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EL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN DE
CARRERAS PROFESIONALES
Dr. Milber Ureña Peralta
Coordinador General UCA-UNALM
Situación actual
Proceso de cambio para cubrir las necesidades
Mejorar en Calidad implica pasar de una condición a otra mejor.
Mejor situación
¿Cuál es la situación actual?
• ¿Qué se es? y/o ¿qué se hace?
• ¿En qué medida se cumple con lo que se predica?
• ¿Se es competitivo?
• ¿Se conoce a la competencia y qué hace?
• ¿Qué se hace bien?
• ¿Qué se hace mal?
• ¿Cómo corregir?
¿Cuál es la situación deseada?
• ¿Qué se espera ser y/o hacer?
• ¿Tal aspiración lo comparten todos?
• ¿Se piensa en posibles escenarios futuros?
• ¿Se piensa en cómo enfrentar esos escenarios para llegar a ser y/o hacer?
¿Qué camino seguir?
• ¿Qué hacer para llegar a ser y/o hacer?
• ¿Qué alternativas de acción se tienen para lograr ser y/o hacer?
• ¿Qué recursos humanos, financieros y materiales se requieren para implementar las distintas alternativas?
• ¿Existe solvencia requerida para obtener tales recursos?
Situación actual
Situación deseada
•Análisis institucional•Gestión del cambio•Planificación •Control y seguimiento
En una institución o programa de estudios, los instrumentos para Mejorar en Calidad serían:
• Misión y Visión• Modelo de calidad
•Análisis institucional•Autoevaluación•Evaluación externa
AUTOEVALUACION
Es el proceso por el cual una unidad, programa
o institución, reúne y analiza información sobre
sí misma, la contrasta con sus propósitos
declarados y un conjunto de referentes de
calidad previamente definidos y aceptados, con
el fin de apoyar la toma de decisiones.
Propósitos de Autoevaluación
Autoevaluación para fines de AcreditaciónAutoevaluación para fines de Acreditación
Autoevaluación para fines de AutorregulaciónAutoevaluación para fines de Autorregulación
Acuerdo deAcuerdo deacreditaciónacreditación
Evaluación externaEvaluación externa(de pares)(de pares)
AutoevaluaciónAutoevaluación
Juicio eval. y Juicio eval. y plan de plan de
mejoramientomejoramientoEvaluación externaEvaluación externa(de pares)(de pares)
AutoevaluaciónAutoevaluación
– Conocer fortalezas, debilidades, amenazas y
oportunidades de desarrollo.
– Fundamentar un proceso de toma de decisiones con
información relevante y oportuna.
– Desarrollar planes de mejoramiento a partir de los
resultados de la autoevaluación.
– Promover una cultura de evaluación que facilite los
procesos de acreditación de la institución, de sus
programas.
– Generar información válida y confiable que apoye las
solicitudes de financiamiento en el ámbito nacional o
internacional.
Propósitos de la Autoevaluación:
CÍCLICO.
INTERNAMENTE PARTICIPATIVO.
EXTERNAMENTE VALIDADO.
CON CRITERIOS DE EVALUACIÓN ADECUADOS,
EXPLÍCITOS Y ACEPTADOS.
QUE FACILITA IDENTIFICAR ACCIONES DE CORRECCIÓN
PARA ALCANZAR, MANTENER Y MEJORAR NIVELES DE
CALIDAD.
Como parte de la Mejora Continua la Autoevaluación debe entenderse como un proceso:
En la institución, es indispensable que su
marco institucional esté organizado conforme
a principios que resguarden el proceso de
Autoevaluación. Para ello deben existir reglas
básicas que deben ser rigurosamente
respetadas; de lo contrario, el proceso no será
efectivo.
SOSTENIBILIDAD DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN
El proceso de Autoevaluación es … Participativo e involucra a todos los miembros de la unidad.
Voluntario.
Horizontal, porque no es conducido por la autoridad.
Abierto, porque está sintonizado con los cambios y realidades del entorno de la organización.
está…
Sustentado en información empírica disponible como generada.
