SOLICITUD DE PROPUESTA

Empresa de Diseño y Producción de Exhibiciones

EMITIDO EL 16 DE NOVIEMBRE 2020

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SOLICITUD DE PROPUESTA

CONCURSO POR INVITACIÓN NO. 05-2020

EMPRESA DE DISEÑO Y PRODUCCIÓN DE EXHIBICIONES

Pliego de Bases y Condiciones para la contratación de los servicios de diseño,

configuración, fabricación de facilidades, montaje y desmontaje de stands, personal de

apoyo logístico del stand, facilitación de activaciones, servicios feriales y pago de espacio

físico, según especificaciones técnicas para la representación de la República de Panamá

en las ferias internacionales a realizarse de Abril a Mayo del 2021 en las siguientes

ciudades:

A. São Paulo, BRASIL

B. Miami, USA

C. Madrid, ESPAÑA

D. Frankfurt, ALEMANIA

E. San José, COSTA RICA

F. Ciudad de México, MÉXICO

Este proceso de contratación se realiza de conformidad con lo establecido en el numeral 1

del artículo 20 de la Ley 9 del 14 de marzo de 2017 y el numeral 1 del artículo 20 del Decreto

Ejecutivo No. 20 del 5 de febrero de 2019.

Que mediante la Ley No. 9 de 14 de marzo de 2017, se crea el Fondo de Promoción

Turística, con el objetivo de financiar la promoción internacional del país como destino

turístico, para mejorar la actividad turística de la República de Panamá a través de todos

los medios y estrategias que se requieren;

Que el numeral 9 del Artículo 3 de la Ley No. 9 de 14 de marzo de 2017, establece que los

recursos del Fondo se utilizarán exclusivamente para programar, ejecutar y sufragar todas

las ferias preaprobadas por la Junta Directiva.

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INTRODUCCIÓN

El Fondo de Promoción Turística, en adelante PROMTUR Panamá, es la Organización

de Mercadeo de Destino (DMO) oficial de Panamá. Es una organización sin fines de lucro

recientemente establecida responsable del mercadeo internacional, la comercialización y la

promoción del destino. El DMO trabaja de la mano con la Autoridad de Turismo de Panamá

(ATP), la autoridad gubernamental responsable, entre otras funciones, de todo el desarrollo

y la promoción turísticos.

La Dirección de Ventas y Servicios de PROMTUR Panamá, define la participación de

destino en ferias internacionales como una acción estratégica dirigida a estimular la

demanda de los segmentos más importantes de la industria turística del país: segmento de

ocio o vacacional y el segmento de reuniones y eventos. Esta estrategia tiene como objetivo

resaltar los rasgos diferenciadores que permiten aumentar la competitividad del destino y

posicionar al país en los destinos prioritarios definidos en el Plan Maestro de Turismo

Sostenible.

Las ferias de turismo son eventos de carácter público/ privado y tienen como finalidad

primordial la exposición, muestra y difusión de la oferta de bienes y servicios del sector

turístico, para contribuir a su conocimiento y comercialización. Además, abarca temas

relacionados con el producto, promoción, comercialización y con la calidad e innovación,

resultando en pro de la consolidación y crecimiento de la actividad turística del país.

Como parte del Plan de Negocios de PROMTUR Panamá, se encuentra la participación en

ferias internacionales generalistas y especializadas. Las ferias generalistas sirven el

objetivo de dar a conocer Panamá, permitiendo la exhibición de los productos y el

posicionamiento de la marca turística, mientras que las especializadas centran su atención

en un sector o subsector permitiendo el logro de objetivos con mayor rapidez y eficiencia.

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Por tal motivo, PROMTUR PANAMA inicia el proceso de selección de una empresa de

diseño y producción de exhibiciones para desarrollar la representación del país en las ferias

a nivel internacional.

