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FECHA DE EMISIÓN FECHA ENTRADA VIGOR HOJA MOTIVO:

REVISIÓN

2017-06-19

2017-06-21

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DOCTO No.

MP-CP033-09

Prohibida la reproducción parcial o total de este documento sin previa autorización del Director Ejecutivo de ema.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INTEGRACIÓN Y OPERACIÓN DE LA COMISIÓN PARA LA SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN DE LA ACREDITACIÓN

PROCEDIMIENTO

CAPÍTULO TEMA HOJA

0 INTRODUCCIÓN 1

1 OBJETIVO 1

2 CAMPO DE APLICACIÓN Y ALCANCE 1

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2

4 DEFINICIONES 3

5 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD 3 6 INTEGRACIÓN DE LA COMISIÓN PARA LA SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN 4

7 OPERACIÓN DE LA COMISIÓN PARA LA SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN 5

8 ACTIVIDADES A REALIZAR CUANDO LA CANCELACIÓN ES POR DOLO O MALA FE

9

9 RETIRO DE LA SUSPENSIÓN 9

10 REGISTROS ANEXO A

10 11

0 INTRODUCCIÓN

El presente documento se genera para establecer cómo se integra la Comisión para la Suspensión y

Cancelación de la Acreditación y su operación, como apoyo a las actividades que realiza ema para la

suspensión o cancelación de la acreditación de Laboratorios, Unidades de Verificación (Organismos de Inspección), Organismos de Certificación, Organismos Verificadores y/o Validadores, Proveedores de Ensayos de Aptitud y Productores de Materiales de Referencia, así como de nuevos programas, de tal forma que esta actividad se realice de manera sistemática e imparcial.

1 OBJETIVO

Definir la integración y operación de la Comisión para la Suspensión y Cancelación de la Acreditación de Laboratorios, Unidades de Verificación (Organismos de Inspección), Organismos de Certificación, Organismos Verificadores y/o Validadores, Proveedores de Ensayos de Aptitud, Productores de Materiales de Referencia y de nuevos programas.

2 CAMPO DE APLICACIÓN Y ALCANCE

Los elementos descritos en este procedimiento son aplicables a la Comisión para la Suspensión y Cancelación de la Acreditación (de ahora en adelante CSC). Su función principal es analizar y en su caso, determinar si procede la Suspensión o Cancelación de la Acreditación del Organismo de Evaluación de la Conformidad sujeto a suspensión o cancelación, como una consecuencia de los resultados que se obtengan de una visita de reevaluación, vigilancia, seguimiento, monitoreo y actualización de la acreditación, cuando se cuente con evidencia objetiva de que dicho Organismo


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dejó de cumplir con los requisitos establecidos que lo hicieron acreedor de la acreditación y de retirar esta suspensión cuando el Organismo de Evaluación de la Conformidad demuestre que subsanó los motivos que ocasionaron la suspensión de la acreditación.

3 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Para la correcta aplicación de este procedimiento se deben consultar los siguientes documentos en su edición vigente:

3.1 Ley Federal sobre Metrología y Normalización. 3.2 Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización.

3.3 Norma NMX-EC-17011-IMNC “Evaluación de la conformidad - Requisitos generales para los

organismos de acreditación que realizan la acreditación de organismos de evaluación de la conformidad”.

3.4 Listado del Padrón Nacional de Evaluadores de ema.

3.5 MP-BP003, Confidencialidad - Procedimiento. 3.6 MP-CP031, Dictaminación - Procedimiento. 3.7 MP-DP001, Evaluación y acreditación de Organismos Verificadores y/o Validadores de Emisión de

Gases Efecto Invernadero - Procedimiento. 3.8 MP-EP003, Evaluación y acreditación de Organismos de Certificación - Procedimiento. 3.9 MP-FP002, Evaluación y acreditación de Laboratorios de Calibración y/o Ensayos - Procedimiento. 3.10 MP-FP003, Evaluación y acreditación de Proveedores de Ensayos de Aptitud – Procedimiento. 3.11 MP-FP005, Evaluación y acreditación de Laboratorios Clínicos - Procedimiento. 3.12 MP-FP007, Evaluación y acreditación de Productores de Materiales de Referencia – Procedimiento.

3.13 MP-HP002, Evaluación y acreditación de Unidades de Verificación (Organismos de Inspección) -

Procedimiento. 3.14 MP-TS068, Realización de visitas de monitoreo de laboratorios, unidades de verificación (organismos

de inspección), organismos de certificación, organismos verificadores/validadores de gases efecto invernadero y proveedores de ensayos de aptitud acreditados - Instrucción de operación.

3.15 Lineamientos Generales para la suspensión, cancelación o revocación de la acreditación y aprobación

otorgada a los organismos privados para la evaluación de la conformidad.


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4 DEFINICIONES Las siguientes definiciones son aplicables en el presente documento. 4.1 Dictamen. Resultado del proceso de evaluación, emitido por el Órgano Colegiado correspondiente, en

el cual se establece el resultado del proceso de evaluación y el alcance evaluado. 4.2 Comisión para la Suspensión y Cancelación (CSC). Grupo de expertos con competencia técnica para

analizar y dictaminar la procedencia de la suspensión o cancelación de la acreditación del organismo de evaluación de la conformidad, conformado por personas distintas de las que llevaron a cabo la evaluación.

4.3 Organismo de Evaluación de la Conformidad (OEC). Son los Organismos de Certificación,

Organismos Validadores/Verificadores de Gases Efecto Invernadero, Certificadores de Esquemas de Regulación Vinculante Unidades de Verificación (Organismos de Inspección), Laboratorios, Productores de Materiales de Referencia, Proveedores de Ensayos de Aptitud, Unidades de Verificación en Auditorías de Medición de Hidrocarburos, Organismos de Verificación y Certificación de Huella de Agua y cualquier otro programa de acreditación que se establezca.

5 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDAD

5.1 Director Operativo de ema.

Es su responsabilidad asegurarse que la CSC se integre y opere bajo los lineamientos indicados en

este documento. Además, es responsable de verificar que el Gerente del área operativa de ema correspondiente o en su ausencia, quien lo representa, presente toda la información relacionada con el Organismo de Evaluación de la Conformidad a suspender o cancelar, o en su caso, la documentación necesaria para retirar la suspensión, una vez que se corrigieron las no conformidades encontradas que ameritaron la suspensión.

En caso de ausencia del Director Operativo, estas responsabilidades recaerán en el o subgerente o

Coordinador de Gestión de Sistemas. Cabe señalar que la integración, operación y control de los registros lo lleva a cabo la Dirección

Ejecutiva. 5.2 Comisión para la Suspensión y Cancelación (CSC).

La CSC tiene la autoridad para realizar el proceso de suspensión y/o cancelación de la acreditación y retirar la suspensión, siguiendo los lineamientos señalados en este documento. Su función principal es analizar y en su caso, determinar si procede la Suspensión o Cancelación de la Acreditación del Organismo de Evaluación de la Conformidad sujeto a suspensión o cancelación, como una consecuencia de los resultados que se obtengan de una visita de reevaluación, vigilancia, seguimiento, monitoreo y actualización de la acreditación, cuando se cuente con evidencia objetiva de que dicho Organismo dejó de cumplir con los requisitos establecidos que lo hicieron acreedor de la acreditación y posteriormente, de retirar esta suspensión cuando el Organismo de Evaluación de la Conformidad demuestre que subsanó los motivos que ocasionaron la suspensión de la acreditación.


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6 INTEGRACIÓN DE LA COMISIÓN PARA LA SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN

6.1 La CSC se instalará en apego a los artículos 48 y 51 de los Estatutos de ema, donde se establece

que ema tendrá tantos comités o comisiones de trabajo como sean necesarios para el cumplimiento de su objeto social y su buena operación. Su función, constitución e integración se apega a lo establecido por las leyes correspondientes, a los lineamientos que señalan las autoridades competentes y a los manuales que para tal efecto se establezcan.

