el crédito y el cobro - prof. maría l. moctezuma · slips) para referir la correspondencia en...

PROCESAR CORRESPONDENCIA

Profa. María L. Moctezuma Dewey University

20/07/2014

Objetivos • Procesar y clasificar la correspondencia entrante. • Preparar un registro de la correspondencia entrante para uso

interno y para el ejecutivo viajero. • Enumerar los servicios ofrecidos por USPS (United States

Postal Service). • Explicar los servicios ofrecidos por USPS. • Explicar el servicio correspondencia gubernamental (Penalty

Mail/Franked Mail). • Evaluar el servicio express mail. • Reconocer las abreviaturas de dos letras para EU, provincias

canadienses y otros países. • Explicar el uso de ZIP Codes. • Explicar el uso de las máquinas de sellos.

20/07/2014 Profa. M. Moctezuma 2

Procesar la Correspondencia Entrante: Entrega • En compañías pequeñas le corresponden al asistente

administrativo procesar la correspondencia entrante. • Inicialmente la correspondencia la entrega USPS al

asistente o al correo central de la compañía. • A base del volumen y del tipo de empresa es la rapidez

con que se procesa. • Si va al correo central de una compañía, podría significar

una demora de medio día. • Algunas agencias de gobierno o empresas privadas

escanean la correspondencia para detectar explosivos, sustancias peligrosas u otro tipo de actividad ilegal.


Procesar la Correspondencia Entrante: Clasificar y Distribuir • Usualmente se abre y se estampa como recibida (fecha,

hora y firma del recipiente). • Si la oficina o compañía es grande, después de estam-

parla, se prepara un registro donde se entra: • el departamento y nombre de la persona a quien se refiere • la acción a tomar • si el asunto de que trata requiere seguimiento • si hay que tomar acción para una fecha determinada, se registra la

fecha para dar seguimiento • La correspondencia regular se coloca en apartados

individuales. • El correo expreso se entrega directamente al ejecutivo.


Procesar la Correspondencia Entrante: Clasificar y Distribuir

• La correspondencia individual se clasifica a base de las siguientes categorías: • correo certificado o registrado • entregas al día siguiente (overnight) – Express Mail, FedEx, DHL, UPS

• primera clase o correspondencia personal • periódicos, revistas, anuncios y catálogos • paquetes


Procesar la Correspondencia Entrante: Codificar

• La codificación consiste en escribir anotaciones, como por ejemplo, la acción a tomar: • archivar • contestar para la firma de algún ejecutivo • circular • para información

• En algunas oficinas tienen libretitas (transmittal slips) para referir la correspondencia en donde se indica la acción a tomar.


Faxes • Aunque esta tecnología ha entrado en desuso por el

advenimiento de la Internet, todavía hay oficinas en las cuales se utiliza.

• Enviamos imágenes de informes, cartas, gráficas o cualquier otro documento que se genera en las oficinas por estas máquinas.

• La trasmisión de documentos es a través de líneas telefónicas.

• Es importante destacar que no debemos enviar corres-pondencia confidencial o sensitiva por este medio.

• Los correspondencia recibida por medio de faxes se canaliza igual que la correspondencia regular.


Preparar Correspondencia de Primera Clase • La correspondencia de primera clase debe tener un

tamaño y forma específico: • forma rectangular • alto: mínimo 3 ½ “; máximo 6 ⅛” • largo: mínimo 5”; máximo 11 ½” • grosor: mínimo .007”; máximo ¼” • peso: menos de 13 oz.

• La correspondencia regular se envía en sobres Núm. 10 (4 ⅛” x 9 ½”).

• Se hacen dos dobleces y se deja una pestaña para que se haga mas fácil abrir la correspondencia.


https://es.usps.com/welcome.htm

Preparar Correspondencia de Primera Clase • Los sobres se hacen más fácilmente con la función de Word, la

cual inserta la dirección del destinatario automáticamente. Si se configuró Outlook con el nombre y dirección de la compa-ñía, esta información aparecerá también en el área del remitente.

• El Correo de Estados Unidos pide el siguiente formato en la dirección:

NOMBRE DE DESTINATARIO URBANIZACIÓN NÚM. DE CASA Y NOMBRE DE CALLE CIUDAD PAÍS (abreviatura de dos letras) ZIP CODE-CODIGO EXTENDIDO (cuatro dígitos) • Aunque en Word salgan las direcciones en mayúscula y

minúscula, se le aplica mayúsculas sólidas (Change Case, UPPERCASE).


Preparar Correspondencia de Primera Clase • Las abreviaturas de dos letras

para los países del mundo, EU y Canadá agilizan la entrega de correspondencia.

