escuela nacional de biblioteconomÍa y archivonomÍa · pronunciación española de la letra...
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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PARA EL DESARROLLO DE COLECCIONES: UNA
PROPUESTA PARA LA BIBLIOTECA CÉSAR VOLPI
IEPATL DE LA UNIVERSIDAD YMCA
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N B I B L I O T E C O N O M Í A
P R E S E N T A :
M A R C O A N T O N I O B R I S E Ñ O E S P Í N D O L A
ASESORES: Mtra. María Elvia Vásquez Velásquez Lic. Juan Soria Vázquez
MÉXICO, D. F. 2012
Tabla de Contenido
Pág. Prefacio…………...….…………………………………………………………………I
Introducción………....……….….…...……………………………………………......III
Capítulo 1. Universidad Young Men's Christian Association México (YMCA) …….…………………………………………..………….……………1
1.1 Antecedentes……………………………………………………………………………3
1.2 Organización administrativa………………………………………………………….....4
1.3 Objetivos, Misión, Visión y valores institucionales……………………………………6
1.4 Plan de estudios………………………………………………………………................7
1.5 Biblioteca de la Universidad YMCA “César Volpi IEPATL”……………………… ...9
1.5.1 Objetivo, Misión y Visión…………………………………………………….11
1.5.2 Colecciones………………………………………………………………........12
1.5.3 Usuarios……………………………………………………………………….14
1.5.4 Servicios……………………………………………………………………….16
CAPÍTULO II. Gestión bibliotecaria: los manuales de procedimiento y su aplicación en el Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Universitaria………………………………………………………………..20
2.1 La Gestión administrativa……………………………………………………………..21
2.1.1 Tipos de gestión administrativa………………………………………………23
2.1.2 Elementos…………………………………………………………………….23
2.1.3 Normas y procedimientos…………………………………………..………...26
2.2 Los manuales de procedimiento y su representación en el
Desarrollo de Colecciones………………………………………………….….........29 2.2.1 Manual Administrativo: objetivos y alcances…………………………........30
2.2.1.1 Tipos de manuales……………………………………………….…........32
2.2.2 Manual de procedimientos………………………………………………….34
2.2.2.1 Directrices para la elaboración del manual de procedimientos……………………………………………………....36
2.2.2.2 Estructura y contenido………………………………………………….38
2.2.2.3 Diagramación.…………………………………………………………..40
2.2.2.4 Ventajas…………………………………………………………….......44
2.3 Desarrollo de colecciones……………………………………………………….......45
2.3.1 Antecedentes…………………………………………………………….46
2.3.2 Objetivos………………………………………………………………...48
2.3.3 Elementos del desarrollo de colecciones………………………………...49
Estudio de la comunidad…………………………………………....50
Selección…………………………………………………………….50
Políticas de selección………………………………………………..51
Adquisición………………………………………………………….52
Descarte……………………………………………………………..54
Evaluación…………………………………………………………..56
CAPÍTULO III Propuesta del manual de procedimientos para el Desarrollo de Colecciones de la biblioteca César Volpi IEPATL / Universidad YMCA…………………………………………………….....59
3.1 Justificación del manual……………………………………………………………....59
3.2 Descripción del manual……………………………………………………………….61
3.2.1 Generalidades……………………………………………………………….62
Portada……………………………………………………………….. 63
Tabla de contenido…………………………………………………….63
Introducción…………………………………………………………...64
Objetivos del manual…………………………………………..…..……66
Símbolos de Diagramas de Flujo………….………………………….....67
3.2.2 Manual de procedimientos Estudio de la Comunidad…………………….68
3.3.3 Manual de procedimientos Selección de material documental…………...74
3.3.4 Manual de procedimientos Adquisición por Compra……………………..81
3.3.4.1 Manual de procedimientos Adquisición por Donación……………...........95
3.3.5 Manual de procedimientos Descarte de material documental……………103
Conclusiones……………….…………..…………………………………………….………..110
Bibliografía…………...…………………………………………………………………….….111
i
Prefacio.
Gracias a la culminación de mis estudios profesionales en la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía (ENBA) y a la experiencia laboral que he ido adquiriendo
constantemente para lograr un panorama más amplio respecto al término
“Bibliotecónomo Profesional”; esto como parte del ambiente social globalizado, cambiante e
informatizado en el que nos desenvolvemos, fungiendo como mediadores y difusores de la
información.
La profesión bibliotecaria a ido tomando mayor fuerza y estatus gracias a que su perfil se adopta
a una nueva forma de administrar con bases mucho más sólidas, óptimas, dinámicas, y
estratégicas; además de visionarias tal y como lo estipulan los principios de la gestión
bibliotecaria con fines directivos en Bibliotecas, Centro o Unidad de Información y en función
de los usuarios.
Hablando particularmente de las Bibliotecas Universitarias, campo en el que he aplicado las
habilidades bibliotecológicas-administrativas en este caso para el Desarrollo de Colecciones, es
indispensable contar con material bibliográfico idóneo donde el objetivo sea mantenerlas si no a
la vanguardia, si actualizadas y apegadas en principios de calidad y no de cantidad, circulables
pero sobre todo que cubran las necesidades de información de los usuarios así como los planes y
programas de estudio, que sirvan como enlace en el desarrollo y formación académica
profesional, siendo que su comunidad está en la preparación de lo que será su futuro para
muchos de ellos. De nada serviría tener los mejores servicios bibliotecarios, un personal
competente y servicial, las mejores instalaciones, si no se realiza un buen desarrollo de
colecciones y se cuenta con las herramientas administrativas necesarias para su ejecución, como
lo son los manuales de políticas y procedimientos; reglamentos, la normatividad etc.
ii
Es por ello que el desarrollo de colecciones será tema de investigación para este trabajo, con el
objetivo de hacer una pequeña aportación en el ámbito y contribuir en este sentido con la
Biblioteca César Volpi IEPATL de la Universidad Young Men´s Christian Association (YMCA)
México, proponiendo un manual de procedimientos que permita optimizar adecuadamente sus
recursos humanos y materiales de los que se disponga.
La culminación de este proceso viene a concluir además un ciclo personal y de superación
profesional trazado desde la formación académica en la ENBA y que con mucho esmero y
profesionalismo he venido ejerciendo con orgullo, para llegar así a una meta más alta y obtener
un título como buen Bibliotecónomo.
iii
Introducción
.
Haciendo referencia a la frase de inicio de esta introducción es que radica el valor de una de las
actividades más relevantes del bibliotecario profesional, “la Gestión Administrativa”, con la
aplicación de sus principios, métodos y técnicas en las Bibliotecas; donde la divulgación, la
creación de nuevo conocimiento, información y soportes tecnológicos se conjugan para ofrecer
servicios de calidad con el único fin de satisfacer las necesidades de información de los usuarios,
cualquiera que sea el tipo, complejidad o nivel de desarrollo de la misma. Como parte de esta
función bibliotecaria se encuentra todo un conjunto de procesos administrativos: la Planeación
estratégica, Organización, Dirección, Control y Evaluación; en donde cada etapa implica la
elaboración de normas, lineamientos, políticas y manuales con la finalidad de incrementar la
eficiencia y eficacia de sus recursos. Surgiendo así , la necesidad de realizar la propuesta de los
diversos manuales de procedimiento para el Desarrollo de Colecciones de la biblioteca conjunta a
la Universidad YMCA México (UYMCA) , y sirvan de apoyo para que los procesos se hagan de
forma normalizada, de tal manera que el personal que lo ocupe en sus diversas actividades tenga
los elementos necesarios para realizarlas, también como parte de la capacitación y de la inducción
al puesto que puede ir enriqueciendo con el transcurso de su trabajo.
Este trabajo se ha desarrollado tomando en cuenta esto, por lo que plantea una propuesta de
manuales de procedimiento para la Biblioteca “César Volpi IEPATL”, específicamente de los
procesos de estudio de la comunidad, selección, adquisición y descarte del material documental,
los cuales proporcionaran un instrumento que permita el funcionamiento de las actividades
internas, evitando la duplicidad de las funciones y minimizar tiempos de ejecución.
iv
La presente tesina se divide en tres capítulos, en el primero se muestran los antecedentes
institucionales de la Universidad (Young Men's Christian Association YMCA): Organización
administrativa, Objetivos, Misión, Visión, valores, así como el marco contextual de la Biblioteca
“César Volpi IEPATL” (usuarios, servicios y colecciones).
El segundo contiene los fundamentos teóricos que sustentan la propuesta del manual de
procedimientos. En un primer apartado lo relacionado a la gestión bibliotecaria, seguido por los
manuales de procedimiento y finalmente su aplicación en el proceso de Desarrollo de
Colecciones.
En el tercer capítulo, se presenta la propuesta de los manuales de procedimiento, específicamente
el de Estudio de comunidad, Selección, Adquisición (por compra y donación) y Descarte para su
aplicación en la biblioteca “César Volpi IEPATL”, así como los instructivos que se derivan de
ellos.
Finalmente se exponen las conclusiones y una propuesta que apoya el cumplimiento de la visión
institucional fijada por la Universidad YMCA, respecto a obtener la acreditación otorgada por la
Federación de Instituciones Mexicanas Particulares de Educación Superior (FIMPES), para
formar parte del selecto grupo de instituciones educativas de calidad, siendo una necesidad
apremiante el contar con los mismos.
1
CAPÍTULO I Universidad Young Men's Christian Association México (YMCA)
La Universidad YMCA o mejor conocida universalmente como la “Guay”, que es la
pronunciación española de la letra “Y” del alfabeto inglés y que corresponde a la primera letra de
las siglas YMCA1 ; situándola en un contexto actual, podría referirse a ella como una institución
educativa de estudios superiores joven, puesto que la sede de la YMCA en México, se concibió
como tal, hace apenas diez años. Remontándonos a sus orígenes como organismo civil, la
YMCA forma parte fraternal de la alianza mundial de la Asociación Cristiana de Jóvenes (ACJ),
con sede actualmente en Ginebra Suiza y surgida en el año de 1844 en Londres Inglaterra por
iniciativa de George Williams2 ; así como también de la ACJ de la República Mexicana y de la
Red Mundial de YMCA’s de Norteamérica.
El logo que representa universalmente a la YMCA es la “Y” estilizada; creado por Luther Gulik
en 1895 durante una convención celebrada en las instalaciones de la Guay de Springfield; el cual
incluye un triángulo invertido, que simboliza el equilibrio armonioso que el ser humano debe
alcanzar, llevando inscrito en sus tres lados la leyenda Espíritu, Mente, Cuerpo; como se puede
apreciar en las siguientes imágenes: 3
1La Asociación Cristiana de Jóvenes ó Young Men´s Christian Association (YMCA), es la organización de voluntarios más grande del mundo. Actualmente sirve a los individuos, a las familias y a las comunidades de más de 128 países , para formar un gran movimiento internacional de más de 55 millones de miembros, sin fines de lucro, laica, sin distinción de raza, credo, genero, edad, condición física, ideología política o nivel socioeconómico. ROMERO, H M. Viaje alrededor de la YMCA. México: 1997. p.17 2Nació el 11 de octubre de 1821, en Dulverton, Inglaterra, el cual tuvo la idea de organizar una asociación que tuviera como objetivo estudiar y compartir temas de tipo espiritual, con el propósito de contrarrestar los graves problemas que afectaban a la juventud durante la Revolución Industrial. Fue así como en compañía de otros jóvenes fundó la la Young Men's Christian Association (YMCA) Ibid. p.6 3 YMCA MÉXICO [en línea]. México: ACJ de la ciudad de México (YMCA), A C. , actualizado el 25-06-11
[ 25-Junio-11 ] disponible en: http://www.ymca.org.mx/historia.html
2
La YMCA en México, comenzó actividades en 1892, pero fue hasta 1903, cuando se constituyó
formalmente. En 1910 (el 10 de septiembre) el entonces presidente de la República, Porfirio
Díaz, inauguró el primer edificio de la YMCA con instalaciones apropiadas para desarrollar
deportes y actividades culturales.4 Desde su fundación en México la “Guay” ha trabajado por
más de ciento veinte años para promover el desarrollo físico, intelectual y espiritual de las
personas a través de una gran variedad de programas y de una manera muy especial a familias y
comunidades de escasos recursos (programas de filantropía y desarrollo comunitario) sin fines de
lucro. La YMCA introdujo en México la instrucción formal de la Educación Física, las
competencias de atletismo, el básquetbol, el voleibol y el judo.5
Cada año se atienden en promedio a ciento veinte mil beneficiarios en diez ciudades del país, a
través de diversos programas que se concentran en cinco áreas: educación y programas
socioculturales (universidad YMCA y fondo pro-educación superior), ofreciendo clases de
ajedrez, conferencias, conciertos, exposiciones fotográficas, manualidades, música, talleres de
creatividad, juegos de tenis en mesa, servicios de biblioteca, hemeroteca, ludoteca y cineclub.
Migración (casas hogar en las fronteras).
Desarrollo Comunitario (estancias infantiles, jardín de niños, centros educativos a nivel primaría
hasta medio superior; así como eventos de mejoramiento ambiental. Integración Social;
actividades recreativas en las instalaciones del Campamento Camohmila (propiedad de la
guay).Y finalmente en Salud y Deporte, que comprende los clubes y unidades deportivas:
(Mallorca, Sur y Ejército).6
4 YMCA MÉXICO [en línea]. México: ACJ de la ciudad de México (YMCA), A C. , actualizado el 25-06-11 [ 25-Junio-11 ] disponible en: http://www.ymca.org.mx/index.html 5 Ibid. 6 Ibid.
(logo institucional) ( logo UYMCA)
3
1.1 Antecedentes
A la par del trabajo realizado en las unidades deportivas, la asociación decidió emprender un
proyecto en el ámbito educativo, poniendo en práctica una fórmula nueva para formar a los
profesionales en Recreación y Tiempo Libre que necesitaba para proyectar y atender sus
programas. Para ello en 1968, fundó el Instituto Profesional YMCA (IPY)7. Durante los primeros
años, este nuevo instituto formó técnicos con nivel escolar medio superior y en 1976 decide
elevar el nivel pedagógico a grado de licenciatura. Para ello el IPY, se transformó en el Instituto
de Estudios Profesionales para la Administración del Tiempo Libre (IEPATL).
Con el objetivo de instruir profesionales con visión humanista para administrar los programas
relacionados con el uso constructivo del tiempo libre que desarrollan las instituciones interesadas:
espacios de esparcimiento públicos y privados, asociaciones civiles, jardines de niños, centros
vacacionales, asilos, campamentos, turismo alternativo etc.; y debido al éxito obtenido, el grupo
corporativo YMCA decidió fundar la Universidad en un inmueble de cuatro edificios adicionado
a la Unidad Ejército , diseñado ex profeso para la labor didáctica y replicando la experiencia de
otras universidades de la Guay en el mundo. Impartiendo además, licenciaturas y posgrados en
las ramas de humanidades, ingeniería, ciencias sociales, administrativas y del deporte.
Cristalizándose en el año 2000, la Universidad YMCA, A. C.8
Actualmente forma parte de la Coalición Internacional de Universidades YMCA, que agrupa a
nueve países y con las cuales año tras año, permite realizar intercambios académicos con su
matrícula, con el fin de que reconozcan la dimensión multicultural en organización, contenidos y
métodos de enseñanza aprendizaje en otros países, y tengan un más amplio criterio, visión y
aprecio a la diversidad, lo cual sin duda se traduce en un mejor desempeño laboral9.
7 UNIVERSIDAD YMCA [en línea]. México: Universidad YMCA , actualizado en el 22-05-10 [ 15-Mayo-11 ] disponible en: http://www.uniymca.edu.mx 8 UNIVERSIDAD YMCA. Manual de Bienvenida de la Universidad YMCA, México, 2010, p. 3
9 UNIVERSIDAD YMCA [en línea]. México: Universidad YMCA , actualizado en el 22-05-10 [ 15-Mayo-11 ] disponible en: http://www.uniymca.edu.mx
4
La Universidad YMCA está ubicada en avenida Ejército Nacional 253, col. Anáhuac, delegación.
Miguel Hidalgo, México, D.F., dentro del mismo predio en el que se encuentra la unidad YMCA
Ejército; con entrada adicional por la calle Lago Alberto 337.
1.2 Organización Administrativa
De esta manera se presenta la estructura orgánica por la que se encuentra regida la universidad
YMCA (UYMCA) en sus diferentes direcciones y dependencias a nivel administrativo; en el caso
específico de la biblioteca, mantiene una comunicación directa con cuatro áreas: primeramente
con el Rector institucional responsable de autorizar al titular de la misma el presupuesto anual;
con la Secretaría Académica, que funge como jefe inmediato y provee el visto bueno a cualquier
función y actividad bibliotecaria; con el departamento de Coordinación administrativa,
encargados de revisar las cotizaciones y pre facturas de compra ( físicas, de mobiliario y
bibliohemerográficas) por adquirir. Y Servicios escolares, para efectos de titulación se requiere la
firma de constancia de no adeudo, en baja temporal o definitiva de estudiantes; así como para la
recepción de tesis y trabajos de investigación.
5
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p. 3
6
1.3 Objetivos, Misión, Visión y Valores Institucionales
Para abordar este apartado se retomará lo que menciona el Manual de bienvenida de la
universidad YMCA “donde se enfatiza que la educación representa la clave para superar los
retos del futuro.11
Objetivos institucionales
× Asegurar a través de sus programas, una sólida formación con los conocimientos, habilidades,
valores y aptitudes que requieren las empresas en la actualidad, ya que opera como centro
evaluador de competencias laborales.
× Observar, planear y reconstruir el quehacer humano, tomando en cuenta las circunstancias
sociales, políticas, económicas, y culturales de la actualidad.
× Centrar el trabajo de formación académica en el estudiante, reconociendo su individualidad y
su participación crítica en el entorno, en procesos de enseñanza aprendizaje compartidos y
significativos, orientados a su desempeño profesional en ambientes competitivos, fomentando
la investigación científica.
× Incentivar la creatividad en el planteamiento innovador de los problemas y la búsqueda de
soluciones originales.
× Impulsar la participación social, solidaria, reflexiva y responsable de alumnos y profesores,
con respecto a las diferencias, en los ámbitos sociales y profesionales.
× Fomentar el desarrollo, mejoramiento y responsabilidad de las diversas formas y técnicas de
la comunicación social y la recepción discriminada de la información.
11 UNIVERSIDAD YMCA [en línea]. México: Universidad YMCA , actualizado en el 22-05-10 [ 21-Junio-11 ] disponible en:http://www.uniymca.edu.mx/Nuestra_Uni_Ques.html
7
× Participar con propuestas concretas y responsabilidades en el desarrollo auto sustentable del
país, atendiendo a los reclamos de la globalización, la justicia social, la soberanía y la defensa
de la cultura nacional.
