El departamento de Cultura era el único queno enviaba sus expedientes al archivoadministrativo centralizado de Ganguren. Consu incorporación se completará el servicio.

Alberto G.AloMO Galdakao

LA DIPUTACIÓN de Bizkaiacompletará en los próximos me.ses su Archivo Foral Adminis-trativo (AFA) con el envio de losexpedientes del departamentode Cultura, el último que restabapor incorporarse alsistem~,

De esta forma, todos los docu-mentos que se generan en la acti-vidad administrativa, desde lapetición de una subvención cul-tural, pasando por una declara-ción de renta o una solicitud deingreso en una residencia foral,una vez que han sido utilizados,se envian a este gran archivoubicado en el monte Ganguren,

Desde hacia años el departa-mento de Cultura era el únicoque mantenia un fichero admi-nistrativo propio, aprovechandoque cuenta con el Archivo Foraldonde guardadocumentos de va-lor cultural, Con esta incorpora-ción se estima que a finales deaño se al-bergarán' --

más de 32 Envíos Semillon~s de han recibidoexpedlen-

ás d 31tes que la m eadminis- millones detración fo- ex

p edientesral ha gene-rado en la ,-

pasada dé- Préstamoscada.

S hLa cen- e antralización dejado másdelosarchi- de 170 000vos de cada .

uno de los desde 1996diez depar- hasta marzotamentosCorales sur- pasadogió a princi; -

pios de ladécada de los 90 cuando se buscóuna mayor eficacia y transpa-renciaadministrativa,

Por ello en 1995 se Ülaugurá elAFA en un edificio que no Illjmala atención desde el exterior pe-ro que impacta cuando se entraen él, El gran depósito donde seguardan 10$ expedientes C\1entacon 3,220 m' de superficie. Ahoramismo está orupac\o en su totali-rtad ¡lf)r ";,,c:,-, g:",ndes bloquesde L'Stantelias r,e 80 metros delargo por trece de ""\to donde se

I :>ueden apilar más de 48,';,000 ca.jas, El responsable '.\e! ll'f;hivo.

(:! :,.,'L\\lO ::oral Administrativo :!eüne en suinteríor '.vao' 'os expedientes de ios diferentes depar,,¡- al que están adscrito tan sólojns!11enio. Qué componen :a Jiplótaci6n ;'ora, ,je 3izK¡¡;a ¡¡epo,I"j"fotográliooZigor Alkorta fttncionar;os~ás, :Jldica 'It¡¡,<a

Los datos delarchivo tara!

UNO DE los elementos básicos de pediente en cuestión. El respon- cación con coordinadas X, y y Z,este centro que acumula tantos sable del archivo especifica que de forma que cuando sea solicita.millones de datos es la «cuando llegan, cada ca- da de nuevo por el departamentoconfidenc1alidad, la se- ~ri&íd ja viene con un albarán correspondiente el robot la reco-guridad de que nadie -acljunto en ei que se es- gerá en base a esa ubicación con-excepto el funcionario pecifica por claves los creta. La Diputación es conscien-adecuado va a conocer los que expedientes que contienen. No- te del valor de lo que guarda por locuentan los expedientes. sotroscomprobamosquelascajas que además dei anonimato para

«Esa confidenc!al!dad está ase- coinciden con las claves del alba. evitar fugas de información tam-gurada», indica rotundo el direc- rán y se introducen en la bandejas bién mantiene unos férreos siste-tor Coral de Servicios, Gorka Esté- para su colocación definitiva en mas de seguridad. Guarda las 24vez. y es que todo lo que llega al las estanterlas. No tenemos ni horas, cámaras de circuito cerra-Archivo viene etiquetado bllJo idea de lo que hay dentro». do de televisión, sistema detectorclavesalfanuméricassinninguna Su ubicación en las inmensas dehumos,ant!!ncendiosyotra-se-clave que indique de qué departa- estanterias también es anónima rie de medidas conviven en elmento Coral procede o que tipo de ya que el sistema le adjudica a ca. gran edificio para mantener suinformación contiene la caja o ex- da bandeja de ocho cajas una ubi- integridad.

Inauguración:Año1995.Ampliación:Añ02002.Transelevadores:SonmsdeltipoAKL-300-S,másunpuente de transbordo.Altura: Cada uno de estosrobots mide 12 metros de al-tura.Capacidad de catga: 300kilos aunque su carga útilesde110kilos.Velocidad de traslación:200 metros por minuto.Velocidad de elevación:80 metros por minutos.Velocidad de extracción:90 metros por minutos.Superficie local del depó-sitO:80x20x15 metros.Tipo de carga: Bandejas.Número de bandejas:40.411.Capacidad de cada bande-ja: 12 cajas de cartón.Capacidad de custodia:485.292 cajas ojo que es lomismo 48,5 kilómetros li-neales.

