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EL PRESENTE MANUAL Y PROCEDIMIENTOS FUE ELABORADO POR EL Lic. CARLOS ALBERTO GUZMÁN

BONILLA, MBA GERENTE DE COOPEASAMBLEA R.L. EL CUAL SE

APROBÓ EN SESIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN No. DEL MES DE _____ DE 2007 Y RATIFICADO EN SESIÓN No. DEL MES DE ________ DE 2007.

INDICE

CONTENIDO PÁGINA

I. GENERALIDADES

3

II. COSTO Y REGISTRO

3

III. DEPRECIACIÓN

5

IV. ASIGNACIÓN DE PLACAS DE IDENTIFICACIÒN

6

V. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL USUARIO

7

VI. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL ENCARGADO DE ACTIVOS

11

VII. DEBERES Y RESPONSABILIDADES DE LA CONTABILIDAD

14

VIII. GUÍA PARA REALIZAR UN INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVOS FIJOS

16

IX. FORMULA DE “ENTREGA DE ACTIVOS”

18

X. FORMULA DE “TRASLADO O EXCLUSIÓN DE ACTIVOS FIJOS”

19

XI. FORMULA DE “INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS”

20

I – GENERALIDADES

AARRTTÍÍCCUULLOO NNoo.. 11::

Mediante el presente Manual y Procedimientos de Activos, se establece las

normativas que regularan la administración, adquisición, registro, custodia, manejo

y mantenimiento de los activos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito de los

Empleados de la Asamblea Legislativa.


Los activos identificados como inmueble, maquinaria y equipo, son aquellos bienes

tangibles que se utilizan en la operación normal de Coopeasamblea R.L., cuyo

destino no es la venta en el curso ordinario del negocio y su vida útil sea

relativamente extensa.

Estos activos se dividen en dos grandes grupo, el primero, se refiere a los Activos

Capitalizables, que son aquellos cuyo valor de adquisición mas el costo de poner el

activos en condiciones de funcionamiento sean igual o mayor a los ¢50.000.00 y

tengan una vida útil superior a los dos años, los cuales se deprecian durante esa

probable vida útil.

El segundo grupo se refiere a aquellos Activos Menores, cuyo costo de adquisición

es inferior a los ¢50.000.00 y superior a los ¢10.000.00, tengan una vida útil mayor

a los dos años y se registran al valor de un colon, llevando la diferencia al gasto. En

este grupo podrán reclasificarse aquellos activos capitalizables cuyo valor es igual al

monto de rescate y se encuentren en uso por Coopeasamblea R.L.

Las adquisiciones de bienes que no cumplan con alguno de los dos perfiles

comentados en los párrafos anteriores, se deben considerar como suministros de

oficina, por lo tanto, su costo total se registra como gasto.

II – COSTO Y REGISTRO


El costo de los bienes adquiridos está compuesto por su valor de compra más todas

las erogaciones necesarias para poner al bien en el sitio y condiciones requeridas

para su uso.

En el caso de que exista financiamiento para la adquisición o construcción del

activo, los intereses, costos y gastos de formalización generados pasarán a formar

parte del costo del mismo, durante la construcción o instalación del activo. Pasada

esta etapa, los intereses se cargaran al gasto directamente.

Cuando se adquiere equipos de cómputos completos, debe identificarse el costo de

lo que corresponde al CPU, el costo que corresponde al Monitor y el costo que

corresponde a la impresora. Los accesorios como teclado mouse, parlantes y otros

similares, se deben considerar como parte del valor del CPU.

En aquellos casos en que se adquiera activos donde se incluyen varios

componentes, si éstos solo pueden ser usados en forma conjunta, podrá

considerarse su valor como un solo activo, de lo contrario, debe prorratearse su

costo entre los diferentes componentes. La descripción que debe quedar registrada

en los auxiliares, tiene que identificar sus componentes en cuanto a cantidad y

características.

Cuando se compren activos en lotes, los cuales van a ser distribuidos a diferentes

usuarios o lugares, su costo debe tratarse en forma individual, por lo tanto es

importante identificar su valor por activo. Una vez identificado ese valor, aplicar lo

establecido en el artículo 2 del presente Manual.

