ANLISIS Y DESCRIPCIN DE PUESTOS DE TRABAJO EN LA ADMINISTRACIN LOCAL

Jos Carrasco Carrasco Tcnico de Recursos Humanos Ayuntamiento de Totana (Murcia)

Trabajo de evaluacin presentado para la obtencin del ttulo de Experto en Recursos Humanos, realizado desde mayo hasta octubre de 2008 en el Centro de Estudios Municipales y de Cooperacin Internacional (Granada)

NDICE

INTRODUCCIN

CAPITULO I.- DISPOSICIONES GENERALES.

Primeras referencias al anlisis y descripcin de puestos de trabajo. CAPITULO II.- Las fases y etapas:Artculo 1.- Establecimiento de objetivosArtculo 2.- Principales utilidades del anlisis y descripcin de puestos de trabajo:

1. Para el responsable de Recursos Humanos2. Para el responsable de la Organizacin3. Para los empleados4. Utilidades del ADPT

CAPITULO III. Planificacin y puesta en marcha

Artculo 3.- Cmo se ha diseado el plan para analizar y describir los puestos de trabajo en la organizacin municipal?Artculo 4.- La creacin y organizacin del equipo de anlisis y descripcin de puestos de trabajo.Artculo 5.- La planificacin temporal y cronograma de ejecucin del proyecto(la elaboracin de un plan y calendario de trabajo).Artculo 6.- Presentacin del proyecto.CAPITULO IV.- Recogida de Informacin. Artculo 7.- Recogida de informacinArtculo 8.- Identificacin del puesto Artculo 9.- Desarrollo del cuestionario Artculo 10.- Obtencin de datos

Revista Electrnica CEMCINmero 2: Ene.-Mar. 2009Artculo 11.- Aplicacin de la informacin

Artculo 12.- La comunicacin y la participacin en el proyectoAnlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco1

Artculo 13.- La metodologa del proyecto.Artculo 14.- El sistema de informacin y su mantenimientoArtculo 15.- Quin o quienes nos proporcional la informacin del ADP?

CAPITULO V.- Obtencin de informacin.

Artculo 16.- Mtodos de anlisis y descripcin de puestos de trabajo. Artculo 17.- Observacin directaArtculo 18.- Mtodos de los cuestionarios Artculo 19.- Mtodos de entrevistas Artculo 22.- Mtodo mixtoArtculo 21.- Mtodo del diario de actividadesArtculo 22.- Mtodo de incidentes crticosArtculo 23.- Mtodo de recogida de informacin

CAPITULO VI.- La descripcin de puestos de trabajo

Artculo 24.- La descripcinArtculo 25.- El contenido de las descripciones de puestos de trabajo.

CAPITULO VII.- El Catlogo de Puestos

Artculo 26.- El Catlogo de puestos de trabajo en la Corporacin LocalArtculo 27.- Especificaciones del puesto.Artculo 28.- Objetivos de la descripcin de puestos de trabajo.Artculo 29.- CaractersticasArtculo 30.- El proceso de anlisis de puestos de trabajo. Artculo 31.- Establecer los sistemas de ficheros y/o archivos. Artculo 32.- Actualizacin de las descripciones.Artculo 33.- Aplicaciones prcticas del anlisis.1. Reestructuracin objetiva.2. Planificacin de plantillas.

CAPITULO VIII.- Anlisis de la informacin y elaboracin de un borrador de descripcin de puestos de trabajo.

CAPITULO IX.- Contraste de la descripcin de puestos de trabajo. CAPITULO X.- Aprobacin y presentacin.

Conclusiones

Definiciones

Anexo I: Primer cuestionario de descripcin de puestos de trabajo. Anexo II: Segundo cuestionario de descripcin de puestos de trabajo. Anexo III: Ficha tcnica de descripcin de puestos de trabajoAnexo IV: Organigrama de un reaAnexo V: Catlogo puestos de trabajo.

Bibliografa

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco2

INTRODUCCIN

Para que el profesional de la administracin de Recursos Humanos pueda actuar de manera activa necesita informacin sobre los recursos humanos y las necesidades de su organizacin.

Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de una organizacin. En una compaa pequea esta necesidad se puede entender mediante un sistema manual, a medida que la organizacin se hace ms compleja, la informacin se maneja con sistemas computarizados.

La gestin de recursos humanos es el rea de la empresa que se ocupa de la organizacin y la utilizacin de las capacidades, cualidades y actitudes del personal, mediante la seleccin, formacin y motivacin del mismo para conseguir la eficiencia empresarial.

En el complejo mundo laboral de una empresa moderna, media o de gran tamao, difcilmente puede concebirse una organizacin que no tenga en su primera lnea una Direccin de Organizacin y Recursos Humanos, o de Recursos Humanos, ya que, en definitiva, la denominacin puede ser indiferente, siempre que de respuesta a las necesidades y problemas que da a da se plantean en el marco de las relaciones entre las direcciones de las empresas y los trabajadores, o entre aqullas y los representantes legales de stos, o los miembros de los Sindicatos. Sin embargo hemos indicado, en primer lugar, la denominacin Organizacin y Recursos Humanos porque se estima que ambas funciones deben estar ntimamente unidas. Pero para llegar a esta situacin actual se ha debido seguir largo perodo evolutivo.

El objetivo del presenta trabajo va a centrar en los elementos fundamentales que sirven para analizar, describir, clasificar, organizar, disear y gestionar el trabajo en la organizacin local. Se va tratar de determinar lo que hacen las personas, cmo lo hacen, cules son las caractersticas de sus actividades, qu procesos tienen lugar y cules son las cualificaciones o requisitos que se necesitan para el desarrollo del puesto.

Es necesario establecer una delimitacin conceptual entre distintos conceptos que se solapan y se utilizan, indistintamente, a veces generando ms confusin que claridad.

La primera cuestin viene determinada por las delimitaciones entre cuatro conceptos que pertenecen al mbito de la divisin del trabajo y que conviene de entrada clarificar, as pues encontramos que, tanto las tareas como los puestos de trabajo, los roles y las ocupaciones son elementos fundamentales, por una parte, para el anlisis y descripcin de los puestos y por otra, para la organizacin, diseo y gestin del trabajo. Aunque estos trminos, algunos ms que otros, suelen utilizarse de forma intercambiable no son lo mismo ni pueden confundirse, pero, tambin, es cierto que su utilizacin depende del nivel de profundidad que adoptemos en el anlisis.

La tarea, es el concepto ms elemental y constituye la unidad del anlisis, los dems conceptos suelen sustentarse en ella. El puesto viene a ser una agrupacin de tareas y recoge los aspectos fsicos del trabajo. El rol se centra en el componente social del trabajo. Puesto y rol son la unidad de gestin, tienen una naturaleza organizativa

y forman parte de la estructura organizacional. La ocupacin no se cie al mbito de la organizacin y contribuye a configurar parte de la estructura social del trabajo.

La tarea, es la unidad de anlisis de trabajo y sirve para formar agrupaciones sucesivas de puestos y ocupaciones. La definicin cientfica de la tarea hace referencia al conjunto de actividades dirigidas a conseguir un objetivo especfico, implica una lgica y una sucesin de etapas en el desempeo. La tarea es identificable, es decir,tiene un principio y un fin, perfectamente distinguibles, supone, adems, la interaccin de personas, percepciones y actividades fsicas o motoras de una persona. La tarea puede ser de cualquier tamao o grado de complejidad e implica un esfuerzo humano fsico o mental, ejercido con algn propsito, que constituye unaunidad de trabajo en la que el ejecutor combina tecnologa, materiales y equipos condestrezas, conocimientos y habilidades para conseguir un determinado resultadoidentificable que puede ser independiente o como un input para otra tarea u otroejecutor o puesto. La tarea ocurre en un corto perodo de tiempo y constituye unaunidad de accin ejecutada por un individuo, pero puede implicar a ms de unapersona.(1)

Las tareas pueden desmultiplicarse o descomponerse de forma ms detallada en subtareas o elementos. El elemento de una tarea es la unidad ms pequea con significado que requiere actividad fsica o mental. Las tareas se clasifican en cognitivas o mentales, manuales o fsicas, simples o complejas, tcnicas y organizativas, o en discretas, continuas y ramificadas.

En relacin al puesto de trabajo es posible otra clasificacin: las tareas prescritas y las tareas emergentes.

Las tareas prescritas, son aquellas que estn diseadas por la propia organizacin, estn formalizadas, son impersonales, objetivas y estticas.

Las tareas emergentes, son personales, tienen un carcter espontneo, son subjetivas, dinmicas, evolucionan en su realizacin y pueden introducir innovaciones en el puesto de trabajo, son en definitiva aquellas tareas que el realizador del puesto introduce con su propio estilo o con los intereses que persigue o que las realiza de una u otra forma por su propia formacin, habilidades o capacidades

El puesto de trabajo es hoy por hoy el vnculo ms determinante de la relacin entre empresa y trabajador, accedemos a un trabajo por medio de la ocupacin de un puesto (ingeniero/a, arquitecto/a), que adems supone una categora profesional, unas condiciones laborales y econmicas determinadas y que varan en funcin del puesto ocupado.

(1) Hontagas, Peir, 1996. Tareas, puestos, roles y ocupaciones. En Peir, J. yPrieto, F. Tratado de Psicologa del Trabajo.Puede definirse como el conjunto de actividades, funciones o tareas quepueden ser realizados por trabajadores individuales, aunque pueden haber ms de una persona en un mismo puesto

El Rol es el conjunto de conductas que estn asociadas a posiciones concretas

ms que a las personas que las ocupan. Una posicin es una unidad de la estructura social que indica el lugar que se ocupa en un sistema de relaciones sociales estructuradas. El rol laboral es definido como el patrn de conductas esperadas de laAnlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco4

persona que ocupa una determinada posicin o puesto de trabajo.(Hontagas, Peir,1996)

La ocupacin se entiende como un concepto ms amplio que los anteriores, as suele ser utilizado como sinnimo de oficio, empleo, profesin, etc. Suele ser utilizada como agrupacin de puestos con caractersticas similares. Podemos entender mdico/a como un puesto en una organizacin dedicada al cuidado de la salud, o como el concepto que describe una ocupacin o profesin socialmente reconocida.

