enero 2004 criterios generales para la elaboraciÓn de reglas de operaciÓn de programas
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Enero 2004
CRITERIOS GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE REGLAS DE OPERACIÓN DE PROGRAMAS
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Estructura Reglas de Operación 2003
1.Presentación2.Antecedentes3.Objetivos
3.1 Generales3.2Específicos
4.Lineamientos Generales4.1 Cobertura4.2 Población Objetivo4.3Características de los Apoyos
4.3.1 Tipo de Apoyo4.3.2 Monto del Apoyo
4.4 Beneficiarios4.4.1 Criterios de Selección
4.4.1.1 Elegibilidad (Requisitos y Restricciones)4.4.1.2 Transparencia (Métodos y Procesos)
4.4.2 Derechos y Obligaciones4.4.3 Causas de Incumplimiento, Retención, Suspensión de Recursos y, en su caso, Reducción en la Ministración de Recursos
5.Lineamientos Específicos5.1 Coordinación Institucional
5.1.1 Instancia(s) Ejecutora(s)5.1.2 Instancia(s) Normativa(s)5.1.3 Instancia(s) de Control y Vigilancia
6.Mecánica de Operación6.1 Difusión6.2 Promoción6.3 Ejecución
6.3.1 Contraloría Social (participación social)6.3.2 Acta de Entrega Recepción 6.3.3Operación y Mantenimiento
7.Informes programático-presupuestarios7.1 Avances Físicos-Financieros7.2 Cierre de ejercicio
8. Evaluación8.1 Interna8.2 Externa
9. Indicadores de Resultados10. Seguimiento, Control y Auditoría
10.1 Atribuciones10.2 Objetivo10.3 Resultados y Seguimiento
11. Quejas y Denuncias11.1 Mecanismo, Instancias y Canales
ANTECEDENTES
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1.Presentación2.Antecedentes3.Objetivos
3.1 Generales3.2Específicos
4.Lineamientos Generales4.1 Cobertura4.2 Población Objetivo4.3Características de los Apoyos
4.3.1 Tipo de Apoyo4.3.2 Monto del Apoyo
4.4 Beneficiarios4.4.1 Criterios de Selección
4.4.1.1 Elegibilidad (Requisitos y Restricciones)4.4.1.2 Transparencia (Métodos y Procesos)
4.4.2 Derechos y Obligaciones4.4.3 Causas de Incumplimiento, Retención, Suspensión de Recursos y, en su caso, Reducción en la Ministración de Recursos
5.Lineamientos Específicos5.1 Coordinación Institucional
5.1.1 Instancia(s) Ejecutora(s)5.1.2 Instancia(s) Normativa(s)5.1.3 Instancia(s) de Control y Vigilancia
6.Mecánica de Operación6.1 Difusión6.2 Promoción6.3 Ejecución
6.3.1 Contraloría Social (participación social)6.3.2 Acta de Entrega Recepción 6.3.3Operación y Mantenimiento
7.Informes programático-presupuestarios7.1 Avances Físicos-Financieros7.2 Cierre de ejercicio
8. Evaluación8.1 Interna8.2 Externa
9. Indicadores de Resultados10. Seguimiento, Control y Auditoría
10.1 Atribuciones10.2 Objetivo10.3 Resultados y Seguimiento
11. Quejas y Denuncias11.1 Mecanismo, Instancias y Canales
Análisis de Revisión de la Estructura
Proceso
ANTECEDENTES
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Nueva Estructura de las Reglas de Operación- 2004
1.Introducción
2.Objetivos
2.1.Generales
2.2.Específicos
3.Lineamientos
3.1.Cobertura
3.2.Población Objetivo
3.3.Beneficiarios
3.3.1.Requisitos
3.3.2.Procedimiento de selección
3.4.Características de los apoyos (tipo y monto)
3.5.Derechos, Obligaciones y Sanciones
3.6. Participantes
3.6.1.Ejecutor (es)
3.6.2. Instancia Normativa
3.7 Coordinación institucional
4.Operación
4.1.Proceso
4.2.Ejecución
4.2.1.Avances físicos financieros
4.2.2.Acta de Entrega-Recepción
4.2.3.Cierre de ejercicio
4.2.4.Recursos no devengados
5.Auditoria, Control y Seguimiento
6.Evaluación
6.1.Interna
6.2.Externa
7.Transparencia
7.1.Difusión
7.2.Contraloría Social
8.Quejas y Denuncias
VIGENTE PARA 2004
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Introducción
Se refiere a la problemática especifica que se atiende con la operación del Programa, para lo cual se contestan las siguientes preguntas:
Lo anterior no deberá exceder media cuartilla
Incluir a continuación glosario de términos y definiciones
¿ El por qué del programa?
