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GUÍA PARA LAIMPLEMENTACION DE

MULTICERTIFICACIONES

EN UN SISTEMAINTERNO DE GESTIÓN

GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN.Noviembre, 2014

El presente documento fue elaborado en el marco del Proyecto “Creación de Capacidades en Asistencia Técnica a Productores de Café en Guatemala”, ejecutado por la Plataforma Nacional de Café Sostenible–SCAN Guatemala y financiado con fondos de McDonald’s USA y McDonald’s Canadá

Su elaboración no habría sido posible sin la coordinación de:

Y el apoyo de todos los socios de la Plataforma Nacional de Café Sostenible – SCAN Guatemala:

Este trabajo está licenciado bajo una Licencia Creative Commons Atribución-CompartirIgual 3.0 Unported. Reconocimiento-No comercial-Compartir bajo las mismas condiciones.Para ver una copia de esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/ o envíe una carta a Creative Commons, 444 Castro Street, Suite 900, Mountain View, California, 94041, USA.

Asociación Nacional del Café

Asociación Crecer

FAIR TRADE USA

FEDECOCAGUA, R.L.-

FAIRTRADE International

Proyecto Cambio del Banco Centroamericano de Integración Económico

Rainforest Alliance

SCAN – Sustainable Commodity Assistance Network

Solidaridad Network

Solidaridad NetworkMejor cultivoMejor futuro



EN UN SISTEMAINTERNO DE GESTIÓN

PROGRAMAS DE MULTICERTIFICACIONES SUSTENTABLES

Introducción

En Guatemala durante los últimos años, una gran cantidad de grupos de productores cambiaron su producción convencional y empezaron a cultivar con criterios de buenas prácticas agrícolas, tanto a nivel orgánico como convencional.

Esta forma de cultivo, asegura a los productores cosechas más estables y en ocasiones, mayor productividad, pero sobre todo, permiten acceder a mercados locales e internacionales con un mejor precio, resultando en mejorías para las familias de los productores.

Construir un sistema interno de gestión como una tendencia de administración para el mejoramiento continuo, requiere una transferencia de conocimiento hacia las organizaciones de productores, permitiendo que éstas tomen a su cargo, las áreas de trabajo para el control de la supervisión durante la implementación de los requerimientos de las normas de certificación, tal es el caso de UTZ Certified, Rain Forest Alliance y FAIRTRADE.

En organizaciones con cientos de productores, localizados en distintas zonas geográficas, y con grandes superficies cultivadas, no es posible realizar un control adecuado sin una administración planificada y bien estructurada.

Los técnicos y algunos productores líderes de las organizaciones, son los más adecuados para llevar dicho control sobre el cumplimiento de las normas a lo largo de toda la cadena productiva. Para lo anterior, se elaboró esta guía, que establece las bases de las prácticas administrativas, y basada en ella, cualquier organización (cooperativa o exportadora con un grupo de productores) puede verificar, implementar, controlar y auditar los procesos, productos y servicios, disponiendo de toda la información necesaria para cumplir con los requisitos de los diferentes sellos, normas o estándares de certificación para café.

Los grupos de productores, son los responsables de elaborar apropiadamente sus procesos internos de acuerdo con los requerimientos que establecen las normas bajo las cuales se encuentran certificados o necesitan certificarse.

GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE MULTICERTIFICACIONES EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN1

ÍNDICE

Introducción

Objetivo General de la Guía

Objetivos Específicos de la Guía

Diferentes tipos de grupos de productores a los que aplica esta guía

Uso de la guía

Etapa 1 (Estructura del SIG)

Sistema Interno de Gestión (SIG)

Organigrama

Estructura mínima requerida para el SIG

Reglamento interno

Personal

Capacitación e información

Documentación básica

Procedimientos o programas

Control documental

Codificación

Inspecciones internas

Criterios y puntos de control críticos, mayores y

obligatorios de UTZ, RA y FLO

Pag.

1

3

3

3

4

5

6

7

9

10

13

15

16

16

20

20

21

23

31

33

35

36

37

38

41

49

57

1.

1.1

1.2

1.3

2.

2.1

2.2

A.

B.

C.

D.

D.1

D.2

D.3

E.

F.

1.

2.

3.

4.

5.

Cronograma de actividades generales recomendadas

para verificar por el SIG

APÉNDICE

Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para UTZ, RA y FLO

Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para UTZ y RA

Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para UTZ

Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para RA

Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para FLO

ANEXO 1 (REGISTROS)

ANEXO 2. Ejemplo de un procedimiento para establecer un plan de

inspecciones internas


1. Objetivo General de la Guía

Elaborar una Guía de la Gestión del Sistema Interno de Gestión (SIG), para fortalecer las habilidades en técnicos y auditores internos que atienden a grupos de productores, tanto a nivel de empresas privadas como de cooperativas, para la implementación, cumplimiento y seguimiento constante y efectivo de normativas de certificación.

1.1 Objetivos Específicos de la Guía

• Proveer a las organizaciones una herramienta que sea una guía para los sistemas de gestión, adecuados a los distintos tipos de certificación y mercados a los que están vinculados.

Fortalecer la capacidad de los grupos para:

• Llevar el control adecuado de todos los aspectos que dan conformidad a la certificación y aseguran el cumplimiento de las normativas, fundamentado en los SIG.

• Actualizar por sí mismos las distintas normas, conforme son objeto de cambios y ajustes.

• Lograr condiciones que garanticen la sostenibilidad de la gestión interna.

1.2 Diferentes tipos de grupos de productores a los que aplica esta guía

La estructura de un grupo de productores puede variar de acuerdo con la legislación local y el objetivo por la cual fue creada la organización. Esta guía está diseñada para aplicarse principalmente en tres tipos de organización, dentro de la caficultura en Guatemala:

Asociaciones o cooperativas de productores de base o de primer grado:

Este tipo de organización agrupa un determinado número de productores de cierta región, que están organizados como una asociación (comunidad indígena, cooperativa, asociación, sociedad, empresa rural), cuya principal actividad es la producción y comercialización de productos agrícolas. A menudo estas asociaciones agrupan productores de diferentes áreas.

Organizaciones federativas o de segundo grado:

Se trata de varias organizaciones de productores asociados en primer grado dentro de otra forma organizativa superior, con el fin de comercializar, algunas veces procesar, y especialmente exportar sus productos en forma conjunta. En general estas organizaciones cuentan con la infraestructura necesaria para transportar, procesar y exportar sus productos.

Producción por contrato:

Empresas procesadoras /comercializadoras y exportadoras que tienen contratos de abastecimiento con un gran número de productores dentro de una cadena de suministro.

Si los productores no están organizados por sí mismos, una empresa procesadora toma un rol similar al de una cooperativa o asociación, responsabilizándose de que ellos cumplan con los requisitos de las normativas, y que las inspecciones necesarias se realicen.

Todo esto se determina detalladamente en contratos directos firmados entre la compañía y los productores.


1.3 Uso de la guía

Esta guía es un documento de apoyo, que debe ser evaluada por las organizaciones a través de los Sistemas Internos de Gestión (SIG) existentes, o los que se vayan a conformar. Es importante establecer que el SIG debe identificar los elementos de la guía que ellas como grupo, ya poseen, y evaluar los que consideran necesarios para implementar.

Es recomendable implementarla en aquellas organizaciones que cuenten con un mínimo de 15 productores involucrados, o en proceso de ingresar a las certificaciones UTZ y RA.

Para el caso de FLO, que aplica a organizaciones de pequeños productores

(cooperativas), su muestra es igual al número de asociados inscritos legalmente, según establezca los estatutos

El porcentaje de utilización de la guía es en función de la condición actual del SIG existente. Por ejemplo, si una organización ya tiene años en el tema de certificaciones, entonces toma los puntos que considere se pueden mejorar o implementar en ese momento por el SIG, mientras que otra organización que está en una etapa inicial puede usar en un mayor porcentaje cualquiera de los criterios indicados en esta herramienta.

La guía está dividida en dos etapas, como lo muestra la figura 1:

a primera etapa establece una descripción de la estructura mínima que debe tener el SIG, para controlar a sus miembros y definir sus responsabilidades dentro de todo el proceso, bajo un esquema administrativo.

La segunda etapa, consta de varios apéndices que indican los puntos que son auditados, y

de responsabilidad directa del SIG durante las certificaciones UTZ Certified, RAINFOREST ALLIANCE y FAIRTRADE , así como criterios que son particulares de cada programa de certificación en este mismo tema.

Dependiendo de la certificación o certificaciones que cada SIG desee implementar o evaluar, deberán de buscar los apéndices correspondientes y verificar y/o implementar cada uno de los puntos contenidos en cada una de las tablas ubicadas al final de guía (posterior al cronograma de actividades).

La figura 2 establece la estructura de la primera etapa, de una manera detallada.

La parte superior ilustra la distribución de los contenidos (temas y subtemas) y su ubicación dentro de la guía, y la parte inferior de la figura, relaciona los numerales de los temas con sus respectivos nombres.

Guía Sistema Interno de Gestión (SIG)

Etapa 1

Estructura mínimarequerida

Apéndices de losprogramas de certificación

(FLO, RA, URZ)

Etapa 2

Figura 1. Estructura general de la guía


A(Pág. 11)

B.(Pág. 14)

B. Personal e Infraestructura

B1. Administrador SIG

• B11 Requisitos• B12 Responsabilidades

• D11 Temas

• D12 Documentos

• D13 Contenido

• D21 Tipo de Documento



B2. Inspector

B3. Comité de Evaluación

D. DocumentaciónBásica

D1. Procedimientosy programas

D2. Control Documental

D3. Codificación

E. InspeccionesInternas

E1.Autoinspección

E2. Inspecciónde Campo

F. CriteriosCríticos,

Mayores yObligatorios

C. Capacitacióne Información

C1. Productores

C2. Inspector Interno

C3. Otro Personal

C.(Pág. 17)

D.(Pág. 19)

E.(Pág. 25)

F.(Pág. 27)

A.Reglamento

Interno

A1. Áreas yCriterios

A1 B1

B11 D11 D12 D13 D21

C1 C2 C3 D1 D2 D3 E1 E2

B12 B21 B22 B31 B32

B2 B3

ETAPA 1 (ESTRUCTURA DEL SIG)

Figura 2. Diagrama de los componentes que conforman la estructura para el desarrollo del SIG para las certificaciones UTZ, RA y FLO.


Los SIG deben verificar cuales de los componentes poseen y cuáles no, de tal manera que cada uno, y dependiendo de las necesidades sean ubicados dentro del documento de una manera más sencilla y directa. Por ejemplo, si el SIG considera que el reglamento interno existente es adecuado y funcional para su caso, entonces la revisión de la guía deberá iniciar en la página 13, correspondiente a personal e infraestuctura.

2. Sistema Interno de Gestión (SIG)

Es un sistema simple, que ayuda a garantizar la calidad de los procesos documentados para ser evaluado interna o externamente en un proceso de auditoría. Debe ser llevado por un equipo conformado por técnicos y/o productores previamente capacitados para dicha función.

Como su término lo establece, este sistema gestiona la calidad documental y administrativa que conlleve a tener control sobre todas las evidencias que solicitan los distintos programas de certificación. El SIG pretende que los grupos de productores se organicen bajo una estructura definida y sólida, que preventivamente, detecten fallas o no conformidades en su sistema de producción, estableciendo una serie de procedimientos y procesos que garanticen el cumplimiento con requisitos establecidos. El SIG permite al ente certificador, delegar la inspección de cada uno de los miembros que conforman un grupo, en un organismo

identificado dentro del grupo de productores.

Sin embargo, cada una de los programas de certificación posee una definición particular del SIG que finalmente representa la misma función, como se describe a continuación:

1. UTZ establece que el Sistema Interno de Gestión (SIG) es un sistema de gestión de calidad documentado que administra varios aspectos del Código de Conducta UTZ CERTIFIED y controla que todos los grupos de productores cumplan con los requerimientos del Código de Conducta de acuerdo con los procedimientos definidos internamente.

2. De acuerdo con la lista de criterios FLO-Cert, las organizaciones de 2/3 grado deben tomar medidas para implementar un SIG que permita a la organización controlar el cumplimiento de los Criterios FAIRTRADE en todos los niveles de la organización.

3. La normativa de RA lo llama Sistema Interno de Gestión, y lo define como un juego documentado de procedimientos y procesos que un grupo implementará para asegurar que puede alcanzar los requisitos de las normas y políticas para el administrador de los grupos y su personal perteneciente a la Red de Agricultura Sostenible (RAS).

El SIG es una responsabilidad de la organización y no de personas, es decir, aun cuando está conformado y es operado por uno o varios miembros de la misma organización, se debe garantizar que el proceso continúe independientemente de que sus miembros por diferentes motivos deban abandonar sus puestos y responsabilidades.

El control desde el SIG debe estar enfocado en evaluar el propio desempeño de la organización antes de continuar con los siguientes pasos. Si no se evalúan y corrigen las acciones del pasado, el nivel de avance de la organización será más difícil y complejo.

Es fundamental evaluar la gestión de la agrupación a través de técnicas de auditoría de utilización general, para identificar y recomendar acciones de mejoramiento agronómico, socioeconómico y ambiental, buscando:

• Garantizar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones y operaciones de la entidad o agrupación.

• Velar para que la organización disponga de adecuados procesos de planificación, ejecución y control para el desarrollo de sus actividades.

• Coordinar la aplicación de medidas que le permitan prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que impidan o puedan impedir el cumplimiento de las funciones, objetivos y metas propias planteadas por la organización.

• Asegurar la confiabilidad y oportunidad de la información utilizada para cumplir con sus funciones.

Es importante que todas las actividades y la planificación anual se presenten en un cronograma de trabajo, y que todos los miembros que conforman el SIG lo tengan a su disposición.

A continuación se establece la estructura que debe preparar la parte administrativa del SIG, antes de iniciar cada periodo.

2.1 Organigrama

Los grupos que posean o deseen implementar el SIG, deben contar necesariamente desde el inicio con una estructura ya definida, que les permita diseñar un organigrama, el cual muestre los diferentes niveles de decisión con respecto al control de calidad de los procesos documentados.

El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una cooperativa, asociación o exportadora, que representa los diferentes niveles jerárquicos. Debe ser fácil de entender y sencillo de utilizar, conteniendo únicamente los elementos indispensables, es decir, no se tiene que encontrar toda la información.

Es viable utilizar los organigramas existentes de las organizaciones, para adaptar los procesos en donde el SIG tome un papel determinante bajo los objetivos para los cuales fue creado.

Por ejemplo, si una cooperativa o exportadora posee dentro del organigrama un departamento técnico que tiene entre sus funciones, velar por el cumplimiento de los diferentes sellos, entonces el SIG debe estar ligado dentro de esa área en el organigrama.

