empresa de acueducto, alcantarillado y aseo de campoalegre emac s.a. e.s.p informe ...2021. 4....
TRANSCRIPT
EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE CAMPOALEGRE
EMAC S.A. E.S.P
INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO Informe pormenorizado del MECI
Informe de control interno contable
2020
PREENTADO POR: BETTY CASTAÑEDA PERDOMO
CONTROL INTERNO
APROBADO POR LA GERENTE DIANA CAROLINA ROMERO RAMIREZ
PRESENTADO A
CONTRALORIA DEPARTAMENTALDEL HUILA
CAMPOALEGRE –HUILA
2021
EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS EMAC S.A E.S.P. DE CAMPOALEGRE
HUILA
INFORME EJECUITIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO 2020
INTRODUCCIÓN
Siguiendo los lineamientos, valores y principios que consagran las normas de Control Interno, así como su metodología, el informe ejecutivo de control interno da a conocer a través de los factores de valoración determinados, la panorámica actual del sistema en la administración en cada una de las áreas que la conforman y que son susceptibles de ser medidas, evaluadas y calificadas. De esta manera la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios EMAC S.A. ESP DE CAMPOALEGRE Huila pone a disposición de la comunidad en general el INFORME EJECUTIVO ANUAL DE SISTEMA DE CONTROL INTERNO La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Campoalegre EMAC S.A. E.S.P. Constituida bajo el esquema de Sociedad Anónima de Carácter Público, cuyos accionistas son El Municipio de Campoalegre y La ESE Hospital del Rosario de Campoalegre de naturaleza jurídica Mediante escritura pública 1709, el 21 de agosto de 2007, se protocoliza la creación de la empresa EMAC S.A E.S.P., momento en el cual el Municipio de Campoalegre cuenta con una entidad prestadora de diferentes servicios para el sector de agua potable y saneamiento básico
La Constitución Política Colombiana de 1991 incorporó el concepto del Control
Interno como un instrumento orientado a garantizar el logro de los objetivos de
cada entidad del Estado y el cumplimiento de los principios que rigen la función
pública.
A través de la Ley 87 de 1993 se establece normas para el ejercicio del Control
Interno en las entidades y organismo del Estado, y la Ley 489 de 1998 dispuso la
creación del Sistema Nacional de Control Interno. Con el fin de buscar mayor
eficacia en Control Interno en las entidades del Estado, el Departamento
Administrativo de la Función Pública, promovió la adopción e implementación de
un modelo de Control Interno, que condujo a la expedición del Decreto 1599 de
2005 “por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI
1000:2005”. y la ley 1499 DE 2017 relacionada con el modelo integrado de
planeación y gestión MIPG
2. OBJETIVOS: Este informe pretende dar a conocer el resultado de la
Autoevaluación del desarrollo MECI, y la revisión y seguimiento según el MIPG,
con fundamento en el ejercicio propio de las funciones de la oficina de Control
Interno y en las auditorías realizadas durante el año 2020, con el fin de garantizar
el cumplimiento de los objetivos institucionales.
3. ALCANCE DEL INFORME.
Este informe sirve para medir la eficiencia y eficacia de los procesos de la entidad,
desde el 1 de Enero hasta el 31 de Diciembre del 2020, en la implementación del
MECI
4. METODOLOGÍA.
Realizar la Autoevaluación correspondiente al año 2020 el informe del avance de
la implementación del MECI según la ley 1474 del 2011., Plan Anual de Auditorias
2020, revisión de las acciones implementadas teniendo en cuenta el seguimiento
realizado mediante la aplicación de auditorías internas, seguimiento a los planes
de mejoramiento por procesos e individuales., y seguimiento de procesos
sugeridos por la Alta Dirección.
Misión La EMAC S.A E.S.P., presta y ofrece los servicios públicos domiciliarios de Acueducto, Alcantarillado y Aseo para la ejecución de proyectos en el sector del medio ambiente, agua potable y saneamiento básico; la satisfacción plena de sus usuarios a través del mejoramiento de la calidad de vida y la eficiencia en la prestación de los servicios públicos, partiendo del compromiso de sus funcionarios garantizando el desarrollo económico y social dentro de su área de influencia. Visión Para el año 2025, la EMAC S.A E.S.P., será reconocida como la empresa líder en
el departamento del Huila, en la Prestación de los servicios públicos domiciliarios
de agua potable y saneamiento básico, bajo los principios de eficiencia, eficacia y
calidad.
Principios rectores de la empresa Los principios rectores de la Empresa de Acueducto, alcantarillado y aseo de Campoalegre “EMAC S.A. E.S.P.” los cuales están plasmados en el Código de Integridad y de Buen Gobierno según resolución 182 de 2018:
➢ HONESTIDAD: actuó siempre con fundamento en la verdad, cumpliendo mis
deberes con trasparencia y rectitud, y siempre favoreciendo el interés del cliente interno como el externo.
➢ RESPETO: Reconozco, valoro y trato de manera digna a todas las personas,
con sus virtudes y defectos, sin importar su labor, su procedencia, títulos o cualquier otra condición.
➢ COMPROMISO: Soy consciente de la importancia de mi rol como servidor
público y estoy en disposición permanente para comprender y resolver las necesidades de las personas con las que me relaciono en mis labores cotidianas, buscando siempre mejorar su bienestar.
➢ DILIGENCIA: Cumplo con los deberes, funciones y responsabilidades
asignadas a mi cargo de la mejor manera posible, con atención, prontitud, destreza el uso de los recursos del estado. ………………………………
➢ JUSTICIA: Actuó con imparcialidad garantizando los derechos de las
personas, con equidad, igualdad y sin discriminación.
5. INFORME EJECUTIVO DE CONTROL INTERNO
5.1 PRESENTACION DE INFORMES EN LAS PLATAFORMAS DE LOS
ORGANISMOS DE CONTROL Y ENTIDADES PÚBLICAS.
La presentación de los informes en las plataformas de los organismos de control
y entidades públicas fueron diligenciados de manera oportuna y la entidad se
encuentra al día en los envíos y publicaciones, en la página web institucional, el
técnico encargado de los sistemas de información organizo las certificaciones
expedidas por el cargue, de manera organizada en las carpetas respectivas
Las plataformas que requieren de la presentación de informes correspondientes al
año 2020 y que se encuentra al día son:
2. Con relación al SEUD se presentó oportunamente
3. La información que se debe publicar en la plataforma SUIT se encuentra al día.
4. El FURAG se encuentra al día la publicación en La plataforma respectiva.
5. Lo relacionado con Derechos de autor se encuentra al día.
6. La información sobre ley de cuotas que se debe publicar en la DAFP se
encuentra al día.
7. La información que se requiere publicar en la página web se encuentra al día.
8. La información requerida por GOBIERNO EN LINEA se encuentra en un nivel
del 50% de cumplimiento, según informe del Ministerio de las Tecnologías y
Comunicaciones en el año 2020.
9. La información requerida por la DIAN se encuentra al día
10. La información requerida por la Procuraduría en la plataforma ITA, se
encuentra en un nivel de cumplimiento de 85 /100.
11. Al revisar el aplicativo del Secop se pudo observar que en el año 2017, falta
por publicar algunos contratos de prestación de servicios, ordenes de servicio,
convenios, contratos interadministrativos, contratos de suministro y contratos de
compra venta, en el año 2018, al igual que en el 2017 falta por publicar, ordenes
de servicio, convenios, contratos interadministrativos, En el año 2018 se
publicaron en un 90%. En el año 2019 faltó por publicar la mayoría de contratos de
los meses de Noviembre y Diciembre, a pesar del requerimiento presentado por
Control Interno, y en el año 2020 todos los contratos fueron publicados pero falta
cerrar el proceso, en las respectivas plataformas de un número representativo de
contratos, se requiere por parte del líder del proceso y del asesor de contratación
hacer una revisión minuciosa a todos los expedientes contractuales para finiquitar
el proceso.
La publicación en la plataforma electrónica SECOP no cumplió con el término de
publicación establecido por Colombia Compra Eficiente de tres (3) días, según lo
expresa la Circular externa 023 del 16 de marzo de 2017 de CCE, siendo por lo
tanto importante tener especial diligencia y cuidado con esto, no sólo por estar
ligado al cumplimiento del principio de transparencia, debiéndose prevenir para no
dar lugar a un proceso sancionatorio y más cuando esta información se debe
publicar en la plataforma ITA de la Procuraduría General de la Nación ;
11. SIA Observa: Es otra plataforma desarrollada por el contratista de los sistemas
de información, en donde se publica la información contractual, de la Empresa, a
la fecha se ha publicado la misma información dada al SECOP, y no el expediente
contractual en su totalidad
12. Se cumplió con el pago de reteica al municipio está al día
13. Los Planes institucionales según el decreto 612 de 2018 se publicaron en su
totalidad el 31 de enero de 2020
14. Se actualizó el Plan Anual de Adquisiciones se modificó en el mes de julio
como lo establece la norma por el tema del COVID 19, ya debía tenerse en cuenta
en el presupuesto lo relacionado con los protocolos de bioseguridad.
15. La publicación requerida por la ley 1474 de 2011 para el día 31 de enero de
2020 fue publicada en su totalidad como se evidencia en la página web
institucional.
16. La publicación de los estados financieros, se subieron al CHIP de la
Contaduría en el mes de Septiembre de 2020, y solo en esa fecha fue publicado
en la página web como lo certifica el contratista encargado de los sistemas de
información, el Señor Kevin Alexander Fierro Cortés.
17. Informes de ejecución presupuestal, los realiza la Tecnóloga en recursos
físicos y presupuesto, cada trimestre de manera puntual.
18. El SUI se desarrolla pero se han presentado atrasos en la información que
tiene que desarrollarse con el área contable.
5.2 INFORME DE CONTROL INTERNO DE LOS PROCESOS MISIONALES DE
LA ENTIDAD.
5.2.1 INFORME DE LA PTAP
El Plan de mejoramiento presentado a la Secretaria de Salud Departamental en el
año 2018, por los hallazgos encontrados en la auditoría realizada por esta
entidad, a la fecha no se le ha dado total cumplimiento a las actividades
programadas, informe que control interno presentó oportunamente a los gerentes
de los años en mención , estas actividades son las siguientes :
1. La planta de tratamiento de agua potable no cuenta con un encerramiento
adecuado ya que solo se encuentra cercada. (Se realizó presupuesto y
cotización de la obra a realizar
2. La planta de tratamiento de agua potable no ha reubicado área de
descanso y de consumo de alimentos
3. Realizar soportes de mantenimiento de hidrantes. Porque No se han
realizado mantenimiento de hidrantes.
4. Instalar en la PTAP líneas de vida en flocuradores, sedimentadores, filtros y
tanques de mantenimiento.
.
5. Realizar adecuaciones de revestimiento en las paredes de los
sedimentadores y flocuradores.
El jefe de Control Interno, en los Informes ejecutivo anual de Control Interno
correspondientes a los años 2018 y 2019 ha plasmado las siguientes
recomendaciones.
a. Eliminación de humedad en el área de bodega y los muros del recorrido del
vertedero alrededor de la estructura
c. Adecuación de área de oficina (sillas, escritorio, muebles)
e. Pulido de escaleras de mármol.
f. Instalación de computador
g. Instalación de internet
H, Adecuación de Baño, se encuentra fuera de funcionamiento
j. Instalación de tanque de almacenamiento ya que se encuentra fuera de
Funcionamiento.
k. Instalación de puertas
Laboratorio ubicado en la PTAP.
En conclusión, el laboratorio se encuentra en buenas condiciones y es
funcional, sin embargo, se requiere:
1. Adquisición de un termo higrómetro
El Dosificador de Hidroxicloruro de Aluminio o Poliquinsa: Históricamente
la Planta de tratamiento de agua potable (PTAP), se utilizaba el producto
sulfato de aluminio granulado tipo B, como coagulante del agua cruda, hasta el
año febrero del año 2018, se inició a tratar el agua con un nuevo producto
coagulante liquido llamado Poliquinsa, tomando en comodato los equipos y
herramientas de Aguas del Huila necesarias para su funcionamiento.
Las electrobombas de dosificación se encuentran en buen estado, sin
embargo, solo una pertenece a la empresa EMAC y la segunda (contingencia)
se instaló en comodato parte de Aguas del Huila,
Se recomienda:
Adquirir como contingencia una segunda electrobomba para su respectiva
dosificación
1. Instalación de tejas en el área de dosificación de Poliquinsa ya que se
encuentra filtración de aguas lluvias al área.
Dosificadores de sulfato de aluminio: Actualmente hay dos dosificadores de
Sulfato de Aluminio Granulado Tipo B adquiridos en el año 2017 mediante
contrato de compraventa con el contratista Aguasierra, cuenta con un sistema
de tornillo sinfín y variador de revoluciones para la graduación de la descarga
de sulfato de aluminio granulado tipo B y los cuales se utilizan como método
alternativito como coagulante del agua cruda cuando no se pueda realizar el
proceso con Poliquinsa.
Dos floculadores tipo Alabama (dos unidades, 12 compartimientos cada
uno):
Actualmente existen dos floculadores tipo Alabama, se encuentran en buen
estado, y funcionales, periódicamente se realiza lavados generales cada 3
meses, aplicando hipoclorito para desinfectar los muros.
Se requiere:
1. Cambio de 2 válvulas de piso de 8” incluidos guías
2. Cambio de 4 guía para vástago de 1”
3. Líneas de vida para respectiva limpieza y mantenimiento (Hallazgo de
secretaria de salud Departamental)
Dos sedimentadores (cuatro módulos de sedimentación acelerada): Se
encuentran en buen estado, en buen funcionamiento, periódicamente se
realiza lavados generales cada 3 meses, aplicando hipoclorito para desinfectar
los muros.
Para cumplir con la normatividad se recomienda:
1. Realizar adecuaciones de revestimiento en las paredes de los
sedimentadores
2. Realizar adecuaciones de revestimiento en las canaletas de los
sedimentadores
3. Cambio de colmenas de los sedimentadores los cuales se encuentran
deteriorados
4. Mantenimiento de compuertas y Válvulas
5. Líneas de vida para respectiva limpieza y mantenimiento
Filtración (5 unidades con lecho de antracita, arena y grava): Se encuentran en
buen estado, en buen funcionamiento, periódicamente se realiza lavados
generales cada 3 meses, aplicando hipoclorito para desinfectar los muros, no
obstante, en el mes de Junio se presentó problemas con el proceso de filtración,
se tuvo que realizar retro lavado constante y lavado manual profundo debido a que
los lechos de antracita, arena y grava se encontraban con elevado estado de
colmatación.
Para cumplir con la normativa se recomienda:
1. Mantenimiento de compuertas y Válvulas y evaluar posible cambio con sus
guías.
2. Líneas de vida para respectiva limpieza y mantenimiento.
3. Tamizado y nivelación de los lechos de Antracita, Arena y Grava.
4. Para realizar un correcto lacado de esta zona se realizó la adquisición de
Hidrolavadora adecuada con respectiva extensión y manguera, así mismo debido
a la ausencia de líneas de vida verticales para el acceso al fondo de los filtros se
adquirido una escalera telescópica de 6 metros.
Desinfección con cloro gaseoso: Se realizó la desinfección del agua el cloro
gaseoso cilindro de 68 kg adquiridos mediante contrato de Suministro No. 037 de
2020, se dosifica por medio del dosificador de cloro marca ECO CHLOR, con
rotámetro adherido al cuerpo del clorador se encuentra en buen funcionamiento y
en condiciones óptimas. Se tiene una segunda opción en caso de que no se
interrumpa el proceso de la dosificación de cloro gaseoso y es la aplicación de
Hipoclorito de Sodio al 15% a través de un tanque de 40 galones y con llave.
Se recomienda para cumplir con los parámetros de seguridad
1. Adquisición de un dosificador de cloro gaseoso (contingencia).
2. Adecuación de un dispositivo de seguridad para los cloros llenos (Actualmente
se está cotizando para realizar un contrato de ornamentación para la ejecución de
distintos trabajos que se requieren para el correcto funcionamiento de la empresa.
3. Adquisición de una rampa para el montaje y desmontaje del cilindro en la
balanza
4. Cambio de baldosa en la canaleta de salida de Filtracion-cloracion (La actual se
encuentra en malas condiciones) además de esto realizar tapas en acero para
evitar caída de material contaminante)
5. Mantenimiento de dosificador
Almacenamiento: El almacenamiento del agua tratada se da en dos tanques de
almacenamiento. El primero es el tanque antiguo con una capacidad de
almacenamiento de 1.200 m3 y el segundo de capacidad de 2.300 m3 construido
mediante el PDA, ambos tanques carecen de un línea de vida vertical para su
acceso, por ende es importante tener en cuenta este punto.
Es importante resaltar que estos tanques en su máxima capacidad tiene una
autosuficiencia de alrededor 4 horas cuando se carece del suministro de agua
cruda desde la bocatoma, por ende es importante revisar a futuro la construcción
de otro tanque de mayor capacidad.
Medición de caudal de salida: Actualmente, la EMAC S.A. E.S.P., cuenta con
macromedidores de 8” en la salida de los tanques de almacenamiento, con el fin
de medir el agua potable producida y transportada a la población del Municipio de
Campoalegre, en el año 2020 se arregló el macro medidor de la Zona norte ya
que no se encontraba en funcionamiento, y se adquirieron 5 válvulas.