• Además del ZIP Code, se utiliza el ZIP + 4 y el código de barra para la entrega mas rápida de la correspondencia.

• Los cuatro dígitos adicionales se escriben después del ZIP Code regular y el código de barra lo genera el programa de procesamiento de textos que utilicemos.


http://www.worldatlas.com/aatlas/ctycodes.htm

https://www.usps.com/send/official-abbreviations.htm

http://www.comeexplorecanada.com/abbreviations.php

Otros Servicios de Correo • Certificado de entrega:

Es un modo barato de obtener prueba de que la correspondencia la recibió un empleado de un correo en particular.

• Correo certificado: • Provee un recibo sellado y con un número de seguimiento que

permite verificar en línea la fecha de entrega. • No provee seguridad adicional, ni se entrega más rápido que la

correspondencia de primera clase. • COD (Collect on Delivery)

• Se utiliza para suministro de mercancía ordenada por el destinatario.

• Cuando el artículo se entrega, el destinatario paga el costo de éste, el franqueo y la tarifa COD.


Otros Servicios de Correo

• Confirmación de entrega y confirmación de firma • El primer servicio provee la fecha, ZIP Code y hora en que la carta

se entregó. • La confirmación agrega el nombre de la persona que aceptó la

entrega. • La información sobre estos servicios se puede ver a través de la

Internet. • Correo asegurado

La correspondencia enviada a través de primera clase, correo prioritario y paquetes pueden asegurarse por el valor del con-tenido hasta $5,000.



• Correo registrado • Es la manera mas segura de enviar artículos valiosos a través del

correo. • Al enviar el artículo, hay que declarar el valor total. • Se puede asegurar hasta un valor de $25,000 para entregas

domésticas. • Los envíos a Canadá tienen un límite de seguro de $1,000; el del

resto de los países es de $40.45. • Entrega restringida

• El remitente establece a quién específicamente debe entregarse el artículo enviado.

• El destinatario puede autorizar por escrito a otra persona a recibirlo.



• Return receipt • Provee evidencia de entrega por medio de una tarjeta con la firma

de la persona que recibió el artículo y la fecha que fue recibido. • Se puede adquirir para: primera clase, Express Mail, combinado

con COD, asegurado por más de $50, registrado o certificado. • Return receipt para mercancía

Para la mercancía se recibe un recibo de envío y la tarjeta firmada.

• Manejo especial Se requiere en paquetes con contenido inusual, como, animales o insectos vivos (ganado, abejas, etc.) que requieren cuidado espe-cial por los empleados de correo.


Otros Servicios de Correo y clases postales • Correo prioritario (Priority Mail)

• Consiste en el envío de paquetes de hasta 70# con un tamaño máximo de 108”.

• La entrega se tarda de dos a tres días en los EU. • Se pueden enviar de esta forma cartas que pesen más de 13 oz. • El correo provee gratuitamente sobres, tubos y cajas para este

servicio. • Se puede enviar cualquier cantidad de material que quepa en uno

de estos envases por una tarifa fija. • Paquetes (Parcel Post)

• Consiste en el envío de paquetes de hasta 70# con un tamaño máximo de 130”.

• La entrega es más lenta que priority, pero mucho más económica.


Otros Servicios de Correo y clases postales • Periódicos y revistas

El Correo de EU tiene tarifas especiales para publicadores y agentes de noticias registrados.

• Correo estándar • Se usa para enviar impresos, hojas sueltas, circulares, anuncios,

boletines, catálogos y paquetes pequeños. • Es solo para un volumen alto de correspondencia, por ejemplo, un

mínimo de 200 piezas o con un peso de 50 libras. • Correspondencia gubernamental (Penalty Mail/Franked Mail)

• Los sobres para este tipo de correspondencia llevan impreso “Official Business, Penalty for Private Use”.

• Lo utilizan miembros del congreso y otros altos oficiales del gobierno de EU.

• Utilizan la firma original o de facsímil del remitente en lugar de un sello de correo como franqueo.


Otros Servicios de Correo y clases postales • Correspondencia internacional

Las tarifas para este tipo de correspondencia varía a base del peso y el destino.

• Calcular franqueo desde la página de Internet de USPS: • El franqueo se calcula a base del peso, tamaño y destino de la

correspondencia. • En el enlace franqueo al comienzo de este ítem se puede

conseguir información sobre este tema. • Apartados de correo

Se alquilan por un precio módico anual en las oficinas de correo.


https://es.usps.com/send/create-mail-and-postage.htm

Correo entregado al día siguiente y entrega de paquetes • USPS (United States Postal Service)

• El Correo de EU ofrece el servicio Express Mail los 365 días del año.

• Este es un servicio garantizado que incluye el rastreo, firma a la entrega (al solicitarlo) y seguro automático de $100, con la opción de comprar seguro adicional hasta $5,000.