6.2 La CSC estará integrada por un representante de la Dirección (Operativo y/o Técnico) y al menos dos

Gerentes de las áreas operativas no pertenecientes al área operativa responsable del caso a analizarse. Cuando por causas de fuerza mayor no pueda estar presente algún Gerente Operativo o Direcciones, podrá ser representado por el Subgerente/Coordinador/Subcoordinador del área

respectiva o por alguno de los Gerentes operativos de ema, solo para la presentación de los casos.

No podrá ser analizado y/o decidido ningún caso, bajo ningún supuesto, por el Gerente operativo correspondiente al área del caso en cuestión.

6.3 La CSC se integrará para atender procesos de Suspensión y Cancelación derivados de hallazgos

encontrados en visitas de reevaluación, vigilancia, seguimiento, monitoreo, y actualización de la acreditación, con base en los artículos 75 y 76 del Reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización. De igual manera la CSC se integrará para analizar los elementos que consideró la dependencia para suspender o revocar la aprobación, tomará las acciones que considere procedentes y comunicará al organismo de evaluación de la conformidad dentro de los quince días hábiles siguientes a la recepción de la notificación.

6.4 La CSC también analizará los informes de revisión de acciones correctivas que presenten los Organismos de Evaluación de la Conformidad que están suspendidos o en proceso de suspensión, para decidir si están cerrando las no conformidades que provocaron la suspensión y, en su caso, retirar la suspensión o dictaminar la no procedencia de la suspensión.

6.5 Los Gerentes o Subgerente/Coordinador/Subcoordinador de las áreas operativas informarán

semanalmente al Director Operativo, si existe algún proceso que amerite suspensión o cancelación y/o retiro de la suspensión.

6.6 La CSC sesionará cuando exista al menos algún caso a tratar, para lo cual se enviará la convocatoria

indicando la hora y lugar de la reunión. Las reuniones se llevarán a cabo 2 veces a la semana de ser posible, salvo que no existan casos a tratar.

6.7 Los Gerentes o Subgerente/Coordinador/Subcoordinador de las áreas operativas revisarán los

dictámenes antes de pasarlos a la CSC. La Gerencia correspondiente mandará a la asistente de la Dirección los casos a tratar en la CSC indicando: rama/área/materia, número de referencia, tipo de trámite, número de hallazgos y tipo (para laboratorios, PEA y PMR, cuando aplique), a más tardar una hora antes de la reunión, aunque pueden presentarse casos en la misma reunión de la CSC.

6.8 Para la toma de decisión de la CSC sobre algún caso de suspensión o cancelación o retiro de la

suspensión, será necesario que se encuentren presentes por lo menos tres (3) integrantes, siendo el Director Operativo y/o Técnico, 2 Gerentes de alguna área operativa distintos al Gerente del área operativa a la que corresponde el caso en cuestión. El Gerente del área del caso a dictaminar se concretará a la presentación del caso, sin intervenir en el análisis y/o toma de decisión; por lo tanto, no tendrá derecho a voto o poder alguno en la decisión del caso. Cuando el Gerente del área a dictaminar no se encuentre presente, podrá ser representado por el Subgerente/Coordinador/Subcoordinador del área en cuestión o por un cuarto miembro de la CSC,


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siendo entonces alguno de los Gerentes Operativos de ema, pero solo para presentar el caso. En

caso de ausencia del Director Operativo, el Coordinador de Gestión de Sistemas actuará en ausencia del anterior. La reunión de la CSC podrá realizarse de forma remota y/o vía correo electrónico, cuando alguno de los participantes no pueda estar presencialmente en la reunión.

6.9 La decisión final siempre es por mayoría de votos de los miembros de la Comisión que estén

participando en esa reunión, pudiendo haber alguna abstención fundamentada por parte de los miembros de la Comisión. Si se da la situación que algún miembro de la CSC se abstenga por no estar de acuerdo con la decisión tomada, se podrá llevar el caso al Subcomité de Evaluación (SCE) y/o al Comité de Evaluación respectivo (CE) y/o con algún experto técnico y/o grupo evaluador y/o al mismo cliente, con la finalidad de proporcionar más elementos y poder tomar una mejor decisión.

6.10 La CSC tendrá la libertad de invitar a los expertos técnicos y/o legales que requiera cuando así lo

decida, o bien, consultar a los Subcomités de Evaluación y/o al Comité de Evaluación respectivo. 6.11 En el caso de que la decisión sea invitar a participar a un experto técnico, se buscará que éste cuente

con experiencia técnica relacionada al alcance de la suspensión o cancelación de la acreditación del

caso a resolver (de preferencia registrado en el listado del Padrón Nacional de Evaluadores de ema,

con la calificación de Evaluador Líder Técnico, Evaluador Líder, Evaluador, Evaluador Técnico o Experto Técnico) o a algún miembro del Subcomité o Comité de Evaluación correspondiente con conocimiento del tema.

6.12 Todos los integrantes del CSC suscriben el código de ética y carta de confidencialidad como personal

de la entidad por lo que para la operación de la CSC no requieren documentos adicionales. 6.13 La evaluación del desempeño de la operación de la Comisión de Suspensión y Cancelación se llevará

a cabo por la Dirección Técnica al menos una vez al año o cuando sea requerido se podrá realizar una auditoría interna.

7 OPERACIÓN DE LA COMISIÓN PARA LA SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN 7.1 Durante las sesiones de la CSC, el Gerente del área operativa o en su ausencia, el

Subgerente/Coordinador/Subcoordinador del área correspondiente o alguno de los otros dos Gerentes Operativos deberá explicar a los miembros de la CSC la información presentada y exponer las razones por las que considera procedente la suspensión o cancelación del Organismo de Evaluación de la Conformidad, así como presentar la información que en todo caso haya emitido la Unidad de Análisis de Información (UAI) derivada de alguna denuncia relacionada al caso en dictaminación.

7.2 En los casos en que los miembros de la CSC requieran mayor información para deliberar sobre alguna

suspensión o cancelación, y con la finalidad que cuenten con toda la información para dar su opinión y cumplir con el proceso establecido en este documento, en cualquier momento podrán:

(a) Solicitar al Gerente o Subgerente/Coordinador/Subcoordinador del área o alguno de los otros dos

Gerentes Operativos, mayores detalles sobre el caso (informes, acceso a expedientes, etc.) o, en su caso,

(b) Invitar a algún un experto técnico o legal o a aquellos que considere necesarios, para contar con mayores elementos que le permitan tomar la decisión.

7.2.1 En el caso descrito en el inciso b) del punto anterior, donde se haga necesaria la opinión de algún

experto técnico o legal o a quien se considere necesario, se les dará acceso solo a la información relevante y necesaria, asegurando en todo momento de que no se les revelará la razón social o


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identidad del Organismo de Evaluación de la Conformidad; asimismo los miembros de la CSC se asegurarán de que estas personas sean distintas a las que llevaron a cabo la evaluación.

7.3 Los miembros de la CSC realizaran su estudio tomando en cuenta la Ley Federal sobre Metrología y

Normalización y su Reglamento, las normas vigentes y aplicables, así como lo establecido en los procedimientos vigentes de: Dictaminación MP-CP031, Monitoreo MP-TS068, evaluación y acreditación de Organismos de Certificación MP-EP003, evaluación y acreditación de Laboratorios de Ensayo y Calibración MP-FP002, evaluación y acreditación de Laboratorios Clínicos MP-FP005, evaluación y acreditación de Unidades de Verificación (Organismos de Inspección) MP-HP002, evaluación y acreditación de Organismos Verificadores y/o Validadores de emisión de Gases Efecto Invernadero MP-DP001, evaluación y acreditación de Proveedores de Ensayos de Aptitud MP-FP003, evaluación y acreditación de Productores de Materiales de Referencia MP-FP007, según sea el caso, y demás documentos que apliquen de acuerdo al programa de acreditación.

