría de Seguridad
Pública establece la eliminación de la serie, el equipo de trabajo estableció conservarla
por el valor informativo que presenta la serie ya que puede ser útil para otras áreas de
estudio.
12. Muestreo: No aplica.
87 Vid. SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA. Catálogo de disposición documental. http://www.ssp.gob.mx/portalWebApp/ShowBinary?nodeId=/BEA%20Repository/92773//archivo [En línea]. Consultado en (20 de noviembre de 2009).
91
13. Observaciones: No aplica.
Información
14. Reservado: No aplica.
15. Confidencial: No aplica.
Para los elementos 14 y 15 del catálogo, se determinó no aplicarlos porque la
documentación como se mencionó anteriormente es de un periodo del cual no se
habían publicado los Lineamientos para la organización y conservación de archivos de
la administración pública federal del 20 de febrero de 2004, ni la Ley Federal de
Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, publicada el 11 de
julio de 2002, que hablan de información reservada y confidencial. Dicha Ley en su
artículo 13 se considera como información reservada:
I. La que comprometa la seguridad nacional, la seguridad pública o la defensa
nacional.
II. Menoscabar la conducción de las negociaciones o bien, de las relaciones
internacionales.
III. Dañar la estabilidad financiera, económica o monetaria del país.
IV. Poner en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona.
Estos son algunos puntos importantes de este artículo. Esta información marca la Ley
que contendrá este carácter de reservado por un periodo de 12 años.
Revisada la documentación, esta no proporciona datos para clasificarla como lo antes
mencionado.
Para el punto 15 “confidencial” se revisó el artículo 18, que menciona, se considera
como información confidencial:
I. La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados, de
conformidad con lo establecido en el artículo 19.
92
II. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para
su difusión, distribución o comercialización en los términos de esta Ley.
El artículo 22, menciona, que no se requerirá el consentimiento de los individuos para
proporcionar los datos personales en los siguientes casos:
I. Los necesarios por razones estadísticas, científicas o de interés general
previstas en esta ley, previo procedimiento por el cual no pueden asociarse
los datos personales con el individuo a quien se refieran.
Por datos personales, los Lineamientos Generales para la Clasificación y
Desclasificación de la Información de las Dependencias y Entidades de la
Administración Pública Federal, publicados el 18 de agosto de 2003. En el trigésimo
segundo artículo, del capítulo III, menciona que:
Será confidencial la información que contenga datos personales de una persona física
identificada o identificable relativos a: I. Origen étnico o racial, II. Características físicas,
III. Características morales, IV. Características emocionales, V. Vida afectiva, VI. Vida
familiar, VII. Domicilio particular, VIII. Número telefónico particular, IX. Patrimonio, X.
Ideología, XI. Opinión política, XII. Creencia o convicción religiosa, XIII. Creencia o
convicción filosófica, XIV. Estado de salud física, XV. Estado de salud mental. XVI.
Preferencia sexual y XVII. Otras análogas que afecten su intimidad como la información
genética.
La documentación revisada del Registro Nacional de Servicios Policiales, se
encontraron los siguientes datos confidenciales:
1. Características físicas (seña particular, estatura, constitución física, color de ojos,
color de su cabello, color de piel).
2. Vida afectiva (estado civil).
3. Vida familiar (nombre de padres).
4. Domicilio particular.
93
5. Estado de salud física. (enfermedades que ha padecido o padece).
6. Otras (sexo, fecha de nacimiento, escolaridad, profesión, antecedentes penales,
huella digital).
Por lo anterior, la documentación adquiere el carácter de confidencial pero, reiterando
que es parte de un periodo en donde no había una normatividad que regulara la
protección a los datos personales, este elemento no se aplicó, y se deja a
consideración de la valoración final por parte del Archivo General de la Nación.
A continuación se ejemplifica como fue llenado el Catálogo de Disposición Documental
el cual se encuentra completo en el anexo. (Ver Anexo No.5).
94
4.5 Valoración secundaria
La teoría de la administración de documentos señala que la valoración documental se
divide en dos momentos; la primera corresponde a la valoración primaria donde se
identifican los valores: administrativo, legal, fiscal. La segunda es la valoración
secundaria donde será necesario detectar si hay documentos con valor evidencial,
testimonial e informativo.
