el fse invierte en tu futuro”...2007-2013, completándose con las medidas y procedimientos en...

“El FSE invierte en tu futuro”

http://www2.inem.es/includes/images/logoInem.gif�

Manual de Gestión

Índice “El FSE invierte en tu futuro”

ÍNDICE

CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL MANUAL ................................................................................. 4

1. Introducción .......................................................................................................................................................... 4

2. Objetivos del Manual ........................................................................................................................................... 5

3. Descripción del Manual ....................................................................................................................................... 6

4. Ámbito de Aplicación ........................................................................................................................................... 8

5. Glosario de Términos .......................................................................................................................................... 8

6. La Configuración de la Política de Cohesión Europea a partir de 2007: Principales Novedades .............. 10

7. La Estrategia del FSE en España ...................................................................................................................... 12

a) Programa Nacional de Reformas ............................................................................................................................... 12

b) Marco Estratégico Nacional de Referencia ................................................................................................................ 13

c) Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo ....................................................................................................... 15

8. Organismos Responsables de la Gestión ....................................................................................................... 18

a) Comisión Europea ..................................................................................................................................................... 18

b) Autoridad de Gestión ................................................................................................................................................. 19

c) Autoridad de Certificación .......................................................................................................................................... 19

d) Autoridad de Auditoría ............................................................................................................................................... 20

e) Organismo Intermedio ............................................................................................................................................... 21

f) Órgano que emite la decisión aprobatoria .................................................................................................................. 23

g) Beneficiario ................................................................................................................................................................ 24

g) Comité de Seguimiento ............................................................................................................................................. 25

h) Grupo del FSE del SPEE ........................................................................................................................................... 26

i) Grupo Territorial del FSE ............................................................................................................................................ 27

9. Estructura del SPEE: Particularidades ............................................................................................................ 28

CAPÍTULO II. GESTIÓN DE LAS LÍNEAS DE ACCIÓN COFINANCIADAS POR EL FSE ........................................ 32

1. Procesos Estratégicos ....................................................................................................................................... 33

1. Programación y Presupuestación 2007-2013 ............................................................................................................ 33

2. Seguimiento y Evaluación Continua .......................................................................................................................... 34

2. Procesos Operativos ......................................................................................................................................... 43

3. Gestión, Ejecución y Liquidación de las líneas de acción .......................................................................................... 43

4. Verificación................................................................................................................................................................. 46

Página 2 de 91

Manual de Gestión

Índice “El FSE invierte en tu futuro”

Página 3 de 91

5. Certificación de las Declaraciones de Gastos y Solicitudes de Pago ........................................................................ 49

3. Procesos de Soporte ......................................................................................................................................... 51

6. Información y Publicidad de la Estrategia del SPEE, 2007-2013 .............................................................................. 51

7. Gestión Administrativa ............................................................................................................................................... 57

CAPÍTULO III. PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DEL FSE ....................................................................................... 60

1. Procesos Estratégicos....................................................................................................................................... 60

1. Procedimiento de modificación del Programa Operativo ........................................................................................... 60

2. Seguimiento y Evaluación Continua .......................................................................................................................... 64

2.1. Procedimiento de Información de los Indicadores de la Estrategia del P.O. ................................................ 64

2.2. Procedimiento de Elaboración de los Informes de Ejecución Anual y Final ................................................. 67

2.3 Procedimiento de Elaboración de las Evaluaciones Operativas del SPEE .................................................... 71

2. Procesos Operativos ......................................................................................................................................... 75

3. Gestión, Ejecución y Liquidación de las Líneas de acción ........................................................................................ 75

3.1. Procedimiento de Verificaciones sobre el terreno ......................................................................................... 75

3.2. Procedimiento de Verificaciones Administrativas........................................................................................... 79

4. Certificación ............................................................................................................................................................... 83

4.1. Procedimiento de Recuperación de las irregularidades detectadas ............................................................. 83

3. Procesos de Soporte ..............................................................................Error! No s'ha definit l'adreça d'interès.6

5. Información y Publicidad ........................................................................... Error! No s'ha definit l'adreça d'interès.6

5.1. Procedimiento de Seguimiento del Plan de Comunicación del SPEE Error! No s'ha definit l'adreça d'interès.6

6. Gestión Administrativa ............................................................................................................................................... 87

6.1. Procedimiento de Gestión Documental ......................................................................................................... 87

ANEXOS ...................................................................................................................................................................... 900

Manual de Gestión

Capítulo I. Introducción y Descripción del Manual “El FSE invierte en tu futuro”

CAPÍTULO I. INTRODUCCIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL MANUAL

Introducción

El nuevo período de programación 2007-2013 requiere que los Estados Miembros y sus Regiones adopten determinadas medidas con el fin de garantizar que los Fondos Comunitarios se utilicen de forma eficaz y correcta. En este sentido, la colaboración y cooperación con la Comisión Europea es esencial para asegurar el adecuado funcionamiento de los Sistemas de Gestión y Control definidos, así como atender a cuantos requerimientos sean necesarios.

Por otro lado, la gestión del Fondo Social Europeo demanda una mayor eficacia y optimización de la gestión financiera, debido a la menor cuantía de los Fondos y al incremento de las exigencias para dicha gestión por parte de la Unión Europea. En este contexto, nace la necesidad y conveniencia de especificar detallada y minuciosamente los procesos a realizar para el desarrollo del Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo del Fondo Social Europeo con indicación de Autoridades, Organismos y personas responsables e implicadas.

La conveniencia del desarrollo de un Manual viene recogida en los siguientes Reglamentos comunitarios:

Reglamento (CE) Nº 1081/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 5 de julio de 2006 relativo al Fondo Social Europeo y por el que se deroga el Reglamento (CE) Nº 1784/1999, en adelante Reglamento (CE) Nº 1081/2006.

Reglamento (CE) Nº 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio de 2006 por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión y se deroga el Reglamento (CE) Nº 1260/1999, en adelante Reglamento (CE) Nº 1083/2006.

Reglamento (CE) Nº 1828/2006 de la Comisión, de 8 de diciembre de 2006, que fija normas de desarrollo para el Reglamento (CE) Nº 1083/2006 del Consejo, de 11 de julio de 2006, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión.

Estos textos normativos establecen las disposiciones de aplicación del FSE, poniendo de manifiesto la necesidad de un mayor control, seguimiento y evaluación de los Fondos Europeos:

“…… los Estados miembros deben remitir a la Comisión una descripción de los sistemas de gestión y

control, un informe en el que se expongan los resultados de la evaluación de los sistemas establecidos

y un dictamen sobre la conformidad de dichos sistemas con las disposiciones del Reglamento relativas

a los sistemas mencionados.” (Artículo 71 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006)

“…Cuando un organismo intermedio -como el Servicio Público Estatal de Empleo (SPEE)- realice una o

varias de las tareas de una autoridad de gestión o de certificación, los acuerdos pertinentes se

registrarán formalmente por escrito, asumiendo éste la responsabilidad de, prácticamente, la totalidad

de las funciones atribuidas a la Autoridad de Gestión y Certificación en los artículos 60 y 61 del

Reglamento (CE) Nº 1083/2006…” (Artículo 12 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006).

Página 4 de 91

Manual de Gestión


Los documentos a los que se refiere el párrafo anterior son algunos de los elementos principales en los que se basa la Comisión Europea, dentro del marco de la gestión compartida del presupuesto comunitario, para cerciorarse de que los Estados Miembros utilizan la ayuda financiera de conformidad con las normas y principios vigentes necesarios para proteger los intereses financieros de la Comunidad. Por todo ello, es necesario determinar detalladamente la información que han de contener, así como las bases para la evaluación y el dictamen.

En orden a la consecución de los requerimientos de la reglamentación comunitaria, el Servicio Público de Empleo Estatal (SPEE), ha elaborado con la colaboración de los Servicios Públicos de Empleo (SS.PP.EE.) de las Comunidades Autónomas (CC.AA.) el presente Manual de Procedimientos para la gestión de las líneas de acción cofinanciadas por el Fondo Social Europeo (FSE) dentro del marco de actuación del Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo (POAE).

Objetivos del Manual

El principal objetivo del presente Manual de Procedimientos es la descripción pormenorizada de los diferentes procesos y procedimientos a adoptar para la correcta ejecución del de las líneas de acción cofinanciadas por FSE favoreciendo, por un lado, la gestión pro-activa del SPEE y de los SS.PP.EE. y, por otro lado, potenciando el tratamiento informatizado de la misma.

De manera general, los principales objetivos que este Manual pretende lograr son:

Dar cumplimiento a las exigencias derivadas del marco normativo.

Convertirse en una herramienta de trabajo y una guía de referencia para todos los órganos implicados en la gestión del FSE que permita:

Una fácil comprensión de las tareas a realizar, facilitando su conocimiento a cualquier persona que se incorpore a la organización.

Incorporar directrices básicas de control en los procesos.

Permitir un tratamiento homogéneo de todos los expedientes y una mayor transparencia en la gestión.

Definir de forma rigurosa y sencilla las tareas a realizar por cada una de las áreas funcionales, en orden secuencial e indicando el flujo entre las diferentes áreas implicadas en un mismo proceso.

Proporcionar un modelo de gestión común para el SPEE y los SS.PP.EE. de las Comunidades Autónomas.

No obstante, se trata de un documento vivo y de carácter abierto, sujeto a revisiones y modificaciones cuando las circunstancias o la gestión diaria lo requieran.

Página 5 de 91

Manual de Gestión


Descripción del Manual

El presente Manual de Procedimientos sigue la estructura del proceso general de gestión del FSE. En este sentido, integra tres grandes Capítulos y un apartado de Anexos con los modelos y/o formatos a utilizar que se mencionan en el documento.

El Capítulo I, introductorio, da una visión general del periodo de programación 2007-2013, describiendo el marco normativo de referencia y las principales novedades y cambios introducidos respecto al periodo anterior, 2000-2006. Asimismo, incluye un glosario con los términos específicos usados en este Manual.

Contiene los siguientes apartados:

Los objetivos, la descripción y el ámbito de aplicación del Manual.

La nueva Política de Cohesión 2007-2013.

Las prioridades del FSE en España, en particular, para el Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo (POAE) y los principales Organismos implicados en su gestión.

La Estrategia del FSE en España.

El Capítulo II, relativo a la Gestión de las líneas de acción cofinanciadas por el FSE en este P.O., expone los principales procesos definidos para el sistema de gestión del P.O., agrupados en tres bloques temáticos: Estratégicos, Operativos y de Soporte.

Procesos Estratégicos: se inicia con la primera etapa relativa a la planificación y presupuestación plurianual de las operaciones a desarrollar por el SPEE y los SS.PP.EE. de las CC.AA. durante el periodo 2007-2013, completándose con las medidas y procedimientos en materia de seguimiento y evaluación continua a las que se somete las intervenciones comunitarias.

En consecuencia, este capítulo presenta dos apartados:

1. Programación de las líneas de acción a cofinanciar por el SS.PP.EE.

2. Seguimiento y evaluación continua

Procesos Operativos: las operaciones, una vez presupuestadas, deben ser seleccionadas, gestionadas y ejecutadas por los diferentes órganos que emiten las decisiones aprobatorias de las ayudas, tanto de los Servicios Centrales y Direcciones Provinciales del SPEE, como de los SS.PP.EE. de las CC.AA..

En este sentido, el apartado tercero se centra en la ejecución y gestión de los Beneficiarios, cubriendo hasta la liquidación de las ayudas. A continuación, cuando las actuaciones han sido ejecutadas y pagadas se procede a iniciar la fase de verificación de las justificaciones de pago previas a la Certificación de las Declaraciones de Gastos y Solicitudes de Pago, apartados cuatro y cinco. Para concluir, en el último apartado se exponen los dispositivos de control, de carácter tanto interno como externo, que se efectúa sobre las operaciones:

3. Gestión, ejecución y liquidación de las líneas de acción cofinanciadas

4. Verificación

Página 6 de 91

Manual de Gestión


5. Certificación

Procesos de Soporte: con la finalidad de ofrecer una visión global, el apartado siete se refiere a la gestión financiera, concentrando la atención en la descripción de los flujos financieros; el apartado ocho recoge las principales disposiciones a cumplir en materia de información y comunicación. Por último, este capítulo II concluye con las funciones y responsabilidades relativas a la gestión documental.

6. Información y Publicidad

7. Gestión administrativa

El Capítulo III, sobre Procedimientos de Gestión del FSE, 2007-2013, contiene los procedimientos particulares inherentes a cada uno de los procesos identificados en los apartados anteriores. Si bien los dos capítulos anteriores pretenden ofrecer una visión global de la Política de Cohesión 2007-2013 y de la gestión del FSE, asumiendo las implicaciones, funciones y responsabilidades que conlleva; el presente capítulo tiene un carácter eminentemente operativo. Por ello, cada procedimiento se presenta en forma de ficha con los siguientes campos de información: objetivo, alcance, responsables, normativa aplicable y descripción del procedimiento.

Al objeto de facilitar el seguimiento de los diferentes procesos y/o procedimientos inherentes a la gestión de una línea de acción cofinanciada por el FSE, cada procedimiento tiene atribuida una codificación particular formada por cinco caracteres: dos letras y tres dígitos que responden a los siguientes conceptos:

En primer lugar, las dos letras asocian el procedimiento a los bloques temáticos estratégicos, operativos y de soporte:

PE: Proceso Estratégico

P0: Proceso Operativo

PS: Proceso de Soporte

En segundo lugar, los tres dígitos hacen referencia al proceso y procedimiento en particular.

Referencia bloque temático en el que se ubica el procedimiento

Identificación del proceso al que pertenece el procedimiento

Número del procedimiento concretoReferencia bloque temático en el que se ubica el procedimiento

Identificación del proceso al que pertenece el procedimiento

Número del procedimiento concreto

Página 7 de 91

Manual de Gestión


Ámbito de Aplicación

El Manual tiene por finalidad recopilar las normas y procedimientos establecidos para llevar a cabo la programación, presupuestación, gestión, seguimiento y verificación del Fondo Social Europeo (FSE) por los distintos órganos que intervienen en su manejo, Servicios Centrales y Direcciones Provinciales del SPEE y Órganos que emiten las decisiones aprobatorias de los SS.PP.EE. de las CC.AA., y servir como guía de trabajo para su instrumentación durante el periodo de programación 2007-2013.

En definitiva, con la elaboración de este Manual se pretende garantizar una mayor claridad y transparencia que contribuyan a optimizar la gestión de las líneas de acción a cofinanciar por el FSE.

En este sentido, el ámbito de aplicación abarca la Estrategia del SPEE integrada en el Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo (POAE).

Glosario de Términos

Autoridad de Auditoría: Autoridad u organismo público, nacional, regional o local, funcionalmente independiente de las autoridades de gestión y de certificación, designado por el Estado miembro para cada programa operativo y responsable de verificar el funcionamiento efectivo del sistema de gestión y control.

Autoridad de Certificación: Autoridad u organismo público, nacional, regional o local designado por el Estado miembro a fin de certificar las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago antes de su envío a la Comisión.

Autoridad de Gestión: Autoridad pública, nacional, regional o local o un organismo público o privado designados por el Estado miembro para gestionar el programa operativo.

Beneficiario: Todo operador, organismo o empresa, de carácter público o privado, responsable de iniciar o de iniciar y ejecutar las operaciones. En el ámbito de los regímenes de ayuda a que se refiere el artículo 87 del Tratado Constitutivo de la Unión Europea, se entenderá por Beneficiario toda empresa pública o privada que lleve a cabo un proyecto particular y reciba ayuda pública.

Certificación: Documento acreditativo de los gastos efectivos realizados durante un periodo y en un ámbito determinado.

Comité de Seguimiento: Órgano encargado de comprobar la eficacia y el correcto desarrollo de la intervención. Serán creados por el Estado miembro en estrecha colaboración con la Comisión. (art. 56 del Reglamento (CE) Nº 1260/1999).

Control de Sistemas o de Procedimientos: Control destinado a la detección de deficiencias de procedimiento en los sistemas de gestión y control del Estado miembro y a la elaboración de recomendaciones de medidas a aplicar para la eliminación de estas deficiencias. Su objetivo es verificar la eficacia de los sistemas de gestión y control existentes.

Control Financiero: Control cuyo objeto es comprobar que las actuaciones, en el aspecto económico y financiero, se ajustan al ordenamiento jurídico así como a los principios generales de una buena gestión financiera.

Página 8 de 91

Manual de Gestión


Correcciones Financieras: Supresión de la totalidad o de una parte de la participación de los fondos en una intervención determinada. Las puede realizar tanto el Estado miembro como la Comisión si llega a la conclusión de que existe falta de diligencia por parte del Estado miembro.

Declaración de Gastos: Documento acreditativo de los gastos efectivos realizados durante un periodo y en un ámbito determinado.

Eje Prioritario: Cada una de las prioridades de la estrategia de un programa operativo que comprenda un grupo de operaciones relacionadas entre sí y cuyos objetivos sean cuantificables.

Fondos Estructurales: Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) y Fondo Social Europeo (FSE).

Fondo de Cohesión: Instrumento Financiero no estructural, que actúa en la totalidad del territorio de los Estados financiando proyectos relacionados con el medio ambiente y las redes transeuropeas de infraestructuras del transporte.

Formas de Intervención: Formas que adoptan las intervenciones financiadas por los fondos estructurales. Para el periodo de programación adoptan la forma de Programas Operativos.

FSE-2007: Aplicación informática de la UAFSE cuya finalidad es realizar la gestión y seguimiento de los gastos cofinanciados por el FSE para el periodo 2007-2013.

Gasto Público: Toda contribución pública a la financiación de operaciones que tenga su origen en el presupuesto del Estado, de las autoridades regionales y locales, de las Comunidades Europeas —en conexión con los Fondos Estructurales y el Fondo de Cohesión—, así como los gastos de similar naturaleza. Toda contribución a la financiación de operaciones que tenga su origen en el presupuesto de organismos de Derecho público o de asociaciones de una o varias autoridades regionales o locales u organismos de Derecho público de conformidad con lo dispuesto en la Directiva 2004/18/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 31 de marzo de 2004, sobre coordinación de los procedimientos de adjudicación de los contratos públicos de obras, de suministro y de servicio, se considerará gasto similar.

Participantes: Destinatarios últimos de las ayudas del FSE

Grupo FSE: Grupo interno del SPEE responsable velar por el cumplimiento de las funciones atribuidas al SPEE, como Organismo Intermedio del Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo

Grupo de Comunicación: Grupo constituido por los representantes de información y publicidad del Servicio Público de Empleo Estatal y de los Servicios Públicos de Empleo de las Comunidades Autónomas.

Grupo Territorial del FSE: Grupo constituido por representantes de los Servicios Centrales y Direcciones Provinciales del Servicio Público de Empleo Estatal y de los Servicios Públicos de Empleo de las Comunidades Autónomas responsable de velar por el adecuado desarrollo y seguimiento de las líneas de acción cofinanciadas por el Fondo Social Europeo dentro del ámbito de actuación del Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo, 2007-2013.

Incompatibilidad: Control donde se estudia la compatibilidad del fondo al que pertenece la ayuda solicitada con otros fondos de los que pueda estar recibiendo financiación simultáneamente.

Página 9 de 91

Manual de Gestión


Irregularidad: Toda infracción de una disposición del Derecho comunitario correspondiente a una actuación u omisión de un agente económico y que tenga, o que pueda tener, por consecuencia causar un perjuicio al presupuesto general de la Unión Europea al cargarle un gasto injustificado.

Organismo Intermedio: Todo organismo o servicio de carácter público o privado que actúe bajo la responsabilidad de una autoridad de gestión o de certificación o que desempeñe competencias en nombre de tal autoridad en relación con los Beneficiarios que ejecuten las operaciones.

Órgano que emite la decisión aprobatoria: Unidad administrativa encargada de gestionar las operaciones cofinanciadas por el FSE

Programa Operativo: Documento presentado por un Estado miembro y aprobado por la Comisión, en el que se recoge una estrategia de desarrollo que contiene un conjunto coherente de prioridades para cuya realización se precisará ayuda de alguno de los Fondos o, cuando se trate del objetivo de «convergencia», del Fondo de Cohesión y del FEDER

Regiones de “Competitividad Regional y Empleo”: son las antiguas Regiones Objetivo 3 en el periodo 2000-2006: Aragón, Baleares, Cataluña, La Rioja, Madrid, Navarra y Cantabria (ésta última, región de ayuda transitoria del Objetivo 1 en el período 2000-2006).

Regiones de “Convergencia”: Antiguo Objetivo 1 del periodo 2000-2006, destinado a acelerar la convergencia económica de las regiones menos desarrolladas: aquellas cuyo PIB/hab. no alcanza el 75% de la media de la UE ampliada; es decir, aquéllas que superan este porcentaje por meros efectos estadísticos después de la ampliación. Son Andalucía, Castilla-La Mancha, Extremadura y Galicia.

Regiones de “Phasing-in”: Son las regiones denominadas “de efecto crecimiento”: Valencia, Castilla y León y Canarias.

Regiones “Phasing-out”: Son las Regiones denominadas de “efecto estadístico” Asturias, Murcia, Ceuta y Melilla.

UAFSE: Unidad Administradora del FSE de la Dirección General de Economía Social y del FSE del Ministerio de Trabajo e Inmigración.

La Configuración de la Política de Cohesión Europea a partir de 2007: Principales Novedades

El acuerdo de perspectivas financieras 2007-2013 permite que España siga siendo uno de los principales países Beneficiarios de la política regional europea, al tiempo que fija un nuevo mapa de la Política de Cohesión en línea con la evolución y el desarrollo español.

Para el nuevo periodo de programación, se ha propuesto un marco simplificado de la Política de Cohesión basado en tres prioridades, que sustituyen a los objetivos 1, 2 y 3 del periodo 2000-2006, con la finalidad de lograr la aplicación y cumplimiento de las Estrategias de Lisboa y Gotemburgo, pero teniendo en cuenta las circunstancias específicas de las regiones.

Página 10 de 91

Manual de Gestión


Objetivo Convergencia: financia las regiones españolas menos desarrolladas. Esta prioridad incluye una ayuda transitoria o phasing-out para las regiones de efecto estadístico, es decir, aquéllas regiones cuyo PIB per cápita no supere el 75% del PIB medio de la UE 15, pero sí el 75% de la nueva media -más baja- de la UE 25. Los programas de convergencia se dedicarán a modernizar y aumentar el capital físico y humano y a promover la sostenibilidad medioambiental, desarrollando mejores prácticas en materia de gobernanza y de capacidades institucionales.

Regiones dentro del Objetivo Convergencia: Andalucía, Castilla-La Mancha, Extremadura y Galicia

Regiones dentro del Objetivo Phasing-out: Asturias, Murcia, Ceuta y Melilla.

Objetivo Competitividad Regional y Empleo: integra aquellas regiones no cubiertas por el objetivo de convergencia. Asimismo, se incluye en esta prioridad un tratamiento especial transitorio o phasing-in para las regiones que salen del Objetivo 1 por su propio desarrollo, por efecto crecimiento, es decir, cuyo PIB per cápita supere el 75% del PIB medio de la UE 15 y de la UE 25. Las intervenciones se centrarán en un número limitado de prioridades estratégicas relacionadas con las Agendas de Lisboa y Gotemburgo.

