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El ROI de los Sistemas de Selección Por VozLos Beneficios Financieros
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El ROI de los Sistemas de Selección Por Voz
Beneficios Financieros Principales
Beneficios Financieros Secundarios
El ROI de los Sistemas de Selección Por Voz
Mayor Precisión Operativa
Mayor Productividad Laboral
La Precisión Ayuda a la Productividad
Mejoras en la Administración del Personal
y Ahorro de Mano de Obra
Mayor Seguridad y Disminución de los Tiempos Muertos
Mayor Cumplimiento Normativo
Optimización del Inventario y Mejoras en la Cadena de Suministros
Cuidado del Medio Ambiente
Ejemplo de Recuperación de la Inversión
Una Buena Práctica para Tener en Cuenta:
Más Agilidad Operativa
Resumen
Innovación Con las Tecnologías Más Avanzadas
Determinación del Costo de Cada Error
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El ROI de los Sistemas de Selección Por VozLos Beneficios Financieros
Los proyectos de voz cobran vida cuando se
pueden establecer con claridad las ventajas
financieras. Antes de armar un buen modelo
financiero (con ROI, tasas internas de retorno,
períodos de recuperación de la inversión,
valores netos actuales y demás métricas), hay
que cuantificar los beneficios económicos que
permitirían reducir costos concretos en mano de
obra, gastos operativos, materiales, inventarios y
activos fijos.
En Honeywell Intelligrated, ayudamos a nuestros
clientes a que tengan una visión sólida de su
situación financiera concreta ofreciéndoles
una serie de ahorros de costos principales y
secundarios.
Beneficios Financieros PrincipalesPrecisión: gracias a este tipo de tecnología, los
trabajadores tienen las manos y los ojos libres, y
pueden concentrarse en su tarea, lo que reduce
el número de errores. Ya no se distraen buscando
en la pantalla o en algún papel dónde ir o qué
material seleccionar. El sistema de voz guía al
trabajador de principio a fin, lo que le permite
estar más alerta y atento mientras realiza las
tareas necesarias.
Productividad: al concentrarse más en lo
que tienen que hacer, con un sistema de voz
que los orienta, y al no tener que detenerse
para mirar la pantalla ni ningún papel, los
trabajadores se manejan de mejor modo y se
vuelven más eficaces a lo largo de la jornada.
La menor cantidad de pasos a lo largo del
día significa que el trabajador debe lidiar con
menos formas de información, lo que reduce las
pérdidas de tiempo y agiliza el rendimiento del
procesamiento en los depósitos.
Beneficios Financieros SecundariosEficacia de la mano de obra: gracias al uso
de los sistemas de voz y las mejoras en la
productividad general de los trabajadores, se
pueden achicar otros gastos. Por ejemplo,
se reducen los costos por horas extras, se
necesitan menos inspectores para verificar
la precisión de los pedidos y hay una menor
dependencia del personal temporario o
estacional. Además, se puede capacitar de
manera cruzada a los trabajadores para que
puedan realizar más tareas dirigidas por voz.
Seguridad: al liberar las manos y la vista, los
sistemas de voz les permiten a los trabajadores
estar más alertas y conscientes, lo que reduce
los riesgos de lesiones. Esto también reduce
la cantidad de daños y roturas, que, en última
instancia, también pueden producir otros
incidentes o lesiones.
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Cumplimiento con regulaciones gubernamentales: gracias a los sistemas de
voz, se puede hacer un seguimiento y rastreo de
los materiales en tiempo real, lo que garantiza
rentabilidad en el cumplimiento de las normas
gubernamentales que vayan surgiendo, sin caer
en procesos tediosos ni costos onerosos.
Ahorros en el manejo de inventarios y en el flujo descendente: una consecuencia directa
de la agilización del ciclo de surtido, desde la
recepción del producto en la dársena hasta la
entrega final es la reducción de costos en el
manejo de inventarios. A lo largo del proceso, hay
menos errores al recoger el producto indicado o
al movilizarlo de un lugar a otro en el momento
adecuado para satisfacer las demandas del
cliente.
Cuidado ambiental: dejar de usar papel y de
depender de las etiquetas genera ahorros que
van mucho más allá del costo del papel en sí:
implica mayor eficacia en términos energéticos
(pues se usan menos impresoras) y reduce
los residuos relacionados con el papel y otros
suministros.
Después de desarrollar cada uno de estos temas,
queda comprobado el impacto financiero del
uso de sistemas de voz en los depósitos. A la
mayoría de las empresas, les basta con los
beneficios principales para decidir que se trata
de un proyecto cuyos resultados económicos
son positivos. Los beneficios secundarios
les representarían otras ventajas financieras
incrementales y aceleradas. Plantear la
propuesta de implementación de los sistemas
de voz basándose en un número reducido de
beneficios facilita la comprensión y la formación
de consenso, y permite fijar un nivel aceptable
de expectativas. Sin embargo, los referentes
de las cadenas de suministros de la actualidad
comprenden todos los beneficios que podría
tener el uso de sistemas de voz en sus depósitos.
De hecho, han investigado a fondo su impacto,
comparándolo con todas sus inversiones en
tecnología, y pretenden que sus vendedores les
brinden una información similar.
Con las soluciones de voz de Honeywell
Intelligrated, se suele recuperar la inversión
en un lapso de entre tres y doce meses.
Si bien la situación de cada empresa es
única, la combinación de la tecnología
innovadora y accesible de Honeywell
Intelligrated y un análisis financiero riguroso
es garantía comprobada de éxito.
El ROI de los Sistemas de Selección Por VozEn un depósito, la selección de materiales
es la tarea con mayor uso de mano de obra.
