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EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES
DE BELÉN DE UMBRÍA
S.A.S. E.S.P.
II INFORME CUATRIMESTRAL DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO
SEPTIEMBRE 2019
INTRODUCCIÓN
La Oficina de Control Interno de las Empresas Públicas Municipales de Belén de Umbría
S.A.S. E.S.P., cumpliendo con lo establecido en el Artículo 9 de la Ley 1474 de 2011
“Estatuto Anticorrupción” publica el segundo informe cuatrimestral de la vigencia del año
2018, sobre el estado del sistema de Control Interno, con fecha de corte 30 de Septiembre de
2019.
SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO:
1. Acuerdos Compromisos y Protocolos Éticos
Acuerdo 010 del 26 de julio de 2018 por medio del cual se acoge la Estructura de
Costos y Tarifas para los servicios públicos domiciliarios de Acueducto y
Alcantarillado.
La Empresa cuenta con el respectivo Manual de Funciones y Competencias Laborales
adoptado mediante el Acuerdo N° 012 del 03 de octubre del año 2018.
Acuerdo 012 del 28 de diciembre de 2018, Por el cual se aprueba el Presupuesto de
Ingresos y Egresos de las Empresas Públicas Municipales de Belén de Umbría SAS
E.S.P para la vigencia fiscal del 1º de enero al 31 de diciembre de 2019.
Acuerdo 013 del 28 de diciembre de 2018 Por medio del cual se otorga un
reconocimiento a funcionarios de las Empresas Publicas Municipales de Belén de
Umbría SAS ESP., en cuanto a Compromisos y Protocolos no se desarrolló ninguno.
Acuerdo 016 del 19 de marzo de 2019 por medio del cual se modifica el Plan De
Bienestar Social, Incentivos Y Capacitación de las Empresas Públicas Municipales
de Belén de Umbría SAS ESP,
La empresa ha adelantado la realización de la guía para la adopción del código de integridad;
elaboró el código de Integridad Valores del Servicio Público de las Empresas Públicas Municipales de Belén de Umbría
S.A.S. E.S.P., el cual fue socializado y adoptado por el Comité Institucional de Gestión y
Desempeño a través de acta el día 29 de octubre de 2019, posteriormente fue adoptado
mediante acto administrativo a través de la Resolución N° 413 de 02 de noviembre de 2019
por parte de la Alta Dirección. La adopción del código de integridad se adelantó teniendo en
cuenta los parámetros del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG y de la Política
de Integridad, el Departamento Administrativo de la Función Pública desarrolló un 'código
general' o 'código tipo' que denominó Código de Integridad, con las características de ser
general, conciso y en cual se establecieron unos mínimos de integridad homogéneos para
todos los servidores públicos del país, cada uno de los valores que incluyó el Código,
determinó una línea de acción cotidiana para los servidores, quedando compendiados cinco
(5) valores así:
Honestidad: Actúo siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo mis deberes
con transparencia y rectitud, y siempre favoreciendo el interés general.
Respeto: Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las personas, con sus
virtudes y defectos, sin importar su labor, su procedencia, títulos o cualquier otra
condición.
Compromiso: Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor público y
estoy en disposición permanente para comprender y resolver las necesidades de las
personas con las que me relaciono en mis labores cotidianas, buscando siempre
mejorar su bienestar.
Diligencia: Cumplo con los deberes, funciones y responsabilidades asignadas a mi
cargo de la mejor manera posible, con atención, prontitud y eficiencia, para así
optimizar el uso de los recursos del Estado.
Justicia: Actúo con imparcialidad garantizando los derechos de las personas, con
equidad, igualdad y sin discriminación".
Es éste al código que rige actualmente en la Empresa, se anexa la resolución de
adopción.
La empresa desarrollo el plan anual de compras y adquisiciones, el mismo es una ruta
de guía para las mismas durante el presente año. Sin ser una camisa de fuerza, puede
ser modificado y actualizado de acuerdo a la dinámica de la prestación de los
servicios. El plan se encuentra debidamente publicado en la página web de la entidad
a partir de la fecha del presente informe.