La figura 3 muestra un modelo que ejemplifica como se puede llevar a cabo la estructura en organizaciones cooperativistas de primer y segundo grado. En este ejemplo, el SIG es el enlace entre la cooperativa de I y II grado, y mantienen un contacto directo con los productores.

La figura 4 señala un modelo de referencia para el organigrama de una exportadora o empresa que compra su café a productores dentro de su cadena de suministro.


Figura 3. Ejemplo de lo componentes que debe tener el organigrama del SIG en cooperativas

Figura 4. Ejemplo de los componentes que debe tener el organigrama del SIG en exportadoras

Administración

Asamblea GeneralI grado - Gerencia

Procesamiento

Exportación

Asamblea GeneralII grado - Gerencia

Sistema Internode Gestión

Reglamento Interno

Personal e Infraestructura

Capacitación e Información

Procedimientos o Programas

Inspecciones Internas

PRODUCTORES

Sistema Internode Gestión

Reglamento Interno

Personal e Infraestructura

Capacitación e Información

Procedimientos o Programas

Inspecciones Internas

PRODUCTORES

EXPORTADORA


2.2 Estructura mínima requerida para el SIG

Para comprender mejor la estructura de un sistema interno de control, se presenta a continuación una descripción de cada uno de los componentes que se deben establecer como mínimo para la implementación y manejo operativo del SIG.

Previamente a la descripción de cada componente, se presenta una gráfica del concepto, para facilitar la comprensión de su estructura, en un contexto teórico, tal y como se muestra en la figura 5.

Figura 5. Estructura general mínima requerida que debe contener el SIG para multicertificaciones.

AReglamento

Interno

BPersonal e

Infraestructura

EInspecciones

Internas

DDocumentación

Básica

CCapacitacióne Información

Estructurapara SIG


El reglamento interno define los criterios, normas y procedimientos internos para garantizar la calidad de la producción sostenible de los diferentes programas existentes para café.

Cada organización de productores debe definir su propio reglamento interno de acuerdo con distintos intereses relacionados con el grupo, el reglamento debe ser cumplido por todos los miembros, socios o partes contratadas.

Es fundamental que el reglamento sea fácilmente entendido por todos, lo que exige que sea establecido y presentado adecuadamente, considerando los niveles de lectura y escritura de los miembros.

El reglamento interno debe abarcar diferentes áreas de trabajo para las certificaciones UTZ, RA y FLO, en la tabla 1, se describen las áreas de trabajo y los conceptos que comprenden.

Figura 6. Detalle del primer componente de la estructura del SIG

A. Reglamento interno

A continuación se establece la descripción del primer componente de la estructura para establecer el SIG, tal y como se aprecia en la figura 6.

A. Reglamento Interno

Requisitos departicipación

Seguimiento alas normas

Restriccionesespecíficas

Listados deproductosprohibidos

Instrumentosy

herramientas

Obligacionesde la

organización

Obligacionesdel productor

Ingresos Retiros

Procedimientos ysanciones de SIG

Compromisos Formales

Tabla 1. Áreas de trabajo para las certificaciones

Área Principios/puntos de control/requisitos

Detalles

Requisitos de participación Ingreso/retiro

Contratos

− Admisión de nuevos productores.− Cumplimiento de las normas.− Cumplimiento de mecanismos de inspección (documentación e

implementación).− En caso de tratarse de fincas orgánicas, documentación del periodo de

transición: la fecha de inicio del programa orgánico deber ser ratificada por la inspección interna y verificada por la inspección externa.

− Compromiso formal.− Declaración de cada productor, donde formalmente declara el

conocimiento de las normas internas y su conformidad con el cumplimiento de las mismas. Los productores firman este compromiso.

− El compromiso incluido en el reglamento interno equivale a un contrato formal con el productor/a.



Detalles

Sanciones y AprobaciónAprobación y Sanciones

Compromisos formales Obligaciones del productor

Procedimientos ysanciones del Sistema de

Control Interno

− Definición de sanciones en caso de incumplimiento del reglamento interno, especialmente en caso de alteración de las normas de producción.

− Determinación de los procedimientos necesarios para asegurar un control confiable del 100% de los productores cada año y la documentación respectiva.

− Procedimientos para asegurar que los productores que no cumplan el reglamento interno sean sancionados durante el periodo prescrito. Si se utilizaron productos restringidos, el productor debe cumplir con un periodo de prueba y evaluación constante.

− El control interno debe supervisar y documentar el cumplimiento de estas sanciones.

− Cumplir con las normas dentro del área definida.

− Otorgar al inspector interno el libre acceso a todas las parcelas e instalaciones de proceso.

− Proporcionar a los inspectores internos y externos todos los documentos necesarios, especialmente aquellos referentes a la adquisición y uso de insumos y venta de productos certificados.

Obligaciones de la organización

Instrumentos yherramientas

Seguimiento a las normas

− Capacitar e informar a sus miembros sobre los requisitos necesarios para obtener la certificación.

− Almacenar el producto certificado de los miembros que participan en el programa de certificación de acuerdo con criterios preestablecidos.

− Lista de productores

− Registro de capacitación

− Croquis de las fincas, señalando quebradas. Casas, zonas protegidas, otros cultivos, etc.

− Informe de inspección interna

− Guía de interpretación a las normas

− Guía de evaluación de riesgos

− Lista de especies de fauna y flora

− Lista Políticas

− Planes y programas de trabajo

− Documentos de trazabilidad

− Registros de actividades



Detalles

Sanciones y AprobaciónAprobación y Sanciones

Restricciones específicasListados de productos

prohibidos

Procedimientos ysanciones del Sistema de

Control Interno

− Definición de sanciones en caso de incumplimiento del reglamento interno, especialmente en caso de alteración de las normas de producción.

− Determinación de los procedimientos necesarios para asegurar un control confiable del 100% de los productores cada año y la documentación respectiva.

− Procedimientos para asegurar que los productores que no cumplan el reglamento interno sean sancionados durante el periodo prescrito. Si se utilizaron productos restringidos, el productor debe cumplir con un periodo de prueba y evaluación constante.

− El control interno debe supervisar y documentar el cumplimiento de estas sanciones.

Lista de plaguicidas o fitosanitarios:

− Prohibidos

− No autorizados por la UE, Estados Unidos (EPA) o Japón;

− Clasificado por la OMS como 1A o 1B;

− Identificados por el acuerdo de Estocolmo como Contaminante Orgánico Persistente (COPs):

− Incluidos en el anexo III del Convenio de Rotterdam (lista del programa Procedimiento de Consentimiento Fundamentado Previo -PIC por sus siglas en inglés- de PNUMA);

− Incluidos en la lista “Docena Sucia" del PAN

− Registrados en el país de origen;

Lista de límites máximos de residuos


Para la correcta puesta en marcha de sus funciones, la organización debe proporcionar también la infraestructura necesaria para realizar el control interno y la documentación de manera efectiva, por ejemplo, proporcionar el transporte y los medios para un adecuado procesamiento de datos, tales como computadora, impresora, acceso telefónico, internet y otros materiales de oficina básicos.

Es importante contar con personal que mantenga una alta disposición y que pueda ser capacitado para facilitar y garantizar el apoyo desde el SIG hacia el grupo de productores. El tipo de personal requerido y las tareas principales que deben desempeñarse se describen en la tabla 2.

Tabla 2. Perfil y funciones del personal

Figura 7. Detalle del segundo componente de la estructura del SIG

B. Personal

El personal del SIG está conformado por el responsable (es) o administrador (es) del SIG, inspectores internos, el comité de evaluación, certificación o aprobación, promotores y capacitadores, como se ilustra en la figura 7

B. Personal e Infraestructura

B1. Responsable oAdministrador del SIG

Requisito Responsabilidades Requisito Responsabilidades Requisito Responsabilidades

B2. Inspector Interno B3. Comité de Evaluación

Personal Perfil / Requisitos Tareas

B.1 responsable o administrador SIG

• Hablar el idioma local fluidamente y conocer la idiosincrasia de los productores

• Leer y escribir

• Estar capacitado en las normas respectivas.

• Estar familiarizado con los sistemas agrícolas y ecológicos del área.

• Poseer conocimiento suficiente sobre el control de calidad.

• Estar libre de conflictos de interés que pudieran afectar su trabajo

• Asumir con toda la responsabilidad para la ejecución del SIG.• Asegurarse de que todos los miembros cumplan con el reglamento interno de la

organización, especialmente en lo referente al cumplimiento de las normas.• Manejar e instruir al personal de inspección para asegurar que el 100% de los

productores del programa de certificación sean inspeccionados por lo menos una vez al año.

• Supervisar permanentemente todo el control de flujo del producto desde el campo hacia la exportación (trazabilidad)

• Organizar y supervisar la capacitación de los inspectores internos.• Documentar todas las actividades de inspección.• Revisar y evaluar los informes de inspección y elaborar un resumen de la

realización y resultados de las inspecciones internas.• Participar en la toma de decisiones para la aprobación/sanción/desaprobación

de los productores registrados en el programa de certificación o al menos colaborar estrechamente con ellos.

• Realizar el seguimiento de las sanciones que podrían ser impuestas a los productores.

• Coordinar la inspección externa y actuar como facilitador para la entidad de control.

• Mantener contacto con las entidades de certificación involucradas, informar sobre sus decisiones a los encargados del manejo así como a los productores y hacer el seguimiento de sanciones o condiciones impuestas a la operación.


La conformación de un comité de evaluación es una necesidad para organizaciones que tiene un alto número de productores dentro del programa de certificación.

Personal Perfil / Requisitos Tareas

B.2 Inspector Interno

B.3 Comité de Evaluación

• Hablar el idioma local fluidamente y conocer la idiosincrasia de los produc-tores.

• Leer y escribir• Conocer muy bien las

condiciones del lugar• Estar familiarizado con los

sistemas agrícolas y ecológi-cos del área

• Estar capacitado en la implementación de los sistemas bajo los cuales se certifican, y los procedimien-tos de control interno

• Estar familiarizado con el reglamento interno

• Estar libre de conflictos de interés que pudieran afectar su trabajo. Por ejemplo: inspeccionar sus propias parcelas, las de sus amigos o parientes, capacitar a los productores ubicados en su misma área, realizar la adquisición de productos para la organización, y otros.

• Gozar del respeto de los productores

• Cooperar estrechamente con el responsable o administra-dor del SIG.

• Debe ser miembro de la asociación, cooperativa o exportadora.

• Debe estar familiarizado con los principios de las normas.

• Debe estar familiarizado con el reglamento interno.

• No debe estar involucrado en ninguna actividad comercial de la organización, o ser miembro de la adminis-tración o consejo ejecutivo de la misma.

• Deben gozar del respeto de los productores y de la organización.

• Realizar la inspección física de las fincas registradas en el programa de certificación de acuerdo con el cronograma de inspección e indicaciones del responsable o administrador del SIG, lo cual incluye:

• Todas las parcelas de la unidad de producción, incluyendo cultivos de renta, en transición y cultivos para autoconsumo, y otros, según lo pidan los requisitos de las normas a las que se aplica.

• Todas las instalaciones de almacenamiento, incluyendo insumos.• Todas las actividades de procesamiento y post-cosecha, tales

como despulpado, secado, y otros.

• Registros de actividades, venta del producto, facturas, etc.

• Entregar los informes de inspección mensuales de acuerdo con instrucciones y destacar cualquier duda, conducta fraudulenta, anormalidad o cualquier observación relevante, a (el/la) gerente de calidad o al comité interno de aprobación.

• Revisar todos los informes de la inspección interna.

• Tomar decisiones para la aprobación/sanción/desaprobación de las fincas registradas en el programa de certificación.

• Ejecutar todas las acciones referentes a la sanción/desaprobación de las fincas registradas en el programa de certificación.

• Conformar listas actuales de productores y asegurarse que el personal de acopio sea apropiadamente informado.

• Documentar todas las decisiones e informar a los productores y personal responsable de acopio así como a la entidad de control externa.

• Cooperar estrechamente con el responsable o administrador del SIG y el inspector externo.

• Reunirse al menos cada tres meses


C. Capacitación e Información

De productores, inspectores internos de acuerdo con los requisitos de las normativas bajo las que certifique el grupo respectivo y los requisitos específicos que están comprendidos en el reglamento interno., como se muestra en la figura 8.

C. Capacitación e Informació

C1. Para productores C2. Para Inspectores Internos C3. Para otro personal

Figura 8. Detalle del tercer componente de la estructura del SIG

C.1 A nivel de productores

El objetivo principal de la capacitación es informar y capacitar a los productores sobre los aspectos relevantes de las normativas y hacerlos conscientes de los contenidos e implicaciones del reglamento interno. Es importante recordar que la capacitación de los productores es una tarea primordial de la organización, por tal motivo, ésta puede realizarse con recursos de la misma.

En los casos de conversión de prácticas convencionales a orgánicas, es fundamental la orientación sobre técnicas de producción y certificación. Para estos casos de conversión de prácticas tradicionales (especialmente indígenas), la necesidad de capacitación se enfoca más en la obtención de registros y documentación necesaria para obtener una certificación.

Debe ofrecerse un curso de capacitación sobre las normativas a los productores una vez al año o por lo menos cada vez que hay actualización de las normas bajo las cuales está certificado un grupo de productores.

De la capacitación debe orientarse a los temas que se establecen en el apartado D de esta guía.

C.2 Para inspectores internos

La capacitación regular de inspectores internos es ineludible. Por lo tanto, el SIG debe

proporcionar toda la información necesaria y las técnicas para que el inspector interno pueda realizar sus tareas. Esta capacitación puede lograrse a través de cursos en el ámbito interno así como mediante participación en seminarios y cursos organizados por terceros. Es de vital importancia que los inspectores internos aprendan técnicas y principios de auditoría, por lo que es recomendable que la capacitación se base en la norma internacional ISO 19011, la cual establece las pautas para llevar a cabo inspecciones con criterio.

Adicionalmente los inspectores internos deben participar en un curso de capacitación o refrescamiento sobre las diferentes normas, al menos una vez al año, en el cual obtengan información acerca actualización de las normas, así como de refrescamiento de técnicas de auditoría.

C. 3 Para otro personal

La capacitación también debe impartirse a todo el personal que maneja el producto comercializado por la organización durante todas las etapas del flujo de producción, acerca de los requisitos necesarios para la identificación que exige una cadena de custodia y la documentación a manejar. Principalmente la capacitación se realiza en: trazabilidad, salud y seguridad laboral, legislación laboral (sindicatos y asociaciones).


D.1 Procedimientos o programas

Temas: Se establecen los puntos básicos que se deben incluir para elaborar y dar seguimiento a los procedimientos o programas bajo los temas descritos en la figura 10.

Documentos: Las evidencias documentales que debe verificar el SIG para las certificaciones UTZ, RA y FLO deben ser controladas, es decir, verificar, por quien fueron elaboradas, en donde están localizados, cuál es su estatus de actualización y en donde están disponibles en el tiempo y lugar.