Por eso mismo, es uno de los procesos que
más pueden beneficiarse con los sistemas
de voz en toda la cadena de suministros.
Las ventajas económicas provienen en
gran medida de cuatro elementos claves:
• Menores costos operativos
• Mayor productividad laboral
• Mayor grado de satisfacción de los clientes
• Más agilidad operativa
La mayoría de los beneficios de usar sistemas
dirigidos por voz para la selección de materiales
tienen que ver con el hecho de que los usuarios
trabajan con las manos y la vista libres. Al
usar auriculares y no depender de pantallas ni
papeles, el trabajador puede tener la mirada
siempre puesta en su tarea. Al no tener que usar
teclados ni escáneres, ni manipular papeles,
queda con ambas manos liberadas para realizar
una serie de tareas.
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Los ahorros concretos son varios. Los siguientes
son solo algunos de ellos.
• Los pedidos se completan correctamente y a
la primera vez
• Aumenta la eficacia de los recolectores (se
levantan más filas de materiales por hora; se
requieren menos horas extras)
• Se simplifica la capacitación e inserción
de los nuevos empleados (lo que permite
cumplir más rápido con las expectativas de
productividad)
• Se necesita menos personal para realizar
tareas de aseguramiento de calidad (se
necesitan menos auditorías)
• Disminuye el recambio de personal
• Mejora la seguridad (lo que reduce los costos
de seguros)
• Hay más eficacia en el cumplimiento
normativo
• Se optimiza el manejo de inventarios (lo que
reduce los costos por tenencia)
• Disminuyen los costos fijos administrativos,
los costos de mantenimiento y amortización
de activos fijos, y los costos en insumos
• Visibilidad en tiempo real e integración a la
toma de decisiones de todo el sistema
El informe técnico se centra sobre todo en los
ahorros concretos que surgen al automatizar el
surtido de pedidos mediante sistemas de voz.
Mayor Precisión OperativaCuando un cliente o una tienda reciben
pedidos incompletos, cantidades incorrectas,
materiales que nunca solicitaron, mercancías
dañadas o documentación incompleta o mal
llenada, se generan ineficacias que salpican
a toda la cadena de comercialización. Los
costos de mano de obra y flete aumentan, la
necesidad de seleccionar y enviar materiales
dos veces interrumpe otras tareas y reduce
la productividad, los pedidos no terminan
de surtirse en tiempo, y los pagos se ven
demorados. Y los costos de no entregar un
pedido como corresponde en el primer intento
son significativos.
Según el valor de las mercancías y los costos
de procesamiento, cada error en el proceso de
selección puede costar entre 10 y 250 dólares.
Para operaciones de tamaño más considerable,
estos errores se pueden traducir en costos
ocultos de millones de dólares.
Las siguientes son algunas reducciones en
la cantidad de errores que suelen alcanzarse
aplicando la selección de materiales dirigida
por voz.
• 50–90 % de mejora para la selección
mediante papel
• 1–15 % de mejora para la selección por medio
de luces
• 8–25 % de mejora para las operaciones con
lectores de radiofrecuencia
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Reducción de ErroresCuando hay personas de por medio, los procesos
operativos están plagados de riesgos de error
humano. Se pueden tomar artículos del lugar
equivocado, se pueden seleccionar mal las
cantidades, etc. Los siguientes son algunos
errores que se encuentran con frecuencia en el
surtido de pedidos:
• No se reciben los artículos (no hay stock)
• Se reciben menos artículos que los solicitados
(o los artículos llegan dañados)
• Se reciben demasiados artículos, es decir, más
de los pedidos
• Se reciben los artículos equivocados (por
ejemplo, una versión equivocada)
• Se reciben artículos que no se solicitaron
nunca (que no estaban en la orden de compra)
• Se reciben las cantidades correctas, pero estas
no coinciden con la documentación en papel
• Los artículos están mal rotulados
• Los documentos no reflejan lo esperado
• Los artículos no se reciben en el lapso
estipulado
Las empresas usan los sistemas de selección
dirigida por voz porque estos reducen muchísimo
tales errores y garantizan una precisión cercana
al 100 % en el manejo de pedidos. Aplicando un
sistema de trabajo dirigido por voz, con manos
y vista libres, la tasa de error en el manejo de
pedidos suele reducirse entre un 50 y un 90 %.
Cuando se entregan los pedidos bien y desde
el primer intento, se ahorran costos en muchas
áreas de la cadena de valor; se evita, por
ejemplo, que haya que hacer modificaciones
administrativas, que se deban seleccionar o
entregar materiales más de una vez, y que se
pierdan ventas por todo eso. Hacia el final del
documento, hay un análisis más detallado de
los componentes del costo de cada error.
Mayor Productividad LaboralSi mejora la productividad en los depósitos, las
empresas pueden manejar más variedad de
productos (más SKU) y mayores volúmenes
de pedidos atendidos sin tener que ampliar el
metraje de sus instalaciones ni hacer nuevas
contrataciones.
Al combinar un sistema de selección de
materiales a manos libres con un software WMS
o similar, las mejoras en la productividad de las
operaciones dirigidas por voz pueden alcanzar
los siguientes niveles:*
• 10–35 % si la selección se hace usando papel
• Hasta 30 % en el caso de la selección por
medio de luces
• 10–35 % usando lectores de radiofrecuencia
* Hay que tener presente que la operatoria de cada depósito es única por el tipo de mercancías, por la variedad de productos (SKU), por la presencia de productos de mayor o menor rotación, el tamaño y la densidad del inventario, los tiempos de acarreo, los procesos comerciales involucrados, etc. Por lo tanto, puede haber diferencias entre las experiencias de las diversas empresas.
