elaborar y desarrollar los manuales de funciones de la
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EI.ABORAR Y DESARROLTAR LOS MAilUAI-ES DE FUNCIC'NES DE IáINDUSTRIA DE LICOREÍ} DEL VALLE
KEIL.AR TE'ADA GONZALU
VTADII/IIR MANCILI-A
JoRGE cónez
ffonograffa para optar el tltulo de
INGENIERO ¡NDUSTRIAL
Dlrector
EGIDIO CAICEDO CAICEDOINGENIERO QU[fTrcO
CORPORAGÉN UUIVERS¡TARIA AUTÓNOilA DE @CIDENTE
DMSIÓN DE INGENERÍA
INGEMERIA INDUSTRIAL
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Nota de Aceptación
Aprobado por el Comité de Grado encumplimiento de los requisitos exigidos por laCorporación Universitaria Autónoma de Occidentepara optar el ftulo de Ingeniero Industrial.
á ru( ,//-
Santiago de Cali, Diciembre de 1998
A mis Padres y mi novio pues con su esfuezo,
amor y apoyo fui motivada en todo momento
para culminar mis estudios logrando alcanzar la
meta de ser toda una PROFESIONAL.
Keilar Tejada Gonzalez
il
A Dios, mi Padre, Madre y Hermanos, que con
su esfuezo lograron ayudar a alcanzar esta
meta en el camino de la vida.
Vladimir Mancilla Minotta
m
A mis Padres, Hermanos, Amigos que con su
colaboración y esfuerzo ayudaron a cumplir
esta meta.
Jorge Laureano Gómez
IV
AGRADEGIMIENTOS
Loa autores elpresan sus agradecimientos a:
Al Señor JAMES MURILLAS Gerente de la l.L.V. por permitir la realización delpresente trabajo.
EGIDIO CAICEDO , Ingeniero Quimico y Jefe de Proyectos, quien nos asesoró yorientó permanentemente durante el desanollo de nuesrtro de trabajo.
LUIS EDUARDO PINEDA, Economista y Director de Relaciones Industriales, porsu constante colaboración.
ALBERTO POTES, Ingeniero Industrialy Director de Proyectos de laGorporación Universitaria Autónoma de Occidente.
A TODO EL PERSONAL de la l.L.V. por sus conocimientos, apoyo ycolaboración.
A todas aqullas PERSONAS que de algún modo u otra forma colaboraron en laelaboración del proyecto.
El equipo colaborador elpresa sus sentimientos de gratitud a la CORPORACIÓNUNIVERSITARIA AUTÓNOMA DE OCCIDENTE por los conocimientos adquiridosdurante el programa de profesionalización.
V
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
1. RESEÑA HISTÓRICA
1,1 CARACTERíSTICAS DEL SECTOR
1.2 MtStÓN
1.3 VS|ÓN
1.4 PRINCIPIOS Y VALORES
1.5 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS
2. OBJETIVOS DEL PROYECTO
2.1 OBJETIVO GENERAL
2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
3.3 SITUACIÓN PREVIAA LA ETABORACIÓN DE LOSIVIANUALES DE FUNCIONES
3.1 DESCRIPCIÓN DE LOS I\IANUALES VIGENTES
3.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS PROBLEMAS QUE SEPRESENTAN EN EL MANUAL DE FUNCIONES ACTUAL
4. EI.ABORACIÓN Y DESARROLLO DE LOS MANUALESDE FUNCIONES.
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19
4.1 POLITICAS Y CRITERIOS PARA I.A EI.ABORACIÓNDE LOS TVIANUALES DE FUNCIONES
4.2 ENTREVISTAPRELIMINAR
4.3 AGRUPACIÓN DE TAREAS QUE TIENENCARACTERISTICAS COMU N ES
4.4 EXAIUINAR POR QUE SON REALIZADASI.AS TAREAS Y FUNCIONES
4.5 IDENTIFICACIÓN DE IáS DIFERENTESÁRens oe RESPoNSABILIDAD EN I.A I.L.V.
4.6 DEScRtPctót¡ DE cARcos
4.2 DEscRtpclóru DEL MANUAL DE FUNctoNES
4.8 CONCEPTUALIZACION DEL IVIANUAL DE FUNCIONES
5. IDENTIFIcncIÓT.¡ DE Los MANDoS DE PERSoNAL
5.1 ESTRUCTURA DE LOS NIVELES DE MANDO
5.2 ORGANIGRAT\,IA
CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
sreLtocRArin
ANEXOS
19
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25
27
29
33
34
34
45
47
47
50
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VI]
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Muestra de los Manuales de Funciones Vigente.
Anexo B. Acta No. 5.
Anexo C. Encuesta.
Anexo D. Formato del Nuevo Manual.
Anexo E. Muestra de los Manuales de Funciones a implementar
56
57
58
59
60
VM
RESUMEN
Este proyecto se inicia con una concientización de las directivas y sindicato a
través de la coordinación del Director de proyec{o, esté nació en el Departamento
de Relaciones industriales debido a la desactualización del Manual de Funciones
y la necesidad de elaborarlos.
Una vez hecha la concientización se procede a realizar una encuesta
consultando varios libros lo más acorde con elfin de obtener información
importante para la descripción de cargos.
Antes de hacer el trabajo de campo se procede a la prueba piloto, por todas las
áreas de la empresa planta Caliy Destilería San Martín, realizando los ajustes
definitivos a la encuesta; para posteriormente iniciar la labor de campo.
Al terminar esta labor se inicia el análisis de recolección de datos, para la
elaboración previa del manual con sus respectivas aclaraciones y correcciones.
Aprobado el manual se hace la elaboración definitiva de los 91 cargos públicos y265 empleados oficiales.
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INTRODUCCóN
Mediante este trabajo se presenta la elaboración y desarrollo de los manuales de
funciones en La Indusüia de Licores del Valle utilizando una metodología
comprometida con el cambio, con la participación y apoyo de las directivas,
trabajadores y el sindicato, buscando cada vez mejores formas de trabajo, que
reduzcan la complejidad de los procesos y por consiguiente establecer objetivos,
normas y responsabilidades en el Manual de Funciones, para que permita el
normal funcionamiento y ejecución de las actividades de la empresa.
r. RESEÑA HISTÓRICA
La fndustria de Licores del Valle, (l.L.V.) fué fundada en el año de 1921,
gerenciada inicialmente por el señor Emilio Escobar, quien fue reemplazado dos
años más tarde por el Doctor Alfonso Zamorano.
Su producción en ese entonces correspondía a 900 botellas diarias de
Aguardiente. Mediante la ordenanza No 25 de 1945 se provee a la organización
de la INDUSTRIA DE LICORES DEL VALLE , de la construcción, dotación y
ampliación de las factorías.
Los equipos de destilación de la l.L.V., tenían una capacidad efectiva de 18.000
litros diarios, siendo los 16.500 litros de alcohol puro y 1500 litros de alcohol
industrial. Este equipo constaba de tres elementos principales:
a. Columna para agotamiento de vino.
b. Columna de depuración.
c. Columna de rectificación.
Además contaba con una columna de concentración y separación de aceite. Su
remplazo se justifico por r¿zones técnicas ( antigüedad y capacidad de los
equipo ), económicas ( costo de operación) y financieras ( necesidad de
asegurar el servicio de crédito que se contrataba para financiar la destilería ).
La línea para el envasado en unidades de 375 cc tenía una capacidad nominal de
2500 unidades por hora. Pero el rendimiento efectivo era de apenas de 1698
unidades por hora, o sea un 68% de la capacidad nominal, debido a la
antigüedad de las máquinas y trabajo realizado por ellas las desgastó y deterioró.
La línea para el envasado en botella de 750 cc tenia una capacidad nominal de
8000 unidades por hora. Su rendimiento efectivo era de unas 7000 unidades por
hora , o sea el87% de su capacidad.
Las operaciones de envasado en garrafa de 1500 cc tenia un rendimiento efectivo
de 2500 unidades por día.
Estas condiciones permanecieron hasta 1976. En esta Epoca se hizo una
Ampliación a la Destilería por parte de ta firma OVIDIO II/IARTÍNEZ de España, la
cual cambió las columnas de agotamiento de vino y la rectificadora, ampliando la
capac¡dad de 25000 litros por día.
En Abril de 1984 la empresa compra una línea para envasado de licores
incrementando al doble su capacidad de producción de caneca y botella.
La firma que suministró la máquina STORK BAPAK es de origen Holandés, esta
máquina Produce 250 canecas de 375 cc por minuto o 200 botellas de 750 cc por
minuto.
En 1987 el Consorcio Colombo ltaliano TECNIPETROL entrega el montaje de la
destifería de San Martín en el corregimiento de Palmaseca, 12 Krn. en la recta
Cali - Palmira. Esta planta tiene las siguientes características:
- producción diaria: 60.000 litros de alcohol al960/o de pureza.
- Planta de Tratamiento de Vinaza.
- Planta de Tratamiento de efluentes.
