Armonización MECI – Sistema Integrado de Gestión del SENA

Nueva etapa de seguimiento al impacto del MECI en el SENA en el marco del Sistema Integrado de Gestión. Se basa en la encuesta ampliada a los 29 elementos MECI evaluados en 7 indicadores de alto impacto.

CENTRO SECTOR AGROPECUARIO REGIONAL RISARALDA

2013

OBJETIVOS

GENERAL: Medir la percepción del usuario frente a las acciones implementadas por el SENA en el marco del Sistema Integrado de Gestión SIG para lograr el mantenimiento y administración del Sistema de Control Interno Institucional con base en el Modelo Estándar de Control Interno MECI en concordancia con la norma técnica de calidad en el Estado NTCGP 1000, con las normas técnicas ISO 14001 Sistema de Gestión Ambiental, SySO Seguridad y Salud Ocupacional 18001 y la ISO 27001 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

Específicos: • El mejoramiento continuo, el autocontrol y la actualización permanente de la

información que sirve de soporte para esta medición.

• Constituir cada uno de los 29 elementos MECI como un servicio de información y continuar midiendo su calidad, cobertura y uso.

• El compromiso de cada uno de nosotros es responder a conciencia la encuesta y reportarnos sus observaciones y recomendaciones. Desde la OCI estaremos analizando permanentemente esta información y publicando sus resultados. Ustedes desde sus Regionales harán lo mismo y deberán constituir los Planes de Mejoramiento respectivos.

RED DE PROCESOS SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

3 7 7

TOTAL PROCESOS 17

7. Realización del Producto o

Prestación del Servicio

4 Requisitos Generales

5. Responsabilidad de la Dirección

6. Gestion de Recursos

8. Medición, análisis y Mejora

8. Medición, análisis y Mejora

AJUSTAR

HACER PLANEAR

VERIFICAR

Subsistema Control Estratégico

Subsistema Control de Gestión

Subsistema Control de Evaluación

Subsistema Control de Evaluación

Administración Del Riesgo

Dirección Estratégica

Ambiente de Control

Actividad de Control

Información

Comunicación Pública

Autoevaluación

Evaluación Independiente

Planes de Mejoramiento

PHVA MECI:2005 – NTCGP 1000:2009

COMPONENTES DEL MECI Y EL CICLO PHVA

Versión 1, en producción desde 29 de noviembre de 2009 hasta 31 diciembre 2012. 14 preguntas, 3 indicadores efectividad, eficacia, calidad

Versión 2, en producción a partir del 20 de mayo de 2013. 29 elementos MECI, 7 indicadores Calidad, Efectividad, Eficacia, Eficiencia, Cobertura, Acceso, Uso.

ANTECEDENTES

ANTECEDENTES

• Ambiente de control, Direccionamiento Estratégico y Administración de Riesgos:

• Numeral 4.1 normas,

• Numeral 6. Gestión de Recursos

• Numerales 5.4 Calidad y 4.3 Ambiental y SYSO de Planificación

Subsistema de Control Estratégico

• Actividades de Control, Información y comunicación pública:

• Numeral 4.2 calidad Gestión Documental

• Numeral 6.3 Infraestructura y 8.2 Seguimiento y Medición - Calidad

• Numerales 5.5.3 Calidad y numeral 4.4.3 Ambiental y SYSO referente a Comunicación

Subsistema de Control de Gestión

HALLAZGOS RELEVANTES MECI 2012 – SIG 2012-

2013

• Autoevaluación, Evaluación independiente y Planes de Mejoramiento:

• Numerales 5.3 para Calidad y 4.2 Ambiental y SYSO referente a política

• Numeral 8.4 y 8.5 de Calidad referentes a análisis de datos y mejora continua.

Subsistema de Control

de Evaluación

HALLAZGOS RELEVANTES MECI 2012 – SIG 2012-

2013

RESULTADOS DE LA ENCUESTA

Los resultados producto de la aplicación de la encuesta son una herramienta gerencial de control para:

• Evaluar el mantenimiento y administración del Sistema de Control Interno y medir el impacto del MECI, para generar el respectivo informe pormenorizado que se publica cada cuatro (4) meses en el portal institucional de conformidad con lo establecido en el artículo 9 de la ley 1474 de 2011 e insumo para la elaboración del informe ejecutivo anual del Sistema de Control Interno de conformidad con lo establecido en el art. 2 del Decreto 1027 de 2007.