2. Desarrollo del Talento Humano
La Empresa cuenta con el respectivo Manual de Funciones y Competencias Laborales
adoptado mediante el Acuerdo N° 012 del 03 de octubre del año 2018.
Mediante el Acuerdo 016 del 19 de marzo de 2019 se modificó el plan de bienestar
social, incentivos y capacitación de las Empresas Públicas Municipales de Belén de
Umbría SAS ESP”. se actualizó dicho plan buscando mejorar las condiciones
sociales, laborales, físicas y psicologías de los trabajadores, igualmente se cuenta con
el “Comité Plan Bienestar Social, Incentivos y Capacitación”, por medio del cual los
empleados anualmente reciben capacitaciones en las distintas áreas de conocimiento,
contribuyendo al mejoramiento institucional optimizando las competencias laborales,
conocimientos, habilidades de formación y capacitación de todos sus funcionarios y
contratistas, al mismo tiempo, vela por mantener y mejorar las condiciones que
favorezcan el desarrollo integral de los trabajadores, así como el mejoramiento de su
calidad de vida, elevando además los niveles de satisfacción e identificación con el
servicio en la Empresa.
Se realizó encuesta con todo el personal para conocer los temas que debían ampliarse en los
espacios destinados a las capacitaciones, priorizando temas como: Convivencia Laboral,
Atencion al ciudadano, hábitos y estilos de vida saludable y aplicación de nuevas tecnologías,
según radicado 089 del 16-02-2019.
Se anexan listados de asistencia de las capacitaciones realizadas.
Se anexa cronograma de actividades del Comité de Bienestar Social
Para la celebración día de la secretaria se entregó bono para el Restaurante la Fonda
y ramo de flores.
Celebración del día de la familia.
Celebración de cumpleaños:
Celebración día del hombre.
Celebración día de Amor y Amistad.
Se realizó charla con psicólogo del Hospital sobre como se debe enfrentar el proceso
de jubilación.
Celebración semana de la Seguridad y Salud en el Trabajo, se anexa informe de actividades.
Además, se realizaron: Re inducción de seguridad y salud en el trabajo febrero, estándar de
trabajo segura para lectura de contadores en abril, socialización plan de emergencias en
marzo, fichas técnicas de seguridad de sustancias químicas en abril, charla en
mantenimiento de EPP mayo.
Primeros auxilios en mayo con el cuerpo de bomberos voluntarios de Belén, con la
psicóloga de ARL capacitación de trabajo en equipo; en alimentación balanceada y
saludable con el hospital San José
Se asistió por parte de la gerencia y asesor externo al 36 congreso internacional de ACODAL.
a Comité Interempresarial Permanente del Sector de los Servicios Públicos CIPER realizado
en Manizales Caldas y asistió a foro organizado por la Superservicios en las regiones
construyendo control social celebrado en la ciudad d Medellín.
La jefe de talento humano Marta Cecilia Rios Mesa asistió a lanzamiento FORMAR de la
ARL Colmena, capacitación sobre el SIGEP orientada por la Contraloría General de
Risaralda en el auditorio Gonzalo Vallejo en el edificio de la Gobernación, capacitación sobre
La organización como sistema humano complejo organizada por Comfamiliar Risaralda y
capacitación de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos.
La secretaria Leidy Johana Arenas Mesa asistió a capacitación sobre Plan de Conservación
Documental por cuatro días en el municipio de La Tebaida-Quindío, orientada por el Archivo
General de la Nación y asistió a la ESAP a seminario Taller sobre Compras Públicas.
La coordinadora de PQR y auxiliar contable asistió a capacitación sobre el catálogo de
clasificación presupuestal orientada por la Contraloría General de la Republica y el
Ministerio de Hacienda en el auditorio Jorge Roa Martínez en la Universidad Tecnológica de
Pereira, asistió a Comité Interempresarial Permanente del sector de los Servicios Públicos
realizado por EFIGAS. a capacitación sobre el cargue de información financiera -NIF-XBRL
Único de Información -SUI y Taller para el mejoramiento de la gestión de proyectos del
SGR-Risaralda y Quindio, en su calidad de supervisora del Contrato de Consultoría 01-2019
financiado con recursos del SGR, el taller se realizará en el Auditorio del Comité
Departamental de Cafeteros de Risaralda (Cra 9 # 36-43).
