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PROCEDIMIENTO

DESPACHO DE MERCANCIA (Importaciones)

CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA

UIS-PR-OPV-01 14 abril 2020 07 1 DE 15

1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos a seguir para la realización del despacho de mercancía, desde la notificación de embarque hasta la entrega de la mercancía realizadas por Universal International Services en el puerto de Veracruz. 2. ALCANCE: Aplica a todas las actividades relacionadas con la importación de mercancía realizada por Universal International Services en el puerto de Veracruz. 3. LINEAMIENTOS: Verificar que los despachos de importación se realicen en tiempo y forma, cumpliendo con el marco regulatorio vigente y asegurando el adecuado manejo 4. DESARROLLO:

No. RESPONSABLE ACTIVIDAD

REVALIDACION DE B/L

1 Ejecutivo de Tráfico Recibe notificación y B/L por parte del cliente, da de alta en Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos UIS-FO-OPV-11 registrando la fecha de recepción de la notificación de embarque o de documentos, se asigna número de pedimento y referencia de Agente Aduanal, actualizando al finalizar las actividades diarias hasta el despacho, para la generación automática del Reporte de Estatus Diario UIS-FO-OPV-03. Elabora la Hoja de Control de Revalidación UIS-FO-OPV-02 y entrega al Revalidador para su seguimiento.

2 Revalidador Se verifica vía web o por correo electrónico y se anota en la Hoja de Control de Revalidación UIS-FO-OPV-02 los siguientes datos:

a) Fecha próxima de llegada del embarque. b) Pagos por realizar (garantías, fletes, revalidación, desconsolidación, canje de

documentos, otros gastos) c) Si el transporte es con la Naviera. d) Endosos e) Tipo de requisitos necesarios para el trámite de revalidación

3 Revalidador Notifica al Ejecutivo de Tráfico y al Jefe de Tráfico Status de B/L, solicitando encomienda si lo requiere el embarque. ¿Requiere garantía?

a) Pago en Moneda Nacional: Elabora la Solicitud de Transferencia (de la Operación) UIS-FO-OPV-07 y envía para generación de OP y solicitud de fondos a Tesorería.

b) Pago en Dólares: Solicita Giro a la Casa de Cambio, genera Solicitud de Transferencia (de la Operación) UIS-FO-OPV-07 y envía para generación de OP y solicitud de fondos a Tesorería.

c) Convenio: Elabora E-mail indicando número de B/L, contenedor y Patente

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solicitando a la naviera aplicación.

Prepara encomienda para solicitar al cliente cuando se requiera.

4 Revalidador Se envía pagos necesarios para la revalidación vía pagina WEB o por correo electrónico a la Naviera, se monitorea aplicación, para solicitud de revalidación misma vía. NOTA: Solo en caso de la Naviera ONE se requiere presentación física de documentos y pagos para revalidación.

5 Revalidador Contando con el MBL liberado o revalidación de carga suelta procede a entregar copia a Coordinador de Despacho o Tramitador para programación de previo, agrega copia a expediente notificando a Ejecutivo de Tráfico (Ver Procedimiento Realización de Previo UIS-PR-OPV-05 y Procedimiento Integración de Expedientes UIS-PR-OPV-06)

6 Ejecutivo de Tráfico Recibiendo Reporte de Previo UIS-FO-OPV-04 envía al cliente resultado del previo anexando las fotos correspondientes. Cuando existe discrepancia o daño de mercancía se procede de la siguiente manera:

a) Excedentes: Solicita factura o carta valor. b) Faltantes: Se notifica el detalle de las diferencias.

NOTA: En caso de requerir la mercancía revisión con SAGARPA, generado el trámite vía WEB y teniendo los documentos requeridos por dicha dependencia, confirma el Coordinador de Despacho fecha y hora de la revisión de programación de previo (Ver Procedimiento Realización de Previos UIS-PR-OPV-05) En caso que el cliente solicite en sus instrucciones que UIS Coordine el Flete: ¿Equipo de arrastre exclusivo, mercancía y destino recurrente? Si: Llena el formato de Orden de Embarque UIS-FO-CL-20 por medio de la opción habilitada en el Sistema de Transporte, debe solicitarlo con 24 hrs de anticipación por correo electrónico al jefe y Coordinador de Logística. En el caso que por cualquier razón el embarque no vaya a cargarse en el día solicitado, se deberá notificar antes de las 12 del día para avisar a la Línea Transportista y evitar cargos por cancelación. Nota: Para el caso que el cliente no requiera la coordinación del flete, y simplemente requiera se le facture el costo del flete en la factura de servicios se deberá indicar el importe a considerar en el campo designado dentro de la orden de embarque. No: Solicita la cotización por medio de la opción habilitada en el Sistema de Transporte por correo electrónico al jefe y Coordinador de Logística (Ver Procedimiento Coordinación Logística UIS-PR-CL-01)

