escuela nacional de biblioteconomÍa y … · capitulo 3 el archivo oral del inah ......
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EL ARCHIVO ORAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE
ANTROPOLOGÍA E HISTORIA
T E S I N A
QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE
LICENCIADO
EN ARCHIVONOMÍA
P R E S E N T A :
ADRIANA SANTANA ZÚÑIGA
ASESORES: Mtro. Luis Francisco Rivero Zambrano
Lic. Silvia Guillermina García Santiago
México, D.F. 2013.
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
Prefacio I
Introducción ll
CAPITULO 1 EL ARCHIVO
1.1 Definición de Archivo 1
1.2 Objetivo del Archivo 3
1.2.1 Clasificación 4
1.2.2 Ordenación 5
1.2.3 Valoración 7
1.2.4 Conservación Documental 9
1.2.5 Descripción 11
1.2.5.1 Instrumentos de Descripción 12
1.3 Tipología del Archivo 18
1.3.1 Archivo de Trámite 19
1.3.2 Archivo de Concentración 20
1.3.3 Archivo Histórico 21
1.4 Funciones del Archivo 21
1.5 El Documento 24
1.5.1 Funciones del documento 25
1.5.2 Características y Soportes del Documento 26
1.5.2.1 Caracteres Externos 26
1.5.2.2 Caracteres Internos 28
1.5.2.3 El Soporte 30
1.6 Definición, Características e Importancia de los Acervos Especiales 31
1.6.1 Clases de Acervos Especiales 33
1.6.1.1 Planotecas y Mapotecas 34
1.6.1.2 Fotográficos 37
1.6.1.3 Sonoros 39
CAPITULO 2 LA HISTORIA ORAL Y LOS DOCUMENTOS ORALES
2.1 Antecedentes de la Historia Oral 46
2.2 ¿Qué es la Historia Oral? 49
2.3 Definición de la Historia Oral 50
2.4 El Proceso de la Historia Oral 52
2.5 La Entrevista 53
2.5.1 Pasos para realizar una Entrevista 54
2.5.2 Ventajas y Desventajas de la Entrevista 55
2.5.3 Tipos de Entrevista 56
2.5.4 Grabación de la Entrevista 57
2.5.5 Identificación de la Entrevista 58
2.5.6 Trascripción de la Entrevista 59
2.6 Objetivo del Archivo de Historia Oral 60
CAPITULO 3 EL ARCHIVO ORAL DEL INAH
3.1 Metodología 63
3.2 El Archivo Oral del INAH 64
3.3 Características del Personal del Archivo Oral del INAH 66
3.4 Documentación del Archivo Oral del INAH 67
3.5 Organización del Archivo Oral del INAH 69
3.6 Recursos Tecnológicos 71
3.7 Conclusión de la Entrevista 72
3.8 Recomendaciones para el Archivo Oral del INAH 74
Conclusiones 75
Bibliografía 79
Anexos 84
I
PREFACIO
Los archivos orales forman parte de una tipología de archivo que, debido a la
importancia histórica y cultural de sus documentos, se presentan como objeto de
estudio dentro de la Archivonomía, aunque también es preciso señalar que ha sido
en el área histórica donde ha tenido un mayor interés para su estudio.
Es por esto último que los escasos trabajos realizados en el área de la Archivonomía
como nació la inquietud de abordar esta temática a manera de tesina y así incidir
mediante las técnicas archivísticas a la organización de este tipo de archivos.
Así mismo, es posible afirmar que los archivos orales representan un objeto de
estudio que no siempre son fáciles de investigar ya que en México existen muy
pocos de ellos y no siempre es posible acceder a los mismos y más bien son
espacios dedicados a la investigación.
Sin embargo, en el Instituto Nacional de Antropología e Historia fue posible la
realización del presente estudio y por lo tanto no me resta más que agradecer su
valiosa colaboración por las facilidades de atender nuestras peticiones de
información.
Conviene también expresar que una de las intenciones de esta investigación es la
de proporcionar, a los interesados en esta temática, una experiencia que contribuya
como espacio de marco teórico a comprender el trabajo de las actividades que se
realizan en un archivo de tal naturaleza como el que se abordó en este trabajo. Por
último también deseo externar mi gratitud a los compañeros que me asistieron en la
realización de este estudio.
II
INTRODUCCIÓN
Los archivos orales en México son una fuente de información que resulta importante
como patrimonio que también tiene entre sus propósitos cubrir necesidades de
información referentes a problemas de orden legal, histórico, archivístico y cultural,
de ahí la importancia que estos tienen a nivel mundial y nacional.
Sin embargo, a pesar de la importancia de éste tipo de archivos, todo parece indicar
que en nuestro país la atención hacia éste no es la más adecuada; por ejemplo, no
existe en la Archivonomía una materia específica en la cual se expongan los
atributos, organización y beneficios de los archivos orales.
Además, persisten problemáticas vinculadas a los mismos, como son los siguientes:
No existe una difusión sobre la presencia de estos Archivos, a pesar de que
son utilizados en la antropología, historia, sociología, etc.
Los archivos orales no son objeto hasta el momento de una planeación
integral como parte de una política pública.
También, parece que los archivos orales no representan un objeto de estudio
desde la Archivonomía, lo cual significa un vacío de conocimiento sobre los
mismos.
En la Archivonomía, los Archivos orales han sido poco explorados a través de
investigaciones donde estos sean objeto de estudio.
Para el caso del Archivo Oral del Instituto Nacional de Antropología e Historia
(INAH), la problemática que presenta este tipo de archivo parece no variar mucho de
la problemática anteriormente señalada, entre lo que destaco:
Se encuentra ubicado como parte de la fonoteca.
El tratamiento y análisis de información del archivo oral se realiza bajo
principios bibliotecarios.
El archivo oral no recibe una atención prioritaria que se vea reflejada a través
de programas y proyectos.
III
El personal que organiza y atiende la información del archivo oral no cuenta
con estudios de licenciatura en Archivonomía
No cuenta con instrumentos de consulta Archivística para acceder a la
información de documentos del archivo oral
A partir de la anterior problemática, se formulan las siguientes interrogantes:
¿Cuáles son los factores que permiten comprender la creación y desarrollo
del archivo oral del INAH?
¿Qué estrategias se han realizado hasta el momento para analizar y organizar
el Archivo Oral del INAH?
Los objetivos que se establecen y se pretenden dar cobertura en el presente trabajo
son los siguientes:
Objetivo General:
Analizar la situación existente en el archivo oral del INAH que permita
visualizar su organización y preservación de documentos orales.
Objetivos Específicos:
Describir qué es un Archivo de historia oral.
Conocer las características de los Archivos Orales.
Indicar la tipología documental que resguardan en el archivo oral del INAH.
Conocer las características del Archivo Oral del INAH
La razón principal que orienta esta investigación es dar cobertura al vacío existente
en nuestro país con respecto a los Archivos Orales, mismos que son importantes en
otros países como la “Red de Archivos Orales en Argentina”, pero que en nuestro
país no alcanza tener una importancia similar. De ahí que el producto final de la
presente investigación sea el de proporcionar un documento que presente la
evolución de los archivos de historia oral, de tal manera que permita ser fuente de
IV
consulta para los interesados en la temática objeto de este estudio, como son los
antropólogos, los historiadores y propiamente, a los especialistas del área de
Archivonomía.
Los sustentos en los cuales se apoya la presente tesina están ubicados en los
aportes emitidos por el INAH, las asignaturas de la ENBA como lo son
Archivonomía, Archivo Histórico, Organización de Archivos y Conservación y
restauración; cuyos contenidos temáticos contribuyen al diseño y conformación de
este proyecto.
Desde la misma línea académica, la presente investigación encuentra fundamentos
teóricos de especialistas como: Antonia Heredia, Cruz Mundet, Elio Lodolini, Jorge
Aceves Lozano, Javier Cachafeiro González, Peter Mazikana, entre otros.
Por las características que presenta nuestro objeto de estudio se realizará una
investigación de naturaleza descriptiva y por lo mismo se recurre a la utilización del
método de observación y también se utiliza el método de la entrevista y como
instrumento de apoyo el cuestionario, que se estructura con indicadores específicos
como son: la gestión, organización, los recursos humanos, los servicios, la
conservación, la difusión.
Para dar cobertura a los objetivos de esta investigación, se decidió estructurar el
trabajo en tres capítulos.
En el primer capítulo se dará a conocer los principios archivísticos. Se inicia con el
significado del archivo, sus funciones, objetivos y tipología del mismo archivo.
Posteriormente se conceptualiza lo que es un documento, las características que
contienen los diferentes tipos de documentos, entre los aspectos relevantes del
mismo. Además se explicara lo que es un acervo especial, así como los diferentes
tipos de soportes que existen.
V
En el segundo capítulo se abordará el marco teórico del que se basa la presente
investigación, el cual comprende el significado de Historia de Oral esbozado por
diferentes autores; sus antecedentes y desarrollo en nuestro país.
Se explica la entrevista como un instrumento de investigación para recuperar la
información oral, los pasos para realizarla y los tipos de entrevistas que existen.
También se aborda la manera en la que se debe de grabar los documentos orales y
la transcripción de la entrevista.
El capítulo tercero describe los lineamientos realizados en la investigación y se
realiza la discusión correspondiente de los datos obtenidos a partir de la aplicación
de la entrevista. Por último se dan a conocer las recomendaciones que se derivan
del estudio.
Finalmente, para cerrar el trabajo se dan a conocer las conclusiones que se
obtuvieron tras el desarrollo del presente estudio, así como la bibliografía que sirvió
de apoyo para la investigación y los anexos.
1
CAPITULO 1
EL ARCHIVO
En el presente capitulo se define el significado de lo que es un archivo desde la
percepción de diversos especialistas de la materia. Esta definición permitirá
comprender la importancia que tienen los documentos, las fases por las que pasan;
así mismo se plantea el objetivo que persiguen los archivos sin dejar de lado la
tipología (archivo de trámite, concentración e histórico) que se genera a partir de las
características del archivo mismo. A su vez, se exponen las funciones del archivo y
de igual forma se mencionan los conceptos de documento, sus funciones y que
características lo distinguen.
Posteriormente se menciona lo que es un acervo especial, sus características, lo
que es una planoteca, una mapoteca, los acervos sonoros y sus diferentes soportes
como el CD, el casete y la USB.
1.1 DEFINICIÓN DE ARCHIVO
El Archivo es el lugar donde se resguardan los documentos creados o acumulados
por una persona o institución sin importar su soporte, normativamente el objetivo del
archivo es que se encuentren debidamente organizados, clasificados y conservados
con el fin de facilitar la consulta a los usuarios.
Cruz Mundet nos dice que para Jenkinson, “los archivos son documentos
acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de
cualquier tipo, público o privado, en cualquier fecha, y conservados después para su
consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión o
por sus sucesores. “1
Así el documento queda como la memoria de la historia, por lo que su conservación,
preservación y su buen uso permitirá conocer nuestros orígenes.
1 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de archivística, 2ª edición: Julio de 1996. p.p.91, 93
2
Por otra parte, Heredia refiere que “el archivo es un servicio o unidad administrativa
dentro de la estructura de cualquier institución, y bien organizado y gestionado es en
sí mismo un sistema de información con respecto a dicha institución y para los
ciudadanos“.2
Desde la percepción de los autores señalados en párrafos anteriores, encontramos
características propias de los archivos, por un lado se habla del archivo como un
espacio que almacena y conserva documentos; por otro lado como un servicio que
dentro de una unidad administrativa, es parte de un sistema de información, y visto
de esta manera el archivo representa un espacio para almacenar documentos en el
cual se cumplen funciones específicas como son el acopio, análisis, organización,
conservación y transmisión de la documentación que generan las propias
instituciones y que para su gestión se crea un sistema de información capaz de
garantizar la integración, organización y consulta de la información que ahí se
contiene.
Por lo mismo en tanto sistema de información, el archivo efectivamente debe cumplir
sus funciones para el cual fue creado y por lo tanto el desarrollo de cada una de
ellas aseguran el adecuado uso y manejo de la documentación, por lo que es
necesario para la ejecución precisa de estas funciones como son: la planeación; la
organización; la integración y el control, donde si bien la ausencia de algunas de
ellas podría afectar de manera directa este sistema de información denominado
archivo, en igual sentido se debe buscar la manera de que el resto de las funciones
lograran consolidar sus objetivos.
En consecuencia y para fines de este trabajo, entenderemos al archivo como el lugar
donde se custodian los documentos debidamente organizados, que una persona o
institución producen en el ejercicio de sus actividades.
2 HEREDIA HERRERA, Antonia. ¿Qué es un Archivo? Ediciones Trea, 2007. p. 44
3
1.2 OBJETIVO DEL ARCHIVO
El objetivo principal o fin último que da sentido a la existencia de un archivo es el de
disponer de una documentación organizada, cuya información sea en cada momento
recuperable para su uso. Se trata por lo tanto de que, los archivos presten un
servicio a la sociedad, entendido en una múltiple vertiente, al organismo productor
de la documentación, como a la investigación o la consulta.
“Esta utilización varía según el tipo de usuarios. Si es la propia institución
productora, el servicio tendrá la finalidad de facilitar la gestión; si el usuario son los
ciudadanos, dentro del contexto de los archivos públicos, se estará garantizando el
derecho de la información como el reflejo de la transparencia administrativa
imprescindibles en todo estado de derecho. Otro tipo de servicio será el encaminado
a la investigación y la difusión cultural”.3
Por lo tanto los objetivos de los archivo son asegurar la conservación de los
documentos, para que estos no se deterioren con la humedad, el polvo o los
insectos; satisfacer a los usuarios las necesidades de consulta; para cumplir con
estas exigencias la documentación debe estar bien organizada para no perder
tiempo al momento de buscar la información solicitada y mantener bien resguardos
los expedientes para que no haya perdida de la documentación. Así, los procesos
que ayudaran a alcanzar sus objetivos más representativos del archivo se
representar en:
La Clasificación
La Ordenación
La Valoración
La Conservación
La Descripción
3 MOLINA NORTES, Juana. LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la
Documentación Administrativa. ANABAD Castilla-La Mancha, 1996. pp. 12-13
4
1.2.1 CLASIFICACIÓN
Clasificar es una fase del proceso de organización, consiste en identificar y agrupar
de acuerdo a semejanzas; agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo,
una sección o serie desde lo más amplio a lo más específico de acuerdo con los
“principios de procedencia y orden original.”4
Para Damián Cervantes Gumaro la clasificación es “dividir o separa un conjunto de
elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos
queden integrados formando parte de la estructura de un todo. Cada grupo o clase
es único y distinto de los demás, con sus características propias que lo diferencian
de los otros, pero insisto, formando parte de una estructura jerárquica; cada grupo a
su vez es susceptible de subdivisiones.”5
Un sistema de clasificación ideal será el que esté dotado de simplicidad, y abierto a
los posibles cambios y crecimientos del archivo.
Para llevar una clasificación eficiente se recomienda que se tome en cuenta lo
siguiente:
1. Identificar las características del documento.
2. Conocer su tipo documental.
3. Saber el volumen documental.
4. Respetar los principios archivísticos.
5. Conocer las necesidades institucionales.
6. Saber que método utilizar.
7. Respetar normas.
4 EL PRINCIPIO DE PROCEDENCIA Y ORDEN ORIGINAL: Establece que en la organización
documental, los documentos deben conservarse donde fueron generados y no deben mezclarse
con otros fondos. Este principio se basa en conservar los documentos tal y como fueron creados,
conservando sus valores informativos.
5 DAMIAN CERVANTES, Gumaro. Los Documentos Especiales en el Contexto de la Archivística
México 2008. p. 35
5
El producto de la clasificación y la ordenación es el cuadro de clasificación
jerárquicamente estructurado donde hay un sitio para cada documento. El cuadro de
clasificación se organiza por:
Fondo: Conjunto de documentos reunidos o generados
por una persona física o moral o una institución
dentro del ejercicio de sus actividades.
Sección: Aquella unidad que está integrada por los
documentos procedentes de una institución,
con una organización, funciones y fines
específicos.
Serie: Conjunto de documentos que forman parte de las
secciones o subsecciones de un fondo y son
producidos por un mismo sujeto productor, que
tienen el mismo tipo documental o se refieren a un
mismo asunto, y que son archivados, conservados,
utilizados, valorados, transferidos o eliminados
como unidad.