El operario de la bocatoma Hugo Rengifo Uran asistió a Comité Interempresarial Permanente
del sector de los Servicios Públicos realizado por EFIGAS en Manizales.
El operario de la Planta de Potabilización, Raúl Alonso Lotero asistió a Comité
Interempresarial Permanente del sector de los Servicios Públicos realizado por EFIGAS en
Manizales.
El operario de la Planta de Potabilización, Fernando León Sosa Londoño asistió a
capacitación de trabajo seguro en espacios confinados programada por la MSA de Colombia
en Dosquebradas Risaralda.
3. Planes y programas
La Empresa cuenta con la Misión y la Visión perfectamente adoptadas, las cuales
fueron modificadas mediante el Acuerdo N° 03 del 31 de Marzo de 2016, las mismas
han sido publicadas y divulgadas para el conocimiento de todos los trabajadores,
contratistas, visitantes y la comunidad en general, en la cartelera y en la Página Web
de la Entidad.
La Entidad posee objetivos institucionales, los cuales se elaboraron con la finalidad
de lograr el éxito de la Empresa en determinado periodo de tiempo y a través del uso
de los recursos de que se disponen, objetivos que igualmente fueron modificados
mediante el Acuerdo N° 03 del 31 de Marzo de 2016, el cual adoptó el
Direccionamiento Estratégico para las Empresas Públicas Municipales de Belén de
Umbría S.A.S. E.S.P.
Se elaboró el Plan de Acción al inicio del año, conforme a los lineamientos del
Gerente, con base al plan anual de compras y adquisiciones y el presupuesto
aprobado de la EPM y de acuerdo a las sugerencias presentadas por los funcionarios
de las diferentes áreas de trabajo, el cual establece las metas a cumplir en la
respectiva anualidad, igualmente, se le dio inicio al Seguimiento del Plan de Acción.
Las Empresas públicas de Belén de Umbría continua en la etapa de implementación
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, contando con la
participación activa del COPASST se ha sensibilizado a Trabajadores y Contratistas
en el uso de elementos de protección personal a través de procesos de inspección y
continua capacitación sobre la importancia del Auto-cuidado, Seguridad y Salud en
el Trabajo contando con el respaldo y compromiso desde la Gerencia se han diseñado
políticas que permiten alcanzar el cumplimiento de los requisitos legales en el marco
legal vigente de Riesgos Laborales. Además, a partir del 2017 a través de la
Resolución 1111 de 2017 el Ministerio de Trabajo definió los Estándares de
Seguridad y Salud en el Trabajo los cuáles se han aplicado el año 2018.
La empresa no ha realizado proyectos de inversión durante la vigencia 2019.
Se elaboró Plan Anticorrupción
Plan anual de compras y/o adquisiciones.
Plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría
Programa de Uso Eficiente y Ahorro del Agua
Plan de Mejoramiento suscrito con Aguas y Aseo de Risaralda.
Las Empresas públicas de Belén de Umbría continua en la etapa de implementación
del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, contando con la
participación activa del COPASST se ha sensibilizado a Trabajadores y Contratistas
en el uso de elementos de protección personal a través de procesos de inspección y
continua capacitación sobre la importancia del Auto-cuidado, Seguridad y Salud en
el Trabajo contando con el respaldo y compromiso desde la Gerencia, se han
diseñado políticas que permiten alcanzar el cumplimiento de los requisitos legales
en el marco legal vigente de Riesgos Laborales. Además, a partir del 2017 a través
de la Resolución 1111 de 2017 el Ministerio de Trabajo definió los Estándares de
Seguridad y Salud en el Trabajo los cuáles se han aplicado el año 2019.
