EL ALMACEN

CLASIFICACION

.

TIPOS DE ALMACENAMIENTO

.

Y LA CADENA DE

SUMINISTROS.

CONCEPTO

.

AREAS FISICAS DEL ALMACEN

.

EL CONTROL INTERNO EN EL AMACEN.

MEDIOS PARA EL MANEJO DE MATERIALES Y PRODUCTOS DENTRO DEL ALMACEN.

EL PERSONAL DEL ALMACEN.

LA ADMINISTRACION DE ALMACENES COMO VENTAJA COMPETITIVA PARA LAS EMPRESAS.

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA INSTALAR UN ALMACEN.

MANEJO DE LA DOCUMENTACION DENTRO DEL ALMACEN.

CONCLUSIONES.

EL CONTROL INTERNO DEL ALMACEN

El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.

Entre los objetivos del control interno tenemos:

1. Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventario.

2. Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos.

3. Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías.

4. Evita o reduce perdidas resultantes de baja de precios.

5. Recude el costo de la tima del inventario físico anual.

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Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice.

2. Hacer conteos periódicos o permanentes para verificar las perdidas de material.

3. Procure que el control de inventarios se realice por medio de sistemas computarizados, especialmente si se mueven una gran variedad de artículos.

4. Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa.

5. Los inventarios deben contraerse en instalaciones que los protejan de deterioros físicos o de robos y procurar que no solo tengan acceso a las mismas el personal de almacén debidamente autorizado.

6. Trate de responsabilizar al jefe de almacén de informar sobre la existencia de mercancías deterioradas.

7. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.

8. Almacenamiento de el inventario para protegerlo contra el robo, daño o descomposición.

9. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los registros contables.

10. Mantener un registro de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo unitario.

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CONCEPTO Área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, y organizada de

manera lógica, ordenada y sistemática, destinada a la recepción, aceptación, custodia, conservación y distribución o despacho de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos.

Edificio o local donde se depositen géneros de cualquier especie, generalmente mercancías.

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CLASIFICACION ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS: listos para la venta. ALMACEN DE MATERIA PRIMA: abastece al departamento de producción. ALMACEN DE MATERIAS AUXILIARES: empaques donde es guardado el producto. ALMACEN DE PRODUCTOS EN PROCESO: apenas se están realizando. ALMACEN DE HERRAMIENTAS: guarda el material utilizado para realizar el producto. ALMACEN DE MATERIALES DE DESPERDICIO: cosas que ya no sirven o materia prima

que se puede utilizar para nuevos productos. ALMACEN DE MATERIALES OBSOLETOS: materiales que ya no se ocuparan pero

pueden reutilizar. ALMACEN DE DEVOLUCIONES: productos regresados por el cliente que tienen algún

defecto.

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ALMACEN LOGISTICO: se reparten los productos a los clientes logísticamente. ALMACEN GENERAL DE DEPOSITO: lugar donde se depositan mercancías donde por

medio de bonos los clientes van a recogerlas. ALMACEN CENTRAL: se encuentra mas lejos del cliente y abastece a otros almacenes

(almacén regional). ALMACEN REGIONAL: se encuentra mas cerca del cliente y abastece a las tiendas de

la región. ALMACEN FRIGORIFICO: mantiene a los productos en un clima ambiente o especial. ALMACEN CON PRODUCTOS DE REGIMEN FISCAL GENERAL: aquel donde se les aplica

los impuestos a los productos almacenados. ALMACEN CON PRODUCTOS EN REGIMEN FISCAL ESPECIAL: aquel donde no se les

aplica los impuestos a los productos almacenados. ALMACEN ABIERTO: se encuentra al aire libre. ALMACEN CUBIERTO: tiene techo, ventanas, paredes; se almacenan productos que

requieren mas cuidados. ALMACEN CONVENCIONAL: almacén preparado para acomodar la mercancía. ALMACEN MECANIZADO: acomoda y desacomoda por medio de maquinas.

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TIPOS DE ALMACENAMIENTO POR RACKING: permite el uso eficiente del espacio vertical, almacenando en grandes

racks. Requiere del uso de sistemas automatizados. POR ZONAS: agrupa productos de características comunes juntos, en lugares de fácil

acceso. Se gana en tiempo y facilidad de acceso. ALEATORIO: agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes, sin relacionar las

características de los productos. DE TEMPORADA O PROMOCIONALES: los productos estacionales son ubicadas en

áreas de fácil recogida, para minimizar los costos de manipulación. CUARENTENA DE ALTO RIESGO: existencias de alto valor, toxicas, sustancias

químicas peligrosas, etc. Requieren condiciones especiales de almacenamiento. DE TEMPERATURA CONTROLADA: es necesario tener en cuenta la seguridad de los

operarios; deben protegerse de los cambios bruscos de temperatura.