7.4 La CSC establecerá criterios para armonizar la toma de decisiones y con base en ello los integrantes

de la CSC pueden tomar las siguientes decisiones. Ver Anexo A: 7.4.1 Iniciar el proceso de suspensión o cancelación de un Organismo de Evaluación de la Conformidad

acreditado pudiendo ser en una norma específica, tomando como base la información y la evidencia presentada. La CSC al emitir su decisión debe asegurarse de aclarar si dicha decisión concuerda con los motivos señalados en el informe de evaluación o con los motivos indicados en el oficio de inicio del proceso de suspensión o cancelación; en caso de que la decisión no tenga concordancia con cualquiera de los dos supuestos antes mencionados, la CSC deberá describir a qué se debe la falta de concordancia.

7.4.2 Allegarse de mayores elementos sobre el caso y ampliar las consultas a expertos técnicos, legales y/o

a quien se considere necesario, en la materia para tomar una decisión. 7.4.3 Solicitar a los integrantes del Subcomité y/o Comité de Evaluación correspondiente su opinión al

respecto.

De ser el caso, el Gerente del área operativa correspondiente o en su ausencia el Subgerente/Coordinador/Subcoordinador responsable del área, llevará el caso a la reunión más próxima del Subcomité y/o Comité de Evaluación o por correo electrónico, si el Subcomité y/o Comité acaba de sesionar, con la finalidad de presentar el caso y solicitar su opinión. El Gerente del área operativa correspondiente o en su ausencia el responsable asignado, enviará a los miembros de la CSC la opinión solicitada al Subcomité y/o Comité de evaluación para tomar una decisión al respecto.

7.5 Si la CSC cambia la recomendación de suspender o cancelar la acreditación otorgada por el SCE/CE,

el Gerente del área operativa correspondiente debe informar al CE y/o SCE respectivo los motivos por los cuáles se modificó esta decisión, en la siguiente reunión ordinaria del Comité de Evaluación y/o SCE.

7.6 Una vez que la CSC toma la decisión de iniciar el proceso de suspensión con base al FOR-AC-067 y

FOR-AC-086 para cancelación, la Gerencia respectiva debe notificar por escrito en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles al Organismo de Evaluación de la Conformidad afectado, sobre la pretensión de

ema de suspender o cancelar su acreditación, recabando el acuse de recibo correspondiente.

7.7 A partir de que el Organismo de Evaluación de la Conformidad recibe la notificación, éste cuenta con

cinco (5) días hábiles para manifestar lo que a su derecho convenga a ema, concluido dicho término

sin que se reciban argumentos de su actuación, se continuará con el punto 7.9 de este procedimiento.


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7.8 En caso de que se reciban argumentos por parte del Organismo de Evaluación de la Conformidad

respecto a las acciones que generaron la pretensión de la suspensión o cancelación de la acreditación, el Gerente del área correspondiente o el responsable asignado o alguno de los otros dos Gerentes Operativos presentará esta información a la CSC, que debe llevarse a cabo a más tardar en los siguientes cinco (5) días hábiles de recibida la información, para analizar los argumentos del Organismo y tomar la decisión de suspender o cancelar la acreditación o cambiar de decisión.

Es necesario que la Gerencia Operativa correspondiente presente a la CSC el análisis sobre la

procedencia de cada uno de los argumentos que presente el organismo de evaluación de la conformidad. Esta información formará parte del dictamen que tome la CSC.

7.9 En caso de no haberse aportado elementos contundentes a considerar por parte de la CSC para

revertir la opinión sobre la suspensión o cancelación, los miembros de la CSC instruirán al Gerente o su representante correspondiente, para que solicite, conforme a los artículos 75 y 76 del Reglamento de la Ley, la opinión a la dependencia competente en un término que no exceda dos (2) días hábiles de la reunión de la CSC, adjuntando la siguiente información:

a) Copia del informe de evaluación en el cual constan las no conformidades que dan origen a la

suspensión o cancelación pretendida. b) Copia de las evidencias recabadas que generen las no conformidades, ya sean documentales o

de otra naturaleza. c) Copia del dictamen en el que se decide iniciar el proceso para la suspensión o cancelación de la

acreditación. d) Copia del acuse de recibo de la notificación al organismo de evaluación de la conformidad sobre

la intención de iniciar el proceso para la suspensión o cancelación de la acreditación para que manifieste lo que a su derecho convenga.

e) Copia de los argumentos que presentó el organismo de evaluación de la conformidad para desvirtuar los supuestos en que se basa el inicio de la suspensión o cancelación de su acreditación, en su caso.

f) Copia del informe de revisión de acciones correctivas, cuando aplique. g) Copia de la opinión de la CSC para dictaminar la procedencia de la suspensión o cancelación de

la acreditación. h) Cualquier otra información que se considere pertinente.

7.10 Una vez recibida la opinión de la dependencia competente, y si ésta coincide con la recomendación

de la CSC, dicha comisión emitirá la resolución final. La Dirección Ejecutiva de ema procederá, en un

término de dos (2) días hábiles a notificar sobre la suspensión o cancelación al afectado y a la dependencia correspondiente una vez que se haya hecho efectiva la suspensión o cancelación dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha de notificación al Organismo de Evaluación de Conformidad.

7.11 En caso de que la opinión de la Dependencia sea diferente a la de la CSC, ésta última estudiará los

argumentos presentados por la dependencia y dentro de los 40 días hábiles siguientes a la recepción de la opinión de la dependencia procederá por única vez, como sigue:

I. ema se allegará de mayores elementos sobre el caso y ampliará las consultas a la CSC, a los expertos

técnicos y/o legales en la materia;

II. Analizará con la dependencia los argumentos que dan lugar a su opinión sobre la no procedencia de

la suspensión o cancelación de la acreditación;


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III. Revisará la procedencia de la suspensión o cancelación de la acreditación del organismo de

evaluación de la conformidad, y

IV. Solicitará de nueva cuenta la opinión de la dependencia sobre la procedencia de la suspensión o

cancelación de la acreditación del organismo evaluación de la conformidad, en su caso.

7.12 Una vez aprobada por la CSC la recomendación final sobre el caso, y siendo favorable la opinión de

la dependencia, la CSC enviará a firma de la Dirección Ejecutiva dicha recomendación final, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, hecho lo anterior, ema a través de la Dirección Ejecutiva,

comunicará por escrito al Organismo de Evaluación de la Conformidad, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, la resolución sobre la suspensión o cancelación de su acreditación que haya tomado la Comisión.

7.12.1 ema informará a la dependencia la resolución final comunicada al Organismo de Evaluación de la Conformidad, dentro de los quince días hábiles siguientes a la fecha de notificación al Organismo de Evaluación de la Conformidad.

7.13 Tratándose de una recomendación final tomada por la CSC en la que la opinión de la dependencia es

desfavorable por segunda ocasión, ema a través de la Dirección Ejecutiva, comunicará por escrito al

Organismo de Evaluación de la Conformidad, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles, la resolución

sobre la suspensión o cancelación de su acreditación; asimismo ema informará a la dependencia como se describe en el inciso anterior 7.12.1.

7.14 Como resultado de la cancelación de la acreditación, el Organismo de Evaluación de la Conformidad

debe devolver a ema sus certificados de acreditación en un plazo no mayor a diez (10) días hábiles

posteriores a la recepción de la notificación. Ema publicará en la página de ema la cancelación de la

acreditación. 7.15 Para los organismos de certificación que se le haya suspendido o cancelado la acreditación, debe

informar a ema a través de un escrito, dentro de los diez días hábiles posteriores a la recepción de la

notificación, las acciones que tomará para proteger el símbolo de acreditación que haya sido utilizado por dicho Organismo antes de la suspensión o cancelación de la acreditación.

