Gestin del Conocimiento Ing. Miguel Balanza Llanos

ENFOQUE DE SISTEMAS

Introduccin y Objetivos del Enfoque de Sistemas

El Enfoque de Sistemas es un esquema metodolgico que sirve como gua para la solucin de problemas, en especial hacia aquellos que surgen en la direccin o administracin de un sistema, al existir una discrepancia entre lo que se tiene y lo que se desea, su problemtica, sus componentes y su solucin. El enfoque de sistemas son las actividades que determinan un objetivo general y la justificacin de cada uno de los subsistemas, las medidas de actuacin y estndares en trminos del objetivo general, el conjunto completo de subsistemas y sus planes para un problema especifico.

El proceso de transformacin de un insumo (problemtica) en un producto (acciones planificadas) requiere de la creacin de una metodologa organizada en tres grandes subsistemas:

1. Formulacin del problema2. Identificacin y diseo de soluciones3. Control de resultados

Esto indica que los lineamientos bsicos de trabajo son:

1. El desarrollo de conceptos y lineamientos para estudiar la realidad como un sistema (formulacin del modelo conceptual).2. El desarrollo de esquemas metodolgicos para orientar el proceso de solucin de problemas en sus distintas fases.3. El desarrollo de tcnicas y modelos para apoyar la toma de decisiones, as como para obtener y analizar la informacin requerida.

El enfoque de sistemas tiene como propsito hacer frente a los problemas cada vez ms complejos que plantean la tecnologa y las organizaciones modernas, problemas que por su naturaleza rebasan nuestra intuicin y para lo que es fundamental comprender su estructura y proceso (subsistema, relaciones, restricciones del medio ambiente, etc.).

El razonamiento comn para justificar la necesidad del enfoque de sistemas, consiste en sealar que en la actualidad se enfrentan mltiples problemas en la direccin de sistemas cada vez ms complejos. Esta complejidad se debe a que los elementos o partes del sistema bajo estudio estn ntimamente relacionados ya que el sistema mismo interacta en el medio ambiente y con otros sistemas. Un ejemplo es el transporte, cuyo estudio lleva a considerar no slo equipo, infraestructura, demanda y operacin, sino tambin variables del entorno tan diversas como tecnologa, contaminacin, normatividad, seguridad, reordenacin y uso del suelo, factibilidad financiera, entre otros.

En fin, el Enfoque de Sistemas lo que busca es hacer que los gerentes puedan resolver los problemas que a diarioo se le presentan a la compaia de forma sistemtica, tomando en cuenta para ello elementos como los sintomas y las causas, los diversos elementos para la resolucin de problemas que le permitan tomar las decisiones correctas para alcanzar el logro de los objetivos.

Resolucin de Problemas e Importancia

RESOLUCION DE PROBLEMAS:Es el acto de responder a los problemas con el fin de suprimir sus efectos dainos o aprovechar la oportunidad de obtener beneficios.

IMPORTANCIA DE LA RESOLUCIN DE PROBLEMAS:Los gerentes hacen otras adems de resolver problemas. De hecho, la resolucin de problemas puede ocupar slo una fraccin pequea del tiempo de un gerente. Sin embargo, la importancia de esta labor se basa no slo en la cantidad de tiempo que se le dedica, sino ms bien en sus consecuencias. Un conjunto de decisiones para resolver un problema podra requerir slo unas cuantas horas pero podra afectar las utilidades de la compaa en miles o incluso millones de dlares.

LA TOMA DE DECISIONES Y RESOLUCION DE PROBLEMAS:Un gerente toma muchas decisiones. Una decisin es la seleccin de una estrategia o accin. La toma de decisiones es el acto de seleccionar la estrategia accin que el gerente cree ofrecer la mejor solucin del problema. Una de las claves para la resolucin de problemas es la identificacin de las alternativas de decisin.

ELEMENTOS DE UN PROCESO DE RESOLUCION DE PROBLEMAS:Hay varios elementos que deben estar presentes para que un gerente tenga xito en la resolucin de problemas. La solucin de un problema debe ser la que mejor permita al sistema alcanzar sus objetivos, lo que se refleja en los estndares de desempeo del sistema. Estos estndares describen el estado deseado;lo que el sistema debe lograr. Adems, el gerente debe contar con informacin que describa el estado actual: lo que el sistema est logrando ahora. Si el estado actual y el estado deseado son iguales no hay problema; si los dos estados son diferentes, algn problema es la causa y debe resolverse.