Misión.
La UYMCA, tiene como misión “impartir educación universitaria de alta calidad, impulsando la
investigación y la difusión de la cultura en beneficio de la sociedad mexicana.”12
Visión.
“Ser una institución reconocida por la calidad personal y profesional de sus egresados;
individuos exitosos dentro y fuera de nuestras fronteras, comprometidos con el progreso social y
el desarrollo sustentable.”13
Valores. la UYMCA coadyuva a la integración armónica del individuo en espíritu, mente y
cuerpo, para que la comunidad universitaria postule su éxito con base en los valores
imperecederos que han caracterizado a la humanidad, como son el amor al prójimo, la verdad, la
solidaridad, la libertad y la justicia; en su quehacer educativo, considera que la trasmisión de
dichos principios axiológicos a los estudiantes, propiciará una verdadera formación humanística
que dará sentido y forma a su actividad profesional.
1.4 Plan de estudios
Con el modelo de escuelas de formación Integral, la UYMCA ofrece una oferta académica con la
opción 3+2=5 en la que los alumnos pueden obtener en cinco años una licenciatura, la
especialidad y maestría, logrando así su excelencia académica y una preparación integral para
enfrentar los grandes retos del mercado laboral de hoy en día.
12 UNIVERSIDAD YMCA [en línea]. México: Universidad YMCA , actualizado en el 22-05-10 [ 15-Mayo-11 ] disponible en: http://www.uniymca.edu.mx 13 Ibid.
8
Son nueve las licenciaturas ofrecidas por la universidad:
Administración
Administración del Tiempo Libre
Ciencia del Deporte
Ciencias de la Educación
Contaduría Pública
Derecho
Ingeniería en Sistemas Computacionales
Mercadotecnia Internacional y Psicología.
Nueve especialidades en:
Derecho Corporativo
Derecho Penal
Docencia
Finanzas
Mercadotecnia
Recreación Laboral
Recreación turística
Tecnologías de información-negocios
Tecnologías de Información- sistemas computacionales.
Se imparten cinco maestrías en Administración, Derecho, Educación, Recreación, Tecnologías de
la información. Cabe destacar que se encuentra en calidad de RVOE14, el Doctorado en
Educación. También se ofrecen talleres culturales, cursos de desarrollo comunitario y educación
continua, así como sesiones de consultoría dirigidas a empresas e instituciones públicas y
privadas.
14
Reconocimiento de Validez Oficial de Estudios Superiores y Estatales (RVOE); “acto de la autoridad educativa en virtud del cual se determina incorporar un plan y programas de estudios que un particular imparte , o pretende impartir, al sistema educativo nacional”. SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUPERIOR [en línea]. México: SIRVOES actualización diaria [ 15-Julio-11 ] disponible en: www.sirvoes.sep.gob.mx
9
Con este panorama, se puede observar que, a pesar de ser una institución joven, se encuentra en
constante crecimiento para ofrecer un nivel académico de calidad y prospectivo que la sociedad
demanda.
1.5 Biblioteca de la Universidad YMCA “César Volpi IEPATL” La universidad YMCA (UYMCA), como institución joven, ha logrado consolidarse dentro del
panorama de la educación superior en México como una oferta atractiva para los jóvenes
preuniversitarios, así como para aquellos profesionistas interesados en cursar estudios de
posgrado. Por ello, es indispensable que todas las áreas que la conforman trabajen de manera
eficaz para proporcionar servicios educativos de calidad.
Por su parte, la biblioteca debe ser un pilar del quehacer académico de toda su comunidad
universitaria (tanto interna como externa), ofreciendo servicios digitales y de información,
generando un núcleo de conocimientos con base a los planes y programas de estudio que en ella
se imparten.
Su estructura orgánica como centro de información se concibe al espacio que en un inicio
salvaguardaba el material bibliográfico de los institutos IPY e IEPATL. Es hasta el 2001 cuando
adquiere el nombre de biblioteca “César Volpi IEPATL” en honor al militante activista e
instructor de natación y water polo; Además de ser presidente del consejo directivo de la YMCA
México, reorganizando su administración jerárquica y la decisión de retirarla de la Confederación
Latinoamericana de Asociaciones Cristianas, al defender su lacismo y mantenerla al margen de
cualquier acción vinculada con connotaciones religiosas.15
Actualmente, la biblioteca se alberga en un espacio físico de dos niveles, en la planta baja del
edificio administrativo de la universidad.
15 . BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD YMCA “CÉSAR VOLPI IEPATL “. Introducción. Reglamento. México, 2010, p.2
10
El primer nivel es de aproximadamente 400 m2 en el cual están distribuidas las colecciones en
estantería abierta, los servicios bibliotecarios y cubículos de estudio individuales; el segundo
nivel da cabida a la videoteca, la hemeroteca, mesas de trabajo, un salón de usos múltiples y
sanitarios para los usuarios. Las condiciones de iluminación y climáticas son buenas, tanto para
la consulta de los materiales por parte de los usuarios, como para la preservación del acervo
documental. Además cabe mencionar que en el cuarto piso del mismo edificio se ubica la
ludoteca “Mahuiltia”16 que significa jugar en lengua maya, y tiene por objetivo favorecer la
integración de la comunidad estudiantil fomentando la participación, expresión creativa y
desarrollo de sus habilidades mediante juegos de mesa, organización de torneos y actividades de
educación para el ocio. Que si bien no está dentro de la biblioteca, en conjunto año tras año
organizan eventos culturales, de fomento a la lectura, ferias del libro, maratones de juegos y
talleres recreativos.
La biblioteca “César Volpi IEPATL a pesar de no ser un espacio grande, los bibliotecarios
profesionales en conjunto con las máximas autoridades de la universidad, se han preocupado por
ofrecer servicios e información optima en todo tipo de soportes documentales, con el objetivo de
ser cubierta en su totalidad la bibliografía básica y complementaría de cada una de las carreras y
posgrados, satisfaciendo así, las necesidades de información de los usuarios.
Para fines de automatización de los registros catalográficos y la gestión de los servicios
bibliotecarios, se cuenta con dos sistemas, el primero (ya en desuso) es SICE, localmente creado
por la universidad en Access para el control y movimientos realizados en el área de caja y
servicios escolares, más adelante se adaptó un módulo únicamente para consulta de los registros
y para que el bibliotecario realizará la captura de los mismos; pero al detectar que tenía muchas
deficiencias se optó por adquirir SIABUC 8.
16 BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD YMCA “CÉSAR VOLPI IEPATL “. Generalidades. Reglamento. Capítulo I. México, 2010, p.3
11
Además se está trabajando en la migración de los registros de SICE a SIABUC 8, para brindar
una uniformidad estándar de consulta a los usuarios y un mejor control del material documental
en existencia.
1.5.1 Objetivos, Misión y Visión
La biblioteca “Cesar Volpi IEPATL”, por considerarse de tipo universitaria, debe de dirigir sus
acciones y esfuerzos a la realización de actividades encomendadas para su labor mediante los
siguientes objetivos, misión y visión17:
Objetivos.
× Desarrollar colecciones sólidas que respondan a cubrir las necesidades de información de la comunidad universitaria
× Proporcionar acceso a los recursos de información, tanto aquellos de los que la biblioteca sea propicia, como de los que puedan utilizarse vía remota
× Contribuir a la difusión de la información y la ciencia a petición expresa del usuario, para desarrollar sus actividades de estudio, investigación o de lectura, con recursos documentales impresos, electrónicos propios y ajenos a otras instituciones afines
× Brindar alternativas para la promoción de la cultura y la recreación.
Con el fin de obtener la acreditación como institución de calidad, competitiva y regida bajo un
marco de normas, la biblioteca a ido trabajando en conjunto con las demás áreas de la universidad
para generar mismos cambios normativos dentro de los procesos bibliotecarios, desarrollando de
esta forma su misión y visión; la misión es la definición de la institución en el momento presente,
es la razón de ser como organización, contiene la identificación de sus componentes, siendo:18
17 BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD YMCA “CÉSAR VOLPI IEPATL “. De los objetivos. Reglamento. capítulo II. México, 2010, pp.5-6 18 BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD YMCA “CÉSAR VOLPI IEPATL “. Misión y visión. Reglamento. capítulo II. México, 2010, pp.6
12
Misión
“Ofrecer servicios de información de manera eficaz y eficientemente a la comunidad de la
UNIYMCA, para apoyar de manera sistemática cada una de las materias que conforman los
planes y programas de estudio. Para de esta forma contribuir al cumplimiento de los objetivos
institucionales”
Visión
La visión es la ubicación de la institución en escenarios futuros, debe ser viable realista y medible
en el tiempo, es la imagen clara del estado deseado, que logra motivar a los miembros de la
organización a convertirlos en realidad, siendo19:
“Ser un espacio académico en donde predomine la interacción de recursos de información y tecnológicos. Contribuyendo al desarrollo de habilidades para un(a) mejor: investigación, auto aprendizaje, trabajo en equipo y compromiso sustentable”
Estos dos apartados irán siempre a la par de los valores con los que cada miembro del personal
bibliotecario deberá servir a los usuarios para crear un ambiente armónico; como la actitud de
servicio, ética bibliotecaria, honestidad, responsabilidad, solidaridad y el trabajo en equipo.
1.5.2 Colecciones
Su acervo documental está integrado aproximadamente de 10.800 volúmenes, dividido en las
siguientes colecciones.20
19 BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD YMCA “CÉSAR VOLPI IEPATL “. Misión y visión. Reglamento. capítulo II. México, 2010, pp.6 20 20 BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD YMCA “CÉSAR VOLPI IEPATL “. De las colecciones. Reglamento. capítulo III. México, 2010, pp.7-8
13
Colección general.
Colección conformada por libros sobre distintas áreas del saber; basados principalmente en la
bibliografía básica y complementaria de cada licenciatura impartida.
Colección de consulta.
Se cuenta con aproximadamente 450 obras de referencia entre ellos: diccionarios y enciclopedias
generales y especializadas, directorios, atlas, tesauros, almanaques, agendas, leyes jurídicas
actualizadas, anuarios, dictámenes y jurisprudencias donadas por la Suprema Corte de Justicia de
la Nación.
Colección de publicaciones periódicas.
Ofrece a los usuarios la posibilidad de mantenerse informados con las novedades y
acontecimientos relevantes mediante la consulta de material hemerográfico como son: revistas,
periódicos, suplementos y folletos. Actualmente la biblioteca tiene suscripción al Diario Oficial
de la Federación, 18 revistas de interés académico, social, económico. administrativo, cultural-
deportivo; y a 5 diarios de circulación nacional (todos ellos tanto de forma impresa como
electrónica).
Colección de tesis.
Los informes, tesinas y tesis (literatura gris) son trabajos que hacen referencia a un problema en
un área definida y explica lo que se sabe de él previamente, lo que se haría para resolverlo; en el
caso de las tesis, lo que sus resultados significan, y dónde o cómo se pueden proponer progresos.
La colección resguarda cerca de 320 trabajos impresos y 180 en CD-ROM, a nivel licenciatura y
maestría, principalmente en Administración, Administración del tiempo libre, Derecho,
Ingeniería en Sistemas Computacionales, Educación y Recreación.
Colección de material audiovisual
Compuesta por soportes de información (texto, imagen, audio o vídeo, etc.) que se digitalizan;
producidos originalmente en formato electrónico, o a partir de un original impreso.
14
Este material es cuidadosamente seleccionado por los coordinadores académicos de cada
licenciatura y posgrado; en algunos casos, sugeridos por el personal bibliotecario como material
didáctico y de apoyo. Son alrededor de 170 títulos en formato DVD, y más de 700 discos
compactos, en su mayoría material que venía adherido en algún libro y que es desprendido para
evitar su pérdida total.
Colección IPY-IEPATL.
En esta colección se resguardan cerca de 350 títulos que en un inicio fueron parte de los planes y
programas de estudio del IPY y IEPATL. En su totalidad, son documentos encuadernados en
reprografía, aún en óptimas condiciones, y que en algunos casos ya se adquirieron de manera
original y se encuentran en la colección general.
Colección de libros electrónicos
Esta colección ha sido alimentada a la par por los bibliotecarios, coordinadores académicos y
docentes; en su mayoría son textos en formato pdf que físicamente solo se cuenta con uno o dos
ejemplares de este ó bien, es un título muy demandado por los usuarios. Son alrededor de 90
títulos disponibles. Cabe destacar, que a la fecha la biblioteca se encuentra trabajando en una
prueba piloto conjuntamente con e-Technologies Solutions Corp, para la creación de la
biblioteca virtual, teniendo a prueba y a disposición de los usuarios en la plataforma académica,
las bases de datos e-libro y Proquest.
1.5.3 Usuarios
La razón de ser de toda biblioteca es la satisfacción de las necesidades de información de sus
usuarios, mediante los recursos de información disponibles, ya que es éste, el que utiliza,
transforma y genera vida a estos espacios de conocimiento.
Muchos autores especialistas en bibliotecas universitarias clasifican a los usuarios por: grupos,
por su grado avanzado de estudios o bien, por la pertenencia o no a la comunidad universitaria,
etc.
15
En el caso de la biblioteca César Volpi IEPATL, los clasifican en dos grupos.21
Internos. son aquellos que forman parte de la comunidad de la UYMCA, tales como alumnos,
personal académico y administrativo en activo, así como del cuerpo académico de la UYMCA,
que los acredite por medio de la credencial correspondiente vigente; clasificándolos en:
Estudiantes. Este tipo de usuarios son los que requieren un mínimo de recuperación en las
búsquedas, y que regularmente asisten a la biblioteca para realizar tareas o trabajos escolares
haciendo uso de solo uno o dos documentos sobre su tema sin importarles si existen otras fuentes
que pudieran servirles para la mejor realización de sus trabajos.
Posgrados. En este nivel se incluyen los estudiantes de especialidad y maestría, ya que este tipo
de usuarios tiene necesidad de información más específica que el anterior nivel, esto es, que sabe
perfectamente lo que necesita para realizar su investigación; por lo tanto requiere de una
búsqueda exhaustiva y actualizada, tomada principalmente de revistas, tesis, bases de datos, ya
que en su mayoría contienen la información más reciente que se ha escrito sobre el tema.
El siguiente grupo son los usuarios externos. Son aquellos provenientes de los centros
comunitarios, unidades deportivas y casas hogar que conforma el grupo YMCA México. Además
de aquellos alumnos que están estudiando la maestría en recreación y educación en las
inmediaciones del campamento Camohmila.
También se consideran externos, aquellos ex alumnos de la universidad y los procedentes de las
instituciones educativas con las que se tiene convenio Interbibliotecario. De la misma manera que
los internos, deberán presentar credencial vigente que los acredite como miembros del grupo
YMCA, en el caso de que sean de otras instituciones, deberán presentar identificación oficial,
para poder hacer uso de los servicios bibliotecarios o en caso de solicitar préstamo a domicilio.
21 BIBLIOTECA “César Volpi IEPATL”. “De los usuarios y servicios” .Reglamento. Capítulo IV. México, 2010, p.8
16
1.5.4 Servicios La biblioteca ofrece sus servicios en la modalidad de estantería abierta, sus colecciones están
distribuidas de acuerdo al Sistema de Clasificación LC22, centrando su perfil de interés en las
áreas de ciencias sociales, humanidades, contables, de ingeniería, económico-administrativas,
ocio y recreación; en función y justificadas a partir de su utilidad.
Horario
El horario de atención en el que se brindan los servicios es de lunes a viernes de 7:00 am a 21.30
hrs. y sábados de 8:00 am 14:00 hrs. atendidos y administrados por personal profesional en
biblioteconomía y bibliotecología: 2 titulares y dos auxiliares (dos por turno).
La Biblioteca “César Volpi IEPATL”, proporciona diversos servicios entre los cuales destacan23:
Circulación (préstamo en tres modalidades)
× En sala. Comprende la utilización de los materiales documentales dentro de las
instalaciones de la biblioteca.
× Externo. Se considera externo cuando el material salé fuera de la biblioteca en calidad de
préstamo a domicilio por un periodo de una semana , tres libros máximo por usuario de
diferente título y ejemplar, con credencial vigente de biblioteca.
× Interbibliotecario. Es el préstamo que se realiza mediante un convenio previamente
establecido con otras bibliotecas, en el cual se permite al usuario obtener material
documental por un tiempo determinado, acatando para ello las disposiciones que la
biblioteca prestaría indique.
22
La clasificación de la Library of Congress (LC), es un sistema de clasificación utilizado en su mayoría por bibliotecas universitarias y especializadas ,ya que resulta muy útil debido a su capacidad de aceptación de nuevos temas y a su gran flexibilidad Es un sistema alfanumérico, es decir que emplea para la construcción de su notación o clasificación letras y números. Divide el conocimiento en 21 grupos identificados, respectivamente, por una letra mayúscula que representa la división del conocimiento en clases FIGUEROA ÁLCANTARA, H. Sistemas bibliotecológicos de clasificación: guía de autoaprendizaje. México : SEP, ENBA, 2002.p.23 23 BIBLIOTECA “César Volpi IEPATL “De los usuarios y horarios de servicio”. Reglamento. Capítulo IV. México, 2010, p.9
17
Actualmente se tienen cerca de 15 convenios con instituciones universitarias, públicas y privadas
afines, como son: La Universidad Anáhuac, El Colegio de México, La Suprema Corte de Justicia
de la Nación, Universidad la Salle, Universidad Pedagógica Nacional, Escuela Superior de
Educación Física, La Universidad Latina, La Universidad Nacional Autónoma de México, entre
otras.
De referencia (información y consulta).
Los tipos de obras que forman la colección de consulta son las enciclopedias, diccionarios,
bibliografías, atlas, etc.. Estas fuentes ayudan en gran medida en las preguntas o dudas de
información concretas de los usuarios; debido a que en cuestión de minutos se recuperan datos de
estos materiales.
OPAC de consultas
Se cuenta con el catálogo automatizado como un servicio al público lo que facilita la búsqueda y
localización de la diversidad de materiales documentales existentes.
Orientación y formación.
La orientación y formación se ocupa de la promoción del uso y aprovechamiento de los recursos
con los que cuenta la biblioteca, instruyendo a los usuarios en el uso de la misma. Para esto se
puede auxiliar de la impresión de folletos con los servicios que se prestan, las visitas guiadas a las
instalaciones acompañadas de audiovisuales en los que se explica brevemente cada servicio y los
recursos bibliográficos en uso.24
Por ello, es importante la explicación de localizar un documento en el catálogo, para que el
usuario que ha estado buscando información confirme que se cuenta o no, con el documento
(recuperación de la información). Este servicio es brindado con regularidad a inicio de
cuatrimestre por los bibliotecarios titulares, dirigido especialmente a los alumnos de nuevo
ingreso.