1.2.2 ORDENACIÓN
La ordenación es el siguiente paso a la clasificación, dentro de la organización de un
fondo; de manera que los documentos y materiales de un archivo estarán en el lugar
que le corresponda.
La ordenación es el proceso por el cual se unen o se relacionan los expedientes de
un documento con una serie documental, ésta es importante para tener una
búsqueda rápida de los expedientes.
La finalidad de la ordenación es sistematizar los documentos de acuerdo a normas
adecuadas a las necesidades de consulta y de conservación, así como dar a
conocer su contenido en forma muy elemental.
6
Para Molina Nortes la ordenación en una “Operación archivística realizada dentro del
proceso de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las
categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o
alfabéticas”.6
Existen diversos tipos de ordenación y éstos los encontramos dentro de los métodos
directos7 e indirectos8, dado su carácter apenas requieren explicaciones. Veamos los
principales métodos:
Alfabético: consiste en colocar los expedientes de la
forma que se encuentran las letras del abecedario.
Onomástico: exclusivamente para expedientes
personales.
Asuntos y Materias: se ordena por grupos del mismo
asunto o tema.
Geográfico: consiste en ordenar los expedientes
atendiendo la división política.
Cronológico: los expedientes o documentos se ordenan
por fechas y en cada uno de los grupos se organizan en
forma alfabéticamente o numéricamente.
Los métodos directos son los más utilizados porque son los más fáciles de manejar
dentro de un archivo.
6 MOLINA NORTES. Óp. Cit. p. 216.
7 Los llaman MÉTODOS DIRECTOS cuando la consulta de sus documentos no requiere de listas de
relación especiales o catálogos cruzados, por lo que la documentación se organiza alfabéticamente, a
partir del título inscrito en la ceja del expediente
8 En tanto que los MÉTODOS INDIRECTOS están compuestos por todos aquellos sistemas de
clasificación que para la localización, consulta y manejo de la documentación requieren de un
catálogo.
Métodos
Directos
7
Numérico: se sigue la serie de los números del uno en
adelante.
Alfanumérico: Combinación de letras y números.
Cromático: consiste en utilizar los colores.
Los métodos indirectos, son más específicos y se emplean en acervos de gran
tamaño, para su aplicación es importante conocer los instrumentos de descripción
como el catalogo.
Es importante saber de qué tipo de documentación estamos hablando, esto es para
saber que método de ordenación le corresponde, ya que no todas las series
documentales usan el mismo método. Por ejemplo el método alfabético es muy
usado principalmente en las escuelas, este se toman primero los apellidos y luego
utilizando el nombre y se ordena como está el abecedario.
1.2.3 VALORACIÓN
La valoración es un procedimiento archivístico que consiste en establecer los valores
primarios y secundarios del documento, con el fin de determinar su calendario de
conservación.
Para Molina Nortes la valoración es “la fase del tratamiento archivístico que consiste
en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series
documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso y conservación o
eliminación total o parcial”.9
Todos los documentos poseen un valor que los identifica, éste puede ser primario o
secundario.
9 Ibíd. p. 164
Métodos
Indirectos
8
Los valores primarios: “Son aquellos que poseen los documentos para
el organismo de origen y que persisten incluso después de haber
perdido su valor corriente de gestión.”10Se identifica tanto en el archivo
de trámite como en el archivo de concentración.
Los valores primarios se clasifican en:
Administrativo: “Aquél que tienen los documentos para la
Administración que los ha producido, como testimonio de sus
procedimientos y actividades.
Legal: Aquél que pueden tener los documentos para servir como
testimonio ante la Ley.
Fiscal: Aquél que tiene los documentos que pueden servir de
testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias”.11
El valor secundario: Es el valor que adquieren los documentos una vez que
pierden sus valores primarios, tienen utilidad histórica y social porque la
información que contienen es relevante para la sociedad y sirve como fuente
para futuras investigaciones.
Los valores secundarios se clasifican en:
Evidencial: Son documentos que se relacionan con los orígenes y
derechos de las personas físicas o morales.
Testimonial: Son documentos que reflejan el valor informativo que los
creo.
Informativo: Son documentos que aportan datos para la investigación.
10
CRUZ MUNDET Óp. Cit. p 215
11 LA TORRE MERINO, José Luis, MARTÍN-PALOMINO y BENITO, Mercedes. Escuela
Iberoamericana de Archivos. Experiencias y Materiales. Metodología para la Identificación y
valoración de Fondos Documentales. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, S.G. de
Información y Publicaciones, D.L. 2000. p. 36.
9
La valoración “consiste en el estudio de las series documentales una por una: su
origen funcional, la naturaleza de los actos que recogen, la tipología documental, el
valor que han tenido o puedan conservar en adelante para la entidad que los ha
creado, el que puedan ofrecer para su propia historia, para la investigación en
general y para la difusión cultural; es decir, su valor administrativo, legal e histórico,
de información y de investigación presente y futuro.”12
Los valores del documento están relacionados con el “ciclo vital del documento”13,
estableciendo las tres etapas o edades del archivo, estas fases son las que permiten
este proceso de valoración que identifica y determina su conservación permanente o
su eliminación.
Este proceso es de gran importancia porque nos permitirá la selección de
documentos históricos y la depuración de documentos que no posean valores
secundarios. También es importante para controlar la explosión de documentos,
para poderla llevar acabo es necesario que apliquemos los criterios de selección
documental con el fin de que a las instituciones tengan organizados y en óptimas
condiciones sus archivos.
1.2.4 CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de procedimientos y medidas tomadas para garantizar el buen estado de
los documentos que se albergan dentro del archivo, a fin de que puedan preservar y
prevenir los documentos de los daños físicos.
Para Romero Fernández la conservación es un “conjunto de técnicas, tratamientos,
procedimientos y actuaciones de cualquier naturaleza que tengan por objeto tanto la
durabilidad y permanencia de los soportes documentales como la salvaguarda de la
12
Ibíd. p. 211
13 El CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: es una teoría que establece las edades donde cada
documento tiene sus propias funciones específicas y se compone de tres fases: Fase Activa o archivo
de Trámite, Fase Semi-Activa o archivo de Concentración y Fase Inactiva o archivo Muerto o
Histórico.
10
información en ellos contenida”. 14 Estas técnicas son la preservación y la
restauración de documentos.
La preservación “previene, estabiliza, neutraliza, controla y, en general,
garantiza las condiciones de conservación del patrimonio documental. Sus
retos de futuro están en la estandarización de los parámetros de conservación
y aspirar a su aplicación tanto para la supervivencia de los soportes como
para la pervivencia de la información.
La restauración cura, repara las lesiones que el tiempo y los hombres por
acción u omisión han causado sobre los soportes documentales. Sus retos de
futuro están en la industrialización y aplicación masiva de sus técnicas
artesanales”15.
A continuación se darán unas recomendaciones para poder mantener en buenas
condiciones nuestra documentación al momento de manipularla:
No emplear grapas, clips o gomas en los documentos, ya que los rompe y
oxida.
No debemos emplear cintas adhesivas cuando un documento sufra
rasgaduras.
Es importante conservar y preservar los documentos con información relevante sin
importar el tipo de soporte en que se encuentren, porque ellos son la memoria de la
historia, por lo que su conservación y buen uso nos permitirán conocer nuestras
tradiciones y nos servirán de testimonio de nuestro pasado.
14
ROMERO FERNANDEZ PACHECO, Juan Ramón, GONZALEZ DÍAZ, Rafaela. Escuela
Iberoamericana de Archivos. Experiencias y Materiales. Conservación y Reproducción. Madrid, 1999.
p. 9
15 Ibíd. pp. 9-10
11
1.2.5 DESCRIPCIÓN
La descripción es un proceso que consiste en elaborar instrumentos descriptivos que
nos permiten identificar y localizar rápidamente la documentación, estos
instrumentos pueden ser la guía, el catálogo y el inventario.
Para Villanueva Bazán, la descripción es “la enumeración de los principales
elementos formales e informativos de los documentos, que permite conocer sus
rasgos determinantes y, de manera general, las características estructurales y
funcionales de la institución que les dio origen, o bien las actividades o temas
desarrollados por el personaje que los genero o recopilo”16
La descripción es un proceso técnico que consiste en describir un fondo y nos
permite elaborar instrumentos de consulta mediantes características específicas que
permiten su reconocimiento.
La descripción se puede realizar por medio de:
Inventarios
Catálogos
Guías
La elaboración de estos instrumentos descriptivos “tendría que realizarse bajo el
método archivístico, tomando como base las normas aplicables al respecto, y como
parte de estas reglas de descripción multinivel (descripción de lo general a lo
especifico, información pertinente para el nivel de descripción, vinculación de las
descripciones, no repetición de la información).”17
16
VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo, Manual de Procedimientos Técnicos para Archivos Históricos de
Universidades e Instituciones de Educación Superior. México: BUAP. Archivo Histórico UNAM/CESU,
2002. p.89
17 DAMIAN CERVANTES, Gumaro. Óp. Cit. p. 81
12
La descripción es parte de la tarea archivística, este proceso consiste en elaborar los
instrumentos descriptivos que permitan localizar, conocer y controlar los fondos
documentales. La descripción debe ir de lo general a lo particular.
1.2.5.1 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
Los instrumentos de descripción son un medio de control intelectual de la
documentación existente en una institución u organismo y la finalidad de estos es la
pronta localización y recuperación de la información.
“Los instrumentos deben revelar el contenido y el carácter de los documentos y
facilitar su localización. Además deben responder a las demandas imprevisibles de
un público indeterminado y heterogéneo, de modo que abran amplias posibilidades
objetivas de acceso a los documentos”18
Los instrumentos de descripción son las representaciones de los documentos o de
sus agrupaciones, por cuanto los transforman mediante una forma distinta de la
original, así como también son el resultado de una operación de análisis detallado de
los documentos de archivo.
“…Los instrumentos de los que más se valen los archivistas son las guías, los
inventarios, los catálogos y otros instrumentos auxiliares como los índices. Las guías
nos proporcionan una visión general de los fondos del archivo, la organización y los
antecedentes históricos del mismo. Los inventarios nos ofrecen una visión mas
detallada de las series documentales y los catálogos información sobre las unidades
documentales.”19
Los instrumentos de descripción son el resultado de una operación de análisis
detallado de los instrumentos de archivo.
18
CRUZ MUNDET, José Ramón. Óp. Cit. p. 271
19 ISLAS PÉREZ, María Estela. La Archivística en México. México: Editorial Renaies, 2003. p.77
13
EL INVENTARIO
El inventario es uno de los principales instrumentos descriptivos, ya que es una
forma de llevar el control de la documentación y también sirve para saber con cuanto
material documental se cuenta en un fondo, una sección o bien, en una serie.
Un inventario para Antonia Heredia es “El instrumento que describe todas las series
documentales de cada fondo o sección de archivo, guardando la relación con su
origen y remitiendo la localización al número de orden de las unidades de instalación
en el depósito”.20
La finalidad de este instrumento es la de dar a conocer de forma global la
documentación producida por una institución determinada.
Los elementos que forman parte de la ficha de un inventario son:
“Fechas límite del expediente (año de inicio y año de finalización).
Entrada descriptiva breve, precisa y concisa, que sirve para conocer el
contenido de cada expediente y ayuda a elegir, ante la presencia de varias
opciones, cuál es la de nuestro interés.
Dígitos del cuadro de clasificación y denominación de la serie.
Signatura de archivo, es decir, el número de la caja y el del expediente dentro
de cada caja….” 21
El inventario es el Instrumento de consulta que relaciona y puede describir todos y
cada uno de los elementos; expedientes, legajos, libros que forman un fondo o
colección, y que refleja la sistematización y localización de los mismos.
20
HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística General Teoría y Práctica. 5ª edición, Sevilla:
Diputación Provincial de Sevilla, 1991. p.336.
21 CRUZ MUNDET. Óp. Cit. p. 160
14
Tipos de Inventarios
Los inventarios son usados en diferentes áreas del conocimiento, en el ámbito
archivístico existen diferentes inventarios, los más utilizados son el inventario
somero, este inventario no desglosa tanta información y comprende pocos campos
de descripción. El otro inventario es el analítico, el cual es más específico o
minucioso. En este tipo de inventario hay una profunda descripción de los
documentos ya que presenta más campos para un mayor desglose de la
información. (Ver cuadro No. 1 Tipos de Inventarios)
Cuadro No. 1
Tipos de Inventarios
Inventario Esquemático
Consiste en hacer un inventario por series, no por tipos documentales. Nos representa una breve idea del contenido de cada serie. Es aquel que en cada asiento describe una serie completa.
Inventario de Existencia
Considerado como el más utilizado, por ser el más práctico y útil, esencialmente el más necesario en primera instancia. En toda circunstancia de ocupación de un depósito de papeles, es el primer inventario que se practica para tener un conocimiento real de las circunstancias documentales del archivo.
Inventario Somero
Comprende los elementos mínimos, los del área de mención de identidad, y suelen ir dispuestos en columnas cuando se publican. Su utilidad es ante todo de uso interno como procedimiento de control sobre las existencias, pero el interés para los usuarios es mínimo pues les ofrece una información excesivamente genérica y apenas si les orienta acerca de la documentación que pueden encontrar. A pesar de las carencias y junto a su función controladora, es un primer procedimiento válido para la descripción de grandes volúmenes documentales.
Inventario Analítico
Posee una característica distintiva respecto del anterior, fundamental por otra parte, y es que describe los fondos con mayor profundidad al descender hasta los expedientes. Con los mismos elementos mínimos obligatorios y algunos más optativos, ofrece información suficiente para localizar la documentación en el tiempo y en su ubicación física, conocer su organización, e individualizarla para que cada cual elija entre todas las opciones las de su interés. Logra la mejor relación costes/beneficios porque permite describir uniformemente los fondos y proporcionar unos niveles de información satisfactorios para los usuarios, lo cual no obsta para que en determinadas series documentales, con indudable interés informativo, el archivero deba elaborar otros instrumentos que las describan en detalle.
Fuente: Elaboración propia con datos de: AREVALO JORDAN // CRUZ MUNDET.
15
Los inventarios “son la mejor forma de conocer el acervo documental sin tener la
necesidad de visitarlo físicamente, y de igual forma es una manera general de
presentar la historia que encierran las series de un fondo.”22
El inventario es el instrumento más generalizado en los archivos, ya que permite
conocer las series documentales existentes en el fondo, con este instrumento de
descripción podemos establecer un plan de organización para el archivo.
LA CATALOGACIÓN
La catalogación es la técnica más común en la descripción documental, consiste en
describir un documento en sus partes esenciales para identificar su colección dentro
de un fondo. Los Archivónomos la emplean para la búsqueda, la localización e
identificación de los documentos.
Para Mario Jiménez la catalogación “es el registro o lista ordenada conforme a un
sistema o plan determinado, que se forma anotando en tarjetas los principales datos
que pueden caracterizar a un asunto, y que sirve para la rápida consulta de los
documentos que contiene un archivo”. 23
La catalogación es un registro de documentos organizados que nos sirven para
formar catálogos de ellos, de acuerdo con descriptores normalizados, previamente
aprobados.
El catálogo además de ser un instrumento de consulta “describe ordenadamente y
de forma individualizada las unidades documentales o las unidades archivísticas de
una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas relación o unidad
tipológica, temática o institucional”.24
22
MARTÍNEZ BONILLA, Daniel. Descripción de Archivos. Guía de Autoaprendizaje. Modalidad de
Educación Abierta y a Distancia ENBA. México, 2003. p. 20
23 JIMÉNEZ RODRÍGUEZ, Mario. Archivos Administrativos. México, 1983. p. 72
24 ALDAY GARCÍA, Araceli J. Introducción a la operación de Archivos en dependencias y entidades
del Poder Ejecutivo Federal. México: Archivo General de la Nación, 2004. p. 61
16
Su objetivo es describir de manera técnica y sistematizada el contenido de cada
pieza documental, con el fin de facilitar el acceso, control y servicio al usuario.
Las características que tiene un catálogo son las siguientes:
1. “El servicio será más rápido y más barato si los documentos se encuentran
más rápidamente.
