el control interno para el manejo de la partida de pago de...
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EL CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE PAGO DE LOS OBREROS ESTADALES DE LA DIRECCIÓN DE
SALUD DEL ESTADO PORTUGUESA
YANEIRA COROMOTO REYES CORDERO
UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO
ALVARADO"
BARQUISIMETO, 1999
EL CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE PAGO DE LOS OBREROS ESTADALES DE LA DIRECCIÓN DE
SALUD DEL ESTADO PORTUGUESA
POR
YANEIRA COROMOTO REYES CORDERO
Trabajo de Grado para optar al Título de Especialista en Auditoría
UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL "LISANDRO
ALVARADO"
DECANATO DE ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA
COORDINACIÓN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO
BARQUISIMETO, 1999
EL CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE PAGO DE LOS OBREROS ESTADALES DE LA DIRECCIÓN DE
SALUD DEL ESTADO PORTUGUESA
POR
YANEIRA COROMOTO REYES CORDERO
Trabajo de Grado Aprobado
Ing. Joaquin
Oropeza
Tutor
Lic. Juan Leal
M.
Jurado
Prof. Lidia
Colménarez
Jurado
BARQUISIMETO, Septiembre de 1999
AA MMII HHIIJJOO VVIICCTTOORR DDAANNIIEELL
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CCOOMMPPRREENNSSIIÓÓNN,, AAYYUUDDAA YY
FFOORRTTAALLEEZZAA CCUUAANNDDOO MMÁÁSS LLOOSS
NNEECCEESSIITTEE..
AGRADECIMIENTO
Al Ing. Joaquin Oropeza por el tiempo dedicado a enriquecerme y guiarme
académica y personalmente con sus consejos y conocimientos.
Al personal de la Gobernación y la Dirección de Salud de Portuguesa, en especial al
Lic. Efrain Contreras por el interés y apoyo demostrado durante el desarrollo del presente trabajo.
A mi familia que en todo momento me acompaña y apoya en las alegrías y tristezas.
A Yadira y Alida, compañeras y amigas en todo momento.
CURRICULUM VITAE
Yaneira Coromoto Reyes Cordero.
Candidata para obtener el grado de Especialista en Contaduría mención Auditoría.
Trabajo de Grado: El Control Interno para el Manejo de la Partida de Pago de los
Obreros Estadales de la Dirección de Salud del Estado Portuguesa.
Ingeniero en Informática, egresada de la Universidad Centro
Occidental ¨ Lisandro Alvarado ¨ Barquisimeto.
Jefe de Computación en la Dirección de Salud y Desarrollo Social del Estado Portuguesa,
Guanare.
Coordinadora de Sistemas en el Instituto Universitario de Tecnología para la Informática
Extensión Acarigua Ampliación Guanare.
RESUMEN
EL CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LA PARTIDA DE PAGO
DE LOS OBREROS ESTADALES DE LA DIRECCIÓN DE SALUD DEL ESTADO
PORTUGUESA
Autor: Ing. Yaneira Reyes C.
Tutor: Ing. Joaquin Oropeza.
El propósito del estudio consiste en el control interno a la nómina
automatizada en relación a la ejecución presupuestaría de la partida de pago de los
obreros estadales en la Dirección de Salud del Estado Portuguesa en el año de 1999, la
tarea abarca al personal de Fundasalud, Oficina de Personal y Computación de la
Dirección Regional. Debido a la especialización de los procesos administrativos, el
crecimiento de las empresas y la departamentalización, el manejo de las operaciones se
ha hecho necesario establecer reglas o procedimientos que sirvan de guía o base para
poder coordinar los trabajos en forma útil y eficaz, a fin de lograr los objetivos de la
organización. Aún cuando los procedimientos de control cambian de una empresa a otra
se mostrará las principales normas básicas de control interno en los entes públicos. En la
realización de este trabajo se aplicó una metodología la cual consistió en la investigación
de campo de tipo descriptivo realizando un diagnóstico de la situación de actual de lo
cual se concluye: la necesidad de redistribución de funciones, implantación de controles
que permita evitar las desviaciones entre lo presupuestado y lo ejecutado por medio de la
nómina automatizada, así como controles internos que deben ser implementados para
aumentar la productividad de información a través de la nómina lo cual permita la
elaboración informes contentivos de cuadros para la toma de decisión en forma oportuna
y precisa.
ÍNDICE
Capítulo P
ágina
DEDICATORIA................................................................................
.........
V
AGRADECIMIENTO.......................................................................
........
V
II
CURRICULUM
VITAE............................................................................
V
II
RESUMEN........................................................................................
..........
V
III
INDICE DE
CUADROS............................................................................
X
I
INDICE DE
GRÁFICOS...........................................................................
X
IV
INTRODUCCIÓN............................................................................
..........
1
7
.
PROBLEMA.....................................................................................
..........
2
0
A. Planteamiento del
Problema.................................................................
2
0
B.
Justificación...........................................................................................
2
3
C.
Objetivos................................................................................................
2
6
D. Alcance
..................................................................................................
2
7
I.
MARCO
TEÓRICO..................................................................................
2
8
A.
Antecedentes..........................................................................................
2
8
B. Bases
Teóricas........................................................................................
3
0
1. El Control en los Sistemas Administrativos........................... 3
0
2. Presupuesto en las Organizaciones......................................... 3
4
3. Nóminas..................................................................................... 3
7
4. La Automatización de los Procesos y el Control
Interno.......................................................................................
4
1
C. Bases
Legales.........................................................................................
4
6
Capítulo P
ágina
D. Sistema de
Variables.............................................................................
4
9
E.
Glosario..................................................................................................
5
0
II.
MARCO
METODOLÓGICO..................................................................
5
4
A. Naturaleza de la
lnvestigación.............................................................
5
4
B. Universo, Población y
Muestra............................................................
5
5
C. Técnicas de Recolección de
Información.............................................
5
7
D.
Procedimientos.......................................................................................
5
8
V.
ANÁLISIS DE LOS DATOS, TABULACION E
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS..............................................
6
3
.
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES.......................................
1
14
BIBLIOGRAFÍA
.......................................................................................
1
22
ANEXOS..........................................................................................
...........
1
24
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro P
ágina
1. VIGENCIA DE DATOS
PERSONALES........................................................
64
2. VALIDEZ DE DATOS
ADMINISTRATIVOS..............................................
65
ADMINISTRATIVOS..............................................
3. LEGALIDAD DE LA ESTRUCTURA DE LA
NÓMINA...........................
66
4. INFORMES
PERSONALIZADOS.................................................................
67
5. ACUMULADOS POR CONCEPTOS............................................................ 68
6. CHEQUEO DE
REPORTES...........................................................................
69
7. CHEQUEO DE ENVIO Y
RECEPCIÓN.......................................................
70
8. VALIDEZ DE RECEPCIÓN........................................................................... 71
9. SEGREGACIÓN DE
FUNCIONES................................................................
72
10. SEPARACIÓN DE
TAREAS...........................................................................
73
11. EXISTENCIA DE
IRREGULARIDADES.....................................................
74
12. ESTANDARES DE
DISEÑO...........................................................................
75
13. CUMPLIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN COLECTIVA.................... 76
14. DEDUCCIONES
LEGALES............................................................................
77
LEGALES............................................................................
15. DIFERENCIAS ENTRE LO PAGADO Y LO
PRESUPUESTADO...........
78
16. REALIDAD ENTRE LO PRESUPUESTADO Y LA DEUDA..................... 79
17. VERACIDAD DE LA PREPARACION DEL
PRESUPUESTO..................
80
18. EXISTENCIA DE INFORMACIÓN
MENSUAL..........................................
81
19. OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN DE PAGOS A
REALIZARSE...................................................................................................
82
20. FRECUENCIA DE INFORMACIÓN DE
PRESTACIONES......................
83
21. FORMA Y HORIZONTES DE LA
INFORMACIÓN..................................
84
22. PREPARACIÓN DE NÓMINAS..................................................................... 85
Cuadro P
ágina
23. SECUENCIA DE ETAPAS AL FINALIZAR LA PREPARACIÓN DE
NÓMINAS..........................................................................................................
86
24. VALIDACIÓN EN LAS ETAPAS DE GENERACION DE
NÓMINAS..........................................................................................................
87
25. SEGREGACIÓN DE
ACTIVIDADES............................................................
88
26. DEFINICIÓN DE
ACTIVIDADES.................................................................
89
27. ASPECTO FINANCIERO DEL
PRESUPUESTO........................................
90
28. BASES LEGALES DEL
PRESUPUESTO.....................................................
91
29. REGLAMENTOS INTERNOS PARA EL
PRESUPUESTO.......................
92
30. REGLAMENTOS EXTERNOS PARA EL PRESUPUESTO...................... 93
31. RELACIÓN DE PRESUPUESTADO Y NÓMINAS
PAGADAS.................
94
32. RELACIÓN DE PRESUPUESTADO Y NÓMINAS POR
PAGAR............
95
33. CONOCIMIENTO DE LA POLÍTICA
PRESUPUESTARÍA.....................
96
34. EJECUCIÓN DE LA CONTRATACIÓN
COLECTIVA.............................
97
35. ASIGNACIÓN DE LA CONTRATACIÓN COLECTIVA........................... 98
36. RELACIÓN DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA Y NÓMINAS
PAGADAS EN EL PERIODO ANTERIOR...................................................
99
37. DISEÑO DE PRESUPUESTO Y NÓMINAS NO
PAGADAS......................
100
38. SUPERVISIÓN ENTRE LO PROGRAMADO Y
EJECUTADO................
101
39. OFICINA DE PRESUPUESTO EN
FUNDASALUD...................................
102
40. OFICINA DE PRESUPUESTO EN LA DIRECCIÓN DE
SALUD............
103
41. PRESUPUESTADO VS.
EJECUTADO.........................................................
104
42. INFORMES DE DÉFICIT............................................................................... 105
43. PERIOCIDAD PARA LA ELABORACIÓN DE
PRESUPUESTO.............
106
44. TIEMPO PARA LA EJECUCIÓN
PRESUPUESTARIA............................
107
PRESUPUESTARIA............................
45. CONTROL DE PRESUPUESTO.................................................................... 108
46. REVISIÓN DE LO
PRESUPUESTADO........................................................
109
47. REVISIÓN DE LO EJECUTADO DEL PRESUPUESTO........................... 110
Cuadro P
ágina
48. LAS PAUTAS DE DISTRIBUCIÓN FIJADAS POR
FUNDASALUD.....
111
49. PAUTAS DE EJECUCIÓN POR LA DIRECCIÓN DE
SALUD..............
112
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráficos P
ágina
1. VIGENCIA DE DATOS
PERSONALES........................................................
64
2. VALIDEZ DE DATOS
ADMINISTRATIVOS..............................................
65
3. LEGALIDAD DE LA ESTRUCTURA DE LA
NÓMINA...........................
66
4. INFORMES
PERSONALIZADOS.................................................................
67
5. ACUMULADOS POR CONCEPTOS............................................................ 68
6. CHEQUEO DE
REPORTES...........................................................................
69
7. CHEQUEO DE ENVIO Y
RECEPCIÓN.......................................................
70
8. VALIDEZ DE RECEPCIÓN........................................................................... 71
9. SEGREGACIÓN DE
FUNCIONES................................................................
72
10. SEPARACIÓN DE
TAREAS...........................................................................
73
11. EXISTENCIA DE
IRREGULARIDADES.....................................................
74
12. ESTANDARES DE
DISEÑO...........................................................................
75
13. CUMPLIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN COLECTIVA.................... 76
14. DEDUCCIONES
LEGALES............................................................................
77
15. DIFERENCIAS ENTRE LO PAGADO Y LO
PRESUPUESTADO...........
78
16. REALIDAD ENTRE LO PRESUPUESTADO Y LA DEUDA..................... 79
17. VERACIDAD DE LA PREPARACION DEL
PRESUPUESTO..................
80
18. EXISTENCIA DE INFORMACIÓN
MENSUAL..........................................
81
19. OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN DE PAGOS A
REALIZARSE...................................................................................................
82
20. FRECUENCIA DE INFORMACIÓN DE
PRESTACIONES......................
83
21. FORMA Y HORIZONTES DE LA
INFORMACIÓN..................................
84
22. PREPARACIÓN DE NÓMINAS..................................................................... 85
Gráficos P
ágina
23. SECUENCIA DE ETAPAS AL FINALIZAR LA PREPARACIÓN DE
NÓMINAS..........................................................................................................
86
24. VALIDACIÓN EN LAS ETAPAS DE GENERACION DE
NÓMINAS..........................................................................................................
87
25. SEGREGACIÓN DE
ACTIVIDADES............................................................
88
26. DEFINICIÓN DE
ACTIVIDADES.................................................................
89
27. ASPECTO FINANCIERO DEL
PRESUPUESTO........................................
90
28. BASES LEGALES DEL
PRESUPUESTO.....................................................
91
29. REGLAMENTOS INTERNOS PARA EL
PRESUPUESTO.......................
92
30. REGLAMENTOS EXTERNOS PARA EL PRESUPUESTO...................... 93
31. RELACIÓN DE PRESUPUESTADO Y NÓMINAS
PAGADAS.................
94
32. RELACIÓN DE PRESUPUESTADO Y NÓMINAS POR
PAGAR............
95
33. CONOCIMIENTO DE LA POLÍTICA
PRESUPUESTARÍA.....................
96
34. EJECUCIÓN DE LA CONTRATACIÓN
COLECTIVA.............................
97
35. ASIGNACIÓN DE LA CONTRATACIÓN COLECTIVA........................... 98
36. RELACIÓN DE LA EJECUCION PRESUPUESTARIA Y NÓMINAS
PAGADAS EN EL PERIODO ANTERIOR...................................................
99
37. DISEÑO DE PRESUPUESTO Y NÓMINAS NO
PAGADAS......................
100
38. SUPERVISIÓN ENTRE LO PROGRAMADO Y
EJECUTADO................
101
39. OFICINA DE PRESUPUESTO EN
FUNDASALUD...................................
102
40. OFICINA DE PRESUPUESTO EN LA DIRECCIÓN DE
SALUD............
103
41. PRESUPUESTADO VS.
EJECUTADO.........................................................
104
42. INFORMES DE DÉFICIT............................................................................... 105
43. PERIOCIDAD PARA LA ELABORACIÓN DE
PRESUPUESTO.............
106
44. TIEMPO PARA LA EJECUCIÓN
PRESUPUESTARIA............................
107
PRESUPUESTARIA............................
45. CONTROL DE PRESUPUESTO.................................................................... 108
46. REVISIÓN DE LO
PRESUPUESTADO........................................................
109
47. REVISIÓN DE LO EJECUTADO DEL PRESUPUESTO........................... 110
Gráficos P
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48. LAS PAUTAS DE DISTRIBUCIÓN FIJADAS POR
FUNDASALUD.....
111
49. PAUTAS DE EJECUCIÓN POR LA DIRECCIÓN DE
SALUD..............
112
INTRODUCCIÓN
En la medida en que las organizaciones han requerido de sistemas cada vez más sofisticados
que permitan disponer de información en forma precisa, oportuna y al mismo tiempo confiable para
la toma de decisiones; ha surgido la necesidad de introducir las computadoras en estas
organizaciones.
La implantación de los sistemas computarizados en las empresas no ha sido más que el
resultado de satisfacer la necesidad de disponer de sistemas que permitan un flujo más rápido y
oportuno de la información, en la medida en que el volumen y la complejidad de las transacciones se
incrementan; por lo que se hace necesario disponer de sistemas de información que permitan
recabar, procesar y producir información en forma eficiente.
La incorporación de un computador introduce nuevos elementos de control, y origina
cambios en los procedimientos tradicionales por lo que el auditor al evaluar el control interno de un
sistema de procesamiento electrónico, debe considerar la existencia de los controles generales
referidos a la instalación, organización, documentación y desarrollo, operación y a los controles de
aplicación referidos a las entradas, procesamiento y las salidas.
La Ejecución del Presupuesto, como fase del proceso presupuestario, exige que se debe
constituir un sistema de información significativo para quienes tienen la responsabilidad de toma de
decisiones en la utilización de recursos asignados. Los resultados del trabajo, además de establecer
tácitamente una serie de lineamientos que permitan lograr un análisis del comportamiento del gasto a
través del seguimiento de la ejecución de los programas, ha de servir como elemento de juicio para
la toma de decisiones en la programación y ejecución de los subsiguientes presupuestos, con la
finalidad de que se establezca un grado de racionalidad en la utilización de los créditos
presupuestarios asignados sobre la base de la ocurrencia de gastos, lo cual permitirá introducir
cambios en el ritmo y dirección del gasto estadal indicando las medidas consecutivas en el tiempo
oportuno.
En este sentido, el presente trabajo se orienta hacia el control interno en el manejo de la
partida de los obreros estadales en relación a la ejecución presupuestaria a través de la
implementación automatizada de nóminas de la Dirección de Salud y Desarrollo Social del Estado
Portuguesa en el año 1999, al cual se le hará el análisis de la situación actual de los procedimientos y
a la vez para detectar las posibles fallas en la ejecución presupuestaria.
El contenido del trabajo ha sido dividido en cinco capítulos que contiene los siguientes
aspectos:
El primer capítulo incluye planteamiento del tema, justificación, objetivo general y objetivos
específicos, alcance y limitaciones.
El segundo capítulo se refiere al marco teórico el cual está representado por antecedentes,
bases teóricas, bases legales, sistema de variables y glosario de términos manejados en este texto.
El tercer capítulo se desarrolla la metodología utilizada, formada por la naturaleza de
la investigación, universo, técnicas de recolección de Información y los procedimientos a seguir en
el desarrollo del estudio.