24 ORERA , Luisa. ed. Manual de Biblioteconomía. Madrid: síntesis, 2005. P. 65-67
18
Servicio de alerta y difusión de nuevas adquisiciones Se hace hincapié en que ésta es una de las principales tareas de la biblioteca. Aquí el bibliotecario
titular, mes con mes publica un listado en la plataforma universitaria y de manera impresa en el
periódico mural. Además de ponerlos a disposición de manera física para su revisión.
Videoteca
Espacio destinado para la proyección de películas como cine-debate, documentales, en algunas
ocasiones como salón de clases de inglés, mesas redondas e inclusive como lugar de juntas del
consejo técnico de la universidad. Por ende es recomendable apartarla con una semana de
anticipación.
Plataforma universitaria
Este servicio está diseñado prácticamente para que los alumnos puedan interactuar de manera
virtual con docentes, académicos y en este caso con los bibliotecarios en actividades y
cuestionamientos que puedan facilitar la concepción de nuevos aprendizajes y la creación de
escenarios más amplios en sus tareas y proyectos a realizar. Además, por este medio se realiza
año tras año la evaluación de calidad, de todos los servicios que brinda la universidad, teniendo
la opción de hacer observaciones en la mejora de estos.
Red Inalámbrica (WIFI)
Disponible de manera ilimitada en todas las áreas de la biblioteca; permitiendo con esto realizar
búsquedas confiables de carácter académico y social a través de la Internet.25
25 BIBLIOTECA “César Volpi IEPATL “De los usuarios y servicios”. Reglamento. Capítulo IV. México, 2010, p.9-11
19
Para una biblioteca universitaria el servicio en general es la culminación de todos y cada uno de
los elementos que la conforman tales como: espacio físico, recursos, personal, las colecciones; y
está en relación directa como se mencionó en un inicio, al objetivo que persigue la institución a la
que pertenecen y a sus usuarios; considerando que si garantizamos estos servicios estaremos a un
nivel adecuado para satisfacer los requerimientos de información que nuestra comunidad
necesita.
Por ello, y con la finalidad de ofrecerlos con calidad y de manera oportuna, se tendrá que trabajar
eficaz y eficiente, además de contar con personal calificado en el área. Como dato adicional, es
importante remarcar que la biblioteca por dos años consecutivos a liderado el primer sitio como
mejor servicio ofrecido a la comunidad universitaria, dato que motiva al personal que la
conforma, a seguir sirviendo con optimismo y dedicación a sus usuarios.
20
CAPÍTULO II
Gestión bibliotecaria: los manuales de procedimiento y su aplicación en el Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca Universitaria
En los últimos años, debido al panorama que se vive en una sociedad donde impera la
globalización, la proliferación de recursos de información y de servicios, es necesario hacer uso
de nuevas concepciones cuando nos referimos a la acción de administrar; en este caso la (s)
Biblioteca(s) Universitaria(s); es decir, ya no es óptimo coordinarlas en un sistema cerrado
como tradicionalmente se hacía, debido a que las exigencias y los medios de difusión se
encuentran en constante cambio; actualmente la tarea administrativa es otra, principalmente en
instituciones del sector privado, ya que casi en su totalidad son dirigidas por profesionales en
biblioteconomía o bibliotecología, Son más dinámicas, competitivas y orientadas a ofrecer
servicios de forma efectiva, eficaz y de calidad, todo esto de la mano de nuevos soportes
tecnológicos y de una planeación estratégica con objetivos a corto, mediano y largo plazo. Lo
antes mencionado hace referencia a lo que se conoce como Gestión Administrativa ó
Bibliotecaria26. Total Quality , Management, y la misma gestión, son expresiones que nacen en
las organizaciones europeas, asiáticas y al norte de América, al referirse a la ciencia de la
Administración. Pero a diferencia de esta, poseen cualidades y características que los hacen más
funcionales. Al respecto, Gómez J.27 , nos dice: “actualmente estos términos no se tratan de una
moda, sino de un modelo organizativo que incorporan mucho más elementos acordes a una
sociedad de servicios, cambiante y orientada a la satisfacción del cliente/usuario.”
26 BRIGITTE, Dölgast “Gestión y marketing para bibliotecas”. En: LIBER: Revista de bibliotecología .Vol. 3, núm. 3 julio-septiembre de 2001 p.20 27
GOMEZ, José A. “Gestión de bibliotecas”. Murcia: DM, 2002. p. 65
21
Por lo tanto y en función a los elementos descritos anteriormente, para lograr una gestión
bibliotecaria con buena operatividad y sea ejecutable con éxito en todos y cada uno de los
elementos que conforman a la misma, deberá contarse con aquellos recursos administrativos
funcionales (reglamentos, normatividad, lineamientos, manuales de políticas y procedimientos;
etc.) que nos describan las actividades por área, de cada uno de los procesos , como parte del
marco de nuestra planeación bibliotecaria en infraestructura, recursos y servicios a ofrecer.
2.1 La Gestión administrativa
La gestión administrativa tiene su origen a principios del siglo veinte con la optimización de los
procesos y procedimientos en las grandes fábricas y administraciones trasnacionales,
concibiéndose en un inicio como un proceso que se compone de los siguientes elementos:
planeación, organización, manejo de personal, dirección, coordinación y financiamiento Además,
existe también un planteamiento definido por la conducta, que toma más en cuenta las
recomendaciones que el personal hace respecto al estilo de dirección.28 En los años 40`s Drucker,
Peter , considerado como el padre del management, fue el primero en utilizar la palabra gestión,
cuando escribió el libro " the concept of corporation", inspirado en lo que observó durante su
prolongada estancia en la empresa General Motors (GM), la entonces catedral de la gestión. El
compromiso que tenía con la disciplina, arranca del pleno convencimiento de que las
organizaciones que ofrecían algún tipo de servicio, serían las empresas sociales más importantes
del mundo y que se mantendrían como tales más influyentes. Drucker hacía mucho énfasis en la
innovación, el involucrar a los trabajadores en la toma de decisiones y en el desarrollo de
estrategias para no quedarse atrás ante un mundo cambiante.29
Ahora bien para algunos autores que han escrito sobre el tema, definen a la gestión como una
ciencia y como un arte, pero en realidad, es una combinación de ambas.
28 GOMEZ, José A. Op Cit. p. 65 29 DRUCKER, Peter. Drucker su visión sobre la administración: Bogotá: Norma, 1996, p.12
22
Por ejemplo, para Gómez J.30, el trabajo de gestión incluye la coordinación de los recursos
humanos, técnicos, económicos y de información con el fin de conseguir los fines y los objetivos
de la institución.
“El aspecto científico, se ve reflejado con la toma de decisiones, la planeación estratégica y el uso
adecuado de la tecnología. El aspecto artístico puede encontrarse en las tareas de comunicación,
motivación y dinamismo del personal, liderazgo; así como en la fijación de objetivos a corto
mediano y largo plazo”31
Por otro lado, lleva implícito el desafío de que el manager (gestor o gerente), debe reunir una
amplia gama de habilidades; tanto sus conocimientos especializados, como sus habilidades
directivas deberán ser de calidad.
Pérez J.32 nos dice que la gestión administrativa “es el conjunto de funciones, tareas y técnicas
estratégicas que se establecen para su ejecución a corto mediano y largo plazo; y que se aplican a
cada uno de los recursos que hacen que un organismo alcance la eficacia y eficiencia en el logro
de sus fines”.
Para Melnik D. gestión, vocablo que también se traduce del inglés “management” es…el
conjunto de proporciones teóricas que explica el uso de reglas, procedimientos y modos
operativos para llevar a cabo con eficiencia y eficacia las actividades que permiten lograr los
objetivos en la organización.
Con las definiciones antes citadas, es posible emitir integralmente una propia concepción con un
enfoque a la biblioteca universitaria, la cual podría sintetizarse como el proceso de coordinar
conjunta y sistemáticamente todos los recursos que integran a la biblioteca (humanos, técnicos,
financieros y tecnológicos; etc.), a través de una planeación estratégica (toma de decisiones,
motivación, dinamismo, liderazgo, calidad); con el fin de alcanzar la eficiencia y eficacia en el
logro de sus objetivos a corto mediano y largo plazo.
30 GOMÈZ, José A. “Gestión de bibliotecas”. Madrid: Universidad de Murcìa, p. 53 31
GOMÈZ, José A. “Gestión de bibliotecas”. Madrid: Universidad de Murcìa, p. 53 32 PÉREZ, José. “Manual de estrategias y gestión administrativa” , España: Díaz de Santos, 2000. p.147
23
2.1.1 Tipos de Gestión administrativa Brigitte D.33 , en su artículo “gestión y marketing para bibliotecas universitarias”, distingue tres
tipos de gestión administrativa:
Gestión definida por las personas (implica principalmente la estructura jerárquica para la
transmisión de instrucciones), la gestión definida por el manejo (abarca las técnicas y
habilidades a implementar), y la gestión definida por la acción, que comprende tres pasos:
1. la planeación estratégica-donde se establecen programas de acción y forma parte la
definición del output (producto), en nuestro caso serían los servicios bibliotecarios. Se determina
¿qué quiere, debe y puede hacer? ¿a quien pretende alcanzar? ¿qué inputs (insumos) necesita
(recursos financieros y humanos ).
2. el segundo paso es la puesta en práctica de esa planeación estratégica- es decir, su ejecución y
la organización de las medidas para el cumplimiento de los objetivos estableciendo una estructura
de tareas a realizar.
3. La última etapa es la del control de los objetivos, aquí el desempeño alcanzado es comparado
con base a los objetivos planteados. Además, se revisa si los recursos (financieros, humanos y
materiales) fueron utilizados de manera óptima.
2.1.2 Elementos Hitt M.34 y otros autores consultados que tome como referencia para este punto, aluden que la
gestión administrativa está integrada por los siguientes elementos:
33 BRIGITTE, D. “Gestión y marketing para bibliotecas”. LIBER: Revista de bibliotecología. Nueva época Volumen 3, numero 3 julio-septiembre de 2001 p.20 34 HITT, Michael. & IRELAND Duane. “Administración estratégica: competitividad y globalización conceptos y casos”. México: Learning editores, 2008. p.7
24
Management ( en este caso el titular de la biblioteca)
Término anglosajón utilizado para referirse a los máximos responsables de una organización
que determinan las funciones y actividades de cada una de las áreas que la integran,
encaminadas a la óptima dirección y control de esta para el cumplimiento de los objetivos.
Planeación estratégica.
Proceso intelectual que comienza con los objetivos, desarrolla políticas, planes,
procedimientos, dirigiendo la atención hacia los objetivos con una visión a corto, mediano y
largo plazo; proporcionando una operación económica con un método de retroalimentación
para adaptarse a cualquier cambio. Además de que: reduce los niveles de incertidumbre que
se puedan presentar en el futuro (aunque no los elimina), estableciendo un sistema racional
para la toma de decisiones evitando el empirismo.
Calidad Total.
“Filosofía, cultura, estrategia o estilo de gerencia de un organismo donde predomina la
preocupación por satisfacer al cliente y por la mejora continua de procesos y resultados a
todos los niveles. En el caso particular de la biblioteca, es el conjunto de propiedades y
características de un producto o servicio para satisfacer las necesidades expresadas o
implícitas, en este caso, de los usuarios.”35
Unidades operativas
Subsistemas internos de la organización que realizan las operaciones de transformación
fundamentales a través del conjunto de actividades de coordinación de recursos tecnológicos.
En este caso como algunos autores del ramo lo mencionan, “la mano derecha del
bibliotecario: los ingenieros en sistemas computacionales.”
35 CANTÙ, Humberto. “Calidad para la globalización”. México: McGraw-Hill, 2003. 491 p.
25
Empowerment
“Proceso estratégico donde los miembros de un equipo de trabajo tendrán completo acceso
y uso de la información, tendrán la tecnología, habilidades, responsabilidades y autoridad para
utilizarla de la mejor manera, consiguiendo así, lo mejor de cada empleado”36 (llámese PC,
monitores, sistema de automatización, internet, bases de datos, OPAC, capacitación constante;
etc.).
Certificación
Se produce cuando una asociación externa reconocida acredita la calidad ofertada revisando
el sistema de calidad manejado por la institución. Ello pasa de un método de estrategia local a
una ventaja competitiva y fuente de mejora continua. Una biblioteca para obtener la
certificación deberá implementar un sistema de la calidad y documentado el mismo conforme
a los requisitos de la norma.
Eficacia
Se refiere a lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en
términos de cantidad y tiempo.
Eficiencia
Es hacer las cosas bien, logrando los objetivos y garantizando los recursos disponibles al
mínimo costo y con la máxima calidad.
Dinamismo
Doctrina filosófica que resalta la importancia de emprender actividades con rapidez, energía
y vitalidad que estimula los cambios o el desarrollo dentro de un grupo de personas u
organización.
36 WILSON, Terry “Manual de empowerment: cómo conseguir lo mejor de sus colaboradores”. México: Gestión 2000, 2000. p.15-16.
26
Estrategias
Denotan casi siempre un programa general de acción y un despliegue de esfuerzos y recursos
para alcanzar objetivos amplios. El propósito de las estrategias es, entonces, determinar y
comunicar a través de un sistema de objetivos y políticas una imagen de lo que se quiere que
sea la organización.
Podríamos deducir entonces de estos tópicos qué, la gestión administrativa o bibliotecaria tiene
sus principios basados en una cultura organizativa de calidad total con enfoque hacía el
cliente/usuario, innovando siempre los servicios que a este se le ofrecen (de circulación ,de
referencia, digitales; etc.); Siendo funcional siempre y cuando se desarrollé una buena planeación
estratégica, dinámica, competitiva, con metas y objetivos a corto mediano y largo plazo de
manera eficaz y eficientemente , que conlleve la participación de cada miembro de la biblioteca ,
sin dejar aún lado las bases de la administración tradicional.
2.1.3 Normas y procedimientos.
Asumir una postura de regulación garantiza el cumplimiento de metas y objetivos inmediatos y
de una mejora continua, por ello es fundamental preguntarse si los criterios establecidos al
momento de verificar la gestión actual de nuestra biblioteca satisface o no a los usuarios; esto
con la implementación de herramientas normativas y directrices que nos permitan hacerla
cualitativa y cuantitativamente medible. Lo expuesto anteriormente nos asegurará un escenario
deseable de mayor calidad logrando así, optimizar recursos, establecer un lenguaje común para
mejorar la comunicación entre el personal, así como un mayor orden en cuanto a los servicios
que reciben los usuarios que no sólo consiste en el ofrecimiento de datos, sino también en su
formación.
Para tal efecto, en su mayoría de estas normas y directrices están estructuradas y abordan los
siguientes tópicos: Funciones, Organización, Recursos humanos, Recursos financieros
(presupuesto) y de infraestructura, Colecciones, Servicios, Formación de usuarios y Evaluación.
Entre las que se encuentran:
27
Norma ISO 9001 (2000) y 11620. las primeras fundamentan su filosofía en dar satisfacción al
cliente mediante la gestión de la calidad, para tal efecto la norma proporciona un conjunto de
herramientas a los que denomina los ocho pilares (enfoque al cliente, liderazgo, participación
del personal, enfoque basado en procesos, enfoque de sistemas para la gestión, mejora
continua, enfoque para la toma de decisiones basado en hechos, y el enfoque basado en
hechos para la toma de decisiones con el proveedor) . Por su parte la norma 11620 describe
indicadores para su evaluación y medir el rendimiento de estas.
Las REBIUN de la Red de Bibliotecas Universitarias y Científicas Españolas que propone
directrices para la gestión de bibliotecas universitarias.
Normas ABIESI por la Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior
y de Investigación), que presenta normas para el servicio bibliotecario aprobadas por la
ANUIES (Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación Superior).
Las normas del CONPAB-IES del Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de las
Instituciones de Educación Superior; que tienen como misión promover el desarrollo de los
servicios bibliotecarios en instituciones universitarias a través del intercambio de recursos.
La ACRL (Association of College and Research Libraries). Sus normas para bibliotecas
universitarias, edición 2000.
También puede considerarse el modelo para la Evaluación Integral de las bibliotecas de
Educación Superior de México, de Arellano García, Jorge Alberto publicado por la Escuela
Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía, 2002.
Cabe señalar que tales elementos, son aplicables a lo largo de cada una de las etapas que
conforman el proceso administrativo en la gestión bibliotecaria: planeación, organización,
integración, dirección y control.37
37
GOMÈZ, José. “Gestión de bibliotecas”. Madrid: Universidad de Murcìa, p. 53
28
Por ello, es importante que toda biblioteca o unidad de información implemente una ó más de
estas normas-directrices gestionarías para contar con una estructura firme, teniendo un mejor
aprovechamiento de todos sus recursos y seguimiento a la evaluación de sus servicios;
determinando qué condiciones y aptitudes se requieren para poner en marcha un sistema de
gestión de calidad, qué aspectos de la gestión de las empresas privadas deben adoptar las
bibliotecas y cuáles no, etc. Cabe destacar que en el proceso de la creación de los manuales de
procedimiento es indispensable señalar cuál de estas se están tomando en consideración de
acuerdo al área de aplicación; en el caso particular de la biblioteca de la UYMCA, se contemplan
la Norma ISO 9001 (2000), las ABIESI y las directrices de la REBIUN.