- Planta de Tratamiento de aguas.
1.1 cARAcrEnisrrcas DEL sEcroR
Las empresas productoras de licor existentes en el país, pertenecen al sector
industrial propiedad del estado, establecidos como monopolios fiscales con el
único fin de generar renta para la financiación de la salud, educación y el deporte.
Como puede deducirse las industrias licoreras, y especialmente la Industria de
Licores del Valle, son organizaciones que no tienen ningún tipo de competencia
industrial, y por ende su solidez y fortaleza económica depende únicamente del
manejo y las disposiciones de cada departamento para su administración.
Para el caso de la Industria de Licores delValle, se puede decir que está además
de contar con el monopolio de la producción de licores, posee una de las plantas
más modernas y mejor dotadas para la producción de alcohol, su principal materia
prima para la producción de Iicores. Este aspec{o es una de sus fortalezas dado
que son muy pocas las industrias licoreras que producen su propio alcohol, por el
contrario la l.L.V. lo vende a algunas de las licoreras departamentales.
r.2 MrsrÓN
Producir y comercialzar alcoholes, licores y bebidas de excelente calidad para
lograr la satisfacción de nuestros clientes y consumidores; alcanzar y mantener
con este liderazgo en los mercados regional, nacional e intemacional y generar
bienestar en nuestros colaboradores, sus familias y la comunidad, aumentando
los recursos necesarios para el departamento delValle del Cauca en beneficio de
la salud, la educación y el deporte.
Participamos en el desarrollo sostenible de la región para el respeto y la
protección del medio ambiente. (Fuente l.L.V.).
r.3 vtsrÓN
La Industria de Licores delValle tendrá un imagen consolidada de empresa seria,
eficiente, rentable, innovadora y competitiva, con produc{os y servicios de la mejor
calidad reconocido por su certificación intemacional.
Mantendrá siempre un excelente ambiente laboral, personal comprometido con la
empresa y su sistema de calidad, para satisfacer los requerimientos de nuestros
clientes y de la organización.
Adoptará tecnologías limpias de avanzada en busca de un mejoramiento en sus
procesos, equipos e instalaciones para competir y crecer con éxito en los
mercados objetivos. Cumpliendo y acatando la reglamentación para la
preservación del medio ambiente.
(Fuente LL.V)
1.4 PRINCIPIOS Y VALORES
Ét¡ca
Conduciremos nuestra organización legal y éticamente, dentro de los principios
de integridad, justicia, honestidad, respeto y responsabilidad en nuestras
acciones.
Excelencia
Buscar incansablemente la perfección para así lograr la excelencia, aceptando los
riesgos que dicho esfuezo trae.
Rentabilidad - Beneficio
La rentabilidad es condición de sobrevivencia. Sólo organizaciones rentables,
pueden crecer y asegurar su permanencia en el mercado, contribuyendo en el
desarrollo del Departamento delValle del Cauca y de la sociedad en general.
Calidad
Nuestra filosofía será la calidad, compromiso diario y permanente; el cual será
transmitido en la administración, productos, tecnología, servicios y suministros.
La calidad también será un valor institucional del día a día en todas nuestras
acciones y compromisos.
Recursos Humanos
Nuestra acciones serán encaminadas en el respaldo por las personas, creencias,
valores y derechos. Pero también habrá exigencias de responsabilidad y
cumplimiento mutuo.
Ambiente
Nuestra organización está comprometida con la preservación del Medio Ambiente,
nuestras plantas serán operadas dentro de los parámetros de la legislación de
protección al Medio Ambiente.
-
I u.q!l Aorúímr rt¡ oclffrt II StCCloN BtBLr0rFc¡ |
10
Servicio
Nuestra organización brindará satisfacción al cliente tanto interno como externo.
Este servicio debe darse en gestión administrativa, relación humana y en todos
los procesos de la organización, logrando así la excelencia calidad en el servicio.
Nuestros clientes no serán la más importante, serán lo único.
Políticas De Galidad
Para la Gerencia de la l.L.V., la CALIDAD es el primer objetivo de la empresa, lo
asume como su responsabilidad y la de todos y cada una de las personas que la
con la conforman.
Nuestro compromiso con los clientes internos y externos es brindarles productos
que satisfagan sus necesidades y elpectativas mediante el cumplimiento de
normas técnicas que aseguren la excelente calidad de nuestro productos.
Construimos y mantenemos un ambiente de trabajo que propicia la convivencia y
la comunicación, con personal capacitado, entrenado, motivado y cape de tomar
decisiones.
11
Aseguramos la calidad de nuestros insumos y materias primas logrando acuerdos
con los proveedores de tal manera que se ajustan a los requerimientos del
sistemas de calidad.
Garantizamos rentabilidad y competitividad mediante procesos administrativos
eficaces, evaluados permanentemente con índices de gestión que demuestren el
cumplimiento de las metas propuestas y procesos produc{ivos eficaces con
implementación de nuevas tecnologías que incrementan la productividad.
Estamos comprometidos con la preservación del medio ambiente, convencidos de
que contribuimos al desarrollo sostenible de la región y aunaremos esfuerzos
para cumplir con la reglamentación medioambiental legal existente.
(Fuente l.L.V.)
12
1.5 PORTAFOLIO DE PRODUCTOS DE LIGORES
La Industria de Licores del Valle comercializa diferentes produc{os, que
conforman las unidades de negocio de la empresa, éstos son:
. Aguardiente Blanco.
. AguardienteAmarillo.
. Aguardiente Sonero.
. Ron Premiun.
¡ Ron Viejo Trapiche.
. Vodka Catherine of Rusia.
. Ginebra Queen Elizabeth.
. Alcohol.
La Industria de Licores del Valle produce diferentes tipos de alcoholes los que
son utilizados para la industria de vinos, cosméticos y farmaéuticos.
13
2. OBJETIVOS DEL PROYECTO
2.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar manuales de funciones en la Industria de Licores del Valle, que estén
acorde con la estructura orgánica y funcional de la compañía que garantice un
normal funcionamiento de la misma. Y a su vez permita utilizar el talento humano
en forma racional y eficiente, que facilite el desarrollo personal y profesional de
los miembros de la compañía garantizando un buen clima organizacional.
14
2.2 OBJETIVOS ESPECíFICOS
o Identificar y aislar para el propósito de estudio, las tareas componentes del
cargo (algunos cargos pueden tener un gran número de tareas o subtareas) y
es conveniente entonces agrupar algunas de ellas que tengan características
comunes entre si para reducir la complejidad.
. Examinar como son desempeñadas las tareas.
. Examinar el porque son realizadas las tareas y funciones.
. ldentificar las principales áreas de responsabilidad.
¡ Anotar las condiciones de trabajo
o ldentificar los mandos de personal.
. Describir los cargos.
. ldentificar los problemas que se encuentran en los cargos y que no permitan el
normal desarrollo de las funciones.
. Verificación de organigrama.
15
3. SITUACIÓN PREVIA A LA ELABORAC¡ÓN DELOS MANUALES DE FUNCIONES.
En los últimos cinco años la Industria de Licores del Valle ha tenido un gran
crecimiento significativo lo cual la ha llevado a un incremento en sus volúmenes
de producción, lo que incide a que se vuelvan más complejos los procesos dentro
de las áreas del sector Administrativo, Financiero y Mercadeo. En la Industria
Licores del Valle se cuenta con manuales de funciones para los empleados
públicos (cargos de libre nombramiento y remoción) y no se han elaborado los
manuales para los trabajadores oficiales.
3.1 Descripción de los Manuales de Funciones ügentes.
Los actuales manuales se elaboraron en el año de 1995, (91 cargos públicos),
(Ver Anexo A). Para su descripción se tuvo en cuenta los siguientes aspectos
formales:
Se debía incluir el objetivo de cada cargo.
Homologar la redacciones de las funciones (iniciar en infinitivo).
No incluir procedimientos dentro de las funciones (la administración aclara que
no han sido incluidos).
16
Se establece además en el manual el requisito del aspirante a ocupar el cargo. En
el perfil únicamente aparecen requisitos académicos y la erperiencia o su
equivalencia.
La elaboración de los manuales vigentes de la lndustria de Licores del valle se
estableció mediante el acta comisión de la Junta Directiva (Ver Anexo B). En
cuyas sesiones se trató asuntos relacionados con el proyecto de acuerdo, en el
están las funciones de la planta de cargos de personal de empleados públicos de
la l.L.V. Entre otros aspeclos se procedió a revisar el proyecto relacionado con las
funciones generales y especificas a los 91 cargos que ocupan funcionarios
públicos; se revisan cuales de ellos eventualmente y de conformidad con las
disposiciones legales pertinentes deben inscribirse en carrera administrativa.
El28 de abril de este mismo año se establece el acuerdo número 05 por el cual
se fijan las denominaciones y se adopta el Manual de Funciones y requisitos
mínimos de la planta de personal de empleados públicos de la l.L.V.