Eficacia de los Recolectores (Medida en Líneas Por Hora)Gracias a que existe una conectividad en
tiempo real con los operarios del depósito,
su trabajo se torna visible, y se optimizan
todas las operaciones que se hagan desde
los sistemas de administración de depósitos
(WMS). La selección por voz potencia el
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uso de los sistemas WMS, porque reduce
los tiempos del ciclo de pedidos por medio
de novedosas estrategias de optimización,
tanto en el esquema del depósito como en la
selección de los artículos. Por ejemplo, en una
selección discreta de pedidos, el sistema de
voz serviría para migrar a una selección por
lotes o a una selección de pedidos múltiples.
Con un diseño eficaz, se puede reducir el tiempo
de traslado entre los lugares de selección y se
mejora el manejo de excepciones (faltantes,
materiales dañados, etc.). Usando un sistema
de gestión WMS que intercale diferentes tareas,
el trabajador puede cumplir varias funciones
asumiendo un rol dinámico, según su ubicación,
sus capacidades y las prioridades actuales
de la empresa. Por ejemplo, se puede hacer
un conteo cíclico de inventarios mientras se
realizan tareas de reaprovisionamiento.
Manos LibresComo la tecnología de voz les deja las manos
y los ojos libres, los operarios aumentan su
productividad. Ya no deben ir y venir con papeles
ni diversos aparatos cada vez que seleccionan
un material. La consecuencia es que el trabajo se
completa con menos movimientos y en menos
pasos.
Por añadidura, muchos procesos que se
llevan a cabo en los depósitos, sobre todo la
selección de materiales, se ven complicados
por las condiciones del entorno. Por ejemplo,
en las cámaras frigoríficas, los operarios usan
guantes, que les dificultan el uso de teclado para
introducir datos. Estos mismos trabajadores bien
podrían introducir por voz los datos y los pesos
contabilizables de los artículos seleccionados.
Los sistemas de selección de materiales por
voz suelen ser funcionales para resolver las
siguientes situaciones propias de los entornos
de trabajo:
• Uso de indumentaria de seguridad (guantes
en cámaras frigoríficas, trajes protectores
en plantas de almacenamiento de productos
químicos, etc.)
• Uso de equipos motorizados (por ejemplo, que
el trabajador tenga ambas manos ocupadas
por estar manejando un montacargas)
• Climas extremos (por ejemplo, recopilación de
datos a la intemperie durante una tormenta)
• Procesos de fabricación especiales, como
aquellos en los que se usan materiales
peligrosos, para lo cual es esencial la
concentración del trabajador
• Situaciones en las que se necesitan ambas
manos para mover las mercancías sin riesgos
Rápido Aumento de la Eficacia de los Nuevos EmpleadosLa selección de materiales en los depósitos
es una tarea que suele asignarse al personal
recién contratado y en la que suele haber
un recambio significativo. Como resultado,
las empresas gastan mucho en costos
de capacitación e inserción laboral. Con
frecuencia, en el sector de depósitos, hay
mucho recambio del personal, sobre todo
entre los recién contratados, pues tanto los
trabajadores como la empresa a menudo se
toman un tiempo breve para determinar si el
puesto es conveniente para ambas partes.
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Antes de implementar la selección de
materiales dirigida por voz, lo común es
juntar a los trabajadores nuevos con otros
más experimentados para que aquellos
puedan adaptarse a los ritmos de trabajo, lo
cual entorpece un poco el desempeño de
estos últimos. No es raro que los nuevos
tarden meses en conocer el esquema de
la planta, los productos y los procesos
optimizados que permiten cumplir con las
expectativas de productividad de la empresa.
Mediante el enfoque de Honeywell Intelligrated,
se acelera la curva de aprendizaje de los
empleados nuevos, lo que permite alcanzar
las métricas previstas de producción en las
primeras horas o los primeros turnos de uso. Al
ofrecer una combinación óptima de software
y hardware, Honeywell Intelligrated presenta
un enfoque exclusivo para abordar el manejo
de depósitos mediante sistemas de voz, lo que
permite viabilizar ahorros incluso mayores.
• Los empleados nuevos ya conocen los
robustos smartphones de las soluciones
dirigidas por voz de Honeywell Intelligrated,
y se sienten cómodos con ellos. No se pierde
tiempo en largas curvas de aprendizaje
asociadas con el uso de dispositivos
específicos o computadoras portátiles.
• Los empleados reciben una capacitación
dirigida mediante una teleconferencia tripartita,
con capacitadores locales o remotos. El
capacitador se mantiene activo dentro de una
misma transacción u operación acompañando
al operario nuevo, y le va indicando los pasos
por seguir de manera interactiva, luego de
lo cual este último continúa ejecutando la
transacción pieza por pieza. Como el sistema
Honeywell Intelligrated identifica voces con
independencia del hablante, uno u otro pueden
hablarle al sistema de gestión WMS diciendo
todas las frases necesarias en cualquier
momento, lo que garantiza un proceso de
aprendizaje más interactivo y eficaz.
• Con las soluciones por voz de Honeywell
Intelligrated no hay necesidad de pantallas,
con lo cual los usuarios no tendrán problemas
de lectura ni tendrán que leer mensajes en
otros idiomas.
• Los usuarios deciden cuándo quieren migrar
de una interfaz “de novato” a un modo normal
o avanzado. También eligen en qué idioma se
manejarán.
• Cuando se introducen cambios en algún
proceso, se pueden reproducir audios con
tutoriales, para que los operarios conozcan
algunos ejemplos de los nuevos escenarios de
trabajo.
