Elaboración Términos de Referencia 

República de Nicaragua Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Objetivo 

Brindar nociones básicas sobre la contratación de servicios de consultoría, sus modalidades y generar conocimientos que le permitan elaborar Términos de Referencia (TDR) pertinentes.

 Términos de Referencia 

 

Se aplican para servicios de carácter intelectual y de asesoramiento, provistos por consultores que cuentan con la experiencia y destrezas para evaluar, diseñar, asesorar, capacitar y transferir conocimientos. Se

caracterizan porque predominan las prestaciones de carácter intelectual.

Áreas  donde aplica: 

o Reformas institucionales

o Políticas sectoriales

o Reforzamiento institucional o Reingeniería

o Análisis de avance y ejecución de obra

o Desarrollo e implementación de políticas públicas

o Elaboración de normativa y procedimientos

 

o Estudios de impacto ambiental

o Servicios de ingeniería

o Supervisión de construcción de obras

o Servicios financieros o Servicios de adquisición

o Regulación pública

_ Estudios sociales

_ Estudios de factibilidad

_ Estudio de evaluación     

Consideraciones generales   

Varían desde tareas rutinarias, hasta servicios altamente especializados y complejos.

 

Abarcan casi cualquier campo del conocimiento y engloban múltiples actividades y disciplinas.

 

Permiten una asignación de recursos mediante el suministro de servicios especializados por un tiempo limitado, a costo controlado y sin generar funcionarios permanentes al contratante.

 

Es un mecanismo de transferencia de destrezas y de actualización de los conocimientos del contratante.

 

Asesoran con los enfoques y metodologías mas adecuadas, solucionando problemas y allanando la ejecución de proyectos.

Tipos de consultores

  

No se requiere el soporte de una oficina.  La experiencia y calificaciones del individuo son  la consideración principal.

El trabajo en equipo o el enfoque      multidisciplinario no es necesario. 

En general, se sugiere para prestar asesorías  y elaborar opiniones técnicas,  donde  el conocimiento específico del especialista es clave. 

  

Se trata de asignaciones complejas o de trabajo técnico integrado. 

La labor requiere contar con soporte de oficina y una administración transparente

  

Personas naturales o individuos      

Firmas:

    

Modalidades de la Selección de Consultorías 

Selección basada

en calidad y costo 

Selección basada

en la calidad 

Selección basada

en presupuesto fijo 

Selección basada

en el menor costo 

Selección basada en

Calificaciones

de consultores

 Elaboración de Términos

de ReferenciaPARA SU ELABORACION 

Definición

Consideraciones generales

Responsabilidad de su elaboración

    - Unidad técnica

    - Unidad de adquisiciones

Presupuestos para elaborar TDR

Preparación de los funcionarios para elaborar TDR

- Identificación de necesidad

- Mercado de consultoría

- Identificación de productos/resultados

- La “calidad” en consultoría

- Complejidad consultoría

Elementos básicos

Lo que no puede faltar en los TDR

Errores mas frecuentes al elaborar TDR

Minimizando riesgos.

        

Es un documento que forma parte del Pliego o Pedido de Propuestas para seleccionar un consultor, se explican:

los objetivos, magnitud del trabajo, actividades, tareas a realizar, las responsabilidades del consultor y del contratante, así como los resultados y productos esperados.

Los TDR describen lo que el ente contratante requiere y la forma en que lo desea. 

En un proceso de contratación de consultoría, los TDR son el documento clave, del cual depende la calidad de los servicios brindados y, en buena medida, el éxito o no de la consultoría. 

TDR adecuados y claros permiten la definición precisa de los criterios de evaluación, la clara comprensión del trabajo y su correcta ejecución. 

TDR adecuados reducen los riesgos de esfuerzo extra, retrasos y gastos adicionales. 

Qué son

los TDR? 

La unidad requirente y/o técnica:    

    - Identifica la necesidad

    - Identifica el servicio mas adecuado

    - Tiene un rol determinante en la evaluación técnica y económica, en la negociación y en el seguimiento de la ejecución de los servicios.

La unidad de adquisiciones:    

    - Apoya a la unidad requirente en la elaboración de los TDR y la selección de la modalidad.

    - Coordina el proceso de contratación. 

Presupuestos Preparación funcionarios

La elaboración adecuada y pertinente de los TDR implica un grado de dominio mínimo de los funcionarios responsables técnicos en la materia o ámbito de la consultoría.

Deben tener experiencia en el trabajo a ser contratado. 

   

Definir los recursos necesarios.

 

Estar relacionados con los antecedentes del trabajo a realizar.

 

Constituirse en la contraparte técnica.

 

Hacerle seguimiento a la consultoría.

 

Conocer de las condiciones de la ejecución de los servicios y lugar para llevar a cabo los servicios.