El anlisis y descripcin de puestos de trabajo es la metodologa bsica y fundamental que contribuye a hacer realidad cualquier proyecto de organizacin, es una herramienta metodolgica que disea y ordena el proceso de la actividad organizativa de la empresa, y esto es lo que hace el anlisis de puestos de trabajo, a travs de una descripcin sistematizada de lo que hace el conjunto de trabajadores de una empresa.

El anlisis y descripcin de puestos de trabajo es el procedimiento metodolgico que nos permite obtener toda la informacin relativa a un puesto de trabajo. El proceso de ADP consta de dos fases, claramente identificables y diferenciadas:

Anlisis de puestos de trabajo, APT: Generalmente nos referimos al mismo tipo de anlisis cuando omos hablar de anlisis de tareas, anlisis de trabajo, anlisis de puestos, todas ellas se refieren a una misma cuestin, el puesto de trabajo como unidad de gestin de la divisin del trabajo.

Descripcin de puestos de trabajo, DPT: Es la exposicin detallada, estructurada, ordenada y sistemtica, segn un protocolo dado del resultado del APT. Es, en definitiva, un inventario escrito de los principales hechos ms significativos del puesto de sus deberes y responsabilidades.

El anlisis y descripcin de puestos de trabajo sirve de punto de partida para el diseo de otro tipo de herramientas ms avanzadas que nos permitirn continuar mejorando en la gestin del desarrollo de nuestro equipo humano.

Podramos definir el Anlisis de Puestos como el procedimiento de obtencin de informacin acerca de los puestos, centrndose en el contenido, aspectos y condiciones que le rodean.

La Descripcin de Puestos es el documento que recoge la informacin obtenida por medio del anlisis, quedando reflejado el contenido del puesto as como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

A travs del anlisis y descripcin de puestos, conseguimos ubicar el puesto en la organizacin, describir su misin, funciones principales y tareas necesarias para desempear de modo completo dichas funciones. Segn necesidades, esta estructura mnima puede completarse con apartados relativos a: seguridad y medios de proteccin propios del puesto de trabajo, relaciones internas y externas, perfil profesiogrfico idneo de la persona que debera ocupar el puesto, etc.

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco5

CAPTULO I DISPOSICIONES GENERALES

ANTECEDENTES DEL ANLISIS Y DESCRIPCIN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO.

Desde la poca primitiva cuando los hombres comenzaron a formar grupos para alcanzar sus objetivos que resultaban inalcanzables de modo individual, la administracin ha sido fundamental para lograr la coordinacin del quehacer humano. La organizacin y la divisin del trabajo generaron la necesidad de modelos para gestionar personas.

La forma de enfocar la gestin de los recursos humanos ha cambiado en correspondencia con la dinmica del desarrollo social, influenciado por sucesos y filosofas como la revolucin industrial, la administracin cientfica y la psicologa industrial.

Los estudios preliminares en el Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo (ADPT) coinciden con la revolucin industrial en Europa y en Estados Unidos, Charles Babbage, en Europa, y Frederick Taylor en la Unin Americana fueron los primeros autores que plantearon que el trabajo podra y deba estudiarse de manera sistemtica y en relacin con algn principio cientfico.

De forma paralela a la revolucin industrial surgi la administracin cientfica que fue un intento por investigar mtodos de produccin y montaje y establecer la manera ms eficiente para realizar un trabajo. Se considera que el "padre" de este movimiento fue Frederick Taylor.

La administracin cientfica contribuy a la profesionalizacin de la Gestin de los Recursos Humanos. Se sustituy el enfoque de corazonada e intuicin en la gestin, por el de diseo y planificacin basados en tcnicas para la administracin.

Despus de la segunda guerra mundial, las investigaciones en el campo de la ingeniera del factor humano comenzaron a experimentar en el diseo de las tecnologas, las instalaciones y el equipamiento, obtenindose resultados a finales de la dcada de 1940.

Algunos aos despus se hizo evidente que muchos de los problemas administrativos existentes eran el resultado de fenmenos humanos en vez de mecnicos. Este reconocimiento impuls la intervencin del psiclogo industrial en el mundo del trabajo, introducindose la idea de que los trabajadores tenan necesidades emocionales y psicolgicas que deban considerarse en el trabajo, convirtindose la satisfaccin del trabajador y el compromiso con el trabajo en aspectos importantes, mejorando as algunos aspectos relacionados con la gestin del personal como la seleccin, capacitacin, colocacin, entre otras.

En la medida en que fueron cambiando las relaciones con los empleados y las personas fueron ms valiosas, los mtodos y funciones de los Recursos Humanos se convirtieron en aspectos claves de las organizacionesAnlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco6

Las tendencias actuales de la Gestin de los Recursos Humanos se dirigen hacia enfoques sistemticos prcticos, multidisciplinarios y participativos que consideran el Anlisis y Descripcin de los Puestos de Trabajo (ADPT) como una herramienta bsica para el establecimiento de toda poltica de recursos humanos pues casi todos las actividades desarrolladas en el rea de recursos humanos se basan de uno u otro modo en la informacin que proporciona este procedimiento.

El hombre desde siempre ha tenido problemas para coordinarse con otros semejantes por lo que en la distribucin de actividades y responsabilidades se busc sistemticamente garantizar que cada cual asumiese voluntaria o contractualmente aqullas para las que pareca estar especialmente dotado. Probablemente porque resultaba muy til para aquel fin, el origen y desarrollo histrico del anlisis y descripcin de puestos de trabajo est estrechamente vinculada a los intentos de llevar a cabo una seleccin de personal que redujese al mnimo posible el riesgo de que una persona ocupase un puesto de trabajo en el que no pudiese lograr los resultados esperados.

Las funciones de direccin y organizacin se han especializado hasta tal extremo que todos los avances cientficos que han tenido lugar en las ltimas dcadas en disciplinas relacionadas directa o indirectamente con el comportamiento humano han sido rpidamente incorporados por los profesionales ms capaces y dispuestos a asumir el reto de hacer las cosas de otra forma, cosas que tienen que ver con la importancia personal y organizacional, la naturaleza y significado de variables as como con su diseo e implementacin. De alguna forma, la actuacin sobre estas u otras variables requera la informacin derivada del ADP.

CAPTULO IILAS FASES Y ETAPAS DE UN PROYECTO

En este captulo recogemos las diferentes fases y etapas que habra que cubrir para desarrollar un proyecto de Anlisis de Puesto de Trabajo:

I. Establecimiento de objetivosII. Planificacin y puesta en marcha.1. Constitucin de un Comit de Seguimiento del Proyecto.2. Elaboracin de un plan y calendario de trabajo.3. Divulgacin del proyecto

III. Recogida de informacin.1. Recogida de documentacin2. Inventario preliminar de puestos3. Desarrollo del mtodo elegido de recogida de informacinIV. Anlisis de la informacin y elaboracin de un borrador de descripciones de puestos de trabajo.V. Contraste de la descripcin de puestos.

VI. Aprobacin y presentacin.Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco7

Artculo 1.- Establecimiento de objetivos.

Nuestro objetivo es poder utilizar de la mejor manera las tcnicas de bsqueda, seleccin y evaluacin de personal, para lograr alcanzar los fines de la organizacin, satisfaciendo las necesidades de los recursos humanos que la integran. Cuando hablamos de necesidades, no solamente nos referimos a las econmicas, sino tambin a las que hacen al bienestar general de una persona, tratando de que sta pueda crecer profesionalmente en un clima social agradable y que sea compensada equitativamente.

Creemos que la utilizacin de los recursos en forma efectiva y eficiente dentro de una organizacin, es la clave del xito de la misma. Al hablar de recursos no solo nos referimos a los financieros, tecnolgicos o tcnicos, sino tambin a los humanos. En la organizacin moderna, estos ltimos son tan importantes como los dems, y para poder obtener su mximo rendimiento, se les dedica gran parte de los recursos econmicos, se los especializa para que puedan utilizar la tecnologa existente tratando de mantener el mejor plantel a travs de equitativas compensaciones siguiendo su evolucin dentro de la empresa.

En la actualidad muchas empresas cuentan con un departamento de recursos humanos, con personal especializado con el fin de lograr los objetivos de la empresa.

Otro de los objetivos que han promovido la descripcin de puestos de trabajo ha sido concretamente en la Concejala de Servicios al Ciudadano, Obras Pblicas, Infraestructuras, Seguridad, Fomento y Empleo. Era necesario hacer el anlisis y descripcin de puestos de trabajo para posteriormente elaborar la Carta de Servicios centrndonos en esta Concejala, con la finalidad de mejorar la calidad del servicio prestado al ciudadano y difundir entre los ciudadanos el compromiso que las entidades locales adquieren en cuanto a la mejora de los servicios, siendo el instrumento idneo para hacer al ciudadano ms partcipe de la gestin municipal. Las Cartas de Servicios se puede elaborar de todos los servicios del Ayuntamiento (Polica, Urbanismo, Servicios Sociales).

Los objetivos pueden responder a intereses organizacionales, sindicales, administrativos o pueden concretarse en el estudio y diseo de solo una parte de la organizacin, en este caso es muy recomendable su uso cuando se proyecta la constitucin de nuevos servicios o unidades o para el diseo o rediseo depuestos ya existentes.

Al mismo tiempo los objetivos pueden surgir al consultar los problemas con los que se encuentran normalmente las personas en sus puestos, as de un estudio de las quejas, reclamaciones, etc. de los ciudadanos puede arrojarse luz en este sentido, tambin de las cuestiones retributivas, de las competencias, de los planes de formacin o dificultades en la seleccin de los candidatos ms adecuados.