Orientado a resultados que serán validados externamente.
y da origen a… Acciones de mejoramiento e instancias y rutinas de seguimiento.
REGLAS BÁSICAS
Condiciones para el desarrollo del proceso de Autoevaluación…
a) Un comité de autoevaluación conduce el proceso,
facilitando y promoviendo la participación activa
de los involucrados.
b) Participantes identificados con la institución, que
contribuyen a su mejora permanentemente.
c) Disponibilidad de información veraz y capacidad
de análisis de la misma.
Requisitos para una Autoevaluación efectiva…
• Debida comprensión del sentido y alcances del proceso.
• Motivación interna.
• Apertura a una mirada externa y compromiso con los resultados del proceso.
• Apoyo explícito y compromiso auténtico de las autoridades.
• Existencia de recursos.
Proceso de Autoevaluación de una Unidad
DISEÑO Y ORGANIZACIÓN
Definición del Comité de Autoevaluación
Acciones de preparación.
Diagnóstico y focalización
Secuencia, cronología y presupuesto.
Funciones y grupos responsables.
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INFORME FINAL DE AUTOEVALUACIÓN
-Revisión de resultados
-Juicios evaluativos
-Consensos
-Elaboración del informe con las acciones de mejora
-Socialización
VISITA DE
PARESEXTERNOS
Ajustes al Plan Estratégico
Control y seguimiento
Generación de propuestas de acciones de mejora
Generación de información
Validación del proceso. Observaciones.
Sugerencias.
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Talleres
25%
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Datos blandos
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Génesis delproceso
Génesis del proceso de Autoevaluación
• Reunión de inicio.
• Participación de toda la comunidad.
• Apoyo oficial.
• Experto interno.
• Tema sustantivo: el comité y su coordinador.
DISEÑO Y ORGANIZACIÓN
Definición del Comité de Autoevaluación
Acciones de preparación
Diagnóstico y focalización
Secuencia, cronología y presupuesto
Funciones y grupos responsables
Comité de Autoevaluación y su Coordinador
• Coordinador: académico entendido en el tema y con liderazgo, elegido por votación de toda la academia de la Unidad.
• Comité: miembros idóneos y motivados, seleccionados por el Coordinador.
• Comité con autoridad, que no emana de las autoridades, sino del ejemplo que son por su identificación con la Institución.
• Coordinación plena con la Unidad Central de Calidad y Acreditación de la Institución.
Generación de información
• Rigurosidad metodológica.
• Reunión y generación sólo de la información necesaria... Ni más, ni menos.
• Contar con una Guía de recolección de antecedentes.
• Análisis y juicios preliminares.Rec
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• Constitución de grupos de trabajo.
• Talleres de análisis de información.
• Generación de consensos en áreas específicas.
• Discusión de posibles acciones de mejoramiento.
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Talleres
25%
75%
Datos blandos
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Recolección de datos blandos:
• Proceso virtual que representa el 75% del tiempo dedicado a la toma de juicios de valor.
• Talleres donde se valida el proceso virtual y que representan el 25% del tiempo referido.
Recolección de datos duros:
• Se toman todos los datos de los registros concernientes a las fuentes de verificación exigidos por el modelo de Autoevaluación.
• Se obtienen los valores de los indicadores de gestión pertinentes.
Generación de información
Generación de propuestas de acciones de mejora
• Discusión amplia de los resultados obtenidos.
• Generación de consensos.
• Se trata de un diagnóstico compartido.
• La autoevaluación DEBE conducir a acciones de mejora: Plan Estratégico.
Informe Final deAutoevaluación
Revisión resultados
Juicios evaluativos
Consensos
Elaboración del informe con las acciones de mejora
Socialización
Mejoramiento de la calidad
• La Autoevaluación se concreta en un Plan Estratégico o en la actualización del existente.
• Se debe de priorizar en la gestión de la Unidad el control permanente de la ejecución del Plan Estratégico.