Las mejoras a edificios, que extiendan su vida útil o den mayor valor al bien, deben

capitalizarse en una cuenta separada y depreciarse a la estimación de la vida útil del

Bien. Cuando representen una transformación importante en la infraestructura del

inmueble (que se estime en un 60% del valor en libros del viejo activo), se debe

eliminar de los registros el valor del viejo inmueble (incluyendo su depreciación) y

capitalizar el valor del nuevo. Cuando una construcción se ha terminado y entregado

a Coopeasamblea R.L. y está en uso, debe informarse por escrito por parte de la

Gerencia a la Contabilidad para su respectiva clasificación del costo.

Cuando un activo se da como parte del pago de otro, el valor del nuevo activo es

igual a la suma del valor recibido del viejo activo más la cantidad entregada en

efectivo, procediendo a eliminar el valor en libros y la depreciación acumulada del

viejo bien. En caso de una diferencia entre el costo del activo nuevo y el valor en

libros del viejo activo más el efectivo pagado, se considerará una pérdida o

ganancia producto de esta transacción.

Los componentes electrónicos para computadora, como tarjetas, puertos, modens

unidades de disco, discos de almacenamiento magnético, quemadores etc., que se

van a agregar a algún CPU de computadora, dada la dificultad para poderlas

identificar y ubicar posteriormente, obliga a que estas adquisiciones se consideren

como un gasto, sin importar su monto. En caso de que sea una actualización que

genere una mayor vida útil al CPU de la computadora (basado en un criterio técnico

de la Unidad de Informática), debe agregarse al valor en libros, el costo de los

nuevos componentes y otros desembolsos incurridos y comenzar un nuevo periodo

de depreciación por el tiempo que se estima va a extender su vida útil, el cual no

debe ser superior a los cuatro años.

Los casos especiales o que presenten alguna duda en cuanto a su evaluación y que

no se ajusten a lo antes comentado, podrán someterse a consulta de otros

profesionales en el ramo.

En el caso de activos donados, podrá considerase como Activos Menor, con el fin de

llevar un control sobre éstos.


Todos los bienes adquiridos deben quedar registrados según corresponda en grupos

homogéneos de subcuentas (Equipo de oficina, Equipo de Computo, etc.), en

consideración al artículo 2 del presente documento y a sus características, tipo de

uso que se le va a dar. Además, se tiene que reflejar la siguiente información de

cada uno de ellos:

Descripción detallada del activo-nombre genérico (fax, CPU, impresora etc.),

marca, modelo, serie, tipo de material en que está hecho, color, tamaño y otros

detalles que permitan identificar con claridad el activo a registrar.

Número de placa asignado.

Valor de adquisición (ver artículo dos de éste documento).

Fecha de adquisición.

Ubicación y usuario.

Depreciación (tasa de depreciación y vida útil).

Descripción de la factura (número, proveedor) y cheque de cancelación

(número, fecha y cuenta corriente).

III – DEPRECIACIÓN


Procedimiento contable cuyo propósito es la distribución del costo de los activos a

través de su vida probable útil. Se entiende como costo depreciable el resultado

neto del costo original menos el valor de rescate o de desecho.

El valor en libros es resultado de rebajar al costo depreciable, la depreciación

acumulada.

La depreciación Acumulada es el resultado de sumar el monto que se ha depreciado

un bien durante su vida útil.

El valor de desecho (rescate), es la porción del valor original no depreciable. El valor

de desecho será de un colón.


El método de depreciación a utilizar será el de línea recta.


Se tomara como referencia para efectos del índice de depreciación, la tabla oficial

de la Dirección General de Tributación, en casos excepcionales, justificables y

autorizados, se aplicará una tasa diferente a la antes mencionada.


Los activos que se encuentra a su valor de rescate y que siguen prestando un

servicio a Coopeasamblea R.L. , deben reclasificarse en la cuenta de Activos

Menores, como una medida de control.

