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El proyecto como herramienta de gestión. Victor M. Sierra. Universidad CESTRANSCRIPT
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Víctor Manuel Sierra N.
EL PROYECTO COMO HERRAMIENTA DE GESTIÓN
Victor Manuel Sierra N. [email protected]
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Un proyecto puede ser considerado como una serie de actividades y tareas que:
• Tienen un objetivo definido que debe completarse dentro de ciertas especificaciones.
• Tiene fechas de iniciación y fecha de terminación definidas.
• Tiene sus limitaciones o fronteras definidas.
• Consume recursos
¿QUÉ ES UN PROYECTO?
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• Es un esfuerzo complejo, compuesto de tareas interrelacionadas y ejecutadas por varias organizaciones o departamentos dentro de una organización, con objetivos, programas y presupuestos bien definidos.
• Es también, la acción orientada hacia un objetivo requerido para poder realizar una idea, una propuesta, un paso evolutivo o algo parecido.
• El desarrollo de un proyecto requiere planeación y monitoreo.
¿QUÉ ES UN PROYECTO?
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• Proyectos de infraestructura – Edificación
– Urbanización
– Caminos
– Puentes
– Túneles
– Comunicaciones
– Puertos
– Vías férreas
– Aeropuertos
– Canales
– Embalses y represas
– Industriales
– Energía
• Proyectos de investigación – Científicos
– Tecnológicos
– Económicos
– Sociales
• Proyectos de productos – Productos de consumo masivo
– Comerciales
– Intangibles
– Financieros
TIPOS DE PROYECTOS
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• Proyectos de informática
– Sistemas de información
– Sistemas de control
– Sistemas de Control Automático
– Creación de software
• Proyectos institucionales
– Salud
– Educación
– Gobierno
TIPOS DE PROYECTOS
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La gerencia de proyectos exitosa es aquella que ha logrado alcanzar los objetivos del proyecto dentro de los límites del tiempo, costos, al nivel de rendimiento deseado, al nivel tecnológico requerido y, todo esto, mediante la utilización efectiva y eficiente de los recursos disponibles.
La definición de éxito de un proyecto incluye el logro de sus resultados:
• Dentro de los períodos de tiempo determinados.
• Dentro del costo presupuestado.
• Al nivel apropiado de rendimiento y especificación.
• Aceptados por el cliente / usuario con acuerdos mutuos sobre los cambios.
• Sin causar disturbios con el flujo del trabajo principal de la organización.
• Mejorando la cultura corporativa.
LA EXCELENCIA EN LA GERENCIA DE PROYECTOS SE DEFINE COMO EL LOGRO CONTINUADO DE UNA SERIE DE PROYECTOS EXITOSOS.
¿CUÁNDO SE PUEDE CONSIDERAR QUE UN PROYECTO ES EXITOSO?
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• Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas con el objeto de cumplir o sobrepasar las necesidades y expectativas que tienen todas las personas involucradas en un proyecto.
• Necesidades y expectativas:
• Calidad (Útil)
• Costo (Económico)
• Tiempo (Oportuno)
¿QUÉ ES LA GERENCIA DE PROYECTOS?
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CONOCIMIENTOS HABILIDADES TECNICAS HERRAMIENTAS
Campo de las ciencias Cap comunicar. Mercadeo masivo Publicidad
- Básicas negociar Negociar ( Win/win) Juego de actores
Junta de negocios
- Del comportamiento - Motivación. - Liderazgo. - Efecto pigmaleón. - Factores de Higiene
Manejo adecuado del poder
Acuerdos programáticos
Planes de gobierno
- Economía Tomador de decisiones
Planear (programación PDM.PERT)
Sistemas de información en gestión de proyectos
- Ingeniería creativo Crear : árbol de problema, espina de pescado
Prototipos-Patentes
CAMPOS DEL GERENTE DE PROYECTOS
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• Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos de la compañía por un tiempo corto y para el cual se han establecido objetivos y metas específicas. Más aún, la Gerencia de Proyectos utiliza el enfoque de sistemas porque involucra personal funcional (jerarquía vertical) asignado a un proyecto específico (jerarquía horizontal).
• Es un modelo de administración y control relativamente reciente, se caracteriza principalmente por la introducción de nuevos métodos de reestructuración gerencial y la adaptación de algunas técnicas, con el propósito de obtener mejor control en el uso de los recursos de la organización, ya ha sido aplicado en diversas organizaciones.
