Índice. Pág.

Introducción

Características de un proyecto______________________________________ 2

El gran designio_________________________________________________ 3

Determinar los objetivos de los proyectos_____________________________ 3

Establecer los puntos de control, actividades,

las relaciones y las estimaciones del tiempo____________________________ 4

Dibujar gráficamente el esquema del proyecto__________________________ 5

Dirigir a las personas como individuos y

como equipo del proyecto___________________________________________ 5

Reforzar el sentido de responsabilidad y

la moral del grupo de proyecto________________________________________ 6

Mantener informados a todos los elementos afectados_____________________ 7

Vitalizar a los componentes del grupo mediante el consenso_________________ 8

Encausar el poder propio y el de los elementos del equipo__________________ 9

Favorecer la asunción de riesgo y creatividad____________________________ 10

Conclusión_______________________________________________________ 11

Bibliografía

Introducción.

En el presente ensayo se analizará un artículo que desglosa los aspectos y

requerimientos necesarios para trabajar en equipo, especialmente cuando a concretar

proyectos se refiere.

Se desglosarán las características que los proyectos deben de reunir, los pasos a dar,

los factores que influyen en el desarrollo del proyecto, las formas de motivación y las

formas de comunicación entre los individuos o equipos involucrados en cualquier

proyecto, así como la resolución adecuada de conflictos y cómo se debe actuar para

que estos no generen estragos en el desarrollo de los equipos y los proyectos de

trabajos dentro de una empresa.

Finalmente en la conclusión, se sintetizará los pensamientos finales sobre la lectura y

se sabrá, los aspectos importantes, de acuerdo al autor del ensayo, sobre el

establecimiento e implementación de una cultura del trabajo en equipo.

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Características de un proyecto.

De acuerdo con la lectura, las características que debe de reunir un proyecto serán las

siguientes.

1. Tener un principio y un fin: Se debe de tener consciencia sobre el punto de

partida y el punto al que se pretende llegar, el principio y fin estará definido tanto

por aspectos cuantitativos (fecha de inicio, duración, fecha de término y

presentación), como cualitativos (materiales disponibles, habilidades con las

que se cuentan y objetivos a alcanzar).

2. Tener un calendario definido de ejecución: Especificar la actividad o actividades

a realizar durante el día, cuántos días se dedicarán a esas actividades y la fecha

de término de las mismas para tener un buen monitoreo del avance del

proyecto.

3. Plantearse de una sola vez: En una sola sesión, reunir a los integrantes del

proyecto y dejar bien claro todos los recursos disponibles, la forma de trabajo,

el tiempo de ejecución y la fecha de presentación, asegurándose de que todos

los integrantes hayan recibido e interpretado la información de manera correcta,

todo esto para evitar malos entendidos o problemas de comunicación que

puedan retrasar el proyecto.

4. Necesitar la concurrencia de varias personas en función de unas necesidades

específicas: Aspectos como la planeación y organización necesitan de más de

una persona para llevar a cabo un resultado favorable, tiene que lograrse una

sinergia entre todos los integrantes del equipo o entre los equipos para que el

proyecto no presente anomalías o se desvíe del fin previamente establecido.

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5. Contar con un conjunto limitado de recursos: Como en cualquier proyecto, los

recursos siempre serán limitados, empezando por el tiempo disponible para

terminar el mismo, ahí cada integrante o equipo tendrá que aportar su

creatividad e ingenio para poder concretar las distintas actividades con los

recursos que cuenta en el tiempo establecido.

El gran designio.

Éste es el primer paso a seguir del desarrollo de proyecto, y comienza con la

asignación de una meta o fin, tanto para nuestros colaboradores, como para nosotros,

ésta meta debe de ser concreta, realista, armonizada, cuantificable y sincronizada para

poder elaborar y desarrollar un proyecto que permita su alcance.

Determinar los objetivos de los proyectos.

De acuerdo con López (2001) “…no basta con establecer que se van a generar

utilidades con éste o aquel desarrollo, hay que determinar el monto específico de

ganancias que se generarán”, esto explica perfectamente los primeros elementos a

reunir de los objetivos, ya que cuanto más específicos estos sean, mejor, para eso hay

que preguntarse ¿qué se alcanzará o ganará?, ¿cuánto se va a ganar? y ¿en qué

tiempo o para cuándo se obtendrá la ganancia o las ganancias? Todo esto detallado

por cantidades, porcentajes y fechas o lapsos de tiempo.

