erp - principios de seleccion

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Principios de seleccin de Herramienta ERP

Julio 2014

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Versin Fecha Autor Principales cambios

0.0 21/07/2014 Versin inicial


ndice

Revisiones .......................................................................................................................................................................... 2

ndice .................................................................................................................................................................................. 3

1 Introduccin ............................................................................................................................................................... 4

1.1 Propsito ............................................................................................................................................................ 4

1.2 Resumen Ejecutivo............................................................................................................................................. 4

1.3 Definicin de Trminos y Abreviaturas ............................................................................................................... 4

1.4 Referencias ........................................................................................................................................................ 4

1.5 Recursos asociados al documento ...................................................................... Error! Marcador no definido.

2 Qu es esta Gua? ...................................................................................................................................................... 5

3 Por qu un ERP? ........................................................................................................................................................ 5

4 Lo que se espera de un ERP ..................................................................................................................................... 5

5 Lo que un ERP no hace ............................................................................................................................................. 6

6 Pensar la empresa a travs de sus procesos de negocio. ..................................................................................... 6

7 Qu tipo de Software de ERP debo implementar? .................................................................................................. 6

7.1 Software de gestin de Compras ....................................................................................................................... 7

7.2 Software de gestin de facturas ......................................................................................................................... 7

7.3 Software de cadena de suministro ..................................................................................................................... 7

7.4 Software de gestin de activos ........................................................................................................................... 7

7.5 Software de gestin de gastos ........................................................................................................................... 7

8 Cmo y cundo elegir una solucin ERP? .............................................................................................................. 8

9 Cmo lidiar con los problemas ms avanzados al momento de la implementacin? ......................................... 8

10 Qu proveedores y productos de ERP hay para elegir? ................................................................................. 10

11 Conclusiones ...................................................................................................................................................... 12


1 Introduccin

1.1 Propsito

El presente documento tiene como propsito hacer una introduccin a la problemtica de seleccin de

Herramienta de ERP.

1.2 Resumen Ejecutivo

La tarea de definir la incorporacin de un Software ERP para la empresa no es trivial, se requiere tener

implementado un proyecto de racionalizacin y mejoras de procesos a la par de una experiencia bsica en los

mdulos comunes de un ERP.

Existen distintos tipos de implementaciones de la herramienta, se debe definir si ser una implementacin interna

o con asistencia externa, si ser por big bang o en fases, de forma incremental, cmo ser el proceso de

preparacin de datos, la estrategia de capacitacin y cmo se medir el xito.

Paralelamente se debern evaluar los beneficios de los distintos paquetes disponibles, el valor agregado de los

proveedores, su trayectoria en el mercado y la expectativa de desarrollo de los productos.

Es recomendable afrontar esta etapa con la ayuda de una consultora externa, con objetivos claros, que resuelva

la planificacin de las acciones y proporcione las bases para la modelizacin de los procesos y los modelos de

anlisis para la toma de decisiones.

1.3 Definicin de Trminos y Abreviaturas

Los siguientes trminos o abreviaturas son usados a lo largo de este documento:

Trmino Descripcin

ERP Enterprise Resource Planning Planificacin de Recursos Empresariales - grupo de herramientas y procesos que se utilizan en la administracin de recursos de las organizaciones.

Core Sistema central de Aplicaciones

VARs Distribuidores de valor aadido

Tiers Niveles

1.4 Referencias

Documento Descripcin


2 Qu es esta Gua?

Esta gua de Seleccin es para empresas que empiezan a considerar la utilizacin de ERP, describe qu buscar, qu

beneficios esperar, trampas a evitar y otras cuestiones a tener en cuenta, incluyendo al final una lista de proveedores.

3 Por qu un ERP?

ERP es un concepto que implica procesos automatizados, cada uno operando a su mxima eficiencia, haciendo uso de recursos totalmente planificados, controlados y reportados. La realidad es que para llegar a ese punto se debe recorrer un camino de acercamiento y abstraccin de los procesos. Esto incluye la racionalizacin y la automatizacin del negocio, y convertirlo en un modelo de eficiencia y rentabilidad. En el lado negativo estn las historias de implementaciones fallidas, desde instalaciones que no alcanzan a proporcionar valor al negocio hasta desastres totales. Eso hace que sea difcil tomar decisiones sobre las herramientas de ERP. Por otra parte, la decisin de implementar o no un ERP no es el comienzo del proceso sino su conclusin, y llega despus de analizar que puede hacer el ERP por el negocio y el factor clave de la decisin parte de considerar por qu se necesita hacerlo. La determinacin de qu hacer requiere afrontar una serie de cuestiones complejas ligadas con los procesos del negocio y las prioridades. Otras implican analizar factores tcnicos, vendedores y capacidades del ERP. Dadas estas complejidades, no existe una simple lista de verificacin que resuelva todas las cuestiones.