De acuerdo a las vertientes expuestas anteriormente, deduzco que algunas de las ventajas que se
podrían tener al aplicar un modelo de gestión administrativa dentro de la biblioteca universitaria,
podrían ser las siguientes:
- Mejora de las relaciones y calidez entre bibliotecario-usuario
- Mejora la imagen de la biblioteca
- Calidad en el ofrecimiento de los servicios
- Calidad en la información ofrecida a toda la comunidad universitaria
- Calidad de recursos humanos, ya que se forma y mejora la comunicación
- Competitividad de la biblioteca
- Se crea una mayor apertura en las relaciones interbibliotecarias con instituciones educativas de
renombre
- Reduce fallos. disminuyendo el número de tiempos y quejas
- Crecimiento de la biblioteca y facilidad de obtención de recursos
- Dinamismo, formación global , multidimensional de su personal, así como soluciones a
conflictos, motivación, etc., del mismo
29
2.2 Los manuales de procedimiento y su representación en el Desarrollo de Colecciones La historia de los manuales como herramienta en la administración es considerada por muchos
autores como un concepto reciente. Es durante el periodo de la segunda guerra mundial cuando se
desarrolló esta herramienta, aunque antes ya se tenía indicios de algunas publicaciones en las que
se proporcionaba información e instrucciones a los empleados sobre algunas fases de las
operaciones de la empresa; la escasez y urgencia del personal adiestrado durante la guerra, hizo
necesario preparar manuales más detallados. Podría decirse que cada hombre en las oficinas de
servicio del ejército tenía su manual, éstos resolvían problemas de adiestramiento, especialmente
a larga distancia y de supervisión; se logra al mismo tiempo la uniformidad en la realización de
las tareas del método óptimo de la ejecución, tan importante en el ejército. Por otro lado, muchos
de los primeros manuales presentaban defectos técnicos, pero es innegable que fueron de gran
utilidad en el adiestramiento de nuevos personal, con el transcurrir de los años, los manuales se
fueron integrando a las empresas con adaptaciones más técnicas, claras, concisas, prácticas y
aplicándolos a diversas funciones operacionales como producción, ventas, finanzas, servicios,
etc.38
Inicialmente diría que los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicación y coordinación en las organizaciones por que permiten registrar y transmitir en
forma ordenada y sistemática la información así como las instrucciones y lineamientos que se
consideren necesarios para el mejor desempeño de las actividades.
Reyes Ponce, opina que el concepto de un manual es de suyo empírico, variable y fácil de
comprender “es un folleto, libro, carpeta; etc. en los que de una manera fácil de manejar, se
concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin: orientar y
uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano que conforman una
institución.”39
38 DUHALT, Miguel. “Los manuales de procedimientos en las oficinas públicas”. México,; UNAM, 1968. p.15 39 TERRY, George. “Principios de administración” . México: Continental, 1971. p.451
30
Rodríguez J.40 , dice que un manual es “un documento en el que se encuentran de manera
sistemática, las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad .”
Mientras que para Kellog G.41, “un manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el
procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro
grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito
significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”.
Por tanto deduzco que un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos
fijados y las políticas establecidas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una
serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado indicando quién los realizará,
qué actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal,
que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas de manera sencilla, directa,
uniforme y autorizada.
2.2.1 Manual Administrativo: objetivos y alcances
Los manuales al ser instrumentos administrativos creados para que una organización alcance su
fin común, deberán tener bien especificados, claros, precisos y alcanzables sus propios objetivos,
determinados en tiempo, cantidad y calidad.
Entre los principales objetivos de los manuales administrativos tenemos:42
Presentar una visión de conjunto de la organización (individual, grupal o sectorial).
Instruir al personal acerca de los aspectos como: objetivos, funciones, relaciones,
procedimientos, políticas, normas.
40 RODRÍGUEZ, Joaquín. “Como elaborar y usar los manuales administrativos”. México: ECESA, 1992. p.161 41 GOMEZ, Guillermo. “Planeación y organización de empresas”. México: McGraw-Hill ,1995. p.378 42
RODRÍGUEZ, Joaquín. “Como elaborar y usar los manuales administrativos”. México: ediciones contables y administrativas, 1992. p.59
31
Practicar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
Contribuir a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y proporcionar la
uniformidad en el trabajo.
Servir como medio de integración y detención al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporación a las distintas funciones operacionales.
Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas
administrativas.
Los manuales ofrecen muchas ventajas, sin embargo si no son implementados de manera correcta
y estableciendo periodos de actualización, pueden llegar a ser perjudiciales para la organización.
Enseguida se muestran los alcances de un manual administrativo:43
× Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones y normas.
× Evitan discusiones y malos entendidos en la ejecución de las operaciones.
× Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
× Incrementan la coordinación y la realización del trabajo.
× Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas el seguimiento del supervisor se puede circunscribir el control por excepción.
43 Op. Cit. p.61
32
2.2.1.1 Tipos de manuales
Dependiendo del tipo ó tipos de organismos en donde se desee implementar un manual serán sus
características necesarias para cumplir con dicho cometido. Los manuales pueden ser clasificados
en las siguientes divisiones de acuerdo a su uso: por su contenido, por su función específica y por
su ámbito de aplicación (generales y específicos).
.
33
Respecto a la utilización de estas herramientas administrativas en las bibliotecas y unidades de
información, es esencial que por lo menos mínimamente cuenten con un Reglamento Interno, un
manual de organización, el manual de políticas y manual de procedimientos de cada
departamento o áreas por las que este conformada.
Si bien es cierto, y de acuerdo a lo expuesto en la objetividad de este apartado, González J.44
señala que los manuales de procedimientos son de gran importancia debido a que:
- Permiten conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación , requerimiento y a los puestos responsables de su ejecución.
- Facilitan en la inducción del puesto, al adiestramiento y capacitación del personal, ya que
describen de forma detallada las actividades de cada puesto.
- Sirven para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.
- Simplifican tareas de trabajo, analizando tiempos y delegaciones de autoridades y
responsabilidades.
- Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
- Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración
arbitraria.
- Determinan en forma más sencilla, las responsabilidades por fallas o errores.
- Aumentan la eficiencia de los empleados, indicándoles que deben hacer y cómo deben
hacerlo.
- Ayudan a la coordinación de actividades y a evitar duplicaciones.
44
GONZÁLEZ, J. “Manual de procedimiento administrativo”. Madrid: Civitas, 2000. p256
34
- Construyen una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y métodos.
2.2.2 Manual de procedimientos
Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia
cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina.
Este tipo de manuales de procedimiento son también conocidos como manuales de operación, de
prácticas, estándar, de instrucción de rutinas, de trámites y métodos de trabajo. Los manuales de
procedimientos, como instrumentos administrativos que apoyan el quehacer institucional, están
considerados como elementos básicos para la coordinación, dirección y el control administrativo
ya que facilitan la adecuada relación entre las distintas unidades administrativas de la
organización.
Mercado S.45, nos dice que los manuales de procedimiento son aquellos instrumentos de
información en los que se consigan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben
seguirse para la realización de las funciones de una dependencia o institución de cualquier índole.
En ellos se señalan además, los diferentes puestos o unidades administrativas que intervienen,
precisándose tanto su responsabilidad como su participación. Suelen contener información y
ejemplos de los formularios, impresos, autorizaciones o documentos necesarios, de las
herramientas auxiliares de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda servir en el correcto
desarrollo de las actividades.
45 MERCADO, Salvador. “Administración aplicada: teoría y práctica”. México: Limusa, 2000. p. 202
35
Gómez G. 46 , el manual de procedimientos “es el documento que contiene la descripción de las
actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o
de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen en
el proceso.”
Para Rodríguez J.47 “es el instrumento de información en el que establecen de manera metódica y
lógica los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una
unidad administrativa y presentan el conjunto de operaciones en un orden y secuencia para
realizar los trabajos sin que estos sean repetitivos para más de una persona dentro de la
organización.”
Como lo mencionaron los autores antes citados, todo procedimiento puede incluir determinación
de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo
y control para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Por lo que se
enfatiza, contar con una descripción de los procedimientos para comprender con mayor eficacia
el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la
disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad.
Existen dos tipos de manuales de procedimientos: los generales, que contienen información
sobre procedimientos de toda la organización o de más de un sector administrativo; y los
específicos, que integran información sobre procedimientos que se siguen para realizar las
operaciones internas en una sola unidad administrativa, con el propósito de cumplir
sistemáticamente sus funciones y objetivos.
46 GÓMEZ , G.. Op. Cit. p.406 47 Ibidem p. 407
36
2.2.2.1 Directrices para la elaboración del manual de procedimientos
Enseguida se describen las directrices que se consideran esenciales a la hora de elaborar un
manual de procedimientos, que en relación a la opinión de varios autores especialistas en la
materia, solo retomé las propuestas por Franklin E.48 , menciona que aunque no existe un modelo
fijo para la elaboración de manuales, existen variaciones sustanciales de acuerdo a criterios
específicos en su creación, tales como:
a) Recolección de la información. Bien por investigación documental, recolectando toda la
información escrita que esté relacionada a los procedimientos, por observación directa, realizando
visitas al lugar donde se lleven a cabo tareas o actividades de procedimientos y observar su inicio
y fin o bien, a través de entrevistas, las cuales ayudaran a obtener respuestas así como observar
las reacciones y actitudes.
b) Procesamiento de la información. Es parte de la organización lógica mediante el desarrollo de
un esquema de trabajo, es decir, el proyecto de creación del manual mediante el análisis y
depuración de la información con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de la que se
debe incluir en el contenido, unificando criterios de terminología como de presentación de la
información con el propósito de mantener un sentido de continuidad y de uniformidad.
c) Esquemas y redacción del manual. Es la parte de la presentación del escrito, una vez
recolectada toda la información posible, que va a ayudar al entendimiento del manual, para lo
cual, es necesario diseñar un esquema reuniendo los siguientes elementos:
× Identificación, incluye título, logotipo de la institución, fecha de elaboración y responsable.
× Introducción, sobre el contenido del documento.
× Objetivos, mencionando propósitos que se desean alcanzar con el manual.
48 FRANKLIN, Enrique. “Organización de empresas: análisis, diseño y estructura”. México: McGraw-Hill, 1998. p.157-158
37
× Descripción de los procedimientos, el cual va a consistir en la presentación de forma
secuencial y cronológica de las rutinas para la realización de las tareas o actividades
determinadas, siendo la parte más importante, ya que en esta se va a describir el quién, como,
cuando, dónde y para qué.
× Diagramas, son la representación gráfica de las actividades descritas del proceso, mostrando a
través de símbolos la información relacionada con la actividad.
× Formas, será donde si incluirán los formatos que se han de emplear en la descripción de los
procedimientos, incluyendo si se consideran necesario, las instrucciones de llenado.
d) Revisión y aprobación. Una vez terminada la elaboración del manual, se debe someter a una
revisión general para verificar que la información plasmada no contenga posibles errores; así
mismo, una vez revisado, se debe entregar a la autoridad responsable para su posible aprobación.
e) Impresión y distribución. Se considera necesaria la numeración de las páginas contenidas
incluyendo las formas para la elaboración de los formatos, eligiendo los de fácil manejo. Una
recomendación que parece favorable es no encuadernar el manual, por lo que sería más factible
engargolarlo para una futura actualización o en su defecto subirlo a la intranet institucional.
f) Actualización. No es la última parte del manual, ya que es necesario que los procedimientos
especificados, sean supervisados de manera periódica con la finalidad de mantenerlos vigentes,
convirtiéndose en una tarea continua.
Como comentario personal de acuerdo a los textos consultados, seguir las directrices contribuirá
a plantear el manual acorde a las necesidades de la institución y que tenga un objetivo concreto
para solucionar la problemática.
38
2.2.2.2 Estructura y contenido De acuerdo al análisis y revisión de literatura, se observó que existen variaciones entre uno y otro
autor en los elementos que cada uno retoma para la elaboración de manuales de procedimientos,
presentando a continuación los que en la mayoría de estos coinciden:
Carátula. En ella se incluyen los siguientes datos: - Nombre de la empresa o institución según sea el caso el nombre de la división o del
departamento
- Nombre del instructivo
- Clave del instructivo
- Fecha en que entra en vigencia
- Clave del instructivo que sustituye, (si es el caso)
Identificación. Primera hoja del instructivo donde se enlistaran los puestos que participarán en el
procedimiento, además de incluir los formatos de preparación, así como la autorización del
instructivo.
Índice. Ofrece el orden de las partes que conforman el manual para identificar de manera fácil la
información dentro del documento.
Introducción. Se explica al lector del manual e instructivo los antecedentes, motivos y propósitos
del documento, así como su contenido.
Legislación o Base Legal. Este apartado contiene una lista de títulos de los principales
ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan
sus atribuciones o facultades. Es recomendable que las disposiciones legales sigan este orden
jerárquico: tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares.
39
Objetivo. Se explica el propósito que se pretende cumplir con los procedimientos; su
formulación se ajustará a ciertos lineamientos; tales como especificar con claridad la finalidad
que pretende el documento, es decir qué y el para qué, evitando al máximo el uso de los
adjetivos, así como el subrayar conceptos.
Responsables. Se mencionan las unidades administrativas y/ o puestos que intervienen en los
procedimientos en cualquiera de sus fases
Políticas. Se incluirán en un instructivo las cuales surgen a medida en que se avanza en la
redacción del manual analizando y adaptando en cada caso la política que más nos convenga para
reglamentarla de forma oficial.
Descripción del procedimiento. Aquí se enlistarán las operaciones que deberán efectuarse para
cumplir el objetivo del sistema lo cual busca una simplificación en los procedimientos; que se
describen en: guión teatral, el cual es presentado de dos formas, descripción por operación (se
organizan de forma cronológica las operaciones indicando en el lado inferior izquierdo de la hoja
en qué consiste la operación y en el lado derecho se describe la operación).
Y descripción por puesto (únicamente muestra las operaciones realizadas por cada puesto o grupo
de trabajo de manera secuencial).
La segunda forma de descripción de procedimiento es por medio de hojas de instrucción de
trabajo; aquí las operaciones se representan en forma de diagramas y proponiendo el
procedimiento en una distribución de formatos o bloques en los que cada columna debe tener una
hoja de instrucciones de trabajo. En ella se describen con palabras lo que representamos con
símbolos en el diagrama, siendo una de las más convenientes ya que permite lograr una
identificación del objetivo así como de la política y sistemas por medio de las hojas de
instrucción de trabajo.
.Diagramas de flujo. Como anteriormente se dijo, son la representación gráfica del procedimiento
permitiendo ver en forma dinámica y lógica la secuencia del trabajo de manera que se represente
gráficamente todo este proceso permitiendo comprender los elementos que integran las
actividades, tareas, documentos, unidades administrativas y puestos que intervienen.
40
Anexos. En este apartado se incluyen documentos como diagramas sugeridos o propuestos y
glosario de términos, quedando determinada su integración a los intereses de nuestras
necesidades.
2.2.2.3 Diagramación
Los requerimientos de las organizaciones demandan recursos técnicos que les permitan precisar
de manera analítica los elementos necesarios para llevar a cabo sus funciones en forma lógica y
consistente lo cual es posible a través del empleo de diagramas y mapas de procesos. Diagramar
“es representar gráficamente, hechos situaciones, movimientos, relaciones o fenómenos de todo
tipo por medio de símbolos que clarifican la interrelación entre diferentes factores y/o unidades
administrativas, así como la relación causa-efecto que prevalece entre ellos”49
Los diagramas de flujo son básicos para la elaboración de los manuales de procedimiento ya que
sirven como herramienta para abreviar el uso de palabras a través de símbolos. Un diagrama de
flujo nos permite entender fácilmente los procesos que se realizan dentro de una organización,
por que de manera sintetizada, transmiten información de fácil interpretación.
“Los diagramas de flujo son medios gráficos que sirven principalmente para:
- Describir las etapas de un proceso y entender cómo funciona
- Apoyar el desarrollo de métodos y procedimientos
- Dar seguimiento a los productos (bienes o servicios) generados por un proceso
- Identificar a los clientes y proveedores de un proceso
- Planificar, revisar y rediseñar procesos con alto valor agregado, identificando las
oportunidades de mejora
- Documentar el método estándar de operación de un proceso
49
FRANKLIN, Enrique. “Organización de empresas: análisis, diseño y estructura”. México: Mc Gaw-Hill, 1998. p.183
41
- Facilita al entrenamiento de nuevos empleados
- Realizar presentaciones directivas”50
Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje gráfico incoherente o no convencional transmite
un mensaje deformado o es ineficaz para comprender el proceso que se pretende estudiar. De ello
surge la necesidad de concebir y admitir determinados símbolos a los que se les confiere un
significado preciso y convertir también en determinadas reglas en cuanto a su aplicación.
Para la elaboración de los diagramas de flujo que se utilizaran en la propuesta de este trabajo
(capítulo 3) se analizaron varias instituciones dedicadas a elaborar símbolos de diagramación
empleados internacionalmente y que a manera de cuadro, retomo los más importantes de las
propuestas por las siguientes instituciones: Álvarez M.51
1. American National Standard Institute (ANSI) que elaboró una simbología para representar
flujos de información del procesamiento electrónico de datos, de la cual se han adoptado
algunos símbolos para diagramas de flujo administrativo.
2. Internacional Organization for Standarization (ISO), enfocados a apoyar el aseguramiento de
la calidad a consumidores y clientes de acuerdo a las normas del grupo ISO-9000.
3. Instituto Aléman de Estandarización, Deutsches Institut fur Normung (DIN), que desarrolló
una simbología para la norma de procesos de información administrativa y tecnológica
similar a la norma internacional ISO-5807.
50
VERA, Fernando. “Diagramas de flujo”. México: Trillas, 1995. p.39 51 ÁLVAREZ, Martín. “Manual para elaborar manuales de Políticas y Procedimientos”. México: Panorama, 2000. p.17
42
SIMBOLOGÍA DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
DESCRIPCIÓN SIMBOLO
Inicio o fin del proceso.
Dentro del símbolo se anota “INICIO” o
“FÍN”, según corresponda al principio o
conclusión del procedimiento
Entrada/Salida
Información y elemento de entrada o salida
de un proceso
Actividades
Conjunto de operaciones.
Se describe brevemente la etapa dentro del
símbolo
Operaciones. Transformaciones
Unidades que componen la actividad en un
proceso
Decisión
Indica un punto dentro del flujo en donde
se debe elegir entre dos opciones
alternativas.
Preferentemente se indica la procedencia
(SI) hacía la parte de abajo del símbolo y
la no procedencia (NO)hacía un lado
Conector fuera de la página.
Utilizado para continuar en la siguiente
página
43
Tarea alternativa.
Representa una tarea que no forma parte
del proceso que se documenta, pero que es
importante
Flujo
Representa una conexión de los diferentes
elementos del proceso: actividades,
decisiones, documentos, etc. La punta de la
flecha sobre la línea de flujo señala la
secuencia en que deben realizarse las
distintas acciones
Documento
Procedimiento o documento de referencia.
Representa un documento generado por el
proceso. Se escribe en él el nombre del
documento
Base de datos
Indica el registro o extracción de datos
informáticos
Espera
Indica que para pasar el siguiente símbolo
y pueda tener lugar, ha de pasar un tiempo
determinado. (El tiempo se indica dentro
del símbolo)
44
2.2.2.4 Ventajas
Los manuales de procedimiento ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la importancia
de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna manera le restan
importancia.
Gómez G.52 menciona las ventajas y desventajas presentadas a continuación:
Ventajas.