El cuarto capítulo abarca el análisis de los datos recolectados, tabulación y la interpretación
de la información registrada en los cuestionarios
En el quinto capítulo se formulan las recomendaciones necesarias y las conclusiones para la
reorientación del control interno para la consecución de los objetivos de este trabajo.
Por todo esto el presente trabajo esta dirigido al estudio y delimitación de aquellos
trámites administrativos más relevantes, relativo los recursos financieros y su administración, con
objeto de proponer normas y procedimientos que dinamicen el funcionamiento de los diferentes
programas y a su vez, garanticen el uso eficiente y eficaz de los recursos para el fortalecimiento la
gestión financiera de la Dirección de Salud y FundaSalud; Proponiendo aquellas normas y
procedimientos administrativos más significativos y adecuados a la naturaleza de estas instituciones.
I. PROBLEMA
A. Planteamiento del Problema:
Ante la grave crisis, que ha venido atravesando el país en los últimos quince años en
el orden político, económico y social; el gobierno venezolano por ser considerado el principal
responsable de dicha situación, se ha planteado una serie de reformas siendo una de ellas es la
Descentralización del Poder Público Nacional y para ello se promulgó la Ley Orgánica de
Descentralización y Transferencia de competencia del Poder Público Nacional a los Estados; Esta
Ley implica una reforma de carácter político - administrativo con la cual se pretende lograr la
redistribución territorial del poder, que permita poner fin al centralismo existente. Esta transferencia
se hará de manera gradual y progresiva; entre los servicios a transferir están el sector Educación y el
sector Salud, por lo tanto ante el profundo deterioro que sufren los establecimientos de Atención
Médica dependientes del Ministerio de Salud y Desarrollo Social y del Instituto Venezolano de los
Seguros Sociales, se hace más urgente esta descentralización pero mientras la misma se hace
realidad los Estados e Instituciones se han planteado diversas salidas para lograr esta autonomía. El
Ejecutivo del Estado Portuguesa con el fin de superar la crisis asistencial en la región creó la
Fundación para la Promoción de la Salud del Estado Portuguesa (FundaSalud) con el objeto de que
ésta administre los recursos presupuestarios aportados por el Ejecutivo Regional al sector Salud.
Como toda entidad que administra los recursos financieros para garantizar la ejecución
efectiva y eficaz del mismo, debe contar con un instrumento que permita controlar las entradas y
salidas de recursos. Así mismo la Dirección de Salud y Desarrollo Social del Estado Portuguesa con
sede en Guanare se considera un sistema organizado, el cual se desarrolla en la misma medida que
evoluciona la estructura administrativa en las Formas de Control Presupuestario de las dependencias
adscritas a la oficina central.
A veces existen momentos en los cuales las decisiones se toman por intuición, hoy para
acercarnos a un grado de certeza en las decisiones, es necesario contar con los medios suficientes y
apropiados que brinden información adecuada en tiempo y forma. Para ello no hay otro camino que
aceptar la tecnología disponible para la administración de empresas, como son los medios de
procesamiento electrónico de datos. La automatización, ha permitido no solamente reemplazar el
trabajo manual, sino también evitar su intervención, haciendo que la totalidad del trabajo del hombre
y de su habilidad incluida, pueda transferirse a una máquina.
A medida que las necesidades de personal se incrementa, asimismo ha sido necesario la
creación de cargos a nivel regional para el trabajo de personal obrero, de forma tal que sean
satisfechos los requerimientos de la Dirección. La contratación de nuevo personal origina una
relación obrero - patronal más compleja; lo cual ha ocasionado el chequeo de la existencia de la
dualidad de funciones por cargos, es decir, personal que labore en dos dependencia con igual cargo
y la vez cobrando por ello. Evitar los sobregiros de nómina basándose en lo presupuestado con la
realización de distribución de partidas dependiendo de la información tangible que se encuentra en
las nóminas sinceradas. Detectar el personal no perteneciente a la nómina de obreros estadales
debido a que se encuentra personal con clasificación diferente, es decir, se incluyen en los listados
personal suplente y/o obreros nacionales. Detección del cabalgamiento de horario (personal que
labora en las dependencias con diferentes cargos) encontrado por chequeos de redundancia todo
esto incide en el déficit presupuestario estadal ya que no hay nóminas que reflejen la realidad
contractual.
Al mantener la nómina sincerada por medio de la automatización, las partidas de
pago pueden proyectarse para la elaboración de presupuestos para el año siguiente evitando así
sobregiros de partidas e impidiendo que el dinero de otras partidas se utilicen para pagar faltantes de
los diferentes conceptos, es decir, existen partidas que no son agotadas en el transcurso del año
fiscal y se presenta un déficit en otras, las segundas son canceladas con dinero sobrante de la
primera.
Por medio de la automatización se consigue tener a disposición inmediata del verdadero
manejo de partidas. Equilibrio en la distribución de presupuestos entre todas las dependencias, ya
que al manejar en forma centralizada se puede disponer de una visión global de las necesidades del
personal por lo que se verán satisfechos los requerimientos de las dependencias en forma eficiente;
La nómina automatizada puede asegurar que los obreros solo trabajen en una sola institución,
evitando así el pago fantasma por cargos (personas que cobran y no trabajan en la dependencia). Al
realizar los pagos a las dependencias se requiere ser anexados los soportes físicos (cédula de
identidad, planillas de autorización y/o trabajo) que para efectos de auditoría interna los requiere.
B. Justificación:
El servicio que prestan las Instituciones adscritas al sector salud representa una exigencia
fundamental, para la vida de un país. Para esto las diferentes áreas que conforman cada una de estas
instituciones deben responder a un mismo objetivo, como el logro de una gestión productiva. Este
objetivo se logra si se cuenta con un sistema integrado que involucre coordinadamente tanto el área
operativa referida a la prestación del servicio mismo, como el área administrativa y financiera sobre
las cuales descansa su funcionamiento.
En este sentido éstas ultimas deben garantizar el uso racional de los recursos asignados, y en
el caso de la Dirección de Salud y FundaSalud, toda investigación dirigida a detectar deficiencias de
control financiero y a proponer los correctivos necesarios, se justifica en el marco del proceso que
involucre el fortalecimiento de los organismos que administran los recursos dirigidos al sector salud.
FundaSalud como ente administrador de recursos del sector público está sometida al control,
vigilancia y fiscalización de la Contraloría General del Estado de allí que deba cumplir con las normas
y procedimientos establecidos por la Contraloría en materia de registros contables, comprobación y
rendición de cuentas de los fondos que administra según Ley Orgánica de la Controlaría General del
Estado.
Con el estudio realizado en cuanto a procesos administrativos se abarca el control
interno para el manejo de la partida de pago de los obreros estadales relacionado a la ejecución
presupuestaria de la Dirección de Salud del Estado Portuguesa en el año 1999, se demostrará si la
organización actúa a través de actividades regidas por las directrices de la Contraloría General del
Estado y la Gobernación del Estado. Asimismo si esa realidad responde a los objetivos que
persiguen las unidades administrativas (Departamento de Personal y Administración).
El principio de Contabilidad como de Entidad Económica, nos señala que la actividad
económica es llevada a cabo por ente que poseen personalidad jurídica propia que utiliza recursos
humanos, naturales y de capital, conducidos por una autoridad hacia la consecución de los fines para
los cuales fue creada. De este principio se desprende que la empresa utiliza factores de producción
entre ellos los recursos humanos, a los cuales deberá remunerar por los servicios que estos prestan,
ello es conocido como remuneración.
A través del análisis de los procedimientos en el área de nómina, se puede determinar si los
recursos humanos y financieros se están utilizando de acuerdo a lo presupuestado, no exista
desviación de recursos para partidas que no correspondan; sincerar nóminas para que estas
presenten una base para realizar presupuestos que cubran las necesidades del personal obrero así
como si existen fallas en dichos procedimientos, diseñar e implementar técnicas de corrección o
modificación de los mismos.
La automatización de la nómina proporciona un banco de datos e información que
permita la planificación y diseño de Presupuestos para una Ejecución Presupuestaria acorde con el
grado de necesidades del personal obrero, ya que al no poseer información precisa y oportuna de
las dependencias que manejan a los obreros estadales se elabora un presupuesto estimado que no
cubre los gastos del personal; Trayendo como consecuencia que los pagos a personal no se realicen
completos por el déficit presentado por el mismo.
Con el control interno en el manejo de la partida de pago a través de la nómina automatizada
se espera conocer la eficacia de los procedimientos que son llevados a cabo para lograr un control
interno que permitirá una retroalimentación entre las unidades funcionales Departamento de Personal,
Administración y FundaSalud para generar ajustes en las etapas de organizar, dirigir y controlar las
actividades administrativas que se llevan a cabo para una ejecución presupuestaria eficiente.
Los obreros estadales pertenecen a la Gobernación del Estado y laboran en las
Dependencias de la Dirección de Salud, el presupuesto de pago de Salarios y Prestaciones la oficina
de Personal lo diseña anualmente y es chequeado por Administración y esta lo envía a la
Gobernación (FundaSalud) donde se aprueba o rechaza de acuerdo al manejo presupuestario de la
Gobernación, luego lo regresan a la Dirección de Salud para que la oficina de Personal lo distribuya
de acuerdo a lo planificado y controla que se ejecute de acuerdo a lo preparado en el presupuesto
anual. Es ese momento que se presenta los problemas debido a que lo previsto por la
Administración de la Dirección Regional y lo entregado por FundaSalud no es igual (es menor) a lo
presupuestado en la Gobernación por lo que se originan las deudas con los obreros. La situación
planteada conduce a pensar que una posible solución al problema radica en la implementación de un
conjunto de controles internos que permitan una eficiente (comprobar la veracidad y exactitud de
todas las cuentas) y eficaz (cálculo más aproximado del presupuesto) manejo de Partidas de
Pagos; el cual se llevará acabo por medio de un control permanente en forma continua para que la
ejecución presupuestaria sea conforme a lo programado, también se realizará exámenes de
documentos, cuentas y sus soportes físicos, comprobación in situ, para las verificaciones físicas de
trabajos. Esta investigación ayudará a solucionar un problema práctico por lo tanto para
comprender por qué la organización requiere que se controlen las actividades es necesario observar
las metas de la organización.
C. Objetivos:
Objetivo General
Reorientar el control interno para el manejo de la partida de pago de
los obreros estadales, de la Dirección de Salud y de Desarrollo Social del
Estado Portuguesa para el año de 1999.
Objetivos Específicos
• Diagnosticar la situación actual en el manejo de las nóminas de pago de
los obreros estadales así como el proceso administrativo para la ejecución
presupuestaria.
• Establecer los lineamientos que deben seguirse para el control interno en
el proceso manual y automatizado de la nómina.
• Proponer la realización de Informes que contengan cuadros comparativos
para mejorar la elaboración de presupuestos estimados para el próximo
período.
D. Alcance:
El alcance de este proyecto abarca el establecimiento de pautas de control interno en el
manejo manual y automatizada de la nómina de los obreros estadales y así como su repercusión en
la ejecución presupuestaria de la partida de pago de estos trabajadores, la cual es asignada por
FundaSalud y distribuida por la Dirección de Salud del Estado Portuguesa en el año de 1999.
La aplicación de la propuesta es aplicable sólo en organismos públicos que trabajen con la
política de fundaciones, manejadas por la gobernación y recursos distribuidos en dependencias de la
administración pública centralizada.
II. MARCO TEÓRICO
A. Antecedentes:
Actualmente el control interno y la nómina automatizada, han adquirido una
creciente demanda en los diferentes procesos administrativos debido a que contribuyen a mejorar
la eficiencia y eficacia de las operaciones de la organización. Así pues se han desarrollado trabajos
sobre diagnóstico, diseño y establecimiento del control interno y el manejo de nóminas en la
administración pública y privada. Muestra de ello son trabajos previos que a continuación se citan:
El trabajo de grado titulado la auditoría en los sistemas de procesamiento electrónico de
datos, de Travoto y otros (1980) tiene como objetivo: relacionar los conocimientos referentes a la
auditoría y el procesamiento electrónico de datos, aplicabilidad de auditoría y la computadora. Este
trabajo permitió visualizar la relación existente entre la auditoría y la computadora, es decir, si se
realiza auditoría por medio de la computadora o con la computadora. Esta investigación de tipo
descriptivo y la metodología utilizada fue la revisión bibliográfica y la observación.
Otro trabajo relacionado con el tema, titulado metodología para la auditoría del
procesamiento electrónico de datos en los sistemas contables, su autor Castillo y otros (1986)
definen sus objetivos en la orientación del contador en su función de auditor del procesamiento
electrónico de datos en los sistemas contables, diseñar una metodología apropiada para la auditoría
del procesamiento electrónico de datos en los sistemas contables y determinar los procedimientos de
control para llevar a cabo una auditoría en aquellos procesos contables que implican la utilización del
computador. Permite la orientación sobre los controles contables que deben ser manejados cuando
se utiliza la computadora como medio de trabajo y cómo debe ser auditado.
Así también en el año de 1990, se encontró apuntes sobre el diagnóstico de los
procedimientos del subsistema de nóminas de pago de la Universidad Centro Occidental "Lisandro
Alvarado", realizado por Alvarez y otros, enmarcado sus objetivos en determinar los procedimientos
actuales del sistema de nómina, la aplicabilidad de auditoría y la computadora. Este trabajo
suministra los pasos utilizados para realizar una revisión de nómina automatizada y la evaluación de
los controles internos en este tipo de procesamiento.
En la línea de la administración pública se encontró el trabajo titulado Diseñar un Manual de
normas y procedimientos Administrativos, que permitan un mejor control financiero de los recursos
de FundaSalud, en el cual se concluye que sé amérita de un proceso reorganizativo que se
materialice en la creación de instrumentos de gestión eficaces que a su vez le permitan mantener
armónica y homogéneamente la rutina operativa en la que se realizan las distintas actividades que
contribuyen al logro de todos sus objetivos, cuyo autor fue Escheil y otros (1993).
Todos los trabajos antes mencionados sirven de apoyo para lograr una mejor comprensión
de los aspectos relacionados con el control, la nómina y la ejecución presupuestaria; por cuanto
brindan los elementos necesarios para el control interno en el manejo de la partida de pago de los
obreros estadales de la Dirección de Salud y Desarrollo Social del Estado Portuguesa en el año de
1999.
B. Bases Teóricas:
1.- El Control Interno en los Sistemas Administrativos
Para tener un punto de vista más claro sobre el trabajo a realizar comenzaremos con lo
relacionado a la función administrativa del control, la cual es la medición y la corrección del
desempeño con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de las empresas y los planes
diseñados para alcanzarlos (Escheil, 1993, p.40). El control no es posible sin objetivos y planes,
debido a que el desempeño se debe medir con criterios establecidos, el proceso básico de control
comprende tres pasos: Establecer estándares, 2) medir el desempeño con estos estándares y 3)
corregir las variaciones de los estándares y los planes.
Los estándares son simples criterios de desempeño, se trata de puntos seleccionados en todo
un programa de planeación en los que se realizan mediciones del desempeño para que los
administradores puedan conocer cómo van las cosas de tal forma que no necesitan supervisar cada
paso en la ejecución de los planes. Los puntos seleccionados para el control deben ser críticos, en el
sentido de que son factores limitantes de la operación o que indican mejor que otros si los planes
están funcionando.
Muchos sistemas controlan a sí mismos mediante la retroalimentación de información, que
muestra las desviaciones con respecto a los estándares y da origen a los cambios. Los
administradores miden el desempeño real, comparan esta medición con los estándares e identifican
las desviaciones; pero después para realizar las correcciones necesarias deben desarrollar un
programa de acción correctivos y ponerlos en práctica, a fin de llegar al desempeño deseado. Por lo
tanto siguiendo con este mismo criterio el control interno según Masgrau (1999) “es la conjunción de
la estructura, recursos, normas y procedimientos adoptados en una organización para asegurar que
todos y cada uno de los actos de la misma se desarrollen dentro de los límites prefijados y le
permitan alcanzar sus fines”. Los objetivos del control interno permiten el logro de los fines de la
organización y para lograr este se requiere: proteger los intereses del negocio, obtener información
razonable y confiable para su manejo, promover la eficiencia operativa. Masgrau (1999) define que
el control interno tiene cinco funciones directivas a saber: Planificar: consiste en definir un objetivo y
determinar el plan de acción necesario para conseguirlo. Organizar: la organización empresarial, es
condición indispensable parra la coordinación y el control. La organización está basada en dos
puntos: Organización humana - concentrada en la estructura humana que normalmente se conoce
con el nombre de estructura organizativa y la Organización administrativa - concentrada en los
procedimientos y circuitos administrativos. Coordinar: la coordinación se refiere también a funciones
como a hombres. La coordinación pretende crear una labor de equipo conjunta y dinámica que evite
fricciones; en consecuencia, tendrá que existir una sincronización entre los diferentes departamentos y
entre las funciones de línea y de staff, para que el trabajo de la empresa en conjunto quede
perfectamente integrado y armonizado. Una debida coordinación garantizará una actuación conjunta
y uniforme. Informar: la dirección de las empresas necesita a su vez recibir una información
adecuada que dé a conocer los problemas surgidos de esta manera dar solución a los mismo, la
información es facilitada por medio de informes, estadísticas y gráficos y su utilidad se justifica en
dos aspectos, a saber: para conocer hechos y situaciones en cierto momento y para un período
determinado, y los efectos de control de operaciones. La dirección de las empresas no puede
ejercer control revisando cada una de las operaciones que se realizan, y debe recurrir a informes
periódicos que le muestren si las operaciones se desarrollen dentro de lo previsto en los planes
(Presupuesto). Controlar: El control consiste en la comprobación de sí lo ejecutado se ajusta o no a
lo que estaba establecido, y de la aplicación de las acciones correctivas que procedan, en el caso de
observarse desviaciones negativas importantes. El control está diseñado para ser que la gente haga lo
que debe hacer para satisfacer el objetivo; quiere decir que el control no es una finalidad en sí
mismo, sino un medio para llegar a un fin. El control no existe sin planeación, organización y
ejecución previa. Por otra parte la acción correctiva, tales como el mejoramiento de la utilización de
los recursos disponibles, aplicación de incentivos, aclaración de las asignaciones o la aportación de
capital son ajustes al proceso administrativo para el logro del objetivo dado, por lo tanto, estas
correcciones incluyen revisión en esfuerzo de planeación, organización y ejecución.