IV – ASIGNACIÓN DE PLACAS DE IDENTIFICACIÓN


Los bienes inmuebles o muebles que son propiedad de Coopeasamblea R.L. deben

tener adherida su respectiva placa con el número que le corresponde de acuerdo un

orden consecutivo y cronológico numérico. En el caso de activos que por sus

características físicas o técnicas (ejemplo, vehículos, lotes, edificios), no es

conveniente adherirle una placa, se les podrá agregar su respectivo número en un

tarjetero con la descripción completa del activo y otras referencias de su adquisición

o construcción o documento oficial y legal como lo es el registro de propiedad.


Los bienes muebles adquiridos por Coopeasamblea R.L., no deben entregarse a los

usuarios hasta que sean debidamente plaqueados.


El número de placa que se le asigne a los activos nuevos deben reportarse a la

Contabilidad mediante la boleta de “Activos Entregados” en dos tantos, una para

adjuntar al cheque y la segunda conservar en el archivo.


Cuando a un activo en uso se le asigna un nuevo número de placa, este acto debe

informarse a la Contabilidad (específicamente al encargado del registro de los

activos) a través de un memorando para que proceda a hacer el cambio en sus

registros. En dicho memorando debe indicar la descripción del activo, ubicación, el

nuevo número de placa y si fuera posible, el anterior número de placa que éste

poseía.


El número de placa solo podrá cambiarse en los casos de extravío de la misma o por

situaciones especiales como cambio en el sistema de numeración u otras

circunstancias que la administración así lo considere. Por ninguna situación, un

activo debe poseer dos placas adheridas al mismo. Si esto ocurriere, se tomara

como número de placa oficial la que se encuentre registrada en Contabilidad o la

más reciente si no existiera registro de ello.


Cuando existan activos con otros componentes y que formen un solo conjunto y se

registre bajo un solo costo, cada componente deberá ser plaqueado en una

numeración consecutiva y reportar a la Contabilidad que el activo consta de

determinados elementos cuyas placas van de tal número a tal número. Para efectos

de registro, el número de placa de referencia como base del registro es el número

inicial que va a ir en el componente principal, el resto de la numeración podrán

formar parte de la descripción del activo, ejemplo de estos casos son las mesas de

comedor con sillas de las cabinas.


Las placas deben contener como información básica, el nombre de Coopeasamblea

R.L. y el número.

V – DEBERES Y RESPONSABILIDAD DEL USUARIO

Con el propósito de definir claramente la responsabilidad sobre el uso, custodia y

control del activo fijo se establece las siguientes regulaciones.


El personal administrativo será el responsable directo ante la administración, de la

custodia, el buen uso y manejo diligente de los activos que se encuentren prestando

un servicio, por lo tanto también debe velar que los activos que sean usados por sus

asistentes o subalternos se encuentren en buen estado, ejerciendo un control sobre

estos bienes.


Para determinar la responsabilidad sobre un bien en forma indirecta (usado por un

jefe o subalternos) o directa de un Director o Jefe de un departamento, se origina

cuando se cumple con alguna de las siguientes condiciones:

Director o Jefe de quien solicita su adquisición.

Departamento de quien recibe el activo.

Autoridad sobre el uso y custodia de un bien.

Usuario habitual del bien.

Usuario a quien se le traslado (usando la formula correspondiente) un bien en

forma temporal o permanente.


Es obligación del Director o Jefe de departamento de prever las necesidades de

equipo que requiera su unidad con el fin de lograr su objetivo. Estas necesidades

deben quedar documentadas en el presupuesto anual, por otra parte también debe

considerar estimar una cantidad razonable para destinarla al mantenimiento

preventivo y correctivo del equipo a su cargo.


Solo el personal administrativo o el encargado de la finca de recreo podrán solicitar

la adquisición de un nuevo activo observando el siguiente procedimiento:

Preparar la formula de “Solicitud de Bienes y Servicios Varios”, donde deberá

describir en forma detallada el tipo de bien que se desea adquirir. Si es posible,

indicar una estimación del precio que podría costar, con el fin de tener como

referencia ese monto con el contenido del presupuesto. Esta solicitud debe

entregarse a la Gerencia para iniciar el trámite de la compra.

Velar porque exista contenido presupuestario, de lo contrario, solicitar un

“Modificación Presupuestaria” de acuerdo a las políticas de Coopeasamblea R.L.

(consultar a la Gerencia la forma de como se procede a hacerlo).