Artculo 2.- Utilidad del anlisis.

La utilidad de un anlisis de puestos de trabajo, viene orientada en tres lneas:

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco8

1.- UTILIDAD PARA EL RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS.

Facilita el proceso de seleccin de personal. El anlisis de puestos permite elaborar el perfil y conocer cules son las caractersticas de las persona idneas para su desempeo.Propicia la transparencia en el proceso de contratacin. Resulta importante poder suministrar a las personas informacin no solo sobre las exigencias y obligaciones del puesto sino tambin sobre las satisfacciones susceptibles de obtenerse a travs de su desempeo.Orienta el proceso de formacin del personal. Tanto a la descripcin como especificacin permite la preparacin de programas de formacin del personal dirigidos a conseguir el mayor ajuste entre los individuos y los puestos que ocupan.Posibilita la gestin de las carreras profesionales de los individuos. La planificacin de carreras requiere de informacin relativa a las exigencias y naturaleza que cada puesto plantea. Soporte fundamental en el proceso de valoracin de puestos.Constituye un instrumento inestimable de ayuda para la evaluacin del desempeo.El anlisis de puesto incide en factores determinantes del comportamiento organizativo de los individuos como son la motivacin y satisfaccin.

2.- UTILIDAD PARA LOS RESPONSABLES DE LA ORGANIZACIN.

Primeramente nos va a dar informacin para comprender el flujo de trabajo que tiene lugar en su unidad y poder tomar decisiones que permitan incrementar su excelencia, la mayora de ellas encaminadas a equilibrar la carga de trabajo entre sus subordinados. Segundo para poder intervenir con conocimiento de causa en el proceso de seleccin, de lo contrario su intervencin estar cargada de juicios de valor, y tercero para poder realizar una evaluacin objetiva de sus subordinados y, lo que es ms importante, ofrecerles una retroalimentacin til y objetiva de su desempeo.El anlisis de los puestos de trabajo ayuda a los directivos a lograr un mejor reparto de tareas, responsabilidades y poderes, evitando de esta forma solapamientos que, en la mayora de los casos, originan conflictos en el seno de la organizacin.Este proceso tambin posibilita la descentralizacin del control, pues los objetivos y funciones de los puestos de trabajo son conocidos por los miembros de la organizacin, liberando as al cuadro directivo de una tarea que le resta tiempo y energas en sus propias obligaciones.

3.- PARA LOS PROPIOS EMPLEADOS:

Las ventajas que ofrece el anlisis de puestos de trabajo a los empleados es:Permite al empleado conocer y comprender mejor los deberes y responsabilidades de su puesto.

Los datos obtenidos pueden ser utilizados para distribuir la carga de trabajo entre los empleados, de forma que se eviten situaciones discriminatorias entre stos.La especificacin del puesto de trabajo puede ser usada por los empleados como un gua o referencia para el auto-desarrollo.

4.- LAS PRINCIPALES UTILIDADES DEL ADPT:

Son mltiples las aplicaciones que se pueden derivar del ADPT, fundamentalmente en las reas de Organizacin y de Recursos Humanos:

Reclutamiento, seleccin y adecuacin: es necesaria su utilizacin para determinar si las necesidades de puestos que tenemos se encuentran o no presentes en la organizacin o si por el contrario es necesario acudir al mercado laboral externo.

Orientacin y consejo vacacional: nos permite orientar a un estudiante en prcticas o a un empleado sobre cules pueden ser las opciones profesionales o de carrera que ms se ajustan a sus aptitudes, intereses y potencialidades.

Carrera profesional y promociones: ayuda a establecer los criterios de promocin y a clarificar las necesidades futuras del ayuntamiento. Las destrezas y conocimientos que se requieran.

Valoracin de puestos de trabajo: este procedimiento nos informa del valor relativo de cada puesto, para determinar el peso concreto de cada puesto es necesario saber que se hace en l y en consecuencia determinara su valor para la organizacin.

Evaluacin de resultados y desempeo: una de las principales misiones del ADPT es establecer los objetivos del puesto y los niveles de eficiencia y eficacia, difcilmente puede hacerse esto si no sabemos las funciones, tareas y objetivos del mismo.

Formacin y desarrollo. Permite una planificacin objetiva y detallada de la formacin al establecer las aptitudes necesarias para el desempeo del puesto.

Seguridad y prevencin. Salud laboral. Un buen ADPT recoge las condiciones ambientales, fsicas, horaria, etc. en las que se desarrolla la actividad laboral del puesto, por esto aporta informacin sobre los riesgos, peligros o penosidades que pueden envolver al puesto de trabajo. As como las condiciones de fatiga, estrs, posturas forzadas, movimientos indebidos y la patologa previsible del trabajo.

Salud laboral: proporciona tambin el anlisis de puestos informacin sobre situaciones y actividades que conllevan fatiga, estrs, posturas y movimientos indebidos, ritmos patgenos de trabajo, etc.

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco10

Diseo organizacional: la definicin de puestos y su diferenciacin junto con las agrupaciones pertinentes constituyen el primer nivel de creacin y diseo de departamentos, secciones, etc.

Manuales de funciones y procedimientos: formaliza las informaciones sobre los puestos y los procedimientos y procesos de los flujos de trabajo.

Clarifica las lneas de jerarqua y delimita responsabilidades al establecer y definir las funciones y actividades de cada puesto, as como las reas de influencia y el ngulo de autoridad.

Es una gua para el supervisor y para el empleado en el desempeo de sus funciones. Habilita al empleado para conocer mejor los deberes y responsabilidades de sus puestos. Ayuda a la equilibracin de las cargas de trabajo entre los empleados.

Es un instrumento esencial para la clasificacin y ordenacin de los puestos de trabajo de la organizacin, constituyendo una base objetiva para la ordenacin de las retribuciones.

UTILIDADES

Para la organizacin Para el/la empleado/a

ReclutamientoSeleccin

Clarifica

Administracin salarialValoracin de puestos

Funciones, Tareas, Responsabilidades, Deberes y Obligaciones

EntrenamientoFormacin

Equilibra cargas de trabajoConoce mejor su trabajo

ClarificacinFunciones y responsabilidad

Gua auto-desarrollo

Higiene ySeguridad Laboral

Formacin, entrenamiento

CAPITULO III PLANIFICACIN Y PUESTA EN MARCHA.

El correcto desarrollo de esta fase resultar de extraordinaria importancia para la obtencin del xito final.

En esta fase procedemos a sentar las bases de ejecucin, seguimiento y control del proyecto.

Artculo 3.- Diseo del Plan.

Cmo hemos diseado el plan para analizar y describir los puestos de trabajo en la organizacin municipal?

Realizar el proyecto de anlisis de puestos de trabajo supone un conjunto explcitamente identificado y coordinado de tareas que es preciso desarrollar, por lo que requiere:

Una definicin clara de los objetivos de la organizacin van a ser las mltiples aplicaciones del anlisis de puestos.

Para la obtencin de informacin es preciso el apoyo, cooperacin y confianza de los trabajadores cuyos puestos van a documentarse. Generalmente al analista se le mira con recelo, ya que la gente piensa que se les va modificar su posicin en la organizacin o se les va a reducir el salario que tienen. En lneas generales los trabajadores colaboran de forma favorable a describir sus puestos de trabajo de una forma objetiva, aunque hay que tener en cuenta la tendencia a exagerar o engordar, sus tareas, no obstante la revisin por su supervisor directo mitiga este hecho.

Es necesaria una buena comunicacin, explicando a la gente el objetivo del anlisis, las razones por las que se hace y lo que se espera conseguir con el proyecto.

Una vez que hemos definido los objetivos que se persiguen en el proyecto de A.D.P.T, es necesario determinar si se van a analizar todos los puestos de la organizacin municipal o solo aquellos que se consideran clave, en cualquiera de ambos casos ser necesario inventariar cuntos son los puestos y cules son los que se van a analizar. Puede ocurrir que nos encontremos con puestos de trabajo que en principio puedan ser idnticos (ej: auxiliares administrativos/as, policas locales, operario/a de jardinera, profesor/a, etc.), tendremos, entonces que determinar cules sern los puestos que seleccionaremos como representacin de los dems y cabr preguntarnos, cmo averiguamos cules son realmente idnticos?. Suelen argumentarse dos normas para estos casos, la primera es analizar dos o tres puestos, uno por cada servicio, lnea o centro de trabajo, etc. la segunda consiste en analizar al menos el 20% de los puestos considerados idnticos o muy semejantes.

En el departamento de Recursos Humamos, hemos optado por una tercera posibilidad que se concreta en dotar a los puestos de una cierta polivalencia al definirlos con dos tipos de funciones, unas de ndole genrico y otras de tipo especfico. Es decir, los auxiliares administrativos, por ejemplo, presentaran unas

funciones de tipo general vlidas para todas las personas que ocupan estos puestos y en cada puesto o en cada servicio, unidad, seccin, etc. cada uno de estos puestos puede adoptar adems de las funciones genricas algunas de tipo especfico, del mismo modo que en cada Ayuntamiento se pueden producir tareas propias del mismo, diferentes de las que se pueden realizar en otras entidades locales.

La excepcin nos la encontramos en los auxiliares administrativos del Servicio de Atencin al Ciudadano (S.A.C), ya que stos hacen exactamente las mismas funciones, no hay diferencia alguna en sus puestos de trabajo.

Artculo 4.- La creacin y organizacin del equipo de A.D.P.T.

La unidad operativa que generalmente, es responsable del A.P.T. es la de personal o recursos humanos. Esto no significa que, necesariamente, deba realizar el anlisis esta unidad, cabe la posibilidad de recurrir a medios externos a la propia corporacin o bien se crea un equipo de carcter temporal para el desarrollo y ejecucin del proyecto, en cualquier caso, lo conveniente es que la coordinacin del proyecto recaiga en el departamento de recursos humanos, independientemente, de si se realiza interna o externamente.