A la serie Registro Nacional de Servicios Policiales no le fue aplicada una valoración
primaria debido a la falta de normatividad en los archivos en la época en que fue
enviada al archivo de concentración de la Secretaría de Gobernación, por lo que se
realizó la valoración primaria obteniendo lo siguiente:
• Valor administrativo. La documentación presenta éste valor porque, es producto
de una función sustantiva y debido a esto se realizó la apertura del expediente
para el trámite administrativo correspondiente y tuvo un seguimiento. El Registro
se encargaba del control de altas y las bajas del personal policial y como tal, el
expediente sólo tenía vigencia si el miembro de la corporación policial estuviera
laborando, al término de su relación laboral el expediente concluía su trámite.
Asimismo la documentación contenida en el expediente era meramente para
llevar el registro de altas y bajas ante el Registro Nacional.
Para la valoración secundaria:
Se formó un grupo multidisciplinar con estudiantes de archivonomía (integrantes del
equipo de trabajo), historiadora (asesora del proyecto), socióloga (asesora de proyecto)
y licenciado en administración pública (encargado del archivo de concentración) Se
realizaron varias sesiones para establecer criterios sólidos para determinar si la
documentación del Registro Nacional se conservaba o se eliminaba. Primero se
establecieron criterios archivísticos para determinar si la documentación contaba o no
con valores secundarios, siendo:
• Valor evidencial. Como menciona Schellenberg, este valor es referente a los
documentos que por motivo de la evidencia que contengan de la organización y
95
funciones tendrán este valor, es decir, el origen y los programas sustantivos de
la dependencia que produjo los documentos. La documentación de la serie
Registro Nacional de Servicios Policiales, es derivado de una función
sustantiva, es decir, es única y revela el origen y desarrollo de la Dirección
General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana. Esta
documentación puede reconstruir una de las funciones de dicha dirección. Por
tanto, la serie tiene éste valor.
Siguiendo lo que menciona Schellenberg, con respecto a la valoración y en
especial al valor informativo, se procedió aplicar pruebas a la documentación:
exclusividad , forma e importancia . En cuanto a la exclusividad , esta
información es única o exclusiva, porque basados en la investigación no hay
otras fuentes documentales donde se recupere información sobre el Registro
Nacional de Servicios Policiales, y la información encontrada fue rastreada
precisamente en el Archivo de Concertación de la Secretaría de Gobernación,
donde se encuentra resguardada, también la documentación no se encuentra
en otro soporte documental. Forma , como está es la única forma (soporte
papel) en que se encuentra la información se debe conservar. Importancia ,
Esta documentación es útil, porque puede servir para estudios sociales. Por lo
antes mencionado, se determinó que la documentación adquiere este valor.
• Valor testimonial. La documentación y la investigación realizada proporcionó
información sobre los cambios que tuvo la Dirección General de Supervisión de
los Servicios de Protección Ciudadana. Esto se puede observar a través de los
organigramas de la Secretaría de Gobernación, así como en los manuales de
organización. Por tanto, la documentación adquiere éste valor.
• Valor informativo. La documentación hace referencia a expedientes de
personal de distintas corporaciones policiales a nivel Federal. Dicha
documentación contiene datos sobre: nombre, edad, sexo, grado escolar y
entidad federativa, como datos importantes para obtener estadísticas. Esta
información es importante para la Secretaría de Seguridad Pública, porque
pueden buscar y localizar a ex-miembros que requieran reingresar a cualquier
96
corporación. También este valor representa una fuente de investigación social,
obteniendo información sobre el sector policial en cuanto a la edad promedio
de miembros policiales al ingreso a la corporación, grado de escolaridad,
promedio de hombres y mujeres en el sector policial, entidad federativa con
alto índice de ingresos al Registro Nacional, etcétera. Por tal, la serie debe
formar parte del patrimonio documental de la Secretaría de Seguridad Pública.
Hecho el análisis de los valores tanto primarios como secundarios, la serie Registro
Nacional de Servicios Policiales cuenta con valores secundarios y por lo tanto debe ser
conservada en su totalidad porque ofrece información única de acuerdo a sus
características de relevancia y utilidad para la investigación en distintas áreas de
estudio ya que los criterios de valoración no pueden ser desarrollados para satisfacer
las cambiantes tendencias de investigación de un pequeño público de investigadores
sino para preservar la evidencia documental de nuestra sociedad.