Regiones dentro del Objetivo de Competitividad Regional y Empleo: Cantabria, Aragón, Baleares, Cataluña, Madrid, País Vasco, Navarra y La Rioja.

Regiones dentro del Objetivo Phasing-in: Valencia, Castilla León y Canarias.

Cooperación Territorial y Europea: esta prioridad se alcanzaría mediante programas transfronterizos y transnacionales y abordarán los problemas específicos que surgen al construir una economía integrada en todo el territorio europeo, cuando éste está dividido por fronteras nacionales.

Mapa 1. Nuevos Objetivos en España para el periodo 2007-2013

Página 11 de 91

Manual de Gestión


Convergencia

Phasing-out

Phasing-in

Competitividad Regional y Empleo

La Estrategia del FSE en España

a) Programa Nacional de Reformas

Dentro del aspecto estratégico, el Programa Nacional de Reformas de Lisboa, en adelante PNR, se ha convertido en el principal instrumento canalizador de las actuaciones que realiza España para la consecución de los objetivos definidos en la Estrategia de Lisboa y, por tanto, directamente vinculado al Marco Estratégico Nacional de Referencia, en adelante MENR.

El Reglamento (CE) Nº 1083/2006 establece que “La ayuda cofinanciada por los Fondos se centrará en las

prioridades de la Unión Europea de fomentar la competitividad y crear empleo, que incluyan el cumplimiento de

los objetivos de la Directrices integradas para el crecimiento. A tal efecto, de acuerdo la Comisión y los Estados

miembros garantizarán que se destinen a las mencionadas prioridades el 60% del gasto correspondiente al

objetivo convergencia y el 75% del gasto correspondiente al objetivo competitividad y empleo”. Los principales objetivos del PNR giran en torno a la consecución de:

Aumentar la tasa de empleo hasta el 66%.

Aumentar la tasa de empleo femenino al 57%.

Reducir la tasa de paro juvenil al 18,6%.

Reducir a la mitad -hasta el 15%- la tasa de abandono escolar.

Reducir la temporalidad en el trabajo.

Página 12 de 91

Manual de Gestión


Para ello, el PNR se ha estructurado en los siguientes ejes de actuación:

Eje 1. Refuerzo a la estabilidad macroeconómica y presupuestaria

Eje 2. Infraestructuras

Eje 3. Aumento y mejora del capital humano

Eje 4. La estrategia de I+D+i (ingenio 2010)

Eje 5. Más competencia, mejor regulación y eficiencia en las administraciones públicas, competitividad

Eje 6. Mercado de trabajo y diálogo social

Eje 7. Plan de Fomento Empresarial

Particularmente, el Eje 6 prevé acciones para aumentar el empleo de los jóvenes y la tasa de ocupación femenina eliminando su discriminación; favorecer la conciliación entre la vida laboral y personal; legislar sobre igualdad de género y autonomía personal y dependencia; apoyar la prolongación de la vida activa y de la modernización de los sistemas de protección social; incentivar la integración laboral de las personas con discapacidad y otras personas o colectivos en situación o riesgo de exclusión social; perfeccionar el funcionamiento de las instituciones del Mercado de Trabajo; hacer mas eficaz la gestión de los flujos migratorios; reducir la temporalidad; promover el empleo autónomo y la economía social; mejorar el sistema de salud y seguridad en el trabajo y mantener y consolidar el Acuerdo Interconfederal para la Negociación Colectiva.

Por su parte el Eje 7 tiene como principal objetivo potenciar la iniciativa emprendedora en la sociedad; fomentar la creación de nuevas empresas estimulando su crecimiento y su competitividad; incrementar la capacidad de innovación y transferencia de conocimientos; potenciar la internacionalización de las empresas y la simplificación de procedimientos administrativos. Para conseguir los objetivos citados prevé reformas legales y administrativas, apoyo financiero y medidas educativas y laborales.

b) Marco Estratégico Nacional de Referencia

De acuerdo con el artículo 27 del Reglamento (CE) nº 1083/2006, el Estado miembro es responsable de la elaboración de un Marco Estratégico Nacional de Referencia, en adelante MENR, que garantice la coherencia de intervención de los Fondos con las DEC y que indique la relación entre las prioridades comunitarias y el Programa Nacional de Reformas, en adelante PNR.

Dicho marco estratégico nacional supone la referencia para la preparación de la programación de los Fondos aplicables a los objetivos de “convergencia” y “competitividad regional y empleo” al fijar la estrategia para el Fondo de Cohesión (FC), el Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) y el Fondo Social Europeo (FSE), así como la contribución de la política regional española al cumplimiento de los objetivos de Lisboa.

Su estructura da respuesta a los siguientes elementos:

Un análisis de las disparidades de desarrollo, las carencias y el potencial existente, teniendo en cuenta las tendencias de la economía europea y mundial.

La estrategia elegida basándose en dicho análisis, incluidas las prioridades temáticas y territoriales.

Página 13 de 91

Manual de Gestión


La lista de los programas operativos correspondientes a los objetivos de “convergencia” y de “competitividad regional y empleo”.

Una descripción del modo en que el gasto para los objetivos de “convergencia” y de “competitividad regional y empleo” contribuirá a lograr las prioridades de la Unión Europea de fomentar la competitividad y crear empleo.

La dotación anual indicativa para los Fondos, desglosada por programa.

Particularmente, la estrategia española del FSE para el periodo 2007-2013 gira en torno a los siguientes objetivos:

Mejorar la adaptabilidad de trabajadores, empresas y empresarios y fomentar el espíritu empresarial para impulsar la competitividad empresarial, el incremento de la productividad y la mejora de la calidad en el empleo.

Atraer a más personas al mercado laboral, haciendo del trabajo una opción real para todos, fomentando la empleabilidad, la inclusión social y la igualdad entre hombres y mujeres; impulsando especialmente, la integración socio laboral de las personas jóvenes, paradas de larga duración, inmigrantes, con discapacidad y en riesgo de exclusión del mercado de trabajo.

Aumentar y mejorar el capital humano a través de una mejor educación y adquisición de competencias, impulsando especialmente la difusión de conocimientos prácticos en materia de tecnologías de la información y la comunicación, así como la lucha contra el abandono escolar prematuro.

Así, las actuaciones del FSE a favor de los recursos humanos en España, se articulan en 5 Ejes y 23 Temas prioritarios (incluidas las de asistencia técnica), que dan cabida a todos los ámbitos de intervención del Reglamento (CE) Nº 1081/2006 y se relacionan directamente con las prioridades de la Estrategia Europea por el Empleo (EEE) 2005-2008, con igual número de Ejes para el Objetivo Convergencia y el Objetivo Competitividad Regional y Empleo, aunque podrán variar el peso financiero y las actuaciones concretas a financiar.

De otra parte, se definen 5 Principios horizontales que debe tener en cuenta cada uno de los Ejes Prioritarios: Igualdad de oportunidades, no discriminación, acciones innovadoras, fomento de nuevas tecnologías y respeto al medio ambiente.

El mayor peso financiero se concentra en aquellas actuaciones que, siendo prioritarias para España en su conjunto, mejor contribuyen a la consecución de los objetivos de Lisboa y en particular, a las recomendaciones de la EEE y sus directrices para el empleo 2005-2008 y a las derivadas del PNR.

Conforme al artículo 34 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, se puede financiar, con carácter complementario y sujeto al límite del 10% de la financiación comunitaria correspondiente a cada eje prioritario de un programa operativo, medidas comprendidas en el ámbito de intervención del FEDER a condición de que sean necesarias para la ejecución satisfactoria de la operación y estén relacionadas con ella. Este porcentaje podrá aumentarse al 15% en el caso de financiación de actuaciones con arreglo a la prioridad de inclusión social, tal y como señala el artículo 3, apartado 7 Reglamento (CE) Nº 1083/2006.

Página 14 de 91

Manual de Gestión


Página 15 de 91

c) Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo

Por lo que respecta a la estrategia española del FSE para los próximos siete años, ésta se articula en torno a 5 Ejes Prioritarios que dan cobertura a todos los ámbitos de intervención del Reglamento FSE1 y se relacionan con las prioridades de la Estrategia Europea para el Empleo 2005-2008 en igual número de ejes para el Objetivo Convergencia y el Objetivo Competitividad Regional y Empleo, si bien varia el peso financiero y las acciones concretas a financiar:

Para ello, la estructura de gestión de la intervención FSE acordada en España está formada por 19 Programas Operativos Regionales, correspondientes a las CC.AA. y Ciudades Autónomas, y 3 Programas Operativos de alcance nacional, entre los que se encuentra el Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo.

El carácter plurirregional del Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo responde a la necesidad de diseñar una aplicación uniforme y homogénea en todo el territorio estatal, sin perjuicio de la obligada adaptación a las peculiaridades de las Comunidades Autónomas; y de mantener la unidad del mercado de trabajo, consecuencia del sistema competencial, definido en la Constitución Española y los Estatutos de Autonomía, en el cual las políticas activas de empleo de titularidad estatal están transferidas, en gran medida la gestión y ejecución, a las CC.AA..

Asimismo, el Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo integra tanto los objetivos del PNR2, en especial el Eje 3 “Aumento y Mejora del Capital Humano”, el Eje 6 “Mercado de Trabajo y Diálogo Social” y el Eje 7 “Fomento Empresarial”, como las Directrices para las políticas de empleo de los Estados miembros3, en particular de la 17 a la 24, y las Orientaciones Estratégicas Comunitarias en materia de cohesión social4, definiendo como objetivo final contribuir a la consecución de la Estrategia de Lisboa, cuya meta es la convergencia plena en renta per cápita con la media de la UE-25 y alcanzar en 2010 una tasa de empleo del 66%. Para ello, presta una especial atención a la consecución de los siguientes objetivos:

Aumentar la tasa de empleo hasta el 66%.

Aumentar la tasa de empleo femenino al 57%.

Reducir la tasa de paro juvenil al 18,6%.

Reducir a la mitad -hasta el 15%- la tasa de abandono escolar.

1 Reglamento (CE) Nº 1081/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 5 de julio de 2006, relativo al Fondo Social Europeo y por el que se deroga el Reglamento (CE) Nº 1784/1999.

2 Programa Nacional de Reformas de España, octubre 2005

3 Decisión (2005/600/CE) del Consejo de 12 de julio de 2005, relativa a las Directrices Integradas para el crecimiento y el empleo 2005-2008.

4 Decisión (2006/702/CE) del Consejo de 6 de octubre de 2006, relativa a las directrices estratégicas comunitarias en materia de cohesión.

Manual de Gestión


Reducir la temporalidad en el trabajo.

A partir del diagnóstico realizado y con la finalidad de paliar las debilidades del mercado laboral español, el PO recoge 5 Ejes Prioritarios, tanto para las regiones convergencia como para las regiones competitividad regional y empleo, los cuales se corresponden con los del MENR:

Eje 1. Fomento del Espíritu empresarial y mejora de la adaptabilidad de trabajadores, empresas y empresarios: Dirigido a aumentar la capacidad de las empresas para adecuarse al entorno, ser más competitivas y mejorar las competencias de los trabajadores para que puedan adaptarse a los cambios, trabajar de manera más eficiente y aumentar la productividad del trabajo. Para ello, se fomentan acciones de formación permanente a autónomos y entidades de economía social, a colectivos específicos de carácter prioritario y, en materia de seguridad y prevención de accidentes de trabajo y formación, a través de bonificaciones de la cuota de formación profesional a empresas de menos de 250 empleados.

Eje 2. Fomentar la empleabilidad, la inclusión social y la igualdad entre hombres y mujeres: Gira en torno a la creación de esquemas que prevengan el desempleo o mejoren la empleabilidad de las personas desempleadas, especialmente, de los jóvenes. Se promueve la mejora en la integración sociolaboral de las personas inmigrantes y las condiciones de igualdad en el mercado de trabajo, a través del fomento de actuaciones de inserción de desempleados tales como itinerarios personalizados e integrados, incluyendo acciones de orientación, cualificación y prácticas profesionales de carácter no laboral. Asimismo, este eje impulsa acciones y medidas que favorezcan la contratación indefinida para reducir la temporalidad en el mercado laboral y potenciar un empleo más estable y de calidad. La importancia del eje y los amplios contenidos del mismo explican la mayor dotación financiera.

Eje 3. Aumento y mejora del capital humano: Se centra en la creación y mejora de los mecanismos en los sistemas educativos y formativos que aseguren la adecuación de la oferta de empleo a la demanda de trabajo, así como en la promoción de la formación continua y en el desarrollo de programas, esquemas y contenidos educativos de calidad que prevengan el abandono escolar y atraigan a la formación profesional. Para ello, se fomentan, entre otras, acciones de formación del personal docente y acciones encaminadas a la mejora de la educación, la formación y desarrollo del Sistema Nacional de Cualificaciones y Formación Profesional.

Eje 4. Cooperación transnacional e interregional: Presta atención al fomento de esquemas de trabajo conjunto e intercambio de experiencias, resultados, buenas prácticas y metodologías, a través de la movilidad de expertos y Beneficiarios, incidiendo principalmente en ámbitos prioritarios, tales como la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres, el fracaso escolar, la inmigración deslocalización, etc. Las actuaciones están dirigidas a la creación de redes y asociaciones, así como a la aplicación de estrategias conjuntas de desarrollo local plurirregional que afecten al desarrollo sostenible de zonas o ámbitos de intervención mixtos.

Eje 5. Asistencia Técnica: Cuyo objetivo es el apoyo a la gestión, puesta en marcha, control y seguimiento de las actuaciones del Programa con el fin de contribuir a la buena gobernanza, garantizando la calidad, la eficacia y la transparencia de la intervención.

Página 16 de 91

Manual de Gestión


Además, cuenta con dieciséis Organismos Intermedios procedentes, principalmente, de la AGE, entre los que cabe destacar el SPEE cuya participación garantiza el equilibrio territorial, la cohesión y el diálogo social y favorece el aprovechamiento de las sinergias entre los diferentes territorios y experiencias de las distintas CC.AA., contribuyendo a la complementariedad de las acciones y a una mayor concentración y visibilidad de los de los recursos.

Por su parte, consecuentemente con esta estrategia nacional, que a su vez emana de las Directrices, la EEE y el MENR, el SPEE se apoya en acciones destinadas a alcanzar el pleno empleo, la calidad y la productividad en el trabajo, la promoción de la inclusión social, la accesibilidad de las personas desfavorecidas y la reducción de disparidades regionales y, para ello, concentra sus esfuerzos en las siguientes líneas de acción:

Tabla 1. Líneas de acción del SPEE dentro del marco de actuación del PO de Adaptabilidad y Empleo.

EJE/ Categoría de gasto

LÍNEA DE ACCIÓN ALCANCE

Eje 1. Fomento del Espíritu Empresarial

62. Desarrollo de estrategias y sistemas de aprendizaje permanente de las empresas, formación y servicios destinados a los empleados para mejorar su capacidad de adaptación al cambio, fomento del espíritu empresarial y la innovación

62.1. Formación de oferta Nacional

62.2. Formación de demanda Nacional

62.3. Acciones complementarias y de acompañamiento a la formación Nacional

64. Desarrollo de servicios específicos para el empleo, la formación y ayuda en relación con la reestructuración de sectores y empresas

64.1. Formación y ayuda para la adaptabilidad de trabajadores de sectores en declive o amenazados por reestructuración Nacional

68. Apoyo al trabajo y a la creación de empresas

68.1. Promoción de Empleo Autónomo Nacional

68.2. Iniciativas Locales de Empleo

Convergencia y Competitividad y Empleo

Eje 2. Fomentar la empleabilidad, la inclusión social y la igualdad entre hombres y mujeres

66. Aplicación de medidas activas y de prevención en el mercado laboral

66.1. Escuelas Taller y Casas de Oficios Nacional

66.2. Ayudas a la contratación indefinida de jóvenes Nacional

66.3. Ayudas a la contratación indefinida de mujeres Nacional

66.4. Ayudas a la contratación indefinida de mayores de 45 años Nacional

66.5. Programas Integrados de Formación e Inserción Nacional

66.6. Talleres de Empleo Nacional

66.7. Colaboración de los Servicios Públicos de Empleo con Instituciones sin ánimo de lucro Nacional

66.8. Colaboración de los Servicios Públicos de Empleo con Entidades del Nacional

Página 17 de 91

Manual de Gestión


Página 18 de 91

EJE/ Categoría de gasto

LÍNEA DE ACCIÓN ALCANCE

ámbito local

66.9. Acciones de Orientación Profesional para el Empleo y Autoempleo Convergencia

66.10. Programas Integrados para el Empleo Convergencia

71. Vías de integración y reintegración en la vida laboral de personas con minusvalías, luchar contra la discriminación en el acceso y en la evolución en el mercado laboral y promover la aceptación de la diversidad en el lugar de trabajo

71.1. Incentivos a la contratación de personas con discapacidad Convergencia

Eje 3. Aumento y mejora del capital humano

72. Concepción, introducción y aplicación de reformas en los sistemas de educación y formación para aumentar la empleabilidad, mejorando la adecuación de la educación y formación iniciales

72.1. Elaboración de Certificados de Profesionalidad Nacional

72.2. Perfeccionamiento Técnico de Formadores Nacional

Fuente: Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo (POAE)

Organismos Responsables de la Gestión

En aplicación del principio de subsidiariedad recogido en los Reglamentos (CE) Nº 1083/2006 y (CE) Nº 1828/2007, la ejecución de las intervenciones incumbe a los Estados miembros, en el nivel territorial que resulte apropiado, sin perjuicio de las competencias de la Comisión, particularmente en materia de ejecución del presupuesto general de las Comunidades Europeas.

En este sentido, la gestión completa de todo Programa Operativo financiado por Fondos Estructurales es siempre responsabilidad del Estado miembro. A continuación se describen los órganos con responsabilidades en la gestión:

a) Comisión Europea

La Comisión Europea (CE) actúa independientemente de los Gobiernos de los Estados miembros. Dentro de su estructura interna, la intervención del FSE es competencia de la Dirección General de Empleo y Asuntos Sociales con las siguientes funciones:

Elaborar las propuestas para las normas de ámbito europeo, que presenta al Parlamento Europeo y al Consejo.

Garantizar el cumplimiento de las Decisiones adoptadas por la CE.

Velar por la adecuada utilización del FSE.

Vigilar por el respeto a los Tratados y el Derecho Comunitario.

Manual de Gestión


b) Autoridad de Gestión

La Autoridad de Gestión es la autoridad pública, nacional, regional o local o un organismo público o privado designado por el Estado miembro para gestionar el programa operativo.

Para el POAE, la Autoridad de Gestión es la Unidad de Gestión de la Unidad Administradora del FSE, en adelante UAFSE, del Ministerio de Trabajo e Inmigración, con responsabilidades dirigidas a la aplicación, regularidad de la gestión y eficacia del Programa.

Su misión consiste concretamente en la realización de las siguientes funciones:

Establecer y utilizar un sistema informático de gestión, seguimiento y evaluación. La UAFSE debe autorizar al SPEE como usuario del sistema FSE-2007 para permitirle el suministro telemático de los datos a la Unidad de Gestión de la UAFSE.

Recoger los datos estadísticos y financieros, necesarios para el seguimiento del POAE, para la elaboración de los informes anuales y finales, la información referente a los indicadores y la presentación de certificaciones de gastos. Esta información será utilizada por la Unidad de Gestión de la UAFSE para llevar a cabo la publicación de la lista de Beneficiarios, operaciones y cantidad de fondos públicos asignados a las mismas, según se establece en el artículo 7 del Reglamento (CE) 1828/2006.

Garantizar la correcta gestión financiera.

Respetar las políticas comunitarias.

Respetar las obligaciones en materia de información y divulgación.

Modificar, cuando proceda, el POAE.

Elaborar y remitir a la Comisión los informes anuales y finales de ejecución de los programas. La Unidad de Gestión de la UAFSE, una vez revisados los informes remitidos, los presentará al Comité de Seguimiento del POAE para su estudio y aprobación. Tras la incorporación de las observaciones que, en su caso, se propongan por el Comité, se enviarán a la Comisión en los plazos establecidos por el artículo 67 del Reglamento (CE) 1083/2006.

Establecer el marco común de trabajo para el seguimiento estratégico y la evaluación continua.

c) Autoridad de Certificación

La Autoridad de Certificación es la autoridad u organismo público, nacional, regional o local designado por el Estado miembro a fin de certificar las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago antes de su envío a la Comisión; asimismo, es el organismo designado por el Estado para la recepción de los pagos efectuados por la Comisión y el responsable de ordenar los pagos a los Beneficiarios.

Se designa como Autoridad de Certificación del POAE a la Unidad de Certificación de la UAFSE del Ministerio de Trabajo e Inmigración. Sus funciones y responsabilidades son, conforme al artículo 61 del Reglamento General:

Página 19 de 91

Manual de Gestión


Elaborar y remitir a la Comisión las certificaciones de las declaraciones de gastos y las solicitudes de pago.

Certificar, por un lado, que la declaración de gastos es exacta, se ha realizado aplicando sistemas de contabilidad fiables y se basa en justificantes verificables y, por otro, que el gasto declarado se atiene a las normas aplicables y se ha efectuado en relación con las operaciones seleccionadas para la financiación, de conformidad con los criterios de selección del Programa y en cumplimiento de las disposiciones nacionales y comunitarias.

Velar, a efectos de certificación, por ser convenientemente informada por la Autoridad de Gestión sobre los procedimientos y las verificaciones relacionados con el gasto incluido en las declaraciones.

Tomar nota, a efectos de certificación, de los resultados de todas las auditorías llevadas a cabo por la Autoridad de Auditoría o bajo su responsabilidad.

Mantener registros contables en soporte electrónico del gasto declarado a la Comisión.

Mantener una cuenta de los importes recuperables y de los importes retirados por la cancelación de toda o parte de la contribución a una operación. Los importes recuperados se devolverán al presupuesto general de las Comunidades Europeas antes del cierre del Programa Operativo, deduciéndolos del estado de gastos siguiente.

d) Autoridad de Auditoría

La Autoridad de Auditoría es la autoridad u organismo público, nacional, regional o local, funcionalmente independiente de las Autoridades de Gestión y de Certificación y designado por el Estado miembro para cada Programa Operativo, responsable de verificar el funcionamiento efectivo del sistema de gestión y control.

Para el POAE se nombra a la Intervención General de la Administración del Estado, IGAE, atribuyéndole conforme al artículo 62 del Reglamento (CE) Nº 1083/2003 las siguientes funciones:

Asegurar que se realizan auditorías para comprobar el funcionamiento eficaz del sistema de gestión y control del programa operativo.

Garantizar que las auditorías de las operaciones se basan en una muestra representativa que permita verificar el gasto declarado.

Presentar a la Comisión, en el plazo de nueve meses a partir de la aprobación del Programa Operativo, una estrategia de auditoría que comprenda los organismos que las llevarán a cabo, el método a aplicar, el método de muestreo para las operaciones y una planificación indicativa a fin de garantizar que los principales organismos sean auditados y que las auditorías se distribuyan de forma equilibrada a lo largo del período de programación.