Los pasos y actividades que deben adoptar los equipos temporales para la ejecucin del proyecto son:

Inventariar los puestos de trabajo.Decidir qu puestos de trabajo se van a analizar y el grado de concrecin de los anlisis. Establecer los diagramas organizativos y proponer cambios, si procede.Disear los protocolos de anlisis y descripciones y las actualizaciones de los puestos. Ejecucin de los anlisis. Redaccin de las descripciones Redaccin de las especificaciones. Redactar los profesiogramas. Proponer si procede cambios en las unidades organizativas. Crear, modificar, reconvertir, redefinir, etc. puestos de trabajo.Confeccionar y mantener actualizado el Manual de organizacin y el Manual de funciones y descripciones y el Manual de procedimientos as como los distintos diccionarios que puedan generarse.Mediante el Manual de organizacin proponer mejoras en la estructura y superestructura organizacional. Proponer y realizar las valoraciones de los puestos, si procede. Disear y proponer polticas retributivas, sobre todo en la gestin delComplemento Especfico. Disear y proponer nuevos parmetros retributivos. Disear y colaborar en la comunicacin del proyecto y de los resultados.

No es necesario sealar la necesidad del apoyo e implicacin de la direccin poltica y administrativa en el proyecto de A.D.P.T. Los responsables deben procurar la rigurosidad del plan, la informacin y participacin activa de todos los directivos y

directivas, la seleccin rigurosa, transparente y objetiva del personal tcnicoyAnlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco13

profesional que debe realizar el proyecto, apoyar con total conviccin y firmeza el plan, ya que, estos proyectos suelen levantar un gran nmero de expectativas entre los empleados de los ayuntamientos.

El personal piensa que ese es el momento oportuno para resolver todos sus problemas laborales y se magnifica el proyecto atribuyndole una serie de expectativas que si no se cumplen dan lugar a la ineficacia del personal del proyecto, por ello la informacin y comunicacin es esencial.

El responsable del proyecto tiene que mantener reuniones con el Jefe de las distintas reas de las concejalas con el objetivo de explicarles el proyecto y los cuestionarios de descripcin de puestos de trabajo que se van a pasar al personal de su rea para que stos no tuvieran dudas sobre los cuestionarios.

Artculo 5.- Planificacin temporal y cronograma de ejecucin del proyecto. (La elaboracin de un plan y calendario de trabajo).

Todo plan debe indicar las fechas en las que sus objetivos deben estar conseguidos y temporalizadas sus distintas secuencias, pero adems es necesario tomar en cuenta los flujos de trabajo porque stos no deben ser alterados, normalmente, si el ritmo de trabajo se regula; el ADP se puede realizar en cualquier momento del ao, exceptuando acontecimientos como Navidad o Fiestas Locales.

Se elabora un calendario de trabajo en el que constan todas la Concejalas, y se van sealando las fechas con cada Jefe de rea para explicarle que se van a pasar por su servicio dos cuestionarios de descripcin de puestos de trabajo. Se explica a cada Jefe de rea, hacindole saber que a los quince das de pasar el primer cuestionario se tendra que rellenar el segundo cuestionario, indicndole de igual forma la fecha de entrega y de recogida de ambos cuestionarios para una mayor organizacin.

La experiencia nos ha demostrado que por el gran volumen de trabajo en algunas concejalas origina que no se cumplan los plazos de entrega de los cuestionarios con total rigurosidad.

Se elabora un calendario de trabajo que refleja el trabajo realizado a lo largo del proyecto donde constan las entrevistas con los jefes de las distintas reas del personal, se refleja la fecha de entrega y recogida de los cuestionarios.

Artculo 6.- Presentacin del Proyecto.

El departamento de Recursos Humanos presenta el proyecto a cada Jefe de rea para evitar confusiones sobre el proyecto a llevar a cabo, con el objetivo de explicarle los cuestionarios que se van a pasar al personal.

No podemos olvidar que un anlisis de puestos de trabajo, generalmente como es nuestro caso, involucra a un gran nmero de personas, cuya posicin hacia el proyecto influir de manera notable en los resultados del trabajo, as como en las posibilidades de que el equipo de tcnicos ejecuten el proyecto en las fechas previstas.

Para evitar rumores infundados y favorecer una actitud positiva hacia el

proyecto, se realiza la presentacin del mismo, especialmente a las personas que vanAnlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco14

a participar en los trabajos, aportando informaciones a las personas que van a participar en los trabajos, aportando informaciones y datos, cumplimentando cuestionarios o respondiendo a preguntas de un entrevistador.

A la hora de la divulgacin del proyecto, hemos tenido en cuenta una serie de recomendaciones:

a. La presencia de la direccin en la reunin de presentacin del proyecto, junto con el equipo de tcnicos, con el fin de transmitir la voluntad del equipo directivo de la empresa de realizar el anlisis de puestos de trabajo y solicitar la mxima colaboracin de todo el personal, durante la realizacin de los trabajos.

b. Como el proyecto involucra a un gran nmero de personas y afecta a diferentes reas, como recomendacin hemos considerado realizar una primera reunin de difusin del proyecto con los mandos intermedios de la organizacin para que estos planteen sus inquietudes.

c.A pesar de haber mantenido una reunin con los mandos intermedios, hemos considerado que estos deben estar presentes en la presentacin del proyecto.

d. La reunin de presentacin debe ser abierta por el directivo de la empresa y a continuacin los tcnicos procedan a explicar los objetivos, metodologa de trabajo, requerimientos del personal en la recogida de informacin y el calendario.

CAPITULO IV RECOGIDA DE INFORMACIN

Una vez realizada la planificacin del proyecto y presentando a los interesados, se procedera a recoger toda la informacin que nos permitiera cubrir los objetivos del proyecto.

Artculo 7.- Recogida de informacin

Antes de estudiar cada puesto los responsables del proyecto deben conocer la organizacin, sus objetivos, sus caractersticas, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brindan a la comunidad. Estudian tambin informes que la misma empresa genera o de otras entidades del mismo rubro e informes oficiales. Provistos de un panorama general sobre la organizacin y su desempeo los analistas:

Identifican puestos que es necesario analizar Preparan un cuestionario de anlisis del puesto Obtienen informacin para el anlisis de puestos

Artculo 8.- Identificacin del puesto

En una organizacin pequea resulta una tarea simple. En una grande el analista debe recurrir a la nmina y a los organigramas vigentes, o a una investigacin directa con los empleados, supervisores y gerentes.

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco15

Un paso importante en el diseo del plan es el de la identificacin de todos los puestos de trabajo objeto de anlisis. Es perfectamente vlida y legtima esta opcin, aunque quienes opinen lo contrario la considerarn no suficientemente fundada, pero, llegado el momento de establecer el plan de anlisis, es necesario saber si vamos a analizar todos los puestos de trabajo, cuntos son y cules. Adems, si en una organizacin existen cincuenta puestos de trabajo idnticos se justifican cincuenta anlisis independientes sabiendo que todos darn el mismo resultado final?.

La respuesta parece evidente: analicemos uno o dos puestos y extendamos su resultado a todos los dems. Sin embargo, se plantean algunas dificultades:a) qu puesto o puestos seleccionamos para el anlisis en representacin de todos los dems?;b) cmo sabemos que tales puestos son realmente idnticos?.

La primera cuestin es fcil de abordar: si cincuenta puestos son idnticos, podemos analizar uno, dos o tres puestos cualesquiera, aunque es habitual seleccionar uno por cada lnea de trabajo o producto o centro de trabajo o divisin funcional. En realidad esto se hace ms por razones de aceptacin social de los resultados que por exigencias estrictamente tcnicas y metodolgicas.

La segunda cuestin es de ms difcil solucin. Existen varias opciones pero con resultados bien diferentes:

1.Preguntamos al departamento de Recursos Humanos cules son los puestos de trabajo objeto de anlisis. Se supone que este departamento s lo sabe y que tenemos que fiarnos de su informacin/conclusin.2. Nos basamos en las denominaciones de los puestos o en las categoras laborales que ostentan las personas que los desempean. Esta solucin no es del todo vlida por cuanto la denominacin del puesto o la categora laboral puede no tener nada que ver con el contenido del puesto. Hay puestos idnticos que se denominan de diferente manera, y viceversa, de modo similar, tambin hay puestos iguales desempeados por personas con categoras diferentes, y viceversa.3. Realizar una verdadera investigacin para averiguar qu puestos son idnticos y cules no. Existen a su vez varias modalidades:

Se estudia el organigrama vigente y se comenta y discute cada puesto con el jefe de cada unidad operativa a fin de que indique qu puestos son realmente idnticos y cules no. Esta solucin es til, pero no plenamente satisfactoria, ya que supone unos conocimientos y una imparcialidad en los jefes que no siempre es real.Se puede partir de los organigramas y del manual de organizacin si lo hay y est actualizado. Tiene limitaciones similares a las anteriores.Se estudian todos los puestos del mbito especfico del ADP y posteriormente se decide qu puestos son iguales y cules no.Estudiar superficialmente todos los puestos y decidir cules son los iguales nicamente en base a la funcin principal y con el apoyo informativo de dos o tres tareas. Preguntar a cada trabajador, al tiempo que se realizan los anlisis definitivos, qu otros puestos de trabajo reconoce como idnticos al suyo en su empresa. Cuando lleguemos a los mencionados, les haremos la misma pregunta inicial del tipo: conoce usted algn otro puesto de

trabajo idntico al suyo en esta empresa? Slo cuando A nos dice que su puesto es idntico al de B, C o D y, ms tarde, cuando preguntemos lo mismo a B, C o D nos den las referencias cruzadas correspondientes, podemos decir que tales puestos son realmente idnticos.Analizar a fondo todos los puesto de trabajo de la compaa y, slo posteriormente, y en base a los resultados obtenidos, se decide cuntos y cules son puestos diferentes.