OBJETIVOS GENERALES

A través de la participación de Panamá en las ferias internacionales, PROMTUR PANAMÁ

busca lograr los siguientes objetivos:

1. Un Panamá más conocido

a. Posicionar a Panamá en los mercados objetivos y de acuerdo con el Plan

Maestro de Turismo Sostenible a través de la Promoción y Mercadeo como

destino turístico en las Ferias Internacionales especializadas y generalistas

en turismo de ocio y vacacional y en turismo de congresos, convenciones y

viajes de incentivos (MICE), destacando los atractivos y productos turísticos

que ofrece Panamá al mercado internacional.

i. Posicionar a Panamá como destino ideal para el segmento de

reuniones (MICE) participando en ferias enfocadas en este nicho y

enseñando la oferta de alojamiento, centros de convenciones,

actividades y atracciones turísticas disponible en el país.

ii. Posicionar a Panamá como destino ideal para el segmento

vacacional participando de ferias enfocadas en este nicho donde se

debe demostrar los atractivos turísticos de Panamá basándose en las

tres rutas patrimoniales del PMTS: Cultural, Verde y Azul.

2. Un Panamá más Competitivo

a. Facilitar la participación del sector privado turístico con el espacio y stand

apropiado para la promoción y venta de paquetes turísticos del destino

Panamá.

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b. Fortalecer la imagen del País y ser reconocido como un destino turístico de

clase mundial gracias a la extraordinaria riqueza y diversidad de su

patrimonio natural y cultural y a la calidad de sus servicios e incrementar el

flujo continuo de turistas al país.

ENFOQUE DEL PROYECTO

La empresa de diseño y confección de exhibiciones debe estar en condiciones de

comprender el producto final requerido y trabajar en el desarrollo del mismo, logrando

generar interés en la audiencia objetivo, mediante el uso de creatividad, innovación y

calidad; a través de contenido visual e interactivo. Para el desarrollo efectivo de los servicios

solicitados se explica a continuación cada uno de los parámetros:

1. Creatividad:

a. Aspecto general: Propuesta innovadora, que logre comunicar la visión del

Turismo que se define en el Plan Maestro de Turismo Sostenible de Panamá

2020 - 2025 como: “Ser reconocido como un destino turístico sostenible de

clase mundial, gracias a la extraordinaria riqueza y diversidad de su

patrimonio natural y cultural, y a la calidad de sus servicios”.

b. Aspecto Simbólico: Relación (comunicación – visualización) entre el stand

y los productos y/o servicios ofertados. Lograr el efecto o impacto eficaz del

mensaje que el diseño del Stand desea transmitir (comunicar). Integración

de la Arquitectura con el equipamiento-exhibidores.

c. Aspecto Visual: Utilizando estrategias visuales y sistemáticas para

representar la identidad de Panamá. El diseño debe inspirarse en nuestras

rutas patrimoniales: Ruta verde, Ruta azul y Ruta Cultural.

d. Aspecto artístico: uso creativo de los aspectos culturales de Panamá, por

medio de la interacción e interpretación de danzas, músicas, gastronomía y

actividades culturales y tradicionales del país.

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2. Innovación:

a. Aspecto tecnológico:

- Utilizar la tecnología como herramienta de comunicación y promoción

innovadora y atractiva para captar la atención de los participantes y

sensibilizar la audiencia sobre el destino Panamá.

- Prestar especial atención a la experiencia general de audio e

iluminación para reducir al mínimo el impacto del ruido y garantizar

la mejor experiencia para el usuario.

- Suministro de conexión WIFI para expositores y personal del Fondo

de Promoción Turística.

3. Calidad:

a. Aspecto Espacial: Manejo eficiente de los espacios para los diferentes

productos turísticos, que se van a posicionar en los diferentes mercados.

b. Aspecto Funcional: Accesos, recorridos. Identificación inmediata de

acceso, circuito de recorrido.

c. Aspecto de Experiencia:

- El stand debe incluir: estaciones de café, mostradores de

información, así como dos salas para reuniones privadas VIP, un

escenario central para acoger eventos sociales y de alto perfil.

Además de: áreas de relajación y/o rincones de Internet/zona de

redes.

- Para mantener el elemento de "entretenimiento", se requiere que el

stand esté equipado con exhibiciones visualmente atractivas y

fotografías y photobooths en el lugar;

- Para mantener el elemento de "participación", se requiere que el

stand se administre bien, se mantenga despejado y tenga una

transmisión fluida de contenido visual e interactivo.

- Para mantener el elemento de "educación", se requiere que se

muestran datos, estadísticas, mapas y cronogramas interesantes,

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precisos y educativos, y que se distribuyan USBs que contengan

folletos informativos, y contenido pertinente.