17
3.2 IDENTIFICACIÓN DE LOS PROBLEMAS QUE SE PRESENTAN EN ELMANUAL DE FUNCIONES VIGENTE
. Hay una confusión de conceptos, por ejemplo se mezclan funciones con
responsabilidades.
. No se incluye en el manual las diferentes relaciones de trabajo inherentes a el
cargo, como son las relaciones internas y las relaciones efernas, tampoco se
mencionan los comités a que pertenece por raz6n del cargo.
. El perfil del cargo no esta bien definido, la información al respecto es muy
sutil, pues no tiene claro los requerimientos que debe satisfacer el aspirante a
ocupar el cargo.
. En los manuales eistentes no se especifica las condiciones en las que opera
el cargo, como condiciones ambientales, riesgos laborales y esfuerzos
mentales, físicos y visuales.
. En estos manuales no se establece que formatos se utilizan en el puesto
trabajo, tampoco se especifican las ayudas con las que cuenta el cargo como
manuales, procedimientos, equipos de oficina, sistemas de información, etc..
18
En la mayoría de los cargos que tienen Manuales de Funciones no están a la
mano de los titulares, quienes son los que realmente lo necesitan.
La manera como en la empresa se archivan los manuales no es la adecuada,
debido a que están todos guar.dados en una sola carpeta, no llevan índice, lo
que dificulta su localización.
Los manuales se encuentran argollados, esto implica que el manejo de los
manuales sea difícil, ya sea para remplazar algunos, moverlos, sacar copias,
etc..
Muchas de las funciones que aparecen en el actual manual de funciones de la
lndustria de Licores delValle están desac'tualizadas
No todos los cargos tienen manuales de funciones, lo anterior dificulta la
gestión de control de Ias actividades de los subordinados por parte de Jefes,
Directores y Gerente.
19
4. E1ABORACIÓN Y DESARROLLO DELOS MANUALES DE FUNCIONES
Para la Elaboración y Desarrollo de los Manuales de Funciones se estableció un
plan de actividades con el que se llevó a cabo el trabajo, en este plan de
actividades se involucro todos aquellos pasos necesarios a tener en cuenta para
el análisis de cargos y su posterior descripción. El propósito que se persigue con
la actualización es el de suministrar a la Gerencia y los diferentes directivos de
área una guía operativa que proporcione información y sirva como medio
operativo de consulta rápida y eficaz permitiéndole conocer cuales son los
procesos que se están llevando a cabo con el fin de controlar y tomar decisiones
acerca delfuncionamiento de la empresa.
4.r poLíTrcAS y GR|TERIOS PARA 1.A ELABORACÉN DE LOS MANUALESDE FUNCIONES
Criterios
Descripción y detalles de los componentes que se usan en el documento Manual
de Funciones.
ffi¡¡ffia¿cocdr¡
20
Elaboración
Al elaborar un documento se debe tener en cuenta los siguientes criterios
básicos:
1. Redacción: Redactar el documento en tiempo presente, de manera
impersonal, se puede usar la segunda persona en la redacción de los métodos
de ensayo y operación de equipos.
2. Brevedad: presentar la información indispensable e incluir las erplicaciones
estrictamente necesarias. Cada paso debe ser redaclado por y debe describir
un elemento conciso del mismo.
3. Evitar la jerga: deben evitarse términos en idiomas extranjeros si se trata de
palabras especializadas deben definirse en su erpresión foránea en
definiciones.
4. Titulo: Debe describir el objetivo final del documento.
5. llustraciones: En lo posible deben utilizarse para reducir el texto, podrán
21
usarse gráficos o diagramas de flujo.
6. Unidades internacionales: en lo posible usar el sistema internacional de
unidades.
7. Lefa: se debe usar la letra tipo Arial, tamaño 10 negrilla para el titulo, tamaño
I para el texto.
Edición del Documento
Los manuales deben presentar la forma descrita en elformato
RIM-01-00, que corresponde al Manual No 1, del cual es responsable el
Departamento de Relaciones Industriales de la l.L.V., (el manual No 1 es el
Manual de Funciones). (Ver Anexo D).
Esfructura de los documentos del sistema de calidad
Los manuales de la industria de Licores del Valle esta conformado por los
siguientes capítulos:
22
a. Tabla de contenido: Presenta los títulos incluidos en el manual con su
respectiva numeración.
b. Infoducción: La introducción general del manual suministra la información
general de Ia empresa y el enfoque de la organización sobre la calidad.
d. Política y objetivos de calidad: Se describen las políticas de calidad,
indicando el compromiso de la organización y el representante asignado por la
gerencia para la organización de la calidad.
e. Reseña Histórica de la empresa: describe la historia de la empresa.
f. Objetivo y campo de aplicación: Describe de manera sencilla el objetivo del
manual reflejando claramente su campo de aplicación.
g. Gestión del manual: hace referencia a los pasos necesarios para la difusión,
distribución y control del manual.
23
G. Definiciones: Incluye las definiciones de términos que se utilizan en el
manual. Esta definiciones están referenciadas en documentos reconocidos de
terminología de calidad o en los documentos para cada uno de ellos.
24
4.2 ENTREVISTA PRELIMINAR
La realización de la entrevista a los titulares de los cargos de la Industria de
Licores del Valle, se efectúo a través de un proceso de interacción verbal con
cada uno de los titulares de los cargos de las diferentes áreas, teniendo presente
que la acción participativa de los analistas de cargos y los entrevistados son
fundamentales.
La técnica empleada en el desarrollo de la encuesta se elaboró cumpliendo con
unos criterios y directrices por parte de la empresa y los conceptos manejados por
los analistas de €rgos. (Ver Anexo C).
El objetivo fundamental de la entrevista estriba en el análisis ocupacional y la
posterior descripción de cargos por parte de los analistas. Los puntos mas
importantes para llevar a cabo con éxito el análisis en la Industria de Licores del
Valle fueron los siguientes:
1. Preguntar creativa y profundamente sobre las actividades que realmente
desarrolla el titular, obteniendo así una información completa de las labores del
cargo.
25
2. Recoger la información verdaderamente importante y transcribirla sin
prejuzgarla para su posterior evaluación.
3. Tomar notas claras y organizadas, esto permitirá tener la información
necesaria para después poder realizar una buena descripción del cargo.
4. Hacer la entrevista en el sitio de trabajo, esto le permitirá al entrevistado
erplicar sus funciones con más detalle, donde por ejemplo podrá indicar las
ayudas del cargo o los formatos que utiliza, además el estar en su puesto de
trabajo le permitirá recordar con más facilidad sus labores.
4.3. AGRUPACIÓN DE TAREAS QUE TIENEN CARACTER|STICAS COMUNES.
Agrupar las tareas que tienen características comunes es importante por que
reduce la complejidad de la descripción de los manuales y así lograr que éste sea
de fácil comprensión para el titular del cargo o para quien aspire a que sea
nombrado.
Muchos de los titulares de los cargos elpresaron en la entrevista un sin número
de tareas que los analistas determinaron que solo eran ideas confusa de algunas
actividades especificas que ellos llamaban funciones. Por tarea se entiende que
26
son aquellas actividades que se realizan eventualmente y no hacen parte del
quehacer continuo del cargo. El propósito por parte de los analistas es separar
las funciones de las tareas, para ello se clasifican las tareas y se agrupan por
características comunes para denominarlas con el nombre de una función. La
importancia de lo anterior es que, a más de hacer un manual más práctico y
funcional para la organización, alivia la carga sociológica que le produce al titular
del cargo elver un gran número de tareas que dimensionan los labores del cargo.
Para poder realizar la agrupación de tareas, Ia descripción de los funciones
realizadas debe dar respuestas claras, sr¡ficientes que hace el trabajador, como
por ejemplo si las actividades que realza son físicas se dirá: corre, levanta,
camina, etc. o actividades mentales como analiza, planea, etc..
Generalmente muchas tareas son ejecutadas en intervalos de tiempo amplios y
para muchos empleados le da la sensación que es una función. Para Ios analistas
de cargos las tareas se desarrollan ocasionalmente y solamente su carácter
repetitivo constituyen las funciones reales del cargo.
Por ejemplo se tiene el caso del cargo de una secretaria, que realiza un sin
número de actividades, que de enumerarlas todas en el manual, lo harían poco
27
funcional y poco práctico, para evitar no hacer eso se describe una función que
abarque todas las tareas, para el caso de la secretaria se describiría la función
así: "realizar actividades secretariales co.mo cartas, recepción, atender al publico
personal o telefónicamente, en forma cortés y oportuna ".
Determinar tales funciones se convierte en una fuente de información muy valiosa
para eliminar tareas innecesarias o la duplicidad de esfuerzos en ejecución de los
mismos, facilitando además la elaboración de los manuales de la empresa.