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ASPECTOS A CONSIDERAR PARA INSTALAR UN ALMACEN

LOCALIZACION DEL ALMACEN

Si vamos a implantar un almacén nuevo, es interesante visitar un almacén que desempeñe una actividad igual o similar a la nuestra.

ERRORES A EVITAR: ZONAS DE CARGA Y DESCARGA DE EXTENSION REDUCIDA: para poner una

mercancía tendremos que mover otra, lo cual supondrá perdida de tiempo (efecto puzzle).

ALMACEN SATURADO: la mercancía no estará accesible directamente lo cual implica que para preparar los pedidos abra perdida de tiempo y se produce el efecto puzzle.

PERSONAL INSUFICIENTE: implica una mala ubicación de la mercancía, desorden, etc.

TENER LOS PRODUCTOS SIN CODIFICAR: descontrol y desorganización en el inventario.

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ASPECTOS A COSIDERARCada almacén es diferente, en general en el diseño del almacén se debe considerar los

siguientes aspectos: UBICACIÓN: el área de almacenamiento debe estar ubicado en un lugar donde se

eviten riesgos de contaminación de materiales o productos. LAS PAREDES DEBER SER DE FACIL LIMPIEZA: los pisos concreto; de superficie lisa y

lo suficientemente nivelados para el transporte de los productos; los techos deben de ser de un material que no permita el paso de los rayos solares ni de acumulamiento de calor.

FACIL MOVIMIENTO: el espacio en el interior del almacén debe de facilitar el movimiento de personal y de los productos. Si se utilizan divisiones, situar las paredes y las puertas de tal manera que faciliten el movimiento.

ADECUADA CIRCULACION DE AIRE: se debe contar con ventilación natural o artificial que permita una adecuada circulación de aire para crear mejores condiciones de trabajo. De existir ventanas, el numero será mínimo, localizadas a la mayor altura posible y protegidas para evitar el ingreso de polvo, aves e insectos, etc.

FACIL MANTENIMIENTO: de paredes, pisos y techos. Los pisos deben permitir el escurrimiento del agua, para ello se debe diseñar drenajes para captar el escurrimiento de líquidos.

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Otros aspectos no menos importantes que se debe considerar en la parte operativa del almacén son los siguientes:

1. Aprovechamiento del espacio, tanto horizontal como vertical.

2. Recorridos mínimos, ejemplo: colocar la mercancía que mas se vende mas cerca de la zona de salida.

3. Toda la mercancía tiene que estar accesible.

4. Facilidad de recuento.

5. Respetar las zonas de un almacén: zona de descarga, zona de carga, zona de almacenamiento, zona de devoluciones, etc.

6. Gestión del espacio y rendimiento, análisis, conclusiones y posibles soluciones.

7. Gestión de stocks, pedidos, obsoletos, etc.

8. Gestión de devoluciones.

9. Planificación, organización, anticipación, quizás el punto mas importante.

PARA MAS INFORMACION CONSULTE EL LINK:

http://www.esan.edu.pe/publicaciones/2011/05/24/art6_arrieta_jefas30.pdf

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AREAS FISICAS DE UN ALMACEN

Son zonas previamente definidas y diferenciadas que permitirán implantar una organización técnica y el flujo de recursos de acuerdo a normas establecidas.

RECEPCCION Y DESPACHO: es el lugar donde se recibirán los materiales tanto adquiridos a proveedores y aquellos que sean devueltos por razones de no haberse utilizado. Las zonas de recepción y despacho deberán estar claramente delimitadas para evitar confusiones entre la aceptación y expedición de materiales.

CORREDORES Y PASADIZOS: son los ambientes determinados para el transito tanto de materiales, personas o vehículos siendo estos principales y transversales, debiendo estar señalizados y estructurados de forma rectilínea de manera obligatoria.

ZONA DE ALMACENAJE: es el lugar físico donde se colocan los bienes recibidos pudiendo esto ser:

Almacenes, zonas, niveles, sub niveles, estantes, anaqueles, y otros que se deban adecuar a las características de los materiales en resguardo.