2. La investigación será más fácil y productiva si la información está disponible y
accesible.
3. Acelera la identificación y segregación de documentos de valor, pues facilita
su selección.
4. Permite varias identificaciones para un solo asunto al disponer de tarjetas
adicionales que facilitan la búsqueda de la información”.25
LA GUÍA
Las guías nos permiten describir el fondo a nivel general reflejando sus secciones y
temáticas, facilitando información como procedencia, origen funcional, fechas
extremas, formatos, volumen, formas e indicando el contenido de las series.
Para Cruz Mundet las guías “proporcionan información sobre todos o parte de los
fondos de uno o más archivos, describen globalmente las grandes agrupaciones
documentales, esbozan la historia de los organismos productores y facilitan
información auxiliar acerca del archivo o archivos y los servicios disponibles.”26
Existen dos tipos de guías las generales y las guías específicas.
Las Guías generales son las que describen todos los fondos o colecciones que tiene
el archivo y debe de contar con los siguientes datos:
25
JIMÉNEZ RODRÍGUEZ Óp. Cit. pp. 72 y 73
26 CRUZ MUNDET, José Ramón. Óp. Cit. p. 273.
17
“Nombre del Archivo y clave asignada
Desarrollo histórico
Caracterización de cada uno de los grupos documentales que
resguarda.
Horarios y condiciones de consulta.
Servicios que ofrece el Archivo.
Domicilio, teléfono y otras formas de comunicación.
Nombre del responsable del Archivo”27
Las Guías específicas describen solamente un fondo o colección y deberán contener
los siguientes datos:
“Clave del fondo o colección.
Nombre completo del grupo documental.
Historia administrativa o biografía de la entidad productora del
archivo.
Resumen del contenido informativo del fondo o colección.
Forma de ingreso (transferencia, compraventa o donación).
Nuevos ingresos.
Años extremos de la documentación.
Volumen.
Características físicas.
Valoración.
Datos sobre la organización y descripción del material documental.
Condiciones de acceso que afecten la disponibilidad del fondo o
colección.
Derechos de autor y normas sobre reproducción que regulan la
utilización del fondo o colección.
Fuentes complementarias del grupo documental en otros archivos.
27
FERMAN OSORNIO, Gerardo. Descripción del Acervo de Historia Oral del Centro de
Documentación e Investigación de la Comunidad Ashkenazí de México. Tesina. México, 2008. p. 65
18
Existencia de copias, especificando si el fondo o alguna de sus
partes está disponible en otro soporte.
Observaciones que a criterio del archivista deban destacarse.”28
De acuerdo con lo expuesto, podemos observar la realización de objetivos de
naturaleza técnica que dan cobertura a aspectos como los procedimientos y
operaciones relacionadas con la ordenación, clasificación y valoración y por el otro,
propósitos que se relacionan con la conservación y custodia y en la cual también se
puede incorporar su difusión.
Conforme a las funciones del archivo se pretende entonces subrayar que no es un
espacio de información con fines parecidos a los de un museo sino una unidad de
información viva que se refleja en los propósitos planteados, y en consecuencia
revelan un sistema dirigido hacia la consulta, a generar condiciones de preservación,
conservación y organización documental, teniendo un doble objetivo, la consulta de
los documentos por parte de los usuarios y mantener en las mejores condiciones la
documentación para preservar la información y poder tener una búsqueda rápida de
los expedientes.
Para el cumplimiento de los objetivos se utiliza el ciclo vital del documento, que es el
que se encarga de establecer las etapas por las que pasa el documento. Por eso es
importante conocer cada una de estas fases.
1.3 TIPOLOGÍA DEL ARCHIVO
Por las características que presentan los archivos se puede encontrar una
tipificación a partir de sus condiciones en que se encuentra el documento, de
acuerdo al ciclo vital del documento, las cuales pueden establecerse en Archivo de
trámite, concentración e histórico.
28
Ibíd. p.66
19
1.3.1 ARCHIVO DE TRÁMITE
El archivo de trámite es la primera etapa o edad del documento, esta se encuentra
en tramitación y en constante movimiento, como también es el lugar donde se
resguarda la documentación que se genera dentro de la institución.
Alday García nos dice que el Archivos de trámite es la “Unidad responsable de la
administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las
atribuciones de una unidad administrativa”.29
El Archivo de trámite se entiende como el conjunto de documentos debidamente
organizados, clasificados y sistematizados, cuya consulta es frecuente y predominan
los valores primarios que son:
Administrativo: “Se encuentran en todos los documentos producidos o
recibidos para responder a una necesidad administrativa mientras dure este
trámite.
Legal: Se refiere a los derechos a largo o corto plazo de la administración de
los ciudadanos.
Fiscal: Da cuenta del origen de las sumas recibidas, como se distribuyeron,
controlaron y gastaron por una institución.”30
En el momento que se genera la documentación, este tipo de archivos se encargan
de recibirla garantizando un manejo eficiente y rápido de las piezas documentales,
así como facilitar el préstamo de los expedientes a los usuarios//es el que aplica el
orden original a los documentos, estableciendo las series y la clasificación.
29
ALDAY GARCÍA, Araceli J. Tiempo Universitario. Gaceta histórica de la BUAP. Año 10, número 12,
Heroica Puebla de Zaragoza, agosto de 2007. p.2
30 RIVERA CABRIELES, Leticia. Sistema de Clasificación y Valoración Documental. Colegio Nacional
de Educación Profesional Técnica. p. 163
20
1.3.2 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
En este tipo de archivos los documentos se encuentran en la fase semiactiva, ya
que su consulta es esporádica.
Para Alday García el archivo de concentración es la “Unidad responsable de la
administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las
unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él
hasta su destino final”.31
El archivo de concentración se integra con expedientes “expurgados” 32 de los
archivos de trámite, los documentos se tendrán que seleccionar para formar parte
del acervo del archivo histórico o deban ser eliminados.
En este tipo de archivos los documentos son consultados esporádicamente y han
empezado a debilitarse sus valores primarios. El archivo de concentración cuenta
con diversas funciones las cuales son:
1. Recibir los documentos del archivo de tramite
2. Facilitar el préstamo a los usuarios
3. Depurar y determinar el destino final de los documentos
4. Mantener ordenada la documentación
31
ALDAY GARCÍA, Araceli. Óp. Cit. p. 2
32 EXPURGO: es el retiro de documentos repetidos o inútiles dentro de su expediente, previo al
archivo de concentración o histórico.
21
1.3.3 ARCHIVO HISTÓRICO
El archivo histórico es una unidad de información que contiene documentos que
deben conservarse permanentemente.
Alday García define al archivo histórico como la “Unidad responsable de organizar,
conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional”.33
El archivo histórico es el último del ciclo vital del documento y es de gran
importancia histórica y social por que la información que contienen es relevante para
la sociedad, ya que su patrimonio documental se debe conservar permanentemente
para futuras investigaciones. Este tipo de documentos posen los valores secundarios
que son los siguientes:
Informativo
Evidencial
Testimonial
Los valores secundarios son importantes ya que estos establecen que documentos
deben de conservarse como testimonio útil a la sociedad o determinan la eliminación
de la serie documental.
1.4 FUNCIONES DEL ARCHIVO
Para Antonia Heredia tradicionalmente las funciones de un archivo son la de
recoger, conservar y servir, las cuales refieren, desde luego, a los documentos del
mismo. A continuación se describen cada una de estas funciones:
Recoger: Es el acopio de documentos relacionados a una actividad con
propósitos específicos de ordenación y futura consulta.
33
Ídem.
22
Conservar: Se orienta a la integración de documentos bajo una protección y
custodia que permita a la postre crear un acervo para su utilización y
aprovechamiento.
Servir: Se entiende desde su creación una función fundamental del archivo
se relaciona con poner en disposición la serie de documentos para ser
consultados por los usuarios, es decir, el archivo mantiene su vocación de
servicio desde el momento en que se forma e integra.
Por otra parte otros autores nos dicen que para el cumplimiento de las actividades
de un archivo, y para que los acervos puedan considerarse como un archivo se
deben llevar a cabo las siguientes funciones específicas: (Ver cuadro No. 2
Funciones del Archivo)
Cuadro No. 2
Funciones del Archivo
CUSTODIAR
Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su
posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho
a controlar el acceso de los documentos
CLASIFICACIÓN
Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo
clases o grupos tamaño o el número. La clasificación es aplicable a la
totalidad de un fondo o a las (secciones de fondo), pero la ordenación ha
de realizarse sobre los documentos de cada serie.
ORDENACIÓN
La finalidad de la ordenación es acondicionar los documentos de acuerdo
a normas adecuadas a las necesidades de consulta y de su conservación,
así como conocer su índole y su contenido en su forma muy elemental.
CATALOGACIÓN
Es el registro o lista ordenada conforme a un sistema o plan determinado,
que se forma anotando en tarjetas los principales datos que pueden
caracterizar a un asunto, y que sirve para la rápida consulta de los
documentos que contiene un archivo.
CONSERVACIÓN
Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la
preservación y la prevención de alteraciones físicas y de información de
los documentos de archivo
INVENTARIO
El inventario consiste en describir la documentación por medio de ciertos
elementos, con la finalidad de conocer su contenido y su localización
física.
DIFUSIÓN Consiste en transmitir al usuario la información que necesita o en darle la
23
posibilidad de obtenerla. Es la razón de ser de las unidades de
información.
REPRODUCCIÓN
La reproducción es la obtención de copias de los documentos por
diferentes métodos. Este procedimiento es usado para preservar y difundir
la información, y evitar el uso de los documentos originales, las técnicas
que se utilizan son las siguientes:
Fotocopiado
Microfilmación
Digitalización
En el caso de los documentos sonoros es la
migración
Fuente: Elaboración propia con datos de: ALDAY GARCÍA, CRUZ MUNDET, HEREDIA HERRERA, JIMÉNEZ RODÍÍGUEZ, W. MOSS, William, C.
MAZIKANA, Peter.
“Sin embargo, estas funciones son muy amplias ya que no se limitan a la
materialidad de las entradas y salidas de los documentos y al almacenamiento de
los mismos, sino que exigen un control de la producción documental, una
conservación no sólo física, que cuente con los procesos adecuados para la
preservación o prevención de los posibles deterioros en los documentos y el servicio
que conllevará a la difusión, facilidad de acceso y consulta de la información.”34
Así, el contenido de los archivos, que son los documentos, mantienen una prioridad
dentro este sistema de información. Las funciones que en el Archivo se realizan son
por los propios documentos, por lo que estos –los documentos- merecen una
descripción específica.
Es importante señalar que la documentación desempeña un rol importante dentro de
los Archivos, al ser los documentos un producto que estos resguardan y que
requieren de técnicas como son la ordenación, clasificación, conservación, etc.,
estas técnicas permiten una acumulación documentaria racional de acuerdo a las
necesidades de información, además la documentación nos sirven como testimonio
para los ciudadanos.
34
HEREDIA HERRERA, Antonia. Óp. Cit. p. 95
24
1.5 EL DOCUMENTO
Un documento es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier
soporte material, estos documentos pueden ser textuales (manuscritos o impresos),
sonoros (discos, cintas, casetes, etc.) o icnográficos (mapas, planos, fotografías,
etc.). Estos documentos son producidos y conservados por una institución.
Debido a la importancia que el documento mantiene en los archivos, y de acuerdo a
la percepción que hace de él, la Federación Internacional de Documentación (FID),
puede considerarse como “toda información sobre un soporte de cualquier índole;
desarrolla su concepto en la medida de su comprensión y de acuerdo al campo al
que se ocupa”.35
De esta forma, el documento en tanto soporte, permite entender que no solamente
da cabida a los materiales impresos sino que también se integran otro tipo de
documentos como los sonoros, los fotográficos, los electrónicos y los gráficos.
Dando así la percepción de que los documentos contemplan un formato más
diverso.
En esta misma línea de ideas, Cruz Mundet36 expresa que el término documento
etimológicamente procede del latín documentum, derivado del verbo docere:
enseñar, instruir; más como quiera que este es un significado poco preciso, ha
evolucionado hasta el significado de prueba y se halla ampliamente utilizado en el
vocabulario legislativo.
Desde esta percepción, se logran advertir características inherentes del documento,
como lo serian la enseñanza y la instrucción, aunque también debido al uso que se
hace de estos documentos se alcanzan a observar otro tipo de valores que se
vinculan con aspectos legales, administrativos y contables, y es aquí cuando el
documento adquiere una importancia que rebasa valores históricos y culturales, pero
35
ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. La Archivología en las ciencias de la documentación. Ediciones
del Sur, Córdoba, Republica de Argentina, abril de 2003. p 55.
36 CRUZ MUNDET Óp. Cit. p. 99
25
sin perder de vista otro tipo de usos que también darían como resultado el uso que
se hace de ellos.
Para abundar en el significado de los documentos se pueden destacar algunos
elementos que los caracterizan, como son:
“El soporte que le confiere corporeidad física, y que puede ser desde una
tablilla de barro hasta un disco óptico.
La información, es decir, la noticia que transmite.
El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, ya sea mediante
tinta, impulsos electromagnéticos…”37
Los documentos tienen carácter informativo no importa el tipo de soporte que
tengan, el tema, etc.; al mismo tiempo nos sirve de fuente de información y como
prueba de algún acto.
1.5.1 FUNCIONES DEL DOCUMENTO
Podemos deducir de lo expuesto hasta ahora, y siguiendo lo que señala Arévalo
Jordán, que los documentos cumplen tres funciones básicas:
1. “Comunicación; permite la comunicación humana.
2. Formación; es un medio que contribuye a la enseñanza.
3. Conservación; materializa todos los conocimientos
humanos formando, de este modo, una memoria
colectiva.”38
El documento asegura la continuidad de los hechos al constituirse en su soporte,
garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia
que determina su originalidad, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a
los mismos.
37
Ídem.
38 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Óp. Cit. p 58.
26
En esta misma línea, los documentos también nos sirven para funciones específicas
como lo son las siguientes:
1. Difusión; transmite al usuario la información contenida
en los documentos, se puede realizar por medio de
exposiciones o mediante cualquier medio de
comunicación.
2. Transmisión; proporciona datos referentes a las
gestiones realizadas entre personas o entre
instituciones.
En suma, se deduce que las funciones de los documentos obedecen a la
serie de actividades y procedimientos que se integran a los procesos de un
sistema de información, en igual sentido las funciones pueden extenderse
debido a la utilización que se haga de los mismos documentos en otro tipo
de soportes como los electrónicos y los sonoros, por mencionar algunos
ejemplos.
1.5.2 CARACTERÍSTICAS Y SOPORTES DEL DOCUMENTO
Para algunos autores los documentos cuentan con dos caracteres, que son, los
aspectos externos e internos. Los aspectos externos, se refieren a su materialidad o
estructura física; los internos, referidos a su contenido que pueden ser analizados.
1.5.2.1 CARACTERES EXTERNOS
Estas características corresponden al tipo de estructura que tienen los documentos,
es decir, su soporte como son el papel, CD, USB, etc.; para fijar el contenido del
documento como el tipo de escritura (cortesana, procesal, itálica, etc.); también nos
va a permitir que identifiquemos los documentos que tienen imágenes móviles y
sonido.
27
Los caracteres externos también se refieren a la materialidad del documento y
pueden distinguirse: clase, tipo, formato, cantidad y forma. Para poder comprender
estas características a continuación se describen cada una de ellas:
La clase: Está determinada por el procedimiento empleado para
transmitir la información, así tenemos documentos:
Textuales: transmiten la información
mediante texto escrito, sea manuscrito,
mecanografiado o impreso.
Icnográficos: emplean la imagen, signos
no textuales, colores, para representar la
información.
Sonoros: permiten grabar y reproducir
cualquier sonido, casi siempre palabras en
el caso de los archivos: discos, cintas
magnéticas, discos compactos, etc.
Audiovisuales: combinan la imagen en
movimiento y el sonido, aunque los
primeros ejemplos carecían de este último
aspecto: filmes, cintas de video,
videodiscos, etc.
Electrónicos o informáticos: son los
generados en el entorno de los
ordenadores: fichas perforadas, cintas
magnéticas, CD ROM, etc.