En este enfoque innovador, Honeywell
Intelligrated ofrece soluciones de voz e
introduce novedades para la capacitación.
Gracias a ello, los operarios nuevos cumplen
con las metas de eficacia empresariales en
un 95 % o más desde el comienzo, y pronto
superan el 100 % de las métricas previstas.
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Mano de Obra Estacional o Trabajadores TemporariosSi el negocio o la organización del personal
dependen de la contratación de trabajadores
temporarios o estacionales, el uso de una
solución de voz Honeywell Intelligrated
simplifica el proceso. En efecto, gracias a
Honeywell Intelligrated, es fácil incluir a este
tipo de trabajadores en el sistema de selección
de materiales dirigido por voz. Los empleados
temporarios se ponen en ritmo desde el primer
día sin sacrificar la precisión del trabajo.
Reducción de Horas ExtraordinariasEl aumento de eficacia (cada trabajador
selecciona más artículos de una línea dada
por hora) reduce la cantidad de horas extras,
que son más caras. Al mejorar el rendimiento
del trabajador promedio, e incluso también
el de aquellos de peor desempeño, las
soluciones de voz proporcionan una mayor
flexibilidad a la hora de elegir el personal
que se ocupará de las tareas del depósito.
Los Operarios “Captan la Idea”Tras años de experiencia en lo que es la selección
de materiales por voz, se ha descubierto que
los operarios efectivamente cambian y mejoran
sus procesos de selección de materiales, lo que
mejora la eficacia. Según algunas observaciones,
los recolectores que reciben instrucciones por
auriculares captan la “actitud seleccionadora”,
es decir, entran en ritmo; se distraen menos y
por ende mejoran su producción por hora.
Puntualidad en el ReaprovisionamientoLa selección dirigida por voz también mejora
aquellas tareas claves con las que se combina,
como el conteo cíclico y el reaprovisionamiento.
Por ejemplo, permite hacer pedidos de
reaprovisionamiento en tiempo real y luego, una
vez que se repuso el stock de esos artículos,
vuelve a enviar a los recolectores a aquellos
artículos que habían quedado sin seleccionar.
Esto minimiza la necesidad de desandar ciertas
tareas ya realizadas al cabo de un turno dado,
o el riesgo de enviar pedidos incompletos y
luego tener que sumar envíos adicionales
con aquellos artículos omitidos o faltantes.
Programas de IncentivosOtro factor positivo que influye en la
productividad es la implementación de
programas de incentivos o bonos basados en la
producción individual. Debido a que el sistema
de selección dirigido por voz permite observar
en tiempo real el desempeño individual, las
empresas pueden realizar un seguimiento de
cada trabajador y recompensarlo por alcanzar
o superar las métricas previstas. En cualquier
momento, los recolectores pueden solicitar
que se les informe sobre su desempeño
actual, lo que asegura que ellos estén al
tanto de su propio nivel de cumplimiento. A
partir de ello, se reducen los tiempos de ciclo
de pedidos, y se los torna más eficientes.
La Precisión Ayuda a la ProductividadAl mejorar la precisión de la recolección (como
se describió anteriormente), se generan
beneficios abismales en el desempeño del
personal del depósito y en la productividad
de la recolección. Por ejemplo:
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Al Reducir las Tareas de Auditoría, se Reducen los Costos de Mano de ObraCon una mejora significativa de la precisión en la
recolección, se podría reducir considerablemente
la cantidad de auditores de pedidos (personas a
cargo del control de calidad). El tiempo que cada
recolector utiliza para validar la precisión de su
trabajo podría ser más selectivo. El personal
dedicado al aseguramiento de la calidad se
puede destinar a otras tareas del depósito.
Privilegios Para el Programa de Aviso de Envío por Adelantado (ASN)El aumento de la precisión en la recolección es
un clasificador clave para formar parte de los
programas de aviso de envío por adelantado.
Los programas ASN incluyen ciertos derechos
que pueden mejorar la eficacia en la cadena de
entregas. Los siguientes son algunos de esos
derechos:
• Prioridad de la entrega en la dársena (que el
producto esté “primero en la fila”)
• Descarga directa sin pasar por auditoría de
ingreso (o solo pagando la estampilla de
auditoría)
A partir de esos privilegios especiales, que
alcanzan solo a los proveedores con alta
precisión, se podrían reducir los tiempos de
entrega en dos tercios, lo que derivaría en más
entregas por día por conductor.
A Tiempo: Menos Interrupciones en el TrabajoAl seleccionar los materiales para los pedidos
correctamente de una sola vez, estos pueden
seguir su curso y entregarse a tiempo. Las
empresas que cuentan con un alto grado de
precisión evitan las pérdidas de tiempo que
se generan al repetir el proceso de selección
y reenvío de pedidos. Esto evita alterar las
prioridades en el trabajo, es decir, tener que
implementar pedidos de remplazo prioritarios
para corregir errores anteriores y abandonar las
tareas actuales.
Mejoras en la Administración del Personal y Ahorro de Mano de Obra
Menor Recambio del PersonalEl sistema de selección por voz contribuye a
reducir el recambio y la rotación del personal de
distintas maneras:
• Mediante el aumento de la productividad
de los trabajadores con más antigüedad, se
reduce la necesidad de contratar trabajadores
con poca o nula experiencia (posiciones en las
que las tasas de recambio tienden a ser más
altas).
• El aumento de la productividad de las nuevas
contrataciones hace que el proceso de
reclutamiento sea más eficaz (y exitoso) y
tenga un impacto positivo en el negocio.
• Los trabajadores observan que la empresa
invierte más en ellos y se sienten más
valorados.