7.16 Para el proceso de solicitud de opinión de la(s) dependencia(s) competente(s) se considerará lo

siguiente:

6. Que se acompañe de la información a que alude el punto 7.9. En caso de que la solicitud no esté

debidamente integrada, se requerirá que ema, dentro de los quince días hábiles siguientes a la

recepción de la solicitud, complemente la información faltante,

II. La dependencia:

- Analizará la información proporcionada por ema;

- Fundará y motivará las razones por las que emite su opinión en sentido favorable o desfavorable,

respecto de la procedencia de la suspensión o cancelación de la acreditación del organismo de

evaluación de la conformidad por parte de ema, y

- Emitirá opinión a ema en un plazo no mayor de veinte días hábiles, contado a partir del día hábil

siguiente a la recepción de la solicitud de opinión debidamente integrada, plazo dentro del cual

podrán solicitar a ema mayor información o detalles, a efecto de contar con los elementos fácticos,

técnicos o jurídicos suficientes.


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Transcurrido el plazo antes señalado, sin que la dependencia emita su opinión, se entenderá que la

misma es en sentido favorable y a petición de ema, deberá expedir constancia de tal circunstancia, en

2 días hábiles de que se cumplió con el plazo establecido.

7.17 En caso de que se encuentren tramitando paralelamente dos o más procedimientos que guarden

relación, uno(s) ante la Comisión de Ética y otro(s) ante la Comisión para la Suspensión y Cancelación, ésta absorberá los de aquélla, de tal suerte que el resultado final de los procedimientos acumulados será el decidido por la Comisión para la Suspensión y Cancelación.

7.18 En algunos casos los documentos de cancelación y/o suspensión de la acreditación se deben entregar

personalmente, por lo que se deberá hacer con cita, notificar a la Dirección Ejecutiva y de preferencia deben ir dos personas a la entrega de este documento, uno de ellos debe pertenecer a un área distinta de la cual se está suspendiendo o cancelando.

7.19 Si el OEC al cual se le canceló su acreditación o perdió su aprobación, es asociado de la entidad, el

Gerente Operativo debe notificar a la Dirección Ejecutiva para que se presente al Consejo Directivo para estudiar las razones de la perdida de la acreditación o de la aprobación y resolver si procede la suspensión temporal o la perdida de la calidad de asociado en tanto no cumpla.

8 ACTIVIDADES A REALIZAR CUANDO LA CANCELACIÓN ES POR DOLO O MALA FE 8.1 De acuerdo a lo establecido en el contrato de prestación de servicios de acreditación que celebran

ema y el Organismo de Evaluación de la Conformidad, cuando al Organismo le sea cancelada la

acreditación por la comisión dolosa o de mala fe de alguna infracción a las disposiciones legales y contractuales aplicables, éste no podrá ingresar una nueva solicitud de acreditación en los términos de dicho contrato.

8.2 El mismo término aplicará para aquellas personas que pertenezcan a un organismo de evaluación de

la conformidad cancelado por dolo o mala fe, quienes no podrán participar en el Padrón Nacional de

Evaluadores ni en ningún Órgano Colegiado de ema hasta en tanto no se cumplan los términos establecidos en el numeral 8.1 para el Organismo de Evaluación de la Conformidad cancelado.

8.3 Aquellas personas que pertenezcan a un Organismo de Evaluación de la Conformidad que se hayan

visto involucradas directamente en un acto de dolo o mala fe imputable al Organismo de Evaluación de la Conformidad, independientemente de lo establecido en los numerales 8.1 y 8.2 del presente, no

serán reconocidas por ema como signatarios, responsables, verificadores o representantes autorizados de ningún Organismo de Evaluación de la Conformidad, por un término de cinco (5) años a partir de que le fue notificada la cancelación de su acreditación al Organismo.

9 RETIRO DE LA SUSPENSIÓN 9.1 El Organismo de Evaluación de la Conformidad suspendido podrá ingresar sus acciones correctivas a

ema de acuerdo a lo establecido en los procedimientos de evaluación y acreditación correspondientes,

para cerrar los hallazgos que motivaron la suspensión de su acreditación, con la finalidad de que sean revisados por el evaluador líder o por el grupo evaluador y posteriormente por la CSC.

9.2 Una vez que estos documentos hayan sido revisados por el evaluador líder o grupo evaluador y se

cuente con el informe respectivo, la CSC revisa dicha información y corrobora que las acciones correctivas presentadas por el Organismo son las adecuadas para dar cumplimiento a los motivos que


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generaron la suspensión y podrá decidir sobre el retiro de la suspensión para que el interesado recupere su acreditación. La revisión de las acciones correctivas la realiza el evaluador líder o grupo evaluador conforme a los tiempos establecidos en cada procedimiento de evaluación y acreditación correspondiente. La presentación de tales acciones correctivas a la CSC debe tener lugar dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del informe del evaluador líder o del grupo evaluador.

9.3 El Gerente del área operativa correspondiente presentará para firma de la Dirección Ejecutiva el

comunicado correspondiente al Organismo de Evaluación de la Conformidad para otorgar nuevamente su acreditación. La entrega de este comunicado al Organismo no debe exceder 15 (quince) días hábiles siguientes a su presentación por el Gerente; de igual manera el Gerente del área operativa correspondiente, debe dar aviso a la dependencia competente, que queda sin efecto la suspensión de la acreditación en cuestión.

10 REGISTROS 10.1 FOR-AC-067 Dictaminación por Comisión para la Suspensión y Cancelación (Vigente). 10.2 FOR-AC-085 Minuta de las reuniones de la CSC (Vigente). 10.3 FOR-AC-086 Cancelación por CSC (Vigente). 10.4 Acuse de aviso de posible cancelación o suspensión al cliente. 10.5 Respuesta del cliente de posible cancelación o suspensión, si aplica. 10.6 Acuse de carta de solicitud de opinión de la dependencia y su respuesta (cuando aplique). 10.7 Escrito de cancelación o suspensión del OEC. 10.8 Acuse por parte del cliente de la carta de cancelación o suspensión. 10.9 Evidencia enviada por el cliente cuando aplique. 10.10 Escrito de retiro de suspensión.

IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

INCISO PÁGINA CAMBIO(S)

5.1 3 Se adecuó la redacción

6.2 4 Se actualizó las figuras de los participantes de la CSC

6.6 4 Se adecuó la redacción

6.12 y 6.13 5 Se adecuó la redacción

5.1, 6.2, 6.5, 6.6, 6.8

Varias Se modificó Gerente de Gestión de Sistemas por Director Operativo

Observaciones:


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Anexo A Armonización de criterios para la toma decisión en la

Comisión de Suspensión y Cancelación (CSC) Caso I: El OEC no presentó acciones correctivas o argumentos en el plazo establecido o el OEC no ha cerrado las no conformidades en el plazo otorgado por el Comité de Evaluación correspondiente.

Artículo Respuesta del OEC 1ª Decisión de la CSC

Art. 75 Fracción I

Presenta acciones correctivas (esto no aplica para el caso de que

el OEC no haya cerrado las no conformidades en el plazo

establecido por el Comité de Evaluación)

No procede la suspensión

No presenta acciones correctivas ni argumentos

Ratificar suspensión total

Presenta argumentos Se analizan y se determina procedencia

Presenta argumentos y acciones correctivas

No procede la suspensión y responder la procedencia de los argumentos

Presenta argumentos o acciones correctivas para el caso de que el

OEC no haya cerrado las no conformidades en el plazo

establecido por el Comité de Evaluación

Se analizan los argumentos y se determina procedencia. En caso de presentar acciones correctivas, se continúa con la suspensión.

Una vez recibidas las acciones correctivas deben enviarse al grupo evaluador, con base al resultado del informe se decide presentar a la CSC (si hay NC tipo A o críticas abiertas) o llevarlo al Comité (si son NC tipo B o C abiertas o no afectan la operación del OEC). Si el OEC presenta acciones correctivas posteriores al plazo de 5 días hábiles o que se haya ratificado la suspensión, la CSC podrá retirar el proceso de suspensión. Caso II: El OEC primer informe de revisión de acciones correctivas con NC tipo A o que afecten la operación del OEC (críticas).

