el cuadro de clasificacion

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EL CUADRO DE EL CUADRO DE CLASIFICACION CLASIFICACION Motivos para su Motivos para su construcion y estudio construcion y estudio

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EL CUADRO DE EL CUADRO DE CLASIFICACIONCLASIFICACION

Motivos para su construcion y Motivos para su construcion y estudioestudio

Hablemos de algunos Hablemos de algunos conceptos previosconceptos previos

Clasificación: Clasificación: Método de conocimiento y de información. Es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos. Se aplica a la totalidad de un fondo o las secciones de un fondo. Establece:

1. La división de un conjunto documental mediante la agrupación de sus elementos en varias clases o subconjuntos determinados por uno o varios criterios

2. La asignación de un elemento a un conjunto o clase determinado

CLASIFICACIONCLASIFICACION

Existen dos clases de clasificación:

Natural

Aplicada

ELEMENTOS DE LA ELEMENTOS DE LA CLASIFICACIONCLASIFICACION

Se tomará en cuenta: Se tomará en cuenta: Las acciones = clasificación funcionalLas acciones = clasificación funcional La estructura orgánica = clasificación La estructura orgánica = clasificación

orgánicaorgánica Los asuntos = clasificación por Los asuntos = clasificación por

materias materias

CLASIFICACION ORGANICACLASIFICACION ORGANICA

Se basa en la estructura organizacional y las Se basa en la estructura organizacional y las jerarquías administrativas de la institución.jerarquías administrativas de la institución.

VentajasVentajas: Se aplica a instituciones con desarrollo : Se aplica a instituciones con desarrollo limitado en el tiempo o de estructuras internas no limitado en el tiempo o de estructuras internas no muy complejas.muy complejas.

DesventajasDesventajas: Cuando las administraciones sufren : Cuando las administraciones sufren constantes cambios en su organización, los constantes cambios en su organización, los cuadros orgánicos se quedan rápidamente cuadros orgánicos se quedan rápidamente obsoletos, creando confusionismo en el archivoobsoletos, creando confusionismo en el archivo

CLASIFICACION FUNCIONALCLASIFICACION FUNCIONAL

Se basa en las funciones que Se basa en las funciones que desempeñan los distintos servicios desempeñan los distintos servicios de la Administración. Es flexible, de la Administración. Es flexible, adecuado, asegura el respeto de los adecuado, asegura el respeto de los fondos en su continuidadfondos en su continuidad

CLASIFICACION ORGANICO CLASIFICACION ORGANICO FUNCIONALFUNCIONAL

Es una combinación de los Es una combinación de los anteriormente expuesto. Orgánico anteriormente expuesto. Orgánico para las divisiones del fondo y para las divisiones del fondo y funcional para las series.funcional para las series.

SISTEMATICO POR SISTEMATICO POR MATERIASMATERIAS

Método antiarchivístico, solo es válido para las Método antiarchivístico, solo es válido para las colecciones documentales que no constituyen colecciones documentales que no constituyen series. Si se utilizara una clasificación por series. Si se utilizara una clasificación por materias:materias:

Se perdería el valor probatorio del documento, al Se perdería el valor probatorio del documento, al crearse colecciones facticiascrearse colecciones facticias

Un documento de archivo contiene mas de una materia, Un documento de archivo contiene mas de una materia, lo que haría que quedase fraccionada esa serie lo que haría que quedase fraccionada esa serie convirtiéndola en una colecciónconvirtiéndola en una colección

Se perdería la objetividad y la clasificación respondería a Se perdería la objetividad y la clasificación respondería a un punto de vista subjetivo, impidiendo su acceso un punto de vista subjetivo, impidiendo su acceso inmediato.inmediato.

PRINCIPIOS DE LA PRINCIPIOS DE LA CLASIFICACIONCLASIFICACION

T. Schellenberg establece los siguientes principios:T. Schellenberg establece los siguientes principios: La clasificación es anterior a la ordenaciónLa clasificación es anterior a la ordenación Debe ser consistente. No pueden mezclarse funciones, Debe ser consistente. No pueden mezclarse funciones,

actividades o materiasactividades o materias No pueden utilizarse encabezamientos como varios o No pueden utilizarse encabezamientos como varios o

misceláneosmisceláneos No deben ser excesivamente desarrollados con innecesarias No deben ser excesivamente desarrollados con innecesarias

subdivisionessubdivisiones Los documentos de archivo pueden clasificarse por funcionesLos documentos de archivo pueden clasificarse por funciones También se pueden clasificar con relación a los órganos de También se pueden clasificar con relación a los órganos de

una entidaduna entidad De manera excepcional podrán clasificarse por materias o De manera excepcional podrán clasificarse por materias o

asuntos (colecciones de archivo)asuntos (colecciones de archivo)

FINES DE LA CLASIFICACIONFINES DE LA CLASIFICACION- Las operaciones de clasificación que determinan las

agrupaciones y tipos documentales de archivos determinan también las unidades de descripción.

