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EMPRESAS VILLANUEVA

Emisión de CFD en

Estación

Facturación Electrónica ControlGas

Sistemas

01/01/2011

El documento le guiara en la creación de un CFD para el público en general en los distintos efectos

contables, y en las distintas circunstancias.

Documentación Elaborada por Ing. Luis Sebastian Olvera Trejo

[EMISIÓN DE CFD EN ESTACION] 1 de enero de 2011

Facturación Electrónica

Comprobante Fiscal Digital

1.- Requisitos para generar un CFD (Factura Electrónica) en la estación.

-Alta de Clientes

- Modificar Clientes Existentes

-Clientes Existentes

2.-Generar CFD en Oficina

3.-Generar CFD en Isla

4.-Reimpresion de CFD generado en Isla

5.-Cambio de Factura-Ticket por Errores en datos

6.-Numero de Cliente


1.-Requisitos para generar un CFD (Factura electrónica) en la Estación

El cliente deberá haber consumido en nuestro establecimiento para poder generar

un CFD debido a que al generar estos se cargan a nuestra contabilidad afectando nuestros

ingresos a comprobar.

Dentro del Catalogo de Clientes del Sistema debe existir el Cliente el cual debe

tener todos sus datos correctos para evitar error al momento de generar el CDF, poner

especial atención en el RFC ya que estos son enviados al SAT para validación.

Es recomendable que el cliente nos indique un correo al cual le llegara el CFD

generado, el no tener correo no es impedimento para generar el CFD ya que hacerlo es

una obligación que tenemos con el cliente.

� Alta de Clientes

Para dar de Alta un Cliente en la Estación debemos abrir el catalogo de

clientes el cual se puede tener acceso de dos formas.

Desde ventana de Facturación (Predeterminado)

Seleccionamos Agregar Factura y todos los campos de inicio como

son moneda(pesos) Efecto Contable (Facturación de Contado) al llegar a la

opción de Cliente si el cliente no existe le damos click al Botón


Nuevo el cual nos mostrara la ventana de Catalogo de

Clientes.

Desde Opción de Menú Principal

Le mostrarla la siguiente imagen en la cual hay que llenar los datos con especial cuidado

ya que estos son los que nos servirán para generar los CFD futuros, y nos permitirá brindar

un servicio mucho mejor al emitir los comprobantes al cliente.

Ventana de Catalogo de Clientes

Al llenar todo los datos solo confirmamos la grabación de los datos del cliente en el

sistema oprimiendo la palomita que se nos puso de color verde cerramos la

ventana de catalogo de clientes y nos enviara los datos a la factura que estamos

elaborando.


� Modificar Clientes Existentes

Solo podremos modificar clientes dados de alta en la misma estación por lo cual hay

que identificar si el cliente pertenece a la estación para ello debemos abrir el catalogo

de clientes desde la opción Ver-Catálogos-Clientes como lo muestra la imagen

Desde Opción de Menú Principal

Le mostrarla la siguiente imagen en la cual hay que utilizar el botón de cliente

para mostrarnos la ventana de busqueda

Ventana de Catalogo de Clientes

Al oprimir el botón de la ventana de busqueda aparece y en ella hay que

buscar al cliente que deseamos modificar, tecleando un de las distinta opciones de

busqueda recomendada la de RFC y oprimimos el boton Busca


Al realizar la búsqueda en los renglones de la parte de debajo de la ventana nos muestra

los resultados, hay que poner especial atención en la columna Cod EXt esta muestra un

numero con el cual identificamos en que estación esta dado de alta el cliente, esto es

importante ya que solo podemos modificar clientes dados de alta en nuestra estación.

Los clientes tengan numero de 4 dígitos pertenecen a el corporativo generalmente son

clientes de Crédito y Vales

Ejemplo de número donde X representa un numero

1XXX Corporativo (solo 4 dígitos)

1XXXXX Matriz 8 Carrera

2XXXXX Sucursal

3XXXXX Jaumave

4XXXXX Padilla

5XXXXX Tomaseño

6XXXXX La Paz

7XXXXX Eje Vial

8XXXXX 8 Ceros


Si el cliente pertenece a nuestra estación lo seleccionamos y oprimimos aceptar o la tecla

Enter en el teclado.

Esta acción nos mostrara la venta de Catalogo de clientes con los datos de cliente que

seleccionamos, modificamos o agregamos los datos que necesitemos y presionamos el

botón de la palomita verde y con eso queda modificado nuestro clientes

Ahora si podemos ir a la ventana de facturación y hacer la factura con el cliente que

modificamos.