Normalmente los elementos de todo sistema de control son: Establecimiento de metas
adecuadas para las operaciones que deben ser controlados. Medición de la realización contra estas
metas, Examen de las desviaciones para identificar las causas. Tomar las acciones correctivas
necesarias y Reconsiderar las metas a alcanzar sobre la base de la experiencia obtenida. La
comparación entre los planes trazados y lo realmente ejecutado, dará a conocer si los primeros se
siguen o si están realizando adelantos hacia ellos; esta comparación, ya sea en unidades monetarias,
unidades físicas, índices o cualquier otra base, determinará la desviación existente, si la hay, y
servirá para efectuar posteriormente un análisis de las causas que la han provocado.
Analizadas las causas que han producido las desviaciones, llegamos a la última faceta
del control, esto es la aplicación de las acciones correctivas necesarias, ante el caso concreto de
tener que corregir las desviaciones negativas. Este es el aspecto más importante del control, ya que
control es acción. El axioma básico del control, es la corrección de la labor ejecutada a la prevista, si
existen desviaciones negativas importantes que requieren, ya que el control lo que pretende, es que la
ejecución real sea igual a la prevista. En el diseño y establecimiento de un sistema de control interno
Masgrau (1996) señala que debe tenerse en cuenta fundamentalmente: Flexibilidad: a fin de
adaptarse a las circunstancias y necesidades peculiares de cada empresa presente y futuras, para
evitar rigideces en sistema; Equilibrio – costo - beneficio y empresa - empleado y Revisiones
periódicas.
2.- Presupuesto en las Organizaciones
Las empresas bien organizadas disponen de un presupuesto global integrado por los
presupuestos parciales correspondientes, en donde se fija la planificación detallada de todas las
actividades; es necesario e imprescindible que previamente al control exista una planificación anterior
lo más adecuada y precisa posible; es por ello que en una misma comunidad política pueden existir
diversas personas de derecho público que estas últimas pueden encontrarse divididas en numerosa
dependencias, y que esta diversidad de personas y de dependencias pueden encontrarse obligadas a
desempeñar funciones financieras, por consiguiente, obedeciendo a la necesidad de formular planes
con carácter obligatorio sobre el futuro empleo de determinados bienes de los cuales disponen o
esperan disponer, las personas en general, y entre ellas las personas jurídicas de derecho público,
pueden preparar, y dotar de carácter obligatorio y restrictivo a los efectos que rija su
comportamiento futuro, este documento donde se encuentra plasmado lo antes mencionado lo
llamamos Presupuesto. En su Libro Gómez Rondón (1986) explica que “ El presupuesto es una
representación en términos contabilísticos de las actividades a realizar por una organización, para
alcanzar determinadas metas, y que sirve como instrumento de planificación, de coordinación y de
control de funciones ”. Por la forma como se enfoca los ingresos y gastos, los servicios públicos son
privativos del Estado; debido a que, por una parte, si son demasiados productivos, serían fuente
desproporcional de enriquecimiento en manos de particulares. Así también es rígido: Es una Ley; la
cual para modificarse requiere un proceso tan complicado casi como el de su elaboración. Si se hace
necesario aumentar alguna partida se acude al “Crédito Adicional”.
Por la forma como se percibe los ingresos en cada presupuesto: en principio, el
Estado tiene como fuente de sus recursos ordinarios; los impuestos, tasas y contribuciones. El
presupuesto público persigue objetivos socioeconómicos y en cual se determinan los gastos para un
período y se computan por anticipado los ingresos necesarios para cubrir tales gastos. La actividad
presupuestaria es útil y aplicable perfectamente, no solo a la administración Pública, sino también a
las organizaciones industriales, mercantiles, financieras, benéficas, sociales y a toda gestión que
pueda realizar cualquier colectividad.
Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requiere la operación
normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales. Al
efectuar los estimados presupuestales se contemplan variables como la remuneración de los
funcionarios que laboran en instituciones del gobierno, los gastos de funcionamiento de las entidades
estadales, la inversión en proyecto de apoyo a la iniciativa privada.
El plan presupuestario se basa en estimados de allí que su efectividad dependerá de
la mayor o menor exactitud de las estimaciones. Estos estimados han de basarse en muy buen
criterio, y tomando en consideración todos los factores disponibles que influyan. Según Gómez
Rondón (1986) “El control presupuestario viene a ser un seguimiento sistemático de los resultados
obtenidos, en comparación con los que se han presupuestado y consecuentemente, establecer los
correctivos pertinentes, de acuerdo a las discrepancias observadas, es decir, debe cumplir con tres
etapas: Evaluación de los logros alcanzados en la realidad. Comparación de los mismos con las
metas propuesta, para conocer las discrepancias eventuales. Tomar sobre la marcha las previsiones
correctivas apropiados, a fin de mejorar los logros y alcanzar las metas”.
Haciendo especial énfasis en el Presupuesto de los Estados el cual corresponde a la
Asamblea Legislativa de cada Estado sancionar anualmente la Ley de Presupuesto de dicha entidad,
en base al proyecto que deberá presentarle el Gobernador respectivo, y sin que el total de gastos
autorizados en dicha Ley pueda exceder en ningún caso de la estimación de ingresos contenida en el
mencionado proyecto, las disposiciones que rigen la Hacienda Pública Nacional regirán la
Administración de la Hacienda Pública de los Estados y los Municipios en cuanto sean aplicables.
El Presupuesto como instrumento debe considerarse el presupuesto como un medio, no solo
del sistema de planificación sino también como instrumento de planificación y administración del
Gobierno de acuerdo a la concepción moderna de Presupuesto, esta afirmación está sustentada en la
Ley Orgánica de Régimen Presupuestario en el Artículo Nro. 2 donde se indica: “ Los Presupuestos
Públicos expresan el Plan de la Nación... Son parte e instrumento de Planificación Nacional “.
Asimismo esta misma Ley expresa en el Art. 5 parágrafo 8 “ El Proyecto de Presupuesto de
Gasto se acompañara de información detallada sobre la estimación de recursos necesarios para el
servicio de la deuda pública, externa e interna ...Dicha información será detallada, señalando el
monto de cada uno de los pagos, su destino, el origen de la deuda y su fecha de aprobación legal y
administrativa, el monto y la moneda...”
La formulación presupuestaria debidamente realizada no tendría ninguna función sino
es complementada y materializada con la ejecución, por lo tanto existe una profunda e imprescindible
interrelación entre las dos (2) etapas del proceso presupuestario, entre los cuales no debe existir
separación alguna (OCEPRE, 1998,p.123) por lo tanto, tomando la organización como un sistema
afirma Kast (1994) esta compuesta por varios subsistemas donde se cumplen actividades que
conllevan al logro de unos objetivos para la cual recibe insumo de energía, información y materiales
del medio, las cuales transforman y regresan en formas de productos, desde ese punto de vista, la
organización no es simplemente un sistema social, sino una estructura integrada por actividades
humanas alrededor de distintas tecnologías, que afectan el tipo de insumos requeridos por estas. En
cualquier organización para realizar la transformación de insumos en productos, es necesario que se
lleve a cabo con anterioridad la aplicación del proceso administrativo de tal forma que se planifique,
organice, ejecute y controle los procedimientos necesarios para alcanzar los objetivos; por lo tanto
las fases de este proceso se deben considerar en la empresa, como integración de los subsistemas.
3.- Nóminas
Uno de los procedimientos a planificar en la organización, es el de Nómina, debe
ser establecido en una base sistemática y global, así como debe buscar el curso de
acción optima para que los recursos financieros sean racionalmente utilizados. El procedimiento
de Nómina debe ser específico, hecho a la medida para el trabajo, de tal manera que represente
la mejor forma de hacer las cosas, desde el punto de vista de tiempo, esfuerzo y de gasto.
Los sistemas de procesamiento de datos no aumentan por sí solos las posibilidades de fraude. Sin
embargo, éstos constituyen una poderosa herramienta que por las funciones se concentran y los
volúmenes y montos de información que procesan, requieren tal vez mayores recaudos que otros
sistemas (Alvarez, Castañeda, 1990,p.31).
Tomando en cuenta que la nómina de pago requiere de una estrecha atención, tanto
por su elaboración como por el costo que esta representa para una institución, es necesario organizar
las tareas a través de una subdivisión amplia de obligaciones relativas a la nómina.
La etapa de la ejecución esta muy relacionada con las actividades humanas,
normalmente se obtiene esfuerzos de ejecución favorables tratando a los empleados como seres
humanos, alentando su crecimiento y desarrollo, incentivandolos al deseo de superarse,
reconociendo el trabajo bien ejecutado; es así como una vez fijado los planes y organizados los
instrumentos se logran la ejecución y cumplimientos de tareas para alcanzar las metas propuestas a
través del potencial humano. Es obvio que para la elaboración de la nómina de pago, las actividades
deben estar previamente planificadas y organizadas, por lo tanto para lograr las metas propuestas
solo se ha de poner en marcha la ejecución de los planes para que estos se materialicen.
La fase de control es la etapa más importante para la nómina de pago, pues permite
medir, detectar, corregir y modificar, todo lo que se ha ejecutado; Debido que el pago de la nómina
significa el desembolso de cantidades en efectivo, su aspecto contable es más complejo que los
demás gastos en que se incurren en la organización, además de la usual aprobación y de los
procedimientos de pagos necesarios para la mayor parte de las partidas del gasto, la nómina exige
procedimientos adicionales que incluyen toma de tiempo, cuota de salarios, retenciones y otros
detalles, por lo tanto los procedimientos seguidos en el pago de la nómina ocupan un lugar con el
resto de los desembolsos.
El procedimiento de la nómina es de función más similar entre una empresa u otra y con el
transcurso de los años los sistemas de nómina han llegado a ser sumamente organizados y
generalmente bien controlados. La secuencia en el proceso de la preparación de las nóminas tienen
una significación contable en cuanto al control sobre la recepción, registro y pago. Por consiguiente,
el control interno para nóminas debe cubrir los siguientes estándares:
11 .. Debe ser aprobados por personas autorizadas.
(a) La contratación de personal
(b) El salario a pagar
(c) Las deducciones que se realizaron por nóminas
(d) Horas extraordinarias y otros pagos especiales
22 .. Debe existir separación de funciones
(a) Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nómina y paga la nómina
(b) Entre el personal que controla o despide
33 .. El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable
44 .. Cada trabajador, al recibir su remuneración debe firmar un recibo en el que aparezca
detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el calculo.
55 .. El pago de la nómina debe ser periódicamente supervisado, por un funcionario independiente
del departamento de nómina.
66 .. Los funcionarios que pagan la nómina deben ser rotados periódicamente
77 .. La distribución contable de la nómina debe ser revisada por una persona que no pertenezca
al departamento de nómina.
La autorización de emplear y pagar debe ser suministrada independientemente del usuario
inmediato (supervisar) así como los responsables por la preparación de la nómina. Actualmente se
prefiere conferir toda esa responsabilidad al departamento de personal que es el que contrata al
personal, lleva los expedientes en que se tienen las autorizaciones de contrato para un trabajo así
como también es responsable de originar los avisos de terminación de contrato, el departamento de
computación es el encargado de transcribir el movimiento de personal y de pagos asimismo el cálculo
del pago puede ser simple, complejo, manual o mecanizado; Sea cual sea la manera, los controles
consisten en la doble verificación de los cálculos o en totales de control basados en cálculos
separados del gran total. La distribución contable para fines financieros es fácil de controlar porque
los salarios de la mayoría de los trabajadores se cargan siempre a la misma cuenta. En sistema de
contabilidad de costo detallado, el control se ejerce por medio de las pruebas de grupo o secciones,
complementado por el análisis de variaciones.
El cálculo de las deducciones por nómina está controlado, ya sea por preceptos
legales, como el impuesto sobre la renta o contractuales por contratos colectivos o convenios. La
autorización para hacer deducciones a un trabajador viene generalmente del departamento de
Personal, el que a su vez obtiene autorización por escrito del trabajador. Se necesitan registros
acumulativos de las deducciones para cada trabajador y los pases a dichos registros actúan como un
total de control para comprobarlo con las cantidades retenidas en cada una de las nóminas.
El propósito de enmarcar los aspectos relacionados a presupuesto, nómina y el
control interno es para fundamentar los conceptos e ideas de la investigación y para los puntos más
relevantes del control interno en el manejo de la partida de pago de los obreros estadales de la
Dirección de Salud y su efecto – relación con la ejecución presupuestaria a través de la nómina.
4.- La Automatización de los Procesos y el Control Interno
La instalación de un computador introduce nuevos elementos de control y origina
cambios en los procedimientos tradicionales de control en el sistema de procesamiento de datos
según el Instituto Mexicano de Contadores Públicos. En un sistema manual, el control interno
depende de factores tales como la vigilancia humana, el cuidado, la aceptación de responsabilidad y
la división de labores según el Instituto de Contadores Públicos. El procesamiento con el computador
reduce el número de personas complicadas en el procesamiento de la información.
Al tomar en cuenta los procedimientos de control interno relacionados con sistemas
computarizados se pueden clasificar en controles de aplicación. Los controles generales se utilizan
con amplitud en las aplicaciones de procesamiento electrónico de datos e incluye elementos tales
como: Organización del departamento de procesamiento de datos. Procedimientos para la
documentación dentro del departamento. Control del acceso y otras medidas de seguridad. Los
controles de aplicación se relacionan con operaciones específicas de procesamiento de datos
realizadas por el sistema. Algunas veces se les conoce como controles de información o controles de
procedimientos, y comprenden los siguientes elementos (Castillo y otros, 1986): Controles de
información de entrada: La función de entrada de la información de un sistema de computación es
con frecuencia el área más susceptible de errores. Aunque el equipo de computación tiene una
operación relativamente libre de errores, la función de entrada de información exige la manipulación
de datos externos al equipo. Se presentan oportunidades de errores o de pérdida de datos en las
áreas de entrada de información cuando se registra ésta, o es convertida a una forma asimilable por
la máquina, se transmite y se lee en el computador. Controles de procesamiento: Los controles de
aplicación específica son medidas tomadas en el diseño del sistema o en la fabricación del equipo de
computación para dar seguridad de que la información se procede, se registre y se presente de modo
apropiado. La mejor manera de estudiar estos controles es en el orden en que afectarían el
procesamiento de datos por medio del sistema, es decir, a través de los controles de entrada,
controles de procesamientos y controles de salida. Controles de salida de información: El
concepto básico de control de salida es que se deben comparar los totales de salida con los totales
de control de las entradas, e investigar y conciliar cualquier diferencia, esta es una función importante
de la unidad de control en el departamento de Procesamiento de Datos.
En muchas compañías los departamentos usuarios llevarán a cabo una función de control
similar como una verificación adicional. Para evitar entradas fraudulentas en ese punto, todas las
correcciones de errores se deben realizar y registrar de acuerdo con procedimientos para la entrega
oportuna y apropiada de la información de salida a los usuarios representa un aspecto adicional del
control de salidas.
El control interno del sistema de procesamiento electrónico de información hace una división
adecuada de obligaciones entre los empleados que operan un sistema de contabilidad manual y/o
computarizada. En un sistema así, ningún empleado tiene la responsabilidad total de una transacción y
el trabajo de una persona se comprueba mediante el trabajo de otra que maneja otros aspectos de la
misma transacción. Esta división de obligaciones da seguridad en la precisión de los registros e
informes, y protege a la compañía contra las pérdidas por fraude o descuido, para lo cual es
necesario establecer los controles que permitan reducir el riesgo.
Según Mair (1976) los riesgos son causados y los controles actúan para reducir o eliminar
estas causas; los controles pueden ser clasificados por evitar que ocurra una causa de riesgo, otra
por detectar el hecho que ha ocurrido y por último el que corregirá sus efectos después de que ha
sido detectada. Los controles preventivos son aquellos que reducen la frecuencia con que ocurren las
causas de riesgo. Los controles detectivos no evitan que ocurran las causas de riesgo, sino que, más
bien, las detectan después de que han ocurrido. No es suficiente la simple detección de una causa de
riesgo. Cuando se detectan tales situaciones, debe tomarse una decisión respecto a cuál es la acción
correctiva apropiada, y posteriormente debe llevarse a cabo dicha acción, por lo tanto tenemos:
“Controles Preventivos: Definición de Responsabilidades. Descripciones de las tareas para cada
una de las funciones del trabajo dentro del sistema (organización-empresa). Indican puntos claros de
inicio y terminación para cada función. Confiabilidad personal: puede confiarse en que el personal
que efectúa el trabajo maneja los datos y la información en forma consistente. Entrenamiento: se
proporciona instrucciones explícitas al personal y se verifica que las haya comprendido, antes de
asignárseles nuevas tareas. Segregación de funciones: la responsabilidad de la custodia, de control de
manejo y procesamiento se encuentran separados. Rotación de personal: los trabajos asignados al
personal se rotan periódicamente en fechas programadas en forma irregular. Controles Detectivos:
Verificación visual: el examen visual de los documentos para ver que sean razonables y apropiados.