× Logra y mantiene un sólido plan de organización
× Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de
sus propios papeles y relaciones pertinentes
× Facilita el estudio de los problemas de organización
× Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la
organización
× Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal
clave
× Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización
× Evita conflictos jurisdiccionales
× Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles
× La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien
× Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos
× Sirve como una guía en el adiestramiento de principiantes
52 GÓMEZ, Guillermo. “Plantación y Organización de empresas”. México: McGraw-Hill, 1994. p.379-380
45
× Ayuda a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc. .
× Evitan discusiones y mal entendidos, respecto a las operaciones
× Aseguran continuidad y coherencia en la ejecución de los procedimientos y normas a través del tiempo
2.3 Desarrollo de Colecciones
Iniciaré con una cita al respecto del desarrollo de colecciones para un marco de fondo al tema a
tratar:
Gorbea P.53, indica que autores como: Vergueiro, Evans y Figueredo, coinciden: “En concebir el desarrollo de colecciones como un proceso superior de administración de la colección, planificado y complejo, conformado por varias tareas, entre las cuales se encuentran la selección, evaluación y descarte”
“El desarrollo de colecciones es un proceso cuya finalidad es satisfacer las necesidades de información de la comunidad a la que sirve. Esto se obtendrá con la adquisición planeada de materiales en todos los formatos y la aplicación de procesos como un estudio de comunidad, (con el cual se identifican las necesidades de información) además de integrar, mantener, evaluar y descartar materiales documentales propios originando una colección básica y fortalecida; además se contará con recursos externos para mejorar las colecciones y lograr un equilibrio cualitativo y cuantitativo, de acuerdo al objetivo de la institución y a las necesidades de información de la comunidad”54.
53 GORBEA , S. “Uso de Modelos Matemáticos en la Evaluación de Colecciones: Teoría y Método”. En: Primer Seminario Internacional sobre Desarrollo de Colecciones, México, UNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 1998, pp. 90 y 91 54 ÁLVAREZ , Clara. Evaluación de la disponibilidad y cobertura real de la bibliografía básica de la biblioteca “Francisco Orozco Muñoz” de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. Tesis, Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía. 2007, p 22.
46
Para la CONPAB-IES 55 es:
Un proceso en el que participan bibliotecarios, académicos y otros miembros de la comunidad universitaria, quienes a través de los servicios que ofrece la biblioteca, apoyan el cumplimiento de las funciones sustantivas de docencia, investigación, difusión y extensión de la cultura y el conocimiento
Por su parte, Boyarsky y Hickey 56 lo definieron como:
“El proceso sistemático de construir colecciones de la biblioteca para servir al estudio, la enseñanza, la investigación, y la recreación. Incluye la selección y descarte de los materiales actuales y retrospectivos, la planeación de estrategias coherentes para la adquisición continua, así como la evaluación de colecciones para comprobar que éstas responden a las necesidades de los usuarios.”
De acuerdo a las definiciones expuestas, podría entonces describirlo como el proceso de
identificar la fuerza y debilidad de la colección de materiales de una biblioteca en términos de las
necesidades de los usuarios y los recursos bibliotecarios. Es por ello importante garantizar la
calidad, cantidad y diversidad de los recursos documentales existentes, y necesario que se cuente
con un programa de Desarrollo de colecciones que se elabore a partir de necesidades reales,
basado en los objetivos de la institución, y diseñado conjuntamente con el personal de toda la
biblioteca
2.3.1 Antecedentes
Han sido pocos los autores que abordan el desarrollo, antecedentes o la historia del desarrollo de
colecciones entre ellos se encuentra Morales E. (1985)57 es su artículo Desarrollo de Colecciones
hace mención de cuáles fueron los inicios de este término:
55 Normas para bibliotecas de instituciones de educación superior e investigación. México: CONPAB-IES, 2005. p 23. 56 Boyarsky, Jennie. “La evaluación de colecciones : un enfoque internacional”. En Primer seminario internacional de desarrollo de colecciones. – México. UNAM, 1998. p.125. 57 MORALES, Estela. “Desarrollo de colecciones”. En: Ciencia Bibliotecaria. vol. 7, no.1. 1985. p.35-36.
47
Siglos
XVII
y XVIII
Los antecedentes del desarrollo de colecciones se remonta a las bibliotecas
monacales tanto en Europa como en América en donde los materiales
llegaban por donaciones y legados de los grandes señores. En esta época no
se pensaba en la compra, ni en el descarte de materiales; se pensaba en
atesorar, en tener libros valiosos que tenían un uso restringido.
Siglo
XIX
En las bibliotecas Europeas y de Estados unidos se presentaba el fenómeno
de la duplicación de las colecciones particulares y así las bibliotecas
públicas no seleccionaban para el pueblo, sino para la gente culta y las
bibliotecas Universitarias para un grupo selecto de profesores.
Las colecciones se conforman con 90 % de donaciones. En Alemania surge
la preocupación de contar con una colección adecuada con calidad, utilidad
y actualidad. Mientras tanto, la asociación de bibliotecarios en Estados
Unidos establece métodos para la selección de libros.
Siglo
XX
En los estados unidos las asociaciones de bibliotecarios piensan en
métodos para seleccionar libros. Para 1929 surgen las primeras normas de
selección y aparecen las listas básicas para bibliotecas de College, estas
listas destacan la responsabilidad directa del bibliotecario en la selección y
construcción de la lista. Se reconoce además, el derecho a la libertad de la
información, elemento para la selección de material en las bibliotecas.
Años
60’s
Las Bibliotecas recibieron un gran apoyo económico que permitió un gran
crecimiento acelerado de las colecciones, además de que surgieron nuevos
instrumentos bibliográficos para la ayuda del proceso de selección como
Forth Coming Books y Choise. Dicha abundancia económica genera
competencias interbibliotecarias por tener las colecciones más completas,
deseos de poseer las más grandes colecciones, el mayor numero de
volúmenes por estudiante etc.
48
Años
70’s
Se empieza a hablar de una crisis económica y esta situación es uno de los
principales factores que motivaron a la evolución del desarrollo de
colecciones pues obligo a la innovación, a seleccionar con base a la
demanda real y no a la demanda creada por la propaganda comercial, para
tal efecto se desarrollan métodos de evaluación cualitativa y cuantitativa
que permitan desarrollar la colección de acuerdo a los objetivos de la
institución y las necesidades de un usuario.
Años
90´s
Es a partir de entonces que el Desarrollo de Colecciones se fue generalizando,
siendo en la década de los noventa que se establece la base teórica que se utiliza
actualmente. La consolidación y profesionalización como especialidad
bibliotecológica fue producto de la necesidad pues los administradores de
bibliotecas tuvieron que enfrentar y solucionar diferentes problemáticas que
obstaculizaban su labor; entre ellas el crecimiento gigantesco de las diferentes
ramas del saber humano, en especial las científicas, la reducción de los
presupuestos destinados a la adquisición de material, el aumento considerable en
los precios de los materiales documentales y finalmente si no es que el factor más
importante fue el avance y crecimiento tecnológico en gran cantidad de soportes
de la información.
2.3.2 Objetivos
Para abordar los propósitos establecidos para el desarrollo de colecciones retomaremos a Negrete
G.58 que hace mención de los siguientes objetivos del desarrollo de colecciones:
Formar y orientar una colección de materiales que se ajuste al objetivo de la institución de la que depende, y a las necesidades y demandas de información de su comunidad, manteniendo un adecuado balance cualitativo y cuantitativo entre las diferentes áreas de interés y entre los diversos tipos de materiales representados en distintos formatos.
58 NEGRETE , María del Carmen. El desarrollo de colecciones y la selección de recursos en la biblioteca universitaria. México: UNAM; CUIB, 2003. p. 6.
49
Por su parte Orozco A.59 hace mención de cuatro principales objetivos en el Desarrollo de
colecciones:
1. Satisfacer las necesidades de información de los usuarios.
2. Hacer que la colección se construya y se desarrolle de acuerdo a su realidad actual y
futura.
3. Contar con un acervo documental cuya calidad, cantidad y balance responda
objetivamente a las necesidades de información de los usuarios, para así poder garantizar
la efectividad en los servicios que ofrece.
4. Construir una colección de materiales que se ajuste al objetivo de la universidad (aunque
bien puede ser para cualquier tipo de biblioteca), cuantitativo y cualitativo entre las
diferentes áreas de interés para la institución y entre los diferentes tipos de materiales.
Además, para que el Desarrollo de la colección sea bueno en calidad, cantidad y balance, es
necesario que la biblioteca amplié a sus usuarios los recursos de información que se localicen
tanto en otras bibliotecas, como virtualmente y es que ninguna, por mas grande que sea, tendrá la
capacidad de reunir toda la información existente o solicitada.
2.3.3 Elementos del desarrollo de colecciones
Los elementos que forman el desarrollo de colecciones, constituyen un conjunto de componentes
interdependientes, que deben ser considerados como un todo en la construcción de la colección
para una biblioteca universitaria. El objetivo de la biblioteca universitaria es un elemento
principal para que se lleve a cabo el desarrollo de colecciones, ya que cualquier servicio que esta
ofrezca, deberá reflejar los objetivos de la institución a la que pertenece.
Los elementos que se contemplan para el desarrollo de colecciones se describirán en los
siguientes apartados:
59 OROZCO, Aurelia. Desarrollo de colecciones I: Guía DE auto aprendizaje. México: ENBA, 1998. p 23.
50
Estudio de la comunidad
“Es un proceso dinámico, constante y necesario ya que la biblioteca debe satisfacer eficientemente las necesidades de los usuarios, para determinar este tipo de necesidades el bibliotecario puede aplicar cuestionarios, encuestas, entrevistas y la observación directa. Todo ello permitirá planificar adecuadamente los servicios bibliotecarios en todos los niveles.”60
Negrete E., lo interpreta como “llevar a cabo un estudio minucioso de la comunidad de usuarios a
la que se atiende, para definir un perfil de interés. Esto es fundamental, pues aunque regularmente
una biblioteca universitaria atiende a los académicos, los alumnos e investigadores, todos ellos
tienen necesidades de información de muy diversa índole, en cuanto a temáticas y también en
cuanto al nivel de profundidad.61
Estas necesidades, también se conocen mediante la revisión de los planes y programas, los
currículos de las carreras que se imparten en la institución; de investigación; de educación
continua o difusión. A través de ellos se podrán determinar cuáles son las bibliografías, básica y
complementaria, para los mismos.
Selección
Es el proceso por el cual se decide qué documentos deben añadirse a la colección de una biblioteca; dicho proceso es técnico y complejo lo lleva a cabo el bibliotecario quien conoce la colección y define la política de selección que debe ser coherente con el desarrollo de la colección.62
Martínez F.63 afirma que la selección: “Se refiere al proceso de escoger de un conjunto
determinado, las obras que se han identificado como adiciones importantes para la colección de la
biblioteca”.
60 “Elementos que constituyen al desarrollo de colecciones”. En: Selección de materiales documentales en el desarrollo de colecciones. México: UNAM, Centro de Investigaciones Bibliotecológicas, 1988. p 2 61
Negrete, María Del Carmen. p. 33. 62 Diccionario Enciclopédico de Ciencias de la Documentación. Madrid: Síntesis, 2006? Vol. 2, p 563. 63 MARTÍNEZ, Filiberto. Políticas de Selección y Adquisición de Materiales Bibliográficos en las Bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior, México: UNAM, Dirección General de Bibliotecas-, 1989, p.11-15
51
La selección es la acción de escoger de entre la ingente cantidad de documentos producidos en el
mundo, los que cubren el campo definido por el centro o sistema documental y que merecen
engrosar el fondo o transmitirse a los usuarios.64
La selección tiene por objetivos:
a) Identificar el material bibliográfico que debe ingresar a la biblioteca que se ajuste a los
objetivos institucionales y a las necesidades de información de los usuarios.
b) determinar el material que adquirirá la biblioteca.
La importancia del proceso que nos ocupa radica como lo menciona Orozco A. (1998)65 “en que
los materiales que vayan ingresando a la unidad de información merced a una selección,
cuidadosa, objetiva, analítica y reflexiva verdaderamente van a fortalecer la colección, van a ser
consultados por los usuarios y la vigencia de su información será superior a la de aquellos
documentos y audiovisuales que no han tenido una selección cuidadosa.
Deduzco que la selección del material básicamente es lo que se conoce como el análisis y estudio
del mercado editorial y de las fuentes de información que este nos presenta, las cuales se
seleccionarán de acuerdo a las necesidades de información que se tengan y a los servicios que
se ofrezcan.
Políticas de selección
Las políticas de selección son cruciales para el Desarrollo de colecciones, pues estas son el eje rector sobre el cual debe basarse dicho proceso, son una guía para el personal bibliotecario, que incluye los criterios en los cuales basarse en la toma de decisiones sobre los diferentes aspectos que engloba este proceso.66
64 MARTÍNEZ, José. Diccionario de bibliología y ciencias afines. Madrid: Pirámide, 1993. p 750. 65 OROZCO, Aurelia. Op. Cit 67. 66 “La política de desarrollo de colecciones”. En: El desarrollo de colecciones y la selección de los recursos en la biblioteca universitaria. México: UNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 2003.p 22
52
Estas políticas serán el plan principal que desarrolla e implementa la biblioteca para construir,
orientar y mantener colecciones adecuadas y coherentes. De esta manera se convierte en un plan
de acción cuya información ayuda al personal de la biblioteca a enfrentar las más complejas
decisiones, asignar racionalmente los recursos financieros destinados a este fin, sobre todo, a
prestar mejores servicios a los usuarios de la biblioteca.
La importancia de la política relacionada con el desarrollo de colecciones, es que permite
organizar y guiar en los procesos de evaluación de colecciones, en la selección y en la
adquisición de recursos; pero a su vez coordina el crecimiento, el equilibrio y el mantenimiento
de las colecciones. Los elementos que pueden ayudar a impulsar una política de desarrollo de
colecciones son67:
§ Establecer el propósito de la política de desarrollo de colecciones.
§ Crear una filosofía de servicio que incluya misión, objetivos y prioridades de la
biblioteca.
§ Describir la comunidad usuaria, tanto por su nivel como por su número.
§ Evaluar y describir las necesidades informativas de los usuarios.
§ Establecer el uso de la colección.
§ Especificar los programas académicos que apoya la biblioteca.
§ Establecer las políticas y criterios para el canje y la donación.
Es importante que las políticas sean descritas en un documento de manual de políticas de
Desarrollo de colecciones.
Adquisición
La cuarta fase dentro del proceso de desarrollo de colecciones es la adquisición, este procedimiento consiste en el trámite administrativo para incorporar los materiales seleccionados.
67 “La política de desarrollo de colecciones”. En: El desarrollo de colecciones y la selección de los recursos en la biblioteca universitaria. México: UNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 2003.p 22.
53
Y tiene la finalidad de obtener los materiales, para su incorporación a las colecciones, en las cantidades adecuadas, al menor tiempo y costo posibles.68 Esta fase, se compone de varios procedimientos como la orden de compra, control de facturas, pago, recepción y verificación.69
Esta actividad es quizá lo más administrativo de todos los que componen el proceso de desarrollo
de colecciones y por ello en ocasiones se pone en manos de personal ajeno a la bibliotecología,
con formación en las áreas contables o administrativas.
García L.70 la define como la “acción y efecto de acrecentar el fondo de una biblioteca o centro
documental, por procedimiento oneroso (compara o canje) o gratuito (exacción, donación, legado
o depósito legal).”
Por su parte Martínez J.71 menciona que la adquisición es “un procedimiento para la obtención de
libros u otros documentos para el enriquecimiento de la biblioteca.”
CONPB-IES 72indica que es el proceso mediante el cual se llevan a cabo los procesos de canje,
compra o donación, con la finalidad de incrementar en calidad y cantidad los acervos
bibliográficos.
Existen cuatro formas de adquisición:73
1. Compra: Es el principal medio de adquisición en cualquier tipo de bibliotecas, salvo las
nacionales. Para llevarlo a cabo es necesario conocer las fuentes de información sobre
editores y libreros.
68Tardón, Eugenio. Gestión y evaluación de colecciones: selección y adquisición. [En línea] < www.ucm.es/BUCM/be/apuntes>. [Consulta: 30 de enero de 2005]. 69 Magrill, Rose And Doralyn Hichey. Citado por Michaell Gabriel. p. 7. 70 GARCÍA , Luis. Diccionario del Archivero Bibliotecario. 2000. p7. 71 MARTÍNEZ, José. Op. Cit p 11. 72 Normas para bibliotecas de instituciones de educación superior e investigación. Op. Cit. 39 73 DE ELVIRA , Manuel. “Selección y Adquisición”: En: Tratado básico de Biblioteconomía. Madrid: Complutense, 1996.p 178-180.
54
2. Canje: Es un procedimiento de intercambio de publicaciones (generalmente libros y
revistas) entre bibliotecas, organismos o instituciones de las cuales depende que se editen
materiales que interesen a ambas o a más bibliotecas.
3. Donación: Los donativos constituyen una importante fuente de ingreso para el fondo
bibliográfico, puede llevarse a cabo en dinero, en libros, o en otra forma cualquiera de
material gráfico, asimismo, el acto de donación puede provenir de la persona o entidad
poseedora de esta o bien de una solicitud de la biblioteca para que envíen cierta parte del
material de forma gratuita.
4. Depósito legal: Es el procedimiento normal para el ingreso de fondos en la Bibliotecas
Nacionales. Uno de sus principales objetivos es el de la conservación de la memoria
escrita de un pueblo, él depósito legal se convierte en la base de su colección que será
luego difundida por medio de las bibliografías nacionales.
Descarte
“El descarte es retirar del fondo de una biblioteca libros superfluos anticuados o que no se hallan
en buenas condiciones.”74
El Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de Instituciones de Educación Superior hace
mención de los criterios generales para el retiro y descarte del cual se presentan los puntos más
relevantes:75
× Información obsoleta: Materiales de algunas disciplinas cuya fecha de edición sea mayor
a diez o quince años tienen, por lo general, un valor limitado y deben ser sustituidos por
una nueva edición. Para el descarte puede oírse la recomendación expresa de la academia,
a excepción de los materiales considerados como clásicos en las diferentes áreas del
conocimiento.
74 Ídem. p 245. 75 CONPAB-IES. Guía para el descarte en las bibliotecas de las instituciones de educación superior. México: CONPAB-IES, 2005. p 9-12
55
× Contenido inexacto y de poco valor: Materiales con contenidos tratados de forma
superficial, es decir, que no tengan un respaldo académico sólido, en cuyo caso las
editoriales o asociaciones doctas pueden ser un buen parámetro a considerar.
× Contenido acumulativo: Materiales como anuarios, directorios, índices, resúmenes, entre
otros, con ediciones acumulativas deben descartarse cuando se reciba la nueva edición.