ELABORACIÓN DE PEDIMENTO

7 Auxiliar de Tráfico Genera expediente de captura y envía previa revisión del Ejecutivo de Trafico:

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a) Genera Historial de Embarque UIS-FO-OPV-01 a) Factura b) Carta aclaratoria (si se requiere) c) Lista de Empaque (dependiendo del tipo de mercancía) d) Certificado (si se requiere)

e) Concentrado (en caso de más de 10 partidas) Ver Procedimiento Despacho - Importación UIS-PR-OPNL-01 NOTA: En caso de productos nuevos o de difícil clasificación Ejecutivo de Tráfico envía información correspondiente (incluso fotos) al Clasificador quien a su vez remite la fracción arancelaria que aplique, incluyendo la información en el Historial de Embarque UIS-FO-OPV-01 para que continúen con la captura de Pro forma de pedimento.

8 Auxiliar de Tráfico En caso del embarque ser de más de 10 partidas, teniendo completa la clasificación realiza concentrado complementando él envió del Historial de Embarque UIS-FO-OPV-01 para captura de pedimento. NOTA: En caso de trámite con SAGARPA, SEMARNAT u otra dependencia monitorea en VU el certificado correspondiente para enviar a digitalización.

9 Ejecutivo de Tráfico Recibe Pro forma de pedimento debidamente glosada para Vo. Bo. del cliente y/o solicitar correcciones según aplique. ¿Cliente con financiamiento? Si: Pasa a la actividad 12 (Ver Procedimiento de Tesorería UIS-PR-TS-01) No: Pasa a la siguiente actividad. En el caso de solicitar anticipo al cliente se envía E-mail anexando Pro forma de pedimento y Solicitud de Anticipo UIS-FO-OPV-05, así mismo domicilio de entrega y Vo. Bo., de requerirse. Espera confirmación de depósito.

10 Jefe de Tráfico Si la mercancía a despachar requiere de un permiso o registro sanitario, solicita al Ejecutivo de Tráfico le entregue llenado el formato Check List de Cumplimiento de RRNA UIS-FO-OPV-08 y realiza la revisión documental de dicho permiso o registro registrando en el formato el resultado de la revisión. En caso que exista alguna discrepancia se revisará con el Clasificador o Gerente de Operación Portuaria si se puede realizar el despacho en dichas condiciones o, en su defecto, se le notificará al Cliente de que no es posible realizar el despacho con el permiso o registro sanitario enviado.

11 Ejecutivo de Tráfico/ Jefe de Tráfico

Envía instrucciones para realizar modificaciones y solicita vía E-mail agregando resultado de previo:

a) Datos de identificación b) Complemento de Identificadores (si tiene pallets de madera) c) Sello fiscal d) País de origen

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(Ver Procedimiento Despacho – Importación UIS-PR-OPNL-01) ¿Correcciones realizadas? Sí: Continua en el siguiente punto. No: Se solicita correcciones nuevamente.

12 Ejecutivo de Tráfico Envía Solicitud de Transferencia (de la Operación) UIS-FO-OPV-07 para pago de impuestos, maniobras o gastos de operación envía para generación de OP y solicitud de fondos a Tesorería. Nota: En caso de mercancía que se requiera pre liberación, se espera el pedimento pagado para ingresar vía web para generarla.

13 Auxiliar de Tráfico

Envía archivos escaneados para generación de e’documents y entrega a Jefe de Tráfico para glosa.

NOTA: Serán enviados para una última revisión antes de pagar y modular al Gerente

de Operación Aduanera los archivos de las siguientes operaciones: a) Aquellas cuyas contribuciones sean superiores a $170,000.00 pesos. b) Los pedimentos que incluyan fracciones arancelarias sujetas a Certificados

Cupo ó Permisos de Economía. c) Embarques de productos textiles con un Valor en Aduanas superior a $

450,000.00 pesos d) Embarques en la que los Jefes de Tráfico tengan una duda razonable. e) No estarán sujetos a una segunda glosa los expedientes transportados por

ferrocarril, independientemente del valor total de las contribuciones.