La ltima solucin es la nica realmente vlida, salvo que tengamos datos y evidencias en contra. Es un poco ms costosa, requiere ms tiempo y mayor nmero de analistas pero su aceptacin es muy superior y slo as tendremos la plena certeza de que X puestos de trabajo son iguales. Sin embargo, frecuentemente hemos de conformarnos con alguna otra modalidad de la opcin tercera.

Una vez identificados los puestos de trabajo, se suele revisar el organigrama de la organizacin y, si fuere necesario, se confecciona uno nuevo. Tambin es frecuente encontrarnos con puestos codificados mediante sistemas diversos, siendo los ms habituales el numrico y el alfanumrico.

Identificados los puestos, asignada su correspondiente numeracin y realizado el nuevo organigrama, el paso siguiente es realizar el inventario de todos los puestos objeto del proyecto de ADP.

Artculo 9.- Desarrollo del cuestionario

El desarrollo del cuestionario, su confeccin, se ha realizado a travs de una revisin de varios modelos, teniendo en cuenta adaptarlo a la administracin local.

Tiene como objetivo la identificacin de labores, responsabilidades, conocimientos, habilidades y niveles de desempeo necesarios en un puesto especfico.

En el cuestionario, primero se procede a identificar el puesto que se describir ms adelante, as como la fecha en que se elabor. Muchos formatos especifican el propsito del puesto y la manera en que se lleva a cabo.

Los deberes y responsabilidades especficos permiten conocer a fondo las labores desempleadas, especialmente en los puestos gerenciales.

En otra parte del cuestionario se describen las aptitudes humanas y condiciones de trabajo, es decir los conocimientos, habilidades, requisitos acadmicos de trabajo, experiencia, etc. asimismo, esta formacin permite la planeacin de programas de capacitacin especfica.

Por ltimo, suelen fijarse niveles mnimos y mximos de rendimiento, al grado de autonoma en el desempeo de sus funciones, el tiempo en porcentaje que tardan para elaborar sus tareas, etc. En muchos casos, como por ejemplo en muchas funciones industriales, para a determinar dichos niveles es necesario recurrir a supervisores o ingenieros industriales.

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco17

Artculo 10.- Obtencin de datos

Dada la gran gama de ocupaciones que existen, no es posible aplicar siempre la misma tcnica para la recoleccin de datos. El analista deber aplicar la combinacin ms adecuada de ellas, manteniendo la mxima flexibilidad.

Una de las tcnicas ms usadas es la entrevista que la realiza el analista a la persona que puede proporcionarle informacin del puesto (nivel operativo o supervisores). Se puede basar en el cuestionario general. Otra es recabar informacin de un grupo de expertos lo que da un alto grado de confiabilidad. Otra alternativa es la verificacin del registro de las actividades diarias del empleado, segn lo consigna l mismo en su cuaderno o ficha de actividades diarias. La observacin directa es otro mtodo pero susceptible de conducir a errores, ya que se pueden perder detalles de las actividades.

En conclusin el analista debe desarrollar su creatividad para poder lograr la mezcla optima par los procedimientos de descripciones de puestos.

Artculo 11.- Aplicacin de la informacin.

La informacin sobre los distintos puestos de una organizacin puede utilizarse para la descripcin de puestos, especificaciones de una vacante y tambin para establecer los niveles de desempeo necesario para una funcin determinacin.

Artculo 12.- La comunicacin y la participacin en el proyecto.

La implantacin de un plan de A.D.P.T. suele ser un momento importante en la vida de las organizaciones, despierta recelos y expectativas, sus consecuencias son esperadas con preocupacin. Por estas y otras razones es de suma importancia que el plan sea comunicado de forma veraz y objetiva, dndole la publicidad necesaria y estableciendo canales de comunicacin que den respuesta a todas las preguntas que se formularn por parte de los empleados. Hay autores que comprueban reiteradamente que cunto ms objetiva y transparente es la comunicacin del proyecto, menores resistencias se encuentran a su aplicacin y las expectativas ms se ajustan a la realidad del plan.

La informacin puede desplegarse de muy diversas maneras y acudiendo a diferentes canales, comunicando la intencin de realizar un proyecto de A.D.P.T. En este Ayuntamiento se ha optado por informar a los jefes de cada rea de las distintas concejalas de que se iba a pasar un cuestionario al personal del Ayuntamiento. Explicando a cada jefe los cuestionarios que se iban a pasar para que actuarn como intermediarios.

Los responsables polticos de la corporacin tendrn que aprobar el proyecto y apoyar su realizacin.

Los responsables de los servicios, secciones, etc. adems de estar informados, debemos contar con su ayuda y colaboracin, porque ellos mismos sern

informadores de sus propios puestos y de los de sus colaboradores, adems, ser necesaria su participacin para aclarar aspectos del flujo de trabajo y de los puestos que requieran su participacin, debern adems planificar el impacto que la presencia de analistas tendr en el trabajo, para que ste sea el mnimo posible.Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco18

Los empleados deben tambin recibir la informacin que requieran, en ningn momento ninguna persona debe sentirse preocupada por la ejecucin del proyecto, al contrario debe despertar entre ellos la suficiente motivacin como para garantizar su colaboracin.

El Comit de Empresa y la Junta de Personal, tambin sern objeto de informacin y comunicacin, si bien es cierto que en fases previas, los delegados sindicales, probablemente, habrn tenido un conocimiento previo y se habr recabado su opinin con anterioridad a la toma de decisin por parte de los responsables municipales.

El departamento de personal o recursos humanos, tendr que hacer uso de la informacin, pero no solo esto, en gran medida la mayora del proceso es responsabilidad de esta unidad, por tanto, es de suponer que estar perfectamente enterada del proyecto.

Artculo 13.- La metodologa del proyecto.

Un aspecto previo que debe considerarse es la secuencia que hemos de seguir en el A.P.T., con ello nos referimos a cuestiones como por qu unidad comenzamos, qu puestos de trabajo se analizan previamente, los de nivel superior o inferior, tcnicamente no existe mayor problema.

Por tanto, la planificacin del proyecto se ha realizado por el equipo y los responsables de las distintas unidades municipales. Si debemos empezar por una u otra unidad es contingente a la situacin y si se debe iniciar por un puesto superior o inferior, conviene hacerlo por los inferiores dentro de cada unidad e ir progresando dentro de sta.

Artculo 14.- El sistema de informacin y su mantenimiento.

El sistema de almacenamiento e informacin del A.D.P.T. debe incorporarse al sistema de informacin interna de recursos humanos, si se informatiza su accesibilidad y utilizacin proporcionar mayores rendimientos.

Las descripciones deben mantenerse actualizadas porque los puestos de trabajo son algo dinmico que evoluciona y cambia en su contenido con el paso del tiempo. Es necesario garantizar la validez y la actualizacin del sistema. Las actualizaciones suelen ponerse en prctica al menos en base a dos criterios:

El de oportunidad. Cuando se producen cambios significativos en el puesto por introduccin de nuevas tecnologas, nuevos equipos, nuevas funciones o por un reenfoque estratgico o porque se crea o disea una nueva estructura, un nuevo servicio o unidad organizacional.El temporal. La experiencia suele sealarnos la necesidad de actualizar las descripciones cada dos aos para que stas no se queden obsoletas.

Artculo 15.- Obtencin de la informacin.

Quin o quines nos proporcionan la informacin en el A.P.T.? El registro o codificacin de la informacin relevante en el A.P.T. se obtiene a travs de las personas y los medios tcnicos de los que disponemos para ello.

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco19

El agente informante pueden ser una o varias personas. Cuanto ms complejo es el nivel de anlisis del puesto de trabajo en mayor medida se tiene que recurrir a obtener informacin de las personas implicadas en el puesto de trabajo, as encontramos que suelen ser cuatro los tipos informantes ms frecuentes:

el analista, el supervisor o jefe inmediato, los colegas, amigos, compaeros y el propio ocupante del puesto.

El equipo de trabajo ha optado por que sea el supervisor o jefe inmediato y el propio ocupante del puesto quines nos proporcionen la informacin del APT.

CAPITULO V OBTENCION DE LA INFORMACIN

Cmo obtener la informacin de los puestos de trabajo?, a travs de las tcnicas para el anlisis de los puestos de trabajo.

Artculo 16.- Mtodos de anlisis y descripcin de puestos de trabajo.

son:

Los mtodos de anlisis y descripcin de puestos que en la actualidad se usan

Observacin directa Mtodo del cuestionario Mtodo de entrevista Mtodos mixtos Mtodo del diario de actividades Mtodo de incidentes crticos Mtodo de recopilacin de informacin

Artculo 17.- Observacin directa.

Concepto:Consiste en la observacin directa del empleado mientras realiza las tareas y funciones propias de su puesto.Caractersticas. Utilizacin en tareas repetitivas (en periodo de adaptacin).Comunicar al empleado que va a ser observado.Ventajas:Procedimiento objetivo y emprico. Registro sistemtico y homogneo de datos.Inconvenientes: El hecho de observar interfiere el comportamiento. Se requieretiempo y esfuerzo, costoso. No se utiliza en puestos no manuales. La persona observada no participa de forma activa.

Artculo 18.- Cuestionarios.

Concepto:Registro mediante el que se pretende recoger informacin de todos los aspectos relacionados con el puesto.

Caractersticas:Sencillo y fcil de comprender. Lo rellena el titular del puesto y lo supervisa su superior inmediato. Slo un cuestionario por puesto. Puede ser abierto o cerrado.Ventajas:Proporciona mucha informacin si el cuestionario es exhaustivo y si es revisad por el superior. Participacin activa de los titulares.Inconvenientes: No utilizar en puestos bajos. Supone un trabajo de anlisis. Tendencia a exagerar por parte del puesto.