¿ Para qué del programa? y
¿Hacia quién va dirigido?
VIGENTE PARA 2004
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Objetivos
Son enunciados que establecen el propósito del programa en términos de su impacto económico o social y que responden a procesos de planeación de largo plazo.
El enunciado inicia con un verbo en infinitivo.
Sólo en programas que tengan varios subprogramas se podrá establecer un objetivo general por subprograma.
Objetivos Generales
VIGENTE PARA 2004
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Objetivos
Son enunciados que establecen lo que se desea alcanzar con el Programa. Inician con un verbo en infinitivo.
Los objetivos específicos son concisos, alcanzables y medibles. Su consecución asegura el logro del objetivo general.
Asimismo, se alinean con los indicadores de resultados establecidos por el programa.
Cada objetivo general tiene objetivos específicos.
Objetivos Específicos
VIGENTE PARA 2004
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Lineamientos
Se refiere al ámbito geográfico de aplicación del Programa.
Puede ser: nacional, regional o estatal (indicará, en su caso, las características de las regiones, municipios o localidades que abarca).
Cobertura
VIGENTE PARA 2004
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Lineamientos
Población Objetivo
Especifica las características de la población a la que va dirigido el programa. Entendiéndose por población las organizaciones, personas, etc.
En caso de haber exclusiones, deberán señalarse expresamente.
Nota: cuando la población objetivo sean personas, se deberán especificar las principales características sociodemográficas que sean relevantes.
VIGENTE PARA 2004
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Lineamientos
Beneficiarios
Requisitos.
Son las condiciones que deberán cumplir los solicitantes para tener acceso a los beneficios del Programa.
Dependiendo de la naturaleza del Programa los requisitos pueden establecerse para municipios, proyectos, organizaciones y/o personas.
VIGENTE PARA 2004
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Lineamientos
Beneficiarios
Requisitos.
También deberá señalarse expresamente lo siguiente:
• Nombre del trámite
• Casos/supuestos en los que se puede realizar el trámite
• Medio de presentación del trámite (escrito libre, oral, formato, etc.)
• Datos que debe contener la solicitud y documentos anexos
• En caso de que se requiera formato deberá incluirse en las reglas de operación como anexo y deberá ajustarse a las indicaciones presentadas en el anexo de este instructivo.
VIGENTE PARA 2004
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Lineamientos
Beneficiarios
Procedimiento de Selección.
Este apartado se incluye en el caso de que los solicitantes, además de cumplir con los requisitos, deban pasar por un proceso de selección para ser beneficiarios del Programa y dicho proceso se enunciará de manera general.
Deberán establecerse los criterios de selección de manera precisa, clara, mesurable y objetiva.
El proceso de selección deberá ser consistente con los objetivos de política pública.
VIGENTE PARA 2004
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Lineamientos
Características de los apoyos
Se definen los diferentes tipos de apoyo que se otorgan, en efectivo o en especie, señalando montos o unidades a entregar por beneficiario.
Lo anterior se presenta de manera simple y esquemática clasificando los tipos, los montos y las condiciones de los apoyos, por tipo de población objetivo.
VIGENTE PARA 2004
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Lineamientos
Derechos, Obligaciones y Sanciones
Se describen las facultades y compromisos que se adquieren al ser beneficiario. Anotar las sanciones que se aplicarán en caso de incumplimiento de las obligaciones.
VIGENTE PARA 2004
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Lineamientos
Participantes
Ejecutor (es)Identifica el (los) responsable(s) de la ejecución del programa (dependencias y entidades así como sus unidades administrativas, organizaciones y personas).
Instancia Normativa
Se anota a la dependencia o entidad federal a la que le corresponde la definición de los aspectos que regulan la ejecución del Programa.
Evitar gestorías que impliquen costos o gastos para el beneficiario.
VIGENTE PARA 2004
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Lineamientos
Coordinación Institucional
La (dependencia o entidad) establecerá los mecanismos de coordinación necesarios para garantizar que sus programas y acciones no se contrapongan, afecten o presenten duplicidades con otros programas o acciones del gobierno federal.
