enlace a3eco y a3erp - wordpress.com · 2011. 11. 29. · 1 enlace a3eco y a3erp introducciÓn...
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ENLACE a3eco Y a3ERP
INTRODUCCIÓN
Cuando una empresa de a3ERP está enlazada con a3eco, se activan una serie de mecanismos de
sincronización que permiten, lo siguiente:
Compartir los datos fiscales e identificativos de las fichas de empresa.
Utilizar el plan contable de a3eco
Compartir los datos fiscales de clientes, proveedores y organizaciones, de la facturación.
Gestión de tesorería de a3ERP
Contabilizar de forma online en a3eco las facturas y movimientos de cartera de a3ERP.
Analítica de a3eco
CONFIGURACIÓN ENLACE
A continuación se detallan los pasos a realizar para enlazar ambas aplicaciones.
Configurar enlace desde a3ERP
Validación usuario desde a3eco
Sincronización inicial
CONFIGURAR ENLACE DESDE a3ERP
Al arrancar la aplicación, se realizarán las siguientes comprobaciones con el fin de determinar si
la aplicación de a3ERP está sincronizada con a3eco.
En caso de que si está instalada en el gestor de empresas, tendremos el botón para acceder a la
configuración.
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RELACIÓN EMPRESAS a3ERP – a3eco
TIPO CONTABLE
Una empresa de a3ERP se sincroniza con otras de a3eco mediante los tipos contables que tengan
definidos. El esquema sería el siguiente:
a3ERP será el encargado de relacionar las empresas del entorno a3ERP-a3eco. Actualmente,
cada empresa del a3ERP se podría relacionar con una empresa/instalación de a3eco.
La opción que permite relacionar empresas, se denomina „Configuración enlace a3eco / a3con‟.
Se deberán seguir una serie de reglas para enlazar empresas entre las dos aplicaciones.
Básicamente, las empresas deberán ser iguales en los siguientes aspectos:
Número de identificación fiscal.
Período inicio contable, caso de empresas tipo „Impuesto de Sociedades‟.
Nivel del plan contable; en a3eco todos los ejercicios de la empresa deberán tener el
mismo.
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No se permitirá asociar una empresa de a3eco con más de una empresa de a3ERP. Sin embargo,
una empresa a3ERP podrá estar conectada, mediante los tipos contables, más de una vez con la
misma empresa de a3eco.
VALIDACIÓN USUARIO DESDE a3eco
Para relacionar los usuarios entre las dos aplicaciones, se utilizará un mapeo que consistirá en
informar el usuario y contraseña de a3ERP asociado a cada usuario de a3eco que lo precise.
Para ello, dentro de la ventana de mantenimiento de usuarios, se añadirá un nuevo botón -que
aparecerá únicamente si la instalación está sincronizada con a3ERP-, con el texto “a3ERP”, desde
el que se accederá a una nueva ventana en la que informar usuario y contraseña.
SINCRONIZACIÓN INICIAL
En el asistente, el siguiente paso será sincronizar los datos en una u otra dirección, en función de
que aplicación es la que tiene los datos iniciales.
Automáticamente se darán de alta las fichas de clientes/proveedores así con el plan contable.
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OPERATIVA
SELECCIÓN DEL TIPO CONTABLE
Todas las operaciones de acceso al plan contable de a3eco irán precedidas de una ventana de
selección del tipo contable. De este modo se indica a qué empresa y ejercicio de a3eco se
accede. La ventana indicada tendrá el siguiente aspecto:
La selección se puede dejar fijada mediante el check „Recordar selección actual para la sesión‟.
Si deseamos cambiar la selección de tipo contable, buscaremos la opción „Selección de empresa
a3eco/a3con por defecto‟.
PLAN CONTABLE
En empresas sincronizadas, el mantenimiento del plan contable se realizará desde a3eco. A pesar
de ello, desde a3ERP se podrán crear, modificar y eliminar cuentas, pero en realidad dichas
acciones se realizarán por a3eco.
Las modificaciones realizadas en a3eco, se notificarán a a3ERP, con el objetivo de tener
replicado en facturación el plan contable.