Artículo 1ª Decisión de la CSC

Respuesta del OEC

2da Decisión de la CSC

Art. 75 Fracción III

Iniciar proceso de suspensión por NC

tipo A o criticas

Presenta acciones correctivas

Cerradas no procede la suspensión NC abiertas se ratifica suspensión y cuando aplique solicitar opinión a la

dependencia

Presenta argumentos

Se analiza procedencia y se ratifica o modifica la decisión y cuando aplique

solicitar opinión a la dependencia

No presenta argumentos ni

acciones correctivas

Se ratifica la suspensión y cuando aplique solicitar opinión a la

dependencia

Presenta argumentos y

Cerradas no procede la suspensión


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Respuesta del OEC


acciones correctivas

NC abiertas se ratifica suspensión y cuando aplique solicitar opinión a la

dependencia Contestar análisis de los argumentos

Caso III: Rechaza por segunda ocasión la visita de vigilancia, renovación, reevaluación, monitoreo, seguimiento o no se ha realizado la evaluación de vigilancia o reevaluación


Respuesta del OEC


Art. 75 Fracción

II

Iniciar proceso de suspensión total

Presenta

argumentos

No procede la suspensión (ver nota 1)

O ratificar la suspensión derivado del análisis de los argumentos

No presenta argumentos

Ratificar la suspensión total

Acepta la visita de

evaluación

No procede la suspensión Programar visita en un plazo no mayor a

20 días hábiles a partir de la segunda reprogramación

Nota 1 los argumentos que serán considerados como procedentes serán evidencia de contratos, incapacidades del personal clave relacionado con el OEC, catástrofes, robo, asalto (con evidencia de denuncia ante la autoridad competente), entre otros que pueda sustentar. En el caso de que una vez confirmada la evaluación el OEC cancele la evaluación, se iniciará nuevamente el proceso de posible suspensión y éste será desechado hasta que el OEC reciba la evaluación correspondiente. Caso IV: suspensión por falta de pago.


Respuesta del OEC


Art. 75 Fracción IV

Iniciar proceso de suspensión total

Realiza pago


No presenta argumentos ni pago

Ratificar la suspensión

Realiza el pago o solicita pagos

diferidos aprobados por la Gerencia de

Finanzas


Nota. El Gerente operativo no podrá autorizar los esquemas de pagos diferidos.


HOJA 13 de 13



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Caso V: Cancelación de la acreditación


Respuesta del OEC


Art. 76 fracción I

Iniciar proceso de cancelación

Presenta argumentos

Se analiza procedencia de argumentos y se decide si se

Ratifica cancelación o modifica la decisión:

-no procede cancelación -se inicia proceso de suspensión total o

parcial

No presenta argumentos

Ratificar cancelación y cuando aplique solicitar opinión a la dependencia

Presenta acciones correctivas

Procede la cancelación Ver nota 1

Presenta acciones correctivas y argumentos

Se analiza procedencia de argumentos y se decide si se

Ratifica cancelación o modifica la decisión:

-No procede cancelación -se inicia proceso de suspensión total o

parcial Ver nota 1

Nota 1. Presentar acciones correctivas en un proceso de cancelación no se considera procedente debido a que no desvirtúa los supuestos en que se basa la posible cancelación. Generalidades:

1. Art. 76 Fracc. V.- Se inicia proceso de cancelación por haber dejado de operar por más de 3 meses consecutivos (considerando que las instalaciones ya no existen como OEC)

2. El informe de seguimiento de acciones correctivas con no conformidades tipo A o críticas deberá enviarse por correo electrónico y esperar 5 días hábiles (hasta las 11:59) antes de presentarse


DATE ISSUED ENFORCEMENT DATE PAGE REASON FOR

REVIEW

2017-06-19

2017-06-21

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DOCUMENT No.

MP-CP033-09

The total or partial reproduction of this document without prior approval of the ema Executive Director is not prohibited.

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PROCEDURES MANUAL CREATION AND OPERATION OF A COMMISSION FOR ACCREDITATION, SUSPENSION AND WITHDRAWAL PROCEDURE

CHAPTER TOPIC PAGE

0 INTRODUCTION 1

1 PURPOSE 1

2 RANGE AND SCOPE 1

3 REFERENCE DOCUMENTS 2

4 DEFINITIONS 2

5 RESPONSIBILITIES AND AUTHORITY 3 6 CREATION OF THE COMMISSION FOR SUSPENSION AND WITHDRAWAL 3

7 OPERATION OF THE COMMISSION FOR SUSPENSION AND WITHDRAWAL

5

8 ACTIVITIES TO CARRY OUT WHEN WITHDRAWAL IS DUE TO MALICIOUS CONDUCT OR BAD FAITH

8

9 SUSPENSION WITHDRAWAL 9

10 RECORDS ANNEX A

9 11

0 INTRODUCTION

This document has been created in order to determine how the Commission for Accreditation Suspension and Withdrawal is put together and how it operates, in support to ema’s activities carried out to suspend or Withdraw accreditation of Laboratories, Inspection Bodies, Certification Bodies, Verification and/or Validation Bodies, Proficiency Testing Provider and Reference Material Producers, as well as any new program in said a way that this activity is carried out in a systematic and impartial manner.

1 PURPOSE

To define the creation and operation of a Commission to Suspend and Withdraw Accreditation of Laboratories, Inspection Bodies, Certification Bodies, Verification and/or Validation Bodies, Proficiency Testing Providers and Reference Material Producers as well as new programs.

2 FIELD OF APPLICATION AND SCOPE

Elements described under this procedure are applicable to Commission for Suspension and Withdrawal of Accreditation (hereinafter CSC). Its main role is to analyze and, when applicable, determine whether a Suspension or Withdrawal of Accreditation of Conformity Assessment Body subject to suspension or Withdrawal is applicable, from the results obtained in a visit with accreditation re-assessment, surveillance, follow-up, monitoring and update purposes, when objective evidence exists that said Body ceased to comply with any requirement that granted it said accreditation, and to


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DOCUMENT No. MP-CP033-09

Full or partial reproduction of this document without prior approval by ema’s CEO is not allowed.

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cancel said suspension when the Conformity Assessment Body proves that it has rectified any reason for cancel accreditation suspension.

3 REFERENCE DOCUMENTS

For a proper application of this document, the most current edition of the following documentation shall be consulted:

3.1 Federal Law on Metrology and Standardization. 3.2 Regulation of the Federal Law on Metrology and Standardization.

3.3 Standard NMX-EC-17011-IMNC “Conformity assessment - General requirements for accreditation

bodies conducting accreditation of conformity assessment bodies”.

3.4 List of ema’s National Assessors Registry. 3.5 MP-BP003, Confidentiality - Procedure. 3.6 MP-´CP031, Making decision - Procedure. 3.7 MP-DP001, Assessment and accreditation of Verification and/or Validation Bodies of Greenhouse Gas

Emissions - Procedure. 3.8 MP-EP003, Assessment and accreditation of Certification Bodies - Procedure. 3.9 MP-FP002, Assessment and accreditation of Calibration and/or Testing Laboratories - Procedure. 3.10 MP-FP003, Assessment and accreditation of Proficiency Testing Providers - Procedure. 3.11 MP-FP005, Assessment and accreditation of Medical Laboratories - Procedure. 3.12 MP-fP007, Assessment and accreditation of Reference Material Producers - Procedure.

3.13 MP-HP002, Assessment and accreditation of Verification Units (Inspection Bodies) - Procedure. 3.14 MP-TS068, Conduction of visits to laboratories, verification units (inspection bodies), and certification

bodies, verification/validation bodies for greenhouse gases and providers of Proficiency tests credited - Operation instruction.

3.15 General guidelines for suspension, Withdrawal or revocation of accreditation and approval granted to

private bodies for conformity assessment. 4 DEFINITIONS The following definitions are applicable under this document. 4.1 Making Decision. The result of assessment process issued by corresponding Collegiate Body, stating

the result of assessment process and scope assessed.


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4.2 Commission for Suspension and Withdrawal (CSC Spanish acronym). Group of experts with technical competence to analyze and rule whether suspension or Withdrawal of accreditation of conformity assessment body is applicable, made up by individuals other than those who carried out assessment.