• Los trabajadores valoran la “novedad” de
utilizar tecnología moderna (lo que también
reduce la búsqueda de trabajos en otras
empresas que no utilizan tecnologías
similares).
• Los trabajadores no nativos utilizan el sistema
de reconocimiento y síntesis de voz como un
medio para adquirir habilidades lingüísticas
del idioma local, lo que aumenta sus
oportunidades de ascender (y su valoración
general dentro de la empresa).
• Programas de incentivos (mencionados
anteriormente) en los que se reconozca y
recompense el desempeño individual.
Simplicidad en las ContratacionesCon las soluciones dirigidas por voz, se simplifica
la contratación de personal, ya que no se pone
énfasis en las habilidades lingüísticas orales ni
escritas. La interfaz plurilingüe de las soluciones
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por voz les permite a los trabajadores realizar
su labor en el idioma local dominante o en otra
lengua o dialecto no nativos. Las soluciones
dirigidas por voz de Honeywell Intelligrated
ofrecen las siguientes capacidades plurilingües:
• El sistema se dirige a los trabajadores en 46
idiomas/dialectos y con 85 voces distintas.
• El sistema entiende 68 idiomas/dialectos
diferentes.
Mayor Seguridad y Disminución de los Tiempos Muertos
Entorno de Trabajo Más SeguroLa posibilidad de mantener las manos y ojos
libres aumenta la seguridad de los trabajadores,
ya que les evita distracciones (como mirar
un papel o una pantalla) y les permite estar
más atentos al entorno. El aumento de la
atención deriva en menos lesiones y muertes;
además, torna previsibles los gastos en
personal y disminuye las responsabilidades
legales; transcurrido cierto tiempo, todo
esto disminuye los costos de los seguros.
La mayoría de estos beneficios en términos
de seguridad se consiguen luego del período
de recuperación de la inversión del proyecto
inicial; sin embargo tienen un impacto
importante en el negocio. Por ejemplo:
• Disminuye la cantidad de lesiones
ocasionadas al trasladar mercancías: al
tener ambas manos libres para manejar los
artículos, los trabajadores están atentos al
entorno. Cabe destacar que, puesto que los
operarios tienen libres ambas manos, también
se registró una disminución de la cantidad de
productos dañados.
• Que los trabajadores estén atentos evita
accidentes con los montacargas. (En los
Estados Unidos, la Administración de
Seguridad y Salud Ocupacional informa que se
registran 95.000 lesiones anuales derivadas
de accidentes con camiones industriales).
• El equipamiento pesado y los montacargas
pueden provocar lesiones graves y, en algunos
casos, hasta ocasionar la muerte. De acuerdo
con el Instituto Nacional de Seguridad y
Salud Ocupacional de los Estados Unidos,
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muere una persona cada tres días por algún
tipo de accidente con un montacargas. Se
trata de hechos traumáticos para todos los
involucrados, amén de que se pueden generar
gastos de uno a dos millones de dólares en
acuerdos legales.
• La disminución de lesiones, de los reclamos
por daños surgidos de los esfuerzos repetitivos
y de los accidentes en general tiene un
efecto acumulativo en los factores de costeo
estimativo, que es la base de la calificación de
las aseguradoras para fijar sus primas (como el
costo de los seguros de riesgos del trabajo).
Además de contribuir con iniciativas
ambientalistas, el hecho de que se trabaje sin
papel evita los amontonamientos de papel y
los desperdicios y, por ende, se crea un entorno
laboral más seguro.
Nota: Con la implementación de los auriculares, las empresas deberían seguir buenas prácticas de seguridad. Eso implica que los trabajadores deben usar un monoauricular para no aislarse del entorno, que los cables sean de desconexión rápida y que cada trabajador cuente con su propio monoauricular para cumplir con las buenas prácticas de higiene.
Mayor Cumplimiento NormativoOtra forma de seguridad es el seguimiento de
los productos y sus orígenes, que suelen exigir
las regulaciones de seguridad de salud pública,
como La Ley contra el Bioterrorismo de 2002
de los Estados Unidos. A partir de algunos
ejemplos recientes de alimentos contaminados
o de juguetes con niveles peligrosos de plomo,
se ha acelerado la intervención de los gobiernos
y aumentado la necesidad de rastreabilidad de
los productos. Las organizaciones industriales
también están promoviendo iniciativas de
seguridad similares, como las iniciativas de
trazabilidad de productos (PTI) mediante
el uso de los estándares de recolección
de datos globales (por ejemplo GS1).
Los sistemas de voz (a veces en conjunto con
otra forma de recolección de datos como el
escaneo o la identificación por radiofrecuencia \
[RFID]) captan fácilmente la información clave
de seguimiento (partida de producción, número
de lote, fechas, número de serie, etcétera), lo
que les permite a las empresas cumplir con la
cantidad creciente de requisitos regulatorios
locales, nacionales e internacionales.
Optimización del Inventario y Mejoras en la Cadena de SuministrosSaber en tiempo real la existencia de los
productos en stock les permite a las empresas
optimizar sus niveles de inventarios, saber
con precisión qué hay y dónde está cada
artículo, y activar con presteza los procesos
de reaprovisionamiento. La selección de
materiales mediante sistemas dirigidos por
voz tiene un rol importante en la optimización
de las siguientes tareas de inventario:
• Conteo cíclico (intercalado o no con otras
tareas) a partir del cual se validan con
frecuencia los niveles reales del inventario.
• Seguimiento de los movimientos o las
transferencias de los artículos (lo que evita
que se “pierdan” mercancías).