Artculo 19.- EntrevistaConcepto:Consiste en recabar informacin del puesto mediante una entrevista realizada por el especialista y el titular del puesto. Conviene que la entrevista est estructurada.Ventajas:Versatilidad en la obtencin de datos ya que estos se obtienen cara a cara con el titular. Mtodo personalizado, mayor riqueza informativa. Interaccin directa que permite eliminar posibles reticencias.Inconvenientes: Requiere emplear grandes dosis de tiempo y esfuerzo por lo que resulta costoso.

Artculo 20.- Mtodos mixtos.

Utilizacin de varios mtodos al mismo tiempo. Normalmente se utiliza observacin directa y entrevista, y cuestionario y entrevista.

Artculo 21.- Mtodo del diario de actividades.

Consiste en un auto-informe del titular del puesto. Debe registrar diaria y sistemticamente las actividades que desarrolla, especificando el tiempo que les dedica. Es un mtodo sujeto a distorsin, dado que se trata de un auto-registro.

Artculo 22.- Incidentes crticos.

Consiste en observar y detectar las actuaciones del titular del puesto a analizar que conllevan consecuencias positivas con el objetivo de captar y registrar las conductas o incidentes indispensables para el buen desempeo del puesto de trabajo.

Artculo 23.- Recopilacin de informacin.

Consiste en recabar informacin acerca de las descripciones de puestos ya publicadas o bien realizadas en la misma empresa con anterioridad.

Por ltimo se describe un esquema de las etapas para la realizacin del anlisis y descripcin de puestos de trabajo:

Deteccin de la necesidad. Establecimiento de los objetivos (seleccin, valoracin) Establecimiento de responsabilidades (responsables del proyecto) Determinacin de los puestos analizar (inventario de puestos) y organigrama.Establecimiento de los mtodos que se van a utilizar (depende de los puestos y tipo de empresa) Determinacin de fechas de cumplimiento de las fases del proceso.

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco21

Preparacin del material de trabajo a utilizar. Comunicacin a la plantilla (comit, sindicatos) Recogida de informacin (borrador de la descripcin) Presentacin final del proyecto Seguimiento.Cuadro resumen mtodos.

METODOVENTAJASINCONVENIENTES

ENTREVISTA- fiabilidad de los resultados- subjetividad del entrevistado

- fciles de comparar- impacto del entrevistador

- fcil de aplicar- tiempo excesivo

COMIT DE EVALUADORES- fiabilidad- coste excesivo

- ideal para puestos vitales

OBSERVACION- observador exterior y objetivo- tiempo necesario

- coste reducido- limitado a tareas cortas

- reticencias del observado

CUESTIONARIO- facilidad de uso- subjetividad de las respuestas

- posibilidad de estandarizar los- falta de control sobre las respuestas

resultados- difcil elaboracin

- coste reducido y

rapidez

- mayor grado de reflexin

Fuente: elaboracin propia.

CAPITULO VILA DESCRIPCIN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO. D.P.T.

Artculo 24.- La descripcin.

Una vez que el puesto de trabajo ha sido analizado debemos pasar a la siguiente fase que consiste en describirlo de la forma ms rigurosa y objetiva posible. La descripcin de los puestos de trabajo se caracteriza porque los resultados se presentan bajo la forma de una narracin de las caractersticas del contenido del

puesto de trabajo, de las condiciones fsico-ambientales en las que se desenvuelve, las relaciones sociales y las exigencias para su desempeo.

Artculo 25.- El contenido de las descripciones de los puestos de trabajo.

La diversidad de formatos es inmensa, prcticamente puede decirse que cada proyecto de D.P.T. presenta su propia forma de organizar los contenidos descriptivos, sin embargo la mayor parte de formatos coinciden en gran medida con los que a continuacin describimos.

En nuestro caso y para el contexto concreto de la Administracin Local de Totana hemos ido confeccionando unos formatos muy ajustados a nuestra propia realidad, as encontramos cuatro partes claramente delimitadas.

Una parte del cuestionario donde se especifica la clasificacin del puesto de trabajo, puesto que, la administracin pblica presenta una clasificacin especfica que debe ser considerada, otra en la que aparecen los datos personales de los ocupantes de los puestos de trabajo, un tercera en la que se detallan las condiciones de trabajo ms importantes y las caractersticas de las tareas que realizan, en cuanto a complejidad, dificultad, tipos de normas que se reciben, etc. y finalmente aparece la descripcin del puesto que puede tomar otros formatos en funcin de los objetivos que se persigan.

Como podr observarse en el formato que vayamos a presentar se enfoca un gran nmero de informacin aunque despus tenga usos distintos a los del anlisis y descripcin del puesto.

1. Ficha tcnica de identificacin y clasificacin del puesto.Los datos de identificacin del empleado: se registran en la ficha, quemostramos al final del trabajo como anexo.

2. Los datos de clasificacin y catalogacin del puesto de trabajo:Para determinar los datos de clasificacin de los puestos, necesariamente, nos tenemos que remitir al catlogo de los mismos, as mostramos a continuacinla ficha de donde se registran distintos datos y al mismo tiempo explicamos, lascaractersticas de la catalogacin en las corporaciones locales.

Contenido de las Descripciones: Qu hace el trabajador. Por qu lo hace. Cmo y con qu lo hace. Dnde y cuando lo hace. Qu implica lo que hace.

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco23

CAPITULO VIIEL CATALOGO DE PUESTOS

Artculo 26.- El Catlogo de Puestos de Trabajo de la Corporacin Local.

Se configura como el instrumento tcnico, a travs del cual se realiza la ordenacin del personal al servicio de la Corporacin, incluyendo, tanto al personal funcionarizado (de carrera o interino) como el laboral (fijo o temporal) y eventual. El catlogo se convierte en un instrumento de gestin municipal de primera magnitud, no solo por ser la expresin ordenada de los puestos, sino tambin porque permite definir y concretar la oferta de empleo, el desarrollo de la carrera administrativa interna, adscripcin de grupos, niveles de complementos, etc. sus principales utilidades son las siguientes:

El catlogo nos informa de manera precisa sobre el contenido de todos los puestos de trabajo, identificando las caractersticas propias y singulares de cada uno de ellos.Aporta la informacin precisa para tomar decisiones sobre procesos selectivos, provisiones de puestos, distribucin de efectivos, promociones internas, polticas retributivas, etc. Detecta los desajustes y lagunas en la cobertura real de los puestos de trabajo. Es una herramienta fundamental en la gestin de los recursos humanos.

Caractersticas de los puestos de trabajo que se clasifican en el catlogo.

Son caractersticas esenciales de los puestos de trabajo relacionados en el catlogo que se desprenden de la clasificacin de los puestos y que anexo una parte del catlogo de puestos de trabajo a ttulo de ejemplo para que se refleje todo lo que contiene un catlogo, como expediente, denominacin del puesto de trabajo, rea, unidad, centro gestor, rgimen estatutario del puesto, estatus laboral del actual ocupante, grupo, nivel de complemento de destino, complemento especfico, forma de provisin, escala, titulacin acadmica, etc.

Artculo 27.- Especificaciones del puesto.

Las especificaciones se refieren a los requisitos y cualificaciones que se demandan a los ocupantes de los puestos de trabajo para desempear, correctamente, la misin y los objetivos de ste. Las especificaciones deben venir determinadas por las caractersticas del puesto y no por la persona que lo ocupa.

Una especificacin es la expresin de aquellos conocimientos, habilidades, destrezas, requisitos fsicos y mentales, aptitudes y experiencia, las responsabilidades y las condiciones organizacionales y ambientales en las que el puesto de trabajo desarrolla sus cometidos. Para Gael la especificacin son, tambin, los requisitos y cualificaciones personales que deben poseer las personas que ocupan los puestos o los que deben poseer los candidatos.La especificacin es tal vez el paso ms difcil y complejo de todo el proceso deA.D.P.T., pero es, a su vez, sino el ms importante, s el que mayor demandaAnlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco24

presenta, porque resuelve muchos de los problemas de reclutamiento, seleccin, valoracin, adecuacin y formacin entre otros. Sin querer entrar en muchos detalles lo que conocemos como profesigrafa es la expresin grfica de las competencias requeridas para el desempeo de un puesto, es pues una especificacin de las exigencias del puesto de trabajo.

Los profesiogramas deben incluir las variables que debidamente operacionalizadas son relevantes para el desempeo eficaz del puesto, existen algunas de ellas muy especficas para puestos de trabajo concretos y otras que son tan generales que podran ser utilizadas para cualquier tipo de puestos. Por lo general sus contenidos, tal y como sealan diversos autores hacen referencia a:

Requisitos mentales: formacin bsica y complementaria, nivel intelectual, experiencia anterior, aptitudes y conocimientos, etc. Requisitos comportamentales y sociales. Requisitos fsicos: esfuerzo, vista, odo, complexin, resistencia, etc.Autonoma y responsabilidad: personas, patrimonio, informaciones confidenciales, etc. Condiciones organizacionales y de trabajo.

Artculo 28.- Objetivos de la descripcin de puestos de trabajo.

El objetivo de un ADPT no es otro que el definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con xito.

Tal es su importancia, que debera considerarse como un mtodo fundamental y bsico para cualquier organizacin, sin embargo an seguimos viendo como es considerado como un procedimiento no importante, o al menos no tan necesario, como otras herramientas utilizadas.

En la empresa estamos preocupados por cuestiones tales como: polticas de seleccin, promocin, retribucin, etc. y, sin embargo olvidamos o dejamos en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Anlisis y Descripcin de Puestos de Trabajo.

Antes de comentar brevemente la utilidad de esta herramienta, me gustara invitar a una reflexin sobre las siguientes cuestiones:

cuntas veces hemos visto la desorientacin de muchos trabajadores porque no saben, cuales son exactamente sus tareas y sus funciones? cuntas veces hemos seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto en una organizacin y nos damos cuenta de que esa persona no era la idnea?Cuntas veces nos hemos preguntado por nuestra situacin o, el lugar que ocupamos en nuestra empresa? Cuntas veces nos hemos dado cuenta de que nuestros valoreschocan con la cultura de nuestra organizacin?