En diciembre de 2019 se realizó el contrato de prestación de servicios No. 174 de
2019 cuyo objeto era MEJORAMIENTO Y MANTENIMIENTO DE LAS REDES
ELÉCTRICAS DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS POTABLE
(PTAP), , el ingeniero José Ignacio Barrero presenta al jefe de Control Interno el
informe solicitado sobre el estado de la parte eléctrica en la PTAP, y expone que
al realizar una visita técnica y asesorado por un ingeniero eléctrico, se pudo
evidenciar que cubrieron necesidades estéticas y no se atendieron los puntos
críticos como lo es el aterrizaje de las líneas desde el transformador, la protección
de los motores y tomando en consideración que se adquirió una planta eléctrica
mediante contrato de compraventa No. 165 de 2019
En la madrugada del 12 de marzo de 2020, Se presentó un daño en la red
eléctrica de la planta y solo hasta las 3:00 Pm llegó Electrohuila y luego de la
revisión del sistema, el transformador y realización de diferentes pruebas se
determinó que este se había quemado, producto de esta necesidad creada se vio
en la obligación de que el contratista del contrato 165 de 2019 y 174 de 2019
terminara la instalación de esta, pues el proceso de dosificación de Poliquinsa y
cloro se estaba realizando de forma manual (con medición in situ por parte de la
microbióloga de los parámetros de calidad del agua), además de ello se requirió
de realizar un contrato para el suministro del transformador y cubrir necesidades
críticas que ya se habían reportado a la Contraloría Departamental por parte de la
gerente Yina Karime Polania Leiva , a raíz de esto se realizó el contrato de obra
No. 052 de 2020. El resultado de este contrato es el siguiente:
✓ Instalación de transformador de 30 KVA (Doble capacidad Del instalado y
que se quemó): En la imagen se observa el transformador ya instalado y
derivado en los bornes de media tensión
✓ Instalación cortacircuitos y pararrayos: En la imagen se observa el juego de
pararrayos poliméricos para 30 KV – 100 A, y de cortacircuitos para 15 KV –
100 A / 10K que se instalaron.
✓ Instalación acometida principal (3No 2 + 1No2 cable de cobre aislado thhn):
en el año 2020 el Ingeniero José Ignacio Subdirector Operativo de la Empresa
realizó las respectivas evidencias tales como fotos del antes se observa un
tubo de 1 ½” galvanizado y la acometida estaba en cable de cobre aislado No 6
; en la imagen derecha se observa ya la acometida repotenciada en tubería
tipo galvanizado de 2” en cable de cobre aislado No 2 tipo THHN.
✓ Instalación de medida directa (contador trifásico con sus respectivas
protecciones): En la foto del antes se observa una caja en policarbonato en mal
estado; en la imagen derecha se observa ya la caja para contador trifásico,
nueva en el mismo material (policarbonato), para la realización de este cambio
se requirió lógicamente el desmontaje de la anterior incluido el contador y el
montaje de la nueva caja con el respectivo montaje del contador.
Se instalaron seis (6) puntas captadores o puntas Franklin, seis (6) bajantes en
tubería EMT y seis (6) bajantes en cable acerado aterrizado a la malla; con
esto se quiso darle una
Se construyeron seis (6) triadas de dos metros (2) metros de lado, con varilla
de cobre en cada vértice, para un total de treinta y seis (36) metros de cable de
cobre desnudo No 2/0 y dieciocho (18) varillas de cobre.
Obras complementarias:
Se realizó mantenimiento preventivo y correctivo a motores de dosificación de
Cloro, así como a los de dosificación de sulfato de aluminio granulado. • Se realizó
instalación de caja de protección a motores de dosificación de cloro, era común
que a estos se les quemara su embobinado.
Se realizó instalación de caja de protección a motores de dosificación sulfato de
aluminio,.
Cambio de tablero principal (con instalación de acometida en cable 8 hilos para de
transferencia de señal hasta la Planta eléctrica), para habilitación de transferencia
automática de la planta eléctrica y que de automatizada cuando se vaya o llegue
la energía eléctrica.
En el año 2020 el Subdirector Operativo José Ignacio Barrera organiza un
cronograma de las actividades de los funcionarios de la PTAP para realizar el
respectivo seguimiento y evaluación y hacer más eficiente el proceso
1. Limpieza del dosificador de sulfato se realizará una vez por mes si se encuentra
en funcionamiento
2. La limpieza y lavado de edificios incluye todos los espacios incluido ventanas
3. El desarenado se realizará cuando se requiera mínimo una vez por mes y esta
misma arena lo dispondrá el mismo operario.
4. La recolección del material verde producto del guadañado lo realizara el
operario del turno siguiente.
5. El operario que le entrega a rene deberá disponerle bultos de sulfato en el área
de dosificación.
6. Para el cambio del cilindro de cloro no podrá hacerlo rene por tanto deberá
realizarlo el operario que se encuentre disponible.
7. El operario rene debe de lavar mas no cepillar filtros según se dé la necesidad.
Distribución La red de distribución instalada en el municipio de Campoalegre
para la distribución del agua potable desde la planta de tratamiento hasta cada
uno de los hogares cuenta con diámetros nominales de 10 a 1 pulgada y RDE de
32.5 y 21, de igual forma los materiales son PVC en su gran mayoría y Asbesto
Cemento en una proporción menor,
Solo en el año 2020 la Subdirección Operativa, tiene en cuenta algunos informes
anteriores con temas muy puntuales para compilarlos y dar a conocer de manera
detallada con el fin de que se realicen proyectos de inversión al respecto, en el
informe expresa que en la red de distribución se encuentran instaladas detallada
217 válvulas de control, de las cuales 12 se encuentran en regular estado, 15 en
mal funcionamiento y 190 operando normalmente. También hay 102 válvulas de
lavado, instaladas en puntos estratégicos y de las cuales 92 se encuentran en
normal funcionamiento, 4 en regular estado y 6 en pésimas condiciones, la mayor
parte de estas válvulas descargan a drenajes naturales o pozos de alcantarillado.
Además, 35 hidrantes de los cuales 2 se encuentran en mal estado, todos
instalados de acuerdo con el Reglamento Técnico de Agua Potable y Saneamiento
Básico RAS, con la única excepción que se hace necesario pintarlos con el fin de
identificar y diferenciarlos de los que se encuentran instalados en la red antigua y
que no se encuentran en funcionamiento, de igual forma cabe anotar, que su
distribución no se encuentra acorde con los parámetros, mínimos establecidos en
la norma anteriormente mencionada, debido a que se encuentran a más de 300 m
entre uno y otro. Estas cifras deben actualizarse, con ese objeto, La empresa
realizó la aceptación de varios pasantes de ingeniería ambiental con el fin de
actualizar estos censos.
Con relación al tema del micro medición se deben reponer un número aproximado
de 400 medidores que ya cumplieron su vida útil y se encontraban parados; para
así de esta manera minimizar el índice de agua no contabilizada y posibles
fraudes presentados. Para este tema se designó al señor Alberto Castillo
trabajador oficial en el área de fontanería. que realiza la revisión uno a uno de los
medidores reportados como frenados.
Catastro de redes de acueducto: El catastro de redes de Acueducto fue
actualizado en el año 2007, requiere ser actualizado, este documento contempla
una ficha técnica de los componentes del sistema de Acueducto Municipal urbano
y planos donde se detallan las redes y sus accesorios.
Desarrollo operativo en el servicio de acueducto. En el año de 2020 se
desarrollaron obras las cuales buscaron mantener la calidad, continuidad y
cobertura del servicio de acueducto en el municipio de Campoalegre. La
subdirección operativa de la EMAC S.A. E.S.P. realizó actividades para la
prestación del servicio público de acueducto atendiendo a todas las peticiones de
la comunidad como son fugas en medidores, daño tubería red distribución, daños
tubería red principal y actividades propias como mantenimientos de la
infraestructura existente.
Calidad del agua En relación con la calidad del agua suministrada, sus
características fisicoquímicas y microbiológicas son aceptables, es decir no
presenta riesgo para consumo el humano, además, cuenta con los registros
exigidos en los términos definidos en el Decreto 1575 de 2007 y Resolución 2115
de 2007, los resultados del laboratorio y de la Secretaria de Salud, cuyos informes
consagran, las condiciones óptimas en la calidad del agua suministrada a los
usuarios.
Referente al mejoramiento de la calidad del agua, es importante destacar el
cambio del Sulfato de Aluminio granulado tipo B, floculante históricamente usando,
el cual se reemplazó por Hidroxicloruro de Aluminio, empleado como coagulante-
floculante en clarificación para condiciones de alta turbiedad, sin disminuir el pH;
entre sus ventajas presenta:
Económico, efectivo a dosis muy bajas.
Trabaja en rango amplio de pH.
No altera el pH del sistema.
Velocidad de alta sedimentación
Bajo volumen de lodos
Mayor carrera de filtros
Fácil de dosificar y manejar.
No requiere el uso de alcalinizarte . Índice De Riesgo De Calidad Del Agua (IRCA) En cumplimiento a la resolución
No.2115 del 2007 del MPS/MAVT, se debe garantizar calidad del sistema de
acueducto, este control lo realiza la Secretaria De Salud Departamental.
Auditoria al PUEEA por parte de la CAM La primera auditoria del año 2020 fue
realizada el día 25 de Juno de 2020, el seguimiento se realizó por medio de la
plataforma Google Meet, debido a la emergencia sanitaria acaecida por el COVID-
19. Se obtuvo un 50% de cumplimiento del programa del 74 %. (Se publicó
resultado en la página web.).
Dentro de los compromisos que quedaron para el segundo semestre están los
siguientes:
A. Forestar 5 hectáreas, en la cabecera de la fuente abastecedora (1 hectárea –
2020)
B. Aislar las 5 hectáreas forestadas en la cabecera de la fuente abastecedora (1
hectárea – 2020)
C. Mantenimiento y seguimiento de las forestaciones tanto en la cabecera de la
fuente abastecedora como la rivera de la misma (1 Hectárea – 2020)
D. Jornadas de capacitación a operarios de la empresa sobre mantenimiento de
equipos – 12
E. Capacitación con el tema: manejo y uso adecuado de los macromedidores a
operarios (2)
F. Capacitación pertinente sobre dispositivos de estos compromisos no se
pudieron desarrollar por el manejo del COVID 19. Nueva tecnología ahorradores
del recurso hídrico y la importancia de los mismos (personal de la empresa) – (12)
G. Talleres y capacitación pertinente sobre dispositivos de nueva tecnología y
ahorradores del recurso hídrico y la importancia de los mismos (comunidad del
municipio) – (48)
H. Capacitar al 100% de personal de mantenimiento y fontanería en la correcta
identificación y reparación de equipos y estructuras del sistema de distribución de
acueducto.
I. Mantener actualizado el catastro de redes de usuarios.
INFORME PTAR PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES La planta de tratamiento de aguas residuales se encuentra ubicado en el barrio San Martín, a diferencia de la Planta de Tratamiento de Agua Potable, la planta física de la PTAR es muy reducida, se encuentra una caseta con un baño. A la caseta se le arreglo el techo para arreglar las filtraciones de agua. Está pendiente por realizar
- El baño porque se encuentra en mal estado.
- Se requiere la adecuación de un área de Herramientas ya que la ducha es su actual posición
- Se requiere la adecuación de un área de laboratorio fisicoquímico ya que la planta cuenta con un equipo de medidor de pH y temperatura de aguas residual y suelo para el compostaje.
- Se requiere adecuación del área de alimentos, oficina ya que se encuentran en mal estado y no presenta escritorio y demás.
- Se requiere una adecuación de una ducha externa ya que es de suprema importancia en el aseo de los operarios ya que están expuestos frecuentemente a un riesgo biológico
- Se requiere indumentaria adecuada anti fluido para el respectivo mantenimiento de módulos ya que no cuentan para uso individual.
- Adecuación para no permitir la entrada de vectores Requerimientos Generales de la planta PTAR Realizar la legalización del predio con la adquisición de escrituras, de la PTAR donde actualmente está funcionando, las cuales son un impedimento para solicitar recursos por parte del estado Adecuación de plantas ornamentales Líneas de vida Señalización de ciertas áreas Realizar un diagnóstico general, por una entidad reconocida del estado, sobre el estado actual de la PTAR ya que se sospecha que presenta tubería colmatada debido al evento de la avalancha Se requiere diseños y obras de ampliación de la PTAR ya que no tiene la capacidad de tratar el caudal actual sin contar que faltan reconexiones de vertimientos de la zona norte. Realizar obras de mitigación ya que se encuentra en una zona de riesgo Instalación de Cámaras de seguridad Adecuación de bypass en pozo La EMAC S.A. E.S.P., adquirió un lote para realizar la construcción de la planta de tratamiento de aguas residuales, este cuenta con escritura pública No. 512 de fecha 14 de septiembre de 2018 en donde se demuestra que la empresa EMAC S.A. E.S.P., y el Gerente, adquirió terreno localizado en la zona rural vereda Llano Norte predio el Arado con una extensión de 10.000 metros cuadrados, por acto jurídico de compraventa y mediante certificado de libertad y tradición No. 200-91625. Actualmente la EMAC S.A. E.S.P., cuenta con la escritura pública de la propiedad del lote con respectivo registro. Se requiere diseños y obras de ampliación de la PTAR ya que no tiene la capacidad de tratar el caudal actual sin contar que faltan reconexiones de vertimientos de la zona norte. Es indispensable la construcción de una Nueva Planta, ya que la PTAR existente es insuficiente para tratar la total cobertura de las aguas residuales domesticas del
Municipio de Campoalegre, pues su caudal de tratamiento es de 40 L/S, además, se requiere de su optimización y solo destinarla al servicio de la zona norte del casco urbano. SERVICIO DE ALCANTARILLADO En el año 2020 se desarrollaron obras las cuales buscaron mantener la calidad, continuidad y cobertura del servicio de Alcantarillado en el municipio de Campoalegre. La subdirección operativa de la EMAC S.A. E.S.P. realizó actividades para mantener la prestación del servicio público de alcantarillado atendiendo todas las peticiones de la comunidad como son Daños de acometidas debido a raíces de árboles, taponamientos de tubería madre, colmatación de pozos de inspección, daño tubería red distribución, etc. . Auditoria al PSMV por parte de la CAM La primera auditoria del año 2020 fue realizada el día 25 de Junio de 2020, el seguimiento se realizó por medio de la plataforma Google Meet, debido a la emergencia sanitaria acaecida por el COVID-19. Se obtuvo un % de cumplimiento del programa del 60 %. (Se encuentra publicado en la página web) Dentro de los compromisos que quedaron para el segundo semestre, a los cuales no se le dio cumplimiento por motivos de la pandemia y que se debe dar estricto cumplimiento año 2021 están los siguientes: A. Reconstrucción de la red de recolección obstruida del vertimiento Villa Gloria 2 para realizar desagüe en la PTAR 1.
B. Monitoreo de los vertimientos: PTAR, Villa Gloria 1, Villa Gloria 2, Acrópolis, Panamá, Divino Niño.
C. Monitoreo de fuente receptora de los vertimientos: Aguas arriba Rio Frio y Aguas abajo Rio Frio.
D. Presentar cálculo de Índice de Calidad Ambiental (ICA) para fuentes receptoras, antes y después del vertimiento.
E. Capacitación del personal operativo de la ESP en temas relacionados con operación y mantenimiento de redes de alcantarillado y PTAR.
F. Reposición de tramos de red de alcantarillado sanitario: 100 Ml
G. Visitas de seguimiento a vivienda que tienen conexiones erradas por aguas lluvias en el alcantarillado sanitario. RECOLECCIÓN TRANSPORTE Y TRANSFERENCIA Para el inicio de labores de la actual vigencia, los vehículos recolectores no se encontraban en funcionamiento por fallas mecánicas e hidráulicas críticas, motivo por el cual no se había prestado el servicio de recolección a raíz de la imposibilidad de la prestación del servicio se declara urgencia manifiesta en el municipio el día 3 de enero del 2020, teniendo así que requerir de los servicio de la empresa ciudad limpia S.A. E.S.P. para garantizar la continuidad del servicio de recolección del día 4 al 10 de enero de 2020, siguiente se realiza la reparación de
los vehículos los cuales a la fecha se encuentran funcionamiento garantizando el servicio de recolección. Auditoria al PGIRS por parte de la CAM La primera auditoria del año 2020 fue realizada el día 25 de Juno de 2020 y el seguimiento se realizó por medio de la plataforma Google Meet, debido a la emergencia sanitaria acaecida por el COVID-19. Se obtuvo un % de cumplimiento del programa del 25 %. (Información publicada en la página web). PLAN DE CONTINGENCIA DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO El plan de contingencia de los servicios de Acueducto y alcantarillado fue elaborado en el mes de marzo de 2017 conforme a la resolución 0154 de 2014 del Ministerio de vivienda, ciudad y Territorio. Se requirió actualizar de acuerdo a la resolución 0527 de 2018 del Ministerio de vivienda, ciudad y Territorio y socializarlo con consejo de Gestión del Riesgo y Desastres del Municipio de Campoalegre – Huila. Se realizó esta actualización en el año 2020 y se incluyó atención a la emergencia por motivo del covid19. PLAN DE CONTINGENCIA DE LOS SERVICIOS PÚBLICO DE ASEO El plan de contingencia de los servicios de Acueducto y alcantarillado fue actualizado en el mes de Marzo de 2017 conforme a la resolución 0154 de 2014 del Ministerio de vivienda, ciudad y Territorio. Se requiere de actualizar de acuerdo a la resolución 0527 de 2018 del Ministerio de vivienda, ciudad y Territorio y socializarlo con consejo de Gestión del Riesgo y Desastres del Municipio de Campoalegre – Huila. Requiere transcribirse ya que se encuentra solo en PDF y se requiere actualizar ciertos aspectos. PROGRAMA DE ASEO El programa de prestación del servicio Público de aseo fue elaborado en el mes de Marzo de 2017 conforme a la resolución 0288 de 2015 del Ministerio de vivienda, ciudad y Territorio, fue remitido a la superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios el 29 de Marzo de 2017, a la fecha no se ha actualizado. INFORME SOBRE LA SUBDIRECCION DE TALENTO HUMANO Y FINACIERO Que hace parte de los procesos de apoyo Institucional TALENTO HUMANO: La Empresa cuenta con un manual de funciones adoptado por acto administrativo, se evidencia en el Acuerdo 020 del 28 de diciembre de 2018, aprobado por la Junta directiva., contiene el organigrama, el cual requiere de revisión ya que fue elaborado por procesos y no por planta de personal, como se describe el manual de funciones, se requiere hacer revisión y modificación en lo referente a la experiencia laboral para el cargo de Gerencia., Realizar el proyecto de Nomenclatura y Clasificación de los empleos temiendo en cuenta el decreto 785 de 2005 y la ley 1083 de 2015..