• Se identifican los casos de escasez o falta
de stock y las mercancías dañadas para
luego realizar reaprovisionamiento a tiempo.
Esto permite evitar la entrega de pedidos
incompletos o los tiempos muertos. Además,
ayuda a evitar las contramarchas o la selección
reiterada de mercancías, y optimiza el uso del
montacargas.
Las empresas pueden evaluar esa información
para reducir el nivel del stock de seguridad
del depósito y reducir mucho los costos de
mantenimiento del inventario. También se
podrían reducir los costos de personal asignado
a los conteos periódicos del inventario físico, ya
que el personal actual puede realizar el conteo
cíclico mientras cumple otras tareas, siguiendo
las indicaciones del sistema de voz.
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Si se realizan entregas incorrectas a los puntos
de venta de la empresa, los faltantes de aquellos
artículos solicitados se traducen en un lucro
cesante para la empresa. Los artículos faltantes
son artículos que no se venden y por lo tanto
no se cumple con la demanda. Si se reciben y
se venden artículos que nunca se solicitaron
(y en esos casos se suele aplicar un descuento
especial, porque si los productos no se venden,
serían mayores los costos de devolución),
también se registra un impacto negativo en los
márgenes de ganancia.
Cuidado del Medio AmbienteMediante los sistemas dirigidos por voz,
se pueden llevar a cabo más operaciones
sin papeles, lo que deriva en:
• Reducción de los activos fijos
• Reducción de los costos de materiales
• Menos horas y costos del personal
administrativo.
Ejemplo de Recuperación de la InversiónComo se explicó en la introducción, la mayoría
de las propuestas se presentan mencionando
solo la cantidad mínima necesaria de
beneficios. Este enfoque es frecuente debido
a que permite establecer expectativas
alcanzables y facilitar la comprensión y el
respaldo del proyecto.
Esta regla rige perfectamente para la selección
de materiales dirigida por voz. La mayoría de
los negocios se sustentan solo sobre la base
de tres beneficios primarios, como se explica a
continuación:
SOLO CON LOS BENEFICIOS PRINCIPALES
AHORROS
Menos errores de envío $450.000/año $450.000/año
Selección más rápida $850.000/año
Menos comprobaciones $200.000/año
Beneficio anual $1.500.000/año
Beneficio mensual $125.000
Costo por 1 año $475.000
PUNTO DE EQUILIBRIO
3,8 MESES
No solo es esta una propuesta más simple
de sustentar, sino que también, en sí misma,
contiene a la mayoría de los beneficios
financieros. Si se considera a los secundarios,
se verá que, manteniendo los costos
constantes, su impacto sobre el punto de
equilibrio es solo incremental con respecto
al de los beneficios primarios, y que dicho
impacto no es tan fuerte ni es tan cuantificable
como el de estos:
PBENEFICIOS PRINCIPALES
AHORROSPORCENTAJE
DE ROI
Menos errores de envío $450.000/año 24%
Selección más rápida $850.000/año 45%
Menos comprobaciones $200.000/año 11%
BENEFICIOS SECUNDARIOS
Nuevas contrataciones efectivas $75.000/año 4%
Entregas más rápidas $210.000/año 11%
Tiempo extra reducido $45.000/año 3%
Inventario reducido $35.000/año 2%
Seguro $2.000/año 0%
Beneficio anual $1.867.000/año 100%
Beneficio mensual $155.583
Costo por 1 año $475.000
PUNTO DE EQUILIBRIO 3,1 MESES
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Gracias a los sistemas de voz se puede realizar
el trabajo con menos trabajadores. Esto
implica reducir las inversiones en montacargas
y otros activos fijos complementarios de las
operaciones de selección de materiales. A
partir de la optimización de los trayectos del
montacargas, se reduce el ciclo de reemplazo
de sus insumos, como las baterías y el propano.
Al utilizar los sistemas de voz, también se
descarta la necesidad de imprimir los pedidos
y, por lo tanto, se reduce la cantidad de insumos
(resmas de papel, tóner, rodillos, etcétera) y
la necesidad de reemplazar las impresoras.
Cuando abandona el uso del papel (salvo en el
caso de las etiquetas), también se optimiza el
tiempo de trabajo del personal administrativo.
El personal de oficina ya no tiene que pasar
horas imprimiendo y distribuyendo pedidos en
papel, ni tiene que concentrarse en confirmar ni
redirigir de la selección de productos. Tampoco
tiene que pensar en los detalles del pedido
en sí (por ejemplo, el peso contabilizable).
Una Buena Práctica para Tener en Cuenta:Lo ideal es proponer la implementación
de un sistema de selección de materiales
dirigido por voz basándose en unos pocos
argumentos financieros (beneficios
primarios). Se trata de usar solo la cantidad
de beneficios suficientes para hacer
una propuesta financiera simple pero
convincente. Es bueno tomar nota de todos
los beneficios primarios y secundarios
después de la implementación, para obtener
una recuperación de la inversión progresiva
y aun más rápida.
Más Agilidad OperativaLos consumidores de hoy en día
tienenexpectativas más y más elevadas y
eso genera un gran impacto en el trabajo
dentro del depósito. Como los consumidores
exigen más opciones, aumenta la cantidad de
productos (SKU). Debido a que la lealtad de los
consumidores hacia un producto es transitoria,
la rotación de unos y otros productos cambia
todo el tiempo.
Para seguirle el tren a una dinámica tan exigente
en la cadena de suministros, las empresas
aumentan continuamente sus inversiones en
herramientas de software avanzadas que les
permitan optimizar el trabajo en el depósito.