• Evaluar el nivel de avance del SIG y su posterior mantenimiento y administración en concordancia con la norma técnica de calidad en el Estado NTCGP 1000, con las normas técnicas ISO 14001 Sistema de Gestión Ambiental, SySO Seguridad y Salud Ocupacional 18001 y la ISO 27001 Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.

• Verificar y evaluar la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión de conformidad con lo establecido en el artículo 7 del Decreto 2482 de 2012 y su posterior operacionalización en la Entidad.

• Elaborar planes de mejoramiento producto de las evaluaciones.

• Mejorar la calificación deficiente obtenida del proceso auditor de la Contraloría General de la República de la vigencia 2011, referente al Sistema de Control Interno.

• La toma de decisiones a Nivel Directivo, Regional y Centros de Formación y como insumo para la elaboración de otros informes que se requieran.

Todo lo anterior en función del mejoramiento continuo de los procesos institucionales para lograr la excelencia.

INSTRUCCIONES

1. Sección (Identificación de los encuestados): 1) Nombre 2) Apellidos 3) Cedula o tarjeta 4) Regional y/o Centro: RISARALDA CENTRO ATENCION SECTOR AGROPECUARIO 669121 5) Rol: Aprendiz Asesor Planta Asesor Planta Provisional Asesor Contratista Asistencial Planta Asistencial Planta Provisional Asistencial Contrato Directivo Instructor Planta Instructor Planta Provisional Instructor Contratista Profesional Planta Profesional Planta Provisional Profesional Contratista Técnico Planta Técnico Planta Provisional Técnico Contratista Otro Ente Externo al SENA

• La versión 2 de la encuesta se encontrará publicada en el link: https://docs.google.com/forms/d/1E_eBmVORgWuPui0tJZvIOQa-ezytIRsQamY4NA6CFHM/viewform

• La encuesta debe ser diligenciada en su totalidad y está estructurada en cuatro secciones así:

INSTRUCCIONES

2. Sección: La encuesta consta de una pregunta por cada elemento del MECI, la cual será calificada de acuerdo con su percepción individual y con base en los soportes o documentos relacionados que conozca y que han sido producidos por la Dirección General.

A cada elemento se le evalúan 7 indicadores: 1) Calidad del servicio de información 2) Efectividad de la información 3) Eficacia de la ley y/o norma y/o proceso asociado 4) Eficiencia en la atención y el soporte brindado al usuario 5) Cobertura Geográfica en su Regional y/o Centro 6) Acceso con facilidad 7) Frecuencia de uso Cada indicador tiene 6 opciones de respuesta: 1) 0-No sabe y/o no responde 2) 1-Muy mal 3) 2-Mal, 4) 3- Regular 5) 4-Bien 6) 5-Muy bien

ºº

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

Diligenciado por: Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Directores de Área.

Diligenciado por: Aprendiz, Asesor Planta, Asesor Planta Provisional, Asesor Contratista, Asistencial Planta, Asistencial Planta Provisional, Asistencial Contrato, Instructor Planta, Instructor Planta Provisional, Instructor Contratista, Profesional Planta, Profesional Planta Provisional, Profesional Contratista, Técnico Planta, Técnico Planta Provisional, Técnico Contratista.

Diligenciado por: Director Regional.