La coordinación institucional y vinculación de acciones busca potenciar el impacto de los recursos, fortalecer la cobertura de las acciones, explotar la complementariedad y reducir gastos administrativos.
Con este mismo propósito, la __(dependencia o entidad) podrá establecer acciones de coordinación con los gobiernos de las entidades federativas, municipales y locales, las cuales tendrán que darse en el marco de las disposiciones de las presentes reglas de operación y de la normatividad aplicable.
VIGENTE PARA 2004
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Operación
Proceso
Es la descripción cronológica y genérica de las etapas que se deben seguir en la ejecución del programa identificando actores y tiempos.
Describe de manera clara y precisa los pasos que sigue el beneficiario desde su solicitud de ingreso hasta que recibe el apoyo, y en su caso , la entrega de reportes sobre el ejercicio de apoyos recibidos.
“Para los efectos de control interno la dependencia o entidad normativa expedirá el manual de procedimientos correpondiente a cada programa, que en ningún caso podrán establecer obligaciones o requisitos adicionales a los establecidos en las Reglas de Operación”.
VIGENTE PARA 2004
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OperaciónProceso
Para mejor comprensión del proceso, éste se deberá presentar en forma esquemática en tabla o flujograma.
Se deberá señalar expresamente lo siguiente:
• Área, oficina o unidad ante la cual el beneficiario deberá presentar la solicitud.• Fechas límite de presentación de solicitud.• Plazos de prevención. • Plazo máximo de resolución.
En el caso de reportes sobre el ejercicio de apoyos recibidos por los beneficiarios, sólo podrán pedirse los datos y documentos estrictamente necesarios para verificar la utilización de apoyos recibidos y estarán directamente relacionados con los objetivos del programa.
• Área, oficina o unidad ante la cual deberán ser presentado los reportes.• Fechas límite de presentación de reportes.• Casos / supuestos en los que deben presentarse los reportes.
VIGENTE PARA 2004
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Operación
Ejecución
Avances Físicos y Financieros.
“La instancia ejecutora formulará trimestralmente el reporte de los avances físicos y financieros de las obras y/o acciones bajo su responsabilidad, que deberá remitir a __________________ durante los 15 días hábiles posteriores a la terminación del trimestre que se reporta, de acuerdo al formato anexo a las presentes reglas. Invariablemente, la dependencia ejecutora deberá acompañar a dicho informe con la explicación de las variaciones entre el presupuesto autorizado, el modificado, el ejercido y el de metas.
Esta información permitirá conocer la eficiencia de la operación del programa en el periodo que se reporta, y será utilizada para integrar los informes institucionales correspondientes.
Será responsabilidad de la dependencia federal normativa concentrar y analizar dicha información, para la toma oportuna de decisiones”.
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Operación
Acta de Entrega - Recepción.
Ejecución
“Para cada una de las obras terminadas o acciones entregadas por los ejecutores, se elaborará una acta de entrega - recepción. En la entrega deberán participar y suscribir el acta: la dependencia ejecutora de la obra o acción, el orden de gobierno y/o la comunidad beneficiada. A dicho acto, deberán invitarse oportunamente al Órgano Estatal de Control y a las autoridades Municipales.
De conformidad con el acta de entrega - recepción, la comunidad o el orden de gobierno que recibe las obras o acciones, deberá hacer explícito en el acta el compromiso de vigilar su adecuada operación y darle el mantenimiento correspondiente.
De presentarse alguna irregularidad en la obra o acción, quien la reciba, podrá firmar el acta de manera condicionada, y anotar en ella las razones de dicha inconformidad. Además se indicarán los plazos acordados para solventar las observaciones a que dé lugar dicha inconformidad.
El acta de entrega - recepción forma parte del expediente de la obra o acción y constituye la prueba documental que certifica la existencia de la obra o acción. Es responsabilidad de la dependencia ejecutora su resguardo”.
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Operación
Cierre del Ejercicio.
Ejecución
““La dependencia ejecutora integrará el cierre de ejercicio programático presupuestal La dependencia ejecutora integrará el cierre de ejercicio programático presupuestal anualanual,, de acuerdo al formato anexo de acuerdo al formato anexo. Lo remitirá. Lo remitirá en documento y medios magnéticos a en documento y medios magnéticos a más tardar el último día hábil de enero del ejercicio fiscal de 2005más tardar el último día hábil de enero del ejercicio fiscal de 2005,, a la dependencia o a la dependencia o entidad federal normativa, y aentidad federal normativa, y a la Secretaría de la Función Públicala Secretaría de la Función Pública,, a través del Órgano a través del Órgano Estatal de Control.Estatal de Control.