4.5.1Selección: Conservación de la serie Registro N acional de Servicios Policiales
Actualmente la Secretaría de Seguridad Pública cuenta con la serie Supervisión de
Registros Policiales, que anteriormente se llamaba Registro Nacional de Servicios
Policiales y se encuentra establecida en su Catálogo de Disposición Documental el cual
señala que terminados los plazos de conservación, la técnica de selección es la
eliminación.
El resultado de la investigación realizada a lo largo de éste proyecto sustenta la técnica
de selección elegida que fue la conservación, ya que la serie adquiere valor informativo,
dicho valor presenta características que permitieron hacer una interpretación de
algunos de los datos obtenidos como fue: Sexenio Presidencial en el que se tuvo mayor
personal policial, estados con mayor número de registros, estados con menor número
de registros; asimismo la serie debe ser conservada porque puede ser utilizada para
realizar estudios sociales acerca de capacitación del personal policial, antecedentes
policiales, personal femenino por sexenio presidencial, etcétera, por citar algunos
ejemplos.
97
Derivado de la investigación la serie debe ser conservada y no eliminada como lo
señala el catálogo por lo que el Archivo General de la Nación deberá considerar con
más detalle su aprobación.
98
CONCLUSIONES
La problemática que se encuentra en los archivos de las instituciones públicas, es el
rezago en el tratamiento adecuado de la documentación generada antes de la
publicación de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Gubernamental del 11 de junio de 2002, y que se encuentra en el olvido, situación que
se presentó en el Archivo de Concentración de la Secretaría de Gobernación.
Nuestro objetivo principal fue realizar la identificación, valoración secundaria y selección
de la serie Registro Nacional de Servicios Policiales, se tuvo que retomar la teoría
archivística, que nos sirvió de guía para sustentar los procesos aplicados, además de
apoyarnos de otras disciplinas como la historia y la propia administración pública para
entender y conocer la evolución de la Secretaría de Gobernación y así identificar la
procedencia de la documentación.
En este tema de investigación se observó que en la profesión archivística no sólo se
aplican procesos técnicos si no que va más allá, es decir, se tuvieron que aplicar
conocimientos teóricos en temas como la identificación, iniciando con el principio de
procedencia y orden original para conocer el sujeto o sujetos productores de la
documentación a través de la historia institucional. Otro tema central que se tuvo que
estudiar a fondo fue la valoración documental, tema que hasta hoy en pleno siglo XXI
se sigue retomando lo escrito por Schellenberg, uno de los pioneros en desarrollar los
valores primarios y secundarios de la documentación siendo uno de los ejes principales
para este proceso, actualmente también se debe retomar la normatividad vigente y lo
que señalan las instituciones rectoras de archivos y de la información.
Este proceso de la valoración documental fue complejo, porque se tuvo que identificar
las tipologías documentales para detectar los valores primarios y secundarios, para
determinar su conservación, coincidiendo con diversos autores, que mencionan que la
valoración documental debe ser un proceso intelectual.
La valoración documental no sólo la debe realizar el archivista, sino conformar un grupo
multidisciplinario para que en conjunto se analice, cuestione y valore la documentación
y de esta forma determinar su destino final.
99
De lo antes mencionado, recalcamos que en la teoría archivística se aplican procesos
como son: identificación, clasificación, ordenación, valoración y descripción pero, dichos
procesos no se encuentran o no se tienen en este mismo orden, porque cada grupo
documental tiene sus peculiaridades. Este proceso al aplicarlo correctamente con una
base y sustento sólido apegado a la normatividad vigente, se podrá conservar el
patrimonio documental de la institución y asimismo considerar la utilidad para posibles
investigaciones sociales.
El Archivo de Concentración de la Secretaría de Gobernación resguarda
documentación que por sus características aún poseen valores primarios de vital
importancia en el desarrollo de la política y la democracia mexicana, estos documentos
son testimonio del cumplimiento de las funciones que a realizado la Secretaría de
Gobernación a lo largo de su existir.
El primer proceso aplicado para la identificación de la documentación fue el inicio de un
inventario general que describiera las características de los documentos que integraban
la serie.
La elaboración del inventario general, permitió conocer el volumen documental, periodo
que comprende la serie, soporte y estado de conservación en el que se encuentra la
documentación, datos externos que contenía el expediente (RFC y Nombre del policía),
tipologías documentales principalmente el cuestionario básico del Registro Nacional de
Servicios Policiales, información que resultó indispensable para llevar a cabo la
organización, clasificación, valoración (primaria y secundaria) y selección documental.
