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ELABORACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS ADMINISTRATIVAS PARA CAFESALUD EPS

JOSÉ ANDRÉS RUÍZ RAMÍREZ

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA

INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN POR CICLOS PROPEDÉUTICOS TRABAJO DE GRADO

BOGOTÁ 2017

ELABORACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS ADMINISTRATIVAS PARA CAFESALUD EPS

JOSÉ ANDRÉS RUÍZ RAMÍREZ

TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR EL TÍTULO DE Ingeniero(a) de Producción

DIRECTOR:

Ing. PABLO EMILIO GARZÓN CARREÑO

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA

INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN POR CICLOS PROPEDÉUTICOS TRABAJO DE GRADO

BOGOTÁ 2017

3

Nota de aceptación

____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________ ____________________________

____________________________

Ing. Pablo Emilio Garzón

Director Bogotá, 21 de Febrero de 2017

4

DEDICATORIA. Este trabajo es dedicado a mi madre, quien con esfuerzo y dedicación me ha

apoyado a lo largo de toda su vida, por inculcarme desde siempre, que cada día

podemos ser mejores personas, pero en especial por acompañarme en toda mi

formación como profesional.

Luz Estella Ramírez Rodríguez

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AGRADECIMIENTOS. Agradezco a la Universidad Distrital Francisco José de caldas, por haberme dado la oportunidad de estudiar en esta institución de tanto reconocimiento, al personal administrativo y académico del proyecto curricular, al Ingeniero Pablo Emilio Garzón y a CAFESALUD EPS por permitirme desarrollar el presente trabajo y su colaboración para culminar el proceso formativo.

6

RESUMEN El presente trabajo, muestra el desarrollo de la propuesta de elaboración del

proceso de compras administrativas para CAFESALUD EPS S.A. con el fin de

plantear un modelo de adquisición de productos administrativos, en el área de

compras, precisando oportunidad de entrega, ahorro y transparencia en las

compras ejecutadas.

La propuesta se enfoca en parametrizar y establecer cada uno de los procesos y

procedimientos para la gerencia de compras administrativas, atendiendo la

normatividad interna y externa que aplique al proceso de compras, basándose y

respetando el modelo organizacional de la empresa.

El documento finaliza con la propuesta de un manual de procedimientos de compras administrativas, generando trazabilidad, efectividad y trasparencia en los procesos y procedimientos propuesto a implementar, así como de indicadores de control., evaluación y seguimiento, basados en el Balance Score Card propuesto, permitiendo generar un constante mejoramiento continuo.

ABSTRACT

The present work shows the development of the proposal of elaboration of the

process of administrative purchases for CAFESALUD EPS S.A. In order to propose

a model of acquisition of administrative products in the area of purchases, specifying

the opportunity for delivery, savings and transparency in the purchases made.

The proposal focuses on parameterizing and establishing each of the processes and

procedures for the management of administrative purchases, taking into account the

internal and external regulations that apply to the purchasing process, based on and

respecting the organizational model of the company.

The document ends with the proposal of a manual of administrative procurement procedures, generating traceability, effectiveness and transparency in the processes and procedures proposed to be implemented, as well as control, evaluation and monitoring indicators based on the proposed Balance Score Card, Allowing to generate a constant continuous improvement.

CONTENIDO

7

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 11

JUSTIFICACIÓN .................................................................................................... 13

1. GENERALIDADES ............................................................................................ 14

1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .......................................................... 15

1.2 OBJETIVOS .............................................................................................. 15

1.2.1 General. ............................................................................................. 15

1.2.2 Específicos. ........................................................................................ 15

1.3 DELIMITACIÓN O ALCANCE ................................................................... 15

1.4 METODOLOGÍA ....................................................................................... 16

1.4.1 FASE I. Recolección de la información. ............................................. 16

1.4.2 FASE II. Diagnóstico de la empresa. .................................................. 16

1.4.3 FASE III. Desarrollo del proyecto. ...................................................... 16

1.4.4 FASE IV. Institucionalización. ................................................................. 16

1.4.5 FASE V. Implementación y Acompañamiento. ................................... 16

2. MARCO REFERENCIAL.................................................................................... 17

2.1 MARCO HISTÓRICO................................................................................ 18

2.1.1. Información General. ............................................................................. 18

2.1.2. Actividad económica y código CIIU ....................................................... 18

2.1.3. Cafesalud E.P.S. ................................................................................... 18

2.2. MARCO TEÓRICO ................................................................................... 19

2.2.1. Balanced Scorecard (BSC) ................................................................... 19

2.2.2. MRP (Material Requirements Planning) ................................................ 20

2.2.3. Inputs - datos de entrada en un MRP .................................................... 21

2.2.4. Justo A Tiempo (Just In Time) ............................................................... 21

3. PROCESOS DE COMPRAS.............................................................................. 24

3.1. PROPUESTA DE VALOR ......................................................................... 24

3.2. MODELO DE EFICIENCIA ....................................................................... 25

3.3. CÓDIGO DE ÉTICA EN LAS COMPRAS ................................................. 27

3.3.1 Principios. ............................................................................................... 27

8

3.3.2 Valores. .............................................................................................. 28

3.3.3 Ética para funcionarios de la Gerencia de compras. .......................... 28

3.3.4 Ética comercial en relación con los proveedores de CAFESALUD EPS

S.A 29

3.4 POLÍTICAS Y MÉTODOS DE COMPRA. ................................................. 30

3.4.1 Políticas. ............................................................................................. 30

3.4.2 Métodos y estrategias de compra. ..................................................... 31

4. MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ADMINISTRATIVAS ............ 34

4.1 INTRODUCCIÓN ...................................................................................... 34

4.2 OBJETIVO GENERAL .............................................................................. 35

4.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ..................................................................... 35

4.4 ALCANCE ................................................................................................. 35

4.5 PARTES QUE INTERVIENEN .................................................................. 35

4.6 CICLO PHVA DE LA GERENCIA DE COMPRAS ADMINISTRATIVAS ... 36

4.7 TÉRMINOS Y DEFINICIONES ................................................................. 40

4.8 COMPETENCIAS PARA APROBACIÓN DE COMPRAS ......................... 41

4.8.1 Comité de compras administrativas. ......................................................... 41

4.9 POLÍTICAS ............................................................................................... 42

4.9.1 Principios que rigen las compras .............................................................. 42

4.10 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. .................................................... 44

4.10.1 Proceso de Compra. ................................................................................. 44

4.10.2 Seguimiento a facturación proveedores.................................................... 48

4.10.3 Selección y evaluación de proveedores.................................................... 49

4.11 COMPETENCIAS .................................................................................. 53

4.11.1 Planeación y negociación. ........................................................................ 53

4.11.2 Clasificación de productos. ....................................................................... 53

4.11.3 Invitación a cotizar. ................................................................................... 54

4.11.4 Orden de Compra. .................................................................................... 54

4.11.5 Órdenes de compra anuladas. .................................................................. 56

4.11.6 La reimpresión de órdenes de compra. .................................................... 56

4.12 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA ....................................................... 56

9

5. INDICADORES .................................................................................................. 57

5.1 MODELO BALANCE SCORE CARD .......... ¡Error! Marcador no definido.

5.2 INDICADORES DE DESEMPEÑO ............. ¡Error! Marcador no definido.

5.2.1 Seguimiento presupuestal. ......................... ¡Error! Marcador no definido.

5.2.2 Tiempos de Gestión Vs Tiempos Establecidos.¡Error! Marcador no

definido.

5.2.3 Tiempos de Facturación por Proveedor. ..... ¡Error! Marcador no definido.

5.2.4 Ahorro en gasto y/o costo por compras realizadas.¡Error! Marcador no

definido.

6. CONCLUSIONES .............................................................................................. 59

7. RECOMENDACIONES ...................................................................................... 60

8. BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 61

10

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Personas que intervienen en el proceso de compra. ............................... 35 Tabla 2. Ciclo PHVA Gerencia de compras. .......................................................... 37 Tabla 3. Clasificación de productos y tiempos de entrega. .................................... 45

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LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Logotipo de la empresa. ................................................................... 19 Ilustración 2 Modelo Canvas. ................................................................................. 25 Ilustración 3 Modelo de eficiencia gerencia de compras. ....................................... 25 Ilustración 4. Proceso General de compras. .......................................................... 45 Ilustración 5. Organigrama de la gerencia de compras. ......................................... 56 Ilustración 6. Balance Score Card Gerencia de compras. ..................................... 58

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INTRODUCCIÓN La gestión del departamento de compras para cualquier empresa, asegura que todos los bienes, servicios e inventario necesarios para la operación del negocio estén ordenados y se encuentren a tiempo en los almacenes o en función del destinatario final; también es responsable de controlar el costo de los bienes adquiridos, los niveles de inventario y debe ser capaz de desarrollar buenas relaciones con los proveedores. CAFESALUD EPS es una entidad promotora de salud que presta su servicio con cobertura a nivel nacional. La empresa cuenta con una gerencia cuya función es realizar el proceso de compras netamente administrativas, atendiendo todas las necesidades que requiera el cliente interno. La gerencia de compras se divide en tres áreas según la naturaleza de cada solicitud: la primera es el Área Tecnológica, encargada de ejecutar las compras de naturaleza tecnológica como computadores, impresoras y escáneres; la segunda es el Área de Masivos, encargada de realizar las compras de insumos para cafetería, aseo, papelería y útiles de oficina; y la tercera Área es la Administrativa, responsable de realizar la compra de muebles y accesorios para adecuaciones de oficina. Cada área está integrada por un especialista de compras y un auxiliar de compras. El canal por el cual se realiza la recepción de solicitudes de compra, así como el medio por el que se tramitan, es el Software SEVEN-ERP, sistema para gerencia en las áreas administrativas, financieras, comerciales, y recursos humanos de la empresa. El Software es un sistema modular, con bases de datos relacionales, Intranet, Internet, este permite automatizar los diversos procesos para todos los departamentos de la empresa, pero por desconocimiento el módulo de compras, no se está utilizando al 100%, desaprovechando los atributos positivos del software, impidiendo mejorar tiempos en algunos pasos operativos dentro de la plataforma del mismo. Para los procesos que realizan los diferentes departamentos la empresa es clasificada por regiones, en las que cada una de estas tiene ubicados varios puntos administrativos, siendo estos nuestros clientes internos y por consiguiente el encargado de cada punto es quien realiza las solicitudes de compra a través de SEVEN-ERP, según las diversas necesidades que surgen día a día.

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La función principal de la gerencia, es ejecutar las solicitudes de compra del cliente interno, teniendo claro que las políticas, procesos, manuales, metodologías e indicadores, por las que se rige cualquier departamento de la empresa no están claramente definidos y sumados al manejo ineficiente del módulo de compras del Software SEVEN-ERP para la ejecución de compras administrativas. Lo anteriormente mencionado conlleva a resultados negativos para la empresa y principalmente los clientes internos, como tiempos prolongados en el proceso de compra, mala relación con los proveedores, compras y cantidades innecesarias, sobrecostos, tiempos prolongados en la entrega de los productos al cliente final esto ocasionando mal servicio para los usuarios de la EPS, cliente de la empresa.

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JUSTIFICACIÓN

Actualmente las empresas se encuentran en procesos de transformación, con el firme propósito de mejorar y expandir su mercado, es por esto que las compras deben tener un enfoque sistémico y organizado con el resto de las áreas, ya que esta es una de las que mayor gasto genera dentro de una organización. Teniendo en cuenta lo anterior, las organizaciones establecen como prioridad la adquisición de productos o servicios de manera oportuna, siempre estando la calidad y precio del producto como ítem principal, pero que al encontrarse con uno o varios problemas durante este proceso, puede impactar perjudicialmente en diversos factores de la empresa, como en los gastos, servicio al cliente, oportunas respuestas y reprocesos, generando cuellos de botella con un resultado final de pérdida de clientes.

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1. GENERALIDADES

1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Qué métodos, procesos o acciones organizacionales debe realizar la Gerencia de compras administrativas en CAFESALUD EPS S.A. para generar mayor oportunidad de entrega y ahorro para la compañía?

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 General. Plantear un modelo de adquisición de productos administrativos, para el área de compras de CAFESALUD EPS, precisando oportunidad de entrega y ahorro de las compras.

1.2.2 Específicos. • Definir procesos y documentación necesarios para ejercer

negociaciones transparentes y eficientes. • Formular indicadores de gestión que permitan medir la oportunidad en

la operación de compras. • Establecer un manual y políticas de compras administrativas. • Definir roles para las personas que intervienen durante todo el proceso

de compra. • Definir tiempos de respuesta oportuna, para las solicitudes de cada

compra generadas por la empresa.