Cuando se requiera, debe brindar alguna otra información que necesite, sobre el

bien que se va a comprar.

Dar un seguimiento a la solicitud en trámite.


Para la recepción de los activos. Éstos serán entregados por el encargado de los

activos al personal u otra persona autorizada por ellos mediante el documento

denominado “Entrega de Activos” (Ver formula 1), siendo la responsabilidad de

quien recibe de:

Revisar que el activo se recibe en buen estado (dentro de un criterio razonable)

y que corresponda a lo solicitado.

Verificar que tenga adherida la placa de Coopeasamblea R.L.

Cotejar que la información que se describe en el documento de “Entrega de

Activos” corresponda físicamente al activo que se recibe, por ejemplo, serie,

modelo, marca y otras características específicas del mismo.

Firmar el documento antes mencionado como evidencia de que se recibió

satisfactoriamente en el espacio correspondiente. Con este documento se

traslada la responsabilidad del activo al Solicitante.

Solicitar y conservar una copia del documento de “Entrega de Activos”.


El personal o encargado deberá llevar y conservar un control detallado de los

activos bajo su responsabilidad por usuario, quedando en dicho control, la firma del

usuario como evidencia de que están a su cargo. Este detalle se debe actualizar con

cada cambio de condiciones (asignación de un nuevo activo, traslado o eliminación

de un activo o sustitución de un activo). El usuario es responsable ante su jefe

inmediato del uso correcto y cuidado del activo que se le encarga. El detalle en

mención podrá ser utilizado cuando un usuario deja de laborar para el

Departamento, lo mismo, debe prepararse cuando llega un nuevo usuario de los

activos, quien será el nuevo responsable ante su jefe inmediato del cuido de los

activos que se le entregan.


Velar en todo momento que cada activo mantenga adherida su correspondiente

placa de Coopeasamblea R.L. si no la tuviera, reportar en forma escrita esta

situación al encargado del control de activos. Dentro de lo posible, conservar la

placa original que se desprendió de dicho activo para que esa misma sea otra vez

adherida.


Reportar en forma oportuna a la Gerencia, de cualquier cambio de condición de

deterioro físico o de funcionamiento que sufra el activo a su cargo, mediante la

“Solicitud de Bienes y Servicios Varios”.


Cuando un activo se encuentra fuera de Coopeasamblea R.L. por motivo de

reparación, el personal (o a quien ellos asignen) es responsable de dar el debido

seguimiento ante la Gerencia, del activo que se encuentra en reparación, siendo el

personal encargado el responsable ante la Administración de la condición y

recuperación del activo que se encuentra en los talleres de reparación.


El personal o Jefe debe informar a la Contabilidad y al encargado de los activos del

traslado de los mismos a otros departamentos o zonas que no estén bajo su

responsabilidad, mediante el documento denominado “Traslado o Exclusión de

Activos” (que podrán solicitar al Encargado de Activos) e indicar si ese traslado es

temporal o permanente (Ver formula 2). Esta formula debe llenarse con toda la

información que en ella se consigna y observar lo siguiente:

Que el préstamo cuente con el Visto Bueno del Gerente o Jefe que presta el

Activo.

Exista la firma de Recibido Conforme del personal o del Jefe que recibe el activo.

El formulario de “Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos”, debe

distribuirse como sigue:

Original = Departamento que entrega el activo.

Copia 1 = Departamento que recibe el activo.

Copia 2 = Contabilidad (al encargado del registro de activos).

Copia 3 = Encargado de Activos. Cuando el activo se devuelve, el original de

la boleta como en la copia 1 (del solicitante) debe quedar la leyenda

“Devuelto”, indicando además, la fecha de la devolución y la firma de quien

recibe el activo devuelto.

Inmediatamente después, la boleta original se envía al encargado de los Activos

y la copia 1 a la Contabilidad, con la finalidad de informar sobre la devolución del

activo y que estas unidades procedan a lo que corresponda.


El Jefe de Departamento debe reportar a la Contabilidad y al Encargado de los

Activos cuando uno de éstos debe ser excluido de libros, usando la misma formula

de “Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos”, “Entrega de Activos” e

indicando las causas del retiro y detalle de las características del activo. La

distribución de la formula es como sigue:

Original = Contabilidad

Copia 1 = Encargado de Activos

Copia 2 = Departamento que retira el activo.