4. Modelo de operación por procesos
Las Empresas Públicas Municipales de Belén de Umbría S.A.S. E.S.P. ha establecido
un Mapa de Procesos donde se identifica y clasifican todos los procesos que se
realizan en ella, el cual fue modificado por el Acuerdo N° 03 del 31 de Marzo de
2016 que adoptó el Direccionamiento Estratégico para la Empresa, su modificación
se produjo debido a los cambios institucionales, ya que algunos de los procesos
contemplados en él, no eran los que actualmente se realizaban en las Empresa,
modificación que se realizó conforme a los parámetros señalados por la Norma
Técnica de Calidad en la Gestión Pública 1000:2009, ilustrando una estructura
moderna que permite la representación visual como un ciclo continúo de crecimiento
y fortalecimiento institucional.
5. Estructura organizacional
La Empresa tiene adoptada la Estructura Organizacional mediante el Acuerdo N° 012
del 03 de octubre del año 2018.
6. Política de administración de riesgos
- La entidad cuenta con del mapa de riesgos en los diferentes procesos que tiene, el
mismo se encuentra publicado en la página web de la entidad.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
7. Políticas de operación
Las Empresas Públicas Municipales de Belén de Umbría S.A.S. E.S.P. cuenta con el
Manual de Procedimientos.
La Empresa actualmente cuenta con un manual de calidad aprobado en el 2009 sin
embargo este fue actualizado en el proceso de estructuración del sistema de Gestión
de Calidad realizado en el año 2015 debido a los cambios institucionales generados,
pero dicha actualización aún se encuentra pendiente de aprobación.
Mediante el Acuerdo N° 03 del 31 de Marzo de 2016 que adoptó el Direccionamiento
Estratégico, la Empresa definió su Política de Gestión Integral.
Las Empresas Públicas Municipales de Belén de Umbría S.A.S. E.S.P. desarrolló e
inició la implementación del Sistema de seguridad y Salud en el trabajo.
8. Indicadores de gestión
La Empresa en el momento no cuenta con el Sistema de Gestión de Calidad
debidamente estructurado, razón por la cual los indicadores de gestión no se han
identificado en los diferentes procesos.
La empresa actualmente se encuentra en la fase inicial de la implementación del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión, mediante el contrato de prestación de
servicios N°21 de 2019.
El Asesor externo anualmente expide la certificación o concepto de los indicadores
de la Empresa vigencia vencida.
9. información y comunicación interna y externa
Para el manejo de la información externa se cuenta con la oficina de Peticiones,
Quejas y Recursos PQR, mediante la cual se realiza la recepción de la información y
se dan asesorías personalizadas.
La Empresa cuenta con buenos equipos de cómputo y un sistema de Red interno, el
cual permite que las diferentes áreas tengan acceso a la documentación y archivos de
importancia para el funcionamiento y gestión de la entidad. Al momento de la
realización del presente informe, se encuentra aprobado la actualización de los
equipos de cómputo de gerencia y tesorería.
Para el manejo de la comunicación interna la Empresa dispone de diferentes medios
para divulgar la información como lo son la cartelera institucional, circulares,
reuniones semanales con todos los funcionarios de la Entidad, publicación de
información a través de perifoneo, correo electrónico interno, medios radiales y
televisivos, rendición de cuentas a través de los informes ante el Concejo Municipal
y comunicaciones por medio de la factura de pago.
Se realizan diariamente copias de seguridad al disco duro externo.
10. Sistemas de información y comunicación.
La Empresa tiene establecido un procedimiento para el manejo documental de la
información que llega de la comunidad, el cual permite tener claridad sobre las
peticiones, las visitas técnicas y las respectivas respuestas. Pero aunque existen
mecanismos para la recepción de Peticiones, Quejas y Recursos, debe crearse un
mecanismo para darle valoración y seguimiento oportuno de los mismos.
La Entidad a través de los espacios que brinda la gerencia para la comunicación
directa con los beneficiarios del servicio y los funcionarios que realizan atención al
público, obtiene información sobre las necesidades y prioridades en la prestación del
servicio a través de los diferentes usuarios y representantes de la ciudadanía en
general, al tiempo que otorga la información requerida a las distintos personas de la
comunidad del municipio de Belén de Umbría que la solicitan.