Ajustesal Plan
Estratégico
Control en la la ejecución
del Plan
Logros del proceso
El proceso de Autoevaluación permite:
• Afianzar una cultura de mejora de la calidad.
• Identificarse con un proceso objetivo y honesto de revisión de fortalezas y debilidades, reconocido y validado por pares externos.
• Estimular la participación de la comunidad (académicos, estudiantes y administrativos) en un diagnóstico común.
• Corregir falencias, a medida que se identifican.
• Organizar la información de la carrera, para que sea parte de un sistema de información para la gestión de la calidad.
• Proporcionar información relevante para la toma de deciciones, validados por la opinión de los pares externos.
• Mejorar la capacidad de gestión de la carrera y potenciar el aporte de los académicos a ella.
• Participar del proceso conducente a la Acreditación.
• En el diseño del proceso: la representatividad de los distintos sectores de la carrera en el Comité.
• Escepticismo del mundo académico: otro proceso más, sin cambios ni consecuencias.
• Desconocimiento de la misión, perfil de egreso de la carrera o de los criterios de evaluación.
• Superposición de otros procesos con objetivos distintos y perturbadores.
• Proceso más descriptivo que analítico.
• Plan Estratégico que no prioriza acciones.
Dificultades frecuentes
• Escaso apoyo de las autoridades.• Escasa motivación de los actores de la
autoevaluación.• Sistemas de información nulos o fallidos.• Ignorancia del proceso técnico.• Carencia de líderes entre la comunidad que
guíen el proceso.• Falta de planeación del proceso.
Dificultades frecuentes
Identificar datos
Recoger organizar
datos
InformaciónAnalizar
Interpretar Valorar
GenerarInformación
DecisionesAccionesMejoras
Evaluación:
• Prestar atención a las condiciones previas.
• Fomentar una cultura de la evaluación.
• Seleccionar el modo adecuado.
• Considerar los insumos, procesos y resultados y no solamente los últimos.
• Mejoría sistemática de la información.
• El diálogo y el consenso, a través de la interacción entre evaluadores y evaluados.
• Debe existir un código de ética.
Para la evaluación…
PROPÓSITOS Perfeccionamiento. Garantía pública.HomologarRacionalizarAsignar Recursos.
FOCO/AMPLITUD
Institución integral; Programas, Procesos y/o Servicios a nivel institucional global.
Unidades integralmente (todos los aspectos de una Facultad, Departamento, Programa)
Estándares de títulos, cursos, programas académicos; costos; personas.
MARCO DE REFERENCIA
Intenciones Declaradas (propósitos, metas).
Opiniones de los Pares.NormasComparaciones
PROCEDIMIENTOS Autoevaluación. Evaluación Externa por Pares.
Examinadores Externos; Indicadores; Escalas Comparativas; Publicación de Resultados.
ENTIDAD ACREDITADORA
Instituciones Individuales; Grupos de Instituciones.
Agencias Independientes Patrocinadas por el Estado.
Estado; Gobierno.