- Accesibilidad: Soluciones arquitectónicas satisfactorias a las

barreras físicas para discapacitados.

d. Respeto al medio ambiente: NO agresión al ambiente, uso de materiales

reciclados, economía en el consumo energético.

e. Cumplimento de los protocolos de bioseguridad dentro del stand.

4. Servicios Adicionales

a. Limpieza general del stand, previa, durante y post Feria.

b. Transporte y organización de material promocional suministrado

previamente por el FPT.

c. Personal de atención y apoyo durante los cinco días de Feria.

d. Pago de servicios feriales (Electricidad, Permisos, Seguros, Canon)

e. Trabajo de artes seleccionados por FPT.

f. Estación de Agua.

g. Trámite de permisos de montaje y desmontaje.

h. Solicitud y pago de suministro eléctrico.

i. Transporte y logística general.

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ALCANCE DEL PROYECTO

Esta solicitud de propuesta va dirigida a empresas de: servicios de diseño, configuración,

fabricación de facilidades, montaje y desmontaje de stands, personal de apoyo logístico del

stand, desarrollo y ejecución de experiencias durante las ferias, Pago de veinte (20) gafetes

adicionales solicitados por el equipo del equipo de PROMTUR Panamá, impresión/compra

de material promocional y transporte del mismo, servicios feriales y pago de espacio físico,

para la representación de la República de Panamá en las ferias internacionales de turismo

a realizarse de febrero a junio de 2021 según especificaciones detalladas abajo:

Presupuesto: B/. 740,000.00 (Setecientos cuarenta mil Balboas con 00/100).

1. Feria de Turismo Leisure WTM Latin América, del 6 al 8 de abril de 2021, en la

Ciudad de Sao Paulo, Brasil.

a. Espacio físico aprobado: 100m2

b. Productos turísticos que se destacan: compras, Canal de Panamá, sol y

playa, aventura y vida nocturna.

2. Feria de Cruceros SeaTrade Cruise Global, del 12 al 15 de mayo 2021, en la

Ciudad de Miami, Estados Unidos.

a. Espacio físico aprobado: 54m2

b. Productos turísticos que se destacan: Turismo náutico; aventura y

naturaleza, ciudad y vida nocturna; gastronomía local.

3. Feria de Turismo Leisure FITUR, del 19 al 23 de mayo 2021, en la Ciudad de

Madrid, España

a. Espacio físico aprobado: 150m2

b. Productos turísticos que se destacan: naturaleza, cultura, aventura y etnias.

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4. Feria de incentivos IMEX Frankfurt, del 25 al 27 de mayo de 2021, en la Ciudad

de Frankfurt, Alemania.

a. Espacio físico aprobado: 120m2

b. Productos turísticos que se destacan: centro de convenciones, Canal de

Panamá, historia, cultura y gastronomía local.

5. Feria de Turismo Leisure EXPOTUR, del 14 al 15 de mayo de 2021, en la Ciudad

de San José, Costa Rica.

a. Espacio físico aprobado: 48m2

b. Productos turísticos que se destacan: compras, Canal de Panamá, sol y

playa, aventura y vida nocturna.

6. Feria IBTM Américas, del 19 al 20 de mayo de 2020, en la Ciudad de México,

México.

a. Espacio físico aprobado: 54m2

b. Productos turísticos que se destacan: centro de convenciones, Canal de

Panamá, historia, cultura y gastronomía local.

CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE LA EMPRESA

Se alienta a las agencias a presentar propuestas que muestren su estilo, experiencia y

enfoque; sin embargo, las propuestas deben incluir la siguiente información:

1. Experiencia en la industria de viajes y turismo: Conocimiento de la industria de

turismo, historial comprobado con organizaciones que mercadean destinos (OMD)

u oficinas gubernamentales de turismo.

2. Expertise en el desarrollo de Stands y dominio de tendencias para Ferias

relacionadas a la industria de viajes y turismo, alineado al posicionamiento de la

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marca turística. (Presentar Diseños de stand que hayan implementado, poniendo en

contexto el posicionamiento de la marca y principales pilares a resaltar- incluyendo

experiencias y activaciones llevadas a cabo).