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ZONA DE TRANSITO Y PUESTA A PUNTO: zona inmediata a la de recepción y despacho donde se ubican los materiales recibidos en espera de su locación definitiva.

LOCACION DE CONTINGENCIA: zona que pueda convertirse temporalmente en almacén, para cubrir una contingencia eventual de almacenamiento, debiendo estar previamente designada como parte de una política logística de la empresa.

VESTUARIO, SERVICIO DE COMEDOR Y SERVICIOS HIGIENICOS: son lugares destinados al uso de los trabajadores que laboran en los almacenes, para su aseo personal, protección de su indumentaria y satisfacción de sus necesidades fisiológicas.

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MEDIOS PARA EL MANEJO DE MATERIALES Y PRODUCTOS EN EL

ALMACENEl almacén debe contar con equipos, mobiliarios y materiales necesarios para

garantizar el mantenimiento de las condiciones, características y propiedades de los productos.

TARIMAS Y PARIHUELAS DE PLASTICO, MADERA O METAL: son sabes generalmente de madera que están diseñadas para conocer materiales o partes sobre ellas y tiene un espacio donde puede penetrar las uñas de un montacargas de elevación o una carretilla de arrastre y sus dimensiones pueden variar dependiendo de la necesidad.

TARIMAS/ CESTA APILABLE: generalmente son metálicas y su construcción robusta permite estibar grandes volúmenes y pesos de materiales que generalmente vienen a granel y que no les afecta mucho el estar a la interperie o a cubierto, resisten a ser apiladas hasta 3 o 4 metros de altura. Esta tarima se apila una sobre otras, hasta la altura disponible, y forman hileras compactadas o bloques de hileras sin pasillos entre ellas. Se refiere que cada hilera y pila contenga un mismo articulo.

CARRETILLA MANUAL: también conocida como patín o tortuga sirve para arrastrar cargas de hasta 1 ½ toneladas manualmente, tiene la ventaja de ser de bajo costo y su mantenimiento es casi nulo ya que esta accionada solo por un cilindro hidráulico.

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CARRETILLA ELECTRICA: la carretilla eléctrica es muy versátil y silenciosa, puede elevar cargas hasta de 3 o 4 metros, generalmente su capacidad de carga permite levantar una tonelada y el operador puede operarla montado en ella o en el piso.

MONTACARGAS: es un vehículo especialmente diseñado para un servicio pesado en el transporte de cargas, cuenta con muy diversos estilos de soporte de carga, sus capacidades pueden ir desde una hasta diez toneladas en las que son propios para almacenes. Se diferencian de la anterior en que el control esta a la mano del operador para maniobrar la carretilla y su carga.

ELEVADOR ELECTRONICO: es conocido como elevador de plataforma o de tijera, sirve para elevar cargas no muy pesadas generalmente a la altura de las plataformas de los transportes de carga para facilitar el mover las estibas al interior de estos camiones. Consiste en una estructura compacta de estantería y varios pasillos angostos dotados de elevadores para colocar y retirar mercancía, aprovechando al máximo del espacio de un almacén.

ESTANTES, ARMARIOS Y VITRINAS: una estantería, estantes de mueble con tablas horizontales que sirve para almacenar mercancías en general; cosas.

TANQUES DE DEPOSITO: son recipientes especialmente diseñados para almacenar, líquidos, gases, e inclusive semillas o granos.

OTROS MATERIALES Y ACCESORIOS: materiales de limpieza, ropa de trabajo, botiquín de primeros auxilios, adecuados sistemas de alarmas y vigilancia, mobiliario e implementos de oficina, sistemas de información y pólizas de seguro contra siniestros, adecuados formatos para el control de los inventarios.

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MANEJO DE LA DOCUMENTACION DENTRO DEL ALMACEN

La documentación es fundamental para el cumplimiento de las Buenas Practicas de Almacenamiento. Especifica los procedimientos de cada etapa del Sistema de Almacenamiento y los registros de ejecución, así como las funciones del personal involucrado.

Todos los documentos deben ser diseñados, revisados y distribuidos cuidadosamente. El contenido de los documentos debe ser redactado en forma clara, precisa y libre de expresiones ambiguas. Debe indicar el titulo, el contenido, el nombre y firma de la persona que lo aprueba y la validez del mismo.

Los documentos deben revisarse regularmente y mantenerse actualizados. Se debe establecer el mecanismo de por el cual se impida el uso accidental de documentos no vigentes.