Presentar a la Comisión un informe anual de control que recoja las constataciones de las auditorías realizadas durante los doce meses anteriores al 30 de junio del año de que se trate, en el marco de la estrategia de auditoría del programa operativo y en el que comunicará todas las deficiencias observadas en los sistemas de gestión y control del programa. El primer informe que se presentará

Página 20 de 91

Manual de Gestión


Página 21 de 91

antes del 31 de diciembre de 2008 cubrirá el período comprendido entre el 1 de enero de 2007 y el 30 de junio de 2008. La información correspondiente a las auditorías llevadas a cabo después del 1 de julio de 2015 se incluirá en el informe final de control que debe respaldar la declaración de cierre.

Emitir dictamen, basado en los controles y auditorías que se hayan realizado bajo su responsabilidad, sobre si el funcionamiento del sistema de gestión y control es eficaz y ofrece, por lo tanto, garantías razonables de que los estados de gastos presentados a la Comisión son correctos, así como garantías razonables de que las transacciones conexas son legales y regulares.

Elaborar, cuando se requiera según el artículo 88, declaración de cierre parcial que analice la legalidad y regularidad de los gastos de que se trate.

Presentar a la Comisión, a más tardar el 31 de marzo de 2017, una declaración de cierre en la que se evaluará la validez de la solicitud de pago del saldo y la legalidad y regularidad de las transacciones conexas cubiertas por la declaración final de gastos, que deberá sustentarse en un informe final de control.

e) Organismo Intermedio

De conformidad con el artículo 2 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, se considera Organismo Intermedio, todo organismo o servicio de carácter público o privado que actúe bajo la responsabilidad de una Autoridad de Gestión o de Certificación o que desempeñe competencias en nombre de tal autoridad en relación con los Beneficiarios que ejecuten las operaciones.

En este sentido, el Servicio Público de Empleo Estatal, SPEE, ha sido nombrado Organismo Intermedio del POAE, con la asignación de las siguientes funciones5:

Establecerá procedimientos que garanticen que la selección de las operaciones para su financiación se realiza de conformidad con criterios aplicables al Programa Operativo, debidamente aprobados por el Comité de Seguimiento, y que dichas operaciones se atienen a las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia durante todo el período de ejecución.

Garantizará frente a la Unidad de Gestión de la UAFSE, que se ha llevado a cabo la entrega de los bienes o la prestación del servicio objeto de cofinanciación, que se ha efectuado realmente el gasto declarado por los Beneficiarios en relación con las operaciones y que éste cumple con las normas comunitarias y nacionales aplicables en la materia. Para ello, el SPEE se asegurará de que se han llevado a cabo tanto las verificaciones administrativas de todos los gastos relativos a las operaciones incluidas en los distintos certificados de gastos que vaya a presentar a la Autoridad de Gestión, como las verificaciones sobre el terreno que abarquen parte de los gastos antes mencionados, y de que cumplan con los requisitos establecidos en el artículo 13.3 del Reglamento (CE) 1828/2006.

A efectos de garantizar frente a la Unidad de Gestión de la UAFSE el cumplimiento de todo lo dispuesto en este punto, el SPEE enviará las verificaciones administrativas y sobre el terreno realizadas por los

5 Siendo esta relación abierta ya que se podrá considerar necesario incorporar otros organismos a la gestión del programa operativo a lo largo del período de programación:

Manual de Gestión


órganos que emiten las decisiones aprobatorias de los Servicios Centrales y las Direcciones Provinciales del SPEE y los SS.PP.EE. de las CC.AA., junto a las que presente a la Autoridad de Gestión, tal y como aparece recogido en la Aplicación FSE-2007. Asimismo, remitirá toda la información que le sea requerida por dicha Autoridad.

Velará por el cumplimiento de los requisitos de información y publicidad establecidos en el artículo 69 del Reglamento (CE) 1083/2006.

Cuidará de que los Beneficiarios y otros organismos participantes en la ejecución de las operaciones mantengan un sistema de contabilidad separado o un código contable adecuado en relación con todas las transacciones relacionadas con la operación, sin perjuicio de las normas de contabilidad nacional.

Se asegurará de que se dispone de todos los documentos sobre el gasto y las auditorías, necesarios para contar con una pista de auditoría apropiada que garantice la fiabilidad de las solicitudes de reembolso que se presenten a la Autoridad de Certificación. Estos documentos pueden encontrarse directamente en su poder o puede establecerse su custodia por los Beneficiarios, tal y como se prevé en el artículo 19 del Reglamento (CE) 1828/2006.

En particular, garantizará que todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y con las auditorías correspondientes al POAE se mantienen a disposición de la Comisión y del Tribunal de Cuentas durante un período de tres años a partir del cierre del POAE o a partir del año en el que haya tenido lugar el cierre parcial, en su caso, conforme a lo establecido en el artículo 90 del Reglamento (CE) 1083/2006.

Colaborará en la elaboración de los informes de ejecución anual y final del POAE, remitiendo a la Unidad de Gestión de la UAFSE el informe anual antes del 15 de abril del año siguiente al que corresponda y el final, a más tardar el 31 de diciembre de 2016. Asimismo, introducirá la información pertinente a este respecto en el sistema FSE-2007.

Remitirá a la Unidad de Gestión de la UAFSE la descripción de sus sistemas de gestión y control.

Registrará y almacenará la información relativa a los datos contables y de gestión financiera, ejecución física, verificaciones y auditorías y evaluación de las operaciones ejecutadas. Este registro se llevará a cabo por medios informáticos, permitiendo la transmisión de información de forma fiable a requerimiento de la Unidad de Gestión de la UAFSE, de acuerdo a los requerimientos del sistema FSE-2007.

Presentará las certificaciones de gasto con el detalle y la periodicidad requeridos por la Unidad de Gestión de la UAFSE.

Elaborará y ejecutará el Plan de Comunicación previsto en la sección 1ª del Reglamento (CE) 1828/2006. El Plan de Comunicación debe ser remitido a la UAFSE en el plazo de tres meses a partir de la adopción del POAE.

Trasladará a los Beneficiarios la información comunicada por la Unidad de Gestión de la UAFSE en relación con la adecuada gestión del POAE y, en particular, la relativa a las condiciones específicas de los bienes o servicios prestados en el marco de la operación, el plan de financiación, el plazo límite de ejecución, la información financiera y de otro tipo que se deba conservar y comunicar.

Página 22 de 91

Manual de Gestión


Informará a los Beneficiarios de que la aceptación de la financiación del FSE implicará la aceptación de su inclusión en la lista de Beneficiarios señalada del conforme al artículo 12.2. del Reglamento (CE) Nº 1828/2006.

Garantizará que a los Beneficiarios potenciales de las operaciones se les ha facilitado la información prevista en el artículo 5.2 del Reglamento (CE) 1828/2006.

Realizará las evaluaciones vinculadas al seguimiento del POAE y facilitará a la Unidad de Gestión de la UAFSE la información necesaria para que se puedan llevar a cabo el resto de las evaluaciones pertinentes, en conformidad con los artículos 47, 48 y 49 del Reglamento (CE) 1083/2006. A tales efectos, prestará su colaboración y participará en cuantos comités o grupos técnicos de evaluación, nacionales o comunitarios, se le requiera.

f) Organismos que emiten las decisiones aprobatorias

Los Organismos que emiten las decisiones aprobatorias son los responsables de la efectiva ejecución de las actuaciones cofinanciadas por el FSE y, por tanto, de la gestión y control del gasto.

De una manera general, las responsabilidades de dichos Organismos son:

La correcta ejecución de las actuaciones cofinanciadas conforme a las disposiciones comunitarias de carácter general y específico del FSE y su forma de intervención.

El adecuado seguimiento de las actuaciones cofinanciadas a través de una base de datos informatizada.

El suministro de la oportuna información y la comunicación de las incidencias al SPEE y/o SS.PP.EE. de las CC.AA..

La conservación de los documentos justificativos relativos a los gastos asociados a las intervenciones cofinanciadas por el FSE.

La ejecución de las operaciones de verificación y control necesarias para garantizar el correcto cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 13 del Reglamento CE 1828/2006

La colaboración con el SPEE para llevar a cabo el seguimiento estratégico y la evaluación continua.

La redacción de las Órdenes de convocatoria de ayudas, así como de las Resoluciones, indicando la ayuda del FSE y especificando los requisitos y los criterios de valoración.

La selección y aprobación de las operaciones cofinanciables de acuerdo a los criterios y elementos contenidos en el Programa Operativo y Acuerdos alcanzados por el Comité de Seguimiento que corresponda.

Colaborar con el SPEE en la tramitación de las Certificaciones de Declaración de gastos y solicitud de pago, conforme a los términos previstos para la gestión y coordinación de las intervenciones cofinanciadas con el FSE.

Página 23 de 91

Manual de Gestión


Garantizar la fiabilidad de los pagos cofinanciados en cuanto a su subvencionabilidad ante el SS.PP.EE.

Asegurar que los gastos se documentan mediante facturas pagadas o documentos contables de valor probatorio equivalente.

Garantizar la correcta imputación de los gastos al fondo correspondiente.

Asegurar el cumplimiento de la normativa referente a información y publicidad de las acciones cofinanciadas, de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento (CE) Nº 1828/2006 dejando evidencia en el expediente de las actuaciones llevadas a cabo.

Asegurar el encaje de los proyectos cofinanciados con las prioridades y políticas comunitarias de carácter horizontal.

Conservar la documentación hasta al menos tres años después de haber recibido el saldo del FSE por parte de la Comisión Europea.

Aplicar, en su caso, los procedimientos de reintegro.

Establecer, con carácter general, una adecuada segregación de funciones entre los técnicos que gestionan los expedientes.

Facilitar la disponibilidad de manuales de procedimientos de gestión específicos.

g) Beneficiarios

Beneficiario es todo operador, organismo o empresa, de carácter público o privado, responsable de iniciar o de iniciar y ejecutar las operaciones.

Los Beneficiarios que participan en la gestión de las actuaciones cofinanciadas con el FSE deben disponer de una referencia común de información y consulta, teniendo siempre como marco normalizador y reglamentario la legislación comunitaria, nacional y regional vigente.

Junto a las funciones del artículo 60 del Reglamento (CE) 1083/2006 delegadas por la Autoridad de Gestión mediante acuerdo escrito, el SPEE debe garantizar que los Beneficiarios del POAE están adecuada y suficientemente informados sobre todos aquellos aspectos que implica la gestión del FSE. Y, en este sentido, los Beneficiarios deben ser conscientes de que la aceptación de financiación comunitaria implica la asunción de responsabilidades y el cumplimiento de determinados requisitos.

Para ello, el SPEE ha de definir los criterios de selección y aprobación de las operaciones que se van a financiar; los aspectos que deben abarcar las verificaciones de los gastos declarados por el Beneficiario, incluidas las verificaciones administrativas de las solicitudes de reembolso y las verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas; y las condiciones que han de cumplirse cuando las verificaciones sobre el terreno se realicen por muestreo.

Concretamente, el SPEE debe establecer y garantizar el cumplimiento por parte de los Beneficiarios, de criterios generales en las distintas fases de gestión, desde la solicitud, valoración, resolución y justificación, hasta la última etapa de pagos de los proyectos presentados por distintos organismos, tanto públicos como privados, que sean

Página 24 de 91

Manual de Gestión


susceptibles de ser financiados por el FSE con la finalidad de homogeneizar en todos los aspectos posibles el proceso global de gestión y tramitación de la ayuda europea.

Las responsabilidades de los beneficiarios son:

La correcta ejecución de las actuaciones cofinanciadas conforme a las disposiciones comunitarias de carácter general y específico del FSE y su forma de intervención.

El suministro de la oportuna información y la comunicación de las incidencias a el órganos que emiten las decisiones aprobatorias

La colaboración en las operaciones de verificación y control llevadas a cabo por otros órganos, correspondientes a los proyectos de su competencia.

Asegurar que los gastos se documentan mediante facturas pagadas o documentos contables de valor probatorio equivalente.

Asegurar el cumplimiento de la normativa referente a información y publicidad de las acciones cofinanciadas, de acuerdo con lo dispuesto en el Reglamento (CE) Nº 1828/2006 dejando evidencia en el expediente de las actuaciones llevadas a cabo.

En su caso, conservar la documentación hasta al menos tres años después de haber recibido el saldo del FSE por parte de la Comisión Europea.

En conclusión, en todo momento los Beneficiarios deben garantizar el cumplimiento de la normativa comunitaria en materia de normas generales de los Fondos Estructurales, específica del FSE, en gestión financiera y de Información y Publicidad, junto al cumplimiento de la normativa nacional y autonómica en vigor.

g) Comité de Seguimiento

El Comité de Seguimiento se crea por la UAFSE en un plazo de tres meses a partir de la fecha de notificación de la decisión de aprobación del POAE con el fin de asegurar su correcto desarrollo, conforme al artículo 63 del Reglamento (CE) nº 1083/2006.

El Comité establece su propio reglamento interno, en el marco del régimen institucional, jurídico y financiero del Estado miembro interesado, en concierto con la Autoridad de Gestión.

Las reuniones del Comité de Seguimiento son convocadas por iniciativa de su presidencia al menos dos veces al año. Si fuera necesario, dichas reuniones tendrán lugar con mayor frecuencia.

Composición del Comité de Seguimiento

La Presidencia del Comité la ostenta, en principio, la Unidad de Gestión de la UAFSE.

El Comité cuenta con una Secretaría responsable de la preparación de los documentos de seguimiento, informes, órdenes del día y de las actas de las reuniones.

El Reglamento de funcionamiento interno del Comité establece la composición del mismo, así como las funciones y los Miembros permanentes.

Funciones del Comité de Seguimiento

Página 25 de 91

Manual de Gestión


El artículo 64 del Reglamento (CE) 1083/2006, establece que el principal objetivo del Comité de Seguimiento es comprobar y asegurar la eficacia y correcto desarrollo del Programa.

Para el logro de este objetivo, el Comité de Seguimiento desarrolla las siguientes funciones:

Estudiar y aprobar los criterios de selección de las operaciones objeto de financiación en un plazo de seis meses a partir de la aprobación del Programa Operativo y toda revisión de dichos criterios atendiendo a las necesidades de programación.

Analizar periódicamente los progresos realizados en la consecución de los objetivos específicos del Programa Operativo basándose en la documentación remitida por la Autoridad de Gestión.

Examinar los resultados de la ejecución, en particular el logro de los objetivos fijados en relación con cada Eje prioritario y las evaluaciones contempladas en el artículo 48, apartado 3 del Reglamento (CE) 1083/2006.

Revisar y adoptar los informes de ejecución anual y final.

Comunicar el informe de control anual y cualquier observación pertinente que la Comisión pueda efectuar tras el examen de dicho informe o relativa a dicha parte del mismo.

Proponer a la Autoridad de Gestión cualquier revisión o examen del POAE que permita lograr los objetivos del FSE o mejorar su gestión, incluida la gestión financiera.

Considerar y aprobar cualquier propuesta de modificación del contenido de la decisión de la Comisión sobre la contribución del FSE.

Funcionamiento del Comité de Seguimiento.

La Presidencia es la encargada de convocar las reuniones del Comité que, por norma general, tienen lugar dos veces al año. De igual forma, y también a iniciativa de la Presidencia, puede convocar reuniones con mayor frecuencia si así se estimara necesario.

Como se ha comentado con anterioridad, el Comité se regula por su propio Reglamento interno, en el que se encuentran recogidas las distintas normas de organización y en las cuales se desarrolla el sistema de cooperación con los interlocutores económicos y sociales.

Al amparo del Comité de Seguimiento se pueden crear grupos de trabajo sectoriales y temáticos que se reúnan con la frecuencia programada por el Comité y que le informen de los resultados de su trabajo. Estos grupos de trabajo actúan como un instrumento de coordinación y como un foro de análisis de cuestiones sectoriales y específicas.

Anualmente, el Comité de Seguimiento examina los principales resultados del año anterior mediante el análisis del Informe anual de ejecución.

h) Grupo del FSE del SPEE

El objetivo fundamental del este Grupo es garantizar la adecuada gestión de las líneas de acción cofinanciadas por el FSE dentro del POAE y el cumplimiento de los requerimientos comunitarios para el periodo 2007-2013, en

Página 26 de 91

Manual de Gestión


las condiciones de transparencia e independencia y con el nivel de calidad necesario que aseguren la eficacia de sus resultados y logros.

Además, el Grupo del FSE servirá de plataforma común para el intercambio de ideas y experiencias en cualquier tema relacionado con el Fondo.

Particularmente, el grupo tiene atribuidas las siguientes funciones:

Velar por el cumplimiento de los requisitos comunitarios en materia de gestión de Fondos Estructurales.

Coordinar y armonizar la gestión de las actuaciones cofinanciadas por el FSE con las CC.AA. de forma que se utilice el mismo canal, realizando los esfuerzos en una misma dirección.

Hacer un seguimiento del grado de desarrollo de las operaciones cofinanciadas por el FSE y Análisis de los resultados que se están obteniendo.

Revisar y analizar, previamente, la información a suministrar a la UAFSE.

Asegurarse que se entrega adecuadamente la información solicitada al SPEE, en el tiempo y la forma requeridos y con la calidad y el rigor adecuados.

Proponer las modificaciones en la Estrategia del SPEE para el periodo 2007-2013 que se consideren necesarias.

Establecer cauces de comunicación permanentes y fluidos con las Direcciones Provinciales de País Vasco, Ceuta y Melilla.

Actualizar y adecuar el Manual de Procedimientos.

Velar por la difusión y la comunicación de las actuaciones cofinanciadas.

Con la finalidad de otorgar una mayor agilidad en su funcionamiento se constituye un único Grupo del FSE para todas las líneas de acción cofinanciadas que, representados por la Subdirección General de Gestión Financiera, informará de las decisiones alcanzadas en la materia tanto al Grupo Territorial del FSE, como al Comité de Seguimiento del POAE.

Se prevén, al menos, reuniones trimestrales, en cuyas sesiones de trabajo se podrá contar con la participación puntual, en función de la naturaleza de los temas a tratar en las mismas, de asistentes expertos.

El Grupo del FSE estará compuesto, de manera general, por representantes de las Subdirecciones Generales de Políticas Activas y de Gestión Financieradel SPEE, con el apoyo de representantes de las demás Subdirecciones Generales, en caso necesario.

i) Grupo Territorial del FSE

El objetivo fundamental de este Grupo es garantizar la armonización y coordinación entre los diferentes SS.PP.EE. de las CC.AA. y el SPEE con la finalidad de dar cumplimiento a los requerimientos comunitarios definidos para el periodo 2007-2013.

Página 27 de 91

Manual de Gestión


Asimismo, en aras de la transparencia y participación, se pretende que dicho grupo se convierta en un foro de debate y discusión e intercambio de experiencias que potencie la adecuada gestión de las operaciones y la eficacia de los resultados y logros obtenidos.

El SPEE tiene atribuida la Presidencia del Grupo, recayendo las funciones y responsabilidades de su Secretaría en la Subdirección General de Gestión Financiera del SS.PP.EE.

El grupo se reunirá, al menos, dos veces al año y estará constituido por un representante de cada uno de los SS.PP.EE. de las CC.AA., un representante de las Direcciones Provinciales de País Vasco, Ceuta y Melilla y los Miembros del Grupo del FSE del SS.PP.EE. En este sentido, el grupo tiene un alcance territorial nacional, contando con la representación de todas las CC.AA. y Ciudades Autónomas, sin diferenciar entre los Objetivos de Convergencia y Competitividad Regional y Empleo.

Particularmente, el Grupo tiene atribuidas las siguientes funciones:

Hacer un seguimiento del grado de ejecución de las líneas de acción cofinanciadas por el FSE.

Informar y analizar las necesidades de información requeridas por la UAFSE.

Revisar el grado de cumplimiento por parte de los SS.PP.EE. de las CC.AA. del sistema de indicadores y las dificultades encontradas en su cumplimentación.

Analizar asuntos, novedades y posibles obstáculos en materia de gestión del FSE.

Consensuar la calidad de los informes anuales de ejecución y de las evaluaciones a 2010 y 2013, especialmente, la pertinencia de las informaciones y las recomendaciones que hayan sido formuladas con vistas a la reorientación de las actuaciones en curso.

Recibir del SPEE información procedente de la UAFSE, Comité de Seguimiento, cualquier otro organismo o Grupo de trabajo en el que participe el SPEE con la finalidad de examinar novedades, debatir nuevas iniciativas, resultado de sus trabajos, etc.

Estructura del SPEE: Particularidades

En materia de empleo, la Constitución y los Estatutos de Autonomía establecen la siguiente distribución de competencias:

Corresponde al Estado, a través del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, en el marco de los acuerdos adoptados por la Conferencia Sectorial de Asuntos Laborales, la coordinación de la política de empleo, la aprobación de los proyectos de normas con rango de ley y la elaboración y aprobación de las disposiciones reglamentarias en relación con la intermediación y colocación en el mercado de trabajo, fomento de empleo, protección por desempleo, formación profesional ocupacional y continua en el ámbito estatal, así como el desarrollo de dicha ordenación. Junto a la gestión y control de las prestaciones por desempleo.

Página 28 de 91

Manual de Gestión


Página 29 de 91

Por su parte, las CC.AA. asumen, en su ámbito territorial, el desarrollo de la política de empleo, el fomento del empleo y la ejecución de la legislación laboral y de los programas y medidas que les hayan sido transferidas6.

De esta manera, la Ley 56/2003 define el Sistema Nacional de Empleo7 como el conjunto de estructuras, medidas y acciones necesarias para promover y desarrollar la política de empleo integrado por el Servicio Público de Empleo Estatal (SPEE) y los Servicios Públicos de Empleo de las Comunidades Autónomas (SS.PP.EE. de las CC.AA.).

Esquema 1. Sistema Nacional de Empleo

La organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Empleo se basa en la participación, transparencia y calidad de las prestaciones ofrecidas y para ello, los Servicios Públicos de Empleo son los responsables de asumir la ejecución de las políticas activas de empleo a través de la integración, compatibilidad, comunicación y coordinación fluida entre ellos.

En este sentido, el SPEE, organismo autónomo de la Administración General del Estado articulado en una estructura central y otra periférica, tiene atribuidas las siguientes competencias:

Elaborar y elevar al Ministerio de Trabajo e Inmigración las propuestas normativas de ámbito estatal en materia de empleo que procedan.

Formular el anteproyecto de su presupuesto de ingresos y gastos.

Percibir las ayudas del FSE para la cofinanciación de acciones a cargo de su presupuesto y proceder a la justificación de las mismas, a través de la Autoridad de Gestión designada por la normativa de la Unión Europea.

Colaborar con las CC.AA. en la elaboración del Programa Anual de Trabajo del Sistema Nacional de Empleo.

Gestionar los programas financiados con cargo a la reserva de crédito establecida en su presupuesto de gastos.