Es importante que para estas situaciones, en dicha boleta se consigne previamente

el Visto Bueno de la Gerencia

VI – DEBERES Y RESPONSABILIDAD DEL ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS


Con la finalidad de velar por el correcto manejo de los activos y canalizar la

información de éstos a la Contabilidad, se asigna esta labor al Encargado de

contabilidad que para estos efectos se le denomina como “Encargado de los

Activos”.


Será responsable de recibir directamente el activo del proveedor.


Tendrá acceso a la base de datos a nivel de consulta, con ello verificará la

información que en esa base se consigna para comprobar que existe un detalle o

descripción exacta, correcta, completa y veraz de cada activo (nombre genérico,

calidades, costo, ubicación, responsable y número de placa) con base a los

documentos de “Entrega de Activos”, “Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos

Fijos” que recibe de otros departamentos y al inventario físico que se realice.

Además comprobará que la base de datos tenga incluido todos los activos que se

encuentren en uso, estén debidamente clasificados y su registro oportuno. A su vez,

verificará que los activos no utilizados por Coopeasamblea R.L. y que tengan

reportes de su exclusión se encuentren fuera de esa base de datos. Cuando detecte

una situación contraria a lo aquí señalado, deberá reportar por escrito a la Gerencia

de la anomalía encontrada, con la finalidad de que sea corregida por el

Departamento de Contabilidad.


Debe adherir la placa a cada uno de los activos de Coopeasamblea R.L.


Entregar el activo fijo al Departamento solicitante mediante el formulario de

“Activos Entregados”.


Informar a la Contabilidad de las nuevas adquisiciones de activos y entregar copia

de la boleta de “Activos Entregados” con la factura respectiva para los efectos que

corresponde. En la factura deberá investigar y detallar claramente el valor de cada

bien adquirido cuando sea necesario, además, velar porque se entregue a la

Contabilidad una descripción completa del mismo.


Informar a la Contabilidad de cualquier cambio que se presentara sobre la situación

de los activos y que afecten los registros contables.


Coordinar con la Contabilidad la realización de inventarios físicos y conciliar sus

registros con la Contabilidad y el inventario físico.


Custodiar las placas no utilizadas que van a ser usadas para identificar los activos,

así también las formulas de “Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos”,

“Entrega de Activos”, tanto las formulas en blanco como las que recibe para efectos

de información.


Atender las recomendaciones de la administración o de la Auditoria Externa. Prestar

colaboración cuando se le solicite.


Custodiar en la bodega los activos en mal estado o en desuso y preparar un reporte

semestral a la Gerencia sobre ellos, con la finalidad de tomar una decisión al

respecto.


Participara en todos los actos donde se desechen activos. El grupo podrá estar

integrado por un miembro del Consejo De Administración, un miembro del comité

de vigilanci, un miembro del comité de educación y la Gerencia.


Deberá levantar un acta de los activos que la Gerencia a decidido desechar de la

bodega. En dicha acta debe indicar la descripción del activo, su número de placa,

quitar la placa (si la tiene adherida) y mantenerlas para efectos de consulta

posterior, causa (si se trata de venta, donación o botado a un basurero autorizado).

En esta acta debe indicar los nombres de las personas que participan y su puesto

(cuando se trate de gente externa, debe indicar el nombre de la organización a la

que pertenecen o si se trata de un comprador particular), así como sus firmas,

fecha y hora. El documento original debe mantenerlo en un expediente y enviar

copias a la Gerencia.


Informar a la Gerencia, de cualquier anomalía que detecte sobre el manejo de los

Activos Fijos.


Velar en conjunto con los responsables de los activos para que éstos mantengan en

todo momento su placa adherida.


Realizar cualquier otra actividad que considere necesaria, que le permita cumplir

con su responsabilidad con respecto a los activos de la Cooperativa.

VII – DEBERES Y RESPONSABILIDAD DE LA CONTABILIDAD


La Contabilidad será responsable de mantener sus registros con información

confiable, oportuna, actualizada, real, veraz y completa, basado en las políticas y

normativas contables y legales que rigen en Costa Rica y en el Coopeasamblea R.L.