La organización a través del SIG debe definir el (la) o los responsables de elaborar y mantener cualquier documentación relacionada con los procesos de certificación.

Antes de emitir y revisar el documento final, el Gestor de cada cooperativa revisa el cumplimiento con los requisitos de las diferentes normas. Los documentos relevantes para este proceso que deben ser completados por parte del productor y del SIG, se ilustran en la figura 10.

Figura 9. Detalle del componente de documentación de la estructura del SIG

Nota: Resumen de las cantidades compradas se refiere a las cantidades compradas por la organización el año anterior, a productores miembros certificados

D. Documentación Básica

Es uno de los puntos de mayor importancia en cuanto a la implementación y verificación de los programas UTZ, RA y FLO durante los procesos de auditoría. El SIG no solo debe elaborar los documentos, sino ayudar a los productores a implementarlos y verificar su cumplimiento en el tiempo.

Por ejemplo UTZ y FLO establecen años para demostrar evidencia en una auditoría externa de certificación. En la figura 9, se detalla la estructura de este componente del SIG.

D. Documentación Básica

D1. Procedimientos y programas D2. Control documentalD3.

Codificación

Resumen anual de

resultados decontrol interno

Decisión de aprobación y

desaprobaciónDocumentoControlado

DocumentoNo

Controlado

DocumentoObsoleto

Documento de origenexternoTrazabilidad o

cadena de custodia

Mapasde finca

Lista actual de inspectores

internos


Figura 10. Clasificación de los temas y documentos a manejar

1. Temas 2. Documentos Productor 3. Documentos SIG

A. Inspecciones internas

B. Trazabilidad/cadena de custo-dia

C. Control de documentos

D. Reclamaciones

E. Salud Ocupacional

F. Manejo integrado de plagas

G. Manejo de suelos

H. Manejo de desechos (envases agroquímicos, empaques fertili-zantes, domésticos)

I. Biodiversidad

J. Almacenamiento de productos para control de plagas.

A. Carta de compromiso

B. Mapa o croquis de las fincas

C. Contrato del productor con la organización

D. Registros de Ventas

E. Registros de compras de insumos

F. Registros de actividades en finca

G. Registro de pagos a emplea-dos

H. Inventario de bodega agroquímicos

I. Registro de consumo de agua

J. Registro de consumo de energía

K. Monitoreo de plagas

L. Boletas de envases vacíos (triple lavados y perfora-ciones)

A. Lista de productores actualizada con información productiva y personal contratado

B. Mapas o croquis de las fincas

C. Reportes de inspección interna

D. Registro de capacitación

E. Plan de desarrollo premio de comercio justo

F. Plan de acción ambiental

G. Relación de ventas de producto certificado

H. Relación acopio

I. Recibo de producto

J. Legislación nacional (laboral, ambiental, aguas, manejo de agroquímicos, manejo de desechos)

K. Contratos laborales y por servicio

L. Actas de asamblea y comités vigentes

M. Informe y manejo contable del uso de la prima o premios.


Tabla 3. Descripción de documentos

Documento Contenido

Resumen anual de losresultados del control interno

de gestión

Resumen de las cantidades compradas por la

organización el año anterior a productores miembros

certificados

1. Lista de fincas inspeccionadas2. Lista de centros de acopioEstas listas deben establecerse apropiadamente, indicando las siguientes especificaciones:

- Ubicación (comunidad, área)- Código del productor (que siempre será el mismo, sí el productor abandona el programa, su

código no debe asignarse a otro productor)- Nombre completo del productor- Fecha de ingreso del producto al programa de certificación- Extensión total de cada finca- Extensión de cultivo- Cantidad de café entregado a la organización el año anterior- Cálculo estimado de cultivo para el año siguiente.- Nombre y código del inspector interno- Fecha de inspección (por lo menos una en el año, podrían ser varias)- Resultado de la inspección (aprobación o sanción)

De acuerdo con la elaboración de la lista de productores, el resumen de cantidades compradas por la

organización durante el año anterior, pueden presentarse como una lista separada, incluyendo la

siguiente información:

- Cantidad acumulada de todas las entregas de producto certificado (FLO y/o, UTZ y/o RA).

- Resumen de las cantidades entregadas durante el año, diferenciadas de acuerdo con su

condición o estado de certificación o no.

Lista actual deinspectores internos

- Lista de los inspectores internos a cargo de las inspecciones anuales.

- Número de productores controlados por cada inspector.

- Información sobre cada inspector, indicando el tipo y cantidad de horas o días de su capacitación en

las normas, técnicas de inspección y control de calidad.

Informe deinspección

El informe de inspección se debe basar en los puntos de control o indicadores que están conformados por las normas bajo las cuales se certifica una organización, por lo tanto puede estar conformado por dos o hasta tres listas de chequeo, dependiendo de la cantidad de estándares que la organización deba certificar. Además cada informe debe contar con la siguiente información:

- Declaración general sobre el cumplimiento de las normas de producción- Fecha y firma del inspector interno y del productor- Si corresponde: decisión del comité interno de aprobación

En el caso que la organización tenga o deba certificar normativas orgánicas los puntos que debe contener el informe o lista de chequeo son los siguientes

- Información básica y métodos de cultivo- Origen de material de siembra- Práctica de fertilización (con cantidades por parcela)- Medidas de protección para plantas (con cantidades por parcela en caso de usar productos de

control de plagas)- Uso de mecanismos para la protección de plantas- Almacenamiento de insumos para la producción de cultivos- Almacenamiento del producto cosechado- Cálculo estimado de cosecha


Documento Contenido

Mapas de finca

Deben utilizarse mapas, planos o croquis de fincas con escalas adecuadas que muestren los siguientes datos:

- Mapa general donde se muestre la ubicación clara de los sitios de producción (comunidades, pueblos, fincas, y otros).

- Mapas actualizados de las parcelas de los productores, indicando los cultivos y áreas adyacentes.

Trazabilidad o

cadena de custodia

Se debe supervisar el flujo de productos certificados desde el campo a la exportación, abarcando todos los pasos de acopio, almacenamiento y procesamiento, con el fin de establecer claramente la trazabilidad o cadena de custodia del producto.

Además de las inspecciones de campo, el responsable o administrador del SIG también debe supervisar el flujo de productos certificados desde el campo a la exportación, abarcando todos los pasos de acopio, almacenamiento y procesamiento, con el fin de establecer claramente la trazabilidad o cadena de custodia del producto.

En el caso de los centros de acopio, los responsables de éstos, deben tener a mano una lista actualizada de los productores registrados en el programa de certificación y están obligados a:

- Acopiar únicamente productos de los productores incluidos en la lista de una manera separada del resto de café convencional.

- Diferenciar entre las distintas condiciones o estados de certificación (UTZ, RA, FLO y no certificado)

- No acopiar cantidades mayores de producto a las establecidas en el estimado de cosecha de la lista de productores aprobados.

- Mantener registros detallados de las cantidades acopiadas a cada productor (con su respectiva condición o estado de certificación)

- Separar los productos certificados de los no certificados y rotularlos para su diferenciación durante el acopio, almacenamiento y transporte

Cuando un productor entrega su producto, firma un recibo o nota de entrega donde ratifica que el producto proviene de su unidad de producción certificada. La organización debe implementar un sistema de documentación de compra con el fin de posibilitar el control del flujo de producto.

El producto certificado debe permanecer separado y rotulado de acuerdo con su condición o estado de certificación en los almacenes y durante las posteriores actividades de manipuleo y procesamiento. Los sacos o contenedores y áreas de almacenamiento también deben estar identificados apropiadamente. Sí se mezclaran distintos lotes de la misma condición o estado, debe registrarse el origen (centro de compra) de cada lote; con el fin de asegurar que el origen del producto pueda ser rastreado para cada lote.


D.2 Control documental

Se recomienda que toda la documentación elaborada y en poder del SIG tenga los siguientes estatus:

• Documento Controlado: Son todos los documentos importantes para la administración del SIG, con una versión vigente y que están en poder de personas autorizadas por el SIG, como por ejemplo, los resultados de las auditorías internas realizadas por los auditores internos.

Los documentos controlados se deben mantener necesariamente en formato impreso y pueden estar disponibles adicionalmente en formato electrónico. Para ambos casos, cada cooperativa determina el lugar y la forma de almacenamiento, y este procedimiento debe estar documentado. En dicho archivo se mantiene únicamente el original, en su versión válida, de cada documento existente y es manejado por el administrador o responsable del SIG.

• Documento No controlado: Son documentos de los que no se dese tener control directamente por los responsables del SIG, como por ejemplo registros de los productores sobre la aplicación de agroquímicos.

• Documento Obsoleto: Son documentos controlados de una versión anterior que ya no está en uso y que se recomienda archivar por un periodo no mayor a 6 meses.

• Documento de Origen Externo: Son documentos de interés para el SIG que provienen desde fuera de la organización, por ejemplo los resultados de las auditorias de certificación o memorándum de los programas de certificación.

D.3 Codificación

Es fundamental que todo el SIG posea una codificación establecida de los documentos que se distribuyen en el grupo de productores, de tal manera que técnicos e inspectores internos capaciten de manera homogénea utilizando un solo formato y su respectivo código para capturar la información.

Dada la cantidad de documentos que se deben elaborar para una o varias de las certificaciones, es recomendable que la codificación del mismo se divida en cuatro secciones, como se observa en la figura 11, donde se ilustra un ejemplo de codificación:

1ª Sección 2ª Sección 3ª Sección 4ª Sección

Código de la Cooperativa o el grupo

Nomenclatura que distinga a la cooperativa o al grupo

Cooperativa Cerro Azul(CCA)

Grupo de la Sierra(GSR)

Ejemplo: GSR-REG 2.1 Registro de auditoría interna número 1 en Grupo de la Sierra

ProcedimientosInstructivoRegistrosInformesManualesPrograma de Capacitaciones

(PRO)(INS)(REG)INF)MAN

(PCA)

Trazabilidad del caféAuditorías InternasDesarrollo SocialRequisitos Comerciales(Clientes externos)Transparencia Económica (Clientes Internos)

(1)(2)(3)

(4)

(5)

Prefijos según el tipo de documento

Tema específico a que hace referencia el documento de la sección anterior (preferi-blemente usar números)

Se usan uno o más dígitos, según la numeración interna de la organización.

Documentos de Referencia

Tema de Referencia Consecutivo

Figura 11. Parámetros usados para codificación de documentos


Aplica a las inspecciones de campo que garantizan el cumplimiento de las actividades de producción con los requisitos contemplados en el reglamento interno. Las actividades de inspección deben cubrir el 100% de los productores registrados, evaluando los resultados de las inspecciones para otorgar la aprobación o desaprobación.

En el anexo 2 se establece un ejemplo de los procedimientos y registros para implementar las inspecciones internas, desde la planificación de las mismas hasta el desarrollo de los informes.

E.1 Auto inspección (a nivel de la organización a través del SIG):

Es un análisis que se realiza para establecer el nivel de cumplimiento del SIG en comparación con los requerimientos de las normas de UTZ, RA y FLO. Debe estar enfocado en establecer si el SIG está preparado en el tema documental y seguimiento en evidencia física.

E.2 Inspecciones de campo

El objetivo principal de las inspecciones de campo es controlar si todos los productores registrados en el programa de certificación están trabajando de acuerdo con las normas establecidas en el reglamento interno. En caso de anormalidades, el sistema debe asegurar que los productores que están violando estas normas sean inmediatamente retirados del programa y que sus productos no se mezclen con los producidos en fincas certificadas.

Para cumplir con estos requisitos, la inspección interna de las fincas debe ser organizada de manera profesional, considerando los siguientes aspectos:

En la figura 12 se describen los documentos que debe elaborar el inspector interno cuando los preparativos para la inspección son implementados de manera inicial (inspección inicial).

E. Inspecciones internas

El Inspector Interno debe elaborar

A. 1 Una descripción completa de la unidad que muestra los ámbitos de almace-namiento y produccióon, y cuando corresponda, de aquellos donde tienen lugar ciertas operaciones de procesamiento y empaque.

A. 2 Todas las medidas prácticas a ser tomadas por el productor a nivel de la unidad para asegurar el cumplimiento de las condiciones establecidas en el reglamento interno de la organización.

A. 3 La descripción y las medidas deben incluirse en un informe de inspección firmado por el productor como contraparte involucrada.

A. 4 Además, si se trata de fincas orgánicas este informe de inspección debe específicar la fecha de la última aplicación de fertilizantes y pesticidas restringidos.

Figura 12. Contenido del informe de inspección inicial


• Las inspecciones de fincas dentro del SIG se delegan a los inspectores internos. Si el inspector está vinculado a productores de cierta área, debe ser asignado a otras áreas donde no tenga conflictos de interés.

• Las inspecciones internas deben abarcar el 100% de los productores registrados en el programa de certificación. También se aplica para productores que fueron suspendidos o no entregaron productos en años anteriores. De no ser inspeccionados, serán eliminados de la lista de productores aprobados.

• Las inspecciones internas deben finalizar antes del inicio de la cosecha, para que la certificadora o entidad de control pueda establecer una lista de productores aprobados, lo cual es un requisito para la adquisición separada de cultivos certificados.

• La visita de control del inspector interno se centra principalmente en la unidad de producción certificada o a certificar.

• Para los productores certificados orgánicos o con aspiración a certificar orgánico, en caso de tener unidades de producción convencional, estas actividades también deben inspeccionarse.

• La verificación estricta de todos los insumos (fertilizantes y/o plaguicidas), en caso de existir también forma parte de la inspección.

• Las instalaciones para actividades post-cosecha, almacenes y centros de acopio deben inspeccionarse.

• Se cumple la verificación de cada paso de las actividades de procesamiento y transporte, ya sea porque la separación de productos certificados o en transición a la certificación está cumplida o porque existe un posible riesgo para la integridad orgánica.

Los resultados de la inspección interna de campo, que se encuentra documentada en los informes de inspección (basados en los puntos de control de las normas bajo las que certifican) deben ser comparados finca por finca con las normas y todos los criterios de inspección especificados en el reglamento interno.

La decisión de otorgar o no la certificación a una finca deben ser tomadas por la entidad certificadora, basándose en la información obtenida durante el proceso de evaluación

y cualquier otra información relevante, como la decisión de la misma organización. Esta última delegará la tarea al comité de evaluación interno.

Se debe entregar un informe anual de las inspecciones internas a la entidad de control externo o certificador, dado que todas las normas así lo piden dentro de sus requisitos. Algunas veces son llamadas autoevaluaciones, como por ejemplo para el caso de UTZ.

Es importante hacer ver que el SIG debe velar para que se cumplan los siguientes apartados:


Las normas para RA, UTZ y FLO poseen criterios o puntos de control que en caso de no cumplirse durante el proceso de inspección puede conducir a una descertificación automática por parte de la entidad responsable de realizar las auditorías de certificación.