GERENCIA DE PROYECTOS
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• Es una metodología de trabajo orientada a hacer el mejor uso de los recursos disponibles, mediante un esquema particular de organización, cuyo sistema de planificación y de control, permite alcanzar con éxito objetivos, métodos o soluciones específicas.
GERENCIA DE PROYECTOS
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Fases intermedias (Unas o Varias)
Fase Final
Fase Inicial
Costo y Personal Ocupado
Inicio Tiempo Final
CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO Variación del nivel de costos y de personal ocupado a través
del tiempo.
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Competidores
Clima Económico
Proveedores Dueño
Gobierno
Finanzas
Grupos Comunitarios
Agencias regulatorias
Medio
Nivel III ADMINISTRACION
TECNICA
Es responsable delcontenido técnico del proyecto
PROYECTO Nivel I
ADMINISTRACION DE NIVEL ALTO
Trata con los asuntos del mundo exterior
MUNDO EXTERIOR
LOS TRES NIVELES DE LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
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• Organizaciones y personas involucradas en un proyecto
• Influencias organizacionales
• Tópicos claves de la administración general
• Influencias socio-económicas
EL PROYECTO Y SU CONTEXTO DE DESARROLLO
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ORGANIZACIONES Y PERSONAS INVOLUCRADAS EN UN PROYECTO
• Importancia de su identificación • Expectativas desarrolladas • Involucrados claves:
• Gerente del proyecto • Usuarios o clientes del producto del proyecto • Organización que ejecuta el proyecto • Patrocinadores del proyecto • Comunidades afectadas por la puesta en marcha del proyecto • Proveedores y contratistas • Agencias gubernamentales • Ciudadanos individuales
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INFLUENCIAS SOCIO-ECONÓMICAS
• Incluye un amplio conjunto de asuntos y temas: • Estándares: Reglas (guías o características de un
producto, proceso o servicio, cuyo cumplimiento no es obligatorio. V gr.: el tamaño de los diskettes de computador)
• Regulaciones: (Documentos que establecen la obligatoriedad de cumplir ciertas condiciones de construcción, de manejo ambiental, de uso del terreno, entre otras).
• Influencias Culturales
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ÁREAS DEL CONOCIMIENTO EN LA GERENCIA DE PROYECTOS
• Son los procesos que hacen parte de la gerencia de proyectos.
1. Administración del contexto 2. Administración de la integración del proyecto 3. Administración del alcance 4. Administración del tiempo 5. Administración de los costos 6. Administración de la calidad 7. Administración del recurso humano 8. Administración de las comunicaciones 9. Administración del riesgo 10. Administración de las adquisiciones
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INFLUENCIAS ORGANIZACIONALES
• Influencia de las organizaciones sobre los proyectos que adelantan. • Organizaciones basadas en la realización de
proyectos • Organizaciones basadas en producción continua • Culturas organizacionales y estilos de dirección • Estructuras organizativas
• Funcional • Matricial • Por proyectos
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Las cajas sombreadas representan al personal asignado al proyecto
Coordinación del proyecto
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Ejecutivo Superior
ORGANIZACIÓN FUNCIONAL
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Coordinación del proyecto
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Ejecutivo Superior
Gerente de Proyectos
ORGANIZACIÓN POR PROYECTOS
Gerente de Proyectos Gerente de Proyectos
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Coordinación del proyecto
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Personal
Personal
Personal
Gerente Funcional
Gerente de proyecto 1
Gerente de proyecto 2
Gerente de proyecto 3
Gerente de proyectos
Ejecutivo Superior
ORGANIZACIÓN MATRICIAL
Las cajas representan al personal asignado al proyecto
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ENFOQUE FUNCIONAL
• Flujo vertical (jerárquico)
• Orientado a la tarea
• Quién cometió el error?
• Comprender mi trabajo
• Evaluar los individuos
• Los empleados son el problema
• Cambiar el empleado
• Dificultad en la evaluación y seguimiento de la gestión
• Dificultad para construir indicadores
• Hacer mi trabajo
ENFOQUE por PROYECTOS
• Flujo horizontal
• Orientado al usuario
• Qué permitió el error?
• Comprender el proyecto
• Evaluar el proyecto
• El proyecto tiene problemas
• Mejorar el proyecto
• Facilita la evaluación y seguimiento de la gestión
• Fácil construcción de indicadores
• Trabajar en equipo
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ESTRATEGIAS PROYECTOS
¿De dónde surgen los proyectos?
