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Jueves 14 de Febrero de 2008 > Sociedad

EL DESAFÍO DE MEJORAR LAS PRÁCTICAS EMPRESARIAS

En la mayoría de las empresas de la región se trabaja concomputadoras esperando que por sí solas resuelvan todas lasnecesidades. En verdad, la computadora es el final de unaorganización del flujo de información en la empresa.

Durante los últimos días del año, como todos los años, se notó en las empresas unclima de agitación, urgencia, escritorios llenos de papeles: temas impositivos,laborales, preparación para los meses críticos en el área frutícola.

Todo pareció complicado y trabado justo en esta época del año en que elempresario, gerente y planteles tienen sobre sí toda la carga de los 12 meses detrabajo. Las computadoras trabajaban todo el tiempo: reportes, informes no previstos, planillas Excel que no dan los resultados que pretendemos ver, y, lo peor, alguna falla en las impresoras, o en alguna PC clave, o en el servidor o en la red.

¿Son normales estos síntomas? ¿Podemos evitarlos en el próximo cierre deejercicio? ¿Podemos asumir que todos los años, sin excepción, vendrá esta carga detrabajo? Todas estas preguntas tienen por respuesta, un sí .

El punto clave es que, nuestra mejor aliada en el manejo de la infomación: lainformática, no es generalmente considerada como parte de los procesos de negociosino como una herramienta prácticamente de escritorio que auxilia a esos procesos.Y allí vienen los problemas.

Hagámonos algunas preguntas sencillas: ¿Cuántas veces debemos extraer de lasbases de datos contables y de gestión la información y volcarlas a planillas de cálculopara interpretar y manipular mejor y más fácilmente los datos? ¿Cuántas veces nosabemos en qué PC se guardó determinado informe, archivo, formulario o carta? ¿Porqué ese autómata que es la computadora no resuelve todos nuestros problemas consólo presionar una tecla?

La respuesta reside en meditar con franqueza si ligamos la informática seriamente anuestros modelos de negocio y a nuestra gestión diaria real. Pensar que lainformática es una herramienta es lo mismo que imaginar que una manzana es unproducto colocado por el supermercado en una bolsa. Corremos el riesgo de pensar que la manzana, en cuestión, surge casi espontáneamente en el supermercado, yalgunas personas hasta creen que las produce el supermercado mismo.

Esto es un ejemplo sencillo y obvio, explicar las docenas de procesos,certificaciones, controles, infraestructura, logística, etc. necesarias para lograr queesa manzana esté allí sería interminable. Y lo mismo ocurre con toda la actividadempresaria.

Buscamos lo simple, pero corremos el riesgo de ser simplistas. Pensar que un software y una PC es todo lo que necesitamos para disponer de información paradecidir y reportar en tiempo y forma es similar al ejemplo de la manzana. Simplista. La información es un activo de toda empresa, PyME, mediana o grande,sin excepción.

Y de ella vamos a requerir básicamente tres cosas: oportunidad -que esté disponiblecuando la necesitemos-, concordancia -que los datos reflejen la realidad, aún siprovienen de diferentes sistemas-, y coherencia -que los datos presentados nos resulten útiles-.

De allí, que no se nos puede escapar que la informática es parte componenteindisoluble de los procesos económicos y microeconómicos actuales. Sin informáticaes imposible realizar en forma eficaz -hacer la tarea correcta- y eficiente -la tarea correcta al menor costo posible- ya que carecemos de lo más valioso que nos puede

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proveer: información.

¿Cómo resolver, entonces, esta problemática para reducir gradualmente el impacto delas carencias de información en tiempo y forma? La respuesta es sencilla: un cambioen la mentalidad y estructura empresarial con la incorporación de mejores prácticas.Las mejores prácticas de un rubro en particular es el conjunto de experiencias,refinadas, analizadas y puestas en acción que garantizan un resultado exitoso. Esalgo así como imitar lo bueno descartando lo malo.

Quedarse con lo mejor y descartar lo que no funciona. El proceso de informatizaciónde una organización de cualquier tamaño comienza mucho antes de ponerse a pensaren la PC: comienza en comprender cabalmente que los procesos de negocio se han complejizado, sumado esto a tener una profunda vocación por comprenderlos yadecuar a la empresa a esta nueva realidad.

De nada sirven nuevos instrumentos, tecnología de última generación o el mejorsoftware del mundo si las estructuras de la organización se mantienen siempreiguales. No existe concordancia entre la realidad y las estructuras.

Este ejercicio se transforma en una pérdida de tiempo y en llegar siempre al mismopunto. El primer paso es, comprendido el rol verdadero de la informática y lossistemas de información, considerar la realización de un cambio en los roles y en losprocesos de todos los integrantes de la empresa, fundamentalmente de las áreas dedirección y de las áreas de servicio, proceso que, habitualmente se denominareingeniería.

Una vez adecuados los procesos y las estructuras a la realidad actual podemos aplicar prospectiva: para llegar adonde queremos estar...¿Qué es lo que debemoshacer? Y aquí es donde comienza a jugar el rol verdadero de la informática:garantizando que los procesos de decisión sean válidos, coherentes y oportunos.

Una vez encarado el proceso de reingeniería puede decidirse acerca de las verdaderasnecesidades de software que existen para lograr los objetivos propuestos, y una vez identificado el mismo, debemos prepara la infraestructura: los equipos, conocidos como "el hardware".

Concluyendo: el proceso es inverso al que cotidianamente se vé en cualquier PyMEde la región. Como bien expresa el dicho: para el que no tiene rumbo, cualquier vientole es propicio. Cuando sabemos qué queremos, tenemos una Misión y una Visión y,si nos proponemos instrumentarla con tenacidad las necesidades se muestranfácilmente, diría prácticamente en forma natural.

Por eso, va mi recomendación: comience a pensar qué es lo que realmente necesita,sobre todo, para reducir en cierto grado lo que más le quita el sueño: la incertidumbre.La informática está allí, esperando que vuelque en ella todos sus conocimientos yexperiencia en lo que Usted sabe hacer mejor y, ahora sí, déjele el resto a lacomputadora.

Por Juan Moratto Consultor Asociado Mercados Unidos

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