1.3 DELIMITACIÓN O ALCANCE

El modelo de adquisición de productos administrativos para el área de compras de CAFESALUD EPS, se enfocará en establecer y diseñar procesos administrativos, operativos y logísticos para así dar mayor oportunidad de respuesta a las necesidades del cliente interno, interviniendo de esta manera, desde el inicio de la solicitud de elementos y/o servicios por parte de las diversas áreas de trabajo de la empresa, pasando por la entrega de los productos solicitados, hasta el pago de facturas de los proveedores, esto adoptando nuevas metodologías, enfocadas a mejora la calidad de procesos, optimización de recursos y tiempo.

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• Para controlar los cambios constantes es primordial recopilar información.

• Conocimiento del negocio en el área de Compras. • Diseño de formatos de compra. • Diseño Base de datos de los proveedores. • Evaluación de Proveedores. • Resultados de las evaluaciones. • Procedimiento de Compra.

1.4 METODOLOGÍA

La metodología del proyecto a desarrollar, se llevará a cabo siguiendo las fases que se describen a continuación:

1.4.1 FASE I. Recolección de la información. Durante esta etapa, se recolecta información sobre los diversos métodos de compra y métodos aplicables, su implementación y la legislación aplicable al proyecto. Para esto, se hará uso de herramientas como consulta, observación directa y consulta de casos exitosos en empresas prestadoras de salud que tengan áreas de compra eficientes.

1.4.2 FASE II. Diagnóstico de la empresa. Durante el desarrollo de ésta fase, se realizará un análisis de la situación actual de la empresa, frente al proceso de compras y su reestructuración. En la empresa, se recolectará información histórica de las compras ejecutadas, estudiando de esta manera el comportamiento de las mismas logrando identificar puntos y procesos de mejora.

1.4.3 FASE III. Desarrollo del proyecto. Durante ésta fase, se desarrollará la metodología y la documentación necesaria para la creación del plan o proceso para el área de compras.

1.4.4 FASE IV. Institucionalización.

En esta fase se definen los documentos y procedimientos necesarios, elaborando así un manual de compras administrativas para el personal involucrado en el proceso, dando a conocer más a fondo los procedimientos, políticas tanto internas como externas, indicadores, formatos y demás documentos generados, detallando el modo de uso.

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1.4.5 FASE V. Implementación y Acompañamiento. En esta etapa se ponen en práctica los procesos políticos y metodología elaborada para implementar el nuevo modelo de compras de la empresa, en este proceso se le hace un acompañamiento con el propósito de aclarar las dudas y orientar al personal para que se realice de la mejor manera.

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2. MARCO REFERENCIAL

2.1 MARCO HISTÓRICO

2.1.1. Información General. Razón Social: CAFESALUD - ENTIDAD PROMOTORA DE SALUD S.A. NIT: 800140949 - 6 Tipo de empresa: Actividades de planes de seguridad social de afiliación obligatoria. Dirección principal: Av. carrera 45 - 108 -27 Ubicación: Bogotá D.C. – Sede Principal.

2.1.2. Actividad económica y código CIIU Los sistemas de seguros sociales pueden ser organizados de dos maneras diferentes, que pueden coexistir para un mismo país; como es el caso de Colombia: un sistema público llamado Sistema de Seguridad Social, que se ofrece o cobija a la población en general y produce un servicio de no mercado y los seguros sociales (aunque las entidades pueden ser públicas o privadas), que producen un servicio de mercado. Esta clase incluye:

La financiación y la administración por parte del Gobierno de los programas de seguridad social, tales como: enfermedades y accidentes de trabajo.

Las pensiones de jubilación.

Los programas de incapacidad por maternidad, incapacidades temporales, viudez, entre otros.

2.1.3. Cafesalud E.P.S. Inicia en Bogotá en el año 1991 bajo el nombre de CAFESALUD MEDICINA PREPAGADA S.A. y posteriormente CAFESALUD EPS S.A, una de las empresas del sector cafetero en la que su principal accionista era la Federación Nacional de Cafeteros, en 2008 logran tener cerca de 8 mil usuarios. En 2003 y luego de 13 años, la estructura empresarial de Cafesalud S.A., se transformó, Cafesalud EPS y Cafesalud Medicina Prepagada empezaron a operar como empresas independientes, jurídica y operativamente.

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Por 25 millones de dólares, la Federación Nacional de Cafeteros enajenó a SaludCoop todos los activos de la EPS, que incluyen los 750.000 afiliados al régimen contributivo y 600.000 más al régimen subsidiado. En 2016 Cafesalud EPS, Se separa del grupo Saludcoop y los cerca de 4 millones de usuarios afiliados de la EPS Saludcoop, pasarán a ser parte de Cafesalud.

Ilustración 1. Logotipo de la empresa.

Fuente: Tomado de la empresa Cafesalud EPS S.A.

2.2. MARCO TEÓRICO

2.2.1. Balanced Scorecard (BSC)1

El Balanced Scorecard (BSC) es una herramienta que permite implementar la estrategia y la misión de una empresa, a partir de un conjunto de medidas de actuación., ha sido utilizada por reconocidas corporaciones internacionales las cuales han obtenido excelentes resultados. “Lo que uno mide, es lo que logrará. Así, si usted mide únicamente el desempeño financiero, solo obtendrá un buen desempeño financiero. Si por el contrario amplía su visión, e incluye medidas desde otras perspectivas, entonces tendrá la posibilidad de alcanzar objetivos que van más allá de lo financiero”. Esta es la idea fundamental del artículo que en 1992 Robert Kaplan y David Norton escribieran en Harvard Business Review, titulado "The Balanced Scorecard - Measures that Drive Performance" (El Balanced Scorecard - Mediciones que llevan a Resultados). Desde su divulgación, ha sido incorporada a los procesos de gerencia estratégica de un 60% de las grandes corporaciones en los Estados Unidos, extendiéndose su uso a varias corporaciones europeas y asiáticas. Proporciona una estructura para transformar la estrategia en acción. Posibilita a través del diagrama causa-efecto establecer las hipótesis estratégicas (a través de la secuencia sí /entonces). Permitiendo anticipar a futuro, cómo el negocio creará valor para los clientes.

1Disponible en: http://www.degerencia.com/tema/balanced_scorecard

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Específicamente, los autores sugieren cuatro perspectivas:

• Perspectiva financiera: aunque las medidas financieras no deben ser las únicas, tampoco deben despreciarse. La información precisa y actualizada sobre el desempeño financiero siempre será una prioridad. A las medidas tradicionales financieras (como ganancias, crecimiento en las ventas), quizás se deba agregar otras relacionadas como riesgo y costo-beneficio.

• Perspectiva del cliente: cómo ve el cliente a la organización, y qué debe hacer esta para mantenerlo como cliente. Si el cliente no está satisfecho, aun cuando las finanzas estén marchando bien, es un fuerte indicativo de problemas en el futuro.

• Perspectiva interna o de procesos de negocio: cuales son los procesos

internos que la organización debe mejorar para lograr sus objetivos. "Para satisfacer a los accionistas y clientes, en qué procesos de negocio debemos sobresalir".

• Perspectiva de innovación y mejora: cómo puede la organización seguir

mejorando para crear valor en el futuro. Incluye aspectos como entrenamiento de los empleados y cultura organizacional.

2.2.2. MRP (Material Requirements Planning)2 La Planeación de Requerimientos de Materiales - MRP (Material Requirements Planning), es un procedimiento sistemático de planificación de componentes de fabricación, el cual traduce un Plan Maestro de Producción en necesidades reales de materiales, en fechas y cantidades. El MRP funciona como un sistema de información con el fin de gestionar los inventarios de demanda dependiente y programar de manera eficiente los pedidos de reabastecimiento. El MRP gestiona los inventarios de demanda dependiente, razón por la cual debemos definir los diferentes tipos de demanda según su criterio de dependencia:

• Demanda Independiente: Es la demanda en la que solamente influyen las condiciones del mercado, es sumamente difícil estimarla con exactitud, razón por la cual esta debe ser pronosticada.

2Disponible en: : https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-industrial/producción/planeación-de-requerimientos-de-materiales-mrp/

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• Demanda Dependiente: Es la demanda cuya cantidad es función derivada de una demanda independiente, por ejemplo: la demanda de llantas en ocasiones es una demanda dependiente, de la demanda independiente de bicicletas.

• Demanda Mixta: Es el caso de los elementos que pueden estar sujetos tanto

a demandas dependientes como independientes, por ejemplo: el caso en que las llantas de una bicicleta sean comercializadas también de forma individual. En tal caso tendrá una demanda independiente sujeta al mercado, y una demanda dependiente del número de bicicletas que se vendan.

2.2.3. Inputs - datos de entrada en un MRP

• MPS: Plan Maestro de Producción que nos indica las demandas

independientes.

• Maestro de artículos: Listado de todos los artículos de demanda independiente.

• Lista de materiales: Listado de todos los materiales que se precisan para la

obtención de los artículos de demanda independiente.

• Explosión de materiales - BOM: Registro donde figuran todos los componentes de un artículo, su relación padre - hijo y las cantidades de uso estandarizadas establecidas por diseño e ingeniería.

2.2.4. Justo A Tiempo (Just In Time)3 El método J.I.T. explica gran parte de los actuales éxitos de las empresas japonesas, sus grandes precursoras. Sus bases son la reducción de los “desperdicios“, es decir, de todo aquello que no se necesita en el preciso momento, colchones de capacidad, grandes lotes almacenados en los inventarios, etc. De esta manera, lo primero que nos llama la atención es la cuantiosa reducción de los costes de inventario, desembocando en una mejor producción y una mejor calidad. Sin embargo, no se puede estudiar el sistema J.I.T. como un paquete de software, como el MRP (Material Requirements Planning: Programa de Requerimientos de

3Disponible en: http://www.gestiopolis.com/justo-a-tiempo-just-in-time-una-

introduccion/

http://www.gestiopolis.com/just-in-time-camino-hacia-la-excelencia/

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Material), sino que debe verse como una filosofía, ya que no únicamente afecta al proceso productivo, sino que también lo hace directamente sobre el personal, la forma de trabajo y los proveedores. Esta filosofía se basa principalmente en dos expresiones que resumen sus objetivos, “el hábito de ir mejorando“ y la “eliminación de prácticas desperdiciadoras“. La actividad que ofrece más oportunidades para eliminar desperdicios y despilfarros es el diseño del producto o servicio. Los productos o servicios tienen mucho despilfarro cuando son diseñados por el departamento de Investigación y desarrollo, para que cumplan lo que el departamento de ingeniería cree que son requisitos del cliente, y luego se entregan al departamento de manufactura para que los fabrique. En el proceso de diseño a lo cual las empresas tradicionales suelen concederles un 5% del presupuesto, se terminan comprometiendo hasta un 70% de los costos de producción. Por lo tanto aumentar al doble los recursos a la labor de diseño puede generar importantísimos ahorros en los costos, tanto en lo que respecta a materiales, como a procesamiento. Simplificar el producto o servicio permite a su vez hacer más simples los procesos para su elaboración. Mayor simplicidad implica también reducir el número de partes, con lo cual se reduce el coste de inventarios, de adquisición y de gestión.

2.2.5. Manual de procedimientos.4

En los manuales de procedimientos, son consignados metódicamente tanto las

acciones como las operaciones que deben seguirse, para llevar a cabo las funciones

generales de la empresa, con los manuales puede hacerse un seguimiento

adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden

lógico y en un tiempo definido.

Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un

conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo

dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la

determinación de los tiempos de realización, el uso de recursos materiales,

tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para

lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

4 Disponible en: http://www.ingenieria.unam.mx/~guiaindustrial/diseno/info/6/1.htm

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2.2.6. Matriz de Kraljic.5

La Matriz de Kraljic es una herramienta para fortalecer la relación con proveedores,

identificar oportunidades de mejora, dar estructura al sistema de compra y generar

estrategias diferenciales que agilicen los tiempos de respuesta y faciliten una rápida

adaptación al mercado.

La matriz de Kraljic se utiliza para analizar la cartera de compras de una empresa y

se basa en dos dimensiones para clasificar los materiales o componentes

comprados:

Impacto en la Compra / Impacto en el Resultado: Es la importancia

estratégica de las compras, en términos de valor añadido por línea de

producto, el porcentaje de materia prima en los costes totales y su impacto

en la rentabilidad. Ej.: Volumen de gasto, volatilidad de precios, impacto en

la rentabilidad y volumen unitario de compra.