INSTRUCCIONES

3. Sección: La Encuesta consta de una sección de documentos y/o soportes que son base para la calificación de cada elemento, que deben ser relacionados por el encuestado. En las siguientes diapositivas se presentan los links donde esta consignada la información:

Armonización MECI:2005 – NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE: AMBIENTE DE CONTROL

MEC

I SI

G

Elementos: 1. Acuerdos, Compromisos o protocolos éticos 2. Desarrollo del Talento Humano 3. Estilo de Dirección

5. Responsabilidad de la Dirección GP 1000 5.1 Compromiso de la Dirección

1. Código de Ética (Principios , valores y

compromisos)

2.1 Política de talento humano

2.2 Manual Específico de

Funciones del SENA

2.3 Acuerdos de Gestión

(Ley 909 de 2004)

3.1 Estilo de dirección participativa y transparente

6. Gestión de Recursos GP 1000 6.2 Competencia, formación y toma de conciencia 4.4 Implementación y Operación– 14001 y 18001 4.2 Competencia, formación y toma de conciencia

Evidencias Elementos Links

http://www.sena.edu.co/SENA/Qui%C3%A9nes%20Somos/Pages/mision.aspx

ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Documentosdeapoyo/MECI/SUBSISTEMA%20DE%20CONTROL%20ESTRATEGICO/COMPONENTE%2

0AMBIENTE%20DE%20CONTROL/ELEMENTO%20-%20ACUERDOS%20,%20COMPROMISOS%20O%20PROTOCOLO%20ETICO/

http://www.sena.edu.co/SENA/Qui%C3%A9nes%20Somos/Manual%20de%20funciones/Pages/default.aspx

http://mgiportal.sena.edu.co/downloads/2004/juridica/ley-909-de-2004.pdf

Los Acuerdos de Gestion se encuentran definidos en Metas y Ejecución Presupuestal.

ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Documentosdeapoyo/MECI/SUBSISTEMA%20DE%20CONTROL%20ESTRATEGICO/COMPONENTE%2

0AMBIENTE%20DE%20CONTROL/ELEMENTO%20-%20ESTILO%20DE%20DIRECCION/

http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2 - (Proceso de Talento Humano)

3.2 Procesos de sensibilización en normas de gestión

2. Listados de Asistencia a Sensibilizaciones en el SIG de la Dirección

Regional y los Centros de Formación

MEC

I Elementos: 4. Planes y Programas 5. Modelo de Operación por procesos 6. Estructura Organizacional

4. Sistema de Gestión de Calidad – GP 1000 4.1 Requisitos Generales 4. Requisitos del Sistema 14001 y 18001 4.4.4 Documentación

4.1 Plan Estratégico 2011 – 2014

5. Responsabilidad de la Dirección - GP 1000 5.3. Política de Calidad 4.2 Política del sistema 14001 y 18001 5.4 Plantificación GP 1000 5.4.1 Objetivos de la calidad 4.3 Planificación 4.3.3. Objetivos, metas y programas 14001 4.3.3 Objetivos y programas 18001

5. Planta global de personal (Decreto 249 de 2004)

SIG

Armonización MECI:2005 – NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE: DIRECCIÓN ESTRATÉGICA

Elementos Evidencias Links

http://mgiportal.sena.edu.co/downloads/2012/planeacion/PLAN%20ESTRATEGICO%20SENA%202011-2014.pdf

http://comunica.sena.edu.co/planestrategico/

ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Documentosdeapoyo/MECI/SUBSISTEMA%20DE%20CONTROL%20ESTRATEGICO/COMPONENTE%20DIRECCION%20EST

RATEGICA/ELEMENTO%20-%20PLANES%20Y%20PROGRAMAS/

4.2 Plan de Acción Programas de salud ocupacional programas ambientales

4.3 Plan de capacitación

4.4 Plan de compras

https://sites.google.com/a/misena.edu.co/pnfe/

http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SE A/Gesti%C3%B3n%20Contractual/Pages/Planes-

de-Compra.aspx

ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Documentosdeapoyo/MECI/SUBSISTEMA%20DE%20CONTROL%20ESTRATEGICO/COMPONENTE%20DIRECCION%20ESTRATEGICA/ELEMENTO%20-%20MODELO%20DE%20OPERACION%20POR%20PROCESOS/

6.1 Organigrama del SENA

6.2 Red de Procesos Caracterización de procesos

Promesa de valor Objetivos del SIG

http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2

http://intranet.sena.edu.co/Intranet/El+SENA/Organigrama.htm http://www.sena.edu.co/SENA/Qui%C3%A9nes%20Somos/Pages/Directivos-SENA-Organigrama.aspx

Armonización MECI:2005 – NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO COMPONENTE: ADMINISTRACION DEL RIESGO