La entidad ha desarrollado cursos sobre servicio al cliente a todo el personal de la empresa en convenio con el Sena, pero se hace necesario realizar convenios interadministrativos, o crear herramientas o estrategias inmersas en las políticas de Talento Humano para fomentar las competencias laborales en los trabajadores oficiales que desarrollan los procesos misionales de la entidad haciendo más eficiente y eficaz las labores a desarrollar. Es necesario reforzar y realizar una política del conocimiento y la innovación de acuerdo a las necesidades de cada dependencia, basándose en el autocontrol, y en la identificación de necesidades y soluciones para mejorar diferentes aspectos de la gestión institucional, se debe desarrollar herramientas y/o instrumentos para transferir el conocimiento y mejorar su apropiación como parte de la enseñanza-aprendizaje. De ahí que se deba fortalecer el procedimiento de la Inducción, Re inducción, entrega de cargos, y el de los procesos y procedimientos que funcionan en la empresa. Se debe resaltar que la Empresa fortalece el conocimiento del talento humano desde su propio capital intelectual como acción de enseñanza-aprendizaje. a través de las capacitaciones de los profesionales contratados por la entidad para asesorías, tenemos el asesor contable, el jurídico, el asesor de contratación, el asesor de servicios públicos, el Auditor Interno o jefe de control Interno, el revisor fiscal, el técnico de fontanería , el técnico de Presupuesto y recursos físicos . La empresa está en proceso de realizar la compilación normativa en lo que tiene que ver con la legislación de Talento Humano, tema necesario para la planeación de las actividades., de igual forma se requiere revisar, los actos administrativos expedidos por la entidad sobre esta materia. La empresa debe crear el formato para la evaluación de desempeño de los servidores públicos de la entidad, herramienta de seguimiento, evaluación, planeación, para las Subdirecciones y la Gerencia necesita organizar el formato de Acuerdo de gestión para evaluar a los Subdirectores como herramienta de control y planeación institucional porque la gerencia presenta el plan de Gestión Gerencial aprobado por la Junta Directiva y el seguimiento y evaluación de este le corresponde a Control Interno. Se debe revisar y analizar los resultados de la evaluación de desempeño laboral y la evaluación de los acuerdos de gestión, porque deben ser coherentes con el cumplimiento de las metas trazadas en el Plan de gestión, Plan de Desarrollo, política Institucionales, planes institucionales, comités, Desde el sistema de control interno se debe efectuar su verificación. Como actividad primordial de Talento Humano está la de verificar el SIGEP, para la contratación del personal porque se debe tener en cuenta los perfiles, la idoneidad, el encargado de esta herramienta, debe verificar que se realice la actualización, tema que no se está llevando acabo .
La empresa debe propiciar y promover un plan de retiro, con el fin de facilitar las condiciones a los empleados parar la adopción a la nueva etapa de vida por lo tanto se debe crear el plan o programa de desvinculación asistida para pensionados o por otras causales tema fundamental en la planeación de Talento humano. Se debe Implementar mecanismos suficientes y adecuados para transferir el conocimiento de las personas que se retiran a quienes continúan vinculados..
La empresa no ha implementado mecanismos suficientes y adecuados para transferir el conocimiento de las personas que se retiran a quienes continúan vinculados., este tema debería estar en las políticas de Talento Humano La entidad no cuenta con información actualizada sobre las características de los empleos, que le permitan generar reportes sobre vacantes definitivas, vacantes temporales, perfiles de empleos, funciones de empleo. La entidad debe fortalecer y desarrollar jornadas de capacitación y/o divulgación a sus servidores y contratistas sobre temas de archivo y gestión documental, ya que es uno de los temas más débiles de la empresa. También se debe realizar jornadas de capacitación y/o divulgación a sus servidores y contratistas sobre seguridad digital, ya que sobre este tema no se ha tenido en cuenta en el plan de capacitación La entidad cuenta con el comité de convivencia laboral, adoptado por acto administrativo, en donde se expone el reglamento interno, manual de funciones, código de ética e integridad este comité no desarrolló actividades, ni realizó ‘convocatoria a reunión ya que no cuenta con soporte de actas, además se debe implementar un protocolo para atender los casos de acoso laboral y sexual, e implementar estrategias para la identificación y declaración de conflictos de interés que contemplen la definición de un área responsable para coordinar las acciones institucionales sobre este tema, que contemplen jornadas de sensibilización para divulgar las situaciones sobre conflictos de interés que puede enfrentar un servidor público, como también la difusión de canales adecuados para la declaración de conflictos de interés, con el fin de realizar un monitoreo a los procedimientos para prevenir la materialización de estos. La empresa a través del programa de seguridad y salud en el trabajo debe establecer disposiciones y definir responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo Se debe Implementar en la entidad procesos meritocráticos para vincular los servidores en los cargos provisionales, planta temporal, vacantes. La empresa debe revisar la política de comunicación y de esta forma propiciar y facilitar diferentes formas de comunicación dentro de la entidad, para que su talento humano cuente con información clara y precisa, y a su vez, pueda expresarse fácil y oportunamente,
ACTIVIDADES REALIZADAS POR LA EMPRESA QUE HAN FORTALECIDO EL TALENTO HUMANO . 1. La empresa ha establecido estímulos e incentivos para el personal de Planta y para quienes se encuentren con distinto tipo de vinculación (provisionales, contratistas etc. pero no ha creado incentivos especiales para el personal de servicio al ciudadano, de acuerdo con lo previsto en el marco normativo vigente (Decreto 1567 de 1998, Ley 909 de 2004, Decreto 894 de 2017)} 2. La empresa ha cumplido con la entrega de la dotación al personal operativo tal como lo especifica la norma, se entrega las tres dotaciones en el primer semestre, Control Interno recomienda que se debe contratar la dotación por el año (tres dotaciones) pero la entrega debe realizarse en las fechas asignadas por la ley (30 de abril, 30 de agosto, 30 de noviembre), 3. La institución ha realizado un contrato con la Funeraria San José para que el personal de planta, es decir los servidores públicos cuenten con el servicio funerario no solo para él sino para toda la familia. 4. A los servidores públicos, se les adquirió seguro de vida, 5. La Alta Dirección justificó ante la Junta Directiva, la solicitud de aprobación del aumento de los dos puntos demás a lo autorizado por el gobierno, el cual fue reconocido mediante acuerdo sindical en el 2018 para hacerlo efectivo en el 2020 5. Se logró convenio interinstitucional con el SENA para capacitar el personal tanto operativo como administrativo en Atención al cliente, y en el manejo y tratamiento de agua potable 6. Se le ha brindado a todo el personal de la empresa todos los elementos requeridos para la aplicación de los protocolos de bioseguridad, por lo relacionado con el COVID 19. 7. La empresa ha cumplido con el pago oportuno de los salarios y prestaciones sociales. 8. La entidad busca adquirir las herramientas necesarias para mejorar el resultado de los procesase es por eso que en el año 2020 se adquirieron 2 equipos, 1 para la funcionaria de los PQRS y otro para la Gerencia, y uno de mesa para la funcionaria de Presupuesto y Recursos físicos. CODIGO DE INTEGRIDAD La entidad cuenta con el Plan anticorrupción el cual requiere tener en cuenta los riesgos, como también realizar actividades concretas que generen el fomento de de la cultura expuesta en los valores del código de ética e integridad por lo tanto se debe definir desde la alta dirección y el comité institucional de coordinación de
control interno, de manera articulada o cada uno en cumplimiento de sus competencias lineamientos en materia de anticorrupción (fraude y corrupción). y se sugiere capacitar a los servidores públicos en el código único disciplinario, para que puedan tener en cuenta conductas que pueden generar consecuencias disciplinarias, administrativas, fiscales y penales.. Se realizaron actividades y espacios de participación a todo el personal de Planta cuando se elaboró el código de ética e integridad, en el documento se plasmó una acta de compromiso de cumplimiento al Código, la cual debe ser firmada por todo el personal que tenga un vínculo con la entidad ya sean contratistas , proveedores, asesores, personal de la Alta Dirección etc., pero se requiere implementar jornadas de difusión y herramientas pedagógicas para desarrollar el hábito de actuar de forma coherente con ellos. el sistema de control interno debe efectuar la verificación. La empresa debe analizar y tomar las medidas de mejora que contribuyan al fortalecimiento del clima laboral. La ventanilla de los PQRS, de atención al ciudadano debe recepcionar las quejas o denuncias de la comunidad sobre fraudes o actos de corrupción para que la Subdirección pertinente evalúe información proveniente de quejas y denuncias de los usuarios para la identificación de riesgos de fraude y corrupción Los servidores integrantes de la Alta Dirección deben promover la transparencia en su gestión y evitar la corrupción por medio de la estrategia de comunicación de la entidad. La política de Talento Humano y los planes de bienestar social, de capacitación, de estímulos e incentivos debe incorporar actividades relacionadas con la promoción y apropiación de la integridad , por parte de los servidores dentro de la planeación del talento humano como también integrar el eje de creación del valor de lo público (de acuerdo con el nuevo plan de formación y capacitación) en sus programas de aprendizaje institucional se debe Formular acciones pedagógicas utilizando los medios de comunicación, que lleven a la apropiación y cumplimiento de la política de integridad por parte de los servidores. PLANEACION INSTITUCIONAL: La entidad no cuenta con una Política de administración de los riesgos porque no especifica los riesgos, en la Planeación Institucional, todo proyecto programa, o plan debe identificar los riesgos, valorarlos , y tener en cuenta la probabilidad de ocurrencia, además se debe designar una persona para el seguimiento a los riesgos institucionales de manera periódica ya que estos son dinámicos y cada líder de proceso deberá hacer el autocontrol para la administración del riesgo, la alta dirección y el comité institucional de coordinación de control interno, debe establecer el nivel de aceptación del riesgo los niveles para calificar el impacto del riesgo, Incorporar el análisis del contexto interno y externo de la entidad y los factores de riesgo. La entidad establece en el proceso de planeación de la entidad y en el plan de acción anual proyectos, programas, responsables de la ejecución de las
actividades, tiempos para la ejecución , Identifica los recursos (financieros, humanos, físicos, tecnológicos) asignados para lograr los objetivos, falta por Incluir en el proceso de planeación de la entidad indicadores y controles al cumplimiento de las metas, y evaluación de la gestión de la entidad, que permitan identificar las desviaciones en las metas e implementar acciones para asegurar el logro de los resultados. La entidad ha establecido y adoptado por Resolución la realización de los comités de Gerencia, y los comités de operación y gestión por las subdirecciones con el fin presentar al equipo directivo informes periódicos por parte del área o responsable de consolidar y analizar los resultados de la gestión institucional de la entidad. Desde el sistema de control interno quien debe efectuar su verificación, debo recomendar hacer un cronograma porque es importante para generar alertas oportunas al equipo directivo para la toma de decisiones, el encargado del Sistema de calidad debe definir una herramienta que genere informes de avance (tablero de control) para el sistema de seguimiento al plan de desarrollo territorial. al plan de gestión gerencial a lo programado en los programas de PEGIRS, PSMV. PUEA, Políticas y planes institucionales, e Informes de las auditorias y de esta forma definir, desde el equipo directivo de la entidad, que es de vital importancia vincular la gestión de indicadores, los cuales “permiten identificar los distintos aspectos de la organización, objetivos estratégicos, productivos y de seguimiento” . Algunos de los indicadores importantes en una organización
comprenden: Indicadores de ejecución y seguimiento (Tiempo) Indicadores de
operaciones o procesos Indicadores financieros Indicadores de servicio acciones de intervención para asegurar los resultados. Es muy importante tener en cuenta que Todos estos instrumentos de planeación están atados a los indicadores de gestión y resultados que regule la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico, por lo que el ejercicio de planeación de las personas prestadoras de servicios públicos, así como la actividad de vigilancia y control a cargo de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, deberán considerar tales indicadores para ser incluidos en los planes referidos.
RECOMENDACIONES A LA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL RELACIONADA
CON EL PLAN DE COMPRAS O PLAN DE ADQUISICIONES, SEGÚN LA
AUDITORÍA REALIZADA POR CONTROL INTERNO A LA LÍDER DEL
PROCESO LA TECNOLOGA DE PRESUPUESTO Y RECURSOS FÍSICOS
a. El líder del proceso la Subdirección de Talento Humano y Financiera debe realizar el
seguimiento al control mensual sobre el vencimiento de los contratos, con el objetivo de
alertar oportunamente al área encargada.
b. Enviar un boletín informativo sobre la contratación a los encargados de la
administración de contratos o supervisores, a fin de incrementar su conocimiento en
cuanto a su rol del proceso de compras.
c. El líder del proceso de Presupuesto y Recursos Físicos debe diseñar, o proyectar un
formato con el apoyo del contratista profesional universitario del Sistema de Calidad
sobre el diagnóstico de necesidades para ser enviado por correo a los líderes de los
procesos quienes lo diligencian , esta herramienta es un insumo para la elaboración del
Plan de compras o adquisiciones y el presupuesto, actividad que se requiere desarrollar
en el mes de Octubre fecha en la que se realiza el proyecto del presupuesto de la
empresa para la vigencia del año siguiente.
d. Presentar mensualmente en el comité de contratación, el informe de la evaluación
mensual de la planeación del desarrollo de las actividades y proyectos, previamente
programados.
FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y SIMPLIFICACION DE LOS PROCESOS El manual de procesos y procedimientos de la entidad no se ha actualizado , se han desarrollado unos procesos como son el de tesorería, el de cartera, el de almacén y facturación, pero no se encuentran compilados en un manual y que se verifique que los procesos han sido construidos con cada uno de los lideres, porque se debe integrar la idoneidad del recurso humano, la tecnología, los recursos financieros, las políticas institucionales, para realizar una caracterización de los mismos, se deben desarrollar atendiendo el ciclo PHVA, describir las actividades, establecer indicadores, identificar y definir riesgos asociados a cada proceso, identificar y definir controles todo esto dentro de la documentación de los procesos de la entidad, por eso es necesario establecer una estructura organizacional que facilite el flujo de la información interna, y a la vez tener claridad en la asignación de responsabilidades esto con el fin de tener una herramienta eficaz y eficiente para realizar seguimiento a los indicadores de gestión y utilizar los resultados para llevar a cabo mejoras a los procesos y procedimientos de la entidad En lo relacionado con las tecnologías el encargado de los sistemas de información debe realizar seguimiento al PETI debidamente publicado en la página web institucional con el fin de dar total cumplimiento a los compromisos, tareas o actividades programadas Control Interno verifica que la entidad no ha dado cumplimiento a las observaciones presentadas, en los respectivos informes con relación al SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, por lo tanto nuevamente requiere dar cumplimiento al plan de mejoramiento presentado, y estipula las siguientes actividades para tener en cuenta. A. Se debe brindar asesoría y apoyo a los funcionarios en los siguientes temas: - Instrumentos Archivísticos: - Levantamiento de procedimientos para la organización Archivos de Gestión.
- Levantamiento de procedimientos para las transferencias documentales. - Levantamiento de procedimientos para la ventanilla única de comunicaciones oficiales . B. Se requiere elaborar con la participación de los funcionarios los siguientes productos con el fin de que sean pertinentes a la Empresa, al Objeto Social,, .1. Tablas de Retención Documental debidamente aprobadas no solo por el comité de archivo institucional sino por el Consejo Departamental de Archivo 2. Tablas de Valoración de archivo 3. Cuadros de Clasificación Documental
4. Inventarios Documentales C. Se debe realizar de manera coherente y complementaria con el sistema de gestión de calidad: - Levantamiento de formas y formatos como: • Plantilla de comunicación oficial
• Formato para el marcado de carpetas
• Formato para el marcado de cajas
• Formato hoja de control
• Inventarios Documentales D Se debe socializar los funcionarios en general:- 1, Optimización del uso de los recursos previstos para la gestión y procesos archivísticos 2-Conservación y Preservación Documental 3- Documentos electrónicos de archivo E. Se debe capacitar a cada uno de los funcionarios y contratistas de la entidad en los siguientes temas: - Normatividad archivística
- Terminología archivística - Documentos de Archivo - Documentos de Apoyo - Series y subseries documentales - Clasificación Documental - Depuración Documental
- Foliación - Principio de Orden original - Principio de Procedencia - Identificación de Carpetas y cajas para archivo - Diligenciamiento de hoja de control - Diligenciamiento de inventarios documentales SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Las exigencias legales plasmadas en la normatividad vigente con relación a los modelos de calidad y organización administrativa, han motivado a la Gerencia a contratar para la implementación del sistema de calidad y del MECI pero hasta la fecha no han dado cumplimiento a los productos requeridos para su aplicabilidad siendo ésta una ,oportunidad que aporta al fortalecimiento de la empresa para mejorar sus procesos, el aseguramiento de la calidad de los productos que ofrece, las competencias del personal y garantizar las expectativas de sus clientes actuales y potenciales. Mapeo de Procesos: En esta etapa se establecen y registran los procesos actuales de la empresa para tener una mejor visión de estos y así conocer su interacción con las áreas, para saber qué tipo de información fluye entre ellos Los procesos nos van a ayudar a tener una visión clara de lo que queremos hacer por lo tanto se tiene que establecer sistemas, controles e indicadores, formatos, de calidad para el óptimo funcionamiento de cada parte del Sistema de Gestión de Calidad. Documentación de Política y Plan de Calidad: Debemos tener en cuenta que sin un Plan y sin una Política de Calidad no podríamos implementar un Sistema de Gestión de Calidad . La Política de Calidad se encuentra documentada esta debería revisarse ya que se necesita incluir el objetivo de calidad principal, el compromiso que existe con el cliente, y de qué manera se va a lograr a través de una mejora continua. El Plan de Calidad no está documentado y este instrumento es un documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico.
Elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo: Los procesos existentes en un manual del año 2016, y algunos procesos entregados como el de tesorería, almacén, de manera incompleta hace que se requiera un seguimiento estricto y una supervisión exigente para el cumplimiento de tan importante sistema y pilar fundamental del MIPG estos deben ser analizados para que posteriormente sean modificados y adaptados a las mejores prácticas conocidas en el giro y para el bien común de la organización.. En la documentación se debe plasmar todo lo que hacemos, como lo hacemos, los alcances y quienes son los responsables de cada actividad Algunos procedimientos son obligatorios por la norma ISO 9001:2008. En los siguientes elementos de la norma deben existir procedimientos documentado: Elementos 4.2 Requisitos de la Documentación, 8.2 Seguimiento y Medición, 8.3 Control de Producto No Conforme, y 8.5 Mejora. Existen 4 niveles de documentos en un Sistema de Gestión de Calidad: 1er Nivel: Incluye el Manual de Calidad 2do Nivel: Incluye los Procedimientos 3er Nivel: Incluye las Instrucciones de Trabajo 4to nivel: Incluye los Registros o Formatos Etapa 5. Elaboración del Manual de Calidad: El Manual de Calidad es la descripción de la norma ISO 9001 en los procesos de la empresa. Contiene todos los procedimientos documentados de la organización en todos sus niveles. El tamaño de este manual puede diferir, dependiendo de la organización, alcance, productos, complejidad de procesos y competencia del personal. La construcción de los procesos y procedimientos se debe desarrollar con cada dueño del proceso o procedimiento para que se adecue a la realidad de la entidad, y se establezcan controles basados en el ensayo error, en el autocontrol o en la experiencia es por eso que antes de una capacitación se debe realizar la sensibilización, . La Capacitación: Esta etapa es la más difícil de todas, ya que significa cambiar la mentalidad del recurso humano hacia un cambio basado en normas y procesos controlados.. En esta etapa debemos capacitar a todo el personal sobre el tema ISO 9001 como una herramienta para mejorar las actividades de la empresa y hacerlos conscientes de lo que significa trabajar con un Sistema de Administración de Calidad. Pero Control Interno no observa jornadas de capacitación en este tema, o clips, estrategias, o publicaciones motivantes La Implementación: Una vez creado, desarrollado y estructura todo, además de la capacitación al personal, llega la etapa de la implementación, en donde se pone en marcha todo el sistema y el personal comienza con el uso de esta herramienta, por eso Control Interno concluye que este sistema no ha sido implementado en la empresa tal como lo especifica la norma . Revisión General: Debemos de hacer una revisión general de cómo está resultando el desarrollo de los procedimientos que se requieren para la implementación. Debemos revisar las fallas encontradas y ver la manera de corregirlas y evitar que vuelvan a suceder. Para esto vamos a realizar acciones
correctivas y preventivas dependiendo del caso (Debemos también revisar y observar detenidamente las partes o actividades que están impactando de manera positiva al sistema de calidad, para reforzarlas e implementarlas en las áreas en donde el sistema este débil y necesite un empuje mayor SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUID EN EL TRABAJO La profesional de esta disciplina, Katherine Lozada Sandoval presentó al comité paritario de salud ocupacional COPASO el plan de trabajo documentado de cómo implementar y mantener las actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de Acuerdo a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, Se cumplió con el 25 % de las actividades establecidas en el plan de trabajo de la seguridad y salud en el trabajo durante el año 2020 según el indicador Actividades ejecutadas x 100 / Actividades planeadas Acciones a mejorar: La empresa debe hacer seguimiento estricto al desarrollo del Plan de Salud Ocupacional y plan de seguridad y salud en el trabajo, ya que no se realizaron la mayoría de productos para su total implementación En lo relacionado con las políticas pertinentes a este sistema re realizaron en el año 2019, la profesional en salud ocupacional Katherine Lozada Sandoval, realizó algunas modificaciones a estas políticas, las cuales se publicaron el 31 de enero de 2020, al realizar la revisión Control Interno observa que las Política de Acoso laboral y la Política para Control de Emergencias, al igual que la Política de Prevención del Consumo de Alcohol Tabaco y Sustancias Psicoactivas, lo mismo pasa con la Política de Seguridad y Salud en el Trabajo son las mismas del año 2019, cambio en el documento el año; se requiere que las políticas se adecuen a la misión empresarial, a las características de los empleos, y a las evaluaciones periódicas que se realicen a cada una de las actividades realizadas, estas deben ser construidas por el personal para que su aplicabilidad sea efectiva y eficaz.ial revisa la política de seguridad vial Control Interno concluye que esta fue modificada , pero el contenido crea una serie de políticas que no vienen al caso porque son temas relacionados además las políticas deben ser de impacto, beneficio, y generales por ejemplo aparece la política de regulación de la empresa , la cual no encaja en el tema por las descripciones por lo tanto requiere de una revisión y adecuación en argumentos y terminología La empresa ha desarrollado todos los protocolos requeridos por el gobierno
nacional, ha dado a conocer a cada uno de los servidores públicos los decretos
que se han expedido a nivel nacional, ha realizado la contratación adecuada en lo
relacionado con tapabocas, alcohol, caretas, guantes, jabón, gel, y toallas
desechables para el secado de manos, s se adquieren bombas para la
desinfección de las sedes, Sé han realizado brigadas de aseo a los sitios de
congestión poblacional en el municipio, por lo tanto los trabajadores oficiales se
colocaban los trajes overol, anti fluidos.
La encargada de Salud Ocupacional realizó un cronograma para que el personal
realizara el trabajo semipresencial, y otros trabajo en casa, aclarando que los
únicos que pueden realizar el trabajo en casa es personal de planta, lo relacionado
como los contratistas se acuerdan los horarios para la construcción de los
productos ya que estos deben estar adecuados a las necesidades y
características empresarial.
Todas las medidas tomadas en el comité COVID 19 municipal fueron acatadas, de
manera documental porque se publicaron todas las circulares expedidas por la
Gerencia.
En cuanto al cumplimiento, Control Interno, expresa que no se le hizo seguimiento
por parte de la funcionara de Salud Ocupacional, al cronograma establecido y la
empresa siempre estaba con mucho personal que podía ser riesgo para la
transmisión a adquisición del virus,
El control del usuario externo como interno. se desarrolló con el diligenciamiento
de la planilla sobre la información de los datos y los síntomas.
La solicitud que ha presentado la OMS, y que el gobierno ha buscado su
cumplimiento con la expedición de los decretos para el manejo, control,,
propagación y contagio del virus, es la ventilación natural de los sitios de trabajo ,
en caso tal la artificial y aún más en un clima tan cálido como el del municipio de
Campoalegre, situación que la Empresa de servicios Públicos de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo EMAC S.A. E.S.P. de Campoalegre Huila, no cuenta con
ventilación natural , como tampoco con aires acondicionados, desde hace 2 años
trabajando el personal en situación muy difícil por el calor que se acumula porque
solo en la parte administrativa son 9 módulos con personal permanente, y un
módulo más amplio el área financiera con 5 personas en escritorio, de manera
permanente, en el horario habitual de mañana y tarde, lo mismo sucede con el
área operativa que se encuentran 4 personas de escritorio de manera permanente
en el horario habitual de mañana y tarde, por lo tanto Control Interno solicita
establecer estrategias para mejorar el clima laboral y organizacional de la entidad,
SEGURIDAD DE LA PLANTA FÍSICA, EQUIPOS Y DEL PERSONAL
El personal de la Empresa como son: los trabajadores oficiales, los de libre
nombramiento y remoción, contratistas de apoyo a la gestión, contratistas de
prestación de servicios profesionales y el personal que realiza las pasantías según
convenio con el Sena y con Universidades de la región, .se encuentra
identificado con el carnet en donde se especifica, nombre, cargo, cedula y el RH
Se recomienda que al retiro del personal se le solicite la entrega de la
carnetizacion, y de cualquier elemento que se tenga de la empresa porque el
accionar externo de cualquier personas puede traer consecuencias que impacten
la imagen empresaria, por lo tanto se debe levantar un acta del retiro y
publicarse en la página web, esto debe estar contenido en la política de talento
humano., también se sugiere que en las minutas contractuales se especifique que
la última cuenta de cobro debe anexar un paz y salvo de la entidad expedido por el
área de almacén ,
Se debe levantar un acta en donde se especifique las personas y cargos que
desempeñan, a las cuales se les autoriza el manejo de las llaves de la Empresa.
Se solicita que el personal de la entidad no permanezca en la Empresa en horas
no asignadas como laborales, en caso contrario, el encargado de los sistemas de
calidad deberá establecer un formato para autorizar la presencia del funcionario en
la empresa, esta autorización la da el jefe de personal e informara a la Gerencia
EL formato deberá ser aprobado por el comité de MIPG y adoptado por acto
administrativo en conjunto con todos los formatos diseñados para los diferentes
procesos que se desarrollan.
Las estrategias que han sido empleada en años anteriores y han sido exitosas en
la organización deben continuar aplicándose , tal es el caso de los turnos que se
encuentran en el área de orientación , los cuales deben ser entregados al cliente
externo por organización y oportunidad en la atención, esta área también cuenta
con unos carnets para visitantes los cuales a la fecha no se les ha dado ninguna
utilidad , y son muy importantes para el ingreso a dependencias importantes como
las Subdirecciones y Gerencia, en caso contrario se sugiere que el personal que
requiera ser atendido en las dependencias en mención la funcionaria de los PQRS
los anuncie para que sea autorizado su ingreso y más aún cuando este punto se
enuncia en una circular de medidas para el control del COVID 19, situación que
no se ha cumplido.
La entidad cuenta con unas cámaras de seguridad, las cuales requieren de
mantenimiento permanente para su funcionalidad, Se debe realizar un acta donde
se asigne un responsable para la revisión, seguimiento, y presentación de un
informe mensual.
La PTAP cuenta con cámaras de seguridad,, la Secretaria de Salud
Departamental ha dejado como plan de mejoramiento y Control Interno también lo
requiere que es el encierro de la planta ya que como se encuentra facilita el
ingreso de cualquier persona, la PTAR tiene encerramiento en cerco vivo de
limón y a la entrada se ubica un portón con seguridad y llaves, pero se sugiere que
el encierro se realice en muro,
Se sugiere que los líderes de procesos realicen para la seguridad de la
información el uso de los BUCKUPS, tal como se hace con el buckups del
software o ,base datos del G.C.I. en donde se guardan todos los movimientos
contables realizados en el transcurso del día .
INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO,
MODULO DE CONTROL DE PLANEACION ESTRATEGICO. Planeación Estratégica Misión: La EMAC S.A.E.S.P, presta y ofrece los servicios públicos domiciliarios de Acueducto Alcantarillado y Aseo, la ejecución de proyectos en el sector del medio ambiente agua potable y saneamiento básico; busca la satisfacción plena de sus usuarios a través del mejoramiento de calidad de vida y la eficacia en la prestación de los servicios públicos partiendo del compromiso de sus funcionarios y garantizando el desarrollo económico y social dentro de su área de influencia . Visión: En el año 2025, La EMAC S.A.E.S.P, será reconocida como la empresa líder en el departamento en la Prestación de los Servicios Públicos Domiciliarios de agua potable y saneamiento básico, bajo los principios de eficiencia; eficacia y calidad Acciones de Mejora Se recomienda publicar en lugar visible de la entidad, y en la página web el Reglamento Interno, y la Política de seguridad y salud en el trabajo la cual hasta la fecha no se ha realizado el documento, y todo lo relacionado con el sistema de gestión de calidad. MODULO DE CONTROL DE PLANEACION ESTRATEGICA. A COMPONENTE TALENTO HUMANO. Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Código de Ética e Integridad. Adoptado por la Resolución 182 de 2018. Todo el personal de la Empresa Directivos, Empleados públicos, Trabajadores
Oficiales, Contratistas firmaron el acuerdo de compromiso de cumplimiento al
código de ética, después de realizar los directivos la sensibilización y
socialización.
Acción de Mejora: Se debe firmar por parte del personal Directivo el Acuerdo de
Compromiso en el desarrollo del Modelo Integral de Planeación de Gestión. MIPG,
como también las cartas de representación exigida por la ley 1499 de 2017, para
cumplir en el apoyo, y desarrollo de las auditorías internas debidamente
programada, aprobadas por la Gerencia y adoptada por Resolución
1. Desarrollo de Talento Humano:
Manual de Funciones y Competencia Laborales: El Manual de funciones se
adoptó según el ACUERDO 020 el 28 de diciembre de 2018, en donde se
estipulan los Niveles de los cargos, las funciones, requisitos de conocimiento y
experiencia para la vinculación y las competencias laborales.
Acciones de Mejora: Se debe revisar lo descrito en los estatutos de la empresa
contenido en la Escritura Pública 1828 de 2014, que expresa en el Artículo 51:
parágrafo 2: Lo relacionado con experiencia laboral para designación de
GERENTE. En concordancia con lo expuesto en el decreto 1083 de 2015 y el
decreto 785 de 2005.
Se debe corregir el organigrama ya que se elaboró por procesos y no por la planta
de personal vinculada a la entidad.
Se recomienda que para el presente año, presentar proyecto de nomenclatura y
clasificación de cargos a la Junta Directiva basado en el acuerdo 020 de
diciembre 28 de 2018..
1. Procedimientos del Talento Humano
a. Vinculación Personal: Está descrito el procedimiento.
Acciones de mejora: Se recomienda documentar y publicar las políticas de
Talento Humano y adoptarla por Resolución.
Hasta la fecha no se ha cambiado o incorporado personal. Los operarios de acueducto y alcantarillado son los más antiguos, y se encuentran vinculados como trabajadores oficiales, el personal de la planta PTAR son 3 trabajadores oficiales y un contratista, los cuales hacen la rotación para que se cubra el servicio las 24 horas , con relación a la PTAP ahí se encuentran laborando 3 personas vinculados como trabajadores oficiales, y un contratista los cuales se rotan para prestar el servicio las 24 horas.. Los conductores. Son dos personas las cuales cumplen con los requerimientos normativos para el ejercicio del cargo. Para efecto del servicio público de aseo se cuenta con 3 trabajadores oficiales y 1 contratista que maneja la recolección. Para la recolección, barrido y limpieza áreas públicas del casco urbano, hay cinco contratistas denominadas como escobitas. 7 fontaneros manejan los servicios de acueducto y alcantarillado.
a. La Inducción
Acciones de mejora se recomienda establecer una estrategia donde todo el
personal conozca la planeación estratégica de la Empresa, las políticas de
operación y establecer formatos de entrega del cargo, en donde se mencione,
cada uno de los procesos, procedimientos, actividades, documentos, formatos,
inventarios , indicadores y controles, como también establecer y documentar las
políticas de operación de la EMAC. S.A.E.S.P, de Campoalegre Huila
b. Re inducción: Todos los funcionarios de la EMAC S.A.E.S.P., ya sea,
Empleados de Libre Nombramiento y Remoción, y Trabajadores Oficiales,
debe dárseles a conocer los cambios tecnológicos, cambios de técnicas en
los procesos, Cambios de políticas Institucionales. En Este sentido la
Empresa siempre reunió al personal de planta, para dar a conocer cada
una de las novedades presentadas, compromisos adquiridos, cambios
normativos, implementación de nuevas técnicas en el desarrollo de los
procesos, adquisiciones en bienes, tecnología etc.
c. Plan de Bienestar Social, Capacitación Por su parte el Decreto 1567 de 1998 “En lo Relacionado con el Plan de Bienestar Social, capacitación e incentivos expresa El parágrafo de la norma en mención señala que las actividades de bienestar deben ser programadas y ejecutadas con plena observancia de las normas de bienestar social, austeridad en el gasto público, régimen de contratación pública, presupuesto público y reglas anticorrupción.
La entidad cumplió con los procedimiento para la implementación del plan de capacitación que son: Diagnóstico de la necesidad., realización de la encuesta, tabulación. Formulación del plan, adopción por acto administrativo, divulgación y ejecución se cumplió el 85% de lo programado,
Acción de Mejora se recomienda realizar la evaluación de las capacitaciones, y a estas hacerles el seguimiento respectivo, y los funcionarios que asisten con recursos de la Entidad deben presentar un informe y compartir a todos los funcionarios de la entidad los conocimientos adquiridos, y socializar el tema respectivo.
d. Plan de Bienestar Social e Incentivos El Plan de Bienestar Social e Incentivos y/o Estímulos de la empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de Campoalegre EMAC S.A E.S.P está orientado a la búsqueda del mejoramiento del ambiente laboral, con el fin de elevar la percepción favorable, la motivación, la productividad y el bienestar social de los empleados.
La empresa para dar cumplimiento al plan ha desarrollado las siguientes actividades tales como:
CONTRATO N° 141 DE 2020 con la empresa servicios médicos especializados en protección I.P.S. S.A.S. sobre prestar los servicios para la realización de las evaluaciones medicas ocupacionales periódicas
exámenes paraclínicos y valoración médico laboral , y la elaboración del Profesiograma a los funcionarios de la Empresa de Servicios Públicos R,MAC S.A-E.S.P. de Campoalegre Huila.
Se beneficiaron todos los servidores públicos de la entidad ( 27)
La persona encargada de hacer el seguimiento con relación a los resultados dados protegiendo la salud y seguridad de los trabajadores es la contratista profesional universitaria de Salud Ocupacional, a través de estrategias, formatos, controles e indicadores de medición, hasta la fecha de este informe la contratista no ha desarrollado este importante punto con el objetivo de dar aplicabilidad a los reportes entregados y hacer de esta herramienta un instrumento efectivo y eficaz.