Riesgo en el Suministro / Riesgo de Incumplimiento: Es la complejidad

de la oferta del mercado medida por la escasez de la oferta, el ritmo de la

tecnología, la sustitución de materiales, los obstáculos de entrada y las

condiciones de mercado. Ej.: Concentración de proveedores, amenaza de

sustitución, potenciales nuevos proveedores, influencia del comprador,

porcentaje del mercado, criticidad del tiempo de entrega, calidad y riesgo

técnico, impacto en los costes por un fallo en el suministro.

Productos Apalancados: Los productos apalancados son productos que

representan un alto porcentaje de resultados de la empresa compradora, y a la vez

se cuenta con muchos proveedores disponibles. Es fácil cambiar de proveedor. La

calidad de productos está estandarizada por lo que el riesgo inherente al suministro

es bajo. El comprador domina el mercado al tener muchas alternativas de suministro

y un alto valor de compra, nivel moderado de interdependencia.

Productos Estratégicos: Los productos estratégicos son productos que son

cruciales para la empresa, siendo los más importantes en el proceso de compra y a

la vez los de mayor complejidad y riesgo en el proceso de suministro. Se

caracterizan por un alto riesgo de suministro debido al escaso número de

proveedores o por una entrega compleja. Situación de poder comprador-vendedor:

alto nivel de interdependencia.

5 Disponible en : http://www.adconsultores.es/un-modelo-clave-para-cualquier-estrategia-de-compra-la-matriz-de-kraljic/

24

Productos No Críticos o Rutinarios: Los productos no críticos son productos

fáciles de comprar y que también tienen un impacto relativamente bajo en los

resultados financieros. Se da un poder equilibrado, bajo nivel de interdependencia.

Productos Cuello de Botella o Críticos: Los productos cuello de botella son productos que sólo pueden ser adquiridos a un proveedor o a escaso número de proveedores y tienen un impacto relativamente bajo en los resultados financieros. El proveedor domina el mercado por tratarse de productos normalmente especializados, nivel moderado de interdependencia.

3. PROCESOS DE COMPRAS

3.1. PROPUESTA DE VALOR

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Se utiliza un modelo CANVAS para explicar las propuestas del proyecto que generan un valor agregado en la gerencia de compras de CAFESALUD EPS.

Ilustración 2. Modelo Canvas.

Fuente: Autor

3.2. MODELO DE EFICIENCIA Ilustración 3. Modelo de eficiencia gerencia de compras.

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Fuente: Autor

Usuario digitador: Persona designada para ingresar las solicitudes y requerimientos de artículos administrativos por medio de la creación de casos Work Flow en el Software SEVEN. Usuario aplicador: Encargado de validar el caso work flow creado, validando la pertinencia de los artículos y cantidades solicitados. Usuario aprobador: Gerente o líder de área, encargado de aprobar el envío a la gerencia de compras administrativa, de la solicitud de artículos administrativos y las respectivas cantidades, validando su afectación en el presupuesto que le corresponde. Auxiliar de compras: Consolida la solicitud de casos work flow, validando el cumplimiento de los requisitos contemplados en el manual de compras. Analista de compras: Realiza el estudio de mercado validando la mejor opción en relación costo – calidad, atendiendo a satisfacción las necesidades de lo solicitado por el cliente interno y posteriormente, elaborando la orden de compra.

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Coordinador de compras: Valida lo solicitado en la orden de compra, según lo establecido en el manual de compras administrativas. Gerente de compras: Valida y aprueba el envío de la orden de compra al proveedor para su ejecución de compra.

3.3. CÓDIGO DE ÉTICA EN LAS COMPRAS Al implantar un código de ética, se establecen relaciones entre CAFESALUD EPS y sus funcionarios, así mismo la relación de funcionarios y los proveedores involucrados en los procesos administrativos:

• Mantener un ambiente de trabajo basado en buenas conductas administrativas, orientadas hacia el respeto de nuestra organización y nuestros compañeros.

• Vigilar y denunciar todos los comportamientos que no sean acordes a las políticas establecidas en CAFESALUD EPS.

• Buscar una relación con los proveedores de forma lícita y ética.

• Seleccionar únicamente proveedores cuyas prácticas empresariales no

incumplan la ley, respeten la dignidad humana y no pongan en peligro la reputación de nuestra organización.

• Establecer relaciones comerciales con empresas que ofrezcan una

administración responsable hacia el cuidado con el medio ambiente, dentro de nuestra cadena de valores.

3.3.1Principios.

Objetividad: En la toma de decisiones y asuntos relacionados con el funcionamiento de la Gerencia de Compras, se actuará con respeto por la dignidad del cliente interno y externo de la organización.

Eficacia: Garantizar la ejecución óptima del requerimiento, buscando satisfacer las necesidades y expectativas presentadas.

Oportunidad y Cumplimiento: Entrega oportuna de los requerimientos con estándares de alta calidad.

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Eficiencia: Garantizar el cumplimiento de los requerimientos solicitados por el cliente.

Calidad: Crear una cultura de calidad, trabajo en equipo y comunicación efectiva en la búsqueda de un mejoramiento continuo.

Política de Calidad: Garantizar que nuestros servicios se encuentran bajo el concepto integral de calidad, nos comprometemos a dar servicios accesibles, equitativos, seguros, de costos razonables, que buscan satisfacer las necesidades y expectativas del usuario final.

3.3.2 Valores.

Respeto a las leyes colombianas.

Respeto por las personas e instituciones.

Transparencia, equidad y honestidad en todas las actuaciones.

Calidad y eficiencia en cada función, proceso, proyecto o negocio.

Comportamiento ético y cumplimento de las medidas contra el soborno y la corrupción.

Valorar la participación de colaboradores y proveedores para el mejoramiento constante de las operaciones.

Cuidado y Preservación del medio ambiente.

3.3.3 Ética para funcionarios de la Gerencia de compras.

Respetar, acatar y promover la aplicación de las leyes nacionales y las normas internas en todas sus actividades.

Los procesos, normas, políticas y demás reglamentaciones creadas por la Gerencia de Compras deben ser conocidas y aplicadas en el marco de acción y de vinculación por parte de los funcionarios y proveedores.

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Los funcionarios de la Gerencia de Compras deberán promover el buen ejemplo con sus decisiones y acciones, garantizando la concordancia entre los valores, principios, estrategias y actuaciones.

Los funcionarios de la Gerencia de Compras no podrán participar en proyectos o actividades que generen conflicto de intereses, tampoco se permitirá el proselitismo político o religioso ni se permitirá el aprovechamiento por parte de terceros para tales fines en las actividades y proyectos que adelante la Gerencia de Compras.

Queda totalmente prohibido para los funcionarios de la Gerencia de Compras Administrativas recibir cualquier tipo de gratificaciones por parte de los proveedores, que pretendan influir al momento de la selección.

Ante cualquier amenaza o riesgo inminente que ponga en peligro la integridad física, psicológica o moral de los colaboradores, se aplicarán de inmediato las acciones preventivas contempladas en nuestro ordenamiento jurídico nacional, así mismo quedan facultados para suspender o dar por terminadas las actividades o proyectos en donde no se logren aplicar medidas que eliminen dichos riesgos.

La conservación del medio ambiente es fundamental para nuestra organización, por lo cual no se llevarán a cabo actividades o proyectos con proveedores que puedan afectarlo, así mismo se sugieren las ideas, mejoras y acciones para el aprovechamiento eficiente de los recursos naturales.

3.3.4 Ética comercial en relación con los proveedores de CAFESALUD EPS S.A

Todos los proveedores que mantengan relaciones comerciales con CAFESALUD EPS deben adoptar los principios de actuación contenidos en este “Código de ética y conducta para proveedores”.

Los proveedores se comprometerán a cumplir con las normas más estrictas de conducta ética cuando tratan con trabajadores, proveedores, autoridades gubernamentales y de reglamentación, con cualquier persona natural o jurídica.

Las formas de actividad ilícita o inapropiada, que incluyen, entre otras, corrupción, declaraciones falsas, extorsión, malversación o soborno, están estrictamente prohibidas y generaran la anulación de los acuerdos celebrados con la empresa y el inicio de acciones legales.

30

La documentación e información entregada a CAFESALUD EPS, deberá ser precisa, veraz y completa, esta deberá cumplir con las normas y los requisitos vigentes.

Los proveedores deben cumplir con las leyes anticorrupción vigentes.

Cada proveedor deberá negociar, de manera justa con la empresa, en la búsqueda de beneficios bilaterales.

Ningún proveedor deberá aprovecharse de manera injusta a través de la manipulación, el encubrimiento, el abuso de información confidencial, la falsa tergiversación de hechos materiales o mediante cualquier otra práctica de trato injusto.

El proveedor cumplirá las normas comerciales establecidas concernientes a la publicidad, las ventas y la competencia; los empleados, subcontratistas, agentes o afiliados de los proveedores deben actuar de manera imparcial razonable y deben evitar conflictos de interés, reales o aparentes en los negocios que realicen con la empresa o en nombre de ella.

Los proveedores no deben otorgar presentes, agasajos, viajes, reembolsos de viáticos, ni cualquier otra forma de gratificación en calidad de recompensa, incentivo o influencia inadecuada para obtener un tratamiento preferencial, así mismo, las autorizaciones podrán otorgarse en la medida que no se relacionen con procesos de contratación reales o anticipados.

No se permitirán proveedores que tengan algún tipo de vínculo familiar o de afinidad con alguna de las personas que interviene en el proceso de compras.

3.4 POLÍTICAS Y MÉTODOS DE COMPRA.

3.4.1 Políticas. De conformidad con la naturaleza jurídica de CAFESALUD EPS, el régimen legal aplicable a los contratos u órdenes de compra celebrados por la empresa, son las normas del derecho privado. También le serán aplicables las siguientes normas:

Ley 15 de 1887: Por medio de la presente ley se crea el código civil, el cual comprende las disposiciones legales sustantivas que determinan especialmente los derechos de los particulares, por razón del estado de las personas, de sus bienes, obligaciones, contratos y acciones civiles.

31

Ley 383 de 1997: Por la cual se expiden normas tendientes a fortalecer la lucha contra la evasión y el contrabando, y se dictan otras disposiciones.

Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

Ley 1480 de 2011: Por medio de la cual se expide el estatuto del consumidor y se dictan otras disposiciones.

Decreto 624 de 1989: Por el cual se expide el estatuto tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.

Decreto 2522 de 2000: Por el cual se ejerce la facultad consagrada en el artículo 3° de la Ley 155 de 1959. - Corresponde al gobierno intervenir en la fijación de normas sobre calidad de los productos.

Ley 1438 de 2011: Para el desarrollo de sus funciones, las entidades promotoras de salud podrán destinar para gastos de administración hasta un 10% del valor de la unidad de pago por capitación (UPC).

Código de ética Gerencia de Compras: Por el cual se establecen los principios para iniciar o mantener relaciones comerciales con los proveedores.

3.4.2 Métodos y estrategias de compra. Con las diferentes herramientas, información estadística e histórica referente a la gerencia de compras, se pretende buscar las mejores opciones para la adquisición de bienes o servicios, dando respuesta a las necesidades de la empresa.

3.4.2.1 Compra Directa. Adquirir los equipos y convertirlos en activos fijos de la empresa, teniendo en cuenta su depreciación; es el método más común y rápido para adquirir artículos necesarios para la empresa. Se realiza análisis comparativo de mercado para elegir la mejor opción de compra.

Ventaja: Las compras Entran hacer parte del activo de la empresa y por lo general la entrega es más rápida.

Desventaja: Requiere inversión inicial alta.

32

3.4.2.2 Leasing Financiero. El leasing es una fórmula de arrendamiento financiero con una opción de compra final por parte de la empresa.

Ventajas:

Se puede financiar el 100% de la inversión.

Estas operaciones no forman parte del riesgo comercial financiero a efectos bancarios porque no se ha comprado el bien.

Se pueden obtener importantes ventajas fiscales, ya que el valor de las cuotas de amortización puede tomarse como gasto tributario, excepto el valor residual del bien.

Gran flexibilidad y rapidez para obtener una renovación tecnológica de los equipos.

Desventajas:

Mayor costo financiero de la deuda con relación a un crédito bancario normal.

Solo se accede a la propiedad del bien una vez terminado el contrato de leasing, por lo general, en este momento nuestro bien ya está obsoleto.

No suelen incluir servicios adicionales.

esto supone que los seguros, reparaciones y conservación los tendrá que pagar la empresa.

Cancelar el contrato supondrá pagar una penalización.

El leasing, aparecerá en el balance como activo inmovilizado y se considerará deuda en el pasivo de la empresa.