La página Web de la Entidad permite poner a disposición de los usuarios y la
comunidad en general toda la información relacionada con la Empresa, en
cumplimento del Gobierno en Línea, la misma lleva en funcionamiento y constante
actualización un año.
Para garantizar que la comunicación y la información sea divulgada se han celebrado
los siguientes contratos de prestación de servicios:
CONTRATO No. 10
CLASE: PRESTACIÓN DE SERVICIOS
CONTRATISTA: LUIS FERNANDO ARISTIZABAL MARÍN
CC: 18´518.786
OBJETO: “PRESTACIÓN DE SERVICIOS EN CUANTO A
MANTENIMIENTO Y ASISTENCIA TECNICA
INFORMÁTICA A LAS EMPRESAS PÚBLICAS
MUNICIPALES DE BELÉN DE UMBRÍA S.A.S E.S.P EN
LA INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA,
COMPUTADORES DE ESCRITORIO Y PORTATILES,
IMPRESORAS, ROUTERS, SWITCHES RACK Y RED
LOGICA”.
VALOR: TREINTA Y DOS MILLONES QUINIENTOS CUATRO
MIL SETECIENTOS TREINTA Y CINCO PESOS M/C
($32.504.735.oo) IVA INCLUIDO
PLAZO: Hasta el treinta y uno (31) de diciembre de dos mil diecinueve
(2019)
CONTRATO No. 19
CLASE: PRESTACIÓN DE SERVICIOS
CONTRATISTA: ASOCIACION COMUNITARIA SANTA ROSA DE LIMA
NIT: 816008403-1
OBJETO: “REALIZACIÓN Y DIFUSIÓN DE OCHO (08) PAUTAS
DIARIAS EN EL PROGRAMA BUENOS DÍAS
RISARALDA DE LA EMISORA COMUNITARIA BELEN
ESTÉREO SOBRE INFORMACIÓN RELEVANTE DE LAS
EMPRESAS PÚBLICAS MUNICIPALES DE BELÉN DE
UMBRÍA S.A.S. E.S.P.”.
VALOR: CUATRO MILLONES DE PESOS M/C ($4.000.000.oo)
PLAZO: HASTA EL TREINTA Y UNO (31) DE DICIEMBRE DE
2019.
CONTRATO No. 23
CLASE: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE
APOYO A LA GESTIÓN.
CONTRATISTA: MONTES TELEVISION
NIT 9.763.225-7
OBJETO: “PRESTAR EL SERVICIO DE ACOMPAÑAMIENTO EN
LA DIVULGACIÓN Y FORTALECIMIENTO A TRAVÉS
DE LA PÁGINA WEB DE LA EMPRESA, REDES
SOCIALES Y DEMÁS MEDIOS MASIVOS DE
COMUNICACIÓN, GENERANDO CONTENIDO
FOTOGRÁFICO, AUDIOVISUAL Y DIVULGACIÓN DE
CAMPAÑAS DE CONCIENTIZACIÓN´´
VALOR: OCHO MILLONES CUATROCIENTOS MIL PESOS M/C
($8.400.000.oo).
PLAZO: Siete (07) meses contados a partir de la suscripción del acta de
iniciación.
Mediante los cuales se aprovechan las herramientas tecnológicas para estar más cerca de los
usuarios y poder compartir las acciones realizadas por la empresa, y a la vez recopilar las
opiniones e inquietudes de los habitantes belumbrenses.
También se realizan constantes perifoneos para informar a la comunidad sobre las
suspensiones del servicio y temas relacionados con la recolección de residuos sólidos.
Se presentan informes mensuales sobre la contratación a la Personería Municipal y el
Concejo Municipal además de la asistencia a las sesiones programadas por el Concejo
Municipal para tratar todas las gestiones y situaciones relacionadas con la Empresa.
La oficina de PQR cuenta con buzón de sugerencias y a través del respaldo de la factura mes
a mes se publica información de interés.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
11. Autoevaluación del control y gestión
- La entidad abarca la autoevaluación mediante el manejo mensual, trimestral y anual
de indicadores en cada una de las áreas a cargo del líder de cada proceso, que
permiten evidenciar las fortalezas y debilidades de la Empresa. No obstante de
encontrarse diseñado el programa de autoevaluación por medio del manejo de
indicadores, es necesario fortalecer la evaluación permanente de la gestión de los
procesos para generar una cultura de mejoramiento continuo, autocontrol,
autorregulación y autogestión.