Posteriormente se tuvo que construir una clave clasificatoria debido a que no se
contaba con ella y con ello determinar el nivel de descripción en que se encontraba la
documentación del Registro Nacional de Servicios Policiales. No se construyó un
Cuadro de Clasificación Archivística del fondo porque sólo se trabajo esta única serie.
El Catálogo de Disposición Documental, fue de utilidad para el establecimiento de los
valores primarios y con ello los plazos de conservación tanto para archivo de trámite
como para el archivo de concentración, así como la conservación y/o baja de la serie.
Cabe mencionar que el Catálogo de Disposición Documental de la Secretaría de
100
Seguridad Pública se retomó porque contiene la función del Registro Nacional de
Servicios Policiales marcando los plazos o vigencias documentales y establece la
técnica de selección que es la eliminación. Técnica que no se tomó en consideración
porque la valoración arrojó como resultado la conservación, asimismo porque es una
serie sustantiva ya que ninguna otra institución la tiene.
La técnica de selección como muestreo no se eligió, porque implica conservar una
muestra representativa de la totalidad de la documentación, en este caso la totalidad de
la documentación fue pequeña y si sólo se conserva esta muestra no tendría utilidad
para fines estadísticos o de investigación porque la documentación sólo data de dos
décadas.
Por otra parte la valoración secundaria nos permitió identificar que la serie cuenta con
un valor informativo innegable, por tal motivo se decidió no eliminarla, con la finalidad
de ofrecer al investigador un grado de confiabilidad considerable para el tipo de estudio
que desee realizar.
La situación de la eliminación o conservación, no depende de los archivistas, es decir,
nosotros sólo determinamos el destino final de la documentación. Pero, la institución
quién decide que eliminar o conservar es el Archivo General de la Nación, órgano rector
a nivel nacional en materia de archivos desde 1980.
El proyecto de investigación nos dio un panorama real de la situación en la que se
encuentran la mayoría de los archivos de las instituciones públicas, por lo que la tarea
fundamental fueron las bases teóricas, metodológicas y prácticas para el mejoramiento
del archivo, estas bases estuvieron respaldadas en la teoría archivística permitiendo
tener un conocimiento profesional para el tratamiento documental ahí manejado,
adecuando las actividades desarrolladas en el archivo en base a las necesidades
requeridas por el mismo, fue imprescindible ajustar dichas actividades en el archivo
para poder llevar a cabo de forma eficiente y eficaz el manejo de la documentación para
el cumplimiento de los objetivos planteados al principio del proyecto, así también poder
normalizar las actividades en la unidad, lo cual beneficia a la institución, además servirá
a futuras generaciones en el desarrollo de trabajos de identificación, valoración y
101
selección, lo cual dará una idea global del trabajo arduo que exige esta profesión,
valorando más nuestra labor archivística.
Por último cabe señalar que los resultados presentados objeto de nuestra investigación
están abiertos a discutirse entre la comunidad archivística además de servir como
motivación para seguir investigando sobre lo no propuesto en este trabajo.
102
BIBLIOGRAFÍA
Acuerdo por el cual la Secretaría de Gobernación, a través de la Dirección General de
Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana, se encargaría de manejar los
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Anexo No. 1 Entrevista
ENTREVISTA
Objetivo
• Conocer los antecedentes del Archivo de Concentración de la Secretaría de
Gobernación para identificar el ingreso del fondo Dirección General de
Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana.
Nombre del entrevistado: C. Luis Ponciano Noriega Reyes
Cargo: Auxiliar administrativo
Lugar de la entrevista: Archivo de Concentración de la Secretaría de Gobernación,
Alarcón 52 Col. 10 de mayo delegación Venustiano Carranza.
Fecha de entrevista: 03/08/2009.
Horario de entrevista: 10:00 am. a 10:45 am.
Teléfono: 55-22-22-89.
1.- ¿En qué lugar y en qué año se crea el Archivo de Concentración de la Secretaría de
Gobernación?
R= Se crea en la calle Miguel Domínguez, colonia Morelos aproximadamente el día 16
de agosto de 1996, en un local destinado como bodega de almacenamiento para la
Secretaría de Gobernación.