6 Artículo 3.2 de la Ley 56/2003, de 16 de diciembre, de Empleo. 7 Ley 56/2003, de 16 de diciembre, de Empleo.

Manual de Gestión


Página 30 de 91

Los SS.PP.EE. de las CC.AA. asumen, en sus respectivos ámbitos territoriales, el ejercicio de las siguientes competencias:

Gestionar la intermediación laboral y las políticas activas de empleo.

Participar en la elaboración de la propuesta anual de trabajo del Sistema Nacional de Empleo para su aprobación en la Conferencia Sectorial de Asuntos Laborales y posterior ejecución en sus respectivos ámbitos territoriales.

En materia de presupuestación de las políticas de empleo, el SPEE tiene las competencias relativas a los fondos de empleo de ámbito nacional, que figuran en su presupuesto debidamente identificados y desagregados. Dichos fondos se distribuyen de conformidad con lo establecido en la normativa presupuestaria cuando corresponden a programas cuya gestión ha sido transferida.

En la distribución de los fondos a las CC.AA., acordada en la Conferencia Sectorial de Asuntos Laborales, se identifica aquélla parte de los mismos destinada a políticas activas para los colectivos que específicamente se determinen de acuerdo con las prioridades de la EEE y teniendo en cuenta las peculiaridades existentes en las diferentes comunidades autónomas.

Asimismo, del total de los fondos de empleo de ámbito nacional, se establece una reserva de crédito, no sujeta a la distribución a que se hace referencia en los apartados anteriores, para gestionar directamente por el Servicio Público de Empleo Estatal, conforme al artículo 14 de la Ley 56/2003, de Empleo.

En particular, por lo que refiere a la ejecución y seguimiento tanto de las líneas de acción cofinanciadas por el FSE dentro de marco de actuación del POAE, como de su presupuesto asociado se debe distinguir:

Por parte de la AGE

Líneas de acción cofinanciadas por el FSE gestionadas directamente por el SPEE a través de sus Servicios Centrales o con el apoyo técnico de la Fundación Tripartita en el caso de líneas dirigidas prioritariamente a la formación de trabajadores ocupados.

Líneas de acción cofinanciadas por el FSE gestionadas directamente por las Direcciones Provinciales de País Vasco, Ceuta y Melilla, al no estar transferidas las competencias.

Por parte de las CC.AA.

Líneas de acción cofinanciadas gestionadas por los SS.PP.EE. de las Comunidades Autónomas que hayan asumido las competencias de gestión de las Políticas Activas de Empleo.

Manual de Gestión


Figura 1.Organismos implicados en la gestión de las líneas de acción cofinanciadas por el FSE dentro del marco de actuación del POAE

LÍNEAS DE ACCIÓN

GESTIONADAS POR LOS SS.PP.EE. DE LAS CC.AA.

LÍNEAS DE ACCIÓN GESTIONADAS POR LOS

SS.CC. . DEL SPEE LÍNEAS DE ACCIÓN

GESTIONADAS POR LAS DD.PP. DEL SPEE

En definitiva, las disposiciones de aplicación del POAE han designado Organismo Intermedio al SPEE, dotándole de un montante financiero para desarrollar las líneas de acción seleccionadas por el SPEE que serán gestionadas directamente por los Servicios Centrales y Direcciones Provinciales del SPEE y SS.PP.EE. de las CC.AA., ejecutando éstos últimos, alrededor del 80% del presupuesto asignado al SPEE para el periodo de 2007-2013.

A este respecto, destacar que cuando las políticas activas estén cofinanciadas por el FSE, los SS.PP.EE. de las CC.AA., en calidad de Organismos Colaboradores, así como las Direcciones Provinciales del País Vasco, Ceuta y Melilla, asumen que la aceptación de la financiación del FSE implica la atribución de unas funciones y responsabilidades y, por tanto, el cumplimiento de los requisitos comunitarios establecidos en el marco normativo en vigor.

Página 31 de 91

Manual de Procedimientos

Capítulo II. Gestión de las líneas de acción cofinanciadas por el FSE “El FSE invierte en tu futuro”

CAPÍTULO II. GESTIÓN DE LAS LÍNEAS DE ACCIÓN COFINANCIADAS POR EL FSE

El presente capítulo sigue la estructura del proceso general de gestión del FSE.

Con carácter previo a la identificación y descripción de los procedimientos vinculados a la gestión de las líneas de acción cofinanciadas por el FSE, es necesario definir los grandes procesos que aglutinan los diferentes procedimientos.

En este sentido, la gestión de la Estrategia del SPEE permite diferenciar diez procesos agrupados en tres bloques: estratégico, operativo y de soporte. Cada uno de los diferentes apartados que integran el presente Capítulo describe el objeto, contenido y alcance de cada proceso, con referencia particular a los diversos procedimientos inherentes a cada uno de ellos, que serán desarrollados en el Capítulo siguiente.

A través del Mapa de Procesos de primer nivel se facilita la comprensión de los procedimientos requeridos específicamente conforme a los Artículos 71 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 y 22 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006.

Mapa 2. Mapa de Procesos de la Estrategia del SPEE para el periodo 2007-2013

Proc

esos

de

so

porte

Proc

esos

Pr

oces

os

Oper

ativo

sEs

traté

gico

s

Página 32 de 91

Manual de Gestión


Procesos Estratégicos

1. Programación y Presupuestación 2007-2013

El objetivo de este proceso estratégico, 1. Programación y Presupuestación 2007-2013, es la preparación de la Estrategia del SPEE para el periodo 2007-2013 a integrar en el POAE, destinada básicamente a la identificación de las líneas de acción a desarrollar y asignación de un presupuesto para su ejecución.

Arranca con la aprobación de las perspectivas financieras por parte del Consejo Europeo, que recogen el reparto del presupuesto entre las diferentes rúbricas y Estados miembros de la Unión para el citado periodo de programación y finaliza con la aprobación mediante Decisión de la Comisión del POAE o sus posteriores modificaciones.

Los órganos que emiten las decisiones aprobatorias del SPEE junto con la Subdirección General de Gestión Financiera del SPEE son los principales actores.

La planificación plurianual de la intervención del FSE implica, en primer lugar, la elaboración de una Estrategia por parte del SPEE que se integra en el POAE y, en segundo lugar, a las posibles modificaciones y/o reprogramaciones que puedan originarse en el desarrollo de dicha Estrategia.

Corresponde al SPEE la elaboración definitiva, tramitación y presentación a la UAFSE de la Estrategia del SPEE a desarrollar para el periodo de programación 2007-2013. Para ello, se tienen en cuenta las propuestas formuladas por los órganos que emiten las decisiones aprobatorias de los Servicios Centrales del SS.PP.EE.

No obstante, tras la aprobación del POAE y durante la ejecución de la Estrategia del SPEE pueden producirse circunstancias, internas o externas, que recomienden una modificación de la Estrategia inicial. Para ello, los órganos que emiten las decisiones aprobatorias deberán proporcionar al Grupo FSE, de manera general, aquella información que se requiera en el proceso de reprogramación y, en particular, la justificación y contenido de ésta, objetivos e indicadores, con antelación suficiente a la presentación de la propuesta de modificación, según proceda al Grupo FSE o a la UAFSE para su posterior aprobación por el Comité de Seguimiento e incorporación en el POAE.

En este sentido, la programación anual de la Estrategia del SPEE está estrechamente vinculada a la modificación del POAE. De una manera general, abarca las tareas de revisión de los criterios de selección de las operaciones a desarrollar, modalidades de financiación, eje y tema prioritario en el que se establecen indicadores de seguimiento, presupuesto del que se dispone para ese año distribuido por ejes y temas prioritarios y modificaciones o incorporaciones presupuestarias del FSE.

En el caso del SPEE, como Organismo Autónomo del Ministerio de Trabajo e Inmigración, el ejercicio presupuestario coincide con el año natural, incluyéndose en el Presupuesto de Ingresos la previsión de las ayudas del Fondo Social Europeo que se van a recibir durante el ejercicio, derivadas de los derechos reconocidos por las solicitudes de pago remitidas a la Autoridad Pagadora del FSE, y en el Presupuesto de Gastos, las partidas correspondientes a los proyectos a cofinanciar por el FSE, incluyéndose tanto los créditos gestionados

Página 33 de 91

Manual de Gestión


por las Comunidades Autónomas que han recibido transferencias de gestión de las políticas activas de empleo, como los créditos que van a ser gestionados directamente por el SS.PP.EE.

Este proceso integra los siguientes procedimientos:

2. Seguimiento y Evaluación Continua

Este proceso, 2. Seguimiento y Evaluación Continua, presenta una doble finalidad: Por lo que respecta al seguimiento, cubre, básicamente, la recogida y recopilación de información tanto cuantitativa como cualitativa, de manera dinámica y permanente, por el órganos que emiten las decisiones aprobatorias y entrega de información al SPEE para la participación en los Comités de Seguimiento, contribución del SPEE en los informes anuales y final de ejecución, seguimiento físico y financiero de las líneas de acción, etc.

En cuanto a la evaluación continua, consiste en la ejecución y cumplimiento de las normas y requisitos tanto comunitarios como definidos por la UAFSE en la materia.

Se inicia con la gestión y ejecución de las líneas de acción y finaliza con el cierre del POAE. El SPEE, el Grupo FSE y el Grupo Territorial del FSE son los principales actores.

El seguimiento consiste en la verificación de la eficacia y el correcto desarrollo de las líneas de acción cofinanciadas por el FSE.

La responsabilidad de llevar a cabo el seguimiento, así como de asegurar la eficacia y regularidad de la gestión y ejecución, recae sobre la SGGF del SPEE, competente para la totalidad de las funciones y responsabilidades derivadas de la gestión de POAE, apoyado por los distintos Órganos que emiten las decisiones aprobatorias, en materia de cumplimiento de la normativa comunitaria y seguimiento de los indicadores, sin perjuicio de la misión del Comité de Seguimiento.

Los principales objetivos del SPEE dentro de la función de seguimiento son:

Garantizar la correcta administración de los flujos financieros.

Asegurar la identificación de las operaciones cofinanciadas.

Aportar información cualitativa del contenido, del impacto y los resultados de las intervenciones.

Para ello, el SPEE deberá disponer de un sistema informatizado de registro y almacenamiento de datos contables relacionados con cada una de las operaciones correspondientes al POAE que permita la recopilación de los datos sobre la ejecución, necesarios para la gestión financiera, el seguimiento, las verificaciones, las auditorías y la evaluación.

Además, asume las siguientes responsabilidades en materia de eficacia y regularidad de la gestión:

Realizar las evaluaciones del POAE a las que se refiere el artículo 48 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006.

Página 34 de 91

Manual de Gestión


Proporcionar los documentos que permitan supervisar la calidad de la ejecución de la Estrategia del SPEE a la luz de sus objetivos específicos.

Elaborar información relativa al informe de ejecución y final.

Informar al Grupo Territorial de los avances y el grado de ejecución de la Estrategia.

Asegurar la regularidad de las operaciones financiadas por el FSE, en particular, a través de la aplicación de medidas de control interno compatibles con los principios de una correcta gestión financiera y de la respuesta a observaciones o demandas de medidas correctoras adoptadas o a las recomendaciones de adaptación formuladas.

Garantizar la compatibilidad con las restantes políticas comunitarias.

Velar por el respeto de las obligaciones en materia de información y de publicidad.

En general, los diferentes dispositivos de seguimiento que se recogen en la normativa vigente son:

1) Seguimiento financiero y físico mediante un Sistema de Indicadores: estratégicos, operativos y de evaluación

2) Informes de Ejecución Anual y Final

3) Informes de Balance Estratégico a 2009 y 2013

1 Seguimiento financiero y físico mediante un Sistema de Indicadores: estratégicos, operativos y de evaluación

El establecimiento de un sistema de indicadores permite estudiar la evolución de un programa y detectar anomalías en un estadio temprano para proceder a su corrección, localizando el origen de las mismas.

Por tanto, el Sistema de Indicadores del POAE, en el que se integra la Estrategia del SPEE, presenta dos objetivos diferentes:

Asegurar que los recursos y los ejes prioritarios se están ejecutando correctamente, dándose el uso para el cual fueron asignados, (SEGUIMIENTO).

Garantizar que la estrategia puesta en marcha es la mejor para llegar a los objetivos que se pretende alcanzar (EVALUACIÓN).

Definición de los indicadores

Un indicador es “la magnitud utilizada para medir o comparar recursos movilizados, efectos logrados, resultados obtenidos, objetivos alcanzados, criterios de calidad o variables de contexto”.

Asimismo, todo indicador se compone de una definición, un valor y una unidad de medida. (Ver Anexo de Indicadores del POAE)

El valor de referencia es el valor inicial que se le asigna al indicador a partir del cual se medirá su evolución.

Tipología de indicadores

Página 35 de 91

Manual de Gestión


El sistema de indicadores del POAE se divide en tres grupos de indicadores: estratégicos, operativos y de evaluación. Cada uno de estos grupos se compone de uno o más tipos de indicadores, de diferente naturaleza.

Indicadores estratégicos: Sirven para medir la evolución del contexto respecto a las metas establecidas en las principales políticas públicas. Proporcionan información cuantificada de la situación socioeconómica sobre la que se va a actuar con valores de referencia y fuentes oficiales y reflejan el valor objetivo que se pretende alcanzar. Por ejemplo son indicadores estratégicos del POAE: tasa de empleo, tasa de desempleo o tasa de creación de empresas.

Por ello, cada PO tiene sus propios indicadores estratégicos en función de sus prioridades y los esfuerzos financieros previstos.

Indicadores operativos: Son empleados para medir las consecuencias directas de la ejecución de las distintas actuaciones previstas por el SPEE, distinguiéndose entre:

Indicadores de realización

Indicadores de realización física o de output: Permiten la cuantificación de la actividad. Dan información sobre las consecuencias materiales de una operación.

Indicadores de realización financiera: Se utilizan para controlar el presupuesto disponible y ejecutado de los programas. Relaciona el presupuesto programado para un Eje Prioritario con el presupuesto ejecutado para el mismo.

Indicadores de resultado. Miden los efectos inmediatos y directos de los programas. Son, por lo tanto, instrumentos de clarificación del contenido de los Ejes prioritarios.

Indicadores de evaluación: Son los indicadores destinados a medir los resultados y, en algunos casos, el impacto de los Programas, cerrarán la relación causa-efecto entre la realización y los avances estratégicos.

Indicadores de resultado. Descritos en el apartado de indicadores operativos ya que cumplen la doble función de indicadores operativos y de evaluación.

Indicadores de impacto. Se refieren a las consecuencias de los programas en el contexto en el que operan más allá de los efectos inmediatos. Miden la efectividad del PO y debe pasar un lapso temporal suficiente para poder medirlos (6 meses, un año, dos años).

Página 36 de 91

Manual de Gestión


Esquema 2. Sistema de Indicadores del POAE

Indicadores Estratégicos

Indicadores de Realización

Indicadores de Resultado

Ind. de realización financiera

Ind. de realización física


Indicadores de Impacto















a) Seguimiento financiero

Los datos financieros deben:

Ser registrados para cada operación y seguidamente agregados por Temas prioritarios y Ejes.

Se refieren a los gastos efectivamente pagados, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 80 del Reglamento (CE) nº 1083/2006 que establece que los organismos responsables de efectuar los pagos deben velar por que los Beneficiarios reciban el importe total de la contribución pública cuanto antes y en su integridad. No se deducirá ni retendrá importe alguno, ni se impondrá ninguna carga específica u otra carga de efecto equivalente, que reduzca los importes destinados a los Beneficiarios.

Son comparados por Tema y Eje Prioritario con el Plan Financiero del POAE, aprobado al inicio del periodo de programación.

Son de base anual, permitiendo responder al mínimo común definido en las orientaciones metodológicas de la Comisión en materia de indicadores de seguimiento.

b) Seguimiento físico

El seguimiento físico se realiza a través de comprobaciones sobre el terreno con objeto de verificar la realidad de las intervenciones y a través de los indicadores cualitativos. El contexto en el que se enmarca el proceso de definición de los indicadores del POAE es el siguiente:

El POAE fija una serie de objetivos y plantea una estrategia de actuación en base a unos ejes prioritarios de intervención. La ejecución del POAE supone la realización de diferentes operaciones dentro de cada eje prioritario.

Página 37 de 91

Manual de Gestión


Para lograr una ejecución eficaz del POAE y conseguir los objetivos definidos es necesario vigilar y estudiar si la ejecución del propio Programa está discurriendo como se esperaba, si las operaciones que se están llevando a cabo están sirviendo para alcanzar los objetivos fijados y si cada PO está contribuyendo a cumplir los objetivos de la política de cohesión.

2 Informes de Ejecución Anual y Final

De acuerdo con lo establecido en el artículo 67 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, las autoridades nacionales, con el fin de garantizar una gestión correcta y eficaz de los Programas de los Fondos Estructurales, deben elaborar informes de ejecución anual y final.

Dicha responsabilidad recae, en última instancia, sobre la Autoridad de Gestión y para ello, los organismos que emiten las decisiones aprobatorias deben elaborar sus informes parciales en relación con las actuaciones de su competencia y remitirlos a la Subdirección General de Gestión Financiera, que efectúa su armonización, para su posterior remisión a la Autoridad de Gestión, UAFSE, dentro del plazo establecido.

El informe anual debe ser enviado a la Comisión Europea, a más tardar el 30 de junio de cada año.

Asimismo, el informe de ejecución constituye un documento clave para la gestión del FSE y resulta indispensable en las discusiones entre la Comisión, UAFSE y SPEE sobre la evolución del POAE y, en particular, de la Estrategia del SPEE.

Por último, hay que considerar que el informe anual constituye una de las condiciones necesarias para que la Comisión siga efectuando los pagos intermedios.

Además, el informe anual representa la principal fuente de información en la que basar un debate eficaz entre la Autoridad de Gestión y la Comisión con motivo del Examen Anual previsto en el artículo 68 del Reglamento (CE) nº 1083/2006.

Cada año, tras la presentación del informe anual de ejecución contemplado en el artículo 67, la Comisión y la Autoridad de Gestión examinarán los progresos realizados en la ejecución del Programa Operativo, los principales resultados obtenidos durante el año anterior, la ejecución financiera y otros factores, a fin de mejorar la ejecución.

Podrá examinarse, asimismo, cualquier otro aspecto del funcionamiento del sistema de gestión y control que se haya planteado en el último informe anual de control.

3 Informes de Balance Estratégico a 2009 y 2012

Según establece el artículo 29, punto 2, del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, a más tardar a fines de 2009 y de 2012, los estados miembros presentarán un informe sobre la contribución de los Programas Operativos cofinanciados por los Fondos:

a) A la ejecución de los objetivos de la política de cohesión tal como la establece el Tratado.

Página 38 de 91

Manual de Gestión


b) A la ejecución de las funciones de los Fondos, tal como se establecen en el Reglamento (CE) 1083/2006.

c) A la aplicación de las prioridades enumeradas en las orientaciones estratégicas comunitarias en materia de cohesión, especificadas en las prioridades del Marco Estratégico Nacional de Referencia (MENR).

d) Al logro del objetivo de fomentar la competitividad y la creación de empleo y a la labor en pro del cumplimiento de los objetivos de las líneas directrices integradas para el crecimiento y el empleo.

La elaboración de los citados informes estratégicos del MENR, es responsabilidad de la Autoridad de Gestión del MENR, la Dirección General de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda. Si bien, la UAFSE deberá preparar la parte correspondiente a la Estrategia del FSE.

Para ello, se está elaborando el “documento de elementos comunes para el seguimiento estratégico de los Programas Operativos, 2007-2013” donde se indican los requisitos de información a suministrar por el SPEE en relación con su Estrategia del FSE.

Evaluación del POAE y, por tanto, de la Estrategia del SPEE

De acuerdo con el artículo 47 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, las evaluaciones tendrán como objetivo la mejora de la calidad, eficacia y coherencia de la ayuda prestada por los Fondos y de la estrategia y la aplicación de los programas operativos por lo que respecta a los problemas estructurales específicos de los Estados miembros y regiones afectados, teniendo en cuenta, asimismo, el objetivo de desarrollo sostenible y la igualdad de oportunidades.

De esta manera, las evaluaciones se llevarán a cabo con anterioridad, simultáneamente y con posterioridad al período de programación repartiéndose la responsabilidad entre el SPEE, la UAFSE y la Comisión Europea, según proceda, de conformidad con el principio de proporcionalidad establecido en el artículo 13 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006.

La realización de las evaluaciones correrá a cargo de expertos u organismos, internos o externos, funcionalmente independientes de las autoridades a que se refiere el artículo 59, apartado 1, letras b) y c) del Reglamento (CE) Nº 1083/2006.

Los resultados de las mismas se publicarán de conformidad con las normas relativas al acceso del público a los documentos.

Responsabilidades en materia de Evaluación por parte del SPEE

Suministrará los recursos necesarios para llevar a cabo las evaluaciones.

Coordinará la producción y recopilación de los datos necesarios y utilizará los diversos tipos de información obtenida a través del sistema de seguimiento.

Página 39 de 91

Manual de Gestión


Podrá elaborar, cuando proceda y con arreglo al principio de proporcionalidad contemplado en el artículo 13, un Plan de Evaluación en el que figurarán, a título indicativo, las actividades de evaluación previstas llevar a cabo en las diversas fases de ejecución.

En particular, el SPEE es responsable de realizar las evaluaciones ex-ante y operativas. De otra parte, la UAFSE tiene atribuidas las evaluaciones estratégicas temáticas.

1. Evaluación ex-ante

2. Evaluación durante el periodo de programación

3. Evaluación ex-post

1 Evaluación ex-ante

En cumplimiento del artículo 48 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006, la UAFSE, en calidad de Autoridad de Gestión responsable de la preparación de los documentos de programación, ha llevado a cabo una evaluación previa de POAE.

La evaluación ex-ante tuvo por objeto optimizar la asignación de recursos presupuestarios en el marco de los programas operativos e incrementar la calidad de la programación.

Mediante dicha evaluación, se determinaron y estimaron las disparidades, las diferencias y el potencial del desarrollo, los objetivos por alcanzar, los resultados esperados, los objetivos cuantitativos, la coherencia, en su caso, de la estrategia propuesta para la región, el valor añadido comunitario, la medida en que se han tenido en cuenta las prioridades de la Comunidad, las lecciones extraídas de anteriores programaciones y la calidad de los procedimientos de ejecución, seguimiento, evaluación y gestión financiera.

2 Evaluación durante el periodo de programación

El Documento de trabajo nº 5 de la Comisión Europea relativo a la Evaluación Continua proporciona unas orientaciones indicativas sobre la metodología de evaluación.

La Evaluación continua implica un enfoque más flexible, basado en las necesidades operativas y estratégicas de los órganos de decisión y gestión de los Programas Operativos.

El objetivo principal es realizar un seguimiento continuo de la puesta en marcha y ejecución de los Programas Operativos y de los eventuales cambios en el contexto, con la finalidad de comprender y analizar en profundidad las realizaciones y los resultados logrados, así como los avances en el logro de impactos. Además, caso de ser necesario, ello permitirá proponer las medidas correctivas oportunas.