3. Liderazgo y ejecución del pensamiento creativo: ideas disruptivas e

innovadoras, y conceptos creativos con la capacidad de ejecutarlos a tiempo, dentro

del presupuesto.

La empresa debe contar con experiencia mínima de 5 años, demostrada en el

manejo consistente de una marca, siguiendo los lineamientos de la misma y

logrando una implementación memorable que asegure la mejor exposición y

visibilidad de la marca inclusive a distancia.

CRONOGRAMA DEL PROYECTO

FECHA HORA

Publicación RFP 16 de Noviembre, 2020

Envío de Preguntas a PROMTUR PANAMÁ 18 de Noviembre, 2020 3 PM EST

Respuestas a preguntas publicadas 20 de Noviembre, 2020 5 PM EST

Entrega de Propuesta (digital y fisica) 23 de Noviembre, 2020 5 PM EST

Presentación Junta Evaluadora 25 de Noviembre, 2020

Verificación de Referencias 25 de Noviembre, 2020

Recomendación Final a JD 27 de Noviembre, 2020

Notificación de intención de adjudicar contrato,

negociaciones

30 de Noviembre, 2020

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El cronograma expuesto puede modificarse en cualquier momento a discreción por parte

del Fondo de Promoción Turística de Panamá. FPT se reserva el derecho de rechazar

cualquiera o todas las propuestas, o cualquier parte de estas; renunciar a una informalidad

en las propuestas y aceptar la propuesta que mejor satisfaga las necesidades del Fondo de

Promoción Turística de Panamá.

NOTA: Los ofertantes podrán contactar al Fondo de Promoción Turística (FPT) para

cualquier aclaración en lo concerniente a los términos de referencia hasta 1 día antes de la

fecha de entrega de propuestas, a través de la siguiente dirección de correo electrónico

ventas@visitpanama.com, el email debe ser dirigido a Eugenia Powell. Las preguntas y

respuestas serán compartidas con todos los participantes.

REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN EL PROCESO DE SELECCIÓN

Las propuestas deben detallar cada uno de los elementos expuesto.

Los costos para desarrollar las propuestas son responsabilidad exclusiva del proponente y

no de PROMTUR PANAMÁ.

Alentamos a cada una de las empresas participantes a cumplir con cada uno de los

siguientes requisitos y pasos establecidos:

1. Las empresas participantes deben ser especialistas en el diseño y construcción de

exhibiciones y afines.

2. Estar alineado con los criterios de selección mencionados.

3. La empresa debe poseer y sustentar la solvencia económica y/o crediticia para

afrontar el presupuesto.

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4. Para acreditar experiencia comprobada, los proponentes deben presentar contratos

previos y las respectivas cartas de recibido conforme de sus clientes, o cualquier

mecanismo mediante el cual se pueda demostrar experiencia.

5. Indicación precisa de experiencia previa en el desarrollo de stands creativos para

destinos turísticos o DMO 's (Destination Marketing Organizations).

6. Portafolio de Clientes y casos de éxito relacionado a los servicios solicitados en este

documento.

7. Orden para la presentación de propuesta

a. Reseña de la empresa

i. Información de la Empresa (incluyendo las filiales)

ii. Proporcionar una descripción de la naturaleza de los servicios y

actividades de la organización.

iii. Incluir cuándo se estableció el negocio y breve historia.

iv. Indicar las ubicaciones de las oficinas desde las cuales se realizaría

el trabajo principal de este contrato.

v. Proporcionar qué porcentaje de los negocios de la compañía está

relacionado con el turismo.

b. Propuesta por feria que incluya:

i. Concepto general

ii. Metodología de trabajo

iii. Fotos - Trabajos realizados

iv. Contenido visual - Trabajos realizados

v. Contenido artístico- Trabajos realizados

vi. Presupuesto

vii. Proceso de facturación y pago

c. Experiencia de personal encargado de la propuesta y desarrollo de esta

d. Requerimientos legales

8. Duración del contrato: desde el momento que se refrenda el contrato hasta el 31

mayo 2021.

9. Formato: La propuesta debe ser entregada en sobre cerrado en un original y dos

copias y formato digital en USB.

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10. Lugar de entrega: Fondo de Promoción Turística, ubicado en la Avenida Balboa,

Calle Aquilino de la Guardia, Torre Bicsa Financial Center, piso # 30 Oficina 3009.