Para dar cumplimiento al Decreto 612 de julio de 2018 la Entidad subió a la página web www.emacsaesp.gov.co de la EMAC S.A E.S.P. de Campoalegre Huila los siguientes planes relacionados con el Proceso de Talento Humano y estos son: PLAN DE BIENESTAR SOCIAL
PLAN DE CAPACITACION:
PLAN ESTRATÉGICO DE TALENTO HUMANO EMAC S.A.E.S.P. de
Campoalegre Huila
PLAN ANUAL DE VACANTES EMAC S.A.E.S.P. de Campoalegre Huila
PLAN ANUAL DE INCENTIVOS EMAC S.A.E.S.P. de Campoalegre Huila
PLAN DE PREVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS EMAC S.A.E.S.P. de
Campoalegre Huila
Acciones de mejora
Se recomienda que todos los planes deban estar debidamente adoptados por acto
administrativo para que sean de estricto cumplimiento, porque se deben adoptar
como norma institucional y hacer parte de la información primaria, requisito
establecido desde la implementación del MECI y parte de uno de los componentes
del MIPG .ý en cumplimiento a la ley 1712 de 2014
e. Salud Ocupacional La salud ocupacional tiene como objetivos prevenir las enfermedades profesionales, proteger a los trabajadores de los riesgos a su salud presentes en el ambiente laboral donde se desempeñan, y establecer condiciones del medio ambiente adaptadas a las condiciones y capacidades físicas y psicológicas de los trabajadores. La profesional de esta disciplina, presentó al comité paritario de salud ocupacional COPASO el plan de trabajo documentado de cómo implementar y mantener las
actividades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de Acuerdo a lo establecido en el Decreto 1072 de 2015, Se cumplió con el 25 % de las actividades establecidas en el plan de trabajo de la seguridad y salud en el trabajo durante el año 2020 según el indicador Actividades ejecutadas x 100 / Actividades planeadas Acciones a mejorar: La empresa debe hacer seguimiento estricto al desarrollo del Plan de Salud Ocupacional y plan de seguridad y salud en el trabajo, ya que no se realizaron la mayoría de productos para su total implementación porque se han desarrollados las reuniones según se evidencia en algunas actas.
f. Situaciones Administrativas: En lo relacionado con la nómina se informa que la nómina se depuró asignando correctamente los Ítem descriptivos para identificar los rubros que la componen. A partir del mes de febrero de 2020 se pagó oportunamente, y todos los comprobantes de egresos se encuentran debidamente firmados, foliados y organizados en el archivo de gestión. El pago de los intereses de cesantías se pagó a todo el personal de Planta. Las cesantías se consignaron el 14 de febrero como se ha establecido. Pero solo a los 15 días, el personal podría iniciar a solicitarlas siempre, y cuando cumplan con los requisitos de ley para la inversión y el anexo de los soportes necesarios, que justifiquen dicha solicitud. . La dotación se entregó a todo el personal de planta en los tiempos establecidos por la norma vigente. Vacaciones: Se tiene establecido el cronograma. B, COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
1. Estructura organizacional Organigrama EMAC SAS ESP Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización, el cual refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría. En el Año 2018 La Gerencia no presentó a la Junta Directiva el Proyecto de Nomenclatura y clasificación de los cargos en la EMAC S.A. E.S.P., para fijar las asignaciones básicas mensuales correspondientes a los cargos establecidos en el Manual de Funciones y Competencias Laborales aprobado según el Acuerdo O4 de septiembre 27 DE 2017. La junta directiva a prueba el acuerdo 020 del 28 de Diciembre de 2018 que especifica el manual de funciones para la entidad, el cual tiene falencias en lo relacionado con el organigrama por que se elaboró por procesos y no por la planta de personal en lo referente al perfil para acceder al cargo de gerente ya que la experiencia exigida es de 1 año y no de 3 como lo especifica este manual según decreto 785 de 2005 y ley 1083 de 2015.
2. Modelo de Operación por Procesos
a. El Manual de Procesos y Procedimientos. Se adoptó por el Acuerdo 009
de 2016 y está vigente a la fecha, solamente se organizó el proceso de
Tesorería con la Resolución 184 de 24 de julio de 2018 a los 10 meses de
creado el cargo, y se modificó y actualizó los Procesos de la Planta de
Tratamiento de agua potable PTAP, por el cambio que se realizó del
sulfato de aluminio por el hidroxicloruro denominado Poliquinza en la
potabilización del agua, para el consumo humano de la comunidad
Campoalegruna.
Acciones de mejora: Control Interno recomienda que se debe actualizar el
Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad, cada líder del proceso debe
revisar los procesos y procedimientos de acuerdo a las funciones asignadas en el
Manual de Funciones y Competencia Laborales adoptado por el Acuerdo 020 del
28 de diciembre de 2018, para realizar los cambios pertinentes .Además se debe
implementar el sistema de gestión de calidad.
3. Planes Programas Proyectos
Manual de Contratación: La Empresa de Servicios Públicos EMAC S.A.S E.S.P, reformó el Manual de Contratación de conformidad con lo descrito en el Acuerdo N° 010 de Septiembre 26 de 2019, En el documento, (manual) se especifica los insumos requeridos en la etapa precontractual, como también la información prioritaria para la elaboración de los Estudios Previos,, y de esta forma adelantar los procedimientos contractuales debidamente expuestos como son la etapa Contractual y Pos-contractual; que deben desarrollar., Acciones de Mejora Se recomienda dar funcionalidad al comité de contratación el cual esta normado en la Empresa por Resolución y se le debe hacer seguimiento y evaluación Realizar una capacitación al comité de contratación sobre el Manual de la Entidad,, el encargado del proceso de Contratación debe formar el equipo del nivel directivo para realizar el Manual de Supervisión e Interventoría ya que los subdirectores son quienes ejercen la supervisión de los contratos de la Empresa, . También debo recalcar que la base del desarrollo contractual de una Empresa es el Plan Anual de Adquisiciones o de compras, es un elemento de la planeación y plurianualidad, este plan debe ser revisado y evaluado mensualmente para realizar los ajustes requeridos, debo recordar que las evaluaciones ejecutadas se deben publicar semestralmente. Al realizar los estudios previos se debe colocar el código del SECOP en donde se plasma la necesidad planeada, los cuales se enmarcan según los ítems establecidos o proyectos respectivamente. Fondo de Solidaridad y Redistribución del Ingreso-FSRI. Como forma de expresión del carácter público y social de los servicios públicos domiciliarios, la Ley 142 de 1994, en su artículo 89 consagró la creación de los Fondos de Solidaridad y Redistribución de Ingresos - FSRI, cuyo objetivo, según la doctrina es el de “canalizar los recursos destinados a sufragar subsidios para que las personas de menores ingresos puedan pagar los servicios públicos domiciliarios". Dando cumplimiento a la norma, el Concejo Municipal creó a través del Acuerdo No 009 de 2007 el FSRI, donde se reglamentó entre otros:
Fuentes de recursos de los subsidios.
Creación del sistema del Comité de Vigilancia del Fondo.
Responsabilidad en el recaudo de las contribuciones
Término para el traslado de los recursos por parte del Municipio al Fondo. Documento que se encuentra debidamente estructurado, por otra parte se advierte en el Sistema Único de Información (SUI) que el FSRI se encuentra creado, así, mismo se advierte que el documento se encuentra registrado ante el ente de control..
a. Convenio de Traslado de Recursos del FSRI. De acuerdo con los preceptos referidos, la suscripción de los contratos para asegurar la transferencia de recursos para otorgar subsidios surge de una obligación legal y tiene por finalidad la transferencia de dichos recursos. Adicionalmente, este tipo de acuerdo es una modalidad especial no tipificada ni en el derecho público ni en el derecho privado. . Para el traslado de los recursos del Fondo de Solidaridad y Redistribución de Ingresos, en el reporte del SUI se advierte el cumplimiento de esta norma con el aseguramiento del traslado de los recursos, soportados con el contrato interadministrativo del 2020 suscrito entre el Municipio de Campoalegre Huila con el objeto de: “aunar esfuerzos para el cumplimiento de las obligaciones previstas en el ley 142 de 1994, y demás normas complementarias respecto de los subsidios al servicio público de acueducto y alcantarillado y aseo”, C.COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
El mapa de riesgos se encuentra debidamente identificados, valorados y
documentado en el Plan anticorrupción, debidamente publicado en la página web
desde el 31 de enero de 2020, en el plan de seguridad y salud en el trabajo, y en
los procesos administrativos específicamente en el área financiera y en el área
Control Interno. Pero no se han socializado, no se han evaluado de manera
sistemática., ni los líderes de procesos han realizado seguimiento, para establecer
las políticas de los riesgos y la administración de los mismos
Política de administración del riesgo,. Se estableció por las auditorías
realizadas por Control Interno, por las PQRS, por los informes de gestión y de
supervisión, y por las inspecciones a las dependencias.
Acción de Mejora: Se debe organizar el manual de riesgos. Crear la matriz de
riesgo institucional en cada una de las sedes donde se desarrollan los procesos,
organizar y hacer participativa la construcción de la matriz de riesgos por
procesos, e ir actualizándolos ya que este tema es dinámico y para algunos
procesos la política de administración del riesgo debe ser inmediata, analizando la
valoración y la probabilidad
SISTEMAS DE INFORMACIÓN:
. A Los Sistemas de información se le dio toda la importancia en el año 2018, 2019 en donde se realizó, una gran inversión en equipos, licencias, antivirus, capacidad, cobertura de la información, para dar cumplimiento a lo requerido, por el MIPG., el año 2020 realizo mantenimientos preventivos y correctivos , se adquieren equipos de cómputo y otros como impresoras y cámaras , Acción de mejora Control Interno recomienda establecer e implementar las hojas de vida de los equipos Y un formato de control en donde el funcionario público solicita el servicio para la revisión del equipo. INTERNET: Se hizo la gestión para adquirir canal dedicado en la empresa y mejorar el internet, ya que contamos con internet de banda ancha de 9 de descarga y un mega de subida, el cual no es suficiente para el manejo de los sistemas en la empresa, por lo tanto para el año 2021 se tiene como meta contratar el internet con capacidad de 10 megas de subida y 10 de descarga.
PÁGINA WEB: La Empresa le dio cumplimiento el 31 de Enero de 2020 al cargue en la página web de la EMAC S.A E.S.P. De Campoalegre Huila.: Pan de Adquisiciones. Presupuesto Plan de Capacitación Plan de Acción Plan estatuto Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Informe de Gestión FACEBOOK: Este medio se alimenta normalmente con la información brindada
por las áreas: Operativa, Administrativa y Gerencia.
INFORME SIGEP
Se actualiza la plataforma mensualmente con los contratistas que ingresan a
laborar en la empresa y con los que terminan el contrato la plataforma , está
actualizada hasta el mes de Diciembre de 2020, falta por implementar unos
formatos y llenar una información requerida por la DAFP para que quede la
plataforma totalmente completa.. ,
SIA OBSERVA: En la plataforma se empezó el cargue de la contratación,
dejando los contratos en convocado con los soportes de estudios previos, contrato
y acta de inicio. Falta cargar actas de liquidación para dar por terminada la
contratación 2020.
SECOP I Esta plataforma tiene al día la información. a 31 de diciembre de 2020
SECOP ll: Esta plataforma no se ha implementado En este momento la empresa
está inscrita con usuario y contraseña para realizar los debidos procesos. La
inscripción y solicitud de apertura de la empresa como proveedor y contratista
para poder dar inicio e implementación a los tramites de contratación,
SUIT Con respecto a esta plataforma, no la había, se recibió una capacitación
dictada por la DAFP, que requería la asistencia de la técnica de sistemas y de
Control Interno, en donde se hizo apertura de roles de jefe y administrador de la
plataforma, y dos roles más quienes son el alimentador de la información y Control
Interno
El INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE: Este Informe lo desarrolla Control Interno con el apoyo del Contador , en este caso el doctor Esper Perdomo y el cargue se realiza en la plataforma CHIP de la Contaduría General de la Nación. El 28 de Febrero de cada año. INFORME EJECUTIVO ANUAL DE CONTROL INTERNO: Lo elabora el jefe de Control Interno , o el Auditor Interno, o el Asesor de Control Interno, de las diferentes entidades estatales del país, ya sean del orden Nacional, o Territorial como Gobernaciones, Alcaldías, Empresas Sociales del Estado, Empresas de Economía Mixta, Empresas descentralizadas, se debe presentar el 28 de Febrero de cada año, y por solicitud del ente fiscal departamental se entrega con todos los formatos que debe diligenciar la Empresa para la Contraloría Departamental del Huila y es cargado por el asesor contable y el Revisor fiscal.. . El SOFTWARE DE LA ENTIDAD G.C.I...Se adquirió por que el anterior presentaba falencias retomando la información suministrada en el informe control interno 2017 “Se adquirió porque el de ECOSERVIS venia presentando fallas como duplicidad en los ingresos y no sostenía el balance al día, variaba de un día a otro sin ninguna justificación por lo tanto no es confiable la información para la toma de decisiones” Ante lo expuesto la Alta Dirección y su equipo de trabajo deciden adquirir este software
En cuanto al cumplimiento de las actividades programadas, a partir del año 2018, por recomendación de Control Interno, se le solicito al Administrador del Software G.C.I de la entidad realizar Backups diarios en la parte de facturación, Tesorería. Presupuesto, contabilidad, y se realizó una socialización y sensibilización a todos los líderes de procesos para que realicen copias de seguridad de la información, esto a la fecha se está cumpliendo. Como la información se encontraba contenida en el Servidor se solicitó la compra de disco duro externo, es por eso que el administrador del software crea el Backups automático sobre todo de la base de datos a las 11 am y 5pm todos los días., el técnico de apoyo de sistemas trasfiere la información y la lleva al disco duro externo, en conclusión esta información se tiene copia en el computador del área de facturación, en el servidor y el disco duro externo. Además se ha desarrollado las interfaces entre Facturación, Presupuesto, contabilidad tesorería y con Almacén, los procesos estaban avanzados, pero tuvo que reformarlos para adecuarlos a las NIF. EXTRANET.: Plataforma de la Contraloría Departamental en donde se sube de manera bimensual la relación contractual de la entidad Para dar cumplimiento al Decreto 612 de julio de 2018 la Entidad subió a la página web www.emacsaesp.gov.co de la EMAC S.A E.S.P. de Campoalegre Huila los siguientes planes relacionados con los sistemas de información. Los cuales se pueden verificar relacionados con el área de sistemas y estos son: PLAN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION EMAC S.A.E.S.P. 2020 PLAN DE TRATAMIENTO DE RIESGOS Y DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACION EMAC S.A.E.S.P. 2020 PLAN ESTRATEGICO DE TECNOLOGÍA DELA INFORMACION EMAC S.A.E.S.P. 2020. COM
EQUIPOS DE LA ENTIDAD
Atendiendo la auditoría realizada a los sistemas de información para la
presentación del informe de derechos de autor debo decir que se estableció, el
plan de mejoramiento, ya que el informe se debe presentar el 30 de marzo de
cada año, además se debe tener en cuenta que la entidad en el año 2020 ,
adquirió dos portátiles y uno de mesa, se asignaron de la siguiente forma un
portátil al área de los PQRS, porque se dio de baja el equipo de la dependencia,
el equipo de mesa se asignó al área de almacén porque ser requería un equipo
con mayor capacidad por el manejo del software y por maneja Presupuesto y
Recursos físicos , el contratista encargado de los sistemas de información realizó
el mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo, del área administrativa de
talento humano y financiero, quedando pendiente el área administrativa de la
Subdirección Operativa, ese mantenimiento consistió en la eliminación de
archivos temporales y archivos basura es decir que acumulan espacios , se le
asignó un portátil a Gerencia porque no contaba con equipo, al encargado
contratista profesional universitario, del proceso de calidad se le entregó el equipo
de almacén El comprobante de cumplimiento del envió del informe Derechos de
Autor por parte de la Oficina de Control Interno con el apoyo del área de sistemas,
se incorporó en la carpeta de comprobantes de envió y cumplimiento de informes
a Entidades Públicas y Organismos de Control.
Se adquirió una fotocopiadora RICOH, marca reconocida de fácil adquisición de
repuestos, es multifuncional (fotocopiadora, impresora, scanner).
Se adquirieron 6 cámaras de seguridad con su respectivo circuito cerrado
ubicadas en la PTAP.
SISTEMA DE COMUNICACIÓN
La empresa realizó el Plan de comunicaciones el cual se encuentra publicado en
la página web www.emacsaesp.gov.co de la EMAC S.A E.S.P. de Campoalegre el
31 de Enero 2020., contiene todo el proceso,, procedimientos y actividades,
responsables, y se establece el componente de la comunicación pública, y la
comunicación organizacional,, este documento contiene los siguientes temas: la
política de comunicación organizacional,, política para el manejo de los medios de
comunicación., los Medios de Comunicación a utilizar con el personal interno
como las circulares, comités, reuniones, eventos, boletines, informes.
La EMAC S.A.E.S.P., de Campoalegre Huila, los medios de comunicación que
utiliza con la comunidad, son: La página web, el Facebook, los comunicados de
prensa, radio, televisión,
Se cuenta con la Ventanilla Única, la cual no ha institucionalizado su creación a
través de un acto administrativo, tampoco ha establecido el procedimientos de
las actividades que realiza, tales como recibir, recepcionar, radicar la
correspondencia tanto interna como externa, hacer seguimiento de control en la
oportunidad de las respuestas, establecer estrategias para medir el grado de
satisfacción de los usuarios.
Acción de Mejora: Realizar el acto administrativo para que protocolice los
procedimientos, la política de atención al ciudadano , grados de responsabilidad,
los riesgos..