El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente
físico o externo, por cuanto revela tanto el contenido como su
estructuración en el documento, y deriva de la acción
representada, por ejemplo los documentos financieros, judiciales,
memorándums.
El formato: está en función de la forma de reunirse los
documentos y del soporte así, por ejemplo, en el caso del papel
28
hablamos de legajos, volúmenes, etc. DIN A3, A4, etc., si se y
trata de soportes magnéticos tenemos el CD, USB, blu-ray, etc.
La cantidad: se refiere al número de unidades (volúmenes,
legajos, documentos, etc.) y el espacio que ocupan los
documentos (metros lineales).
La forma: más conocida con el término diplomático de tradición
documental, consiste en la autenticidad, es decir, la condición de
original o copia y sus distintas variantes: copia simple, certificada,
etc.39
Con estas características podemos identificar rápidamente que tipo de
información contiene el documento, la manera en que debemos manipularlo
y conservarlo.
1.5.2.2 CARACTERES INTERNOS
Estos caracteres se relacionan con los elementos lingüísticos e intelectuales y su
objetivo se enfoca en el contenido, autoría, modo de difusión, accesibilidad y
originalidad.
Los caracteres internos son los que se refieren a la entidad productora, a los
orígenes funcionales, a la fecha y lugar de producción, así como su contenido
sustantivo. A continuación se describen cada uno de estos caracteres:
La entidad productora: Es decir, el autor del documento, que
puede ser una persona física o moral, pública o privada.
Los orígenes funcionales: Las razones por las que se ha
producido un documento, tomando en consideración, y por este
orden, la función, la actividad y el trámite por los que ha sido
realizado.
39
CRUZ MUNDET, José Ramón. Óp. Cit. pp. 101-102
29
La fecha y el lugar de producción: También denominado
datación crónica y tópica del documento, que lo sitúa en el tiempo
y en el espacio.
El contenido sustantivo: El asunto o tema de que trata la
documentación, o sea, los fines u objetivos perseguidos con su
redacción. El contenido puede ser:
Intensivo: ofrece muchos datos sobre
asuntos concretos y bien definidos.
Extensivo: ofrece pocos datos sobre un
conjunto de elementos muy amplio,
como en el caso de un censo de
población.
Diversificado: ofrece datos variados
sobre cuestiones diversas.40
Este tipo de caracteres nos van a mostrar el lenguaje que se emplea en el
documento y el contenido. Son importantes ya que nos van a permitir entender y
comprender mejor el documento, porque nos proporciona una referencia completa
para describirlo mejor.
En el caso de los documentos sonoros nos va a indicar el tipo de formato (VHS,
CD’s, USB, etc.), el tiempo de duración, el contenido (ejemplo la entidad productora).
Además los documentos deberían de contar con las siguientes características:
Aportar algo novedoso, para futuras investigaciones
La información que contenga debe ser fiable, suministrar
datos comprobados y comprobables.
El documento tiene que utilizar el menor espacio posible
40
Ídem.
30
1.5.2.3 EL SOPORTE
El soporte es el medio en el cual se plasma la información, existe una gran variedad
de formas en las cuales se puede almacenar información, los soportes se pueden
encontrar en varios formatos, tanto tradicionales (el papel) o de avanzada tecnología
(casete, CD, USB); se puede decir que los soportes datan desde la aparición de las
pinturas rupestres, pues la piedra fue el primer soporte físico donde se plasmó la
información.
En consecuencia podemos dividir los soportes como fuentes de información en las
siguientes categorías:
Soportes Escritos
Documentos Escritos
Documentos Impresos
Soportes Audiovisuales
Registros Sonoros
Fotografías y Películas Mudas
Películas y Vídeos
Podemos entender que los documentos tradicionales son los que se usan de
manera cotidiana en las actividades administrativas, legales, fiscales, y
principalmente se utiliza el papel, sin embargo hay otros soportes que también
resguardan información, sus características de éste tipo de soportes son importantes
para determinar a los documentos como especiales.
31
1.6 DEFINICION, CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA DE LOS ACERVOS
ESPECIALES
Los documentos especiales o acervos especiales, son aquellos documentos cuya
información se encuentra plasmada en diferentes soportes como las cintas, CD,
casete, etc.; además se pueden distinguir por el lenguaje que emplea el documento.
A este tipo de acervos los podemos denominar como fotográficos, iconográficos,
sonoros, audiovisual, etc., y son aquellos que presentan las siguientes
características:
a) “el lenguaje que emplea para transmitir la información es distinto al textual,
pudiendo ser «iconográfico, sonoro o audiovisual».41
b) el soporte en que se presentan es distinto al papel. O aun siendo de tal material,
su formato varia a los que usualmente se encuentran en los archivos, exigiendo
condiciones particulares para su instalación,”42 además requieren en muchos casos
equipos especiales para su consulta.
En este tipo de acervos los documentos se identifican rápidamente por ser
originales, inéditos y especializados, sin importar el tipo de soporte en que se
encuentren resguardados, este tipo de acervos se encarga de reconstruir y
recuperar la memoria histórica y cultural. Como tenemos el caso de los pergaminos,
que en la época de la antigua roma se utilizaba para hacer composiciones literarias,
o un documental que nos hable la historia o geografía de algún pueblo o país.
41
LENGUAJE: Es un sistema de comunicación, puede ser mediante signos, tanto orales como
escritos, que a través de su significado permiten la expresión y la comunicación humana.
ICONOGRÁFICO: En este sistema se transmiten la información mediante representaciones // líneas,
imágenes, volúmenes, colores y signos no alfabéticos pero con significado, utilizando el lenguaje
visual. Es la descripción de las imágenes. SONORO: Este sistema se realiza a través de señales
acústicas, transmite la información por medio de representaciones o imitaciones de sonidos
significativos. AUDIOVISUAL: Es la integración entre lo auditivo y lo visual, la información se
transmite mediante un mensaje estructurado a partir de imágenes en movimiento y sonidos en un
mismo soporte que se reproducen por medio de un equipo tecnológico, logrando la imagen y el
sonido.
42 DAMIAN CERVANTES, Gumaro. Óp. Cit. p. 56
32
Definición de los acervos especiales
Un acervo especial es el conjunto de soportes que tienen una característica en
común con el material que les conforma.
Para García Paniagua los acervos especiales son “una parte muy importante en la
Archivonomía, porque nos da una opción distinta para conservar la información fuera
del soporte común que es papel, nos ofrece ventajas como la de agilizar el control y
funcionamiento de los archivos. De esta forma día a día se realizan nuevas técnicas
para crear información…”43
Características de los acervos especiales
Los acervos especiales se caracterizan por el tipo de soporte, ya que no toda la
información se encuentra plasmada en papel, lo que implica cuidados especiales y
preventivos para su preservación.
Los acervos especiales son llamados así por las características físicas con las que
cuenta el soporte, por eso deben de conservarse “bajo ciertos aspectos como son: el
edificio y las condiciones que debe poseer este”44 al momento de resguardarlo, pues
existen agentes de deterioro que pueden dañar la documentación si estos no se
resguardan correctamente. Los agentes de deterioro son los siguientes:
Físicos
Químicos
Biológicos
Mecánicos
43
GARCÍA PANIAGUA, Ana Lilia, SOLÓRZANO NAVARRO, Dora Angélica. Acervos Especiales.
Guía de Autoaprendizaje. Secretaria de Educación Pública Dirección General de Educación Superior.
Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. México, 2004 p.7
44 Ídem
33
Este tipo de acervos se diferencian de los demás ya que requieren de condiciones
de conservación y restauración muy específicas. A continuación se muestran las
siguientes:
Requieren de un equipo especializado para su consulta,
como grabadoras, computadoras, mesas, etc.
Adaptar los acervos a las nuevas tecnológicas.
La información se presenta de diferentes maneras,
como el papel, en audio o video, USB, casetes, etc.
Se debe capacitar al personal para la administración del
acervo, para que lo conserven adecuadamente porque
no todos saben utilizar el material que se encuentra en
el archivo.
Importancia de los acervos especiales
Estos acervos son importantes porque nos sirven como testimonio de los hechos,
así como complemento de otras fuentes de información, además es necesario la
difusión del conocimiento de hechos tecnológicos, culturales e históricos. En este
tipo de acervos la información no solo es textual, sino que también es de tipo
audiovisual, visual o de audio.
1.6.1 CLASES DE ACERVOS ESPECIALES
Esta clase de acervos documentales que por su antigüedad, temática y riqueza
necesita de una organización y un archivero diferente a las demás, por su soporte
requieren de técnicas específicas para su conservación. Por su soporte los podemos
clasificar como:
Planotecas
Mapotecas
Fotográficos
Sonoros
34
1.6.1.1 PLANOTECAS Y MAPOTECAS
Las planotecas y las mapotecas resguardan información con gran valor social y
cultural, que ayuda a investigadores a conocer territorios que hace tiempo fueron
descubiertos.
PLANOTECAS
Las planotecas es el lugar donde se conservan y resguardan los planos. Son
representaciones gráficas de una superficie y mediante procedimientos técnicos
estos se captan en diversos ángulos, estas imágenes se hacen en papel
heliográfico.
El doctor Aurelio Tanodi define al plano como “la representación gráfica en una
superficie plana (de ahí proviene el nombre), de un terreno, de construcciones
humanas, etc.; se relacionan con las actividades del hombre sobre las superficies
especiales, y generalmente abarcan sectores más pequeños que los mapas. Los
mapas se asemejan a los croquis, los cuales son diseño de un terreno hecho a la
ligera, o dibujos de construcciones; a los croquis como dibujos se asemejan los
dibujos arquitectónicos, en general e industriales con la construcción”.45
Los planos son especialmente utilizados en ingeniería, arquitectura y diseño ya que
sirven para diagramar en una superficie plana otras superficies que son
regularmente tridimensionales.
MAPOTECAS
Podemos entender que las Mapotecas son lugares donde se conservan y
resguardan los mapas y planisferios con el fin de que se puedan analizar, observar y
trabajar. Los mapas pueden ser de diferentes dimensiones lineales. El material de
elaboración es de papel o de tela.
45
DAMIAN CERVANTES, Gumaro Óp. Cit. p. 65
35
Los mapas son representaciones gráficas de las superficies terrestres “podemos
mencionar los mapas geográficos o topográficos, que constituyen la representación
de la tierra o de alguna de sus partes sobre una superficie plana...”46 además hay
mapas temáticos o de navegación.
CONSERVACIÓN DE LOS PLANOS Y LOS MAPAS
Este tipo de materiales se puede dañar muy fácilmente con el polvo, la luz, la
humedad, el calor, etc. A demás de estos elementos mencionaremos otras causas
de deterioro:
“El desgaste considerable de mapas y planos que al estar doblados por
su tamaño es mayor que el volumen en el que se encuentran, son
doblados y desdoblados constantemente para su consulta.
Roturas provocadas no únicamente al doblar y desdoblar el
documento, sino también el roce sobre las líneas de doblez externas
que están muy expuestas al deterioro al sacar y meter en los estantes
los volúmenes que los incluyen.
Los documentos que llegan a fragmentarse o a desprenderse por
completo pueden extraviarse o ser sustraídos intencionalmente con
mayor facilidad.
También cuando se quiere reparar algún daño se colocan cintas
adhesivas que suelen provocar más daño”.47
Los planos y los mapas deben ser conservados en condiciones apropiadas ya que
pueden dañarse fácilmente, lo ideal es guardarlos separados de manera extendida y
horizontal para que no se rompan o se doblen, aunque en algunos casos por falta de
espacio este se vuelve difícil. Es importante que el ambiente sea apropiado para que
no pierdan color, o para que las tintas no se vayan deteriorando.
46
Ibíd. p. 66
47 GARCÍA PANIAGUA, Ana Lilia, SOLÓRZANO NAVARRO, Dora Angélica. Óp. Cit. p. 15
36
Es importante que se cuente con personal que tenga conocimientos sobre el
material con que están fabricados los planos y los mapas, y que conozca los
procesos de preservación para poder evitar en lo posible el deterioro del material.
MOBILIARIO DE LA MAPOTECA Y PLANOTECA
Existen diferentes tipos de muebles para las mapotecas y planotecas, y cada archivo
adquirirá el mobiliario según sus necesidades de consulta, económicas o de espacio.
A continuación se dará a conocer el mobiliario que más se usa:
“Archivadores con cajones planos o Planeros metálicos inoxidables de
cajones horizontales con llave. Donde circule el aire para evitar
condensaciones en el interior.
Carpetas de cartón neutro u otro material inerte (metacrilato,
policarbonato o tereftalato de polietileno) No introducir más de 10 ó 15
piezas.
A los planos de 100cm. x 70 cm. se les encapsulará con Tereftalato de
polietileno. Para evitar accidentes por manipulación.
Archivadores Verticales. Este método es un poco complicado por el
montaje de las tiras sobre los planos pues llevan tiras de material
plástico perforadas para poder suspenderse y formar el sistema de
sujeción.
Armario Archivador. En su interior se cuelgan las carpetas, estas tienen
una percha en uno de sus extremos, y en su interior pinzas para sujetar
los planos y mapas. Es un sistema para documentos de tamaño medio.
Cilindros de PVC. Se introduce el documento enrollado. Es un buen
medio de protección contra agentes de deterioro, pero hay que
considerar que por estar en forma enrollada por mucho tiempo es difícil
la consulta de estos documentos”.48
48
Ibíd. p. 16 y 17
37
El objetivo de las mapotecas y planotecas es el de conservar la documentación que
resguardan, como también el de brindar consultas para los usuarios que soliciten
información.
1.6.1.2 FOTOGRÁFICOS
Las fototecas, también denominados acervos fotográficos se conforman por
fotografías en cualquiera de sus soportes o formatos. Estos documentos resultan de
la imagen captada en forma latente por una cámara oscura, misma que es plasmada
en un material cubierto con una emulsión sensible a la luz (película) y que
posteriormente es revelada para hacer visible el objeto capturado. En la actualidad
este procedimiento está siendo sustituido por la fotografía digital.
El contenido informativo de las fotografías puede ser muy diverso, imágenes de
personas, de objetos, de lugares, de construcciones de fenómenos naturales o
acontecimientos sociales.
“Los soportes igualmente son extensos, películas de acetato con emulsión de sales
de plata en rollo o en hojas, placas de cobre, de vidrio, papel, soportes magnéticos y
ópticos. Los formatos están vinculados a los soportes y a las técnicas fotográficas.
Rollos de 125, 110 y 35 mm., placas de diferentes tamaños, negativos, diapositivas,
positivos en papel, en dimensiones diversas, ambrotipos, albúminas, daguerrotipos,
visores estereoscópicos discos flexibles y cintas magnéticas, discos compactos,
DVD, las mismas memorias de las computadoras, de las cámaras digitales o las
memorias USB.”49
49
DAMIÁN CERVANTES, Gumaro. Óp. Cit. p. 65
38
CONSERVACION DE LAS FOTOGRAFIAS
Las condiciones ideales para la conservación de las fotografías son aquellas que las
protejan de los agentes de deterioro. A continuación se dan algunas opciones de
conservación:
“Elegir un sitio fresco y seco para el archivo.
Proteger las imágenes con hojas, fundas y cajas.
Preferir la luz incandescente o, mejor aún, utilizar un sistema de
iluminación fluorescente de espectro corregido y con filtro uv.
Archivar en cajas, carpetas o archiveros protegidos de la luz solar.
Uso de guantes de algodón. Manejo de las fotografías por los
extremos.
Archivar por separado.
Guardar horizontalmente en cajas, carpetas o portafolios de materiales
neutros.”50
Las fotografías “no solo apoya al arte como anteriormente se creía sino también al
campo científico. Es por eso que un acervo fotográfico es muy valioso, pues forma
parte de nuestra memoria histórica y como archivistas profesionales debemos
preservarlo y tratar de hacerlo en condiciones ideales para prolongar su utilidad en
proporciones muy significativas”51.
Las fototecas son instituciones que se encargan de conservar, organizar, adquirir,
clasificar y digitalizar las fotografías para posteriormente darles una difusión.
50
ALDAY GARCIA, Araceli J. Óp. Cit. p. 7
51 GARCÍA PANIAGUA, Ana Lilia, SOLÓRZANO NAVARRO, Dora Angélica. Óp. Cit. p. 43
39
1.6.1.3 SONOROS
Los acervos sonoros son documentos de audio y video, para registrar la información
se requiere de un equipo especial, al igual que para su consulta, como son las
videograbadoras.