REQUISITOS LEGALES

A. Los siguientes requisitos legales deben ser entregados con la propuesta

1. Oferta o propuesta del proponente debe estar debidamente firmada, y la misma

deberá contener los detalles del servicio, plazo o periodos, monto y el desglose del

I.T.B.M.S.

2. Aviso de Operaciones.

3. Carta de referencia bancaria con seis cifras altas.

4. Cédula/pasaporte de la persona natural o del Representante Legal.

5. Si es una persona jurídica, certificado del Registro Público o equivalente.

6. Paz y Salvo de la Dirección General de Ingresos.

7. Paz y Salvo de la Caja de Seguro Social.

8. Conflicto de Intereses: identificar claramente cualquier relación con el cliente que

podría considerarse un conflicto de intereses.

9. Tres cartas de referencias comerciales de clientes actuales y anteriores en los

últimos tres años.

10. Proporcionar estados financieros como evidencia de estabilidad financiera. La

agencia debe documentar suficientes recursos financieros necesarios para realizar

todos los servicios asociados con este contrato.

11. Declaración jurada de representación legal, del Presidente de la compañía o de

cualquier otro miembro de la Junta Directiva a cargo de representar a los accionistas

para firmar el contrato. El documento debe estar autenticado por Notario Público.

12. Declaración Jurada de Medida de Retorsión, autenticada por Notario Público.

13. Fianza de Cumplimiento por una aseguradora nacional de 20% del total del

Contrato. (La cual deberá ser presentada por el Contratista seleccionado al

momento de suscribir el Contrato).

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NOTAS IMPORTANTES:

● Los costos para detallar en esta propuesta se refieren al valor de sus servicios,

incluyendo el pago a terceros por conceptos de espacio físico en cada Feria

Internacional contenida en este Pliego de Bases y Condiciones.

● La Entidad contratante se compromete a pagar las sumas luego de cada feria contra

la presentación de la respectiva cuenta y aprobación de estas por parte de la

Entidad.

Los pagos se realizarán a más tardar, ciento veinte (120) días posteriores a la

presentación de cuenta por parte de la compañía y aceptación de la misma por el

Fondo de Promoción Turística.

● De requerir un pago anticipado, se podrá adelantar un monto máximo de hasta el

20% total del contrato, siempre y cuando el contratista presente una Fianza de Pago

Anticipado por una aseguradora nacional para garantizar el reintegro de esta suma

de dinero en concepto de adelanto al contratista.

B. Propuesta de Consorcio o Asociaciones Accidentales

Dos o más personas pueden presentar la misma propuesta juntas, para la celebración y

ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente a cada una de las obligaciones

derivadas de la propuesta y el contrato. Por lo tanto, las acciones, hechos y omisiones que

surjan en el desarrollo de la propuesta y el contrato afectarán a todos los miembros del

consorcio o asociación accidental.

Los miembros del consorcio o la asociación accidental deben designar a la persona que, a

todos los efectos, los representará e indicar las condiciones básicas que regirán sus

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relaciones. Los términos, condiciones y el alcance de la participación de los miembros de

un consorcio o asociación accidental en la presentación de su propuesta o ejecución del

contrato no pueden modificarse sin el consentimiento previo de la entidad contratante.

C. Aceptación del Pliego de Cargos

El proponente debe declarar en su propuesta que acepta sin restricciones u objeciones todo

el contenido del pliego de cargos.

Si en el momento de la evaluación técnica de las ofertas, se observa la falta de

documentación técnica que respalde la propuesta, no se puede corregir.

D. Rechazo de Propuesta

PROMTUR Panamá se reserva el derecho de rechazar cualquiera o todas las propuestas

recibidas y el derecho de elegir una de propuestas recibidas para la ejecución de un

contrato.

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CONTACTO CIUDAD DE PANAMÁ

CALLE AQUILINO DE LA

GUARDIA

TORRE BICSA FINANCIAL

CENTER

PISO 30

OFICINA 3009

CONTACTO C I U DA D D E PA NA M Á

C A L L E AQ U I L I N O D E L A G UA R D I A

TO R R E B I C S A F I NA N C I A L C E N T E R

P I S O 3 0

O F I C I NA 3 0 0 9