Durante el periodo 2007-2013 se realizarán dos tipos de evaluaciones:

Evaluaciones Temáticas Estratégicas vinculadas a la contribución de la política de cohesión, el grado de consecución de los objetivos de Lisboa y hacer esta contribución lo más visible posible y, por tanto, centradas en estimar el impacto macroeconómico de las intervenciones y en el análisis de la pertinencia y coherencia de las estrategias en el nivel nacional y regional y la necesidad o no de su modificación.

Página 40 de 91

Manual de Gestión


Desde el punto de vista del POAE, adicionalmente a las evaluaciones operativas, está prevista la realización a nivel de MENR de las siguientes evaluaciones estratégicas:

En el 2009, una relativa la aplicación del principio de igualdad de oportunidades y otra sobre I+D+i.

En el año 2012, una evaluación estratégica temática sobre inmigración.

Evaluaciones Operativas vinculadas al seguimiento del POAE, en especial cuando dicho seguimiento:

Revele una desviación significativa frente a los objetivos fijados en un principio.

Se presenten propuestas para la revisión de dichos programas, tal como se menciona en el artículo 33 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006.

Deben ser utilizadas como herramienta de gestión de los Programas Operativos y permitir detectar posibles problemas de ejecución lo antes posible. En este sentido, esta Guía metodológica de la UAFSE define un conjunto de Indicadores de Alerta que, si superan un umbral determinado, sirvan para detectar un posible desvío en el Programa Operativo, induciendo la necesidad de plantearse la realización de una evaluación operativa.

En este tipo de evaluaciones, el SPEE es responsable, en calidad de Organismo Intermedio, de realizar las evaluaciones operativas que correspondan de su Estrategia, para su posterior integración en los informes de ejecución anuales del POAE.

Sus resultados se remitirán al Comité de seguimiento del POAE y a la Comisión Europea.

3 Evaluación ex-post

La evaluación ex-post abarcará todos los Programas Operativos de cada objetivo y en ella se analizará el grado de utilización de los recursos, la eficacia y la eficiencia de la programación de los Fondos y el impacto socioeconómico.

La evaluación, que se llevará a cabo en relación con cada uno de los tres objetivos, tratará de extraer conclusiones trasladables a las políticas de cohesión económica y social. Deberá permitir determinar los factores que han contribuido al éxito o al fracaso en la ejecución de los Programas Operativos e indicar las buenas prácticas. La evaluación ex-post deberá haberse completado, a lo sumo, el 31 de diciembre de 2015.

Página 41 de 91

Manual de Gestión


Página 42 de 91

Esquema 3. Seguimiento y Evaluación Continua del POAE, 2007-2013

PLANIFICACIÓN POAE, 2007-2013

EJECUCIÓN DEL POAE, 2007-2013

CIERRE DE POAE 2007-2013

Evaluación Ex -ANTE Evaluación Ex - post

Evaluación Continua

Evaluaciones durante la Programación

Ev. Operativas: Apoyo al seguimiento

Ev. Estratégicas Temáticas: I+D+i, Igualdad E Inmigración

Seguimiento

Informes de Ejecución Anual Informes Estratégicos 2009 y 2012 Informe de Ejecución Final

MODIFICACIÓN DEL POAE, 2007-2013PLANIFICACIÓN POAE, 2007-2013

EJECUCIÓN DEL POAE, 2007-2013

CIERRE DE POAE 2007-2013

Evaluación Ex -ANTE Evaluación Ex - post

Evaluación Continua







Seguimiento


Seguimiento


MODIFICACIÓN DEL POAE, 2007-2013

Manual de Gestión


Página 43 de 91

Procesos Operativos8

3. Gestión, Ejecución y Liquidación de las líneas de acción

El objetivo de este proceso, 3. Gestión, Ejecución y Liquidación de las Líneas de acción, es el adecuado desarrollo de las actuaciones cofinanciadas por el FSE con la finalidad de garantizar el cumplimiento de los requisitos definidos en las normas comunitarias y nacionales.

Tras la aprobación y planificación de la Estrategia SPEE, 2007-2013, se inicia con la preparación de las Órdenes de convocatoria, en su caso, y comprende todas las actuaciones a desarrollar desde la presentación y resolución de las solicitudes de ayuda, hasta la ejecución de la actuación, seguimiento y el pago de las mismas integrando, si procede, las actuaciones necesarias para la recuperación de las irregularidades detectadas.

Los órganos que emiten las decisiones aprobatorias son los principales actores.

Los Órganos que emiten las decisiones aprobatorias a través del presente procedimiento establecerán los criterios generales de las fases de aprobación, solicitud, valoración, resolución y justificación; y garantizarán el correcto funcionamiento global del proceso.

Este procedimiento comprenderá desde la aprobación de las intervenciones cofinanciadas con FSE hasta la liquidación y pago de las mismas, a través del seguimiento continuo realizado por el órgano que emite la decisión aprobatoria durante el transcurso del mismo.

Al comienzo del actual proceso, el órgano que emite la decisión aprobatoria deberá realizar un examen dirigido a validar la elegibilidad de la intervención que pretende cofinanciarse durante la preparación de la Convocatoria. Éste, una vez cumplimentado, será verificado por la unidad competente del SPEE, Direcciones Provinciales o SS.PP.EE. de las CC.AA., que resolverán la aprobación o no de la intervención.

Esta revisión contendrá entre otros los siguientes aspectos:

Comprobar que el proyecto se ajusta a lo establecido en la Estrategia del SPEE y, en consecuencia, en el POAE, que se ha imputado en el Eje y Tema prioritario correspondiente. En este sentido verificará concretamente que:

8 Procesos Operativos, vinculados a la gestión y ejecución de las líneas de acción del SPEE, de las DDPP y de los SS.PP.EE. de las CC.AA.

Manual de Gestión


Reúne los requisitos de elegibilidad conceptual, temporal y geográfica establecidos por la decisión de la Comisión de la Unión Europea que, en su caso, adoptó la concesión de las ayudas comunitarias.

Reúne las condiciones específicas del Tema prioritario en el que se enmarca la intervención establecida en el Programa Operativo.

Cumple los porcentajes de cofinanciación que aparecen recogidos para ese eje y tema prioritario en el Programa Operativo.

Cumple con la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres.

Cumple la normativa en publicidad e información.

Una vez aprobada la intervención a cofinanciar, el órgano que emite la decisión aprobatoria requerirá la necesaria documentación y dejará constancia de la correcta cumplimentación de la misma, de la valoración de dichas solicitudes a través de los criterios válidos y conformes a la normativa aplicable y del seguimiento de las actuaciones.

Tras la ejecución, se produce la liquidación una vez ha sido verificada la justificación de la intervención ejecutada; para lo cual es obligatorio que el órgano que aprueba las operaciones guarde y custodie los justificantes del gasto ejecutado, garantizando, tal y como establece el artículo 15 del Reglamento (CE) 1828/2006 los siguientes aspectos:

Que es posible conciliar los importes agregados certificados a la Comisión con los registros contables detallados y los documentos acreditativos que obran en poder de la Autoridad de Certificación, la Autoridad de Gestión, los Organismos Intermedios y los Beneficiarios, con respecto a las operaciones cofinanciadas en el marco del Programa Operativo.

Que se puede verificar el pago de la contribución pública al Beneficiario.

Que se puede verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos por el Comité de Seguimiento para el Programa Operativo.

Que se dispone, con respecto a cada operación, según proceda, de las especificaciones técnicas y el plan de financiación, de los documentos relativos a la aprobación de la concesión, de los documentos relativos a los procedimientos de contratación pública, de los informes de situación y de los informes sobre las verificaciones y auditorías llevadas a cabo.

Toda esta documentación puede igualmente ser custodiada por el Beneficiario de las ayudas del FSE.

Una vez analizada la validez del informe de valoración de la justificación, se procederá a iniciar la propuesta de pago por el importe correspondiente, descontando posibles prefinanciaciones.

Página 44 de 91

Manual de Gestión


De manera general, el siguiente diagrama ofrece una visión global de las diferentes fases que integran este proceso:

Proceso de Gestión, ejecución y liquidación de la operación

BeneficiarioOrganismos que emiten las decisiones aprobatorias

1. Selección delas operaciones

. .

2. Aprobación de las operaciones

3. Comunicación de la adjudicación de la

ayuda

. 6 . Seguimiento de las operaciones: VISITAS SOBREEL TERRENO DURANTE LA REALIZACIÓN DE LA OPERACIÓN

7 . Informes de seguimiento

9. Verificaciones administrativas

15 . Declaración de Certificación de Gastos + Solicitud de pago envío al

SPEE

12 Guarda y custodia de los documentos requeridos para la

pista de audítoria

14.

Grabación de los Gastos en sistemas

informáticos

13 . Informes cumplimiento del

artículo 13 Rgto. (CE ) Nº 1083 / 2006

8.

Elabora y presenta la Liquidación

4 Ejecución de la acción

.

5 Comunicación del inicio de la acción

10.

Verificaciones sobre el terreno antes de la certificación: auditoría previa, en su caso

SELE

CCIÓ

N DE

OPE

RACI

ONES

EJEC

UCIÓ

NLIQ

UIDA

CIÓN

VERI

FICA

CIÓN

CERT

IFIC

ACIÓ

NY

11. Acepta laliquidación

En el periodo de programación 2007-2013, se han programado las siguientes líneas de acción dentro del marco de actuación de los Ejes 1. Fomento del espíritu empresarial y mejora de la adaptabilidad de trabajadores,

Página 45 de 91

Manual de Gestión


empresas y empresarios, 2. Fomentar la empleabilidad, la inclusión social y la igualdad entre hombres y mujeres y 3. Aumento y mejora del capital humano del POAE:

Formación de Oferta

Formación de Demanda

Acciones Complementarias y de Acompañamiento a la Formación

Formación y ayuda para la adaptabilidad de trabajadores de sectores en declive o amenazados por reestructuración

Promoción del Empleo Autónomo.

Iniciativas locales de Empleo.

Escuelas Taller y Casas de Oficios

Ayudas a la contratación indefinida de jóvenes

Ayudas a la contratación indefinida de mujeres

Ayudas a la contratación indefinida de mayores de 45 años

Programas Integrados de Formación e Inserción

Talleres de Empleo

Colaboración de los Servicios Públicos de Empleo con Instituciones sin ánimo de lucro

Colaboración de los Servicios Públicos de Empleo con Entidades de ámbito local

Acciones de Orientación Profesional para el Empleo y Autoempleo

Programas Integrados para el Empleo

Incentivos a la contratación de personas con discapacidad

Perfeccionamiento Técnico de Formadores.

Elaboración de Certificados de Profesionalidad

4. Verificación

El objetivo de este proceso 4. Verificación, es dar cumplimiento al requerimiento comunitario relativo a las verificaciones administrativas de las operaciones cofinanciadas por el FSE recogido el artículo 13 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006.

De manera general, se trata de un proceso previo a cada Declaración de Gastos y su correspondiente Solicitud de Pago que emita el SPEE, iniciándose el proceso con la remisión de la información necesaria por parte de las Direcciones Provinciales del SPEE y de los SS.PP.EE. de las CC.AA. Asimismo, finaliza cuando estas Órganos que emiten las decisiones aprobatorias efectúan las necesarias verificaciones.

Página 46 de 91

Manual de Gestión


El SPEE y los organismos que emiten las decisiones aprobatorias garantizarán la uniformidad de todo el proceso y son los principales actores del mismo.

La verificación es un procedimiento que persigue medir y analizar la eficiencia de los sistemas de gestión y control, así como, verificar que las intervenciones a cofinanciar con FSE respetan la normativa y políticas aplicables al respecto.

El Artículo 13 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006 establece que:

“…2. Las verificaciones que la autoridad de gestión ha de llevar a cabo con arreglo al artículo 60, letra b), del

Reglamento (CE) nº 1828/2006 abordarán los aspectos administrativo, financiero, técnico y físico de las

operaciones, según corresponda.

A través de las verificaciones se comprobará que el gasto declarado es real, que los bienes se han entregado o

los servicios se han prestado de conformidad con la decisión aprobatoria, que las solicitudes de reembolso del

beneficiario son correctas y que las operaciones y gastos cumplen las normas comunitarias y nacionales. Las

verificaciones incluirán procedimientos para evitar la doble financiación del gasto con otros regímenes

comunitarios o nacionales y con otros períodos de programación.

Las verificaciones incluirán los procedimientos siguientes:

a) verificaciones administrativas de todas las solicitudes de reembolso de los beneficiarios;

b) verificaciones sobre el terreno de operaciones concretas.

3. Cuando las verificaciones sobre el terreno de un programa operativo con arreglo al apartado 2, letra b), se

realicen por muestreo, la autoridad de gestión conservará registros en los que se describa y justifique el método

de muestreo y se identifiquen las operaciones o transacciones seleccionadas para ser verificadas. La autoridad

de gestión determinará el tamaño que ha de tener la muestra para ofrecer garantías razonables en cuanto a la

legalidad y regularidad de las transacciones conexas, teniendo en cuenta el nivel de riesgo que haya identificado

para el tipo de beneficiarios y operaciones en cuestión; asimismo, revisará el método de muestreo cada año.

4. La autoridad de gestión establecerá por escrito normas y procedimientos para las verificaciones realizadas con

arreglo al apartado 2 y conservará registros de cada una de ellas, en los que indicará el trabajo realizado, la fecha

y los resultados de la verificación, así como las medidas adoptadas con respecto a las irregularidades detectadas.

5. Cuando la autoridad de gestión también sea beneficiaria en el marco del programa operativo, los acuerdos de

verificación a los que se refieren los apartados 2, 3 y 4 garantizarán la adecuada separación de funciones de

conformidad con el artículo 58, letra b), del Reglamento (CE) nº 1083/2006.”

En un sentido estricto, la verificación comenzaría con la tramitación de la intervención a cofinanciar por parte de los órganos que emiten las decisiones aprobatorias de los Servicios Centrales y Direcciones Provinciales del SPEE y de los SS.PP.EE. de las CC.AA., finalizando en la certificación posterior de la UAFSE ante la Comisión Europea.

Página 47 de 91

Manual de Gestión


De manera general, las verificaciones administrativas y sobre el terreno definidas en el artículo 13 se conciben como un proceso operativo de carácter transversal a todo el proceso 3, de gestión de las actuaciones cofinanciadas, y por ello, parte de los tareas que en el citado artículo se acometen en fases previas al proceso actual. Mediante el siguiente Mapa se identifica en qué momento se ejecutan las diferentes tareas de verificación en cada uno de los procedimientos específicos:

1. Programación: Elaboración de la Estrategia del SPEE

2. Seguimientoy Evaluación:

Estrategia del SPEE

3. Gestión yejecuciónde las

Operaciones: Aprobación

de las operaciones


Operaciones: Seguimiento


Operaciones: Liquidación

4. Verificación1 2 3

1. Verificación del cumplimiento de la elegibilidad y restantes requerimientos comunitarios de la operación.

Se trata de un examen previo a la aprobación de las operaciones que realizan los órganos que emiten las decisiones aprobatorias de los Servicios Centrales y Direcciones Provinciales del SPEE y de los SS.PP.EE. de las CC.AA. con una doble finalidad

Por un lado, facilitar el cumplimiento del Artículo 13.1. del Reglamento (CE) Nº 1828/2006 que establece: “…1. A efectos de la selección y aprobación de operaciones con arreglo al artículo 60, letra

a), del Reglamento (CE) nº 1083/2006, la autoridad de gestión se asegurará de que los beneficiarios

estén informados de las condiciones específicas relativas a los bienes entregados o los servicios

prestados en el marco de la operación, el plan de financiación, el plazo límite de ejecución y la

información financiera y de otro tipo que se ha de conservar y comunicar. Antes de tomar la decisión

aprobatoria, la autoridad de gestión se cerciorará de que el beneficiario tiene capacidad para cumplir

dichas condiciones.”

Por otro lado, velar, desde el momento de la aprobación de la operación, por el cumplimiento del artículo 13.2 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 dirigido a las verificaciones administrativas del 100% de las operaciones cofinanciadas.

Este examen previo se realizará sobre las Bases Reguladoras de las ayudas cofinanciadas por el FSE.

2. Verificación durante la ejecución de las operaciones realizada por los Órganos que emiten las decisiones aprobatorias de Servicios Centrales y Direcciones Provinciales del SPEE y de los SS.PP.EE. de las CC.AA.: Verificaciones sobre el terreno.

Se comprueba que el Beneficiario ejerce un uso eficaz y regular de los fondos europeos y se garantiza la realidad de la prestación de los bienes y servicios cofinanciados y de los gastos declarados.

Se analizan los aspectos físicos y técnicos detallados en el artículo 13 del Reglamento CE 1828/2006.

3. Verificación previa a la liquidación.

Antes de la conclusión de la operación cofinanciada por FSE, se realizará:

Página 48 de 91

Manual de Gestión


Verificación administrativa de la totalidad de las operaciones cofinanciadas por el FSE por parte de los órganos que emiten las decisiones aprobatorias de Servicios Centrales y Direcciones Provinciales y de los SS.PP.EE. de las CC.AA.

En ella, se comprobarán tanto los aspectos administrativos (cumplimiento de la legalidad) como los financieros (elegibilidad de los gastos por comprobación de los soportes documentales).

En su caso, y dependiendo del alcance, también podrá realizarse una verificación sobre el terreno de una muestra representativa de los gastos a certificar.

4. Verificación por el SPEE de la calidad del cumplimiento del artículo 13 del Reglamento CE 1828/2006.

En los SS.CC. del SPEE se analizará la aplicación del sistema previamente validado, llevando a cabo comprobaciones de la legalidad y elegibilidad del gasto declarado, tanto por las CCAA. como por las DD.PP. y demás unidades que, en su caso, realicen certificaciones parciales de gastos, que podrán alcanzar el 1% del total de gastos declarados. Esta verificación tendrá carácter administrativo y, en su caso, podrá hacerse también sobre el terreno.

Para su ejecución, el SPEE podrá contratar los servicios de una empresa especializada, en términos similares a la contratación realizada con ocasión del Plan de Acción de los Programas Operativos de Fomento del Empleo del Marco Comunitario de Apoyo 2000-2006.

5. Certificación de las Declaraciones de Gastos y Solicitudes de Pago

El objetivo de este proceso, 5. Certificación, es preparar la Declaración de Gastos junto a una Solicitud de Pago del SPEE para su remisión a la Unidad de Certificación de la UAFSE conforme a las disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) Nº 1083/2006.

Se inicia con la recepción de las diferentes Declaraciones de gastos de los correspondientes órganos por la Subdirección General de Gestión Financiera de Fondos Comunitarios, que revisará la validez del gasto declarado y emitirá una única Declaración y Solicitud del SPEE para su envío a la Autoridad de Certificación del POAE.

La SGGF del SPEE es el principal actor de este proceso.

La certificación es el proceso a través del cual el SPEE comunica a la Unidad de Certificación de la UAFSE la relación de gastos efectivamente pagados y, en su caso, justificados, que integran una Solicitud de Pago.

En el transcurso del procedimiento, los órganos de los SS.CC. del SPEE validarán los gastos incluidos en todas las certificaciones parciales recibidas, antes de incluirlos en la Declaración de gastos definitiva del SPEE.

Conforme a las disposiciones de aplicación del POAE, en la Declaración de gastos del SPEE se hará constar, en relación con cada Eje prioritario, el importe total de los gastos subvencionables que hayan sido abonados por los órganos que emiten las decisiones aprobatorias de Servicios Centrales y Dirección Provinciales del SPEE y de los SS.PP.EE. de las CC.AA. al ejecutar las operaciones, así como la contribución pública correspondiente que se haya abonado o se les deba abonar en las condiciones de contribución pública.

Página 49 de 91

Manual de Gestión


Esquema 4. Alcance de los procesos 4 y 5. Verificación y Certificación

Operaciones gestionadas

por las DD.PP. del SPEE y por la FTFE


en losServicios Centrales

del SPEE


por los Servicios Públicos de

Empleo de las CC.AA.

Verificaciones sobre el terreno

durante la ejecución de las

acciones

Verificaciones administrativas del 100% de las

acciones

Declaraciones Parciales de Gastos

Verificación de calidad del cumplimiento del Art. 13 (SS.CC. Del SPEE

administrativa y sobre el terreno, en su caso)

UAFSE

Declaración de gastos del SPEE y Solicitud de Pago

OR

GA

NIS

MO

S Q

UE

ENC

AR

GA

N

LAS

OPE

RA

CIO

NES

SER

VIC

IOS

CEN

TRA

LES

DEL

SPE

E

Página 50 de 91

Manual de Gestión


Procesos de Soporte

6. Información y Publicidad de la Estrategia del SPEE, 2007-2013

El objetivo de este proceso es dar conocer las operaciones y la Estrategia del SPEE integrada en el POAE obJeto de cofinanciación por el FSE y facilitar información al respecto. Dicha información irá dirigida a la ciudadanía en general y a los Beneficiarios y posibles destinatarios de las ayudas con la finalidad de destacar el papel desempeñado por la Comunidad y garantizar la transparencia de los Fondos.

Las actividades de información y publicidad se iniciarán cuando sea pertinente, incluso en ausencia de la versión final del Plan de Información y Comunicación, cubriendo la totalidad del periodo de programación 2007-2103. Asimismo, forman parte de este proceso el elaboración de un Plan de Comunicación, su ejecución y seguimiento y evaluación.

Los órganos que emiten las decisiones aprobatorias de los Servicios Centrales y Direcciones Provinciales del SPEE y de los SS.PP.EE. de las CC.AA. son los principales actores.

La Comisión Europea considera que los ciudadanos de la Unión Europea no están suficientemente informados del papel que desempeña la Comunidad en los programas de financiación destinados a reforzar la competitividad económica, crear puestos de trabajo y fortalecer la cohesión interna. Ello ha provocado la conveniencia de diseñar planes de comunicación que recojan pormenorizadamente las actividades en materia de publicidad y comunicación con la finalidad de estrechar el acercamiento a los ciudadanos. En este sentido, se pretende incentivar no sólo que los potenciales beneficiarios de las ayudas europeas conozcan en profundidad las oportunidades existentes en materia de financiación sino que el ciudadano europeo sea consciente de la incidencia que las citadas ayudas tienen en su desarrollo personal y social. No obstante, estos planes deben también determinar las responsabilidades y funciones de todos los actores implicados.

Entre las directrices definidas para el nuevo periodo de programación 2007-2013, se encuentra “Hacer de Europa y de sus regiones lugares más atractivos para invertir y trabajar”, junto al lanzamiento de numerosas iniciativas que sólo tendrán éxito si cuentan con el elemento esencial de la colaboración, ya que el éxito dependerá de la implicación de todos los protagonistas: otras instituciones y órganos de la UE; autoridades nacionales, regionales y locales de los Estados miembros; partidos políticos europeos; y organizaciones sociales y ciudadanos.

Con la finalidad de lograr una mayor homogeneización y armonización entre las instituciones y organismos participantes en la gestión de las ayudas cofinanciadas con fondos europeos, el nuevo marco reglamentario de la Política de Cohesión para el periodo de programación 2007-2013 concede una mayor rigurosidad a los requisitos en materia de información y comunicación, estableciendo que:

Página 51 de 91

Manual de Gestión


Página 52 de 91

Cada Programa Operativo debe disponer de un Plan de Comunicación (artículo 2 Reglamento (CE) Nº

1828/20069).