Este tipo de acervos resguardan música, paisajes sonoros, entrevistas y cualquier
grabación sonora que sirva para la investigación, esta información se encuentran en
soportes como los discos compactos, cintas magnéticas, casetes, entre otros.
“Los acervos sonoros o fonotecas se integran por documentos con sonidos
grabados. Se les llega a denominar como orales cuando su contenido lo constituyen
exclusivamente materiales con lenguaje verbal. Pueden o no encontrarse vinculados
a documentos escritos”.52
Este tipo de acervo, como también los fotográficos, las mapotecas y planotecas son
importantes ya que resguardan información cultural, estos son testigos invaluables
para el ser humano, ya que nos sirven de testimonio y conocimiento para las futuras
investigaciones. Para poder conservar estos documentos es necesario pasarlos a
soportes actuales, como el CD o la “digitalización” 53 ; así mismo podremos
resguardar nuestra vida cotidiana, nuestra identidad y diferenciarnos de otras
culturas.
Estos soportes están integrados por grabaciones de imágenes y sonido, música,
documentales y las entrevistas, en cuchos casos estos documentos son
irremplazables, porque son testigos de la historia de nuestra sociedad.
52
DAMIAN CERVANTES, Gumaro Óp. Cit. p. 68
53 La DIGITALIZACIÓN de documentos es el mecanismo más sencillo, eficiente y rentable para
almacenar, administrar y consultar grandes volúmenes de documentos, en forma de imágenes
digitales que se pueden almacenar en los discos internos de cualquier computadora, con respaldos
en discos CD-R, DVD o USB que garantizan a los archivos su conservación en óptimas condiciones.
40
Los acervos sonoros se encargan de almacenar, conservar, clasificar, recopilar y
difundir estos materiales gravables, estas grabaciones son útiles para la
investigación y formación de cualquier campo del saber, esta información se
encuentra principalmente en los siguientes soportes:
Casetes
Discos Compactos
USB
EL CASETE
Es un formato de grabación de sonido de cinta magnética ampliamente utilizado,
también es llamado casete de audio, cinta casete, o simplemente casete. Para
grabar las cintas se utiliza el sistema “mecánica analógica”.54
El casete es un soporte analógico, aunque también se desarrollaron formatos de
cinta digitales: por ejemplo la cinta de Audio Digital (DAT) y el Casete Compacto
Digital (DCC).
El casete, es un formato de grabación de sonido de cinta magnética ampliamente
utilizado, fue introducido en Europa por Philips en 1963 y en los Estados Unidos en
1964. En ese entonces, el casete llegó a ser dominante como resultado de la
decisión de Philips de licenciar el formato gratuitamente.
54
Se denomina grabación MECÁNICA ANALÓGICA a un método mecánico de grabación analógica
de sonido, actualmente casi en desuso. Las vibraciones sonoras son transformadas mediante un
transductor electroacústico o electromagnético en variaciones eléctricas o magnéticas:
Eléctricas (variación de voltaje): cuando se trata de una cápsula formada por un
estilete de cristal de cuarzo o de cerámica que producen corriente eléctrica por la
fricción. Las cápsulas piezoeléctricas están en desuso.
Magnéticas (variación del flujo magnético): cuando la cápsula forma un imán móvil o
una bobina móvil.
41
”En 1965, apareció la cinta magnética virgen, que se comercializó con distintos
formatos. En 1980, apareció la cinta de metal de mayor calidad y las compañías
discográficas empezaron a lanzar simultáneamente los LPs y las cintas de casete”.55
Durante los años 80’s el casete fue uno de los dispositivos que revolucionaron la
vida moderna. Debido a las demandas del consumidor el casete llego a ser popular
y creó un mercado en crecimiento; este tipo soporte era de un tamaño pequeño y
compacto, y se podía transportar fácilmente.
CARACTERÍSTICAS DEL CASETE
Los casetes consisten en dos carretes miniatura, entre ellos se pasa una cinta
magnética. Estos carretes y sus otras piezas se encuentran dentro de una carcasa
plástica protectora.
La cinta magnética se compone de una tira de plástico de grosor fino para que sea
flexible y alargada; esta tira lleva una capa de material magnético que se encargara
de guardar los datos al orientar los polos magnéticos y puede tener varios metros
de longitud.
Este tipo de soportes actualmente se pueden encontrar en la mayoría de los
archivos que existen, las instituciones aún conservan ésta variedad de soportes con
la información que resguardan.
VENTAJAS DEL CASETE
Calidad de sonido
Durabilidad de las cintas
Resistente al clima y golpes
55
La historia del Casete. [En Línea]. Disponible en Web:
http://abbamistakes.blogspot.com/2009/04/la-historia-del-cassette.html Consultado el 14 de Diciembre
del 2011.
42
DESVENTAJAS DEL CASETE
Ya no sale al mercado
Se rompían las cintas con las caseteras
Las compañías fabricantes del casete han dejado de producirlo, ya que éste ha sido
fuertemente desplazado por el CD, la USB y la más reciente en tecnología de
almacenamiento, Blu-Ray.
Las instituciones han desempeñado sus funciones y servicios con diversas
herramientas que hasta ahora han funcionado correctamente, no obstante las
necesidades de información de los usuarios han cambiado con los avances
informáticos, lo cual genera un problema grave que afecta el desarrollo de las
funciones de las instituciones, por eso es importante realizar la transferencia de los
documentos a las nuevas tecnologías para que la información resguardada no se
pierda y los usuarios puedan seguir haciendo uso de ella.
DISCOS COMPACTOS
El Disco Compacto también conocido como CD, es un soporte digital óptico
almacena cualquier tipo de información (imágenes, video, documentos, audio, etc.),
hoy es el medio preferido para la distribución de audio y video.
El sistema óptico fue desarrollado por Philips mientras que la lectura y codificación
digital corrió a cargo de Sony, fue presentado en junio de 1980 a la industria y en
octubre de 1982 comenzaron a comercializar el CD.
En el año 1984 salieron al mundo de la informática, permitiendo almacenar hasta
650 MB y recuperar datos. El diámetro de la perforación central de los discos
compactos fue determinado en 15 Mm., el diámetro de los discos compactos es de
12 cm. Desde entonces el compact disc ha cambiado de un modo significativo el
modo en el que escuchamos música y almacenamos datos.
43
“Fue en septiembre de 1995 cuando Sony, junto con otras nueve compañías (Philips,
Mashusita, Toshiba,) unieron sus esfuerzos y crearon un estándar unificado para el
formato DVD. Respaldado por las grandes compañías electrónicas y del mundo de
la multimedia (estudios cinematográficos entre otros), comenzó su andadura.”56
Este tipo de soportes han evolucionado en los últimos años y son los más actuales y
apropiados para guardar la información, hay que tener presente que el
almacenamiento de información está condicionado no sólo por su capacidad, sino
también por su durabilidad. Podemos decir que el CD ha revolucionado hasta
nuestros días por que se distribuye todo tipo de información electrónica.
VENTAJAS
Algunas de las ventajas específicas que presenta el CD en relación a otros medios
de almacenaje y distribución de contenidos son:
Durabilidad, siempre que reciba una manipulación
apropiada.
Seguridad en los datos, debido a que el desgaste que
sufre es mínimo.
Gran capacidad de almacenamiento de información
Puede ser utilizado en computadores sin acceso a
Internet.
Tiene un bajo costo.
DESVENTAJAS
Una vez grabada la información ya no puede
modificarse.
El soporte se daña fácilmente y la información que
posee puede extraviarse.
56
Historia del CD [En Línea]. Disponible http://www.duplimaster.com/historia.php. Consultado el 12 de
Enero del 2012
44
Solo se ejecutan en ciertas versiones de Windows.
El desarrollo de los nuevos tipos de soportes tales como el CD, USB, disco duro, etc.,
han conducido a un crecimiento exponencial y está dejando atrás los soportes
tradicionales por ejemplo el papel que contiene dicha información y un crecimiento
acelerado en la producción.
LA USB (Universal Serial Bus)
La memoria USB, también se le conoce con el nombre de unidad flash USB o unidad
de memoria, es un dispositivo de almacenamiento que utiliza una memoria flash
para guardar información. Estas memorias son resistentes a los rasguños y al polvo,
factores que afectaban a los disquetes, casetes y a los CD’s.
Las memorias USB inicialmente fueron creadas para guardar datos y documentos,
es común que las personas las utilicen para transportar archivos de cualquier tipo
debido que se comportan como cualquier otro sistema de almacenamiento.
Teóricamente pueden retener los datos durante unos 20 años y escribirse hasta un
millón de veces.
VENTAJAS DE LA USB
Bajo costo
Soporta varias cargas de trabajo
Fácil de transportar
Flexible
DESVENTAJAS
Pueden dejar de funcionar repentinamente
45
El aumento del tamaño de los archivos obliga al desarrollo de nuevas tecnologías,
como los soportes que son elementos que ha de estar en constante evolución y
desarrollo, este tipo de soportes deben de ser capaces de almacenar una gran
cantidad de información.
Por eso día con día la tecnología ha ido avanzando e implementando a los equipos
nuevos software capaces de codificar la información más rápido y efectiva, así como
también fabricándolos más pequeños y livianos.
Es un hecho que los avances tecnológicos generan un cambio de comportamiento
de los usuarios de la información, aunque no en cuanto a sus necesidades pero si a
la forma de satisfacer esas necesidades.
Actualmente en México los avances que se tienen en materia de gestión de
documentos electrónicos son limitados, no obstante nos encontramos en una época
en donde los avances informáticos son parte de las actividades cotidianas de las
instituciones.
Cada vez se crean nuevos hardware y software cada vez más potentes con una
gran capacidad de registro, almacenaje, recuperación y transmisión de la
información, lo cual implica además del uso del tradicional documento en papel la
necesaria utilización del documento electrónico ya que las instituciones documentan
sus actividades y procesos mediante diversos soportes y formatos haciéndola llegar
aún sin número de usuarios a través de la red, por ello identificar las
especificaciones y características técnicas bajo las cuales los documentos deben ser
gestionados no solo para cubrir satisfactoriamente las necesidades actuales de
usuarios si no para establecer la competencia real del documento partiendo de su
gestión y determinando las características que deberá tener desde su creación,
utilización hasta su conservación en entornos tecnológicos.
46
CAPITULO 2
LA HISTORIA ORAL Y LOS DOCUMENTOS ORALES
Dentro de este capítulo se exponen los antecedentes, el desarrollo en nuestro país,
la definición, características, objetivos de la historia oral. Asimismo, se señala como
se realiza un documento de historia oral, los procesos de la entrevista, lo que es la
entrevista, los pasos para realizarla, las ventajas y desventajas que esta tiene; se
habla de los archivos orales, y sus funciones. El tratamiento que se da a este tipo de
archivos.
El propósito de este capítulo es el dar a conocer a todos aquellos interesados en el
tema de la historia oral, como se crearon los archivos de historia oral y qué
documentación resguardan estos archivos. Así mismo se espera que los
estudiantes en Archivonomía se interesen en el tema y así le puedan dar la
importancia que lo archivos orales merecen.
2.1. ANTECEDENTES DE LA HISTORIA ORAL
Los archivos orales han representado un aporte innovador para la investigación en
las Ciencias Sociales. Esta se conforma a partir del discurso o narración testimonial
de quienes han presenciado o han vivenciado un hecho y tienen de él un
conocimiento directo.
La historia oral no es nueva, existen trabajos que tienen relevancia. Tenemos el
caso de Fray Bernardino de Sahagún, cuyo trabajo lo realizó en los años 1540 y
1585; para realizarlo utilizó la recolección de testimonios de sacerdotes y ancianos
nativos mexicanos, este trabajo lo hizo para su historia general, de la misma manera
que lo hicieron otros cronistas del periodo colonial. Posteriormente Voltaire en la
Francia del siglo de las Luces, que utilizó testimonios orales para conocer el periodo
del reinado de Luis XVI.
47
La historia oral, propiamente como método surge en 1948, acuñado por el periodista
Allans Nevins quien fundó el primer centro de Historia Oral en la universidad de
Columbia. Desde allí se realizaron una serie de proyectos dirigidos a “esclarecer
hechos y eventos políticos mediante testimonios y relatos biográficos de dirigentes
políticos locales y nacionales”. 57 A partir de entonces y ya en los años sesenta se
produjo un proceso de institucionalización de la historia oral, creándose numerosos
archivos orales.
En 1972 surge en Europa el desarrollo de la historia oral, estos trabajos “se han
centrado en la historia del movimiento obrero y las tradiciones folklóricas. En África,
los trabajos de historia oral han estado enfocados en la captación de las tradiciones
orales, mientras que en América del sur y Asia Sudoriental se observa una mezcla
de historia política, social y etnia”.58
En el caso de México en el año de1959 se crea el Archivo de Historia Oral del
Instituto Nacional de Antropología e Historia, por el profesor Wigberto Jiménez
Moreno, jefe del Departamento de Investigaciones Históricas del Instituto Nacional
de Antropología e Historia, este proyecto surgió como un Archivo Sonoro dedicado a
recabar y preservar testimonios de la Revolución Mexicana de 1910.
“Sin embargo, existía ya desde tiempo atrás un departamento de grabaciones en el
Museo de Antropología, reorganizado por Thomas Stanford, así como una
recopilación de música folklórica, realizada con gran acierto por Raúl Helmer, para el
Instituto de Bellas Artes.
57
ACEVES LOZANO, Jorge E. Historia Oral. México, D. F. UAM. Mora. 1993. p. 13
58 W. MOSS, William, C. MAZIKANA, Peter. Los Archivos, la historia y la tradición orales: un estudio
del RAMP. (Programa de Gestión de Documentos y Archivos), Programa General de Información y
UNISIST. Organización de las Naciones Unidas, para la Educación, la Ciencia y la Cultura
(UNESCO). Paris: 1986. p. 14
48
Más tarde, entre 1964 y 1965, James y Edna Wilkie hicieron una serie de
entrevistas, que en forma de libro, fueron publicadas. Debemos mencionar también
los discos de la Universidad Nacional, conocidos como “Voz Viva de México”, y,
aunque con reservas, la reciente publicación de Píndaro Urióstegui. ”59
Posteriormente en el año de 1969, Alicia Olivera y Eugenia Mayer, retoman el
proyecto de recoger testimonios de la Revolución Mexicana de 1910, con el objetivo
que los futuros investigadores contaran con fuentes “de viva voz” y que sean parte
de la historia. De estos trabajos se derivó el proyecto de historia oral del INAH.
Más adelante, en el año de 1981 se crea el Archivo de Historia Oral del Instituto de
Investigaciones Dr. José María Luis Mora, los temas que se encuentran son diversos
entre ellos el de Historia Urbana de la Ciudad de México, Los usos sociales de la
ciudad de México, por mencionar algunos.
Por otra parte tenemos el Centro de Documentación e Investigación de la comunidad
Ashkenazí de México, fundado en el año de 1993, entre sus acervos comprende un
archivo de historia oral con información sobre la comunidad judía, entrevista a
inmigrantes; refugiados; sobrevivientes del Holocausto.
También tenemos el Archivo de Historia Oral del Laboratorio de Historia oral de la
Universidad de Guanajuato, creado por Armando Sandoval Pierre en 1993. “A partir
de aquí, esta práctica se extendió a países como Brasil y Argentina.”60
La historia de los archivos orales en México en primera instancia parece no ser del
todo abundante como se podría suponer, aunque esto no representa una señal que
oriente de forma precisa respecto a la importancia que tienen para disciplinas como
la historia, el derecho o incluso en la misma Archivonomía. Por lo anterior se puede
apreciar que en México la atención hacia este tipo de archivos cuenta con un
antecedente reciente.
59
MAYER, Eugenia, OLIVERA DE BONFIL, Alicia. La Historia Oral. Origen, Metodología, Desarrollo y
Perspectivas. Instituto Nacional de Antropología e Historia. p. 381.
60Archivo de la memoria. [En Línea]. Disponible en Web:
http://www.uns.edu.ar/archivouns/historiaoral.asp. Consultado el 7 de Diciembre del 2011.