Será responsabilidad de la dependencia federal normativa Será responsabilidad de la dependencia federal normativa concentrarconcentrar y analizar dicha y analizar dicha información, así como solicitar a la dependencia ejecutora las aclaraciones a que información, así como solicitar a la dependencia ejecutora las aclaraciones a que haya haya lugar.lugar. EEn caso de incumplimiento de este informen caso de incumplimiento de este informe,, notificar notificar a a la Secretaría de la la Secretaría de la Función Pública a más tardar el último día hábil de febrero deFunción Pública a más tardar el último día hábil de febrero del próximo año”l próximo año”..
VIGENTE PARA 2004
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Operación
Recursos no devengados
Ejecución
““Los recursos que no se destinen a los fines autorizados y los no devengados al Los recursos que no se destinen a los fines autorizados y los no devengados al ___día_____día__ de de ___mes_____mes__ de cada año, deberán ser reintegrados inmediatamente a la de cada año, deberán ser reintegrados inmediatamente a la Tesorería de la Federación”.Tesorería de la Federación”.
Nota: Para este efecto deberán considerarse los siguientes escenarios:
1) Para los programas operados por las dependencias y entidades federales el reintegro será al 31 de diciembre de cada año.2) En los programas en los que los beneficiarios son los estados y municipios (como el PAFEF y el FIES) se considerarán las fechas que establecen los lineamientos específicos que emite la dependencia normativa.3) En aquellos programas en los que las entidades federativas son intermediarias para hacer llegar los recursos a la ciudadanía, y éstos son radicados durante el tercer trimestre del año, éstos podrán seguirse ejerciendo hasta el mes de enero del siguiente año.4) De existir programas en los que la dependencia normativa emita lineamientos específicos, deberá respetarse las fechas que se estblezcan.
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Auditoría, Control y Seguimiento
““LLos recursos os recursos que la federación otorga para este programaque la federación otorga para este programa podrán ser podrán ser revisados revisados por la Secretaría de la Función Pública, a través de la Dirección por la Secretaría de la Función Pública, a través de la Dirección General de Operación Regional y Contraloría Social, y en su casoGeneral de Operación Regional y Contraloría Social, y en su caso,, por la por la Unidad de Auditoría GubernamentalUnidad de Auditoría Gubernamental de los Órganos Internos de Control en de los Órganos Internos de Control en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal y/o las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal y/o Auditores Independientes contratados para tal efecto, en coordinación con Auditores Independientes contratados para tal efecto, en coordinación con los Órganos Estatales de Controllos Órganos Estatales de Control; la Secretaría de Hacienda y Crédito ; la Secretaría de Hacienda y Crédito Público; la Auditoría Superior de la Federación y demás instancias que en Público; la Auditoría Superior de la Federación y demás instancias que en el ámbito de sus respectivas atribuciones resulten competentes.el ámbito de sus respectivas atribuciones resulten competentes.
Como resultado de las acciones de Como resultado de las acciones de auditoría que se lleven a cabo, la auditoría que se lleven a cabo, la instancia de control que las realiceinstancia de control que las realice mantendrá un mantendrá un seguimiento seguimiento interno que interno que permita emitir informes de las revisiones efectuadaspermita emitir informes de las revisiones efectuadas, dando principal , dando principal importancia a la atención en tiempo y forma de las anomalías detectadas,importancia a la atención en tiempo y forma de las anomalías detectadas, hasta su total solventaciónhasta su total solventación”.”.
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Evaluación
Interna (Indicadores de Resultados)
“Este apartado contendrá los instrumentos diseñados por la instancia ejecutora para monitorear el desempeño del programa. Los indicadores de resultados mostrarán: nombre, fórmula de cálculo y periodicidad con la que se obtendrán; las metas anuales se incluirán en un anexo.
De acuerdo a lo dispuesto en la fracción primera del artículo 55 del PEF 2004, se deberán incluir indicadores de resultados desagregados por sexo y por grupo de edad quinquenales, de forma que se demuestre el acceso equitativo y no discriminatorio de las mujeres e indígenas a los beneficios de los programas, así como propiciar la protección del medio ambiente y de los recursos naturales.