La Autoridad de Gestión y/o Organismo Intermedio es responsable de la información y comunicación (I+C), en el marco de su Programa Operativo, debiendo prestar una especial atención a su responsabilidad de informar a los potenciales beneficiarios y al público en general de las operaciones y los programas objeto de cofinanciación, según el artículo 69 del Reglamento (CE) Nº 1083/200610.

A este respecto, el Servicio Público de Empleo Estatal, SPEE, y los Servicios Públicos de Empleo (SS.PP.EE.) de las Comunidades Autónomas desean potenciar la visibilidad del FSE, hacer más transparente su gestión y, en especial, concienciar a la ciudadanía de la significativa contribución de la Unión Europea al crecimiento económico y el bienestar social de sus regiones.

Con este objetivo, el SPEE y los SS.PP.EE. de las CC.AA. han elaborado y consensuado un Plan de Información y Comunicación, asumiendo conjuntamente las funciones y responsabilidades en materia de I+C conforme al principio de cooperación.

En definitiva, el citado Plan se realiza conforme tanto a la normativa comunitaria recogida previamente, como al contenido del documento “Methodology for Communicating the Use of Fund Co-Financing during the Programme

Period 2007-2013 (Transparency, Coordination and Communication Management): Methodology for the Creation

and Implementation of the Communication Action Plan), así como a los resultados de Informes de evaluación intermedia disponible.

Plan de Comunicación incluye, entre sus apartados:

1. Objetivos y Prioridades Informativas

2. Órganos Participantes

3. Seguimiento del Plan de Comunicación

4. Evaluación del Plan de Comunicación

1 Objetivos y Prioridades informativas del Plan

La intervención del FSE permite invertir en capital humano, reforzando y potenciando el mercado de trabajo español. Ello demuestra hasta que punto la financiación europea se encuentra presente en la realidad de un

9 Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión de 8 de diciembre de 2006 por el que se fijan normas de desarrollo para el Reglamento (CE)

nº 1083/2006 del Consejo, por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión, y el Reglamento (CE) nº 1080/2006 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativo al Fondo Europeo de Desarrollo Regional publicado en el DOUE de 27 de diciembre de 2006.

10 Reglamento (CE) nº 1083/2006 del Consejo de 11 de julio de 2006 por el que se establecen las disposiciones generales relativas al Fondo Europeo de desarrollo Regional, al Fondo Social Europeo y al Fondo de Cohesión y se deroga el Reglamento (CE) nº 1260/1999 publicado en el DOUE de 31 julio de 2006.

Manual de Gestión


Estado miembro, cada ciudadano puede beneficiarse en su vida cotidiana de actuaciones ejecutadas por el SPEE cofinanciadas por el FSE.

En este sentido, el SPEE tiene la voluntad de reforzar “la comunicación e información” y para ello su misión en el periodo de programación que se inicia es “informar a los ciudadanos sobre las actividades del SPEE cofinanciadas por el FSE y comunicar los objetivos y desafíos de sus políticas y acciones”. No obstante, es necesario mejorar visibilidad de las acciones del SPEE y de los SS.PP.EE. de las CC.AA. a todos los niveles e incrementar el conocimiento de los ciudadanos sobre las acciones a ejecutar en el actual periodo de programación dirigida, en su mayoría, a reforzar la competitividad, a través de la integración de herramientas de comunicación eficaces y la movilización de recursos disponibles de manera coherente.

Por consiguiente, el presente Plan de Comunicación refuerza el carácter adicional y el valor añadido del FSE en tanto que su puesta en marcha, seguimiento y evaluación constituyen “per se” instrumentos de apoyo, asumiendo el SPEE y los SS.PP.EE. de las CC.AA., en su conjunto, las siguientes funciones:

Velar por asegurar un enfoque coherente en materia de comunicación e información de las operaciones cofinanciadas.

Coordinar las actividades de información y publicidad realizadas por sus Beneficiarios.

En definitiva, el SPEE apuesta por potenciar ese acercamiento entre los ciudadanos españoles y Europa sobre la base de tres principios: visibilidad, transparencia y participación ofreciendo información ecuánime y completa que considere la diversidad y complejidad de la opinión pública. Para ello, la estrategia en materia de información y publicidad del SPEE durante el periodo de programación 2007-2013 tiene como objetivo global “Ofrecer una comunicación coherente, integrada y eficaz a los ciudadanos, beneficiarios potenciales y beneficiarios”.

Este objetivo global se diferencia a su vez en tres objetivos específicos que facilitan su cumplimiento y seguimiento:

Objetivo específico 1. “Potenciar entre la ciudadanía el conocimiento y la comprensión de cómo el FSE está presente en su vida cotidiana” con la finalidad de concienciar y sensibilizar a los ciudadanos en general y a grupos específicos, en particular, como este fondo contribuye a mejorar la calidad y productividad laboral, a generar mercados de trabajo inclusivos o a formar y reforzar la adaptabilidad de los trabajadores y desempleados, etc.

Objetivo específico 2. “”Mejorar la gestión de las operaciones cofinanciadas por el FSE realizadas por el SPEE” al objeto de favorecer y velar por el buen funcionamiento y ejecución de las actuaciones cofinanciadas, a través del establecimiento de canales fluidos de comunicación, informando a los Beneficiarios, potenciales beneficiarios de las responsabilidades y funciones que implica la gestión de acciones cofinanciadas o definiendo un marco de actuación común y armonizado que garantice el cumplimiento de la normativa y disminuya las incidencias. “ Asimismo, en aras de aumentar la transparencia, se pretende incidir en el destinatario de la ayuda para mejorar su conocimiento y concienciación respecto al FSE.

Página 53 de 91

Manual de Gestión


Objetivo específico 3. “Informar de los éxitos y logros conseguidos por las líneas de acción cofinanciadas por el FSE”, de forma que el SPEE contribuya a difundir los avances e impacto en el mercado laboral conseguidos hasta el momento, con un marcado carácter de atracción de los potenciales destinatarios de las ayudas.

La consecución de estos objetivos requiere la articulación de distintas actuaciones y estrategias de comunicación en base a las características propias de cada uno de ellos. Con este propósito, cada objetivo específico tiene atribuido, preferentemente, un público objetivo (PO) junto a unas prioridades informativas (PI) para el periodo de programación 2007-2013 que facilitan la definición de las herramientas informativas y publicitarias a utilizar. A tal efecto, se distingue entre:

PO1. Ciudadanos y colectivos específicos

PO2. Organismos implicados en la gestión del FSE: Comisión Europea, UAFSE, Órganos que emiten las decisiones aprobatorias del SPEE, Direcciones Provinciales, CC.AA., Beneficiarios y Destinatarios de las ayudas.

PO3. Beneficiarios potenciales de las ayudas.

OBJETIVO GLOBALOfrecer una comunicación coherente, integrada y eficaz

Objetivo Específico 1VISIBILIDAD: Potenciar entre la ciudadanía el conocimiento y la comprensión de cómo el FSE está presente en su vida cotidiana

PI 1.1.Difundir al público en general la estrategia

FSE de manera sencilla, clara.

PI 1.2.Comunicar a grupos específicos con

necesidad de información particularizada

Objetivo Específico 2TRANSPARENCIA: Mejorar la gestión de las operaciones

cofinanciadas por el FSE realizadas por el SPEE

Objetivo Específico 3PARTICIPACIÓN: Informar de los éxitos y logros

conseguidos por las líneas de actuación cofinanciadas por el FSE

PI 1.3.Reforzar la accesibilidad de la información con facilidad y rapidez a través del uso de las

NTICs.

PI 2.1.Intensificar la coordinación y comunicación

interna y externa del SPEE

PI 2.2.Informar a los beneficiarios y destinatarios potenciales de las obligaciones que implica la

gestión del FSE

PI 2.3. Implicar a los beneficiarios y CCAA en las

actividades de información y publicidad

PI 3.1. Celebrar foros, jornadas temáticas relativos a

impactos de las actuaciones del SPEE

PI 3.2. Difundir casos de éxitos o buenas prácticas

realizadas durante el periodo 2007-2013

La estrategia de cada PI identificada permite, por un lado cumplir con lo establecido por este Plan de Comunicación y, por otro, formar e informar a todos los órganos participantes, de manera que sean conscientes del objetivo que se persigue en materia de publicidad de las actuaciones cofinanciadas por el FSE.

Asimismo, cada una de estas prioridades informativas cuenta para su consecución con herramientas y canales de información y publicidad diseñados conforme a criterios de calidad, de eficacia en la comunicación, de fomento de la interactividad y del uso de las nuevas tecnologías.

Las características de los distintos tipos de herramientas son:

Empleo de un lenguaje claro y directo.

Página 54 de 91

Manual de Gestión


Referencia completa al nombre del Fondo Social Europeo, en el sentido de que no se utilizará abreviaturas.

Diversidad de actuaciones.

Complementariedad de las herramientas.

Uso de Internet como lugar de información y mecanismo de acercamiento con la ciudadanía.

Utilización de la intranet del SPEE como red de intercambio y de documentación.

Creación de zonas de acceso restringido.

Accesibilidad.

2 Órganos participantes

Los Reglamentos (CE) Nº 1083/2006 y el 1828/2006 definen las obligaciones de la UAFSE, el SPEE y órganos ejecutores en materia de información y publicidad en calidad de Autoridad de Gestión, Organismo Intermedio y Beneficiarios de la intervención FSE dentro del marco de actuación del PO de Adaptabilidad y Empleo.

Como se ha mencionado en el apartado anterior, el presente Plan de Comunicación pretende dar una mayor notoriedad y transparencia a las actuaciones del SPEE cofinanciadas por el FSE y ofrecer una imagen homogénea, integrada y coherente de la intervención.

Para ello, el SPEE adoptará las medidas para garantizar el cumplimiento de los requisitos relativos a información y publicidad establecidos en el artículo 69 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006. En este sentido, el periodo de programación 2007-2013 considera que este tipo de acciones es otro aspecto fundamental de la gestión del FSE que debe ser desarrollado y cuya implementación debe ser controlada detalladamente.

El SPEE solicitará en todo momento:

Colaboración activa tanto de las Direcciones Provinciales, de la Fundación Tripartita para Formación del Empleo (FTFE) como de los SS.PP.EE. de las CC.AA.

Participación de las asociaciones comerciales, profesionales, empresariales y/u otros interlocutores sociales, organizaciones no gubernamentales, etc. que se estimen convenientes en cada caso concreto (artículo 5.3. del Reglamento (CE) Nº 1828/2006.

Página 55 de 91

Manual de Gestión


Página 56 de 91

Esquema 5. Órganos participantes en el Plan de Comunicación para las actuaciones del SPEE cofinanciadas por el FSE.

3 Seguimiento del Plan de Comunicación

Para realizar el seguimiento de las actuaciones de información y publicidad recogidas en el presente Plan, se definen tres tipos de herramientas:

Sistema de indicadores / Evaluación

Informes anuales.

Informes de verificación de acuerdo al artículo 13.2 del Reglamento (CE) 1828/2006 (análisis de los apartados del check-list relativos al cumplimiento de la normativa de información y comunicación).

a) Sistema de Indicadores de Seguimiento y Evaluación

En las orientaciones metodológicas de la Comisión para el presente Plan de Comunicación se recogen 4 tipos de indicadores para facilitar el seguimiento y evaluación de las actividades de información y publicidad llevadas a cabo. Estos son:

Indicadores de realización: Permiten la cuantificación de la actividad, ofreciendo información sobre las consecuencias materiales de una operación.

Comisión Europea

Com

ité d

el Se

guim

iento

del

POAE

Ministerio de Trabajo e Inmigración

UAFSE

Otro

s POs

, otra

s aut

orid

ades

púb

licas

, etc

.

Participantes Ciudadanía en general

Beneficiarios de las ayudas

SERVICIO PÚBLICO DE EMPLEO ESTATAL

Territorio gestionado por el SPEE y SS.PP.EE. autonómicos

Manual de Gestión


Indicadores de resultado: Reflejan los efectos inmediatos y directos de las actuaciones realizadas. Los indicadores de resultado deben aportar una información que se relaciona directamente con el progreso en el cumplimiento de los objetivos específicos

Indicadores de impacto: Favorecer la medición de los resultados y, en algunos casos, el impacto de las actividades realizadas, cierran la relación causa-efecto entre la realización y los avances logrados. Van más allá de los resultados a corto plazo y directos. Permiten la evaluación.

Indicadores financieros: conocer los recursos financieros destinados a tales fines.

Este sistema de indicadores se incluirá en la aplicación informática del SPEE, que a su vez alimentará al FSE2007,

De manera general, los organismos participantes proporcionarán información relativa a los indicadores de realización, resultados y financieros que está prevista incluir el apartado de información y publicidad de los informes anuales de ejecución.

b) Informes Anuales y Final de Ejecución

De acuerdo con el artículo 4.2 del Reglamento (CE) 1828/2006 en los informes anuales y final de ejecución de cada PO se incluirá un apartado específico relativo al cumplimiento del Plan de Información y Comunicación. En este sentido, junto a elaboración y entrega a la UAFSE de la parte correspondiente al SPEE, éste deberá suministrar información relativa al seguimiento y grado de ejecución del presente Plan de Información y Comunicación.

7. Gestión Administrativa

Este proceso tiene por objeto proporcionar una pista de auditoría adecuada que cumpla con los requisitos comunitarios definidos en el Reglamentos (CE) Nº 1083/2006 y 1828/20006: identificando los actores implicados, las funciones y responsabilidades de cada uno de ellos, los documentos que deben ser guardados o registrados en las diversas aplicaciones informáticas.

El alcance temporal del proceso cubre todo el periodo de programación 2007-2013, se inicia con la aprobación del POAE y finalizará transcurrido el tiempo de guarda y custodia de los documentos exigidos.

Beneficiarios, Órganos que emiten las decisiones aprobatorias de los Servicios Centrales y Direcciones Provinciales del SPEE y de los SS.PP.EE. de las CC.AA..

En relación a los documentos administrativos

El SPEE, las CC.AA. y los Beneficiarios son los responsables de la guarda y custodia de los documentos necesarios a la hora de presentar la justificación necesaria para mantener una pista de auditoría adecuada. El Reglamento R(CE) 1828/2006, en su artículo 15, considera que una pista de auditoría es adecuada cuando, en relación con el programa operativo en cuestión, cumpla los criterios siguientes:

Página 57 de 91

Manual de Gestión


“a) permita conciliar los importes agregados certificados a la Comisión con los registros contables

detallados y los documentos acreditativos que obran en poder de la autoridad de certificación, la

autoridad de gestión, los organismos intermedios y los beneficiarios, con respecto a las operaciones

cofinanciadas en el marco del programa operativo;

b) permita verificar el pago de la contribución pública al beneficiario;

c) permita verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos por el Comité de seguimiento

para el programa operativo;

d) contenga, con respecto a cada operación, según proceda, las especificaciones técnicas y el plan de

financiación, los documentos relativos a la aprobación de la concesión, los documentos relativos a los

procedimientos de contratación pública, los informes de situación y los informes sobre las verificaciones

y auditorías llevadas a cabo”.

Con respecto a la disponibilidad de los documentos, el artículo 90 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006 solicita el mantenimiento de los documentos relacionados con la pista de auditoría durante un periodo de tres años desde el cierre del POAE. Asimismo, se solicita el mantenimiento de los documentos durante un periodo de tres años en el caso de cierre parcial del POAE, empezando a computar el periodo de tres años a partir de la fecha del citado cierre parcial.

Asimismo, el artículo 19 del Reglamento R(CE) 1828/2006, en su apartado 4, relaciona los soportes de datos generalmente aceptados, y que serán como mínimo, los siguientes:

las fotocopias de documentos originales;

las microfichas de documentos originales;

las versiones electrónicas de documentos originales, de acuerdo con la normativa de facturación electrónica;

los documentos que sólo existan en versión electrónica, de acuerdo con la normativa de facturación electrónica.

El mismo artículo, en sus apartados 5 y 6 expone:

“…4. El procedimiento de certificación de la conformidad con el documento original de los documentos

conservados en soportes de datos generalmente aceptados lo establecerán las autoridades nacionales

y garantizará que las versiones conservadas cumplen los requisitos legales nacionales y son fiables a

efectos de auditoría.

5 Cuando los documentos sólo existan en versión electrónica, los sistemas informáticos utilizados

deberán cumplir normas de seguridad aceptadas que garanticen que los documentos conservados

cumplen los requisitos legales nacionales y son fiables a efectos de auditoría…”

La documentación que deberá ser conservada por el SPEE, las CC.AA. y los Beneficiarios deberá ser la siguiente:

Página 58 de 91

Manual de Gestión


Página 59 de 91

Todos los documentos imprescindibles para permitir conciliar los importes agregados certificados a la Comisión, con los registros contables detallados y los documentos acreditativos que obren en poder de:

El SPEE

Las CC.AA.

Los Beneficiarios

Documento de pago acreditativo del pago de la contribución pública al Beneficiario.

Documentación acreditativa que permita verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos por el Comité de seguimiento para el POAE.

Plan de Financiación y especificaciones técnicas de cada operación.

Documento de aprobación de la concesión de la ayuda de cada operación, si procede.

Documentos relativos a los procedimientos de contratación pública, en caso de aplicar.

Todos los informes de situación llevados a cabo.

Todos los informes sobre las verificaciones y auditorías llevadas a cabo.

Manual de Gestión

Capítulo III. Procedimientos de Gestión del FSE “El FSE invierte en tu futuro”

CAPÍTULO III. PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DEL FSE

Procesos Estratégicos

1. Modificación del Programa Operativo

MODIFICACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO

Objetivo

Modificar el POAE cuando concurran una o algunas de las siguientes circunstancias:

a) Tras haberse producido cambios importantes en el mercado laboral o variaciones sustanciales en el ámbito socioeconómico que sean susceptibles de afectar al mercado laboral.

b) Con el fin de atender a los cambios sustanciales de las prioridades comunitarias, nacionales o regionales en mayor grado o de forma diferente.

c) En función de la evaluación continua.

d) Como consecuencia de dificultades de aplicación.

Alcance

Estas modificaciones del PO pueden ser de dos tipos:

1. Modificaciones que requieren aprobación de Comité de Seguimiento: 1.1. Con contenido financiero. Son las modificaciones que pueden afectar a:

• La distribución de la ayuda entre temas prioritarios de un mismo eje.

• La tasa de cofinanciación dentro de los límites establecidos.

1.2. Sin contenido financiero. Estas modificaciones pueden derivarse de las siguientes circunstancias:

• Cambio de naturaleza jurídica de alguno de los Beneficiarios.

• Cambios en la descripción de la operación.

• Cambios en los métodos de gestión.

• Cambios en los indicadores de seguimiento del tema prioritario.

• Cambios en los criterios de selección de proyectos.

2. Modificaciones que requieren aprobación de la Comisión. Se trata de aquellos cambios, principalmente de carácter financiero, entre ejes prioritarios.

Responsables

Comisión Europea (CE)

Comité de Seguimiento POAE 2007-2013 (CS POAE)

Unidad Administradora del FSE. (UAFSE)

Subdirección General de Gestión Financiera (SGGF)

Grupo FSE

Órganos que emiten las decisiones aprobatorias

Página 60 de 91

Manual de Gestión


Página 61 de 91


Normativa aplicable

R(CE) 1083/2006, R(CE) 1828/2006 y Decisión de la Comisión Europea de 14 de diciembre de 2007 por la que se aprueba el POAE

Manual de Gestión


Página 62 de 91



Grupo FSESPEE

SGGFSPEEUAFSECS

POAE 07-13CE

1 . Solicitud de modificación de la estrategia SPEE 07-

13

1 . Solicitud de modificación de la

estrategia SPEE 07-13

2. Recepción de la solicitud de modificación

3 . Análisis de las causas que originan la

s olicitud de modificación y

posibles soluciones

.

4 ¿Afecta al POAE 07-13?

4.1 . Solicitud formal de

modificación

4.2 . Acta de la reunión grupo

FSE

Procedimiento

5 . Recepción de la solicitud de modificación

6. Presentación por parte de la UAFSE

y/o SPEE de la propuesta demodificación

7. Análisis del tipo de modificación y la

medidas propuesta a adoptar

9 . ¿Se requiere

aprobación CE ?

8 . Aprobación de la modificación

9 .2 . Incorporación de la modificación

en el POAE

9 . 1. Recepción y análisis de

modificación del POAE, 07-13

10 . Decisión de aprobación

11. Recepción de la Decisión de aprobación

NO

SÍ

SI NO14. Recepción

de la aprobación de modificación

13 . Recepciónde la aprobación de

modificación por parte de la CE

12.Introducción de la modificación en

el FSE-2007

Organismos que emiten las decisiones

aprobatorias

15. Archivo y custodia

documental

Manual de Gestión


Página 63 de 91


Descripción del procedimiento

El procedimiento de Modificación del PO se configura, por orden cronológico, mediante la realización de las siguientes actividades:

1. El procedimiento se inicia con el envío de una solicitud de modificación de la estrategia SPEE 2007-2013, que podrá ser formulada por cualquiera de los organismos que emiten las decisiones aprobatorias.

2. La solicitud de modificación es recibida por la SGGF del SPEE, que la remite al Grupo FSE, para su análisis.

3. El Grupo FSE analiza las causas que motivan la solicitud de modificación y la justificación de las mismas, aceptándolas en su caso..

4. Tras validar la solicitud de modificación y la medida a adoptar, el Grupo FSE analiza el alcance de la misma. Dependiendo si afecta o no al POAE, se darán dos casuísticas (4.1 ó 4.2):

En caso de afectar al POAE, el Grupo FSE comunica a la SGGF las modificaciones a introducir y las medidas a adoptar. La SGGF elabora un documento de solicitud formal de modificación, en el cual se detallan todos los ámbitos y el alcance de las modificaciones a introducir, y procede al envío de dicho documento a la UAFSE.

En caso de no afectar al POAE, no será necesaria la solicitud formal de modificación y será suficiente la elaboración de un Acta de Reunión donde consten las modificaciones introducidas y las medidas adoptadas para hacer efectiva dicha modificación.

5. La UAFSE recibe el documento de solicitud formal de modificación y procede a su envío al CS POAE.

6. La UAFSE y/o el SPEE presentan el documento de solicitud formal de modificación al CS POAE, explicando cuales son las motivaciones que justifican las modificaciones y atendiendo a las dudas y/o sugerencias del CS POAE.

7. Tras la presentación de la solicitud de modificación, el CS POAE inicia el análisis de las modificaciones propuestas y de las medidas a adoptar.

8. En base a los resultados del análisis efectuado por el CS POAE (7), el CS POAE aprueba las modificaciones propuestas.

9. Tras aprobar las modificaciones del POAE, el CS POAE verifica si dichas modificaciones requieren aprobación de la CE. Dependiendo si dichas modificaciones requieren o no aprobación de la CE, se darán dos casuísticas (9.1 ó 9.2):

9.1: En caso de que las modificaciones del POAE sí requieran aprobación de la CE, el CS POAE envía el documento de aprobación de las modificaciones a la CE, adjuntando la documentación pertinente, en caso de ser necesario.