En a3eco, la modificación o alta de una cuenta afecta a todos los ejercicios contables de las
empresas asociadas con la sincronizada de a3ERP.
MODIFICACIÓN Y ALTA DE CUENTA
Al dar de alta o modificar una cuenta, quedará actualizada también en a3ERP:
Si a3ERP actualiza los datos, se procederá a actualizar la cuenta en todos los ejercicios y
empresas de a3eco asociadas con la de a3ERP.
Si a3ERP no puede actualizar los datos, se mostrará el error devuelto y además, no se
modificará o creará la cuenta.
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BORRADO DE CUENTAS
Al borrar una cuenta, tanto si tiene o no datos fiscales asociados, se procederá del siguiente
modo:
Se verificará que la cuenta no tenga saldo en ninguna de las empresas y ejercicios
asociados con la sincronizada de a3ERP.
Si a3eco permite borrar la cuenta, se notificará a a3ERP, para que proceda a borrar la
cuenta.
Si a3ERP borra la cuenta, se procede a borrar, dentro de a3eco, la cuenta en todas las
empresas y ejercicios asociados con la empresa sincronizada de a3ERP.
Si a3ERP no puede borrar la cuenta, se mostrará el error y no se borrará la cuenta.
CAMBIO EN NIF ASOCIADO A CUENTA
Al actualizar una cuenta, si se detecta cambio entre el NIF cargado y el que se va a guardar, se
realizarán las siguientes acciones:
Se notificará a a3ERP, para que actualice el NIF y los datos fiscales en los clientes y
proveedores, además de en las organizaciones asociadas.
Si a3ERP ejecuta correctamente los cambios, a3eco procederá a realizar el cambio en
todas las empresas y ejercicios sincronizados con la empresa de a3ERP.
Si a3ERP no puede actualizar los datos, se mostrará el error no se realizarán los cambios.
SELECCIÓN DE CUENTAS
El mantenimiento del plan contable, así como la selección de las cuentas, aún siendo desde
a3ERP, se accede a la ventana de alta de cuentas situados en la empresa, actividad y ejercicio de
a3eco seleccionado en a3ERP.
Para acceder a la selección de cuentas, se utilizará el botón „F12‟ o la lupa asociada a la cuenta.
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CREACIÓN CUENTAS EN ALTA DE CLIENTES Y PROVEEDORES
Al aceptar la creación de un cliente o proveedor, se nos solicitará un nuevo código para asignarle.
Por defecto, el código propuesto será el del último más uno.
El código asignado al cliente o proveedor se utilizará para generar las diferentes cuentas
asociadas a la ficha. De ese modo, las cuentas creadas para el cliente o proveedor finalizarán con
el código asociado al cliente o proveedor.
Para cada una de las cuentas, a excepción de la primera y siempre y cuando el cliente o
proveedor no sea genérico, en cuyo caso funcionará como el resto, se seguirá el siguiente
procedimiento:
Se tomará el prefijo asociado más el código de cliente o proveedor, notificando a a3eco,
para crear la cuenta resultante.
Si la cuenta no existe en a3eco, se creará con la descripción indicada por a3ERP.
Si la cuenta existe, se creará con la descripción indicada por a3ERP.
Las cuentas creadas en a3eco, a su vez, serán también creadas en
CONCEPTOS DE CUENTA FISCAL
A la primera cuenta de la ficha de cliente o proveedor, en caso de no ser una ficha genérica, se
le asociará en a3eco el NIF que tenga la ficha.
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En el tratamiento de las funciones de a3eco, la codificación de la cuenta fiscal tiene una serie
de matices a la hora de generarse. Paso a exponerlos:
Si la cuenta no existe, se generará asociándole el NIF indicado por a3ERP.
Si la cuenta existe:
Se dejará la misma si el NIF de la ficha de cliente o proveedor coincide con el de la
cuenta existente.
Se buscará un nuevo código de cuenta, tomando la última cuenta más uno del
prefijo de cliente o proveedor.
CLIENTE/PROVEEDOR GENÉRICO
Un cliente o proveedor genérico es aquél que no tiene datos fiscales asociados. Para ello se deberá marcar la casilla ‘Genérico’, dentro de la pestaña ‘Otros’.