Esos sistemas organizan la ubicación de
las mercancías de acuerdo con la demanda
actual, definen los itinerarios y estrategias
de selección más eficaces, manejan el
reaprovisionamiento y el control del inventario,
y ayudan al personal intercalar varias tareas.
Los sistemas de voz desempeñan un papel
clave en esas estrategias avanzadas, ya
que brindan visibilidad en tiempo real a los
trabajadores de todo el depósito, quienes a
su vez reciben las instrucciones necesarias
por voz. Cuando cambian las estrategias
operativas, los trabajadores asimilan los
cambios con naturalidad, porque solo siguen
las directivas vía voz. Por ejemplo, puede que
un trabajador ni siquiera se entere de que las
estrategias cambiaron de lo que es la selección
por lotes a la selección por zonas. El trabajo
de ellos permanece constante: escuchan
adónde deben dirigirse y seleccionan los
artículos solicitados. Esa imperceptibilidad
es conveniente para la naturaleza dinámica
de las operaciones del depósito, porque
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les permite a los administradores:
• Cambiar las estrategias de selección
• Cambiar la ubicación de los artículos (los SKU)
• Incorporar artículos (SKU) nuevos
Cuando las empresas quieren presentar
procesos nuevos a los trabajadores, la
solución de selección por voz de Honeywell
Intelligrated simplifica la capacitación. En
suma, la flexibilidad es aun mayor, porque
además de mejorar las operaciones, el
sistema de voz permite mayores ahorros.
ResumenEn un proyecto de implementación de un
sistema de voz se puede aplicar un conjunto de
análisis financieros. Entre los más frecuentes y
eficaces se encuentran:
• Punto de equilibrio de la inversión del año 1
(en meses)
• Retorno de la inversión (ROI)
• Valor actual neto (VAN), a una tasa de
descuento dada
• Tasa interna de retorno (TIR)
• Cuenta de resultados del proyecto (en base al
devengamiento)
• Cuenta de flujo de efectivo del proyecto (se
excluye la depreciación)
Generalmente, todas estas métricas se
construyen a partir de la cuantificación real
de cada beneficio otorgado por el sistema de
voz (explicados en este documento). Resulta
importante identificar el método que mejor se
adecue a los requisitos de la empresa y que
permita cotejar aquellas métricas que indiquen
el verdadero éxito de la implementación.
Resulta importante identificar el método que
mejor se adecue a los requisitos de la empresa
y que permita cotejar aquellas métricas que
indiquen el verdadero éxito de la implementación.
Gracias a que los sistemas de voz tienen más
aplicaciones, las empresas pueden obtener
otras ganancias, por encima el ROI del proyecto
en sí, y una recuperación de la inversión más
rápida. Alternar operaciones y aprovechar toda
la superficie del depósito es solo uno de los
beneficios intangibles derivados de la aplicación
de la tecnología de sistemas de voz en más tareas.
Al conocer el nivel del inventario y la ubicación
precisa de cada artículo en todo momento, se
logra que el proceso de surtido sea veloz y eficaz
y se coordinen las operaciones con la demanda
del cliente, sin sacrificar la calidad del servicio.
Los sistemas de voz ya demostraron ser valiosos
y superaron sus propios resultados una y otra vez.
Este es el momento de invertir en tecnología de
síntesis y reconocimiento de voz para mejorar el
resultado neto.
Innovación Con las Tecnologías Más AvanzadasSi bien en este informe técnico se comentó casi
en exclusiva el uso de los sistemas de voz para la
selección de materiales, no habría que limitar la
aplicación de esa tecnología a las tareas de un
depósito ni restringirla a esas cuatro paredes. La
voz puede combinarse con escáneres, luces, el
teclados y la pantallas, sistemas de identificación
por radiofrecuencia, y los sistemas de localización
RTLS y GPS. ReVoice aporta valor a los empleados
que van rotando de posición, siempre que sea
mejor operar con manos libres que con otras
interfaces. Algunas de estas tareas son:
Recepción: el proceso de recepción es más
preciso si el receptor está concentrado en
una sola cosa, es decir, en recibir el producto.
También aumenta la tasa de recepción cuando el
receptor no interrumpe su trabajo para detener y
retomar los procesos.
Disposición de productos: se puede automatizar
con el fin de cumplir con las necesidades
específicas del sistema WMS y con las
demandas de cada entorno.El hecho de utilizar
sistemas de voz deriva en ventajas y beneficios,
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ya sea que el operador guarde los materiales
siguiendo instrucciones del conductor o del
sistema.
Reaprovisionamiento: los trabajadores se
concentran en movilizar a tiempo los pálets
o las cajas por despachar, y en la ubicación
en donde se está realizando el trabajo. Los
sistemas de voz permiten realizar varias tareas,
por lo que el trabajador puede ocuparse del
reaprovisionamiento y la confirmación de
la actividad a la vez. Esto deriva en un mejor
desempeño y en la recopilación de datos en
tiempo real, a la vez que ayuda a trabajar con
más precisión.
Conteo cíclico (inventario): ya sea que lo integre
directamente con el proceso de selección
de materiales para mantener actualizado el
stock de aquellos artículos de los que suelen
tenerse pocas cantidades, o que se lo lleve a
cabo como una actividad independiente ad
hoc para mantener niveles de inventario más
precisos, el conteo cíclico es una aplicación de los
sistemas de voz que tiene beneficios concretos y
abstractos sobre la recuperación de la inversión.
Ya no se requiere asignar personas y días
específicos para realizar el conteo del inventario;
ahora se pueden obtener actualizaciones en
tiempo real todos los días para asegurarse de que
el depósito está trabajando lo más rápido posible.