14 Ejecutivo de Tráfico Recibe del Jefe de Tráfico comprobante de Transferencia de maniobras entregando al Auxiliar de tráfico para integrar a los documentos de liberación.

15 Jefe de Tráfico Confirmando que las modificaciones solicitadas a la Pro forma se hayan realizado envía E-mail con instrucción de pago de pedimento agregando comprobante de transferencia, cuando se requiera.

LIBERACIÓN DE LA MERCANCÍA

16 Auxiliar de Tráfico

Recibiendo notificación de pago realizado se procede de la siguiente manera:

1. Impresión de pedimento en formato normal y simplificado 2. Genera Boleta de liberación en su caso 3. Resguarda documentos digitalizados en carpeta electrónica 4. Los archivos electrónicos (COVE y Acuse de COVE) los transfiere de ADUASIS a

portal digital de clientes. 5. Genera DODA

NOTA: Cuando se requiera tramitar cita de carga vía web el Ejecutivo de Tráfico confirmará con Logística o el transporte la hora requerida.

17 Coordinador de Despacho y/o Jefe de Tráfico

Revisa los documentos para la liberación de la mercancía y coordina para la liberación.

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Verifica lo siguiente:

a) Firma electrónica b) Sello del banco c) FEA (Firma Electrónica Avanzada) d) Código de barras e) Nombre a quien se factura (papeleta o cotización pagada) f) DODA

Una vez que realiza la maniobra, el DODA se verifica en la aplicación del SAT móvil y se le pasa al Jefe de Tráfico para que revise que los datos son correctos.

18 Coordinador de Despacho/Tramitador

Realiza liberación electrónica. NOTA: En caso de Almacenadora Golmex, CIF o cuando se requiere en Ventanilla se realiza pago de maniobras en la Operadora Portuaria, entrega al Ejecutivo de Tráfico la papeleta de liberación realizando comprobación de gastos e integración al expediente.

ENTREGA DE MERCANCÍA AL TRANSPORTE

19 Ejecutivo de Tráfico Contacta al transportista para realizar la entrega de los documentos necesarios para la carga de la mercancía en la Operadora Portuaria. En caso que el transporte sea por cuenta de UIS. Debe avisar al jefe y Coordinador de Logística para que la línea pase a recoger los documentos antes de las 2pm de lo contrario el Ejecutivo de Tráfico deberá coordinar el envío de los documentos a la línea.

20 Coordinador de Despacho/ Tramitador

Monitorea vía radio ó Internet el status del embarque, si el resultado es:

a) Desaduanamiento Libre: Pasa a la actividad 25 b) Reconocimiento Aduanero: El transportista indica quien es el Revisor Aduanal

con el que hay que pasar a realizar el despacho pasa a la siguiente actividad. c) Reconocimiento Aduanero Rayos Gamma: Pasa a la actividad 22

21 Tramitador Realiza reconocimiento y cierra contenedor con sello fiscal o asegura el embalaje si es carga suelta. ¿Hay Incidencias? No: Espera a que entreguen el Pedimento. Pasa a la actividad 24 Si: Se da aviso al Jefe de Tráfico y Coordinador de Despacho y espera las indicaciones por parte de la Autoridad para realizar las aclaraciones antes de que se levante el Acta de Incidencia. ¿Se levanta Acta de Incidencia? No: Espera a que entreguen el Pedimento. Pasa a la actividad 24

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Si: Reciben Pedimento y esperan la copia de la incidencia para realizar los trámites correspondientes. Pasa a la actividad 23 Se recibe el Pedimento por parte del Revisor Aduanal y se entrega al operador para que se enfile a la salida.

22 Tramitador En caso de revisión con rayos Gamma, verifica con el transporte o personal de Logística si EL Dictaminador indica se requiera presentarse para revisión de la mercancía: ¿Se requiere presentarse para revisar la mercancía? No: Sigue en la actividad 24 Sí: Realiza reconocimiento y cierra contenedor con sello fiscal o asegura el embalaje si es carga suelta. ¿Hay Incidencias? No: Espera a que entreguen el Pedimento. Pasa a la actividad 25 Si: Se da aviso al Jefe de Trafico y Coordinador de Despacho y espera las indicaciones por parte de la Autoridad para realizar las aclaraciones antes de que se levante el Acta de Incidencia. Sigue en la actividad 24 ¿Se levanta Acta de Incidencia? No: Pasa a la actividad 24 Si: Reciben Pedimento y esperan la copia de la incidencia para realizar los trámites correspondientes. Pasa a la siguiente actividad.