Los indicadores deberán estar vinculados con los objetivos específicos, de tal manera que la consecución de las metas permita el cumplimiento de éstos”.
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Evaluación
Externa
“Los resultados del Programa deberán ser evaluados por instituciones académicas y de investigación u organismos especializados, de carácter nacional que cuenten con reconocimiento y experiencia en las respectiva materia del Programa, en los términos de las disposiciones emitidas por la SHCP y la SFP. Dicha evaluación se presentará a la Comisión de Presupuesto y Cuenta Pública de la Cámara de Diputados, a la SHCP y a la SFP a más tardar el 15 de octubre de cada año, a efecto de que los resultados sean considerados, en el proceso de análisis y aprobación del Presupuesto de Egresos del siguiente ejercicio fiscal. Dicha evaluación deberá incorporar un apartado específico sobre el impacto y resultado del Programa sobre el bienestar, la equidad, la igualdad y la no discriminación de las mujeres.
Las evaluaciones de los programas será responsabilidad de la Cámara de Diputados y se realizará conforme a los dispuesto por las Comisiones Unidas para el Desarrollo Rural Sustentable”.
Nota: Según el Art. 55 inciso b del PEF 2004, los programas que inician su operación no deberán incluir en este año la evaluación de resultados, en su caso, podrá presentarse una evaluación parcial en la medida que sea factible reportar resultados.
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Transparencia
“Para garantizar la transparencia en el ejercicio de los recursos, se instrumentará la siguiente acción:
Se dará amplia difusión al Programa ______________a nivel nacional, y se promoverán similares acciones por parte de las autoridades locales. La información del Programa se dará a conocer en la página de Internet de la Dependencia ________________, pormenorizada por entidad, municipio, barrio o zona urbano - marginada, proyecto y nombre del beneficiario. Las copias de los expedientes técnicos de los proyectos estarán disponibles oportunamente para su consulta en las delegaciones o representaciones de la Dependencia”.
La papelería, documentación oficial, así como la publicidad y promoción de este Programa, deberán incluir la siguiente leyenda:
“Este Programa es de carácter público, no es patrocinado ni promovido por partido político alguno y sus recursos provienen de los impuestos que pagan todos los contribuyentes. Está prohibido el uso de este programa con fines políticos, electorales, de lucro y otros distintos a los establecidos. Quien haga uso indebido de los recursos de este programa deberá ser denunciado y sancionado de acuerdo con la ley aplicable y ante la autoridad competente”.
“La información de montos y beneficiarios deberá ser publicada en los términos de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental”.
Difusión
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Transparencia
Contraloría Social“La contraloría social estará a cargo de los miembros de la comunidad, incluidos los integrantes del Comité o instancia asociativa de beneficiarios.
Con el propósito de incorporar a la ciudadanía en el control, vigilancia y evaluación de los programas sociales, la instancia operadora promoverá la contraloría social con base en la normatividad establecida para tal efecto, fomentando acciones que transparenten la operación del programa en cuestión.
Las acciones a fomentar serán las siguientes:a) Informar a la ciudadanía acerca de los apoyos otorgados y su costo a
nivel de obra, acción, nombre de los beneficiarios, derechos y obligaciones de los mismos
b) Capacitar a los beneficiarios para que se constituyan en instancias de vigilancia y evaluación social
c) Establecer espacios de comunicación (reuniones vecinales, atención directa a beneficiarios, etc. )
d) Promover la integración de organizaciones de la sociedad civil en acciones de contraloría social
e) Instrumentar mecanismos de captación y atención de quejas y denuncias
La SFP y el OEC verificarán, en lo correspondiente, la realización de dichas acciones”.
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Quejas y Denuncias
“Las quejas y denuncias de la ciudadanía en general se captarán a través de la Contraloria Interna en _______, el Órgano Estatal de Control, si es el caso el Órgano Municipal de Control, Módulos de______, Oficinas de______, etc., vía personal, escrita, internet (mencionar la dirección), telefónica (SACTEL 01800 00 148 00 en el interior de la República ó 01 54 80 20 00 en la Cd, de México), local_________ o a los teléfonos________ de la dependencia _______”.
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CONTACTOS
PREGUNTAS Y ACLARACIONES
Favor de enviar un correo electrónico a la siguiente dirección de la Secretaría de la Función Pública:
Favor de titular el asunto como: Reglas de Operación