Conciliación: identificación y análisis de las diferencias entre valores contenidos en dos archivos
sustancialmente idénticos o entre un archivo de detalle y una cifra control. Archivo de partidas
pendientes a procesar: un archivo que contiene partidas no procesadas o procesadas parcialmente
que esperan acción posterior. Cuenta de partidas pendientes de procesarse: una cifra control para las
partidas que esperan un procesamiento posterior. Controles Correctivos: Listado de discrepancias:
un listado de las partidas que han violado algún control detectivo y que requieren investigación
posterior. Estadística de errores y su fuente: la acumulación de información relativa al tipo de error y
su origen. Esta información se utiliza para determinar los trabajos de corrección necesarios para
reducir el número de errores. Reinclusión en el proceso: la reinclusión de las transacciones normales
u otras adicionales.
El control interno depende fundamentalmente del grado de cumplimiento de las
políticas, instrucciones y procedimientos por parte de los trabajadores, es por ello que están
expuestos a debilidades, producto de errores e irregularidades.
Para finalizar el marco teórico desarrollado respalda las ideas sobre el problema que
se plantea en esta investigación para darle al estudio un sistema coordinado y coherente de
conceptos y proposiciones que permitan integrar el problema a un ámbito donde tenga sentido, ya
que permitirá el análisis de los hechos conocidos para su vinculación con el control interno para el
manejo de la partida de pago de los obreros estadales de la Dirección de Salud.
D. Bases Legales:
Este trabajo estará sustentado legalmente por el Manual de trabajo denominado
Publicación 23 donde se explican los procedimientos para el control interno dentro de la
administración pública, así como Gacetas Oficiales Regional y Nacional donde se dan las
pautas de trabajo y el ejecútese a los presupuestos.
También se revisara el Plan Anual de Cuentas donde son especificadas las partidas de
pagos para los obreros estadales y Contratación Colectiva la cual establece las compensaciones a
los obreros. Así como la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario.
Sus proyectos de presupuestos son elaborados de acuerdo con las políticas
presupuestarias establecidos por el Ejecutivo del Estado, siendo este último el encargado de su
aprobación. Así mismo debe rendirle información periódica de su gestión presupuestaria. Todo esto
de acuerdo con lo establecido en el Artículo # 53,54,56 de la Ley Orgánica de Régimen
Presupuestario.
La Publicación 23 indica las instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal de fondos en
avances girados a los administradores de unidades básicas que han de ser aplicados por los
responsables de dichas dependencias. El sistema explicado en ella, conjuntamente con las
instrucciones y modelos para la contabilidad fiscal del gasto público y las dictadas para la
contabilidad fiscal de fondos en avance girados a los jefes de unidades operativas, configuran el
cuerpo de instrucciones para el registro de las operaciones relativas a la ejecución del presupuesto
de gastos de la administración activa centralizada en el anexo 1 de esta publicación: Modelos e
Instructivos para la preparación de registros auxiliares, Formularios del Capítulo V.
Suministro de Información, formación y rendición de cuenta; indica el instructivo para la
elaboración del pago de remuneraciones del personal, los cuales deben contener los datos siguientes:
1. Identificación de la nómina
ü Nombre de la dependencia a la cual corresponde la nómina.
ü Número de la Orden de pago y monto del vencimiento periódico.
ü Lapso al cual corresponde el pago.
ü Imputación Presupuestaria señalada en la correspondiente orden de pago.
2. Los beneficiarios:
ü Apellidos y Nombres.
ü Número de la cédula de identidad.
ü Denominación del cargo y código de nómina (Cuando lo hubiere).
ü Monto de la cada una de las deducciones: Seguro Social Obligatorio, Impuesto
sobre la Renta, Caja de Ahorro.
ü Monto Neto a pagar (Asignaciones menos Deducciones)
ü Número de Cheque, cuando por este medio se efectúe el pago al beneficiario.
ü Firma del beneficiario para indicar la conformidad con el pago.
3. Liquidación de la Nómina:
ü Monto total de cada una de las asignaciones correspondientes a todo el personal
incluido en la nómina: Sueldo Básico, Compensaciones, Primas.
ü Monto total de cada de las deducciones efectuadas a todo el personal incluido
en la nómina: Seguro Social Obligatorio, Impuesto sobre la Renta, Caja de Ahorro.
ü Monto total neto a pagar a todo el personal incluido en la nómina: monto total de
las asignaciones menos monto total de las deducciones.
4. Conformidad:
Firma del jefe de la dependencia a la cual corresponde la nómina, como
constancia de haber efectuado el pago a los empleados y obreros que efectivamente
pertenecen a su unidad y que se desempeñaron como tales en el lapso al cual
corresponde la nómina.
El cumplimiento de estos estándares han sido implementados como lo pueden observar en el
anexo #1 el cual muestra la estructura de una nomina a ser pagada y el recibo de pago (Anexo #2),
que la acompaña para su respectivo chequeo en las oficinas administrativas. El proceso de
elaboración de la nómina comienza cada vez que se inicia un periodo de pago. Estos períodos están
claramente definidos por la Ley Orgánica del Trabajo en el Art. 150 donde expresa “ El trabajador y
el patrono fijarán el lapso para el pago del salario que no podrá ser mayor de una quincena, pero no
podrá ser hasta de un (1) mes cuando el trabajador reciba del patrono alimentación y vivienda.”
D. Sistema de Variables:
Se encuentra formado por el control interno de la nomina automatizada variable
independiente y la ejecución presupuestaria como variable dependiente en el anexo # 3 se encuentra
los Items que fueron manejados para la construcción de la matriz de operacionalización que a
continuación se muestra, la cual permitió la construcción del cuestionario aplicado.
Variables Sub-variables Indicadores Instrumentos Items
Variable
Independiente:
Nómina
Automatizada
ü Organización
ü Control
ü Elaboración
ü Ejecución
Ø Departamentos que trabajan con
nóminas(Personal Operativo).
Ø Actualización de
Datos.
Ø Normativas y
Disposiciones
laborales.
Ø Procedimientos.
Ø Movilidad de cargos.
Ø Evolución de
remuneración.
Ø Proyección de
pagos.
Ø Determinación de
Pagos.
Ø Contratación
Colectiva -
Ejecución.
Cuestionario
7,8
1,2,4
3,21,22
23,24,25
9,10,11
15,16,17
5,6,18
12,13,14
19,20
Variable
Dependi
ente:
Ejecución
Presupuestaria
ü Diseño del
Presupuesto
ü Presupuesto
Estimado
ü Distribución
Presupuestaria
Ø Unidades que intervienen en la
elaboración del presupuesto.
Ø Proceso de elaboración del
presupuesto.
Ø Asignación de prestaciones.
Ø Verificación de existencia de
desvíos entre lo programado y lo
ejecutado.
Ø Evaluación de periodos anteriores.
Ø Política de presupuestos previos.
Ø Pagos Pendientes.
Ø Distribución en la partida de pago.
Ø Jerarquización de los pagos.
Ø Normativas establecidas para la
ejecución.
Cuesti
onario
24,
31
25,
41
26,
33
28,
32,36
29,
39
40,
43
34,
35,44
37,
38
46,
47
27,
28,30,42
E. Glosario:
• Actualización: Pase de información actual a un archivo maestro. (Cook y
Winkle 1989).
• Archivo: Grupo de registros relacionados. (Cook y Winkle 1989).
• Archivo Maestro: Archivo de registros relativamente permanentes. (Cook y
Winkle 1989).
• Control: Mide el rendimiento en relación a las metas y objetivos planteados y
desarrollo procedimientos convenientes para realizar ajustes o correctivos.
(Montilva 1993).
• Control de Aplicación: Controles internos relacionados con tareas específicas
de contabilidad, tal como la preparación de una nómina. (Cook y Winkle 1989).
• Control Interno: División de obligaciones entre las diversas personas de una
oficina. (Cook y Winkle 1989).
• Eficacia: Logro de objetivo sin tomar en cuenta costo. (Morales Bueno 1989).
• Eficiencia: Logro de objetivo a menor costo. (Morales Bueno. 1989)
• Ejecución Presupuestaria: Presupuesto asignado y efectuado (Pagado) en la
oficina de Administración de la Dirección de Salud. (Publicación 23. 1980).
• Entre vista Estructurada: Conjunto de interrogantes efectuadas en un orden
lógico, sondeo específico de ítems para la corrección de conocimientos no
exactos sobre un tema en particular. (Morales Bueno. 1989).
• Entrevista No Estructurada: Contacto inicial con las personas que intervienen
en los procesos investigado, para conocer en forma general aspectos inherentes a
un sistema o una organización en particular. (Morales Bueno 1989).
• Errores: Falta de cuidado o de suficiente conocimiento sobre alguna actividad y
da resultados equivocados. (Dávila, 1986)
• Gastos de Personal: Remuneraciones por sueldos, salarios, y otras
retribuciones, así como compensaciones según las escalas, primas, complementos,
aguinaldos, utilidades, aportes patronales, prestaciones sociales y cualquier otra
remuneración o beneficio correspondiente a trabajadores del sector. (Plan Único
de Cuenta, 1999)
• Listado: Información ordenada e impresa genera por el computador. (Meigs
1983).
• Nómina Automatizada: Control, Manejo e impresión de nóminas por medio de
la Computadora. (Meigs 1983).
• Pagos Fantasmas: Personas que cobran sin Pertenecer a la institución. (Ley de
Procedimientos Administrativos).
• Presupuesto: Es la expresión en términos financieros de lo que el gobierno
pretende llevar a cabo en un período determinado que por regla general es de un
año. (Aspectos Conceptuales y Metodológicos del Presupuesto Venezolano.
1991).
• Presupuestos Estimado: Presupuesto elaborado seis (6) meses antes del
ejercicio fiscal siguiente para cubrir la necesidad de pago de salarios y
compensaciones salariales de los obreros estadales. (Publicación 23. 1980).
• Presupuesto Público: El Presupuesto en la realidad práctica concreta debe
concebírsele como un sistema mediante el cual se elabora, aprueba, coordina la
ejecución, controla y evalúa la producción pública (bien o servicio), de una
institución, sector o región en función de las políticas de desarrollo previstas en los
planes. (OCEPRE 1983).
• Programa: Juego de instrucciones redactado en un lenguaje que se pueda
comunicar al computador y que dirige las operaciones a realizar. (Meigs 1983).
• Programas de Auditoría en Computación: cualquiera de los diversos
programas diseñados para realizar varias funciones de auditoría. (Cook y Winkle
1989).
• Rastro de Auditoría: Un método para identificar las acciones emprendidas al
procesar datos de entrada o al preparar salidas, de manera que se pueda seguir la
pista de un documento original hasta los datos de salidas ( por ejemplo un
reporte) y que los datos de salida puedan investigarse hasta los datos que los
originaron. (Meigs 1983).
• Simulación: Observar y ejecutar a la vez los pasos que siguen los documentos de
nómina a través de los diferentes departamentos, y determinando que hacen con
ellos y quienes son las personas que los manejan. (Morales Bueno 1989).
• Sistema: Conjunto de Componentes que interelacionados entre si, satisfacen
ciertos requerimientos. (Morales Bueno 1989).
• Software: Programas y componentes del diseño del sistema de una sistema de
procesamiento de datos electrónico. (Meigs 1983).
MARCO METODOLÓGICO
A. Naturaleza de la Investigación:
Según los objetivos de la investigación se pretende reorientar el control interno para el
manejo de la partida de los obreros estadales por medio de la nómina de la Dirección Regional de
Salud, la metodología que se consideró adecuada fue la investigación de campo, de tipo descriptivo.
Es de campo porque permite establecer una interacción entre los objetivos y la realidad de la
situación de campo; observar y recolectar los datos directamente de la realidad, en su situación
natural (Balestrini, 1997).
En este caso, la información que se requirió fue tomada directamente del personal que labora
en la Dirección de Salud y fundasalud, es decir, los que diseñan, chequean y validas nóminas y
presupuestos de los obreros estadales adscritos a la Dirección de Salud.
En función de los objetivos que se persiguen, la investigación de campo se ubica dentro del
tipo descriptivo ya que de acuerdo a Morles (1990), consiste en describir una situación mediante el
estudio - evaluación de los conceptos de control interno, nóminas manuales y automatizadas y
ejecución presupuestaria; en una circunstancia temporal - espacial determinada, lo que permite
elaborar un marco de referencia, para la reorientación del control interno en el manejo de la partida
de pago relacionando ésta a la ejecución presupuestaria a través de la nómina manual –
automatizada, permitiendo así mostrar una serie de recomendaciones para la consecución de los
objetivos propuestos.
B. Universo, Población y Muestra:
Las Investigaciones de campo exigen respuestas directas de los sujetos estudiados; donde a
partir de una muestra de individuos, representativa de un colectivo mucho más grande se emplearon
procedimientos estandarizados, se interrogaron a las personas por medio de entrevista orales y la
aplicación de cuestionarios (Balestrini, 1997).
Según Tamayo (1995) la población son las personas o elementos que se están investigando y
muestra es la parte representativa de la población que se investiga, la población por ser esta tan
pequeña (20) se convierte en la muestra de nuestra investigación la cual esta conformada por las
personas encargadas de diseñar el presupuesto estimado y de llevarlo a cabo, así como el personal
que elabora el pago del personal obrera estadal las cuales son las personas que trabajan en la Oficina
de Personal, Administración, Computación y FundaSalud.
A continuación se detalla cada una de estas áreas donde se toma la muestra a la cual se le
aplicó cuestionario: Departamento de Personal: Analista de personal que trabaja con la recepción
de documentos que son enviados por sus colegas desde las diferentes dependencias adscritas a la
Dirección de Salud y Desarrollo Social del Estado Portuguesa, ya que ellos son los encargados de
controlar y chequear el personal estadal que se encuentra en las diferentes unidades operativas.
Administración: Auxiliares de contabilidad que controlan la distribución de los pagos de las
diferentes nóminas de las dependencias donde se encuentren obreros estadales. Computación:
Transcriptores y asistentes de personal encargados de elaborar, transcribir e imprimir las nóminas de
los obreros estadales, son los que detectan los errores y omisiones que puedan traer los borradores
o soportes físicos traídos de las unidades operativas de la Dirección de Salud. FundaSalud:
Fundación encargada del manejo de la gestión sanitaria (administrativa y operativa) ante la
Gobernación, asimismo se ocupa de calcular el presupuesto estimado y controlar la ejecución de este
presupuesto entregado por la Gobernación. Por todo lo anterior la población es igual a la muestra.
La muestra tiene un tamaño de 20 personas distribuidas a las cuales se les repartió el
cuestionario en las áreas de trabajo de la forma siguiente:
Ubicación Física Número de
Personas
Oficina de Personal – Dirección de Salud 05
Oficina de Personal – FundaSalud 04
Oficina de Computación – Dirección de
Salud
04
Oficina de Administración – Dirección de
Salud
03
Oficina de Contabilidad – Dirección de
Salud
02
Oficina de Presupuesto – Gobernación de
Portuguesa
02
20
C. Técnicas de Recolección de Información
Basados en que el Trabajo de Investigación es de campo, utilizamos las técnicas de
la Entrevista y la Encuesta para el levantamiento de información, así como para su descripción y
análisis.
La primera técnica utilizada fue la Entrevista llevada a cabo con los analistas
relacionados con la administración del personal estadal, esta permitió un conocimiento más profundo
para la percepción de los hechos y su complejidad. Con esta técnica se determinaron los elementos
claves para entender los ítems que permiten el desarrollo de la ejecución presupuestaria y la nómina
automatizada y así emitir recomendaciones que incidan directamente en el control interno. Como
instrumento se utilizó el Protocolo de la Entrevista.
Como segunda técnica fue usada la Encuesta dirigida al personal que elabora,
administra y ejecuta las nóminas de pago de los obreros estadales, para conocer los elementos que
afectan /inciden en la ejecución presupuestaria partiendo del control interno en manejo de nóminas.
El instrumento que sustenta esta técnica de recolección de información se denomina Cuestionario.
Instrumentos Nº1:
El Protocolo de Entrevista se organizo de la siguiente forma, una primera parte donde se
conoció el personal que trabaja con el diseño, validación, elaboración de presupuesto y nóminas.
Una segunda parte abarco en los formatos y pautas legales directrices del personal encargado de los
obreros estadales y por último el establecimiento de patrones de conductas para la consecución de
la ejecución presupuestaria basados en un presupuesto estimado tomando en cuenta el pago de los
obreros.
Instrumento Nº 2:
Lo conformó un cuestionario que formado por un total de 49 preguntas y está estructurada
en 3 partes. La primera desde la # 1 hasta # 20 es inherente a la Nómina Automatizada. La
segunda parte desde la # 21 hasta # 25 esta conformada por preguntas que reflejan los
lineamientos seguidos en el control de la nómina y la tercera y última parte va desde la # 26 hasta la #
49 relacionadas con la ejecución presupuestaria (Anexo # 5).
Es de hacer notar que este segundo instrumento fue validado a través de la Técnica de
Juicio de Experto para lo cual se solicito la colaboración de cuatro (4) expertos en la Elaboración
de Instrumentos y dos (2) especialistas en el Área Temática, para ello se suministro a cada juez el
instrumento para la validación del instrumento (Anexo # 4).