Movimientos temporarios: puede que sea
necesario mover un producto del sector de
reserva al sector de distribución o moverlo
del sector de almacenamiento al sector de
reserva para aumentar la eficacia operativa. Los
trabajadores necesitan conocer desde dónde
se mueve el producto, sus cantidades, y el lugar
adónde se mueve. Esto se puede administrar
fácilmente con los sistemas de voz, el cual les
brinda a los recolectores actualizaciones en
tiempo real sin generar omisiones ni selecciones
erróneas.
Embalaje: al especificar las instrucciones o
prioridades de embalaje vía voz, se pueden
integrar los procesos directamente a los
procesos de selección y entrega con el fin de
maximizar la eficacia del trabajador y mantener
los pedidos en circulación de principio a fin.
Preparación/carga: esta es otra aplicación
tangencial de los sistemas de voz en la
que puede aprovecharse la eficacia de los
trabajadores del depósito. Al brindarles directivas
vía voz a los conductores de los montacargas
para que apilen y preparen los carriles del lado
de ingresos o egresos del surtido, se minimizan
los errores y las interrupciones ocasionados por
la lectura en pantallas. La carga directa también
se puede administrar vía voz, en caso de que se
desee omitir la preparación del área.
Transferencia en tránsito de mercancías: mover
los productos desde la dársena hasta el lugar
donde se desarrolla la actividad (por ejemplo,
colocación de piezas) es vital para mantener
el flujo del producto a través del depósito y,
luego, garantizar que llegue al consumidor. Las
actividades integrales que se realizan vía voz
ayudan a estar a tono con las necesidades y
cronogramas de los procesos de partida, a la
vez que mejoran la eficacia y la productividad
del trabajador. Como sucede con el guardado, la
transferencia en tránsito de mercancías puede
ayudar a ubicar los productos adecuados para el
próximo paso del surtido; eso ayuda a un mejor
uso de los operadores, quienes ahora hacen más
en menos tiempo.
Devoluciones: administrar las devoluciones
puede ser un proceso lento y con uso intenso
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de mano de obra, y es parte integral de muchos
depósitos. Como los sistemas de voz ayudan
a analizar, evaluar y entregar las devoluciones
pronto al paso correspondiente, se puede
actualizar con más celeridad la información
importante del sistema, y reducir el costo que
conlleva manejar las devoluciones (lo que ayuda
a mejorar los márgenes de esos productos).
Servicios de valor agregado: para maximizar la
eficacia y seguirle el ritmo al flujo de pedidos,
se pueden incorporar servicios de valor
agregado, como el etiquetado, en el proceso
de selección o de surtido.Además, se pueden
generar procesos más sistemáticos, para
eliminar las interrupciones y eliminar todo tipo de
manipulación que no agregue valor.
Horas y asistencia: esta aplicabilidad de
los sistemas de voz mejora la moral de los
empleados y elimina las demoras que implican
las rutinas de inicio y final de turno; incorporar
la voz al registro de horas y asistencia permite
recopilar datos más precisos, más rápidamente y
en tiempo real.
Determinación del Costo de Cada Error Ninguna empresa determina el costo de un error
o define un error de la misma manera. Algunas,
por ejemplo, deben recuperar, inspeccionar
y reinventariar los artículos mal entregados,
mientras que otras simplemente los descartan.
Algunas, que entregan mercancías en puntos de
venta minoristas propios, son sensibles al costo
de las ventas perdidas por problemas en algún
punto del flujo descendente de operaciones.
Otras calculan los costos por pedido (por
entrega) en lugar considerar la precisión por
sector. A continuación se presentan ejemplos
de las categorías de gastos informadas con
frecuencia. Aunque no son exhaustivos, son un
buen modelo de las áreas de costos que se ven
afectadas por los errores en los pedidos. Estos
errores son acumulativos y, si no se rastrean
o corrigen, pueden ser el motivo de grandes
sumas erogadas en costos operativos. Muchos
impactan directamente en los trabajadores que
emplean sistemas de voz y pueden medirse con
facilidad.
Algunos reflejan errores acarreados de flujos
ascendentes o descendentes de actividades
y podrían generar oportunidades de ahorros
adicionales, aunque quizás serían difíciles de
rastrear. Sin embargo, son todos ejemplos del
impacto positivo adicional que puede tener el
uso del sistema de voz en toda la empresa.
Costos administrativos• Tiempo que se pierde trabajando con los
clientes, validando los errores y determinando
los a seguir para su corrección.
• Tiempo que se pierde volviendo a emitir
pedidos para corregir errores.
• Tiempo que se pierde ajustando las facturas
ya confeccionadas, emitiendo notas de crédito
y documentando todo en las respectivas
cuentas.
• Tiempo que se pierde administrando las
autorizaciones de devolución de mercancías
(RMA).
Costos del depósito• Tiempo que se pierde al volver a seleccionar un
pedido
• Tiempo que se pierde al volver a embalar un
pedido
Costos de acarreo• Tiempo que se pierde al volver a entregar un
pedido
• Tiempo que se pierde al recolectar los artículos
con autorización de devolución de mercancías
(RMA)
• Gastos de fletes para la devolución de
artículos con RMA, según corresponda
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Más costos del depósito• Recepción de artículos devueltos,
actualización de la autorización devolución
(RMA)
• Inspección de los artículos devueltos y
decisión sobre el estado de reinventariado
• Disposición de productos (devolución al
inventario)
• Actualización de la información del inventario
Margen comercial e ingreso perdidos• Pérdida de rentabilidad que surge al vender
artículos mal enviados con descuentos
sustanciosos.
• En el flujo descendente, ventas perdidas en los
puntos de venta propios debido a la falta de
determinados productos.
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