4.4 EXAMINAR PORQUE SON REAL¡ZADAS LAS TAREAS Y FUNCIONES
La Industria de licores del Valle es una empresa comercial e industrial del estado
y su razón social es la de producir y comercializar alcoholes y licores de excelente
calidad, factor por la cual una empresa de producción debe tener como basen la
división del trabajo, pues de esta manera se puede descomponer un proceso
complejo en pequeñas labores. Así los trabajadores podrán desarrollar mejor sus
funciones y ser más productivos.
o Estas funciones están estandarizadas y simplificadas tanto como para los
trabajadores, como para el personal de nivel mas elevado.
28
Cada persona sea un trabajador u empleado de la Industria de Licores del
Valle, debe realizar su trabajo con una mayor especialización ya que son
tareas especificas que los empleados deberán realzar con mayor
responsabilidad.
Cada empleado tiene su función delegada, trabajo por el cual debe esfozarse
por producir al máximo y ser empleado eficiente.
Especialización
La Industria de Licores del Valle se apoya en la especialización de las personas
para la división del trabajo, para incrementar la calidad de los procesos
administrativos y operativos. Gracias a esto, cada persona ocupa un cargo
particular, (Cargos públicos y oficiales).
Jerarquía
De las funciones especializadas se desprende la función de mando, cuya tarea
es dirigir y controlar todas las actividades para que se cumplan las respectivas
misiones de los cargos y los objetivos de la empresa.
29
Por consiguiente Ia organización necesita a demás de una descripción de
funciones y una estruc{ura jerárquica que se encargue de dirigir las operaciones
de los niveles que le están subordinados.
4.5 IDENTIFICACIÓN DE LAS DIFERENTES ÁNCNS DE RESPONSAB¡LIDADEN LA INDUSTRIA DE LICORES DEL VALLE.
La jerarquía de la organización formal representa la distribución de la autoridad y
la responsabilidad entre los diversos niveles de la estructura. La autoridad y la
responsabilidad atribuidas a cada persona de la l.L.V., deben ser
correspondientes y equivalentes entre si. Autoridad significa el poder (dentro de
LL.V) de dar ordenes y efgir obediencia
Responsabilidad significa el deber de rendir cuentas por los hechos. Esto permite
establecer que a cada responsabilidad debe corresponder una autoridad que le
permita realizarla y que a cada autoridad debe corresponder una responsabilidad
inherente a su cargo.
I urrrucrc,ll ffiJ,..To.*" I
30
PRINCIPIOS DE LAS FUNCIONES DE L¡NEA Y STAFF
Estas funciones deben diferenciarse dentro de la Industria de Licores del Valle.
Las funciones de línea son aquellas directamente relacionadas con los objetivos
de la empresa o del departamento.
"Producir alcoholes y licores de excelente calidad".
ORGANISMOS DE L|NEA
. Departamento de producción.
o DIMERCO S.A. (Comercialización) Distribuidor eferno para el Valle del Cauca
autorizado.
ORGANISMOS DE STAFF
. Departamento de contabilidad y finanzas
. Departamento de relaciones industriales.
31
RESpoNSABTLTDADES DEFTNTDAS pARA cADA cARGo EN LAs Ánens oeLA INDUSTRIA DE LICORES DEL VALLE.
Responsabilidad por supervisión
Este factor aprecia la responsabilidad para coordinar, dirigir y/o controlar el
trabajo de subalternos en la lndustria de Licores.
Responsabilidad por manejo de valores, equipo y maquinaria.
Este factor considera el riesgo y la responsabilidad por perdidas como resultados
del desempeño que resulta de las funciones, que involucran acciones en el
manejo y control de la maquinaria, productos en prooeso en la destilería San
Martín, equipo y valores.
Responsabilidad por información confidencial.
Este factor aprecia la discreción o reserva que se requiere en los cargos de
confianza dentro de la l.L.V. cuya divulgación acarrearía perjuicios a la empresa,
como por ejemplo la información que manejan el Jefe de Preparación de Licores,
Jefe de Control Calidad, Auditor interno, etc.
32
Responsabilidad por contactos.
Este factor aprecia la responsabilidad por mantener buenas relaciones con el
cliente interno y externo de la l.L.V. y que estos contactos contribuyan a mantener
la imagen y el cumplimiento de las políticas, logrando así la satisfacción de los
objetivos macros de la empresa.
Responsabilidad por erorea.
Este factor se refiere a la repercusión que implicarían los errores en el ejercicio de
las funciones del cargo o en el de otros, como por ejemplo en la lndustria de
Licores del Valle, los cargos de preparación de licores y alcoholes deben tener
mucho cuidado, porque sus errores se convierten en reprocesos y estos a su vez
en costos altos para la empresa.
Responsabilidad por integración humana.
Este factor se refiere a la responsabilidad por la integración humana, para
motivar, desarrollar el talento de la Industria de licores del Valle. Por ejemplo el
Director de Relaciones Industriales, Jefe de Bienestar, Director Control
33
Disciplinario, etc.
Responsabilidad por reüsión y conúol
Este factor se refiere a la responsabilidad que tiene el cargo para evaluar la
efectividad con la cual los titulares de los cargos cumplen con el desarrollo de los
procedimientos y funciones dentro de la l.L.V.
4.6 DESCRIPCIÓN DE CARGOS
Puede definirse como un texto descriptivo en el que se enumeran lob distintos
puestos de La Industria de Licores del Valle con elpresión de las funciones,
atribuciones y responsabilidades que tienen asignadas, así como también de las
relaciones que pueden mantener y de los indicaciones de las condiciones
personales y profesionales que deben reunir las personas que ocupan aquellos
(perfil del cargo).
34
4.7 DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES
En el Manual de Funciones se anota ordenadamente la información obtenida en
el análisis de cargos. Esta descripción se registra en elformato de calidad que la
empresa está manejando para su posterior certificación por parte del ICONTEC.
(Ver Anexo E).
4.S CONCEPTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE FUNCIONES
Código (RlM4l{0): Es el número asignado de acuerdo al documento del
sistema de calidad, uRlM" significa manuales de
funciones de los cuales es responsable el
Departamento de Relaciones Industriales, '01" es el
manual No 1 (Manual de Funciones) y '00' es el
numero de actualizaciones, a partir de la aplicación de
las nuevas normas de calidad en la l.L.V..
Paginación de acuerdo con el número de paginas del
documento.
Página_de_:
35
Ficha Número:
Cargo:
Jefe lnmediato:
Departamento:
Sección:
Número correspondiente a la identificación del Manual
de Funciones con fines de localización en el archivo de
manuales.
Nombre del titulo del cargo, entendiéndose por cargo
que es el conjunto de funciones con posición definida
dentro de la estructura organizacional de la Industria
de Licores delValle.
Superior inmediato quien responde por el cumplimiento
de las funciones delegadas en los respectivos cargos.
Es cada una de las parte, en primera instancia que
conforman la estructura orgánica de la lndustria de
Licores delValle.
Areas de trabajo en donde operan los cargos y que
conforman los departamentos de la Industria de
Licores delValle.
36
Localización:
Código Sección:
Misión:
Funciones:
Responsabilidadee:
Lugar donde opera el cargo, ya sea en la Destileria
San Martín o la Planta Cali.
Número que identifica a las diferentes secciones de la
lndustria de Licores delValle.
La misión describe desde la perspectiva de los
aspectos más importantes del cargo, dando en lo
posible respuesta a las preguntas qué hace , cómo se
hace .Y para qué lo hace. Teniendo en cuenta también
la manera en que se enfoca el cumplimiento de las
erpec{ativas de la l.L.V., del Gliente lnterno y del
Cliente externo.
Son todas aquellas actividades que realtza con
periodicidad los titulares del cargo en busca de un
fines concretos.
Se refiere a la responsabilidades del cargo en cuanto a
las acciones que los ocupantes de estos en la Industria
de Licores delValle deben emprender y a los resultados
que deben lograr mediante esas acciones. Dentro de las
37
de responsabilidades están:
Responsabilidad por supervieión: Este factor aprecia
la responsabilidad para coordinar, dirigir y/o controlar el
trabajo de subalternos en la Industria de Licores
dependiendo del cargo que desempeña.
Responsabilidad por maneio de nalores, equipo y
maquinaria: Este factor considera el riesgo y la
responsabilidad por perdidas como resultados del
desempeño de las funciones, que involucran acciones
en el manejo y control de la maquinaria, productos en
proceso, equipo y valores.
Responsabilidad por información confidencial: Este
factor aprecia la discreción o reserua que se requiere en
los cargos de confianza dentro de la l.L.V. cuya
divulgación acarrearía prejuicios a la empresa.
Responsabi I idad por contactos.
Este fac{or aprecia la responsabilidad por mantener
buenas relaciones con el cliente interno y externo de la
LL.V. y que estos contactos contribuyan a mantener la
imagen y el cumplimiento de las políticas, logrando así
38
Relaciones
Internas:
Relaciones
Externas:
la satisfacción de los objetivos macros de la empresa
Responsabilidad por erores: Este factor se refiere ala
repercusión que implicarían los errores en el ejercicio de
las funciones del cargo o en el de otros cargos.