El SIG debe velar para que los criterios o puntos que se indican a continuación, estén en un nivel de cumplimiento del 100%, por lo que la verificación a través de las auditorías internas de estos requisitos por parte del SIG debe ser constante a lo largo del año.

F. Criterios y puntos de control críticos, mayores y obligatorios de UTZ, RA y FLO

Para el caso de UTZ Certified no existen puntos crítos o mayores señalados específicamente. Desde el año 1 hasta el año 4, el número de puntos de control

obligatorios aumenta, esto significa que el número de puntos de control requeridos para la Certificación se aumenta cada año por Parte (grupo de capítulos).

Criterio o puntos de control críticos (aspectos sociales/laborales) UTZ RAAplica a:

FLO

La organización ni sus miembros discriminan o restringen la afiliación de nuevos miembros por raza, color, sexo, orientación sexual, discapacidad, estado civil, edad, condición VIH/SIDA, religión, política, por representación laboral alguna a la hora de contratar, ascender, capacitar, remunerar, despedir, asignar funciones, jubilar, etc. en los convenios 100 y 111 de la OIT o en esta norma.

La organización y los miembros de su organización han establecido salarios para los trabajadores de acuerdo a la normativa del Contrato Colectivo de Trabajo cuando exista, salario promedio, salario mínimo por ley o el que sea superior. En caso de que el salario sea negociado por medio de una convención colectiva u otro tipo de pacto, el trabajador debe tener acceso a una copia de dicha negociación durante su proce-so de contratación. Para remuneraciones basadas en producción, cuotas o destajo, la organización y sus miembros paga un salario mínimo proporcional a la media de la industria.

Menores de 18 años, personas de discapacidades físicas o mentales y mujeres embarazadas o en periodo de lactancia no pueden realizar trabajos potencialmente peligrosos. La organización y sus miembros no emplean menores de 15 años. En los países que han ratificado los convenios de la OIT (Organización Internacional del Trabajo), la finca debe acatar lo establecido en la convención 138, recomendación 146 (edad mínima). Las fincas que contraten trabajadores de 15 a 17 años inclusive deben llevar registros con datos personales, salario, horas trabajadas, autorizaciones por escrito de un mayor y el tipo de labor que realiza.


Criterio o puntos de control críticos (aspectos sociales/laborales) UTZ RA FLO

La organización y sus miembros emplean el trabajo forzoso, incluido el trabajo obliga-torio o el trabajo involuntario en prisión. Se prohíbe cualquier tipo de trabajo forzado, que incluye el trabajo bajo régimen de prisión, de acuerdo con los convenios 29 y 105 de la Organización Internacional de Trabajo (OIT) y la legislación nacional.

Todos los trabajadores que aplican, manipulan o tienen contacto con agroquímicos, incluso los que lavan la ropa o el equipo que ha estado expuesto a agroquímicos, deben usar equipo de protección personal. La finca debe suministrar equipo de protección personal en buen estado e incentivar su uso entre los trabajadores. El equipo debe reducir el contacto con agroquímicos y la posibilidad de intoxicaciones agudas o crónicas y cumplir con lo más estricto de: a) los requisitos indicados en las hojas de seguridad (MSDS – Material Safety Data Sheets) del producto, b) la legis-lación vigente o c) el equipo indicado en el Anexo 2.

La organización de 2°/3° grado debe estar democráticamente controlada por sus miembros directos, que son organizaciones de 1er/2° grado constituidas y legal-mente afiliadas.

La organización ni sus miembros apoyan o toleran el castigo corporal, coacción mental o física y el abuso verbal.

La organización ni sus miembros se involucran, apoyan o toleran el comportamiento, incluyendo gestos, lenguaje ni contacto físico que sea sexualmente intimidatorio, insultante o de explotación.

La organización y sus miembros permiten a sus trabajadores asociarse o afiliarse a una organización de trabajadores de su elección y participar en negociaciones labo-rales.La organización y sus miembros realizan en forma segura los procesos de trabajos (Salud ocupacional).

La administración de la finca debe implementar políticas y procedimientos para iden-tificar y considerar los intereses de las poblaciones locales y grupos de intereses comunitarios con respecto a las actividades de producción de finca o cambios que puedan generar impactos sobre su salud, empleo o recursos naturales locales. La finca debe documentar y hacer disponible a la vista pública todas las quejas y comen-tarios que recibe acerca de sus actividades de producción y sus respuestas.

Aplica a:


Criterio o puntos de control críticos (aspectos ambientales/productivos) UTZ RA FLO

Ningún productor o la organización puede utilizar los materiales de la parte 1 (Lista roja) de la lista de materiales prohibidos (LMP) de FAIRTRADE Internacional.No se permite el uso de las siguientes sustancias químicas o biológicas en fincas certificadas:

a. Sustancias biológicas u orgánicas no registradas legalmente en el país para uso comercial.

b. Agroquímicos que no estén registrados legalmente en el país. c. Agroquímicos mencionados en la lista de plaguicidas prohibidos y severa-

mente restringidos en los Estados Unidos de América por la Agencia de Protección Ambiental (EPA) y plaguicidas prohibidos y severamente restringi-dos por la Unión Europea.

d. Sustancias que han sido prohibidas mundialmente bajo el Convenio de Estocolmo sobre Contaminantes Orgánicos Persistentes (POP).

e. Sustancias incluidas en el Anexo III del Convenio de Rotterdam por el progra-ma de Consentimiento Fundamentado Previo (PIC), en relación con prohibi-ciones nacionales o restricciones severas por razones ambientales o de salud documentadas en por lo menos dos regiones del mundo.

f. Todas las sustancias del listado de la Docena Sucia de la Red de Acción de Plaguicidas (“Pesticide Action Network”).

La finca debe tomar medidas para evitar introducir, cultivar o procesar cultivos trans-génicos. Cuando se introduzcan materiales transgénicos aledaños accidentalmente en los cultivos de una finca certificada, la finca debe desarrollar y ejecutar un plan para aislar los cultivos y brindar seguimiento para cumplir con los requisitos de este criterio.

Se debe prohibir la cacería, la recolecta, la extracción y el tráfico de animales silves-tres en la finca. Se les permite a los grupos culturales o étnicos cazar o recolectar fauna silvestre de una manera controlada y en áreas designadas para tales fines bajo las condiciones siguientes:

a. Las actividades no involucran especies amenazadas o en peligro de extinción.

b. Existe legislación establecida que reconoce los derechos de estos grupos de cazar o recolectar vida silvestre.

c. Las actividades de cacería y recolecta no tienen impactos negativos en procesos o funciones ecológicos o importantes para la sostenibilidad agríco-la o de ecosistemas locales.

d. La viabilidad a largo plazo de las poblaciones de las especies no está afecta-da.

e. Las actividades de cacería y recolecta no son para fines comerciales.

Aplica a:


Criterio o puntos de control críticos (aspectos ambientales/productivos) UTZ RA FLO

Las nuevas áreas de producción deben estar ubicadas solamente en aquellas tierras que presenten condiciones de clima, suelos y topografía adecuadas para la inten-sidad de la producción agrícola planificada. El establecimiento de nuevas áreas de producción debe basarse en estudios de capacidad y uso de la tierra que demues-tren la capacidad productiva a largo plazo. No se permite la tala del bosque natural o la quema para la preparación de nuevas áreas de producción.

Todos los ecosistemas naturales existentes, tanto acuáticos como terrestres, deben ser identificados, protegidos y recuperados mediante un programa de conservación. El programa debe incluir la recuperación de ecosistemas naturales o la reforestación de áreas dentro de la finca que no son apropiadas para la agricultura.

A partir de la fecha de aplicación para la certificación, la finca no debe destruir ningún ecosistema natural. Adicionalmente, a partir del 1 de Noviembre de 2005, en la finca no se debe haber destruido ningún ecosistema de alto valor por o debido a activi-dades intencionadas de producción de la finca. Si entre el 1 de Noviembre de 1999 y el 1 de Noviembre de 2005, algún ecosistema natural ha sido destruido por o debido a actividades intencionadas de producción de la finca, la finca debe implementar los siguientes análisis y mitigaciones:

a. Ejecutar un análisis de la destrucción causada para documentar el alcance e impacto ecológico de la destrucción.

b. Formular un plan de mitigación que compensa los impactos negativos, aseso-rado por un profesional competente y consistente con la legislación aplica-ble.

c. Implementar las actividades de este plan de mitigación, incluyendo por ejem-plo el apartar de un porcentaje significativo del área de la finca para propósi-tos de conservación

La finca no debe descargar o depositar aguas residuales industriales o domésticas en ecosistemas acuáticos sin demostrar que las aguas vertidas cumplen con los requisi-tos legales respectivos, y que sus características físicas y bioquímicas no degradan la calidad del cuerpo receptor de agua. En ausencia de requisitos legales, las aguas vertidas deben cumplir con los siguientes parámetros mínimos: DBO menor a 50 mg/l, pH entre 6 y 9, grasas y aceites menor a 30mg/l y coliformes fecales ausentes.

La finca no debe depositar en ecosistemas acuáticos ningún sólido orgánico o inorgánico tal como desechos domésticos o industriales, productos rechazados, escombros, tierra y piedras de excavaciones, basura de la limpieza de tierras, entre otros materiales.El almacenamiento de fertilizantes y agroquímicos debe ser adecuado para evitar daños al medio ambiente y al ser humano

Aplica a:


UTZ RA FLO

Solo los productos que provienen de miembros certificados pueden ser vendidos como producto certificado. Todos los productos certificados deben de provenir de organizaciones o grupos que estén certificadas. Sistema de cadena de custodia o trazabilidad para evitar la mezcla de productos de fincas certificadas con productos de fincas no certificadas.

Las organizaciones aceptan auditorias anunciadas y no anunciadas incluyendo instala-ciones subcontratadas y sumista toda la información requerida para demostrar el cumplimiento.

Al menos el 50% de los miembros de la organización son pequeños productores.

La mayoría de los productores dentro del sistema de certificación son pequeños productores según la definición establecida en el criterio genérico.En caso de suspensión, solamente es válido el cumplimiento de los contratos ya existentes en un plazo no mayor a los 6 meses. Durante la suspensión, no se puede exceder el 50% del volumen comercializado en los 12 meses anteriores.

El incumplimiento de un contrato debe ser anunciado al comprador con un mínimo a dos meses de antelación a la fecha de envío.

La organización ha presentado un Plan de Desarrollo a la Asamblea General para su aprobación antes de la implementación. Todas las decisiones están documentadas.

Se invierte al menos 5 centavos de dólar por libra de la prima de Comercio Justo en actividades de mejora de la calidad y/o productividad, aprobadas previamente por la Asamblea General.No hay evidencia del mal uso en la gestión de la Prima Fairtrade.

La Asamblea General es el cuerpo decisorio supremo en donde todos los miembros tienen derecho a voto.Las elecciones del Consejo de Administración son libres, justas y transparentes.

Las no conformidades de la auditoria previa fueron corregidas

Solamente puede vender producto certificado si cuenta con un certificado válido o permiso de comercialización.

Aplica a:Criterio o puntos de control críticos (aspectos económicos /administrativos)

Notas:

• Se entiende por miembros a los productores que están dentro del programa de certificación y a la organización a la entidad (cooperativa, exportadora) que es dueña del certificado y que coordina el SIG.

• Los puntos que se señalan en la siguiente tabla, son los puntos de control que aplican de igual manera a UTZ, pero que para FLO y RA son mayores o críticos. Sin embargo, se reitera que existen muchos otros puntos de control en la certificación UTZ que deben ser controlados por el SIG de acuerdo al año de cumplimiento.


3. Glosario

Análisis de riesgos:Es la estimación de la probabilidad de que ocurra un riesgo y de la magnitud de la pérdida potencial.

Auditoría:Un proceso específico, sistemático, independiente y documentado que puede ser interno o externo, en donde se obtienen pruebas que se evalúan objetivamente para determinar en qué medida se cumplen los requisitos establecidos. Si es interno, la auditoria puede ser llevada a cabo por el SIG como una manera de control; si es externo estará a cargo de un ente acreditado para otorgar o denegar algún certificado como RA, FLO o UTZ.

Criterio:Regla o norma conforme a la cual se establece un juicio o se toma una determinación.

Cooperativa:Asociación autónoma de personas que se han unido voluntariamente para formar una organización democrática cuya administración y gestión debe llevarse a cabo de la forma que acuerden los socios.

Desechos:Materiales o sustancias no deseadas posterior al haberlas usado u obtenido por otros medios. También conocido como basura.

Discriminación:Cualquier distinción, exclusión o preferencia

con base en raza, color, género, religión, opinión política, nacionalidad u origen social (o cualquier otro motivo determinado por los estados firmantes) que tiene el efecto de anular o perjudicar la igualdad de oportunidad o trato en el empleo o en el trabajo (Fuente: Organización Internacional de Trabajo).

Ecosistemas naturales:Sistema que está formado por un conjunto de organismos vivos y el medio físico donde se relacionan, compartiendo el mismo hábitat, tales como arroyos, ríos, lagos, lagunas, y otros cuerpos de agua que existen naturalmente; humedales como pantanos, ciénagas o manglares; bosques primarios y secundarios, etc.

Exportadora:Empresa que se dedica a la compra de producto local y su posterior venta a nivel internacional.

Evidencia documental:Se refiere a cualquier documento (papel, película, grabación, registro, fotografías) que demuestre el cumplimiento de algún requisito

Fairtrade / FLO:Enfoque alternativo al comercio convencional y se basa en una alianza entre productores y consumidores. Comercio Justo ofrece a los productores un mejor trato y mejores términos de intercambio, permitiendo la oportunidad de mejorar su vida y planificar su futuro.

Finca:Unidad de producción agrícola o grupo de ellas, regidas por los mismos procedimientos de operaciones y actividades agrícolas.

Fitosanitarios:Sustancias sintéticas o naturales usadas para mantener saludables los cultivos. Pueden usarse para controlar enfermedades y plagas que puedan dañan algún cultivo. También son conocidos como plaguicidas.

Impacto:Perturbación, consecuencia, repercusión o efecto similar permanente de una acción humana o causa natural. Los impactos pueden ser positivos o negativos, y pueden afectar a un sistema natural, el ambiente o una población o individuo animal o vegetal (impacto ambiental), o a un individuo o una población de seres humanos (impacto social).


Inspección interna:Tarea de análisis preventivo general que permite generar información y a partir de esto detectar cualquier problema que resulte en áreas generales de la actividad cafetalera ligada a los distintos programas de certificación, logrando recomendar, ajustar y corregir bajo la responsabilidad del SIG.

Manejo integrado de plagas (MIP):Una estrategia de prevención a largo plazo o de combate de plagas mediante una combinación de técnicas, tales como el control biológico (uso de insectos o microbios benéficos), uso de variedades resistentes de cultivos, y el uso de prácticas agrícolas alternativas (riego, fertilización o poda).