4.3 Conformity Assessment Body (CAB). Certification Bodies, Validation/Verification Bodies for

Greenhouse Gases, Certifiers of Binding Regulation Arrangements, Inspection Bodies, Laboratories, Reference Material Producers, Proficiency Testing Providers, Verification Units in Hydrocarbon Measurement Audits, Water Footprint Verification and Certification Bodies and any other accreditation program that might be established.

5 RESPONSIBILITIES AND AUTHORITY

5.1 ema’s Operation Direction. Is in charge of ensuring that a CSC is put together and operates following guidelines stated in this

document. It is also in charge of verifying that Managers of the corresponding ema’s operations area or, in absence of said individual, his or her representative, provides all information related to the Conformity Assessment Body to be suspended or withdrawed or, if applicable, any documentation needed to cancel suspension once the non-conformities found that caused said suspension are withdrawn.

In case of an absence of a Operation Direction, said duties shall be of a sub-manager or Coordinator

of Systems Management. It should be noted that the integration, operation and the records control is carried out by the Executive

Direction. 5.2 The Commission for Suspension and Withdrawal (CSC).

CSC has the authority to conduct the suspension and/or Withdrawal of accreditation process and of removing said suspension, in adherence to guidelines stated in this document. Its main role is to analyze and, when applicable, determine whether a Suspension or Withdrawal of an Accreditation of Conformity Assessment Body subject to suspension or Withdrawal is applicable, from the results obtained in a visit with accreditation re-assessment, surveillance, follow-up, monitoring and update purposes, when objective evidence exists that said Body ceased to comply with any requirement that granted it said accreditation, and then, to cancel said suspension when the Conformity Assessment Body proves that it has solved any reason for said accreditation suspension.

6 CREATION OF THE COMMISSION FOR SUSPENSION AND WITHDRAWAL

6.1 CSC shall be put together in adherence to Articles 48 and 51 of ema’s By-Laws, where it is stated that the ema shall have as many committees or task commissions as necessary in order to meet its corporate purpose and proper operation. Its role, creation and integration adhere to provisions of applicable laws, guidelines provided by authorities with jurisdiction and any manuals created to said end.

6.2 CSC shall be made up by one representative of the Direction (Operation and or Technical Direction)

and at least two of the operations Managers areas who are not part of the operations area in charge of the case under analysis. When due to circumstances beyond control an Operations Manager or Directions may not be present, he or she may be represented by Sub-manager/Coordinator/Sub-coordinator of the corresponding area, or by any of ema’s operation Managers, only for case submittal.


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The operations manager corresponding to the area of applicable case may not analyze and/or decide any case, under no circumstance.

6.3 A CSC shall be created to deal with Suspension and Withdrawal proceedings resulting from findings

of accreditation re-assessment, surveillance, follow-up, monitoring and update visits, pursuant to Articles 75 and 76 of the Regulation to Federal Law on Metrology and Standardization. Likewise, a CSC shall be put together to analyze any element considered by the body to suspend or revoke an approval, will take any action it considers applicable and will communicate to the conformity assessment body within fifteen business days after notice is received.

6.4 The CSC will also analyze reports regarding corrective actions review submitted by Conformity

Assessment Bodies suspended or in suspension process, in order to decide whether they are closing any non-conformities that caused suspension and, if applicable, withdraw a suspension or rule suspension’s inapplicability.

6.5 Managers or Sub-manager/Coordinator/Sub-coordinator of operations areas shall report weekly to the

Operation Direction if there is any process deserving suspension or withdrawal and/or cancel the suspension.

6.6 The CSC shall hold sessions when there is at least one case to be addressed, to statement time and

place for the meeting. Meetings shall be held at least twice per week to be possible, unless there are no cases to be reviewed.

6.7 Managers or Sub-manager/Coordinator/Sub-coordinator of operations areas will review all decisions

before they are passed on to a CSC. The applicable Management shall forward to Direction assistant all cases to be addressed by the CSC stating: branch/area/matter, reference number, type of proceeding, number and type of findings (for laboratories, PTP and RMP, when applicable), no later than one hour before the meeting, although cases may be submitted during the CSC meeting.

6.8 For a decision to be made by CSC on any suspension or Withdrawal case, or for canceling a

suspension, at least three (3) members shall be present, these being the Operation and or Technical Direction and 2 Managers of an operations area other than the Manager of the operations area to whom said case belongs. Managers of areas to which the case under review belongs will only submit the case and will not take part in the analysis and/or decision making process; therefore, they will not be entitled to vote and will have no power on making decision upon said case. When Managers of the area under review are not present, they may be represented by Sub-Manager/Coordinator/ Sub-Coordinator of said area, or by a fourth member of CSC, who shall be one of ema’s Operations Manager, but they shall only submit the case. In the absence of the Operation Direction, Coordinator of Systems Management.shall act. The CSC’s meeting may be carried out remotely and/or via e-mail, when one of the participants is not able to be present in said meeting.

6.9 Final decision is always by majority of votes of Commission members who are taking part in said

meeting, and grounded abstentions by Commission members may exist. When a CSC member abstains from voting as said member disagrees with the decision made, said case may be brought before Assessment Subcommittee (SCE) and/or respective Assessment Committee (CE) and/or with any technical expert and/or the assessing group and/or the client, in order to provide more elements and be able to make a better decision.

6.10 The CSC will be free to invite technical and/or legal experts required when it so decides, or may consult

Assessment Sub-committees and/or the respective Assessment Committee.


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6.11 If a decision is made of inviting a technical expert to be involved, technical experience connected to accreditation suspension or Withdrawal of the case to be ruled shall be sought (an expert registered in ema’s National Assessors’ Registry is preferred, with qualification as Technical Lead Assessor, Lead Assessor, Assessor, Technical Assessor or Technical Expert) or a member of the corresponding Sub-committee or Assessment Committee with knowledge on the matter.

6.12 All members of the CSC subscribe the code of ethics and letter of confidentiality as staff of the entity

and therefore do not require additional documents for the operation of the CSC. 6.13 The evaluation of the performance of the operation of the Suspension and Cancellation Commission

will be carried out by the Technical Direction at least once a year or when internal audit required. 7 OPERATION OF THE COMMISSION FOR SUSPENSION AND WITHDRAWAL 7.1 During CSC sessions, the Manager of the operation area or, in absence of said Manager, the Sub-

Manager/Coordinator/Sub-coordinator of the corresponding area, or any of the other two Operations Managers shall explain to CSC members the information submitted and state reasons why suspension or Withdrawal of Conformity Assessment Body is considered applicable, as well as to submit information issued by Information Analysis Unit (IAU) resulting from any report related to the case under review for making decision.

7.2 When members of a CSC require more information to discuss a suspension or Withdrawal, and in order

for them to have all the information available to provide an opinion and meet the process hereunder, at any time they will be able to:

(a) Request from the Manager, Sub-Manager/Coordinator/Sub-coordinator of the area or any of the

other two Operations Managers, further detail in said case (reports, access to files, etc.) or, if applicable,

(b) Invite a technical or legal expert or to those deemed necessary to have additional elements in order to make a decision.

7.2.1 In the case described in item b) of the above section, when the opinion of a technical or legal expert,

or the opinion from another expert as required, is needed, said experts shall be given access only to relevant and necessary information, making sure at all times that the corporate name or identity of the Conformity Assessment Body is not disclosed; in addition, members of the CSC shall make sure that said experts are different from the ones who carried out the assessment.

7.3 Members of the CSC shall conduct their study taking into account the Federal Law on Metrology and

Standardization and the Regulation thereof, effective and applicable standards, as well as the provisions of the following procedures in effect: Making decision MP-CP031, Monitoring MP-TS068, assessment and accreditation of Certification Bodies MP-EP003, assessment and accreditation of Testing and Calibration Laboratories MP-FP002, assessment and accreditation of Medical Laboratories MP-FP005, assessment and accreditation of Inspection Bodies MP-HP002, assessment and accreditation of Greenhouse Gases Emission Certification and/or Validation Bodies MP-DP001, assessment and accreditation of Proficiency Testing Providers MP-FP003, assessment and accreditation of Reference Material Producers MP-FP007, as the case may be, and any other applicable documents in agreement with the accreditation program.