49
2.2 ¿QUE ES LA HISTORIA ORAL?
La historia Oral se puede considerar como el proceso de obtener información sobre
las vivencias de las cuales una persona puede hablar en relación a sus
conocimientos de primera mano de ciertos eventos y experiencias. Es una
herramienta importante para preservar el pasado debido a que sólo una pequeña
porción del pasado se documenta, además que una pequeña parte de lo que se
recuerda se registra.
Antes del desarrollo de la escritura se daba la oralidad, los mitos, los ritos, las
costumbres y la cultura material eran los únicos medios para la transmisión de
información de una generación a otra, esta se daba contando sus anécdotas a los
hijos, los nietos, a los amigos.
La Historia Oral “no es otra cosa que hacer historia, con la singularidad de que en
ello trabajamos primordialmente con la memoria como fuente histórica, ya sea que
construyamos esta fuente oral para nuestra investigación, o que la consultemos en
un archivo de Historia Oral”.61
La historia oral también se le puede considerar como otra forma de hacer historia
recurriendo a sus características u objetivos básicos que son la memoria, la
identidad, la experiencia para acercarse a conocer la vida cotidiana y a las formas de
vida que nunca habían sido registradas en la historia escrita.
La vinculación de la historia oral con las capas populares de la sociedad o con las
culturas que no conocen la escritura sigue siendo evidente. Esto produce que a
menudo el objetivo declarado de muchos investigadores es dar la palabra a quienes
no tienen voz para rescatar el pasado la experiencia de mayorías silenciosas o
silenciadas, pues las elites políticas, económicas e intelectuales han tenido más
oportunidades para manifestar ideas y legar testimonios. En este aspecto, las
61
LARA MEZA, Ada Marina, MACIAS GLORIA, Felipe, CAMARENA OCAMPO, Mario. Los Oficios del
Historiador: Taller y Practicas de la Historia Oral. División de Ciencias Sociales y Humanidades.
Departamento de Estudios de Cultura y Sociedad. Laboratorio de Historia Oral. Universidad de
Guanajuato, 2010. p. 60.
50
fuentes orales son muy útiles para investigar la historia en la medida en que ofrecen
las vivencias de la gente.
2.3 DEFINICIÓN DE LA HISTORIA ORAL
Para poder entender mejor lo que es un archivo oral es necesario que desde su
definición más elemental, la historia oral comprenda “el proceso de obtener y
preservar los recuerdos de los cuales una persona puede hablar en relación a sus
conocimientos de primera mano de ciertos eventos y experiencias. La historia oral
nos provee una manera de capturar las historias y experiencias significativas de
individuos, familias y comunidades que no están registrados en documentos escritos
y que por esa razón pueden perderse”.62
Desde esta definición se alcanza a entender que la historia oral puede aumentar los
documentos escritos del pasado al proveer voz a las silenciosas fotografías y aclarar
el significado de documentos escritos. La historia oral es una herramienta importante
para preservar el pasado, esto debido a que sólo una pequeña porción del pasado
se documenta y que sin embargo requiere de un registro.
El proceso que se utiliza para realizar un trabajo de historia oral es por medio de la
entrevista. Metodológicamente, la historia oral es “una serie organizada de
entrevistas con grupos o individuos seleccionados con el propósito de crear nuevas
fuentes de materiales a partir de las reminiscencias de su propia vida y actos, o de
su asociación con una persona, periodo o acontecimiento particular.”63
62
La Historia Oral. [En Línea]. Disponible en Web:
http://www.calarchivists.org/Resources/Documents/Brochures/oral.pdf Consultado 22 de Abril del
2011.
63 GONZÁLEZ QUIÑONES, Francisco Javier, La Historia Oral para Integrar las Colecciones de
Historia Local; una Nueva Dimensión de la Biblioteca Publica Central Estatal. Tesis de Licenciatura en
Biblioteconomía. México: ENBA, 1990. p. 44
51
Desde esta perspectiva, a partir de la historia oral, se genera y se acumula la
información con un valor de documento de archivo que da origen a la necesidad de
su análisis, organización, preservación, conservación, difusión y transmisión de los
testimonios derivados de la historia oral, y por lo tanto, estamos ante la creación de
un archivo que ofrezca cobertura a esta funciones y que establezca con ello un
archivo oral.
Desde la misma información que reúnen los archivos orales nos damos cuenta de la
existencia de un tipo de información que los hace diferentes en cuanto a su soporte
y forma de consulta distinta al soporte impreso, lo que también implica una forma
diferenciada de conservación y de atención a sus usuarios.
Otro rasgo que distingue a los archivos orales es el tipo de usuarios que utilizan y
consultan su información, los cuales suelen caracterizarse por un nivel de
especialización en alguna área del conocimiento como lo serían historiadores,
antropólogos, sociólogos, etnólogos, entre otros, lo que significa que este tipo de
información merece un tratamiento y organización para que pueda ser consultada
por estos profesionistas o el público que tenga interés en el tema.
Es importante establecer que la entrevista es el elemento central del proceso de la
historia Oral. Esta técnica se da por medio de entrevistas individuales o en grupo, lo
que pretende es recolectar información en un material que pueda ser utilizado en el
futuro y que este tipo de documentos tengan un carácter histórico.
52
2.4 EL PROCESO DE LA HISTORIA ORAL
Las personas son fuentes privilegiadas para la historia oral, porque al momento de
entrevistarlas podemos comprender e imaginar las vivencias de estas personas.
Un proyecto de historia oral consiste “en la elaboración de un documento, tan
practico como sea posible, que comprenda los distintos aspectos que deberá cubrir
la investigación: desde la selección del tema hasta las cuestiones prácticas
relacionadas con la escritura y presentación final del trabajo”.64
Antes de empezar con la entrevista, se debe tomar en cuenta, la época (una década
o año en particular), al igual el lugar en el que se llevara a cabo el proceso de
investigación. Localizar a personas con experiencias vividas y relacionadas con el
proyecto de investigación y ser consciente de la clase social, género y situación
familiar del entrevistado.
PREPARACIÓN DEL TEMA
Antes de realizar una entrevista será conveniente definir algunas temáticas que
orientarán el procedimiento de investigación como: un hecho histórico, o un tema de
interés y que aporte algo de conocimiento a la sociedad.
“Cuando se aplica de forma deliberada y cuidadosa, la historia oral es muy valiosa
como fuente útil de historia. Su valor disminuye cuando redunda de informaciones ya
registradas en otras partes o cuando se presentan de manera atropellada datos
triviales de poca importancia histórica”65
Es elemental preparar una guía de preguntas que nos interesen las cuales
orientarán la entrevista. La guía es una lista de ideas, dejando abierto un espacio
64
SANDOVAL PIERRES, Armando. Los Oficios del Historiador: Taller y Practica de la Historia Oral.
p. 14
65 W. MOSS, William. Óp. Cit. p. 25
53
para lo que pueda surgir en el transcurso de la entrevista y que no es totalmente
planificado.
ELECCION DEL ENTREVISTADO
Es importante que el entrevistado sea una persona que resulte interesante, y que
aporte alguna experiencia valiosa.
“El elemento final para que una entrevista sea fructífera y el más importante de todos
es la cooperación gustosa y el compromiso y participación entusiasta de un
encuestado que tenga gran experiencia y conocimiento de los temas de debate, que
posea una excelente memoria para los detalles, que refleje la manera crítica y
analítica la importancia de los sucesos pasados, que juzgue a las personas con
equidad y que además exprese claramente las descripciones que se precisan para
lograr una comprensión cabal.”66
2.5 LA ENTREVISTA
La entrevista es una conversación entre dos o más personas, utiliza como principal
herramienta la obtención de datos y es registrada con sistemas de audio o video.
La entrevista es una herramienta de investigación que permite un modo de
producción y construcción cultural, registro y acercamiento concreto entre
entrevistado y entrevistador, donde en conjunto construyen un documento. Una
entrevista no es una conversación espontánea. Es una situación artificial, donde el
entrevistador busca información para su investigación y el entrevistado de alguna
manera busca hacer pública su historia y sus puntos de vista.
“La entrevista tiene por objeto utilizar varias preguntas que susciten recuerdos y
reflexiones meditadas, francas y exactas sobre el pasado que ha experimentado
directamente el encuestado. En ella, el entrevistador asume el papel de investigador,
emplea preguntas y busca respuestas de forma oral como medio de obtener y
66
Ibíd. p. 28
54
recuperar información de la fuente. El dialogo que entabla mediante este proceso se
registra para preservar su forma y contenido, y se conserva como referencia futura.
Cada entrevista o sesión de entrevistas es un hecho independiente que se registra
para adquirir fuentes originales de historia oral”.67
2.5.1. PASOS PARA REALIZAR UNA ENTREVISTA
Las historias orales que tienen éxito exigen pensarlas mucho y planearlas bien.
Para poder realizar una entrevista, es necesario tomar ciertos pasos importantes
entre los cueles se encuentran los siguientes puntos:
1. “Es óptimo que la entrevista se realice privadamente y reúna solo al
entrevistador y al entrevistado. La presencia de otras personas puede
distorsionar el relato.
2. Una entrevista no es un diálogo y las intervenciones propias deben limitarse a
conducir la narración. No se trata de mostrar los conocimientos del
investigador, sino de conseguir información.
3. Es aconsejable iniciarla con preguntas breves, una sola cada vez y evitar las
que pueden responderse con un sí o no.
4. No se debe interrumpir una buena historia para hacer otra pregunta cuando la
información sea valiosa y pertinente.
5. No deben cuestionarse los detalles que nos proporcione aunque estos no
concuerden con nuestros datos. Si la versión obtenida es muy diferente de la
conocida, podemos intentar plantear este problema de manera indirecta (“yo
tenía entendido que...”), con el fin de aclarar las contradicciones pero sin
presionar.
6. La entrevista no debe prolongarse más allá de un tiempo razonable en
función de la empatía que tengamos con el interlocutor.”68.
67
GONZÁLEZ QUIÑONES, Francisco Javier. Óp. Cit. p. 25
68 La Entrevista. [En Línea]. Disponible en Web: http://bachiller.sabuco.com/historia/historiaoral.htm
Consultado el 9 de Enero del 2012
55
Si se repasan estos pasos antes y durante la realización de la entrevista de
investigación los entrevistados se expresaran de distintas maneras. Tenemos que
tener en cuenta que la entrevista es un proceso de recoger la información entre
entrevistado y entrevistador.
2.5.2 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA ENTREVISTA
La entrevista como todo instrumento tiene sus ventajas y desventajas, estas surgen
de las propias necesidades de la investigación, a continuación se muestran las
siguientes:
VENTAJAS
Es una técnica eficaz para obtener datos.
A través de la entrevista se pueden ver los gestos de las
personas.
Se hace de forma oral.
Fácil de evaluar.
El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las
preguntas.
DESVENTAJAS
Muchas personas se inhiben.
Ay personas que dicen mentiras o exageran en sus
respuestas.
Se limitan en su expresión.
Alto costo de preparación.
El entrevistador debe tener la capacidad de poder manejar esta técnica ya que esto
le es de gran ayuda al momento de realizar su investigación.
56
2.5.3 TIPOS DE ENTREVISTA
Existen diferentes tipos de entrevistas que pueden ser utilizadas en la investigación:
Entrevista estructurada
Este tipo de entrevista se caracteriza por que es la más rígida de todas, ya que se
basa en una serie de preguntas previamente elaboradas, siempre se sigue el mismo
orden. Esta se emplea en diversas disciplinas como historia, antropología,
sociología, entre otras, se realiza en estudios de carácter exploratorio; es una
conversación formal, ya que permite captar información abundante y básica sobre el
tema.
No estructurada.
Es flexible y aquella en la que se trabaja con preguntas abiertas, sin un orden
preestablecido, este tipo de entrevista consiste en realizar preguntas de acuerdo a
las respuestas que vayan surgiendo durante la entrevista.
A profundidad
Es aquella en que el entrevistador, interactúa con el entrevistado y lo alienta para
que exprese con entera libertad sus ideas sobre el tema de estudio.
Enfocada
Este tipo de tipo de entrevista va dirigida a un individuo y a situaciones concretas,
en este tipo de entrevistas se realiza una guía de preguntas.
Focalizada
Se lleva a cabo en forma grupal y se intercambian puntos de vista por parte de los
entrevistados.
57
La Entrevista es una forma de interacción social, donde el investigador se sitúa
frente al investigado y le formula preguntas, es de gran importancia ya que ésta
permite obtener información sobre el tema que se está investigando.
Es una forma que permite al entrevistador narrar sus experiencias, sus puntos de
vista, etc., cuya finalidad es el rescate de la información con valor histórico.
2.5.4 GRABACIÓN DE LA ENTREVISTA
Una vez que tenemos la guía de entrevista y el entrevistado, procederemos a
realizar la grabación; el entrevistador al momento de grabar la entrevista tiene que
utilizar toda la tecnología posible (videocámara), para tener una recogida de
información exhaustiva.
“Las características generales que deben tener esas grabadoras es que sean un
equipo pequeño, de fácil manipulación, que requiera de poco apoyo de fuentes de
energía y atención y ajustes mínimos. Para obtener grabaciones duraderas y de
calidad en cintas magnetofónicas para fines de archivo, se recomiendan que se
utilicen equipos de alta fidelidad, micrófonos omnidireccionales adecuados, cintas
anchas y gruesa y una mayor velocidad de grabación”.69
Al momento de empezar la entrevista es importante utilizar una guía de entrevista
para poder llevar un formato al momento de realizar la entrevista; observar el
contador del vídeo o grabadora, esto nos va a permitir hallar la información que nos
interesa de las cintas de vídeo o audio y preparar otra cinta antes de que se termine
la que esta en uso o si se va a utilizar otro tipo de tecnología como el CD o la USB
verificar que la memoria sea suficiente y revisar constantemente la batería del video
o de la grabadora para conectarla a la corriente eléctrica o cambiar de batería.
69
W. MOSS, William, C. MAZIKANA, Peter. Óp. Cit. p. 27.
58
Las grabaciones son los principales documentos con los que el historiador,
antropólogo y etnólogo cuentan a la hora de trabajar, pero para el buen
aprovechamiento del mismo hay que transcribirlas y/o migrar la información a
formatos actuales.
2.5.5 IDENTIFICACION DE LA ENTREVISTA
Al momento de finalizar la entrevista debe identificarse la cinta poniendo los
siguientes datos:
o Nombre de la entrevista.
o Lugar y fecha de realización.
o Nombre del entrevistado.
o “Velocidad de grabación de la cinta (pulgadas/centímetros por
segundo).
o Duración de la entrevista (horas, minutos y segundos para cada
carrete o casete empleado).
o Nombre del entrevistador.
o Secuencia de las cintas (por orden numérico si se utiliza más de
una)”.70
Con estos datos podremos identificar rápidamente la cinta al momento de solicitar la
información.
70
Ibíd. p. 28.
59
2.5.6 TRANSCRIPCIÓN DE LA ENTREVISTA
Las grabaciones son los principales documentos orales con los que el investigador
cuenta a la hora de trabajar, pero para un mejor aprovechamiento del mismo hay
que transcribirlas.
Terminada la entrevista comienza otra fase del trabajo que es la transcripción del
documento oral, que es el testimonio escrito sobre lo que el entrevistado comparte
en una entrevista, su finalidad es la de facilitar la consulta a este tipo de fuentes
orales.
La transcripción es un elemento importante del archivo de historia oral y de gran
utilidad para los investigadores ya que “es el más alto nivel de tratamiento de los
documentos sonoros. Requiere un trabajo muy concentrado, especializado y
paciente para obtener un texto escrito confiable y fiel al discurso grabado y que a la
vez sea fácil de leer”71.
Este elemento es un proceso complejo y necesita una dedicación muy extensa en
tiempo y en recursos, por otra parte la persona que transcribe este tipo de material
debe tener “conocimiento y comprensión especiales de los temas que se abordan en
una entrevista con miras a comprender y transcribir correctamente la terminología
especializada. Para lograr una máxima exactitud se requieren muchas horas y
paciencia para escuchar, escribir y enmendar,”72 ya que al momento de transcribir la
grabación esta puede estar sujeta a muchos errores, como la transcripción de
algunas palabras o frases o hay algunos investigadores que solo transcriben la parte
que tenga mayor importancia.