Mejoramiento continuo:Actitud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del proceso y la posibilidad de crecimiento y desarrollo en una organización .

Miembro (Productor):Persona u organización que representa a la finca certificada y tiene responsabilidad sobre los productos producidos y vendidos por la finca.

Mitigación:Proyectos o programas que intentan de moderar los impactos conocidos en un recurso natural existente, persona o comunidad.

Monitoreo:Sistema de observaciones del entorno sobre los cambios o impactos en el medio ambiente o humano causa de actividades humanas, en este caso, las actividades agrícolas.

Norma:Un documento que provee, para uso común y repetido, reglas, guías o características para

productos o procesos y métodos de producción relacionados cuyo cumplimiento no es mandatario.

No conformidad:Incumplimiento de un requisito de la norma.

Organización de productores de primer grado: Organización de pequeños productores cuyos miembros legales son, única y exclusivamente, pequeños productores de forma individual.

Organización de productores de segundo grado:Organización de pequeños productores cuyos miembros legales son, única y exclusivamente, productores afiliados a organizaciones de primer grado.

Organización de productores de tercer grado: Organización de pequeños productores cuyos miembros legales son, única y exclusivamente, productores afiliados a organizaciones de segundo grado

Prima:Premio económico recibido por cada venta de café certificado bajo la norma FAIRTRADE, el cual su uso final es decidido demócratamente por la Asamblea General de asociados.

Rainforest Alliance:Proceso integral que promueve y garantiza mejoras en la agricultura y la silvicultura. El sello con independencia de la aprobación, garantiza que los productos fueron producidos de acuerdo con las directrices estrictas para proteger el medio ambiente, la fauna, los trabajadores y las comunidades locales.

Registro:Documento que indica los resultados obtenidos o que aporta pruebas de las actividades realizadas (Fuente: ISEAL Alliance).


Requisitos Básicos:Principios del Comercio Justo Fairtrade que deben ser cumplidos.

Requisitos de Desarrollo:Mejoras continuas que las organizaciones certificadas deben realizar en promedio respecto a un sistema de puntuación (que también indica los umbrales promedio mínimos) definido por el órgano de certificación.

Residuos:Cualquier material sin utilizar y rechazado por su falta de importancia o valor.

Riesgo:La posibilidad de la ocurrencia de un peligro.

Sistema:Conjunto de elementos que interactúan o se relacionan entre sí para lograr objetivos.

Sistema Interno de Gestión:Procedimientos y procesos documentados que un grupo pondrá en práctica para garantizar el cumplimiento con los requisitos establecidos.

Trazabilidad:Capacidad para reconstruir la historia, uso o ubicación de un producto desde su producción en campo, procesamiento y venta al consumidor final.

UTZ Certified:Programa que representa la agricultura sostenible con mejores perspectivas para los agricultores, sus familias y el planeta. Con el programa UTZ, los agricultores aprenden mejores prácticas agrícolas, crean mejores condiciones laborales y pueden cuidar mejor de sus hijos(as) y de la naturaleza.

Verificación:Confirmación, por medio de la evaluación de la evidencia, de que un producto, proceso o servicio cumple los requerimientos especificados.


CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES RECOMENDADAS PARA VERIFICAR POR EL SIG4

ACTIVIDADES

Análisis de resultadosanteriores

InspeccionesInternas

Trazabilidad/cadenade custodia

Planes, programas,registros

Capacitaciones aproductores

Reuniones conauditores internos

Reuniones con elcomité de evaluación

Monitoreo de laaplicación de BPA

y su controldocumental(registros)5

Control de malezas

Análisis de suelosFertilizaciones

Protección y manejo del agua

Manejo de plagasBroca, Hormiga)6

Aplicaciones de enmiendasy abonos orgánicos

Manejo de aguas grisesy mieles de café

COMENTARIOS ENE FEB ABR AGOJUN JUL SEP OCT NOV DICMAR MAY

Protección de vida silvestrey micro corredor biológico

(rótulos)

Manejo de desechos sólidos y basura

Reforestación (siembra de árboles)

Acciones para mejoramiento de las viviendas

Actividades sociales

Reuniones entre los responsables del SIG con la alta gerencia

Educación y alfabetización

Sesiones de trabajo para evaluar las inversiones que sean necesarias para el SIG

Últimas cosechas y auditorías

Deben ser constantes y dándole énfasis a los puntos críticos,

mayores y obligatorios

Contante hasta terminarexportaciones

Revisión, actualizacióny elaboración

Capacitacionesy monitoreo

Se evalúa el SIG incluyendoel trabajo de los

auditores internosVerificar que los

productores las ejecuten

Preferiblemente fuera decosecha.

Incluye temas de BPA y lasnormas específicas para

UTZ, RA y FLO

4Esto puede variar dependiendo de muchas circunstancias fuera y dentro de la organización. Sin embargo es una guía de los puntos más

importantes que deben ser verificados en el tiempo por el SIG. Se considera un periodo de cosecha de café desde Setiembre a Marzo.5Para cafetales en producción6El uso de trampas para la broca es contante a lo largo de la cosecha y los meses posteriores a la misma


ETAPA 2 (APENDICES PARA EL SIG)

Figura 13. Diagrama Etapa 2 de la guía (Apéndices)

1. Aspectos auditables de responsabilidad directa del SIG para FLO, RA y UTZ Certified

2. Aspectos auditables críticos y obligatorios a ser controlados por el SIG para UTZ y RA

3. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para UTZ

4. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para RA

5. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para FLO

1.1 Aspectos auditables mayores, críticos y obligatorios a ser controlados por el SIG para FLO, RA y UTZ Certified

4.1 Aspectos auditables críticos a ser controlados por el SIG para RA


APÉNDICE1. Aspectos auditables de responsabilidad directa del SIG para UTZ, RA y FLO

Área o capítulo de la norma

Descripción del punto o criterio de la norma

Trazabilidad

Existe documentación del flujo del producto desde la unidad de producción certificada hasta los puntos de recolección (ejemplo: centros de almacenamiento) y a través de todas las etapas de procesamiento y manipulación, durante las cuales el producto pertenece al grupo. (UTZ)

El grupo debe tener un sistema para evitar la mezcla de productos certificados con productos no certificados en sus instalaciones, incluyendo a los procesos de cosecha, manipulación, procesamiento, empaque y transporte de productos. (RA)

El sistema de administración documentado puede incluir las pruebas correspondientes en forma de recibos, facturas, etc. (RA)

Sistema de trazabilidad diseñado con procedimientos describe en forma escrita el flujo de producto en cada uno de sus pasos, los documentos que se generan en cada parte del proceso e identificación que se le asigna al producto certificado durante cada etapa. (FLO)

El Sistema de trazabilidad física y documental de organizaciones certificadas, identifica producto de no miembros. (FLO)

El Sistema de trazabilidad establecido permite distinguir el producto de pequeños productores miembros directos o miembros de sus afiliadas, según definición del ente certificador, e identifica porcentualmente la participación en las ventas FT.(FLO)

Los documentos permiten trazar en el sistema el origen del producto, incluso si se utiliza diferente codificación durante el proceso.

Para segundos y terceros grados, el sistema de trazabilidad se enlaza con los sistemas de las afiliadas. (FLO).

(MAYOR, CRITICO, OBLIGATORIO) Solo los productos que provienen de miembros certificados pueden ser vendidos como producto certificado. Todos los productos certificados deben de provenir de organizaciones o grupos que estén certificadas. Sistema de cadena de custodia o trazabilidad para evitar la mezcla de productos de fincas certificadas con productos de fincas no certificadas.(RA,UTZ,FLO)

Registros de:- Las compras de producto UTZ Certified de cada miembro

del grupo- Las ventas de producto UTZ Certified- Las ventas de producto con otras certificaciones o

verificados- Las ventas de producto convencional (no certificado o

verificado) y - Cualquier volumen sobrante de años anteriores de

productos UTZ Certified, de otras certificaciones o verificados y convencional (no certificado o verificado).

Las facturas de compra y los desprendibles de pago indican el estado UTZ Certified del miembro del grupo.

Registros de las transacciones: Notas de peso describiendo estado del producto, inventario de almacenamiento, bitácoras de limpieza de equipo de procesamiento, registro de rendimientos, bitácoras de vehículos de transporte, remisiones del producto.

Identificación del producto físico y documental en todas las etapas de procesamiento, almacenamiento y transporte.

Copia documentada del sistema de trazabilidad/ Verificación en el Sistema electrónico (si este existe).Registros del proceso.

Facturación y documentos comerciales con identificación del producto certificado y el número de identificación otorgado por el órgano certificador.

- Recibo de ingreso de producto certificado- Documentos de acopio y comercialización de producto certificado

- Documentos de ventas

Documentos de trazabilidad/Evidencia documental en el Sistema. Incluye: Recibos al productor durante para entregas de producto, con indicación si se es miembro o no (en caso de realizar compras a no socios), incluyendo nombre del productor, fecha, producto, volumen y precio.

Anexo 1 SIG C-2- Recibo de Producto.

- Notas de transporte e ingreso a planta de proceso.- Notas de identificación durante el proceso en planta de proceso.

Documentos de exportación, incluyendo factura comercial, packing list, declaración de embarque o billing of lading, documentos de pago.

Aplica las evidencias anteriores. El SIG proporcionara un listado actualizado de la lista de productores certificados RA, FLO y UTZ. La lista deberá estar actualizada y contener información como área de finca, área con café, producción por manzana, café acopiado las últimas cosechas.

Anexo GSIC D-3.

Evidencia que el SIG debe tener o desarrollar para cumplir con el punto




ControlProductivo

Auto inspecciones/ inspecciones

internas

El área de producción corresponde al área total de la organización así como a los lotes de cada miembro (unidad productiva). El mapa general podrá ser un dibujo. El mapa general no es necesario dibujarlo a escala. (UTZ)

El administrador de grupo debe mantener registros precisos de los miembros del grupo, incluyendo a:a. Una lista de miembros del grupo con sus nombres, fecha de entrada al grupo, cualquier identificación asignada y el estatus de certificación;b. Información de fincas miembro certificadas con su ubicación, área

total, área total de producción, volumen anual de producción, mapas o bosquejos indicando la ubicación de ecosistemas naturales;

c. Mapas regionales o bosquejos de la ubicación de todas las fincas miembro, incluyendo vías de acceso y ecosistemas naturales principales;

d. Volúmenes de productos certificados de las siguientes etapas de producción: compra, manipulación, procesamiento, empaque y venta;

e. Auditorías externas e inspecciones internas, fechas y cualquier reclamo recibido;

f. No cumplimientos anteriores, incluyendo sanciones, acciones de seguimiento y reclamos. (RA)

El sistema de trazabilidad reporta los rendimientos en cada una de las partes del proceso, y documenta esos rendimientos, así como los volúmenes obtenidos del producto en cada etapa.

En caso de obtenerse productos secundarios, se registra el volumen de ese otro producto. (FLO)

La auto inspección es documentada anualmente y será verificada por el inspector externo.(UTZ)

El administrador de grupo debe inspeccionar en toda la finca miembro antes de una auditoría externa. Las fincas deben ser inspeccionadas mínimo una vez al año y preferiblemente en diferentes tiempos del año. Nuevas fincas miembro del grupo deben ser inspeccionadas antes de ser incluidas en el grupo sujeto a certificación. (RA)

Solicita que los SIG posean inspectores internos y sus protocolos de inspección anuales (FLO)

Mapa general con ubicación de los lotes de los miembros del grupo.

Lista de miembros actualizada.

Información general de cada finca.

Mapa geográfico donde se ubican las fincas y ecosistemas.

Volúmenes de fincas y total del grupo.

Registros de reclamos y sanciones.

Registros de rendimientos de volumen, en las etapas del proceso para cada partida de producto.

Registros de posibles productos secundarios.

Históricos de precio NYSE para el periodo

Resultados de las inspecciones internas.





Sociales /laborales

Ambientales/productivos

La organización ni sus miembros discriminan o restringen la afiliación de nuevos miembros por raza, color, sexo, orientación sexual, discapacidad, estado civil, edad, condición VIH/SIDA, religión, política, por representación laboral alguna a la hora de contratar, ascender, capacitar, remunerar, despedir, asignar funciones, jubilar, etc. en los convenios 100 y 111 de la OIT o en esta norma

La organización y los miembros de su organización han establecido salarios para los trabajadores de acuerdo a la normativa del Contrato Colectivo de Trabajo cuando exista, salario promedio, salario mínimo por ley o el que sea superior. En caso de que el salario sea negociado por medio de una convención colectiva u otro tipo de pacto, el trabajador debe tener acceso a una copia de dicha negociación durante su proceso de contratación. Para remuneraciones basadas en producción, cuotas o destajo, la organización y sus miembros paga un salario mínimo proporcional a la media de la industria.

Menores de 18 años, personas de discapacidades físicas o mentales y mujeres embarazadas o en periodo de lactancia no pueden realizar trabajos potencialmente peligrosos. La organización y sus miembros no emplean menores de 15 años. En los países que han ratificado los convenios de la OIT (Organización Internacional del Trabajo), la finca debe acatar lo establecido en la convención 138, recomendación 146 (edad mínima). Las fincas que contraten trabajadores de 15 a 17 años inclusive deben llevar registros con datos personales, salario, horas trabajadas, autorizaciones por escrito de un mayor y el tipo de labor que realiza.

La organización y sus miembros emplean el trabajo forzoso, incluido el trabajo obligatorio o el trabajo involuntario en prisión. Se prohíbe cualquier tipo de trabajo forzado, que incluye el trabajo bajo régimen de prisión, de acuerdo con los convenios 29 y 105 de la Organización Internacional de Trabajo (OIT) y la legislación nacional

Ningún productor o la organización puede utilizar los materiales de la parte 1 (Lista roja) de la lista de materiales prohibidos (LMP) de FAIRTRADE Internacional, sustancias biológicas u orgánicas no registradas legalmente en el país para uso comercial, agroquímicos que no estén registrados legalmente en el país, agroquímicos mencionados en la lista de plaguicidas prohibidos y severamente restringidos en los Estados Unidos de América por la Agencia de Protección Ambiental (EPA) y plaguicidas prohibidos y severamente restringidos por la Unión Europea, sustancias que han sido prohibidas mundialmente bajo el Convenio de Estocolmo sobre Contaminantes Orgánicos Persistentes (POP), sustancias incluidas en el Anexo III del Convenio de Rotterdam por el programa de Consentimiento Fundamentado Previo (PIC), en relación con prohibiciones nacionales o restricciones severas por razones ambientales o de salud documentadas en por lo menos dos regiones del mundo y todas las sustancias del listado de la Docena Sucia de la Red de Acción de Plaguicidas (“Pesticide Action Network”).

Registros de capacitación a los productores en temas de discriminación, género y legislación laboral.

Planillas, vacaciones y contratos de trabajadores permanentes.