Un cliente o proveedor genérico no tiene NIF asociado; al crear la factura se solicitará la
cumplimentación de los datos fiscales, siendo éstos propios de cada factura.
Al contabilizar la factura sobre a3eco, con un cliente o proveedor genérico, se realizarán las
siguientes acciones:
Se creará la ficha de „Cliente/Proveedor‟ con los datos fiscales informados en la factura.
La factura se marcará con datos fiscales particularizados. Es decir, el NIF de la pestaña de IVA
será modificable y no corresponderá con el de la cuenta.
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DESDE a3eco
CARTERA
La cartera de cobros y pagos se gestionará íntegramente desde a3ERP.
Los vencimientos sólo se podrán generar desde las facturas introducidas en a3ERP. Por tanto, las
facturas introducidas desde a3eco no generarán nada en la cartera.
Todos los cambios detallados en los siguientes puntos, sólo afectan a empresas sincronizadas.
DESACTIVADO TESORERÍA
En la ficha de empresa, la casilla „Tesorería‟ estará siempre activada, pero no se podrá
modificar; la casilla se dejará desactivada.
DESACTIVADO VENCIMIENTOS
En la ficha de cuentas, se deshabilitarán las opciones correspondientes con vencimientos, dado
que toda la generación se realizará desde el a3ERP.
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CONSULTA VENCIMIENTOS DESDE FACTURA
Desde la consulta y edición de apuntes, el botón „Vtos.‟ mostrará los vencimientos asociados a la
factura posicionada.
Al salir de la ventana de vencimientos, se devolverá el control al diario y se mostrará la pestaña
de IVA. Este comportamiento diferirá del actual, pero viene provocado por (la ubicación de los
vencimientos) estar los vencimientos fuera de la ventana de diario.
CONSULTA FACTURA a3ERP
En el diario de a3eco, al posicionarse sobre cada factura, se mostrará o no, dependiendo de si el
origen es de a3ERP, un botón con el texto “a3ERP”. El esquema sería el mostrado en la siguiente
imagen:
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La activación del botón “ERP”, se realizará verificando si el apunte posicionado tiene origen en
una factura del a3ERP. a3eco guardará en un fichero auxiliar la información relativa al origen del
apunte, información que se recibe al generar el a3ERP los asientos en a3eco.
CONSULTA ASIENTOS POR ORIGEN
Al entrar en la búsqueda del diario se podrán consultar los apuntes generados desde a3ERP.
DESDE a3ERP
APUNTES EN a3eco
La generación del asiento contable asociada a la factura se realiza al guardarla. De mismo modo,
cualquier modificación en la factura provoca que se genere de nuevo el asiento.
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BLOQUEO PERÍODOS
a3eco consultará si una empresa, ejercicio, actividad y período determinado está o no
bloqueado. Se verificarán los siguientes bloqueos:
Bloqueo del período contable: ver opción „Estadísticas‟ en ficha de empresa.
Bloqueo por presentación del modelo 340: al igual que los diarios de a3eco, no se
permitirá contabilizar en períodos con modelo 340 liquidado.
Se utilizará dependiendo de la acción a realizar sobre el asiento contable asociado a la factura:
Al borrar o crear una factura: se comprobará si está bloqueado el período asociado a la
fecha del asiento.
Al modificar una factura: se comprobará si está bloqueado el período asociado a la fecha
original del asiento, caso de que se haya producido un cambio, y el período asociado a la
fecha actual sobre la que contabilizar.
DESLIGAR ASIENTOS
En la aplicación de facturación a3ERP, se puede configurar, a nivel de perfil de usuario, si se
puede desligar o no el asiento asociado a un documento.
Por requerimientos funcionales, se precisa que en la contabilidad a3eco se actúe del mismo
modo. Por tanto, y siendo el único punto de confidencialidad que se comparte entre ambas
aplicaciones, al arrancar a3eco se solicitará a a3ERP.
Para configurar los permisos en a3ERP, seguir los siguientes pasos:
Entrar en la opción „Seguridad a3ERP‟.