Una vez recibida la documentación por parte de la CE, ésta procede a su análisis, a efectos de ratificar la aprobación realizada por el CS POAE (se pasa al punto 10).

9.2: En caso de que las modificaciones del POAE no requieran aprobación de la CE, el CS POAE envía el documento de aprobación de las modificaciones a la UAFSE, que incorpora las modificaciones aprobadas en el POAE 2007-2013 (se pasa al punto 15). Asimismo, la UAFSE introduce la información de las modificaciones y las medidas a adoptar en la aplicación FSE 2007-2013 (se pasa al punto 12).

10. Tras el análisis de las modificaciones del POAE, aprobadas y enviadas por el CS POAE, la CE procede a formular y emitir la decisión de aprobación de las modificaciones (en el caso de precisar aprobación de la CE, tal y como se detalla en el punto 9). La citada decisión de Aprobación es enviada a la UAFSE.

11. La UAFSE recepciona la Decisión de Aprobación de las modificaciones propuestas, graba la información necesaria en la aplicación FSE-2007 (punto 12), comunicando el hecho al SPEE y éste a los organismos que emiten las decisiones aprobatorias, en su caso.

Manual de Gestión


2. Seguimiento y Evaluación Continua

2.1. Procedimiento de Información de los Indicadores de la Estrategia del P.O.

INFORMACIÓN DE LOS iNDICADORES DE LA ESTRATEGIA DEL P.O.

Objetivo

Conocer el grado de ejecución de las líneas de acción cofinanciadas por el FSE, que permite o facilita suministar a la UAFSE la información requerida de manera puntual, en tiempo y forma. Asimismo, permite detectar las posibles desviaciones que se den.

Alcance

El sistema de indicadores gestiona la información procedente de la ejecución del POAE. Los órganos que emiten las decisiones aprobatorias de las operaciones cofinanciadas por el FSE proporcionan datos a Coordinación Financiera del valor de los indicadores estratégicos y operativos (de realización y de resultado) recogidos en el POAE e introducidos en la aplicación FSE-2007 y SPEE-2007. Asimismo, se deberá incluir la información adicional que sea solicitada por la aplicación FSE-2007.

Responsables

Unidad Administradora del FSE. Ministerio de Trabajo e Inmigración (UAFSE)

Subdirección General de Gestión Financiera del SPEE (SGGF)

Grupo FSE

Órganos que emiten las decisiones aprobatorias.

Normativa aplicable


Página 64 de 91

Manual de Gestión


Página 65 de 91


INFORMACIÓN DE LOS INDICADORES DE LA ESTRATEGIA DEL P.O.

SS.CC. del SPEE ORGANISMOS QUE EMITEN LAS DECISIONES APROBATORIASSGGFUAFSE

1 . Obtención de los valores de los indicadores

3 . Análisis de la información recibida

6 Recepción y validación en el

FSE-2007 -

2 . Información por expte/operación Tema y Eje

prioritario

4¿Es correcta la totalidad de los

campos ?

4 .2 . SubsanaciónDe los erroresNO

4.1. Validación de la Información recibida

SI

5 . Carga en el FSE - 2007


El procedimiento de Información de Indicadores PO se configura, por orden cronológico, mediante la realización de las siguientes actividades:

1. El procedimiento de Información de Indicadores del P.O. se inicia con la obtención, por parte de los organismos que emiten las decisiones aprobatorias., de los valores de cada uno de los indicadores. Estos valores se obtienen mediante la información proporcionada por los Beneficiarios de las diferentes operaciones en ejecución. Los Beneficiarios deben cumplir, al menos, los requerimientos de información solicitados por la UAFSE en lo que respecta a los indicadores operativos (de realización y resultado) recogidos en el POAE.

Dichos organismos rellenan los campos de información relativos a los indicadores estratégicos, así como la información adicional requerida por la UAFSE, si procede.

2. La información se deberá proporcionar a nivel de Expediente, Operación, Tema y Eje Prioritario.

3. El SPEE procede al análisis y verificación de la información recibida

4. Tras el análisis y verificación realizado por el SPEE se procede a su validación. En caso de ser incompleta o incorrecta, se solicitará la subsanación a los organismos correspondientes.

Manual de Gestión


Página 66 de 91


5. Dependiendo de si la introducción de los datos y la información requerida por la aplicación ha sido correcta o no, procederá por la SGGF del SPEE a su introducción en la aplicación FSE-2007 de la UAFSE.

6. La UAFSE accede a los datos volcados y cargados por la SGGF en la aplicación FSE-2007 y procede al análisis y validación de dichos datos.

Manual de Gestión


2.2. Procedimiento de Elaboración de los Informes de Ejecución Anual y Final

PE-220 ELABORACIÓN DE LOS INFORMES DE EJECUCIÓN ANUAL Y FINAL

Objetivo

Elaboración de los informes de ejecución anual y final, cumpliendo con el contenido definido y los plazos de tiempo establecidos para su entrega a la UAFSE.

Alcance

El conjunto de las operaciones anuales para el periodo 2007-2013, ejecutadas y pendientes de ejecución, según el artículo 67 del Reglamento (CE) Nº1083/2006.

1.- A partir de 2008, la autoridad de gestión remitirá a la Comisión, a más tardar el 30 de junio de cada año, un informe anual y, a más tardar el 31 de marzo de 2017, un informe final de ejecución del programa operativo.

2. A fin de transmitir una idea clara sobre la ejecución del programa operativo, los informes contemplados en el apartado 1 deberán incluir la siguiente información:

a) los progresos realizados en la ejecución del programa operativo y los ejes prioritarios en relación con sus objetivos específicos y verificables, cuantificando, siempre y cuando sea posible, mediante los indicadores mencionados en el artículo 37, apartado 1, letra c), en relación con cada eje prioritario;

b) la ejecución financiera del programa operativo, desglosando, para cada eje prioritario:

i) el gasto efectuado por los beneficiarios, incluidos en las reclamaciones de pago enviadas a la autoridad de gestión y la contribución pública correspondiente,

ii) el total de los pagos obtenidos de la Comisión y la cuantificación de los indicadores financieros indicados en el artículo 66, apartado 2, y

iii) el gasto abonado por el organismo responsable de la realización de los pagos a los beneficiarios,

Cuando proceda, la ejecución financiera en las zonas beneficiarias de una ayuda transitoria figurará por separado dentro de cada programa operativo;

c) a efectos de información únicamente, el desglose indicativo de la asignación de los Fondos por categorías, con arreglo a las disposiciones de aplicación adoptadas por la Comisión conforme al procedimiento a que se refiere el artículo 103, apartado 3;

d) las medidas adoptadas por la autoridad de gestión o por el Comité de seguimiento a fin de garantizar la calidad y la eficacia de la intervención, en particular:

i) las medidas de evaluación y seguimiento, incluidas las reglas sobre recopilación de datos,

ii) una síntesis de los problemas más importantes surgidos durante la ejecución del programa operativo y de las medidas que se han tomado para hacerles frente, incluidas las adoptadas a raíz de las observaciones formuladas en virtud del artículo 68, apartado 2, cuando proceda,

iii) la forma en que se ha utilizado la asistencia técnica;

e) las medidas adoptadas a fin de facilitar información sobre el programa operativo y darlo a conocer;

f) información sobre problemas significativos relativos al cumplimiento de la legislación comunitaria, que se hayan encontrado al ejecutar el programa operativo y las medidas adoptadas para hacerles frente;

g) cuando proceda, el progreso y la financiación de los grandes proyectos;

h) el uso de la ayuda que haya quedado, a raíz de la supresión a que se refiere el artículo 98, apartado 2, a disposición de la autoridad de gestión o a otra autoridad pública durante el período de ejecución del programa operativo;

i) los casos en los que se haya detectado una modificación sustancial con arreglo al artículo 57.

3. Los informes contemplados en el apartado 1 se considerarán admisibles en la medida en que incluyan toda la información

Página 67 de 91

Manual de Gestión


Página 68 de 91


adecuada enumerada en el apartado 2. La Comisión informará al Estado miembro respecto de la admisibilidad del informe anual en un plazo de diez días hábiles a partir de la fecha de su recepción.

4. La Comisión informará al Estado miembro de su dictamen acerca del contenido de un informe anual de ejecución admisible remitido por la autoridad de gestión en un plazo de dos meses a partir de la fecha de recepción. Por lo que respecta al informe final de ejecución del programa operativo, este plazo será como máximo de cinco meses a partir de la fecha de recepción de un informe admisible. En caso de que la Comisión no responda en el plazo estipulado al efecto, el informe se considerará aceptado.

Responsables

Comisión Europea (CE)


Comité de Seguimiento del Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo (CS POAE)

Subdirección General de Gestión Financiera del Servicio Público de Empleo Estatal (SGGF)

Grupo FSE del SPEE

Órganos que emiten las decisiones aprobatorias

Normativa aplicable


Manual de Gestión


Página 69 de 91


PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE LOS INFORMES DE EJECUCIÓN ANUAL Y FINALORGANISMOS QUE

EMITEN LAS DECISIONES APROBATORIAS

SGGFCFFFCCSPEEGRUPO FSEUAFSECS/COMISIÓN

1 . Elaboración de los informes parciales correspondientes

6 Análisis del Informe Anual

9 . Análisis de las observaciones

recibidas

7.1Remisión al Comité

de Seguimiento para su aprobación y,

posteriormente, a la comisión

8¿Es conforme

para la Comisión?

8.2. Recepción de las

observaciones de la Comisión y remisión

al SPEESI

NO

2 . Revisión y armonización de

informes parciales

3 . Elaboración del informe integrado

4 Revisión y análisis del informe integrado

5 Carga del informe en el FSE-2007 y firma por el D.G.

Subsanar deficiencias u observaciones

7.2

¿Es satisfactorio? 7

SI NO

.

.

10 Comunicación al Estado miembro de la aceptación del

Informe y FIN del Procedimiento

Aceptación del Informe por la

Comisión

8.1


El procedimiento de Elaboración de los informes de ejecución anual y final se configura, por orden cronológico, mediante la

Manual de Gestión


Página 70 de 91


realización de las siguientes actividades:

1. El procedimiento se inicia con la elaboración, por parte de cada una de los organismos que emiten las declaraciones aprobatorias, de la parte del informe anual de ejecución que corresponda a su ámbito de actuación. Cada uno de ellos remite a la SGGF su parte del informe anual de ejecución.

2. La SGGF analiza cada uno de los informes anuales de ejecución parciales y armoniza el contenido de los mismos, de cara a la elaboración del informe de ejecución integrado (anual o final).

3. Una vez armonizados los informes parciales de ejecución, la SGGF procede a elaborar y emitir el informe de ejecución del SPEE, que se remite al Grupo FSE.

4. Una vez analizado por el Grupo FSE, se envía a firma del Director General del SPEE.

5. El Director General del SPEE firma el informe definitivo de ejecución del SPEE, que es introducido en la apalicación FSE-2007 y enviado a la UAFSE.

6. La UAFSE recibe y analiza el Informe enviado por el SPEE

7. Si del análisis se deduce que contiene deficiencias, se devuelve al SPEE para que las mismas sean subsanadas (7.1). En caso contrario (7.2), se somete a la aprobación del Comité de Seguimiento del P.O., para, una vez aprobado, ser remitido a la Comisión Europea.

8. La Comisión estudia el Informe y, en caso de que no contenga toda la información requerida en el artículo 67, apartado 2 del R(CE) 1083/2006, la CE comunicará a la UAFSE, las observaciones que estime oportuno realizar (8.2). La UAFSE recibe las observaciones enviadas por la CE al Informe de Ejecución del POAE y procede a enviar dichas observaciones a la SGGF del SPEE.

9. La SGGF recibe las observaciones formuladas por la CE al Informe de Ejecución y remite a los organismos afectados el documento de observaciones.

Éstos analizan las observaciones formuladas e incorporan los cambios requeridos para subsanar las deficiencias de información.

Una vez que la SGGF recibe las alegaciones formuladas por los organismos afectados, se procede a armonizar el contenido de dichas alegaciones, elaborándose una nueva versión del Informe de Ejecución del SPEE, volviendo al punto 6 del procedimiento.

10. Si para la Comisión el Informe es correcto, comunica a la UAFSE su aceptación, terminando el procedimiento

Manual de Gestión


2.3 Procedimiento de Elaboración de las Evaluaciones Operativas del SPEE

ELABORACIÓN DE LAS EVALUACIONES OPERATIVAS DEL SPEE

Objetivo

Realizar las evaluaciones operativas previstas en el Artículo 47 del Reglamento (CE) Nº 1083/2006: evaluaciones vinculadas al seguimiento de la Estrategia FSE del SPEE para el periodo 2007-2013 con la finalidad de conocer el grado de desarrollo de las líneas de acción, identificar posibles desviaciones y proponer medidas a adoptar para su corrección y subsanación.

Alcance

Los Informes de Evaluación Operativa.

Evaluación Operativa se define como “un proceso dinámico, continuo y sistemático, enfocado a apoyar el seguimiento de los PO a través del análisis del grado de ejecución de sus indicadores de alerta, de las desviaciones de dichos indicadores y de las modificaciones entre Ejes a realizar con la finalidad de alcanzar los objetivos planificados”.

Sus características son:

• Tener por objeto apoyar el seguimiento de un PO.

• Realizarse durante la gestión de los PO.

• Correr a cargo de expertos u organismos, internos o externos, funcionalmente independientes de la Autoridad de Gestión.

• Divulgar sus resultados.

• Es responsabilidad del SPEE. Conforme a esta definición, existen cinco elementos clave sobre los que se asienta la Evaluación Operativa:

• Indicador de Alerta: Subconjunto de los indicadores operativos del POAE definidos a nivel de Eje Prioritario, con valores a alcanzar anualmente a partir de 2009 que tienen atribuidos unos umbrales de desviación máximos permitidos.

• Umbral: Porcentaje mínimo de desviación en un indicador de alerta que obliga a realizar un análisis de las causas que han motivado dicha desviación.

• Desviación: Diferencia porcentual entre el valor programado y el ejecutado.

• Desviación significativa: aquel porcentaje que supera el valor del umbral establecido para un indicador de alerta.

• Reprogramación: Modificación del PO que afecta a dos o más Ejes Prioritarios. En este sentido, los cambios dentro de un Eje Prioritario no se consideran reprogramación y requerirán, en su caso, solamente la aprobación del Comité de Seguimiento para su efectividad.

Responsables


Unidad responsable en materia de Evaluación del SPEE (UE)


Grupo FSE

Órganismos que emiten las decisiones aprobatorias

Evaluador Independiente (EI)

Comité de Seguimiento del Programa Operativo de Adaptabilidad y Empleo (CS POAE)

Página 71 de 91

Manual de Gestión


Página 72 de 91


Normativa aplicable


PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE LAS EVALUACIONES OPERATIVAS

GRUPO FSE ORGANISMOS QUE EMITEN LAS DECISIONES APROBATORIAS EISGGFUAFSE

1 . “ Guía de evaluación de los

POs FSE”

3 . Análisis de Los requerimientos

de Evaluación

7. Recepción y análisis de las desviaciones

detectadas. Remisión a la UAFSE

. 8. Estudio de la información recibida

10 . Nombramiento Evaluador

independiente

9.¿CS decide si es

necesario Evaluación operativa?

11 . Inicio de los trabajos

de evaluación

13. Recepción de información

12. Entrega de

información requerida

14 . Informe de Evaluación Operativa

16. Envío del Informe de

Ev . Operativa

17. Comunicación a la CE de los

resultados de la Ev . Operativa

5 . Recepción de las Instrucciones de

Evaluación

4 Elaboración del Documento de Requerimientos de

Información

9.1 . Puesta en marcha

del proceso de evaluación operativa

SI

15 . Revisión y conformidad

.

2 . Recepción de la Guía de Evaluación

NO

6. Recopilación de la información de la ejecución de las acciones y de las desviaciones detectadas. Envío al

SPEE

9.2. Comunicación al SPEE de la aceptación

de las medidas correctoras, en su caso, y FIN del Procedimiento

18. Carga en el FSE-2007

Manual de Gestión


Página 73 de 91



NOTA: En función de los requerimientos de la “Guía de Evaluación”, este procedimiento es susceptible de sufrir modificaciones en el futuro.

El procedimiento de elaboración de las Evaluaciones Operativas se configura, por orden cronológico, mediante la realización de las siguientes actividades:

1. La UAFSE establece el marco común de trabajo en materia de evaluación en la “Guía Metodológica de Evaluación de los PO del FSE 2007-2013 en España” fijando aquellos elementos a considerar por todos ellos. La SGGF recibe la Guía Metodológica y procede a su envío al Grupo FSE.

2. El Grupo FSE examina los requerimientos de información contenidos en la Guía. En concreto, se estudian los siguientes:

• Contexto en el que se enmarcan las evaluaciones operativas, a nivel nacional y europeo, haciendo especial hincapié en la mayor relevancia que adquiere en este periodo la calidad de las evaluaciones.

• Qué conceptos y argumentos sostienen el enfoque metodológico de evaluación operativa que se plantea desde la UAFSE.

• Participantes en la evaluación operativa del PO y cuál es su papel y lugar de participación.

• Cuáles serán las pautas e instrumentos necesarios para las evaluaciones operativas del PO.

4. Analizado el contenido, el Grupo FSE prepara el documento de Instrucciones de Información tratando los anteriores aspectos y el SPEE lo envía a los distintos organismos que emiten las decisiones aprobatorias..

5. Mientras se van ejecutando las líneas de acción cofinanciadas por el FSE, los distintos organismos que emiten las decisiones aprobatorias. irán recogiendo la información requerida, aportando básicamente datos relativos a las realizaciones físicas y financieras.

6. Los distintos organismos remitirán con la periodicidad requerida la información disponible al SPEE

7. A partir de 2009 y una vez definida y consensuada la relación de indicadores de alerta y sus umbrales, la SGGF del SPEE facilitará a la UAFSE periódicamente los datos de las realizaciones físicas y financieras con el nivel de desagregación requerido.

De manera general, este análisis ofrecerá la siguiente información, resumida de manera gráfica:

PROGRAMA OPERATIVO

Eje (1) TP (1) OI (2) Beneficiario (2) Objetivo (3) Valor (4) Umbral (5) Desviación (6)

Indicador de Alerta N

8. La UAFSE y/o el CSPOAE observarán si existen desviaciones o no en los indicadores de alerta,

9. Como resultado, podrán darse dos posibilidades:

9.1. Que se constate la existencia de desviaciones significativas, por lo que se pondrá en marcha el procedimiento de evaluación operativa.

9.2. Que se constate que no existe desviación alguna con respecto a los indicadores de alerta. En este caso, se entenderá que la estrategia está siendo ejecutada adecuadamente y conforme a lo programado, poniendo fin al procedimiento de evaluación continua. A este respecto, el análisis de los indicadores de alerta se repetirá de nuevo durante el segundo semestre del año correspondiente.

10. Si las desviaciones hacen necesaria una evaluación operativa, el SPEE iniciará el proceso de nombramiento de un evaluador independiente encargado de su realización.

11. Una vez firmado el contrato, el evaluador independiente inicia los trabajos de evaluación.

Manual de Gestión


Página 74 de 91


12. Los organismos que emiten las decisiones aprobatorias facilitan al evaluador la documentación requerida por éste.

13. El evaluador recibe la documentación solicitada y procede a su análisis.

14. El Informe de Evaluación Operativa, al menos, incluirá los siguientes aspectos:

• Realizaciones físicas y financieras.

• Eficacias físicas y financieras.

• Propuesta de modificación del P.O..

• Coherencia y pertinencia de la modificación.

• Revisión de la estrategia: Revisión de los valores definidos de los indicadores estratégicos y operativos.

• Complementariedad.

• Logros esperados.

15. El SPEE analiza el Informe, remitiéndolo en caso necesario a los organismos que emiten las decisiones aprobatorias.

16. La SGGF del SPEE envía el informe a la UAFSE.

17. La UAFSE recibe el Informe de Evaluación Operativa. Asimismo, estas evaluaciones deberán ser aprobadas tanto por el Comité de Seguimiento como por la Comisión Europea. Los resultados y conclusiones de los informes de evaluación de reprogramación serán integrados en los informes anuales de ejecución.

18. La SGGF graba los resultados del Informe en la aplicación FSE-2007.

Manual de Gestión


Procesos Operativos

3. Gestión, Ejecución y Liquidación de las Líneas de acción

3.1. Procedimiento de Verificaciones sobre el terreno

VERIFICACIONES SOBRE EL TERRENO

Objetivo

Dar cumplimiento al artículo 13 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006

Alcance:

Realización de las visitas sobre terreno de las operaciones, si procede, cofinanciadas por FSE durante el periodo 2007 – 2013. De manera general, las comprobaciones técnicas y físicas que se deben realizar en la visita son:

Que el proyecto se está realizando (realidad de la prestación).

Que la realización del proyecto coincide con lo contemplado en la solicitud de ayuda presentada.

Que los objetivos del proyecto se han cumplido o se están cumpliendo.

Que el material utilizado en el proyecto es el adecuado.

Responsables:


Normativa aplicable:

Reglamento (CE) Nº 1081/2006



Orden TIN/2965/2008, de 14 de octubre, por la que se determinan los gastos subvencionables por el Fondo Social Europeo durante el período de programación de 2007-2013.

Órdenes de Bases Reguladoras de las subvenciones y/o ayudas públicas

Órdenes o Resoluciones de Convocatoria, en su caso.

Página 75 de 91

Manual de Gestión


Página 76 de 91


SEGUIMIENTO DE LAS OPERACIONES: VISITAS SOBRE EL TERRENO DURANTE LA EJECUCIÓN DE LAS ACCIONES:

UG/ DDPP/ CCAA BeneficiarioORGANISMOS QUE EMITEN LAS

DECISIONES APROBATORIASSGGF

6 . Elabor ación un Calendario de

Verificaciones sobre el terreno para todo el

ejercicio

1 . Establecimiento de un método de muestreo

conforme al Art.13. 3 Rgto 1828/2006

3. listado de expedientes aprobados e iniciados o

finalizados

4 . Aplicación del método de muestreo establecido

5 . Muestra de operaciones a verificar

7 . Recibe la visita del técnico

8 . Cumplimentación por parte del técnico del PT ( Checklist de

visita sobre terreno)

2. Validación del método de muestreo

establecido

EJEC

UC

IÓN

ETA

PA P

REP

AR

ATO

RIA

MÉT

OD

O D

E M

UES

TREO

9. Elaboración de informe global constantando las irregularidades detectadas, en su caso, y

realizando las recomendaciones necesarias para su subsanación a los beneficiarios

Manual de Gestión


Página 77 de 91


SEGUIMIENTO DE LAS OPERACIONES: VISITAS SOBRE EL TERRENO EN LA LIQUIDACIÓN:






establecido

NO

NOSI

SI

NO7.1. ¿Resuelve la incidencia ?

.6.2

.