 

El funcionamiento y organización de la entidad contratante.

 

De acuerdo con la naturaleza del servicio, deben conocer la idiosincrasia y cultura (P. Ej. consultorías en comunidades indígenas).

 

Deben ser capaces de:

Identificación de la necesidad 

 

Identificar la necesidad a ser cubierta por los servicios es esencial para la 

elaboración de los TDR y el éxito de la consultoría. 

La identificación adecuada de la necesidad también significa tener conocimiento de la materia y del ámbito donde se desarrolla la consultoría. 

Una vez identificada la necesidad es necesario seleccionar el tipo o variedades de servicios más adecuados para satisfacer la necesidad.

 

En ocasiones es conveniente contratar un consultor para que apoye en la correcta identificación de la necesidad, de los servicios requeridos y que contribuya a elaborar los TDR. 

La identificación de la necesidad puede ser afectada por diversos factores: 

    - La formación de los responsables de identificarla puede introducir algún sesgo o subjetividad. 

    - El conocimiento del mercado. 

    - La actualización tecnológica o de conocimientos.  

Mercado de consultoría 

   

Una vez identificada la necesidad hay que acudir al mercado de consultoría para ver si el servicio que parece adecuado está disponible y en qué condiciones.  

Los consultores también son unos vendedores, de ello la importancia de tener amplio conocimiento y experiencia en el área objeto de los TDR.  

Hay asimetría de información, en general, los consultores conocen más los servicios y metodologías para realizar una consultoría que el ente contratante y algunos se aprovechan de esta circunstancia.

      

Identificación de

productos/resultados 

La identificación correcta en los TDR de los productos o resultados ahorra tiempo y dinero a las partes.

Los productos y resultados deben estar vinculados a unos plazos o cronograma. 

Si se trata de la prestación de servicios de consultoría en forma continuada, deben reflejarse los productos correspondientes a las labores rutinarias. 

Si los productos no se identifican claramente se dificulta el seguimiento y monitoreo de los mismos.

Debe indicarse si los productos, en ocasiones bajo la figura de informes, deben estar en un lenguaje informático determinado. 

Complejidad de la consultoría 

   

La mayor o menor complejidad de una consultoría va a contribuir a determinar:

      - El procedimiento de selección

      - El presupuesto estimado

      - Cronograma de la contratación del consultor y de la ejecución de la consultoría.

      - La contratación de firma o un consultor individual

      - El mecanismo de control y seguimiento    

Elementos

básicos

Deben indicar:   

objetivos, el alcance del trabajo, las actividades y tareas relevantes a desarrolla

Las responsabilidades del Contratante y del Consultor

Los resultados y productos esperados. Ser claros y adecuados para la comprensión del

trabajo y su correcta ejecución.

Contribuir a reducir el riesgo de trabajos adicionales, demoras y gastos agregados.

Evitarse ambigüedades para facilitar la preparación de las propuestas, negociación del contrato y ejecución de los servicios.

Definir los elementos a desarrollar en una propuesta técnica para que los componentes conceptuales sean cuantificables y comparables, con el fin de adjudicar el contrato.

Plazo de ejecución

Forma de pago

Los antecedentes del proyecto, para poder preparar propuestas que respondan al trabajo a realizar.

El alcance del trabajo debe ser consistente con el presupuesto disponible.

Considerar la organización de contratante, su experiencia y su fuerza institucional.

Expresar claramente los resultados y los productos esperados de los consultores.

 

Lo que no debe faltar Indicar la información que el 

Contratante tiene que suministrar al consultor (estudios anteriores, mapas, fotografía aérea, estudios ambientales y otros registros en el áreas del proyecto)

Identificar la organización del Contratante y los arreglos para supervisar el trabajo de consultoría. 

Identificar a las contrapartes institucionales y técnicas y las facilidades que puede suministrar el Contratante. 

Identificación inadecuada de la necesidad. 

Los TDR establecen algo (actividad, reporte, producto) que es cambiado posteriormente, o se solicita algo no previsto o diferente a lo solicitado.

Los TDR son insuficientes, generales, ambiguos. 

Los TDR son tan detallados que limitan otros enfoques o maneras de plantear los servicios.

No indicar cómo se va a medir la satisfacción de la necesidad, cuando sea posible.

No incluir información relevante.

No indicar como se medirán los productos o resultados

No vincularlo a actividades previas y estas deben existir.

  

Errores mas frecuentes

Contenido de TDR. 

Antecedentes  Objetivos (General y específicos)

Alcance del trabajo

Transferencia de tecnología

Productos / Informes  Servicios locales, personal y facilidades a ser proveídas por el contratante

Arreglos institucionales

Antecedentes 

Resumir las principales características del 

proyecto, describen los objetivos y propósitos e

incluyen:

Nombre del Contratante.