Entorno
Oportunidades
Problemas
Necesidades
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POLÍTICAS
PLAN PLAN
PROGRAMAS PROGRAMAS
PROYECTOS PROYECTOS
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CICLO DEL PROYECTO
FORMULACIÓN
EVALUACIÓN
Fuente: Elaboración propia a partir de la bibliografía
PROGRAMACIÓN
EJECUCIÓN SEGUIMIENTO
Viabilidad del proyecto
Presupuesto del proyecto
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CONCEPCIÓN
PREPARACIÓN EVALUACIÓN
EJECUCIÓN EX POST
Fuente: Elaboración propia a partir de la bibliografía
ETAPAS DEL PROYECTO
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Ciclo de proyecto de la Comisión Europea
PROGRAMACIÓN
EVALUACIÓN
EJECUCIÓN
FINANCIACIÓN
INSTRUCCIÓN
IDENTIFICACIÓN
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Esquema del ciclo de un proyecto según la AECI (Agencia Española de Cooperación Internacional)
PROGRAMACIÓN Plan Director Plan Anual
EVALUACIÓN
Informes de Evaluación
FINALIZACIÓN Informe Final
SEGUIMIENTO Informes de Seguimiento
EJECUCIÓN
FORMULACIÓN Documento
del Proyecto
IDENTIFICACIÓN Ficha de
Identificación
Ciclo de la intervención
Líneas de influencia
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El ciclo del proyecto BID
Identificación de ideas de
proyecto
Definición de objetivos
Diseño
Análisis y aprobación
Ejecución
Evaluación ex post
1
2
3
4
5
6
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El ciclo de vida del proyecto (The project cycle)
ETAPAS DEL CICLO DE UN
PROYECTO
Evaluación Implementación
Preparación
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FORMULACIÓN
INFORMACIÓN DEL PROYECTO
• Nombre
• Tipo
• Descripción
• Objetivos
• Beneficios
• Alcance
• Etapas
• Estimaciones (tiempo, recursos, costos) Genérico inicialmente
ENTORNO DEL PROYECTO
• Dueño
• Sector
• Expectativas del sector
• Relaciones con otros proyectos
• Aspectos que pueden afectar el proyecto
• Responsables e involucrados
El análisis de alternativas Fuente: Elaboración propia a
partir de la bibliografía
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Costos vs. Incertidumbre
Incertidumbre
Costos
Idea Perfil Prefactibildad Factibilidad
Incertidumbre
Costos
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El análisis de alternativas
• Se trata de identificar las opciones de proyecto, valorar sus posibilidades de llevarlas a la práctica y acordar una estrategia de proyecto
• Se identifican las ramas como posibles proyectos y se traza una separación.
• Se selecciona una de las opciones
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Viabilidad del proyecto
Ejecutar el proyecto
Formular el proyecto
¿Se justifica ejecutar el
proyecto?
¿La junta Directiva o Comité de
Gobierno decide invertir en el
proyecto?
Se archiva el proyecto
Actualizar el proyecto
El proyecto espera nueva decisión de
invertir
NO
NO
SI
SI
Controlar la ejecución del
proyecto
Banco de proyectos
Estudios de viabilidad:
Técnica (académica), financiera, administrativa, legal, mercado, pertinencia institucional
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El problema de la viabilidad
PROYECTOS
Utilización de Recursos
Generación de Servicios
Costos Beneficios
¿EXCEDENTE?
-Identificar
-Cuantificar
-Valorar
¿Existe otra alternativa?
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PROGRAMACIÓN
Presupuestos Riesgos
Suposiciones Tamaño
Localización Cronograma
Herramienta sugerida - Microsoft project
Fuente: Elaboración propia a
partir de la bibliografía
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Enfoque de un proyecto de inversión
1 2 3 4 5 ........................................n
Ingresos
(+)
Costos
(-)
ETAPA DE INVERSIÓN
ETAPA DE OPERACIÓN
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Métodos de evaluación financiera de un proyecto
1. Métodos que no tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo.
2. Métodos que tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo.
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Métodos que no tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo
• Periodo de recuperación – PR. FN=FP
• EEPI – SUM ING / SUM GTOS
• TRC – PROM ING / SUM GTOS
• (IN – D) / D -
• IN / VL
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Métodos que tienen en cuenta el valor del dinero en el tiempo
• VPN
• TIR
• TUR – VR
• B/C
• CUE ó CAE ó SNU
• VFFE
• TCP
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FLUJO DE EFECTIVO NETO
Para efectuar la evaluación financiera de un proyecto es necesario definir su flujo de efectivo.