3.4.2.3 Renting. Es una fórmula flexible destinada al alquiler a mediano y largo plazo de equipos y servicios, que cuenta con la posibilidad de adecuar la cantidad y características de los mismos a las necesidades de la empresa.

Ventajas:

Beneficio de mantenimiento, garantías y servicios que, en caso de su compra o contrato de leasing, se debe contratar aparte.

33

No afecta al endeudamiento de la empresa, puesto que se considera un gasto, no financiación.

No afecta los indicadores de rentabilidad.

El canon mensual es 100% descontable como un gasto, lo que genera beneficios tributarios.

Desventajas:

No existe opción a compra (salvo que se pacte de antemano).

La cuota suele ser superior a la del leasing, puesto que la del renting incluye servicios añadidos.

3.4.2.4 Licitación. La licitación es el método de compra para la adquisición de bienes o servicios, los cuales son convocados mediante una publicación para que se presenten propuestas libremente. Las propuestas se presentan en sobre cerrado, el cual es abierto públicamente para asegurar transparencia, estas deben contener especificaciones de calidad, precio, financiamiento y oportunidad.

3.4.2.5 Subasta Inversa. La subasta inversa consiste en ofertar productos o servicios a través de medios electrónicos, se realiza mediante pujas dinámicas electrónicas y en general toda la negociación se hace virtualmente, permitiendo la disminución de precio techo en un tiempo determinado, con el fin de generar transparencia, eficiencia y competitividad entre los proveedores que participen. Este método de negociación ayuda a disminuir costos en la organización, debido a que los proveedores no pueden visualizar la oferta del competidor, únicamente pueden observar la posición en la que se encuentran.

3.4.2.6 Ronda de Negociación. Mesas de trabajo donde interactúa comprador – proveedor para adjudicar la compra a la mejor opción, validando precio, calidad, cumplimiento y valores agregados.

34

4. MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ADMINISTRATIVAS

4.1 INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene por objeto guiar el desarrollo de las actividades que se realizan en la Gerencia de compras administrativas de CAFESALUD EPS, así como fijar políticas, normas, procedimientos, y directrices para la gestión de compras, con el fin de obtener costos bajos, con la mejor calidad y en el momento oportuno.

35

4.2 OBJETIVO GENERAL Definir los procedimientos que realiza la gerencia de Compras para la adquisición de bienes administrativos, requeridos por las diferentes gerencias o áreas de CAFESALUD EPS, mediante un esquema que asegure, eficiencia y oportunidad, estableciendo relaciones que generen valor agregado a la empresa.

4.3 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Establecer actividades de seguimiento y control en los procesos realizados por la gerencia de compras administrativas.

Minimizar procesos operativos y generar respuesta oportuna ante las solicitudes de cada requerimiento de compra administrativa de la empresa.

Evaluar proveedores que cumplan los requisitos exigidos por la organización.

Promover la competencia en la compra y adquisición de bienes y/o servicios.

Mantener la efectividad y transparencia en las relaciones comerciales, documentando y soportando todo el proceso de compra, con el fin de garantizar un adecuado proceso basado en los buenos principios.

4.4 ALCANCE Inicia con la solicitud de elementos, insumos y/o equipos por parte de los clientes internos, continuando con la validación de dichas solicitudes evaluando su oportunidad; finaliza con la compra de los elementos.

4.5 PARTES QUE INTERVIENEN Tabla 1. Personas que intervienen en el proceso de compra.

ROL CARGO RESPONSABILIDAD

36

Digitar solicitud Auxiliar Administrativo y/o responsable digitación de requerimiento

Ejecución

Aplicar Solicitud Director Administrativo Verificación / Control

Aprobación Solicitud

Gerente regional Aprobación de Pedido y Aprobación de Compra

Recepción solicitud de compra

Auxiliar de compras Ejecución

Ejecución de compra

Analista de Compras Ejecución / Medición / Control

Validación de compra

Coordinador de compras Verificación / Control

Aprobación de la compra

Gerente de compras Aprobación Orden de Compra

Fuente: Autor.

4.6 CICLO PHVA DE LA GERENCIA DE COMPRAS ADMINISTRATIVAS

La gerencia de compras administrativas realiza la consecución y compra de los elementos, equipos, suministros y material administrativo, realizando la investigación del mercado, selección, evaluación, negociación, compra y seguimiento de la entrega del mismo, bajo la política de garantía y calidad, estipulando tiempos de entrega, cantidad y demás características requeridas por el cliente interno y/o externo. Ilustración 4. Ciclo PHVA.

37

Fuente: Autor

En la siguiente tabla se indica el detalle en el cual se enfoca el ciclo PHVA de la gerencia de compras administrativas. Tabla 2. Ciclo PHVA Gerencia de compras.

Proveedor Entrada Actividades Salida Cliente

Entes de Regulación y

Control

Normatividad Vigente

P

Determinar las políticas y

lineamientos del proceso para cumplir los

objetivos del mismo conforme

a la normatividad legal vigente.

Plan Operativo del Proceso Requerimientos de recursos e infraestructura para desarrollar el Plan Operativo Manual de compras

PR- Gestión de Compras

Administrativas

MP- Gestión de Contratación

MP- Gestión

Administrativa

MP- Gestión del Talento Humano

MP- Direccionamiento

Estratégico

Plan Estratégico de la

Organización

MP- Gestión Administrativa

Plan Operativo del Macro proceso


Administrativas

Plan Operativo del Proceso

P

Definir indicadores y

metas de cumplimiento del

Cuadro de Mando del proceso


Administrativas

38


Histórico de indicadores de

gestión

proceso Gestión de Compras

Administrativas MP- Gestión Administrativa


Administrativas

Históricos de compras y consumos promedio

P

Anticipar los volúmenes de compras de elementos, insumos y/o equipos de

mayor rotación o impacto sobre el

gasto.

Listado priorizado de productos,

insumos y/o equipos de

mayor rotación o impacto con

sus respectivos volúmenes

estimados de compras


Administrativas


Administrativas

Informe de facturas en mora de acuerdo a las

condiciones negociadas

Gestionar (depurar y

actualizar) la lista de

proveedores inscritos de

acuerdo con los resultados de la

evaluación e

Realizar seguimiento y

control a la facturación

Lista de proveedores

activos


Administrativas

Informe de evaluación de proveedores

inscritos

H

Listado priorizado de productos, insumos y/o

equipos de mayor rotación o impacto

con sus respectivos volúmenes

estimados de compras.

Estudio de mercado

Informe de selección y

evaluación de potenciales proveedores


inscritos


39


Procesos y Macro procesos

Requerimiento registrado en el ERP (caso Work

Flow) H

Recepción y validación de los requerimientos

de compras

Registro exitoso de caso

Work Flow


Administrativas

Caso devuelto con las

respectivas causales

Procesos y Macro procesos


Administrativas


Caso aprobado Procesos y Macro

procesos


Administrativas


Activos

H

Solicitar cotizaciones,

precisar especificaciones técnicas, realizar comparativos y

adjudicar

Orden de compra

Proveedor seleccionado

Empresas del grupo (ordenador

del gasto)

Caso aprobado con visto bueno

del Ordenador del gasto

Proveedor seleccionado Factura del

proveedor con sus respectivos

soportes incluyendo su

acta de recepción a satisfacción

H

Validar soportes, verificar

cumplimiento de tiempos y

requisitos, emitir visto bueno y entregar a la

coordinación de control y gestión

del gasto

Factura revisada con visto bueno

MP – GESTIÓN ADMINISTRATIVA

PR- Administración de Activos Fijos

Factura devuelta con

sus respectivas causales



Administrativas

Manual de compras

H

Realizar seguimiento a la

acusación y pago de las

facturas entregadas a la coordinación de control y gestión del y gestionar

los requerimientos

de los proveedores con

respecto a la cartera.

Respuesta al requerimiento



Requerimientos del proveedor

Informe de facturas en

mora de acuerdo a las condiciones negociadas


Administrativas

Estudio de mercado

H Evaluar el

cumplimiento de Informe de

evaluación de

40



Administrativas


inscritos

requisitos por parte de los proveedores inscritos o

potenciales

proveedores inscritos


Administrativas


Informe de selección y

evaluación de potenciales proveedores

Procesos y Macroprocesos

Retroalimentación de los usuarios y/o sedes que

requirieron compras sobre la

calidad del producto,

cumplimiento y servicio postventa

del proveedor especifico


Administrativas


V

Medir los indicadores del

proceso identificando

brechas frente a las metas

definidas en la etapa de

planeación

Informes de gestión del

proceso


Cuadro de Mando del proceso


Administrativas

Informes de gestión del

proceso

A

Definir Planes de Acción para

cerrar las brechas

identificadas en la medición de los indicadores del proceso al igual que las

auditorías internas y externas

Planes de Mejoramiento


MP- Evaluación y control Informes de

Auditorías internas y externas

Entes de Regulación y

Control

Fuente: Autor.

4.7 TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Para los efectos de este manual, los siguientes términos serán entendidos de conformidad con la definición establecida para cada uno de ellos:

Cotización: Es el documento mediante el cual el proveedor presenta de manera formal el ofrecimientos de bienes, insumos, equipos, con indicación de las condiciones, bajo las cuales se propone ejecutar la orden de compra.

41

Oferta: Es el documento mediante el cual el proveedor presenta una propuesta para entregar bienes, insumos, y equipos con un precio determinado y con una validez y término limitado.

Ficha técnica: Es el documento en el cual se especifican características de forma clara y detallada del bien o servicio a adquirir.

Orden de Compra: Es el documento mediante el cual se afecta la oferta mercantil de venta o suministro de bienes o servicios.

Ordenador del Gasto: Es la persona que posee la competencia para aprobar o negar las compras administrativas.

SEVEN: Software de planificación de recursos empresariales ERP, mediante el cual se desarrollan e integran los procesos de la empresa.

WorkFlow: Flujos de procesos, para realizar las solicitudes de compras administrativas y demás áreas de la empresa, a través de SEVEN.

4.8 COMPETENCIAS PARA APROBACIÓN DE COMPRAS La aprobación de pedidos es realizada por el Gerente Regional a través del sistema SEVEN en workFlow, quien valida las cantidades solicitadas y emite visto bueno, sin conocer los precios estimados del mercado. Adicionalmente la gerencia de compras administrativas valida y aprueba la negociación y adjudicación de la orden de compra o contrato, bajo los siguientes niveles de autorización:

1 a 15 SMLMV: Gerentes

16 a 850 SMLMV: Vicepresidentes

De 850 SMLMV en adelante el comité de compras

4.8.1 Comité de compras administrativas.

Es un equipo interdisciplinario conformado por colaboradores de CAFESALUD EPS S.A que tiene la responsabilidad de orientar los procesos de compras que lleven a la selección de la propuesta más favorable para los intereses de la entidad.

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Miembros del comité de compras: Con voz y voto

Secretario General o su Delegado

Vicepresidente Administrativo o su Delegado

Con Voz

Gerente de Compras Administrativas

Gerente de Contratación

Invitados Al comité de compras se podrá invitar por solicitud de la Gerencia de Compras a los colaboradores que se requieran, según la naturaleza del tema a tratar. Responsabilidades del comité de compras:

Aprobar la suscripción de contratos o compras con cuantías iguales o superiores a 850 SMLMV.

4.9 POLÍTICAS

4.9.1 Principios que rigen las compras

Buena fe: Las partes deberán proceder de buena fe en todas sus actuaciones, y los contratos obligarán no sólo a lo pactado expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a su naturaleza, según la ley, la costumbre o la equidad.

Eficiencia: El proceso de compra debe estar enfocado en la maximización de los recursos, de tal manera que los objetivos planteados se logren con la menor inversión de recursos financieros y humanos posible.

Eficacia: La compra debe propender por la satisfacción de la necesidad generada y fuente del proceso de compra.

Celeridad: Cada una de las etapas del proceso debe realizarse con prontitud y rapidez con el impulso de los colaboradores intervinientes en el proceso de compra, suprimiendo trámites innecesarios, agilizando y acortando términos para la oportunidad y satisfacción del cliente interno.

Transparencia: La contratación y compra debe realizarse con objetividad, reglas claras y conocidas y con oportunidad para que los interesados conozcan los documentos, conceptos y decisiones.

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Calidad en los servicios contratados: Asegurar la calidad y oportunidad de aquellos productos o servicios que son prestados por medio de proveedores, definiendo para tal fin un esquema de selección y aseguramiento de calidad permanente que garantice el cumplimiento de las expectativas de nuestros clientes.

Oportunidad: Tanto los funcionarios de la gerencia de compras administrativas, así como los proveedores o terceros deben desarrollar las actividades de los procesos de contratación y compras dentro de los plazos acordados.