4 Lo que se espera de un ERP

La promesa fundamental del ERP es hacer empleados ms productivos y el negocio ms eficiente. Lo hace a travs de dos mecanismos fundamentales. En primer lugar, automatiza varios procesos de negocio, hacindolos ms eficientes de forma individual. Segundo, integra estos procesos automatizados para que puedan trabajar juntos. La integracin es crucial: permite que diferentes departamentos, sistemas y funciones dentro de una empresa puedan comunicar y compartir mejor la informacin, lo que trae aparejado una variedad de beneficios. Lo ms habitual es la reduccin de costes, el aumento de los ingresos, el ahorro de tiempo y otras mejoras. Algunos son ms fciles de cuantificar que otros, pero incluso los que son difciles de cuantificar pueden ser valiosos. La siguiente es una lista de beneficios potenciales que pueden buscarse en la implementacin del ERP.

BENEFICIOS

Mejor control de inventario, como partes, materiales, suministros y equipo

Reduccin del tiempo de tareas administrativas de rutina

Mejor control de gastos

Reduccin de tiempos de entrega

Atencin al cliente ms eficiente

Mejor visibilidad y control general

Mejora en la responsabilidad

Mejora de la Ventaja competitiva


5 Lo que un ERP no hace

La implementacin de ERP implica mucho ms que la simple instalacin e integracin de software. Tambin exige

repensar la organizacin y los procesos para que sean ms racionales. Si los procesos son un caos, ser difcil la

aplicacin de un ERP o reportar bajos beneficios.

Las expectativas puestas en el ERP de contribuir al proceso de racionalizacin a menudo se elevan demasiado.

Lo central en esta racionalizacin es analizar los procesos de negocio para aclarar cmo funcionan, eliminar pasos

duplicados o innecesarios y lograr procesos lo ms eficientes posibles. Esta racionalizacin es necesaria si se quieren

hacer realidad los beneficios del ERP.

Las expectativas excesivas resultan de confiar en que el ERP, simplemente porque tiene una cierta lgica y

organizacin internas, proporcionar una estructura alrededor de la cual montar los procesos empresariales.

Pero hay dos problemas en esa suposicin, en primer lugar, obliga a adaptar los procesos a los requisitos del software.

En segundo lugar, como el software es suficientemente flexible para adaptarse a una amplia variedad de situaciones,

ofrece muy poca estructura para servir de base slida para la reorganizacin.

6 Pensar la empresa a travs de sus procesos de negocio.

El ERP puede proporcionar una gua, ofreciendo orientaciones y consejos tiles. Pero no va a lograr un modelo de

racionalidad. De hecho, puede empeorar las cosas. La empresa debe poder expresarse con un modelo de organizacin

y procesos de negocio.

Otra realidad es que el ERP puede no ser de ayuda en los procesos que hacen a la ventaja competitiva. Ser nicos,

implica que ningn software comercial pueda automatizarlos.

Para ello es necesario un software personalizado, desarrollado internamente o por un proveedor de ERP. En cualquier

caso, se debe analizar si vale la pena el esfuerzo.

De la misma forma, si el software disponible se ajusta totalmente al proceso, deja de ser nico, y se pierde la ventaja

ante los competidores.

Esto no significa que no deba intentarse. La competencia probablemente ya lo ha hecho, o pronto lo har. No hacerlo

ser por lo tanto quedarse atrs.

7 Qu tipo de Software de ERP debo implementar?

El Software de ERP viene en forma de aplicaciones o mdulos, que van desde la genrica a la altamente especfica.

Las aplicaciones ERP ms genricas cubren las actividades comunes a todas las empresas. Contabilidad y RRHH son

buenos ejemplos. Los mdulos especficos, son aplicables a una actividad de nicho de una industria.

En el medio estn las aplicaciones que pueden ser comunes a varias industrias. Estas incluyen funciones inherentes a

un determinado tipo de actividad empresarial, tales como la distribucin o fabricacin.

Las aplicaciones de la gama media pueden estar disponibles como mdulos de ERP centrales, o como aplicaciones

satlites compatibles.