7.4 The CSC shall establish a criteria to harmonize the decision making, on said basis, members of the

CSC can make the following decisions. See Annex A:


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7.4.1 Start the suspension or withdrawal process of an accredited Conformity Assessment Body, which may be in a specific standard, taking information and evidence submitted as a basis. Upon releasing a decision, the CSC shall make sure to clarify whether said decision matches the reasons stated in assessment reports or reasons stated in official letter announcing start of suspension or Withdrawal proceeding; in case said decision does not match any of the two above cases, the CSC shall describe the reasons for said mismatch.

7.4.2 Get more elements on the case and extend consultation to technical, legal experts and/or any other

experts on the matter as required, in order to make a decision. 7.4.3 Request from corresponding Assessment Committee and/or Sub-committee their opinion on the

matter.

If applicable, the Manager of the corresponding operations area or, in absence of said Manager, the Sub-Manager/Coordinator/Sub-coordinator in charge of said area shall bring the case to the next meeting of said Assessment Committee and/or Subcommittee, or by e-mail, when a session of said Subcommittee and/or Committee was recently held, in order to submit the case and request their opinion. The Manager of applicable operations area or, in absence of said Manager, an assigned person in charge, shall forward to the CSC the opinion requested from the Assessment Committee and/or Subcommittee to make a decision on the matter.

7.5 If the CSC amends a recommendation to suspend or withdraw the accreditation granted by SCE/AC,

Manager of the corresponding operation area shall give notice to the respective AC and/or SCE about the reasons why said decision was amended, at the following ordinary meeting of Assessment Committee and/or SCE.

7.6 Upon decision by the CSC of starting suspension proceeding pursuant to FOR-AC-067 and FOR-AC-

086, in case of Withdrawal, the respective Management shall give written notice within no more than two (2) business days to the Conformity Assessment Body involved, regarding ema’s intention of suspending or withdrawing their accreditation, collecting the corresponding reception acknowledgment.

7.7 Starting from the moment that the Conformity Assessment Body receives said notice, it has five (5)

business days to make any statement is entitled by law before ema, after said term, if no counter allegations are received, continue with section 7.9 of this procedure.

7.8 If counter allegations are received from the Conformity Assessment Body regarding actions that gave

rise to the intention to suspend or Withdrawal of accreditation, the Manager of the corresponding area or the person in charge assigned, or any of the two other Operations Managers shall submit said information to the CSC, within no more than the following five (5) business days from the date information was received, in order to analyze said Body’s counter allegations and make the decision to suspend or Withdraw accreditation or to change the decision.

The corresponding Operations Management shall submit before the CSC an applicability analysis of

each counter-allegation submitted by said conformity assessment body. Said information shall be part of making decision by the CSC.

7.9 If no compelling elements are provided to be considered by the CSC to revert its decision about

suspension or Withdrawal, members of the CSC shall instruct the Manager or said Manager’s representative to request, pursuant to Articles 75 and 76 of the Law’s Regulation, an opinion from an agency with jurisdiction within no more than two (2) business days from CSC meeting, attaching the following information:


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a) Copy of assessment report stating non-conformities giving rise to intent suspension or Withdrawal. b) Copy of evidence collected due to non-conformities, which may be documentary or otherwise. c) Copy of decision of accreditation, suspension or Withdrawal proceeding start. d) Copy of receipt acknowledgment of notice given to conformity assessment body about the intent

to start accreditation suspension or Withdrawal proceeding for said body to state whatever may be in its best interest.

e) Copy of counter-allegations submitted by conformity assessment body in order to contest the basis for accreditation suspension or Withdrawal start, if there is any.

f) Copy of corrective actions review, when applicable. g) Copy of CSC opinion to rule whether accreditation suspension or Withdrawal is applicable. h) Any other information that might be deemed appropriate.

7.10 Having received opinion from agency with jurisdiction, and if said opinion matches CSC’s

recommendation, said commission shall issue a final decision. ema’s Executive Direction shall, within two (2) business day, give notice about suspension or Withdrawal to affected party and the corresponding agency once suspension or Withdrawal is effective within fifteen business days following date of notice to Conformity Assessment Body.

7.11 In case Agency’s opinion differs from CSC’s opinion, the latter shall study allegations made by agency

and within 40 business days following reception of agency opinion shall follow the next procedure, which is a one-time procedure:

I. ema shall get more elements on the case and shall extend consultation to CSC, technical and/or legal

experts on the matter;

II. It shall analyze with the agency all allegations giving rise to its opinion that accreditation suspension

or Withdrawal is not applicable;

III. It shall review applicability of conformity assessment body’s accreditation suspension or Withdrawal,

and

IV. It shall request again an opinion of agency regarding applicability of conformity assessment body’s

accreditation suspension or Withdrawal, if that is the case.

7.12 Upon approval by CSC of final recommendation on the case, and if agency opinion is favorable, CSC

shall send said final recommendation to be signed by Executive Direction within no more than five (5) business days, then ema, via Executive Direction, shall give written notice to the Conformity Assessment Body within no more than five (5) business days, regarding the suspension or Withdrawal of accreditation making decision by the Commission.

7.12.1 ema shall give notice to agency about the final decision communicated to the Conformity Assessment

Body within fifteen business days following date of notice to Conformity Assessment Body. 7.13 For a final recommendation made by the CSC in which the agency's opinion is not favorable for the

second time ema, via the Executive Direction, shall give written notice to the Conformity Assessment Body, within no more than two (2) business days, regarding the resolution on suspension or Withdrawal of accreditation; likewise, ema shall give notice to the agency as described in the above subsection 7.12.1.

7.14 As a consequence of accreditation Withdrawal, the Conformity Assessment Body shall return to ema

all accreditation certificate within no more than ten (10) business days following receipt of notice. ema shall publish on ema’s web site said accreditation Withdrawal.


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7.15 Certification bodies to which the Withdrawal was suspended or Withdrawed shall inform ema, in writing, within ten business days following reception of notice, about any actions it shall take to protect accreditation symbol used by said Body before suspension or Withdrawal of accreditation.

7.16 The following shall be considered for the process of requesting opinion of the agency (agencies) with

jurisdiction:

I. That all information under item 7.9 is attached to it. In case the request is not duly integrated, ema shall

be required to, within fifteen business days following receipt of said request, supplement the information

missing.

II. Agency:

- Shall analyze information provided by ema;

- Shall give grounds and reasons why its opinion is favorable or otherwise, as the case may be,

regarding applicability of suspension or Withdrawal by ema of accreditation held by the Conformity

Assessment Body, and

- Shall issue an opinion to ema within no more than twenty business days, from the business day

following receipt of a duly integrated opinion request, within said term they may request further

details or information from ema, in order to have sufficient facts, technical or legal elements.

Having said term elapsed, if the agency has not issued an opinion, then said opinion shall be deemed

as a favorable and, upon request from the ema, it shall issue proof of said fact within 2 business days

following completion of the established term.

7.17 In case there are one or more concurrent proceedings related to each other, one (or more) before the

Ethics Commission and other(s) before Commission for Suspension and Withdrawal, the latter shall keep the former, so that the final outcome of all proceedings shall be the one that Commission for Suspension and Withdrawal rules upon.

7.18 In some cases, Withdrawal and/or suspension of accreditation documents shall be submitted in person,

so an appointment shall be obtained, giving notice to the Executive Direction and it is preferred that two people appear to deliver said document, one of those two individuals shall be from an area other than the area that is being suspended or Withdrawed.

7.19 If the Conformity Assessment Body to which accreditation was Withdrawed or that lost its approval is

an associate of the entity, Operations Manager shall give notice to the Executive Direction to appear before the Board of Directions in order to study the reason for said loss of accreditation or approval and resolve whether temporary suspension is applicable or loss of associate status while it is not in compliance.