Responsabilidad: Los funcionarios y demás personas que intervengan en la planificación, tramitación, celebración, ejecución y liquidación de los contratos, tienen la obligación de proteger los derechos de la gerencia de compras administrativas, del Contratista o Proveedor, de la sociedad y del medio ambiente que puedan verse afectados por el desarrollo del contrato.

Igualdad: Los proveedores gozarán de las mismas oportunidades y condiciones establecidas por CAFESALUD EPS S.A para la adquisición de productos.

Pertinencia y selección objetiva: Garantizar una red de proveedores acorde con las necesidades de la organización y de los clientes, y asegurar que la escogencia de las propuestas sean las más favorables para la Organización.

Disminución riesgo jurídico: La compra o contratación de productos o servicios se debe ajustar permanentemente a las disposiciones legales vigentes.

Las negociaciones y compras se deben realizar con aquellos proveedores que aseguren el mantenimiento, calidad, oportunidad, solvencia, soporte y garantías del producto, obra o servicio.

La gestión de compras debe apoyarse en las herramientas tecnológicas que le permitan desarrollar mayor eficiencia administrativa, mejores oportunidades de negocio y de información.

El desarrollo de la gestión de negociación y la toma de decisiones, están enmarcados por la medición de la efectividad con respecto al cliente, costo total de la gestión, efectividad económica de los negocios efectuados.

44

4.10 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.

4.10.1 Proceso de Compra.

Todas las compras requeridas a la Gerencia de Compras deberán ser solicitadas mediante el software SEVEN ERP, módulo de compras.

4.10.1.1 Flujo de compras. Viendo el software MRP de la empresa SEVEN, como una filosofía de trabajo, ya que no únicamente afecta al proceso productivo, sino que también lo hace directamente sobre el personal, las demás áreas de la empresa, la forma de trabajo y los proveedores. Basada principalmente en dos expresiones que resumen sus objetivos, “el hábito de ir mejorando” y la “eliminación de prácticas desperdiciadoras”, todo esto posible con el software ERP de la empresa SEVEN. Se debe identificar la línea de flujo en SEVEN a la cual se deberá solicitar el requerimiento del elemento, producto o servicio: Línea Administrativa:

1.6 Línea Dotaciones

1.6 Línea Administrativa

Línea de Consumo:

8.7 Aseo y cafetería

8.7 Aseo y Cafetería adicional

8.8 Útiles y Papelería

8.8 Útiles y Papelería adicional

Línea de Tecnología:

12.1 Tecnología Contributivo

Los requerimientos deberán ser ingresados por cada persona autorizada y responsable en cada Gerencia Nacional o Gerencia Regional, especificando las características técnicas del elemento, producto o servicio, cantidad y destino.

4.10.1.2 Clasificación de productos. Clasificación de productos: Según la naturaleza del producto que se adquiere en cada línea de compra, los productos son clasificados.

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Tiempo de entrega: Según la clasificación de cada producto, se establece un tiempo de entrega medido en días hábiles, entendiéndose como tiempo de gestión los días hábiles, entre la fecha de llegada del caso WorkFlow a la gerencia de compras, hasta la fecha de aplicación de la orden de compra. Tabla 3. Clasificación de productos y tiempos de entrega.

LÍNEA DE COMPRA

CLASIFICACIÓN DE PRODUCTO TIEMPO DE ENTREGA

OBSERVACIONES

CONSUMO ÚTILES Y PAPELERÍA 15

CONSUMO ASEO Y CAFETERÍA 15

CONSUMO PRE IMPRESOS 15

CONSUMO MERCHANDISING 45 VOLÚMENES ALTOS

TECNOLOGÍA ACCESORIOS TECNOLOGÍA 4

TECNOLOGÍA EQUIPOS 8

TECNOLOGÍA CABLEADO ESTRUCTURADO 15

TECNOLOGÍA LICENCIAMIENTO 10

TECNOLOGÍA SEGURIDAD ELECTRÓNICA 15

ADMINISTRATIVA MOBILIARIO 20

ADMINISTRATIVA ACCESORIOS ADMINISTRATIVOS 5

ADMINISTRATIVA SEÑALIZACIÓN 10

ADMINISTRATIVA EQUIPOS AIRES ACONDICIONADOS 20

ADMINISTRATIVA DOTACIÓN 90 VOLÚMENES ALTOS

Fuente: Autor.

4.10.1.3 Proceso general de compras administrativas.

Ilustración 5. Proceso General de compras.

46

Fuente: autor

El proceso de compra expuesto se maneja en las líneas administrativa y tecnología. En la línea de consumo se omite el paso de la Gerencia Administrativa Nacional, teniendo en cuenta que en esta no se adquieren activos fijos. Adicionalmente en la línea de consumo la aprobación de la compra se origina desde la aprobación del pedido. (Ver anexo procedimiento de compra línea administrativa, tecnología, consumo). Cada una de las líneas de compra de la Gerencia de compras administrativas, asegura la entrega oportuna de los requerimientos, a través de la validación y seguimiento de las facturas radicadas con respecto a las órdenes de compra generadas y aplicadas.

4.10.1.4 Proceso operativo de solicitudes y compras. La Gerencia de compras administrativas, maneja diferentes líneas de compra, con el fin de gestionar de manera oportuna los requerimientos de sus clientes, en el anexo 1, 2 y 3, se presentan los procedimientos correspondientes a cada línea de compra.

4.10.1.5 Compras de emergencia. Se consideran compras de emergencia aquellos productos que afecten total o parcialmente la prestación del servicio y continuidad de la operación de CAFESALUD EPS S.A, y que no puedan ser adquiridos en el proceso normal de compras, se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

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Las compras se realizarán con los proveedores seleccionados y evaluados en la gerencia de compras administrativas y que cumplan con las características planteadas en las solicitudes de emergencia.

Para adjudicar la compra de emergencia, no será requisito el cuadro comparativo con las tres cotizaciones, la decisión de compra se tomará con base en el proveedor que cumpla de manera satisfactoria con las características del requerimiento.

La solicitud y aprobación de la compra de emergencia se realizará a través de correo electrónico, por las Gerencias y/o Vicepresidencia a la gerencia de compras administrativas.

El monto de la compra de emergencia no podrá superar 15 SMLMV. Una vez se entreguen los productos o insumos contemplados en la compra de emergencia, la Gerencia deberá firmar el acta de recibido a satisfacción y entregarla al proveedor para su posterior facturación.

4.10.1.6 Puntos importantes Proceso de compra.

Los requerimientos generados a la gerencia de compras administrativas, serán tramitados a través de los flujos de proceso de Work Flow del sistema SEVEN.

Las solicitudes de compra deben tener aprobación mediante el sistema SEVEN por el Gerente o líder del área solicitante.

La aprobación de la compra estará a cargo del ordenador del gasto, conforme al nivel de aprobación autorizado, las cuantías iguales o inferiores a 15 SMLMV podrán ser aprobados por los Gerentes, cuantías entre 16 SMLMV a 850 SMLMV serán aprobadas por la respectiva Vicepresidencia y cuantías superiores a 850 SMLMV deberán ser aprobadas por el comité de compras.

Todas las solicitudes de Work Flow que requieran compra para las líneas administrativa y tecnología deberán adjuntar siempre el formato único de solicitud de compra diligenciado en su totalidad.

Todas las solicitudes de artículos y material publicitario, se debe solicitar por la línea de consumo.

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Ante la solicitud de activos fijos con justificación de compra por deterioro o no funcionamiento del mismo, se debe adjuntar justificación del reemplazo emitida por el personal encargado.

Para proceder con la compra de los elementos reportados como robados o perdidos, se deberá adjuntar el acta de baja y el respectivo denuncio.

Las órdenes de compra deben contener la firma del auxiliar de compras, analista de compras y Gerente de Compras Administrativas para envío a los proveedores.

En cada caso Work Flow al que se le haya ejecutado compra, deberán adjuntar a este la orden de compra generada con las tres firmas responsables del proceso de compra (auxiliar de compras, analista de compras, gerente de compras).

Todos los casos Work Flow que requieran compra, deben poseer una carpeta compartida en Google Drive en la que se incluyan las órdenes de compra generadas para el caso, cotización, cuadro comparativo de precios o la sustentación de la compra realizada. Para las compras que se adjudiquen mediante contrato, deberán ser mencionados en la orden de compra.

Las órdenes de compra emitidas por el sistema no deben tener modificaciones ni enmendaduras.

Las órdenes de compra generadas para CAFESALUD EPS no deben incluir el impuesto sobre las ventas IVA.

4.10.2 Seguimiento a facturación proveedores.

La fecha de la factura emitida por el proveedor no debe superar 15 días, máximo después de la generación y aplicación de la orden de compra.

En los casos donde el producto requiera importación o exista desabastecimiento, la factura no debe superar 2 meses después de la generación y aplicación de la orden de compra.

La fecha de radicación de la factura emitida por el proveedor no debe superar cinco días hábiles después de la generación de la misma, siempre y cuando se encuentren en el mismo mes.

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Para las compras realizadas en dólares, la facturación se debe realizar en moneda colombiana, para lo cual se debe aplicar la TRM de la fecha de generación de la Orden de compra.

Las características de los productos en la orden de compra deben coincidir con las características de la factura y el acta de entrega a satisfacción.

Para la recepción de la factura, el proveedor debe radicar original y copia de la misma, orden de compra, y el acta de entrega a satisfacción diligenciada en su totalidad.

El tiempo establecido para el envío de las facturas aprobadas a la coordinación de gestión y control es máximo un día hábil.

Todas las facturas enviadas a revisión de la coordinación de control y gestión del gasto administrativo deben corresponder a las órdenes de compra aprobadas por los ordenadores del gasto.

4.10.3 Selección y evaluación de proveedores.

La selección y evaluación de proveedores de la Gerencia de compras administrativas se lleva a cabo de la siguiente forma:

4.10.3.1 Obtención de proveedores Se realizará búsqueda de nuevos proveedores de manera constante, teniendo en cuenta la óptima relación Calidad – Precio, con el fin de optimizar los costos y mejorar la variedad de productos para satisfacer las necesidades del consumidor, como premisa de no soportar la mayor cantidad de compras de un producto o necesidad a un solo proveedor. El equipo evaluador, deberá identificar los requerimientos del cliente internos y se iniciara la búsqueda de proveedores a través de diversas fuentes, como son:

Competencia: Empresas del mismo sector económico a las cuales se pueden investigar para saber cuáles son sus proveedores.

Diarios, revistas y publicaciones especializadas: Medios en donde varias empresas proveedoras suelen publicar sus anuncios.

Internet: Buscadores, anuncios clasificados, directorios, cámaras de comercio, asociaciones empresariales, etc.

Ferias o exposiciones especializadas.

50

Referencias y demás fuentes de información pertinentes.

4.10.3.2 Selección de proveedores. La selección de proveedores para la adquisición de bienes y/o servicios, se llevará a cabo bajo un enfoque de gestión estratégica determinando la necesidad y los requerimientos de la Gerencia Compras Administrativas, los cuales verifican que sea una empresa garante, con solidez financiera y productos de calidad, evaluando los siguientes aspectos:

Análisis jurídico: Se tendrán en cuenta los proveedores que posean documentación legal en regla y no generen un riesgo reputacional para la empresa, validando la información suministrada por el proveedor bajo las políticas del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo SARLAFT.

Visita a las instalaciones: Se tendrán en cuenta los proveedores que cumplan con los criterios, enfocados en conocer la estructura administrativa, organizacional y logística de la empresa, esto se hará únicamente a los proveedores a los que se les genere compras en gran volumen.

Análisis financiero: Se tendrán en cuenta los proveedores que cumplan con los indicadores de liquidez, endeudamiento, patrimonio líquido y capacidad organizacional, con el fin de determinar su viabilidad financiera.

El análisis financiero y jurídico son determinantes en la decisión a tomar con cada proveedor, en caso de incumplir alguno de estos será descartado de la base de datos de proveedores de la Gerencia de compras. Se abstendrá de entablar relaciones comerciales con los proveedores que durante la evaluación documental no cumplan, no pueda ser verificada o exista falsedad en algún documento o no estén ajustados a la realidad.

4.10.3.3 Requisitos y documentos de proveedores. Entre los documentos requeridos el proveedor debe tener:

Certificado cámara y comercio.

Fotocopia CC del representante Legal.

Fotocopia del RUT.

Catálogo, brochure o lista de elementos que ofertan.

51

Certificaciones bancarias.

Declaración no lavado de activos o financiación del terrorismo.

Declaración erradicación infantil

Certificaciones comerciales.