De una manera u otra pueden satisfacer prcticamente todas las necesidades de la empresa comn.

Alguno de los siguientes mdulos ayudar a obtener los beneficios que se quieren de una implementacin de ERP:

7.1 Software de gestin de Compras

Juega un papel clave en el control del gasto. Se puede automatizar el proceso de aprobacin y ayuda a gestionar

las compras para ahorrar costos.

La integracin con el software de gestin de facturas permite a los proveedores convertir rdenes de compra en

facturas ajustadas a las necesidades del sistema.

Integracin con aplicaciones de cadena de suministro automatiza la provisin de informacin de envo de los

bienes adquiridos.

7.2 Software de gestin de facturas

Ayuda a reducir tanto los errores como el tiempo dedicado a tareas administrativas.

La integracin proporciona datos que permiten comprender los patrones de gasto. La integracin con la gestin

de compras, hace que tanto procesos de pedidos y pagos se acoplen satisfactoriamente.

7.3 Software de cadena de suministro

Ayuda a automatizar el transporte y almacenamiento de los artculos adquiridos. Estos pueden ser partes y

componentes utilizados para la fabricacin de productos finales, productos al por mayor para la venta al por

menor o suministros consumibles. La Integracin con mdulos como la gestin del transporte, gestin de flotas y

gestin de almacenes mejora la eficiencia y la atencin al cliente, el control de inventario y los tiempos de

entrega.

7.4 Software de gestin de activos

Gestiona los aspectos fsicos y financieros de las grandes compras. La integracin con el software de gestin de

facturas automatiza la provisin de costos, fecha de compra y la informacin del proveedor. La integracin con las

aplicaciones de transporte y almacenamiento ayuda a mantener el paradero de los activos. El software tambin

supervisa y proporciona a las aplicaciones financieras centrales, informacin relacionada como la depreciacin,

mantenimiento, garantas y similares. En general, contribuye a las mejoras en el control de inventarios y gastos,

reduce el tiempo dedicado a tareas administrativas de rutina, aumentando la visibilidad y el control de la empresa.

7.5 Software de gestin de gastos

Aseguran el registro y la gestin del gasto. Estas aplicaciones tienen un papel clave en el control del gasto,

mejoran la visibilidad y el control general de las empresas.

Adicionalmente se encuentran mdulos especficos para cada tipo de industria, entre los cuales cabe destacar:

Restaurants - Retail - Transporte


En general, a mayor especializacin, es ms probable que se busquen productos no convencionales. Los vendedores de

nicho normalmente no ofrecen aplicaciones financieras centrales. Pero sus productos debern ser compatibles con los

principales mdulos del core.

Si las necesidades de especializacin son extremas, como en el caso mencionado anteriormente de la automatizacin

de la ventaja competitiva, puede que la nica opcin sea el software a medida, desarrollado internamente o mediante un

proveedor. La ventaja es que nadie va a tener el mismo software, ya que se ha diseado para necesidades especficas.

La desventaja es que el desarrollo va a ser lento y costoso. Tambin puede requerir la modificacin cuando se actualizan

las aplicaciones ERP comerciales con los que se trabaja.

8 Cmo y cundo elegir una solucin ERP?

Hay dos enfoques en la eleccin de una solucin ERP:

Se elige una solucin y se la utiliza como base alrededor de la cual reorganizar, racionalizar y automatizar el

negocio.

Se empieza por racionalizar el negocio para maximizar su eficiencia, y luego se elige la solucin ERP que se

adapte al nuevo proceso.

Cada enfoque tiene su ventaja, pero ninguno funciona bien si se lleva al extremo.

Como se ha sealado, el software ERP es demasiado flexible para proporcionar una base slida para la reorganizacin y

racionalizacin de un negocio. Incluso si pudiera, qu estructura de las diseadas se debe usar para que los procesos de

negocio satisfagan los requerimientos de software? Y los requerimientos del software no necesariamente coinciden con

las necesidades de la empresa.

Por otro lado, si se reorganiza totalmente sin pensar en el software que se va a utilizar, es posible que luego no

encuentre el software que necesita para automatizar sus procesos.

El nico enfoque prctico es una combinacin de los dos.

Es necesario dejar a un lado la eleccin de software hasta saber cmo se van a reorganizar los procesos.

Pero tambin tener en cuenta y hacer uso de algn ERP, puede ayudar en orientar y disear su reorganizacin.

Todo esto significa que se necesita conocimiento sustancial de las soluciones ERP tan temprano como sea posible en el

proceso de reorganizacin.