Elementos de resolucin de problemas. Elementos del sistema Conceptual Estado Deseado Estado Actual

La diferencia entre el estado actual y el estado deseado representa el criterio de soluciones Es obligacin del gerente identificar las soluciones alternativas, que siempre existen este es un paso de resolucin de problemas en el que las computadoras han sido de mucha utilidad. Una vez identificadas las alternativas, pueden existir cualesquier restricciones, pueden ser internas o del entorno, Las restricciones internas adoptan la forma de recursos limitados dentro de la compaa. Las restricciones del entorno adoptan la forma de presiones aplicadas por diversos elementos como: el gobierno, o los competidores, y actan para restringir el flujo de recursos hacia la compaa y desde de ella.

Problemas versus Sntomas: Los Sntomas son condiciones producidas por el problema, el gerente debe buscar debajo de los sntomas para encontrar la verdadera causa del problema.

Estructura del Problema.-

Problema Estructurado: Consta de elementos y relaciones entre ellos que entiende muy bien el responsable de resolver los problemas.

Problema No Estructurado: Es aquel que no contiene elementos ni relaciones entre elementos que entienda bien quien tiene que resolver los problemas. La cuantificacin de ste tipo de problema es difcil, o hasta imposible. En la mayor parte de los casos el problema se clasifica como semiestructurado es uno que contiene algunos elementos o relaciones que entiende la persona que debe resolver el problema. Las computadoras pueden resolver los problemas estructurados sin la intervencin del gerente, pero en el caso de los semiestructurados el gerente y la computadora pueden encontrar en conjunto para encontrar una solucin.

Elementos del proceso de resolucin de problemas

El Enfoque de SistemasUna bsqueda del origen de un proceso sistemticopara resolver problemas nos lleva a John Dewey, profesor de filosofa de la Columbia University a principios del siglo XX. En un libro publicado el 1910, dewey identific tres series de juicios que intervienen en la resolucin satisfactoria de una controversia:

1. Reconocer la controversia2. Sopesar aseveraciones alternativas3. Emitir un juicio

Dewey no utiliz el trminoenfoque de sistemaspero reconoci la naturaleza secuencial de la resolucin de problemas: comenzar con el problema, considerar diferentes maneras de resolverlo, y finalmente seleccionar la alternativa que parezca mejo.

El esquema de Dewey estuvo casi en el olvido durante muchos aos, pero a finales de la dcada de 1960 y principios de la de 1970 el inters en la resolucin sistemtica de problemas alcanz nuevas alturas. Los fabricantes de computadoras, cientficos en administracin y especialistas en informacin estaban buscando formas de usar la computadora para resolver los problemas del gerente. El esquema recomendado para usar la computadora recibi el nombre enfoque de sistemas: una serie de pasos para asegurar, primero, que se entienda el problema, que se consideren soluciones alternativas, y que la solucin escogida funcione.

Una serie de pasos

Aunque las diversas descripciones del enfoque de sistemas siguen el mismo patrn bsico, el nmero de pasos puede variar. Aqu usaremos diez pasos agrupados en tres fases. Cada fase consiste en un tipo especfico de trabajo que el gerente debe realizar.

El trabajo de preparacin: prepara al gerente para resolver el problema proporcionando una orientacin de sistemas. El trabajo de definicin: consiste en identificar el problema a resolver y luego entenderlo. El trabajo de resolucin: implica identificar soluciones alternativas, evaluarlas, seleccionar la que parezca mejor, implementar esa solucin y efectuar un seguimiento para asegurar que el problema efectivamente se haya resuelto.

El enfoque de sistemas, resolucin de problemas y toma de decisiones

Los pasos del enfoque de sistemas ofrecen un criterio para clasificar las mltiples decisiones que es preciso tomar para resolver un solo problema. Cada paso del trabajo de definicin y del trabajo de resolucin requiere por lo menos una decisin.

El enfoque de sistemas y el CBIS

El sistema de informacin basado en computadoras (CBIS) sirve como apoyo al aplicar el enfoque de sistemas. Un subsistema de CBIS, como el sistema de apoyo a decisiones (DSS), el sistema basado en conocimientos, o el de la oficina virtual, pueden apoyar una decisin individual; tambin es posible que un subsistema del CBIS apoye varias decisiones, tal vez todas las que se necesitan para resolver el problema. EL enfoque de sistemas sirve como puente entre el problema y el CBIS, la cual proporciona un marco de referencia para las diversas decisiones.