MEC

I Elementos: 7. Contexto Estratégico 8. Identificación de Riesgos 9. Análisis de Riesgos 10. Valoración de Riesgos 11. Política de Administración de Riesgos

4. Sistema de Gestión de Calidad – GP 1000 Literal g. establecer controles sobre los riesgos identificados y valorados 4.3.1 Identificación de peligros, valoración de riesgos y determinación de controles - 18001

7. Guía Metodológica

8.2 Acciones preventivas de los procesos misionales

7. Realización del Producto o Prestación del Servicio 7.5 1. Control de la Producción y la prestación del servicio, literal g … riesgos de mayor probabilidad e impacto

11. Política de Administración del Riesgo (Resolución 1116 de 2007)

SIG

Elementos Evidencias Links

8.1 Panorama de factores de riesgo, matriz e informe del panorama

ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Documentosdeapoyo/MECI/SUBSISTEMA%20DE%20CONTROL%20ESTRATEGICO/COMPONENTE%20AMBIENTE%20DE%20C

ONTROL/ELEMENTO%20-%20DESARROLLO%20DEL%20TALENTO%20HUMANO/

ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Documentosdeapoyo/SEGURIDAD%20Y%20SALUD/MATRIZ%20

DE%20PELIGROS%20SENA/

http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2 Procedimiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de

Mejora

http://www.sistemademejoracontinua.com.co/Resolucion%201116%20de%202007%20Politica%20Admon%20de%20

riesgos.pdf‎

9. Y 10. Mapas de Riesgos de Direcciones de Área, Direcciones Regionales, y de Centros de Formación

ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Documentosdeapoyo/RIESGOSDIR%20REGIONAL%20RDA/

Armonización MECI:2005 – NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE: ACTIVIDADES DE CONTROL

MEC

I

Elementos: 1. Políticas de operación 2. Procedimientos 3. Controles 4. Indicadores 5. Manual de procedimientos

4. Sistema de Gestión de Calidad – GP 1000 4.1 Requisitos Generales. 4.2 Gestión Documental

1. Resolución 001 de desagregación del presupuesto vigencia 2013 Calendario académico Directrices para la vigencia

4. Tablero de indicadores del PEI, del POA, SISMEG, Áreas,

Regionales y Centros de Formación – Hojas de vida de indicadores

5. Responsabilidad de la Dirección - GP 1000 5.3. Política de Calidad 4.2 Política del sistema 14001 y 18001 5.4 Plantificación GP 1000 5.4.1 Objetivos de la calidad 4.3 Planificación 4.3.3. Objetivos, metas y programas 14001 4.3.3 Objetivos y programas 18001

2. Y 3. Procedimientos de los procesos: Gestión de Formación Professional Integral, Gestión de Competencias para las cualificaciones, Gestion de la Innovación y la Competitividad, Gestion de Emprendimiento y Empresarismo, Gestion de Empleo, Orientación Ocupacional y Empleabilidad y Relacionamiento Empresarial y Gestion del Cliente

SIG

5. Manual del SIG, Manual de procedimientos

Elementos Evidencias Links

ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Documentosdeapoyo/MECI/SUBSISTEMA%20DE%20CONTROL%20DE%20GESTION/COMPONENT

E%20-%20ACTIVIDADES%20DE%20CO

http://ejecucionpresupuestosenarda.blogspot.com

http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2

Lo Controla la Dirección y Planeación Regional

http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2

Armonización MECI:2005 – NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE: INFORMACIÓN

MEC

I

Elementos: 6. Información Primaria 7. Información Secundaria 8. Sistemas de Información

4. Sistema de Gestión de Calidad – GP 1000 4.1 Requisitos Generales. 4.2 Gestión Documental 4.2.3 Control de documentos4.2.4 Control de Registros 4.4.4 Documentación y 4.4.5 Control de documentos – ISO 14001 Y OHSAS 18001

6.1 Normograma

8. Aplicativos institucionales para el registro de información

5. Responsabilidad de la Dirección - GP 1000 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación. 5.5.3 Comunicación interna 4.3 comunicación ISO 14001 4.4.3.1 Comunicación, OHSAS 18001

