Elegir el proveedor de nómina adecuado para tu negocioServicio de nóminas de ADP: guía del comprador

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Índice

¿Qué es un proveedor de servicios de nómina?3

Autoevaluación8Preguntas que hay que plantear 9

¿Qué puede hacer un proveedor de servicios de nómina por mi negocio?

4Procesamiento de nóminas4

Cumplimiento5

Informe de nuevas contrataciones6

Gestión de ausencias6

Acceso de empleados7

Acceso móvil7

Integración7

Calcular, retener y pagar impuestos5

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Hacer el cálculo de las nóminas es una de las responsabilidades más importantes de cualquier empresario, si bien no tiene por qué ser la más estresante. Al trabajar con un proveedor de servicios de nómina, ganas en tranquilidad al saber que cuentas con los recursos que te ayudan a pagar a tus empleados y a pagar tus impuestos correcta y puntualmente. De este modo, también te puedes centrar en asuntos más importantes, como hacer crecer tu negocio. Un proveedor de servicios de nómina completo va más allá de los simples cálculos de nóminas. Se encargará de depósitos y retiros, haciendo todas las deducciones necesarias, incluidos impuestos y otros pagos obligatorios. En esta guía encontrarás la información básica que necesitas para decidir si un proveedor de servicios de nómina es adecuado para tu negocio, cuál se adapta mejor a tus necesidades y conocerás las opiniones de otros managers y propietarios de pequeñas empresas como tú.

Comencemos.

¿Qué es un proveedor de servicios de nómina?

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¿Qué puede hacer un proveedor de servicios de nómina por mi negocio?De entre todas las opciones para realizar el cálculo de las nóminas, un proveedor de servicios de nómina es la mejor apuesta en cuanto a externalizar el trabajo manteniendo el máximo control sobre elproceso. Con un proveedor de servicios de nómina, los tiempos de procesamiento de las nóminas se ven radicalmente reducidos gracias a la automatización de la mayoría de los procesos.

¿Qué consigues con un proveedor de servicios de nómina? Estos son algunos de los servicios que podrías lograr.

“Con nuestro sistema anterior, siempre íbamos con prisas a final de mes para introducir y comprobar los datos. Ese problema ya se ha resuelto gracias a ADP. La visibilidad extra de tener un sistema en línea implica disponer de más

tiempo para comprobar que los datos sean correctos durante todo el mes, minimizando las preocupaciones el día de pago y pudiéndonos centrar en otras actividades”.

Jeni Carr, directora financiera, Boyes Turner

Un proveedor de servicios de nómina de calidad te puede ayudar a reducir radicalmente el tiempo invertido en las nóminas automatizando los aspectos más laboriosos como, por ejemplo, los cálculos, las retenciones fiscales y las opciones de pago, los cheques en papel o los pagos digitales como domiciliaciones, tarjetas de débito y pagos con el móvil. Hoy día la mayoría de los mejores proveedores ofrecen interfaces basadas en la web que te permiten almacenar datos de empleados, como nombres, salarios, Documento Nacional de Identidad (DNI), y otras deducciones obligatorias, así que lo único que tienes que hacer es introducir las horas de un periodo de pago y pulsar “Ejecutar”.

Muchos proveedores también ofrecen soluciones de tiempo y asistencia que se sincronizan con sus programas de nóminas para que todo el proceso sea más rápido y fluido.

Procesamiento de nóminas 

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Las equivocaciones al calcular y pagar impuestos están entre los errores más comunes (y caros) de los procesos de nóminas. Un proveedor profesional te ayudará a acabar con esos errores calculando y reteniendo automáticamente la cantidad correcta de impuestos de tus empleados y de tu negocio, transmitiendo luego dichos fondos a las agencias pertinentes en el momento adecuado. Si algo sale mal y es culpa del profesional, muchos proveedores correrán con los gastos de la rectificación.

Calcular, retener y pagar impuestos

“Al delegar la responsabilidad de las nóminas y la selección de empleados en ADP, no tenemos que preocuparnos de si se producen retrasos o errores. Confiamos en que ADP se encargará del proceso con total exactitud”.

– Dilanka Kalutota, directora técnica de proyectos, American Apparel

La lista de formularios necesarios para que tu negocio cumpla con la legislación aplicable es larga y compleja. Un proveedor de servicios de nómina de calidad se encargará de que todo el papeleo esté completo y actualizado. Tendrás un acceso fácil a formularios obligatorios y notificaciones sobre cambios normativos como, por ejemplo, los relativos al salario mínimo y la normativa fiscal.

Cumplimiento

“Nos dimos cuenta de que la solución de ADP podía resolver problemas que antes causaban errores. La fama de ADP en cuanto a implementaciones satisfactorias nos dio garantías de que recibiríamos un alto nivel de apoyo al proyecto”.