Responsabilidad por integración humana: Este factor
se refiere a la responsabilidad por la integración
humana, para motivar, desarrollar el talento humano de
la Industria de Licores delValle.
Responsabilidad por reüsión y confol
Este factor se refiere a la responsabilidad que tiene el
cargo para evaluar la efectividad con la cual los titulares
de los cargos cumplen con el desarrollo de los
procedimientos y funciones dentro de la l.L.V.
Se registran los cargos y/o secciones con los cuales
tiene contactos permanentes por razones del trabajo
mismo.
Se registran las personas o entidades con las cuales
tiene contacto permanente por r€zones de trabajo
mismo.
39
Reüsión: Gargo responsable de la revisión (jefe inmediato),
su nombre y firma.
Actualización: Fecha de la ultima revisión del Manual de Funciones.
Aprobación: Gargo, nombre y firma del responsable de la aprobación
del Manual de Funciones (El Gerente).
Propósito:
Conocimiento
y Habilidades:
Experiencia en
Cargos Similares:
Entregar ylo
actividades
desempeña.
recibir información
relacionadas con
o coordinación de
las labores que
Información de las calidades mínimas humanas
aceptables para realizar los funciones del cargo de la
mejor forma.
Este factor hace referencia a el tiempo mínimo requerido
que una persona a erperimentado en cargos iguales o
similares, esto permitirá que se familiarice con el
trabajo y desempeñe satisfactoriamente sus labores
I Hroltrd A¡lllmm¡ dt octlú.tr II sfcct6N BtRr r^.r^. I
40
Educación:
Gonocimientos
Específicos:
Habilidades:
Esfuerzo:
Este factor mide el nivel de conocimientos básicos y
específicos necesario pa'a el desempeño del cargo
determinado, como primaria, bachiller básico, bachiller
comercial, estudios técnicos, tecnológicos,
profesionales o universitarios, postgrado y
especializaciones.
Es el saber que se necesita para llevar a cabo las
funciones del cargo, con el fin de alce,nzar los
resultados finales que se esperan del mismo.
Son aquellas habilidades indispensables para
desempeñar adecuadamente el cargo, independiente de
como lo hayan adquirido, son aquellas cualidades que
debe tener la persona que ocupa el cargo o quien aspira
a ocuparlo.
Dentro de este factor se especifican el esfuerzo mental,
físico y visual, que el titular del cargo va a estar
sometido en el transcurso del desarrollo de sus labores.
41
Esfuerzo Visual:
Esfuerzo Físico:
Alto: Las labores del
visual.
cargo demandan alta atención
Es aquel esfuerzo donde se emplea la vista o se aplica
agudeza visual hasta el punto de producirle cansancio
visual. La intensidad del esfuezo que se realiza se
describe a continuación:
Normal: Las labores del cargo demandan pequeña
atención visual.
Moderado: Las labores del cargo demandan mediana
atención visual.
Es aquel esfuezo donde la ejecución de las labores del
cargo exigen esfuerzos físicos tales comb: caminar,
ascender, empujar, halar, levantar, inclinarse, etc. La
intensidad del esfuezo que se realiza se describe a
continuación:
Normal: Se requiere de un esfuezo físico ligero, se
manejan objetos de poco peso se adoptan posiciones
incomodas esporádicamente.
Moderado: Se requiere de un esfuerzo físico moderado,
42
Condiciones del
Trabajo:
Medio Ambiente:
se adoptan posiciones incomodas intermitentemente.
Alto: Se requiere de un esfuerzo físico moderadamente
grande, se manejan objetos pesados, se adoptan
posiciones incomodas frecuentemente.
Este factor hace referencia a las condiciones de medio
ambiente y de riesgos a los que esta erpuesto el cargo
Se refiere a los diversos elementos o fac{ores físico -
ambientales presentes en el puesto de trabajo y en la
sección en al cual apera el cargo, y que condiciones
afectan positiva o negativamente, el desempeño del
trabajador, tales como frÍo, calor, polvo, iluminación,
ventilación, humedad, ruido, olores, congestión, etc. El
nivel de efecto medioambiental al que esta sometido el
cargo se describe a continuación:
Normal: En el ejercicio de las labores del cargo esta
sometido a condiciones medio ambientales normales.
Moderado: En el ejercicio de las labores del cargo esta
sometido a condiciones medio - ambientales
43
Riesgo:
moderadamente molestas, por lo que necesita
pequeños controles para atenuar su efecto.
Alto: En el ejercicio de las labores del cargo esta
sometido a condiciones medio - ambientales molestas
por los que se requiere medidas de control para
atenuar su efecto.
Este fac{or identifica los factores de riesgo a las cual
esta erpuesto en el titular del cargo en su desempeño,
como altos niveles de ruido, efec{o sicosocial (por
trabajo repetitivo), biológico, eléctrico, mesánico,
seguridad, físico, ergonómico, químico, locativo, los
cuales pueden producir lesiones por lo que se requiere
protección y control. El nivel de efecto de los riesgos
que esta sometido el cargo se describe a continuación:
Bajo: Si en el ejercicio de su cargo esta erpuesto a
sufrir lesiones de poca importancia.
Moderado: Si en el desempeño de las labores del cargo
esta erpuesto a sufrir lesiones, hasta el punto de
producirle enfermedades profesionales.
44
Gomités en los que
participa por razón
de su cargo:
Aüibuciones:
Ayudas del Cargo:
Alto: Si en el desarrollo de las labores del cargo esta
erpuesto a sufrir lesiones que le produzcan incapacidad
parcial o total.
Este factor hace referencia a las comités a los cuales el
titular del cargo asiste por razón de su cargo y no de
sus decisiones personales. El propósito hace referencia
a el objetivo por el cual se creo el comité. Los comité
son creados formalmente por la Industria de Licores del
Valle y no se deben confundir con reuniones de trabajo.
Son aquellas decisiones autónomas o consultadas
inherentes al cargo que se derivan de la realización de
las funciones.
Son todas aquellas herramientas, documentos, que
facilitan la labor del cargo, cromo equipos de oficina,
manuales y sistemas de información.
45
5. IDENTIFICACIÓN DE LOS MANDOS DE PERSONAL
La administración de la l.L.V. se presenta con un estilo de dirección de puertas
abiertas y estará al tanto de cada una de las inquietudes que cada titular del
cargo tenga. La Industria pretende, con la colaboración de todas las personas que
la integran, hacer más grande la empresa, y así lograr ser la mejor Industria de
licores del país.
La gestión lograda en el primer semestre de 1998 es bastante reconfortante y
esto debido al equipo humano conformado por el Comité de Gerencia que con su
nuevo estilo de dirección ha permitido disminuir la carga financiera de la l.L.V.
buscando alternativas para la recuperación de la empresa.
La toma de decisiones y el planteamiento de objetivos y metas está a cargo de la
junta directiva quien comunica a todo el talento humano y los motiva para cumplir
a cabalidad estos objetivos. Cada jefe de departamento es libre de tomar
pequeñas decisiones dentro de su área, pero con la respec{iva autorización del
gerente, decisiones que influyen positivamente en el cumplimiento de las metas.
En cuanto a la comunicación de los objetivos macros, se realizan reuniones en
46
per¡odos muy cortos con los jefes de cada departamento, para actualizar cualquier
decisión tomada y posteriormente se difunde esta información a cada uno de los
integrantes de los departamentos por medio de reuniones, carteleras, boletines e
informativos, por lo cual se ha podido deducir que la comunicación es lineal y
respetando el conducto regular, así mismo para cualquier decisión que se vaya a
tomar dentro de cada área, pues se le debe consultar primero al Jefe del
departamento, luego al Gerente quién se apoya en el Director Administrativo para
saber sí se cuenta con los recursos necesarios para la realización del mismo.
La Gerencia le da participación y poder a todos los Direc{ores de cada
departamento para la toma de decisiones que ellos creen convenientes y
fructíferos dentro de su área y de esta manera estimular su liderazgo, para darles
una mayor responsabilidad y esperar de ellos un trabajo eficiente y eficaz que
aporte al cumplimiento de los objetivos que se ha planteado la Junta Directiva,
todo esto se puede realizar dentro de los parámetros establecidos por el Gerente.
En la l.L.V. se maneja un estilo de dirección por objetivos en donde la Junta
Directiva establecen sus objetivos específicos, que les permite dirigir la empresa
teniendo un nivel constante de superación en sus logros como medio practico
para refozar sus rendimientos.
47
La Licorera del Valle se basa en una Gerencia estratégica, a través de la cual se
conoce plenamente la situación de la empresa para realizar planes, programas y
objetivos para sacar adelante la empresa.
5.1 ESTRUCTURA DE LOS NIVELES DE MANDO
I.¡ivd detrrma de doisioypldemieúode@i\¡os
lüvd intqñ€dio
I.evelW€rrciúal
EjecrEimdelast8feas yqeracirrc
(Fuente l.L.V.)