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco25

Cuntas veces nos hemos planteado si tenemos autoridad o responsabilidad para tomar determinadas decisiones?

En mi opinin, son demasiadas las veces que nos encontramos antes tales cuestiones. Y las respuestas a todas ellas estn en el ADPT.

Con estos ejemplos tan solo pretendo poner de relieve la importancia que tiene este sistema y las repercusiones que a lo largo plazo puede tener para una organizacin el ignorarlo o, en su caso, no otorgarle dicha importancia.

Todo empresario, todo Directivo y todo departamento de Recursos Humanos deberan de promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado de ADP. Y entre sus funciones debera destacar la de concienciar al resto de la organizacin de la importancia y utilidad de dicho sistema.

A la hora de implantar tal sistema no hay que olvidar que de nada sirve desarrollar una herramienta ininteligible, compleja o de difcil utilizacin, pues esto provocar desconfianza, prdidas de tiempo y, sobre todo, altos costes.

Aunque existen modelos estndares de ADP, la organizacin debe desarrollar e implantar aquel sistema que mejor defina y describa las variables ms relevantes para su organizacin. Debe ser un sistema sencillo y claro, que todo el mundo comprenda, concreto y de fcil utilizacin. Es por ello, que el equipo de trabajo ha decidido adaptar el ADP teniendo en cuenta su organizacin.

El establecimiento de un ADP sentar las bases y en cierta medida, determinar el xito o el fracaso de muchos de los procesos de una organizacin.

As, hablamos de que tener una herramienta clara y sencilla determinar como hemos comentado anteriormente:

Los procesos de seleccin: cuando seleccionamos a alguien lo que hacemos es establecer los requisitos necesarios que ha de tener un candidato para desempear de manera eficaz un puesto de trabajo y, sobre la base de esa informacin desarrollar todo el proceso de seleccin propiamente dicho (planteamos qu tcnicas vamos a utilizar, qu pruebas vamos a pasar, cmo vamos a enfocar la entrevista, ect.). as pues, los perfiles profesionales se basan en los requerimientos y exigencias que un determinado puesto va a imponer a quien lo desempee. En este sentido la utilizacin de este sistema es indispensable. De aqu, podemos deducir tambin su importancia para el reclutamiento, pues en el especificamos las caractersticas o exigencias que debe tener un candidato para desempear ese puesto de manera eficaz. Y la pregunta que cabe plantearnos es: cmo reclutamos al personal, cmo realizamos un proceso de seleccin si tan siquiera conocemos lo que el propio puesto impone a su ocupante?

Planes de carrera y promocin. A la hora de planificar la carrera de un profesional dentro de nuestra organizacin es necesario conocer las necesidades futuras que tiene nuestra compaa y, qu requisitos son necesarios para satisfacer y responder a tales necesidades. En este sentido es necesario saber qu puestos tengo, qu puestos voy a crear, por qu los considero necesarios y, qu caractersticas han de tener aquellas personas que ocupen estos puestos.

Valoracin de puestos de trabajo. La valoracin de puestos es un procedimiento que proporciona informacin acerca del valor o el peso especfico que un determinado puesto tiene, cuestin fundamental a la hora de establecer retribuciones. Para hacer una valoracin de puestos es necesaria la informacin aportadas por el ADP. Si no sabemos cules son las tareas de un puesto de trabajocmo podemos determinar su valor?

Evaluacin del desempeo. Para evaluar o medir el desempeo de un trabajador es necesario conocer con exactitud cules son las tareas que hace, cules son sus funciones, sus objetivos. Si no tenemos esta informacin qu variables vamos a utilizar para medir su eficiencia?

Formacin. Para planificar la formacin necesaria para un trabajador es necesario saber lo que hace, cmo lo hace y dnde lo hace, para as determinar que capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en cules muestra carencia y, en funcin de ello proporcionarle la formacin necesaria.

Determinacin de la responsabilidad. Un Anlisis y Descripcin de Puestos nos dar informacin acerca de nuestras responsabilidades, nuestras competencias, etc, lo que reducir la incertidumbre que, en muchas ocasiones, tenemos al respecto y evitar el desempeo de un rol distinto al que realmente tenemos.

Clasificacin y ordenacin de puestos. Como anteriormente mencionamos, la informacin obtenida en el ADP servir para clasificar y ordenar todos los puestos de nuestra organizacin y sobre la base de ello establecer la estructura retributiva.

Como hemos visto hay muchos aspectos y procesos de nuestra organizacin que requieren la implantacin de un sistema como ste. Todos deberamos reflexionar acerca de los beneficios que tendra para nosotros el implantar dicho sistema, que en mi opinin son muchos, y de las repercusiones negativas que para nuestra organizacin y, sobre todo para nuestros trabajadores, tiene el ignorar este aspecto fundamental de la gestin empresarial.

El anlisis de puestos consiste en la obtencin, evaluacin y organizacin de informacin sobre los puestos de una organizacin. Se debe aclarar que esta funcin tiene como meta el anlisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempean. Las principales actividades vinculadas con esta informacin son:

1. Compensar en forma equitativa a los empleados.2. Ubicar a los empleados en los puestos adecuados.3. Determinar niveles realistas de desempeo.4. Crear planes para capacitacin y desarrollo.5. Identificar candidatos adecuados a las vacantes.6. Planear las necesidades de capacitacin de RRHH.7. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral.8. Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afectan el desempeo de los empleados.

9. Eliminar requisitos y demandas no indispensables.10. Conocer las necesidades reales de RRHH de una empresa.En definitiva, y tras la aceptacin y consolidacin de estas ideas, da lugar una tendencia segn la cual el factor humano deja de ser considerado un coste aAnlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco27

minimizar y pasa a ser concebido como recurso a optimizar. Este cambio de perspectiva resulta imprescindible para la moderna direccin de personal, pues transforma radicalmente la concepcin de las cualidades bsicas de los individuos en su condicin de recursos al servicio de la organizacin.

El anlisis de puestos de trabajo y la planificacin de recursos humanos conforman lo que hemos dado en denominar procesos bsicos de la gestin de los recursos humanos. El sostn fundamental que permite desencadenar con garantas los restantes procesos propios (tpicos) de los recursos humanos.

Una descripcin y una evaluacin precisa e incontestable de los puestos de trabajo constituyen la piedra angular de un sistema moderno de gestin de recursos humanos.

Resulta conveniente exponer una serie de reflexiones relacionada todas ellas con la figura del puesto de trabajo que nos va a servir de gua en el momento de suministrar una definicin formal del proceso que nos ocupa.

Artculo 29.- Caractersticas.

El anlisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideracin a la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en s. Aqu aparece el peligro que acecha a todo analista de puestos: perder la orientacin y concentrarse en el titular del puesto de trabajo en lugar de hacerlo en el propio puesto (circunstancia tambin presente en el proceso de valoracin de puestos de trabajo).

Los puestos, curiosamente, son considerados como una posesin personal por parte de sus ocupantes y ello unido al inevitable egocentrismo presente en la interpretacin de las percepciones individuales induce a sus propietarios a considerar este proceso como una intromisin territorial molesta.

El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en la organizacin. Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo.

El puesto de trabajo es el principal nexo de unin entre los empleados y la organizacin. Este vnculo permite a los individuos realizar aportaciones para con su organizacin, al tiempo que les permite recibir las recompensas pertinentes.

Resulta oportuno aclarar en este momento que no siempre existe equivalencia entre el nmero de empleados de una organizacin y el nmero de puestos de trabajo distintos que dicha organizacin contempla. Suele ocurrir que diversas personas ocupan puestos de idntico contenido, luego, generalmente el nmero de puestos de trabajo es inferior al de miembros de la organizacin. Tambin puede darse situaciones contrarias, que exista el puesto y no la persona o que exista la persona y no el puesto, en la siguiente tabla se clarifica este punto.

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco28

Puesto S, Persona S.PUESTO CUBIERTO

Puesto S, Persona No.PUESTO VACANTE

Puesto No, Persona SEXCEDENTE DE PLANTILLA

Puesto No, Persona NoPUESTO POTENCIAL

La figura del puesto de trabajo es el principal referente a la gestin de carreras. Por tanto, los individuos y las organizaciones evaluarn esta faceta a partir de la relacin de puestos de trabajo desempeados durante el historial profesional de los empleados.

Artculo 30.- El proceso de analizar los puestos de trabajo.

En el desarrollo del proceso de anlisis de puestos se identifican una serie de pasos a seguir que pueden ser agrupados en cuatro fases o etapas.

En la fase primera adems de asignar la responsabilidad del proceso, se determinar el mbito o extensin del anlisis, especificando sus propsitos y los puestos que sern seleccionados para tal efecto. Se trata de una fase eminentemente preparatoria y comunicativa. En la segunda etapa se decidir qu mtodos/s se utilizar/n: qu tipo de datos se necesitarn, qu fuentes de informacin estn disponibles y qu procedimiento deber ser utilizado para obtener la informacin. La tercera etapa se centra en el anlisis de los datos, para lo cual se utilizan las tcnicas apropiadas asegurndose de la validez de la informacin obtenida. En la cuarta y ltima fase, el analista realiza un valoracin de la informacin obtenidas de los puestos analizados y del mtodo utilizado.

Para ello hemos utilizado un documento (hoja de anlisis) para cada puesto de trabajo a la hora de acometer este proceso. En esta hoja de anlisis se incluirn tres apartados fundamentales: la identificacin del puesto de trabajo, la descripcin y la especificacin del mismo.

Artculo 31.- Establecer el sistema de ficheros y/o archivos.