Estados financieros.

Certificación representación de marca.

Fotocopia CC del revisor fiscal y/o contador. Los proveedores deberán reportar oportunamente la información pertinente a cualquier cambio que afecte la negociación y/o documentación entregada inicialmente.

4.10.3.4 Reevaluación de proveedores. Para realizar el control y seguimiento de los proveedores, la gerencia de compras administrativas aplicará una evaluación periódica de los productos y/o servicios prestados por el mismo. Está se realizará basados en un cronograma de actividades, validando la entrega del producto en el lugar indicado, calidad, cumplimiento, servicio post venta y satisfacción del cliente interno y externo. La evaluación periódica de proveedores será tenida en cuenta como requisito para la participación de los proveedores en posteriores procesos requeridos por la organización. Cuando se presenten condiciones de igualdad entre los proponentes para la adquisición de un producto, se tendrá preferencia por aquel que tenga una evaluación superior, siempre y cuando continúen cumpliendo con los criterios de la selección de proveedores.

4.10.3.5 Criterios de evaluación. Los criterios de evaluación valoran objetivamente tres factores específicos, los cuales corresponden a: Calidad del bien o servicio:

Evalúa la satisfacción de las necesidades y expectativas que el usuario o cliente tiene del producto y/o servicio adquirido.

Calidad del producto/servicio

Atención del producto

52

Cumplimiento:

Evalúa el cumplimiento de requisitos y especificaciones técnicas de los productos y/o servicios adquiridos.

Cumplimiento en tiempos de entrega

Entregas completas según lo solicitado

Oportunidad de respuesta

Cumplimiento de la oferta pactada

Servicio post venta:

Evalúa el acompañamiento, valores agregados y servicio del proveedor:

Soporte técnico

Valores agregados

Garantías

4.10.3.6 Base de datos de proveedores. La gerencia de compras administrativas posee una base de datos de proveedores en la cual se registra el estado del proveedor de la siguiente forma:

Activo: Proveedor antiguo que ha superado el proceso de selección satisfactoriamente, y se pueden realizar compras sin ningún inconveniente.

Potencial: Es el proveedor nuevo que ha superado el proceso de selección satisfactoriamente, con se tendrán en cuenta para futuras negociaciones o invitaciones a cotizar.

Inactivo: Es un proveedor antiguo o nuevo que no superó el proceso de selección, y por ende se suspenden las compras y futuras negociaciones o invitaciones a cotizar.

4.10.3.7 Puntos importantes.

Aplicar los criterios de selección y evaluación de proveedores definidos por la Gerencia de compras administrativas, a través de un proceso equitativo que determine la mejor opción para la organización.

La selección de proveedores para oferentes nuevos se dará siempre y cuando el proveedor cumpla con el análisis financiero y análisis jurídico.

Se realizarán visitas a los proveedores con los que se generen negociaciones de gran volumen.

53

Realizar la actualización de información y documentación de los proveedores de manera periódica de acuerdo con el tipo de negociación.

Los proveedores deberán reportar oportunamente la información pertinente a cualquier cambio que afecte la negociación y/o documentación entregada inicialmente.

No se permitirán proveedores que tengan algún tipo de vínculo familiar o de afinidad con alguna de las personas que intervienen en el proceso de compras.

4.11 COMPETENCIAS

4.11.1 Planeación y negociación.

La gerencia de compras administrativas a través de sus históricos de compras, realiza el análisis de los productos de alta rotación y que por costos representativos puedan negociarse masivamente, a través de métodos de compra que generen reducción de costos y disminución operativa. No obstante, se seguirá manejando la compra directa, por medio de la invitación a cotizar para productos de baja rotación o para aquellos productos que por su especialidad no puedan tratarse en mayor volumen. El procedimiento establecido con el apoyo de la herramienta informática permite realizar la trazabilidad de los requerimientos en tiempo real, además la medición de indicadores para controlar la gestión y tomar acciones de mejora. Tanto proveedores como funcionarios de la Gerencia de compras administrativas deberán acatar en su totalidad el código de ética, en el cual se exponen los lineamientos para las negociaciones.

4.11.2 Clasificación de productos.

Los productos adquiridos por la Gerencia de compras administrativas son clasificados a través del siguiente modelo de matriz por tipo de producto:

Productos estratégicos: Son productos que son cruciales para la empresa, siendo los más importantes en el proceso de compra y a la vez los de mayor complejidad y riesgo en el proceso de suministro. Por lo cual son productos a los que se les debe realizar una evaluación técnica.

54

Productos apalancados: Son productos que representan un alto porcentaje de las ganancias o resultados de la empresa compradora, y a la vez se cuenta con muchos proveedores disponibles.

Productos no críticos: Son productos fáciles de comprar y que también tienen un impacto relativamente bajo en los resultados financieros.

Productos cuellos de botella: Son productos que sólo pueden ser adquiridos con un proveedor o con escaso número de proveedores y tienen un impacto relativamente bajo en los resultados financieros.

Adicionalmente se posee una clasificación interna por volumen de compra de la siguiente forma:

Clasificación A: Serán manejados los productos que presentan un alto índice de rotación y por ende representan el 80% de la gestión de compras.

Clasificación B: Serán manejados los productos con una participación del 15% en la gestión de compras.

Clasificación C: Serán manejados los productos con una representación del 5% de la gestión de compras.

4.11.3 Invitación a cotizar. La invitación a cotizar se realiza con el objetivo de soportar la compra directa, con base en un comparativo de cotizaciones que permite realizar el análisis y escoger la mejor opción para la organización. Las cotizaciones deben ser suministradas por el delegado o representante del proveedor a la Gerencia de compras administrativas, mediante las herramientas que se dispongan para ello.

4.11.4 Orden de Compra. Se genera orden de compra al proveedor seleccionado, la cual debe estar autorizada por la Gerencia de compras administrativas, y debe incluir toda la información referente a los productos solicitados como:

Número de Orden de Compra

Fecha en la que se elabora

Código del producto

Descripción del producto

55

Cantidad solicitada

Destino

Firma de Auxiliar de Compras quien genera la orden de compra.

Firma Analista de Compras quien verifica la orden de compra.

Firma de la Gerencia de compras quien aprueba la orden de compra.

La orden de compra deberá ser elaborada siguiendo los parámetros señalados y las políticas de compra establecidas, para lo cual se tendrá en cuenta las siguientes pautas:

En el evento en que el auxiliar de compras y suministros se encuentre ausente, el analista de compras y suministros asumirá sus funciones generando, verificando y firmando los campos relacionados de cada cargo en la orden de compra.

En caso de ausencia del analista de compras y suministros de alguna línea en específico, el coordinador de compras y suministros asumirá sus funciones, verificando y firmando los campos relacionados en la orden de compra.

En el evento en que el gerente de compras administrativas se encuentre ausente, el coordinador de compras asumirá sus funciones, verificando y firmando los campos relacionados del cargo en la orden de compra.

Para toda cotización debe solicitarse la cantidad, precio, descripción, condiciones de pago, término de validez, garantía y tiempos de entrega.

Para realizar los comparativos se deben tener tres cotizaciones como mínimo, en caso de evaluar y adjudicar con un número inferior, éste debe estar debidamente justificado.

Aquellos proveedores que se encuentren adjudicados a través de contrato, se les generará orden de compra por el tiempo estipulado en el contrato, sin necesidad de poseer las tres cotizaciones, el soporte es el contrato.

El análisis de las propuestas o cotizaciones debe realizarse de manera objetiva, teniendo en cuenta oportunidad de entrega, condiciones comerciales y servicios, entre otros.

Las órdenes de compra, serán generadas únicamente a través del sistema SEVEN ERP a través de WORK FLOW, con el fin de ejercer control y hacer seguimiento a las solicitudes y así optimizar tiempos de respuesta.

56

4.11.5 Órdenes de compra anuladas.

La anulación de órdenes de compra se dará bajo los siguientes conceptos:

Bloqueo financiero del proveedor

Cambio del precio por parte del proveedor

Desabastecimiento

Estas serán impresas y archivadas en la respectiva carpeta de anulación de órdenes de compra y se generará una nueva orden de compra. Es importante que las órdenes de compra sean anuladas en el sistema y físicamente posean una marcación que impida su divulgación o envío al proveedor.

4.11.6 La reimpresión de órdenes de compra. La reimpresión de órdenes de compra obedece a los siguientes aspectos:

Error en el precio

Error en la selección del proveedor

La cual se manejará con el mismo número de orden de compra, adjuntando la justificación de la reimpresión.

4.12 ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

La gerencia de compras administrativas está conformada por un gerente de compras administrativas y un coordinador de compras, quienes dependen funcionalmente de la vicepresidencia administrativa, su grupo de trabajo está compuesto por un equipo de analistas y auxiliares de compras, quienes apoyan la gestión de compra por línea y un equipo administrativo que respalda los procesos operativos. Ilustración 6. Organigrama de la gerencia de compras.

57

Fuente: Autor

Disposiciones finales: La gerencia de compras administrativas será la encargada de la conservación, custodia y digitalización de las órdenes de compra y negociaciones que se generen en el área para CAFESALUD EPS. Remisión a otras normas: En lo que no se regule expresamente en el presente manual y en cuanto fuere compatible, se aplicarán las leyes civiles, comerciales y los principios generales de compras.

5. INDICADORES

58

5.1 INDICADORES DE DESEMPEÑO. Ilustración 7. Indicadores de desempeño.

Fuente: Autor.

5.2 CICLO PHVA INDICADORES.

MAPA ESTRATEGICO INDICADOR DESCRIPCION PLAN DE ACCION

TIEMPO FACTURACION PROVEEDOR:

Fs: Fecha en la cual se realiza la solicitud de compra al proveedor.

Ff: Fecha en la que el proveedor radica la factura a cafesalud.

Te: Tiempo estandar establecido para la enterga de facturas.

PENDIENTES DE FACTURACION:

Pp: Total de pedidos pendientes de facturacion.

Tp: Total de pedidos generados.

ENTREGAS A TIEMPO

Et: cantidad de solicitudes entregadas en el tiempo estipulado con el

proveedor.

Pe: total de solicitudes Cantidad de solicitudes

* Clasificación de productos segun su naturaleza.

*Establecer tiempos mínimos de facturación segun clacificacion de productos.

*Seguimiento a la facturación por parte del proveedor.

* Establecer tiempos de entrega, según clasificación de productos.

* Actas de entrega a satisfaccion.

* Evaluar la capacidad del proveedor para entregar la mercancía en la fecha de entrega solicitada

OPORTUNIDAD DE ENTREGAS

SATISFACCION CLIENTE INTERNO

CONCENTRACION DE PROVEEDORES

Vc: Valor de la compra realizada.

Pr: Total de proveedores activos para compre en la gerencia.

AHORRO:Vactual: Actual valor unitario de compra o negociacion del articulo a

adquirir.

Vanterior: Valor anterior unitario de compra o negociacion del articulo

a adquirir.

*Recepción de cantidades correctas de órdenes de compra, ya sea demasiado o poco.

* Volumen de compras por proveedor.

TRANSPARENCIA E

IMAGEN REPUTACIONALAHORRO

CANTIDAD DE PEDIDOS RECHAZADOS.

Pre: No conformidades por pedido

P: pedidos solicitados

* Productos con mayor tiempo de garantía.

*Prueba de calidad a los artículos nuevos antes de realizar compras masivas.

*Recepción y seguimiento de quejas por no conformidad en los artículos adquiridos.

*Buscar, evaluar, seleccionar y establecer relaciones comerciales con empresas que se enfoquen

en la calidad de sus productos o que se encuentren certificados normas de calidad.

CALIDAD DE LOS ARTICULOS COMPRASO

DISMINUCION DE COMPRAS A LARGO

PLAZO

Capacitacion Ejecutada: Cantidad de capacitaciones dadas al

cliente interno sobr el funcionamiento y la gestion de la gerencia

de compras administrativas.

Capacitacion programada: Cantidad de capacitaciones

solicitadas.

*El intercambio de datos entre usuarios de la empresa.

*La conectividad interdepartamental.

*Fortalecer la relación con proveedores y clientes.

*Exportar las mejores prácticas de unas áreas a otras que lo necesiten.

* Evaluar el formato de solicitud de compra estableicido, detallando las características de

los articulos solicitados.

*Prestar atencion constante al cliente interno mediante todos los canales de comunicación

habilitados por cafesalud EPS.

*Ejecutar analisis de mercadeo, buscando productos alternativos a las necesidades,

enfocado a oportunidad, precio y calidad.