Planillas de trabajadores temporales

Carta o declaración de compromiso en donde la organización y su grupo de productores están en contra de cualquier práctica discriminatoria, trabajos forzosos y contratación de trabajadores y de menores de edad que vaya en contra de la legislación laboral. La nota puede ser firmada por la gerencia de la organización y/o por el coordinador del SIG.

Esto debe estar visible a nivel de la organización y tratar de difundirse físicamente entre los productores certificados.

El SIG debe llevar un control de inventarios de los productos usados y almacenados en cada finca.

Listado de capacitación a productores sobre sustancias prohibidas y productos alternativos.

Listado actualizado y en poder del SIG de las listas prohibidas


1.1 Aspectos auditables mayores, críticos y obligatorios a ser controlados por el SIG para FLO, RA y UTZ





Sociales / laborales

Se debe prohibir la cacería, la recolecta, la extracción y el tráfico de animales silvestres en la finca. Se les permite a los grupos culturales o étnicos cazar o recolectar fauna silvestre de una manera controlada y en áreas designadas para tales fines bajo las condiciones siguientes:

a. Las actividades no involucran especies amenazadas o en peligro de extinción. b. Existe legislación establecida que reconoce los derechos de estos

grupos de cazar o recolectar vida silvestre. c. Las actividades de cacería y recolecta no tienen impactos negativos

en procesos o funciones ecológicos o importantes para la sostenibilidad agrícola o de ecosistemas locales.

d. La viabilidad a largo plazo de las poblaciones de las especies no está afectada.

e. Las actividades de cacería y recolecta no son para fines comerciales.

La finca debe tomar medidas para evitar introducir, cultivar o procesar cultivos transgénicos. Cuando se introduzcan materiales transgénicos aledaños accidentalmente en los cultivos de una finca certificada, la finca debe desarrollar y ejecutar un plan para aislar los cultivos y brindar seguimiento para cumplir con los requisitos de este criterio.

Las nuevas áreas de producción deben estar ubicadas solamente en aquellas tierras que presenten condiciones de clima, suelos y topografía adecuadas para la intensidad de la producción agrícola planificada. El establecimiento de nuevas áreas de producción debe basarse en estudios de capacidad y uso de la tierra que demuestren la capacidad productiva a largo plazo. No se permite la tala del bosque natural o la quema para la preparación de nuevas áreas de producción.

Todos los trabajadores que aplican, manipulan o tienen contacto con agroquímicos, incluso los que lavan la ropa o el equipo que ha estado expuesto a agroquímicos, deben usar equipo de protección personal. La finca debe suministrar equipo de protección personal en buen estado e incentivar su uso entre los trabajadores. El equipo debe reducir el contacto con agroquímicos y la posibilidad de intoxicaciones agudas o crónicas y cumplir con lo más estricto de: a) los requisitos indicados en las hojas de seguridad (MSDS – Material Safety Data Sheets) del producto, b) la legislación vigente o c) el equipo indicado en el Anexo 2.

Declaración del no uso de transgénicos

Comprobantes de la procedencia de la semilla o certificación de la misma.

Rotulación a nivel de finca

Listado de especies animales y vegetales en extinción

Listado de especies animales y vegetales existentes en la finca

Legislación nacional sobre protección a especies animales y vegetales en peligro de extinción

Estudio técnico sobre uso de suelo para café

Ubicación de la finca dentro de las zonas cafetaleras definidas por ANACAFE

Listado de capacitación sobre el uso de equipos de protección y situaciones de intoxicaciones.

Equipos de protección conformado por guantes, mascarilla, anteojos y capas/delantal

Hojas de seguridad de los productos disponibles a nivel de finca.


2. Aspectos auditables críticos y obligatorios a ser controlados por el SIG para UTZ y RA




Administración

Análisis de riesgos

Fertilización, agroquímicos,

social y ambiental

Se designa una persona o varias personas o un comité responsable para Administración, Prácticas agrícolas, Condiciones laborales, Ambiente. Los coordinadores para la mano de obra infantil están ubicados en las comunidades. La(s) persona(s) responsable(s) o comité son competentes, conocedores del tema y a disposición de los miembros del grupo y los empleados del grupo.

Existe documentación del flujo del producto desde la unidad de producción certificada hasta los puntos de recolección (ej. centros de almacenamiento) y a través de todas las etapas de procesamiento y manipulación, durante las cuales el producto pertenece al grupo.

Se realiza un análisis de riesgo para identificar los posibles riesgos en la producción y en el procesamiento, relacionados con: Bloque A) Administración Bloque B) Prácticas agrícolas Bloque C) Condiciones laborales Bloque D) Ambiente

Evaluaciones sobre fertilidad de suelos anuales , fertilizantes (uso y métodos de aplicación), sistema de irrigación, lista de sustancias prohibidas, riesgos de cosecha y post cosecha, riesgos y conservación del medio ambiente

Las instalaciones y los equipos están limpios y en buen estado para evitar la contaminación.

Registros y documentos .

La(s) persona(s) responsable(s) o comité es responsable de ver por varios temas.La demostración de las competencias puede hacerse con calificaciones oficiales y/o certificados de participación de cursos de capacitación y/o experiencia demostrada.La administración es conocedora de los requisitos de UTZ Certified, el proceso de certificación y sus desarrollos.

El análisis de riesgo se revisa anualmente y se mantiene actualizado. Este análisis tiene en cuenta las pautas de UTZ para el análisis de riesgos.

El monitoreo puede basarse en mapas de suelos, análisis de suelos y/o foliares o síntomas físicos de deficiencias nutricionales.Evaluaciones y planes de acción por parte del SIG para los temas de:Fertilidad de sueloPrograma de fertilizaciónMétodos, análisis y riesgos del agua para la irrigación (cuando aplique)Registros de aplicación (validación del SIG)Listas de productos fitosanitarios prohibidos (USA, JAPON, UE)Análisis de riesgos en prácticas de higiene durante la cosecha (OTA y contaminación química)Análisis de riesgos en prácticas de higiene durante la post cosechaUso de agua en el ríoRiegos en condiciones laboralesEvaluaciones a la diversidad animal y vegetal

Las instalaciones cuentan con áreas de almacenamiento, manipulación y procesamiento, como bodegas y puntos de acopio.

Entre los equipos se incluyen los recipientes de cosecha, sacos de transporte, vehículos para transportar el producto cosechado, herramientas y máquinas.


3. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para UTZ




Capacitación

Análisis de riesgos

Sistema Interno de

Gestión

El administrador de grupo debe capacitar a su personal del sistema interno de gestión para que pueda cumplir con sus tareas.

El administrador de grupo debe documentar los siguientes elementos de sus capacitaciones: fecha y ubicación, resumen de los contenidos, nombre y calificación del capacitador, así como nombres y firmas de los participantes.

Las capacitaciones deben ser realizadas en los idiomas o dialectos de los participantes, y a niveles educativos y con características culturales que posibilitan una comunicación exitosa.

El administrador de grupo debe identificar y evaluar anualmente el riesgo de incumplimiento con las normas de la Red de Agricultura Sostenible considerando como mínimo las inspecciones internas, auditorías externas, miembros nuevos del grupo, producción de las fincas, cadena de custodia, costos de cumplimiento y desempeño del sistema interno de gestión.

El administrador de grupo debe implementar medidas para prevenir o minimizar los riesgos identificados en esta evaluación.

El administrador de grupo debe implementar un sistema interno de gestión, incluyendo lo siguiente:

a. Organigrama con los detalles de los comités, posiciones yresponsabilidades de trabajo, incluyendo los que prestan sus servicios;b. Responsabilidades, calificaciones requeridas y competencias de personal, de personas elegidas y de comités; c. P r o c e d i m i e n t o s reguladores para:

i. Aprobación para el ingreso de nuevos miembros al grupo y estatus anual de membresía de cada finca miembro;

ii. Requisitos de mantenimiento de registros para el grupo y los miembros del grupo;

iii. Inspecciones internas iv. Sanciones y reclamos.

El alcance de la capacitación de este principio es sobre las normas de la Red de Agricultura Sostenible y las políticas de certificación.

Registros de capacitaciones dirigidas al personal que trabaja con el administrador del grupo que contenga: fecha y ubicación, resumen de los contenidos, nombre y calificación del capacitador, así como nombres y firmas de los participantes.

Quienes participan en la capacitación? El comité de certificación, el personal que desarrolla las inspecciones internas y planes de acción correctiva, los que operan el beneficiado húmedo y seco, bodegas de almacenamiento y transporte de café y el personal que se encarga de documentar las transacciones.

La figura de administrador de grupo se utiliza cuando la certificación es grupal ya sea un grupo formal o informal, si no es grupal entonces no se utiliza un Sistema Interno de gestión por que la certificación es individual aplicándole la norma para fincas nada más.

Evaluación de riesgos de cada una de las fincas que participan en el proceso de certificación.

Plan de acción para minimizar o eliminar los riesgos que pueden influir de manera negativa en la certificación.

Organigrama y sus funciones, puestos y responsabilidades.

Documentación del ingreso y aprobación de nuevos miembros al grupo.

Registros de cada productor.

Resultados de inspecciones internas y planes de acción correctiva.

Registros de sanciones y reclamos.


4. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para RA




Sistema Interno de

Gestión

El personal y los procedimientos del Sistema Interno de Gestión deben reflejar las características y la composición del grupo y sus miembros, incluyendo el alcance geográfico y los sistemas de producción de cultivos.

Registro de miembros participantes en el proceso de certificación.

El Sistema Interno de Gestión debe manejar el conflicto de interés con imparcialidad e independencia, incluyendo a la ausencia de conflictos actuales o potenciales del que toma las decisiones.

El Sistema Interno de Gestión debe tener políticas y procedimientos para sancionar a los miembros individuales del grupo por el no cumplimiento con las normas de la Red de Agricultura Sostenible y con los requisitos internos del administrador de grupo.

a. Medidas progresivas de sanción deben ser establecidas, concluyendo con la exclusión de la venta de productos certificados;

b. Cada miembro del grupo debe ser informado sobre el sistema de sanción;

c. Los registros deben permitir la fácil identificación de los miembros sancionados del grupo;

d. Cada miembro del grupo debe tener el derecho de apelar cualquier decisión y sus sanciones resultantes.

Firma de acuerdo de conflicto de interés por inspectores internos.

Protocolo de procedimientos para sancionar a los miembros individuales del grupo.

Registro de sanciones.

Registro sobre información de sanciones individuales.

Registro de reclamos para los sancionados.

El administrador de grupo debe mantener registros precisos de los miembros del grupo, incluyendo a:

a. Una lista de miembros del grupo con sus nombres, fecha de entrada al grupo, cualquier identificación asignada y el estatus de certificación;

b. Información de fincas miembro certificadas con su ubicación, área total, área total de producción, volumen anual de producción, mapas o bosquejos indicando la ubicación de ecosistemas naturales;

c. Mapas regionales o bosquejos de la ubicación de todas las fincas miembro, incluyendo vías de acceso y ecosistemas naturales principales;

d. Volúmenes de productos certificados de las siguientes etapas de producción: compra, manipulación, procesamiento, empaque y venta;

e. Auditorías externas e inspecciones internas, fechas y cualquier reclamo recibido;

f. No cumplimientos anteriores, incluyendo sanciones, acciones de seguimiento y reclamos.

Lista actualizada de los productores certificados, en proceso de certificación y no certificados si aplica.

- Registros por cada productor que contengan: ubicación, área total, área total de producción, volumen anual de producción, mapas o bosquejos indicando la ubicación de ecosistemas naturales.

- Mapas de cada lote de la finca. - Volúmenes a nivel de fincas y productores en

todas las etapas de producción. - Registro de auditorías internas y externas. - Registros de no conformidades detectadas en

las auditorías internas y externas. - Registros de sanciones derivadas de los

incumplimientos críticos o intencionados. - Registro de medidas correctivas.- Registro de reclamos por productor.

En caso de la solicitud por un miembro del grupo, el administrador de grupo debe apoyarle a crear y mantener registros.

Formato de solicitud de ingreso de un nuevo operador.





Sociales / laborales


La administración de la finca debe implementar políticas y procedimientos para identificar y considerar los intereses de las poblaciones locales y grupos de intereses comunitarios con respecto a las actividades de producción de finca o cambios que puedan generar impactos sobre su salud, empleo o recursos naturales locales. La finca debe documentar y hacer disponible a la vista pública todas las quejas y comentarios que recibe acerca de sus actividades de producción y sus respuestas.

Todos los ecosistemas naturales existentes, tanto acuáticos como terrestres, deben ser identificados, protegidos y recuperados mediante un programa de conservación. El programa debe incluir la recuperación de ecosistemas naturales o la reforestación de áreas dentro de la finca que no son apropiadas para la agricultura.

Buzón de sugerencias de la finca hacia la comunidad en lugares de acceso común de las personas de la comunidad, por ejemplo, cerca de escuelas, iglesias, etc.

Establecer por percepción propia y a través de las sugerencias recibidas un análisis que identifica las necesidades de la comunidad.

Croquis o mapa de la finca identificando los ecosistemas naturales.Rotulación en la finca identificando los ecosistemas naturales.Establecer un programa de mantenimiento y protección de los ecosistemas con programa de reforestación con especies nativas de la zona.

A partir de la fecha de aplicación para la certificación, la finca no debe destruir ningún ecosistema natural. Adicionalmente, a partir del 1 de Noviembre de 2005, en la finca no se debe haber destruido ningún ecosistema de alto valor por o debido a actividades intencionadas de producción de la finca. Si entre el 1 de Noviembre de 1999 y el 1 de Noviembre de 2005, algún ecosistema natural ha sido destruido por o debido a actividades intencionadas de producción de la finca, la finca debe implementar los siguientes análisis y mitigaciones:

La finca no debe descargar o depositar aguas residuales industriales o domésticas en ecosistemas acuáticos sin demostrar que las aguas vertidas cumplen con los requisitos legales respectivos, y que sus características físicas y bioquímicas no degradan la calidad del cuerpo receptor de agua. En ausencia de requisitos legales, las aguas vertidas deben cumplir con los siguientes parámetros mínimos: DBO menor a 50 mg/l, ph entre 6 y 9, grasas y aceites menor a 30mg/l y coliformes fecales ausentes

Ejecutar un análisis de la destrucción causada para documentar el alcance e impacto ecológico de la destrucción. Formular un plan de mitigación que compensa los impactos negativos, asesorado por un profesional competente y consistente con la legislación aplicable. Implementar las actividades de este plan de mitigación, incluyendo por ejemplo el apartar de un porcentaje significativo del área de la finca para propósitos de conservación.

Sistema de tratamiento de aguas.

Análisis químicos de las aguas en el efluente del sistema.

La finca no debe depositar en ecosistemas acuáticos ningún sólido orgánico o inorgánico tal como desechos domésticos o industriales, productos rechazados, escombros, tierra y piedras de excavaciones, basura de la limpieza de tierras, entre otros materiales.