El volumen de la informacin derivada de un ADP es tal que debe ser cuidadosamente estudiada la forma de archivo y clasificacin para que, posteriormente, resulte factible su acceso, su uso y su modificacin.

La informacin relativa a casa puesto debe ser accesible de modo inmediato aun cuando se trate de hacerlo por mecanismos y segn criterios distintos: denominacin del puesto, categora laboral y/o profesional, formacin requerida, nombre del trabajador, cdigo del puesto, nivel retributivo, grupo ocupacional,

carrera promocional, etc. Slo as podr ser realmente utilizable y utilizada.Si la informacin estuviese informatizada, sera mucho ms fcil, rpido y preciso el acceso a la misma. Anteriormente se hace referencia a estos ficheros y se presenta el anexo para su demostracin.Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco29

Artculo 32.- Actualizacin de las descripciones.

Las descripciones deben mantenerse correctamente actualizadas para ello se pueden poner en marcha mecanismos diversos, pero se ha de buscar la sencillez de los procedimientos a establecer para garantizar su utilizacin. La actualizacin puede afectar a cualquier aspecto de la descripcin del puesto. Por tanto, siempre que se produzca una modificacin significativa en un puesto de trabajo, se deber proceder a su actualizacin y correspondiente comunicacin a las unidades pertinentes: unidad de anlisis de datos y aquellas otras que tengan copia de la descripcin del puesto.

La actualizacin de las descripciones debe ser tarea de obligado cumplimiento para los mandos potencialmente afectados, que sern todos. Con el fin de simplificar el proceso, se puede crear un mnimo sistema burocrtico que facilite la recogida de la informacin cierta y actual mediante procedimientos estandarizados y adecuados para la empresa en cuestin. Pero tambin se puede aprovechar cualquier otra ocasin o pretexto para actualizar la informacin: solicitud de ms trabajadores por parte de algn mando, propuesta de promocin,.. se trata de disear diversos protocolos de modo tal que al tiempo que solicitan algo se vean obligados a ofrecer una informacin que se estima verdaderamente importante.

Artculo 33.- Algunas aplicaciones prcticas del anlisis de puestos.

Las descripciones de puestos, a partir de su formalizacin en manuales de funciones y su difusin entre el personal, constituyen una importante herramienta para las empresas, en su objetivo de:hacer transparentes las organizaciones con la finalidad de que cada empleado conozca la estructura de funcionamiento de la empresa, en general, del departamento al que pertenece, en particular, y ms concretamente las caractersticas del puesto de trabajo que ocupa, en cuanto a lneas de dependencia jerrquica y funcional, y contenido funcional del mismo. bsqueda de la mxima eficiencia operativa.

Se pretende mostrar la aplicacin de las descripciones de puestos en dos temas:

1.- Reestructuracin organizativa:Un proyecto de esta naturaleza, tiene por objeto, evaluar el grado de adecuacin de la estructura organizativa existente, a los requerimientos de la empresa en el momento de realizar el estudio, o a los cambios estratgicos que la empresa pretenda realizar.Algunos de los criterios a seguir en el anlisis a efectuar:o Fragmentacin de funciones entre diferentes unidades (duplicidades funcionales)o Fragmentacin de funciones entre diferentes puestoso Identificacin de funciones que no corresponden a unidades o puestos enlos que se realizano Agrupacin homognea de funciones en unidades y puestoso Evaluacin de la incidencia de los cambios anteriores, en trminos decargas de trabajo.

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco30

oAnlisis de la importancia relativa de cada funcin en el contenido del puesto.oEvaluacin de la heterogeneidad de funciones desarrolladas por los puestos de trabajooRevisin de todas y cada una de las funciones desarrolladas por cada puesto, para evaluar su razonabilidad.o Racionalizacin de funciones no justificadas.o Revisin de actividades importantes realizadas por personal de bajo nivelo Revisin de actividades auxiliares realizadas por empleados con alto costeo Revisin de puestos con acumulacin de tareas poco productivaso Identificacin de actividades importantes para la empresa, con pocadedicacin de tiempooEvaluacin, en nmero de personas o tiempo y coste, de la posible amortizacin de puestos, como consecuencia de cambios de actividad de la empresaoEvaluacin objetiva del valor aadido que aportan los mandos intermedios, ante una eventual simplificacin de la estructura.

Este anlisis debe conducir al equipo de analistas a realizar una propuesta de estructura organizativa ms eficiente y ajustada a los objetivos estratgicos y operativos de la empresa, basada en:

o Agrupacin homognea de funciones.- Racionalizacin del contenido funcional de cada puesto, en aras a laeficiencia.- Reordenacin de puestos, a partir de las racionalizaciones efectuadas.- Racionalizacin de puestos, en su caso.- Equilibrio entre funciones desarrolladas y nivel (experiencia, coste, etc)de las personas que las realizan.- Potenciacin de reas o puestos insuficientemente desarrollados.- Simplificacin vertical de la estructura.

La propuesta de reorganizacin, a partir del anlisis de puestos de trabajo efectuado, debe contener un organigrama y un manual de funciones, que recoja una reordenacin de tareas con el contenido funcional de cada puesto, de acuerdo a la propuesta de cambio realizada.

2.- Planificacin de plantillas:

Los proyectos de planificacin de plantillas tienen por objeto evaluar el grado de adecuacin de la plantilla, a las cargas de trabajo existentes, en funcin de unos niveles de productividad establecidos por la propia empresa.

Las ineficiencias existentes en las organizaciones son mltiples, como consecuencia de:la propia evolucin de las empresas, que destina recursos para nuevas actividades, pero difcilmente los racionaliza cuando algunas reas de la empresa pierden protagonismo o contenido competencial.Procesos de informacin que dejan sin contenido, parcial o total muchos puestos. Inadecuados procesos de contratacin de personal.

Desmotivacin del personal, por causas que tienen origen en la empresa o en el propio trabajador. Etc.

Sin embargo, la fuerte competitividad del mercado y el estrechamiento de mrgenes que provoca, est conduciendo a las empresas a una bsqueda permanente por incrementar la eficiencia de sus organizaciones.

El anlisis de puestos de trabajo y las herramientas metodolgicas que los soportan, constituyen una excelente base para detectar excedentes de personal, como consecuencia de la observacin de puestos claramente improductivos o que desarrollan tareas susceptibles de ser racionalizadas.

A continuacin recogemos algunos criterios a seguir en el anlisis a efectuar: Razonabilidad de la fragmentacin de funciones entre diferentes puestos.Identificacin de personas que no tendran que realizar determinadas funciones. Evaluacin de tiempos susceptibles de ser racionalizados.Evaluacin de la heterogeneidad de las funciones desarrolladas por los puestos de trabajo. Identificacin de tareas eliminables. Evaluacin de tiempos de las tareas anteriores. Evaluacin de la razonabilidad de tiempos dedicados a tareas auxiliares. Estimacin de tiempos de dedicacin eficientes a tareas auxiliares. Evaluacin del recorte en tareas auxiliares. Revisin de puestos con acumulacin de tareas poco productivas. Evaluacin en tiempo del recorte posible.

Sin entrar en niveles de productividad, objetivo bsico de los proyectos de planificacin de plantillas, como acabamos de comprobar, el simple anlisis de puestos de trabajo, nos permite identificar potenciales ahorros de personal, lo que demuestra la potencialidad de esta importante herramienta para las organizaciones.

Una aplicacin prctica del ADPT, como anteriormente he aludido es la elaboracin de la Carta de Servicio por parte de la Concejala de Servicios al Ciudadano, obras pblicas, infraestructura, seguridad, fomento y empleo.

Una Carta de Servicio es el instrumento de mejora de la calidad de los servicios pblicos mediante las cuales las entidades locales explicitan y difunden los servicios que prestan, los derechos de los ciudadanos y usuarios en relacin con los mismos, los compromisos de eficacia, eficiencia y calidad asumidos por la organizacin en su prestacin y se hace partcipes a los ciudadanos de la mejora y transparencia de la gestin que en sta se desarrolla.

stas son medios eficaces que acercan la Administracin Local al Ciudadano, con una orientacin de satisfaccin de las expectativas del Usuario como cliente de la Administracin.

Todo ello implica que para que se preste una buena calidad de los servicios de la concejala es fundamental e imprescindible que cada puesto de trabajo quede delimitado y que se sepa qu funciones son las que desempea el ocupante del

Anlisis y descripcin de puestos de trabajo en la administracin local.Jos Carrasco Carrasco32

puesto de trabajo, para evitar duplicidades de funciones, aglomeracin de trabajo, etc., todo lo que conlleva no tener claro las funciones de los puestos de trabajo, ello puede ocurrir cuando acceden a trabajar personas de nueva incorporacin que no tienen claras sus funciones y se encuentran perdidas en sus quehaceres diarios, teniendo definidos las descripciones de puestos de trabajo esto no ocurrira, entre otras cosas.

Por eso el primer paso en una carta de servicios es crear un equipo de trabajo que plantee prioridades y problemas de gestin del servicio y que al mismo tiempo sea capaz de generar las soluciones pertinentes. Posteriormente hay que sealar cuales son nuestros servicios, es decir Qu hago yo?, por lo que hay que ser capaces de plantear esta cuestin de forma clara y delimitar bien nuestro alcance, puesto que a partir de aqu se trabajar en los objetivos, su consecucin y cuales son los indicadores que medirn los logros conseguidos.

En suma la carta de servicio constituye un compromiso entre la Administracin Pblica Local y los Ciudadanos, que entre otras cosas la que aqu nos interesa es que ayuda a disear y modificar los procesos de trabajo para mejorar el servicio ofrecido.

CAPITULO VIII

ANLISIS DE LA INFORMACIN Y ELABORACIN DE UN BORRADOR DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS DE TRABAJO.

Una vez que hemos recopilado toda la informacin en bruto, ha correspondido al equipo tcnico realizar una labor de anlisis de las respuestas obtenidas en la realizacin de las ent