Deben archivarse los documentos referentes a todas las compras, recepciones, controles, despacho de productos, exámenes médicos y otros; según las normas legales e internas vigentes.

Las existencias de productos almacenados deben ser documentadas y revisadas periódicamente.

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EL PERSONAL El personal debe poseer la experiencia y preparación adecuada para que pueda

realizar las tareas de las cuales es responsable. Las tareas especificas de cada personal deber definirse por escrito, otorgándosele

suficiente autoridad para cumplir con sus responsabilidades. Todo personal debe adiestramiento en las practicas de higiene personal y someterse

a exámenes médicos regulares, los cuales deben registrarse, con mayor frecuencia los que manejan materiales o productos peligrosos. Cualquier persona con enfermedad transmisible o con lesiones abiertas en superficies descubiertas del cuerpo no debe trabajar en áreas de almacenamiento.

El personal debe informar a su jefe inmediato, acerca de instalaciones, equipos o personal, que considere puedan influir negativamente en la calidad de los productos.

El personal debe vestir ropas adecuadas a las labores que realiza, incluyendo adiamientos protectores cuando lo requiera.

Deben prohibirse el fumar, comer, beber o masticar, como también el mantener plantas, alimentos, bebidas , medicamentos y otros objetos de uso personal en el almacén.

El personal debe conocer el manual de manejo del almacén y los documentos señalados en el. El personal nuevo debe recibir capacitación adecuada a las responsabilidades que se le asigna. Los programas de capacitación deben estar al alcance de todo personal, y se debe llevar registro de dichos programas.

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LA ADMINISTRACION DE ALMACENES COMO VENTAJA COMPETITIVA PARA

LAS EMPRESAS.El almacén es un área de la empresa olvidada por muchos. No obstante en los últimos

años se le ha asignado un papel estratégico en las organizaciones exitosas, de las cuales has obtenido una ventaja competitiva a través de la buena administración de esta área.

Una empresa que pretenda se competitiva en su mercado deberá calcular y valorar las ventajas que puede generarle la administración de almacenes. Las empresas o instituciones cuya naturaleza no sea la fabricación y/o comercialización de mercancías también deben hacer énfasis den lo mismo para obtener los beneficios que esto conlleva y hacer del almacén un área estratégica para la consecución de objetivos.

Las empresas que llevan a cabo una administración de almacenes empírica corren riesgos de enfrentarse a serios problemas que pueden reflejarse cuantitativamente al momento de auditorias tanto contables como administrativas, ya sea internas o externas, o también puede reflejarse en errores que pueden impactar en el cliente final, sin dejar de lado el famoso robo hormiga o perdidas económicas por el deficiente manejo de materiales y/o producto terminado.

Es indispensable conocer y aplicar herramientas y técnicas tanto avanzadas como especializadas para facilitar las tareas administrativas y humanas en los diferentes procesos de la administración de almacenes e inventarios, para permitir la optimización de recursos financieros y materiales para que se vea reflejado en resultados empresariales, lo cual convertiría a la administración de almacenes en una ventaja competitiva para la empresas. CONTINUAR

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IMPORTANCIA DEL ALMACÉN.

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CONCLUSIONEn conclusión, un almacén es muy importante para cualquier tipo de empresa, pues es

el lugar que mantendrá en completo resguardo los productos o mercancías de la misma, si el almacén llega a ser mal administrado esto se reflejara en los ingresos de la empresa, por eso es muy importante saber como organizarla, ubicarla, y administrarla de la manera correcta.

El almacén es el órgano vital de toda empresa pues si en, la empresa no generaría los ingresos necesarios para subsistir y mucho menos, para brindarles un buen servicio a los clientes.

Se debe tomar en cuenta que no todos los almacenes son iguales, hay demasiados tipos de almacenes dependiendo de los productos que se reguardaran en ellos, en este caso, dependiendo de ellos, dependerá el cuidado que se le debe brindar para que estos productos no estén en malas condiciones.

También tenemos que tomar en cuenta las normas o reglas que se deben cumplir en el almacén, el personal y la forma en que estará elaborada para que no tenga problemas, y que trabaje de la mejor manera.

Estos puntos son muy importantes pues el personal es vital para una empresa y también para el almacén que sin ellos, no habría una buena administración en el.

Es importante destacar que el almacén es uno de los principales puntos de la cadena de suministros ya que si este falta no existiría.

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