- La clasificación normaliza la denominación de las agrupaciones de documentos de archivo y la asignación de títulos a las unidades documentales

- La clasificación garantiza la realización de búsquedas genérales de documentos y la formulación y depuración de búsquedas específicas en un ámbito determinado.

- La clasificación permite la ordenación de los resultados de las búsquedas documentales mediante criterios jerárquicos de relevancia

La construcción de la clasificación permite la La construcción de la clasificación permite la determinación sucesiva de los siguientes determinación sucesiva de los siguientes

elementoselementos:: El dominio de clasificación: La entidad productora de un

fondo debe tener existencia jurídica, competencias, cierto grado de autonomía (M. Duchein)

Los objetos de clasificación: No son los documentos, sino la serie documental

Los criterios de clasificación: Orgánico, funcional o mixto. Los primeros niveles de división de un fondo se determinan por criterios funcionales, mientras que los niveles posteriores pueden corresponderse con órganos, servicios o actividades concretas

El árbol jerárquico: Número de divisiones jerárquicas utilizadas en el cuadro

El código de clasificación: debe ser breve, lógico, expresivo, flexible, sencillo. Sirve para ordenar de forma sistemática, de lo general a lo específico, de mayor a menor, las divisiones y subdivisiones del fondo

CUADRO DE CLASIFICACIONCUADRO DE CLASIFICACION

Es la materialización de la operación intelectual Es la materialización de la operación intelectual de la clasificación. Es una estructura jerárquica y de la clasificación. Es una estructura jerárquica y lógica que refleja las funciones y las actividades lógica que refleja las funciones y las actividades de una organizaciónde una organización

Se la construye con 3 elementos:Se la construye con 3 elementos:

La estructura orgánica de la instituciónLa estructura orgánica de la instituciónLas funciones que ejercen dichas institucionesLas funciones que ejercen dichas institucionesLas actividades que se derivan de dichas Las actividades que se derivan de dichas

funcionesfunciones

CARACTERISTICASCARACTERISTICAS

SencilloSencillo FlexibleFlexible Debe permitir la integración de otras Debe permitir la integración de otras

clasificaciones complementariasclasificaciones complementarias Debe permitir la uniformidadDebe permitir la uniformidad

ETAPAS DE LA CONSTRUCCION DE UN ETAPAS DE LA CONSTRUCCION DE UN CUADRO DE CLASIFICACIONCUADRO DE CLASIFICACION

Creación de un modelo hipotético:Creación de un modelo hipotético: La legislación generalLa legislación general Normas de organización internaNormas de organización interna Historia de la instituciónHistoria de la institución Historia general de la época y lugar en que la Historia general de la época y lugar en que la

institución desarrolló su actividadinstitución desarrolló su actividad Los manuales de administración vigentes para Los manuales de administración vigentes para

éste periodoéste periodo La diplomáticaLa diplomática

ETAPAS DE LA CONSTRUCCION DE UN ETAPAS DE LA CONSTRUCCION DE UN CUADRO DE CLASIFICACIONCUADRO DE CLASIFICACION

Comparación del modelo hipotético con la Comparación del modelo hipotético con la documentación real. Se va delimitando las series documentación real. Se va delimitando las series documentales y con los tipos documentales que las documentales y con los tipos documentales que las comprenden. Teniendo en cuenta:comprenden. Teniendo en cuenta: Denominación de la serieDenominación de la serie Oficina productoraOficina productora DestinatarioDestinatario LegislaciónLegislación Trámite administrativoTrámite administrativo ContenidoContenido

Luego se tendrá el cuadro de clasificación ajustado a la Luego se tendrá el cuadro de clasificación ajustado a la realidadrealidad. .

NIVELES BASICOS DEL CUADRO DE NIVELES BASICOS DEL CUADRO DE CLASIFICACIONCLASIFICACION

SecciónSección: primera división del fondo. Se toma en : primera división del fondo. Se toma en cuenta las líneas de acción de la entidad.cuenta las líneas de acción de la entidad.

SubsecciónSubsección: División de la anterior, realizada en : División de la anterior, realizada en virtud de la función o funciones desarrolladas. virtud de la función o funciones desarrolladas.

SerieSerie: Conjunto de documentos producidos de : Conjunto de documentos producidos de manera continuada como resultado de una manera continuada como resultado de una

misma actividadmisma actividad..

PRINCIPIOS DEL CUADRO DE PRINCIPIOS DEL CUADRO DE CLASIFICACIONCLASIFICACION

Delimitación: El objeto de estudio es el fondo documental, Delimitación: El objeto de estudio es el fondo documental, quedan fuera aquellos de procedencia ajena.quedan fuera aquellos de procedencia ajena.

