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El plan de mejoramiento es presentado en el SIRECI(Resolución 6289/2011)
Es el conjunto de acciones que ha decidido adelantar la Universidad, tendientes a
subsanar o corregir hallazgos administrativos que hayan sido identificados en ejercicio de la
Auditoría llevada a cabo por la Contraloría General de la República - CGR.
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• Adecuar la gestión fiscal a losprincipios de economía, eficiencia,eficacia, equidad o a mitigar elimpacto ambiental;
• Relacionar las actividades a realizar por la Universidad para corregir las deficiencias detectadas y comunicadas en el proceso auditor de la CGR.
• Cumplir con la resolución 6289 de 2011 y la Directiva Presidencial 08 de 2003
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La Universidad, tendrá un plazo máximo de quince (15) días hábiles , contados a partir de la
presentación del informe de auditoría, para registrar en la SIRECI el plan de mejoramiento.
La Alta Dirección ha designado a la Oficina de Control Interno como
responsable de consolidar el plan, para aprobación del Comité de Coordinación del Sistema Integral de Gestión - Control Interno. Por lo tanto cada responsable deberá enviar su información antes de
vencerse el plazo de quince días
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Universidad: Recibo de informe de auditoria
Responsables hallazgos: Formulación de acciones de
mejora (correctivas y preventivas)
Oficina Control Interno: Revisión de las acciones de mejora (correctivas y preventivas)
estableciendo que estén acordes a los criterios definidos en las
normas aplicables
Responsables hallazgos: Ajustes de las acciones de mejora
(correctivas y preventivas) si es necesario
Oficina Control Interno: Consolidación de las acciones de mejora (correctivas y preventivas)
en el plan
Oficina Control Interno: Presentación del plan de
mejoramiento al CCSIG-CI
Comité Coordinación Sistema Integral Gestión-Control Interno (CCSIG-CI) : Aprobación del plan
de mejoramiento
Oficina Control Interno : Envío del plan de mejoramiento
aprobado por el CCSGI-CI a la CGR por el SIRECI
CGR: Revisión del Plan de mejoramiento
durante la auditoria del ente de control.
Oficina de Control Interno: Evaluación y seguimiento trimestral
Responsables hallazgos: Seguimiento al avance de las acciones y actividades
formuladas
Comité CCSIG-CI : Seguimiento y
aprobación del avance trimestral del plan de
mejoramiento
Oficina de Control Interno: Envío
informes semestrales avance por el SIRECI
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Son mejoras que la Universidad introduce a los procesos o
actividades para garantizar que lo planteado en el hallazgo no vuelva a
suceder, con el fin de eliminar la causa o causas que originan las
deficiencias identificadas por la CGR.
Es conveniente la inclusión de acciones correctivas y/o
preventivas, de tal manera, que permitan la solución definitiva de
las situaciones detectadas.
Recuerde! Las acciones formuladas pueden ser registradas en el aplicativo del SGC si se considera conveniente.
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• A cada hallazgo corresponde una o varias acciones de mejorade acuerdo con su naturaleza y complejidad.
• Cada acción de mejora debe tener una o varias actividadesmediante las cuales se pueda cuantificar, medir y evidenciar elgrado de avance y cumplimiento.
• Una acción de mejora puede resolver los problemas de varioshallazgos de la misma naturaleza.
• Cuando se formulen acciones con un plazo de ejecuciónsuperior a un año deberán estipularse actividades que tenganuna duración inferior a un año.
• El plan de mejoramiento debe ser coherente, es decir, debeexistir relación entre las acciones de mejoramiento, lasactividades, así como con las causas de los hallazgos y losplazos definidos.
• El plan de mejoramiento debe ser integro, es decir todas lascasillas deben ser diligenciadas.
• Una acción puede ser implementada bajo la responsabilidad devarias dependencias, cada una será responsable deactividades.
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El formato debe contener mínimo la siguienteinformación, para cada uno de los hallazgos:
Código de Hallazgo: Es una codificación que hace el órgano de controlsobre los hallazgos, este número es suministrado por la CGR
Descripción del Hallazgo: Se refiere al hallazgo que emite la CGR. Setranscribe literalmente como lo registra el ente de control.
Causa del Hallazgo: Se refiere a la fuente que produce el hallazgo. Esto esdeterminado por la CGR y se transcribe literalmente como lo registra el entede control.
Los tres ítems anteriores son suministrados por el Ente de Control en el Informe de Auditoria
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La siguiente información es formulada por laUTP:
Acción de mejoramiento “QUÉ VOY A HACER?”: Es la acción(correctiva y/o preventiva) que adoptamos para subsanar o corregir la causaque genera el hallazgo.
Ejemplo:
Hallazgo: En el contrato No. XX se elabora Acta de reiniciación con 7 días de posterioridad a lafecha estipulada, sin que exista Acta de Interventoría donde se prorrogue la suspensión.Causa: Lo anterior ocasionado por deficiencias en la labor de Interventoría en el procesocontractual.
Acción de mejora: Establecer un manual del interventor que defina claramente los procedimientos,las responsabilidades, instrucciones y formatos a emplear durante la labor de interventoría
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Descripción de Actividades: “COMO LO VOY A HACER?”: Pasoscuantificables que permitan medir el avance y cumplimiento de la acción demejoramiento, es decir son las fases, etapas, actividades o tareas, mediante lascuales, se piensa llevar a cabo, ejecutar o desarrollar, la acción planteada.