Clasificación Evaluación AcadémicaClasificación Evaluación Académica
Kells, 1997
ESTRATÉGICOSESTRATÉGICOS
CCLLAAVVEESS
APOYOAPOYO
Comunicación Interna/ Externa
Comunicación Interna/ Externa
Objetivos, Metas y Programas de Mejora
Objetivos, Metas y Programas de Mejora
Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad y
Análisis de Datos
Revisión del Sistema de Gestión de la Calidad y
Análisis de Datos
MAPA DE PROCESOS EN UNA FACULTADMAPA DE PROCESOS EN UNA FACULTAD
ALUMNOS/ENTIDADES
PRESTACION DEL SERVICIO
Procesos relacionados con los
alumnos/entidades
Procesos relacionados con los
alumnos/entidades Servicio Final
Satisfacción del Alumno/entidades
Servicio FinalSatisfacción del
Alumno/entidades
FormaciónFormación
Adquisición de productosAdquisición de productos
Auditorías InternasAuditorías Internas
Acciones Correctivas y preventivas
Acciones Correctivas y preventivas
Control de las NO CONFORMIDADES
Control de las NO CONFORMIDADES
Diseño y desarrollo de las actividades
postgrado/investigación
Diseño y desarrollo de las actividades
postgrado/investigación
Control y verificación de
programas informáticos
Control y verificación de
programas informáticos
Limpieza instalaciones
Limpieza instalaciones
Investigación Investigación
PregradoPregrado
PostgradoPostgrado
Evaluación de proveedoresEvaluación de proveedores
Control de la documentación y
registros de Calidad
Control de la documentación y
registros de Calidad
Extensión y proyección social
Extensión y proyección social
Adaptado de la presentación de la Dra. Cecilia Polaino de los Santos - Ministerio de Educación Superior de CubaAdaptado de la presentación de la Dra. Cecilia Polaino de los Santos - Ministerio de Educación Superior de Cuba
4. Resultado de la
autoevaluación
4. Resultado de la
autoevaluación3. Ejecución de la autoevaluación
3. Ejecución de la autoevaluación
2. Planificación de Evaluación interna(autoevaluación)
2. Planificación de Evaluación interna(autoevaluación)
1. Decisióninstitucional
1. Decisióninstitucional
7. Feedback de comisión
(evaluación externa)
7. Feedback de comisión
(evaluación externa)
6. Diálogo Institución-comisión
6. Diálogo Institución-comisión
5. Invitación a comisión
5. Invitación a comisión
CICLO DE LA EVALUACIÓN
Modificado de Hans-Günter Rolff, 1999
Acuerdo sobre metas con autoridades
Interna
Externa
• La Comición Central de Calidad.
• La Unidad de Calidad y Acreditación.
• Las Comisiones de Calidad de las Unidades Académicas.
La institucionalidad del Sistema de
Gestión de la Calidad
La Comisión Central de Calidad
• Presidente:
El Rector.
• Miembros:
Vicerrectores (Académico, Administrativo,… etc.).
Director de Escuela de Posgrado.
Coordinador General de la Unidad de Calidad y Acreditación.
Decano y Coordinador de Calidad de cada Unidad Académica.
• Evaluar, aprobar y recomendar al Consejo Universitario las acciones planificadas por la Unidad de Calidad y Acreditación.
• Aprobar la selección de pares evaluadores externos en cada caso.
• Aprobar los informes finales de cada proceso de Autoevaluación y recomendar los planes de mejora correspondientes.
• Analizar, aprobar y presentar a Rectoría convenios de desempeño producto de los procesos de autoevaluación que incluye la aprobación del plan de desarrollo y la sugerencia de asignación de recursos financieros especiales para su desarrollo, cuando corresponde.
• Supervisar el seguimiento de las acciones concordadas y sus resultados.
Funciones de la Comisión Central de Calidad
• Promover y organizar el funcionamiento de la autoevaluación para el aseguramiento de la calidad y el mejoramiento interno.
• Coordinar y asesorar técnicamente la realización de actividades de autoevaluación en la Universidad con fines de mejoramiento a nivel institucional y de sus unidades académicas, y aquellas que apoyan la acreditación de carreras y programas de Pregrado.
• Diseñar procesos e instrumentos de autoevaluación que armonicen los procesos internos de autoevaluación con los de las acreditaciones externas y con el análisis institucional y sistemas de información internos que apoyan la gestión.
Funciones de la Comisión de Calidad de las Unidades
• Colaborar en el seguimiento de la ejecución de los planes de mejoramiento.
• Promover y utilizar el proceso de aprendizaje institucional centrado en las experiencias y resultados de procesos de autoevaluación.
• Fomentar y ejecutar acciones de difusión y capacitación relacionadas con la construcción de una cultura de aseguramiento de la calidad.
• Apoyar el establecimiento de convenios de desempeño y asignación de recursos para el desarrollo de planes de mejoramiento de unidades y programas académicos detectados en los procesos de autoevaluación.
Funciones de la Comisión de Calidad de las Unidades