CONECTIVIDAD

INTERDEPARTAMENTAL

GESTION PRESUPUESTAL ESTIMADO:Ctm: Costo total de las compras tramitadas y facturadas durtante

el mes.

PpE: Presupuesto estimado por la gerencia de compras, basado

en compras historicas.

EFICIENCIA EN COMPRAS:Tej: dias calendario en tramitar una solicitud de compra, medida

desde la fecha de llegada a la gerencia de compras, hasta la

fecha de emision de la orden de compra.

i: Cantidad de solicitudes realizadas al proveedor.

Te: Tiempo estandar establecido segun naturaleza del producto.

GESTION PRESUPUESTAL REAL:Ctm: Costo total de las compras tramitadas y facturadas durante

el mes.

Ppmes: Presupuesto mensual otorgado al area por planeacion

financiera.

* Bases de datos con los historicos de compra.

*Estudio del comportamiento de las compras.

*Evaluar y establecer las compras con mayor rotación bimestralmente.

* Evaluar bimestralmente la cantidad de personas afiliadas a cafesalud por regional.

*Evaluar bimestralmente la cantidad de empleados de cafesalud por regional.

*Procesos y procedimientos para las lineas de compra.

GESTION Y OPORTUNIDAD EN LOS PROCESOS

59

Establecer métodos de medición, los cuales permitan identificar las debilidades y así generar un plan de mejoramiento continuo. Grupos los cuales permiten obtener una clasificación detallada de las variables, las cuales consideramos importantes de medir en la gestión interna del área, dando cumplimiento con el ciclo PHVA, el cual se encuentra descrito en el Manual de compras. Ilustración 8. PHVA Indicadores de desempeño.

Fuente: AUTOR

6. CONCLUSIONES

ACTUAR

Definir planes de acción, para cerrar las brechas

identificadas en la medición de los indicadores del

proceso, al igual que las auditorías internas y externas.

PLANEAR

Determinar las políticas y lineamientos del proceso,

para cumplir los objetivos del mismo y dar cumplimiento a

la normatividad legal vigente

HACER

Recepción y validación de los requerimientos de

compras.

VERIFICAR

Medir los indicadores del proceso, identificando

brechas frente a las metas definidas en la etapa de

planeación .

60

Se establecen documentos y procedimientos necesarios para la ejecución de negociaciones y relaciones comerciales, eficientes y transparentes.

Se establecen indicadores de gestión y control, para los procesos representativos de la gerencia de compras, lo que permite medir la oportunidad y control en la gestión de compras.

Se elabora un manual de procedimientos de compras administrativas, el cual contiene normatividad, procesos y procedimientos, lo que permite un control, gestión y optimización durante todo el proceso de gestión de compras.

Se definen roles para cada uno de los interventores en los procesos de la gerencia de compras, delimitando y dando control a su gestión dentro de la ejecución de compras.

Se clasifican los productos que se adquieren en la gerencia de compras según su naturaleza, lo que permitirá definir tiempos de respuesta oportuna, ante las solicitudes de compras generadas.

Se establecen criterios de evaluación para la selección de los proveedores, los cuales aseguran que estos no tienen relaciones ni actividades ilícitas y que pueden brindar eficacia a los procesos y procedimientos establecidos.

7. RECOMENDACIONES.

61

Alterno al desarrollo del presente proyecto, es posible considerar

complementariamente:

• Realizar capacitaciones periódicamente al personal de la gerencia de

compras, que permitan afianzar el uso de las metodologías propuestas,

además innovar constantemente en herramientas de gestión operativa,

métodos y estrategias de compra.

• Implementar cada uno de los procesos y procedimientos del proyecto, de

manera que todos en la operación actúen y se interrelacionen, para lograr el

objetivo y alcanzar la mayor eficiencia propuesta.

• Es importante que la empresa evalúe y ejecute mejoramiento continuo, sobre

cada uno de los procesos y procedimientos de la gerencia de compras

administrativas.

Se recomienda que la empresa determine un plan de capacitación para todo el personal que esté involucrado en la solicitud y gestión de compras administrativas.

8. BIBLIOGRAFÍA.

62

Qué es el balance Scorecard? Disponible en:

http://www.degerencia.com/tema/balanced_scorecard

Bryan Salazar López, 2016. Herramientas para el ingeniero industrial:

Producción. Planeación de Requerimientos de Materiales – MRP (Material

Requirements Planning). Disponible en:

https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-

industrial/producción/planeación-de-requerimientos-de-materiales-mrp/

Ivan Escalona Moreno, 2004. Justo a Tiempo (Just in Time) Introducción.

Disponible en: http://www.gestiopolis.com/justo-a-tiempo-just-in-time-una-

introduccion/

Mauricio Lefcovich, 2005. Just in time como camino hacia la excelencia. Disponible en: http://www.gestiopolis.com/just-in-time-camino-hacia-la-excelencia/

Manual de Procedimientos. Disponible en: http://www.ingenieria.unam.mx/~guiaindustrial/diseno/info/6/1.htm

Aitor Díaz Lucas, 2015. Un modelo clave para cualquier estrategia de compra:

La Matriz de Kraljic. Disponible en: http://www.adconsultores.es/un-modelo-

clave-para-cualquier-estrategia-de-compra-la-matriz-de-kraljic/

Javier Escudero, 2016. Cómo se elabora un modelo de canvas. Disponible en: http://www.emprendedores.es/gestion/modelo-3

Yuli Paola Sanchez Moreno, 2014. Ciclo PHVA. Disponible en: http://www.gerencie.com/ciclo-phva.html

Anexo 1. Compras administrativas.

http://www.degerencia.com/tema/balanced_scorecard

https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-industrial/producción/planeación-de-requerimientos-de-materiales-mrp/

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http://www.gestiopolis.com/justo-a-tiempo-just-in-time-una-introduccion/

http://www.gestiopolis.com/justo-a-tiempo-just-in-time-una-introduccion/



http://www.ingenieria.unam.mx/~guiaindustrial/diseno/info/6/1.htm

http://www.adconsultores.es/un-modelo-clave-para-cualquier-estrategia-de-compra-la-matriz-de-kraljic/




http://www.emprendedores.es/gestion/modelo-3

http://www.gerencie.com/ciclo-phva.html

63

OBJETIVO.

Realizar la adquisición de los elementos de la línea administrativa requeridos por

medio de solicitud Work Flow con el fin de brindar una oportuna atención a las

solicitudes de los usuarios internos y externos, garantizando el mejor costo beneficio

y la prestación del servicio para la empresa.

ALCANCE.

Gestionar desde la solicitud inicial de elementos, insumos y/o equipos por parte de

las gerencias nacionales, gerencias regionales, oficinas de atención al usuario y

oficinas administrativas de acuerdo con sus necesidades particulares, continuando

con la entrega de los requerimientos solicitados en cada sede y, la posterior

radicación de la factura visada con sus respectivos soportes para aprobación y

trámite.

POLÍTICA.

Se tramita la compra, siempre y cuando el caso tenga adjunta la documentación requerida.

Formato de solicitud de compras diligenciado en su totalidad.

Sólo se reciben solicitudes por medio de casos Work Flow.

Las aprobaciones de la compra las darán los gerentes regionales designados de acuerdo al monto de autorización.

Para proceder con la compra de los elementos reportados como robados o perdidos, el área de seguros debe remitir la carta de reclamación ante la aseguradora y/o Concepto.

Aquellas actividades del procedimiento que no cumplan con los soportes requeridos o el Visto Bueno (Vo.Bo) del responsable serán devueltos al anterior ejecutor para que complete la actividad y direccione nuevamente.

Las órdenes de compra generadas, aplicadas y firmadas deberán estar adjuntas a los casos Work Flow

Para los activos fijos instalados en la sede se debe adjuntar al caso la orden de compra, el acta de entrega a satisfacción, la factura original y los datos de la persona a la que se le asignó el activo (formato de solicitud de compra).

TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

WORK FLOW: Software que permite crear flujo de solicitudes entre diferentes

actores de un proceso.

64

APROBACIÓN DE PEDIDO: El Gerente Nacional y/o Regional Valida los productos

solicitados con las cantidades y emite su visto Bueno del requerimiento.

APROBACIÓN DE COMPRA: El Ordenador del Gasto aprueba con base en el

precio estimado la compra a Ejecutar.

COTIZACIÓN: Documento mediante el cual el proveedor presenta de manera

formal el ofrecimiento de bienes, insumos y equipos con un precio determinado y

termino ilimitado.

ORDEN DE COMPRA: Documento mediante el cual se afecta la oferta mercantil de

venta o suministro de Bienes y servicios

COMPRA: Acción que se realiza para adquirir u obtener algo a través de ciertos

parámetros de calidad y cumplimiento a cambio de un precio establecido

STOCK: Inventario disponible en la Gerencia Administrativa Nacional para

asignación

ACTIVO FIJO: Se define como los bienes tangibles e intangibles que una empresa

utiliza de manera continua en el curso normal de sus operaciones.

ORDENADOR DEL GASTO: Responsable de aprobar las Compras Administrativas

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO.

No. Actividad Descripción de la Actividad Responsable

Documentos

y/o registros

asociados

1

Iniciar caso Work

Flow y determinar

la naturaleza del

pedido

Iniciar caso Work Flow, digitar

pedido y determinar la

naturaleza del pedido. Usuario

Digitador

Herramienta

Seven Si es Activo fijo continuar con el

paso 19; Si no es activo fijo

continuar con el paso 2.

2 Verificar solicitud

y aplicar

Verificar solicitud y aplicar

pedido

Director /

Coordinador

Regional.

Herramienta

Seven

3 Recibir solicitud y

aprobar

Recibir solicitud y aprobar

pedido

Gerente

Regional

Herramienta

Seven

4 Verificar y

consolidar pedido.

Verificar que el caso posea el

formato de solicitud de compras,

validar datos en el sistema y

consolidar pedido.

Auxiliar de

Compras

Herramienta

Seven

Documentos

y/o registros

asociados

65

5

Validar solicitud y

aplicar

requisición.

Validar solicitud y aplicar

requisición asignando precios

estimados de compra. Analista de

Compras

Herramienta

Seven Si posee contrato continuar con

el paso 6

De lo contrario continuar con el

paso 7.

6 Revisar y aprobar

requisición.

Revisar precios estimados de

compras, aprobar requisición y


Analista de

Compras

Herramienta

Seven

7 Revisar y aprobar

requisición.


Compras y aprobar requisición y


Analista de

Compras

Herramienta

Seven

8

Abrir proceso de

selección de

Proveedores

Abrir proceso de selección.

Solicitar, ofertas y cotizar.

continúa con el paso 9.

Auxiliar de

Compras

Herramienta

Seven

9 Revisar cotización Revisar cotización adjudicar y

generar orden de compra.

Analista de

Compras

Herramienta

Seven

10 Aplicar orden de

compra.

Revisar y aplicar orden de

compra.

Coordinador de

Compras.

Herramienta

Seven

11 Imprimir y Firmar

orden de compra.

Imprimir y Firmar orden de

compra. Si es Activo fijo y no

requiere instalación continuar

con el paso 13; Auxiliar de

Compras

Herramienta

Seven Si es Activo fijo y requiere

instalación continuar con el

paso 15 si no es activo fijo


12 Autorizar Orden

de Compra

Firmar y Autorizar orden de

compra

Gerente de

Compras

Administrativas

Manual

13

Verificar Orden de

Compra

Confirmar llegada

del pedido

Verificar Orden de Compra,

Programar logística Confirmar

llegada del pedido, plaquetear,

emitir acta de recibido a

satisfacción, adjuntar acta y

remisión firmadas al caso y


Usuario

Digitador

Herramienta

Seven

14 Confirmar llegada

del pedido

Confirmar llegada del pedido


satisfacción

Usuario

Digitador

Herramienta

Seven

66

Escanear y adjuntar acta de

recibido y remisión firmadas al

caso Work Flow y continuar con

el paso 16.


del pedido



satisfacción Usuario

Digitador Herramienta

Seven




el paso 17.

16

Verificar

documentos

adjuntos

Verificar documentos y finalizar

caso y continuar con el paso 26.

Auxiliar de

compras

17

Adjuntar

documentos para

control de activos

instalados en la

sede.

Adjuntar documentos, factura

original acta de recibido a

satisfacción firmada, orden de

compra datos del responsable

del activo fijo.

Auxiliar de

Compras

Herramienta

Seven

18

Verificar

documentos

adjuntos

Verificar documentos y finalizar

caso y continuar con el paso 26.

Auxiliar activos

fijos.

Herramienta

Seven

19 Verificar solicitud Verificar solicitud y aplicar

pedido

Director /

Coordinador

Regional.