Entrar en el perfil asociado a nuestro usuario; por defecto „Invitado‟.
Entrar en „Permisos de perfil‟.
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DEFINICIÓN TIPOS DE IVA
Al definir los tipos de IVA, se informan las cuentas de IVA repercutido y soportado que se utilizan
en la contabilización de facturas. En un escenario de integración con a3eco, las cuentas de IVA
se configuran exclusivamente en contabilidad.
En el fichero de tipos de IVA, no se muestran las pestañas „IVA Repercutido‟ e „IVA Soportado‟.
CONTABILIZACIÓN
CONTABILIZACIÓN AUTOMÁTICA FACTURA
La generación de facturas o los movimientos de cartera, generan, por defecto, los asientos
contables asociados.
En empresas sincronizadas, se activa la contabilización automática siempre. Por tanto, no se
mostrarán las casillas de configuración tanto en datos generales como en la factura.
FECHA FACTURA/FECHA ASIENTO
En la cabecera de la factura, se informa la fecha de factura y la fecha de asiento. La
correspondencia se detalla en la siguiente imagen:
El campo fecha corresponde a la fecha de expedición y el campo fecha contable a la fecha de
asiento. La fecha de operación, en a3eco, corresponderá siempre con la fecha de asiento.
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TIPO CONTABLE
Mediante el tipo contable, se determina la empresa y, en caso de „Persona Física‟, la actividad de
a3eco donde contabilizar. El cambio de tipo contable en la factura implica volver a contabilizar
la factura.
SERIE/NÚMERO DE FACTURA
En a3ERP, para utilizar una serie en la factura se debe definir en la opción „Series‟. Su tamaño
puede ser de hasta 8 posiciones.
El número de factura se determina automáticamente, correlativo a la serie informada, al guardar
la factura o cambiar la serie. Su longitud es de unos 15 caracteres numéricos. El usuario puede
cambiar el número.
Cualquier cambio en la serie o número de factura provoca que se contabilice de nuevo.
Para determinar el número de factura y documento de a3eco, de 10 posiciones, se toma la serie
más separador “/”, si estuviera definida, más el número de factura formateado con ceros por la
izquierda. Si la longitud resultante supera la permitida por a3eco, se mostrará un mensaje
informativo indicando tal circunstancia.
CASILLA ANTICIPO
Las facturas marcadas con la casilla „Anticipo‟, utilizan como cuenta de ventas o compras la
indicada a tal efecto en las respectivas fichas.
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En la factura de anticipos no se podrán usar artículos con stock (ver casilla „Afecta a stock‟ en
pestaña „General‟ del artículo). Esta restricción, por otro lado totalmente lógica, implica las
siguientes validaciones:
No permitir activar la casilla „Anticipo‟ si existe algún artículo introducido que afecta a
stock.
No permitir incluir un artículo que afecta stock si está activada la casilla „Anticipo‟.
CASILLA RECTIFICATIVA SUSTITUTIVA
En a3ERP esta casilla sólo sirve para realizar cambios formales de la factura. Además, este tipo
de facturas no generan reflejo contable, aunque que dentro de a3ERP, sí aparece en los libros
registro.
Al obtener los os libros registros desde la contabilidad, es imprescindible llevar la factura a
a3eco. En a3eco, este tipo de facturas se contabilizan sin importe, dado que sólo deben
registrarse para los libros. Una factura rectificativa por cambios formales quedaría del siguiente
modo:
En a3eco, se traspasa el número de factura origen a rectificar.
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CUENTAS DE VENTAS/COMPRAS
La contrapartida del cliente o proveedor se configura para cada línea de detalle introducida.
Al contabilizar, se detallarán todas las cuentas utilizadas en el detalle de factura agrupadas por
sus porcentajes de IVA asociados.
TIPO DE OPERACIÓN
El tipo de operación determina, a nivel de cada factura, el tratamiento fiscal que debe aplicarse.
A cada tipo se le indica la naturaleza de la operación, que dependerá de si son facturas de venta
o de compra, y si se aplica IVA, Recargo o IGIC.