Fases y pasos del enfoque de sistema

Subsistemas de CBIS como ayuda al gerente en la resolucin de problemas

Los 5 ltimos pasos del enfoque de sistema:

Paso 8- seleccionar la mejor solucin:

Juicio: es el proceso mental que aplica un gerente en la empresa para evaluar las disposiciones dentro de la misma.Negociacin:es la negociacin entre los gerentes o miembros del comit ejecutivo de una empresa.

Sin duda ninguna en este capitulo se hace hincapi en el anlisis, sin embargo sin ninguno de los procedimientos antes mencionados no se podra seleccionar la mejor solucin.

Paso 9- Implementar la solucin:en este caso el problema ni ningn problema se resuelve solo es necesario implementar esa solucin antes mencionada y aplicarla de la mejor manera.

Paso 10- Efectuar seguimiento para asegurarse de que la solucin sea eficaz:En este paso el gerente tiene que estar siempre al tanto de cmo va funcionando la solucin implementada para hacerle seguimiento, y verificar que todo funcione segn los planes. Si el gerente no se encuentra satisfecho se retrocedern todos los pasos para saber en cual se a fallado y mejorar ese aspecto.

Influencia de los factores personales sobre la resolucin de los problemas.Cada gerente tiene un estilo de resolucin de problemas nico. El estilo del gerente influye en la forma la percepcin de problemas , la recoleccin y el uso de la informacin.Percepcin de problemas:Los gerentes se dividen en tres categoras bsicas en termino de su estilo para percibir los problemas : la forma en que los enfrentan-Evitador de problemas:este tipo de gerente toma una actitud positiva y supone q todo esta bien; hace un esfuerzo por negar que haya problemas no haciendo caso de la informacin o evitando una planificacin exhaustiva.-Resolvedor de problemas:este tipo de gerente ni busca problemas ni los niega. Si surge problemas, se resuelve.-Buscador de problemas:estos gerentes disfrutan resolviendo problemas y anda en casa de ellos.

Recoleccin de informacin:Tambin hay diferencia en la forma en la que los gerentes crean y evaluan las alternativas una vez q se halla percibido el problema.-Estilo preceptivo:este tipo de gerentes practica administracin por excepcin y excluyente todo lo que no se relaciona con su rea de inters.-Estilo receptivo:estos gerentes quieren examinar todo y luego determinar si les sirve a el o ella o a alguien mas en la organizacin.Uso de la informacin:

Los gerentes tambin tienden a preferir uno de los dos estilos de uso de informacin distintos para resolver un problema.-Estilo sistemtico:el gerente procura seguir un mtodo preescrito de resolucin de problemas, como el enfoque de sistemas.-Estilo intuitivo:el gerente no prefiere ningn mtodo en particular, y adapta el enfoque a la situacin.Tambin es importante decir que los gerentes casi nunca intentan resolver un problema ellos solos. La resolucin de los problemas en grupo es el enfoque mas comn, pero dentro de la influencia de los grupos surgen las diferencias.Enfoque de sistemas en perspectiva:Antes de concluir nuestro estudio sobre el enfoque de sistemas, son necesarios tres comentarios.

1.- El enfoque de sistemas en realidad no es mas que sentido comn. Aunque la tcnica indica muchos pasos individuales y nunca se domina completamente, la lgica en que se basa es sencilla. Se procura entender un problema antes de internar a resolverlo, y se toma en consideracin las posibles soluciones.

2.- El enfoque de sistema es solo una forma de resolver problemas. El enfoque de sistemas proporciona un marco referencial para entender los procesos que intervienen en la resolucin de problemas, sea que los procesos se sigan de manera sistemtica o intuitiva.

3.- El enfoque de sistema es la metodologa de sistemas bsicas. Una metodologa es una forma preescrita de hacer algo. El enfoque de sistemas es una metodologa. De hecho, esto es la metodologa bsica en el campo de la computacin. Todas las dems metodologas se derivan de ella, en mayor o menor grado.

Resumen:Los gerentes realizan labores de resolucin de problemas para enfrentar situaciones que podran ser dainas o benficas. El proceso de resolucin de problemas requiere mltiples decisiones.El sistema conceptual es un sistema de resolucin de problemas q consiste en el gerente, informacin y estndares. Otros dos elementos q intervienen en el proceso de convertir un problema en una situacin, estos elementos son situaciones alternativas y restricciones, en la cual es necesario que el gerente distinga el problema de los sntomas.Una forma comn de clasificar los problemas consiste en ubicarlos dentro de un continuo que va desde los estructurados hasta los no estructurados. Casi todos los problemas caen en algn punto dentro de esos extremos ; son semi-estructurados en cuanto a que el gerente entiende algunos elementos y relaciones, pero no todos los conocer.

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