7.5 Informes de Gestion anual Informes estadísticos mensuales

SIG

7 Realización del Producto y/o Prestación del Servicio - GP 1000 7.2 Procesos relacionados con el Cliente.- 7.2.3 Comunicación con el cliente Responsabilidad, autoridad y comunicación. 4.4.3.1 Comunicación, OHSAS 18001

Elementos Evidencias Links

6.2 Resultado entrevistas Plan Estratégico

6.3 Evaluaciones de impacto, análisis de PQRS

6.4 Identificación normativa ambiental

7.1 Encuestas de satisfacción de aprendices y empresarios

7.2 Blog Sistema Integrado de Gestion Caracterización de procesos

7.3 Información de la Entidad en la INTRANET

7.4 Tablas de retención documental

http://intranet.sena.edu.co/Intranet/Normatividad/ http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Gesti%C3%B3n%20Juridica/Normatividad/Normas/Pages/Resoluciones.aspx http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Gesti%C3%B3n%20Juridica/Normatividad/Normas/Pages/Leyes.aspx

Lo Controla la Dirección y Planeación Regional

http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Transparencia/Control%20y%20Rendici%C3%B3n%20de%20cuentas/Oficina%20de%20Control%20Interno/Page

s/Informes.aspx

ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Documentosdeapoyo/RIEGOSDIR%20REGIONAL%20RD

A/

http://www.senavirtual.edu.co/encuestas/induccion_aprendiz.php

http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2

http://intranet.sena.edu.co/intranet

http://intranet.sena.edu.co/Intranet/Gesti%C3%B3n+Documental/Tablas+de+retenci%C3%B3n+documental

.htm

Lo Controla la Dirección y Planeación Regional

Sofia Plus – Onbase – SGVA – Orions – Blackboard - POA – Caprendizaje - CRM

Armonización MECI:2005 – NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN COMPONENTE: COMUNICACIÓN PUBLICA

MEC

I

Elementos: 9. Comunicación Organizacional 10. Comunicación Informativa 11. Medios de comunicación

5. Responsabilidad de la Dirección - GP 1000 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación. 5.5.3 Comunicación interna 4.3 comunicación ISO 14001 4.4.3.1 Comunicación, OHSAS 18001

9. Política de comunicaciones

10. Resultado de las Audiencia Publica de rendición de cuentas

6. Gestion de los Recursos –GP 1000 6.3 Infraestructura 4.4.1Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad – ISO 14001 Y OHSAS 18001 4.4.3 Comunicación participación y consulta ISO 14001 Y OHSAS 18001

11. Paginas web, intranet, programas de televisión, programas de radio, boletines, revistas, chats, call center, programas de salud en el trabajo

SIG

7 Realización del Producto y/o Prestación del Servicio - GP 1000 7.2 Procesos relacionados con el Cliente.- 7.2.3 Comunicación con el cliente Responsabilidad, autoridad y comunicación. 4.4.3.1 Comunicación, OHSAS 18001

Elementos Evidencias Links

9.2 Resultado entrevistas Plan Estratégico

9.1 Normograma

9.3 Evaluaciones de impacto, análisis de PQRS

http://comunicadirgral.blogspot.com/

http://intranet.sena.edu.co/Intranet/Normatividad/

http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Gesti%C3%B3n%20Juridica/Normatividad/Normas/Pages/Resoluciones.aspx

Lo Controla la Dirección y Planeación Regional

http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Transparencia/Control%20y%20Rendici%C3%B3n%20de%20cuentas/Oficina%20de%20Control%20Interno/Pages/Informes.aspx

http://mgiportal.sena.edu.co/downloads/rendiciontrabajo/index.html

Sitios Oficiales de cada ítem

Armonización MECI:2005 – NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE: AUTOEVALUACIÓN

MEC

I

Elementos: 1. Autoevaluación de Control 2. Autoevaluación de Gestión

4. Sistema de Gestión de Calidad – GP 1000 4.1 Requisitos Generales. 4.2 Gestión Documental Requisitos del Sistema 14001 y 18001 4.4.4 Documentación