En esta ventana hacemos la factura y generamos el CFD


� Clientes Existentes

En la ventana de la nuevo CFD que estamos elaborando oprimimos el botón

Cliente, esta acción nos mostrara la siguiente ventana en la cual

tenemos distintas opciones para buscar el cliente.

Código Externo: Es el código que el sistema asigna al cliente para un control interno, este

código nos da la posibilidad de facturar en isla es importante hacerlo del conocimiento del

cliente para facturas futuras tanto en Oficina como en isla.

R.F.C.: Es el registro de contribuyente del cliente sin espacio, guiones, u otro carácter

extraño él.

Nombre: Denominación del Cliente si es persona física será su nombre, si es persona

moral será su Razón Social.

Datos: Hace referencia a un dato del cliente domicilio, etc.

Los campos de búsqueda se pueden llenar uno a uno o varios para una búsqueda más

acertada, se recomienda buscar por Código Externo ya que solo hay uno igual en el

sistema, o por R.F.C. que sería lo más común, debido a que es único para cada cliente, y si

el cliente tuviera varios domicilios con el mismo R.F.C. saldrían todos los que pertenezcan


a el. Al buscar por R.F.C. podemos colocar las primeras letras del RFC y nos mostrara

varios clientes que contengan esas letras en su RFC haciendo la búsqueda mas exacta

Imagen de Búsqueda por R.F.C.


2.-Generar CFD en Oficina

Para generar un CFD en la Oficina debemos de abrir la ventana de Facturas de la

Barra de Menú de Sistema seleccionando el Icono de Facturas del cual se mostro el icono

en este documento, o con la Combinación de Teclas (Alt + MF).

Dicha acción nos mostrara la ventana de Facturación en la cual seleccionaremos el botón

Agregar Factura la cual nos mostrara una ventana como la siguiente imagen

Llenamos todos los campos los cuales continen el encabezado de la factura y las partidas

de la misma.

Estacion: Estacion enla que se Factura

Documento: Serie (Letra) y Folio (Numero) que Identifica la Factura.


Fecha : La Fecha del Día en que se elabora la Factura

Moneda: Tipo de moneda con la que indicaran los precios en la factura (PESOS)

Efecto Contable: La naturaleza de la cuenta que afectará el movimiento (Facturación de

Contado)

Vto: El Vencimiento de la Factura para su pago, en las estaciones y en Facturación de

Contado Siempre es la misma Fecha de la Factura.

Cliente: Razón Social del Cliente al que le emitimos la Factura

Nuevo: Se usa cuando el cliente no existe en la Estación

Facturado a: Cuando el cliente tiene un dato diferente en la opción cliente y se desea que

aparezca de distinta manera se teclea en este apartado el dato o razón social del cliente

Notas: Alguna anotación que deseemos hacer acerca de la factura

Tipo de Pago: (Efectivo, Cheque, Tarjeta)

Reemplazar Detalle: Se palomea la opción cuando deseamos que lo tecleado en Notas

aparezca como descripción de lo facturado (Comúnmente no se usa)

Contabilizar Factura: Siempre debe estar señalada esta opción para que las facturas

afecten la cuenta contable a la que se cargan

Pestaña Conceptos: Se agregan los datos de las partidas de la factura ejemplo:

Concepto Entidad Producto Cantidad Precio Monto Mto. c/Imp.

Productos MAGNA 1 7.60 7.60 8.76

SubTotal: Nos indica el subtotal de lo que se esta facturando

I.E.P.S.: Es el calculo del impuesto IEPS x La cantidad de litro comprados

I.V.A.: Es el Impuesto al Valor agregado, que se calcula después de IEPS

Total: Monto del total de la Factura.


Después de llenar todos los campos de la facturación se procede a guardar la factura en el

sistema para que se genere el CFD y este si el cliente tiene en sus datos correo electrónico

le sea enviada al mismo.

Para guardar la factura procedemos a oprimir el icono de la palomita verde en la parte

superior de la ventana de facturas

Despues de este paso nos hace una pregunta el sistema con el cuadro de dialogo que

acontinuacion se muestra.

A lo cual le indicaremos que si y generara el CFD

Si deseamos apartar un folio para Cerrar el mes creamos la factura y a esta opcion le

indicamos que no.

Despues de esto nos preguntara si deseamos imprimir el documento a lo cual

responderemos según sea el caso.