× Formato obsoleto e incompatibilidad del equipo disponible: Materiales como cintas,
videos, discos, cassettes y micro fichas, con formato descontinuado del que no se tenga el
equipo disponible en la biblioteca para ser utilizado, siempre y cuando ya se hayan
editado en otro formato.
× Material incompleto: Materiales como las revistas, los periódicos y los índices que por
falta de continuidad en los fascículos y que no se piense continuar con la adquisición o
porque se haya suspendido su publicación.
× Materiales no usados: Materiales que no han sido utilizados durante los últimos cinco
años de acuerdo a la temática que aborde el material; tal es el caso de computación, de
libros de texto, de leyes e impuestos.
× Material dañado: Materiales con mala impresión; papel resquebrajado, páginas mutiladas,
encuadernación desgastada o contaminación severa de alguna plaga y que tienen pocas
posibilidades de ser restaurados.
× Limitaciones de espacios: Materiales que por sus dimensiones limitan el espacio físico
deben donarse a otra biblioteca o adquirirse en otros formatos más prácticos que ayuden a
“abrir” espacios en la estantería.
× Nivel de materiales: Materiales que no sean pertinentes al nivel del usuario para el que
está diseñado el servicio documental. Esto es, que los materiales no deben ser altamente
especializados si la comunidad no los requiere, ni de bajo nivel, si la comunidad es
altamente especializada.
× Duplicados excesivos: Materiales que sobrepasan el número de copias al número de
usuarios que hacen uso de ellos, las excepciones serán para títulos de alto uso. En el caso
de revistas es recomendable conservar un fascículo por número publicado.
56
× Donaciones: Materiales que se reciben por donación, sin previa selección del bibliotecario
y que contengan información irrelevante para la comunidad usuaria.
× Idioma: Materiales que estén publicados en idiomas que de forma mayoritaria no domina
la comunidad usuaria.
Evaluación Arriola O. 76 nos dice:
“Es un proceso sistemático que nos facilita determinar el grado de eficacia, y eficiencia de ciertas actividades, además nos requiere emitir un juicio de valor sobre aquello que se evalúa. Permite conocer de forma cualitativa y cuantitativa el cumplimiento de los objetivos marcados en la biblioteca, especialmente definidos en términos de necesidades de los usuarios, e indica su adecuación a las acciones y programas que fueron planificados por la biblioteca.”
En el diccionario Enciclopédico de ciencias de la documentación77 nos indica que la evaluación
es “un conjunto de técnicas destinadas a valorar la cobertura, actividad. Adecuación y uso de los
fondos de una biblioteca con respecto a la oferta. Literatura disponible y la demanda de los
usuarios.”
La mayor parte de estas técnicas se basan en tres fases:
1. En la obtención de información a partir del catalogo, de muestreos de los fondos o de encuestas a los usuarios.
2. En su resumen por medio de indicadores estadísticos.
3. En su comparación con información semejante sobre entidades externas comparables.
La CONPAB-IES 78 nos indica que: La evaluación de las colecciones mediante el uso de
métodos y modelos cuantitativos y cualitativos permite saber, por un lado, si el acervo de la
biblioteca responde a las necesidades de información de sus usuarios y, por el otro, si
76 ARRIOLA NAVARRETE, Oscar. Evaluación de bibliotecas: un modelo desde la óptica de los sistemas de gestión de calidad. México: Alfagrama; CNB; Library Outsoucing Service, 2006. p. 39. 77 Diccionario Enciclopédico de Ciencias de la Documentación. Op. Cit. Vol. 1, p 539. 78 CONPAB-IES. Op. Cit. p 7.
57
efectivamente todas las materias y temas de los programas de estudio e investigación están
representados en él, indicando sus fortalezas y debilidades.
Conocer el estado actual de las colecciones es algo que solo se puede llevar a cabo evaluando la
colección para identificar sus fortalezas y debilidades mediante la detención de las áreas que
están cubiertas y de las que no lo están, de los materiales que requieren de preservación y/o
mantenimiento, de los recursos que pueden ser descartados y del formato en que está contenida la
información. Una adecuada revisión y evaluación de la colección reflejará tanto su efectividad
como sus carencias.
Una vez que se ha determinado evaluar la colección, resulta importante definir la metodología que va a seguirse. Existe en la literatura una gran cantidad de técnicas cualitativas y cuantitativas para hacer esta evaluación, dichos métodos son señalados por Negrete (2003).79Métodos cuantitativos
Métodos cualitativos
· Comparación de los acervos con
bibliografías y hemerografías
especializadas.
· Obtención de opiniones de los
usuarios a través de cuestionarios
o personalmente.
· El examen directo de los
materiales en los estantes (con
base en el uso) la cuantificación
de los títulos por tema, la
verificación de los contenidos, la
actualidad, condiciones físicas y
la obsolescencia.
· Análisis de las estadísticas sobre
el servicio
· Confrontación de estadísticas
sobre existencias y
estadísticas de uso de los
diferentes recursos por áreas
temáticas.
· Comparación con normas
existentes, por ejemplo las de
la ABIESI.
· Estudios de citas
· Estudios bibliométricos
· Modelos matemáticos.
79 NEGRETE GUITIÉRREZ, Carmen. “Las necesidades informativas de la comunidad”. En: El desarrollo de colecciones y la selección de los recursos en la biblioteca universitaria. México: UNAM, Centro Universitario de Investigaciones Bibliotecológicas, 2003.p 38.
58
Como conclusión del apartado, queda descrito el Desarrollo de colecciones como el proceso que
tiene como finalidad agrupar y realizar las actividades encaminadas a alimentar de una manera
sistemática, las colecciones que integran el fondo documental de una unidad de información.
Previendo y evitando la obsolescencia y debilidad por cualquier razón de los materiales
documentales, para así aprovechar al máximo los recursos financieros destinados a la adquisición
de material. Todo ello, con la finalidad de satisfacer las demandas de información de los usuarios.
Se dice que las colecciones tienen prioridad sobre las instalaciones, el equipo y aun sobre el
personal, ya que cualquier aspecto de la biblioteca puede ser corregido, excepto no comprar los
documentos cuando estos están disponibles en el mercado.
Por ende se considera una de las tareas más complejas en la gestión bibliotecaria, siendo que
implica una interacción con instancias tanto pertenecientes a la organización (dirección de
biblioteca, la academia, los alumnos, el departamento de finanzas y/o contabilidad), etc., así
como externas (proveedores, otras bibliotecas universitarias), etc. Sin embargo, los resultados de
un adecuado trabajo en materia de Desarrollo de colecciones favorece el cumplimiento de la
misión de la biblioteca.
Cabe aquí una analogía con la creación y cultivo de un jardín: en donde para mantenerlo es
indispensable sembrar césped, flores, árboles y matorrales; es necesario abonar y regar todo el
jardín de manera periódica. Pero también se necesita podar y desyerbar ese jardín, para lograr que
sea hermoso y sano. En el caso de las bibliotecas la acción sería eficaz.
59
CAPÍTULO III
Propuesta del manual de procedimientos para el Desarrollo de Colecciones de la biblioteca César Volpi IEPATL / Universidad YMCA
La Biblioteca como cualquier otra organización requiere que en ella se apliquen obligatoriamente
métodos adecuados y técnicas de Gestión administrativa en el margen de una buena planeación,
con el propósito de optimizar la utilización de sus recursos humanos, financieros, materiales y
tecnológicos. Para el logro de lo anterior, se requieren tener constituidas las áreas con puestos y
responsabilidades bien definidas, tener las diversas funciones y actividades delimitadas; tal y
como lo dictan los administradores contemporáneos. La elaboración de procedimientos,
lineamientos, políticas y manuales, el desarrollo de proyectos, y la supervisión del personal
bibliotecario son con la finalidad de incrementar la eficacia y eficiencia en un marco con base
legal y normativa.
3.1 Justificación del manual
En este capítulo se presenta la propuesta del manual de procedimientos para el Desarrollo de
Colecciones de la Biblioteca César Volpi IEPATL de la Universidad YMCA. Como se señaló, un
manual de procedimientos recoge, identifica, transmite, controla, ordena y simplifica tareas;
analizando tiempos, delegando autoridades y responsabilidades con el fin de evitar la duplicidad de
tareas. Cada procedimiento involucra etapas y actividades, así como el uso de recursos materiales
y tecnológicos. Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenados en
secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina en una
organización.
El desarrollo de este manual responde a las inquietudes de dos vertientes:
60
Institucionalmente , la Universidad YMCA como parte de su Plan de Desarrollo 2009-2012 y la
visión académica fijada como formadores de profesionistas competitivos, se encuentra trabajando
en la obtención de la acreditación como institución de Calidad avalada por la Federación de
Instituciones Mexicanas Particulares de Educación Superior “FIMPES1”; la cual es la encargada
de verificar que efectivamente cumpla con los estándares de calidad educativa que ostenten y
garanticen su continuo proceso de actualización y mejora tanto en planes y programas de
estudio, instalaciones y servicios, así como del personal docente y administrativo. Logrando con
ello colocarse en el grupo de universidades de prestigio en todo el país. Uno de los puntos que
FIMPES aborda son los requerimientos de cada área administrativa, mencionando entre ellos
manuales de políticas y procedimientos. A la fecha la biblioteca únicamente cuenta con el
manual de políticas y procedimientos de Servicios al Público y Reglamento interno.
Como segunda vertiente y retomando el punto del Desarrollo de Colecciones , se puede percibir
la falta de uniformidad y secuencia en la ejecución de las actividades, desde la autorización
administrativa de cómo, con quién y cuándo hay que realizar una solicitud de compra, en el
contacto directo con proveedores y distribuidores de servicios de información no delimitados
para la selección y adquisición de material bibliográfico, falta de criterios en la revisión de
bibliografía para nuevas adquisiciones y en la asignación de porcentajes del presupuesto para
cada colección, así como para el descarte y aprobación de donaciones por organismos o
usuarios de la misma. Esto como es lógico resulta perjudicial para lograr una gestión armonizada
de dichos procesos, siendo fuente constante de dudas, conflictos, pérdida de tiempo, crecimiento
de las colecciones en cantidad y no en calidad, un mal manejo de los recursos financieros, así
como discrepancias entre uno y otro titular de la biblioteca, sin lograr los objetivos particulares
fijados en un inicio.
1 La Federación de Instituciones Mexicanas Particulares de Educación Superior (FIMPES) es una
agrupación de instituciones mexicanas particulares, que tiene como propósito mejorar la comunicación y colaboración de éstas entre sí y con las demás instituciones educativas del país, respetando las finalidades particulares de cada una, para que sus miembros puedan cumplir mejor la responsabilidad de servir a la nación. FIMPES A.C. Acreditación FIMPES. [en línea]. México. [Consulta: 18 de junio 2011]. Disponible en internet: http://fimpes.org.mx/FIMPES/index.php?option=com_content&view=category&layout=blog&id=4&Itemid=18
61
Esta propuesta fundamentada en la teoría bibliotecológica y administrativa y la observación
directa ofrecerá al personal bibliotecario elementos para crear y utilizar estrategias y condiciones
que permitan realizar un desarrollo de colecciones óptimo, teniendo como meta final el alimentar
de una manera sistemática, las colecciones que la integran.
Previendo la obsolescencia, la ambigüedad de tareas y operaciones por cualquier razón de los
materiales documentales con el fin de satisfacer las demandas de información de los usuarios. Se
puede señalar que traerá beneficios a la institución, ya que si consideramos el aspecto relacionado
con la acreditación de FIMPES para medir la calidad educativa se requiere de la elaboración de
los manuales de procedimiento con base a la situación actual que guarda la Biblioteca.
3.2 Descripción del manual
La propuesta del manual, en relación al Desarrollo de Colecciones, está conformada por dos partes:
La primera constituye las generalidades respecto al manual, como son : portada, índice, introducción, objetivos, alcance y funciones
El segundo punto, representa la descripción de cada uno de los procedimientos centrales en el Desarrollo de Colecciones realizado por la biblioteca César Volpi IEPATL, como es la etapa de Estudio de Comunidad para detectar las verdaderas necesidades de información del usuario, la Selección del material bibliográfico, Adquisición, hasta llegar el Descarte. Cada una a su vez, está estructurada de la siguiente manera:
× Actualización del procedimiento (para efectos de cambios futuros o modificaciones pertinentes en el proceso )
× Objetivo
× Áreas involucradas
× Normas de Operación
× Descripción normativa del procedimiento
× Diagrama de Flujo
× Glosario
× Formatos
62
3.2.1 Generalidades
BIBLIOTECA “César Volpi IEPATL”
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL
DESARROLLO DE COLECCIONES
Enero 2012
63
TABLA DE CONTENIDO
Página
I. INTRODUCCIÓN
II. OBJETIVOS DEL MANUAL
III. SIMBOLOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO
IV. ESTUDIO DE LA COMUNIDAD
V. SELECCIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL
VI. ADQUISICIÓN DE MATERIAL DOCUMENTAL
VII. DESCARTE DE MATERIAL DOCUMENTAL
VIII. ANEXOS
IV. GLOSARIO
UNIVERSIDAD YMCA
BIBLIOTECA “César Volpi Iepatl “
64
INTRODUCCIÓN
El presente Manual se dirige a:
. Al personal de la Biblioteca César Volpi Iepatl
. A las autoridades de las que depende, para que conozcan el alcance y las formas de actuación de su personal.
. Al personal de nuevo ingreso a la Biblioteca, para que conozca los procedimientos de las actividades a su cargo.
Este manual contiene los lineamientos y procedimientos funcionales para su aplicación
durante el proceso de actividades en el Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca
“César Volpi Iepatl de la UYMCA. La propuesta surge como una necesidad detectada
después de diez años de operación de la institución y carecer de ellos, que guíen y normen
de forma autorizada todas las actividades que allí se realizan periódicamente. El objetivo
de esta propuesta es que la biblioteca cuente con un manual de procedimientos del área
de Desarrollo de Colecciones específicamente los procesos de Estudio de Comunidad,
Selección, Adquisición (por compra y donación), y Descarte. Es recomendable a quienes
por vez primera ejecutaran alguno de los procedimientos de cada manual, seguir paso a
paso la descripción para ahorrar tiempo y lograr uniformidad en ellos, hacer las
correcciones que se consideren necesarias y manifestar si es necesario la revisión de los
mismos.
NOTA: 1. Este manual se realizó de acuerdo a las normas ISO 9001 y a la guía del libro como elaborar
un manual de políticas y procedimientos”
UNIVERSIDAD YMCA
BIBLIOTECA “César Volpi Iepatl “
65
2. El formato del manual es un diseño que propongo, utilizando los logotipos
institucionales y Corporativos
3. En cada manual se presentan las políticas de Desarrollo de colecciones de la Biblioteca
de la UYMCA, como Normas de Operación
UNIVERSI
UNIVERSIDAD YMCA
BIBLIOTECA “César Volpi Iepatl “
66
OBJETIVOS DEL MANUAL
OBJETIVO GENERAL
Proponer el recurso administrativo funcional que describa cada una de las actividades necesarias para el proceso de Desarrollo de Colecciones que conforman la biblioteca César Volpi Iepatl de la UYMCA
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
× Lograr eficacia en la gestión y el desarrollo de las colecciones documentales, para satisfacer las necesidades informativas derivadas de los procesos de enseñanza- aprendizaje e investigación de la comunidad universitaria
× Lograr eficiencia en la administración de los recursos financieros destinados a la compra de material bibliográfico que periódicamente la institución asigna a este rubro
× Fortalecer las colecciones garantizando calidad, cantidad y diversidad de los recursos documentales en existencia
× Facilitar las actividades operacionales del personal bibliotecario profesional y no profesional que conforman la biblioteca
× Evitar la duplicidad de tareas, detectar omisiones y reducir tiempos
× Identificar la fuerza y debilidad de la colección de materiales en términos de las necesidades de los usuarios y los recursos bibliotecarios
× Contar con un programa de Desarrollo de colecciones que se elabore a partir de necesidades reales, basado en los objetivos de la institución, y diseñado conjuntamente con el personal de toda la biblioteca
Para conseguir estos objetivos se establecen los siguientes procedimientos definiendo:
- Al responsable del proceso - La descripción del procedimiento (qué se hace, cómo se hace y qué se obtiene) - Los límites del proceso (principio y fin)
UNIVERSIDAD YMCA
BIBLIOTECA “César Volpi Iepatl “
67
SIMBOLOS DE DIAGRAMAS DE FLUJO
.
UNIVERSIDAD YMCA
BIBLIOTECA “César Volpi Iepatl “
Inicio o fin del proceso
Se usa para representar un evento o proceso determinado. Es el símbolo más comúnmente utilizado. Se usa para representar un evento que ocurre de forma automática y del cual generalmente se sigue una secuencia determinada
Toma de decisión y ramificación Preferentemente se indica un punto dentro del flujo la procedencia (SI) hacía la parte de abajo del símbolo y la no procedencia (NO) hacía un lado, lo anterior hace que a partir de éste el proceso tenga dos caminos posibles
Procedimiento o documento de referencia. Representa un
documento generado por el proceso. Se escribe en él el nombre
del documento
Proceso predefinido
Conector de página
Líneas de flujo: indica el sentido y trayectoria del proceso de información o tarea
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Estudio de la comunidad
68
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
BIBLIOTECA “César Volpi IEPATL”
PROCESO DESARROLLO DE COLECCIONES
Nombre del Procedimiento: Estudio de la comunidad Tipo de Procedimiento: Interno
Autorizado por: Área / Puesto Nombre Firma
Secretaría General C. P. Ernesto Gaona Sánchez
Rectoría Universidad YMCA Mtro. Juan Baqué González
Revisado por:
Secretaria Académica Mtra. Marisela Olivares Sustersick
Coordinador de Ingresos y Egresos
Lic. Daniel Villanueva Zacarías
Titular de Biblioteca Marco Antonio Briseño Espíndola
Responsable:
Titular de Biblioteca Marco Antonio Briseño Espíndola
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Estudio de la comunidad
69
ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Estatus del documento: nuevo
Última fecha de revisión: Octubre 2011
Última fecha de actualización:
Periodo máximo de revisión: 2 años
Este documento se revisará y actualizará cuando:
Se realice algún cambio al procedimiento descrito.
Sea recomendado por supervisiones internas y/o externas
Número de páginas del procedimiento: 6
Capítulo Página Modificación
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Estudio de la comunidad
70
ÍNDICE
Objetivo ................................................................................................................................ 4
Áreas Involucradas ............................................................................................................... 4
Normas de Operación ........................................................................................................... 4
Descripción Narrativa ........................................................................................................... 5
Diagrama de Flujo ................................................................................................................ 6
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Estudio de la comunidad
71
PROCEDIMIENTO: ESTUDIO DE LA COMUNIDAD
I. OBJETIVO
Conocer las características de la comunidad de usuarios reales de la biblioteca “César
Volpi IEPATL” y con base en estas, definir los perfiles de los segmentos que la
conforman para con ello responder adecuadamente a sus necesidades de información.