5. Responsabilidad de la Dirección GP 1000 5.6.2 Información para la revisión 5.63 Resultado de la revisión 4.6 Revisión por la dirección – ISO 14001 Y 0HSAS 18001

1. Informe de autoevaluación

SIG

8. Medición, Análisis y Mejora - GP 1000 8.2 Seguimiento y medición 8.4 Análisis de datos 4.5 Verificación – ISO 14001 Y OHSAS 18001 4.5.5 Auditoria Interna

Elementos Evidencias Links

2.1 Control y Seguimiento indicadores

2.2 Informe de auditoria Interna

2.3 Informe de Revisión por la Dirección

2.4 Gestión de PQRS

http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Transparencia/Control%20y%20Rendici%C3%B3n%20de%20cuentas/Oficina%20de%20Control%20Interno/Pages/Informes.aspx ftp://172.16.2.69/REGIONAL%20RISARALDA/VISITA%20A%20CENTROS%20PRIMER%20TRIMESTRE%202013/ Evaluación de Desempeño

Lo Controla la Dirección y Planeación Regional

http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2

http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2

http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Transparencia/Control%20y%20Rendici%C3%B3n%20de%20cuentas/Oficina%20de%20Con

trol%20Interno/Pages/Informes.aspx

Armonización MECI:2005 – NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE: EVALUACION INDEPENDIENTE

MEC

I

Elementos: 3. Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno 4. Auditoria Interna

5. Responsabilidad de la Dirección GP 1000 5.6. Revisión de la Dirección 4.6 Revisión por la dirección – ISO 14001 Y 0HSAS 18001

4. Plan y programa de auditoria Informe de auditoria Interna Acciones de Mejoramiento, acciones correctivas y preventivas de cada proceso. SI

G

8. Medición, Análisis y Mejora - GP 1000 8.2 .2 Auditoria Interna 4.5.3 No conformidad, acción correctiva, acción preventiva– ISO 14001 Y OHSAS 18001 4.5.5 Auditoria Interna

3. Informe de Control Interno

Elementos Evidencias Links

http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2

http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Transparencia/Control%20y%20Rendici%C3%B3n%20de%20cuentas/Oficina%20de%20Control%20Interno/Pages/Informes.aspx http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Transparencia/Control%20y%20Rendici%C3%B3n%20de%20cuentas/Oficina%20de%20Control%20Interno/Pages/Plan-de-mejoramiento.aspx

Armonización MECI:2005 – NTCGP 1000:2009 en el SIG del SENA

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN COMPONENTE: PLANES DE MEJORAMIENTO

MEC

I

Elementos: 5. Plan de mejoramiento Institucional 6. Plan de mejoramiento por procesos 7. Plan de mejoramiento individual

5. Responsabilidad de la Dirección 5.6 Revisión por la Dirección

5. Planes de mejoramiento producto de:

• Mapas de Riesgos • Control Interno • Evaluaciones de

Desempeño

SIG

8. Medición, Análisis y Mejora - GP 1000 8.5 Mejora 4.5.3 No conformidad, acción correctiva, acción preventiva– ISO 14001 Y OHSAS 18001 4.5.5 Auditoria Interna

Elementos Evidencias Links

6. Y 7. Planes de mejoramiento producto de:

• Auditorias de gestión • Auditorias del SIG • Acciones preventivas,

correctivas o de mejora

http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2 ftp://10.11.240.70/Regional/DireccionRegional/SIG_Documentosdeapoyo/RIEGOSDIR%20REGIONAL%20RDA/ http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Transparencia/Control%20y%20Rendici%C3%B3n%20de%20cuentas/Oficina%20de%20Control%20Interno/Pages/Informes.aspx http://www.sena.edu.co/Gesti%C3%B3n%20SENA/Transparencia/Control%20y%20Rendici%C3%B3n%20de%20cuentas/Oficina%20de%20Control%20Interno/Pages/Plan-de-mejoramiento.aspx

http://comunica.sena.edu.co/sigc/?page_id=2

INSTRUCCIONES

INSTRUCCIONES

4. Sección:

Esta sección es de observaciones y/o recomendaciones referentes al proceso de seguimiento, la encuesta, los resultados y/o alguna ampliación de alguna(s) de sus respuestas.