Herramienta

Seven

20 Verificar solicitud Verificar solicitud y aprobar

pedido

Gerente

Regional

Herramienta

Seven

21 Verificar stock en

inventario

Verificar existencia de stock y/o

parte técnica de los equipos

requeridos.

Auxiliar Activos

fijos

Herramienta

Seven

Si existe stock para reasignación

continuar con el paso 23; si no

existe stock para reasignar

continuar con el paso 4, si es

revisión técnica del

equipamiento continuar con el

paso 22.

22

Realizar revisión

técnica del

elemento.

Realizar revisión técnica, una

vez se cuente con el concepto

devolver al paso 21 para

validación de existencias.

Auxiliar activos

fijos.

Herramienta

Seven

67

23

Realizar

asignación del

Activo Fijo.

Realizar asignación y continuar

con el paso 24.

Auxiliar activos

fijos.

Herramienta

Seven

24

Verificar

documentos

adjuntos




Digitador

Herramienta

Seven Escanear y adjuntar acta de



el paso 25.

25

Ingresar la

información de la

factura en la

Bitácora de

Radicación

Verificar documentos adjuntos y

finalizar caso

Auxiliar Activos

fijos.

Herramienta

Seven

26 Fin de

Procedimiento

Ingresar la información de la

factura en la Bitácora de

Radicación para realizar

seguimiento y enviar físico a

cuentas por pagar

Analista de

Compras.

Herramienta

Seven

DOCUMENTACIÓN Y NORMATIVA INTERNA

Manual de compras

Formato de solicitud de compras

Acta de entrega a satisfacción

Anexo 2. Compras de tecnología.

OBJETIVO

Realizar la adquisición de los elementos de la línea de tecnología requeridos por

medio de solicitud Work Flow con el fin de brindar una oportuna atención a las

solicitudes de los usuarios internos y externos, garantizando el mejor costo beneficio

y la prestación del servicio para la empresa.

68

ALCANCE






trámite.

POLÍTICA

Se tramita la compra, siempre y cuando el caso tenga adjunta la documentación requerida: Formato de solicitud de compras (totalmente diligenciado)

Sólo se reciben solicitudes por medio de casos Work Flow.

Las aprobaciones de la compra las darán los gerentes regionales designados de acuerdo al monto de autorización.

Para proceder con la compra de los elementos reportados como robados o perdidos, el área de seguros debe remitir la carta de reclamación ante la aseguradora y/o Concepto.

Aquellas actividades del procedimiento que no cumplan con los soportes requeridos o el VoBo del responsable serán devueltos al anterior ejecutor para que complete la actividad y direccione nuevamente.

La compra de la licencia se asignará únicamente para cargos nuevos.

Las órdenes de compra generadas, aplicadas y firmadas deberán estar adjuntas a los casos Work Flow

Para los activos fijos instalados en la sede se debe adjuntar al caso la orden de compra, el acta de entrega a satisfacción, la factura original y los datos de la persona a la que se le asignó el activo.








69



termino ilimitado.






asignación



ORDENADOR DEL GASTO: Responsable de aprobar las Compras

Administrativas.





Documentos

y/o registros

asociados

1

Iniciar caso Work

Flow y determinar la

naturaleza del

pedido

Iniciar caso Work Flow, digitar

pedido y determinar la

naturaleza del pedido. Usuario

Digitador

Herramienta

Seven Si es Activo fijo continuar con

el paso 17; Si no es activo fijo


2 Verificar solicitud y

aplicar

Verificar solicitud y aplicar

pedido

Director /

Coordinador

Regional.

Herramienta

Seven

3 Recibir solicitud y

aprobar

Recibir solicitud y aprobar

pedido

Gerente

Regional

Herramienta

Seven

4 Verificar y

consolidar pedido.


formato de solicitud de

compras, validar datos en el

sistema y consolidar pedido.

Auxiliar de

compras

Herramienta

Seven

Documentos

y/o registros

asociados

70

5 Validar solicitud y

aplicar requisición.



estimados de compra Analista de

Compras

Herramienta

Seven Si posee contrato continuar

con el paso 6

De lo contrario continuar con

el paso 7.

6 Revisar y aprobar

requisición.


compras y aprobar

requisición y continuar con el

paso 9

Analista de

Compras

Herramienta

Seven

7 Revisar y aprobar

requisición.


compras y aprobar

requisición y continuar con el

paso 8.

Analista de

Compras

Herramienta

Seven

8

Abrir proceso de

selección de

Proveedores

Abrir procesode selección.



Auxiliar de

compras

Herramienta

Seven

9 Revisar cotización Revisar cotizaciónadjudicar y

generar orden de Compra.

Analista de

compras.

Herramienta

Seven

10 Aplicar orden de

compra.

Revisar y aplicar orden de

compra.

Coordinador de

Compras y

Suministros

Herramienta

Seven

11 Imprimir y Firmar

orden de compra.

Imprimir y firmar orden de

compra Si es Activo fijo

continuar con el paso 13;

Auxiliar de

Compras y

suministros

Herramienta

Seven Si no es activo fijo continuar

con el paso 14.

12 Autorizar Orden de

Compra

Firmar y Autorizar orden de

compra

Gerente de

Compras

Administrativas

Manual

13

Verificar orden de

compra confirmar

llegada del pedido

Verificar Orden de compra,

programar logística confirmar

llegada del pedido,

plaquetear, emitir acta de

recibido a satisfacción,

adjuntar acta y remisión

firmadas al caso y continuar

con el paso 14.

Auxiliar activos

fijos

Herramienta

Seven

71


del pedido




Digitador

Herramienta



caso Work Flow, continuar

con el paso 15.

15

Verificar

documentos

adjuntos

Verificar documentos,

finalizar caso y continuar con

el paso 23.

Auxiliar de

compras

Herramienta

Seven

16 Verificar

documentos

Verificar documentos adjuntos

y continuar con el paso 23.

Auxiliar

Gerencia

Administrativa

Nacional

Herramienta

Seven

17 Verificar solicitud Verificar solicitud y aplicar

pedido

Director

Administrativo

Regional y/o

Coordinador

Herramienta

Seven

18 Verificar solicitud Verificar solicitud y aprobar

pedido

Gerente

Nacional o

Gerente

Regional

Herramienta

Seven

19 Verificar stock en

inventario

Verificar existencia de stock.

Si existe stock para

reasignación continuar con el

paso 20; si no existe stock

para reasignar continuar con

el paso 4.

Auxiliar activos

fijos

Herramienta

Seven

20 Realizar asignación

del Activo Fijo.

Realizar asignación y


Auxiliar activos

fijos

Herramienta

Seven


del pedido




Digitador

Herramienta



caso Work Flow y continuar

con el paso 22.

22

Verificar

documentos

adjuntos.

Verificar documentos adjuntos

y finalizar caso.

Auxiliar

Gerencia

Administrativa

Nacional

Herramienta

Seven

72

23

Ingresar la

información de la

factura en la

Bitácora de

Radicación



Radicación para realizar


cuentas por pagar

Analista de

Compras

Herramienta

Seven

Fin de

Procedimiento


• Manual de compras

• Formato de solicitud de compras

• Acta de entrega a satisfacción

Anexo 3. Compras de consumo masivo.

OBJETIVO

Realizar la adquisición de los elementos de la línea Consumo por medio de solicitud

Work Flow con el fin de brindar una oportuna atención a las solicitudes de los

usuarios internos y externos, garantizando el mejor costo beneficio y la prestación

del servicio para la empresa.

ALCANCE






trámite.

POLÍTICA

La gerencia de compras administrativas crea los casos Work flow para la solicitud de pedidos masivos, la cual se genera cada dos meses.

Para la compra de elementos de artículos publicitarios y material impreso se debe adjuntar siempre el formato de solicitud y material impreso.

Las solicitudes deberán traer el visto bueno del Gerente Nacional o Regional a través del sistema.

73

Únicamente se reciben solicitudes a través de Seven Work Flow.

Las órdenes de Compra generadas, aplicadas y firmadas deberán estar adjuntas a los casos Work Flow.

Este procedimiento aplica para la compra de productos de útiles, papelería, aseo y cafetería.

Aquellas actividades del procedimiento que no cumplan con los soportes requeridos o el VoBo de responsable serán devueltos al anterior ejecutor para que complete la actividad y direccione nuevamente.










termino ilimitado.






asignación



ORDENADOR DEL GASTO: Responsable de aprobar las Compras

Administrativas.




74


Documentos y/o

registros

asociados

1

Identificar la

solicitud (masivo

o adicional).

Identificar la solicitud de

pedido. Si corresponde a

consumo masivo continuar

con el paso 2, de lo contrario

con el paso 3.

Usuario Digitador Físico

2 Generar Caso

Work Flow.

Generar caso y enviar la tarea

a los ejecutores que digitan los

pedidos.

Auxiliar de

Compras Herramienta Seven

3 Digitar Pedido. Crear caso work Flow y digitar

pedido. Usuario Digitador Herramienta Seven

4 Verificar y aplicar

pedido. Verificar y aplicar pedido.

Director /

Coordinador

Regional.

Herramienta Seven

5 Verificar y

aprobar pedido. Verificar y aprobar pedido. Gerente Regional Herramienta Seven

6

Verificar y

consolidar

pedido.


formato material Impreso,

validar datos en el sistema y

consolidar pedido.

Auxiliar de


7

Validar solicitud

y aplicar

requisición.



estimados de compra.

Analista de


8

Revisar y

aprobar

requisición.


compras, aprobar requisición,

si posee contrato continuar

con el paso 10, de lo contrario

con el paso 9.

Analista de


9

Abrir proceso de

selección de

proveedores

Abrir procesode selección.


Auxiliar de


10 Revisar

cotización

Revisar cotizaciónadjudicar y

generar orden de compra.

Analista de

compras. Herramienta Seven

11

Verificar y aplicar

orden de

compra.

Verificar y aplicar orden de

compra.

Coordinador de


75

12

Imprimir y firmar

orden de

compra.

Imprimir y firmar orden de

compra.

Auxiliar de


13 Autorizar orden

de Compra

Firmar y autorizar orden de

compra.

Gerente de

Compras

Administrativas.

Manual

14

Adjuntar orden

de compra y

enviar al Usuario

Digitador.

Adjuntar orden de compra y

enviar al Usuario Digitador.

Auxiliar de


15

Confirmar

llegada del

pedido



satisfacción. Usuario Digitador Herramienta Seven



caso Work Flow

16

Verificar

documentos

adjuntos

Verificar documentos, finalizar

caso y continuar con el paso

17.

Auxiliar de


17

Ingresar la

información de la

factura en la

bitácora de

radicación



radicación para realizar


cuentas por pagar

Analista de


Fin de

Procedimiento


• Manual de compras

• Acta de entrega a satisfacción

Anexo 4. Acta de entrega a satisfacción.

ACTA DE ENTREGA A SATISFACCION

FAVOR HACER DEVOLUCION DE ACTA DEBIDAMENTE DILIGENCIADA.

76

Proveedor

Nit.

Orden de Compra No.

Fecha Orden de Compra

Factura No.

Fecha de recibido

No. Guia o Remision

Empresa Transportadora

Nombre de quien recibe (legible y claro)

No. C.C. de quien recibe

Cargo de quien recibe

Punto físico donde se recibe

FIRMA (legible y clara)

C.C. No.

De no recibir a conformidad por favor abstenerse de enviar la factura para su trámite de

causación y pago.

Nota: al momento de radicar la factura para su respectivo tramite se deben anexar los siguientes documentos:

**Factura Original

**Remisión de entrega

**Orden de compra Legible

**Acta de entrega a satisfacción debidamente diligenciada

Anexo 5. Formato de solicitud de compra.

FORMATO PARA SOLICITUD DE COMPRAS GERENCIA DE COMPRAS ADMINISTRATIVAS (version 001 )

NUMERO DE CASO

WORK FLOW

REGIONAL SEDE DIRECCION

DE LA SEDE

AREA Y/O

SERVICIO

MOTIVO DE LA

SOLICITUD

NUMERO DE ACTIVO A

REEMPLAZAR EN CASO DE

SER UNA BAJA

NUMERO DE ACTA DE BAJA

EN CASO DE SER UNA

SOLICITUD POR ESE MOTIVO

CÓDIGO SEVEN DEL

PRODUCTO SOLICITADO

DECRIPCION SEVEN DEL PRODUCTO SOLICITADO

CARACTERISTICAS DE PRODUCTO O SERVICIO

CANTIDAD JUSTIFICACION PARA LA COMPRA DE PRODUCTO,

BIEN O SERVICIO

elaboraciÓn del proceso de compras administrativas...

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