Acciones de protección de ecosistemas acuáticos, tales como rotulaciones y barreras.

Sistema de recolección de basura para desechos orgánicos e inorgánicos.


4.1 Aspectos auditables críticos a ser controlados por el SIG para RA


Administrativo /Procedimientos

Punto de control de Requisitos estructurales y organizativos

Estructuras de Segundo y

Tercer grado

A.1 Documento de constitución legal de afiliadas, incluyendo nuevas afiliaciones y presentados al órgano certificador.

A.2 Documento de afiliación a la estructura central archivados

A.3 Acuerdo con decisión de Asamblea General donde se decide el alcance de la certificación.

A.4 Documentado el nombramiento de responsable del SIG y sus funciones en estructuras de primer grado y en estructura central.

SIG redactado y acciones implementadas y documentos elaborados, revisados, aprobados:

i. Redactado Reglamentado del SIG.ii. Nombrados inspectores internos.iii. Capacitados los inspectores internos.iv. Redactado Reglamento interno.v. Redactado Protocolo de inspección.vi. Redactada guía de inspección interna para control de

criterios.vii. Generados y documentados documentos de la

implementación del SIG.

A.5 Elaborados, revisados, homogenizados y aprobados procedimientos y reglamentos del SIG en afiliadas, con respectivas copias controladas.

Copia controlada del SIG aprobada enviada a afiliadas.

Cero / después de cualquier cambio.

Copia de constitución legal. De cada afiliada que participa en el programa.

Copias de documentos de afiliación a estructura central. Cuando se requiera

Copia de acta de asamblea con presentación de la afiliación y aprobación de la afiliación, por parte de la Asamblea.

Copia de envío al órgano certificador. Cuando se requiera.

Copia de acta de asamblea con acuerdo de certificación de las afiliadas incluidas en el proyecto de certificación.

SIG aprobado. Incluye:

- Reglamento del SIG firmado.

- Nombramientos de inspectores internos aprobados.

- Registros de capacitación firmados.

- Protocolo aprobado.

- Guía de auditoría interna.

- Copias de documentos de auditoría interna.

Copia a de envío al ente certificador.

Cero / cuando se requiera en el caso de nuevas afiliaciones.



Cero / cuando se requiera

Verificador / evidencia documental

Plazo

5. Aspectos auditables de cumplir por parte del SIG para FLO

Para el caso de FLO el formato de este apéndice es diferente, ya que se específica de una manera más detallada lo que el SIG debe establecer para cada uno de los temas que conforma la lista de criterios de FLO-Cert.


Estructuras de primero,

segundo y tercer grado

B.1 Verificados periódicamente cambios en el estándar y en Criterios de Cumplimiento. Última versión descargada y archivada.

Copia de última versión de criterios y Estándar FT. Cuando se requiera

Cero / cuando se requiera

B.5 Documentado el nombramiento y funciones del oficial de contacto del órgano certificador.

B.6 Revisadas acciones correctivas de auditoría anterior.

Documento con nombramiento enviado, firmado por quien lo emite.

No conformidades

Anual, cada 3 años

Cero y después de cualquier cambio.

Anual

B.7 Informe de Reunión de Cierre. Informe de auditoría. Después de cada auditoria

B.8 Descargado reporte de auditoría de las páginas internas. Reporte de auditoría. Anual. Después de cada auditoria

B.9 Verificadas no conformidadesDocumentos de revisión con medidas sugeridas, evidencias y plazos indicados. Anual o cuando se requiera.

Documentos de revisión con medidas sugeridas, evidencias y plazos indicados. Anual o cuando se requiera.

Después de cada auditoria

B.10 Generadas medidas correctivas y documentos controlados de medidas correctivas en los plazos admisibles.


Registro en el sistema. Anual o cuando se requiera.

B.11 Introducidas las medidas correctivas en el sistema del órgano certificador.


Seguimiento a documentos del órgano certificador con valoración de medidas correctivas sugeridas.

Seguimiento según plazos indicados en las medidas c o r r e c t i v a s sugeridas.

B.2 Última versión de Criterios de Cumplimiento distribuida a involucrados directos de la certificación (segundos y terceros grados).

Nota de envío a responsables en afiliadas.

B.3 Contrato firmado con el operador de certificación. Copia de contrato con operador Fairtrade.

B.4 Certificado vigente. Copia de certificado




Plazo


Verificación de Pequeño Productor



Verificación comercial / Trazabilidad



Condiciones laborales

C.1 Verificada y cuantificada el uso de mano de obra permanente y temporal por miembro, incluyendo variables de producto/ área certificada/ volumen producido/volumen entregado, ubicación, por organización de primer grado certificada.

Listado de membrecía anual. VER

Anexo 1 SIG D.1- Listado de productores. En caso de compras a no socios, se posee un listado preciso e independiente de productores.

C.2 Inclusión o exclusión de miembros en el listado de socios. Listado actualizado.Anexo 1 SIG D-1- Listado de productores.

Cero

Cada vez que surjan cambios en la membrecía

C.3 Verificación porcentual de miembros que no cumplen con definición de pequeño productor del órgano certificador.

Listado actualizado.Anexo 1 SIG D-1- Listado de productores.

Cada vez que surjan cambios en la membrecía

D-1 La organización de segundo grado elabora informes totales de acopio (o compras) y ventas certificadas, por organización afiliada, así como del producto no certificado o compras a no miembros

Informe de producción, compras y ventas.

Anexo 1 SIG-D-5 Relación Compras a Afiliadas.Anexo 1 SIG-D-6 Relación Ventas de producto Certificado

Cero y a partir de la operación comercial con p r o d u c t o certificado.

D-2 Se posee contrato firmado con los operadores de la cadena de comercialización.

Contratos de con el operador deben incluir:- Volúmenes acordados- Calidad y descripción del producto

certificado.- Precio- Condiciones de entrega- Premio- Deducciones aplicadas.- Mecanismos de reclamo- Mecanismos de arbitraje- Declaración de bróker (si aplica)

A partir de la o p e r a c i ó n comercial con p r o d u c t o certificado.

E-1 No hay prácticas discriminatorias en la contratación de trabajadores

- Política laboral- Contrato laboral- Expediente personal de cada

trabajador, con documentos de contratación, valoraciones, ascensos, sanciones y notas de despido.

- Documentos de procesos judiciales

- Política de acoso sexual y documentos implementados.

Cero




Plazo




Condiciones

laborales

E-2 Declaratoria sobre Mano de Obra Infantil - Declaratoria sobre uso de mano de obra infantil.

- Planilla o nómina de empleados con indicación de fecha de contratación, puesto ocupado y fecha de nacimiento de la organización de los productores que contratan personal.

Cero

E-3 Declaratoria de reconociendo del derecho a la Libre Asociación por parte de los trabajadores (si se posee un número significativo de ellos)

- Declaratoria firmada por la autoridad que la emite donde se reconoce el derecho a los trabajadores a la Libre Asociación, según los alcances establecidos en la norma.

- Documento de información o acta de asistencia donde se comunica al grupo de trabajadores sobre este derecho laboral.

- Acta de Asamblea de trabajadores donde se constituye el ente de representación de los trabajadores y sus representantes.

- Actas de sesiones de encuentro de los representantes laborales

- Expediente de dirigentes laborales, incluyendo razones de despido, si esto ha ocurrido.

- Lista de asistencia de capacitaciones recibidas por los dirigentes laborales.

Cero

E-4 Los salarios cumplen o superan el salario mínimo nacional o regional, o el salario del sector (si este existe) o el acuerdo de negociación colectiva, el que se mayor.

- Planilla o nómina de trabajadores.- Copia de recibos fechados y firmados por los

trabajadores- Comprobantes de pago.- Listado de salarios por función, incluyendo

pago por rendimiento o producción (si éstos existen).

- Para pagos basados en rendimientos, incluir mediciones de rendimientos realizadas.

Cero

E-5 Se cumple con lo establecido en materia de seguridad social de los trabajadorest

- Documento de pago a la seguridad social.- Documentos de verificación de derechos

laborales, como vacaciones, fondo de pensión, décimo tercer mes, permisos de maternidad, pago de prestaciones

- Expedientes de trabajadores

Plazo 6 para FLO

E-6 Se posee contrato firmado con todos los trabajadores permanentes

-Contrato laboral firmado / copia entregada al trabajador.

Plazo 3 para FLO

E-7 Política de derechos laborales para trabajadores migrantes.

- Política de derechos para trabajadores migrantes

- Comunicación de derechos a trabajadores migrantes.


Plazo


Seguridad y

Salud

Ocupacional

Ambiental

La organización y los productores que poseen trabajadores contratados han identificado los riesgos para la seguridad y salud en cada uno de los sitios de trabajo /este punto no está en la norma para Pequeños Productores, pero es el punto de partida para diseñar un plan de seguridad en cualquier empresa.

- Documento con identificación de riesgos laborales.

- Boleta de monitoreo en Temas de seguridad y salud ocupacional.

- Boletas de sanciones aplicadas por temas de seguridad y salud ocupacional.

- Listado con trabajadores con enfermedad o discapacidad y descripción histórica de tareas asignadas

Cero

Cero

Cero

F-1 La organización identifica personas que poseen enfermedades o dificultades físicas y para las cuales podría existir impedimento de realizar trabajos peligrosos.

- Facturas de insumos para el botiquínF-2 La organización tiene a disposición de los trabajadores un botiquín adecuadamente equipado.

Cero- Listado de asistencia a capacitaciones de Primeros Auxilios.

Anexo 1 SIG-E-1

- Materiales con contenido.

- Copias de certificados de participación

F-3 La organización ha capacitado personal en primeros auxilios.

Cero- Documentos de compra de agua (si aplica).

- Documento con análisis de pureza del agua.

F-4 Se proporciona agua potable a los trabajadores.t

Tercer Año- Documento con nombramiento del representante, firmado por quien lo emite,

- Documento firmado por los trabajadores, donde se comunica el nombramiento

F-5 Se nombra a un representante de los trabajadores para temas de seguridad y salud ocupacional y se comunica el nombramiento a los trabajadores

- Listado de asistencia a capacitaciones Anexo 1 SIG-E-1

- Materiales con contenido.

F-6 Se da capacitación a los trabajadores sobre temas de seguridad y salud ocupacional, incluyendo capacitación sobre trabajos peligrosos

- Facturas de compra de equipo de protección

- Inventario de equipo de protección

- Boletas de entrega de equipo, firmadas

F-7 La organización proporciona equipo adecuado de protección al trabajador

- Lista de asistencia.

Anexo 1 SIG-E-1. Lista de Asistencia Productores.

- Material de la capacitación

G-1 Se ha impartido capacitación sobre prácticas ambientales y laborales a los productores miembros.




Plazo


Ambiental

- Documento de identificación de riesgos ambientales.

- Boletas de MONITOREO, incluyendo todos los aspectos de la identificación de riesgos.

- Registros de origen de semilla

- Registros de compra de insumos

- Registros de aplicaciones.

G-2 Se han identificado los riesgos ambientales en los sitios de producción de los miembros. Estos riesgos abarcan:

- Uso de productos prohibidos.- Uso y manejo inadecuado de agroquímicos.- Sitios habitados con riesgo de contacto con

químicos.- Manejo inadecuado de desechos de envases y

residuos químicos.- Manejo inadecuado de suelo y agua,

incluyendo identificación de sitios erosionados.

- Presencia o riesgo de OMG.- Riesgo de afectación de zonas protegidas y

especies o de alto valor ecológico.

El documento de riesgos se elabora a partir del conocimiento de la zona y del monitoreo de las fincas certificadas.

- Anexo 1 SIG-G-3 Plan de Acción AmbientalG-3 A partir de la identificación de riesgos ambientales, se proponen y detallan medidas correctivas para cada riesgo identificado.

- Documento con nombramiento, descripción de las responsabilidades, firmado por quien lo emite

CeroG-4 Se nombra a persona o personas responsables

del cumplir con los criterios ambientales, con las responsabilidades asignadas, las cuales deben cubrir los requisitos ambientales.

- Lista de asistencia

Anexo 1 SIG-E-1. Lista de Asistencia Productores.

- Material de la capacitación

CeroG-5 Se imparte capacitaciones a los miembros, según lo requerido por los criterios ambientales.

- Mapa de fuentes de agua TerceoG-6 Se han identificado fuentes de agua utilizadas por la organización y los productores.

- Registro de uso de energía TerceoG-7 La organización ha identificado y cuantificado todos los usos de energía.




Plazo

1. Propósito

Evaluar continuamente y asegurar el mantenimiento del SIG.

2. Proyección

Describir el mecanismo de auditorías internas, para verificar que los procesos de certificación se mantienen efectivamente, y para proveer información sobre los resultados a la gerencia. Las inspecciones internas tienen como puntos específicos verificar:

• Si los procesos de certificación se implementan y mantienen conforme a los requerimientos de las diferentes normas, programas, manuales y códigos.

• Si los procedimientos son adecuados en relación con las actividades y otras necesidades de las cooperativas y están ayudando a la consecución de la política y objetivos establecidos por el SIG.

• Si el SIG sirve como herramienta de mejoramiento.

• Identificar situaciones que puedan producir un impacto negativo a falta de medidas de prevención y corrección adecuadas.

El proceso de auditoría interna pretende apoyar y fomentar el esfuerzo del SIG para un

mejor entendimiento de las obligaciones ambientales, sociales y de transparencia económica.

Este procedimiento aplica al auditor interno líder y a todas las personas que la organización ha designado como auditores internos.

3. Documentos Relacionados

4. Procedimiento

Las auditorías internas son un mecanismo utilizado para la evaluación periódica de los procesos de certificación.

A través de estas evaluaciones se pretende asegurar que el SIG se mantenga conforme a los requisitos de los procesos de certificación.

A- Responsabilidades del Auditor Interno Líder.

El auditor interno líder es responsable de:

• Programar las auditorías internas.

• Formar y crear competencia dentro de la organización para calificar inspectores internos.

• Asignar los auditores requeridos en cada auditoría.

• Asegurar que todas las partes involucradas en los procesos de certificación sean inspeccionadas periódicamente.

• Mantener registros de inspecciones internas.

B- Calificación de Auditores Internos

Para seleccionar y asignar un equipo inspector, se consideran los siguientes aspectos:

• Los equipos de auditores estarán integrados por dos o más personas: un inspector líder y uno o más acompañantes.

• Los mismos pueden ser empleados de la organización o de cualquier cooperativa afiliada a la cooperativa.

• Los auditores deben ser calificados según su preparación y experiencia en los procesos del café a nivel de finca, beneficio y oficinas administrativas.

• Es una característica deseable que los equipos de auditores estén integrados por personas que no tengan responsabilidad directa por el área o actividad a ser auditada.