TraQidces
5.2 ORGANIGRAMA
En la industria de
administración se
Licores del Valle el organigrama
ha interesado en mantener al
está acfualizado. La presente
día toda la documentación
48
referente a la gestión administrativa, dentro de esta gestión se encuentra el
organigrama, los Manuales de procedimientos, Manuales de funciones, etc. Estos
últimos son los realizados en el presente trabajo. A continuación se muestran los
departamentos que conforman el Organigrama de La Industria de Licores del
Valle con sus respectivas secciones.
I¡ÍDUSTRIA DE LICORES DEL VALLE
ORGA¡IIGRAMA
{--oMPRASTRANST{ )RTEALMACENES
-INI,ENTART]SARCIIryO
_PERSONAL
-TRABAJO SOC1AL_SEG. INDUSTRIAL_SER,\'IC GENERALES
-smvlcl,É)Icos
-4O}.ÍTASILIDAD-¿osT(ls-TEsoR.B,lA-¡RESUPUESTOJIIITEMAS
_VENTASDELICORES
_VE{TASDEALCOEOL
_PRENSA
{(.)NIR. I)ISCIFLINCALIDADC. LICORESERIA sAN M.
(Fuente l.L.V.)
. La Industria Licores delValle es una empresa pública, Industrialy comercial del
49
estado, el ser pública ha hecho que los cambios en su estructura se den
mediante decretos y ordenanzas por parte de la administración Departamental.
La Administración de la Industria de Licores de Valle se hace mediante:
Un Gerente nombrado por Señor Gobernador del Departamento del Valle del
Cauca.
. Secretario de Hacienda Departamental.
. Dos miembros elegidos por la honorable Asamblea Departamental.
La Gerencia de está empresa es solo por un periodo de tres años. Mediante la
ordenanza numero 82 de 1968 se le dio carác1er de organismo autónomo y
descentralizado para que pueda seguir funcionando en calidad de empresa
industrial y comercial, esto es personería jurídica, autonomía, administración,
patrimonio independiente y sujeto a la dirección y administración de una Junta
directiva y de un Gerente, que tiene la representación legal.
rmI sEcctor{ BrSuoTEcA I
-
50
CONCLUSIONES
El tener manuales de funciones permite a la empresa conocer el aporte que
genera cada puesto de trabajo y la medida en que agrega valor al producto.
Las personas que elaboran en la compañía tendrán un mayor rendimiento en
su cargo ya que conoce sus funciones y tareas especificas permitiéndoles ser
más eficiente.
La empresa conoce el grado de capacitación de sus empleados y el perfil
ocupacional, permitiéndole conseguir con mayor facilidad un remplazo cundo
lo necesite.
Normalizar procesos administrativos para garantizar una mejor funcionalidad
de la compañía y permitir un mayor grado, de eficiencia y un prestar un mejor
servicio.
Reducir el grado de complejidad que aparentemente puede pensar de las
labores, el titular del cargo, eliminando del manual la descripciones de tareas,
para reducirlas a funciones que engloban con una sola descripción varias
51
tareas y de este modo hacer más competitiva la compañía.
Mejoramiento de tiempos de respuestas en cuanto a tramites de la compañia.
Al tener claras sus Iabores el titular del cargo podrá operar con mas seguridad
y agilidad.
El tener claras las responsabilidades, el titular del cargo realizara sus labores
con más cuidado, y al mismo tiempo se sentirá comprometido con las
actividades que le corresponden, al tener un sentido de pertenencia hacia el
cargo.
52
RECOMENDACIONES
. Todos los manuales que actualmente se están desarrollando en al Industria de
Licores del Valle, deben ser objeto de permanente ac{ualización, incluyendo a
el Manual de Funciones.
. Hacer un control permanente de la aplicabilidad que los cllente internos de la
Industria de Licores del Valle le esta dando a las labores recomendadas y
conformen se estableció en los manuales.
. Las directivas de la Industria de Licores del Valle, desarrollaran mejor su
gestión si le dan la importancia que tienen los manuales, ya que estos serán un
instrumento de control.
. Los titulares de Ios cargos deberán tener a la mano el Manual de Funciones,
esto le permitirá recordar, la misión, sus labores, responsabilidades, sistemas
de control y todos aquellos factores que se mencionan en el manual.
. El área de Seguridad Industrial deberá seguir un control estricto de los factores
de riesgo que puedan poner en peligro la integridad fisica y mental de todos los
53
trabajadores de la Industria de Licores delValle.
Realizar programas de capacitación, apoyados en al Manual de Funciones
para comprometer a su gente con el objeto social de la empresa, y así servir a
los clientes y lograr que la misión y visión de Ia empresa hagan sentir al
personal como la parte más importante de ella.
54
BIBLIOGRAF|A
. ÁLVAREZC, AUGUSTO. La Administración de sueldos y salarios. Santa fe deBogotá: Talleres Gráfico, 1993.
. CHAVENATO, IDALBERTO. Administración del Recurso Humanos. Santa fe deBogotá. Editorial Planeta.
o MAYNAR, HAROLD B. Manual del lngeniero Industrialy OrganizaciónIndustrial. Reverte.
. MÉNDEZ A. CARLOS EDUARDO. Guía para elaborar diseños de investigaciónen ciencias económicas contables y administrativas.
. Departamento de Relaciones Industriales. Informe Social. 1998.
o Normas ISO 9002.
. Documento de Comité Paritario de Salud Ocupacional de La Industria deLicores del Valle. 1998.
55
ANEXO A(MUESTRA DE LOS MANUALES DE FUNCIONES VTGENTES)
I\I)I;S'I'RI..\ DE LICORT-S DT.L \ALLE
IVIANUAL DE FUNCIONES .{PROBADO poR LA HONORABLE .rLrNT,rDlREcrlv'A MEDIANTE ActrERDo No.05 DE ABRTL 28 DE 1.995.
Denorninación del Cargo '. JEFE DE PRODUCCIONLICORES
Dependencia . DEPARTAMENTO PRODUCCIONJefe Inmediato : DIRECTOR PRODUCCIONGrado : 03
OBJETIVO DEL CARGO:
' Ejecución de labores de dirección, progra.maciór¡ supervisión, control y evaluaciónde las actiüdades que se desarrollanenla respectiva Lea.
FUNCIONES ESPECIFICAS:
' Asesorar a la Dirección técnica en la definición de objetivos y políticas deldepartamento. identificando los factores de éxito acorto, mediano y rigo plazo.
' Establecer planes y progamas a corto y mediano plazo para lograr los objetivos delénea.
' Velar por las compras e insumos necesarios para el ñrncionamiento deldepartamento.
' Decidir sobre todos los asuntos relacionados con la producción en su área.
, Dirigir. coordina¡ y controrar las operaciones inherentes a Ia producción.
, Revisar el recu¡so humano a su cargo.
' Establecer el mejoramiento continuo de la calidad de los procesos y productos.
Contlolar loS costos de producción v reducción continua del desperdicio.
INDT:S'I'R¡A DE LICORI,S DEI, V'ALLE
MANUAL DE FUNCIONES APROBADO POR LA HONORABLE JTINTA
DIRECTIVA MEDIANTE ACUERDO NO. 05 DE ABRIL 28 DE I.995.
. Realizar todas aquellas funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por su
jefe inmediato ó Gerente.
REQUISITOS:
Académicos: Tírulo en formación Universitaria o Profesional en Química.
Experiencia: Dos (2) años de experiencia profesional.
INDt;S'I'RIA DE LICORES DEI- VALI,L,
\UAL DE FUNCIONES APROBADO POR LA HONORABLE JUN'IAECTIVA MEDIANTE ACUERDO No. 05 DE ABRIL 28 DE 1.9e5.
rminación del Cargo : JEFE DE ARCHIVO:ndencia : DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVOlnmediato : DIRECTOR DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVOlo: 15
ETIVO DEL CARGO:
i.esponsable del buen manejo y conservación de los diferentes documentos queacen parte del archivo y la conecta distribución de correspondencia interna yxterna de la Industria de Licores del Valle.
ICIONES ESPECIFICAS:
/elar por que la conservación del sistema en el archivo central y en los archivosatélites sea la correcta, en cumplimiento a las normas establecidas en el manual deorrnas y procedimientos.
,ntregar al auxiliar de a¡chivo la correspondencia recibida, una vez se hayodificado.
{antener acrualizado el archivo de los documentos en el archivo cental.
'elar porque todo lo recibido al final de cada día para archivar quede en su:spectivo sitio.
laborar confonne a las zonas las hojas de nabajo de los mensajeros extemos.
'onservar y' organizar los documentos del Archivo.
ocalizar 1' facilitar los documentos que le sean solicitados para efectuar consultas,ejando diligenciado el forrnr¡la¡'io.
INDUS'Í'RIA DE LICORES DEL VAI-I.1-
ANUAL DE FUNCIONES APROBADO POR LA IIONORABLE .'UN]'AIRECTIVA MEDIANTE ACUERDO No. 05 DE ABRTL 28 DE 1.995.