II. ÁREAS INVOLUCRADAS
Ø Coordinaciones Académicas Ø Secretaría Académica Ø Responsable de Biblioteca
III. NORMAS DE OPERACIÓN
ü Las normas de operación que se describen en este documento no contravienen las políticas generales del grupo YMCA , así mismo han sido elaboradas con base a lo establecido en la misión y visión y en apego a lo que dicta el Reglamento General de la Universidad YMCA y las políticas de Desarrollo de Colecciones autorizadas.
ü Sera responsabilidad del titular de Biblioteca realizar anualmente un análisis de la comunidad a la que sirve la biblioteca César Volpi IEPATL.
ü Deberá existir un mapa conceptual de cada segmento que conforma la comunidad usuaria de la biblioteca.
ü El Desarrollo de la colección que resguarda la biblioteca de la Universidad será determinado con base a las políticas autorizadas y a los resultados que arroje el estudio de comunidad realizado por el titular de la biblioteca, además de ser consideradas las normas emitidas por la Asociación de Bibliotecarios de Instituciones de Enseñanza Superior e Investigación (ABIESI) y del Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de las Instituciones de Educación Superior (CONPAB-IES).
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Estudio de la comunidad
72
IV. DESCRIPCIÓN NARRATIVA
RESPONSABLE No
.
ACTIVIDAD
TÍTULAR DE LA BIBLIOTECA
ANUALMENTE O CADA SEPTIEMBRE 1 Solicita a la Coordinación de Servicios Escolares información
correspondiente a la composición del matriculado de la comunidad universitaria (como por ejemplo: total de alumnos por turno, número de alumnos por programa académico).
2 Solicita a la Secretaría Académica datos correspondientes de los docentes que conforman la plantilla de la Universidad, tales como: número de docentes por nombramiento ( tiempo completo, ½ tiempo, asignatura ), y en su caso la información de los cambios que se efectuaron en los programas académicos de la Universidad
A MÁS TARDAR DOS DÍAS DESPUÉS 3 Recibe de la Coordinación de Servicios Escolares y de la Secretaría
Académica, la información solicitada 4 Analiza la información recibida, la segmenta por grupos de usuarios
(alumnos, personal docente y personal administrativo). 5 Elabora los mapas conceptuales de cada perfil de usuario
determinando lo que requiere cada segmento para precisar el tipo y número de ejemplares que se requieren
6 Entrega a la Secretaría Académica el “Estudio de la Comunidad” para
su revisión y conocimiento. SECRETARÍA ACADÉMICA
7 Recibe el “Estudio de la Comunidad” lo revisa y emite sus
comentarios al titular de la Biblioteca TÍTULAR DE LA BIBLIOTECA
8 Recibe las observaciones de la Secretaría Académica y las aplica en el desarrollo de la colección de la Biblioteca
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Estudio de la comunidad
73
V. DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso: Desarrollo de Colecciones Procedimiento: Estudio de la comunidad
TITULAR DE BIBLIOTECA
SECRETARÍA ACADÉMICA
4 7
1
5
2
6
8 3
INICIO
Solicita a la Coordinación de Servicios Escolares
información correspondiente a la
composición del matriculado de la
comunidad universitaria (como por ejemplo: total
de alumnos por turno, número de alumnos por programa académico)
ANUALMENTE Ó CADA SEPTIEMBRE
Solicita a la Secretaría Académica datos
correspondientes de los docentes que conforman
la plantilla de la Universidad, tales como: número de docentes por nombramiento (tiempo completo, ½ tiempo,
asignatura), y en su caso la información de los
cambios que se efectuaron en los programas académicos de la
Universidad
A MÁS TARDAR CINCO DIAS
DESPUES
Recibe de la Coordinación de Servicios Escolares y de la Secretaría Académica, la información solicitada
Analiza la información recibida, la
segmenta por grupos de usuarios (alumnos, personal docente y personal
administrativo).
Elabora los mapas conceptuales de cada perfil de
usuario determinando lo que requiere cada
segmento para precisar el tipo y
número de ejemplares que se
requieren
Estudio de la
Comunidad
Entrega a la Secretaría
Académica el “Estudio de la
Comunidad” para
su revisión y conocimiento
Estudio de la
Comunidad
Recibe el “Estudio de
la Comunidad lo revisa y emite sus
comentarios al Titular de la Biblioteca
Recibe las observaciones de la
Secretaría Académica y las aplica en el desarrollo de la
colección
FIN
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Selección de materiales
74
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
BIBLIOTECA “César Volpi IEPATL”
PROCESO DESARROLLO DE COLECCIONES
Nombre del Procedimiento: Selección de materiales Tipo de Procedimiento: Interno
Autorizado por: Área / Puesto Nombre Firma
Secretaría General C. P. Ernesto Gaona Sánchez
Rectoría Universidad YMCA Mtro. Juan Baqué González
Revisado por:
Secretaria Académica Mtra. Marisela Olivares Sustersick
Coordinador de Ingresos y Egresos
Lic. Daniel Villanueva Zacarías
Titular de Biblioteca Marco Antonio Briseño Espíndola
Responsable:
Titular de Biblioteca Marco Antonio Briseño Espíndola
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Selección de materiales
75
ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Estatus del documento: nuevo
Última fecha de revisión: Septiembre 2011
Última fecha de actualización:
Periodo máximo de revisión: 1
Este documento se revisará y actualizará cuando:
Se realice algún cambio al procedimiento descrito. Sea recomendado por supervisiones internas y/o externas.
Número de páginas del procedimiento: 7
Capítulo Página Modificación
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Selección de materiales
76
ÍNDICE
Objetivo………………………………………………………………………………..4
Áreas Involucradas ……………………………………………………………………4
Normas de Operación ……………………………………………………………….. 4-5
Descripción Narrativa…………………………………………………………………. 6
Diagrama de Flujo ……………………………………………………………………. .7
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Selección de materiales
77
PROCEDIMIENTO: Selección de materiales
I. OBJETIVO
Determinar los materiales que integrarán el acervo bibliográfico de la colección de la biblioteca “César Volpi IEPATL” de la UYMCA.
II. ÁREAS INVOLUCRADAS
Ø Coordinaciones Académicas Ø Secretaría Académica Ø Titular de Biblioteca
III. NORMAS DE OPERACIÓN
ü Las normas de operación que se describen en este documento no contravienen las
políticas generales del grupo YMCA , así mismo han sido elaboradas con base a lo establecido en la misión y visión y en apego a lo que dicta el Reglamento General de la Universidad YMCA y las políticas de Desarrollo de Colecciones.
ü Será responsabilidad del titular bibliotecario realizar la selección de los materiales que se incorporarán a la colección bibliográfica de la misma, con base a las necesidades de información de cada uno de los segmentos que componen la comunidad usuaria de la misma, sea de la bibliografía básica de los planes y programas de estudio o bien complementaria.
ü En todos los casos los materiales seleccionados deberán ser autorizados por el Rector institucional, y contar con el visto bueno de la Secretaría Académica y la Coordinación administrativa.
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Selección de materiales
78
ü Las fuentes y soportes de información sobre las cuales se seleccionarán los materiales serán como mínimo, las siguientes: necesidades expresadas por las coordinaciones de licenciaturas, sobre todo cuando se efectúan cambios en los planes de estudio de la oferta educativa de la universidad (sustituciones bibliográficas) , catálogo de libros de los proveedores (novedades), bibliografías y solicitudes de los usuarios de la biblioteca.
ü En el caso de bibliografía complementaria, la inclusión de la misma deberá estar plenamente justificada (cubriendo la mayor parte de tópicos y ser utilizable en diferentes capítulos del programa académico a desarrollar) y ser autorizada por el coordinador académico y visto bueno de la Secretaría Académica.
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Selección de materiales
79
IV. DESCRIPCIÓN NARRATIVA
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD
TÍTULAR DE LA BIBLIOTECA
CUATRIMESTRALMENTE 1
Revisa la información de los diferentes materiales existentes en el mercado editorial que podrían pasar a formar parte de la colección de la universidad, tales como: catálogos de los proveedores, ferias del libro y páginas web de editoriales).
2 Elabora concentrado de información para cada una de las coordinaciones académicas de programa y para la secretaría académica, con base en la información de las propuestas existentes en el mercado y los intereses del perfil de cada uno de los segmentos que conforman la comunidad de usuarios de la biblioteca, las peticiones realizadas por los coordinadores académicos, los docentes o los mismos usuarios directos del acervo que conforman la biblioteca
3 Entrega a cada una de las Coordinaciones Académicas la información que corresponde de acuerdo a las necesidades informativas , para su revisión y posterior compra del material de su interés
4 Recibe de cada Coordinación y de la Secretaría Académica, la lista de materiales que son de interés para las mismas
A MÁS TARDAR UNA SEMANA DESPUÉS
5 Se analiza la información recibida, prepara una propuesta del material seleccionado para su adquisición y la presenta a la Secretaria Académica
SECRETARÍA ACADÉMICA
6 Recibe la propuesta, la revisa y en su caso otorga su Vo. Bo. 6.1. En caso de existir observaciones, la devuelve para su corrección ó cambio.
TÍTULAR DE LA BIBLIOTECA
7 Recibe las observaciones de la Secretaría Académica y las aplica en la propuesta con base en la cual elabora respuesta a las coordinaciones 7.1 En caso de que se presentarán observaciones de la Secretaría Académica las aplica y ostenta nuevamente la propuesta para Vo.Bo.
8 Envía respuesta a los Coordinadores Académicos, indicando si se considerará o
no para su adquisición algún(os) del(os) libro (s) sugeridos, así como las razones
de decisión
CONTINUA PROCEDIMIENTO ADQUISICIÓN DE MATERIALES
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Selección de materiales
80
IV. DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso: Desarrollo de Colecciones Procedimiento: Selección de materiales
TITULAR DE BIBLIOTECA
SECRETARÍA ACADÉMICA
1 A MAS TARDAR UNA SEMANA DESPUES
INICIO
Revisa la información de los diferentes
materiales existentes en el mercado editorial que podrían pasar a formar parte de la colección de
la universidad, tales como: catálogos de los proveedores, ferias del libro y páginas web de
editoriales)
CUATRIMESTRALMENTE
Elabora concentrado de información para cada
una de las coordinaciones académicas de programa
y para la secretaría académica, con base en la
información de las propuestas existentes en
el mercado y los intereses del perfil de cada uno de
los segmentos que conforman la comunidad
de usuarios de la biblioteca, las peticiones
realizadas por los coordinadores
académicos, los docentes o los mismos usuarios directos del acervo que
Entrega a cada una de las Coordinaciones Académicas la información que corresponde de acuerdo a las necesidades informativas, para su revisión y posterior compra del material de su interés
Recibe de cada Coordinación y de
la Secretaría Académica, la lista de materiales que
son de interés para las mismas
Estudio de la
Comunidad
Recibe la propuesta, la revisa y en su
caso otorga su Vo. Bo.
Se analiza la información
recibida, prepara una propuesta del
material seleccionado para su adquisición y la
presenta a la Secretaria Académica
¿Existen observaciones?
Devuelve la propuesta al titular de la biblioteca
para su corrección o
cambio
SI
Recibe las observaciones de la Secretaría Académica y las aplica en la propuesta con base en la cual elabora
respuesta a las coordinaciones
¿Existen
observaciones?
Envía respuesta a los Coordinadores
Académicos, indicando si se considerará o no para su adquisición
algún(os) del(os) libro (s) sugeridos, así como las razones de decisión
Aplica y le presenta nuevamente la propuesta
para Vo.Bo.
CONTINÚA PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES
1
2
3
4
5
6
7
6.1 NO
8
7.1
SI
NO
Fin
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
81
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
BIBLIOTECA “César Volpi IEPATL”
PROCESO DESARROLLO DE COLECCIONES
Nombre del Procedimiento: Adquisición de materiales por Compra Tipo de Procedimiento: Interno
Autorizado por: Área / Puesto Nombre Firma
Secretaría General C. P. Ernesto Gaona Sánchez
Rectoría Universidad YMCA Mtro. Juan Baqué González
Revisado por:
Secretaria Académica Mtra. Marisela Olivares Sustersick
Coordinador de Ingresos y Egresos
Lic. Daniel Villanueva Zacarías
Titular de Biblioteca Marco Antonio Briseño Espíndola
Responsable:
Titular de Biblioteca Marco Antonio Briseño Espíndola
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
82
ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Estatus del documento: nuevo
Última fecha de revisión: Noviembre 2011
Última fecha de actualización:
Periodo máximo de revisión: 1 año
Este documento se revisará y actualizará cuando:
Se realice algún cambio al procedimiento descrito.
Sea recomendado por supervisiones internas y/o externas.
Número de páginas del procedimiento: 14
Capítulo Página Modificación
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
83
ÍNDICE
Objetivo……………………………………………………………………….…4
Áreas Involucradas …………………………………………,,……….………….4
Normas de Operación……………………………………………….…………...4-5
Descripción Narrativa……………………………………………………….…...6-7
Diagrama de Flujo …………………………………………………….…………8-9
Formatos…………………………………………………..........…………...…..10-14
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
84
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE MATERIALES POR COMPRA
I. OBJETIVO
Adquirir adecuadamente los materiales que formaran parte del acervo bibliográfico
de la biblioteca de la UYMCA.
II. ÁREAS INVOLUCRADAS
Ø Coordinaciones de ingresos y Egresos Ø Secretaría Académica Ø Responsable de Biblioteca
III. NORMAS DE OPERACIÓN
ü Las normas de operación que se describen en este documento no contravienen las
políticas generales del grupo YMCA, así mismo han sido elaboradas con base a lo establecido en la misión y visión y en apego a lo que dicta el Reglamento General de la UYMCA y las políticas de Desarrollo de Colecciones.
ü Sera responsabilidad del Titular de Biblioteca presentar en los tres periodos autorizados por la Rectoría (en los meses de Enero, Mayo y Septiembre ) la(s) propuesta(s) para la adquisición de los materiales que se incorporaran a la colección de la biblioteca con base a las necesidades de información de cada uno de los segmentos que componen la comunidad usuaria de la misma.
ü Toda adquisición de materiales deberá ser autorizada por la Rectoría. ü En todos los casos los materiales seleccionados deberán tener el Vo.Bo. de la Secretaría
Académica. ü La adquisición de los materiales se realizara por el Titular de la biblioteca, con base al
directorio fijo de proveedores el cual canalizará con relación a la carrera ó área del conocimiento correspondiente (considerar por lo menos dos cotizaciones diferentes).
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
85
ü En caso de que la Universidad no tenga experiencias anteriores con los posibles proveedores, la adquisición se efectuará exclusivamente con base al costo; de lo contrario, se decidirá sobre la base del costo, calidad, la evaluación del desempeño y servicio anterior.
ü En cada adquisición de material bibliográfico que se realice , se solicitaran como mínimo dos ejemplares por cada título en lista (la cantidad dependerá de la demanda que tenga el material bibliográfico entre los usuarios).
ü Para el caso de solicitudes particulares de material bibliográfico por parte de alumnos y
personal académico-docente, estos tendrán que ser analizados previamente por la Coordinación Académica a su cargo para ver si el contenido cumple o no, con los planes y programas de estudio.
ü Cualquier adquisición de materiales se efectuará en conformidad con principios de
transparencia, imparcialidad, igualdad de oportunidades, y eficiencia en el uso de los recursos confiados a la UYMCA.
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
86
IV. DESCRIPCIÓN NARRATIVA
RESPONSABLE No
.
ACTIVIDAD
TÍTULAR DE LA BIBLIOTECA
UNA VEZ AUTORIZADA LA PROPUESTA DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES REALIZADA CON BASE A LA SELECCIÓN
1
Solicita a por lo menos dos proveedores diferentes la cotización de la lista de materiales que se desean adquirir.
UNA VEZ QUE RECIBE LA COTIZACIÓN DE LOS DIFERENTES PROVEEDORES
2 Elabora escrito de requisición de compra ,especificando siempre el motivo de adquisición ( por qué y para qué ) adjuntando las dos cotizaciones recibidas, indicando el (los) proveedor(es) que se sugieren y su firma
3 Presenta al Secretario Académico el escrito de requisición de compra y cotización(es) para su visto bueno
SECRETARIA ACADÉMICA
4 Recibe y revisa la requisición de compras comparándola con la selección antes realizada 4.1 En caso de marcar observaciones o solicitar algún cambio lo indica al Titular de la Biblioteca para que lo corrija o lo aplique
5 Firma el escrito de Requisición de compra, la turna a firma de Rectoría informándole al Titular de la biblioteca
RECTOR 6 Recibe y revisa el escrito de requisición de compra comparándola con la selección antes realizada 6.1 En caso de solicitar algún cambio lo indica al Secretario Académico para que se realicen los ajustes
7 Firma el escrito de Requisición de compra y lo devuelve al Secretario Académico
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
87
RESPONSABLE No
.
ACTIVIDAD
SECRETARÍA ACADÉMICA
8 Recibe la Requisición de compra firmada y la turna al Titular de la biblioteca para que proceda a la adquisición del material bibliográfico
TÍTULAR DE BIBLIOTECA
9 Recibe la Requisición de compra y se pone en contacto con el(los) proveedor(es) para realizar la solicitud de los mismos.
A MÁS TARDAR DOS SEMANAS DESPUÉS 10 Recibe y revisa cada uno de los materiales para la biblioteca y la
factura de los mismos 10.1 En caso de que en la factura se encuentre relacionado algún material no entregado o con algún defecto editorial lo indica al proveedor y la (lo) devuelve
11 Firma de recibido los materiales y le indica al proveedor que se presente en 15 días a recoger el cheque correspondiente directamente en la Coordinación de Ingresos y Egresos ( depto. de caja)
12 Entrega la factura firmada junto con el escrito de requisición de compra al personal de caja para el trámite del cheque, con copia extra de todos los documentos para sello de recibido y archivo de biblioteca
COORDINACIÓN DE INGRESOS Y EGRESOS
13 Elabora la solicitud de cheque adjuntando la factura y la envía a la Coordinación Corporativa de Tesorería
UNA VEZ QUE RECIBE EL CHEQUE Y SE PRESENTA EL PROVEEDOR
14 Entrega cheque al proveedor contra firma de recibido en la póliza cheque , la cual envía a la Coordinación de Tesorería para su archivo
15 Informa al Titular de la Biblioteca que el pago fue realizado
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
88
Requisición
Requisición de
Compras O-3C
Requisición de Compras O-3C
Requisición de
Compras O-3C
Requisición
de compras Requisición
de compras
Requisición de compras O-3C
2
3
4
4.1
5
6
6.1
7
8
V. DIAGRAMA DE FLUJO
TITULAR DE BIBLIOTECA SECRETARÍA ACADÉMICA
RECTOR
de compras O-3C de compras
O-3C A
INICIO
Solicita a por lo menos dos
proveedores diferentes la
cotización de la lista de materiales
que se desean adquirir
UNA VEZ AUTORIZADA LA PROPUESTA DE ADQUISICIÓN
DEMATERIALES REALIZADA CON BASE A
LA SELECCIÓN
Elabora escrito de requisición de compra ,especificando siempre
el motivo de adquisición ( por qué y para qué ) adjuntando las dos cotizaciones
recibidas, indicando el (los) proveedor(es) que se sugieren y su firma
¿Existen observaciones ó desea algún
cambio?