12. Auditoría interna
- En el primer semestre del año en curso se elaboró el Programa Anual de Auditorías
del Área de Control Interno para desarrollar en la vigencia del año 2019. El mismo
fue rediseñado puesto se encontraban programadas auditorías a procesos que no se
encuentran adoptados.
- La Empresa elaboró los informes anuales correspondientes para la Contraloría,
mismos que fueron enviados el día 24 de febrero del presente año, cumpliendo
cabalmente con lo establecido por el ente regulador.
- Se realizaron las auditorias correspondientes a:
Al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
Contratación Enero-Septiembre de 2019.
13. Planes de mejoramiento
Se tienen definidas algunas acciones para mejorar el desempeño de la Empresa
contempladas en el Plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría y Plan de
Mejoramiento suscrito con Aguas y Aseo de Risaralda.
Igualmente, conforme a las auditorías se han desarrollado mejoras, acatando las
recomendaciones realizadas en las mismas, dichas acciones de mejoras se suscriben
con el personal auditado.
Durante la vigencia 2018 se suscribió un plan de mejoramiento Ambiental Con la
Contraloría Departamental.
Plan de Mejoramiento suscrito con Aguas y Aseo de Risaralda.
14. RECOMENDACIONES GENERALES
A partir de los hallazgos y observaciones de los diferentes informes de evaluación,
tanto interna como de los entes de control, y de la autoevaluación que hacen los
responsables de los procesos, en los planes de mejoramiento se han formulado
acciones correctivas, preventivas y de mejora sobre las cuales se recomienda:
Acatar los informes de seguimiento realizados, en especial al plan anti corrupción
y atención al ciudadano, para dar cumplimiento cabalmente a lo allí establecido
por las Empresas Públicas Municipales de Belén de Umbría.
Se recomienda por parte de la oficina de control interno, sean revisados los
programas de facturación y de manejo de la información interna de la empresa,
ya que según informe del área de sistemas, los mismos han presentado
inconvenientes durante los últimos meses, causando retraso en el normal
desarrollo de las actividades administrativas de las Empresas Públicas
Municipales de Belén de Umbría.
Evaluar permanentemente su pertinencia para solucionar de fondo las causas de
los hallazgos catalogados como No Conformidades. Es necesario que las
Empresas Públicas Municipales de Belén de Umbría avance en la ejecución de
todas las actividades que se encuentran establecidas en los Planes de
Mejoramiento, dentro de los plazos establecidos.
Ejecutar las acciones oportunamente para garantizar el mejoramiento permanente
de la gestión y lograr el cierre de las acciones ante los entes que corresponda.
Fortalecer el ejercicio de seguimiento a los planes de mejoramiento por proceso
por parte de los responsables de los procesos, así como la asesoría y
acompañamiento que brinda en su formulación la Oficina Asesora de Control
Interno.
Adoptar las sugerencias formuladas por la Oficina de control Interno y
mencionado en los informes de seguimientos realizados por la Oficina de Control
Interno, con el fin de fortalecer y mejorar la prestación de los servicios.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El estado de avance del Sistema de Control Interno de las Empresas Públicas Municipales de
Belén de Umbría S.A.S. E.S.P. que se reporta en este informe, en términos generales se
encuentra en un nivel adecuado y en proceso de mejora con respecto a los resultados de la
autoevaluación del Sistema de Control Interno reportados al Departamento Administrativo
de la Función Pública. Aunado a lo anterior se encuentra avances en varias dimensiones del
Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG).
El presente informe me permito rendirlo a los seis (06) días del mes de Noviembre del año
2019.
Atentamente,
DANIELA MONTOYA PUERTA
Gerente
Elaboró: Leidy Arenas.
REVISÓ
Eder Alán Guzmán Idárraga
Control Interno