Posteriormente en agosto del año 2000 fue ubicado en la Calle de Alarcón 52.
2.- ¿Quién fungía como responsable cuando se creó esta unidad administrativa?
R= Lic. Graciela Arteaga Vigueras quién fungía como encargada del archivo y como
titular el Ingeniero Gerardo Uribe.
Actualmente el titular de este archivo es el Ingeniero Gabriel Fernández Anaya y como
responsable el Lic. Alfredo Guzmán España.
3.- ¿De qué áreas principalmente proviene la información que se concentra en esta
unidad de archivo?
R= Principalmente proviene de la Dirección de Recursos Materiales y Asuntos
Jurídicos, Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP), Dirección
General de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGRMSG), Secretario de
Gobernación y Unidad de Asuntos Jurídicos.
4.- ¿Cuáles son los fondos con los que cuenta el archivo y que periodos comprende?
R= Comisión Mexicana de Ayuda a Refugiados (COMAR), Consejo Nacional de
Población (CONAPO), Oficialía Mayor, Radio Televisión y Cinematografía (RTC),
Instituto Mexicano de la Radio (IMER), Contraloría Interna, Centro Federal de
Readaptación Social (CEFERESOS), Consejo Tutelar de Menores Infractores, Dirección
de Obras, Dirección General de Programación y Presupuesto (DGPYP), Dirección
General de Programación Organización y Presupuesto (DGPOP), Dirección General de
Recursos Materiales y Servicios Generales (DGRMSG), Dirección General de Gobierno,
Dirección de Juegos y Sorteos, Dirección de Presupuesto (DP), Dirección General
Recursos Humanos y Sentenciados.
Desconozco las fechas extremas que se manejan para el ingreso más antiguo pero las
transferencias más recientes son de 2008.
5.- ¿Cuáles son los más consultados?
R= Dirección de juegos y sorteos, Jurídico, Obras y Recursos materiales
6.- ¿Se tienen instrumentos de descripción y control?
Si (mencionar cuales) No (pasa a la siguiente pregunta)
CUALES:
• Guía
• Inventario
• Catálogo
• Cuadro general de clasificación
• Catálogo de disposición documental
• Índice
7.- ¿Existe un procedimiento para realizar consultas a la documentación dentro del
archivo de concentración?
R= Sí, él usuario debe traer una solicitud por escrito y especificar la caja, años,
trasferencia, vale de préstamo, fecha de elaboración, hora de préstamo, hora de
entrega.
8.- ¿En qué año se realizó la trasferencia de la documentación perteneciente a la
Dirección General de Supervisión de los Servicios de Protección Ciudadana?
R= La fecha de trasferencia es en el año de 1997.
9.- ¿En específico se ha consultado el Archivo Registro Nacional de Servicios
Policiales? (de ser negativa la respuesta pasar a la pregunta 13)
R= Este fondo no recibe consultas.
10.- ¿Podía mencionar quienes son los usuarios que lo han consultado?
R=
11.- ¿Aproximadamente cuantas consultas al año se han realizado a este registro?
R=
12.- ¿Qué importancia considera que tiene esta documentación para la Secretaría de
Gobernación?
R= Para la Secretaría no tiene ninguna validez ya que el área generadora de la
documentación quedó extinta en el año 2000, no es de relevancia para otras áreas, lo
que busca la secretaría y por lógica el archivo es eliminarla con la finalidad de liberar
espacio físico.
Pero no existen medidas de conservación específicas para la documentación.
13.- ¿Qué tipo de iluminación se utiliza en el archivo?
R= La natural y la luz artificial que es tipo fría.
14.- ¿Cuál es el tratamiento que se le da a la documentación con hongos?
R= Cambio de caja, mensualmente se realiza una Nebulización, la cual no deja que el
hongo se expanda y la fumigación contra plagas y roedores.
15.- ¿Se realizan fumigaciones en el archivo de concentración?
R= Si se realizan 2 fumigaciones al año y es hecha por una empresa especializada.
Con las preguntas antes realizas damos por concluida la entrevista.
Gracias por su colaboración
Anexo No. 2 Cronograma de actividades.
Disco formato CD contiene:
Anexo No. 3 Inventario General
Anexo No. 4 Inventario de transferencia Secundaria
Anexo No. 5 Catálogo de disposición documental