C- Programa de Auditorías Internas

El Coordinador del SIG debe preparar el programa de auditorías internas, COO-REG 3.1, el cual puede ser discutido y aprobado por la Gerencia General.

Este programa deberá ser preparado anualmente y puede ser actualizado cuando sea necesario. Deberá haber un mínimo de dos inspecciones internas por año.

Las auditorías internas se ejecutarán con base en el programa establecido o bien se puede programar una auditoria adicional por las siguientes razones:

• Un hallazgo en una auditoría realizada recientemente.

• Inclusión de alguna actividad nueva en los procesos.

• Como respuesta a una inquietud interna.

• Solicitud de alguna parte externa (siempre que se considere oportuno).

El coordinador del SIG puede en cualquier momento, revisar o modificar las fechas de ejecución programadas con el fin de adaptarlas a circunstancias emergentes que pudieran prevenir su oportuno cumplimiento, siempre y cuando no se afecte la frecuencia de la auditoría en los diferentes elementos del sistema de gestión.

D- Proceso de Auditoría Interna.

D.1- Plan de auditoría interna.

El auditor líder debe completar en formato electrónico el plan de inspección interna, COO-REG 3.2.

Se asignará un número a la auditoría, que consistirá en el número de año seguido por el consecutivo de la inspección en este formato: AI/XXXX/YY.

Ejemplo: AI/2013/01.

El responsable de la coordinación del SIG asignará el equipo auditor, pudiendo asignarse a sí mismo como auditor líder. La escogencia de los auditores internos debe realizarse y comunicarse al menos siete días antes de la fecha planeada para llevar a cabo la inspección.

Debe dejarse evidencia de la comunicación respectiva. Adicionalmente, el responsable de la coordinación del SIG debe definir el objetivo y el alcance de la inspección.

D.2 - Proceso de Auditoría.

1- Responsabilidades del Auditor Líder:

• Conocer en términos muy generales cual será el procedimiento de auditorías del SIG antes de iniciar.

• El auditor líder cooxrdinará con el equipo auditor la revisión de los documentos del sistema de gestión relacionados con las áreas que serán auditadas.

• Revisará, si existen, resultados de auditorías anteriores, tanto internas como de certificación.

• Programará la reunión de apertura de la auditoría. De esta reunión debe dejar evidencia de los participantes en la sección correspondiente al plan de inspección del COO-REG 3.2

• Conducirá la reunión de apertura.

• Conducirá la auditoría con otros auditores.

• Completará el informe de auditoría interna, llenando en formato electrónico la totalidad del COO-REG 3.2.

2- El equipo inspector deberá apegarse a las siguientes directrices:

• Deberá examinar evidencia objetiva para determinar el cumplimiento con los elementos auditados.

• Cada elemento examinado deberá ser auditado con suficiente profundidad para determinar el cumplimiento con los requerimientos aplicables a los procesos de certificación de la organización.

• Todas los hallazgos quedarán documentados en el informe de auditoría interna y deberán ser explicadas y, si es posible, verificadas por un miembro de la organización auditada.

• Deberá darse atención específica a las no conformidades y acciones correctivas que fueron identificadas en las auditorías anteriores.

D.3- Proceso de Post Auditoría

El auditor líder preparará el informe de la auditoría como parte final de las responsabilidades del SIG. En este reporte debe abstenerse de incluir el nombre de cualquier individuo auditado; deberá usar sólo títulos del puesto dentro de la organización.

El auditor líder debe programar la reunión de cierre. Para esta reunión debe tener la siguiente información escrita en el informe de auditoría interna:

• Fecha y hora de la elaboración del informe.

• Declaración de confidencialidad por parte de los auditores.

• Consecutivo de los hallazgos de la auditoría.

• Hacer una breve descripción de los hallazgos.

• Referenciar el requisito del proceso de certificación que se está infringiendo.

• Clasificación del hallazgo: de acuerdo a la naturaleza del hallazgo puede clasificarse como: No-conformidad mayor, no-conformidad menor (punto no critico) u observación.

• Resumen de la inspección.

• Observaciones y/o conclusiones.

• Firma del inspector líder y del(los) auditado(s).

El auditor líder debe dirigir la reunión de cierre con miembros del departamento auditado y el coordinador del SIG. La agenda para esta reunión incluirá:

• Lectura de los objetivos y alcance de la auditoría.

• Discusión de los y hallazgos identificados en el desarrollo de las auditorias.

D.4- Informe de Auditoría Interna

El auditor líder terminará cualquier sección del informe de auditoría que no haya sido terminado durante la Reunión de Cierre.

El coordinador del SIG verificará que el reporte esté completo y asegurará que se reparta copias controladas a:

• Archivo de auditorías internas.

• Gerencia General.


Premio

- Plan detallado del uso del premio Anexo 1 SIG-H-1

- Acuerdo aprobado de Asamblea General firmada que incluye en su ACTA :

i- Presentación del plan.ii- Discusióniii- Modificaciones (si aplica)iv- Resultado de votación v- Acuerdos finales sobre el uso del premio- Lista de asistentes a Asamblea General,

incluyendo trabajadores, si estos son invitados

- Informe de uso de Premio Anexo 1 SIG-H-2

- El informe aprobado por Asamblea General firmada que incluye en su ACTA.

i. Presentación del informe, incluyendo el informe contable del uso del premio

ii. Discusión

iii. Resultado de votación

iv. Aprobación del informe

- Lista de asistentes a Asamblea General

- Verificación de movimientos contables en el sistema

- Informe contable del uso del premio para el periodo, presentado y aprobado por Asamblea General.

- Documentos de control contable (facturas) de uso específico del premio, trazables en el plan aprobado por la Asamblea General.

- Informe de premio acumulado (si aplica)

- Documento aprobado por Asamblea sobre mecanismos y reglamentos de cupos.

- Informes de ventas en Asambleas de terceros, segundos y primeros grados.

- Los estatutos de la organización establecen claramente los sistemas de representación de cada organización afiliada en la Asamblea General.

- Evidencia documental de informes de delegados sobre acuerdos de uso de premio a los primeros grados, incluyendo lista de asistencia.

H-1 La organización posee un plan detallado por escrito sobre el uso el uso del premio, presentado y aprobado por Asamblea General. El plan se presenta antes de su implementación.

Para el caso del café, el plan debe incluir actividad en temas de producción sostenible.

A partir del tercer año, los trabajadores se benefician de al menos una actividad planificada del premio.

Aplica para primeros, segundos y terceros grados.

H-2 La organización informa a la Asamblea General sobre la gestión del premio que fue aprobado por la Asamblea. Este informe se presenta después de su implementación.


H-3 La organización posee un sistema contable que asegura un uso correcto del premio.


H-4 Para segundos y tercero grados se establece un procedimiento de participación o cupos de los primeros grados en los que se aseguran mecanismos y reglamentos transparentes de acceso a ventas y premio.

Anual con sus respectivas

actualizaciones, a partir del

momento que existan ventas certificadas.

Anual con sus respectivas

actualizaciones, a partir del

momento que existan ventas certificadas.

Informe contra avances

aprobados en H-1

Premio

Anual, contra avances

aprobados en H-1




Plazo

1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento



































































Democracia,

participación y

transparencia

No

discriminación




Plazo

- Acta de elección y nombramiento I-1 La organización establece órganos de control internos, independientes.

Cero, anual

- Libro de actas de Asamblea con detalle de los informes.

I-2 La Asamblea General recibe al menos una vez al año un informe de sus órganos internos, incluyendo la gestión administrativa, comercial y contable.

Cero, anual

- Documento con datos de la cuenta bancaria.

- Estados proporcionados por el bancoI-3 La organización posee cuenta bancaria. Cero, anual

- Documentos de comprobación del estatus legal de la organización, incluyendo los respectivos Estatutos.

- Estatutos aprobados con artículo que establece a la Asamblea General como órgano Superior decisorio

- Libro de actas de Asamblea General y extraordinarias, debidamente foliado, firmada y detalladamente consignada cada Asamblea, sin errores que hagan dudar de la legitimidad de los acuerdos.

I-4 La organización legalmente constituida establece que la Asamblea General es el órgano superior decisorio que se reúne al menos una vez al año.

Cero, anual

- Estatutos de la organización, con detalle sobre conformación, vigencia, funciones y elección de sus órganos internos.

- Libro de actas de Asamblea General y extraordinarias, debidamente foliado, firmada y detalladamente consignada cada Asamblea, sin errores que hagan dudar de la legitimidad de los acuerdos. El Libro detalla cada proceso eleccionario efectuado.

- Lista de asistencia a las asambleas.

- Estatutos de la organización de segundo y tercer grado.

- Sistema de elección de delegados y respectiva aprobación, en los primeros grados.

J-1 La organización establece en sus Estatutos los procesos de representación elección de sus órganos internos. Estos mecanismos se implementan en su práctica.

K-1 Para segundos y terceros grados, los Estatutos establecen mecanismos transparentes de representación que aseguren igualdad o proporcionalidad de las representaciones.

Cero, anual

Cero, anual

- Descripción y cuantificación del grupo.

- Programa de mejora.

- Informe de implementación del programa de mejora

K-2 La organización ha identificado grupos minoritarios o en desventaja para el tercer año y al sexto año implementa programas de mejora de la condición de esos grupos

Tercer y sexto año

1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento



































































ANEXO 1 (REGISTROS)

GUÍA: LISTADO DE PRODUCTORES

Nombre de la organización:

GSIC-D.1

Fecha de elaboración / actualización:

Código Nombre del productor Dirección Área Totalen Has

Area certificada porproducto/has

Producto1

Producto2

Producto1

Producto2

(Familiar/permanente

/temporal)

Númeroempleados

permamentes

Númeroempleadostemporales

Volumen deproducción Tipo de mano de obra

GUÍA: RECIBO DE PRODUCTONombre de la Organización:

GSIC - C-2Fecha:

Producto: Unidad: No. de Recibo 000-001

Nombre productor:

Cantidad:

Precio:

Certificación:

Código Asociado S/N

Firma del productor:

1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento



































































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2. Proyección










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2. Proyección










4. Procedimiento



































































GUIA: REGISTRO DE CAPACITACIÓN GSIC - E1Nombre de la organización:

Capacitación a:

Tema de Capacitación

Versión: 001Sección de la normaaplicable:

Fecha de capacitación:

Nombre del Capacitador:0.20.0

FirmaNombre:No

1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento



































































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2. Proyección










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1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento



































































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1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento



































































ANEXO 2. Ejemplo de un registro para establecer y actualizar en campo la información de las fincas durante las inspecciones internas

REGISTRO DE INSPECCIONES INTERNAS

1. Calidades del café

2. Variedades de café

Nombre del productor: DPI:

Dirección de la casa: Teléfono:

Dirección de la finca:

Número de trabajadores permanentes: tiempo parcial:

Familiares: Temporales: Área de café en hectáreas:

Producción total en quintales pergamino seco en las últimas cosechas: ,,

Parcela(nombre o número)

LocalizadaÁreatotal

Áreade

café

La calidad del café que se produce

Altura de la finca sobre nivel del mar:

de a (SHB-GHB)

Las variedades de café en % dentro de la finca son:

Caturra / %Catuaí / %Typica / %Resistentes / %Otros: / %

1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento



































































FLORA (árboles) FAUNA (animales)

INVENTARIO DE ESPECIES EN LA FINCA

DEMOGRAFÍA DE LA FINCA (sólo trabajadores contratados, si hay, que viven en la finca)

Cantidad de plantas de café por hectárea:

Cantidad de árboles por hectárea:

Población total

Total de familias permanentes

Promedio de personas extras durante la cosecha

De la población permanente: Adultos (mayores de 14 años)

Niños (menores de 14 años)

Viviendas ocupadas

Viviendas no-ocupadas

Mayores de 14 años que saben leer y escribir

Mayores de 14 años que no saben leer y escribir

Niños y niñas que estudian

Niños y niñas menores a la edad escolar que no estudian

1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento



































































CROQUIS DE LA FINCA

Incluir áreas con % de riesgo de erosión (pendientes), caminos, casas, fuentes de agua y zonas de basura, áreas protegidas, bodegas, otros cultivos y lotes.

N

Nombre del inspector: DPI: Teléfono:

1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento



































































ANEXO 3. Ejemplo de un procedimiento para establecer un plan de auditorías internas.

1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento












COO-REG 3.17 Registro de programación de inspectores internas

Plan e informe de inspección internaCOO.REG 3.2
























































1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento
































Dónde: AI= Auditoría InternaXXXX= AñoYY= Consecutivo durante ese año.




































1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento



































































1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento


































































Fecha de laauditoría

Alcance de laAuditoría

Firma auditorLíder

FirmaCoordinador

Código dela Auditoría


REGISTRO DE PROGRAMACIÓN DE AUDITORIAS INTERNASCOO-REG 3.2

1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento


































































PLAN E INFORME DE AUDITORIA INTERNACOO-REG 3.3

Código de AUDITORÍA: AI/______/_____

Sección 1. Planta de la auditoría

Norma a auditar:

Objetivo de la auditoría:

Alcance de la auditoría (Apartado de la(s) norma(s) a auditar):

Equipo auditor

Cronograma de Actividades

RAINFOREST UTZ Certified FLO

Nombre del auditor Cargo dentro dela auditoría

Firma

Actividad y/o Requisito Fecha/Hora

AuditorResponsable

Puesto del Auditado


1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento


































































Firma Coordinador SIG:_________________ Firma Auditor Líder:____________________

Sección 2. Informe de Auditoría

Fecha y hora de elaboración del informe: _____/_____/_____-_____ am/pm

Nivel de confidencialidad (Nivel en la que el registro será compartido. Si el nivel de confidencialidad en del 100% solo estará disponible para los miembros del SIG)

No. Descripción del hallazgo Nombre dela certificación

Requisito dela norma

Clasificación


1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento


































































Resumen de auditoría:

Cantidad de No conformidades mayores o críticos:

Cantidad de No conformidades menores:

Cantidad de observaciones:

Observaciones y/o conslusiones:

Nombre(s) del(los) auditado(s):

Nombre del Auditor Líder:

Firma:

Firma:


1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento


































































UTZ Certified y la Plataforma Nacional de Café Sostenible-SCAN Guatemala mantienen el derecho de propiedad intelectual y autorizan la reproducción total del documento solamente con fines educativos y siempre que se conserve la integridad del mismo y se citen a las organizaciones participantes.Cualquier otro uso de dicho documento requiere autorización escrita de UTZ Certified y la Plataforma-SCAN Guatemala.

1. Propósito


2. Proyección










4. Procedimiento


































































EN UN SISTEMA INTERNO DE GESTIÓN

GUÍA PARA LAVERIFICACIÓN EN

CAMPO DEMULTICERTIFICACIONES

Mejor cultivoMejor futuro



en un sistema interno de gestiÓn - … de soporte... · normas de certiﬁcación, tal es el caso...

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