Sitio de la consultoría y/o proyecto.

El propósito de la consultoría y/o proyecto.

La historia del proyecto (lo realizado hasta la fecha y por quién)

Lista de estudios y datos relevantes.

El motivo para usar consultores y los problemas a ser resueltos.

Las actividades a cargo de los consultores.

La fuentes de financiamiento.

Los arreglos para supervisión.

Objetivos 

Describen los objetivos y los resultados esperados del

trabajo. Objetivos típicos pueden incluir:

Preparación de planes de desarrollo.  Estudio de factibilidad.  Diseño de proyectos.

Preparación de documentos de licitación.

Supervisión de obras.

Entrenamiento de personal.

Colección y análisis de datos. 

Alcance del trabajo 

Describe las principales actividades o tareas a ser ejecutadas por los consultores y sus resultados 

Los TDR deben indicar solo las actividades, pero no la metodología mediante la cual se van a obtener los resultados, ya que este es el objeto de la consultoría.

Definición, alcance, limites, y criterios de aceptación del servicio.

Nivel de detalle deseado (nivel de diseño, exactitud, estimado de costos, etc.)

Término de tiempo (horizonte del proyecto, vida útil de componentes)

Comparación de los servicios con proyectos similares.

            

Problemas principales a ser considerados:

Alternativas a ser consideradas.

Necesidad de encuestas, de análisis especiales y modelos.

Marco legal e institucional del proyecto .

Necesidades de equipos especiales.

Transferencia de tecnología (capacitación), objetivos y alcance. (Si se requiriera)

Requerimientos de idioma.

Unidades de medida a ser usadas

Necesidad de continuidad/ Requerimientos de administración de calidad, si fuese necesario.

Conforme la Ley 505 cuando se contrate a profesionales o técnicos

extranjeros por carecer el país del recurso humano calificado, la entidad o programa que les contrate deberá incluir en los Términos de Referencia y en el contrato, la obligación de estos de capacitar a profesionales o técnicos nicaragüenses que laboren dentro del proyecto. Debiéndose entender que la capacitación será durante la ejecución del proyecto para el cual han sido contratados.

Forma de presentar el trabajo:

Informe Inicial. 

    - Se suele entregar dentro del primer décimo de tiempo desde la fecha de inicio del contrato. 

    - Destaca cualquier inconsistencia con los TDR, problemas de personal o deficiencia en la asistencia del Contratante.

    - Busca inspirar confianza al contratante de que el trabajo puede ser ejecutado según lo convenido. 

    - El informe tiene que llamar la atención a problemas que puedan afectar el desarrollo

Informes de Progreso. Tienen por objeto: 

    - Mantener informados al contratante y entidades financieras sobre el avance del trabajo.

    - Prever problemas potenciales y posibles soluciones.

    - Presentar el progreso con gráficos, diagramas y fotografías, si es el caso. 

    - La periodicidad de estos informes depende de la naturaleza del trabajo y dicho periodo debe estar consignado en el Contrato. 

Informes Intermedios. 

    - Se incluyen en el contrato cuando el trabajo es ejecutado en etapas. 

    - Sirven para informar al contratante los resultados preliminares, soluciones alternativas y decisiones a tomar antes de pasar a la etapa siguiente. 

    - Estos informes deben ser discutidos entre las partes porque pueden influenciar los resultados esperados del proyecto. 

    - Deben revisarse y aprobarse en el menor tiempo posible, usualmente en no más de 2 semanas. 

Informe final.

    - El contratante, el consultor y la entidad financiera discuten el borrador de este informe. 

    - Aunque los consultores son los responsables del contenido de este informe, el contratante puede sugerir cambios en el curso de las discusiones, los 

cuales pueden ser introducidos en el informe con la anuencia de las partes. 

- En algunos casos, los consultores pueden incluir en el informe sus razones para no incorporar esos cambios. 

- Productos tangibles (programas; instrumentos; proyectos; estudios, entre otros).   

Deberes institucionales  Servicios locales, personal y facilidades 

a ser proveídos por el Contratante

Espacio de oficinas, vehículos, equipo de computación, equipo de topografía y telecomunicación. 

A veces, el contratante no puede proveer estos insumos por lo que deben distinguirse en los TDR listados separados para el contratante y el consultor. 

Definición contraparte técnica/personal de apoyo

Arreglos Institucionales

El organigrama del Contratante y las dependencias relacionadas al trabajo.

Otras instituciones relacionadas con el trabajo.

Las responsabilidades de las personas involucradas del contratante y de las instituciones conexas.

La jerarquía y nivel de autoridad del personal de contraparte.

El nivel de experiencia del personal del contratante a ser integrado al grupo de consultores.