La persona encargada de la ventanilla única, debe diligenciar el Formato
denominado PQRS, el cual trascribe la queja, o solicitudes relacionadas en su
mayoría con la misión empresarial, como arreglo de fugas de agua que se
presentan en la comunidad, esta información se consolida a diario y se le entrega
al Subdirector Operativo y Ambiental, para que realice la gestión y posterior esta
área informa al encargado de las PQRS para que realice el respectivo descargue,
y brinde la información al usuario.
En el Plan de comunicaciones tiene establecido el Comité de Gerencia Este comité tiene como objetivo medir el cumplimiento de los compromisos, tareas y delegaciones adquiridas por los líderes de los procesos, es un insumo importante para la evaluación por dependencias, es herramienta fundamental para el seguimiento de la plataforma estratégica y para el seguimiento al plan de gestión de la entidad. Acción de Mejora Se Recomienda realizar de manera estricta este comité que esta adoptado por el acto administrativo, además es la herramienta de evaluación y seguimiento al cumplimiento de metas, compromisos, y obligaciones contractuales del personal de cada una de las áreas, y realizar las actas ya que Control Interno deberá hacer seguimiento al desarrollo de procesos descritos en las actas de reunión,.. El comité operativo: especifica el Plan de comunicaciones de la Empresa, que el objetivo es que se reúnan los Subdirectores con el equipo de trabajo para organizar las actividades de la semana, planear el trabajo y tomar las decisiones pertinentes, para hacer seguimiento y evaluar las actividades realizadas. Rendición de cuentas: es el medio de comunicación adecuado para que la parte gerencial y su equipo de colaboradores den a conocer a la comunidad en general sobre el desarrollo de los planes, programas, proyectos y procesos de la parte misional de la Empresa. Esta se desarrolló en el primer semestre con un informe al usuario interno y con publicaciones a los medios de comunicación, en el segundo semestre se hizo la rendición de cuentas al personal general de la Empresa. . Es de importancia aclarar que para el levantamiento de las TRD y el proceso
adelantado, se ha trabajado con el acuerdo 004 de 2017, por medio del cual se
establece el manual especifico de funciones, el cual fue modificado por el acuerdo
20 de 2018, por lo tanto los procesos adelantados como lo son entrevistas,
clasificación y demás que se desprenden de estos; tienen que volver a iniciarse
puesto que mediante este acuerdo el 020 de 2018, cambio el organigrama y el
manual de funciones de la empresa, así mismo se debe realizar actualización del
PINAR, plasmando los adelantos que se han desarrollado.
MODULO DE CONTROL DE EVALUACION Y SEGUIMIENTO. ENCUESTA DE AUTOEVALUACION: Esta encuesta es muy importante porque visualiza el grado de conocimiento de los empleados públicos y trabajadores
oficiales sobre la Empresa en los planes, cronogramas, manuales, comités, políticas de los empleados públicos y trabajadores oficiales La empresa la realizó y será uno de los instrumentos a tener en cuenta en la elaboración de los Planes de Mejoramiento se debe realizar en el año 2021. COMPONENTE DE AUDITORIAS
Plan de auditorías fue debidamente presentado a la Gerencia en el año 2020
contó con la firma de aprobación y se publicó en la página web de la entidad
www.emacsaesp.gov.co.. No se adoptó por acto administrativo., se presentó al
comité MIPG quien lo aprobó y fue sancionado o firmado por la gerente para su
aplicación
Planes de Mejoramiento
Plan de Mejoramiento Institucional: Al plan de mejoramiento presentado por la EMAC S,A,E,S,P de Campoalegre Huila a la Contraloría Departamental del Huila, informo que se le dio estricto cumplimiento al Seguimiento del plan con todos los soportes y se subió a la plataforma el día 22 de julio antes del vencimiento del plazo 25 de julio de 2018 ,Hasta la fecha se ha realizado el seguimiento y la empresa ha cumplido con lo descrito en el plan sobre estrategias y acciones para mejorar el recaudo, y la Empresa desde la fecha en mención no cuenta con ningún Plan de Mejoramiento Institucional ya que no se ha realizado visitas de auditoria por los organismos de control.. Plan de mejoramiento a los procesos
Debo informar que una de las debilidades de la empresa es que los funcionarios
de la entidad especialmente de la Subdirección de Talento Humano y financiero
no presentan oportunamente los planes de mejoramiento, y control Interno debe
requerir en varias ocasiones con el fin de que presenten los soportes pertinentes
para el seguimiento, tal como ha sucedido con el proceso de Talento Humano, los
procedimientos de Tesorería, Contabilidad y los contratistas del software G.C.I.
Debo aclarar que la no realización de planes de mejoramiento de los procesos es
de estricto cumplimiento, como a la vez se deben implementar los respectivos
planes a cada una de las acciones de mejora descrita en cada uno del ítem del
presente informe, como a cada uno de los informes requeridos por las entidades
públicas y organismos de control
Con relación a los comités institucionales
DEBILIDADES DE LA ENTIDAD
a. El Sistema de Gestión de Calidad no está implementado
b. Manual de Procesos. Y procedimientos no se ha actualizado, no hay un mapa
de procesos debidamente publicado,
c. Realización del PGD. inventario documental, realización aprobación y
convalidación de las tablas de Retención Documental, realización de las TRV
en las carpetas diligenciar la identificación, foliación, cada área debe contar
el archivo de gestión del año anterior como medio de consulta y la
organización del actual como organización administrativa estos productos , no
los ha desarrollado la entidad
d. Tomar medidas de revisión y verificación, de aquellas facturas que adeudan
los usuarios para evitar la prescripción,
e. Se debe presentar la evaluación a cada una de las actividades, programas,
campañas, planes, que desarrollé la Entidad y que son aprobadas por los
comités porque entre los procedimientos de los comités está descrito
presentar la evaluación respectiva, que sirve como base para proyectar las
del año siguiente sobre todo lo relacionado con logística y presupuesto..
f. Realizar el comité de contratación, tal como lo fija la Resolución N°134 de junio 5 de 2018, se debe aclarar que en el año 2020 no se le dio funcionalidad, es por eso que la evaluación al Plan de adquisiciones es de un 60% se cumplimiento.
g. En relación con la Contratación, de personal de apoyo a la gestión o de prestaciones de servicios profesionales, se debe realizar en los estudios previos obligaciones de carácter general que es la misma para todos los contratos por ejemplo cumplimiento al código de ética, y otras específicas que es de acuerdo a los productos que se deben entregar y el punto que estipula en la minuta sobre las demás obligaciones que le asigne el supervisor o jefe, se debe analizar en el comité de contratación si se deja o se retira y se argumenta como va a ser medible ya que al contratista se le debe exigir un producto o resultado especifico
h. El sistema de salud y seguridad en el trabajo debe establecer un plan de mejoramiento porque en la auditoria interna realizada con respecto al seguimiento al plan anual de seguridad y salud en el trabajo se le dio un nivel de cumplimiento del 25%
FORTALEZAS DE LA EMPRESA
a) Acciones Legales Frente a Cartera Morosa.
Debo informar, que ante las observaciones presentadas por la Contraloría Departamental del Huila, con relación a que la entidad debe mejorar el recaudo, y
realizar acciones para la recuperación de la cartera, la Entidad plasmo una serie de estrategias la cual se le ha estricto cumplimento y son:
1. Para mejorar el recaudo : Desarrollar la actividad de corte o suspensión del servicio público de acueducto, a los usuarios con tres o más facturas vencidas, esto implica el pago de reconexión por el valor de $16.549 Este procedimiento se ha cumplido con gran representación en el recaudo( ver cuadro anexo)
2. Verificación a las viviendas que tienen servicio de manera ilegal, para que realicen la debida matricula ante la entidad, y queden debidamente legalizados y así puedan presentar PQRS,( ver cuadro anexo total de matriculadas realizadas).
3. Para normalizar la cartera: Realizar gestiones de cobro persuasivo, esto es, llamadas a los usuarios y suscripción de acuerdos de pago. (ver cuadro anexo)
La celebración de acuerdos de pago o planes de financiamiento entre las empresas de servicios públicos domiciliarios y sus usuarios es válida y es la medida más usada para obtener el pago por parte de los mismos. La entidad tiene como política desarrollar esta figura, exigiendo al usuario consignar el valor del 30% del total de la deuda a la fecha del acuerdo de pago y el 70% se financia a pagos de cuota fija mensual En caso de incumplimiento del acuerdo de pago, al mes siguiente de suscrito este, el software de la entidad, retoma todo el valor de la deuda, y para financiar por segunda, única y última vez el valor acordado, se debe cancelar nuevamente el 30% del valor adeudado y financiar el 70% en cuotas fijas mensuales. La empresa cuenta con un buen sitio para el archivo central, con estantes corredizos, iluminación, y una funcionaria de apoyo, y ya se han realizado transferencias de manera general al archivo central, En el área de fontanería se cuenta con personal con experiencia, comprometidos, con competencias laborales las cuales deben ser actualizadas, y los conductores cuentan con la competencia requerida de manejo defensivo, Los procesos y procedimientos cuentan con personal suficiente para desarrollarlos se requiere capacitación, planeación en la inducción y coniocimiento de los procesos Se ha contratado la lectura de los contadores, la cual registra lo que marca el medidor dependiendo de la lectura el equipo pide foto ya sea por si la lectura es muy alto el consumo o muy bajo, facilitando de esta forma que el funcionario de facturación parda argumentar al usuario cualquier inquietud, queja o reclamo. .
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
1. Implementar las acciones necesarias para el levantamiento de los Contratos de Condiciones Uniformes de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo y presentarlos para su concepto de legalidad ante la CRA.
2. Visitar las Entidades Públicas de Control como la CAM y la Superintendencia de Servicios Públicos, para revisar la normatividad vigente y el estado en que se encuentra la Empresa a nivel de cumplimiento de los requerimientos realizados por los entes en mención.
3. Se debe establecer un procedimiento que determine el Responsable de hacer seguimiento a los actos administrativos,
4. Verificar que todos los convenios o contratos interadministrativos que haya firmado la entidad se encuentre debidamente liquidados y canceladas las cuentas bancarias creadas para tal fin.
5. La empresa debe establecer el estudio de precios de mercado para la realización de los estudios previos, y del mismo contrato.
6. La empresa debe verificar la idoneidad del contratista para la ejecución de los contratos y adjuntarla en el expediente contractual
7. Se debe continuar con la gestión para que todos los trabajadores oficiales de la entidad cuenten con competencias labores actualizadas y vigentes con el fin de mantener los indicadores porque en el año 2020 la gerencia y el equipo directivo de la Empresa, realizaron gestión administrativa, con el fin de mejorar los indicadores de eficiencia, eficacia, y calidad certificando en competencias laborales y capacitando a los servidores públicos de la Empresa en servicio de atención al cliente.
8. La empresa debe dar funcionalidad al comité MIPG, y además debe notificar a cada uno de los integrantes de cada comité, y a los responsables de las políticas y planes institucionales con el objetivo de entregar las respectivas Resoluciones administrativas en donde se especifica los reglamentos y compromisos a desarrollar. .
5.4 CONCEPTO DE APLICACIÓN DE NORMAS DE AUSTERIDAD DEL GASTO EN LA ENTIDAD Como consecuencia del análisis de las variaciones de los rubros se concluye que
no se ha presentado excesos en los gastos por lo tanto el municipio ha dado
cumplimiento a las normas de austeridad en el gasto.
Se racionaliza la utilización de las líneas telefónicas de la empresa.,
La Gerencia aplica normas de austeridad en la minuciosa revisión de las
cotizaciones y propuesta para realizar compras para la entidad en el beneficio
de la misma.
.
Se controla el consumo de combustible a través de un formato de control.
Se está trabajando en la cultura del ahorro de energía; todos los funcionarios apagan equipos y luces una vez terminada la jornada laboral, en este aspecto también se está proyectando tener en cuenta la compra de iluminaria o bombillos, según la ley de Retilap.
Se ha sensibilizado al personal en la necesidad de ahorrar los servicios públicos, y el gastos de bienes como papelería tintas, utensilios y de aseo.
La inversión de publicidad se ha realizado con criterios de austeridad logrando que su despliegue sea efectivo y permanente.
Se reutiliza el papel.
Se lleva un control estricto de la entrega de los elementos de uso de oficina, papelería, y de cafetería, revisión por parte de la encargada del área de Almacén.
Se desarrolla control en el manejo de la caja menor atendiendo a la normatividad vigente sobre su funcionalidad
Se realiza un diagnóstico de necesidades para la realización del plan de adquisiciones, en el plan de capacitación, la empresa se apoya en la contratación de los asesores y personal con perfiles específicos para que compartan sus conocimientos y apoyen en las jornadas de capacitación, de conferencias, seminarios, mesas redondas, paneles, que se desarrollen en la entidad ,
La empresa dentro de sus políticas de talento Humano ha implementado vincular los jóvenes que requieren para su graduación desarrollar pasantías, esta vinculación es de acuerdo a los procesos misionales y administrativos pertinentes a la institución, además no requieren remuneración sino la adquisición de la experiencia relacionada, para la firma de cumplimiento a la pasantía, los jóvenes deben presentar un proyecto de innovación, impacto, o beneficio comunitario que se pueda desarrollar en la entidad
La entidad vincula 2 alumnos del Sena, cuyo pago equivale al 75% del salario mínimo
5.5 CONCEPTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
El Control Interno funciona como un ente que permita a la administración y al gerente tener asesoría o apoyo en el desarrollo de los diferentes procesos y en la toma de decisiones; Lo anterior nos ha permitido un desarrollo estricto al plan anual de auditorías, la aplicación de medidas correctivas y preventivas y la producción de informes y acciones de mejoramiento.
Se presenta al comité de MIPG , el Plan Anual de Auditorias , para revisión y aprobación, el cual es sancionado o firmado por la Gerente y se publica en la página web Institucional , presento como debilidad empresarial la falta por parte del personal de la alta dirección de mayor responsabilidad y socialización con el equipo de trabajo del área para que presenten oportunamente lo solicitado por Control Interno ya que se les notifica sobre el día de la auditoria , temas a tratar , documentos que se requieren , de igual forma se necesita que el personal le dé estricto cumplimiento a la entrega de los planes de mejoramiento, la aplicabilidad y desarrollo de lo descrito en el documento en mención , se le debe dar aplicación a una política de autocontrol más agresiva por parte de los responsables de los procesos; porque existen algunas deficiencias en la parte de comunicación e información.
En la elaboración de este informe se practicaron algunas pruebas de auditoría y se determinaron debilidades en la parte contratación. En lo relacionado con los estudios previos, perfiles seguimiento al plan de adquisiciones, revisión permanente y actualización a los expedientes contractuales, y a la publicación en el SECOP, y SIA OBSERVA.
También se debe informar que los sistemas más débiles de la empresa son el Sistema de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión Documental y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud En el Trabajo,
Se debe actualizar el Manual de funciones, el manual de cartera, revisión al manual de contratación, realizar o elaborar de manera constructiva el PGD y realizar estricto seguimiento al desarrollo de las políticas y planes institucionales , a las actividades programadas de los comités institucionales,
Se requiere revisar en la DAFP los formatos aprobados sobre aplicación a la ley anttitramites ya que no se hizo en el 2020.
El SUI requiere estricto seguimiento sobre las actualizaciones a realizar y el desarrollo en equipo con el área financiera de los puntos requeridos, para su depuración, o actualización este requerimiento se ha venido presentando desde el 2018 sin ningún resultado
La implementación del Modelo Estándar de Control Interno en el control de evaluación, ha permitido fomentar mayor responsabilidad en los
funcionarios. Pero ha tenido dificultades en la elaboración de los planes de mejoramiento.
La gerencia de la Doctora Diana Carolina Romero presentó en el año 2020
segundo semestre, el Plan de Gestión Gerencial a la Junta Directiva, quien lo
aprobó, este hallazgo no había sido superado por los gerentes desde el año
2016 que se venía presentando.
La alta dirección y el equipo MECI se han preocupado por dar cumplimiento al
plan de capacitaciones.
6. RECOMENDACIONES PARA EL MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y EL MEJORAMIENTO DEL MODELO.
Promover el autocontrol como mecanismo para hacer mejor los procedimientos.
Socializar permanentemente el Sistema o Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, y el Modelo Estándar de Control Interno como herramienta de medición y evaluación de toda la actividad y los procesos que desarrolla la entidad dentro de su objeto social.
El sistema de Gestión de Calidad y el Sistema de Gestión Documental, deben realizar todo la parte documental para dar la aplicabilidad al MECI.
Involucrar dentro del sistema de información interno a todas las dependencias para producir una información integral sistematizada.
Hacer permanente seguimiento a los procesos e indicadores y utilizarlos para toma de decisiones.
Inculcar el sentido de pertenencia de los funcionarios con la institución
Revisión por cada responsable de cada proceso de los riesgos identificados para detectar nuevos riesgos...
.
Se requiere una planeación presupuestal para que los funcionarios ejecuten los procesos todo el año y no por lapsos de tiempo.
INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Reporte de Información
Entidad: E.S.P. Servicios Públicos de Campoalegre S.A.
Categoria: EVALUACION DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Ambito: GENERAL
Periodo: 2020 - 01-12
Formulario: CGN2016_EVALUACION_CONTROL_INTERNO_CONTABLE Nivel...
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
1 ELEMENTOS DEL MARCO NORMATIVO
4.68
1.1.1
..........1. LA ENTIDAD HA DEFINIDO LAS POLÍTICAS CONTABLES QUE DEBE APLICAR PARA EL RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DE ACUERDO CON EL MARCO NORMATIVO QUE LE CORRESPONDE APLICAR?
SI SEGUN RESOLUCION ADMINISTRATIVA 108 (DICIEMBRE 15 DE 2015), SE ADOPTAN LAS POLITICAS CONTABLES Y EL MARCO CONCEPTUAL DE LA EMAC S.A. E.S.P.
0.93
1.1.2 ..........1.1. SE SOCIALIZAN LAS POLÍTICAS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE?