3.-Generar CFD en Isla (Ticket Factura)

Para generar un CFD en la Isla se tendrán que cumplir con algunos pasos antes de

proceder a elaborar el CFD.

- El Cliente debe haber sido dado de alta antes en la oficina de facturación para

obtener el numero de cliente que le indicara al despachador para que le emita

su Ticket Factura.

- El despacho de combustible debe hacerse efectuado antes de emitir dicho

comprobante, pues este se emite con los datos leídos directamente del

Dispensario de Combustible

- Solo se emitirá factura cuando el despacho sea de Contado, clientes de crédito

y de vales la factura la hace el departamento de esa área.

� Pasos para emitir el Ticket Factura

Despachar Combustible y colgar la pistola de combustible

Identificar al Cliente solicitando su número de Cliente si no lo sabe pasar a oficina a

facturar

Acudir a la Terminal Punto de Venta (Ticktera)

La cual mostrara su menú principal el cual es el que se muestra en la imagen

Para emitir el Ticket-Factura primero ingresamos el numero de cliente para eso

oprimimos el botón debajo de la opción <CLI> que se muestra en la pantalla

Este es el botón a

oprimir


Despues de Oprimir el Boton <CLI> nos mostrara la siguiente pantalla

En esta pantalla teclearemos con el teclado numérico, el numero que corresponde

al cliente, al terminar presionamos el botón Verde al hacerlo nos muestra la

pantalla siguiente.

En esta pantalla observamos en nombre del cliente y nos solicita el numero de

bomba en la cual cargo combustible el cual lo ingresamos con el teclado numérico y

presionamos el botón Verde


Pantalla de confirmación y selección de medio de pago

En esta pantalla nos muestra el monto de la carga de combustible del cliente y nos

solicita el medio de pago el cual se ingresa mediante el teclado numérico oprimiendo el

numero que corresponde a la opción y presionamos el botón Verde .

1.Efectivo

2.Cheque

3.Tarjeta Bancaria

Al terminar este punto nos mostrara la siguiente imagen la cual es solo informativa


Leyenda de Factura incluye Serie de Factura la

cual se compone de Prefijo de Estación letra

de facturación y numero

Tipo de Pago de la transacción

Dirección fiscal del Cliente

Partidas de la factura

Cadena Original

Sello Digital

Codigo de Barras del Ticket (Opciona)


4.-Reimpresion de CFD Generado en Isla

En algunas ocasione lo clientes solicitaran una reimpresión de la factura por

distintos motivos para lo cual bastara con ir a la ventana de facturas en el sistema cambiar

a la Serie T que es la serie que usa la termina, seleccionar el folio de la factura a reimprimir

y presionar sobre el botón de impresora en el menú de Controlgas

5.-Cambio de Factura-Ticket por Errores en datos

Este proceso solo lo puede realizar el administrador en la oficina, para ello deberá

iniciar sesión en el sistema, y abrir la opción de facturas cambiarse de serie a la Serie T

buscar el folio de la factura a cambiar oprimir el botón de Anular y ahora

cambiando de usuario a el usuario cortes hacer de nuevo la factura, para evitar errores en

folios de facturación, nunca se deberá hacer una factura en el sistema con la serie T solo

podrán anularse, todas las facturas que se hagan deberá usar la serie de contado que el

sistema usa en automático al facturar con el usuario cortes.


6.-Numero de Cliente

El numero de cliente lo puede obtener el cliente una vez que facture en ventanilla,

leyendo este numero de su factura impresa en el área superior


Descripción del menú del Sistema

Permite iniciar Sesión en el Sistema

Imprime datos de la ventana en primer plano

Copia los datos de la ventana en primer plano

Muestra en monitor de Dispensarios su estado y venta en curso

Abre la ventana de compras para ingresar las mismas

Muestra la ventana para ingresar cortes

Muestra una ventana en la que se ve cantidad de piezas y en pesos


Muestra los depósitos por día y turno

Muestra la ventana de registro de inventario físico

Muestra la ventana de facturación

Muestra el registro de cobros

Abre la ventana de registro de pagos


Menu de Ventana activa

Permite agregar un nuevoregistro

Se utiliza para agregar un registro copiando datos del que se ve en pantalla

Borrados, borra resgistro actual

Guarda los datos del nuevo resgistro o modificaciones

Evita guardar datos en una modificacion.

anula el registro actual

Registro: hace referencia a los datos que se ven en la ventana en primer plano

Ventana en primer plano: ventana con barra superiro en color azul.

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