Se pueden incluir tantas filas como actividades sean necesarios.Siguiendo con el Ejemplo:1. Revisar normas y procedimientos aplicables a la interventoría2. Documentar el manual de interventor3. Adoptar manual de interventor mediante acto administrativo4. Socializar el manual mediante capacitaciones a los interventores
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Cantidad de Medida de la actividad ¿EN CUÁNTO ME COMPROMETO?:Volumen o tamaño de la actividad, establecido en unidades o porcentajes,deben ser números enteros.
Siguiendo con el Ejemplo:1. Actas de reunión de revisión: 3.2. Informe de borrador de manual: 23. Acto administrativo: 14. Funcionarios capacitados: 20
Unidad de medida de la Actividad ¿CÓMO MIDO LA (S) ACTIVIDAD (ES) ?:Nombre de la unidad de medida que se utiliza para medir el grado de avancede la actividad y definición de la actividad a realizar.
Siguiendo con el ejemplo:1. Reunión de revisión2. Informes de borrador de manual3. Acto administrativo4. Funcionarios capacitados
Otros ejemplos útiles: Informes elaborados, Funcionarios evaluados, procedimientos implementadosy adoptados, Funcionarios capacitados, Memorandos emitidos, talleres realizados, Actosadministrativos emitidos, reuniones realizadas.
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Avance físico: ¿CUÁNTO HE LOGRADO AVANZAR DE LO QUE MECOMPROMETÍ? Se refiere al avance logrado en el periodo evaluado, deberesponder a las unidades de medida establecidos y a las cantidades.
Siguiendo con el Ejemplo:1. Avance : 3 de 3 (Actas de reunión de revisión)2. Avance : 1 de 2 (Informe de borrador de manual)3. Avance: 0 de 1(Acto administrativo)4. Avance: 15 de 20 (Funcionarios capacitados)
Solo se diligencia cuando es informe de seguimiento
Fecha iniciación Actividad ¿CUÁNDO INICIO?: Día, mes, añoFecha terminación Actividad ¿CUÁNDO TERMINO?: Día, mes, año,
Se deben programar la ejecución de las actividades con un término no mayor aun año (52 Semanas)
Ejemplo: Sí la actividad tiene como fecha de iniciación el 15 de julio de 2011, como plazo máximo debetener fecha de terminación el 14 de julio de 2012
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Área Responsable ¿QUIÉN LIDERA EL ALCANCE DE LAS ACTIVIDADES?:Dependencia (s) Académica o Administrativa responsable por el cumplimiento dela (s) actividad (es).
En una acción de mejora pueden existir varios responsables por cada actividad.
Siguiendo con el ejemplo:Actividades 1 y 2: Oficina de PlaneaciónActividad 3: Oficina JurídicaActividad 4: Oficina de Talento Humano
Observación: ¿QUÉ PUEDE SER RELEVANTE? Se refiere a contingencias,comentarios e información adicional que permita aclarar los avances,limitaciones en la ejecución de la actividad.
Siguiendo con el Ejemplo:1. Se solicitó ampliación del plazo de ejecución de la actividad No. 1 debido a la anormalidad académica ocurrida en el
semestre.
2. La actividad fue cumplida antes del plazo establecido, dado que se contó con recursos adicionales.
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• Hallazgo: “El contrato no tiene los soportes documentalesexigidos en el estatuto de contratación”
• Acción correctiva plantada: “Revisar todos los contratosde la Universidad”
• Denominación de la unidad de medida: Contratosrevisados
• Cantidad de medida: 100%• Plazo de ejecución: permanente
Cuando en un plan de mejoramiento se proponenactividades permanentes y/o unidades de medidaestablecidas como 100% es porque se ha caído en elerror de plantear como mejora, el desarrollo de un procesocomo se describe en el siguiente ejemplo:
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• La Oficina de Control Interno solicita informe de avance a losresponsables en los siguientes cortes:
– 30 de marzo– 30 de junio– 30 de septiembre– 31 de diciembre
• El Comité de CSIG – Control Interno hará 4 seguimientos al Plan demejoramiento de acuerdo a lo establecido en la Directiva 08 de2003.
• De acuerdo a las Resoluciones 6289/2011 y 6445/2012 de la CGRse deberá enviar informe de avance semestral por el SIRECI en lossiguientes cortes:
– 31 de diciembre – 30 de junio
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• Por incumplimiento en la formulación del Plan de Mejoramiento enla forma y oportunidad establecida.
• Por no cumplir con las actividades u objetivos establecidos en elPlan en las fechas propuestas, sin que se hubiera solicitadooportunamente prórroga para su ejecución.
• Por la no presentación de los informes de avance determinados enlas normas reglamentarias
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Como resultado de la validación y evaluación de los Planes de Mejoramiento se
considerara como cumplimiento satisfactorio aquellos planes que hallan logrado un grado
de cumplimiento igual o superior al 80%.
El Plan de mejoramiento hace parte del MECI UTP –
Modelo Estándar de Control Interno de la Universid ad:
•Subsistema de Control de Evaluación,
•Componente: Planes de mejoramiento
•Elemento: Plan de mejoramiento institucional
SGC:
Acciones Preventivas
Y Correctivas
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http://www.utp.edu.co/controlinterno/
http://www.utp.edu.co/controlinterno/index.php/info rmes/125/documentos-plan-de-mejoramiento#