PARCIALMENTE EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE CONOCE LAS POLITICAS CONTABLES LAS CUALES REPOSAN EN LA OFICINA DE LA SUBDIRECCION DE TALENTO HUMANO
1.1.3 ..........1.2. LAS POLÍTICAS ESTABLECIDAS SON APLICADAS EN EL DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE?
SI LAS POLITICAS ESTABLECIDAS SE APLICAN EN EL PROCESO CONTABLE
1.1.4 ..........1.3. LAS POLÍTICAS CONTABLES RESPONDEN A LA NATURALEZA Y A LA ACTIVIDAD DE LA ENTIDAD?
SI FUERON ELABORADAS TENIENDO EN CUENTA NICSP Y LAS NORMAS ESTABLECIDAS POR LA CONTADURIA GENERAL
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
1.1.5 ..........1.4. LAS POLÍTICAS CONTABLES PROPENDEN POR LA REPRESENTACIÓN FIEL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?
SI EN LA ELABORACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS SE REPRESENTAN FIELMENTE LA SITUACIÓN FINANCIERA DE LA EMPRESA
1.1.6
..........2. SE ESTABLECEN INSTRUMENTOS (PLANES, PROCEDIMIENTOS, MANUALES, REGLAS DE NEGOCIO, GUÍAS, ETC) PARA EL SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO DERIVADOS DE LOS HALLAZGOS DE AUDITORÍA INTERNA O EXTERNA?
PARCIALMENTE NO SE HAN ESTABLECIDO MANUALES NI GUIAS PERO SE REALIZAN TAREAS PARA DARLE SOLUCION A LOS HALLAZGOS ENCONTRADOS
0.60
1.1.7 ..........2.1. SE SOCIALIZAN ESTOS INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO CON LOS RESPONSABLES?
PARCIALMENTE EL PERSONAL ENCARGADO REALIZA TAREAS PARA DARLE SOLUCION A LOS HALLAZGOS
1.1.8 ..........2.2. SE HACE SEGUIMIENTO O MONITOREO AL CUMPLIMIENTO DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO?
PARCIALMENTE UNA VEZ SOLUCIONADO LOS HALLAZGOS SE INFORMA VERBALMENTE AL JEFE INMEDIATO
1.1.9
..........3. LA ENTIDAD CUENTA CON UNA POLÍTICA O INSTRUMENTO (PROCEDIMIENTO, MANUAL, REGLA DE NEGOCIO, GUÍA, INSTRUCTIVO, ETC.) TENDIENTE A FACILITAR EL FLUJO DE INFORMACIÓN RELATIVO A LOS HECHOS ECONÓMICOS ORIGINADOS EN CUALQUIER DEPENDENCIA?
SI DENTRO DE LAS FUNCIONES ESTABLECIDAS EN CADA AREA EL PERSONAL CONOCE EL PROCESO DEL MANEJO DE LA INFORMACION
1.00
1.1.10 ..........3.1. SE SOCIALIZAN ESTAS HERRAMIENTAS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?
SI EN E PROCESO DE INDUCCION SE LES DA A CONOCER LOS PROCESOS
1.1.11 ..........3.2. SE TIENEN IDENTIFICADOS LOS DOCUMENTOS IDÓNEOS MEDIANTE LOS CUALES SE INFORMA AL ÁREA CONTABLE?
SI EL PROGRAMA CONTABLE GCI CUENTA CON MODULOS DE TESORERIA, PRESUPUESTO, FACTURACION Y ALMACEN, LOS CUALES GENERAN LA INFORMACION DIRECTAMENTE AL AREA CONTABLE
1.1.12 ..........3.3. EXISTEN PROCEDIMIENTOS INTERNOS DOCUMENTADOS QUE FACILITEN LA APLICACIÓN DE LA POLÍTICA?
SI SE CUENTAN CON MANUALES DE PROCEDIMIENTOS EN EL AREA DE TESORERIA Y SE ESTAN ACTUALIZANDO
1.1.13
..........4. SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O INSTRUMENTO (DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO) SOBRE LA IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES FÍSICOS EN FORMA INDIVIDUALIZADA DENTRO DEL PROCESO CONTABLE DE LA ENTIDAD?
SI EN EL PROGRAMA CONTABLE GCI EXISTE UN MODULO DE INVENTARIO 1.00
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
1.1.14 ..........4.1. SE HA SOCIALIZADO ESTE INSTRUMENTO CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?
SI LOS ENCARGADOS DEL PROCESO CONOCEN EL MANUAL DEL GCI
1.1.15 ..........4.2. SE VERIFICA LA INDIVIDUALIZACIÓN DE LOS BIENES FÍSICOS?
SI SE HACEN INVENTARIOS PERIODICAMENTE
1.1.16
..........5. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, GUÍA O PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS CONCILIACIONES DE LAS PARTIDAS MÁS RELEVANTES, A FIN DE LOGRAR UNA ADECUADA IDENTIFICACIÓN Y MEDICIÓN?
SI SE REALIZAN CONCILIACIONES PERIODICAMENTE 1.00
1.1.17 ..........5.1. SE SOCIALIZAN ESTAS DIRECTRICES, GUÍAS O PROCEDIMIENTOS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?
SI EL PERSONAL INVOLUCRADO CONOCE LOS PROCEDIMIENTOS
1.1.18 ..........5.2. SE VERIFICA LA APLICACIÓN DE ESTAS DIRECTRICES, GUÍAS O PROCEDIMIENTOS?
SI SE VERIFICA LA APLICACION DE LOS PROCEDIMIENTOS EN LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Y SUPERVISADAS POR EL RESPONSABLE DE AREA
1.1.19
..........6. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN EN QUE SE DEFINA LA SEGREGACIÓN DE FUNCIONES (AUTORIZACIONES, REGISTROS Y MANEJOS) DENTRO DE LOS PROCESOS CONTABLES?
SI EXISTEN LOS MANUALES DEL PROGRAMA GCI EN CADA UNO DE LOS MODULOS QUE LO INTEGRAN (FACTURACIÓN, NOMINA, TESORERIA, PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD)
1.00
1.1.20 ..........6.1. SE SOCIALIZA ESTA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?
SI CADA UNO DEL PERSONAL INVOLUCRADO CONOCE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS
1.1.21 ..........6.2. SE VERIFICA EL CUMPLIMIENTO DE ESTA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN?
SI SE VERIFICA CON EL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE CADA UNO
1.1.22
..........7. SE CUENTA CON UNA DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA, LINEAMIENTO O INSTRUCCIÓN PARA LA PRESENTACIÓN OPORTUNA DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?
SI EL CRONOGRAMA ESTABLECIDO POR LA CONTADURIA GENERAL DEFINE LAS FECHAS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA
1.00
1.1.23 ..........7.1. SE SOCIALIZA ESTA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?
SI EL PERSONAL INVOLUCRADO SABE DE LA IMPORTANCIA DE LA PRESENTACIÓN OPORTUNA DE LA INFORMACIÓN
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
1.1.24 ..........7.2. SE CUMPLE CON LA DIRECTRIZ, GUÍA, LINEAMIENTO, PROCEDIMIENTO O INSTRUCCIÓN?
SI SE HA CUMPLIDO CON LA PRESENTACION OPORTUNA
1.1.25
..........8. EXISTE UN PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO, EN FORMA ADECUADA, EL CIERRE INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN LAS ÁREAS O DEPENDENCIAS QUE GENERAN HECHOS ECONÓMICOS?
SI LA INFORMACION SE REGISTRA DE MANERA OPORTUNA PARA REALIZAR CONCILIACIONES A QUE HAYA LUGAR PARA LOS CIERRES
1.00
1.1.26 ..........8.1. SE SOCIALIZA ESTE PROCEDIMIENTO CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?
SI CADA PERSONA CONOCE EL PROCEDER DE LA INFORMACION Y EL DEBIDO PROCESO
1.1.27 ..........8.2. SE CUMPLE CON EL PROCEDIMIENTO? SI EL PROCEDIMIENTO SE REALIZA DE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO
1.1.28
..........9. LA ENTIDAD TIENE IMPLEMENTADAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS PARA REALIZAR PERIÓDICAMENTE INVENTARIOS Y CRUCES DE INFORMACIÓN, QUE LE PERMITAN VERIFICAR LA EXISTENCIA DE ACTIVOS Y PASIVOS?
SI SE REALIZAN PERIODICAMENTE INVENTARIOS Y SE ELABORAN LOS ESTADOS FINANCIEROS Y LOS RESPECTIVOS AUXILIARES PARA LA VERIFICACION DE LA INFORMACIÓN
1.00
1.1.29 ..........9.1. SE SOCIALIZAN LAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?
SI EL PERSONAL CONOCE LOS PROCESOS
1.1.30 ..........9.2. SE CUMPLE CON ESTAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS O LINEAMIENTOS?
SI AL PRESENTAR LA INFORMACIÓN FINANCIERA TRIMESTRALMENTE SE VERIFICAN LOS VALORES PRESENTADOS EN ELLOS
1.1.31
..........10. SE TIENEN ESTABLECIDAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, O LINEAMIENTOS SOBRE ANÁLISIS, DEPURACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CUENTAS PARA EL MEJORAMIENTO Y SOSTENIBILIDAD DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN?
SI LA INFORMACION PRESENTADA ES ANALIZADA Y VERIFICADA DE ACUERDO AL FLUJO DE INFORMACION
1.00
1.1.32
..........10.1. SE SOCIALIZAN ESTAS DIRECTRICES, PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, O LINEAMIENTOS CON EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO?
SI EL PERSONAL INVOLUCRADO CONOCE EL DEBIDO PROCESO
1.1.33 ..........10.2. EXISTEN MECANISMOS PARA VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE ESTAS DIRECTRICES,
SI LA MANERA DE VERIFICAR LA INFORMACION ES EL MANEJO ADECUADO DE LOS PROCESOS Y VERIFICACION DE LOS MOVIMIENTOS Y SALDOS DE
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES, O LINEAMIENTOS?
LOS AUXILIARES
1.1.34
..........10.3. EL ANÁLISIS, LA DEPURACION Y EL SEGUIMIENTO DE CUENTAS SE REALIZA PERMANENTEMENTE O POR LO MENOS PERIÓDICAMENTE?
SI PERIODICAMENTE SE ANALIZAN LAS OPERACIONES CONFIRMANDO LA INFORMACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
1.2.1.1.1
..........11. SE EVIDENCIA POR MEDIO DE FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN HACIA EL ÁREA CONTABLE?
PARCIALMENTE NO EXISTE FLUJOGRAMAS PERO EL PERSONAL CONOCE EL PROCESO 0.88
1.2.1.1.2 ..........11.1. LA ENTIDAD HA IDENTIFICADO LOS PROVEEDORES DE INFORMACIÓN DENTRO DEL PROCESO CONTABLE?
SI CADA UNA DE LAS AREAS DE LA EMPRESA DENTRO DEL MANEJO DE LA INFORMACIÓN CONOCE EL PROCESO
1.2.1.1.3 ..........11.2. LA ENTIDAD HA IDENTIFICADO LOS RECEPTORES DE INFORMACIÓN DENTRO DEL PROCESO CONTABLE?
SI SE TIENEN ESTABLECIDOS LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACION
1.2.1.1.4
..........12. LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE, O BIEN POR OTRAS DEPENDENCIAS?
SI CADA AREA ES RESPONSABLE DE SU PROCESO PARA EL FLUJO DE INFORMACION
1.00
1.2.1.1.5 ..........12.1. LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES SE MIDEN A PARTIR DE SU INDIVIDUALIZACIÓN?
SI CADA INDIVIDUO TIENE FUNCIONES DEFINIDAS QUE SON CUMPLIDAS Y SE RESPETAN SUS DERECHOS
1.2.1.1.6 ..........12.2. LA BAJA EN CUENTAS ES FACTIBLE A PARTIR DE LA INDIVIDUALIZACIÓN DE LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES?
SI LA BAJA EN CUENTAS ES FACTIBLE TENIENDO EN CUENTA LOS SOPORTES DE LA OPERACION EN FORMA INDIVIDUAL
1.2.1.1.7 ..........13. PARA LA IDENTIFICACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS, SE TOMA COMO BASE EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?
SI SE APLICA LAS NORMAS Y PRINCIPIOS DE CONTABILIDADPUBLICA, EL REGIMEN DE CONTABILIDAD PUBLICA REGULADO POR LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION
1.00
1.2.1.1.8
..........13.1. EN EL PROCESO DE IDENTIFICACIÓN SE TIENEN EN CUENTA LOS CRITERIOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DEFINIDOS EN LAS NORMAS?
SI EL RECONOCIMIENTO CONTABLE SE REALIZA DE ACUERDO A LAS NORMASY PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
1.2.1.2.1
..........14. SE UTILIZA LA VERSIÓN ACTUALIZADA DEL CATÁLOGO GENERAL DE CUENTAS CORRESPONDIENTE AL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?
SI SE ESTA APLICANDOEL PLAN CONTABLE PARA ENTIDADES PUBLICAS ACTUALIZADO POR LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION
1.00
1.2.1.2.2 ..........14.1. SE REALIZAN REVISIONES PERMANENTES SOBRE LA VIGENCIA DEL CATÁLOGO DE CUENTAS?
SI PERIODICAMENTE
1.2.1.2.3 ..........15. SE LLEVAN REGISTROS INDIVIDUALIZADOS DE LOS HECHOS ECONÓMICOS OCURRIDOS EN LA ENTIDAD?
SI LOS SOPORTES CONTABLES REGISTRAN LOS HECHOS ECONOMICOS DE LA ENTIDAD
1.00
1.2.1.2.4 ..........15.1. EN EL PROCESO DE CLASIFICACIÓN SE CONSIDERAN LOS CRITERIOS DEFINIDOS EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?
SI CADA PROCESO QUE SE REALIZA CONTABLEMENTE CUMPLE CON EL MARCO NORMATIVO DE LA ENTIDAD
1.2.1.3.1 ..........16. LOS HECHOS ECONÓMICOS SE CONTABILIZAN CRONOLÓGICAMENTE?
SI SE ENCUENTRA DEBIDAMENTE SOPORTADO POR CADA UNO DE LOS DOCUMENTOS QUE GENERA EL HECHO ECONOMICO
1.00
1.2.1.3.2 ..........16.1. SE VERIFICA EL REGISTRO CONTABLE CRONOLÓGICO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS?
SI CADA REGISTRO ESTA DEBIDAMENTE SOPORTADO
1.2.1.3.3 ..........16.2. SE VERIFICA EL REGISTRO CONSECUTIVO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?
SI CADA REGISTRO ESTA DEBIDAMENTE SOPORTADO
1.2.1.3.4 ..........17. LOS HECHOS ECONÓMICOS REGISTRADOS ESTÁN RESPALDADOS EN DOCUMENTOS SOPORTE IDÓNEOS?
SI CADA DOCUMENTO SOPORTE CUMPLE CON LOS REQUERIMIENTOS PARA SU REGISTRO
1.00
1.2.1.3.5 ..........17.1. SE VERIFICA QUE LOS REGISTROS CONTABLES CUENTEN CON LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO O EXTERNO QUE LOS SOPORTEN?
SI CADA ESCENARIO CONTABLE VA REGISTRADO CON SUS RESPECTIVOS SOPORTES
1.2.1.3.6 ..........17.2. SE CONSERVAN Y CUSTODIAN LOS DOCUMENTOS SOPORTE?
SI SE ARCHIVAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES Y ANEXOS A LOS DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD
1.2.1.3.7 ..........18. PARA EL REGISTRO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS, SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?
SI TODO SE REGISTRA POR MEDIO DE COMPROBANTES DE CONTABILIDAD 1.00
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
1.2.1.3.8 ..........18.1. LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD SE REALIZAN CRONOLÓGICAMENTE?
SI DE ACUERDO A LOS HECHOS ECONOMICOS
1.2.1.3.9 ..........18.2. LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD SE ENUMERAN CONSECUTIVAMENTE?
SI TODOS LOS COMPROBANTES VAN ENUMERADOS CONSECUTIVAMENTE POR EL SISTEMA CONTABLE GCI
1.2.1.3.10 ..........19. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN DEBIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?
SI LOS COMPROBANTES SON EL SOPORTE ESENCIAL PARA EL REGISTRO DE LA INFORMACION
1.00
1.2.1.3.11 ..........19.1. LA INFORMACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD COINCIDE CON LA REGISTRADA EN LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD?
SI LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SON EL RESULTADO DEL REGISTRO DE LOS COMPROBANTES
1.2.1.3.12
..........19.2. EN CASO DE HABER DIFERENCIAS ENTRE LOS REGISTROS EN LOS LIBROS Y LOS COMPROBANTES DE CONTABILIDAD, ¿SE REALIZAN LAS CONCILIACIONES Y AJUSTES NECESARIOS?
SI SE REALIZAN LAS RESPECTIVAS CONCILIACIONES Y AJUSTES NECESARIOS
1.2.1.3.13 ..........20. EXISTE ALGÚN MECANISMO A TRAVÉS DEL CUAL SE VERIFIQUE LA COMPLETITUD DE LOS REGISTROS CONTABLES?
SI LA INFORMACION SE CONSOLIDA Y SE REGISTRA POR PERSONAS IDONEAS
1.00
1.2.1.3.14 ..........20.1. DICHO MECANISMO SE APLICA DE MANERA PERMANENTE O PERIÓDICA?
SI PERMANENTEMENTE
1.2.1.3.15
..........20.2. LOS LIBROS DE CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN ACTUALIZADOS Y SUS SALDOS ESTÁN DE ACUERDO CON EL ÚLTIMO INFORME TRIMESTRAL TRANSMITIDO A LA CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN?
SI LOS SALDOS CORRESPONDEN A LOS INFORMADOS A LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION
1.2.1.4.1
..........21. LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN INICIAL DE LOS HECHOS ECONÓMICOS UTILIZADOS POR LA ENTIDAD CORRESPONDEN AL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?