71
W. MOSS, William, C. MAZIKANA, Peter. Los Archivos, la historia y la tradición orales: un estudio
del RAMP. Programa General de Información y UNISIST. Organización de las Naciones Unidas, para
la Educación, la Ciencia y la Cultura, Paris 1986. 85 p. 61
72 Ibíd. p. 44
60
2.6 OBJETIVO DEL ARCHIVO DE HISTORIA ORAL
El objetivo de la historia oral es dar voz a los que no la tienen, para que se pueda
rescatar la historia y las vivencias de nuestro pasado.
En función del objetivo de la historia oral se puede derivar que conforme al tipo de
información que se genera en la misma los propósitos del Archivo Oral comprenden
los siguientes:
Reunir la información documental que se produce a través de los distintos
métodos utilizados en la historia oral.
Preservar la información oral como parte de un patrimonio histórico, cultural,
legal y contable para fines específicos de su uso.
Difundir la información que de naturaleza oral se crea, individual e
institucionalmente a través de los medios adecuados para este propósito.
Facilitar el acceso público a la información organizada y almacenada en este
tipo de archivos.
Podremos decir que la historia oral está adquiriendo importancia dentro de la
disciplina histórica, antropológica y Archivística, ya que las fuentes orales
contemplan la historia basada en los acontecimientos o hechos del pasado. La
historia oral puede ofrecer nuevos enfoques para los historiadores, antropólogos,
etnólogos, etc.
La historia oral como hemos visto es de gran importancia, gracias a los testimonios
orales pues transmiten información importante de las vivencias que tenemos de
nuestro pasado.
Los Archivos Orales existen no solo por el tipo de documentación que se hace
merecedora de un tratamiento específico, no sólo por la valiosa información que
contiene, sino por su formato y requiere de un proceso especial, que incluye su
trascripción, traducción, clasificación, ordenación, descripción, conservación y
difusión.
61
Para el Archivista es importante establecer los procesos archivísticos en los
documentos orales, para saber el origen de cada uno de ellos y determinar si los
documentos se conservaran permanentemente o por tiempo determinado.
La historia oral es un tema que ha abierto nuevas expectativas en el campo de la
investigación; la historia oral básicamente busca el relato de la gente, este se puede
encontrar por medio de la entrevista, dando paso a nuevas formas de generar
historia desde distintas perspectivas y a su vez de como consultarla.
62
CAPITULO 3
EL ARCHIVO ORAL DEL INAH
Este capítulo tiene como objetivo analizar la situación existente en el archivo oral del
INAH, para qué permita visualizar si dicho archivo cumple con la organización y
preservación de los documentos orales, basándose en las normas archivísticas.
Este tipo de información que resguarda el archivo que en primera instancia puede
ser caracterizada como fuente primaria, porque nos va a servir para investigar algún
tema o fenómeno, y como instrumento para reconstruir la historia; así como tratar de
rescatar y preservar datos que nos conducen a señalar el valor que mantienen estos
testimonios pueden estar centrados en aspectos históricos, sociales y culturales que
por lo tanto son objeto de un tratamiento que favorezca su acopio, análisis,
organización, conservación, transmisión, consulta y difusión.
Bajo esta idea el interés por atender los archivos orales en nuestro país encuentra
un sustento en los principios anteriormente señalados y cuya información no pierde
su valor en órdenes que van de lo histórico cultural, social y hasta incluso legal que
distinguen a este tipo de archivos.
En este último capítulo se pretende analizar el archivo oral del Instituto Nacional de
Antropología e Historia que se encuentra en el Museo de Antropología de este
Instituto, puntualizando en aspectos que van desde sus objetivos; las funciones que
desarrolla; la manera en que analizan y organizan la información; los servicios que
proporcionan; hasta los recursos humanos además las tecnologías de información
que utilizan en la realización de sus funciones. Este estudio se hace para saber si
este archivo cumple con las funciones archivísticas como son la clasificación, la
ordenación, etc.
Esta institución se analizó por el tipo de información que resguardan, ya que esta fue
una de las primeras instituciones que realizó la historia oral. Este estudio se hizo
para saber cómo organizan y conservan la documentación.
63
De igual forma, en este capítulo se intentan abordar y explicar las estrategias que se
diseñan y aplican en el acervo oral del Instituto Nacional de Antropología e Historia
en cuanto a su conservación y difusión de su acervo oral. En consecuencia, se
realiza un análisis de este archivo oral de naturaleza pública que hasta el momento
se distinguen por organizar y preservar los documentos relacionados con los
testimonios orales, desde una metodología diseñada para este tipo de sistemas de
información. Entre los objetivos que se establecen para este estudio, se encuentran
los siguientes:
Conocer las características del archivo Oral
Observar la forma en que se organiza el archivo Oral
3.1 METODOLOGÍA
En la realización de la presente investigación se diseñó una estrategia que permitió
obtener información del archivo oral del instituto Nacional de Antropología e Historia
objeto de este estudio. Por lo, que se estructuró en tres fases que orientan el logro
de los objetivos planteados para nuestro estudio. Las fases que comprende este
trabajo se describen a continuación:
Fase 1
En esta fase se diseña el instrumento de investigación que hará posible obtener
información sobre los archivos orales. Se utilizó el método de la entrevista que se
estructura con indicadores específicos, como son la gestión, organización, los
recursos humanos, los servicios, la conservación, la difusión, las tecnologías de la
información, la evolución de este tipo de información. Esta guía de entrevista tuvo 20
preguntas que se le aplico al personal encargado del archivo, ya que este sabe
cómo está organizado el archivo. (Ver Anexo)
64
Fase 2
Dentro de esta fase se contempla una visita guiada al archivo para ratificar de forma
objetiva las respuestas que están proporcionando. Conviene subrayar que la guía de
entrevista fue diseñada, para ser respondida por el responsable del archivo.
Fase 3
En esta etapa se consideró el análisis y explicación de la información obtenida, y en
ella se realizaron además las argumentaciones correspondientes y las inferencias
que puedan aparecer con respecto a los datos obtenidos. A su vez se estableció una
discusión de los resultados y se proporcionan por último las conclusiones que se
derivan de esta investigación.
3.2 EL ARCHIVO ORAL DEL INAH
En cuanto a datos generales, el archivo oral del INAH está incorporado a la
Biblioteca Nacional de Antropología e Historia que es una institución de naturaleza
pública creada en 1939, aunque el acervo oral se creó hasta el año de 1977. La
dirección donde se encuentra el archivo corresponde a Paseo de la Reforma y
Gandhi s/n. El horario de servicio es de lunes a viernes de 9:00 a 18:00 horas. EL
archivo depende directamente de la subdirección de documentación de la Biblioteca
Nacional de Antropología e Historia, las funciones principales que en este archivo se
realizan son conservar, resguardar, investigar y difundir el acervo.
El archivo oral cuenta con dos responsables para su gestión, y en este caso son el
Licenciado Manuel Nájera y la historiadora Sonia Arlette Pérez, sin embargo el
licenciado Manuel es el director general del sistema de biblioteca, y sobre la
historiadora Arlette es quien funge como responsable del archivo oral, es decir, el
responsable no cuenta con estudios especializados en Archivonomía aunque si
tienen conocimientos de un área vinculada a esta última, pero no con los aspectos
técnicos operativos de los archivos.
65
En lo que corresponde a las disposiciones legales se menciona que cuenta con un
reglamento propio que internamente rige su funcionamiento, y se considera además
la ley federal de derechos de autor como parte del sustento legal; sería conveniente
que se tomaran en cuenta otras leyes como por ejemplo la ley de Archivos o la ley
de transparencia y acceso a la información.
En cuanto a su ubicación y espacio físico, el local que alberga el archivo oral es una
adaptación para el mismo que cuenta con un área exclusiva para el resguardo de los
documentos y las dimensiones de esta es de 4.29 metros cuadrados ubicado en el
primer piso del museo Nacional de Antropología. No tiene instalación sanitaria,
tampoco tiene un área de aclimatación y su iluminación se realiza artificialmente con
luz neón. Otra característica es que no cuenta con ventanas, la estantería con la que
cuenta es de madera.
Las instalaciones del archivo oral no son las correctas, por lo que se debe asignar
una ubicación física al archivo con las medidas de conservación adecuadas para la
documentación, en cuanto a la iluminación del archivo se recomienda que use luz
fluorescente o incandescente y evitar temperaturas extremas
El espacio que ocupa a un sigue sin tener el fundamento normativo que la mayoría
de Archivos orales no ocupan un espacio tan extenso como otro tipo de archivos
como el caso del Archivo de trámite, y más aún cuando el uso de tecnologías de
información han desarrollado software que permiten su organización,
almacenamiento y recuperación que con ello reducir en amplias proporciones los
espacios.
66
3.3 CARACTERISTICAS DEL PERSONAL DEL ARCHIVO ORAL DEL INAH
El Archivo, como de alguna manera ya se señaló, cuenta con recursos humanos
calificados en otra área del conocimiento distinta a la Archivonomía, específicamente
en el área de historia, donde si bien la información referente a los Archivos la ha
obtenido a través de cursos específicos que ha tomado en Archivonomía pero no a
partir de estudios de licenciatura. Esto podría afectar con el tiempo a los documentos
(que no le dé una conservación adecuada), ya que no cuenta con todo los
conocimientos que un archivista tiene.
Otro factor que se destaca dentro del Archivo oral objeto de estudio es que el
personal responsable no cuenta con estudios profesionales en Archivo, y aun así, se
afirma que el número de personal es el adecuado pero no es posible identificar si
establecen una diferenciación objetiva y concreta de las actividades profesionales y
no profesionales de personal adscrito a este Archivo, o sí en su defecto ante la falta
de clarificación de personal realiza ambas actividades y también incidir en unas más
que otras
Conforme a las actividades desarrolladas en el área la responsable del archivo
considera que la cantidad de recursos humanos disponibles en el archivo oral son
adecuados hasta el momento y cree que, en la medida que este pueda crecer, existe
la posibilidad de contratar e incorporar más personal para el área. Yo creo que no
cuentan con el personal capacitado para organizar el corpus documental y generar
instrumentos de consulta; el personal del archivo no puede garantizar la
preservación de esta material y la reproducción de estas fuentes históricas para la
investigación, ya que carece de los conocimientos archivísticos. En cuanto al
número de personas que laboran en el archivo no son suficientes, ya que esta
persona se tiene que encargar de realizar los procesos archivísticos, digitalizar la
documentación y dar el servicio a los usuarios.
67
3.4 DOCUMENTACIÓN DEL ARCHIVO ORAL DEL INAH
Los documentos archivísticos que se encuentran en el acervo del archivo oral que se
caracterizan por ser principalmente cintas sonoras, discos compactos, casetes,
acetatos de acrílico y cintas de carrete abierto la cantidad total de unidades que lo
integran es de 4,420, en donde el acervo sonoro cuenta con documentos únicos que
abarcan 2,197 piezas. Otro dato que resulta interesante es que de 1936 cuentan
con grabaciones que se encuentran en carretes de alambre, tiene además un fondo
reservado de investigaciones musicales en folclor realizadas entre 1937 a 1945 (si
cuentan con aparatos para reproducir las grabaciones, estos se encuentran en buen
estado y todavía funcionan).
Otro dato que también resulta significativo, en este archivo, es la presencia de las
tecnologías de la información, sin embargo, muchos de sus documentos orales no
son copiados o reproducidos mediante un software para ser incorporados a un
sistema electrónico y poder ser incorporados y consultados en líneas, con lo cual
aparece una limitación que se tiene en este tipo de archivos y con ello mantenerse al
margen en la utilización de estas tecnologías.
Como ya se mencionó anteriormente los documentos que se resguardan en este
archivo se encuentran en cintas y requieren ser migrados a otro tipo de soportes
como el CD y la digitalización, para que permita mantener la información que
resguardan estos documentos.
El siguiente cuadro nos muestra los formatos, sus unidades físicas digitalizadas y el
porcentaje obtenido de cada soporte.
68
Formatos
Cantidades por unidades
físicas
Porcentaje digitalizado
Cinta magnetofónica de 7" 720 30%
Cinta magnetofónica de 5 704 30%
Disco de acetato 177 0%
Carretes de alambre 136 0%
Disco de vinyl 96 0%
Casetes 311 0%
Discos compactos 53 0%
Fuente: Historiadora Sonia Arlette Pérez encargada del Archivo Oral del Instituto Nacional de Antropología e Historia.
Los temas que integran el archivo oral del INAH son:
SERIE SUBSERIE
PROGRAMA DE HISTORIA ORAL
Revolución Mexicana (1910-1920)
Zapatistas
Historia del Cine Mexicano
Historia de la Educación (1920-1940)
México Post Revolucionario y contemporáneo
Historia Contemporánea de México
Sonora
Tradición Oral en torno a Cuauhtémoc
Historia de la Medicina en México
Refugiados Españoles en México
Refugiados Españoles que Regresaron a España
COLECCIÓN HERNÁNDEZ QUEZADA Veteranos de la Revolución Cristera
COLECCIÓN MISCELÁNEA
Conferencias
Mesas redondas
Radionovelas
Fuente: elaboración propia con datos de la Historiadora Sonia Arlette Pérez encargada del Archivo Oral del Instituto Nacional de Antropología e Historia.
69
3.5 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ORAL DEL INAH
De acuerdo con la entrevista que se realizó a la encargada del archivo oral, afirma
que cuentan con políticas específicas para integrar los documentos a su acervo y
que disponen de una normatividad para ello. También menciona la existencia de
normas institucionales que analizan el desempeño del servicio, organización y
actualización en general de este archivo.
En relación a los instrumentos administrativos se señaló que efectivamente cuenta
con un manual de organización, un manual de procedimientos, y un manual de
políticas, pero al momento de solicitar que nos mostraran dichos instrumentos esto
no fue posible, por lo que, la existencia de los mismos solamente es expresada de
manera verbal y no así de forma física para la revisión de dichos instrumentos,
porque apenas lo estaban realizado y si algún usuario solicita un documento la
encargada del archivo ya sabe dónde localizarlo.
Los documentos orales que se resguardan en el archivo del INAH no están
clasificados y no cuenta con los instrumento de descripción como el inventario y el
catalogo, el no tener los procesos archivísticos dificulta su consulta y la difusión de
estas fuentes históricas.
Catalogación
En el análisis técnico de los documentos que se encuentran en el archivo oral se nos
informó que reciben un tratamiento para su análisis mediante el formato de la
Biblioteca de los Estados Unidos, con lo que resalta la utilización de las reglas de
catalogación Anglo Americanas e incluso el formato Marc utilizado en bibliotecas.
Hasta el momento se cuenta con un catálogo manual que registra un 20% del acervo
catalogado. Esto implica un problema para la documentación resguardada, porque
no le toman la importancia adecuada a los documentos y al archivo mismo.
70
Conservación
Lo referente a las estrategias de conservación, se menciona como respuesta la
instalación de un taller de restauración especializado para la biblioteca del INAH
pero no así para el acervo oral pues ya en una respuesta anterior se había
expresado que se carece de un programa institucional de preservación para acervos
orales y que solo se realiza limpieza en el área, así como se sacude el polvo con
una franela seca en los soportes del acervo.
Otro dato más que parece contradictorio es que existen estrategias de conservación
para el acervo bibliográfico pero no así para los archivos orales y los documentos
que este contiene, y cuyo riesgo de pérdida de información ante un siniestro son
latentes como los incendios, y a su vez, a pesar de la importancia se tiene hacia
estos documentos no se hacen estrategias que hagan posible su preservación y en
este garantizar su permanencia, por ello es necesario que se pongan extintores,
humificadores, que se ponga iluminación adecuada y fumigar el archivo.
Difusión
A su vez señalaron que cuentan con programas de difusión del acervo, en cuanto al
cuestionamiento sobre los productos de información que elabora el archivo oral,
afirmaron que efectivamente existen productos que son las publicaciones.
Creo que es importante que se la difusión también se lleve a cabo por medio de
una página electrónica en donde se ofrezca información general sobre este archivo.