D. Procedimientos:
Para el Objetivo #1, el procedimiento realizado fue:
A. Llevar a cabo una entrevista no estructurada para obtener la información general del
trabajo y quienes lo realizan, así como establecer un cronograma de visitas para definir
actividades y obligaciones.
B. Elaborar un conjunto de preguntas las cuales permitirán detectar los errores que se
cometen en la transcripción de datos e impresión de las nóminas.
C. Identificar en cada procedimiento quienes serán los entrevistados, donde se realizarán las
mismas y que tramites previos son necesarios en cada área.
D. Determinar y analizar los riesgos existentes en cada área, proceso y actividad.
E. Examinar los controles existentes y señalar los que existen y cuales serían necesarios
para mejorar el rendimiento; comprobando que todas las observaciones están
debidamente fundamentadas en hechos concretos y demostrables.
F. Revisar el control interno el cual se hará por la comparación de lo observado y lo que
debe hacerse contemplado en los manuales de procedimiento, de no existir estos se
buscará en los estándares de trabajo contemplados en leyes y reglamentos de la
administración pública y estadal, para detectar alteraciones de nómina con personal
ficticio y cambios en las remuneraciones en las horas trabajadas; el mantenimiento de
personal retirado en la nómina después de su liquidación; retención de pagos no
reclamados y su cobro posterior por otras persona.
G. Informar objetivamente en forma escrita y verbal a la Dirección (ente supervisor) de las
irregularidades y errores detectados y recomendar la forma de eliminarlas y/o evitarlas,
es decir, definir las modificaciones o cambios de procedimientos necesarios para un
mayor rendimiento en los procesos, evitándose así posibles fraudes dentro de la
organización.
Para el Objetivo #2 el procedimiento aplicado fue:
A. Realizar una entrevista no estructurada para obtener información en forma general de
procesos, responsabilidad y objetivos de cada una de las áreas que intervienen.
B. Establecer visitas para aplicar la técnica de observación y simulación para conocer como son
elaborados los cuadros sobre partidas pagadas y no pagadas.
C. Definir con la oficina de Personal, Administración y FundaSalud cuales son los aspectos
relevantes (frecuencia, distribución, acumulados) para realizar cuadros comparativos.
D. Revisión de pautas para la elaboración de presupuestos estimados y si tienen como
basamento cuadros resumen y cómo son utilizados.
E. Determinar con el jefe de computación si el sistema automatizado de nómina es capaz de
generar cuadros resumen de partidas pagadas, y de no existir indicar la posibilidad de incluir
este proceso y definir cómo estarían estructurados estos cuadros resumen. Los cuales
debería contener la información requerida para la presentación de Presupuesto como lo
señala el Artículo 5 de la Ley Orgánica de Régimen Presupuestario, así también debería
mostrar las deficiencias producidas en el año en cuanto a recursos por mes.
Al finalizar la recolección de información por medio de la entrevista y el cuestionario; se
ordenaron y clasificaron para ser interpretados, se aplicaron dos técnicas que permitirán la
consecución de los objetivos previstos en este trabajo de investigación de acuerdo a los
procedimientos establecidos. Estas técnicas fueron las siguientes análisis de contraste y análisis de
contenido. Para el primer objetivo el análisis de contraste la información obtenida en la
observación, la entrevista y verificada en el cuestionario se comparó el control interno de la nómina
manual y automatizada para así establecer los errores y omisiones comunes y no comunes que
puedan afectar la ejecución presupuestaria. El análisis de documento consistió en la revisión de
documentos (soportes físicos) borradores para la elaboración de nóminas de obreros estadales y
chequeo de las no procesadas por no cumplir con las condiciones de pago. Revisión de los libros de
contabilidad para detectar personal con actividades no reglamentarias por medio de la revisión de
leyes y reglamentos que regulen las actividades de personal obrero, así como la revisión de los
estatutos para la contratación de personal y su permanencia en los lugares de trabajo. Revisión de
manuales de procedimientos que permitan establecer las actividades dejadas de cumplir al realizar el
presupuesto estimado.
En el segundo objetivo el análisis de contraste se realizó al obtener los resúmenes de los
presupuestos pagados y de los presupuestos no ejecutados y determinar las partidas canceladas y
dejadas de pagar, así como establecer cual sería el efecto en el próximo presupuesto estimado, y la
eficacia por utilizar las nóminas automatizadas, es decir, los beneficios que brindaría este tipo de
nómina par realizar la estimación de los presupuestos. En el análisis de contenido se procedió con
la revisión de los procedimientos administrativos para estimar los presupuestos, así como las
disposiciones legales que afectarían la reestructuración del presupuesto estimado. Observación de los
procedimientos en el momento de elaborar los presupuestos estimados y el grado de cumplimiento
con las pautas legales.
V. ANÁLISIS DE LOS DATOS, TABULACIÓN E
INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
Técnica de Análisis de los Datos:
En la detección de los aspectos que inciden en la nómina automatizada y ejecución
presupuestaria se realizó un cuestionario al personal que trabaja directamente con las nóminas, el
presupuesto y la administración de los recursos; el cual contiene preguntas relacionadas con los
elementos manejados como los indicadores de cambios tanto en el área administrativa como la
calidad de los presupuestos ejecutados. Luego de que los datos han sido recogidos, los resultados
una vez procesados e interpretados, se presentaran cuadros y gráficos mediante la distribución de
frecuencias absoluta y relativas con el fin de determinar cuales son los ítems más relevantes en el
manejo de la nómina automatizada y el control interno aplicado a esta. La distribución de frecuencia
es un conjunto de puntuaciones ordenadas en su respectivas categorías, es decir, el número de casos
o frecuencias absolutas en la categoría sobre el número total de casos, multiplicado por cien (100).
Las frecuencias absolutas son los valores netos de la sumatoría de los casos en cada categoría.
Hernández y otros (1994). Luego de la aplicación del procedimiento descrito anteriormente, se
obtuvieron resultados que se representan en cuadros de frecuencia y gráficos de barras finalizando
con un análisis por nóminas automatizadas y por ejecución presupuestaria.
Tabulación e Interpretación de Resultados:
Una vez aplicada la encuesta al personal que labora en las dependencias de
FundaSalud y Administración, se analizó cada pregunta de acuerdo a las respuestas obtenidas. En
primera instancia, se hace un análisis a las veinticinco (25) primeras preguntas que corresponde a la
nómina automatizada y después se analizaran las veinticuatro (24) preguntas restantes que
corresponden a la ejecución presupuestaria, posteriormente se presenta un análisis global de cada
uno de los aspectos evaluados.
La información será mostrada de la siguiente forma:
v Número de Pregunta
v Items Relacionada con la Pregunta
v Cuadro de Frecuencia
v Gráfico
v Análisis
PREGUNTA Nº 1 ¿ Los datos personales de los obreros estadales que laboran en
la Dirección de Salud se encuentran al día?
CUADRO Nº 1 VIGENCIA DE DATOS PERSONALES
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 8 12 20
PORCENTAJES 40 60 100
40
60
0
20
40
60
% RESPUESTA
SI
NO
GRAFICO Nº 1 VIGENCIA DE DATOS PERSONALES
Vista la respuesta, al no estar vigentes los datos personales de los obreros estadales la
nómina automatizada no puede suministrar información veraz.
PREGUNTA Nº 2
¿ Los datos administrativos sobre los pagos de los obreros estadales que laboran en la
Dirección de Salud son veraces en FundaSalud?
CUADRO Nº 2 VALIDEZ DE DATOS
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 14 6 20
PORCENTAJES 70 30 100
GRAFICO Nº 2 VIGENCIA DE DATOS PERSONALES
FundaSalud posee los datos actualizados pero esto no asegura que la nómina automatizada
tenga las mismas características, en caso de ser positiva la respuesta la información es inconsistente
en caso contrario es precisa.
PREGUNTA Nº 3
¿ La estructura de las páginas que conforman la nómina está de acuerdo con los
reglamentos?
70
30
0
10
20
30
40
50
60
70
% RESPUESTA
SI
NO
CUADRO Nº 3 LEGALIDAD DE LA ESTRUCTURA DE LA NÓMINA
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 14 6 20
PORCENTAJES 70 30 100
GRAFICO Nº 3 LEGALIDAD DE LA ESTRUCTURA DE LA NÓMINA
Existe un margen de 30%, donde los estándares de diseño de nómina estén
presentando irregularidades pudiendo producirse errores o informaciones imprecisas en la nómina
PREGUNTA Nº 4
¿ Permite la nómina emitir informes personalizados sobre la actuación del personal obrero?
70
30
0
10
20
30
40
50
60
70
% RESPUESTA
SI
NO
CUADRO Nº 4 INFORMES PERSONALIZADOS
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 5 15 20
PORCENTAJES 25 75 100
GRAFICO Nº 4 INFORMES PERSONALIZADOS
La nómina por el tipo de respuesta solo emite listados o reportes en forma
conjunta- global, lo cual significa que sistema automatizado es rígido en cuanto a
25
75
0
10203040
506070
80
% RESPUESTA
SI
NO
información emitida.
PREGUNTA Nº 5
¿ La nómina permite la emisión automatizada de los acumulados mensuales por cada
concepto pagado?
CUADRO Nº 5 ACUMULADOS POR CONCEPTOS
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 2 18 20
PORCENTAJES 10 90 100
GRAFICO Nº 5 ACUMULADOS POR CONCEPTOS
Los reportes (listados) son incompletos ya que no permite la toma de decisión en
forma inmediata no es información oportuna.
PREGUNTA Nº 6
¿ Realizan revisiones manuales de los listados por concepto de pago?
CUADRO Nº 6 CHEQUEO DE REPORTES
10
90
0
20
40
60
80
100
% RESPUESTA
SI
NO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 9 11 20
PORCENTAJES 45 55 100
GRAFICO Nº 6 CHEQUEO DE REPORTES
La información emitida por la nómina automatizada puede encontrarse errónea, ya
que sus datos de entrada no es confiable, ésta diferencia de porcentaje acarrea información no veraz.
45
55
0
10
20
30
40
50
60
% RESPUESTA
SI
NO
PREGUNTA Nº 7
¿ Se llevan a cabo comprobaciones entre lo enviado por FundaSalud y la Dirección de
Salud?
CUADRO Nº 7 CHEQUEO DE ENVIO Y RECEPCIÓN
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 18 2 20
PORCENTAJES 90 10 100
GRAFICO Nº 7 CHEQUEO DE ENVIO Y RECEPCIÓN
Se hacen controles que permiten establecer un margen de diferencia mínimo para
evitar desviaciones en forma abierta.
PREGUNTA Nº 8
¿ Se comprueba la información entre lo enviado por la Dirección de Salud y FundaSalud?
CUADRO Nº 8 VALIDEZ DE RECEPCIÓN
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 18 2 20
PORCENTAJES 90 10 100
90
10
0
20
40
60
80
100
% RESPUESTA
SI
NO
GRAFICO Nº 8 VALIDEZ DE RECEPCIÓN
En forma general los montos de las cuentas deben cuadrar con lo distribuido
por las oficinas, pero el proceso de elaboración de las nóminas es que debe verificarse.
PREGUNTA Nº 9
¿ Existe la separación de
funciones entre las personas responsables del registro de los datos (modificación e inclusión) y los
responsables de la preparación?
CUADRO Nº 9 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 10 10 20
PORCENTAJES 50 50 100
90
10
0
20
40
60
80
100
% RESPUESTA
SI
NO
GRAFICO Nº 9 SEGREGACIÓN DE FUNCIONES
Esta marcada igualdad permite la generación de irregularidades y fraudes por medio de la
nómina automatizada.
PREGUNTA Nº 10
¿ Existe la separación de funciones entre las personas responsables el control de la nómina y
los encargados de elaborarla?
CUADRO Nº 10 SEPARACIÓN DE TAREAS
50 50
0
10
20
30
40
50
% RESPUESTA
SI
NO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 5 15 20
PORCENTAJES 25 75 100
GRAFICO Nº 10 SEPARACIÓN DE TAREAS
Los errores, las irregularidades y fraudes pueden presentarse por medio de la nómina
automatizada, al no existir separación de tareas entre los trabajan con la nómina manual y
automatizada.
PREGUNTA Nº 11
¿ Se han detectado operaciones irregulares en la nómina?
25
75
0
10203040
506070
80
% RESPUESTA
SI
NO
CUADRO Nº 11 EXISTENCIA DE IRREGULARIDADES
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 14 6 20
PORCENTAJES 70 30 100
GRAFICO Nº 11 EXISTENCIA DE IRREGULARIDADES
70
30
0
10
20
30
40
50
60
70
% RESPUESTA
SI
NO
Las irregularidades presentadas en la nómina provienen de la ausencia de separación
de funciones así como la falta de supervisión.
PREGUNTA Nº 12
¿ Hay parámetros establecidos para la elaboración de nóminas en cuanto a formato?
CUADRO Nº 12 ESTÁNDARES DE DISEÑO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 12 8 20
PORCENTAJES 60 40 100
GRAFICO Nº 12 ESTÁNDARES DE DISEÑO
Los formatos de la nómina deben cumplir con los estándares de diseño para poder ser
utilizada como soporte de pago.
PREGUNTA Nº 13
¿ Los parámetros para calcular Asignaciones se encuentran fijados por contratación
colectiva?
60
40
0
10
20
30
40
50
60
% RESPUESTA
SI
NO
CUADRO Nº 13 CUMPLIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN COLECTIVA
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 6 14 20
PORCENTAJES 30 70 100
GRAFICO Nº 13 CUMPLIMIENTO DE LA CONTRATACIÓN COLECTIVA
30
70
0
10
20
30
40
50
60
70
% RESPUESTA
SI
NO
Si las asignaciones son calculadas a capricho, los montos por asignaciones no serán
consistente en un periodo dado y se demuestra que la nómina automatizada solo permite la captura
de datos más no tiene los procedimientos para calcular pagos por formulas.
PREGUNTA Nº 14
¿ Los parámetros para calcular Deducciones mensuales se encuentran fijados por bases
legales?
CUADRO Nº DEDUCCIONES LEGALES
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 15 5 20
PORCENTAJES 75 25 100
GRAFICO Nº 14 DEDUCCIONES LEGALES
Ya que las deducciones vienen sujetas a la contratación colectiva, a pautas nacionales y
acuerdos escritos con los trabajadores, la veracidad de estos descuentos es total.
75
25
0
10203040
506070
80
% RESPUESTA
SI
NO
PREGUNTA Nº 15
¿ El margen entre lo pagado y lo presupuestado afecta el presupuesto estimado para el
siguiente ejercicio económico?
CUADRO Nº 15 DIFERENCIAS ENTRE LO PAGADO Y LO PRESUPUESTADO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 6 14 20
PORCENTAJES 30 70 100
GRAFICO Nº 15 DIFERENCIAS ENTRE LO PAGADO Y LO PRESUPUESTADO
30
70
0
10
20
30
40
50
60
70
% RESPUESTA
SI
NO
Basados en la respuesta, podemos decir que existe un desconocimiento del efecto
que produce conocer las desviaciones positivas o negativas entre lo pagado y lo presupuestado.
PREGUNTA Nº 16
¿ El procedimiento de preparación de nómina garantiza la coherencia entre lo presupuestado
y lo que se tiene que pagar?
CUADRO Nº 16 REALIDAD ENTRE LO PRESUPUESTADO Y LA DEUDA
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 7 13 20
PORCENTAJES 35 65 100
GRAFICO Nº 16 REALIDAD ENTRE LO PRESUPUESTADO Y LA DEUDA
El personal entiende que en la preparación de la nómina puede presentar fallas de
cálculo de asignaciones de asignaciones afectando directamente el presupuesto.
PREGUNTA Nº 17
¿ El procedimiento de preparación de nómina garantiza la veracidad de los pagos realizados
y lo presupuestado?
CUADRO Nº 17 VERACIDAD DE LA PREPARACION DEL PRESUPUESTO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 3 17 20
35
65
0
10
20
30
40
50
60
70
% RESPUESTA
SI
NO
PORCENTAJES 15 85 100
GRAFICO Nº 17 VERACIDAD DE LA PREPARACION DEL PRESUPUESTO
Las nóminas elaboradas más no pagadas ya sean por el déficit presupuestario, por
paralización por cualquier motivo no defino, no asegura que se ejecute esas nóminas. La generación
de nóminas se puede realizar sin ser presupuestada esta y por lo tanto lo existir controles que validen
el procedimiento.
PREGUNTA Nº 18
¿ Existen procedimientos que permitan listar los movimientos de pagos realizados en el mes?
CUADRO Nº 18 EXISTENCIA DE INFORMACIÓN MENSUAL
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 1 19 20
15
85
0
20
40
60
80
100
% RESPUESTA
SI
NO
PORCENTAJES 5 95 100
GRAFICO Nº 18 EXISTENCIA DE INFORMACIÓN MENSUAL
La nómina no guarda información mensual por lo que ésta no cumple con el principio
de base de datos de generar un archivo histórico.
5
95
0
20
40
60
80
100
% RESPUESTA
SI
NO
PREGUNTA Nº 19
¿ Se transmite mensualmente el monto correspondiente al pago de salarios a FundaSalud?
CUADRO Nº 19 OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN DE PAGOS A
REALIZARSE
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 4 16 20
PORCENTAJES 20 80 100
GRAFICO Nº 19 OPORTUNIDAD DE INFORMACIÓN DE PAGOS A
REALIZARSE
Existe retardo en la transmisión de información entre las dos(2) dependencias,
trayendo como consecuencia inconsistencia de información manejadas, ya que si es solicitada por
medio de la nómina es conocido que no permite el almacenaje mensual de información.