– Geoff Evans, responsable de RR. HH., Rail Safety and Standards Board

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Las leyes locales obligan a los empleadores a enviar a las agencias gubernamentales pertinentes determinada información sobre nuevas contrataciones y recontrataciones. Un proveedor de servicios de nómina debería asegurarse de la presentación puntual de los informes a la agencia pertinente y de que estos incluyan la información exigida.

“Con la solución de horarios y asistencia de ADP, todos los trabajadores pueden reservar sus propias vacaciones y elegir horas que se incluyen directamente en el sistema de nóminas. Esto ayuda a todo el personal, independientemente de

si trabajan desde casa o no, pues le permite mantener unos registros precisos y gestionar su propio tiempo”.

– Christine Stubbs, asesora de RR. HH., Holophane

Realizar el seguimiento de las ausencias de tus empleados (incluidos los permisos anuales, las bajas médicas, de paternidad y los días de enfermedad) puede ser una tarea tediosa y confusa. Los proveedores de servicios de nómina pueden ofrecer sistemas automatizados e integrados para ayudarte a estar al tanto y gestionar las ausencias de empleados.

Gestión de ausencias

Informe de nuevas contrataciones

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El proceso de nóminas tiene muchas aristas, y nada es más útil para trabajar sincronizados que asociarse con un proveedor de servicios de nómina. Al integrar funciones relacionadas, como horarios y asistencia, nóminas, cotizaciones para pensiones y otros pagos de beneficios, tu proveedor experimentado puede librarte de tener que introducir la misma información una y otra vez, además de ayudarte a reducir errores radicalmente.

Integración

“Si tuviera que realizar el proceso de nóminas yo sola, puede que me ahorrase algún dinero, pero terminaría volviéndome loca. Lo que se tarda en hacer cinco minutos, yo podría tardar una hora, pero no dejaría de preguntarme si lo he hecho bien”.

– Adrienne Fudge, propietaria, 40 Dreams Catering

Acceso de empleados

“La opción de autoservicio fue perfecta para nosotros, ya que no solo redujo la carga administrativa para RR. HH., sino que también involucró a los empleados al darles un mayor control sobre su información personal. También supuso una

valiosa solución para los trabajadores remotos al proporcionarles un fácil acceso a sus detalles de RR. HH. en todo momento”.

– Rachael Merrett, controladora financiera, Yankee Candle

Con un proveedor de servicios de nómina, tus empleados deben poder tener acceso a su información de pago, gestionar sus retenciones y buscar sus datos de pago desde sus dispositivos móviles siempre que necesiten respuestas. De esta manera, no tienen que esperar a que respondas a sus preguntas. Además, podrás invertir menos tiempo contestando a sus peticiones y más en tu negocio.

Ya se trate de calcular nóminas, crear hojas de horarios o comprobar los pagos de impuestos, un buen socio de nóminas debe poder ofrecer esos servicios a través de una aplicación móvil. Muchos proveedores también ofrecen soluciones móviles de horarios y asistencia que permiten a los empleados fichar desde sus dispositivos móviles, siempre que estén dentro de un límite geográfico que tú establezcas.

“La gente no paraba de venir a preguntarme ‘¿Cuántos días me quedan?’ Ahora pueden comprobarlo ellos mismos en cualquier momento y en cualquier lugar

desde la aplicación. Es fantástico”.

– Lyn Dyer, gerente de oficina y nóminas de McStain Home Builders

Acceso móvil

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AutoevaluaciónAntes de decidir si un proveedor de servicios de nómina completo es el adecuado para tu negocio, dedica unos instantes a valorar tus prioridades. Estas cinco preguntas te ayudarán a evaluar las necesidades de beneficios, conformidad y proceso de nóminas.

1 PWC 2011

Q: En cuanto al procesamiento de nóminas, ¿qué recurso es el más escaso?

A Tiempo B Tranquilidad C Personal D Paciencia

Externalizar el proceso de nóminas puede ahorrar tiempo y dinero: Las empresas que han externalizado la gestión de nóminas ahorran un 18% más de media que las compañías que lo hacen de manera interna.¹

Q: ¿Cuál de los siguientes es el principal motivo de preocupación en cuanto a nóminas para tu empresa?

A Conformidad con la normativa fiscal B Gestión de nóminas C Cálculo de retenciones

D Seguimiento de horarios y asistencia E Conformidad en materia de legislación laboral

Aprovecha la experiencia local y la tecnología aplicada a las nóminas de un proveedor de servicios completo que te garantice un cumplimiento continuo de los requisitos de seguridad y conformidad.

Q: ¿Cómo quieres que los empleados accedan a su información de pago?