Mantener conciliado mes a mes sus registros contables (cuenta auxiliar y con la

cuenta mayor) como los reportes que deben emitir mensualmente.


Velar porque la información que se les suministra cumpla con lo establecido en este

Manual y que la obtengan en forma oportuna y completa, con el objetivo de que les

permita cumplir con lo establecido en el artículo 43 del presente Manual.


Realizar en coordinación con el encargado de los activos, inventarios físicos de éstos

al menos una vez al año, con el fin de comprobar su existencia, estado y ubicación.


Preparar los ajustes que correspondan, previa autorización de la Gerencia cuando

se trate de los reportes de “Traslado, Préstamo o Exclusión de Activos Fijos”,

“Entrega de Activos” o ajuste por sobrantes o faltantes de activos.


Cuando se determinen faltantes no justificados de activos como consecuencia de un

inventario físico, se debe informar por escrito a la Gerencia, y al Jefe de

Departamento responsable, del o los activos faltantes, indicando su descripción

completa, número de placa, posibles causas y ubicación, con la finalidad de analizar

la situación y tomar las medidas del caso.

En el caso de sobrantes, analizar e investigar la razón de ello, determinar su

capitalización o se registra como un Activo Menor.


Reclasificar a la cuenta de Activos Menores aquellos bienes cuyo valor en libros es

igual al valor de rescate y que se mantienen en uso por la Cooperativa he Informar

de esta situación al Encargado de Activos.


Atender con previa autorización de la Gerencia, las recomendaciones en esta

materia y brindar la información que se les solicite cuando este dentro de su

competencia.

GUÍA PARA REALIZAR UN INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVOS

1. Planifique el inventario físico considerando los siguientes aspectos:

a. Fecha de realización-Cronograma.

b. Participantes.

c. Distribución de equipos, encargados y áreas asignadas a cada equipo.

d. Preparación de recursos y logística necesaria para realizar el

inventario.

e. Reuniones de seguimiento.

f. Medidas a tomar con respecto a activos sobrantes, en mal estado,

ociosos o no localizados.

g. Elaboración del informe de resultados.

2. Tomar como referencia el último reporte contable con respecto a los Activos

Fijos, asegurándose que Contabilidad lo tenga conciliado con la cuenta mayor y

el resto de auxiliares, de lo contrario, preparar la conciliación respectiva.

3. Preparar las hojas de anotación del inventario físico, ver formula 3,

manteniendo una copia que va a ser entregada al responsable de cada

Departamento donde se efectué el inventario, y el original para quienes realizan

el inventario.

4. emitir una circular a los diferentes departamentos de la Cooperativa, para

solicitar su colaboración y que dentro de lo posible se evite el traslado de

activos en el periodo en que se realiza la verificación física de los activos.

5. Llenar la formula 3 en forma correcta y completa (indicando en el espacio de

descripción, el nombre genérico del activo, ejemplo: computadora, mesa,

escritorio etc.) después un detalle de sus características (modelo, serie,

tamaño, material, color, y otros señas particulares del activo).

6. Además de lo anterior, se debe indicar el número de placa que tiene adherida

(cuando no la tiene debe indicarse en la columna de placa “S/P”, que significa

sin placa), su condición física (mal estado, buen estado, regular), ubicación

firma del responsable (Director o Jefe de Departamento – Ver artículos 17 y 18

del presente Manual), fecha del inventario y orden numérico de cada hoja. Es

importante que el inventario no sea fraccionado, es decir, que donde se inicie se

termine y no se pase a otro departamento hasta haber terminado en donde se

inició el inventario.

7. Cada activo inventariado debe marcarse de forma tal que nos permita controlar

cuales activos ya fueron considerados e identificar cuales están pendientes de

tomarse en cuenta. Al final de la visita a cada Departamento, se debe

inspeccionar para determinar si existen activos que se hubiesen omitido.

8. En la columna de observaciones de la formula 3, se debe anotar si el activo se

encuentra ocioso y sus razones y alguna otra información pertinente que sea de

utilidad y afecte el inventario.