PREGUNTA Nº 20
¿ Se transmite mensualmente el monto correspondiente al pago de prestaciones a
FundaSalud?
CUADRO Nº 20 FRECUENCIA DE INFORMACIÓN DE PRESTACIONES
20
80
0
10203040
506070
80
% RESPUESTA
SI
NO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 8 12 40
PORCENTAJES 40 60 60
GRAFICO Nº 20 FRECUENCIA DE INFORMACIÓN DE PRESTACIONES
40
60
0
10
20
30
40
50
60
% RESPUESTA
SI
NO
La nómina automatizada al no generar totales mensuales por concepto, trae como
consecuencia retardo en la información a ser entregadas a FundaSalud y en muchos casos al no
llegar la información en forma continua FundaSalud emite a la gobernación cifras para estimación de
presupuesto no acorde a la realidad contractual.
PREGUNTA Nº 46
¿ Existe periodicidad en la revisión de lo presupuestado?
CUADRO Nº 46 REVISIÓN DE LO PRESUPUESTADO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 9 11 20
PORCENTAJES 45 55 100
GRAFICO Nº 46 REVISIÓN DE LO PRESUPUESTADO
La revisión que se hace en Dirección de Salud, ya que este es el organismo
que emite los pagos de acuerdo a lo presupuestado.
PREGUNTA Nº 47
¿ Hay revisión periódica de lo ejecutado del presupuesto?
45
55
0
10
20
30
40
50
60
% RESPUESTA
SI
NO
CUADRO Nº 47 REVISIÓN DE LO EJECUTADO DEL PRESUPUESTO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 3 17 20
PORCENTAJES 15 85 100
GRAFICO Nº 47 REVISIÓN DE LO EJECUTADO DEL PRESUPUESTO
No existen informes que avalen ésta situación, solo se
determina cuando los obreros reclaman el pago de prestaciones, es en ese
15
85
0
20
40
60
80
100
% RESPUESTA
SI
NO
momento que donde se revisa cuales pagos han sido cancelados. Esto
incide directamente en el diseño del presupuesto y su posterior ejecución.
PREGUNTA Nº 48
¿ Las pautas para la distribución del presupuesto son fijadas por FundaSalud?
CUADRO Nº 48 LAS PAUTAS DE DISTRIBUCIÓN FIJADAS POR
FUNDASALUD
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 10 10 20
PORCENTAJES 50 50 100
GRAFICO Nº 48 LAS PAUTAS DE DISTRIBUCIÓN FIJADAS POR
FUNDASALUD
Existen pautas pero el personal de la Dirección de Salud también
emite directrices para lograr con eficacia la ejecución del presupuesto.
50 50
0
10
20
30
40
50
% RESPUESTA
SI
NO
PREGUNTA Nº 49
¿ Las pautas para la distribución del presupuesto son ejecutadas por la Dirección de Salud?
CUADRO Nº 49 PAUTAS DE EJECUCIÓN POR LA DIRECCIÓN DE SALUD
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 9 11 20
PORCENTAJES 45 55 100
GRAFICO Nº 49 PAUTAS DE EJECUCIÓN POR LA DIRECCIÓN DE SALUD
La oficina de Personal de la Dirección, distribuye de acuerdo a lo
solicitado por las dependencias adscritas a ella pero se observa una
intervención directa de FundaSalud por ser este el organismo quien decide
en última instancia.
PREGUNTA Nº 39
¿ Existe una oficina de presupuesto en FundaSalud?
45
55
0
10
20
30
40
50
60
% RESPUESTA
SI
NO
CUADRO Nº 39 OFICINA DE PRESUPUESTO EN FUNDASALUD
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 14 6 20
PORCENTAJES 70 30 100
GRAFICO Nº 39 OFICINA DE PRESUPUESTO EN FUNDASALUD
70
30
0
20
40
60
80
% RESPUESTA
SI
NO
La existencia de la oficina de presupuesto de FundaSalud
debería asegurar un proceso de elaboración de este acorde con la realidad
y a la contratación colectiva pero por respuestas anteriores, el personal
que se encuentra en ésta oficina no se encuentra técnicamente preparada.
PREGUNTA Nº 40
¿ Existe una oficina de presupuesto en la Dirección de Salud?
CUADRO Nº 40 OFICINA DE PRESUPUESTO EN LA DIRECCIÓN DE SALUD
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 6 14 20
PORCENTAJES 30 70 100
GRAFICO Nº 40 OFICINA DE PRESUPUESTO EN LA DIRECCIÓN DE SALUD
Al no existir oficina de presupuesto, la distribución de partidas entre las dependencias
se hace en forma aleatoria y su ejecución no satisface los requerimientos de los obreros estadales
dando píe a desvíos de partidas en forma descontrolada.
30
70
0
20
40
60
80
% RESPUESTA
SI
NO
PREGUNTA Nº 41
¿ Existe un margen de diferencia entre lo presupuestado y lo ejecutado la cual sea negativa?
CUADRO Nº 41 PRESUPUESTADO vs. EJECUTADO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 7 13 20
PORCENTAJES 35 65 100
GRAFICO Nº 41 PRESUPUESTADO vs. EJECUTADO
AAllgguunnaass vveecceess ssee rreeaalliizzaann
ddeessvvííooss ddee ppaarr ttiiddaass ppaarraa ee ll ppaaggoo ddee
ddeeuuddaass ppeennddiieenntteess eenn llaa oorrggaanniizzaacciióónn,,
35
65
0
20
40
60
80
% RESPUESTA
SI
NO
lloo qquuee oorriiggiinnaa uunn ee jjeeccuuttaaddoo ddiiffeerreennttee aa
lloo pprreessuuppuueessttaaddoo..
PREGUNTA Nº 42
¿ Existen informes que avalen los déficit en los presupuestos?
CUADRO Nº 42 INFORMES DE DÉFICIT
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 8 12 20
PORCENTAJES 40 60 100
GRAFICO Nº 42 INFORMES DE DÉFICIT
No se hacen revisiones ni análisis por escrito que permitan dar una explicación de los
40
60
0
1020
30
40
5060
% RESPUESTA
SI
NO
frecuentes déficit presentes en la ejecución presupuestaría.
PREGUNTA Nº 43
¿ Hay un período de tiempo establecido para la elaboración del presupuesto?
CUADRO Nº 43 PERIOCIDAD PARA LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 10 10 20
PORCENTAJES 50 50 100
GRAFICO Nº 43 PERIOCIDAD PARA LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO
50 50
0
10
20
30
40
50
% RESPUESTA
SI
NO
Los presupuestos se realizan de acuerdo a las políticas de la gobernación y
FundaSalud y su periodo es anual, algunas personas desconocen este aspecto.
PREGUNTA Nº 44
¿ Se encuentra establecido el tiempo para la ejecución del presupuesto?
CUADRO Nº 44 TIEMPO PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 14 6 20
PORCENTAJES 70 30 100
GRAFICO Nº 44 TIEMPO PARA LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
70
30
0
20
40
60
80
% RESPUESTA
SI
NO
Desde la elaboración de la nómina hasta hacerse efectiva ésta y que sea de acuerdo a
lo presupuestado no hay tiempo determinado y es donde se origina la deuda de los obreros
estadales.
PREGUNTA Nº 45
¿ Existe un continuo control del presupuesto?
CUADRO Nº 45 CONTROL DE PRESUPUESTO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 10 10 20
PORCENTAJES 50 50 100
GRAFICO Nº 45 CONTROL DE PRESUPUESTO
50 50
0
10
20
30
40
50
% RESPUESTA
SI
NO
Solo el control que realiza la gobernación como ente rector del pago de partida, pero
como ha sido distribuida y pagada no hay supervisión de ninguna forma, lo que incide en la
elaboración del presupuesto.
PREGUNTA Nº 21
La nómina contiene:
a) Los datos personales del obrero
b) Los pagos realizados
c) El historial de días ausentados
d) Vacaciones vencidas
e) Todas
CUADRO Nº 21 FORMA Y HORIZONTES DE LA INFORMACIÓN
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA-a 9 11 20
PORCENTAJE-a 45 55 100
FRECUENCIA-b 8 13 20
PORCENTAJES-b 40 60 100
FRECUENCIA-c 1 19 20
PORCENTAJES-c 5 95 100
FRECUENCIA-d 1 19 20
PORCENTAJES-d 5 95 100
GRAFICO Nº 21 FORMA Y HORIZONTES DE LA INFORMACIÓN
Los resultados validan las preguntas anteriores sobre la información manejada por la
nómina automatizada es solo de datos personales, de asignaciones y deducciones de formato fijo
más no permite el registro histórico de ellos.
PREGUNTA Nº 22
Son cumplidas las siguientes etapas para la preparación de la nómina:
a) Distribución por tipo de cargo
b) Cálculo de pago
0
20
40
60
80
100
SI NO
% - a% - b
% - c% - d
c) Bosquejo de Nómina
d) Envío a FundaSalud para su aprobación
e) Nómina aprobada para su elaboración final por la Dirección de Salud
f) Todas
CUADRO Nº 22 PREPARACIÓN DE NÓMINAS
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA-a 18 5 20
PORCENTAJE-a 90 25 100
FRECUENCIA-b 15 14 20
PORCENTAJES-b 75 70 100
FRECUENCIA-c 17 18 20
PORCENTAJES-c 85 90 100
FRECUENCIA-d 20 15 20
PORCENTAJES-d 100 75 100
FRECUENCIA-e 10 10 20
PORCENTAJES-e 50 50 100
GRAFICO Nº 22 FORMA Y HORIZONTES DE LA INFORMACIÓN
Vistos los porcentajes en la preparación de la nómina se muestra que
no se cumplen todos los procedimientos que aseguran una nómina validada
por las oficinas que intervienen el proceso.
PREGUNTA Nº 23
Los pasos seguidos luego de la preparación de la nómina son:
a) Entrega a la Oficina de Personal de la Dirección para elaboración de Recibo de Pago
b) Envío a la Oficina de FundaSalud para elaboración de cheque respectivo
c) Cheque en forma inmediata
d) Se hace efectivo el cobro por los obreros
e) Todas
0
50
100
SI NO
% - a
% - b
% - c
% - d
% - e
CUADRO Nº 23 SECUENCIA DE ETAPAS AL FINALIZAR LA PREPARACIÓN
DE NÓMINAS
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA-a 15 5 20
PORCENTAJES-a 75 25 100
FRECUENCIA-b 6 14 20
PORCENTAJES-b 30 70 100
FRECUENCIA-c 2 18 20
PORCENTAJES-c 10 90 100
FRECUENCIA-d 2 15 20
PORCENTAJES-d 25 75 100
GRAFICO Nº 23 SECUENCIA DE ETAPAS AL FINALIZAR LA PREPARACIÓN
DE NÓMINAS
OObbsseerrvvaaddoo lloo aanntteerr iioorr ,, lluueeggoo ddee
llaa pprreeppaarraacciióónn ddee llaa nnóómmiinnaa nnoo hhaayy
pprreecciissiióónn ddee ccoobbrroo ppoorr llooss ttrraabbaajjaaddoorreess,,
aaqquuíí eess ddoonnddee ssee ccoommiieennzzaa llaa ccaaddeennaa ddee
rreettaarrddooss ccoonn llooss ppaaggooss..
PREGUNTA Nº 24
Existe la autorización en las nóminas en cuanto a:
a) La preparación
b) Edición
c) Ejecución
0
20
40
60
80
100
SI NO
% - a% - b
% - c% - d
d) Todas
CUADRO Nº 24 VALIDACIÓN EN LAS ETAPAS DE GENERACION
DE NÓMINAS
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA-a 10 10 20
PORCENTAJE-a 50 50 100
FRECUENCIA-b 14 6 20
PORCENTAJES-b 70 30 100
FRECUENCIA-c 0 20 20
PORCENTAJES-c 0 100 100
GRAFICO Nº 24 VALIDACIÓN EN LAS ETAPAS DE GENERACION
DE NÓMINAS
En cuanto a controles de supervisión no existen, por lo que la preparación de la nómina hay
inconsistencia de datos y su ejecución no es valida.
PREGUNTA Nº 25
Están determinadas las personas que procesan las nóminas en cuanto a:
a) La preparación
b) La edición
c) La ejecución
d) Todas
CUADRO Nº 25 SEGREGACIÓN DE ACTIVIDADES
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA-a 5 15 20
PORCENTAJE-a 25 75 100
0
20
40
60
80
100
SI NO
% - a
% - b% - c
FRECUENCIA-b 2 18 20
PORCENTAJES-b 10 90 100
FRECUENCIA-c 0 20 20
PORCENTAJES-c 0 100 100
GRAFICO Nº 25 SEGREGACIÓN DE ACTIVIDADES
No existe definición de tareas, por lo que evidencia una falta de controles internos y
externos, por lo tanto al ocurrir errores y/o omisiones el personal que trabaja con ellas no se sentirán
responsables de lo que esto pueda ocasionar.
0
20
40
60
80
100
SI NO
% - a
% - b% - c
PREGUNTA Nº 26
¿ Existen Personas encargadas de elaborar los presupuestos para la nómina?
CUADRO Nº 26 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 9 11 20
PORCENTAJES 45 55 100
GRAFICO Nº 26 DEFINICÍON DE ACTIVIDADES
45
55
0
10
20
30
40
50
60
% RESPUESTA
SI
NO
Al no existir definición de actividades no habrá responsables tácitos y
estas personas no determinadas en la elaboración del presupuesto, harán
una forma de trabajo diferente lo que afectara la ejecución presupuestaría
ya que las nóminas no tienen un procedimiento estándar.
PREGUNTA Nº 27
¿ Son tomados en cuenta los parámetros financieros para la realización del presupuesto?
CUADRO Nº 27 ASPECTO FINANCIERO DEL PRESUPUESTO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 3 15 20
PORCENTAJES 15 85 100
GRAFICO Nº 27
Los presupuestos presentan déficit, debido que al ser diseñados
solo toman en cuenta el monto asignado por la gobernación distribuyendo
entre las dependencias sin técnica los montos que le corresponden a cada
una de ellas.
PREGUNTA Nº 28
¿ Están establecidas las normas legales que establecen los procedimientos para la
15
85
0
20
40
60
80
100
% RESPUESTA
SI
NO
elaboración del presupuesto?
CUADRO Nº 28 BASES LEGALES DEL PRESUPUESTO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 5 15 20
PORCENTAJES 25 75 100
GRAFICO Nº 28 BASES LEGALES DEL PRESUPUESTO
25
75
0
20
40
60
80
% RESPUESTA
SI
NO
Son desconocidos los estándares por lo que esto conlleva a diseños de presupuestos no
acorde con la realidad, lo que ocasiona que la ejecución presupuestaría no se realice como debe ser.
PREGUNTA Nº 29
¿ Hay normas legales internas (reglamentos de organismos)que establecen la ejecución del
presupuesto?
CUADRO Nº 29 REGLAMENTOS INTERNOS PARA EL PRESUPUESTO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 13 7 20
PORCENTAJES 65 35 100
GRAFICO Nº 29 REGLAMENTOS INTERNOS PARA EL PRESUPUESTO
El personal reconoce que existen estándares de trabajo más no son aplicados con
rigidez, y si esto sucede la ejecución presupuestaría no se producirá de acuerdo a los
objetivos de la organización y de sus usuarios “Pago de Partida” sin desviación, sin deudas
por pagar, etc.
PREGUNTA Nº 30
¿ Hay normas legales externas (oficinas del Estado)que establecen la ejecución del
65
35
0
10
20
30
40
50
60
70
% RESPUESTA
SI
NO
presupuesto?
CUADRO Nº 30 REGLAMENTOS EXTERNOS PARA EL PRESUPUESTO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 12 8 20
PORCENTAJES 60 40 100
GRAFICO Nº 30 REGLAMENTOS EXTERNOS PARA EL PRESUPUESTO
Debido a que FundaSalud pertenece a la Gobernación y la Dirección de Salud es al
Ministerio de Sanidad, sus políticas para la ejecución presupuestaría deben cumplir con las
directrices dictadas por los organismos regional y nacional.
60
40
0
10
20
30
40
50
60
% RESPUESTA
SI
NO
PREGUNTA Nº 31
¿ Hay relación entre lo presupuestado y las nóminas pagadas?
CUADRO Nº 31 RELACIÓN DE PRESUPUESTADO Y NÓMINAS PAGADAS
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 10 10 20
PORCENTAJES 50 50 100
GRAFICO Nº 31 RELACIÓN DE PRESUPUESTADO Y NÓMINAS PAGADAS
No existe margen de diferencia por lo que se infiere el desconocimiento de las etapas para
llevarse a cabo la ejecución presupuestaría
50 50
0
10
20
30
40
50
% RESPUESTA
SI
NO
PREGUNTA Nº 32
¿ Hay relación entre lo presupuestado y las nóminas por pagar?
CUADRO Nº 32 RELACIÓN DE PRESUPUESTADO Y NÓMINAS POR PAGAR
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 4 16 20
PORCENTAJES 20 80 100
GRAFICO Nº 32 RELACIÓN DE PRESUPUESTADO Y NÓMINAS POR PAGAR
20
80
0
20
40
60
80
% RESPUESTA
SI
NO
Desconocimiento total del proceso de la elaboración del presupuesto, trayendo como
consecuencia un diseño empírico del presupuesto, lo que acarrea un presupuesto ejecutado
desviado de la realidad financiera.
PREGUNTA Nº 33
¿ Es conocida política presupuestaría por el personal que labora los presupuestos?