9 Cmo lidiar con los problemas ms avanzados al momento de la implementacin?

Si bien esta gua ofrece informacin bsica para empezar en la implementacin de ERP, a medida que se avanza se

debe hacer frente a cuestiones ms complejas.


stos son algunas de las ms importantes:

Implementacin: A esa altura, debera estar claro si se realizar o no una implementacin interna de ERP.

Se puede obtener ayuda de una serie de potenciales socios de implementacin. Cada uno con su propio

conjunto de fortalezas y debilidades. Una breve lista incluye:

Proveedores de ERP, que le gustara ser su socio principal por razones obvias.

Consultores, que deberan ofrecer el consejo ms objetivo acerca de la eleccin e implementacin de

un sistema ERP, colaborando con la mejor estrategia de acercamiento.

Los integradores de sistemas, que enlazan equipamientos y productos de software dispares, y pueden

obtener la configuracin ERP adecuada.

VARs, o distribuidores de valor aadido, que encontrarn maneras de hacer que los productos ERP

que venden trabajen mejor que si hubieran sido incorporados en una implementacin interna.

Particularmente importante en la eleccin de un socio de implementacin es aclarar las motivaciones que pueda

tener para favorecer a un tipo de solucin sobre la otra.

Tipo de Implementacin: Todo a la vez o poco a poco:

Puede implementar su nuevo sistema con un "big bang" o incrementalmente.

Cada enfoque tiene importantes implicaciones en trminos de tiempo, la dificultad, el costo, complicacin y

potencial para el desastre. Cada uno tambin tiene sus ventajas.

Como en otras reas, hay una buena probabilidad de terminar teniendo un enfoque hbrido, haciendo lo ms

posible a la vez, y tanto como sea necesario en fase.

Cuestiones regulatorias:

Las regulaciones variarn ampliamente de acuerdo a la ubicacin, la industria y otros factores.

El ERP podra tener que lidiar con las regulaciones en reas tales como:

Regulacin financiera e impositiva

Regulaciones de Seguridad

Seguridad de los productos o servicios

Cuestiones ambientales

Normas de exportacin / importacin

Productos restringidos / reportados

Cuestiones especficas de cada provincia o ubicacin

La eleccin de un ERP no adecuado podra convertirse en una pesadilla al hacer frente a tales regulaciones.

Limpieza de datos, conversin, normalizacin:


Las bases de datos y sistemas existentes tienen una gran cantidad de datos, almacenados en una variedad de

formatos y estructuras.

Para implementar un sistema ERP, los datos deben estar en un formato que el nuevo sistema puede utilizar.

Es necesario "limpiar" - convertir o estandarizar - los datos para ajustarse al nuevo sistema.

Esto puede ser una tarea importante. El software puede automatizar algunos de los procesos, pero por lo

general no todo. Simplemente averiguar lo que hay que hacer es una fase en s misma.

En cualquier caso, planear en dedicar recursos considerables para el esfuerzo.

Capacitacin:

El entrenamiento de los usuarios en el nuevo sistema es uno de los factores ms importantes en el xito o

fracaso de una aplicacin ERP.

Hay que hacerlo previo al cambio para obtener el nuevo sistema en funcionamiento.

Tambin tiene que seguir hacindose despus del cambio con el fin de aprovechar todos los beneficios de los

nuevos sistemas.

Cmo medir el xito?

Determinar si la aplicacin ERP ha tenido xito puede ser ms difcil de lo esperado. No hay medidas simples o

criterios para juzgar el xito o el fracaso. Mucho depender de lo bien pensado de sus metas al comienzo.

Sin embargo, una parte significativa de los goles y los resultados siempre ser difcil de cuantificar.

Aqu hay varias maneras de juzgar el xito:

Resultados visibles, as como la implementacin del sistema en tiempo y costo.

Resultados medibles, dependiendo en gran parte de los clculos de TCO y ROI al inicio.

Los beneficios tangibles, mejoras cuantificables en la forma en que la empresa opera, tal como menos

frustracin de los empleados al corregir problemas, una mejor comunicacin, etc

Los beneficios intangibles, mejores relaciones con los clientes, mejor imagen pblica corporativa, etc.

Los indicadores internos, tal como que el nuevo sistema se ha convertido en un elemento fundamental

y del que depende parte de la empresa, en lugar de una iniciativa tcnica marginada o rechazada.

Impacto estratgico, como una notable mejora en la capacidad de la gerencia para comprender,

planificar y controlar el negocio.