8 ACTIVITIES TO CONDUCT WHEN WITHDRAWAL IS DUE TO WILLFUL MISCONDUCT OR BAD

FAITH 8.1 Pursuant to provisions in accreditation service provision agreement executed by ema and the

Conformity Assessment Body, when said Body’s accreditation is Withdrawed due to a willful commission or the commission in bad faith of an infraction to any applicable legal and contractual provisions, said body may not enter a new accreditation application pursuant to said agreement.

8.2 The same shall be applicable for said individuals who belong to a conformity Assessment Body that

was Withdrawed due to willful misconduct or bad faith, who may not be part of the National Assessors


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Registry or any ema’s Collegiate Body while terms stated under 8.1 are not met for said Withdrawed Conformity Assessment Body.

8.3 Those individuals who belong to a Conformity Assessment Body who have been directly involved in a

willful misconduct or bad faith act attributable to the Conformity Assessment Body, notwithstanding the provisions of subsections 8.1 and 8.2 hereof, shall not be acknowledged by ema as signatories, responsible parties, verifiers or authorized representatives of any Conformity Assessment Body for five (5) years from the moment said Body was notified of accreditation Withdrawal.

9 SUSPENSION WITHDRAWAL 9.1 A suspended Conformity Assessment Body may enter corrective actions to ema in accordance to

provisions of the corresponding assessment and accreditation proceedings, in order to close any findings that resulted in suspension of its accreditation in order to have them reviewed by the lead assessor or by assessing group, and later, by CSC.

9.2 Upon review of said documents by the lead assessor or assessing group and the respective report is

available, the CSC reviews said information and confirms that corrective actions submitted by said Body are appropriate to comply with the reasons causing said suspension and may decide whether to cancel said suspension so that the interested party recovers its accreditation. Review of corrective actions is made by the lead assessor or assessing group in accordance to times established in each corresponding assessment and accreditation proceeding. Submittal of said corrective actions to CSC shall occur within five (5) business days following reception of lead assessor’s or assessing group’s report.

9.3 The Manager of the corresponding operations area shall submit before the Executive Direction, for

signature purposes, the applicable communication to Conformity Assessment Body to grant accreditation again. Delivery of said communication to the Body shall not exceed 15 (fifteen) business days following submittal thereof by Manager; likewise, Manager of the corresponding operations area shall give notice to agency with jurisdiction that said accreditation suspension is no longer in effect.

10 RECORDS 10.1 FOR-AC-067 Making decision by the Commission for Suspension and Withdrawal (In Effect). 10.2 FOR-AC-085 Minutes of the CSC meetings (In Effect). 10.3 FOR-AC-086 Withdrawal by the CSC (In Effect). 10.4 Acknowledgment for notice to the client about potential Withdrawal or suspension. 10.5 Response from the client about potential Withdrawal or suspension, if applicable. 10.6 Acknowledgment of opinion request letter from agency and agency’s response (when applicable). 10.7 The Conformity Assessment Body’s Withdrawal or suspension official document. 10.8 Acknowledgment by client of Withdrawal or suspension letter. 10.9 Evidence submitted by client, when applicable. 10.10 Suspension withdrawal official document.


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CHANGE IDENTIFICATION

CLAUSE PAGE CHANGE(S)

5.1 3 The writing was adequate

6.2 3-4 The figures of the CSC participants were updated

6.6 4 The writing was adequate

6.12 y 6.13 5 The writing was adequate

5.1, 6.2, 6.5, 6.6, 6.8

Several Modified Manager of Systems Management by Operation Direction

Remarks:


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Annex A Harmonization of criteria for decision making in

The Commission for Suspension and Withdrawal (CSC). Case I: Conformity Assessment Body has not submitted corrective actions/counter-allegations within the stated term or the Conformity Assessment Body has not closed the non-conformities within the stated term granted by the Committee.

Article Response of the CAB 1st Making Decision of CSC

Art. 75 Fraction I

Submits corrective actions (except in the case that the

Conformity Assessment Body hasn´t close the non-conformity within the stated term granted by

the Committee)

Suspension not applicable

Does not submit corrective actions or counter-allegations

Ratify full suspension

Counter-allegations are submitted Allegations are analyzed and applicability is determined

Submits counter-allegations and corrective actions

Suspension is not applicable and respond whether counter-allegations are applicable

Submits corrective actions in the case that the Conformity

Assessment Body hasn´t close the non-conformity within the stated term granted by the Committee

Allegations are analyzed and applicability is determined. If Corrective actions are

submitted, continue with the suspension process

Having received the corrective actions, they shall be sent to the assessing group, and in accordance with the report’s result, a decision is made of whether it is submitted to the CSC (if there are NC type A or open critiques) or to bring it before the Committee (when NC are type B or C open or when they do not affect the Conformity Assessment Body’s operation). If the Conformity Assessment Body submits corrective actions after the 5 businesses days term or when suspension is ratified, CSC may withdraw suspension process. Case II: First report by Conformity Assessment Body regarding review of corrective actions with NC type A or which affect the Conformity Assessment Body’s operation (critiques).

Article 1st Making Decision of CSC

Response from the CAB

2nd Making Decision of the CSC

Article 75 fraction III

Start suspension process for NC type

A or critiques

Submits corrective actions

If closed, the suspension is not applicable

NC open: suspension is ratified and when applicable, request opinion from

agency

Counter-allegations are submitted

Applicability is analyzed and making decision is ratified or modified and when applicable, request opinion from agency

Counter-allegations and corrective

Suspension is ratified and when applicable, request opinion from agency


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actions not submitted

Submits counter-allegations and

corrective actions

If closed, the suspension is not applicable

NC open: suspension is ratified and when applicable, request opinion from

agency Respond counter-allegation analysis

Case III: rejects for the second-time surveillance, renewal, re-assessment, monitoring, follow-up visit or surveillance assessment or re-assessment has not be carried out



2nd Making Decision of CSC

Article 75 fraction II

Start full suspension

proceeding

Counter-allegations

are submitted

Suspension not applicable (see note 1)

Or ratify suspension as a consequence of counter-allegations analysis

No counter-allegations submitted

Ratify full suspension

Accepts

assessment visit

Suspension not applicable Schedule visit within no more than 20

business days from the second re-schedule

Note 1 counter-allegations to be considered as applicable are evidence of contract, disability of key personnel related to Conformity Assessment Body, disasters, robbery, theft (with evidence of report before authorities with jurisdiction), among others that might be supported. If, after confirming the assessment, the Conformity Assessment Body Withdraws, the potential suspension proceeding shall start over and will not be dismissed until the Conformity Assessment Body received the corresponding assessment. Case IV: suspension due to payment default.




Article 75 fraction IV

Start full suspension proceeding

Makes payment


No counter-allegations or payment are

submitted

Ratify suspension

Makes payment or request deferred

payments approved by Finance

Management


Note. Operations manager may not authorize any deferred payment plan.


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Case V: Withdrawal of accreditation




Article 76 fraction I

Withdrawal process starts

Counter-allegations are submitted

The Applicability of counter-allegations is analyzed and a decision is made of

whether withdrawal is ratified or decision is modified:

- Withdrawal not applicable - full suspension proceeding starts

No counter-allegations submitted

Ratify Withdrawal and when applicable, request opinion from agency

Submits corrective actions

Withdrawal applicable See note 1

Submits corrective actions and

counter-allegations

Applicability of counter-allegations is analyzed and decision is made of whether Withdrawal is ratified or

decision is modified: - Withdrawal not applicable

- full or partial suspension proceeding starts

See note 1

Note 1. Submittal of corrective actions in a Withdrawal process is not deemed applicable given that it does not counter the assumptions upon which potential Withdrawal is grounded. General:

1. Art. 76 Fraction V.- Withdrawal process starts due to have ceased operations for more than 3 consecutive months (considering that facilities no longer exist as a Conformity Assessment Body)

2. Corrective actions tracking report with non-conformities type A or critiques shall be sent by e-mail and wait for 5 business days (until 11:59) before submittal.

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