23 Jefe de Tráfico

Envía copia del Acta a los abogados para realizar la defensa, copia al Agente Aduanal, Gerente de Operación Portuaria, Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes, Director General y al Gerente de Operación Aduanera para su estudio, seguimiento y determinación del Recurso de Defensa (Ver Procedimiento de Control de Salidas no Conformes UIS-PR-CC-02).

24 Tramitador Siempre que existe Reconocimiento el Tramitador llena la Boleta de Despacho Puertos UIS-FO-OPV-14; Este documento se integra al Expediente.

25 Ejecutivo de Tráfico

Prepara la generación electrónica del Aviso de Despacho UIS-FO-OPV-09 agregando las fotos del cierre, para comprobar las condiciones en las cuales fue realizado el cruce de la mercancía.

26 Auxiliar de Tráfico Envía diariamente al Departamento de Facturación, Tesorería y Gerente de Administración y Finanzas E-mail con reporte de pedimentos pagados al final del día.

27 Ejecutivo de Tráfico

Cuando el cliente solicite resguardo o retiro de la mercancía en almacén externo, realiza orden de embarque (Ver Procedimiento Coordinación Logística UIS-PR-CL-01) espera instrucciones para seguimiento. Actualiza diariamente al final del día Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos UIS-FO-OPV-11

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ENTREGA DE CONTENEDOR

28 Coordinador Post Despacho Envía Solicitud de Transferencia (de la Operación) UIS-FO-OPV-07 para pago de maniobras al Jefe de Tráfico para autorización y solicitud de fondos a Tesorería o elabora formato de descarga cuando el pago sea posterior a la maniobra. Integra maniobras y Temporal, así como cita de descarga, cuando se requiera, para entrega al transportista y realice la descarga del contenedor en el área estipulada por la naviera. NOTA: Cuando las descargas se realizan en ICAVE FREEPOOL o CONTAINER CARE, se tiene que tramitar cita de descarga vía web confirmando con Logística o el transporte la hora o fecha requerida.

29 Coordinador Post Despacho Monitorea del transportista la entrega de lo siguiente: a) Acuse original de entrega de la mercancía, cuando el cliente lo requiera. b) EIR.

30 Coordinador Post Despacho Envía vía correo electrónico agregando EIR para solicitar cálculo de demoras, complementa información de descarga de vacío de contenedor en campo correspondiente en Pizarra del Sistema de Tráfico Puertos UIS-FO-OPV-11, para efecto de reporte y monitoreo. NOTA: Solo en caso de la Naviera ZIM se requiere presentación física de Carta de entrega de Contenedor UIS-FO-OPV-10 adjuntando el EIR para cálculo de demoras. ¿Causó demoras? No: Continua en la siguiente actividad para entrega de expediente completo a facturación. Sí: Espera la entrega del cálculo de demoras.

31 Coordinador Post despacho Recibe documento confirmando cálculo correcto de demoras de la Naviera, del cliente o consolidador de carga cuando esta consignado a ellos el BL; limpieza o daños de contenedor y en su caso espera autorización por parte del cliente para el pago.

32 Revalidador Recibe instrucción del Coordinador Post Despacho para realizar el pago de demoras, solicitando a la Casa de Cambio el importe a pagar por la compra del giro o transferencia, elabora Solicitud de Transferencia (de la Operación) UIS-FO-OPV-07 envía para generación de OP y solicitud de fondos a Tesorería. Procede a realizar el pago

a) Realizar pago con giro. - se presenta en la naviera con el giro y el juego de documentos correspondientes al pago de las demoras, sellan de recibido un juego e indican cuando envían la factura correspondiente.

b) Realiza pago con transferencia. - se envía vía correo comprobante de la transferencia anotando los datos a facturar mencionando en asunto concepto del pago, B/L, contenedor, Pedimento y cliente.

34 Coordinador Post despacho Notifica operación terminada al Auxiliar Administrativo (Ver procedimiento

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Integración de Expedientes UIS-PR-OPV-06)

35 Jefe de Tráfico Elabora el Reporte Gerencial de Operaciones Veracruz UIS-FO-OPV-12 Semanalmente lo envía al Gerente de Operación Portuaria para su supervisión y al Representante de la Dirección para su revisión en las Juntas de Indicadores

Fin del procedimiento.