Siguiendo con López (2001), posteriormente habrá que especificar los beneficiarios y

los beneficios que se derivarán de dicho proyecto, hay veces en que los beneficios son

generales y aplican para todos los que se encuentran involucrados con la empresa,

desde clientes internos hasta clientes externos, pero cuando sean específicos, ya sea

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para ciertas áreas o departamentos dentro de una empresa o para los clientes o

proveedores, se deben de especificar y enlistar para así darlos a conocer. Recuperado

en (http://www.gestiopolis.com/7-pasos-para-formular-objetivos-correctamente/)

[Octubre 26, 2015]

Establecer los puntos de control, actividades, las relaciones y las estimaciones

del tiempo.

Ya teniendo el designio y los objetivos del proyecto, se procede a establecer las

actividades a llevar a cabo, estas actividades deberán de ser cronometradas y se

establecerá mediante un Balance Scorecard el tiempo más acertado para llevarlas a

cabo, así como la elaboración de un cronograma o gráfica de Gantt para establecer y

conocer las fechas en las que cronológicamente se irá trabajando sobre ciertas

actividades, generando así puntos de control precisos que permitan un monitoreo

constante sobre el avance del proyecto.

También hay que especificar que existen dos tipos de puntos de control, los puntos

de control de corto plazo, permiten establecer las actividades que se necesitan llevar

a cabo para avanzar a la siguiente etapa o fase del proyecto, mientras que los puntos

de control a largo plazo tienen que ver con el establecimiento de dichas fases

necesarias para llegar a la meta y el monitoreo del tiempo que permite comparar en

qué punto del tiempo se debe de pasar a la siguiente fase y en qué fase se encuentra

el proyecto en la realidad.

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Dibujar gráficamente el esquema del proyecto.

El gráfico del proyecto permite sintetizar y visualizar el avance del mismo, es por eso

que debe de estar integrado de manera clara, concreta y simple para poder monitorear

los avances, a la par que debe de contar con una estimación optimista, pesimista y

realista en cuanto a tiempos de terminación de las actividades, por esa razón el

diagrama de barras es utilizado con mucha frecuencia para estos fines, ya que permite

una lectura y comprensión simple del avance y el tiempo en que se genera el avance,

al igual que se logra una visualización con el tiempo deseado y qué tan en tiempo o

atrasado se está con los resultados deseados.

Sin embargo hay veces en que la complejidad de los procesos o actividades requieren

una mayor especificación, sobre todo cuando los procesos no son lineales y presentan

dos o más alternativas que pueden alterar su secuencia, para eso existe el diagrama

de flujo que bien, no es tan fácil de comprender ni de visualizar como el diagrama de

barra, permite un mayor control de esos procesos, porque identifican el flujo secuencial

que estos llevan.

Dirigir a las personas como individuos y como equipo del proyecto.

La lectura menciona “a grosso modo” que para saber dirigir a los demás es necesario

conocerse a uno mismo primero y usar la auto reflexión como herramienta para extraer

lo que hemos aprendido de las experiencias pasadas, sin embargo en la cuestión de

la motivación hacia los demás no siempre funciona así, puesto a que las motivaciones

personales del director de proyecto no siempre van a congeniar con las motivaciones

personales de cada uno de los integrantes, lo que él quiera y desee alcanzar no

siempre será compatible e identificable con lo que todos y cada uno de los que trabajan

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con él desean alcanzar, las aspiraciones y motivaciones son distintas, porque la

percepción que cada ser humano tiene sobre sí mismo y sobre la vida es distinta.

El reto como líder consiste en mantener la motivación y compromiso en todos y cada

uno de los integrantes del equipo sabiendo y respetando la individualidad de cada uno

de ellos y hacerlos comprender sobre los beneficios que se obtendrán y sobretodo,

cómo esos beneficios traerán mejoras en su calidad de vida, mientras los individuos

posean mejor y mayor información sobre los beneficios y mejoras individuales que

obtendrán como trabajadores y como seres humanos, éstos se sentirán más

motivados y con mayor compromiso a la hora de involucrarse en el proyecto, puesto a

que sienten que están siendo tomados en cuenta.

Reforzar el sentido de responsabilidad y la moral del grupo de proyecto.

La lectura desglosa cinco estrategias para conseguirlo.

1. Crear posibilidades que supongan un desafío: Hay personas que les encanta

asumir riesgos e ir más allá de la zona de confort es lo que les motiva

constantemente, por lo que el asignar a estos individuos actividades que

supongan un verdadero reto para sus capacidades y habilidades, representa

una fuente constante de motivación y compromiso que permite fomentar un

nuevo sentido de la responsabilidad, debido a que los individuos sienten que

constantemente están aprendiendo algo nuevo que nunca habían hecho antes.