CUADRO Nº 33 CONOCIMIENTO DE LA POLÍTICA PRESUPUESTARÍA
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 11 9 20
PORCENTAJES 55 45 100
GRAFICO Nº 33 CONOCIMIENTO DE LA POLÍTICA PRESUPUESTARÍA
No hay consistencia en las respuestas por lo que permite inferir el desconocimiento
del tema sobre presupuesto.
55
45
0
10
20
30
40
50
60
% RESPUESTA
SI
NO
PREGUNTA Nº 34
¿ El pago de salarios es realizado según lo estipulado en la contratación colectiva?
CUADRO Nº 34 EJECUCIÓN DE LA CONTRATACIÓN COLECTIVA
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 1 19 20
PORCENTAJES 5 95 100
GRAFICO Nº 34 EJECUCIÓN DE LA CONTRATACIÓN COLECTIVA
5
95
0
20
40
60
80
100
% RESPUESTA
SI
NO
Se evidencia que las nóminas no son pagadas como lo estipula la contratación colectiva y
pasan a ser deudas, lo que debe tenerse en cuenta para un presupuesto estimado.
PREGUNTA Nº 35
¿ El pago de Asignaciones es realizado según lo estipulado en la contratación colectiva?
CUADRO Nº 35 ASIGNACIÓN DE LA CONTRATACIÓN COLECTIVA
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 2 18 20
PORCENTAJES 10 90 100
GRAFICO Nº 35 ASIGNACIÓN DE LA CONTRATACIÓN COLECTIVA
Al dejarse d pagar como lo marca la contratación colectiva las asignaciones quedan
pendientes para el próximo presupuesto y es no que no se está haciendo.
10
90
0
20
40
60
80
100
% RESPUESTA
SI
NO
PREGUNTA Nº 36
¿ Se toman en cuenta las nóminas pagadas del período anterior?
CUADRO Nº 36 RELACIÓN DE LA EJECUCION PRESUPUESTARÍA Y
NÓMINAS PAGADAS EN EL PERIODO ANTERIOR
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 6 14 20
PORCENTAJES 30 70 100
GRAFICO Nº 36 RELACIÓN DE LA EJECUCION PRESUPUESTARÍA Y
NÓMINAS PAGADAS EN EL PERIODO ANTERIOR
Al no ser tomadas en cuenta las nóminas, no se tiene un índice de evidencia de lo
pagado y lo no pagado en el periodo anterior, lo que afectaría el diseño del próximo
presupuesto y por ende su ejecución.
30
70
0
10
20
30
40
50
60
70
% RESPUESTA
SI
NO
PREGUNTA Nº 37
¿ Se toman en cuenta las nóminas dejadas de pagar de los períodos anteriores?
CUADRO Nº 37 DISEÑO DE PRESUPUESTO Y NÓMINAS NO PAGADAS
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 0 20 20
PORCENTAJES 0 100 100
GRAFICO Nº 37 DISEÑO DE PRESUPUESTO Y NÓMINAS NO PAGADAS
0
100
0
20
40
60
80
100
% RESPUESTA
SI
NO
Se evidencia una falta de conocimiento sobre las pautas de elaboración de presupuesto y por
ende afecta la ejecución presupuestaría, al no ser reflejada las deudas para ser canceladas en el
próximo periodo, se debe incluir la deuda en el diseño del presupuesto estimado del siguiente
periodo
PREGUNTA Nº 38
¿ Existen entes encargados en la supervisión de lo programado y lo ejecutado?
CUADRO Nº 38 SUPERVISIÓN ENTRE LO PROGRAMADO Y EJECUTADO
RESPUESTA SI NO TOTAL
FRECUENCIA 0 20 20
PORCENTAJES 0 100 100
GRAFICO Nº 38 SUPERVISIÓN ENTRE LO PROGRAMADO Y EJECUTADO
El presupuesto no tiene controles de proceso, existe un desconocimiento total
de las etapas presupuestarías, con esto se muestra una falta de política presupuestaría
así como de personal preparado en ésta área.
0
100
0
20
40
60
80
100
% RESPUESTA
SI
NO
V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A. Conclusiones:
La administración diaria de un sistema, es mejoramiento continuo de los procesos de
trabajo que involucra la participación de todos los miembros de la organización y los lleva a
trabajar en forma sistemática y concentrada sobre los procesos para el aumento en la
eficiencia del sistema. Los resultados obtenidos en la presente investigación dirigen al
establecimiento de las siguientes conclusiones:
Una vez diagnosticada la situación actual en cuanto a procesos administrativos y sus
controles disponibles se encontró necesario realizar la redistribución de funciones, ya que
constantemente existe personal obrero insatisfecho con el pago realizado, ya que la mayoría
de las quejas se refieren a la omisión de pagos en las nóminas correspondiente o mal cálculo
de los pagos. Esta reorganización mejorará la veracidad de los montos verdaderos pagados
en cada período de pago. En lo que se refiere ejecución presupuestaría al implementar los
controles internos produciendo menos desviaciones en los procesos para la estimación de
los presupuestos. Con la nómina automatizada se pudo constatar la falta de interés del
personal que labora en la oficina de FundaSalud en la verificación de los datos entregados a
ellos por la oficina de personal.
Es de hacer notar el hecho, que aunque la gran mayoría de los encuestados contesto
que existía la necesidad de informes que indicasen las verdaderas cantidades pendientes por
pago y las canceladas en los procedimientos observados y verificados, no existe ningún
personal encargado de llevar una relación actualizada de pagos por el cual diseñan los
presupuestos, por lo cual se concluye que la falta de listados con este tipo de información es
requerida lo más pronto posible para un buen diseño de presupuesto.
Para finalizar este punto se dice que los procesos administrativos aumentaran su
eficacia y se agilizaran significativamente, al poner en funcionamiento los controles internos ya
establecidos y propuestos en esta investigación para mejorar así la calidad de los
presupuestos y del mismo modo mantener una banco de información actualizada de los
presupuestos ejecutados, sus desviaciones con el estimado y la influencia de las nóminas
elaboradas pagadas y no pagadas.
B. Recomendaciones:
Los resultados de esta investigación permite establecer las siguientes recomendaciones:
Aplicación normas del control interno para el procesamiento manual y automatizado de las
nóminas de pago:
• Identificación del personal directo, que trabaja con la nómina de obreros estadales.
• Los supervisores de nóminas deben precisar los controles que son utilizados en los
procedimientos manuales y automatizados.
• Identificación de los puntos de integración entre los procesos administrativos y los
financieros para lograr una comprensión de la aplicación, examinando las
responsabilidades determinando para ello:
⇒ Historia del desarrollo y las modificaciones ocurridas en la elaboración y
procesamiento de nóminas.
⇒ Establecer problemas presentados.
⇒ Definir interrelaciones de los sistemas administrativos y financieros - manual
automatizado.
⇒ Definir cuales son los estándares de trabajo.
• Obtener e identificar si el usuario está satisfecho con la exactitud, cumplimiento y
tiempo de respuesta y formato de aplicación.
• Identifique los tipos de datos e información a ser utilizado como entrada en el
procesamiento, ya sean por documentos fuentes o los generados por aplicaciones
intermedias para establecer la existencia de:
⇒ Un manual de usuario el cual permitirá al operador trabajar con las
aplicaciones desde el inicio hasta el final, así como mostrar las intrusiones
necesarias para la corrección de errores.
⇒ Establecer los diagramas de flujo de datos de los procedimientos
automatizados, así como tablas de decisión.
• Describir la codificación, el grupo y el plan requerido en los procedimientos manuales
llevados en cada uno de los departamento involucrados.
• Estampar al documento fuente la identificación de comienzo de cada proceso
administrativo, para lograr obtener la pista de transacción del flujo administrativo.
• Rotación de personal periódicamente entre las funciones de elaboración y
procesamiento de nóminas.
• Establecer la autorización para accesar datos confidenciales para cada uno de los
departamento involucrados para conocer cuales son las prioridades de operación e
instrucciones, esta prioridad será establecida por el orden de procesamiento a seguir:
elaboración, chequeo, firma y orden de pago.
• Establecer Errores y omisiones que puedan ocurrir en el momento del procesamiento
ya sea manual o automatizado.
• Restricciones en el computador, cada computador esta asignado a ciertas funciones y
cada operador tiene a su vez ciertas funciones.
• Proveer de un archivo imagen antes de actualizar una base de datos, es decir, realizar
una copia de seguridad de los datos antes de realizar cambios (modificación o inclusión
de registros) a la base de datos.
• Llevar un control de trabajos realizados, rechazados y pendientes y motivo del estado
actual de estos trabajos.
• Establecer los procedimientos de recuperación y respaldo, por medio de controles de
fallas de software, definición de un plan de contingencia, chequeo de registros de los
archivos para saber si se están manteniendo los registros apropiados para así proponer
soluciones.
• Proveer adecuado adiestramiento a los operadores de computadores.
• Establecer un informe que permita producir totales controles de los datos eliminados
en el procesamiento automatizado.
• Revisar todos los errores y determinar la razón de estos para determinar donde fueron
causados y cuales son los problemas generados por ellos.
• Definir procedimientos para corrección de errores en las operaciones manuales.
En el control de entradas en las oficinas donde se manejen las nóminas:
• Restringir el acceso a las diferentes unidades de entrada.
• Establecer lote de controles de cierre en los puntos de entrada, esto es para evitar
operaciones no autorizadas entre los datos fuente y la entrada y computarizada tal
como: tener de cada una de las entradas iniciales, señales e identificación de los datos
preparados y mantener un documento de transmisión es una planilla de control permite
utilizar un grupo de documentos de entrada por lote; este documento debe reflejar la
fecha y hora entregadas y un total de control. Este total de control o cualquier otro
aspecto de control que sea pertinentes puede servir como autorización para ejecutar
una aplicación.
• Describir la entrada apropiada y necesaria, chequear errores y algunos requerimientos
en las operaciones de los procedimientos manuales.
• Conciliación de documentos e informes: definir un procedimiento que permita
identificar si un documento y/o informe ya ha sido procesado, se recomienda usar un
sello - reloj, firma fecha para evitar la duplicación en el procesamiento así como
registrar con un número de identificación cada documento fuente para es especificar la
transacción a ser procesada.
• Agrupación por lotes, los documentos de entrada se juntan por igual tamaño y de igual
tipo de dato para ser más controlable y práctico.
• Realizar totales de control de lotes: El cual consiste en totalizar las cantidades de los
registros el cual va a ser utilizado como base para comparar los totales generales el
procesamiento manual o computarizado.
• Establecer la autorización para los datos, toda información o dato a ser procesado
debe ir acompañado por código de autorización debe ser verificado antes de
comenzar el procedimiento.
• Identificación de los documentos, los documentos se les deben asignar una
identificación única y se puede lograr colocándole una enumeración consecutiva a los
documentos o utilizando planillas prenumerados o creando una numeración consecutiva
por computación.
• Validar la entrada por medio de la revisión de caracteres que consiste en que los datos
tecleados sean caracteres alfabéticos, numéricos, caracteres especiales y otros.
Revisión de números, es decir, los campos numéricos solo contengan números y el
chequeo de rango el cual permite que un numero se encuentre entre un límite menor y
un mayor.
• Utilización de contraseñas passwords, suministro una palabra clave para accesos
niveles de la aplicación.
• Los documentos fuente cuando son enviados entre departamentos por procedimientos
manuales deben indicar el tiempo de recepción, quien recibe y quien entrega.
• Hacer un manual de chequeo para los documentos fuente, el cual debe contener
prioridad de edición, autorización, control de campos.
• Diseñar las formas y formatos uniformes para los datos para minimizar los riesgos en
errores y omisiones.
Aplicación de normas para el control interno en el manejo de información de salida:
• Reconciliación de informes: se deben comparar los totales y conteos de control de
los informes/ documentos de salida contra los conteos y totales conocidos generados
durante la preparación de entrada. Esto debe hacerse de manera independiente a la
función de entrada (segregación de obligaciones).
• Contabilización de documentos de salida que llevan una numeración consecutiva.
Para los documentos de salida que llevan una numeración consecutiva preimpresa se
debe acordar que se haga una reconciliación entre la remuneración preimpresa inicial
y final con el conteo de registros de salida.
• Registrar los datos en forma preimpresa para resguardarlos en contra de errores y
omisiones intencionales
• Las transacciones deben ser registradas por código de seguridad que permita
generar informes de usuarios por jerarquía.
• Comparación los totales en los lotes producidos por la computadora, transacciones,
totales, secuencia de números con los preparados manualmente.
Para realizar una correcta formulación presupuestaría es necesario realizar una exhaustiva
evaluación de los resultados de ejercicios anteriores que sirvan de base para dicha formulación. No
sirve de nada elaborar un presupuesto con precisión y con alta dosis de técnica si no se adoptan las
medidas necesarias para que lo ejecutado se corresponda con lo programado; así también es
necesario seguir muy de cerca la ejecución presupuestaría a fin de verificar la existencia o no desvíos
entre lo programado y lo ejecutado, este proceso de verificación permitirá adoptar medidas
correctivas necesarias, tanto sobre la marcha de la ejecución como para enriquecer la propia
formulación presupuestaría. Las mejoras del proceso de elaboración del presupuesto debe hacerse
un cuadro de conceptos y pagados, cantidades a ser distribuidas en el año, monto por dependencias
e incidencias de la nueva contratación sobre el presupuesto estimado.
Por último se recomienda la utilización de la guía de control interno (Anexo #6) para los
procesos de elaboración de nóminas y de presupuestos la cual permitirá lograr la eficiencia
requeridas por las unidades operativas involucradas en estos procesos administrativos.
Una vez analizada la información obtenida a través de la aplicación de los instrumentos #1 y
#2, se plantea la necesidad de realizar cambios en el personal que trabaja en el manejo de las
Nóminas ya sea por falta de conocimientos en materia: legal y de proceso, así como también la
actualización del sistema donde se maneja la nómina ya que solo se utiliza para almacenar
información básica del obrero y no permite generar listados con montos mensuales procesados. Con
respecto a la Ejecución Presupuestaria se evidencia un total desconocimiento de las etapas para la
elaboración de presupuesto, así como de los parámetros necesarios para el diseño de los
presupuestos estimados, es de hacer notar que el personal que trabaja con presupuestos en los
diferentes organismo trabajan empíricamente y no bajo estándares de diseño lo cual evidencia así
mismo la falta de controles de supervisión de los entes rectores. Es de hacer notar que es
indispensable la necesidad de reactivar los controles internos e implementar nuevos estándares de
control para garantizar la confiabilidad, precisión, oportunidad de la información que se maneje en la
nómina. De ésta manera la nómina podrá ser una herramienta para la Toma de Decisión en el
proceso de elaboración del presupuesto y este sea un elemento representativo con precisión y
exactitud de la partida de pago de los obreros estadales, ya que la nómina podrá generar informes
de los pagos efectivamente pagados y los pendientes por pagar y con esta información poder
procesar los parámetros de un presupuesto estimado que cubra los requerimientos de los estadales
de acuerdo a la realidad financiera.
BIBLIOGRAFÍA
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Aspectos Conceptuales y Metodológicos del Presupuesto Público Venezolano.
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BALESTRINI A., MIRIAN. (1997). Cómo se Elabora el Proyecto de
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Elaboración del Trabajo y Tesis de Grado de los Posgrados de la Universidad
Centro Occidental Lisandro Alvarado . (Venezuela).
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. (1980). Publicación 23.
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y el Procesamiento Electronico de información. Pintamatic S.A. México.
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MEIGS, WALTER B. (1983). Principios de Auditoria. Diana. México.
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Anteproyectos e Informes de Investigación. México.
TAMAYO, MARIO. (1995). El Proceso de la Investigación Científica. 3ª ed.
Editorial Limusa. México.
ANEXOS
ANEXO Nº 1: NÓMINA DE OBREROS ESTADALES
He recibido de la Dirección Regional de Salud y Desarrollo Social del Estado
Portuguesa, la cantidad de: TRESCIENTOS CINCUENTA Y SIETE MIL CIENTO
OCHENTA Y CINCO BOLIVARES CON OCHENTA Y OCHO CENTIMOS( 357.185,88
) por concepto de: PAGO DE PRIMAS POR HIJOS, POR ANTIGÜEDAD, UNIFORMES Y
ZAPATOS AL PERSONAL OBRERO ESTADAL QUE SE ENCUENTRA ADSCRITO A LA
UNIDAD SANITARIA ACARIGUA CORRESPONDIENTE AL MES DE ABRIL DEL
PRESENTE AÑO.