A El propietario del negocio atiende las peticiones B El responsable de nóminas atiende las peticiones

C Los empleados deben tener acceso directo D El equipo de Recursos Humanos o un especialista controlará el acceso

Los empleados desean cada vez más poder tener acceso a sus propios datos. Considera la opción de ofrecerles un portal de autoservicio para que puedan ver su información de pago y otros datos de RR. HH.

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2 http://www.ey.com/Publication/vwLUAssets/ey-2017-global-payroll-survey/$FILE/ey-2017-global-payroll-survey.pdf3 http://www.nsba.biz/wp-content/uploads/2017/04/Tax-Survey-2017.pdf

Q: Además de las nóminas, ¿con cuál de los siguientes servicios necesitas ayuda?

A Horarios y asistencia B Conformidad

C Contratación D Gestión de personal/RR. HH.

El 74% de las empresas están externalizando sus sistemas de horarios y asistencia y el 79% externalizan su sistema

de registro de RR. HH., según EY.2

Q: ¿Te sientes seguro investigando, calculando y presentando todos los impuestos puntualmente?

A Con mucha confianza B Con confianza

C Con algo de confianza D Con ninguna confianza

¡No dejes que el verdadero coste de los impuestos te coja por sorpresa! El 58% de las pequeñas empresas afirman que la gestión de los impuestos vigentes es una carga incluso mayor que pagarlos. 3

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Preguntas que hay que plantear Antes de optar por un proveedor de servicios de nómina, es esencial asegurarse de que ofrezca lo que tu empresa necesita. Estas son algunas preguntas que has de plantear a cualquier posible socio de nóminas:

¿Cuánto cuesta todo?Distintos proveedores de servicios de nómina ofrecen diferentes estructuras de precios, pero algunos factores (como con cuánta frecuencia se realiza el proceso de nóminas, a cuántas personas pagas, con cuánta frecuencia añades o eliminas receptores de pagos, qué servicios necesitas, etc.) influirán en el coste. ADP trabajará contigo para determinar la configuración de nóminas adecuada para tu empresa, independientemente del nivel de complejidad de la solución.

¿Puede un proveedor de servicios de nómina integrarse con mi software de contabilidad?Asociarse con un proveedor de nóminas no debe obligarte a revisar tu proceso interno. ADP trabaja con varios productos de software de contabilidad populares para garantizar una transición fluida de tus datos. Comprueba que el proveedor de nóminas se integre con tu programa.

¿Y si necesito ayuda?Si te topas con un problema relacionado con las nóminas no puedes esperar varios días a que alguien te dé la respuesta correcta. ADP te ofrece un acceso directo a profesionales de nóminas certificados y con experiencia. Además, si estás utilizando nuestros servicios gestionados, podremos ocuparnos de varios de los procesos por ti.

¿Cómo pagáis a los empleados si se produce un desastre?Los productos de ADP están en la nube, lo cual nos permite realizar el proceso de nóminas en cualquier lugar y, por lo tanto, que nuestros clientes paguen a sus empleados sin importar lo que esté ocurriendo a nivel local. ADP te puede ayudar a gestionar las bajas de empleados durante y después de un desastre, así como aconsejarte sobre los beneficios, las medidas y los programas que te pueden ayudar a recuperarte.

¿Cuánto tiempo dedicaré a las nóminas con un proveedor de servicios de nómina?No tiene mucho sentido trabajar con un proveedor de servicios de nómina que no te ahorre tiempo. Si actualmente realizas el proceso de nóminas manualmente, lo normal es que reduzcas significativamente la cantidad de tiempo invertido. El ahorro de tiempo total dependerá del servicio que elijas. ¿Quieres ayuda para elegir un procesamiento de nóminas en línea? ¿Quieres integrar las nóminas con el seguimiento de horarios y asistencia? Un representante de ADP te puede explicar las opciones y ayudarte a elegir el paquete que mejor se adapte a tu negocio.

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¿Y si ya estoy trabajando con un contable?Si ya estás trabajando con un contable, te agradecerá que utilices un proveedor de servicios de nómina de confianza, ya que le facilitará la integración fluida de datos, la presentación de informes y el procesamiento. Esto permite a los contables hacer más tareas con mayor eficacia y tener más tiempo para trabajar en estrategias que ayuden a que tu negocio crezca.

¿Es importante el momento del año en que empiezo?Mientras que muchas personas tienen que (o prefieren) esperar al inicio de un trimestre o de un año para decidirse por un proveedor de servicios de nómina, ADP puede darte respaldo en cualquier momento del año. Asegúrate de que cualquier proveedor pueda ofrecerte una lista clara de la información que necesitarás para realizar una transición fluida.

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