2. Inspirar una visión común: Responder ¿a dónde vamos como equipo dentro de

la empresa?, el recordar constantemente el motivo central del proyecto permitirá

el mantenimiento del compromiso y responsabilidad entre los integrantes.

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3. Fomentar la visibilidad de los esfuerzos del equipo de proyecto: Que los

esfuerzos sean reconocidos y tomados en cuenta y se vea un avance.

4. Delegar poder a las personas para que sean eficaces poniendo en obra su

inteligencia y energías naturales: Este punto es muy difícil de aplicar en la

mayoría de las empresas del sector mexicano, generalmente la estructura

burocrática y hasta cierto punto paternalista de las organizaciones, mas el

desconocimiento de la estructura organizacional de las mismas por parte de los

empleados hace que la delegación de poder y responsabilidades sea

prácticamente imposible de llevar a cabo.

5. Menudear los “buen trabajo muchacho”: Los elogios y reconocimientos por parte

del director del proyecto siempre son bienvenidos, aunque hay que tener

cuidado de no caer en falsedad, puesto a que un elogio que no refleje

sinceridad, puede llegar a producir efectos negativos en los integrantes.

Mantener informados a todos los elementos afectados.

La comunicación es un elemento fundamental en cuanto al trabajo en equipo se refiere

y pueden existir varios obstáculos, los cuales, de acuerdo a la lectura son clasificados

en personales o (intrínsecos) y orgánicos o (extrínsecos), sin embargo también hay

que tomar en cuenta que existen dos tipos de comunicación, la formal e informal y que

la no regulación de estas dos, puede conducir a malos entendidos, malinterpretación

de la información y finalmente, errores en los procesos que terminan provocando

retrasos en las distintas etapas del proyecto.

La clave para lograr una comunicación eficaz, consiste en generar una especie de

rapport, tocando un tema que sea de interés para el oyente, una vez que el oyente

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tiene la atención abierta y dispuesta hacia el transmisor, éste debe de lograr que el

oyente comprenda de manera clara y concisa la importancia del mensaje, es decir que

al final pueda comprender el, ¿de qué me sirve esta información?

De esta forma, el transmisor tendrá que mantener el contacto con el oyente sin perder

la firmeza y comprensión de lo que se está comunicando para que la información

transmitida llegue y se extienda de manera exitosa a todas las áreas involucradas del

proyecto.

Otro aspecto fundamental es la contraparte de transmitir, esto es, saber escuchar,

cuando alguien está transmitiendo algo de suma importancia es necesario poner toda

la atención a lo que la persona está transmitiendo y cómo lo está transmitiendo, para

que eso suceda es necesario tener la mentalidad abierta y enfocada a lo que se está

transmitiendo para poder comprender en su totalidad el mensaje, no es conveniente

hablar mucho o interrumpir constantemente al comunicador, si se tiene una duda es

mejor abordarla al final del comunicado para ser aclarado al respecto.

Vitalizar a los componentes del grupo mediante el consenso.

Esto se refiere al manejo de conflictos, los cuales son inevitables y en la mayoría de

los casos deseados, sin embargo se les debe identificar y dar un tratamiento especial

para poder encausarlos en pro de ideas y propuestas que mejoren el desempeño y

aprovechamiento de los recursos en cuanto al proyecto se refiere, ya que, de acuerdo

a Hellriegel & Slocum (2004), existen 4 tipos de conflicto de acuerdo a su origen.

Intrarpersonal: Se presenta al interior de un individuo y puede ser causado por choque

de enfoques, choque de evasiones y choque de enfoques – evasiones.

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Interpersonal: Se da entre dos o más personas cuando sus metas, conductas o

actitudes principales se contraponen.

Intragrupal: Existen desacuerdos y disputas entre los miembros de un equipo que

afectan la dinámica y efectividad del mismo.

Intergrupal: Los desacuerdos o disputas entre dos o más equipos.

A excepción del conflicto intrapersonal, para la resolución de conflictos tiene que existir

un mediador que presente una postura neutral ante la percepción de las partes

conflictuadas, este mediador tiene que conocer los puntos de vista de cada una de las

personas o grupos y usar sus habilidades de negociación para formular un acuerdo

que beneficie a las partes involucradas (ganar- ganar), solamente de esta manera se

puede evitar que el conflicto alcance proporciones desastrosas para el proyecto, ya

que la forma de manejar el conflicto es clave para un desenvolvimiento y crecimiento

saludable dentro del proyecto o de la organización misma.