Visitar periódicamente los archivos satélites de la Licorera y de la Destileria Sanmartín, para controlar el archivo y actualizar \ainformación.
Mantener actualizado el número de códigos según la creación o eliminación dedependencias o asuntos.
Realizar todas aquellas funciones inherentes a su c¿ugo, que le sean asignadas por sujefe inmediato ó Gerente.
-rr.t!l,d
Art6nolm dc cdcl'rtrSECCTON EIFLIOIECI
INDLIS'I'RI,\ DE I,ICORE,S DEL \'¡\I'['E
NUAL DE FUNCIONES APROBADO PoR LA HONORAI}LE .,1;N1.A
iECT|vAMEDIANTEACUERDONo.05DEABR¡L28DE|.995.
QUlsITos:
démicos: Tercer año de formacion técnica profesional y curso especifico minimo
de 240 horas en técnicas de archivo y correspondencia'
eriencia: Dos (2) años relacionada con el cargo'
rivalencia: Un año de formación técnica profesional y Cuatro de experiencia
esPecífica.
INDI S'I RI,\ I)L, LI('ORt,S DE1, V'ALLE
MANUAL DE FUNCIONES APROBADO POR LA IIONOR{BLE JTINI'ADIRECTIvA MEDIANTE ACUERDO No.05 DE ABRIL 28 DE 1.995.
Denominacón delCargo : JEFE DE ALMACENPRODUCTO TERMINADO
Dependencia : DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVOJefe Inmediato : DIRECTOR DEPARTAMENTO
ADMINISTRATIVOGrado : 04
OBJETIVO DEL CARGO:
. Ejecutar labores de supervisión y evaluación de las actividades que se desanollan ensu respectiva área, así como ejecutar la programación preestablecida.
FUNCIONES ESPECIFICAS:
. Recibir de la sección de envasado la producción diaria.
' Organizar la localización y moümiento de los diferentes productos del almacén y laconecta rotación de los mísmos.
' Coordinar los despachos diarios de producción a las diferentes recaudaciones deRentas Departamentales a la bodega de Tulúa y a los distribuidores de Cali.
' Velat por las buenas condiciones de la bodega tanto locativas como de seguridad.
' Realiza¡' diaria¡nente la toma fisica de los inventa¡'ios y un registro detallado delmovimiento diario de productos del almacén.
' Presentar al Director del Departamento un informe diario de existencias en bodega ydespacho a recaudaciones.
' Rendir mensualmente cuentas a la Auditoría Fiscal sobre el movi¡niento deproductos.
I\DIIS'I'RIA DE I.ICORI-S DEL VAL¡.,Ii
NUAL DE FUNCIONES APROBADO POR LA HONORABLE .'TINTA
I,ECTTVA MEDTANTE ACUERDO NO. 05 DE ABRIL 28 DE I.995.
Realizar todas aquellas funciones inherentes a su c¿lrgo que le sean asignadas por su
iefe inmediato o Gerente.
QUISITOS:
démicos: Título en formación Universitaria ó Profesional en ciencias
Administraúvas o Financieras.
reriencia: Un (l) año en funciones relacionadas con su cargo.
INDUSI'RI,\ DE I,ICORES DEL VALLE
MANUAL DE FUNCTONES APROBADO POR LA HONORABLE JUN'TA
DIRECTIVA MEDIANTE ACUERDO NO. 05 DE ABRIL 28 DE I.995'
Denominación del cargo JEFE DE PREPARACION DE
LICORES:
Dependencia . DEPARTAMENTO PRODUCCION
JefL Inmediato: JEFE DE PRODUCCION DE
LICORES
Grado : 06
OBJETIVO DEL CARGO:
. Coordinar, organizar, programar todo lo referente a la recepción de insumos para la
fabricación de licores y demás alcoholes que produce la Entidad.
FUNCIONES ESPECIFICAS:
. Coordinar la recepción de los alcoholes provenientes de San Martín.
. Verificar y responder por los volúmenes de los alcoholes almacenados.
. Verificar la preparación de cada uno de los licores, adiciones de materias primas y
volúmenes obtenidos.
. Vela¡ por el mantenimiento de los equipos.
. Realizar los pedidos al almacén de las materi¿rs primas para los licores.
. Presentar reportes de movimientos de producción, ya sea materias primas o producto
terminado a los depart¿Imento de costos, auditoría y al jefe de producción.
. Administrar el proceso de calidad total de su área.
I\DUSI'RI,\ DE LICORES DEL VALLE
MANUAL DE FUNCIONES APROBADO POR LA HONORABLE JUNTADIRECTIVA MEDIANTE ACUERDO No. 05 DE ABRIL 28 DE 1.995.
. Realizas todas aquellas funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por sujefe inmediato ó Gerente.
REQUISITOS:
Académicos: Título en formación Universitaria ó Profesional en Química.
Experiencia: Un año de experiencia específica.
56
ANEXO B(ACTA No. 5)
''Pr,r el r,,> | cé I r
'lttat'-t-tFc , - -r|¿¡t,t¡', ¿--d-,e r,,,f, I I .-.- --re-_ Plru: ¡ _!-,
LA,-rf,t'/CFÉELE .rUf.tTÉtrf.J U¡r. U: 5L¡5 A lF '
INDUSTRIA DE LICORES DEL VALLEluNrA OlltcTtvA
,rCUtltO(r No. 05
r.rcH^: CaIi, Abri t 28 de 1995
J árr .t as; denOmrnac rOrreE y s;e adopta el flrár¡L¡Al der=..I CoE Írjntmos de la F lanta de personal de,JÉ la ir¡dlrstrta dÉ Ltcores ctel Va11e.
D]RtrCT]VA DE LA INDUSTRIA DE LICORES DEL VALLE.BLIC I ONES LEGALES I
CONS I DERANDO:
-!. Qrrp ia ccrrstrtL¡ción Nacionar en sL¡ ArtiÉulo r?? pr<pres;a quetodos los enrpreos deben tener funciones detarladas en la reyÚ reglar'ento '/ para Eer provj.stos deben eg;tar contempliictos eni a r-¡'5Ps'6t,i v;r Planta.
2' or'te =l Artic.ro ?f,3 del Decreto r?3? cte r9gó manr.fiesta qr-relas persorrái qLle preStan 5u5 servicios en ra5 E,7,presesIndLrstr!ales y Comerciales del Estado scrn trabajadorescficiales. r¡o obstante en ros estetL¡tos se precisarán queá:ttvidades de dirección o confianza deben ser c,esernpeñado:i'o. persoñac- qLre tengan la cal idad de Ernpreados públ icos,
3. O.e el Acr¡erdo No. ?6 de octubre 3 de 1994 deterrDlnó loscargog de firanejo, dirección y conlianra qLle c,eben seroesenrpeñados por ernpl eados públ i cos.
4' Q'e el Hanlrar de funciones y requisitos minimos qLre se adopta.contiene en forma clara las funciones y act¡vidades de roscergos de ]os empleados públicos de la Industr.¡.a de Licoresdel Val le.
:. QLre se hacp necesario proceder oe conf orrnidad.
ACUERDA:
ARTICULO PRIIERO: La nomenclatura de los cargos c,ep(rblicclE de la Industria de Licorese9 la sir¡r_riente:
GRADO
o1(\-O4
Q4
o4l-)4
eop I ead osdel Val le
DENO¡,I]NACION
GERENTESECRETARIO GENERAL..IEFE JLIRIDICOAUD]TOR ¡NTERNOANALISTA DE AUDITORIADIRECTOR DEPARTAI4ET,]TÜ F ]NANCIEROCONTADOR GENERAL.lt:FE DE Car:lTCrS
NO. CASILLAS
II
IIlII
I
"P-tr el cual se t'¡.¡¿n Ias denorninacr€r'es / Ee adopta er rnañuaI defuncrones y req,¡E¡tos rninirnos de la pl,anta de personel deempleados públ rcos de Ia Industria cle Licores del váI le.
INDUSTRIA DE LICORES DEL VALLEIUNfA DIRTCIIVA
^CUIROO xu. 05
FtcHA, CaLi, Abrit 28 de 1995
I
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ACUÉROO No. 05
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PARAGRAFO:
ARTICIJLO
ARTICULO
ARTICIJLO CUARTO:
CARGO ACTUAL
,JeñoninácioneE y se actopta eI rnanua I deInin imoE de I a p I an ta de persone I delndustria Ce Licores deI Va!le.
JEFE DE NOIIINA Y PRESTACIONESJEFE DE PERSOI,¡ALJEFE DE BTEI,¡ESTAR SOCIALJEFE DE SEGURÍDAD INDUSTRIALJEFE CALTDAD TOTALJEFE DE SERVICIOS GENERALESSECRETARTA EJECUTIVASECRETARIA DE DIRECCION
Para todos9t cargoscarácter deIñdustria de
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Ios.efectos las personas que ocupenanteriormente descritos, tendránempleados públicos al servicio oeLicores del ValIe.La Industria de Licores del Valle para cumplirsu misión y objetivos tendrá a su servicio 265trabajadores of icia les.