Los requerimientos técnicos del personal propuesto.

Estimación de costos y presupuesto Consideraciones generales e importancia 

La preparación de la estimación de costos es un proceso interactivo (mercado, entidad responsable, 

BM/BID si hay financiamiento), que busca que el trabajo se realice de manera compatible con los objetivos deseados y con los recursos disponibles.

El costo estimado de una consultoría tiene dos componentes principales: 

    - Remuneración u honorarios de los consultores.

    - Gastos reembolsables (directos y necesarios).

La remuneración de los consultores, en general, se calcula con base a su dedicación (hora, día, semana, mes). 

La cantidad de consultores y su dedicación estimada deriva de las actividades previstas en los TDR, por ello estos deben ser lo más claros y precisos cuando sea posible.

Una discrepancia entre el costo estimado y las actividades previstas en 

los TDR puede generar ofertas inadecuadas. 

La estimación de costos o su actualización pueden llevar a la revisión del alcance de los TDR.

Una estimación adecuada de costos es una excelente herramienta a efectos de la evaluación de oferta económica y para la negociación (siempre que el precio no haya sido factor de evaluación, según BM/BID). 

A los efectos anteriores también es muy útil conocer los componentes de la remuneración (varían conforme a la ley aplicable o política de la industria o sector del que se trate). Salario básico, cargas sociales, utilidades, viáticos, vacaciones, etc.

Transporte y traslados 

  

Debe estimarse el número y tipo de vehículos, su operación (combustible y repuestos) y costos de mantenimiento.

En caso de relocalización del consultor debe estimarse el costo del transporte de los efectos personales al principio y al final de la consultoría.

Debe incluirse también el costo de hotel u alojamiento, transporte local y misceláneos (seguros, etc.). 

En caso de consultorías cortas estos gastos se pueden agrupar como viáticos.

En caso de consultores extranjeros debe estimarse el costo del pasaje aéreo en clase económica desde los países que correspondan, impuestos y traslados al aeropuerto. 

Si la consultoría es por 6 o más meses, debe calcularse un pasaje por consultor cada 2 o 3 meses. 

Los pasajes y transporte del personal local o los traslados internos deben calcularse conforme a las tarifas del país. 

Oficinas, equipamiento, comunicaciones y otros insumos

Dependiendo del tipo de servicios deben estimarse los costos de alquiler de una oficina, suministro de insumos y equipos locales (papel, toner, hardware, etc.). Estos conceptos se calculan bajo tarifas locales. 

Debe incluirse una cantidad por concepto de comunicaciones locales e internacionales, según tarifas locales. 

Internet o teleconferencias pueden ser un medio mas económico y permite sustituir traslados y pasajes locales e internacionales. 

Impuestos y tasas Si bien los impuestos y tasas locales no se incluyen a los efectos de la evaluación de la oferta económica (no representan un costo para el Estado, ni son financiados por el 

BM/BID), es importante incluirlos en el estimado para el conocimiento y consideración por los consultores, pues si es un costo para estos. 

Los criterios de evaluación que se adopten van a determinar la mejor oferta que cumple con lo previsto en los TDR para prestar el servicio con la calidad requerida.

Los criterios deben garantizar la objetividad.

Es buena práctica que aquellos que intervinieron en la preparación de los TDR, lo hagan en la definición de los criterios de evaluación y su peso relativo.

La evaluación requiere conocimiento de los TDR, de los aspectos técnicos del 

trabajo y de las calificaciones esperadas de los consultores. 

    

Principales criterios

 

- Experiencia específica

- Calidad de la metodología-plan de trabajo

- Calificaciones personal clave

Dependiendo del trabajo a realizar pueden agregarse los siguientes criterios: 

     - Transferencia de conocimientos

- Otros (Participación de personal nacional

  

CALIFICACION

 

Estas calificaciones deben ser definidas con anterioridad para el criterio o subcriterio. Ej. En el caso de “Experiencia específica de los consultores”: 

    - Pobre: Poca experiencia especifica, personal insuficiente. 

    - Satisfactorio: Tienen experiencia en los servicios, pero no los han prestado en la región. Personal adecuado.

    - Bueno: Tienen extensa experiencia en los servicios y los han prestado en la región. Personal especializado. La firma cuenta con recursos adicionales.  

Qué y cómo negociar 

Se notifica a la oferta mejor calificada a negociar el contrato. 

Si no se llega a un acuerdo, se cierra la negociación con ese oferente y se pasa a la segunda mejor oferta y así sucesivamente. 

No se puede regresar a negociar una vez cerrada la negociación con un oferente. 

Designación de un negociador que conozca de los TDR; su alcance y que forme parte el técnico de la institución que conoce del servicio a requerir.