El Archivo cuenta con unas grandes medidas de seguridad a todos los niveles para preservar su integridad.

Ímales del pasado marzo, se acu.mulaban 327.854 cajas", y toda.vía queda algo más de bloque ymedio vacio para los próximosexpedientes que lleguen de Cul.tura Y la generación futura denuevos documentos.

Aunque ahora hay margen pa.ra varios años de ahnacena-miento, los niveles de ocupaciónprovocaron que en 2002 se reali-zara unaamplíación que ya esta.ba prevista en la construccióndel edificio.

El incremento supuso casi du-plicar la capacidad de almacena-je y ha incluido la adquisición deun nuevo robot, la instalación deotros tres grandes bloques de es-tanterías, la actualización delsistema informático y la cons.trucción de una grúa puente quepermita pasar alas máquinas deun pasillo a otro si es necesario.

Ver trabajar a los tres robotsexistentes, cada uno de 12 me-tros de altura y recorriendo al.guno de los cuatro pasillos a unavelocidad de doce kilómetrospor hora, recuerda a las pelicu.las de ciencía ficción.

Cada uno cuenta con un graneje vertical, un mástil que alcan-za la misma altura que la baldasuperior, que es el encargado derecoger la bandeja donde se ha-lla la caja solicitada. Suextrac.ción y colocación se realiza conuna precisión milimétrica desli-zándose a través de unos carri-les de acero anclados al suelo yen base a unas coordenadas in-troducidas antes en el ordena.dar:

Las peticiones de los expe-dientes al AFA las realiza el pro-pio funcionario desde su despa-cho, ya que el sistema informáti-co está completamente integra-do con los robots del archivo,siendo esta conjunción de herra.mientas uno de los valores másalabados por los expertosen la.materia.

El responsable del archivo ex.plica que «aquí realizamos tresoperaciones, recoger los enviosque nos realizan por primeravez los distintos departamentos,anotar los préstamos de los expe-dientes que nos solicitan y com-probar, una veZ que vuelven, queesas devoluciones se depositande nuevo en la bandeja dé dondeseextrajeroro).

La informatización y automa-tización del proceso de búsque.da permite optimizar al máximolos recursos y dotar al sistemade una velocidad que garantizaque unapetición esté resuelta enmenos de 24horas, «incluso en lamisma mañana si el pedido sehace a primera horro), concluye Todo el gigantesco an:hivo es llevado tan solo por tres funcionarios que se encargan de puntear que cada cajase ubica en el orden adecuado en su bandeja parael responsable. que luego sea recuperada sin problema alguno cuando sea necesario.

Un sistemacopiado enMadrid, Brasily por el BBV A

A.G.A.Bilbao El sistema de elGobiernodeBrasil,loque se ~licita un documento desde B.~bao y..ocurre es que all1la dimen- que pasos recorre hasta su devoluclon.

LA LABOR del archivo ad- funcionamiento es siones iban a ser diez veces La centralización de todos los expedien-ministrativos ba superado alabado por los mayoreibanatenerestante- tesesloquehallamadoaconocerelsiste-lasftonteras de B!zkaia. De especialistas riasde dos kilómetros de lon- ma a funcionarios del Ayuntamiento dehecho, su estructura, fun- gitud». Bilbao, a responsables de la Seguridad So-cionamiento y rendimiento Las visitas para conocer el c!al, dependiente del Ministerio de Sani-ha supuesto que especialistas venidos de "gran cajóri" han sido tantas que los fun. dad o la propia Osakidetza. El propio Ban.lugares tan lejanos como Brasil hayan su- cionarios responsables ban elaborado un co Bilbao Vizcaya Argentaria también sebido hasta el Ganguren para conocer "in recorrido tipo en el que explican su traba. ba interesado por esta forma de trab~o desitu" el funcionamiento de los robots y su jo desde que llega el camión con los expe- la que «han destacado la idoneidad del mo-integración con el sistema informático. El dientes a guardar hasta que quedan insta- delo en cuanto a seguridad, confidenc!ali-responsable del archivo foral indica que lados en la balda correspondiente. Asi dad, y sobre todo, velocidad de respuesta»,«vinieron para desarrollar el sistema para mismo indican cuál es el proceso cuando concluyó el director del centro.