• Está disponible para el servicio militar en Europa, Asia y Panamá con entrega a los dos o tres días.

• El correo provee cajas y sobres sin cargo para este servicio. • La tarifa dependerá del peso (máximo 70#) y el tipo de servicio. • Hay una tarifa fija de media libra para correspondencia que quepa

en el sobre expresamente para este servicio.


Correo entregado al día siguiente y entrega de paquetes • DHL

• Provee servicio de entrega el mismo día para todo tipo de paquetes utilizando el próximo vuelo al destino.

• Provee entrega garanti-zada al día siguiente a las 10:30 a.m., mediodía o 3 p.m.

• Hay un servicio de entrega al segundo día en EU, a más tardar a las 3 p.m.


Correo entregado al día siguiente y entrega de paquetes

• DHL • También dan servicio por tierra donde hacen entregas

de uno a cinco días laborables para paquetes de hasta 150# y 108” de largo.

• Dan servicio a 228 países. • El servicio Worldwide Priority Express entrega paquetes

alrededor del mundo. • International Document Service entrega documentos

puerta a puerta a cualquier lugar del mundo.


Correo entregado al día siguiente y entrega de paquetes • FedEx

• Provee servicio de entrega el mismo día en EU de paquetes que no excedan 70# y las 48”.

• Provee entrega garantizada al día siguiente temprano en la mañana, a media mañana y a mediados de la tarde a base de diferentes opciones y costos.

• Hay un servicio de entrega al segundo y tercer día en EU, a más tardar a las 3 p.m.

• Dan servicio internacional a más de 200 países para entrega de paquetes de hasta 150#.

• También dan servicio de entregas a domicilio por tierra.


Correo entregado al día siguiente y entrega de paquetes

• UPS (United Parcel Service) • Tienen servicio de entrega el mismo

día llamado SonicAir, el cual provee recogido en el negocio y entrega en más de 180 países alrededor del mundo.

• Provee entrega al día siguiente a las 8 a.m., 10:30 a.m. o 3 p.m.

• Hay un servicio de entrega al segundo día a mediodía o en la tarde.

• También hacen entregas al tercer día.

• Dan servicio que garantiza la entrega al día siguiente a muchas ciudades de Europa y Canadá.


Utilizar el servicio de entrega al día siguiente • Verifique si hay entrega y recogida los fines de semana y

si aplica algún cargo por recogida. • Busque la ubicación de los buzones de envío. • Investigue si hay que llevar el paquete a la oficina que da

el servicio. • Indague si hay servicio al lugar que va a enviar el artículo. • Investigue si la entrega es a una hora en especifico. • Pregunte por el costo de entrega. • Averigüe si hay seguro disponible y el costo. • Verifique los servicios extra que brinden.


Servicio de mensajería • En las áreas metropoli-tanas usualmente hay servicios de mensajería que recogen y entregan paquetes o documentos en cuestión de horas.

• Algunas líneas aéreas ofrecen el servicio de entrega de documentos y paquetes el mismo día.

• Este servicio requiere llevar y recoger el artículo al aeropuerto.


Escalas postales • En algunos negocios tiene escalas que calculan con exactitud

el peso de cada pieza de correo para determinar el franqueo exacto.

• Estas escalas se utilizan mayormente en negocios que envían frecuentemente sobres grandes conteniendo informes, catá-logos, etc.

• Las escalas modernas muestran automáticamente el franqueo requerido para cada pieza de correspondencia.

• Las antiguas contaban con graficas que había que consultar para determinar la cantidad de sellos requeridos para cada clase, a base del peso.

• Algunas determinan también los cargos para FedEx o UPS. • Algunos correos tiene escalas conectadas a computadoras con

el mismo propósito.


Máquinas de sellos • Estas máquinas emiten un sello o cinta adhesiva con el

total del franqueo de la correspondencia o paquetes a enviar.

• En algunos negocios tienen metros que imprimen el sello a base del peso de la correspondencia.

• Algunas máquinas lo pegan y sellan el sobre. • Estos metros no se pueden comprar, pero los renta USPS

o un vendedor autorizado por ellos. • El dinero de los sellos se transfiere electrónicamente por

teléfono o la Internet a www.postagebyphone.com. • Los vendedores de sellos autorizados cobran más por

recargas de última hora o de emergencia.


http://www.postagebyphone.com/

Recogido de correspondencia saliente • Los edificios de oficina usualmente tienen buzones en

donde echar la correspondencia. • En otros edificios hay ranuras para depositar la

correspondencia. • En oficinas grandes las recoge un mensajero interno, las

lleva al correo central de la institución y de aquí van al correo general.


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