!",Ol."lta de cargos de la Industria de Licoresdel Valle, guedará conforrnad¿ por 356 cargos:2ó5 trabajadores oficiales y 9l empleadospúblicos.
Los siguientes cargos que aperecen crefinido. enel Acuerdo No. 26 Cte octubre J cle 1994, conoernp I eados púb I i cos serán horno I ogados a I oscorrespondientes que aparecen a gu lado sin quepar el lo sGr modi fique su cl¿si ficación osalarlos.
losella
SECRE-iAR ] ASECRE']'ARI AGENERALSECRETARIADIRECTOR F
EJECLIT T VA DEEJECUT]VA DE
DE AUDITORIAI NANC ] ERO
GERENC I ASECRETAR ¡ A
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HOIIOLOGACION
SECRETAR]A EJECUTIVA
SECRETARIA EJECUT¡VASECRETARIA DE DIRECCIOND T RECTOR DEPARTA¡1ENTOFINANC¡ERO
Efrnllrd A¡tficm¡ dc Oecll¡lrsEccloñ BlBLl0rtc¡
INDUSTFiIA DE LICORES DEL VALLEtuNrA Dlt¡cIrvA
^CUIROO xo. 05
rtcH^: cat.i , Abrit 2g de 1995"Por eI cual se fr¡an las denominacioneg y s? ac,oota el .¡dnuaI oef c¡nc j.ones y reouis j. tos minilos de Ia planta de personal deempieados oúbi icos de la Industria c,e Licores del Val le.JEFE SECCION COSTOS .JEFE SALON ENVASADOSUPERVISOR SALON ENVASADOJEFE DE AREA CONTROL DE óEUIONOANALISTA DE LABORATORIOINSPECTOR DE CALIDADJEFE PRODUCCION SAN I.IARTINJEFE DE ALIIACEN GENERALJEFE DE ENVASES Y CAJASJEFE SECCION IIATERIAS PRIIIASJEFE PRODUCTO AGUARDIENTEJEFE PRODUCTO RON-GINEBRASUPERVISOR DE VENTAS
SECRETARIA DE DiRECCION FINANCIERASECRETARIA DE DIRECCION PñO;ü;;ñ"SECRETARIA DE DESTILERIA sÁÑ_.ÁÁiI*SECRETARIA DE DIREccIoN nómirvi'siÁATIVASECRETARIA DE DIRECCION ME;;;;;¿'SECRETARIA DEPARTAHENTO D- - ---RELACIONES INDUSTRIALES
JEFE COSTOSJEFE PLANTA ENVASADOSUPERVISOR PLANTA ENVASADOJEFE CONTROL CALIDADINSPECTOR II CALIDADINSPECTOR I CALIDADJEFE PRODUCCION ALCOHOLESJEFE ALIÍACENJEFE ALT.IACENJEFE ALI.IACENJEFE PRODUCTO LICORESJEFE PRODUCTO LICORESSUPERVISOR DE VENTASL I CORESSECRETARIA DIRECCIONSECRETARIA DIRECCIONSECRETARIA DIRECCCIONSECRETARIA DIRECCIONSECRETARIA DIRECCION
SECRETARIA DIRECCION
ARTICULO OUINTO:
PARAGRAFO:
ARTICULO SEXTO:
TII.O:
PUBLIOUESE Y
do en ü¿ <.a los ?B dias dé abri
SecretarioPresiden te
TAFUR
Adoptase el ffanual de funciones y requisitosrninimos de los cargos del Articulo prirnero, eIcual hace parte i.,iegrai o.r -i.-Jr"nte
Acuerc,o.uos empleados gue al entr¿r en vigencia esteacuercto estÉn ctecernpcñando -Ios
respcctivosempleos, para todos los "t.tlo= legales ymientras permanezc¡n en log misrnos cergos ósean incorporaoos ¡ empleo5 homologados, no seles exigirá los requisitos establecidos cn elpresente Acuerdo. salvo fo= e.ál.os oe carrerá¿dmÍnistrativa.
El Gerente de le Inclustria de Licores del V¡l lepoorá especificar .las funcio""" ;-reqursitos cteIos córgos adopt¡ctos en el manuel c,e funcioneseue hace parte integrel del ;r;;;nte Acuerdo.
El presente Acuerdo rige . partir cre la fcch¡de su publicación y derog¿ Ias criaposicionesque le sean contr¡rtas.
IASde Hacienda Deptal
57
ANEXO C(ENCUESTA)
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MANUAL DE FUNCIONES
Apreciado colaborador :
A continuación le presentamos una serie de puntos relacionados con el trabajo que usted realiza. para que
seán contestados en forma sincera y precisa.
Consideramos que por conocer el cargo que desempeña. es quien nos pueda proporcionar dicha información'
Sus respuesta nós senirán para elaboiar los Manuales administraúvos y operaüvos a uülizar en la búsqueda
de mejores formas de trabajo.
Mucha Gracias.
I. NOMBRE DEL EMPLEADO:
2. CARGO:
3. DEPENDENCIA:
4. CARGO AL CUAL SEREPORTA:
5. NOMBRE DE SU JEFE INMEDIATO:
6. CARCOS QUE SLIPERMSA:
7. NOMBRE DE LAS PERSONAS QUE DEPENDEN DE USTED:
8. TIEMPO DE CREACIÓN OEI CARGO :
9. TIEMPO DE USTED EN LA EMPRESA :
10. OBJETIVO DE SU CARGO : (Cuál es la razón de ser de su ca¡go)
ll. RELACIONES: Con que personas )'cargos se relaciona usted. Indique cómo o mediante que
actividades se dan dichas relaciones de trabajo.
INTERNAS:
NOMBRE CARGO ACTIVIDAD
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EXTERNAS:
NOMBRE CARGO ACTIVIDAD
12. FUNCIONES, ACTIVIDADES, TAREAS QIJE REALZA (Indique en qué consiste y para qué lashace).
13. FORMATOS QUE IUTLIZA (De quién los recibe -v a quién los enr'ía) :
14. QUE OTROS RECLTRSOS NECESITA PARA REALIZAR SU TRABAJO ? ( A quién lo solicita, conqué frecuencia y qué proceso sigue para solicitarlos).
15. DE LOS FACTORES QI.JE SE MUESTRAN A CONTINUACIÓN. INDIQT]E CUÁLES NECESITAPARA DESEMPEÑARSE BIEN EN EL CARGO.
Experiencia en el cargo o en cargos similares:
Estudios :
(Cuánto üempo?)
(cuáles?)
Habilidades:(mental y/o manual. curíles?)
Conocimientos especíñcos :
(cuáes?)
Iniciativa :
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Creaüüdad:@ara qué?)
Dinamismo:
Orden:(Para qué?, cómo?)
Condiciones ambientales en las cuales realiza su trabajo tales como iluminaciórL venülación, olores. frío.calor. etc.
Ot¡os factores :
para qué?para qué?
16. MENCIONE LAS RESPONSABILIDN)ES DEL CARGO:
17. MARCO DE R"EFERENCIA:
Por favor describa dentro de qué marco opera en el ejercicio de su cargo. En otras palabras si existenmanuales. procedimientos. políticas. directrices u otros apoyos institucionales a tos qúe usled tenga queceñirse para la reali:¿ación de sus actiridades laborales.
@ara qué?)
18 PROBLEMAS DEL CARGO :
Ahora por favor comente los problemas que comúnmente debe usted resolr,er para el logro de los resultadosde su cargo ( por ejemplo: paro de la plant4 cuellos en los proceso, información no oportuna etc.). Tambiénmencione los retos y desafios mayores y como los afronta.
19. AUTORIDAD PARA TOMAR DECISIONES:Describa las decisiones que s€ derivan de la realización de sus funciones. aaividades y de las atribucionesotorgadas al cargo. Ubíquelas en el cuadro que corresponda.
DECISIONES TOMADAS POR SI MISMO.No requiere aprobación del superior inmediato).
DECISTONES QUn SE TOMANCONSULTANDO AL SI]PERIOR
20. R"ESUMEN DEL CARGO.Es el aporte o contribución que en términos generales brinda el cargo ala organización. es sinteüzar en una
función básica los propósitos del cargo.
2I. RELACIONES EN LOS COMITÉS QUE PARTICIPA POR N¡ZÓT.¡ DE SU CARGO:
Nombre del comité(s):
Propósito del comité(s):
Periodicidad del comité(s):
Cuál es zu función en ese comité(s):
Observaciones:
Firma del titular del carg,o
FECHA ENTREGA:
Firma del analista
FECHA ANALISIS:
58
ANEXO D(FORMATO DEL NUEVO MANUAL)
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ANEXO E(MUESTRAS DE LOS MANUALES A IMPLEMENTAR)
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