Al detalle del tipo de operación se accede mediante la tecla F11.
En los apartados referentes a las facturas de ventas y compras se detallan las equivalencias entre
las operaciones de a3ERP con respecto a las de a3eco.
A continuación, se detallan los elementos que intervienen en la contabilización de la factura de
a3ERP sobre a3eco.
TIPO DE FACTURA
El tipo de factura determina, a efectos de a3eco, si la factura es expedida, recibida o de bien de
inversión. Los tipos varían según la factura, si es de ventas o de compras.
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TIPO DE IRPF/CLAVE/SUBCLAVE
La retención sólo afecta a las facturas de compra y, desde a3ERP, sólo se puede contabilizar
sobre el modelo 180 y 190. Las equivalencias entre la facturación y la contabilidad se detallan en
el punto referente a las facturas de compra.
CASILLA ARRENDAMIENTO
Tener activada la casilla no implica nada especial en el asiento contable.
Por otro lado, desde el ejercicio 2010, es obligatorio llevar al modelo 347 las facturas de
arrendamiento que tiene retención.
EQUIVALENCIAS a3ERP-a3eco
TIPOS DE OPERACIÓN
VENTAS
En el siguiente cuadro, se detallan los tipos de operación y su equivalente en a3eco:
a3ERP a3eco Observaciones
Operación Modelo
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Operaciones interiores no sujetas Operación -1-
347
Operaciones exentas sin derecho a
deducción
Operación -
2-
347 Esta operación siempre será exenta.
Entregas intracomunitarias Operación -
3-
349-Bienes Esta operación siempre está exenta.
Exportaciones Operación -
6-
Esta operación siempre está exenta.
Otras operaciones exentas con
derecho a deducción
Operación -
1-
347 Esta operación siempre está exenta.
Op. No sujetas por aplicación de
reglas de localización
Operación -
1-
347 Esta operación siempre está exenta.
Otras operaciones no sujetas Operación -
7-
347 Esta operación siempre está exenta.
Las operaciones con fondo gris deberían revisarse entre los equipos de a3eco y a3ERP. En
principio, los cambios que han de realizarse serían los siguientes:
Otras operaciones exentas con derecho a
deducción
La operación debería ser la 9.
Op. No sujetas por aplicación de reglas de
localización.
Nota: se debería consensuar el significado de la
operación, a efectos de saber si corresponde con
las operaciones 4 y 8 de a3eco.
La operación puede ser la 4 o la 8 y, además, se puede
marcar el modelo 347, 349B y 349S.
Otras operaciones no sujetas Será operación 7 u 8 en función de si tiene o no
repercusión fiscal.
Quedaría pendiente de estudio incluir algunas operaciones de a3eco no soportadas por a3ERP:
Entregas intracomunitarias triangulares.
Operaciones con Canarias, Ceuta y Melilla.
COMPRAS
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a3ERP a3eco – Oper. a3eco – Modelo Observaciones
Operaciones interiores -1- 347
Adquisiciones intracom. -3- 349-Bienes
Inversión del sujeto pasivo -4- 347
Importaciones, agentes de
aduanas
-1- 347
Compensaciones agrarias -2- 347 Se aplican tipos de IVA
especiales: 8,5 y 10.
Operaciones no sujetas Operación -1- 347 Esta operación siempre está
exenta.
Las operaciones con fondo gris deberían revisarse entre los equipos de a3eco y a3ERP. En
principio, los cambios que han de realizarse serían los siguientes:
Adquisiciones intracom. Se puede enviar al 349 de bienes como al de servicios. a3ERP debe
determinar de qué forma distingue bienes de servicios.
Inversión del sujeto pasivo. Se puede enviar al 347 como al 349 de servicios.
Importaciones, agentes de aduanas Está operación en a3eco se combina con una operación -6-, por el
importe de la importación exenta de IVA, más una operación -1-
correspondiente a la factura de aduana.
Además, si entendemos que la factura corresponde a la de aduana,
el proveedor de la factura correspondería al aduanero. Por tanto,
se requiere enviar el número de DUA y la cuenta del proveedor (ver
ventana de ampliación en las facturas de a3eco)
Quedaría pendiente de estudio incluir algunas operaciones de a3eco no soportadas por a3ERP:
IVA no deducible.