Indica al Titular de la
Biblioteca para que lo corrija o
lo aplique
¿Requiere algún
cambio??
Presenta al Secretario Académico el escrito de requisición de compra y cotización(es) para su
visto bueno
UNA VEZ QUE RECIBE LA COTIZACIÓN DE
LOS DIFERENTES PROVEEDORES
Recibe y revisa la requisición de
compras comparándola con la selección antes
realizada
Firma el escrito de Requisición de
compra, la turna a firma de Rectoría informándole al
Titular de la biblioteca
Recibe y revisa el escrito de
requisición de compra
comparándola con la selección antes
realizada
indica el cambio a la Secretaria Académica para que se realicen los ajustes
Firma el escrito de Requisición de compra y lo devuelve al Secretario
Académico
Recibe la Requisición de compra firmada y la turna al Titular de la biblioteca
para que proceda a la adquisición del material
bibliográfico
1
SI
NO
SI
NO
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
89
Requisición
de compras
Factura
Requisición
de compras Factura
Factura
Cheque
Póliza Cheque
9
10
10.1
11
12
13
14
15
Proceso: Desarrollo de Colecciones Procedimiento: Estudio de la comunidad
TITULAR DE BIBLIOTECA
COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA
A
Recibe la Requisición de compra y se pone
en contacto con el(los) proveedor(es) para
realizar la solicitud de los mismos
A MÁS TARDAR DOS SEMANAS
DESPUÉS
Firma de recibido los materiales y le indica al
proveedor que se presente en 15 días a recoger el cheque correspondiente
directamente en la Coordinación de Ingresos y Egresos (depto. de caja)
Entrega la factura firmada junto con el escrito de
requisición de compra al personal de caja para el trámite del cheque, con copia extra de todos los
documentos para sello de recibido y archivo de
biblioteca
Recibe y revisa cada uno de los
materiales para la biblioteca y la factura de los
mismos
FIN
¿ la factura esta correctamente
elaborada? Indica al proveedor y la (lo) devuelve
Elabora la solicitud de
cheque adjuntando la factura y la
envía a la Coordinación
Corporativa de Tesorería
Requisición
de compras
UNA VEZ QUE RECIBE EL CHEQUE Y SE PRESENTA EL
PROVEEDOR
Entrega cheque al proveedor contra firma de recibido
en la póliza cheque , la cual envía a la Coordinación de Tesorería para su
archivo
Informa al Titular de la Biblioteca que el pago fue
realizado
Alumno
D
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
90
VI. FORMATOS
Nombre del formato: Requisición de compras
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
91
Instructivo de llenado del Formato Requisición de compras
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
92
No. de Referencia Debe anotarse
18 Con número, suma campo 16 más campo 17.
19 Especificar.
20 En caso de ser necesario.
21 Breve.
22 Nombre completo y firma de la Secretaría Académica.
23 Nombre completo y firma del Titular de Biblioteca.
24 Nombre completo y firma del Rector.
25 Nombre completo y firma del Coordinador Administrativo
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
93
Nombre del Formato: Solicitud de Cheque
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición de materiales : Compra
94
Instructivo de llenado del Formato Solicitud de Cheque
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición por Donación
95
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
BIBLIOTECA “César Volpi IEPATL”
PROCESO DESARROLLO DE COLECCIONES
Nombre del Procedimiento: Adquisición por Donación Tipo de Procedimiento: Interno
Autorizado por: Área / Puesto Nombre Firma
Secretaría General C. P. Ernesto Gaona Sánchez
Rectoría Universidad YMCA Mtro. Juan Baqué González
Revisado por:
Secretaria Académica Mtra. Marisela Olivares Sustersick
Coordinador de Ingresos y Egresos
Lic. Daniel Villanueva Zacarías
Titular de Biblioteca Marco Antonio Briseño Espíndola
Responsable:
Titular de Biblioteca Marco Antonio Briseño Espíndola
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición por Donación
96
ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Estatus del documento: nuevo
Última fecha de revisión: Octubre 2011
Última fecha de actualización:
Periodo máximo de revisión: 1 año
Este documento se revisará y actualizará cuando:
Se realice algún cambio al procedimiento descrito.
Sea recomendado por supervisiones internas y/o externas.
Número de páginas del procedimiento: 8
Capítulo Página Modificación
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición por Donación
97
ÍNDICE
Objetivo……………………………………………………………………………......…..4
Áreas Involucradas …………………………………………………………………...…... 4
Normas de Operación……………………………………………………………………....4
Descripción Narrativa………………………………………………………………….......5
Diagrama de Flujo ………………………………………………………………………... 6
Formatos…………………………………………………………………………..………7-8
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición por Donación
98
PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN POR DONACIÓN
I. OBJETIVO Añadir de manera voluntaria material bibliográfico, hemerográfico y audiovisual a las colecciones de la biblioteca César Volpi IEPAT, por medio de contribuciones que la comunidad estudiantil, docente, administrativa y externa de la UYMCA harán para el enriquecimiento de las mismas. ÁREAS INVOLUCRADAS
Ø Titular de Biblioteca Ø Usuarios
II. NORMAS DE OPERACIÓN
ü Las normas de operación que se describen en este documento no contravienen las políticas
generales del grupo YMCA, así mismo han sido elaboradas con base a lo establecido en la misión y visión y en apego a lo que dicta el Reglamento General de la Universidad YMCA y las políticas de Desarrollo de Colecciones autorizadas.
ü Solo se integrarán al acervo aquellos materiales que cumplan con los requerimientos de los programas académicos de las carreras y grados de especialidad impartidos; no mayores a dos ediciones atrás de su publicación.
ü Los materiales que se aceptarán deberán encontrarse en buen estado físico, como son: libros, revistas, discos compactos y DVD.
ü En el caso de leyes, códigos, jurisprudencias y dádivas de la Suprema Corte de Justicia, se aceptaran únicamente los que no sean mayores a dos años de su fecha de impresión.
ü Para efectos de donaciones por multas excesivas en días de retraso, el bibliotecario profesional responsable, indicará el título que deberá donar el usuario (deberán ser títulos con demanda y circulación).
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición por Donación
99
III. DESCRIPCIÓN NARRATIVA
RESPONSABLE No ACTIVIDAD
USUARIO TÍTULAR DE LA BIBLIOTECA
ENTREGA AL TÍTULAR DE BIBLIOTECA LISTADO Y MATERIAL EN CALIDAD DE POSIBLE DONACIÓN
1 Recibe lista y revisa físicamente el material a donar
2 Verifica si el material no está en el acervo, se analizan los contenidos para ver si van de acorde con la temática de los planes y programas de estudio: 2.1 En caso de que el material cumpla con los requisitos se verifican las condiciones físicas, que no estén deshojados, dañados o con algún patógeno
3 Elabora Carta de agradecimiento para firma y Vo Bo. de la Secretaría Académica
A MÁS TARDAR UN DÍA DESPUES
4 Entrega Carta de agradecimiento al usuario
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición por Donación
100
1
2
3 4
IV. DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso: Desarrollo de Colecciones Procedimiento: Adquisición por Donación
USUARIO
TITULAR DE BIBLIOTECA
INICIO
Carta de agradecimiento
Documento
Entrega Carta de agradecimiento al
usuario
Pasa material al área de procesos físicos para su
catalogación y clasificación
correspondiente
¿Su estado físico es bueno?
Fin
Recibe lista y revisa físicamente el
material a donar
No
Verifica si el material no está en el acervo, se analizan los contenidos para ver si van de acorde con la temática de los planes y programas de estudio:
ENTREGA AL TÍTULAR DE BIBLIOTECA
LISTADO Y MATERIAL EN CALIDAD DE
POSIBLE DONACIÓN
Se le informa al donante y
devuelve el material en mal
estado
SI
A MÁS TARDAR UN DÍA DESPÚES
Elabora Carta de agradecimiento para firma y Vo Bo. de la
Secretaría Académica
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición por Donación
101
V FORMATOS.
Formato Carta de agradecimiento.
1
2
PRESENTE
Nos dirijimos a usted externándole un afectuoso saludo y agradeciendo en nombre de la Universidad YMCA, A.C. y el
personal de la biblioteca “César Volpi Iepatl” la valiosa donación de 3 (libros, revista, CD´s) , que realizó
generosamente a nuestro centro documental. Estamos seguros que serán de gran enriquecimiento para todo aquel que lo
consulte en el proceso de enseñanza-aprendizaje de la comunidad estudiantil.
Se adjunta al documento el listado de libros donados. Sin otro particular, quedamos de usted
SINCERAMENTE.
Mtra. Marisela Olivares Sustersick Marco Antonio Briseño Espíndola
Secretaria Académica Moisés Monroy Martínez
Universidad YMCA Titulares de Biblioteca
4 4
Manual de Procedimientos Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Adquisición por Donación
102
Instructivo de llenado del Formato Carta de agradecimiento
No. de Referencia Debe anotarse
1 Fecha de elaboración
2 Destinatario
3 Cantidad y tipo de material donado
4 Firmas de conformidad y Vo Bo.
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Descarte de materiales
103
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
BIBLIOTECA “César Volpi IEPATL”
PROCESO DESARROLLO DE COLECCIONES
Nombre del Procedimiento: Descarte de materiales Tipo de Procedimiento: Interno
Autorizado por: Área / Puesto Nombre Firma
Secretaría General C. P. Ernesto Gaona Sánchez
Rectoría Universidad YMCA Mtro. Juan Baqué González
Revisado por:
Secretaria Académica Mtra. Marisela Olivares Sustersick
Coordinador de Ingresos y Egresos
Lic. Daniel Villanueva Zacarías
Titular de Biblioteca Marco Antonio Briseño Espíndola
Responsable:
Titular de Biblioteca Marco Antonio Briseño Espíndola
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Descarte de materiales
104
ACTUALIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Estatus del documento: nuevo
Última fecha de revisión: Octubre 2011
Última fecha de actualización:
Periodo máximo de revisión: 2 años
Este documento se revisará y actualizará cuando:
Se realice algún cambio al procedimiento descrito.
Sea recomendado por supervisiones internas y/o externas.
Número de páginas del procedimiento: 7
Capítulo Página Modificación
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Descarte de materiales
105
ÍNDICE
Objetivo……………………………………………………………………..4
Áreas Involucradas ………………………………………………………….4
Normas de Operación………………………………………………………4-5
Descripción Narrativa……………………………………………….……….6
Diagrama de Flujo …………………………………………………………...7
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Descarte de materiales
106
PROCEDIMIENTO: DESCARTE DE MATERIALES
I. OBJETIVO Realizar la depuración de los materiales de poca circulación y uso que conforman el acervo bibliográfico de la biblioteca, para mantener un equilibrio armonioso en cantidad, calidad y actualidad de sus colecciones en servicio de la comunidad universitaria.
II. ÁREAS INVOLUCRADAS
Ø Coordinaciones Académicas Ø Secretaría Académica Ø Títular de Biblioteca
III. NORMAS DE OPERACIÓN
ü Las normas de operación que se describen en este documento no contravienen las políticas generales del grupo YMCA , así mismo han sido elaboradas con base a lo establecido en la misión y visión y en apego a lo que dicta el Reglamento General de la Universidad YMCA y las políticas de Desarrollo de Colecciones autorizadas.
ü Será responsabilidad del Titular de biblioteca realizar por lo menos una vez cada dos años la revisión total de los materiales que conforman la(s) colección(es), con la finalidad de realizar una depuración del acervo que se detecte presenten daños físicos, información obsoleta (material de ediciones muy antiquísimas, a excepción de los clásicos), con mínimo registro de circulación ó ejemplares excesivos de títulos que sean poco consultados.
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Descarte de materiales
107
ü Además se podrá ejecutar cuando la colección presente limitaciones de espacio y se realicen ajustes en los planes y programas de estudio (sustituciones), tomando en cuenta los criterios del titular de biblioteca y la Coordinación Académica correspondiente.
ü En el caso del material detectado con daños físicos , se deberá medir el grado de deterioro,
con el fin de decidir repararlo o sustituirlo por uno nuevo según sea lo más conveniente para la Universidad y el valor histórico q para ella tenga.
ü Cuando un material se dé de baja el Titular de Biblioteca deberá relacionarlo en un comunica do el cual será autorizado con Vo. Bo. por la Secretaría Académica y resguardarlo para efectos de inventario.
ü Las Coordinaciones Académicas deberán revisar el material propuesto para descarte a efecto de garantizar que este ya no es útil.
ü Una vez que esté seleccionado el material que será retirado de la colección, deberá ser resguardado en cajas en la bodega de la UYMCA, hasta decidirse cuál será su destino, en este caso: una institución educativa benefactora para su donación, o bien en caso de que el material presente daños muy severos, eliminarlos por completo.
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Descarte de materiales
108
IV. DESCRIPCIÓN NARRATIVA
RESPONSABLE No. ACTIVIDAD
TÍTULAR DE LA BIBLIOTECA
POR LO MENOS CADA DOS AÑOS 1
Revisa de manera general cada uno de los materiales que conforman el acervo de la biblioteca
CUANDO DETECTA MATERIAL DAÑADO
Retira el material de la estantería separándolo del resto para evitar la contaminación de otros
3 Valora si el material puede ser fácilmente sustituido 3.1 En caso de que se traté de un material único o difícil de conseguir, intenta restaurarlo o desinfectarlo
4 Realiza el listado del material que se está descartando y mediante un comunicado lo informa a la Secretaría Académica para su autorización
SECRETARÍA ACADÉMICA
5 Recibe y revisa la relación del material a descartar analizando las causas especificadas en el comunicado 5.1 En caso de considerar algún cambio, lo informa al titular de la biblioteca para que lo realice
6 Solicita a las Coordinaciones Académicas que acudan a la biblioteca y revisen el material bibliográfico candidato para su descarte, corroborando que estos ya nos son útiles
COORDINACIONES ACADÉMICAS
7 Acuden a la biblioteca, revisan el material bibliográfico e informan los resultados.
7.1 En caso de identificar algún material que aún sea viable conservar o difícil de conseguir, lo indican al Titular de Biblioteca y a la Secretaría Académica para que sea retirado del proceso de descarte
SECRETARÍA ACADÉMICA
8 Firma de autorizado el comunicado y lo devuelve al Titular de Biblioteca
RESPONSABLE DE BIBLIOTECA
9 Recibe comunicado autorizado y procede a guardar el material en cajas y las almacena en la bodega hasta que se decida su destino final
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Manual de Procedimientos
Biblioteca “César Volpi IEPATL”
Proceso: Desarrollo de colecciones
Procedimiento: Descarte de materiales
109
SI
1
2
3
4
51
6
7
3.1
SI
5.1
8
9 7.1
NO
3.1
V. DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso: Desarrollo de Colecciones Procedimiento: Estudio de la comunidad
TITULAR DE BIBLIOTECA
SECRETARÍA ACADÉMICA
COORDINACIÓN ACADÉMICA
INICIO
Revisa de manera general cada uno de los materiales que
conforman el acervo de la biblioteca
POR LO MENOS CADA DOS AÑOS
Retira el material de la estantería separándolo del resto para evitar la contaminación de otros
Intenta restaurarlo ó desinfectarlo.
Firma de autorizado el comunicado y lo devuelve al Titular
de Biblioteca
Valora si el material puede ser fácilmente
sustituido
Recibe y revisa la relación del material a descartar
analizando las causas
especificadas en el comunicado
Realiza el listado del
material que se está
descartando y mediante un
comunicado lo informa a la Secretaría
Académica para su autorización
FIN
CUANDO DETECTA MATERIAL DAÑADO
¿ Se trata de material único
ó difícil de sustituir?
Recibe comunicado autorizado y
procede a guardar el
material en cajas y las almacena en la bodega hasta que se
decida su destino final
¿ Considera algún
cambio?
Informa al Titular de la Biblioteca para que lo
realice
Solicita a las Coordinaciones
Académicas que acudan a la biblioteca y
revisen el material bibliográfico
candidato para su descarte,
corroborando que estos ya nos son
útiles
Acuden a la biblioteca, revisan el material
bibliográfico e informan los
resultados
¿ Existe algún libro que se
pueda utilizar o sea difícil
conseguir?
Indica al Titular de Biblioteca y a la Secretaría
Académica para que sea retirado del proceso de
descarte
NO
SI
NO
110
Conclusión
Con la culminación de este trabajo, es gratificante saber que la propuesta planteada traerá
beneficios primeramente institucionales como parte de su Plan de Desarrollo 2009-2012 y la
acreditación avalada por FIMPES como institución de calidad logrando colocarse en el grupo
de universidades de prestigio en todo el país; y por otro lado ser el preámbulo para el
planteamiento de una reorganización y creación de los manuales de políticas y procedimientos de
la biblioteca César Volpi IEPATL, como es la Organización Técnica, Servicios, Convenios
interbibliotecarios, Estudio de comunidad, inventarios, entre otras actividades.
Poder involucrarme más en el proceso de Desarrollo de colecciones, función que en lo personal
considero es de las actividades con mayor dinamismo, fluidez y tiene contacto con el mundo
editorial y tecnológico; dado que, sus decisiones en la selección depende la pertinencia de la
colección como insumo para todos los servicios al público; de su eficiencia en la adquisición
depende la disponibilidad oportuna del material bibliográfico; y de la calidad de la evaluación
depende la coherencia entre las demandas, necesidades de la comunidad, la colección y la
congruencia entre los fines de la biblioteca, logrando solidez total.
Además de ofrecer al personal bibliotecario tanto profesional como auxiliar elementos para crear
y utilizar estrategias y condiciones que permitan realizar un Desarrollo de Colecciones óptimo,
teniendo como meta final alimentar de una manera sistemática las colecciones que la integran.
111
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