Unicidad: El cuadro se concibe para clasificar toda la Unicidad: El cuadro se concibe para clasificar toda la documentación con independencia de su cronología, desde documentación con independencia de su cronología, desde la mas antigua hasta la mas reciente.la mas antigua hasta la mas reciente.

Estabilidad: El cuadro debe basarse en las funciones de la Estabilidad: El cuadro debe basarse en las funciones de la entidad, cuya perduración en el tiempo permite lograr una entidad, cuya perduración en el tiempo permite lograr una clasificación segura.clasificación segura.

Simplificación: Es imperativo. Se desarrollará las divisiones Simplificación: Es imperativo. Se desarrollará las divisiones justas y precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental justas y precisas, aquellas cuya presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin descender a e ineludible para clasificar el fondo, sin descender a subdivisiones excesivas.subdivisiones excesivas.

EL CUADRO DE CLASIFICACION Y LAS EL CUADRO DE CLASIFICACION Y LAS FUNCIONES DE LA EMPRESAFUNCIONES DE LA EMPRESA

El reconocimiento de la importancia El reconocimiento de la importancia de las funciones condujo al Comité de las funciones condujo al Comité de Normas Internacionales del CIA a de Normas Internacionales del CIA a desarrollar una Norma internacional desarrollar una Norma internacional para la descripción de funciones para la descripción de funciones (ISDF), mayo de 2007.(ISDF), mayo de 2007.

EL CUADRO DE CLASIFICACION Y LAS EL CUADRO DE CLASIFICACION Y LAS FUNCIONES DE LA EMPRESAFUNCIONES DE LA EMPRESA

Henri Fayol (1916) reconoció seis Henri Fayol (1916) reconoció seis funciones en las empresas:funciones en las empresas:

– TécnicasTécnicas (producción, fabricación, (producción, fabricación, transformación)transformación)

– Comerciales (compras, ventas)Comerciales (compras, ventas)– Financieras (gestión de capitales)Financieras (gestión de capitales)– Seguridad (protección de bienes y personasSeguridad (protección de bienes y personas– Contables (inventarios, balances, precios, Contables (inventarios, balances, precios,

estadísticas)estadísticas)– Directivas (previsión, organización, controlDirectivas (previsión, organización, control

EL CUADRO DE CLASIFICACION Y LAS EL CUADRO DE CLASIFICACION Y LAS FUNCIONES DE LA EMPRESAFUNCIONES DE LA EMPRESA

Las funciones, en definitiva, se Las funciones, en definitiva, se pueden definir en cuatro:pueden definir en cuatro:

Función directivaFunción directivaFunción administrativaFunción administrativaFunción ComercialFunción ComercialFunción TécnicaFunción Técnica

LAS SERIES DOCUMENTALESLAS SERIES DOCUMENTALES

Son el resultado en forma de Son el resultado en forma de documentos de los procedimientos documentos de los procedimientos seguidos en cada una de las seguidos en cada una de las actividades desarrolladas para el actividades desarrolladas para el cumplimiento de las funciones que cumplimiento de las funciones que cada organización tiene como cada organización tiene como propias.propias.

Su identificación va unido a su Su identificación va unido a su proceso de valoración.proceso de valoración.

LAS SERIES DOCUMENTALESLAS SERIES DOCUMENTALES

Su identificación es imprescindible Su identificación es imprescindible para su correcta descripción y para su correcta descripción y valoración desde el punto de vista valoración desde el punto de vista administrativo, legal e histórico para administrativo, legal e histórico para determinar una regla de determinar una regla de conservación, que es la agenda de su conservación, que es la agenda de su ciclo vital.ciclo vital.

LAS SERIES DOCUMENTALES MAS LAS SERIES DOCUMENTALES MAS FRECUENTES EN UNA EMPRESAFRECUENTES EN UNA EMPRESA

Documentos constitutivos de una sociedad (Estatutos), forman Documentos constitutivos de una sociedad (Estatutos), forman parte del proceso de fundación, escrituras públicas de una parte del proceso de fundación, escrituras públicas de una constitución, código de identificación fiscal, licencias de apertura y constitución, código de identificación fiscal, licencias de apertura y actividadactividad

Las actas de órganos directivos (actas del directorio, actas del Las actas de órganos directivos (actas del directorio, actas del consejo de administración, actas del comité de auditorías, etc)consejo de administración, actas del comité de auditorías, etc)

Balances generalesBalances generales Informes de AuditoríasInformes de Auditorías Los contratosLos contratos Libros contablesLibros contables InventariosInventarios Expedientes personalesExpedientes personales Seguros socialesSeguros sociales PlanillasPlanillas

Descansamos ?Descansamos ?