10 Qu proveedores y productos de ERP hay disponibles?

Hay un buen nmero de proveedores de ERP y una variedad de maneras de categorizarlos.

El mtodo ms comn se basa en Tiers (niveles):

Tier I Proveedores enfocados en grandes clientes, con soluciones que tienen el mayor la complejidad y coste de

propiedad

Tier II Proveedores enfocados en empresas de tamao medio, con soluciones menos complejas, ms accesibles

y ms fcil de obtener soporte.

Tier III Proveedores enfocados en las empresas ms pequeas con soluciones ms baratas, menos complejas y


pueden ser adecuadas para instalaciones de sitio nico.

Nube: proveedores que ofrecen soluciones ERP que se ejecutan en sus propios servidores. Ofrecen menor

costo, una mayor flexibilidad y una menor carga en el cliente para mantener el software actualizado tcnicamente.

Terceras partes: Proveedores que ofrecen aplicaciones especializadas. A menudo no ofrecen mdulos

financieros bsicos, pero sus aplicaciones son compatibles con las de los principales proveedores.

Esta apertura genera diversas opciones para mezclar y combinar.

Se puede comenzar con mdulo principal de propsito general de un proveedor importante, como los paquetes

financieros y de recursos humanos. Estos probablemente funcionen con pocos ajustes debido a que son comunes en la

mayora de las empresas.

A continuacin, puede aadir mdulos especializados de otros fabricantes que son compatibles con los principales

mdulos bsicos.

Es posible luego rellenar los huecos con servicios en la nube que proporcionan funciones especializadas, o desarrollar

internamente software para algunas necesidades.

La tabla siguiente tiene una muestra de vendedores de todo tipo. No es una lista definitiva ni exhaustiva, son datos

tomados de distintas fuentes. La intencin de dar una idea de lo disponible y proporcionar un punto de partida para la

bsqueda.

Name Category Key Products Website

SAP AG Tier I SAP ERP Human Capital Management, Financials, Operations, Corporate, Services

http://www54.sap.com/pc/bp/erp/software/overview.html

Oracle Corp Tier I JD Edwards EnterpriseOne, Oracle PeopleSoft, Oracle E-Business Suite(EBS), Oracle Business Accelerators(OBAs), Oracle ERP Cloud Services

http://www.oracle.com/us/solutions/midsize/enterprise-resource-planning/overview/index.html

Microsoft Dynamics

Tier I/II Microsoft Dynamics ERP, including Dynamics AX, NAV, GP and SL

http://www.microsoft.com/en-us/dynamics/default.aspx

NeuralSoft Tier III Presea ERP, Rubiro (Gestion) http://www.neuralsoft.com/productos/presea

Adonix Tier III Adonix http://www.adonixargentina.com/x3/highlight-de-producto/

Softland Tier II/III Softland Logic, Advanced, Business

http://www.gruposoftland.com.ar/software-erp?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=searchargentina#

Symbolic Tier III/Cloud

Netpack Full Class, MiPyme, RRHH, SaaS

http://www.symbolic.com.ar/?gclid=CLXyvfTx2L8CFUKCMgodlA8AFA

Tango Software

Tier III Tango T14 http://www.axoft.com/

Calipso Tier I/II Calipso www.calipso.com

Bejerman Tier III eFlex ERP, eFlex RRHH http://www.bejerman.com/

TOTVS Tier I/II TOTVS PYME ERP, Software de Gestin, TOTVS ECM

http://ar.totvs.com/


11 Conclusiones

La tarea de definir la incorporacin de un Software ERP para la empresa no es trivial, se requiere tener

implementado un proyecto de racionalizacin y mejoras de procesos a la par de una experiencia bsica en los

mdulos comunes de un ERP.

Existen distintos tipos de implementaciones de la herramienta, se debe definir si ser una implementacin interna

o con asistencia externa, si ser por big bang o en fases, de forma incremental, cmo ser el proceso de

preparacin de datos, la estrategia de capacitacin y cmo se medir el xito.

Paralelamente se debern evaluar los beneficios de los distintos paquetes disponibles, el valor agregado de los

proveedores, su trayectoria en el mercado y la expectativa de desarrollo de los productos.

Es recomendable afrontar esta etapa con la ayuda de una consultora externa, con objetivos claros, que resuelva

la planificacin de las acciones y proporcione las bases para la modelizacin de los procesos y los modelos de

anlisis para la toma de decisiones.

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