ETAPA DE DESARROLLO Y PRODUCCION

La encuesta estará en prueba hasta el 17 de mayo, disponible a Nivel Nacional y de forma permanente para atender sus observaciones y requerimientos. Todas las observaciones que tengan deben reportarse desde la encuesta misma o por el medio que consideren pertinente.

El 18 y 19 de mayo se harán los últimos ajustes para finalmente entrar en producción a partir del 20 de mayo.

Es importante aclarar que las encuestas diligenciadas hasta el 17 de mayo se conservarán a no ser que indiquen expresamente que corresponden a datos de prueba.

Se recuerda que la encuesta se encuentra publicada en la página principal de la intranet SENA y debe ser abierta con el navegador INTERNET EXPLORER.

Estamos a la espera de que nos indiquen y/o autoricen la realización de la VIDEOCONFERENCIA ENCUESTA IMPACTO MECI Versión 2 para lo cual es útil que manifiesten la necesidad de realizarla, teniendo en cuenta que la que se programó no se llevó a cabo por falta de “quorum”.

Atendiendo sus consultas en esta etapa de desarrollo se han emitido repuestas a inquietudes como de la Regional Nariño, así:

1. Es necesario que las personas que diligencien la encuesta elijan los 29 componentes del MECI, o se ubiquen en el de su respectivo rol?

Rta OCI. Sí, es lo ideal. Desde su rol claro. Sin embargo de quedar elementos sin responder, los resultados mostrarán aquellos elementos que no se calificaron. En conclusión si no los contesta todos no hay problema pero los resultados lo reflejarán.

2. Al analizar la encuesta los 29 componentes no son amigables para la mayoría de funcionarios, teniendo en cuenta que desconocen el funcionamiento del MECI.

Rta OCI. Precisamente, unos de los principales y primeros objetivos y/o requisitos es conocer en detalle y profundidad el MECI en la Entidad.

ETAPA DE DESARROLLO Y PRODUCCION

3. Los elementos a calificar por cada componente no son claros en cuanto a la relación con el criterio de evaluación.

Rta OCI. Cada elemento se debe evaluar desde 7 ópticas o puntos de vista que equivalen precisamente a los 7 indicadores de impacto que construye la encuesta. 1. Calidad del servicio de información del elemento MECI 2. Efectividad de la información. De la misma manera que la versión anterior de la encuesta, aquí debemos

responder si la información relacionada con ese elemento se conoce y/o es información útil, oportuna, actualizada y demás características que hagan de la información efectiva para el proceso de toma de decisiones.

3. Eficacia de la ley y/o norma y/o proceso asociado. De la misma manera que la versión anterior, en este punto debe responder de acuerdo con su percepción si el proceso asociado se cumple y/o el proceso como tal se aplica en la entidad.

4. Eficiencia en la atención y el soporte brindado al usuario. Este es un indicador nuevo con respecto a la anterior versión. De acuerdo con su percepción y teniendo en cuenta el apoyo y/o soporte que se requiera usted debe calificar si la entidad atiende satisfactoriamente estos incidentes y/o consultas referente a cada elemento.

5. Cobertura geográfica en su Regional y/o Centro. También es un indicador nuevo, orientado a determinar si en su regional y/o centro, la información y/o servicios asociados con este elemento MECI están disponibles vía plataforma TIC del SENA.

6. Acceso con facilidad. Indicador nuevo en esta versión cuyo objeto es determinar el acceso desde cada cuenta de usuario.

7. Frecuencia y/o usabilidad. Indicador nuevo que pretende medir de acuerdo con su percepción si este elemento MECI, su información y/o servicios asociados en la entidad son de uso frecuente.

Para tener en cuenta: El hecho de que se determinen estos 7 indicadores o aspectos a evaluar por elemento, no implica que la entidad los tenga efectivamente dispuestos en su totalidad. 4. Como se encuentra diseñada la encuesta el usuario que diligencia se limita a evaluar un elemento y abandonar el formulario, lo que puede limitar la evaluación de todo el sistema.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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REGIONAL RISARALDA

awguerrero@sena.edu.co Alvaro Waldomiro Guerrero García

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