Adquisiciones intracom.de servicios.
TIPOS DE FACTURA
VENTAS
En el siguiente cuadro, se detallan los tipos de factura y su equivalente en a3eco:
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a3ERP a3eco
Otras entregas de bienes y pres. servicios Factura expedida
Entrega de bienes inmuebles y oper. Finan. Factura expedida
Entrega de bienes de inversión Factura expedida
La retención sólo afecta a las facturas de compra y, desde a3ERP, sólo se puede contabilizar
sobre el modelo
COMPRAS
En el siguiente cuadro, se detallan los tipos de factura y su equivalente en a3eco:
a3ERP a3eco
Bienes corrientes Factura recibida
Servicios corrientes Factura recibida
Bienes de inversión Factura bien de inversión
Al contabilizarse una factura tipo „Bien de Inversión‟, no se abrirá la ficha de bien de inversión
asociada al apunte; deberá ser el usuario, desde el apunte en a3eco, el encargado de generar la
ficha.
TIPO DE IRPF
En el siguiente cuadro, se detallan los tipos de IRPF y su equivalencia en a3eco:
a3ERP a3eco Observaciones
Ninguna
IRPF Modelo 110/111 Modelo 190 Requiere clave y subclave. a3ERP sólo soporta dinerario.
IRPF Modelo 115/180 Modelo 180 a3ERP sólo soporta dinerario.
Otros modelos
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MODELO 190
En el siguiente cuadro, se muestran todas las claves y subclaves soportadas por facturación y el
funcionamiento en a3eco:
Claves a3ERP a3eco
F – Subclaves 01 y 02 Soporta sólo subclave 02
G – Subclaves 01, 02 y 03 Soporta todo.
H – Subclaves 01, 02, 03 y 04 Soporta todo.
I – Subclaves 01 y 02 No soporta la clave.
J – No tiene subclaves. No soporta la clave.
K – Subclaves 01 y 02 No soporta la clave.
Las claves y subclaves no soportadas, al generar la factura en a3eco se llevarán sin impreso.
DEDUCIBLE/NO DEDUCIBLE
En el detalle de entrada de la factura, se informa si la partida se considera IVA deducible o no
deducible. A efectos de la operación en a3eco, la parte deducible dependerá del tipo de
operación. La parte no deducible se considera siempre operación 7 (IVA no deducible).
PRORRATA
Existen diferencias en el modo de aplicar la prorrata entre a3ERP y a3eco.
En a3ERP la prorrata se puede aplicar a nivel de detalle y a nivel de factura.
En a3eco la prorrata se aplica sobre la toda la factura. Además, se diferencia entre dos
tipos: general, que se aplica sobre todas las facturas; y especial, que se aplica o no sobre
la factura dependiendo de si se le debe aplicar o no.
Para que la facturación y la contabilidad, en un escenario de sincronización, funcionen del mismo
modo, se realizarán las siguientes adaptaciones en el a3ERP:
A nivel general: no se podrá configurar prorrata a nivel de detalle (ver campo „Carácter
cuota‟ en pestaña „Líneas‟).
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Para prorrata general: no se podrá configurar prorrata a nivel de factura (ver campo
„Carácter cuota‟ en pestaña „Pie‟).
Para prorrata especial: se podrá configurar prorrata a nivel de pie, adaptando la
generación de asientos sobre a3ERP para indicar si a la factura se le aplica o no.
IMPORTAR/EXPORTAR
En empresas sincronizadas entre a3ERP y a3eco, no se permitirá la importación de datos en
aquellas empresas que estén sincronizadas.
Importar/Exportar/Excel: Al marcar cualquier opción de selección, se comprobará si la
empresa está sincronizada, mostrándose un mensaje, indicando el motivo por el que no se
deja importar, en caso de estar la empresa sincronizada.
Enlace contable: Al situarnos en una empresa, se comprobará si la empresa está
sincronizada, no se podrá realizar la operación, dando un mensaje de aviso.