Modelo
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Tasa de interés para la evaluación financiera
Información numérica a precios constantes, corresponde tasa de interés en términos constantes.
Información numérica a precios corrientes, corresponde tasa de interés en términos corrientes (afectada por la inflación).
1 + i mdo = (1+i real) (1+i inf)
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VPN
El valor presente neto es el valor actual de los flujos de caja netos menos la inversión inicial.
< 0, no se justifica
VPN = 0, es indiferente
> 0, se justifica el proyecto
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Análisis de sensibilidad
Un proceso de evaluación tiene cierto nivel de incertidumbre en los resultados, por esto es necesario determinar la variación en los resultados al alterar las variables que intervienen en los cálculos.
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TASA INTERNA DE RETORNO
Tasa de interés que hace que el VPN sea igual a cero.
< TMRR, no se justifica
TIR = 0, es indiferente
> TMRR, se justifica el proyecto
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RELACIÓN BENEFICIO - COSTO
Valor presente de los ingresos netos entre la sumatoria del valor presente de los egresos netos.
< 1, no se justifica
B / C = 1, es indiferente
> 1, se justifica el proyecto
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COSTO ANUAL EQUIVALENTE
Útil para evaluar proyectos que esencialmente constituyen fuentes de egresos.
Este método se utiliza en proyectos que no es posible determinarles la rentabilidad ya que básicamente están conformados por desembolsos.
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EJECUCIÓN
MATERIALIZACIÓN DEL PROYECTO
APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS
• Organización
• Planeación
• Dirección
• Control
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SEGUIMIENTO
El seguimiento es una acción transversal en el ciclo de
vida de un proyecto.
Existirán formatos para cada etapa.
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Víctor Manuel Sierra N.
Informes de Seguimiento
• Informes periódicos
• Bimensual
• Trimestral
• Semestral
• Informe final
• Resumen de proyectos
• Resultados
(logros- indicadores)
• Actividades realizadas
• Informe financiero (gastos/ remesas)
Tiempo Medición de objetivos
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Víctor Manuel Sierra N.
EVALUACIÓN (Ex – post)
“La evaluación se refiere tanto al futuro como al pasado: Es una vía para valorar los resultados de las acciones pasadas, en aras a incorporar dicho aprendizaje en la planificación futura. Manteniendo una mirada crítica de lo ocurrido, la evaluación puede: - Determinar hasta que punto se han logrado los objetivos y las metas. - Valorar la relevancia, la efectividad, el impacto y la viabilidad de lo que se ha logrado. - Reconsiderar, a la luz de la experiencia, la validez de los supuestos del plan original. -Indicar que puntos de vista internos pueden ser ofrecidos para mejorar una práctica y una política más amplia”.
Fuente: Eade, D. and Williams, S.: The Oxfam Handbook of Development and Relief. An Oxfam publication Vol. 1. Oxford, 1995. Pág. 415.
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Víctor Manuel Sierra N.
Tres funciones de la evaluación ex-post en los proyectos
CONTROL APOYO A LA GESTIÓN APRENDIZAJE
FUTUROS PROYECTOS
EVALUACIÓN
INFORMACIÓN
Fuente: Elaboración propia a
partir de la bibliografía
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Víctor Manuel Sierra N.
Principales diferencias entre el Seguimiento y la Evaluación
INFORMACIÓN EJECUCIÓN INFORMACIÓN PARA APRENDIZAJE Y TOMA DE
DECISIONES FUTURAS
Proyecto en ejecución Finalizando el proyecto
Planes y calendarios Revisión de funciones,
actividades y productos Percepciones
Relación gastos / presupuesto
RESULTADOS EFICIENCIA
PERTINENCIA EFICACIA
SOSTENIBILIDAD IMPACTO
SEGUIMIENTO EVALUACIÓN EX - POST
Objetivo
Periodo de referencia
Necesidad de análisis
Usuarios primarios
Dependencia o Facultad ejecutora Directivos
Dependencia o Facultad ejecutora Directivos
Estamentos Universitarios Población beneficiada
Población no beneficiada - entorno
Fuente: Elaboración propia a partir de la bibliografía
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Víctor Manuel Sierra N.
“UNIRSE ES UN COMIENZO;
SEGUIR UNIDOS ES PROGRESAR;
TRABAJAR UNIDOS ES TENER
ÉXITO”
Henry Ford
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Víctor Manuel Sierra N.
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