El control

• Teorizantes

• El control

• El proceso de control

• Tipos de control

• El control es un termino muy general utilizado para evaluar el desempeño de una organización empresarial.

• Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

• George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

• Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

• Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador.

• representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación del desempeño empresarial .

• El control se refiere a los mecanismos utilizados para garantizar que conductas y desempeño se cumplan .

• El término control tiene una connotación negativa para la mayoría de las personas.

• El control es función de todos los administradores.

• Algunos administradores olvidan que la importancia del control recae en todos por igual.

• En este sentido, puede establecerse los siguientes aspectos por los cuales es de suma trascendencia el control en una empresa:

• • Contribuye a medir y corregir la labro ejecutada por los empleados, a fin de lograr los propósitos.

• • Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado.

• • Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa.

• • Se constituye para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los propósitos de la organización son alcanzados de acuerdo a la planificación.

• El desempeño clave o las áreas claves de resultados son aquellos elementos de la unidad o la empresa que deben funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa logren el éxito.

• Por lo general involucran las principales actividades de la empresa.

• producción, finanzas, mercadeo, recursos humanos y contabilidad.

• áreas clave de resultado (ACR).

• El control gerencial es responsabilidad de los altos niveles dentro de la empresa.

• Algunas características son:• Focalizar la acción a los programas o las unidades

organizacionales.• La información debe comparar lo planeado con lo

realizado.• Se encuentra inmerso en todas las actividades de la

empresa.• Es periódico, programado, rítmico.• Debe ser íntegro.

• Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos

• para ejercer el proceso de control en una organización, y sin importar que se va a controlar, existen tres pasos básicos que son:

• 1) establecimiento de normas, parámetros y métodos;

• 2) medición del desempeño o resultado obtenido y

• 3) Ejecución de las acciones correctivas.

• Acá se encuentran incluidos todos los estándares o unidades de medición que se establezcan en la Planificación.

• es preciso establecer normas especiales.

• el establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que quieren alcanzar los administradores de la organización.

• los objetivos bien definidos se pueden transmitir con facilidad.

• debe realizarse idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones apropiadas.

• El administrador previsor puede predecir en ocasiones probables incumplimientos de las normas o desviaciones de las mismas

• consiste en revisar que lo establecido a través de los estándares y objetivos en el paso anterior.

• es necesaria sobre todo si el desempeño no cumple con los niveles establecidos.

• En consecuencia, las desviaciones se pueden corregir:

• • Rediseñando los planes o modificando las metas.

• • O bien, pueden corregirse ejerciendo la función de organización, ya sea reasignando o aclarando deberes y tareas.

• • También pueden corregirse utilizando personal adicional, mediante una mejor selección y capacitación de los empleados.

• • Haciendo uso de la medida más radical dentro de una empresa: el cesamiento del empleado.

• • Ejerciendo técnicas efectivas de liderazgo y motivación, como las detalladas en este curso.

• El margen de discrecionalidad dentro del cual se mueven las acciones de control guarda relación funcional con la ubicación del sujeto de control dentro de la organización y las características de la información a recibir. En función de ello, se pueden distinguir tres tipos de control:

• 1) El simple o interno• 2) El operativo o por realimentación u

homeostático• 3) El Superior o Gerencial

• se establece creando pautas de organización para que en forma conjunta con la ejecución del trabajo operativo de las unidades de organización, se establezcan controles por oposición de intereses y se creen registros o archivos susceptibles de ser controlados.

• se establece sobre las operaciones rutinarias.• La implantación de un "Sistema de Control

Interno" en una• Organización requiere la aplicación de tres tipos

de normas

• Para ello se distribuye la responsabilidad de un proceso total, en tramos, de forma tal que al culminar un tramo cesa la responsabilidad del que entrega y comienza la del que recibe

• . Se trata de asegurar el cumplimiento de las normas de procedimiento para cumplir un determinado trabajo a través del control por la vía jerárquica.

• Detalladas para ejecutar determinadas tareas.

• Las Normas de Procedimiento se pueden implantar tanto para la tarea de subordinados como de supervisores.

• ". Su propósito es crear una estructura completa de normas que dificulte la actuación dolosa o negligente

• La “Auditoría” tradicional se encarga de evaluar el control interno de una organización a través de los "Cuestionarios de Control Interno" que forman parte de los "Manuales de Auditoría«.

• caracteriza por la existencia de pautas o metas dentro de las cuales el sistema debe funcionar, al apartarse de ellas se determina una acción correctiva para que el proceso vuelva a desarrollarse dentro de los límites de tolerancia fijados.

• no está sujeto a pautas preestablecidas, sino que como consecuencia de la información

• recibida se van tomando las decisiones que fijan las políticas o futuros cursos de acción.

• puede establecerse un Sistema de Control Superior.

• La estructuración de un sistema de este tipo se logra sobre la base de un "Manual de Control

• Superior", que debe reunir en un sólo cuerpo orgánico.

• debe reunir en un sólo cuerpo orgánico:• 1) Los cuadros, gráficos y demás instrumentos

informativos que fueran diseñados para• la organización.• 2) La designación de responsables de reunir y

presentar la información en tiempo y forma, así como la debida especificación de las tareas o funciones para lograrlo.

• 3) El cronograma de preparación, presentación y circulación de todos los instrumentos informativos que forman el "Manual".

• Toda la información a incluir debe ser completa y clara, pero a la vez sintética,

• para simplificar el análisis y comprensión de los datos. Para lograrlo

• Se clasifica separándola en categorías o posiciones, dividiendo la actividad de la Organización en áreas definidas

• cada una de las cuales se selecciona un conjunto de datos que resulten indicadores de la marcha de cada una de esas áreas o sectores de la Organización.

• I) Posición Comercial: Aquí se incluirán los cuadros, gráficos, etc. que contengan la información referente a las ventas, en unidades físicas y valores monetarios, como así también los costos de comercialización.

• II) Posición Operativa: Incluye los datos vinculados a la actividad industrial, comercial o de servicios medidos a través de las compras, eficiencia productiva, personal y costos de operación.

• III) Posición Económica: Se refiere a la situación en cuanto a ganancias y pérdidas, índices de rotación y evolución y determinación de nivel mínimo de actividad, estados de resultados mensuales, anuales, de costos y utilidades por rubros, etc.

• IV) Posición Financiera: Se incluirán aquí los datos referidos a las disponibilidades monetarias, origen y aplicación de fondos y los índices de liquidez y endeudamiento, presupuestos de caja para distintos períodos, etc.

• V) Posición Patrimonial: Comprende la información referida a los activos y pasivos de la

• Organización, los índices de solvencia, inmovilización, balances de períodos intermedios, etc.

• Finalmente, hay que destacar que dentro de cualquier Organización existen unidades que se

• dedican a controlar, es decir son predominantemente receptoras de información para ejecutar

• el control, mientras que hay otras que son predominantemente emisoras de información para

• control.