SI SE ESTA APLICANDO EL NUEVO MARCO NORMATIVO 1.00
1.2.1.4.2
..........21.1. LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS, PASIVOS, INGRESOS, GASTOS Y COSTOS CONTENIDOS EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD, SON DE CONOCIMIENTO DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO
SI EL PERSONAL INVOLUCRADO CONOCEN LOS CRITERIOS DE LA NORMATIVIDAD APLICADA A LA EMPRESA
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
CONTABLE?
1.2.1.4.3
..........21.2. LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN DE LOS ACTIVOS, PASIVOS, INGRESOS, GASTOS Y COSTOS SE APLICAN CONFORME AL MARCO NORMATIVO QUE LE CORRESPONDE A LA ENTIDAD?
SI SE ESTAN APLICANDO LAS NORMAS ESTABLECIDAS PARA ESTE TIPO DE ENTIDAD
1.2.2.1
..........22. SE CALCULAN, DE MANERA ADECUADA, LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS DE DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN, AGOTAMIENTO Y DETERIORO, SEGÚN APLIQUE?
SI EN LAS POLITICAS CONTABLES SE TIENE ESTABLECIDO LOS PARAMETROS PARA DICHOS PROCESOS
1.00
1.2.2.2 ..........22.1. LOS CÁLCULOS DE DEPRECIACIÓN SE REALIZAN CON BASE EN LO ESTABLECIDO EN LA POLÍTICA?
SI SE APLICAN LAS POLITICAS CONTABLES
1.2.2.3 ..........22.2. LA VIDA ÚTIL DE LA PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO, Y LA DEPRECIACIÓN SON OBJETO DE REVISIÓN PERIÓDICA?
SI SE REALIZA LA DEPRECIACION DE ACUERDO A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS Y SE CONSOLIDA LA INFORMACION
1.2.2.4 ..........22.3. SE VERIFICAN LOS INDICIOS DE DETERIORO DE LOS ACTIVOS POR LO MENOS AL FINAL DEL PERIODO CONTABLE?
SI AL REALIZAR LOS INVENTARIOS SE VERIFICA EL ESTADO DE LOS ACTIVOS
1.2.2.5
..........23. SE ENCUENTRAN PLENAMENTE ESTABLECIDOS LOS CRITERIOS DE MEDICIÓN POSTERIOR PARA CADA UNO DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?
SI SE PRESENTAN LOS ESTADOS FINANCIEROS PERIODICAMENTE PARA SU RESPECTIVA REVISION Y EVALUACION
0.94
1.2.2.6 ..........23.1. LOS CRITERIOS SE ESTABLECEN CON BASE EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?
SI SE APLICA DE ACUERDO A LAS NORMAS LEGALES VIGENTES
1.2.2.7 ..........23.2. SE IDENTIFICAN LOS HECHOS ECONÓMICOS QUE DEBEN SER OBJETO DE ACTUALIZACIÓN POSTERIOR?
SI SE HACE REVISION PERIODICA DE LOS HECHOS ECONOMICOS PARA REALIZAR LOS RESPECTIVOS AJUSTES
1.2.2.8
..........23.3. SE VERIFICA QUE LA MEDICIÓN POSTERIOR SE EFECTÚA CON BASE EN LOS CRITERIOS ESTABLECIDOS EN EL MARCO NORMATIVO APLICABLE A LA ENTIDAD?
SI
LA VERIFICACION DE LOS HECHOS ECONOMICOS SE REALIZA DE ACUERDO AL NUEVO MARCO NORMATIVO PARA LAS EMPRESAS QUE NO COTIZAN EN LA BOLSA DE VALORES, NI CAPTAN NI ADMINISTRAN AHORRO DEL PUBLICO
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
1.2.2.9 ..........23.4. LA ACTUALIZACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS SE REALIZA DE MANERA OPORTUNA?
SI SI UNA VEZ SE CUENTE CON EL DOCUMENTO SOPORTE
1.2.2.10
..........23.5. SE SOPORTAN LAS MEDICIONES FUNDAMENTADAS EN ESTIMACIONES O JUICIOS DE PROFESIONALES EXPERTOS AJENOS AL PROCESO CONTABLE?
PARCIALMENTE NO SE HA REQUERIDO
1.2.3.1.1 ..........24. SE ELABORAN Y PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS FINANCIEROS A LOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA?
PARCIALMENTE LOS ESTADOS FINANCIEROS SE HAN PRESENTADO A JUNTA DIRECTIVA 0.81
1.2.3.1.2
..........24.1. SE CUENTA CON UNA POLÍTICA, DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO PARA LA DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?
SI DEBEN PUBLICARSE EN FORMA MENSUAL
1.2.3.1.3
..........24.2. SE CUMPLE LA POLÍTICA, DIRECTRIZ, PROCEDIMIENTO, GUÍA O LINEAMIENTO ESTABLECIDA PARA LA DIVULGACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?
PARCIALMENTE NO TODOS LOS MESES SEHAN DIVULGADO
1.2.3.1.4 ..........24.3. SE TIENEN EN CUENTA LOS ESTADOS FINANCIEROS PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA GESTIÓN DE LA ENTIDAD?
SI HACE PARTE DELOS SOPORTES PARA TOMAR DECISIONES
1.2.3.1.5 ..........24.4. SE ELABORA EL JUEGO COMPLETO DE ESTADOS FINANCIEROS, CON CORTE AL 31 DE DICIEMBRE?
SI SE PRESENTAN DE ACUERDO AL CRONOGRAMA ESTABLECIDO POR LA CONTADURIA GENERAL DE LA NACION
1.2.3.1.6 ..........25. LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS COINCIDEN CON LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD?
SI LOS VALORES REGISTRADOS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS CORRESPONDEN A LOS SALDOS DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
1.00
1.2.3.1.7
..........25.1 SE REALIZAN VERIFICACIONES DE LOS SALDOS DE LAS PARTIDAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS PREVIO A LA PRESENTACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS?
SI TODA LA INFORMACION REGISTRADA EN LOS ESTADOS FINANCIEROS SE CONCILIA CON LOS LIBROS DE CONTABILIDAD
1.2.3.1.8 ..........26. SE UTILIZA UN SISTEMA DE INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA DE LA ENTIDAD?
SI SE ANALIZAN LOS INDICADORES DE CAPITAL DE TRABAJO, RAZON DE LIQUIDEZ, DE ENDEUDAMIENTO Y ESTABILIDAD Y LOS RESPECTIVOS COMPARATIVOS CON PERIODOS ANTERIORES
1.00
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
1.2.3.1.9 ..........26.1. LOS INDICADORES SE AJUSTAN A LAS NECESIDADES DE LA ENTIDAD Y DEL PROCESO CONTABLE?
SI MUESTRAN INFORMACION REALY FIDEDIGNA
1.2.3.1.10 ..........26.2. SE VERIFICA LA FIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN UTILIZADA COMO INSUMO PARA LA ELABORACIÓN DEL INDICADOR?
SI LOS VALORES SON TOMADOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
1.2.3.1.11 ..........27. LA INFORMACIÓN FINANCIERA PRESENTA LA SUFICIENTE ILUSTRACIÓN PARA SU ADECUADA COMPRENSIÓN POR PARTE DE LOS USUARIOS?
SI LA INFORMACION SE PRESENTA DE ACUERDO A LAS NORMAS, DE FORMA COMPRENSIBLE Y ENTENDIBLE
1.00
1.2.3.1.12
..........27.1. LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS CUMPLEN CON LAS REVELACIONES REQUERIDAS EN LAS NORMAS PARA EL RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DEL MARCO NORMATIVO APLICABLE?
SI LAS NOTAS REFLEJAN LA INFORMACION ECONOMICA, SOCIAL Y FINANCIERA DE LA EMPRESA
1.2.3.1.13
..........27.2. EL CONTENIDO DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN DE TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO PARA QUE SEA ÚTIL AL USUARIO?
SI SE RELACIONA EN FORMA CLARA CADA UNA DE LAS PARTIDAS MAS SIGNIFICATIVAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
1.2.3.1.14
..........27.3. EN LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS, SE HACE REFERENCIA A LAS VARIACIONES SIGNIFICATIVAS QUE SE PRESENTAN DE UN PERIODO A OTRO?
SI LAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS REFLEJAS LOS SALDOS Y VARIACIONES SIGNIFICATIVAS DEL PERIODO
1.2.3.1.15
..........27.4. LAS NOTAS EXPLICAN LA APLICACIÓN DE METODOLOGÍAS O LA APLICACIÓN DE JUICIOS PROFESIONALES EN LA PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN, CUANDO A ELLO HAY LUGAR?
SI LAS NOTAS REVELAN LOS SUCESOS ECONOMICOS DEL PERIODO Y SI HAY LUGAR SE HACEN LAS EXPLICACIONES CORRESPONDIENTES A HECHOS ESPECIFICOS
1.2.3.1.16 ..........27.5. SE CORROBORA QUE LA INFORMACIÓN PRESENTADA A LOS DISTINTOS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN SEA CONSISTENTE?
SI LA INFORMACION SE CONSOLIDA Y ANALIZA PARA REALIZAR LOS RESPECTIVOS AJUSTES
1.3.1
..........28. PARA LAS ENTIDADES OBLIGADAS A REALIZAR RENDICIÓN DE CUENTAS SE PRESENTAN LOS ESTADOS FROS EN LA MISMA? SI NO ESTÁ OBLIGADA A RENDICIÓN DE CUENTAS ¿SE PREPARA INFORMACIÓN FRA CON PROPÓSITOS ESPECÍFICOS
SI SE MANEJA UNA SOLA INFORMACION QUE SE CONSOLIDA Y ENVIA A LOS DIFERENTES USUARIOS DE LA INFORMACION
1.00
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
QUE PROPENDAN POR LA TRANSPARENCIA?
1.3.2
..........28.1. SE VERIFICA LA CONSISTENCIA DE LAS CIFRAS PRESENTADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS CON LAS PRESENTADAS EN LA RENDICIÓN DE CUENTAS O LA PRESENTADA PARA PROPÓSITOS ESPECÍFICOS?
SI LA INFORMACION FINANCIERA PRESENTADA ES IGUAL PARA TODOS LOS USUARIOS PARA LOS DIFERENTES PROPOSITOS
1.3.3
..........28.2. SE PRESENTAN EXPLICACIONES QUE FACILITEN A LOS DIFERENTES USUARIOS LA COMPRENSIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA PRESENTADA?
SI LA INFORMACION PRESENTADA VA CON LAS RESPECTIVAS NOTAS EXPLICATIVAS Y SUS ANEXOS
1.4.1 ..........29. EXISTEN MECANISMOS DE IDENTIFICACIÓN Y MONITOREO DE LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?
PARCIALMENTE SE REALIZAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES Y REVISIONES DE LOS AUXILIARES DE CADA UNA DE LAS CUENTAS
0.60
1.4.2 ..........29.1. SE DEJA EVIDENCIA DE LA APLICACIÓN DE ESTOS MECANISMOS?
PARCIALMENTE EXISTEN LOS DOCUMENTOS CONTABLES CON SUS SOPORTES Y ANEXOS
1.4.3
..........30. SE HA ESTABLECIDO LA PROBABILIDAD DE OCURRENCIA Y EL IMPACTO QUE PUEDE TENER, EN LA ENTIDAD, LA MATERIALIZACIÓN DE LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE?
PARCIALMENTE NO ESTAN PLENAMENTE IDENTIFICADOS 0.60
1.4.4 ..........30.1. SE ANALIZAN Y SE DA UN TRATAMIENTO ADECUADO A LOS RIESGOS DE ÍNDOLE CONTABLE EN FORMA PERMANENTE?
PARCIALMENTE NO ESTAN IDENTIFICADOS PERO SE HACEN CONCILIACIONES PERMANENTE PARA EVITAR RIESGOS
1.4.5 ..........30.2. LOS RIESGOS IDENTIFICADOS SE REVISAN Y ACTUALIZAN PERIÓDICAMENTE?
PARCIALMENTE NO ESTAN IDENTIFICADOS PERO SE HACEN CONCILIACIONES PERMANENTE PARA EVITAR RIESGOS
1.4.6 ..........30.3. SE HAN ESTABLECIDO CONTROLES QUE PERMITAN MITIGAR O NEUTRALIZAR LA OCURRENCIA DE CADA RIESGO IDENTIFICADO?
PARCIALMENTE NO ESTAN IDENTIFICADOS PERO SE HACEN CONCILIACIONES PERMANENTE PARA EVITAR RIESGOS
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
1.4.7
..........30.4. SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA DETERMINAR LA EFICACIA DE LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO CONTABLE?
PARCIALMENTE NO ESTAN IDENTIFICADOS PERO SE HACEN CONCILIACIONES PERMANENTE PARA EVITAR RIESGOS
1.4.8 ..........31. LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE POSEEN LAS HABILIDADES Y COMPETENCIAS NECESARIAS PARA SU EJECUCIÓN?
SI SON PROFESIONALES IDONEOS CAPACES DE REALIZAR LAS ACTIVIDADES 1.00
1.4.9
..........31.1. LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO CONTABLE ESTÁN CAPACITADAS PARA IDENTIFICAR LOS HECHOS ECONÓMICOS PROPIOS DE LA ENTIDAD QUE TIENEN IMPACTO CONTABLE?
SI LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN EL PROCESO CONTABLE CUENTAN CON LAS CAPACIDADES Y COMPETENCIAS PARA CUMPLIR CON SUS FUNCIONES
1.4.10
..........32. DENTRO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN SE CONSIDERA EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS Y ACTUALIZACIÓN PERMANENTE DEL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE?
PARCIALMENTE EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE SE CAPACITA Y ACTUALIZA DE MANERA INDEPENDIENTE
0.60
1.4.11 ..........32.1. SE VERIFICA LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN?
PARCIALMENTE EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE SE CAPACITA Y ACTUALIZA DE MANERA INDEPENDIENTE
1.4.12
..........32.2. SE VERIFICA QUE LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN DESARROLLADOS APUNTAN AL MEJORAMIENTO DE COMPETENCIAS Y HABILIDADES?
PARCIALMENTE EL PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE SE CAPACITA Y ACTUALIZA DE MANERA INDEPENDIENTE
2.1 FORTALEZAS SI
1. Se encuentra el área asignada con personal idóneo 2. Los hechos económicos se contabilizan consecutivamente y se encuentran respaldados en documentos soporte idóneo. 3. Los criterios de medición inicial y posterior se aplican conforme a lo definido Y lo establecido en la normatividad aplicable. 4. La Empresa cuenta con proceso documentado en el cual se establecen los mecanismos de identificación y monitoreo de los riesgos de índole contable, la probabilidad de ocurrencia y el impacto que puede tener en la entidad la materialización de los riesgos. 5. La Subdirección Financiera, define los lineamientos correspondientes a depreciación, amortización, agotamiento y deterioro, de acuerdo a la normatividad aplicable. 6. La Subdirección Financiera, define los lineamientos correspondientes a depreciación, amortización, agotamiento y deterioro, de acuerdo a la normatividad aplicable.El programa contable GCI, que desarrolla los procesos contables de la empresa Aplicando las interface con el área de presupuesto, contabilidad, facturación almacén, garantiza la toma de decisiones de manera oportuna y veraz y nomina 7. La Subdirección Financiera comunica los lineamientos correspondientes para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos económicos.
CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES PROMEDIO POR CRITERIO(Unidad )
CALIFICACION TOTAL(Unidad )
2.2 DEBILIDADES SI
1. Los Estados Financieros de la Empresa no se publican en su página de internet de manera mensual (Estado de Situación Financiera - Individual y Estado de Resultados - Individual), adicionalmente a la fecha no está disponible a la fecha la información anual (Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, Estado de Cambios en el Patrimonio y Notas a los Estados en la página web.No hay depuración de la cartera de acuerdo a la edad de la misma.2.La Matriz de Hechos Económicos publicada en el Sistema Integrado de Gestión, no incluye las actualizaciones correspondientes a los hechos económicos generados por los procesos fuente de información para el grupo de contabilidad. 3. La Matriz de Riesgos y Controles de la Subdirección Financiera, en sus actualizaciones no incluye los factores de riesgos identificados en la sección 3.1. de la Resolución 193 de 2016.4. En el programa de capacitación diseñado para la Subdirección Financiera para la vigencia 2020; no se evidencia un mecanismo de actualización permanente para los funcionarios que no asisten a las secciones desarrolladas. Por la plataformas.
2.3 AVANCES Y MEJORAS DEL PROCESO DE CONTROL INTERNO CONTABLE
SI
La Subdirección Financiera de la Empresa, se encuentra revisando, verificando y efectuando actualizaciones a las Políticas contables existentes en el año 2015, en la empresa las cuales se encuentra conforme a lo establecido en la Resolución 533 del 08 de octubre de 2015 pero requiere actualizaciones para realizar las modificaciones de acuerdo a las normas y directrices emitidas por la Contaduría General de la Nación.
2.4 RECOMENDACIONES SI
1. Efectuar proceso de evaluación de los riesgos identificados en la sección 3.1. Identificación de factores de riesgo de la Resolución 193 de 2016 y contemplarlos en la Matriz de Riesgos y Controles de la Subdirección Financiera. 2. En conjunto con la Subdirección de Gestión Humana definir un cronograma de capacitación específico para el proceso contable en la cual se incluya la actualización en Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP), aspectos tributarios; entre otros. y que se cuente con la participación activa del área. 3. Efectuar proceso de actualización de la Matriz de Hechos Económicos de la Subdirección Financiera, de tal forma que este se encuentre acorde a lo establecidos en las diferentes caracterizaciones y Manual de Políticas Contables. 4. Definir planes de acción frente a los aspectos evaluados como un No Cumplimiento y Cumplimiento Parcial , de tal forma que en evaluaciones posteriores se garantice su total cumplimiento
INFORME ELABORADO POR: BETTY CASTAÑEDA PERDOMO