Sobre los convenios de colaboración que establece el archivo oral con instituciones
nacionales o internacionales, se mencionó que no existe convenio alguno, pero que
en un futuro mediato existe la posibilidad de abrir convenios con instituciones
nacionales que cuenten con archivos orales y entre los que se mencionaron fueron
el Instituto Mora, Museo Nacional de Culturas Populares, entre otros. La intención de
estos convenios es estimular la cooperación, intercambio de documentos, de
testimonios y compartir experiencias de estos acervos.
71
3.6 RECURSOS TECNOLÓGICOS
Los recursos disponibles que se tienen en cuanto a las tecnologías de la información
contempla un escáner del cual no se proporcionaron especificaciones, una
computadora personal Pentium 3, dos grabadoras de carrete abierto, una
reproductora de discos compactos, un quemador de CD y una televisión. Estos son
los recursos de tecnologías de información que tiene el archivo oral del INAH. La
cantidad de recursos son los suficientes para este archivo, ya que el espacio es
muy reducido y solo hay un encargado.
Se afirma que el archivo oral utiliza un software para la recuperación de la tecnología
de información que más bien corresponde a un sistema automatizado de bibliotecas,
pero no así a un software especificado para fines de archivo.
Con este sistema se busca alcanzar el control de la documentación y que los
usuarios puedan acceder a ella, aunque cabe recordar que no cuenta con los
procesos de clasificación, ordenación y los instrumentos descriptivos.
Al sistema de evaluación de las acciones se mencionó que efectivamente cuenta
con dicho método, pero no se hizo una presentación física de dicho técnica, es decir,
si se tenía una planeación de actividades que se tomaba como referente para la
evaluación, si existía entrega de informes semanales, mensuales, semestrales o si
se contaba con formatos impresos o electrónicos que fueran utilizados como
herramientas dentro del sistema de evaluación.
72
3.7 CONCLUSIÓN DE LA ENTREVISTA
La creación de un Archivo oral, tanto en dependencias públicas como en privadas,
obedece a la preocupación para atender necesidades de información de los usuarios
en áreas del conocimiento que, desde la historia, la cual recure a testimonios orales
como parte determinante para sus sustentos de la investigación.
Es por eso que los Archivos orales de igual manera almacenan y organizan
documentos que pueden denominarse archivísticos con información diversa sobre
aspectos históricos, culturales y ante todo representan evidencias orales de
personas que mediante la aportación verbal sobre determinada situación van
creando un acervo susceptible de organizarse y almacenarse, o de lo contrario está
latente el riesgo de perder la serie de aportaciones verbales del grupo de la
sociedad.
Es tal vez por razones como la preservación, almacenamiento y tratamiento de este
tipo de información que instituciones como el INAH decidieron, como parte de sus
estrategias, crear en 1977 un Archivo oral, del cual ya se ha explicado que
pertenecen a una institución pública y en que entre otros aspectos destaca la
existencia de un acervo de 4420, los cuales han sido organizados y puestos a
disposición de los usuarios bajo una forma de organización para su análisis,
relacionada con la catalogación de monografías a través de un software
automatizado de acuerdo a un formato internacionalmente establecido en donde
destacan aspectos como autor, titulo materia, descripción física, pie de imprenta,
entre los elementos más representativos que se utilizan para describir los
documentos y organizarlos dentro del acervo.
Con esto nos percatamos que si bien este archivo oral no sigue los lineamientos
para el análisis y organización Archivística, al menos si se interesan por realiza una
descripción, utilizando incluso un software de biblioteca para poder realizarla; esto
en cierta manera podrá resultar contradictorio, hasta el momento sigue ofreciendo un
funcionamiento adecuado para los fines que persigue el instituto.
73
Entre los documentos de mayor ingreso a este Archivo destacan las cintas sonoras,
CD, casetes, las cintas de carrete abierto como documentos en los cuales se
dispone la información oral aun que todo proceso indica que el Archivo oral forma
parte de la fonoteca del instituto y con lo cual esto se puede explicar desde el
momento en que su forma de organizar y analizar responde más a un tipo de
organizar a pegado a la biblioteca.
A partir de lo que se ha venido describiendo del archivo oral del INAH es posible
reconocer el interés que se tiene sobre este tipo de documentos archivísticos,
muchos de los cuales son productos de investigaciones que se llevan a cabo en el
instituto, pero no a una política definida institucionalmente donde se realizan
investigaciones teniendo como la metodología de testimonios orales o que se
adquieran a particulares de reconocido prestigio los archivos orales y estos puedan
tener como propiedad; de ahí entonces que los documentos archivísticos de sus
archivos orales no se distingan por ser un archivo tan amplio, y de lo cual no
podemos negar que sea un archivo oral consolidado, pues como ya se ha señalado
forman parte del acervo de la fonoteca.
En función de este dato, se puede entender entonces las razones por que hasta
ahora los documentos del archivo oral no reciben un tratamiento como tales para su
análisis y conservación bajo normas archivísticas, como tampoco tener un
conocimiento adecuado de las actividades profesionales y no profesionales que
deben efectuarse en el archivo oral.
Es necesario formular un plan de acciones que conduzcan al establecimiento real
del archivo oral y con esto incluir y aplicar la normatividad Archivística existente para
el mismo, y a la vez desarrollar acciones que haga posible su crecimiento a partir de
programas que permitan la incorporación de documentos orales similares y crear
acuerdos con estas para el intercambio y la donación de documentos orales y de
esta forma asegurar su existencia dentro del INAH.
74
3.8 RECOMENDACIONES PARA EL ARCHIVO ORAL DEL INAH
Entre las recomendaciones que se derivan de este estudio, encontramos las
siguientes:
Es necesario diseñar un plan de actividades orientado a la creación y
organización de este archivo.
En tanto el archivo oral, debe ser separado de la fonoteca.
Se requiere incorporar tecnologías de la información en la organización y en
la gestión de servicios de este archivo.
Es preciso que el archivónomo sea el profesional que se responsabilice de la
organización de este archivo ya que forma parte de su objeto de estudio.
Como archivo oral debe crear servicios y productos propios para que sea
utilizado por los usuarios.
Deben establecer convenios con otras instituciones para intercambiar
información y experiencias en relación a los archivos orales.
Es preciso crear instrumentos de evaluación de cada una de las acciones que
deben realizarse en el archivo oral.
Se requiere además diseñar y aplicar un programa de difusión que de a
conocer la existencia del archivo oral.
Debe ser catalogado y organizado conforme a la normatividad Archivística.
En el archivo oral del INAH es poca la importancia que se le da a la preservación y
uso de este tipo de información, porque las entrevistas de historia oral no están
resguardadas en un espacio adecuado para su preservación, no cuentan con
manuales o instrumentos de consulta, por lo que se puede decir que este tipo de
documentos están integrados como un acervo.
75
CONCLUSIONES
El realizar este trabajo de investigación abrió paso a nuevas experiencias, las cuales
desde el principio han permitido expandir a largos rasgos mis conocimientos, tanto
en el campo de la archivística como en el de la historia.
La historia oral, en lo personal es un tema que ha abierto nuevas expectativas en el
campo de la investigación; dando paso a nuevas formas de generar historia desde
distintas perspectivas y a su vez novedosas ideas de cómo consultarla.
Sería adecuado que desde su formación el archivónomo tenga una materia
orientada hacia este tipo de archivos y desde ese momento adquirir los
conocimientos teóricos prácticos para que sea capaz de solucionar las
problemáticas que presenta este tipo de archivos la experiencia adquirida en el
denominado archivo oral del INAH conduce a crecer en la necesidad de incorporar
ciertamente las técnicas archivísticas necesarias para organizar este archivo pero
igual recurrir a las tecnologías de información para automatizar aquellos procesos
que requieran de la intervención de este tipo de tecnologías para su agilización y
sistematización pues esta al momento este representa otra limitación en el archivo
que se investigó.
En materia archivística se pude observar diversas definiciones como la de archivo
que es el lugar donde se resguardan los documentos creados o acumulados por una
persona o institución sin importar su soporte, normativamente el objetivo del archivo
es que se encuentren debidamente organizados, clasificados y conservados con el
fin de facilitar y brindar la consulta a los usuarios y en él se resaltan funciones
importantes como lo es la organización, conservación, y difusión de documentos con
el objetivo de reproducirlos, custodiarlos y valorarlos.
Por los documentos que contienen los archivos se puede observar una tipología de
documentos que bajo principios y técnicas archivísticas son organizados y se crean
instrumentos de consulta para que puedan ser utilizados. Entre la tipología de estos
encontramos el archivo de trámite, concentración e histórico.
76
Por otra parte, en importante que los archivos cuenten con instrumentos de
descripción: como son las guías; los inventarios y los catálogos, estos instrumentos
nos van a permitir tener un panorama general acerca de los fondos y colecciones
con los que cuenta el archivo.
Dentro de esta tipología aparece un documento archivístico como lo son los archivos
orales, los cuales son definidos como el proceso de obtener y preservar los
recuerdos de los cuales una persona puede hablar en relación a sus conocimientos
de primera mano de ciertos eventos y experiencias. La historia oral nos provee una
manera de capturar las historias y experiencias significativas de individuos, familias y
comunidades que no están registrados en documentos escritos y que por esa razón
pueden perderse73 y entre sus características comprenden que son orales.
La información Archivística contenida en este tipo de documentos se distingue por
tener valores secundarios.
En ellos la historia oral es una herramienta importante y preserva al pasado y cuya
utilidad permite documentar los testimonios sobre determinados acontecimientos
cuya naturaleza histórica plantea un registro, y con ello su análisis, organización,
conservación y difusión.
Metodológicamente, la historia oral que favorece el desarrollo de archivos orales
desarrolla un proceso en donde la entrevista es una herramienta para obtener los
datos.
Por esto recuperar la memoria histórica de los protagonistas a través de entrevistas
es uno de los objetivos que se persigue en la conformación de un archivo oral donde
además se pretende, como objetivos paralelos, reunir la información documental de
la historia oral, difundirla, hacerla accesible entre los objetivos que mayor mente
destacan para este archivo.
73
La Historia Oral. [En Línea]. Disponible en Web:
http://www.calarchivists.org/Resources/Documents/Brochures/oral.pdf Consultado 22 de Abril del
2011.
77
Por lo tanto, lleva acabo funciones de ordenación, conservación, valoración y
difusión.
La importancia que tiene los archivos orales en nuestro país es la misma que
mantienen en otros países, y sin embargo a pesar de la información de valor
histórico, legal y cultural que estos tienen, en México aún son escasos y con una
historia de creación que data de los años 60.
Podemos hablar de archivos históricos en la medida en que la información que tiene
es de naturaleza histórica y cultural y que por lo mismo merecen ser tratados
conforme a las técnicas archivísticas existentes para este tipo de documentos, y por
ende son un espacio de atención digno de ser aprovechado por los archivónomo.
En la presente investigación se decidió abordar el archivo oral del INAH que se
encuentra dentro de la biblioteca del mismo instituto y donde se puede apreciar que
sus documentos forman parte de un acervo perteneciente a la fonoteca pero que no
se le da un tratamiento específico como archivo oral.
Esto puede comprobarse en la medida en que su acervo es analizado y organizado
a través de principios, técnicas y un software que se utiliza para organizar
información de documentos de una biblioteca pero no así para archivos, y con lo
cual ratifica que el tratamiento de la información no se está realizando bajo principios
y técnicas archivísticas.
Por otra parte todo indica que las actividades desarrolladas en el archivo oral por
parte del personal tiene la tendencia hacia una especie de servicios bibliotecarios y
no propiamente archivísticos, además de que hasta el momento no se ha tenido un
inventario impreso de los documentos pertenecientes al archivo oral y mucho menos
instrumentos de consulta Archivística para poder acceder a la información que
contiene.
La ausencia de programas de conservación y preservación hacia los documentos del
archivo es otra característica que hace suponer que, como parte de la fonoteca, no
requiere de medidas de conservación y preservación sino solamente las que se
78
llevan a cabo dentro de la fonoteca que pertenece a la biblioteca del museo, sin
tener una atención específica hacia el archivo oral.
Toda esta serie de evidencias recuperadas en este estudio y que entre otros
aspectos reflejan un tratamiento de la información bajo principio y técnicas de la
biblioteca, nos permiten reconocer las oportunidades de acción que puede
desarrollar un archivónomo en el archivo oral, en donde de inicio es necesaria su
participación para que se puedan identificar aquellos documentos archivísticos
después de ser analizados, clasificados y organizados de una manera distinta a la
que se viene realizando hasta ahora.
También es preciso que se tenga la atención adecuada hacia este tipo de archivos
para así disponer de elementos para que el archivónomo pueda ser visualizado
como un profesional capaz de organizarlo y de esta forma crear los instrumentos de
consulta Archivística adecuados para que puedan los usuarios puedan acceder a la
información de los archivos orales.
De acuerdo a lo realizado en la investigación se puede afirmar que tanto el objetivo
general y objetivos específicos fueron cubiertos de forma adecuada mediante el
desarrollo del marco teórico y conceptual, y a su vez por la misma aplicación del
estudio que se realizó en el capítulo tres.
79
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18 de Mayo del 2011.
84
ANEXO
85
GUÍA DE ENTREVISTA PARA EL ARCHIVO ORAL DEL
INSTITUTO NACIONAL DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA.
Hola Mi nombre es Adriana Santana Zúñiga, estoy haciendo una investigación
sobre el archivo oral, específicamente del Instituto Nacional de Antropología e
Historia, con el objetivo de saber cómo organizan y conservan la documentación que
resguardan en el archivo oral.
Le comento que esta entrevista es meramente escolar, sus objetivos son los de
obtener conocimiento, no tiene ningún fin lucrativo o político. Si usted gusta
podemos utilizar un pseudónimo pues se va a grabar para posteriormente hacer
accesible la transcripción de la misma.
Inicio de la entrevista.
Entrevista a __________, realizada por Adriana Santana Zúñiga, en la Ciudad de
México, el día ___ del mes de ____ del año ______, a las _____ horas para el
proyecto de investigación: El Archivo Oral del Instituto Nacional de Antropología e
Historia (INAH).
Anclaje.
1.- ¿Me puede decir su nombre completo?
2.- ¿Horario de servicio del Archivo Oral?
3.- ¿En qué año se creó el archivo oral?
86
I.- GESTIÓN
1.- ¿El archivo oral cuenta con un responsable para la gestión del mismo?
2.- ¿El archivo forma parte de una política de información de archivística? ¿Cuál?
3.- ¿Para el cumplimiento de sus funciones de sus objetivos los archivos contemplan
y utilizan instrumentos administrativos, como un manual de organización, manual de
políticas o un manual de procedencia?
4.- ¿Para la realización de sus actividades el archivo dispone de un espacio físico
específico?
II.- RECURSOS HUMANOS
5.- ¿El archivo se caracteriza por disponer de personal con licenciatura en archivo o
están calificados con otras áreas del conocimiento?
6.- ¿Los recursos humanos se caracterizan por realizar actividades establecidas en
un catálogo de puestos?
7.- De acuerdo a los responsables del archivo el número de recursos humanos con
el que dispone para el desarrollo de las funciones, ¿cómo se considera adecuado,
regular o deficiente?
III.- ORGANIZACIÓN
8.- ¿El archivo cuenta con políticas específicas para integrar documentos a su
acervo? ¿Cuáles?
9.- ¿Los documentos que ingresan al archivo son objetos de un análisis conforme a
normas institucionales?
87
10.- ¿Tienen un sistema de clasificación de documentos de acuerdo a las
necesidades del archivo en los usuarios?
11.- ¿Se realizan los instrumentos de consulta que se requiere en el archivo como
son guías, catálogos, inventarios?
12.- ¿Se crean programas de difusión en el archivo?
13.- ¿Los archivos orales en qué tipo de material se encuentran disponibles?
14.- ¿Cuál es el tratamiento técnico que reciben los archivos orales para su
organización documental?
15.- ¿Entre los recursos disponibles por el archivo en cuanto a tecnologías de la
información con cuáles cuentan?
16.- ¿El archivo utiliza software para la organización y recuperación de la
información?
17.- ¿El archivo elabora y diseña productos de información para sus usuarios?
18.- ¿Cuáles son las estrategias de conservación que aplica el archivo?
19.- ¿Los responsables del archivo establecen y aplican sistemas de evaluación de
las acciones que realizan?
20.- ¿El archivo establece convenios de colaboración con instituciones nacionales
y/o extranjeras?