Guanare, 15 de Abril de 1999
Conforme:
Recibí Conforme:
Intendente Regional
Páguese (Firma)
ANEXO Nº 2: RECIBO DE PAGO A LAS DEPENDENCIAS
REPÚBLICA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE SANIDAD Y ASISTENCIA SOCIAL
DIRECCIÓN REGIONAL DE SALUD
GUANARE – EDO. PORTUGUESA
NOMINA DE PERSONAL OBRERO ESTADAL
DEL : 01-09-99 AL 30-08-98
FECHA: 06-09-
PAG: 1
REF:SYSBYTE
NOMINAES
CODIGO
CEDUL
A
NOMBRE/CARGO/CONCEPT
O
ASIGNACIONES
DEDUCIONE
S
++
TOTAL++
FIRM
A
0
001
7568429 VARGAS, EVA MARIA 9.000,00
9.000,0
0
============ ======== ========
***TOTAL DPTO Nº: 001 DIRECCIÓN DE SALUD 9.000,00
0,00 9.000,00
*** TOTAL PERSONAL 9.000,00 0,00
9.000,00
***TOTAL ZONA Nº 001 9.000,00 0,00
9.000,00
***TOTAL GENERAL*** 9.000,00 0,00
9.000,00
JEFE DE PERSONAL
ADMINISTRADOR
REGIONAL
DIRECTOR REGIONAL
ANEXO Nº 3: ITEMS PARA LA MATRIZ DE OPERACIONALIZACION
ITEMS
Variable Independiente: Nómina Automatizada
q Son actualizados los datos personales.
q Son actualizados los datos administrativos.
q Las páginas que conforman la nómina están de acuerdo con los reglamentos.
q Permite la nómina emitir informes personalizados sobre la actuación del personal obrero.
q Se llevan a cabo comprobaciones entre lo enviado por FundaSalud y la Dirección de
Salud.
q Se comprueba la información entre lo enviado por la Dirección de Salud y FundaSalud.
q La nómina contiene:
1. Los datos personales del obrero. 2. Los pagos realizados. 3. El historial de días ausentados. 4. Vacaciones vencidas.
q Cuales son las etapas para preparación de la nómina:
1. Distribución por tipo de cargo. 2. Calculo de pago. 3. Bosquejo de Nómina. 4. Envío a FundaSalud para su aprobación. 5. Nómina aprobada para su elaboración final por la Dirección de Salud.
q Existe la separación de funciones entre las personas responsables del registro de los
datos (modificación) y los responsables de la preparación y el control de la nómina.
q Se han detectado operaciones Irregulares en la nómina.
q El margen entre lo pagado y lo presupuestado afecta el presupuesto estimado para el
siguiente ejercicio económico.
q El procedimiento de preparación de nómina garantiza la coherencia y veracidad de los
pagos realizados y lo presupuestado.
q Los pasos seguidos luego de la preparación de la nómina:
1. Entrega a la oficina de Personal de la Dirección para elaboración de Recibo de pago.
2. Envío a la oficina de FundaSalud para elaboración de cheque respectivo. 3. Cheque en forma inmediata. 4. Se hace efectivo el cobro por los obreros.
q Existe la autorización en las nóminas:
1. La preparación. 2. Edición. 3. Ejecución.
q Están determinadas las personas que procesan en las nóminas:
1. La preparación. 2. La edición.
3. La ejecución.
q La nómina permite la emisión automatizada de los acumulados mensuales por cada
concepto pagado.
q Realizan revisiones manuales de los listados por concepto de pago.
q Existen los parámetros necesarios para la elaboración de nóminas.
q Los parámetros para calcular Asignaciones se encuentran fijados por contratación
colectiva.
q Los parámetros para calcular Deducciones mensuales se encuentran fijados por bases
legales.
q Existen procedimientos que permitan listar los movimientos de pagos realizados en el
mes.
q Se transmite mensualmente el monto correspondiente al pago de salarios a FundaSalud.
q Se transmite mensualmente el monto correspondiente al pago de prestaciones a
FundaSalud.
TEMS
Variable Dependiente: Ejecución Presupuestaría
q Existen personas encargadas de elaborar los presupuestos.
q Son tomados en cuenta los parámetros financieros para la realización del presupuesto.
q Existe el tiempo establecido para la elaboración del presupuesto.
q Existen normas legales que establecen los procedimientos para la elaboración del
presupuesto.
q Existen normas legales que establecen la ejecución del presupuesto.
q Existe un margen de diferencia entre lo presupuestado y lo ejecutado.
q Existen informes que avalen los déficit en los presupuestos.
q Existen entes encargados en la supervisión de lo programado y lo ejecutado.
q El control de lo ejecutado tiene una frecuencia determinada.
q Existe alguna relación entre lo presupuestado y las nominas pagadas.
q Existe alguna relación entre lo presupuestado y las nominas por pagar.
q Existe periodicidad en la revisión de lo presupuestado.
q El pago de salarios es realizado según lo estipulado en la contratación colectiva.
q El pago de Asignaciones es realizado según lo estipulado en la contratación colectiva.
q Se toman en cuenta las nóminas pagadas del periodo anterior.
q Se toman en cuenta las nóminas dejadas de pagar de los periodos anteriores.
q Existe política presupuestaría.
q Hay revisión periódica en la revisión de lo ejecutado.
q Las pautas para la distribución del presupuesto son fijadas por FundaSalud.
q Las pautas para la distribución del presupuesto son ejecutadas por la Dirección de Salud.
q Existe una oficina de presupuesto en FundaSalud.
q Existe una oficina de presupuesto en la Dirección de Salud.
q Se encuentra establecido el tiempo para la ejecución del presupuesto.
ANEXO Nº 4: INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN
Barquisimeto, Abril de 1999
Ciudadano:
Agradezco y solicito su colaboración para la validación del instrumento debido a su
experiencia dominio en el área de la investigación. El tema de la investigación es El Control
Interno para el manejo de la partida de pago de los Obreros Estadales relacionado a la
Ejecución Presupuestaría, a través de la nómina automatizada de la Dirección Regional de
Salud del Estado Portuguesa en el año 1999, para optar al título de Especialista en Auditoría.
Objetivo General:
Reorientar el control interno para el manejo de la partida de pago de los obreros
estadales, de la Dirección de Salud del Estado Portuguesa para el año de 1999.
Objetivos Específicos:
Diagnosticar la situación actual en el manejo de las nóminas de pago de los obreros
estadales así como el proceso administrativo para la ejecución presupuestaria.
Establecer los lineamientos que deben seguirse para el control interno en el proceso manual y
automatizado de la nómina.
Proponer la realización de Informes que contengan cuadros comparativos para mejorar la
elaboración de presupuestos estimados para el próximo período.
Matriz de Corrección
Pertinencia con el Objetivo
Claridad del Lenguaje
Coherencia en la Redacción
SI NO SI NO SI NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35
36
ANEXO Nº 5: CUESTIONARIO
CUESTIONARIO
En el presente instrumento se han considerado varios puntos sobre el control
interno, ejecución presupuestaría y la nómina automatizada. La información
recopilada va ha ser suministrada por el personal que labora en las oficinas de
Personal, Administración y Computación de FundaSalud y Dirección Regional de
Salud y sólo será usada con el fin de analizar los aspectos que se deben controlar y
mejorar en las unidades operativas que trabajan con la parte administrativa del pago
de obreros estadales para una mejor planificación, elaboración y ejecución del
presupuesto estadal. Será tratada de manera anónima y confidencial, por lo tanto se
agradece contestar de forma más sincera y no escriba su nombre en ninguna parte del
cuestionario.
Instrucciones:
El siguiente cuestionario ha sido diseñado en dos partes, la primera abarca los
aspectos de la nómina automatizada y la segunda es para diagnosticar la relación
existente entre la ejecución presupuestaría y la nómina automatizada.
Las preguntas se contestarán marcando una equis (X), según sea su elección en sólo
una de las alternativas. Estas dos (2) alternativas se identifican al final de cada pregunta
de la siguiente manera:
Muchas Gracias por su Colaboración
Primera Parte (Nómina Automatizada)
Instrucciones: Seleccione solo una respuesta por medio de una equis
(X)
Nº Items
SI
NO
1) ¿ Los datos personales de los obreros estadales que laboran en la Dirección de Salud se encuentran al
día?
2) ¿ Los datos administrativos sobre los pagos de los obreros estadales que laboran en la Dirección de Salud son veraces en FundaSalud?
3) ¿ La estructura de las páginas que conforman la nómina está de acuerdo con los reglamentos?
4) ¿ Permite la nómina emitir informes personalizados sobre la actuación del personal obrero?
5) ¿ La nómina permite la emisión automatizada de los acumulados mensuales por cada concepto pagado?
6) ¿ Realizan revisiones manuales de los listados por concepto de pago?
7) ¿ Se llevan a cabo comprobaciones entre lo enviado por FundaSalud y la Dirección de Salud?
8) ¿ Se comprueba la información entre lo enviado por la Dirección de Salud y FundaSalud?
9) ¿ Existe la separación de funciones entre las personas responsables del registro de los datos (modificación e inclusión) y los responsables de la preparación?
10) ¿ Existe la separación de funciones entre las personas responsables el control de la nómina y los encargados de elaborarla?
11) ¿ Se han detectado operaciones irregulares en la nómina?
12) ¿ Hay parámetros establecidos para la elaboración de nóminas en cuanto a formato?
13) ¿ Los parámetros para calcular Asignaciones se encuentran fijados por contratación colectiva?
14) ¿ Los parámetros para calcular Deducciones mensuales se encuentran fijados por bases legales?
15) ¿ El margen entre lo pagado y lo presupuestado afecta el presupuesto estimado para el siguiente ejercicio económico?
16) ¿ El procedimiento de preparación de nómina garantiza la coherencia entre lo presupuestado y lo que se tiene que pagar?
17) ¿ El procedimiento de preparación de nómina garantiza la veracidad de los pagos realizados y lo presupuestado?
18) ¿ Existen procedimientos que permitan listar los movimientos de pagos realizados en el mes?
19) ¿ Se transmite mensualmente el monto correspondiente al pago de salarios a FundaSalud?
20) ¿ Se transmite mensualmente el monto correspondiente al pago de prestaciones a FundaSalud?
Segunda Parte (Nómina Automatizada)
Instrucciones: A continuación se presenta una serie de preguntas, las
cuales permiten selección única por respuesta:
º Items SI NO
21) La nómina contiene: f) Los datos personales del obrero g) Los pagos realizados h) El historial de días ausentados i) Vacaciones vencidas j) Todas
22) Son cumplidas las siguientes etapas para la preparación de la nómina:
g) Distribución por tipo de cargo h) Cálculo de pago i) Bosquejo de Nómina
j) Envío a FundaSalud para su aprobación k) Nómina aprobada para su elaboración final por la
Dirección de Salud l) Todas
23) Los pasos seguidos luego de la preparación de la nómina son:
f) Entrega a la Oficina de Personal de la Dirección para elaboración de Recibo de pago
g) Envío a la Oficina de FundaSalud para elaboración de cheque respectivo
h) Cheque en forma inmediata i) Se hace efectivo el cobro por los obreros j) Todas
24) Existe la autorización en las nóminas en cuanto a: e) La preparación f) Edición g) Ejecución h) Todas
25) 25
Están determinadas las personas que procesan las nóminas en cuanto a:
e) La preparación f) La edición g) La ejecución h) Todas
Tercera Parte (Ejecución Presupuestaría)
Instrucciones: Seleccione solo una respuesta por medio de una equis (X)
Nº
Items SI NO
¿ Existen Personas encargadas de elaborar los presupuestos para la nómina? ¿ Son tomados en cuenta los parámetros financieros para la realización del presupuesto?
¿ Están establecidas las normas legales que establecen los procedimientos para lelaboración del presupuesto?
¿ Hay normas legales internas (estatus de organismos)que establecen la ejecución del presupuesto?
¿ Hay normas legales externas (oficinas del Estado)que establecen la ejecución del presupuesto?
¿ Hay relación entre lo presupuestado y las nóminas pagadas? ¿ Hay relación entre lo presupuestado y las nóminas por pagar? ¿ Es conocida política presupuestaría por el personal que labora los presupuestos? ¿ El pago de salarios es realizado según lo estipulado en la contratación colectiva? ¿ El pago de Asignaciones es realizado según lo estipulado en la contratación colectiva? ¿ Se toman en cuenta las nóminas pagadas del período anterior? ¿ Se toman en cuenta las nóminas dejadas de pagar de los períodos anteriores? ¿ Existen entes encargados en la supervisión de lo programado y lo ejecutado? ¿ Existe una oficina de presupuesto en FundaSalud? ¿ Existe una oficina de presupuesto en la Dirección de Salud? ¿ Existe un margen de diferencia entre lo presupuestado y lo ejecutado la cual sea negativa?
¿ Existen informes que avalen los déficit en los presupuestos? ¿ Hay un período de tiempo establecido para la elaboración del presupuesto? ¿ Se encuentra establecido el tiempo para la ejecución del presupuesto? ¿ Existe un continuo control del presupuesto? ¿ Existe periodicidad en la revisión de lo presupuestado? ¿ Hay revisión periódica de lo ejecutado del presupuesto? ¿ Las pautas para la distribución del presupuesto son fijadas por FundaSalud? ¿ Las pautas para la distribución del presupuesto son ejecutadas por la Dirección de Salud?
ANEXO Nº 6:
GUÍA DE CONTROL INTERNO
GGuuííaa ddee CCoonnttrrooll IInntteerrnnoo
Pasos a seguir para el Control Interno de la nómina en su fase manual y automatizada
así como para el proceso presupuestario en el manejo de la partida de pago. Esta lista de
puntos permitirá chequear el cumplimiento de los controles que deben ser cumplidos
como mínimo para eficiencia de los procesos administrativos.
Instrucciones:
Esta guía a sido diseñada en dos partes, la primera abarca los aspectos de la nómina
automatizada desde la pregunta # 1 hasta la pregunta # 20 y la segunda parte es para
proceso presupuestario desde la pregunta # 26 hasta la pregunta # 41. Los items de las
preguntas se marcaran con una equis (X), según se cumpla o no la actividad.
Primera Parte (Nómina Automatizada)
Instrucciones: Seleccione por medio de una equis (X)
Nº Items
50) ¿ Los datos personales de los obreros estadales que laboran en la
Dirección de Salud se encuentran al día?
51) ¿ Los datos administrativos sobre los pagos de los obreros estadales que laboran
en la Dirección de Salud son veraces en FundaSalud?
52) ¿ La estructura de las páginas que conforman la nómina está de acuerdo con los
reglamentos?
53) ¿ Permite la nómina emitir informes personalizados sobre la actuación del
personal obrero?
54) ¿ La nómina permite la emisión automatizada de los acumulados mensuales por
cada concepto pagado?
55) ¿ Realizan revisiones manuales de los listados por concepto de pago?
56) ¿ Se llevan a cabo comprobaciones entre lo enviado por FundaSalud y la
Dirección de Salud?
57) ¿ Se comprueba la información entre lo enviado por la Dirección de Salud y
FundaSalud?
58) ¿ Existe la separación de funciones entre las personas responsables del registro
de los datos (modificación e inclusión) y los responsables de la preparación?
59) ¿ Existe la separación de funciones entre las personas responsables el control de
la nómina y los encargados de elaborarla?
60) ¿ Hay parámetros establecidos para la elaboración de nóminas en cuanto a
formato?
61) ¿ Los parámetros para calcular Asignaciones se encuentran fijados por
contratación colectiva?
62) ¿ Los parámetros para calcular Deducciones mensuales se encuentran fijados
por bases legales?
63) ¿ Existen procedimientos que permitan listar los movimientos de pagos realizados
en el mes?
64) ¿ Se transmite mensualmente el monto correspondiente al pago de salarios a
FundaSalud?
65) ¿ Se transmite mensualmente el monto correspondiente al pago de prestaciones a
FundaSalud?
La nómina contiene:
k) Los datos personales del obrero
l) Los pagos realizados
m) El historial de días ausentados
n) Vacaciones vencidas
o) Todas
66) Son cumplidas las siguientes etapas para la preparación de la nómina:
m) Distribución por tipo de cargo
n) Cálculo de pago
o) Bosquejo de Nómina
p) Envío a FundaSalud para su aprobación
q) Nómina aprobada para su elaboración final por la Dirección de Salud
r) Todas 67) Los pasos seguidos luego de la preparación de la nómina son:
k) Entrega a la Oficina de Personal de la Dirección para elaboración de Recibo de
pago
l) Envío a la Oficina de FundaSalud para elaboración de cheque respectivo
m) Cheque en forma inmediata
n) Se hace efectivo el cobro por los obreros
o) Todas
68) Existe la autorización en las nóminas en cuanto a:
i) La preparación
j) Edición
k) Ejecución
l) Todas
Segunda Parte (Ejecución Presupuestaría)
Instrucciones: Seleccione por medio de una equis (X)
Nº Items
70) ¿ Existen Personas encargadas de elaborar los presupuestos para la nómina?
71) ¿ Son tomados en cuenta los parámetros financieros para la realización del
presupuesto?
72) ¿ Están establecidas las normas legales que establecen los procedimientos para la
elaboración del presupuesto?
73) ¿ Hay normas legales internas (estatus de organismos)que establecen la ejecución del
presupuesto?
74) ¿ Hay normas legales externas (oficinas del Estado)que establecen la ejecución del
presupuesto?
75) ¿ Hay relación entre lo presupuestado y las nóminas pagadas?
76) ¿ Hay relación entre lo presupuestado y las nóminas por pagar?
77) ¿ Es conocida política presupuestaría por el personal que labora los presupuestos?
78) ¿ El pago de salarios es realizado según lo estipulado en la contratación colectiva?
79) ¿ El pago de Asignaciones es realizado según lo estipulado en la contratac
colectiva?
80) ¿ Se toman en cuenta las nóminas pagadas del período anterior?
81) ¿ Se toman en cuenta las nóminas dejadas de pagar de los períodos anteriores?
82) ¿ Existen entes encargados en la supervisión de lo programado y lo ejecutado?
83) ¿ Existe una oficina de presupuesto en FundaSalud?
84) ¿ Existe una oficina de presupuesto en la Dirección de Salud?
85) ¿ Existe un margen de diferencia entre lo presupuestado y lo ejecutado la cual sea
negativa?
86) ¿ Existen informes que avalen los déficit en los presupuestos?
87) ¿ Hay un período de tiempo establecido para la elaboración del presupuesto?
88) ¿ Hay revisión periódica de lo ejecutado del presupuesto?
89) ¿ Las pautas para la distribución del presupuesto son fijadas por FundaSalud?
90) ¿ Las pautas para la distribución del presupuesto son ejecutadas por la Dirección de
Salud?