9. Al finalizar el inventario, se debe proceder a lo siguiente:

a. Tabular la información del inventario de acuerdo a los siguientes

aspectos:

i. Activos por responsabilidad

ii. Activos en mal estado.

iii. Activos sin placa.

iv. Activos ociosos.

v. Activos con dos placas.

b. Cotejar el inventario físico con los registros contables, determinando

si existen:

i. FALTANTES, cuando se detectara que en los reportes contables

se mantienen registrado activos que físicamente no se

localizaron durante el inventario, buscar su última ubicación en

la base de datos y después de ello comprobar la existencia de

documentos de traslado o reporte de exclusión de activos, si

no existiera evidencia de ello, solicitar al director o jefe

responsable de la custodia del activo no localizado, una

explicación sobre su paradero.

ii. SOBRANTES, al comparar el inventario físico con los registros

contables se determina que algunos de ellos no fueron

registrados, se debe comprobar si el departamento de

Contabilidad tubo acceso a la factura de compra y al

formulario 1 (cuando se trate de activos recientes). Como

segundo paso, determinar si fue excluido por error. En el

primer caso, en caso de omisión de registro se debe prepara el

ajuste correspondiente considerando su depreciación a la fecha

del inventario. En el segundo caso, proceder a registrarlo como

Activo Menor.

Preparar un informe de los resultados obtenidos del inventario y recomendar los

ajustes por concepto de activos como: en mal estado, activos no localizados, activos

no registrados, activos ociosos, el cual debe ir dirigido a al Gerente y

Encargado de Activos.

COOPEASAMBLEA R.L.

ENTREGA DE ACTIVOS FIJOS Y OTROS, CONSECUTIVO No.___________

Departamento Receptor: ___________________________________________ Recibido por: ____________________________________________________ El Encargado de Activos le hace entrega del (los) siguiente(s) artículo(s):

DESCRIPCIÓN COSTO NÚMERO

DE PLACA

PROVEEDOR:_____________________________________________________________. FACTURA No. ________________ . CHEQUE DE CANCELACIÓN: ______________ FECHA:_________ T. DE C.: ________ . ORDEN DE COMPRA: ___________________ . SOLICITUD: ____________________________ . EXPEDIENTE DE COMPRAS No. _____________________________ .

NOTA: Importante presentar esta boleta, por cualquier desperfecto que presente el equipo, para la

ejecución de su garantía.

Atentamente, ENCARGADO DE ACTIVOS

_________________________________ Firma y Sello de Quien Recibe Satisfactoriamente

Original-Usuario Copia 1-Contabilidad Copia 2-Encargado de Activos Copia 3-Cheque

COOPEASAMBLEA R.L.

SOLICITUD DE TRASLADO, PRÉSTAMO O EXCLUSIÓN DE ACTIVO FIJO

MARQUE EN LA CASETILLA QUE CORRESPONDE EL OBJETIVO DE ESTE DOCUMENTO:

SOLICITUD DE TRASLADO (cuando es en forma permanente a otro Departamento)

SOLICITUD DE EXCLUSIÓN (cuando va a dejarse de usar por la Cooperativa)

SOLICITUD DE PRESTAMO (cuando es en forma temporal)

Número de Placa:

Descripción del Activo:(indicar su nombre,serie,modelo, material, color, tamaño)

DEPARTAMENTO QUE ENTREGA RESPONSABLE

DEPARTAMENTO QUE RECIBE RESPONSABLE

Observaciones:(indicar si se entrega con otros componentes, motivo del préstamo, traslado o

exclusión y condiciones físicas-en caso de préstamo o traslado)

DEVOLUCIÓN DEL ACTIVO FIJO

NOMBRE DE QUIEN RECIBE FIRMA DE RECIBIDO CONFORME

FECHA DE LA DEVOLUCIÓN:

COOPEASASMBLEA R.L.

INVENTARIO FÍSICO DE INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPO

UBICACIÓN: AL Hoja No.

HECHO POR:

RESPONSABLE :

No. De

Placa

Descripción del Activo (Serie, Modelo, Color, Cantidad, Tamaño, etc.)

Estado

Físico

Observaciones

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