Encausar el poder propio y el de los elementos del equipo.

Primero hay que definir bien qué es un equipo, el cuál según Hellriegel & Slocum

(2004) “Es un número reducido de empleados con competencias complementarias

comprometidos a metas de desempeño comunes y relaciones de trabajo en las que

mutuamente son responsables” (P.321)

Partiendo de ahí, podemos comprender que el equipo, a diferencia de un grupo

informal manejan una meta de desempeño común y relaciones de trabajo mutuamente

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responsables, generan un mayor o menor grado de empowerment, el cual integra el

grado de valor que los miembros dan al equipo.

Cuanto mayor grado de empowerment tienen los equipos, más eficientes y productivos

se vuelven y esto no necesariamente tiene que ver con el líder, sino con los mismos

miembros del equipo.

El encausamiento del poder inicia, dentro de uno mismo, el individuo es el único

responsable de las tareas que asume y de qué tanto confía en las habilidades que ha

desarrollado, así como de la consciencia de sus propios límites, solamente estando

realmente conscientes de lo que los mismos individuos poseen para aportar al equipo,

se puede encausar de manera sólida el poder individual hacia una causa o meta

común.

Favorecer la asunción de riesgo y creatividad.

Cualquier desarrollo de proyecto es riesgoso, porque representa un reto que pone a

prueba las habilidades de cada uno de los involucrados, sin embargo el riesgo y la

creatividad, son aspectos fundamentales para mantener la motivación en el lugar de

trabajo, además de que cuanto mayor sean los riesgos, mayor será el desborde

creativo para afrontarlos y eso no solo brinda un avance para el proyecto, sino que

como individuos, las experiencias de mayor aprendizaje se suelen dar bajo estas

circunstancias, proporcionándole al individuo un crecimiento como persona y

profesionista mucho mayor, que cuando opera de manera individualista porque se

encuentra con la oportunidad de aprender sobre varios conocimientos y varios campos

de actuación que antes no había considerado, ampliando así su habilidad y destreza

para opinar y actuar sobre ciertos problemas que esos campos del conocimiento

abarcan.

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Conclusión.

Si bien es necesario que en ciertos casos exista un líder de equipo, la mayoría de las

veces el éxito no depende del líder, sino de cada uno de los individuos que conforman

el equipo.

Como ya se vio en el análisis, si existe una diferencia entre grupo informal y equipo,

desafortunadamente muchos de nosotros confundimos estos conceptos y a la hora de

elegir con quién trabajar o a qué equipo pertenecer, nos dejamos llevar en varias

situaciones por aspectos meramente superficiales o personales como el carisma de

los que vamos a trabajar o si las personas con las que vamos a trabajar son de nuestro

gran agrado o no, en vez de seleccionar de manera objetiva, las personas que por sus

habilidades, talento y conocimiento, nos van a aportar muchos aspectos que

enriquezcan el equipo mismo y permitan un buen desarrollo del proyecto, ya que el

equipo es un conjunto de personas que trabajan en torno a una meta específica y eso

muchas veces se suele olvidar conforme va avanzando el desarrollo de lo que se esté

llevando acabo, por lo que es necesario desarrollar estrategias que permitan a todos

y cada uno de los integrantes, recordar de manera constante el por qué están ahí y

hacia dónde se dirigen como equipo para poder incentivar la lealtad y el compromiso,

factores clave para un buen desarrollo de equipo.

Finalmente pienso que es necesario que las empresas se preocupen más por

desarrollar una cultura del trabajo en equipo, en vez de estar culpando a los individuos

y al ambiente general por no poder tener una buena integración de equipos, solamente

de esta manera se podrá educar a las personas sobre la importancia y el correcto

desempeño dentro de estos y cómo el desempeño y los beneficios de trabajar entre

todos, serán mayores en comparación con la forma de trabajo individualista, en cuanto

al desarrollo de proyectos se refiere.

Bibliografía.

1. “Diez reglas de oro para trabajar en equipo”, Formato PDF.

2. Hellriegel & Slocum, “Comportamiento organizacional”, 12ª. ed., Ed. Cengage

Learning, Impreso en México, 2009.

3. López, Carlos, “7 pasos para formular objetivos correctamente”, Recuperado de

(http://www.gestiopolis.com/7-pasos-para-formular-objetivos-correctamente/)

[Octubre 26, 2015]