Solicitud al Beneficiario de la

información necesaria

4 . Recepción de la documentación justificativa

5. Informe de cumplimiento del Art. 13 del Reglamento 1828/2006 de una muestra representativa de expedientes.

En caso de existir deficiencias detectadas en las verificaciones sobre el terreno realizadas durante la ejecución de las acciones, se comprobará

que se han subsanado las mismas.

3 . Documentación justificativa del gasto y

pago realizado

6 . ¿Cumple todos los requisitos para ser cofinanciado ?

5.1 . PO-

7 . ¿Presenta documentación ?

LIQ

UID

AC

IÓN

ETA

PA P

REP

AR

ATO

RIA

MÉT

OD

O D

E M

UES

TREO

Verificaciones administrativas

8. Inicio del procedimiento de recuperación de iregularidades

detectadasSI

6.1 Aceptación de la liquidación

Manual de Gestión


Página 78 de 91



El procedimiento de verificaciones sobre el terreno se configura, por orden cronológico, mediante la realización de las siguientes actividades:

Etapa Preparatoria: Método de Muestreo.

1. Los organismos que emiten las decisiones aprobatorias establecen un método de muestreo para la selección de las operaciones objeto de la visita sobre el terreno. El método de muestreo deberá ser conforme al artículo 13.3 del R(CE) 1828/2006, por lo que el tamaño de la muestra ofrecer garantías razonables en cuanto a la legalidad y regularidad de las transacciones conexas. Asimismo, el método de muestreo será revisado cada año.

2. La SGGF del SPEE validará el método de muestreo establecido por cada organismo.

Etapa de Ejecución. 3. Los organismos que emiten las decisiones aprobatorias, configuran el listado global de operaciones, en el cual constan

todos los expedientes aprobados, iniciados o finalizados,

4. El método de muestreo previamente validado se aplica a dicho listado.

5. Con ello, se obtiene la muestra de operaciones a verificar.

6. A continuación, se elabora un calendario de verificaciones para todo el ejercicio.

7. Los beneficiarios reciben las visitas de los técnicos encargados de las verificaciones.

8. El técnico cumplimenta los check-list correspondientes

9. Los organismos que emiten las decisiones aprobatorias, una vez finalizadas todas las verificaciones en esta etapa, configuran un informe-resumen, en el que constan, en su caso, las deficiencias detectadas y las recomendaciones hechas a los beneficiarios para su subsanación.

Etapa de Liquidación. 1. Los organismos que emiten las decisiones aprobatorias establecen un método de muestreo para la selección de las

operaciones objeto de la visita sobre el terreno. El método de muestreo deberá ser conforme al artículo 13.3 del R(CE) 1828/2006, por lo que el tamaño de la muestra ofrecer garantías razonables en cuanto a la legalidad y regularidad de las transacciones conexas. Asimismo, el método de muestreo será revisado cada año.


3. Los beneficiarios recopilan y entregan a los organismos que emiten las decisiones aprobatorias toda la documentación justificativa del gasto y de los pagos realizados, para efectuar la liquidación de las acciones.

4. A la vista de la documentación recibida, los organismos, además de la realización de las verificaciones administrativas (ver procedimiento correspondiente), evalúan la necesidad de realizar una verificación sobre el terreno de una muestra representativa de las acciones.

5. En caso de que sea necesario, se cumplimentarán los correspondientes check-list e informe-resumen de las verificaciones efectuadas.

6. Si la justificación hecha por el beneficiario cumple todos los requisitos, se acepta la liquidación presentada. En caso contrario, se solicita del beneficiario, si ello es posible, documentación complementaria.

7. Si ésta es presentada y la justificación cumple todos los requisitos tanto de la normativa nacional como de la comunitaria, se acepta la liquidación. En caso contrario, se iniciará el procedimiento de recuperación de irregularidades detectadas.

Manual de Gestión


3.2. Procedimiento de Verificaciones Administrativas

VERIFICACIONES ADMINISTRATIVAS

Objetivo

Dar cumplimiento al artículo 13 del Reglamento (CE) Nº 1828/2006

Alcance:

El alcance del procedimiento comprenderá desde la presentación de la documentación justificativa por parte del beneficiario de la subvenicón hasta el análisis por parte de el órgano que emite la decisión aprobatoria para proceder a cofinanciar el gasto o iniciar el procedimiento de recuperación de las irregularidades con contenido financiero detectadas.

Responsables:


Beneficiarios

Normativa aplicable:




Orden TIN/2965/2008, de 14 de octubre, por la que se determinan los gastos subvencionables por el Fondo Social Europeo durante el período de programación de 2007-2013.

Órdenes de Bases Reguladoras de las subvenciones y/o ayudas públicas

Órdenes o Resoluciones de Convocatoria, en su caso.

Página 79 de 91

Manual de Gestión


Página 80 de 91


SEGUIMIENTO DE LAS OPERACIONES: VERIFICACIONES ADMINISTRATIVAS:






establecido

NO

NOSI

SI

NO7.1. ¿Resuelve la incidencia ?

.6.2

.

Solicitud al Beneficiario de la

información necesaria

4 . Recepción de la documentación justificativa

5. Cumplimentación del check list de verificación de cumplimiento del Art. 13 del Reglamento 1828/2006 del 100 % de los expedientes. En caso de

existir deficiencias detectadas en las verificaciones sobre el terreno realizadas durante la ejecución de las acciones, se comprobará que se

han subsanado las mismas.

3 . Documentación justificativa del gasto y

pago realizado

6 . ¿Cumple todos los requisitos para ser cofinanciado ?

5.1 . PO-

7 . ¿Presenta documentación ?

LIQ

UID

AC

IÓN

ETA

PA P

REP

AR

ATO

RIA

MÉT

OD

O D

E M

UES

TREO

8. Inicio del procedimiento de recuperación de iregularidades

detectadasSI

6.1 Aceptación de la liquidación

Manual de Gestión


Página 81 de 91



El procedimiento de justificación del gasto se integra, por orden cronológico de las siguientes actividades:

Etapa Preparatoria: Método de Muestreo.

1. Los organismos que emiten las decisiones aprobatorias establecen un método de muestreo para la selección de las operaciones objeto de la visita sobre el terreno. El método de muestreo deberá ser conforme al artículo 13.3 del R(CE) 1828/2006, por lo que el tamaño de la muestra ofrecer garantías razonables en cuanto a la legalidad y regularidad de las transacciones conexas. Asimismo, el método de muestreo será revisado cada año.


Etapa de Liquidación. 3. Los beneficiarios de ayudas una vez haya finalizado la ejecución de las mismas, deberán presentar ante

el organismo que emite la decisión aprobatoria toda la documentación justificativa de la ayuda. En este sentido, el beneficiario deberá disponer de la información acerca de cuales son los gastos elegibles y la forma y plazo en la que debe justificarlos.

4. El organismo que emite la decisión aprobatoria es responsable de recepcionar y analizar las justificaciones de los gastos ejecutados en cada expediente. La justificación de un expediente se podrá realizar de una sola vez o en varias justificaciones. Los tramos de las justificaciones, sus condiciones y plazos son aspecctos que deben ser recogidos en la Resolución de concesión de la ayuda.

5. Los organismos que emiten las decisiones aprobatorias analizan la elegibilidad de cada uno de los conceptos incluidos en una justificación, dejando constancia de los aspectos revisados a través del correspondiente listado de comprobación o Check-list, que deberá ser suscrito por los responsables.

En este sentido, y en cumplimiento del Artículo 13.2. del Reglamnto (CE) Nº 1828/2006, el mencionado chek-list será de obligado cumplimiento para el 100% de los expedientes gestionados y que vayan a ser certificados al FSE.

Cada línea de acción define sus propios conceptos de gasto elegible, pero con carácter general para el FSE se deberá cumplir lo dispuesto en el Reglamento (CE) Nº 1083/2006 y en la Orden TIN/2965/2008, de 14 de octubre, por la que se determinan los gastos subvencionables por el Fondo Social Europeo durante el período de programación de 2007-2013.

Con carácter general se consideran elegibles los siguientes gastos:

Los ejecutados en el periodo de subvencionabilidad.

Los que se adecuen al proyecto presentado y subvencionado.

Los que por concepto son subvnecionables conforme a la normativa reguladora.

La forma dee justificar los gastos es mediante la aportación por parte del destinatario de facturas originales, comprobantes de pago y actas o certificados de la operación subvencionada.

6. Analizada toda la documentación y en el caso de haberse detectado incidencias, se procederá a elaborar el requerimiento de solicitud mediante notificación al beneficiario donde se indicarán las indicencias detectadas en la revisión de la documentación presentada (6.2) En el caso de que la documentación esté completa se aceptará la justificación y se archivará junto con el checklist debidamente cumplimentado (6.1).

Se deberá dejar constancia del requerimiento así como de la documentación a subsanar con la fecha efectiva de la notficación.

De manera general, las comprobaciones que tiene que realizar el organismo que emite la decisión aprobatoria respecto a la justificación presentada por el beneficiario son:

Que la fecha de entrada de la justificación se encuentra dentro del plazo de presentación indicado

Manual de Gestión


Página 82 de 91


en la Resolución de la ayuda.

Que la fecha de comienzo del proyecto se encuentra también dentro de los plazos establecidos.

Que las condiciones que se fijan en la Resolución de ayuda se han cumplido o van a cumplirse a la presentación del saldo de la ayuda.

Que se ha aportado adecuada y suficientemente la documentación justificativa del gasto.

Que se cumplen las condiciones mínimas de elegibilidad.

Igualmente, se deberá comprobar la veracidad, totalidad y exactitud de los gastos, estableciendo la pista de auditoría correspondiente, comprobando los siguientes aspectos:

Que los gastos subvencionados han sido registrados contablemente y de forma independiente del resto de las operaciones normales del destinatario.

Verificar que los gastos subvencionados se encuentran recogidos en la totalidad de los gastos contabilizados por el beneficiario, obteniendo los requisitos e impuestos que sean aplicables en función de si el beneficiario es persona física o jurídica.

Prestar especial atención a la inclusión del Impuesto sobre el Valor Añadido como gasto elegible ya que sólo tendrá esta consideración en el caso de que no resultara recuperable por parte del destinatario.

7. Una vez que el beneficiario ha recibido la petición de información complementaria, puede no presentar documentación justificativa y se podrá iniciar, en su caso, el procedimiento de recuperación de las irregularidades detectadas.

En los casos en que el beneficario haya presentado documentación, siempre y cuando ésta haya subsanado las incidencias detectadas (7.1) se aceptará la justificación y se procederá a su archivo junto con el correspondiente check-list (punto 6.1).

Manual de Gestión


4. Certificación

4.1. Procedimiento de recuperación de las irregularidades detectadas

RECUPERACIÓN DE LAS IRREGULARIDADES DETECTADAS

Objetivo

Efectuar las modificaciones financieras resultantes de irregularidades o incidencias detectadas en las verificaciones o en los controles externos realizados, que muestran la existencia de modificaciones importantes en la naturaleza o las condiciones de desarrollo o de control de las operaciones ya certificadas al FSE.

Alcance

Las Declaraciónes de Gastos y Solicitudes de Pago.

Responsables

Unidad Administradora del FSE. (UAFSE)

Subdirección General de Gestión Financiera del Servicio Público de Empleo Estatal (SGGF)


Normativa aplicable


Página 83 de 91

Manual de Gestión


Página 84 de 91


RECUPERACIÓN DE IRREGULARIADES DETECTADAS/

UAFSEORGANISMOS QUE EMITEN

LAS DECISIONES APROBATORIAS

SGGFSPEE

7 . Recepción y análisis de la propuesta de recertificación

8. 1 Compensación

3. Revisión

4. Volcado de datos en FSE - 2007

5. Propuesta de recertificación

6. Envío de la propuesta a la UAFSE

8. ¿Acepta la propuesta de

recertificación?

SI

8. 2 Devolución

para revisión

NO

UAFSECE

1. Comunicación al SPEE de la incidencia o irregularidad

detectada por verificaciones o controles, identificando la

operación y el gasto afectado

2. Identificación del gasto irregular en la información suministrada a la UAFSE


El procedimiento de Recuperacion de irregularidades detectadas, se configura, por orden cronológico, mediante la realización de las siguientes actividades:

1. Los organismos que emiten las decisiones aprobatorias comunican al SPEE el detalle de las incidencias e irregularidades administrativas y/o financieras detectadas y las medidas correctoras y/o descertificaciónes de gasto aplicables, para iniciar el procedimiento de Recertificación.

2. La SGGF identifica los gastos relacionados con las irregularidades y/o incidencias financieras y administrativas detectadas, en la información remitida a la UAFSE a través de la aplicación FSE-2007.

3. La SGGF revisa que las irregularidades administrativas y financieras se corresponden con los resultados de la verificación y comprueba que los importes a recertificar son los adecuados.

Manual de Gestión


Página 85 de 91


4. Una vez verificadas las irregularidades grabadas en la aplicación SPEE-2007, la SGGF del SPEE incluye dichas irregularidades financieras y administrativas y los importes a recertificar asociados a ellas, en la aplicación FSE-2007.

5. La aplicación genera de manera automática el documento de propuesta de recertificación, en el que constan la relación de irregularidades financieras y administrativas y los importes a recertificar asociados a ellas.

6. La SGGF procede al envío de la propuesta de recertificación y/o descertificación a la UAFSE. En dicha propuesta se detallarán, además de los importes a descertificar, los posibles importes a recuperar por los organismos que emiten las decisiones aprobatorias.

7. El documento de propuesta de recertificación es recepcionado por la UAFSE, que se encarga de revisarlo con el objeto de verificar si los datos introducidos por el SPEE en la propuesta de recertificación son correctos.

8. En base al análisis realizado sobre la propuesta de recertificación emitida por el SPEE, la UAFSE decide si acepta la propuesta de recertificación (8.1) o no acepta la propuesta de recertificación (8.2)

8.1. En caso de que la propuesta de recertificación sea aceptada por la UAFSE, se procede a la compensación de la cuantía económica aceptada.

8.2. En caso de que la propuesta de recertificación no sea aceptada por la UAFSE, ésta será devuelta a la SGGF del SPEE para que proceda, de nuevo, a su revisión con el objeto de subsanar las deficiencias detectadas por la UAFSE en dicha propuesta de recertificación de gastos. (Se vuelve al punto 3)

Manual de Gestión


3. Procesos de Soporte

5. Información y Publicidad

5.1. Procedimiento de Seguimiento del Plan de Comunicación del SPEE

SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMUNICACIÓN DEL SPEE

Objetivo

Definir un sistema de seguimiento relativo a las medidas de información y comunicación adoptadas en el Plan de Comunicación del SPEE 2007-2013, que permita constatar: el grado de ejecución del Plan de Comunicación, los resultados alcanzados en los Comités de Seguimiento, los informes de ejecución anual y final, de acuerdo con el artículo 4 del R(CE) 1828/2006.

Alcance

Este seguimiento abarcará:

• La comunicación al Comité de Seguimiento del P.O. de los puntos siguientes:

a) el plan de comunicación y los avances en su aplicación

b) las medidas de información y comunicación llevadas a cabo

c) los medios de comunicación utilizados.

Asimismo, la SGGF proporcionará al Comité de Seguimiento ejemplos de dichas medidas:

• Los informes anuales y el informe final de ejecución del PO a los que se refiere el artículo 67 del R(CE) 1083/2006 incluirán:

a) ejemplos de medidas de información y comunicación del programa operativo llevadas a cabo en el marco de la aplicación del plan de comunicación

b) las disposiciones relativas a las medidas de información y comunicación a las que se refiere el artículo 7, apartado 2, letra d) incluida, en su caso, la dirección electrónica en la que pueden encontrarse los datos en cuestión

c) el contenido de cualquier modificación importante del plan de comunicación.

El informe anual de ejecución correspondiente al año 2010 y el informe final incluirán un capítulo en el que se evalúen los resultados de las medidas de información y comunicación en cuanto al grado de visibilidad y concienciación del PO, así como del papel desempeñado por la Comunidad Europea, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2, apartado 2, letra e) del R(CE) 1828/2006.

Los medios utilizados para la aplicación, el seguimiento y la evaluación del Plan de Comunicación serán proporcionales a las medidas de información y comunicación determinadas en el Plan de Comunicación.

Responsables

Órganos que emiten las decisiones aprobatorias.


Grupo de Comunicación

Grupo FSE

Página 86 de 91

Manual de Gestión


Página 87 de 91


Unidad Administradora del FSE (UAFSE)

Normativa aplicable

R(CE) 1083/2006, R(CE) 1828/2006, Plan de Comunicación del SPEE 2007-2013 y Plan de Comunicación del POAE, 2007-2013

SEGUIMIENTO DEL PLAN DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Grupo de ComunicaciónSPEE

Grupo FSESPEE

SGGFSPEEUAFSE

2. . Seguimiento de las acciones en materia de I+ C

3. . Armonización y tratamiento de la

información en I+C

4. . Valoración y grado ejecución de Plan I+C 5. . Análisis de la

situación

6.¿El desarrollo del

Plan I+C es correcto?

7. . Adopción de medidas a tomar (modificación del

Plan)

8. . Registro de la modificación del

Plan I+C

9. . Comunicación de los cambios

Durante la ejecución acciones I+C

ORGANISMOS QUE EMITEN LAS DECISIONES APROBATORIAS

UAFSE

CE

1. Remisión de la información

necesaria al SPEE


El procedimiento de Seguimiento del Plan de Comunicación se configura, por orden cronológico, mediante la realización de las siguientes actividades:

1. Los organismos que emiten las decisiones aprobatorias remitirán, en los plazos reglamentarios, la información relativa al sistema de indicadores contenidos en el POAE y en el Plan de I+C del POAE.

2. La SGGF del SPEE realizará el seguimiento de las acciones en materia de información y comunicación.

3. El Grupo FSE revisará y armonizará la información en materia de I+C.

4. Además, valorará el grado de ejecución del Plan de Comunicación.

5. Por otra parte, el Grupo de Comunicación analizará la situación en materia de Información y Comunicación

6. El Grupo de Comunicación valorará si el grado de ejecución del Plan de Comunicación es el correcto.

7. Si el Grupo de Comunicación observara que el grado de desarrollo no es el adecuado, propondrá la adopción de las medidas necesarias, así como los cambios en el Plan de I+C cuando sea necesario.

Manual de Gestión


Página 88 de 91


8. Estos cambios deberán ser notificados a la UAFSE por el SPEE.

9. Finalmente, la SGGF procederá a incluir, en caso necesario, las modificaciones que se hayan producido del Plan de I+C en la aplicación FSE-2007 de la UAFSE.

6. Gestión Administrativa

6.1. Procedimiento de Gestión Documental

GESTIÓN DOCUMENTAL

Objetivo

El procedimiento de Gestión Documental tiene por objetivo definir y relacionar la documentación que debe ser mantenida y conservada por el SPEE, las CC.AA.y los Beneficiarios.

Alcance

El SPEE, las CC.AA. y los Beneficiarios son los responsables de la guarda y custodia de los documentos necesarios a la hora de presentar la justificación necesaria para mantener una pista de auditoría adecuada.

El R(CE) 1828/2006, en su artículo 15, considera que una pista de auditoría es adecuada cuando, en relación con el programa operativo en cuestión, cumpla los criterios siguientes:

a) permita conciliar los importes agregados certificados a la Comisión con los registros contables detallados y los documentos acreditativos que obran en poder de la autoridad de certificación, la autoridad de gestión, los organismos intermedios y los beneficiarios, con respecto a las operaciones cofinanciadas en el marco del programa operativo

b) permita verificar el pago de la contribución pública al beneficiario

c) permita verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos por el Comité de seguimiento para el programa operativo

d) contenga, con respecto a cada operación, según proceda, las especificaciones técnicas y el plan de financiación, los documentos relativos a la aprobación de la concesión, los documentos relativos a los procedimientos de contratación pública, los informes de situación y los informes sobre las verificaciones y auditorías llevadas a cabo.

Con respecto a la disponibilidad de los documentos, el artículo 90 del R(CE) 1083/2006 solicita el mantenimiento de los documentos relacionados con la pista de auditoría durante un periodo de tres años desde el cierre del POAE. Asimismo, se solicita el mantenimiento de los documentos durante un periodo de tres años en el caso de cierre parcial del POAE, empezando a computar el periodo de tres años a partir de la fecha del citado cierre parcial.

Asimismo, el artículo 19 del R(CE) 1828/2006, en su apartado 4, relaciona los soportes de datos generalmente aceptados que serán, como mínimo, los siguientes:

• las fotocopias de documentos originales

• las microfichas de documentos originales

• las versiones electrónicas de documentos originales

• los documentos que sólo existan en versión electrónica

El mismo artículo, en sus apartados 4 y 5,expone:

4. El procedimiento de certificación de la conformidad con el documento original de los documentos conservados en soportes

Manual de Gestión


Página 89 de 91

GESTIÓN DOCUMENTAL

de datos generalmente aceptados lo establecerán las autoridades nacionales y garantizará que las versiones conservadas cumplen los requisitos legales nacionales y son fiables a efectos de auditoría.

5. Cuando los documentos sólo existan en versión electrónica, los sistemas informáticos utilizados deberán cumplir normas de seguridad aceptadas que garanticen que los documentos conservados cumplen los requisitos legales nacionales y son fiables a efectos de auditoría.

Conservación de los documentos La documentación que deberá ser conservada por el SPEE, las CC.AA. y los Beneficiarios deberá ser la siguiente:

• Se deberán conservar todos los documentos imprescindibles para permitir conciliar los importes agregados certificados a la Comisión, con los registros contables detallados y los documentos acreditativos que obren en poder de:

o El SPEE

o Las CC.AA.

o Los Beneficiarios

• Documento de pago acreditativo del pago de la contribución pública al Beneficiario

• Documentación acreditativa que permita verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos por el Comité de seguimiento para el POAE

• Plan de Financiación y especificaciones técnicas de cada operación

• Documento de aprobación de la concesión de la ayuda de cada operación

• Documentos relativos a los procedimientos de contratación pública, en caso de aplicarse

• Todos los informes de situación llevados a cabo

• Todos los informes sobre las verificaciones y auditorías llevadas a cabo

Disponibilidad de los documentos Todos los documentos justificativos relacionados con los gastos y las auditorías correspondientes al POAE se mantendrán a disposición de la Comisión y del Tribunal de cuentas durante:

• Un periodo de tres años a partir del cierre del POAE.

• Un periodo de tres años a partir del año en que haya tenido lugar el cierre parcial. Este caso se aplica únicamente a las operaciones ya ejecutadas y que hayan sido objeto de un cierre parcial.

Dichos periodos quedarán interrumpidos si se inicia un procedimiento judicial o a petición, debidamente justificada, de la Comisión. Los periodos aquí definidos se refieren a los exigidos por el R(CE) 1083/2006, sin perjuicio de las normas aplicables a las ayiudas estatales.

Responsables

Servicio Público de Empleo Estatal (SPEE)

Comunidades Autónomas (CC.AA.)

Beneficiarios

Normativa aplicable


Manual de Gestión

Anexos “El FSE invierte en tu futuro”

ANEXOS

Página 90 de 91

el fse invierte en tu futuro”...2007-2013, completándose con las medidas y procedimientos en...

Documents