5. DIAGRAMA DE FLUJO:

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6. REFERENCIAS:

Código Documento

ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos

ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad-Fundamentos y vocabulario. (definiciones)

NMX-R-026-SCFI-2016 Servicios aduanales-Calidad de los Servicios Proporcionados por el Agente Aduanal: Requisitos y Métodos de Comprobación.

OEA Nuevo Esquema de Empresas Certificadas “Socio Comercial Certificado” “Perfil del Agente Aduanal”.

7. DEFINICIONES: Despacho de mercancía: Es el conjunto de actos y formalidades relativos a la entrada de mercancías al territorio nacional y a su salida del mismo, que de acuerdo a los diferentes tráficos y regímenes aduaneros deben realizar en la aduana las autoridades aduaneras, los consignatarios, destinatarios, propietarios, poseedores o tenedores en las importaciones y los remitentes en las exportaciones, así como los Agentes o Apoderados Aduanales. B/L: Es un documento expedido por las navieras, mediante el cual se ampara el servicio de transportación de una mercancía de un país a otro y /o dentro del territorio nacional. TIGIE: Tarifa General de Impuestos de Importación y Exportación. Pro forma de pedimento: Es la impresión en papel de un pedimento aduanal sin firma y sin validez. Pedimento aduanal: Este formato es un documento oficial predeterminado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público SHCP, por tal motivo no es codificado en el sistema. Temporal: Formato para entrega de contenedores para ruta y entrega de vacíos. EIR: Equipment Interchange Receipt (Acuse de Recibo de Equipo, Contenedores). FEA: Firma Electrónica Avanzada. Glosa: Revisión entre Agente Aduanal y Universal International Services.

CONTROL DE CAMBIOS

No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO

07 14/04/2020 Se modifica el punto 17, se agrega el inciso f) DODA y se complementa “Una vez que realiza la maniobra, el DODA se verifica en la aplicación del SAT móvil y se le pasa al Jefe de Tráfico para que revise que los datos son correctos.”

06 13/03/2020 Se elimina de la parte de lineamientos Consideraciones para el manejo de mercancía, excepciones a la realización del previo. Se eliminan los puntos 6,7,8,9,10,11,12 y se recorre numeración.

05 21/03/2019 Se modifican los puntos 2,3,4,14,18,23,37 y 40 de acuerdo a las actividades en el punto 2 se coloca “Se verifica vía web o por correo

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electrónico…” para el punto 4 en el inciso a) y b) se coloca “…para generación de OP y solicitud de fondos a tesorería.” El punto 4 se cambia total la actividad se coloca “Se envía pagos necesarios para la revalidación vía página WEB…” en el pto. 14 se coloca que el Ejecutivo de Tráfico es quien envía la información correspondiente en el pto 18 se anexa que “Envía…” en el punto 23 se colocan los pasos a seguir después de la notificación de pago y para el punto 37 se coloca la “Nota: Solo en caso de Naviera ZIM se requiere presentación física de carta de entrega…”. En el punto 40 en el inciso c) se cambia FOX por ADUASIS, d) Documentos anexos de pedimento, e) COVE y Acuse de valor en portal digital de clientes

04 17/05/2017 Cambio de nombre formato UIS-FO-OPV-05 a Solicitud de Anticipo.

03 19/07/2017 Se modifica en el punto 14 el responsable, así como la actividad para agregar que el envío del expediente se realiza con la previa revisión del Ejecutivo de Trafico. Punto 24 se añaden los datos a verificar. Punto 29 se especifica que esta actividad se realiza en caso de revisión con rayos gamma, y que verifica también con personal de Logística. Se agrega al Jefe de Trafico en las actividades del punto 28 y 29. Se modifica el punto 31 por la inclusión del formato Boleta de Despacho UIS-FO-OPV-14 y el punto 8 por la inclusión del procedimiento corporativo de operaciones Control de Sellos UIS-PR-OP-01

02 27/01/2017 Migración a ISO 9001:2015 y NMX-R-026-SCFI-2016

01 Octubre 2016 Se ajustó y detallo todo el procedimiento a las actividades actuales.

00 Abril 2016 Creación del Sistema de Gestión Integral

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